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ITLS UG (haftungsbeschränkt)
RICHTLINIENKATALOG Für eine Arbeitsplatzorganisation nach der 5S-Methode
Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz
ergonomischer mit
5S
„Einhundertmal hören ist weniger gut als einmal sehen.
Einhundertmal sehen ist weniger gut als einmal tun.“
Taiichi Ohno
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Dieser Katalog bietet ein Beispiel für Kompaktlösungen und standardisierte
Richtlinien zur Arbeitsplatzorganisation und -optimierung nach den
Prinzipien der 5S-Methode und des Lean-Thinking.
Mehr über uns:
www.durable.de
Visuelle Kommunikation, Büroausstattung
www.itls.biz
Schulung, Beratung und Softwarelösungen
www.hoffmann-group.com
Betriebseinrichtung, Schutzausrüstung, Qualitätswerkzeuge
www.wertemanagement-lange.de
Mit werteorientiertem Management zu glücklichen Kunden durch
glückliche Mitarbeiter
Integration
Standardisierung Optimierung
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Inhalt 1. Definition .............................................................................................................................. 1
1.1 Herkunft von 5S ......................................................................................................... 2
1.2 Beschreibung der 5S-Methode ............................................................................ 3
2. Definition eines „Standards“ ........................................................................................ 4
2.1 Verwendungszweck von Standards bei ITLS ................................................ 4
3. Standards bei der Firma ITLS .................................................................................. 5
3.1 Farbenstandards ....................................................................................................... 5
3.2 Kennzeichnung und Beschriftung ...................................................................... 6
3.2.1 Arbeitsplatzbeschriftung ............................................................................... 6
3.2.2 Bodenmarkierung ............................................................................................. 6
3.2.3 Palettenstellflächen .......................................................................................... 6
3.3 Werkzeugwände ........................................................................................................ 9
3.4 Schränke .................................................................................................................... 11
3.5 Schubladen ................................................................................................................ 12
3.6 Regale .......................................................................................................................... 14
3.7 Büro-Arbeitsplätze ................................................................................................ 15
4. Durchführung von Audits ....................................................................................... 16
4.1 Auditrichtlinien ....................................................................................................... 16
4.2 Bewertungskriterien eines Audits .................................................................. 17
5. Die 5S-Methode am Arbeitsplatz umsetzen ................................................... 18
5.1 Schritt 1: Sortiere ................................................................................................... 18
5.2 Schritt 2: Schaffe Ordnung ................................................................................. 19
5.3 Schritt 3: Sauber halten ....................................................................................... 19
5.4 Schritt 4: Standardisieren .................................................................................. 20
5.5 Schritt 5: Standards verbessern ...................................................................... 20
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1. Definition
Die Arbeitsplatzgestaltung nach der 5S-Methode bietet eine organisatorische
Grundlage, welche über Sauberkeit und Ordnung zu einem effektiveren und
effizienteren Handeln führt.
Ein Arbeitsplatz, welcher diese Merkmale nicht erfüllt, verschwendet
Ressourcen wie z.B.:
- Zeit, da Material oder Werkzeug gesucht werden müssen,
- Kosten, da Material oder Werkzeug eventuell mehrmals beschafft
werden müssen,
- Fläche, da dasselbe Material oder Werkzeug mehr Platz benötigt.
Durch einen übersichtlichen Arbeitsplatz kommen vor allem die Aspekte
Ergonomie und Sicherheit zum Vorschein. Diese führen zu einem
zufriedenen und motivierten Mitarbeiter, welcher wiederum effektiver und
effizienter arbeiten kann.
Dr. Jessica Lange zur Arbeitsorganisation
"Zu einer Arbeitsorganisation im weiteren Sinne gehören auch Werte als Beschreibungen der Unternehmensidentität. Sie geben den Mitarbeitern eine Verhaltensorientierung und führen zu einem Gefühl der Sicherheit (äußere und innere Ordnung). Werte können somit einen effektiven Rahmen für ein konkretes Ordnungssystem bilden und gedankliche Freiräume für Innovationen und neue Entwicklungen schaffen."
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1.1 Herkunft von 5S
Betrachtet man den Begriff „Lean Thinking“, so findet man die 5S-Methode
häufig als Unterkategorie der Verbesserungsphilosophie Kaizen. Die
Philosophie des „schlanken Denkens“ findet seine Wurzeln im Hause des
japanischen Automobilherstellers Toyota wieder und wurde unter dem
Konzept des Toyota Production Systems (TPS) von den Mitarbeitern
umgesetzt.
Zu der Zeit, als Japan einer Rohstoffknappheit und einer Isolationspolitik
verfallen war, wurde das Konzept zur Vermeidung von Verschwendungen
entwickelt. Neben der 5S-Methode sind u.a. auch die Methoden
kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), Just-in-time (JIT) oder die 7
Verschwendungsarten stark vertreten.
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1.2 Beschreibung der 5S-Methode
Anhand von 5 Schritten wird der Arbeitsplatz mit der 5S-Methode gestaltet.
1. Alle Gegenstände, die nicht am Arbeitsplatz benötigt werden, müssen
aussortiert werden.
2. Alle übrig gebliebenen Gegenstände müssen übersichtlich und
ergonomisch angeordnet werden.
3. Die erreichte Sauberkeit und Ordnung soll anhand von Richtlinien
eingehalten werden.
4. Die ersten drei Schritte müssen in einen Standard überführt werden.
5. Der erreichte Standard muss verbessert werden.
1. Sortiere
2. Schaffe Ordnung
3. Sauber halten4.
Standardisieren
5. Standards verbessern
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2. Definition eines „Standards“
Was bedeutet eigentlich der Begriff „Standard“?
Ein Standard steht für einen definierten Zustand eines Gegenstandes oder
Prozesses, welcher als musterhafte Richtlinie gelten soll. Diese sind z.B. in
Regelwerken wiederzufinden und bieten einen Maßstab zur Einhaltung.
Diese Art von Regeln sind wichtig, da die Standardisierung eines Merkmals
zu mehr Freiraum für etwas Neues führt.
Mithilfe eines Standards kann etwas auf einem neuen Niveau einfacherer und
sicherer getan werden.
Nur weil ein Standard einmal erreicht wurde, heißt es nicht, dass das
Potenzial für Verbesserungen ausgeschöpft wurde. Man hat lediglich das
Fundament stabiler gemacht, wodurch schließlich weiter nach oben gebaut
werden kann.
2.1 Verwendungszweck von Standards bei ITLS
Durch die Verwendung von Standards können viele Prozesse im Alltag
erleichtert werden. Sie umfassen u.a. Verhaltensmerkmale, welche uns
beschreiben wie in entsprechenden Situationen gehandelt werden soll oder
was bei der Durchführung von bestimmten Tätigkeiten berücksichtigt
werden muss.
Auf den nachfolgenden Seiten werden die Standards im Hause der Firma
ITLS beschrieben.
Zu einigen Standards werden verschiedene Optionen geboten, da nicht an
jedem Arbeitsplatz die gleichen Gegenstände zu denselben Zwecken
verwendet werden.
Gibt es zu bestimmten Situationen Fragen, welche nicht mithilfe dieses
Kataloges geklärt werden können, kann einer der zuständigen Beauftragten
angesprochen werden.
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3. Standards bei der Firma ITLS
Nachfolgend werden alle definierten Standards dargestellt und
beschrieben.
3.1 Farbenstandards
Für Arbeitsplätze sind die Farben Grün und Weiß, unter Berücksichtigung
der nachstehenden Punkte, zu verwenden.
Wände sind mit Weiß RAL 9016 zu streichen.
Für Werkzeugwände ist Grün RAL 6001 zu verwenden.
Für Werkzeugwagen ist Grün RAL 6001 zu verwenden.
Für Trennwände und Werkzeugschränke ist Weiß RAL 9010 und Grün
RAL 6001 zu verwenden.
Für Reinigungstafeln ist Weiß 9010 zu verwenden.
Für Hebeeinrichtungen ist Gelb RAL 1023 zu verwenden.
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3.2 Kennzeichnung und Beschriftung
3.2.1 Arbeitsplatzbeschriftung
Die Beschriftung des Arbeitsplatzes wird mit einem Beschriftungsgerät des
Typs XYZ durchgeführt.
3.2.2 Bodenmarkierung
Bodenmarkierungen werden mit einem speziellen Klebeband angebracht.
Die Breite des Klebebands beträgt 100mm.
Dieser Vorgang sollte vorher gut geplant und mit dem Zuständigen
Beauftragen besprochen werden.
Fläche Farbe Ausgangsfläche für bearbeitete Waren oder Aufträge Grün Eingangsfläche für zu bearbeitende Waren oder Aufträge Gelb Pufferfläche für die Zwischenlagerung von Waren oder Aufträgen Grau Bearbeitungsfläche für Waren oder Aufträge in Arbeit Orange Sperrflächen Weiß
3.2.3 Palettenstellflächen
Für die Abstellfläche von Paletten in Hallen und außerhalb gelten folgende
Standards:
Das Innenmaß der Markierung misst 1.250 x 850mm. Die Farbe der Markierung richtet sich nach dem Verwendungszweck
(siehe 3.2.2 Bodenmarkierung). Die Breite der Markierung beträgt 100mm. Stehen 2 Palettenstellplätze nebeneinander, umfasst die Markierung die
gesamte Fläche und nicht die einzelnen Stellflächen.
Werkzeugtafel Regal Schrank Schriftart Cambria Cambria Cambria Schriftgröße 18 Punkt 7-9 Punkt 36 Punkt Etikettenfarbe Schwarz auf weiß Schwarz auf weiß Schwarz auf weiß Anwendungsbeispiel Schubladeninhalte
Schrankinhalte Schrankfachböden Schubladenfächer
Schubladen Schränke Regale Werkzeugwände
Schrankfachböden Regale
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Flexibel Informationen wechseln
Dokumententaschen und Schilder werden immer häufiger an neuen Stellen
angebracht und ihre Einlagen werden noch häufiger gewechselt. Nutze den
selbstklebenden Informationsrahmen DURAFRAME mit magnetischem
Verschluss für schnelles Wechseln der Information. Wenn der Ort des
Rahmens gewechselt werden soll: Einfach abziehen und neu aufkleben.
Informationen im Überblick
Sichttafelsysteme bieten die Möglichkeit, schnell auf verschiedene Seiten mit
Informationen zuzugreifen. So können die Farben als Register genutzt oder
einfarbige Sets zur Signalwirkung eingesetzt werden, um z.B. Maschinen-
anweisungen, Brandschutzbestimmungen oder Gefahrenstoffhinweise an
Ort und Stelle anzubringen.
THINK LEAN! Nutze den DURAFRAME zur Fixierung von Informationen die oft wechseln! Die Rahmenfarben helfen bei der Orientierung. Klebe sie zum Beispiel an Kunststoffbehälter, Türen, Schränken, auf Transportwagen oder auf Tischplatten.
THINK LEAN!
Nutze Sichttafelsysteme fu r Informationen, die du direkt und nur an diesem Platz brauchst! Beispielsweise Bilder von Schubladen, Packschemata oder Listen und Aufstellungen.
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Neodym-Magnettaschen
Eindeutige und umfangreiche Kennzeichnungen helfen dabei, Prozesse
schlanker zu gestalten. Wenn jeder weiß, was in einem Ladehilfsmittel
enthalten ist, entfallen Rückfragen und Verzögerungen. Dokumententaschen
mit Neodym-Magnete halten auf kleinsten metallischen Haftflächen und sind
somit optimal für die Anbringung von Informationen an Regalen und Boxen.
THINK LEAN!
Nutze Magnettaschen fu r großformatige Beschriftung! Wenn der Fahrer sie vom Stapler aus erkennen kann, wird automatisch Zeit gespart! Einsatz z.B. an Regaltraversen, Gitterboxen, Metallcontainern oder Metallprofilen.
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3.3 Werkzeugwände
Sich an Werkzeugwänden befindendes Werkzeug muss so angeordnet sein,
dass jeder Gegenstand gut erreichbar und greifbar ist.
Werkzeugwand
Mit einer Lochwand und dem dazugeho rigen Zubeho r kannst du Werkzeug oder auch andere Gegensta nde so anordnen, wie es der Arbeitssituation gerecht wird.
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Board-Sortimente – Alles für den richtigen Moment
Organising Board
Hiermit ko nnen Organisation und U bersichtlichkeit auf einer kleinen Fla che verwirklicht werden.
Beispielsweise können Dokumente wie Schicht- oder Belegungspläne den jeweiligen Plantaschen zugewiesen werden.
Cleaning Board Eignet sich hervorragend fu r alles, was fu r die Reinigung beno tigt wird. Hiermit ko nnen Gegensta nde u bersichtlich, auf kleinem Platz und griffbereit verstaut werden. Beispielsweise können Besen, Putzpläne oder andere Mittel angebracht werden.
Safety Board
Ist fu r die sichere Griffbereitschaft und Aufbewahrung von Sicherheits- und Schutzausru stung hervorragend geeignet. Beispielsweise können Gegenstände wie Atemschutzmasken staubfrei gelagert werden.
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3.4 Schränke
Verbrauchsmaterial, empfindliche Gegenstände oder Geräte müssen in
Schränken gelagert werden. Für die Lagerung von kleinen Gegenständen
müssen Kästen verwendet und beschriftet werden. Zusätzlich ist an der
Schranktür der Schrankinhalt in einem Duraframe anzubringen.
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3.5 Schubladen
Für die Lagerung von kleinen Gegenständen stehen die nachfolgenden
Optionen zur Verfügung.
1. Schaumstoffmatten nach Shadow-Board-Prinzip
Besonders gut geeignet, um Werkzeug übersichtlich zu verstauen.
Zudem ermöglicht der Kontrast zwischen Oberfläche und Untergrund,
dass passendes bzw. auch fehlendes Werkzeug sofort erkannt wird.
2. Multi-Box
Ist als Alternative zu den
Schaumstoffmatten zu
verwenden. Die Anordnung
der Boxen kann geändert
werden. Das
aufzubewahrende Material
kann somit bei Bedarf neu
angeordnet oder ausgetauscht
werden.
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3. Einsatzkästen
Sind für kleines Material zu verwenden.
Die Anordnung der Boxen kann geändert
werden. Das aufzubewahrende Material
kann somit bei Bedarf neu angeordnet
oder ausgetauscht werden.
4. Trennwände
Sind bei Gegenständen zu verwenden, die
ungewöhnliche Dimensionen besitzen.
5. Werkzeugwagen
Ist für die Aufbewahrung von
Gegenständen zu verwenden, die nicht
dauerhaft an einer Stelle benötigt
werden bzw. einen mobilen Einsatz
erfordern. Der Inhalt der Schubladen ist
mit einem Sichttafelregister erkennbar
zu machen.
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3.6 Regale
Gegenstände mit einer hohen Verwendungshäufigkeit werden in Regalen
gelagert. Regalfächer können so genutzt, dass sortenreine Artikel
übersichtlicher gelagert werden können. Die Beschriftung wird an der
Vorderseite des jeweiligen Regalfachs angebracht.
Kästen für eine bessere Aufbewahrung
Für Büromaterial oder andere
Lagerbestände werden grüne Lagerkästen
verwendet. Die Kästen sind an der
Stirnseite mit ihrem entsprechenden
Inhalt zu beschriften. An den
Regalfachböden sind die Stellplätze der
Kästen zu kennzeichnen.
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3.7 Büro-Arbeitsplätze
Für einen büroähnlichen Arbeitsplatz als auch Konferenzräume sind
nachfolgende Regeln zu beachten.
Maximal zwei grüne Ablagekästen dürfen verwendet werden. Ordnerrücken sind mit der Standardvorlage zu
bedrucken. In Büroabschnitte sind Türschilder mit den
Namen der Mitarbeiter und der Bezeichnung der Abteilungen anzubringen.
Es wird ein grüner Mülleimer für Papier und ein schwarzer Mülleimer für Restmüll verwendet.
Der Arbeitsplatz darf mit persönlichen Gegenständen ausgelegt sein.
Für Konferenzräume sind die entsprechenden Verhaltensregeln einzuhalten.
Für Büroräume sind die entsprechenden Verhaltensregeln einzuhalten. Für die Kennzeichnung der Schrankinhalte und Schubladen (s. Kapitel
3.2.1).
Gut sortiert
Unterlagen, die regelmäßig benötigt werden, müssen schnell griffbreit sein.
Sortierstationen unterstützen die Suche nach Dokumenten erheblich.
Dadurch, dass sie fest montiert sind, können Sie nicht leicht entfernt werden
(wie z.B. ein Ordner). Die Sortierstation aus Metall ist zudem sehr robust und
kann an der Wand und auf dem Tisch eingesetzt werden.
THINK LEAN! Die Unterlagen mu ssen am Verwendungsort sein und nicht weit weg vom Archiv! Beispielsweise Etiketten zum Bekleben, Anweisungen als Beileger, Sicherheitsdatenblätter oder Versandpapiere.
Standardisierte Ordner
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4. Durchführung von Audits
Audits werden in regelmäßigen Abständen an jedem Arbeitsplatz
durchgeführt. Hiermit wird die Einhaltung der Richtlinien überprüft und der
gewünschte Standard eingehalten.
Das Prüfverfahren erfolgt mithilfe der 5S-
Applikation, welche festgelegte Kriterien zur
Prüfung vorlegt und von einem Beauftragten
durchgeführt wird. Die Audits je Arbeitsplatz
werden zufällig von dem dazugehörigen
Verwaltungsprogramm ausgewählt.
Die Ergebnisse der Audits werden immer am
letzten Arbeitstag in der Woche durch den
Teamleiter bekanntgegeben. Bei
Abweichungen werden die Mängel
anschließend besprochen und behoben.
4.1 Auditrichtlinien
Für ein Audit ist die 5S-Applikation zu verwenden.
Ein Audit wird nur von den jeweils beauftragten Auditoren durchgeführt.
Der am Arbeitsplatz zuständige Mitarbeiter ist mit einzubeziehen.
Informationen zu Mängel oder Unklarheiten sind mit ihm zu besprechen.
Die Bewertungskriterien müssen dem zuständigen Mitarbeiter des
Arbeitsplatzes vorliegen und bekannt sein.
Verbesserungsvorschläge bezüglich des Arbeitsplatzes werden über die
5S-Applikation aufgenommen, dokumentiert und ggf. umgesetzt.
Sollten Dritte an einem Audit beteiligt sein, ist der Mitarbeiter rechtzeitig
vorab zu informieren.
Dr. Jessica Lange zur Kultur des Dialoges
"Auch Mitarbeiter sollten Möglichkeiten zum Feedback haben für eine erhöhte Motivation und für neue Ideen zur Prozessoptimierung."
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4.2 Bewertungskriterien eines Audits
Die Auditoren bewerten einen Arbeitsplatz anhand der vorher definierten
Kriterien, welche in der 5S-Applikation hinterlegt sind.
Standardisierte Kriterien zur Abfrage:
Wurde der Arbeitsbereich gefegt?
Wurde der Arbeitsbereich gereinigt?
Wurden die Arbeitsflächen gesäubert?
Wurden die Müllbehälter geleert?
Ist das Material an seinem vorgesehenen Platz?
Ist das Werkzeug an seinem vorgesehenen Platz?
Ist die Checkliste bearbeitet und unterschrieben worden?
Sind die Schubladen vollständig?
Sind die Schränke vollständig?
Die Punkteverteilung ergibt sich aus der
Gewichtung, die vorher durch das 5S-Team
definiert worden ist. Der Auditor selbst
bewertet die Kriterien nach dem optischen
Eindruck.
Das Ergebnis des Audits wird an eine
Datenbank weitergeleitet, welche dieses dann
auswertet und visualisiert.
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5. Die 5S-Methode am Arbeitsplatz umsetzen
Im ersten Schritt werden vor der Umsetzung sämtliche Kriterien von den
zuständigen Beauftragten definiert, um den endgültigen Standard für einen
entsprechenden Zeitraum geltend zu machen.
Der zweite Schritt befasst sich mit der Schulung der Mitarbeiter, damit diese
über die Richtlinien informiert werden, wissen wie die Methode
anzuwenden ist und welche Absicht dahinter steckt.
Einmal im Jahr werden alle dokumentierten und umgesetzten
Verbesserungen dem Richtlinienkatalog hinzugefügt und für alle
veröffentlicht.
Nachstehend wird die Vorgehensweise zur 5S-Methode detailliert
dargestellt.
5.1 Schritt 1: Sortiere
Alle am Arbeitsplatz vorliegenden Gegenstände werden nach ihrer
Verwendung beurteilt.
Gegenstände, die veraltet sind und nicht verwendet werden, müssen
aussortiert oder entsorgt werden.
Besteht Ungewissheit gegenüber der Verwendung eines Gegenstandes,
wird dieser vorerst separat am Arbeitsplatz aufbewahrt und dessen
Gebrauch beobachtet.
Wenn Gegenstände fehlen, müssen diese notiert und Maßnahmen
eingeleitet werden.
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5.2 Schritt 2: Schaffe Ordnung
I. Richtlinien für das Anordnen von Gegenständen:
Sie müssen an Orten entsprechend ihrer Verwendungshäufigkeit
positioniert werden.
Sie müssen nach Gleichartigkeit geordnet werden.
Sie müssen als Satz für gleiche Tätigkeiten gebildet werden.
Sie müssen ergonomisch angebracht werden.
Sie müssen in einer Überschaubaren Vielfalt vorhanden sein.
II. Richtlinien für das Kennzeichnen und Beschriften:
Der Inhalt von Regalen und Schränken muss erkennbar sein.
Gegenstände eines Arbeitsplatzes müssen in derselben Farbe markiert
sein.
Flächen für Gegenstände müssen entsprechend beschriftet sein.
Flächen und Wege müssen entsprechend gekennzeichnet sein.
5.3 Schritt 3: Sauber halten
Richtlinien bezüglich der Einhaltung von Sauberkeit
Festlegung von Arbeiten zur Erhaltung der Sauberkeit.
Tätigkeiten anhand einer Checkliste am Arbeitsplatz ersichtlich machen.
Für den Arbeitsplatz verantwortliche Mitarbeiter auf der Checkliste
benennen.
Mittel zur Durchführung an entsprechenden Flächen zur Verfügung
stellen.
Die Verantwortlichen sind für die Durchführung der Tätigkeiten
verantwortlich.
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5.4 Schritt 4: Standardisieren
Richtlinien bezüglich der Schaffung von Standards:
Die ersten drei „S“ müssen gelebt und zu einem Gegenstand des Alltags
gemacht werden.
Es müssen regelmäßige Audits durchgeführt werden, um die Einhaltung
zu überprüfen.
Es müssen Zeitpunkte definiert werden, an denen gemessen wird, ob ein
Standard sich bewährt hat.
5.5 Schritt 5: Standards verbessern
Richtlinien bezüglich der Verbesserung von Standards:
Alle Ergebnisse und Aktivitäten müssen für alle Mitarbeiter sichtbar sein.
Fotos des vorherigen Zustands und des Ist-Zustands heben Ereignisse
hervor.
Jeder Mitarbeiter hat dafür Sorge zu tragen, dass die Philosophie gelebt
wird.
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Notizen
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Jetzt bist du bereit für neue Taten!
Mit diesem Wissen bist du bereit, 5S zu leben und DEINEN Arbeitsplatz so
zu gestalten, dass du deine Arbeit zu deiner vollsten Zufriedenheit
ausführen kannst.
Viel Spaß!
Bleibe ein Teil des Ganzen!
Mit diesem Katalog kannst du sehen, was
du gemeinsam mit deinen Kollegen erreicht
hast. Jeder kleine Schritt kann etwas Großes
bewirken. Hilf uns weiterhin mit deinen
wertvollen Beiträgen und sei stets ein Teil
des Ganzen!
