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Klickanleitung MACH Web Info Letzte Änderung: 18.03.2014 Landeskirchenamt der Evangelischen Kirche im Rheinland Projekt Neues Kirchliches Finanzwesen (NKF) Hans-Böckler-Straße 7 40476 Düsseldorf Wir weisen darauf hin, dass dieses Dokument nur für die interne Verwendung in den NKF-Umstellungsprojekten der EKiR sowie für jetzige und künftige NKF-Anwenderinnen und -Anwender bestimmt ist. Eine Weiterverbreitung über diesen Bereich hinaus ist untersagt. Weitere Verwendungen benötigen der ausdrücklichen Genehmigung durch das Landeskirchenamt.

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Klickanleitung

MACH Web Info

Letzte Änderung: 18.03.2014

Landeskirchenamt der Evangelischen Kirche im Rheinland

Projekt Neues Kirchliches Finanzwesen (NKF)

Hans-Böckler-Straße 7

40476 Düsseldorf

Wir weisen darauf hin, dass dieses Dokument nur für die interne Verwendung in den NKF-Umstellungsprojekten der EKiR sowie für jetzige und künftige NKF-Anwenderinnen und -Anwender bestimmt ist. Eine Weiterverbreitung über diesen Bereich hinaus ist untersagt. Weitere Verwendungen benötigen der ausdrücklichen Genehmigung durch das Landeskirchenamt.

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INHALTSVERZEICHNIS

1. Hinweise zur Nutzung des Dokumentes ................................................................................... 3

1.1 Historie 3

1.2 Darstellung der Auswertungsmöglichkeiten 3

2. Aufrufen und Einrichten von MACH Web-Info ......................................................................... 4

2.1 Bei der ersten Anmeldung in MACH Web 4

2.2 Option: Startseite einrichten 7

2.3 Ab der zweiten Anmeldung in MACH Web 11

3. Anwendung AObj. auswerten .................................................................................................. 13

3.1 Abrechnungsobjekte auswerten bei eingerichteter Startseite 13

3.2 Abrechnungsobjekte ohne eingerichtete Startseite auswerten 14

3.3 Einstellungsoptionen in der Anwendung AObj. auswerten 16

3.3.1 Spalten aus- und einblenden ................................................................................ 16

3.3.2 Detaillierte Informationen anzeigen ...................................................................... 19

3.3.3 Berichte ausdrucken und exportieren ................................................................... 21

3.3.4 Alternative BAB nutzen ......................................................................................... 22

4. Anwendung Belege auswerten ................................................................................................ 25

4.1 Belege auswerten 25

4.2 Einstellungsoptionen in der Anwendung Belege auswerten 30

4.2.1 Suchprofile anlegen .............................................................................................. 30

4.2.2 Belegliste erstellen und exportieren ..................................................................... 31

5. Anwendung Kostenarten auswerten ....................................................................................... 32

5.1 Kostenarten auswerten 32

5.2 Einstellungsoptionen in der Anwendung Kostenarten auswerten 34

5.2.1 Suchprofile anlegen .............................................................................................. 34

5.2.2 Tabellen konfigurieren .......................................................................................... 34

5.2.3 Berichte zu Kostenarten erstellen und exportieren .............................................. 35

6. Exporteinstellungen einrichten ............................................................................................... 36

7. Abmelden ................................................................................................................................... 37

8. Ansicht einer Eingangsrechnung im Web-Vorsystem .......................................................... 38

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1. Hinweise zur Nutzung des Dokumentes

Der Aufruf und die Nutzung der im Arbeitspapier beschriebenen Anwendungen setzt die Zugriffsrechte der Benutzer auf diese Anwendungen voraus.

Die vorliegende Klickanleitung beschreibt die notwendigen Schritte nach der Erstanmeldung eines Benutzers und die möglichen Konfigurationsmöglichkeiten für die komfortable Nutzung von MACH Web Info.

1.1 Historie

Version Datum Bemerkung

1.0 23.03.2012 Erst-Erstellung der Klickanleitung

1.1 09.12.2012 Ergänzung Aufrufen eines Belegs im Web-Vorsystem

1.2 17.03.2014 Inhaltliche Ergänzungen (u.a. aufgrund von Nutzeranfragen), Umsortie-rung und Ergänzung von Kapiteln

1.2 Darstellung der Auswertungsmöglichkeiten

Diese Klickanleitung zeigt auf,

• Wie Sie die Anwendung MACH Web-Info aufrufen und einrichten

• Welche Auswertungen Ihnen über MACH Web-Info zur Verfügung stehen und wie Sie diese durch-führen. Dies sind:

• Abrechnungsobjekte auswerten Auswertung zu einzelnen (Teil-)Handlungsfeldern, Handlungsobjekten usw. die als Abrech-nungsobjekte in MACH angelegt sind, z.B. bezogen auf das Handlungsfeld „Gottesdienst und Kirchenmusik“, das Teilhandlungsfeld „Kirchenmusik“, einen Friedhof oder eine KiTa. Hier stehen Ihnen verschiedene in MACH eingerichtete Auswertungsstrukturen (BABs) zur Ver-fügung (siehe Kapitel 2.3 ) Ausgehend vom Abrechnungsobjekt können jeweils die bebuchten / beplanten Konten ausge-wählt und die Buchungen angezeigt werden.

• Belege auswerten Auswahl einzelner Belege nach verschiedenen Selektionskriterien und Anzeige des MACH-Belegs

• Kostenarten auswerten: Darstellung der Buchungen bzw. Planung zu einzelnen Konten und mit Zuordnung der jeweili-gen Abrechnungsobjekte (bebuchte bzw. beplante Konten auf Basisebene 0) Selektionskriterien: Konten, Abrechnungsobjekte, Perioden

Freie Auswertungsmöglichkeiten mit einer selbst definierten Auswahl von Feldern stehen nicht zur Verfügung. In der Abrechnungsobjektinfo lässt sich das Layout über das Ein-/Ausblenden von an-gezeigten Spalten oder der Änderung der Spaltenreihenfolge ändern. Zusätzlich kann der Excel-Export für weitergehende Auswertungen oder grafische Darstellungen genutzt werden.

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2. Aufrufen und Einrichten von MACH Web-Info

2.1 Bei der ersten Anmeldung in MACH Web

Starten Sie den Internet-Browser, beispielsweise Mozilla Firefox oder Internet Explorer.

Tragen Sie in die Adressleiste: https://web-ekir.citkomm.de/machweb/ ein.

Klicken Sie auf Zur Anmeldung.

Geben Sie nun Ihre Benutzerkennung und das Kennwort ein. Achten Sie darauf, die

Datenbank 01_EKiR_Produktion

ausgewählt zu haben; nur dann arbeiten Sie in der Produktivumgebung und erhalten die aktuellen Daten. Die Datenbank, auf die Sie nun zugreifen, ist dieselbe, die auch von MACH c/s z,B. im Verwal-tungsamt genutzt wird. Gerade gebuchte Belege finden Sie zeitgleich in MACH Web Info wieder.

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Bei der ersten Anmeldung in MACH Web müssen Sie folgende Tätigkeiten durchführen, die Sie ab der nächsten Anmeldung nicht mehr durchführen müssen:

• Ihr Kennwort ändern,

• Ihren Mandanten auswählen,

• ggf. die Startseite von MACH Web Info einrichten.

Um Ihr Kennwort zu ändern tragen Sie das Ihnen gegebe Kennwort in das Feld Altes Kennwort ein und tragen in die Felder Neues Kennwort und Kennwortbestätigung das neue Kennwort ein, welches Sie sich selbst ausdenken. Die Passwortänderung gilt nicht für das Web-Vorsystem!

Um Ihren Mandanten auszuwählen klicken Sie in der Menüzeile auf Umgebung und dann auf Man-

dant wechseln.

Tragen Sie in das Feld Suchbegriff entweder „Sternchen - einen Teil des Suchbegriffes des Mandan-ten - Sternchen“ (bspw. *KiTa*, dann zeigt die Software die Mandanten an, in deren Suchbegriff die Zeichenkette zwischen den Sternchen zu finden ist) oder die Zeichen „*“ (dann zeigt die Software alle Ihnen zur Verfügung stehenden Mandanten an) ein. Lösen Sie die Suche nach dem Mandanten mit der Tabulator-Taste aus.

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Klicken Sie auf den gewünschten Mandanten und anschließend auf die Diskette oberhalb der Man-dantensuchbegriffe.

Ab hier stehen Ihnen in der Menüzeile Information die Anwendungen „Buchhaltung / Belege auswerten“, „KLR / AObj auswerten“ und „Übergreifend / Partnerinfos anzeigen“ für den gesamten Mandanten zur Verfügung. Für die Einrichtung der Startseite von MACH Web Info folgen Sie bitte der Anleitung.

Hinweise:

Innerhalb eines Mandanten haben Sie je nach Aufgabengebiet (und daraus folgender Rechtevergabe) über MACH Web-Info Zugriff auf ausgewählte Abrechnungsobjekte eines Mandanten oder auf alle Abrechnungsobjekte des Mandanten.

Falls Sie Zugriff auf ausgewählte Abrechnungsobjekte haben, arbeiten Sie über das sogenannte Mitarbeiterportal, und in der Starleiste steht das Wort „Mitarbeiter“. Falls Sie Zugriff auf alle Abrechnungsobjekte des Mandanten haben, steht das Wort Mitarbeiter dort nicht, da Sie nicht über das Mitarbeiterportal arbeiten.

Falls Sie auf weitere Mandanten Zugriffsrechte haben, können Sie jederzeit über die Anwendung „Mandanten wechseln“ in den jeweiligen Mandanten wechseln.

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2.2 Option: Startseite einrichten

Um die Startseite von MACH Web Info einzurichten klicken Sie auf Umgebung / System und dann auf Startseite bearbeiten.

Im nun geöffneten Fenster klicken Sie auf Neue Seite.

Tragen Sie in das Feld Titel eine für Sie sinnvolle Überschrift für das auszuwertende Abrechnungsob-jekt ein und speichern Sie Ihren Eintrag mit einem Klick auf die Diskette.

Klicken Sie nun im Regiebereich (linker Teil der Maske) auf Neuer Frame.

Tragen Sie in das Feld Titel eine für Sie sinnvolle Überschrift für das auszuwertende Abrechnungsob-jekt ein.

Wählen Sie in der Listbox des Feldes Typ den Eintrag Filter.

Wählen Sie in der Listbox des Feldes Filter den Eintrag Abrechnungsobjekte.

Wählen Sie in der Listbox des Feldes Anwendung den Eintrag AObj auswerten.

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Da Sie alle Abrechnungsobjekte mehrerer Ebenen auswerten können, haben Sie die Möglichkeit vor dem Speichern mit der Diskette und dem anschließenden Klick auf die Haus-Schaltfläche auf die drei Punkte neben der Listbox des Feldes Filter zu klicken. Hierdurch können Sie bestimmen, ob Sie nur die Verdichtungsebene (bspw. Handlungsfeld) oder alle bzw. ausgewählte Basisabrechnungsobjekte auf der Startseite sofort sehen wollen.

Hinweis: Falls Sie bereits mit der Diskette gespeichert und durch Klick auf die Haus-Schaltfläche die Einrichtung der Startseite abgeschlossen haben, können Sie über die Menüleiste und die Einträge Umgebung/Startseite einrichten jederzeit wieder zurück, um Ihre Einrichtung abzuändern.

Im nun geöffneten Fenster wählen Sie in der Listbox des Feldes Ebene den gewünschten Eintrag aus. Im Standard ist (Nicht berücksichtigen) ausgewählt. Je nach Berichtsinteresse können Sie entweder gezielt eine Ebene (bspw. Handlungsfeld oder Gesamthaushalt) oder bestimmte Abrechnungsobjekte durch Eingabe der achtstelligen Abrechnungsobjektnummer auswählen. Sie müssen dabei darauf achten, dass das Abrechnungsobjekt in der entsprechenden Ebene angelegt ist.

Speichern Sie Ihre gewünschte Eingabe mit einem Klick auf die Diskette.

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Speichern Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Diskette:

Klicken Sie nun oben rechts in der Symbolleiste auf die Haus-Schaltfläche um zur Startseite zu gelan-gen.

Somit ist das Einrichten der Startseite abgeschlossen und es werden alle Abrechnungsobjekte ange-zeigt, die Sie ausgewählt haben. Falls gewünscht, können Sie noch weitere Selektionsvorgaben auf der Startseite hinterlegen. Hierfür müssen Sie einfach die oben beschriebenen Schritte wiederholen.

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2.3 Ab der zweiten Anmeldung in MACH Web

Starten Sie den Internet-Browser, beispielsweise Mozilla Firefox oder Internet Explorer.

Tragen Sie in die Adressleiste https://web-ekir.citkomm.de/machweb/ ein.

Klicken Sie auf Zur Anmeldung.

Geben Sie nun Ihre Benutzerkennung und das Kennwort ein. Achten Sie darauf, die Datenbank

01_EKiR_Produktion ausgewählt zu haben; nur dann arbeiten Sie in der Produktivumgebung und erhalten die aktuellen Daten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Startseite.

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Hier stehen Ihnen ab sofort die folgenden Anwendungen zur Verfügung:

Information / KLR / AObj. auswerten -> Hier können Sie gezielt einzelne Abrechnungsobjekte (Kita, Pfarrhaus, etc) oder Verdichtungsobjekte (Handlungsfeld, gesamter Mandant etc.) hinsichtlich der Budgetzahlen (IST, Plan, Buchung etc.) auswerten. Darüber hinaus sind auch Auswertungen der Zusatzkontierung (z.B. zur DIN 276 oder zu Kollekten) möglich. Als Auswertungsstrukturen (BAB) stehen Ihnen neben dem 0-Basis-BAB die Ergebnisrechnung/-planung, die Teilergebnisrechnung/-planung und die Saldenliste KTR/KST (= Saldenliste Kostenträger/Kostenstellen) zur Verfügung.

Information / Buchhaltung / Belege auswerten -> Hier können Sie gezielt nach einzelnen Belegen bspw. aus dem Web-Vorsystem suchen (vgl. mit Beleginfo Rechnungswesen in MACH c/s)

Information /KLR /Kostenarten Information -> Hier können Sie die Buchungen bzw. Planung zu ein-zelnen Konten mit Zuordnung der jeweiligen Abrechnungsobjekte (bebuchte bzw. beplante Konten auf Basisebene 0) auswerten.

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3. Anwendung AObj. auswerten

3.1 Abrechnungsobjekte auswerten bei eingerichteter Startseite

Falls Sie sich eine Startseite eingerichtet haben (siehe 2.1) können Sie das jeweilige Abrechnungsob-jekt direkt auswählen:

Klicken Sie hierzu auf die unterstrichene Zahl in der Spalte Abrechnungsobjekt, in diesem Beispiel die Zahl 12110000.

Daraufhin öffnet sich die Auswertung, welche beispielsweise so aussieht:

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3.2 Abrechnungsobjekte ohne eingerichtete Startseite auswerten

Falls Sie keine Startseite eingerichtet haben, können Sie unter Information / KLR / AObj. auswerten jeweils ein Abrechnungsobjekt auswählen, welches Sie in einem bestimmten Abrechnungszeitraum auswerten möchten.

Hierzu können Sie im sich öffnenden Fenster entweder direkt die achtstellige Nummer des Abrech-nungsobjektes eingeben und die folgenden Eintragungen vornehmen, oder über einen Doppelklick mit der linken Maustaste im Feld Abrechungsobjekt in ein Suchfenster wechseln:

Möchten Sie unterschiedliche BAB als Grundlage der Auswertung nutzen, so aktivieren Sie diese über die Extras-Schaltfläche (Pin-Nadel oberhalb der Listboxen). Die Auswertung basiert sonst auf dem 0-Basis-BAB.

Im folgenden Suchfenster können Sie jetzt nach unterschiedlichen Kriterien Abrechnungsobjekte su-chen und in einem nächsten Auswertungsschritt übernehmen. Im untenstehenden Beispiel sollen alle Abrechnungsobjekte der Ebene 5 Handlungsfeld gesucht werden:

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Mit einem Klick auf den unterstrichenen Text wird das Abrechnungsobjekt übernommen:

In einem letzten Schritt müssen jetzt noch die Pflichtfelder ausgefüllt werden. Beim Rastertypen wird der Typ RWJahre (für das Rechnungswesenjahr) empfohlen um alle Buchungen des jeweiligen Jah-res zu sehen:

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Im Anschluss erscheint nach dem Klick auf „Weiter“ der BAB des ausgewählten Abrechnungsobjektes für den ausgewählten Abrechnungszeitraum:

Falls eine Verdichtungsebene (bspw. Handlungsfeld oder Gesamthaushalt) ausgewählt wurde, wer-den die Werte dieses Verdichtungsobjektes angezeigt. Über das Anklicken des Waage-Symbols („Ba-sisAOBJ anzeigen“) werden die Werte auf den Basisabrechnungsobjekten in der jeweiligen BAB-Zeile dargestellt.

Plan/Ist-Vergleiche für einen Gesamtmandanten, ein Handlungsfeld, Teilhandlungsfeld oder darunter liegende Ebenen von Abrechnungsobjekten sind nach entsprechender Vorauswahl des Abrechnungs-objektes durch die Spalten „Planung“ und „Buchung“ sowie des daraus errechneten Wertes „Verfüg-bar“ ersichtlich. Weitere BAB-Typen die in der Anwendung AObj. auswerten zur Verfügung stehen, sind in Kapitel 3.3.4 beschrieben.

3.3 Einstellungsoptionen in der Anwendung AObj. auswerten

3.3.1 Spalten aus- und einblenden

Falls Sie möchten, können Sie einzelne Spalten aus- oder einblenden oder die Spalten in eine andere Reihenfolge bringen.

Um Spalten auszublenden oder die Reihenfolge zu ändern scrollen Sie nach rechts. Am rechten obe-ren Ende der Tabelle sehen Sie die Schaltfläche zum Konfigurieren der Tabelle. Klicken Sie diese an.

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Im nun geöffneten Fenster können Sie mit den Links- und Rechts-Pfeilen in der Mitte der Maske Spal-ten aus Ihrer Auswertung entfernen,, indem Sie sie nach links in die Box Mögliche Spalten schieben: Ebenso können Sie Spalten hinzufügen, indem Sie sie nach rechts in die Box Zugeordnete Spalten schieben. Mit den Rauf- und Runter-Pfeilen am rechten Rand der Maske können Sie die Reihenfolge der Spalten verändern.

Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf die Diskette.

Um Ihre neue Spaltenkonfiguration zu nutzen, scrollen Sie wieder nach links und klicken auf die Aktu-alisieren-Schaltfläche.

Die von Ihnen gewählte Spaltenkonfiguration bleibt nun erhalten, bis Sie sie wieder ändern.

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Die Auswertung könnte nun beispielsweise so aussehen:

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3.3.2 Detaillierte Informationen anzeigen

Um detailliertere Informationen zu den Zahlen zu erhalten, können Sie auf das blaue Buch in einer Zeile klicken.

Daraufhin werden Ihnen die Konten (Kostenarten) angezeigt, die in dieser Zeile der Auswertung zu-sammengefasst sind.

Hinweis: Falls Sie möchten, können Sie auch in dieser Tabelle nach rechts scrollen und die Tabelle nach Ihren Vorstellungen konfigurieren.

Um nun noch detailliertere Informationen zu den gebuchten Beträgen auf den Konten (in diesem Bei-spiel die Konten 474900 und 479900) zu erhalten klicken Sie auf die unterstrichene Zahl in der Spalte Buchung, beispielsweise die Zahl -99.520,00.

Daraufhin öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die einzelnen Positionen angezeigt werden, aus denen sich der gebuchte Betrag auf dem Konto zusammensetzt.

Hinweis: Falls Sie möchten, können Sie auch in dieser Tabelle nach rechts scrollen und die Tabelle nach Ihren Vorstellungen konfigurieren.

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Falls Sie sich nun detailliertere Informationen zu einem der angezeigten Belege sehen möchten, kli-cken Sie auf die unterstrichene Zahl in der Spalte Beleg.

Daraufhin öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie die einzelnen Komponenten des Beleges anse-hen können.

Klicken Sie im Regiebereich (linke Seite der Maske) auf die Plus-Zeichen, um eine weitere Ebene zu öffnen (ähnlich wie Sie es im Windows-Explorer tun) bzw. auf das Minus-Zeichen, um Ebenen zu schließen.

Jede Zeile, die Sie im Regiebereich anklicken, wird Ihnen im Detailbereich (rechte Seite der Maske) angezeigt.

Hinweis: Um einen Schritt (ein Fenster) zurück zu gehen, bspw. von der Ansicht des einzelnen Bele-ges zur Ansicht aller Belegpositionen schließen Sie das Fenster, in dem Sie gerade Zahlen betrach-ten, über das Kreuz rechts oben. Dieses Vorgehen wiederholen Sie solange, bis Sie wieder in der ersten Ansicht, dem Überblick über das Abrechnungsobjekt, sind.

Option Verdichtungsobjekt: Falls eine Verdichtungsebene (bspw. Handlungsfeld oder Gesamthaushalt) im Suchdialog ausgewählt wurde, werden die aggregierten Werte dieses Verdichtungsobjektes angezeigt.

Vorsicht: Sollten Sie auch das letzte Fenster, in dem Sie die Menüzeile mit den Einträgen Um-

gebung und Informationen sehen, über das Kreuz schließen, haben Sie die gesamte Anwen-dung geschlossen. Dabei erfolgt keine Warnung durch das System Falls Sie weiterarbeiten möchten, müssen Sie sich neu anmelden.

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Über das Anklicken des Waage-Symbols („BasisAOBJ anzeigen“) werden die Werte auf den Basisab-rechnungsobjekten in der jeweiligen BAB-Zeile dargestellt. Soll über die Anwendung eine Perioden bezogene Betrachtung durchgeführt werden, soll kann über

das Kalendersymbol verzweigt werden. Hier öffnet sich ein neues Fenster, das die bisheri-gen Werte der BAB-Zeile gesplittet nach Perioden darstellt.

3.3.3 Berichte ausdrucken und exportieren

Folgende Berichte können ausgedruckt werden:

BAB drucken aus der Anwendung Information / KLR / AObj. auswerten

Daneben können alle Auswertungen mit dem folgenden Symbol nach Excel ausgeleitet wer-den. Bitte beachten Sie hierzu den Hinweis in Kapitel 7.

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3.3.4 Alternative BAB nutzen

Falls gewünscht kann in der Anwendung AObj. auswerten über die untere Extras-Schaltfläche (Optio-nen der Abrechnungsobjektinfo ändern) die Option für alternative BAB aktiviert werden:

Hierdurch besteht dann die Möglichkeit unterschiedliche BAB zur Auswertung zu nutzen. Im Standard wird jeweils der beim Abrechnungsobjekt hinterlegte BAB ausgewählt:

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KA MACH Web Info 2014.03.18 Seite 23 von 39

Folgende BAB-Typen stehen zur Verfügung:

• 0 Basis-BAB: alle Sachkonten die mit AObj bebucht werden können (incl. Bestandskonten, kalkula-torischen und statistischen Konten)

• Ergebnisrechnung/-planung (hier keine Darstellung der Leistungsverrechnung)

• Teilergebnisrechnung/-planung (incl. Darstellung der Leistungsverrechnung; nach durchgeführten Planverrechnungen/ Leistungsverrechnungen)

• Saldenliste KTR/KST: Darstellung der aggregierten Erfolgskonten für Kostenstellen und Kostenträ-ger (Verzweigung auf Kontenebene sinnvoll)

Beispiel: BAB Saldenliste KTR/KST

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Über die kleinen Symbole in den Anfangsspalten können die stark zusammengefassten Informationen weiter detailliert werden. So verzweigt das Kalenderblatt bei Jahresbetrachtung in die einzelnen Rechnungswesenperioden. Über das blaue Buch werden sämtliche Sachkonten hinter der ausgewähl-ten Zeile gelistet.

Bei der Selektion eines Verdichtungs-Abrechnungsobjektes wird zusätzlich eine gelbe Waage ange-zeigt, die zur Verzweigung auf die zugehörigen Basis-Abrechnungsobjekte dient.

Werden Werte in der Matrix unterstrichen dargestellt, kann in die relevanten Planungs-/ Buchungs- oder Zahlungsbelege gesprungen werden.

Über diese Struktur kann beispielsweise aus der Vogelperspektive des Gesamtmandanten (AObj 150xxxxxx, Ebene 9) bis auf die kleinste Ebene des Einzelbelegs oder der Planmaßnahme verzweigt werden.

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4. Anwendung Belege auswerten

4.1 Belege auswerten

Über die Anwendung Information / Buchhaltung / Belege auswerten können Sie gezielt nach einzelnen Belegen (bspw. aus dem Web-Vorsystem) suchen:

So können Sie auf dem Reiter Belegdaten bspw. nach einem Beleg anhand der Belegnummer, über den Belegtext oder einen Belegbetrag suchen:

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Auf dem Reiter Posten können Sie über einem Doppelklick im Feld „Partner“ bspw. gezielt nach einem Partner suchen für den Sie sich Rechnungswesenbelege anzeigen lassen möchten.

Im folgenden Fenster kann dann über den Suchbegriff der Partner gesucht werden:

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Im Reiter „Positionen“ können Sie gezielt nach einzelnen Abrechnungsobjekten suchen mit denen der Beleg kontiert wurde:

Durch einen Doppelklick können Sie gezielt nach einem Abrechnungsobjekt suchen:

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Sie können mehrere Suchkriterien miteinander verbinden und dann in einem nächsten Schritt einzelne Belege auswählen und übernehmen:

Weitere Informationen zu dem Beleg können dann über das Aufklicken angezeigt werden.

Beispiel: Eingangsrechnung für Abrechnungsobjekt KiTa

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Beispiel: Eingangsrechnung für Eingangsrechnung Anlage

Beispiel: Prüfung ob eine einzelne Eingangsrechnung bereits bezahlt wurde (Detailansicht des Pos-tens (im Regiebereich), Feld AusgeglichenAm)

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4.2 Einstellungsoptionen in der Anwendung Belege auswerten

4.2.1 Suchprofile anlegen

In vielen Masken können wiederkehrende Selektionen als Suchprofile gespeichert werden. Die Profile werden Benutzer spezifisch gespeichert.

Beispielsweise wird regelmäßig nach Eingangsrechnungen gesucht, die auf Anlagen im Bau kontiert wurden:

Über den gelben Haken werden die Suchprofile bearbeitet. Im Regiebereich links kann ein neues Suchprofil konfiguriert werden. Als Name wird „Anlagen im Bau“ gewählt, auf der Positionsseite wird das Konto 0750000 und auf der Seite der Belegdaten die Belegart „Eingangsrechnung“ selektiert. Nach Speicherung über die Diskette steht das Suchprofil nun in der Belegsuche bereit.

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Optional kann das Suchprofil auch erweitert werden: z.B. kann die konkrete Anlage im Bau hinterlegt oder das aktuelle Jahr als im Buchungsdatum angesprochen werden.

4.2.2 Belegliste erstellen und exportieren

Folgende Berichte können ausgedruckt werden:

Belegliste erstellen aus der Anwendung Information / Buchhaltung / Belege auswerten:

Alle Auswertungen können mit dem folgenden Symbol nach Excel ausgeleitet werden (siehe Hinweis in Kapitel 6).

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5. Anwendung Kostenarten auswerten

5.1 Kostenarten auswerten

Über die Anwendung: Information/KLR/Kostenarten auswerten stehen Ihnen folgende Suchmöglich-keiten zur Verfügung:

• Rastertyp (Pflichtfeld)

• GJ von ... bis (Pflichtfeld)

• Periode von ... bis (Pflichtfeld)

• Kostenrechnung (kein Pflichtfeld): Wenn keine Kostenrechnungssicht angegeben wird, werden alle Kostenrechnungssichten pro Konto ausgewertet (EKiR/ LKA-KST und Zusatzkontierung). Die Kos-tenrechnungskontierungen werden in diesem Fall gemeinsam betrachtet. Wurde beispielsweise für eine Buchungsposition eine Kontierung auf zwei Kostenrechnungssichten vorgenommen, so wer-den beide Kontierungen berücksichtigt, auf der Ebene der Kostenart erscheint der Buchungsbetrag entsprechend doppelt.

• Abrechnungsobjekt (kein Pflichtfeld): Wenn keine Eingrenzung auf Abrechnungsobjekte vorge-nommen wird, werden alle Abrechnungsobjekte der entsprechenden Kostenrechnungssichten aus-gegeben.

• Ebene (Pflichtfeld): Abrechnungsobjektebene: Es werden alle Abrechnungsobjekte der entspre-chenden AObj-Ebene ausgewertet, falls nicht über den Parameter Abrechnungsobjekt weiter ein-geschränkt wird.

• Konto (kein Pflichtfeld, Standardoperatoren). Wenn kein Konto angegeben wird, werden alle Kon-ten ausgewertet.

• Kontoart (kein Pflichtfeld, Standardoperatoren): Hierdurch ist die Einschränkung auf die Konten einer Kontoart möglich. Wenn keine Kontoart angegeben wird, werden alle Konten ausgewertet.

Die Anwendung Kostenarten auswerten kann mit der Anwendung AObj auswerten verglichen werden. Während in dieser Anwendung primär ein Abrechnungsobjekt mit einer Fülle von Konten dargestellt wird, wird in der Anwendung Kostenarten auswerten ein Konto mit eine Fülle von AObj ausgewertet.

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Beispiel für Kostenarteninfo:

Sollen z.B. die landeskirchlichen Kollekten mit Zusatzkontierungen abgestimmt werden, damit diese an die Landeskirche weitergeleitet werden können, so wird folgende Selektion vorgenommen:

Die folgende Übersicht zeigt nun die bebuchten Zusatzkontierungen auf dem Konto Durchlaufende

Kollekten:

Per Klick auf die unterstrichenen Werte ist eine Verzweigung bis zur Belegebene möglich.

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5.2 Einstellungsoptionen in der Anwendung Kostenarten auswer-

ten

5.2.1 Suchprofile anlegen

Auch in dieser Anwendung stehen personalisierte Suchprofile zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 4.2.1. Das folgende Schaubild verdeutlicht die Arbeitsschritte.

5.2.2 Tabellen konfigurieren

Wie auch in der Anwendung AObj auswerten kann hier die Anzeige der Spalten über den Klick auf den Werkzeugkasten am rechten Bildrand geändert werden.

Folgende Spalten können ein- und ausgeblendet werden bzw. in ihrer Reihenfolge variiert werden:

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Die folgende Übersicht verdeutlicht die Arbeitsschritte:

5.2.3 Berichte zu Kostenarten erstellen und exportieren

In der Anwendung Kostenarten auswerten steht kein Berichtsdruck zur Verfügung. Lediglich der

Excel-Export über das Symbol kann genutzt werden. Details hierzu finden sich im folgenden Kapitel.

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6. Exporteinstellungen einrichten

Um Auswertungsergebnisse exportieren zu können (z.B. nach Excel für Umsortierung, Summenbil-dung, grafische Aufbereitung), muss die MACH Software MS OfficeTools-Bibliothek auf Ihrem lokalen Rechner installiert sein.

Bei dem ersten Aufrufen einer Word- oder Excelausleitung werden Sie aufgefordert diese Datei auf der Festplatte ihres PC zu speichern. Folgen Sie bitte den Anweisungen oder setzen Sie ich mit ihrer IT-Abteilung in Verbindung.

Diese Bibliothek (dll-Datei) wird Ihnen als Download aus der MACH Software zur Verfügung gestellt. Klicken Sie dazu bei der Anzeige einer Auswertung am rechten Bildschirmrand auf das Excel Symbol. Als Grundlage benötigt die Datei eine Java Umgebung zur Kommunikation mit MACH Web. In der Regel ist eine solche Umgebung auf Windows Rechnern installiert. Die DLL-Datei speichern Sie in der Regel in Ihrer Windows Installation (z.B. c:\Windows\).

Nachstehende Abbildung zeigt die Installationsschritte auf, die Ihnen nach Aufruf des Links zu dieser dll-Datei angezeigt werden.

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7. Abmelden

Melden Sie sich über einen Klick auf die Tür-Schaltfläche ab.

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8. Ansicht einer Eingangsrechnung im Web-Vorsystem

Falls für Ihren Mandanten das Web-Vorsystem eingesetzt wird und dort die Eingangsrechnungen zu-sammen mit den Scandateien der Originalrechnungen erfasst werden, haben Sie die Möglichkeit die Web-Vorsystem-Datensätze mit den Scandateien einzusehen.

Für alle MACH-Belege, die aus dem Web-Vorsystem heraus erzeugt wurden, trägt MACH c/s die Da-tensatznummer des Web-Vorsystems („Fall-ID“) in das Feld „Referenz“ des MACH-Beleges ein. Um-gekehrt wird auch die MACH-Belegnummer in den Datensatz des Web-Vorsystems übertragen.

Über diese Nummern können Sie die Belege in MACH und die zugehörigen Datensätze im Web-Vorsystem suchen und aufrufen.

Um den Datensatz im Web-Vorsystem (und die zugehörige Scandatei bei Eingangsrechnungen) auf-zurufen, gehen Sie wie folgt vor.

1. Melden Sie sich zusätzlich zu MACH Web-Info auch am Web-Vorsystem an.

2. Stellen Sie die MACH-Belegnummer fest. Diese finden Sie im Reiter „Beleg“ im Feld „Referenz“.

3. Rufen Sie die Belegsuche im Web-Vorystem auf.

Die Suche für Eingangs- und Ausgangsrechnungen wird über den Button „Beleg suchen“ unterhalb des Arbeitskorbes gestartet. Es öffnet sich das Fenster zur einfachen Belegsuche mit den möglichen Suchkriterien.

Geben Sie im Feld „Fall-ID“ die Nummer ein, die in der Anzeige des MACH-Belegs im Feld „Referenz“ steht. (Tipp: Sie können diese Nummer im Feld „Referenz“ in MACH Web-Info über die Tastatur oder die Maus kopieren und für die Suche im Feld „Fall-ID“ im Web-Vorsystem wieder einfügen.)

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Das Suchergebnis wird Ihnen dann wie folgt angezeigt:

Klicken Sie nun auf „anzeigen“ und die Eingangsrechnung mit der gesuchten Fall-ID wird zusammen mit der Scandatei des Originalbeleges angezeigt. Die zugehörige MACH-Belegnummer finden Sie im Feld „gebuchte Belegnummer“