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Quick Start Manual iRO !!!

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1.) Vorwort !IRO 4.0 ist DIE SoCware für Execu;ve Search Beratungen, Headhunter, Outplacementberatun-‐gen, Researcher, Recruiter, HR Abteilungen und alle Personen und Organisa;on, die Dienstleis-‐tungen rund um die Bewerberauswahl und Suche und Auswahl von Fach-‐ und FührungskräCen an-‐bieten. !Dieses mäch;ge Werkzeug wird Sie in ZukunC bei allen relevanten Arbeits-‐ und ProzessschriSen tatkräCig begleiten. Ein wesentliches Entwick-‐lungsziel von IRO war es, komfortabel, schnell, bedienerfreundlich, grafisch ansprechend und übersichtlich zu sein. Es wurde auf dem aktu-‐ellsten Stand der Datenbank-‐Technologie entwickelt und ist mit vielen innova;ven und tech-‐nischen Feinheiten versehen, die Ihnen viele Automa;smen und Erleichterungen für Ihr Ta-‐gesgeschäC bieten. !

Es beruht auf der beliebten Datenbankanwendung „FileMaker“ des gleichnamigen Unternehmens, eine 100%-‐ige Tochter von Apple, in sei-‐ner aktuellsten Version 12.0. Weltweit hat sich FileMaker zu einem Stan-‐darddatenbankprogramm für individuelle Entwicklungen etabliert. Nach Angaben von FileMaker werden derzeit über 15 Millionen FileMaker-‐Pro-‐dukte weltweit von Privatanwendern, Schulen, Universitäten sowie klei-‐nen, miSelständischen und großen Unternehmen eingesetzt. !iRO wurde mit FileMaker entwickelt. Damit erwerben Sie auch eine SoC-‐ware, die Sie nicht abhängig macht, da es weltweiten Support gibt. Mit jeder iRO Pro Lizenz erwerben Sie auch das Programm FileMaker (Kosten

rund 400 Euro) und erschließen sich damit ein integriertes Paket von fer;g programmierten Anwendungen. Wenn Sie FileMaker auf Ihrem Rechner installieren, haben Sie automa;sch auch eine Vielzahl von “Office-‐Lösungen” verfügbar, die auf jedem Rechner laufen und auch für Tablets und Smartphones funk;onieren. Dafür gibt es in den App-‐Stores das kostenlose “Filemaker Go” (Link zur Firmenpage), das die Bedieneroberfläche darstellt. Mehr erfahren Sie auch direkt auf der Webseite von FileMaker. !Charakteris;sch ist die einfache und intui;ve Bedienung sowie die Möglichkeit, erstellte Lö-‐sungen auch im Nachhinein jederzeit ergänzen, verändern und anpassen zu können. Hier schlägt es die Konkurrenten um Längen, die spätere Anpassungen sehr komplex gestalten. Es war unser höchstes Ziel, eine SoCware zu entwickeln, die zu einem akzep;erten Begleiter für jeden Berater mit seinem Team wird, die alle anfallenden Arbeitsprozesse unterstützt und dadurch im TagesgeschäC zu einem unersetzlichen Helfer wird. !Die Arbeit eines Personalberaters ist sehr komplex, in kaum einem anderen Beruf laufen so viele unterschiedliche Prozesse gleichzei;g ab. Die Datenflut ist entsprechend groß und liegt meist sehr unstrukturiert vor, gleichzei;g erwarten AuCraggeber und Kandidat aber ein Höchstmaß an Übersicht, Qualität und Zuverlässigkeit bei allen Ak;onen. Die Daten sind sen-‐sibel und vertraulich, kein Fehler darf passieren. Seite � | iRO Bedienungsanleitung | Quick Start | Heads2Hunt Communica;ons | www.heads2hunt.de2

!Es laufen meist mehrere Suchprojekte parallel, eine große Anzahl von Personen, Kandidaten, Klienten, Mitarbeiter, Searcher sind beteiligt und man will zu jedem Zeitpunkt wissen, wer wann an was gerade arbeitet und was als nächstes zu tun ist. Der Berater muss jederzeit wis-‐sen, welcher Kandidat wo im Projekt gerade steht und was aktuell zu tun ist, jeder Klient möchte wissen, wie sein Status in seinem Such-‐Projekt aktuell aussieht. All das leistet IRO 3.5. Und noch sehr viel mehr. !Für den Kaufmann ist es wich;g, dass dieses Werkzeug zudem kostengüns;g ist, sich sehr schnell und unkompliziert an individuelle Prozesse anpassen lässt und langlebig ist. !Alle diese Ziele haben wir in IRO 4.0 erfolgreich umsetzen können. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg im Umgang mit Ihrem neuen „Teammitglied“! !!iRO ist 100% Apple Qualität! FileMaker, Inc. ist zu 100 % im Besitz von Apple. !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

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2.) Warum iRO ? !Gängigen Systemen geht voraus, dass basierend auf einem PflichtenheC, Programmierer ihre Arbeit aufnehmen und sich dann in der Umsetzung nach Ihren Vorstellungen „verwirklichen“. Sie setzen ihre Arbeit nach ihrem Gusto um, dabei spielt dann lei-‐der die Prozess-‐Orien;erung für den Anwender eine untergeordnete Rolle. Heraus kommt ein meist komplexes, verschachteltes, starres System, das man „so nehmen muss“, wie es ein Entwickler vorgedacht hat. Als Ergebnis exis;ert dann leider oC ein Datenbank-‐Fremdkörper im Unternehmen, ungeliebt ob der sperrigen Bedienung, unkomforta-‐blen Listen, Filtern oder unübersichtlichen Fenster-‐Hierarchien, komplizieren Suchen und Verschachtelungen. !Nicht so bei iRO! Als Vorlage von iRO diente das Datenbanksystem einer Personalberatung, die ihr eigenes proprietäres System -‐ damals schon auf der Basis von FileMaker -‐ entwickelt hat, das dann in der Praxis reiCe und immer weiter verfeinert wurde. Unsere Idee: Von Anfang an, den Berater und sein Team, bestehend aus Searcher, Projekt-‐consultant, Projekt-‐Assistenz und vielen mehr in seinen täglichen Arbeitsprozessen intelligent zu begleiten und ihn zu unterstützen, nicht zu behindern. !Alle Prozesse sollen abgebildet und wenn möglich automa;siert werden -‐ und vor allem leicht handhabbar sein. Übersicht, trotz der komplexen Vorgänge, war immer oberstes Gebot bei der Entwicklung, damit das System nicht zu einem Fremdkörper im Unternehmen wird, sondern zu dem wich;gsten Teammitglied! !Das gesamte Know-‐how aus 20 Jahren Umgang mit diesem System ist in iRO integriert. Wir haben dieses proprietäre Datenbanksystem in 2006 übernommen und mit unserem Know-‐how technisch weiterentwickelt. !Daraus ist nun eine mäch;ge und unique Datenbank geworden, die in Qualität, Performance, Bedienerfreundlichkeit, Preis und Intelligenz in den Abläufen einzigar;g auf dem Markt für Personalberatungs-‐SoCware ist. !!!!!!!!!!!!Seite � | iRO Bedienungsanleitung | Quick Start | Heads2Hunt Communica;ons | www.heads2hunt.de4

3.) iRO im Überblick !iRO besteht im Kern aus folgenden Arbeitsbereichen: !

❖ Personen (Kandidaten, Bewerber, Kunden, Partner, Source, Lieferanten) ❖ Kurzprofile ❖ Firmen (Kunden, Zielfirmen, Arbeitgeber von Kandidaten) ❖ Projekte (Suchprojekte, Medienkampagnen, Beratungsprojekte) ❖ Mitarbeiter (Interne Mitarbeiter) ❖ Rechnungen ❖ Email-‐Vorlagen/Email-‐Versenden, Serienmails ❖ Dateiverwaltung und Ablage ❖ Aufgaben-‐ & Wiedervorlage ❖ Kalender !!

Einige Highlights von iRO !Übersichtliche Erfassung und Archivierung von allen relevanten Daten und zugehörigen Dokumenten Kandidaten, Bewerber, Kunden und Projekte werden einfach und übersichtlich erfasst. Fotos, Lebensläufe, Stellenbeschreibungen, Projektdaten, Rechnungen und vieles mehr integrieren Sie komfortabel per Drag-‐and-‐drop. Jede Datenbank ist nur so gut wie die Eingabe. Wir haben daher bei der Erfassung auf höchs-‐ten Komfort und Übersicht Wert gelegt. Keine Verschachtelungen und Ebenen, in denen nutzlose Felder auszufüllen sind. iRO arbeitet intui;v, graphisch ansprechend, übersichtlich und mit einer Vielzahl von Eingabehilfen (Wertelisten). Alle wich;gen Daten werden so er-‐fasst, dass sie später leicht wiederzufinden sind. Zu jeder Person kann eine Doku-‐Historie geführt werden. Damit ist immer ersichtlich, wann, was, mit wem besprochen oder geschrieben wurde. !Leistungsfähiges und schnelles Suchen für den Datenbank-‐Search Alle Suchanfragen werden direkt aus den Masken heraus gestartet, in Volltext, in allen Fel-‐dern, mit beliebigen Bedingungen. !Beispiel: Suche eines Kandidaten, der nicht älter als 40 Jahre ist, zwischen 100 und 120 K Euro verdient, in StuSgart ansässig ist, Vertriebsingenieur mit MBA ist und in der Telekom-‐munika;on zu Hause ist. Das Ergebnis haben Sie in Sekunden und können es dann weiterver-‐arbeiten. !Kurzprofile aus iRO erstellen Erstellen Sie aus den Personendaten eigene Kurzprofile (als PDF-‐Datei speicherbar ) für Ihren Kunden. !Merklisten führen Beispiel: Sie haben in Ihrer Suche 35 Personen gefunden, denen Sie nun eine E-‐Mail schrei-‐ben wollen und dazu eine Jobbeschreibung anhängen möchten. Auf Knopfdruck selek;eren


Sie die Personen, ordnen den Standardtext zu, verknüpfen mit der in dem Projektbereich schon vorhandenen Jobbeschreibung und versenden auf Knopfdruck an alle. Die versendete E-‐Mail wird gleichzei;g bei der Person in der E-‐Mail-‐Historie abgelegt. !Selbstlernendes Scoring-‐System Ähnlich wie bei Google-‐Suchanfragen, vergibt iRO eine Bewertung für jede Person anhand der Ak;vitäten, um geeignete Kandidaten in Suchlisten zu priorisieren und zuerst anzuzeigen. Das System lernt selbst und schlägt Ihnen Kandidaten vor, die im internen Qualifizierungspro-‐zess „oben stehen“. Aber auch Sie vergeben manuell Punkte, wenn der Kandidat besonders geeignet ist, dies macht ein späteres Auffinden leichter. !Automa[sierung von Abläufen Automa;sches Versenden von E-‐Mails, wie Absagen, Empfangsbestä;gung, Einladungen oder auch Jobbeschreibungen nach Vorlagentexten und vieles mehr. !XING Ready Die neueste Version von iRO 4.05 hat eine SchniSstelle zu XiNG, sodass Sie auf Knopfdruck die Daten aus XING in iRO kopieren können. !Projektmanagement, prozess-‐ und ablauforien[ert, mit graphischer Unterstützung Jederzeit ist übersichtlich und für alle einsehbar, welcher Kandidat gerade in welchem Pro-‐jektstatus ist und was die nächsten SchriSe sind. Sie haben damit den Projektstatus jederzeit vor Augen, auch abruwar in einer eigenen Prozessgraphik. !Jobbeschreibung versenden, als pdf erstellen oder direkt auf der eignen Webseite veröf-‐fentlichen Im Projektbereich haben Sie auch Felder für eine Jobbeschreibung. Diese werden verwendet, um automa;sch selek;erten Personen eine Jobbeschreibung zu schicken, ein pdf daraus zu generieren oder den Job auf der eigenen Webseite in einem eigenen Bereich zu posten (hier-‐zu muss eine Anpassung vorgenommen werden) !Kundenmanagement und Übersicht, Kundenpflege und Akquise Sie wissen immer, wann zum Beispiel Ihr Kunde Geburtstag hat, Sie kennzeichnen Ihre VIPs, damit auch die Zentrale weiß, wer besonderen Service genießen sollte. Sie verschicken automa;sch NewsleSer an Ihre Kunden oder Weihnachtsgrüße. Sie zeigen in der Firmenansicht auch den anderen Kollegen an, dass Sie bei einem Unter-‐nehmen gerade akquirieren, Sie sperren Ihre Kunden oder Kandidaten, die dort arbeiten als „no Touch“ und organisieren Ihre Pampering-‐Prozesse und Ak;onen durch entsprechende Listen. !!!!!!!!!!!Seite � | iRO Bedienungsanleitung | Quick Start | Heads2Hunt Communica;ons | www.heads2hunt.de6

!Interne Kommunika[on, ToDo’s/ Ak[vitäten In der Datenbank ist festgehalten und ersichtlich, welcher Kunde oder Kandidat zu welchem Berater gehört, wer gerade bei welchem Unternehmen akquiriert oder aktuell ein Angebot abgegeben hat, welcher Kunde „no Touch“ ist, welcher Kandidat nicht angesprochen werden darf und und und. iRO ist damit auch Kommunika;onsplaxorm, damit keine redundanten Ak;onen laufen oder Kandidaten oder Firmen mehrfach angesprochen werden. Mit einem roten oder grünen Flag ist ersichtlich, ob eine Person für ein Projekt „frei“ ist oder blockiert, weil zum Beispiel die Firma Kunde ist oder er gerade in einem anderen Projekt ak;v ist. Über das integrierte Wiedervorlagesystem definieren Sie Aufgaben oder verteilen diese an Ihre Kollegen oder Teammitglieder und sehen automa;sch, wann diese ihre ToDo’s auch er-‐ledigt haben. Sie vermerken bei einem Top-‐Kandidaten, wann für ihn der rich;ge Zeitpunkt für eine erneu-‐te Kontaktaufnahme gekommen ist oder wann sie bei einem poten;ellen Kunden wieder an-‐rufen wollten. !!Integriertes Rechnungsprogramm mit Follow up und Sta[s[k Schreiben Sie ihre Rechnungen direkt aus der Datenbank heraus. Alle relevanten Daten wer-‐den automa;sch übernommen. Sie sehen Ihre Jahresumsätze und Aussenstände. !!iPAD Ready Für Filemaker gibt es die kostenlose App „FileMaker Go“. Haben Sie diese auf Ihrem Tablet installiert, können Sie direkt auf Ihr iRO zugreifen. iRO erkennt dies automa;sch und bietet Ihnen eigene Masken für die Bedienerführung an. Prak;sch, wenn Sie zum Beispiel von unterwegs aus arbeiteten wollen oder im Interview di-‐rekt Informa;onen zu einem Kandidaten eingeben wollen. !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Seite � | iRO Bedienungsanleitung | Quick Start | Heads2Hunt Communica;ons | www.heads2hunt.de7

4.) Erst-‐Inbetriebnahme von iRO !Starten Sie die Datenbank. Die voreingestellten Log in Daten sind: !user: irostart Passwort: 1irostart2A&

Machen Sie sich zunächst vertraut mit der Struktur. Das linke Fenster dient als Menü und zeigt die wich;gsten Bereiche farblich gekenn-‐zeichnet. Die Farbmarkierungen finden sich auch im Haup{enster der ausgewählten Kategorie wieder und erleichtert somit die Orien-‐;erung. Sie können jetzt wahlweise mit diesem linken Menü in die verschiedenen Bereiche wechseln: „Firmen“, „Projekte“, „Ak;vitäten „, etc. -‐ als auch das Menü im großen Haup{enster im oberen Be-‐reich nutzen. !Die Besonderheit: Das linke Menü baut sich benutzerabhängig auf und zeigt nur die Bereiche, für die der User Berech;gungen hat. So ist der Mitarbeiterbereich oder der Rechnungsbereich nicht jedem zugängig und wird auch als Menüpunkt dann nicht angezeigt. !Das voreingestellte Apple-‐Logo können Sie gegen Ihr Logo austau-‐schen (Rechnungsbereich -‐ Einstellungen) !Das Menü oben im Haup{enster ist hingegen immer gleich. !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!


!Erste Einstellungen !Gehen Sie in das linke Menüfenster und wählen Sie „Intern“ und dann „Mitarbeiter“. !Anlegen der Mitarbeiter, Kerndaten, Berech;gungen und Gruppen, Email-‐Daten und Log-‐ins Legen Sie zuerst für sich selbst einen neuen Mitarbeiter-‐Account an. Achten Sie immer dar-‐auf, dass Sie auch bei „Mitarbeiter ak;v“ ein Kreuz machen, da sonst ein Log in nicht möglich ist. Denn damit ak;vieren und deak;vieren Sie die Berech;gung zur Anmeldung jedes ange-‐legten Mitarbeiters in iRO. Ordnen Sie sich selbst der höchsten Berech;gungs-‐Gruppe Admin zu. Sie haben damit alle Berech;gungen. !Beenden Sie dann iRo und melden Sie sich mit Ihrem selbst vergebenen Passwort neu an. !Dann legen Sie bei Bedarf weitere neue Mitarbeiter/ Benut-‐zer an. Jeder Benutzer muss dabei über eine eigene File-‐maker-‐ und iRO-‐Lizenz verfügen. Unter dem Reiter „Zusatz-‐daten“ legen Sie jeweils Benutzernamen und das Passwort an und legen fest, welchen Zugangslevel der Mitarbeiter ha-‐ben soll. Die GeschäCsleitung kann auf alle iRO-‐Masken zu-‐greifen, während der Level „Manager“ ein normaler Benut-‐zer (Berater) ist, der alle Rechte hat, aber zum Beispiel kei-‐nen Einblick und Zugriff in den Rechnungsbereich haben soll. Er kann auch den Mitarbeiterbereich nicht einsehen oder dort Änderungen durchführen. Die Gruppe: „Buchhaltung“ wiederum „sieht“ den Rechnungsbereich im Auswahlmenü und kann dort auch arbeiten. Die Berech;gungen wirken sich auf das linke Menü aus, in dem je nach Benutzer nur seine freigegebenen Menüpunkte zu sehen sind, aber die gesperrten Bereiche auch nicht anders erreichbar sind. !Wenn Sie die E-‐Mail Funk;on von iRO nutzen wollen, dann geben Sie die Original E-‐Mail Zu-‐gangsdaten des jeweiligen Accounts, sowie im zugehörigen Feld die Signaturen zur Person ein. !Geben Sie zu den Mitarbeitern bei Bedarf weitere Daten ein, wie Fotos, Bankverbindung, Geburtstag, uvm. Jeder Mitarbeiter wird nun anhand seines Namens in iRO zu iden;fizieren sein. iRo speichert automa;sch jede Veränderung eines Datensatzes mit dem Benutzerna-‐men ab. Weiterhin sehen Sie in der Mitarbeitermaske unter dem Reiter „Zugangsdaten“, wann sich wer ein-‐ und ausgeloggt hat, haben also einen Überblick über die Ak;vitäten Ihrer Mitarbeiter in der Datenbank. !Wertelisten anlegen Wechseln Sie nun in den Bereich „Personen“. Es ist ein leerer Datensatz angelegt. Die Perso-‐nenID steht auf 1 und wird vom System automa;sch vergeben. Sie sehen den Reiter „Werte-‐listen“. Eine Werteliste vereinfacht und standardisiert die Eingabe in Datenfeldern. Für be-‐s;mmte Datenfelder gibt es Wertelisten, die Sie selbst definieren können, einige Dummywer-‐te sind dort bereits ausgefüllt. Wechseln Sie in diesen Bereich „Wertelisten“ und geben Sie


nun Ihre eigenen Werte für die Felder ein. Sie sehen unmiSelbar die entsprechenden Ände-‐rungen in den Feldern. !!Ihre Firmen-‐ und Rechnungsdaten Wechseln Sie in den Bereich „Rechnungen“. Gehen Sie dann zu dem Reiter „Einstellungen Rechnungsdaten“. Hier geben Sie Ihre Firmendaten, wie Bankverbindung ein, die dann au-‐toma;sch in der Rechnung eingesetzt werden. Sie können hier auch Ihr Firmenlogo integrie-‐ren, welches später auf Rechnungen erscheinen soll. !Wich;g ist das Feld „neue ID setzen“. Denn hier legen Sie fest, nach welchem System Ihre Rechnungsnummern nun automa;sch und fortlaufend vergeben werden. Hier können Sie beispielsweise mit einem beliebigen Buchstaben beginnen und einer Zahl dahinter. Das Sys-‐tem wird nun automa;sch von dieser neuen ID hochzählen und jede Rechnung fortlaufend automa;sch berechnen. iRo ist jetzt für Sie betriebsbereit. !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Seite � | iRO Bedienungsanleitung | Quick Start | Heads2Hunt Communica;ons | www.heads2hunt.de10

5.) Die Bedienung von iRo !Die BuSon-‐Symbole im oberen Bedienbereich jeder Maske sind fast überall durchgängig. Durch Überfahren mit der Maus erhalten Sie immer auch eine Erläuterung zur Funk;on. Die wich;gsten Symbole sind: ! ! -‐ Linkes Fenster mit dem Hauptmenü ak;vieren ! ! -‐ Wechseln zur Detailansicht eines Datensatz !! -‐ Listenansicht: Anzeigen der selek;erten Daten in einer Liste !! -‐ Einleiten einer Suche !! -‐ Anlegen eines neuen Datensatzes ! ! -‐ Löschen eines Datensatzes !!! -‐ „Merken“–Funk;on (nur bei Personen). Eine innova;ve Funk;on von iRO zum Mer-‐ken von Datensätzen, ähnlich eines Warenkorbs, damit diese gemeinsam verarbeitet werden können. So kann man gefundene Personen einem gemeinsamen Such-‐Projekt zuordnen oder den Status im Projekt verändern (Beispiel: Von „zu kontak;eren“ in „kontak;ert“ oder von „IN“ nach „OUT“) oder Serien-‐Emails verschicken (Jobbeschreibungen). !

Vor-‐ und zurückbläSern in den Datensätzen

Vor und ZurückbläSern in den Masken: Wie in einem Browser navigieren Sie hier vor und zurück zu den Mas-‐ken, die Sie zuvor/ später bearbeitet haben. !!!

Der Reset BuSon führt Sie immer aus einer Ak;on, zum Beispiel ei-‐ner Suchanfrage, wieder zurück in den Grundzustand. !!! Wenn Sie über einen „Copy“-‐Befehl (Strg-‐C) Daten einfügen wollen, sind diese immer je nach Ursprung vorforma;ert. Um zu vermeiden, dass diese Forma;erung in iRO übernommen wird, gehen Sie in das

betreffende Feld und drücken Sie dann diesen BuSon. Seite � | iRO Bedienungsanleitung | Quick Start | Heads2Hunt Communica;ons | www.heads2hunt.de11

Hilfetexte Bei den meisten Funk;onen/ BuSons erscheint beim Über-‐fahren mit der Maus ein Hilfetext. Sie werden daher die Funk;onen in iRO über diesen Weg „on the job“ lernen. !!!!!!

Suchanfragen

Eine Suche starten Sie immer mit ! . Gehen Sie anschließend in das Feld, in dem Sie nach Daten suchen und geben Sie dort Ihre Suchanfrage ein. Danach drücken Sie die „Enter“-‐Tas-‐te. iRO sucht dann und gibt die Daten in einer Liste aus. Bei Personen werden die Daten nach dem Score-‐System sor;ert ausgegeben. !Beispiel: Sie suchen alle Nachnamen mit „Müller“. Starten Sie die Suche und geben Sie in das Feld Nachnamen Müller ein. Es reicht aber auch Mü und alle Daten, die mit Mü anfangen werden gesucht. Im Anschluss dieser Beschreibung haben wir Ihnen alle Suchkonstella;onen und Befehle aufgelistet. Sie können UND suchen und mehrere Felder kombinieren, Sie kön-‐nen ODER -‐ Suchen, Sie können < kleiner, > größer, = gleich, von -‐ bis und vieles mehr als Suchanfrage eingeben. Sie werden die Methodik sehr schnell erlernen und merken, wie leis-‐tungsfähig iRO hier ist. !!WICHTIG -‐ Modus sor[ert und unsor[ert Nach einer Suche sind die Daten in iRO immer „sor;ert“, das heißt auf die Suchanfrage bezo-‐gen. Wenn Sie anschließend in den Datensätzen bläSern, geschieht dies nur innerhalb der „Sor;ermenge“. Um zum Ursprung zurück zu kommen, also alle Datensätze wieder anzuzei-‐gen, müssen Sie eine neue Suche starten oder den roten „Reset-‐BuSon“ drücken. !!!!!!!!!!!!!!!!Seite � | iRO Bedienungsanleitung | Quick Start | Heads2Hunt Communica;ons | www.heads2hunt.de12

Besonderheiten der Personenmaske !Datenerfassung

Die Personenmaske erfasst und archiviert Bewerber, Kandidaten, als auch Kunden, Partner Lieferanten uvm., legt zugehörige Dokumente wie Lebensläufe per Drag-‐and-‐drop dazu ab, erleichtert und archiviert den E-‐Mail-‐Verkehr, ordnet Personen Projekten zu, legt Ak;vitäten fest, erstellt aus den Daten Kurzprofile und ermöglicht ein leichtes Auffinden der Personen durch fast uneingeschränkt formulierbare Suchanfragen, die dann nicht unsor;erte Listen ausgeben, sondern intelligente Suchergebnisse, sor;ert nach einem internen „Score-‐System“ liefern. Die besten Kandidaten, mit einem hohen Rankingfaktor, sind dann zuerst gelistet, somit bleibt Ihre Datenbasis übersichtlich !Persönliche Markierungen in der Personenmaske

Alle Zuordnungen, die Sie tä;gen, werden benutzerabhängig gespeichert. Haben Sie eine Person markiert und betä;gen den jeweiligen BuSon, werden nur Ihre Daten aufgerufen und in einer Liste angezeigt. !!!!!


Doublejencheck Wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen erscheint zunächst ein Auswahlfenster, in dem Sie prüfen kön-‐nen, ob der Datensatz bereits exis;ert. !!!!!

Projektzuordnung Sie können Personen Ihren Projekten zuordnen. Gehen Sie dazu in den Reiter-‐Bereich „Pro-‐jekte“ und betä;gen Sie dort in dem AusschniS den BuSon „Projekt zuordnen“.

! Es erscheint ein Auswahlmenü, zur Übersichtlichkeit werden nur alle ak[ven Projekten angezeigt (Siehe auch Bild rechts: In der Projektansicht muss die Markierung „Projekt ak;v“ auf „ja“ gesetzt sein). Wählen Sie das Projekt aus, damit ist die Person diesem Projekt zugeordnet. !!!!

Erfassen des Projektstatus Sie können nun jeder Person einen Status zuordnen (Projektphase und To Do next). Die To Do Next Inhalte befinden sich in einer Werteliste, die Sie selbst bes;mmen und verändern können !!!!!!!!!!


Besonderheiten im Bereich Projekte

Im Bereich Projekte werden Such-‐ und BeratungsauCräge eingegeben. Diese können Direkt-‐suchmandate sein, Anzeigenprojekte, proak;ve Kandidaten oder beliebige Dienstleistungen sein, dessen Verlauf Sie dokumen;eren möchten. Das System vergibt automa;sch einen Jobschlüssel, der für jedes Projekt fortlaufend verge-‐ben wird. Damit wird das Projekt definiert. Er dient auch als Referenz für die Zuordnung der Kandidaten, zur Rechnungsschreibung und zur Zuordnung des AuCraggebers (Kunde). Es kann auch als Jobreferenz in Anzeigen verwendet werden. !Projekt anlegen: Erstellen Sie einen neuen Datensatz, ordnen Sie den zuständigen Berater zu, kalkulieren Sie das Honorar, definieren Sie die Suchstrategie, kalkulieren Sie die Kosten bei einem Anzeigen-‐projekt und sammeln Sie in der Researchliste ungeordnet erste Namen für die Ansprache, die Sie später in den Personenbereich überführen können. !!� -‐ Rufen Sie hier die Darstellung „Prozess-‐Diagramm“ auf. !!!!!!!!!Seite � | iRO Bedienungsanleitung | Quick Start | Heads2Hunt Communica;ons | www.heads2hunt.de15

!Besonderheiten der Firmenansicht

Im Bereich Firmen erfassen Sie alle Unternehmen, die für Sie interessant sind, seien es Kun-‐den, oder Unternehmen, in denen die Kandidaten oder Bewerber arbeiten. Sie können zu jedem Unternehmen viele Hintergrundinforma;onen speichern, wie Ansprechpartner, Schlüsselkontakte, Adressen, Daten, Webseitenlinks und im No;zfeld alle unternehmensspe-‐zifischen Informa;onen und Schlüsselsuchbegriffe, nach denen Sie später suchen und zum Beispiel eine Zielfirmenliste erstellen können. Es lohnt sich also, jede Firma mit der man Kon-‐takt hat hier zu erfassen, sei es für die Akquise, als Kunde oder Zielfirma für den Research. Sie bauen sich dadurch einen eigenen „Hoppenstedt“ auf. !Erfasste Personen können diesen Firmen zugeordnet werden und werden im Firmen Aus-‐schniS als Mitarbeiter angezeigt.


!Kennzeichnen von Unternehmen

!!!!Die Kennzeichnung bewirkt, dass diese Firma und deren Mitarbeiter mit einem grünen oder roten Punkt versehen werden. Zudem können Sie Firmen „sperren“ und damit anzeigen,

wenn dort zum Beispiel ein Berater gerade ak;v akquiriert. !!!!!!!!!!6.) Suchen in iRO -‐ die Möglichkeiten Liste der möglichen Suchkriterien !!Suchen nach Text und Zei-‐chen

Suche nach: Eingabe in das Feld Beispiele

Wörter, die mit lateinischen Zeichen beginnen

Die ZeichenChris Schmidt findet Chris Schmidt, Chris Schmidtner und Schmidt Chris;ane.

Eine Phrase oder Zeichenfolge

Setzen Sie den Text, einschließlich Leerzeichen und Interpunk;on, in doppelte Anführungszeichen (").

"Jonas und Fischer, Einrichtungshaus" findet Jonas und Fischer, Einrichtungshaus, aber nicht Fischer und Jonas, Einrichtungshaus., Ltd. findet alle Firmennamen mit ", Ltd.", Firmennamen ohne Komma vor Ltd. werden jedoch ignoriert

Wörter mit einem oder mehreren unbekannten variablen Zeichen

Geben Sie das Jokerzeichen (@) für jedes unbekannte Wort ein.

B@rg findet Berg und Burg.@ang findet Lang und Fang, aber nicht Drang.

Ungül;ge Zeichen in einem Tex{eld ?

Ungül;ge Zeichen werden als Leerzeichen angezeigt.Hinweis Um nach dem Zeichen ? zu suchen, suchen Sie nach "?".


Ziffern in einem Tex{eld Ein #-‐Zeichen für jede Ziffer

# findet 3, aber nicht 30.## findet 30, aber nicht 3 oder 300.#3 findet 53 und 43, aber nicht 3.

Wörter, die keine oder mehrere unbekannte Zeichen enthalten

*für alle unbekannten Zeichen.

Mei*er findet Meisner und Mei;nger.J*r findet Jr. und Junior.*phan* findet Phan und Stephanie., findet Datensätze, die ein Komma enthalten

Symbole oder sons;ge nicht alphanumerische Zeichen, z. B. Interpunk;ons-‐ oder Leerzeichen


"@" findet @ (oder z. B. eine E-‐Mail-‐Adresse) "," findet Datensätze, die ein Komma enthalten " " findet drei Leerzeichen in einer Reihe

Ein Zeichen mit besonderer Bedeutung, z. B. Datenbanksyntax, die FileMaker Pro erkennt:@, *, #, ?, !, =, <, >, "

\ gefolgt von dem Sonderzeichen

\"Hans\" findet "Hans" Hans\@abc.net findet die E-‐Mail-‐Adresse [email protected]

Wörter mit Akzentzeichen


"òpera" findet òpera, aber nicht opera. (òpera ohne Anführungszeichen findet òpera und opera.

Teile einer Phrase (eine Wort-‐ oder Zeichenfolge)

Setzen Sie Text, Interpunk;on und Leerzeichen in Anführungszeichen (""). Verwenden Sie das Jokerzeichen *, um diesen Text in der MiSe einer längeren Zeichenfolge zu finden.

*"son & Phillips" findetJohnson & Phillips und Paulson & Phillips.

Exakte Übereins;mmung mit dem angegebenen Text

== ==Johann findet Johann, aber nicht Johann Schmidt.

(zwei Gleichheitszeichen)

==Johann Schmidt findet Johann Schmidt, aber nicht Schmidt, Johann oder Johann Schmidtmer.


Exakte Übereins;mmung mit den angegebenen ganzen Wörtern

=

=Markt findet Markt, Markt und Forschung und Neuer Markt, aber nicht Mark{orschung oder Supermarkt.=Chris =Schmidt findet Chris Schmidt oder Schmidt Chris, aber nicht Chris oder Christoph Schmidtner.

Suchen nach Zahlen & Da-‐tum

Eine Zahl in einem Zahlenfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zahl

Die Zahl .50 findet .5, .50 und $.50.

Eine oder mehrere Ziffern in einem Zahlen-‐ bzw. Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zahl

Ein #-‐Zeichen für jede Ziffer

# findet 3, aber nicht 30. ## findet 30, aber nicht 3 oder 300. #3 findet 53 und 43, aber nicht 3.

Einen booleschen Wert in einem Zahlenfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Boolescher Wert

für die Suche nach Werten des Typs Wahr0 für die Suche nach Werten des Typs Falsch

1 findet 1. 0 findet 0.

Ungül;ge Daten (Felder ohne numerische Stellen) in einem Zahlen-‐ bzw. Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zahl

? ? findet zwölf, aber nicht 12 oder zwölf30.

Ein Datum in einem Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Datum

Das Datum als Ziffern, die durch ein gül;ges Datumstrennzeichen getrennt sind (wie ein Punkt oder ein Bindestrich) Hinweis Informa;onen zum Eingeben von Datumswerten mithilfe eines Einblendkalenders finden Sie unter Arbeiten mit Daten in Datumsfeldern.

3/3/2003 findet 03.03.2003, 03.03.03 und 3-‐3-‐2003.


Das heu;ge Datum in einem Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit Ergebnistyp Datum

//// findet 4. April 2004 (wenn 04.04.2004 das aktuelle Datum ist).

Eine Uhrzeit in einem Zei{eld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zeit

Die Uhrzeit als Ziffern, die durch Doppelpunkte getrennt sind

12:53:09 findet 12:53:09.

Zeitstempel in einem Zeitstempelfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zeitstempel

Das Datum in Ziffern, die durch ein gül;ges Datumstrennzeichen getrennt sind, dann die Uhrzeit in Ziffern, durch Doppelpunkte getrennt

3.3.2004 12:59:09 findet 3.3.2004 12:59:09.

Ungül;ge Datumsangaben, Uhrzeiten, Zeitstempel bzw. ungül;ge berechnete Datums-‐ oder Zeitergebnisse

?

? findet Nächsten Dienstag oder 33.2.2004 in einem Datumsfeld oder MiSernacht in einem Zei{eld.

Datumswerte an einem bes;mmten Wochentag in einem Datums-‐ oder Zeitstempelfeld

Der Wochentag Hinweis Vollständige oder kurze Tagesnamen (z. B. Freitag oder Fr) sind beide in Wochentagsuchen zulässig.

Dienstag findet alle Datumswerte, die auf einen Dienstag fallen. =Do findet alle Datumswerte, die auf einen Donnerstag fallen.

Alle gül;gen Werte für eine Datums-‐ oder Zeitkomponente in einem Datums-‐, Zeit-‐ oder Zeitstempelfeld

* oder geben Sie die Komponente nicht an, während Sie die anderen zu suchenden Komponenten angeben

12.5.* findet den 12. Tag im Mai eines jeden Jahres.12.5 findet den 12. Tag im Mai im aktuellen Jahr.

Kleiner als der eingegebene Wert <

<40<7.9.2004 <M

Kleiner oder gleich dem eingegebenen Wert <= oder ≤

<=95129 ≤05:00:00 <=M

Größer als der eingegebene Wert >

>95129 >7.9.2004 >M


!!!!!!!Für den fortgeschriSenen Benutzer gibt es noch eine Vielzahl von weiteren leistungfähigen Suchabfragen. Diese sind unter andern: !Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern Suchen nach doppelten Werten Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen (Ausschluss) Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten Suchabfrage Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer Gruppe aufgerufener Datensätze Einschränken einer Ergebnismenge Erweitern einer Ergebnismenge Suchen und Ersetzen von Daten !!!!!!!!!!!!

Größer oder gleich dem eingegebenen Wert >= oder ≥

>=100 >=7.9.2004 ≥8:00≥M

Innerhalb eines angegebenen Bereichs

{..} oder {...}(zwei oder drei Punkte)

{1...15}.7.2005 {10..16}.{1..3}.2006 12:{30..45}{19...21}:1

Basierend nur auf bes;mmten Datums-‐ oder Zeitkomponenten wie Monat, Jahr oder Minuten. (Siehe weitere Beispiele unten.)

* oder nichts eingeben für jede Komponente, die Sie nicht angeben wollen

*.3.2006 2* 2005 *:30

Nicht leeren Feldern (d. h. Feldern, die Daten enthalten

*

Leeren Feldern =


!!!!!!!!!!


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