Kick-off Medizinische Universität Graz 16.06.2003

Kick-offMedizinische Universität Graz

16.06.2003

216.06.2003TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\

UNI_RO_PRS_Kick-off_030616

Agendapunkt Wer Begrüßung

Medizinische Universität Graz Dekan

Projektvorstellung Ziele des Projektes Projektphasen/Zeitplan Roll-out Projektteam Chancen / Abgrenzungen

Zettl Wallner Wallner Stachl

Pause

Rolle IVM Traxl (IVM)

Darstellung der Med.-Spezifika Wehr Modulweises Arbeiten (Termine, inkl. Urlaube) Zettl/Teams



Begrüßung

• Medizinische Universität

=> Dekan Univ. Prof. Dr. Helmut Wurm



Ziele des Kick-off

• Ziele, Inhalte, Randbedingungen, Vorgehen im Roll-out und im Gesamtprojekt sind allen Projektbeteiligten bekannt

• Umfang des Lösungsportfolios ist bekannt• Projektbeteiligte kennen sich• Richtlinien sind vorgestellt• Terminplan ist kommuniziert• Herstellen des Informationsgleichstandes zwischen allen

Roll-outbeteiligten• Teammotivation

Roll-out ProjektvorstellungRalph Zettl - ProjektleiterRalf Wallner – Roll-out Manager



Grundsätzliches

• „Einführung SAP R/3“ ist ein gemeinsames Projekt der Universität und der zukünftigen Medizinischen Universität

• Der Roll-out erfolgt zeitlich gestaffelt:Universität: Februar 2003 – Juni 2003Medizinische Universität: Juni 2003 – September 2003

• Die Projektteams sind in beiden Tranchen weitgehend ident



Ziele Med.Univ. Graz

Gesetzliche Anforderungen UG2002 und HGB

Abbildung bewährter eigener Spezifika

Integriertes, vernetztes Rechnungswesen

Bereitstellung tagesaktueller Informationen

Transparente und schlanke Prozesse für- Budgetierung- Buchhaltung- Einkauf- Berichtswesenu.a.

Nutzung moderner Online-Technologien

Projektphasen/Zeitplan

Ralf Wallner - Roll-out Manager (SBS)



Roll-out Vorgehen

• Roll-out Vorbereitung– Kick Off– Schulung der Projektmitarbeiter

• Konkretisierung der Masterlösung auf UNI– Erarbeiten der Med-spezifischen Lösung (Feinkonzept) auf Basis der Lösung der

Universität Graz– Implementierung der Med-Lösung– Tests und Abnahme der Med-Lösung

• Vorbereitung Produktivstart– End-Anwenderschulung– Systemvorbereitungen (Datenübernahme etc.)

• Produktivstart• Nachbetreuung











Mitwirkung / Aufgaben der Universitäten

• Roll-out Vorbereitung (abgeschlossen)• Überlegungen/Entscheidungen gemäß Checklisten:

– Org-Strukturen, Schnittstellen, Kontenplan, Kostenstellen, Profitcenter, Infrastruktur

• Abnahme/Test von:– SAP Prozessen, Berechtigungen, Datenübernahme

• Bereitstellen von Schnittstellen der UNI/MED-Systeme• Bereitstellen von Altdaten bzw. Anlegen von Stammdaten• Erstellen der Schulungsunterlagen und End-

Anwenderdokumentation• End-Anwenderschulung durch Projektmitarbeiter• Organisationsentwicklung/Change Management



Projektorgane seitens der UNI

• Uni/Med.-Lenkungsausschuß• Interne Projektleiter• Projektbüro• Leiter Aufgabenpaket OE/Geschäftsprozesse• Leiter Aufgabenpaket SAP Modul

– FI/FI-AA, CO/PS, FI-FM, MM/SD, BW

• Leiter Aufgabenpaket Schulung• Leiter Aufgabenpaket Technik und Entwicklung

– Schnittstellen/Datenübernahme, Infrastruktur, Betrieb/Service

• Teammitglieder



Aufgabenpaket-verantwortl.

Kommunikation

Gesamt-Projekt

Enduser

Interne Projektleiter

Key-user

Teammitglieder

Beraterteam

UNI Lenkungs-ausschuss

Roll-outManager

Master Modul- verantwortliche



Roll-out – Ressourcen der Universität

• Interne Projektleiter 60 % (während Intensivphasen)

• Roll-out Teammitglieder 40 % (während Intensivphasen)

• Experten nach Bedarf

• Projektmanagement 1 Sitzung wöchentlich

• Lenkungsausschuss mindestens 3x





Projektteam SBS

• Eder Hans-Peter Technik/Entwicklung• Goth Sabine FM• Grossegger Gerald Technik/Entwicklung• Losch Robert MM• Obtresal Roland SD/stv. ROM• Plantau Alois FI• Schalk Andrea CO• Schöttl Andrea FI-AA• Struger Martin BW• Wallner Ralf ROM

Chancen/Abgrenzungen uni.verse

Rudolf Stachl - Teilprojektleiter Roll-out (SBS)



Ziele

Implementierung eines flexiblen Managementinformationssystems für das Rechnungswesen zur Unterstützung der Planung, Steuerung und Kontrolle

Optimierung der Geschäftsprozesse

Aufbau einer folgekostengünstigen Lösung

Integration der neuen Lösung in bestehende IT-Anwendungen

Schaffung eines benutzerfreundlichen, ergonomischen IT-Verfahrens zur Förderung der Akzeptanz bei den Anwendern

Entwicklung von Fähigkeiten der Mitarbeiter der Universitäten, um als Ansprechpartner im First-Level-Support agieren zu können



ModulspezifischeProzesse

IntegrativeProzesse

Rolle yModul TA

...

Rolle xModul TA

1 Itegrativer Prozess (GP)

1 GP Zentrale Beschaffung1.1. GF Bestellung von Anlagen

Nr. Transaktion Prozess Tätigkeit ModulVerk-org

Eink-org Bukrs Kokrs

1.1. 3 ME51N MM - Bestellanforderungen Bestellanforderung erstellen

MM1.1. 8 FK01 FI -Verwaltung Stammdaten Kreditoren Stammdaten anlegen MM1.1. 9 XK01 MM-Lieferantenstamm Lieferantenstammdaten

anlegen (zentral)MM

1.1. 11 ME21N MM - Beschaffung Materialien durchführen Bestellung anlegen MM1.1. 14 MIGO MM - Wareneingang Lager Wareneingang erfassen MM1.1. 20 MIRO MM - Rechnungsprüfung Rechnungsprüfung

RechnungMM

Vorgehen Prozesse und Geschäftsfälle



Risiken

Änderungen der Aufbauorganisation

Rechtzeitige Entscheidungen über Prozesse

Ressourcen der Projektmitarbeiter

Trennung inhaltlicher und vertraglicher Auftraggeber



Erfolgsfaktoren

Erfahrungen der Uni Graz

Lösung muss nahe am Master bleiben

Konzentration auf das Wesentliche

Professionelle Einstellung und Arbeit

Teamarbeit

Pause

Rolle des IVM im Auftrag des BMBWK

Markus Traxl (IVM)



Rolle IVM im Auftrag des BMBWK (I)

Organisation KOA inkl. Moderation und Protokollierung Organisation und Moderation von regelmäßigen

Treffen der Universitäten je Rollout-Tranche (in

Absprache mit der SBS) Vertretung Auftraggeber im Projektmanagement Vertretung und Auskunftspflicht im

Lenkungsausschuss Qualitätssicherung von Seiten des Auftraggebers Außerhalb des Projektes Koordination der

Weiterführung „Besoldung“ im Auftrag des BMBWK

(bis Ende 2. Quartal)



Rolle IVM im Auftrag des BMBWK (II)

Procedere 1 Ansprechpartner des IVM pro Universität im

Rollout => Christoph Jünger, Markus Traxl Regelmäßiger Kontakt mit Projektleitern bzw.

nominierten Ansprechpartnern der Universitäten Daten

Mag. Christoph Jünger, mba [email protected], 06991-92 42 052

Mag. Markus Traxl, [email protected], 0664 – 53 12 970

Mag. Mathias [email protected] - 1623660



Abwicklung „Change Requests“

Allgemeines Im Projekt kann es zu Änderungsanforderungen

kommen, die über die Masterfunktionalitäten hinausgehen.

Die Abwicklung erfolgt über „Change Requests“. Ablauf

Alle CRs werden gesammelt und bewertet (finanzielle, zeitliche und technische Machbarkeit; Auswirkung auf den Betrieb; Relevanz für eine oder mehrere Unis)

CRs werden dem, vom Lenkungsausschuss eingerichteten, Change Control Board vorgelegt (Vertreter Rektorenkonferenz, BMBWK, SBS und BRZ) und entschieden

Möglichkeiten: Finanzierung aus dem Projekt, Finanzierung durch eine oder mehrere Universitäten; Durchführung nach dem Projektende



Bemerkungen (I)

Erfolgsfaktoren Intensive Mitarbeit der Experten der Universitäten =>

Know How Aufbau für First Level Support (bedingt weiterhin eine hohe Arbeitsbelastung!!)

Intensive Mitarbeit bei der Erstellung der unispezifischen Anwenderdokumentation und Nachbildung wichtiger Prozesse im Rahmen der Anwenderdokumentation

Durchführung der Enduserschulungen durch die Mitarbeiter der Universität (mit Unterstützung durch die SBS)

Miteinbeziehung aller wichtigen Partner an der Med.-Universität

Sensibilisierung der Universitätsführung



Bemerkungen (II)

Erfolgsfaktoren SAP-Master ist ein Rahmen, der nur in Einzelfällen ergänzbar

oder abänderbar ist => Ziel ist unabänderbar („Start Echtbetrieb mit 1.1.2004 und funktionsfähiges System im STANDARD –folgekostengünstig)

Aufbau institutionalisierter Plattformen zur Information aller Betroffener an den Universitäten (Informationsmanagement)

Koordination aller wichtigen Projekte im Bereich Rechnungswesen (EB inklusive Inventar, Personalverrechnung, Uni.Verse . . .)

Klare Fokussierung – nicht so viel wie möglich abdecken, sondern die wichtigen Prozesse fundiert implementieren („Mut zur Lücke“)

Übersicht der Spezifika an der Medizinischen Universität Graz



Anforderungen - FI

• § 9 Univ. Rechnungsabschluss VO– Die geleisteten Kostenersätze nach § 55 Z 1 KAKuG sind nicht zu

aktivieren (paktierten Anschaffungen -> Investitionszuschüsse)– Für die Kostenersätze für Mehrkosten gem. § 55 Z 2 KAKuG und

für die von den UniKliniken erbrachten Erträge gilt das Aufrechnungsverbot gem. § 196 (2) HGB nicht.



Anforderungen – FI/CO

• § 11 Z 6 Univ. Rechnungsabschluss VO– Aufgliederung der Kostenersätze an den Krankenanstaltenträger

gem. § 33 UG• Mehrkosten gem. § 55 Z 1 KAKuG + Erläuterung wesentlicher

Vorhaben

• Restbetrag für Mehrkosten gem. § 55 Z 2 KAKuG, dessen Ermittlung und Entwicklung; untergliedert in Mehrkosten der UK und in die Leistungsverrechung der Universitäten

• Mehrkosten gem. § 55 Z 3 KAKuG (Unterrichtspatienten)



Anforderungen - CO

• § 29 (4) Z 1 UG 2002– Aufgaben der in ärztlicher bzw. zahnärztlicher Verwendung

stehenden MitarbeiterInnen• Lehre

• Forschung

• Patientenbetreuung

• § 94 (1) UG 2002– Ärztinnen und Ärzte in Facharztausbildung (…keine gesonderten

Pflichten in Lehre und Forschung)



Anforderungen - CO

• § 29 (4) Z 2 und Z 3 UG 2002– Erhebung, Bewertung und Dokumentation aller notwendigen

Daten und Infos, die den Klinischen Mehraufwand betreffen– Mittelfristige Planung sämtlicher Anlagen, die ganz oder teilweise

den Bedarf von Forschung und Lehre dienen und zu Mehrkosten gem. § 55 Krankenanstaltengesetz führt



Anforderungen – CO

• Bereich Lehre– Abbildung folgender Studienrichtungen

• Studienrichtung Humanmedizin– Studienplan alt

– Studienplan neu

• Studienrichtung Zahnmedizin• Doktoratsstudium

– Studienplan alt

– Studienplan neu

– Zahnmedizinischer Lehrgang (läuft 2004 aus)



Anforderungen – CO

Aufbau Studienplan Humanmedizin neu

Studienplan Humanmedizin

Module TracksFächer-gruppen

Studien-ein-

gangs-phase

Studienabschnitte

Lehrveranstaltungen(Vorlesungen, Übungen, Seminare,

Pflichtfamulatur, Hospitationen)

Freie

Wahlfächer



• Neue Kostenstellennumerik– Bereinigung der Vorklinischen Nummernstrecke– Anpassung an KAGES

• Fachbereiche– als Hierarchieebene

• Klinische Abteilungen– als Kostenstelle zu berücksichtigen

• zusätzliche Hierarchieebene

• neue Numerik

Anforderungen – CO/FM





Zeitplan für die Festlegung der Aufbau- Ablauforganisation an der MUG

GrobkonzeptGrobkonzept

Mär Apr Mai Jun Okt Nov Dez

FeinkozeptFeinkozept

UmsetzungUmsetzung

2003

Jul Aug Sep



Kritische Bereiche• Einbindung § 26 / § 27 UG 2002 in das Rechnungswesen

der MUG

=> Einbindung von Musterinstituten/-kliniken• Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation der MUG

=> Fiktive Aufbauorganisation

Arbeiten in den Modulteams



Arbeiten in den Modulteams

• Ablauf Workshops– Raumreservierung/Infrastruktur

– Einladung/Agenda

– Dokumentation

• Teamworks• Projektleitung• Persönliche Vorstellung der Berater• Terminvereinbarungen je Arbeitsteam

– Termine

– Inhaltliche Schwerpunkte

• Urlaubsplanung

12. Jänner 2004



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