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KontenverwaltungKontenverwaltung
Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0
KONTEN
Seite 2
Das Handbuch nutzenDas Handbuch nutzen
Das Handbuch verwendet kleine Bilder (sog. „Icons“) als Verständnis- und Orientierungshilfen.Sie werden folgende Icons finden:
Tipp, Hinweis. Schauen Sie sich unsere Tipps und Hinweise an.
Achtung! Bei diesem Hinweis gibt es stets etwas zu beachten. Lesen SieSolche Hinweise besonders aufmerksam.
Erklärung Vertiefendes Wissen zu einem bestimmten Bereich oder BegriffFinden Sie überall, wo dieses Buch auftaucht.
Orientierung. Ihre „Wegbeschreibung“ in Anwendungen – damit Sie immer wissen, wo Sie sich befinden und wie Sie dorthin finden.
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KONTEN
Seite 3
InhaltDas Handbuch nutzen2Vorbemerkung5Navigation6Kontenverwaltung7Kontenverwaltung – Filter-Suchfunktionen8Kontenverwaltung – Filter-Funktionen9Konto 10Konto ändern11Konto ändern – Eigenschaften12Konto ändern – Verteilung auf Profitcenter – Aufteilung von Kontengruppe13Konto ändern – Verteilung auf Profitcenter – gleichmäßige Aufteilung14Konto ändern – Verteilung auf Profitcenter – manuelle Aufteilung15Konto ändern – Verteilung auf Profitcenter – Regel Aufteilung16Aufteilungsregeln verwalten17Assistent zum anlegen einer Regel – Art der Regel18Assistent zum anlegen einer Regel – Werte/Aufteilung19Assistent zum anlegen einer Regel – Vorschau – einmalige Berechnung20Assistent zum anlegen einer Regel – Vorschau – laufende Berechnung21Konto ändern – Kostenauflösung – von Kontengruppe übernehmen22Konto ändern – Kostenauflösung – eigene Kostenauflösung 24Konto ändern – Kurzanalyse - für Zeitraum25 Konto ändern – Kurzanalyse – Anzeige26Konto ändern – Kurzanalyse – Einstellungen27
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INFOINFORMATIONRMATION
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AllgemeinDas Konto ist die zentrale Datenstruktur in der Buchführung sowie im Zahlungsverkehr.Für Lehrzwecke wird ein Konto meist als so genanntes T-Konto dargestellt: Über einem waagrechten Strich befinden sich Kontonummer und -bezeichnung und darunter ein durch einen senkrechten Strich geteilter Raum für Sollbuchungen (links) und Habenbuchungen (rechts).Der Buchhalter unterscheidet folgende Arten von Konten:
Bestandskonten (Erfassung von Beständen an Gütern, Geld und Schulden) :• aktive Bestandskonten (erfassen Aktiva, die Verwendung von Kapital)• passive Bestandskonten (erfassen Passiva, die Herkunft von Kapital)
Erfolgskonten (die ergebniswirksame Vorgänge erfassen): • Aufwandskonten (Sollbuchung = Ergebnisminderung) • Ertragskonten (Habenbuchung = Ergebnismehrung)
Debitorenkonten erfassen Forderungen an Kunden. Kreditorenkonten erfassen Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
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Vorbemerkung
Zur besseren Übersicht und Struktur werden Konten in Kontengruppen gebündelt. Das bedeutet, dass jedes Konto einer Konten-Gruppe zugeordnet wird. (Siehe Konten-Gruppe)
Um der Kernidee des Profitcenter-Gedankens nachzukommen, dass ein Betrieb in mehrere organisatorische Teilbereiche aufgeteilt wird, um Periodenerfolge über die Gewinn- und Verlustrechnung zu bekommen, setzt die Möglichkeit eines Verteilungsmechanismus voraus. Je genauer und zeitnaher dies gemacht wird, je realistischer und aussagekräftiger sind die Ergebnisse.
Die gleiche Philosophie trägt der Gedanke der Deckungsbeitragsrechnung. Dazu wird eine Kostenauflösung aller Aufwandskonten (Sollbuchungen) die ergebniswirksam sind vorgenommen.
Die Kurzanalyse zeigt mit ihrer grafischen Oberfläche eine Übersicht aller Bewegungsdaten mit Im/Per -Monatwerten an, dessen Entwicklung kommentierungsfähig ist.
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NavigationNavigation
Die Kontenverwaltung befindet sich unter der RubrikStart/Controlling/Konten
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KontenverwaltungKontenverwaltung
Die Kontenverwaltung bietet eine numerischer Tabellen-Übersicht aller von der Buchhaltung importierten, sowie alle manuell angelegten Konten an.
Die Tabellenübersicht ist sortiert nach:
Konto-Nr. (sortierbar)Konto-Name (sortierbar)Kontengruppe (sortierbar)
ProfitcenterDie Spalte zeigt die Art des Umlageverfahrens (Umsatz/Kostenverteilung) auf die jeweiligen Profit-u.Teilprofitcenter an.Direkt, dabei handelt es sich um Prozentwerte, die manuell aufgeteilt wurden oderindirekt über Verteilungsschlüssel (Regel) Die Regel wird individuell mit Hilfe eines Assistenten angelegt.
In der Ansicht wird nur die Regelart angezeigt. Details sehen Sie in der Kontenansicht.
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Durch Betätigung des Filtericons, können die Filtereigenschaften geöffnet oder wieder geschlossen werden.
Filter-SuchfunktionenFilter-Suchfunktionen
Die Filtersuchfunktion hilft Ihnen schnell und gezielt Konten zu finden.
Falls die Ansicht der Konten-verwaltung nicht alle oder nur ein Teil der Konten auflistet, überprüfen Siebitte die Filtereinstellungen, ggf.Einstellungen auf (alle) ändern
Die Kopfleiste „Konten“ verschafft Ihnen einen Überblick aller Einträge und wie viele Konten in der Ansicht gefiltert sind.
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FilterfunktionenFilterfunktionenJe nach Filtereinstellung können einzelne oder mehrer Konten gesucht und angezeigt werden. Es stehen folgende Filtereigenschaften zur Verfügung:
Anzeige • Alle – zeigt alle Konten an• Meine Favoriten (mit Stern)- zeigt nur die Konten an, die mit rechter Maustaste zu den Favoriten hinzu-gefügt wurden
Soll/Haben - zeigt entwedernur Soll- oder Habenkonten oder alle zusammen an.
Konten-Gruppe - zeigt alle Konten an die der ausgewählten Kontengruppe zugehörig sind
Konten-Klasse - alle Konten sind einer Konten-Gruppe, die wiederum einer Kontenklasse zugeordnet. Durch die Auswahl einer bestimmten Konten-Klasse werden alle dazugehörigen Konten angezeigt.
Status – es wird zwischen Aktiv (bebucht) und nicht aktiv (keine Kontierungsdaten) unterschieden.
Suchen – mit Eingabe von mind. dreiBuchstaben(alpha/numerisch) werden alle Konten Angezeigt die diese Buchstaben beinhalten
Kontensuche
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KontoKontoNachdem die entsprechenden Konten, je nach Filtereinstellung angezeigt werden, stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
• neues Konto angelegen• vorhandene Konten kopieren • vorhandene Konten ändern• vorhandene Konten löschen
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Konto ändernKonto ändern
Markieren Sie das gesuchte Konto und öffnen es mit Doppelklick.
Für die weitere Bearbeitungen stehen in der Filterleiste entsprechen Icons zur Verfügung:
• neu anlegen Neues Konto anlegen und alle Eigenschaftsfelder neu definieren.• kopieren Vorhandenes Konto duplizieren, lediglich Konto-Nr. und Name neu vergeben• ändern Vorhandenes Konto abändern• löschen Vorhandenes Konto löschen
Gelöschte Konten sind endgültig gelöscht und können nicht mehr reaktiviert werden.
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Konto ändernKonto ändern
EigenschaftenEigenschaftenMit den Kopfdaten nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
Konto-Nr. Jede Kontonummer kann nur einmalig bei Neuanlage vergeben werden. Entsprechend dem Kontenrahmenplan ist sie 1-9 stellig und kann im Nachhinein nicht mehr verändert werden.
Konten-Name Im Gegensatz zu der Konten-Nr. kann der Name individuell gewählt und auch im Nachhinein wieder verändert werden.
KontengruppeJedes Konto muss einer Konten-Gruppe zugeordnet werden. Durch die strukturierte Kumulation (Ansammlung) der Konten verschafft man sich einen besseren Überblick im Kontenplan, wie auch im Berichtswesen.
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Konto ändernKonto ändern
Verteilung auf ProfitcenterVerteilung auf Profitcenter
Aufteilung von Kontengruppe übernehmen.Mit dieser Option werden die Parameter der Kontengruppe identisch übernommen. Ändern sie sich in der Kontengruppe, ändern sich auch alle Konten, die der Kontengruppe zugeordnet sind
Es stehen verschieden Verteilungs-schlüssel zur Verfügung.
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VERTEILUNG AUF PROFITCENTER
Um der Kernidee des Profitcenter-Gedankens nachzukommen, dass ein Betrieb in mehrere organisatorische Teilbereiche aufgeteilt wird, um Periodenerfolge über die Gewinn- und Verlustrechnung zu bekommen, setzt die Möglichkeit eines Verteilungs-mechanismus voraus. Um die Frage „Wo sind die Kosten angefallen?“ zu klären, werden die Kosten auf Kostenbereiche oder Profitcenter im Betrieb umgelegt.
Je genauer und zeitnaher dies gemacht wird, je realistischer und aussagekräftiger sind die Ergebnisse.
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Konto ändernKonto ändern
Verteilung auf ProfitcenterVerteilung auf Profitcenter
Gleichmäßige Aufteilung (automatisch)Diese Option findet dann Anwendung, wenn das Konto eine abweichende Verteilung, wie die der zugeordneten Kontengruppe hat.
Gleichmäßig bedeutet, dass auf alle Haupt- und Teilprofitcenter, prozentual gleichmäßig verteilt wird.
Eine gleichmäßige Verteilung bietet sich über das Kostentragfähig- keitsprinzip an z.B. beim Unternehmerlohn oder Betriebssteuern
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Konto ändernKonto ändern
Verteilung auf ProfitcenterVerteilung auf Profitcenter
Manuelle Aufteilung (manuelle Eingabe)Unabhängig der zugeordneten Kontengruppe ist die manuelle Aufteilung. Damit kann die Umlage für jedes Haupt- oder Teilprofitcenter individuell angewandt werden. Erlöse werden meist direkt zu 100% einem Profitcenter zugeordnet. Kosten werden entweder direkt zu 100%, ansonsten prozentual anteilig auf Profitcenter verteilt.
KostenstellenWenn das Unternehmen neben den Profitcentern, auch mit Kostenstellen arbeitet, werden z.B. anlagebedingte Fix-Kosten nicht auf jedes Profitcenter verteilt.
Das Arbeiten mit Kostenstellen ist nur erfahrenen Controllern zu empfehlen.
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Konto ändernKonto ändern
Verteilung auf ProfitcenterVerteilung auf Profitcenter
RegelUm noch genauer und zeitnaher Kosten auf Profitcenter verteilen zu können, bietet Eagle Control die Regel an.
Mit der Regel kann genau bestimmt werden, wie viele Umlageanteile jedes Profitcenter zu tragen hat und wie sie sich berechnen sollen.
Regel anwendenÖffnen Sie das Auswahlfenster Regel und markieren Sie die gewünschte Regel.
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Konto ändernKonto ändern
Verteilung auf ProfitcenterVerteilung auf Profitcenter
Regel bearbeitenUm einen Überblick über die Regelverwaltung zu bekommen, öffnen Sie das Fenster Regeln bearbeiten
Regel-VerwaltungDie Regelverwaltung verschafft einen schnellen Überblick, aller manuell angelegten Regeln nach Regel, Art und Beschreibung.
Dazu können individuelle Regeln mit dem Assistent erstellt und abgespeichert werden. Die Regeln können mehrfach Anwendung finden.
Sie können:• Neue Regeln anlegen• Regeln bearbeiten• Regeln löschen
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Assistent zum Anlegen Assistent zum Anlegen einer Regeleiner Regel
Art der Regel – Schritt 1 von 3Wenn Sie in der Regelverwaltung keine passende Regel finden, könnenSie selbst eine Regel erstellen. der Assistent hilft Ihnen in drei Schritten eine individuelle Regel zu erstellen.
Umsatzprop. Minibar
Regel greift nur da wo Minibarumsätze generiert werden
z.B. Umsatzproportional MinibarDie Kostenumlage, bei denen diese Regel Anwednung finden soll, greift nur in den Profitcenter,die Minibarumsätze erwirtschaften.
GrunddatenGeben Sie einen passenden Namen, sowie dessen Beschreibung ein.
Art der RegelBestimmen sie die BerechnungsbasisManuelle Aufteilung Berechnung individuell nach ProzentwertenAufteilung nach EigenschaftenBerechnung nach einem bekannten Wert: Fläche, Rauminhalt, installierte Leistung (Strom, Gas) oder Berechnung nach anfallenden Kosten/Stück: z.B. Steuern/Abgaben/Gebühren Aufteilung umsatzproportionalBerechnung nach UmsätzenAufteilung kostenproportionalBerechnung nach Kosten
NotizDas Notizfeld steht für persönliche Einträge zur freien Verfügung
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Assistent zum Anlegen Assistent zum Anlegen einer Regel einer Regel
Werte Aufteilung–Schritt 2 von 3
BerechnungsbasisMit der Art der Regel wurde zuvor Berechnungsbasis bestimmt. z.B. umsatzproportional (Erlöse) oder kostenproportional (Kosten). Wählen Sie dazu die entsprechende Berichtsgruppe aus.Berichtsgruppen können zuvor individuell und ausschließlich für Regeln angelegt werden.
Art der UmsätzeDamit bestimmen Sie nach welchen Werten die Regel rechnen soll.• Im Monat• Per Monat• Im Monat Plan• Per Monat Plan
ZeitraumWie soll die Berechnung erfolgen?Laufende Berechungjeden Monat neu
oder
Einmalige Berechnung zum vorgegeben Zeitpunkt Monat und Jahr
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Assistent zum Anlegen Assistent zum Anlegen einer Regel einer Regel
Vorschau – Schritt 3 von 3
Einmalige BerechnungEntsprechend der Berechnungsbasis gestaltet sich die Flashgrafik. Die Grafik ist hierarchisch von innen nach außen aufgebaut.
EinzelwerteDa die Regel in diesem Fall eine einmalige Berechnung vornimmt, schlüsselt sich, entsprechend der ausgewählten Periode, die Umlage auf die Profitcenter prozentual auf.
In diesem Beispiel November 2008:HauptprofitcenterHotel 40,3%F&B 59,6%Gesamtbetrieb 100,0%
TeilprofitcenterLogis 77,6%Frühstück 22,3% 100,0% = Hotel
Restaurant 38,5%Felsenkeller 61,4% 100,0% = F&B
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Assistent zum Anlegen Assistent zum Anlegen einer Regel einer Regel
Vorschau – Schritt 3 von 3
Laufende Berechnung Entsprechend der Berechnungsbasis gestaltet sich die Flashgrafik. Die Grafik ist hierarchisch von innen nach außen aufgebaut.
EinzelwerteDie Regel abreitet laufend zum aktuellen Berichtszeitraum, dadurch wird für jeden Monat ein neuer Umlageschlüssel berechnet..Diese Werte werden tabellarisch dargestellt.
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KostenrechnungDie Kostenrechnung als Teilbereich des Rechnungswesens hat eine von der Finanzbuchhaltung völlig losgelöste Rolle. In den internationalen Hotels wird das „Uniform System of Accounts for the Lodging Industry“ verwendet, während die Finanzbuchhaltung den jeweiligen Landesgesetzen entspricht. Bei der Kostenrechnung wird zwischen Vollkostenrechnung und Teilkostenrechnung unterschieden. Beide Kostenrechnungssysteme ergänzen sich in der Praxis.
VollkostenrechnungBei der Vollkostenrechnung werden für die Kalkulation sämtliche Kosten (Einzel- und Gesamtkosten) angesetzt. Auf das gesamte Jahr bezogen müssen alle Kosten (fix, variable, sprungfix) gedeckt sein. Dadurch wird ein positives Betriebsergebnis (Gewinn) erziehlt.
TeilkostenrechnungDie Teilkostenrechnung wird vor allem in Form der Deckungsbeitragsrechnung angewendet. Der Grundgedanke besteht darin, dass dem einzelnen Produkt als Kostenträger (Nächtigung, Speise, Getränke etc.) nur die variablen Kosten zugerechnet werden.In der Teilkostenrechnung unterscheidet man zwischen fixen (vom Beschäftigungsgrad unabhängigen)Kosten, sprungfixen (vom Beschäftigungsgrad unabhängig, jedoch vom Öffnungstag abhängige) Kosten und variablen (vom Beschäftigungsgrad abhängige) Kosten.
KostenauflösungFixe Kosten sind von der Beschäftigung (Frequenz) unabhängig, sie sind das gesamte Jahr über fix, ganz gleich ob Gäste im Hotel bzw. Restaurant sind oder nicht. Die klassischen Fixkosten sind vor allem Abschreibungen, die Fremdkapitalzinsen, Miete, Pacht, Leasing, Grundgebühren, Versicherungen und alle Personalkosten, die über das ganze Jahr unabhängig von Gästen beschäftigt werden müssen.
Variable Kosten sind von der Beschäftigung (Frequenz) abhängig, d.h., sie entstehen nur mit Gästen. Die typischen variablen Kosten sind der Materialverbrauch (Wareneinsatz), z.T. Energiekosten, Reinigung, Wäscherei, Verbrauchsmaterial, teilweise Personalkosten etc.
Sprungfixe Kosten ( Bereitstellungskosten) entstehen nur mit der Öffnung des Betriebes und während der Offenhaltungszeit fix sind. Bezogen auf die geschlossenen Tage des Betriebes (Ruhetag, Saison) werden sie den variablen Kosten zugerechnet. Zu den sprungfixen Kosten zählen vor allem die Personalkosten für die in der Offenhaltungszeit fix angestellten Beschäftigten. Daneben sind vor allem Marketingksoten, Versicherungskosten z.B. Haftpflichtversicherungen für Arbeitnehmer), Wareneinsatz für die Personalverpflegung und teilweise Telefonkosten sowie Energiekosten als sprungfix anzusehen.
Vgl. Prof. Heinz Huber, „Controlling im Hotel- und Restaurantbetrieb“ Wien 2000 S. 33
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KostenauflösungKostenauflösungUnter Kostenauflösung wird in der Kostenrechnung die Spaltung der Kostenfunktion in fixe, sprungfixe und variable Kosten verstanden. Damit ist die Kostenauflösung eine Voraussetzung für eine entscheidungsorientierte Kostenrechnung.
Kostenauflösung von Kontengruppe übernehmen (automatisch)Mit dieser Option werden die Parameter der Kontengruppe identisch übernommen. Ändern sich die Parameter der Kontengruppe, so ändern sich alle Parameter der Konten, die der Kontengruppe zugeordnet sind.
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KostenauflösungKostenauflösung
Kostenauflösung für Profitcenter von Konto übernehmen (manuell)Unabhängig der Kontengruppe können Sie die Prozentwerte für jedes Konto individuell eingeben.
Somit kann jedes Konto autark gepflegt und einen von der Kontengruppe unabhängigen Wert bestimmt werden.
Achten Sie darauf, dass die%-Summe der Kostenauflösung in fix/variabel immer 100% geben muss.
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Konto ändernKonto ändern
KostenauflösungKostenauflösung
Eigene Kostenauflösung für Profitcenter verwenden (manuell)
Im Unterschied zur „Kostenauflösung für Profitcenter von Konto“, können Sie eine Kostenauflösung für jedes Profitcenter individuell anwenden.
Diese Art von Umlage wird dann angewandt, wenn sich erkennen lässt, dass sich die Kostenauflösung in den einzelnen Haupt- und Teilprofitcenter unterschiedlich darstellen.
Strom ist ein typisches Beispiel dafür, das zwischen den einzelnen Proftit-centern ein unterschiedliches Verhalten der variablen (beschäftigungsabhänig) und fixen (beschäftigungsunabhängigen) Kosten besteht.
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KurzanalyseKurzanalyseZeigt eine grafische Übersicht über einen bestimmten Zeitraum.Die y-Achse senkrecht = EuroDie x-Achse wagrecht = Zeitraum
Folgende Ansichtoptionen stehen zur Verfügung
• Per Monat - kumuliert (für eine bestimmte Periode ange- sammelt, aufgerechnet)
Für • Im Monat - einzeln (jeder Monat)
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• Plan-Werte
• Plan-Ist-Werte
• Ist-Werte
Konto ändernKonto ändern
KurzanalyseKurzanalyseZeigt eine grafische Übersicht über einen bestimmten Zeitraum.Die y-Achse senkrecht = EuroDie x-Achse wagrecht = Zeitraum
Folgende Ansichtoptionen stehen zur Verfügung
• Per Monat - kumuliert (für eine bestimmte Periode ange- sammelt, aufgerechnet)
Für • Im Monat - einzeln (jeder Monat)
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Seite 29
Konto ändernKonto ändern
Kurzanalyse - EinstellungenKurzanalyse - EinstellungenNeben der Anzeige (mit Ist, Plan und Ist-Planwerte), für (Im Monat, Per Monat), können Sie den Anzeige- zeitraum individuell bestimmen.
EinstellungenFolgende Optionen stehen für den grafischen Anzeigezeitraum zur Verfügung:
1
0
Anzeigezeitraum• Anzahl der Vorjahre• Anzahl der Jahre in Zukunft
Beschriftung• Wertebeschriftung für Ist-Werte• Wertebeschriftung für Plan-Werte
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Seite 30
Konto ändernKonto ändern
ZusatzdatenZusatzdaten
Das Notizfeld eignet sich um Veränderungen festzuhalten.
Dokumentieren Sie jeden Eintrag mit Datum und Ihrem Kürzel.
Notizen können jederzeit geändert, ergänzt oder gelöscht werden.
Beispiel: Gehälter Restaurant = 1 Fachkraft: Frau Pantenius, 2 Azubis: Patrick und André 2 Aushilfskräfte: Brigitte und ReginaGehaltserhöhung für Frau Pantenius 24.12.2008/wn
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