itelligence World 2018

Go SAP Projekt bei

Bioforce AG

Einführung SAP bei Bioforce AG

Kurzübersicht:

1. Ausgangslage

2. Projektorganisation

3. Umsetzung

4. Betrieb und Organisation

5. Validierung

6. Herausforderungen / Learnings

Ausgangslage

Bioforce AG in der Schweiz mit Blending für Produktion und Tosca für

Finanzen und Lohn

Kein SAP-Know how bei IT-CH

Rund 100 User

Bisher Software im Hause betreut inkl. Server etc.

Biohorma BV in Holland mit SAP und internem SAP-Betreuer

Rund 60 User

Software extern gehostet

Betroffene Abteilungen:

Produktion / Lager / Einkauf / Avor / Verkauf CH und International /

Qualitätssicherung / Dokumentation-Registrierung / Finanzen-Controlling

Projektorganisation

Gestartet sind wir für die Offertphase mit einem externen Berater und dem

Ansatz über IT-Matchmaker

Mit Start des effektiven Projektes Wechsel des Beraters.

- Neuer Ansatz mit den wichtigsten Elementen:

• Business Bluepring mit User Requirement List (URL) und Fit-Gap-Analyse

• Design und Spezifikation mit Rough cut Prototype (RCP)

• User Acceptance Test (UAT)

• Data migration

Speziell:

Einführung SAP mit dem Modul FI für Bioforce CH Sommer 2015, als

Leuchtturmprojekt

System und Module:

SAP ECC 6.0 EHP7

FI / CO / MM / WM / PP / PE und LPI und PPC / SD / QM / DMS

Projektorganisation - Startplanung

Umsetzung

Umsetzung (Business Process map)

Umsetzung (User Requirement list)

MacroProcess

MicroProcess

Req-ID Link to SD Proces-ID Requirement Description Core

Fit/Gap

F=Fit / G=Gap /W=Workaround

General Ledger

GL Postings Manual Postings FI-0025 40-30-010 It must be possible to create manual posting in the General Ledger (FI). F

Automatic Postings FI-0027 40-30-010 From an intergrated system is required that most posting are done automatically based on transaction which are made in other modules(Supply Chain, PP, SD, MM, Fixed Assets). The postings are made on predefined accounts.

F

FI-0028 40-30-010 It is required that all posting are done realtime into Finance (GL) F

Manual Intercompany posting

FI-0026 40-30-015 It must be possible to create cross company postings between the companies, so directly from the Company xxx into Company xxx

F

Account determination Materials Management

FI-0029 40-30-010 From 01.11.2015 onwards the material subledgers should be equal to the General ledger inventory. F

FI-0030 40-30-010 It should be possible to assign General Ledger accounts to goods movement types. F

Detaillierte Anforderungen der Abteilungen an das Programm

Umsetzung (Testscripts)

Testscript FICO Bioforce / BiohormaTest-ID 40-20-005

Test-Name customer-specific creation and maintenance G/L accounts

Testfall-Beschreibung Put in of an account trunk with all necessary fields (e.g., fixed linkings) at group level and company code

Verantwortlicher Test-Durchführung fet

Verantwortlicher Test-Korrektur hop

Testdatum 10.07.2015

Testsystem Quality system client 100

Begleitende Dokumente

Gesamtstatus des Testfalls

Test-Fall ID 1

Req-ID FI-008 / FI-009 / FI-0010 / FI-0011 / FI-0012

Test-Fall Name Account master data

Gesamtstatus open

Gesamtstatus gesetzt am finished

Gesamtstatus gesetzt durch

Durchlauf-nr. (wenn nicht sofort korrekt)

Organisationsstruktur des Tests

Buchungskreis 1000

Ergebnisbereich 1000

Kostenrechnungskreis 1000

Kontenplan group

….

Rolle Transaktions-Code Beschreibung Testkriterien / Kommentare Tester Status Ergebnis Fehlerbeschreibung

financial accountant FS00

general ledger account work on

centrally

general ledger account according to our account

plan group fet finished

account opened in

Group G/L

Controller account group Choice must be given sts finished

FSS1 G/L company code level

account opened in

company code 1060

account trunk - register control data currency we decided to put

together creditors and

debtors 3rd party

foreign and domestic in

one

exchange profit liquid assets 6892

excchange loss liquid assets 6842

exchange profit accounts receivable 3820

exchange loss accounts receivable 3810

Projektorganisation und CAB

Videokonferenz 1x pro Monat

Feste Agenda mit Changes, offenen Tickets, Problemen und Fragen,

Verbesserungen

Herausforderungen und Learnings

Länger und teurer

Ziemliche Belastung für Organisation

Matchmaker war unnötig – Business Blueprint war wichtig für Interne und

massgebend für Externe

Externer Berater war für uns sehr wichtig – grosses Vertrauensverhältnis nötig

Datenmigration und Rollenauthorisation, speziell in QM, waren sehr intensiv

Kostendach setzen für alle Teilprojekte

Validierung der Prozesse mit externem Beratungsunternehmen

Herausforderungen Validierung / QM

Prozesspunkte:

• System nach GMP-Regeln für Computervalidierung überprüft

• sehr wichtiger Punkt war das Authorisationskonzept – Freigabe von

Produkten

• Validierung mit externer Unterstützung

• Basierend auf BPM-Liste erfolgte eine erste grobe Risikoabschätzung

• Migration war Herausforderung für die Validierung – möglichst automatisch

Erkenntnisse:

• Workflow unterschätzt, da Abgleich zwischen zwei Firmen und gleichzeitig

SAP

• Workflow eher an SAP anpassen, nicht umgekehrt

• Sehr hoher Dokumentationsaufwand und Verwaltungsaufwand für

Abweichungen

Validierung / QM

Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit