Johann Strasser – The Project Group Michael Meisters – Alegri International Service

Johann Strasser – The Project GroupMichael Meisters – Alegri International Service

Enterprise Project Management Infowoche

10. bis 14. Mai 2004

Themen der Project Infowoche

• Enterprise Project Management auf Basis vonMicrosoft Office Project 2003

• Portfolio-Management • Ressourcen-Management • Projektmanagement • Zusammenarbeit & Kommunikation

Dargestellt an den folgenden Benutzergruppen:Dargestellt an den folgenden Benutzergruppen: ProjektleiterProjektleiter ProjektmitarbeiterProjektmitarbeiter Projektmanagement OfficeProjektmanagement Office Klassisches ManagementKlassisches Management

Agenda zur Project Infowoche

• 10:00 – 10:15 Vorstellung / Einleitung• 10:15 – 11:00 Was ist unternehmensweites

Projektmanagement (EPM)?• 11:00 – 12:00 Live Demo: Projektmanagement aus Sicht

des Projektmanagers / Projektmitarbeiters• 12:00 – 12:15 1. Kundenreferenz: erfolgreicher Einsatz von

Microsoft Project in der Praxis• 12:15 – 13:00 Mittagspause • 13:00 – 14:30 Live Demo: Projektmanagement aus Sicht

des Projektmanagement Office und des klassischen Managements

• 14:30 – 14:45 2. Kundenreferenz: erfolgreicher Einsatz von Microsoft Project in der Praxis

• 14:45 - 15:00 Kaffeepause• 15:00 – 15:45 Partnerlösungen / Q&A • 15:45 – 16:00 Abschluss / offizielles Ende

Partnerprofil Alegri International Service

• Gründungsjahr: 2001• Standorte: München, Wien• Dienstleistungsangebot:

• Implementation EPM Lösung• .Net Applikationsentwicklung• Projektmanagement• Content und Enterprise Portale

• Produkte:• Alegri APS ProjectCenter 1.0

- Projekt- und Portfoliomanagement - Unternehmens-Risikomanagement

Partnerprofil The Project Group

• Gründungsjahr: 1998• Standorte: Unterhaching (München)• Dienstleistungsangebot:

• Implementation EPM Lösung• Schnittstellenentwicklung• Beratung und Schulung

• Produkte:• PSLink (SAP Integration)• TeamLink (Kommunikationsuntestützung)• Weitere AddOns

Unternehmensweites Projektmanagement mit Microsoft Project 2003

Pain Points

• Wie stelle ich sicher, dass alle Mitarbeiter innerhalb eines Projektes mit dem aktuellen Projektplan arbeiten?

• Wie kann ich die Produktivität des Projektteams steigern?

• Wie vermeide ich zeitintensive Administrationstätigkeiten?

• Welche Kommunikationsplattform kann ich zur Verfügung stellen?

• Welche Kollaborationswerkzeuge kann ich einsetzen?

• Wie erhalte ich zeitpunktgenaue Auswertungen?

Ziele des EPM

• Befriedigung der Anforderungen – Aller Projektbeteiligten– Aller Projektinteressenten

• Zentrales Management von Ressourcen und Kapazitäten

• Gemeinsame Ressourcennutzung• Die richtigen Daten für jeden Beteiligten• Portfolioplanung als zentrale Aufgabe

– Priorisierung– Budgetierung– Konfliktlösung

Ziele des EPM

• Koordination– Fachlich– Terminlich

• Vorausschauende Planung – Ressourcenengpässe vermeiden– Rahmenterminpläne erstellen

• Umfassende Kostensteuerung– Aufwandsbezogene Kosten– Investitionen

• Verbesserte Kommunikation und Dokumentenaustausch

Overview of the Microsoft Office EPM Solution Products…

Easily Create Enterprise Project Plans

Creating Enterprise Projects

Centrally Store Projects, Resources & Reporting


Enabling Team Participation


Team Participation


Deliverables & Projects Stay Together

Project Documents, Issues/Risks & Tasks


Team Participation



Better Project Productivity

More Productive Projects


Team Participation


Line of Business Systems(SAP)

Putting IT Investments to Work



Get more from yourIT Investments


Team Participation


Line of Business Systems(SAP)

The Microsoft Office EPM Solution



Get more from yourIT Investments


Team Participation

Portfolio-management, Reports

Geschäftsleitung

ProjektmanagerIntuitives Projektmanagement

ProjektmitarbeiterVerwendung bekannter

Werkzeuge

ResourcenmanagerQualifikationsbasiertes Resourcenmanagement

Rollen im EPM

ITOffene, sichere Systeme

Geschäftsführung, AbteilungsleiterWie sehe ich die Projekte in meiner Organisation?

Was ist der Status meiner 3 wichtigsten Initiativen?

Geschäftsführung, AbteilungsleiterWie sehe ich die Projekte in meiner Organisation?

Was ist der Status meiner 3 wichtigsten Initiativen?

ProjektmitarbeiterWas muss ich diese Woche tun?

Wie kann ich mit meinen Kollegen kommunizieren?

ProjektmitarbeiterWas muss ich diese Woche tun?

Wie kann ich mit meinen Kollegen kommunizieren?

IT ManagerWie binden wir unsere Backend-Systeme ein?

Wie können wir die Systeme ausrollen und monitoren?

ResourcenmanagerWer ist verfügbar für neue Projekte?

Wer arbeitet an was und haben die Mitarbeiter das richtige Wissen?

ProjektmanagerWann sind wir fertig und zu welchen Kosten?

Können wir Erfahrungen wiederverwenden?

What EPM Stakeholders use

• Construct Plans• Allocate Resources• Develop Schedules

& Milestones

• Construct Plans• Allocate Resources• Develop Schedules

& Milestones

• See Project Status• Assign Resources• Report Time &

Progress

• See Project Status• Assign Resources• Report Time &

Progress

• Configure System• Manage Users &

Permissions

• Configure System• Manage Users &

PermissionsIT Administrators

Project Managers

ExecutivesResource Managers

Team Members

Microsoft Project 2003 Architektur

SQL ServerSQL Server

Professionelle Professionelle ProjektmanagerProjektmanager

Wer:Wer:

Wie:Wie:

Ist bereits eine SQL-CAL Ist bereits eine SQL-CAL vorhanden, so ist keine weitere vorhanden, so ist keine weitere

notwendignotwendig

CAL für PSCAL für PS CAL für PSCAL für PS

Interne/Externe Teammit-Interne/Externe Teammit-glieder und Geschäftsführerglieder und Geschäftsführer

CAL für CAL für SQLSQL

CAL für CAL für SQLSQL

Project Web Project Web AccessAccess

20032003

Microsoft Microsoft Project Prof.Project Prof.

20032003

Projektmanagement aus der Sicht des Projektmanagers / Projektmitarbeiters

Live-Demo

Die Rolle der Projektleiter

• Personen mit Projektverantwortung• Anforderungen

– Einleitung– Projektplanung– Kommunikation– Projektüberwachung– Berichtswesen – Projektdokumente verwalten

Aufgaben in Microsoft Project

• Neuanlage eines Projekts– Enterprise Vorlagen– Project Guide

• Ressourcen nutzen und einbinden– Teamerstellung mit Enterprise Res.pool– Generische Ressourcen

• Projektinformationen aufbereiten– Enterprise Strukturen nutzen– Projektinfrastruktur: Dokumente und Offene Punkte,

Benachrichtigungen

Projekte anlegen

• Projekte erzeugen– Aus Vorlage– Enterprise Muss-Felder

• Einzelprojekt-Planungsprozesse• Veröffentlichung von Informationen

Enterprise Ressourcenmanagement

• Zuordnung durch Bildung eines Projektteams• Planung auf Phasen/Vorgangsebene

– Kurzfristig: Mitarbeiter– Mittel-/Langfristig: Generische Ressource

• Auslastungskontrolle durch Projektleiter– Im einzelnen Projekt / Offline

• Detaillierung passend zur Fortschreibung

Projektinfrastruktur

• Aufgabenlisten– Aus Projektvorgängen– Aus Outlookvorgängen

• Offene Punkte– Über Share Point Team Services verwaltet– Je Projekt mit Zugriffsregelung– Zuständigkeit und Statuskontrolle

• Diskussionsforen– Ähnlich Newsgroup je Projekt

• Dokumente– Ablage in Unterstrukturen je Projekt– Volltextindizierung– Mit Share Point Portal Server auch Versionierung

Projektinfrastruktur

Rolle und Aufgaben der Projektmitarbeiter

• Eigene Planung– Aufgabenlisten– Eigene Vorgänge und Rückmeldung

• Projektinformationen– Statusberichte– Dokumente– Offene Punkte (Probleme)

• Integration– Email Benachrichtigungen– Outlook

Projektfortschreibung

• Zeiterfassung durch alle Mitarbeiter– Projektaufwände– Abwesenheiten– Besprechungen, Schulung usw.

• Aktualisierung der Projekte mit Istaufwänden• Leistungsverrechnung in ERP Systemen• Nächste Planungsrunde

– Projektterminierung– Ressourcenoptimierung

Projektmanagement aus der Sicht des PMO / klassischen Managements

Live-Demo

Aufgaben des PMO

• Schnittstellenfunktion– Daten aus den Projekten– Daten fürs Management

• Übergreifende Auswertungen• Ressourcenverwaltung und Benutzerpflege /

Berechtigungen

PMO Tools in Microsoft Project (1)

• Projekt Center– Übersicht– Übergreifende Auswertungen

• Ressourcen Center– Übersicht– Übergreifende Auswertungen – Verfügbarkeit

• Berichtstrukturen festlegen– Outline Codes– Mussfelder– Web Access Ansichten

PMO Tools in Microsoft Project (2)

• Portfolio Analysierer– OLAP Daten– In Pivot Tabellen Form

• Ressourcenoptimierung– Modellierung– Teilportfolios

• Sicherheit– Zugriffsrechte– Integration in vorhandene Infrastruktur

• Archivierung / Versionen

Klassisches Management

• Vorbereitetes Berichtswesen

– Ansichten zu Kosten und Termine – Konsolidierte Daten– Ampelfunktionen

• Entscheidungsgrundlage– Portfolioansichten– Digital Dashboard

• Optimierung– Szenarien und What-If

Informationen im Internet

www.microsoft.com/germany/ms/project2003/ www.microsoft.com/office/project www.microsoft.com/germany/ms/project2003/veranstaltungen/

index.htm www.microsoft.com/germany/ms/project2003/loesungspartner/

matrix_loesungspartner.htm www.microsoft.com/germany/ms/project2003/showroom/index.htm http://www.microsoft.com/germany/ms/project2003/epm/index.htm www.mpug.org

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