IVU . workforceEffIzIEnz Im EInsatz

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für EffIzIEntE aUssEndIEnstEWeil Kosten senken und dabei höhere Qualität zu liefern mehr bedeutet, als schneller oder besser zu arbeiten

Gesetzliche Festlegungen zur Anreizregulierung und der sich liberali­sierende Markt erzeugen einen zunehmenden Kosten­ und Qualitäts­druck bei Energieversorgern und Netzbetreibern. Einsparungen bei gleichzeitig steigender Qualität werden jedoch nicht durch ein schnelleres Abarbeiten einzelner Aufträge erreicht. Vielmehr tragen eine realistische Planung, eine gute Vor­ und Nachbereitung der Tätigkeiten sowie standardisierte Abläufe dazu bei, Prozesskosten signifikant zu senken. Bis zu vierzig Prozent der für die Bearbeitung eines Auftrags notwen­digen Zeit lassen sich so einsparen.

Mehr Effizienz mit IVU.workforce heißt zudem, dass benötigte Informa­tionen nicht mehr mühevoll zusammengesucht werden müssen, sondern jederzeit, ortsunabhängig und tagesaktuell verfügbar sind. Dass Daten nicht mehr unleserlich auf Papier, sondern automatisch, strukturiert und einfach auswertbar erfasst werden. Dass Informationen übersichtlich aufbereitet werden und daraus gewonnene Erkenntnisse die Grundlage für eine messbare und kontinuierliche Verbesserung des täglichen Betriebs schaffen.

Die IVU Traffic Technologies AG verfügt über mehr als 35 Jahre Erfah­rung mit der Einführung von IT­Systemen in den Bereichen Planung und Disposition sowie mobile Steuerung von Mitarbeitern. Mit IVU.workforce bietet sie ein Standardprodukt, das alle Prozesse eines Mehrsparten­versorgers oder Netzbetreibers unterstützt: von der Kapazitäts­ und Auftragsplanung über die Disposition von Mitarbeitern und Ressourcen bis hin zur Durchführung und Rückmeldung von Aufträgen. Die voll­ständig integrierte mobile Lösung ermöglicht den Überblick über alle Tätigkeiten in Echtzeit, so dass auch auf unvorhersehbare Situationen kurzfristig reagiert werden kann.

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„Mit den flexiblen Formularen von IVU . workforce konnten wir die mobilen Formulare unserer 60 Auftragsarten in nur drei Wochen selbst gestalten. Dadurch und dank standardisierter Schnittstellen war es möglich, IVU . workforce parallel mit SAP PM in weniger als einem halben Jahr einzuführen – und das vollständig integriert.“

alois funkert Projektleiter terranets bw

JEdEr KUndE Ist EInzIGartIGUnd IVU . worKforcE VIELsEItIGDa Effizienz schon bei der Einführung beginnt, kombiniert IVU.workforce bewährte Funktionalitäten und individuelle Anpassbarkeit für das Bereitstellen einer Lösung in Rekordzeit

Bei der Einführung von IVU . workforce setzen wir auf unser ziel orien tiertes Vorgehensmodell. Egal ob komplexes Projekt oder schlanke Einführung im Standard – die frühzeitige Einbindung der künftigen Anwender ist der Schlüssel zum Erfolg.

IVU . workforce verfügt über vorgefertigte und anpassbare Prozessvor­lagen für alle Auftragsarten eines Energieversorgers und Netz betreibers. Damit diese den individuellen Bedürfnissen des Kunden entsprechen, begleiten wir dessen Mitarbeiter bereits zu Beginn eines jeden Projektes bei ihrer Arbeit. Von der Planung bis zur Durchführung lernen wir die Arbeitsabläufe aller Auftragsarten kennen, um sie anschließend als Prozess in IVU . workforce passgenau zuschneiden zu können. Die früh­zeitige Installation im Standard ermöglicht es uns, IVU . workforce schon vor seiner endgültigen Einführung betriebsfähig zur Verfügung zu stellen. So können die künftigen Anwender das System gleich im echten Alltag testen und bedarfsgerechte Anforderungen formulieren.

IVU . workforce hat sich bereits bei vielen hundert Anwendern erfolg­reich bewährt. So können fast alle Anforderungen direkt im Standard­produkt und über individuelle Einstellungen realisiert werden. Sollte im Einzelfall doch Entwicklungsarbeit notwendig werden, kann dies dank der erweiterbaren Architektur von IVU.workforce und unserem agilem Entwicklungsprozess schnell und zielsicher umgesetzt werden.

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wIssEn wErwann woHIn GEHtDie Planung und Optimierung mit IVU.workforce spart nicht nur Zeit, sondern erlaubt zielsicher auf Veränderungen zu reagieren

Ziel einer guten Planung ist es nicht nur, den kürzesten Weg von A nach B zu finden. Sie muss dabei auch den vielfältigen Anforderungen der Unter ­ nehmen, deren Mitarbeitern und Kunden gerecht werden. Die Fülle der Einflussfaktoren ist groß: Mit Kunden vereinbarte Termine müssen eingehalten, Aufträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt und gesetzliche Arbeitszeitregelungen beachtet werden. Unterschiedli­che Prioritäten steigern die Komplexität weiter. Für eine realistische Planung sind zudem individuelle Faktoren wie Qualifikationen oder Orts­ kenntnisse der Mitarbeiter sowie Entfernungen zwischen Wohn­ und Auftragsort einzubeziehen.

Ebenso anspruchsvoll gestaltet sich die tägliche Einsatzsteuerung. Kurzfristige Terminverschiebungen oder Stornierungen von Aufträgen, ungeplante zeitkritische Arbeiten oder Krankmeldungen von Mitarbeitern gehören zum Alltag. Da Einsatzpläne immer von bestimmten Gegeben­heiten ausgehen, muss hier kontinuierlich nachjustiert werden. Dank IVU.workforce geht das zeitnah und voll automatisiert. Mit bewährten Algorithmen ermöglicht IVU.workforce die alltagstaugliche sowie flexible Planung und Steuerung aller Ressourcen unter Beachtung individueller Vorgaben.

„ Die Berliner Abrechnungs­ und Servicegesellschaft setzt seit Jahren auf IVU . workforce. Über 98 % der Aufträge werden voll­automatisch und optimal geplant. Die nahtlose Integration von Callcenter und Einsatzplanung erlaubt eine verbindliche Termin­findung bei geringstmöglichen Fahrtkosten innerhalb von Sekunden.“ Peter schildhauer Bereichsleiter Außendienst Berliner Abrechnungs­ und Servicegesellschaft

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PLANUNGUND OPTIMIERUNG

EINSATZ-STEUERUNG

MITARBEITER TEAM

DATEN

ORTUNG

ECHTZEITSTATUS

TOUR

RESSOURCE

KAPAZITÄT

TERMIN

NAVIGATION

MOBILER WORKFLOW

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PLANUNGUND OPTIMIERUNG

EINSATZ-STEUERUNG

MITARBEITER TEAM

DATEN

ORTUNG

ECHTZEITSTATUS

TOUR

RESSOURCE

KAPAZITÄT

TERMIN

NAVIGATION

MOBILER WORKFLOW

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„Die Konfigurierbarkeit vonIVU.workforce.mobile ermöglichtes uns, alle Auftragsarten zumodellieren. Von einfachenFormularen mit wenigen Feldernbis hin zu komplexen Arbeiten mitvielen hundert Einzelschritten istalles abbildbar. Und das Beste:Festgestellte Verbesserungs ­ möglichkeiten bei Abläufen können einfach angepasst, simuliert und sofort zur Nutzung freigegeben werden.“

dr. Gerhard Popp Leiter Anwendungen – Technische GeschäftsfelderStadtwerke München

EInfacH, PraKtIscH,ImmEr daBEIWeil Mitarbeiter ein zuverlässiges Werkzeug zu schätzen wissen

Bereits bei Arbeitsbeginn kann sich der Mitarbeiter die geplanten Auf­träge des Tages ansehen. Die integrierte Beladeliste erlaubt es ihm, sämtliche benötigten Schlüssel, Materialien und Werkzeuge einzusehen und auf Vollständigkeit zu prüfen. So werden Rüstzeiten minimiert und Fehlfahrten verhindert.

Startet der Mitarbeiter seinen ersten Auftrag, leitet ihn das integrierte Navigationssystem am Stau vorbei direkt zum Auftragsort. Am Ziel angekommen, werden ihm alle benötigten Informationen und Daten zum Auftrag auf dem Endgerät angezeigt. Egal ob Planwerksauszüge, Anlagendokumentation oder vorherige Auftragsergebnisse, sämtliche Daten sind mobil verfügbar oder können gezielt im Hintergrund nach­geladen werden, ohne dabei die Tätigkeit unterbrechen zu müssen.

Beginnt der Mitarbeiter die Arbeit, leiten ihn mobile Formulare durchden Auftrag. Sie erlauben eine geführte Datenerfassung mit automa­tischen Plausibilitätsprüfungen. Selbst komplexe Abläufe lassen sich so einfach strukturieren. Nicht benötigte Felder werden gar nicht erst angezeigt. Neben Textfeldern und Auswahlkatalogen stehen dem Außendienstmitarbeiter zudem ein Barcodescanner, eine Fotofunktion, Unterschriftsfelder sowie die Möglichkeit zum Anhängen von Dateien als praktische Eingabehilfen zur Verfügung. Leistungen, Arbeitszeiten so wie Materialverbräuche werden automatisch im Hintergrund anhand der Eingaben erfasst und können im Einzelfall manuell angepasst werden. So spart der Mitarbeiter viel Zeit beim Dokumentieren des Auftrags.

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„IVU . workforce ist bei der NBB in alle relevanten Informations­systeme eingebunden. Egal ob Anlagenakte oder Planwerks­auszug aus unserem GIS System – alle Informationen stehen jederzeit zur Verfügung. So sparen unsere Kollegen die Zeit für das Zusam­mentragen von Informationen und können sich auf ihre eigentliche Arbeit am Netz konzentrieren.“

Ulf altmann Geschäftsführer NBB Netzgesellschaft Berlin­Brandenburg mbH & Co KG

aLLEn datEn VErtraUEn KönnEnZuverlässige Informationen – jederzeit, ortsunabhängig und tagesaktuell

Gerade im Außendienst müssen relevante Auftragsinformationen jeder­zeit aktuell verfügbar sein. Das Beschaffen und Bereitstellen dieser Informationen benötigt jedoch viel Zeit, wenn sie erst aus den ver­schiedensten Systemen zusammengetragen werden müssen. Mit IVU . workforce steht eine integrierte Lösung zur Verfügung, die diesen Aufwand erheblich reduziert.

Für Effizienz im Arbeitsablauf gilt es vor allem, das mehrfache Erfassen gleicher Informationen zu vermeiden. IVU . workforce fügt sich deshalb nahtlos in vorhandene Systemlandschaften ein. So kann direkt auf relevante Daten aus bestehenden Systemen zugegriffen werden. Die standardisierte Datenerfassung vor Ort und die automatische Übertragung der Auftragsdokumentation in die Abrechnungssysteme erlauben einen Datenfluss ohne Medienbrüche. Alle mobil erfassten Daten können über standardisierte Schnittstellen an die relevanten Umsysteme verteilt werden. Dabei werden Stammdatenänderungen einem verantwortlichen Mitarbeiter automatisch zur Prüfung vorgelegt. Bei Bedarf sind Korrekturen möglich. Zusätzliche Plausibilitäts­ kontrollen für Eingaben erhöhen die Datenqualität weiter. Fehler können so schon während der Dateneingabe erkannt werden.

Zusätzlich ist IVU . workforce an die beim Kunden vorhandenen GIS­ und Dokumentenmanagementsysteme angebunden. Disponenten und Mitarbeiter müssen so nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln, sondern erhalten alle benötigten Daten direkt über IVU . workforce. Gerade wenn Informationen nur in bestimmten Situatio­nen benötigt werden, zahlt sich die Integration aus. Selbst größere Dokumente können im Bedarfsfall im Hintergrund nachgeladen werden, ohne dass die Arbeit unterbrochen werden muss.

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IVU. 35 JaHrE ErfaHrUnGSeit nunmehr 35 Jahren entwickelt die IVU erfolgreich Lösungen für alle logistischen Anforderungen – vom öffentlichen Personen­ und Güter verkehr bis hin zur Transportlogistik und Instandhaltung von Ver­ sorgungsnetzen. Mit ihren standardisierten Softwareprodukten und maß geschneiderten IT­Lösungen sorgt sie bei über 500 Kunden weltweit dafür, dass Verkehr und logistische Prozesse effizient und gut organisiert ablaufen.

Mit ihrer Logistiklösung IVU . workforce unterstützt die IVU service­orientierte Unternehmen in allen Aufgabenbereichen: von der Planung und Disposition über die Steuerung von Fahrzeugflotten und Außen­dienstmitarbeitern bis hin zur mobilen Auftragsbearbeitung mit anschlie­ßender Status­ und Ergebnisrückmeldung. Neben Energieversorgern und Netzbetreibern setzen zahlreiche Entsorgungsunternehmen und Winterdienste, Baustofftransporteure sowie Einzelhandelsunternehmen und Postdienstleister auf die Logistikprodukte der IVU. Ob Komplett­lösung oder einzelne Komponenten – alle Produkte basieren auf offenen Standards und lassen sich in unterschiedlichste Systemumgebungen integrieren. Doch auch die beste Technik ist nur so gut wie ihre Entwickler. Deshalb beruht die Stärke der IVU ganz wesentlich auf der Leistung, dem Wissen, der Motivation und Persönlichkeit ihrer Mitarbeiter. Mehr als 350 Ingenieure an acht Standorten in sieben Ländern arbeiten täglich an den leistungsstarken Softwarelösungen von morgen. Sie beraten Kunden, erarbeiten Konzepte, optimieren Abläufe und implementieren Systeme in Rekordzeit.

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IVU . worKforcEauftragserfassung

Manuelle Auftragserfassung

Übernahme von Aufträgen aus Umsystemen

Objektverwaltung mit Wartungsplanung

ressourcenplanungKapazitätsplanung und Verfügbarkeitsplanung

Zeitlich einschränkbare Qualifikationsprofile

Vertreterregelungen

Abbilden von Organisationsstrukturen und Verantwortlichkeiten

disposition und optimierungGrafische Disposition über ein interaktives Gantt­Diagramm

Automatische Tourenplanung und Disposition

Optimale Terminfindung und Callcenter­Integration

Bewertete Planungsvorschläge

Berücksichtigung von Terminen und Zeiträumen, Fahrtwegen, Qualifikationen, Gebieten und Standorten, Auslastungen, Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Teams

Status­ und Ergebnisrückmeldung in Echtzeit

GIs IntegrationIntegrierte interaktive Karten

Automatische Geokodierung von Adressen

Erzeugen von Planwerksauszügen

Integrierbare Standard GIS­Clients (z.B. Smallworld)

dokumentenmanagementAnhängen von beliebigen Dokumentenarten an Aufträge

Integration in bestehende Dokumentenmanagement­ systeme

Übertragen von Dokumenten in Abhängigkeit von der Verbindungsgeschwindigkeit

Einfaches Nachladen von Dokumenten bei mobilem Bedarf

reportingWebbasiertes Reportingportal, Reportdesigner

Vorgefertigte Berichte und Statistiken

IVU . worKforcE.moBILEauftragsübersicht

Filterbare und sortierbare Auftragsliste, Beladeliste

Hinweise auf vereinbarte Termine und Prioritäten

Mobiles Erstellen von ungeplanten Aufträgen

zielfindungNavigation zum Auftragsort mit Stauvermeidung

auftragsbearbeitungFrei gestaltbare Abläufe, Checklisten und Formulare

Geführte interaktive Auftragsbearbeitung

Hinterlegte Auswahlkataloge

Plausibilitätsprüfungen

Verarbeiten von Unterschriften, Barcodes, Fotos etc.

zeit- und LeistungserfassungMobile Zeiterfassung

Krankmeldungen und Urlaubsanträge

Rückmeldung an Zeiterfassungssysteme

Automatische Leistungserfassung im Hintergrund

Automatische Erfassung verbrauchter Materialien und pauschal abrechenbarer Leistungspositionen

Revisionssichere Korrektur von Leistungen

ortung und KommunikationAuftragsbezogene Chatfunktion

Austausch freier und vordefinierter Textnachrichten

Einzel­ und Intervallortung

Spurverfolgung

Unterdrücken der Ortung in Pausenzeiten

technologieOnline­/offlinefähig mit intelligenter Hintergrundsynchronisation

Integriertes Update und Softwareverteilkonzept

Unterstützte Plattformen: Windows, Windows Mobile, Android, iOS

IVU . worKforcE Im üBErBLIcK

IVU Traffic Technologies AGBundesallee 8812161 Berlin

T + 49.30.859 06 ­0F + 49.30.859 06 ­111

post@ivu.de www.ivu.de

Gründung1976

Börsengang2000

Mitarbeiter350

VorstandMartin Müller­Elschner (CEO)Dr. Helmut BergsteinFrank Kochanski

HauptsitzBerlin (DE)

NiederlassungenAachen (DE)Birmingham (UK)Bogotá (CO)Dubai (AE)Rom (IT)Santiago de Chile (CL)Veenendaal (NL)

Stand: Oktober 2013