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Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen

Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen

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Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft.

Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen

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Kommunale Betriebe – auf dem Weg zum wirtschaftlichen Dienstleistungsunternehmen 03

Vollständige Prozesketten sind unsere Stärken 04

Im Dialog zu investitionssicheren Entwicklungen 05

Die Lösung für alle Anforderungen in kommunalen Betrieben: INFOMA® Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen 06

Basis 06 Auftragsabwicklung 06 Ressourcenverwaltung 06 Budget 07 Leistungsarten 07

Lohnarten TVöD 08 Zeitkonten 08 Beschäftigungsnachweis 08

Einkauf 08

Lager 09

Fuhrpark 09

Mobile Datenerfassung 09

Web-Auftrag 10

Optionale Erweiterungen aus dem Finanzwesen 10 Finanzbuchhaltung 10 Anlagenbuchhaltung 10 Kosten- und Leistungsrechnung Control plus 10 Zahlungsverkehr 11

Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung 11

Inhalt

Kommunales Rechnungswesen – Doppik, Kommunales Rechnungswesen – Erweiterte Kameralistik, Öffentliche Betriebe undEinrichtungen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Ausländerwesen, Einbürgerungsverfahren, Dokumenten Manage-mentsystem (DMS), Analyse- und Steuerungssystem (BI), Kommunale Beratung, Schulungen und Workshops

Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Broschüren kostenfrei zu. E-Mail bitte an [email protected]

Broschüren rund um das Lösungs- und Beratungsportfolio von INFOMA®

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Ihre Praxis.

Kommunale Betriebe – auf dem Weg zum wirtschaftlichen Dienstleistungsunternehmen

So zahlreich und vielfältig die Aufgaben, so aufwändig und zeitintensiv gestalten sich in kommunalen Betrie-ben, Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen die dazugehörigen administrativen Abläufe. Ob zuständig für die Wasserversorgung, die Müllentsorgung oder sämtliche technisch-gewerblichen Dienstleistungen des Baubetriebshofs, wie Winterdienst, Straßenunterhalt, Grünpflege etc. – der größte Teil der Betriebe erbringt immer noch einen enorm hohen manuellen Aufwand bei der Erfassung und Abrechnung von Leis-tungen sowie der Verwaltung von Material und Ressourcen. Die Abwicklung sämtlicher Leistungsdaten der Mitarbeiter, Fahrzeuge und Maschinen, das Übertragen der Rapportbelege, die Errechnung tariflicher Lohnarten und Zuschläge nach TVöD benötigen Kapazitäten, die sich durch Automatismen oder auch mobile Lösungen deutlich reduzieren ließen. Denn allein die Leistungsdatenerfassung bedeutet beispielsweise für einen mittleren Betrieb, ein bis zwei Fachkräfte ausschließlich für solche Arbeiten einsetzen zu müssen. Dies sellt einen großen Kostenfaktor dar, der vor dem Hintergrund der wirtschaftlichen Situation vieler Kommunen eine zunehmende Rolle spielt. Das gilt vor allem für Bauhöfe. Denn in keinem anderen Bereich müssen Aufwände und Kosten detaillierter verantwortet werden als hier – befindet sich der Bauhof doch oft im direkten Kostenwettbewerb zu privaten Anbietern. Unternehmerisches Denken und Handeln sind deshalb besonders gefragt.

Der Weg zur Steigerung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit und damit der Wettbewerbsfähigkeit weist in der gängigen Praxis aber noch Optimierungspotenzial auf. In der Kernprozesskette Beauftragung – Leis-tungserbringung – Leistungsdokumentation – Leistungserfassung – Rechnungsstellung erfolgen viele Abläufe meist analog bzw. über eine Standalone-Lösung. Aufträge werden per Hand erstellt, Leistungen händisch dokumentiert, manuell im System erfasst und per Schnittstelle ins Rechnungswesen übertragen – Arbeitsschritte, die nicht nur viel Zeit in Anspruch nehmen, sondern auch fehleranfällig sind. Die Trans-parenz hinsichtlich der erbrachten Leistungen und damit verbundenen Kosten, um klare Antworten zur Kostenstruktur geben zu können, ist auf diese Weise nur schwer zu erreichen.

Zunehmend gewinnen neben der Kernaufgabe „kommunale technische Dienstleistung“ auch weitere Auf-gaben deutlich an Gewicht. Beispiele dafür sind die Verkehrssicherungspflichten und die nachweispflich-tigen Kontrollen inkl. einer gesicherten Dokumentation. Solche Anforderungen müssen sich in die vorhan-denen Daten und Kernprozesse integrieren lassen. Im Zuge der Doppik-Einführungen verstärkt sich der Trend, Bereiche aus dem Kernhaushalt der Kommunen auszugliedern und in autonome Einheiten umzuwandeln, wie Eigenbetriebe oder selbstständige Unterneh-men. Der moderne Kommunalbetrieb wird daher künftig immer öfter eigenverantwortlich bilanzieren und sein Handeln darauf abstimmen. Umso wichtiger also, nicht nur die betrieblichen Abläufe und Prozesse in einem vollumfänglichen Verfahren komfortabel abzubilden. Vielmehr werden dafür auch alle kaufmän-nischen Steuerungs- und Analyseinformationen direkt aus dem eigenen System benötigt. Der Zugriff auf Daten und Funktionalitäten des eingesetzten Finanzwesens, der Anlagenbuchhaltung sowie der Kosten- und Leistungsrechnung ist eine wesentliche Grundlage der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit. Intelligente Softwarelösungen schaffen die Voraussetzung dafür.

Kommunale Betriebe jeglicher Art sind heute verstärkt darauf angewiesen, ihre betrieblichen Abläufe und Prozesse weiter zu automatisieren, um durch Optimierungen im Kostenwettbewerb bestehen zu können.

Fazit

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Unsere Kompetenz.

Sachkonttenn

Haaushaltssteelleen

Debitoren

Kreditoren

Kosteentrräger

Beestellungenn

Kostenaarteen

Annlagenn

etc.

Budggetss

Kooste

Einheitliche Datendrehscheibe mit:Aufträgen, Bestellabwicklung, Personal,

Rechnungsprüfung /-freigabe, Budgetkontrolle, Maschinen, Material, Anlagenfortschreibung

Mitarbeiter/Peersoonal

Maschhinnen Leisstunnggsdaten

Zuscchläggee

Lagger

Materrial

APreisse/Rabatte

ReechnuungeennZuuschläge

Beschhäftiggungssnacchhweis

FaahrzeugeSummmmenkonten

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Hausshhaltssstellen

Debbitoren

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Besteellungen

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Budgetts

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TIODA

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ReechnungsMMaschine

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KKosttenartten

Finanzwesennewsystem®kommunal

Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungennewsystem®kommunal

Angebote

Faahrzeuge

Gees

Komöffennewws

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ADAPTERPTGENTE,INTELLIGDARDISIERTE UNDRT STANEFLEXIBLE

Autonomes Finanzwesenz. B. SAP, CIP, MACH, H&H, KIRP, AKDB

Intelligente, standardisierte und flexible Adapter, die sowohl online als auch offline eine Datenintegration

ermöglichen und somit die Finanzwelt mit den kommunalen Betrieben und öffentlichen Einrichtungen verbinden

IntelligIntelligdie sowo

ermöglicheBetrie

ettc.

Adapter,Adaptertegrationn mmunaleen binden

SSaachkk

Koos

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FUNKUND D

EINHEITLund gen

Vollständige Prozessketten sind unsere Stärken

Für Ihren Weg zum wirtschaftlichen Dienstleistungsunternehmen stellt INFOMA® innerhalb der Produkt-familie newsystem® kommunal einen modularen Baustein bereit, der die Anforderungen kommunaler Betriebe – gleich, welcher Art und Rechtsform – vollständig erfüllt. Alle Aufgaben in der Prozesskette – von der Beauftragung bis zur Rechnungsstellung – sind als Kernfunktionalitäten in der Software abgebildet und sorgen für vereinfachte Abläufe, reduzierte Zeitaufwände und mehr Übersichtlichkeit. Auch die Erfüllung der Verkehrssicherungspflichten ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Lösung.

Auftragswirtschaft mit Budgetierung: Die vollumfängliche Auftragsverwaltung mit optionaler Integration ins Rechnungswesen und direkter Anbindung an die Kosten-/ Leistungsrechnung erlaubt auch eine Budge-tierung. Das Überschreiten eines Auftrags mit zusätzlichen Leistungen wird ausgeschlossen.

Mobile Datenerfassung: Das zeitaufwändige und fehlerbehaftete Erfassen betrieblicher Leistungen auf Papier gehört der Vergangenheit an. Per Eingabestift und intuitiver Menüführung können mit mobilen End-geräten und einem Eingabevorgang z. B. die Leistungen eines ganzen Arbeitstrupps inklusive Fahrzeuge einfach erfasst werden. Im System bestehende Aufträge und Ressourcen, wie Mitarbeiter oder Fahrzeuge und Geräte, werden aktuell geladen und stehen unterwegs vollständig zur Verfügung. Ebenso ist ein Ein- satz von Barcodescannern bei den mobilen Endgeräten möglich. Eine neu entwickelte Technik erlaubt den Telematikeinsatz, d. h. in der Zentrale neu eingehende Aufträge können dem auswärts befindlichen Mitar- beiter direkt auf das Gerät übermittelt werden.

Lohnarten TVöD: Das sehr zeit- und kontrollaufwändige tarifliche Zuschlagswesen übernimmt die Soft-ware. Die Generierung von tariflichen Lohnarten und Zuschlägen erfolgt auf TVöD-Basis. Alle Details werden in einem Beschäftigungsnachweis automatisiert erstellt und digital an das Personalwesen weitergeleitet.

Web-Auftrag: Besonders komfortabel ist die Möglichkeit der Auftragserteilung über das Internet. Webba-siert lassen sich so Beauftragungsprozesse anstoßen und medienbruchfrei an den Bauhof oder kommuna-len Betrieb weitergeben.

Der rote Faden für Ihre Daten und Funktionen – autonom oder integriert

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Sichere Zukunft.

Eine ganz große Stärke unseres Produkts zeigt sich in der Integration. Denn ist in der Verwaltung bereits das Finanzwesen von newsystem® kommunal eingesetzt, stehen Ihnen auch für diesen Baustein die Daten und Funktionalitäten aus dem Finanzwesen, der Anlagenbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung zur Verfügung – mit allen Vorteilen, wie beispielsweise höhere Qualität und Transparenz von Informationen, Vermeidung von Daten- und Funktionsdubletten, einheitliche Benutzerverwaltung, Wegfall von Schnittstel-len, reduzierter Pflegeaufwand etc. Eigenbetriebe können alternativ das integrierte Rechnungswesen aut-ark ohne die Kernverwaltung nutzen und bei Bedarf weitere Module einsetzen.

Der INFOMA®-Baustein Kommunale Betriebe vereinfacht und reduziert bisher zeit- und arbeitsauf-wändige Prozesse. Die Anbindung an das Finanzwesen schafft die notwendigen Voraussetzungen für ein verbessertes wirtschaftliches Handeln.

Im Dialog zu investitionssicheren Entwicklungen

Um kommunale Betriebe wirksam zu unterstützen, setzen wir konsequent Themen um, die unsere Produk-te sinnvoll ergänzen. Aus dieser Strategie heraus entstehen Lösungen, die Sie in Ihrem Handeln voranbrin-gen. Nach der Prämisse „Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft.“ nehmen Leistungsfähigkeit und Investitionssicherheit dabei gleichermaßen einen wesentlichen Raum ein.

Die Entwicklung neuer Leistungsmerkmale erfolgt stets im Dialog mit den Betrieben – denn nur so lassen sich frühzeitig Trends und Wünsche anforderungsgerecht umsetzen. Dabei kommt es darauf an, rechtzeitig die strategischen Zukunftsthemen sowohl technisch als auch organisatorisch bzw. ablauforientiert zu erken-nen und zeitnah zu realisieren. Vor allem ist hier die Unterstützung der betrieblichen Abläufe und Prozesse direkt durch die Software zu nennen. So ist es z. B. für den Auftrag bedeutsam, dass alle am Prozess Betei-ligten den genauen Stand erkennen können: Ist er technisch bereits fertiggestellt, schon kontrolliert und zur Faktura freigegeben oder muss z. B. noch auf eine externe Rechnung gewartet werden. Aber auch Themen wie Protokollierung technischer Daten, Ermittlung von Kennzahlen für Betriebsvergleiche oder eine mo-derne Materialwirtschaft mit Einkauf und Bestellwesen sind besonders für den kommunalen Eigenbetrieb wichtig. Mit dem Ansatz der pauschalen Abrechnungen steht darüber hinaus ein weiteres strategisches Thema auf der Agenda der kommunalen Betriebe. Auch das Thema Verkehrssicherungspflichten und Kontrollen nimmt stetig an Bedeutung zu. Gesetze und Rechtsprechung verschärfen den Druck auf die nachweissichere Dokumentation dieser Tätigkeiten. Modernste Technik kann hier in integrierten Prozessen die relevanten Daten erheben und manipulationsfrei und somit rechtssicher im System hinterlegen. Entscheidend ist, dass die Daten im Zusammenhang mit den Aufträgen und den Leistungen in einer Datenbank geführt werden. Der Aufbau diverser Nebensysteme entfällt.

Mit unserem einzigartigen, auf diesen Bedarf kommunaler Betriebe ausgerichteten Baustein können wir Ih-nen eine Lösung bieten, deren innovative Funktionsmerkmale und moderne Technologie Sie in eine sichere Zukunft führen. Höchsten Wert legen wir bei unserem Leistungsangebot auf die „Ganzheitlichkeit“. Das be-deutet: Wir begleiten Sie mit unserer Kompetenz bei der Softwareeinführung. Aber genauso unterstützen wir Sie mit unserem umfassenden Know-how bei Implementierungskonzepten und übernehmen die Orga-nisationsberatung – denn wir kennen die Abläufe in kommunalen Betrieben aus jahrzehntelanger Erfahrung.

Als leistungsstarker und erfahrener Partner ist INFOMA® in der Lage, frühzeitig Trends und Wünsche bedarfsgerecht umzusetzen. So wie bei dem integrierten Baustein Kommunale Betriebe. Durch kon-tinuierliche Weiterentwicklung präsentiert er sich als vollumfängliches Produkt zur Steigerung der wirtschaftlichen Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit.

Fazit

Fazit

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Die Lösung für alle Anforderungen in kommunalen Betrieben:INFOMA® Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen

Die umfassenden Anforderungen kommunaler Betriebe – und hier sind alle Arten von Betrieben gemeint, in denen dauerhaft Leistungen erfasst und abgerechnet sowie Material und Ressourcen verwaltet werden müssen – übernimmt der integrierte INFOMA®-Baustein Kommunale Betriebe mit seinen übersichtlichen, ergebnisorientierten und flexiblen Modulen. Von der kompletten Auftragsabwicklung, dem Angebotswe-sen, der Leistungserfassung und Faktura über Personalverwaltung, Materialmanagement und Lagerverwal-tung bis zum Einkauf, Bestellwesen und Fuhrparkmanagement deckt das Verfahren alle Facetten ab. Ist in der Verwaltung darüber hinaus das Finanzverfahren newsystem® kommunal im Einsatz, werden die Daten und Funktionalitäten des Finanzwesens, der Anlagenbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung auch für den Baustein Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen vollumfänglich genutzt.

Das Verfahren kann aber auch autonom als reine Branchenlösung mit Anbindung an ein beliebiges Rech-nungswesen betrieben werden. Dafür stehen intelligente, standardisierte und flexible Adapter zur Verfü-gung.

Basis

Das Modul Basis bildet die notwendige Grundlage für den Aufbau einer ganzheitlichen Betrachtungsweise. Dadurch wird der ständig steigende Bedarf an Informationen und deren schnelle, flexible und effektive Auswertung vollständig abgedeckt. Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen erhalten mehr Transparenz in Bezug auf die erbrachten Leistungen und die damit verbundenen Kosten.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Komplette Angebots- und Auftragserstellung

· Kolonnenbildung zur vereinfachten Erfassung der Rapportbelege

· Auftragsbudgetierung und -überwachung

· Abbildung von Leistungen und Tätigkeiten mit statistischer Auswertung

· Verknüpfung mit Erschwerniszuschlägen zur automatisierten Generierung der Lohnart

AuftragsabwicklungKomplexe Geschäftsvorfälle in kommunalen Betrieben erfordern die rationelle und effiziente Erfassung, Bearbeitung und Abrechnung. Auch für die Verwaltung und gezielte Auswertung von Arbeitsaufträgen sind alle relevanten Informationen für die verschiedensten Einsatzbereiche erforderlich. Die Rechnungsstellung an Dritte (Debitoren) ist ebenso möglich wie eine interne Leistungsverrechnung im kommunalen Umfeld oder innerbetrieblich zwischen verschiedenen Betriebszweigen. Zudem erfolgen Aufbau, Steuerung und Überwachung des Auftragswesens individuell nach den Wünschen des Kunden. Eine Budgetkontrolle hin-ter jedem Auftrag stellt eine umfassende Überwachung sicher.

Über die leistungsfähige Word- und Excel-Integration können nahezu alle Listendaten über vom Anwender individuell anpassbare Layouts ausgegeben werden. Die Anpassungen müssen nicht im Programmcode, sondern nur in den Listen-Layouts erfolgen.

RessourcenverwaltungMit der Ressourcenverwaltung lassen sich sämtliche Leistungsdaten der Mitarbeiter, Fahrzeuge und Maschinen erfassen sowie das für die Auftragserfüllung benötigte Material zuordnen. Kostenentwicklungen sind nachvollziehbar und der Ressourcenverbrauch kontrollierbar. Die Ergebnisse fließen in die Kapazitäts- und Verfügbarkeitsplanungen ein. Das Erfassen der Rapportbelege in einer zeilenorientierten Eingabemas-ke, die für jeden Anwender individuell anpassbar ist, ermöglicht ein schnelles und effizientes Arbeiten. Die Integration in die Auftragsverwaltung und die Kosten- und Leistungsrechnung erfolgt dabei automatisch.

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BudgetMit dieser Funktionalität sind auftragsspezifische und auftragsübergreifende Budgets abbildbar. Die letzt-genannten ermöglichen die Überwachung von Budgets, die für mehrere Aufträge gelten. In allen Aufträgen erfolgt die vollständige Darstellung der verbundenen Daten. Besondere Statistikfunktionen ermöglichen eine unterschiedliche Darstellung von ungesicherten oder gesicherten Restbudgets, je nachdem, ob die erfassten Werte schon verbucht oder nur vorerfasst sind. Ebenfalls ist einstellbar, auf welcher Datenstufe die Budgets wirksam werden und in die Abläufe eingreifen. Von informativen Hinweisen bis zur aktiven Verhinderung der Weiterverbuchung sind alle Stufen möglich.

LeistungsartenLeistungsarten bilden die unterschiedlichen Tätigkeiten ab, die im jeweiligen Betrieb durchgeführt werden. Darauf basierend sind übergreifende Auswertungen möglich. Ebenso sorgen die Leistungsarten für eine gruppierte, übersichtliche Darstellung innerhalb der Aufträge. Als besonderer Nebeneffekt können die Leis-tungsarten für eine Verknüpfung mit tariflichen Erschwerniszuschlägen genutzt werden.

Auftrags- und Leistungsdaten für die Erstellung des Beschäftigungsnachweises

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Lohnarten TVöD

Nahezu alle Kommunalbetriebe gewähren ihren gewerblichen Mitarbeitern variable tarifliche Zuschläge für bestimmte Leistungen. Die Grundlage dazu ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Hier werden verschiedene Arten an Zuschlägen unterschieden: · Monetäre Zuschläge (Erschwernis- und Schmutzzulagen)

· Zeitzuschläge (Samstag, Sonntag, Feiertag, Nacht usw.)

· Überstundenzuschläge (z. B. nach Überschreitung der Tagessollzeit oder von Rahmenzeiten)

Die meisten dieser Zuschläge können vom System automatisiert erkannt und vergeben werden. Auch eine manuelle Erfassung nicht regelmäßiger Zuschläge ist möglich. Hier entstehen große Potenziale für Zeitein-sparung und eine fehlerfreie Erzeugung.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Abbildung von Erschwernis-, Zeit- und Überstundenzuschlägen

· Viele Möglichkeiten automatisierter Zuschlagserzeugung nach TVöD

· Sofortige Kontrolle bei der Leistungserfassung und strukturierte Darstellung als monatlicher Beschäftigungsnachweis

· Führung von Zeitkonten für Urlaub, Überstunden und Fehlzeiten

ZeitkontenMit Zeitkonten können die aktuellen Stände von Sachverhalten, wie z. B. Überstunden, Urlaub oder ver-schiedene Fehlzeiten (Krankheit, Arztbesuch etc.) dargestellt werden. Damit ist jederzeit eine statistische Aussage oder auch die noch zur Verfügung stehende Kapazität ablesbar.

BeschäftigungsnachweisHier werden die gesamten personalrelevanten Monatsdaten übersichtlich aufbereitet und dargestellt. Ob Soll- und Istzeiten, Fehlzeiten, Zuschläge und Zeitkontenstände – alles ist tagesgenau und in Monatssumme sichtbar. Der Beschäftigungsnachweis dient auch als Kontrollwerkzeug für noch nicht erfasste Leistungen. Auf Tastendruck werden hier alle Daten angezeigt und berechnet und lassen sich anschließend auch für die Personalverwaltung oder die Mitarbeiter ausdrucken. Eine digitale Übergabe in Personalverfahren (z. B. Loga) ist jederzeit möglich.

Einkauf

Das Modul erledigt Bestellungen, Eingangsrechnungen und -gutschriften. Mit dieser flexiblen Einkaufsab-wicklung erzeugt der Anwender entweder auf Basis von Signalmengen oder manuell direkt Bestellungen. Eingehende Lieferungen können aus der Eingangsrechnung heraus sofort dem Lager als Artikel zugewie-sen oder Aufträge als sogenanntes Direktmaterial zugeordnet werden.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Komplette Angebots- und Auftragserstellung

· Erfassen von Eingangslieferungen und -rechnungen

· Auftragsbezogene Einkäufe, wahlweise mit Zuschlagssätzen

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Mobile Datenerfassung

Lager

Mit der umfangreichen integrierten Lager- und Artikelverwaltung sowie einer detaillierten Lagerbuchhaltung lassen sich jederzeit Artikelbewegungen durch Ein- und Verkäufe, Zu- und Abgänge und Inventurposten nachvollziehen. Alle Lagerbewegungen erfolgen bewertet, so dass eine Lagerbewertung nach gesetzlichen Vorschriften jederzeit gegeben ist. Das Modul erlaubt, die vielfältigen Vorteile einer modernen Materialwirt-schaft zu nutzen.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Artikelstammdatenverwaltung

· Inventur und Lagerbewertung

· Automatische Preisfindung als integrierter Prozess

Fuhrpark

Das Modul stellt alle Daten für jedes erfasste Fahrzeug, Arbeitsmittel und Gerät mit den erforderlichen Verknüpfungen zu den jeweiligen Querschnittsbereichen zur Verfügung. Sämtliche technische Ressourcen können verwaltet werden: Fahrzeuge, Geräte, Maschinen und technisches Handwerkszeug, die weiter-verrechnet oder intern als Nutzung erfasst werden sollen – beispielsweise Feuerlöschfahrzeuge, Bagger, Lkw, Pkw, Spezialfahrzeuge des Katastrophenschutzes, Rasenmäher und Freischneider.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Verwaltung beliebiger Fahrzeugarten

· Komplette Auftragsabwicklung

· Umfangreiche Standardberichte, z. B. für Wartungsauftragsannahme, Materialbedarfsliste etc.

Mobile Datenerfassung

Durch die Datenerfassung mit Hilfe mobiler Endgeräte entfällt das bisher notwendige Erfassen von betrieb-lichen Leistungen auf Papier, wie z. B. Zeit, Maschineneinsatz und Material. Ein damit verbundener Medi-enbruch und manuelle Doppelerfassungen werden vermieden. Dauer- oder Einzelaufträge, Mitarbeiter oder Arbeitstrupps, Fahrzeuge und Maschinen, Einsatzorte und Leistungsarten sowie Materialien stehen auf den mobilen Geräten zur Verfügung. Die von den Mitarbeitern erfassten Mengen, Zeitdauer und Ressourcen werden durch Rückübertragung den bestehenden Aufträgen automatisch zugeordnet.

Neu entwickelte, leicht zu bedienende und robuste Hardware-Komponen-ten erleichtern den Außeneinsatz. Der Funktionsumfang solcher Geräte kann vom Barcode-Leser, der Kamera über GPS bis zur Telefonie unein- geschränkt erweitert werden. Dadurch wird nicht nur der Abrechnungs- prozess deutlich schneller, sondern die Rechnungsstellung erfolgt aktuell, sicher, fehler- und medienbruchfrei und ist jederzeit nachvollziehbar.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Sehr hoher Erfassungskomfort ohne Verlust der Datentiefe

· Weitestgehende Geräteunabhängigkeit

· Alle notwendigen Daten stehen mobil zur Verfügung und können gezielt nach Trupp oder Mitarbeiter konfiguriert werden

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Web-Auftrag

Das internet- bzw. intranetbasierte Modul Web-Auftrag ermöglicht medienbruchfreie Beauftragungs- und Meldeprozesse zwischen den kommunalen Auftraggebern (z. B. Fachämtern) und den auftragnehmenden Ein-heiten (kommunale Dienstleister und Betriebe, wie z. B. Bauhöfe). Dabei kommen modernste Technologien zum Einsatz, die eine sofortige Auswahl des Auftraggebers auf die zur Verfügung gestellten Stammdaten des Kommunalbetriebs ermöglichen, wie z. B. bestehende Aufträge, Leistungsarten, Kostenstellen und Kostenträger.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Komplette Auftragserteilung auf digitalem Weg

· Erweiterung bestehender Aufträge um Zusatzaufgaben

· Rückmeldeverfahren mit Status und Fertigstellung

· Beliebig viele und variabel einrichtbare Formulare für unterschiedliche Auftraggeber

Optionale Erweiterungen aus dem Finanzwesen

FinanzbuchhaltungDas Modul Finanzbuchhaltung – unabdingbar für alle kommunalen Betriebe, Unternehmen und Einrichtun-gen mit der Verpflichtung zum kaufmännischen Jahresabschluss – passt sich jedem Betriebsablauf perfekt an. Es beinhaltet sowohl die Buchhaltung als auch weitere Aspekte des Finanzwesens und Controllings. So werden die wertmäßigen Bestandteile aller anderen Bereiche, wie z. B. Auftrags-, Einkaufs-, Lager- und Ressourcenverwaltung sowie Anlagenbuchhaltung, in der Finanzbuchhaltung zusammengefasst. Damit stehen umfassende Daten zur genauen Analyse und Auswertung bereit.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Zertifizierte Finanzbuchhaltung mit individuell strukturierbarem Kontenplan

· GDPdU-Export für Betriebsprüfungen

· Vollständige Integration in die Produktfamilie newsystem® kommunal

AnlagenbuchhaltungDas Modul erfüllt alle Anforderungen einer Anlagenbuchhaltung in kommunalen Betrieben oder öffentlichen Einrichtungen. Die Integration zum Rechnungswesen erfolgt über entsprechende Buchungsgruppen. D. h., die generellen Parameter werden in AfA-Büchern gesetzt, um die verschiedensten Anforderungen nach steuer-, handels- oder haushaltsrechtlichen sowie anderen Rahmenbedingungen abzudecken. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Mausklick sofort auf dem Bildschirm sichtbar oder als Bericht verfügbar.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Sämtliche Buchungsarten der Anlagenrechnung möglich

· Verschiedenste Abschreibungsmethoden: linear, degressiv, Leistungs-AfA, manuell

· Anlageninventur mit Inventurabgleich und -protokoll

Kosten- und Leistungsrechnung Control plusMit einer intensiv genutzten Kosten- und Leistungsrechnung ist es möglich, Organisations- und / oder Pro- duktbereiche nach ihrer tatsächlichen Effizienz zu beurteilen. Z. B. können damit Stundensätze, Produktivi-tät, Zeitvergleiche etc. detailliert ermittelt und gegenübergestellt werden. Control plus liefert damit in vielen Bereichen die fundierte Grundlage für Entscheidungen. Alle Teile der Kosten- und Leistungsrechnung, z. B. Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger und auf Wunsch auch Prozesse, sind vollständig abgedeckt. Damit steht ein effizientes, umfassendes Werkzeug für die Steuerung und Beurteilung der wirtschaftlichen Leis-tungsfähigkeit zur Verfügung.

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Beispielhafte Produkt-Highlights · Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgerrechnung mit flexibler Abbildung der Produkt- und Organisationsstruktur

· Voll- und Teilkostenrechnung

· Bereitstellung von Informationen für ein integriertes Analyse- und Steuerungssystem (BI)

ZahlungsverkehrDas Modul integriert vollständig die elektronische Abwicklung des Zahlungsverkehrs in die Finanzbuchhal-tung. Es werden automatisierte Zahlungsvorschläge für Lieferanten- bzw. Eingangsrechnungen generiert. Zudem ermöglicht es das elektronische Importieren von Kontoauszügen mit automatischer Zuordnung zu den offenen Posten.

Beispielhafte Produkt-Highlights · Bereitstellung der Zahlungsdateien für den einheitlichen europäischen Zahlungsverkehr (SEPA)

· Automatischer Zahlungsvorschlag für bestehende offene Posten

· Einzug von Lastschriften über Datenträgeraustausch

Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung

Unser auf das Prozessmanagement spezialisiertes INFOMA® Consulting-Team unterstützt Sie umfassend bei der Implementierung einer für Sie geeigneten Lösung. Dabei stehen folgende Bereiche besonders im Fokus:

· Ganzheitliche und individuelle Beratung – nicht nur die Technologie, sondern Ihre Strategie, die Wirtschaftlichkeit und insbesondere der Faktor Mensch stehen im Mittelpunkt

· Individuelle Analyse und Dokumentation der Geschäftsprozesse sowie Empfehlungen für Prozessoptimierungen

· Review vorhandener Systeme und Lösungen, Schwachstellenanalyse, Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen

· Einführungsplanung und -begleitung sowie Projektleitung und Schulung der Mitarbeiter

· Erstellung von Verfahrensdokumentationen für kommunale Betriebe

Wenn die Systemauswahl, die organisatorischen Voraussetzungen, der Zuschnitt auf den Betrieb und die Organisation optimal erfolgen, lässt sich ein hohes Nutzungspotenzial generieren.

Fazit

Hörvelsinger Weg 17-2189081 UlmPhone +49 731 1551-0Fax +49 731 1551-555web www.infoma.deemail [email protected]

Geschäftsstellen Deutschland Berlin · Düsseldorf · Hannover · Limburg · München · Schweiz Rotkreuz

FRITZ & MACZIOL : INFOMA®, Part of Imtech N.V., Gouda, NL

Software Consulting GmbH

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