KONTROLLAMT DER STADT WIEN · 2014-06-26 · SAP R/3 mit den Modulen SAP FI, SAP IS-H (SAP Industry Solution-Healthcare), SAP MM, SAP GHT (SAP Gesundheitstemplate), SAP SD (SAP Sales

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KA II - KAV-1/11

Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund",

Prüfung des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP"

Tätigkeitsbericht 2010

KA II - KAV-1/11 Seite 2 von 30

KURZFASSUNG

Mit dem im Jahr 2004 von der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" initi-

ierten und in Zusammenarbeit mit der Magistratsabteilung 6 - Rechnungs- und Abga-

benwesen durchgeführten Projekt "MA 6-Integration ins KAV-SAP" sollten alle Einrich-

tungen der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" (ausgenommen Allge-

meines Krankenhaus der Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus) sowie die zu-

ständigen Buchhaltungsabteilungen im Aufwands- und Ertragsbereich auf ein durchge-

hend SAP-basiertes Buchführungssystem umgestellt werden.

Die nur eingeschränkt der Größenordnung und Tragweite dieses Vorhabens gerecht

werdende Vorprojektphase, die im Projektverlauf mehrmals geänderten inhaltlichen und

zeitlichen Rahmenbedingungen, das um ein Jahr vorverlegte Rollout sowie die Nichtan-

passung der Personalressourcen des Projektmanagements an diese Gegebenheiten

führten zu Problemen in der Projektabwicklung. Letztlich wurde das adaptierte SAP-

System der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" bis Ende des Jahres

2008 auf 28 Buchungskreise mit nahezu 1.300 Anwenderinnen bzw. Anwendern ausge-

rollt, wobei allerdings zahlreiche Hilfskonstruktionen und eine umfangreiche Nachpro-

jektphase mit nachteiligen Auswirkungen auf die Kostenentwicklung in Kauf genommen

werden mussten.


INHALTSVERZEICHNIS

1. Einleitung.....................................................................................................................4

2. Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"-Richtlinien zur Durchführung

von Informationstechnologie-Projekten ...........................................................................6

3. Projektbeauftragung "MA 6-Integration ins KAV-SAP" ................................................8

4. Projektdefinition ...........................................................................................................8

5. Projektaufbauorganisation .........................................................................................10

6. Projektdokumentation................................................................................................10

7. Erstellung des Pflichtenheftes ...................................................................................12

8. Festlegung der einzusetzenden SAP-Module............................................................14

9. Vorbereitung der Produktivsetzung ...........................................................................17

10. Produktivsetzung in den Piloteinrichtungen und Rollout ..........................................18

11. Nachprojektphase....................................................................................................20

12. Kosten des Projektes und der Nachprojektphase....................................................21

13. Feststellungen des Kontrollamtes............................................................................24

Anhang

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS UND ALLGEMEINE HINWEISE ..................................29


PRÜFUNGSERGEBNIS

1. Einleitung

1.1 Mit 1. Jänner 2002 wurde dem vormaligen Verwaltungszweig "Krankenanstalten-

verbund" die Eigenschaft einer Unternehmung gem. § 71 der Wiener Stadtverfassung

(WStV) zuerkannt. Gemäß § 13 Abs. 1 des Statuts für die Unternehmung "Wiener

Krankenanstaltenverbund" (KAV) hat der KAV ein Rechnungswesen nach den Grund-

sätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu führen, welches den Unternehmensprozess

in seinen Zusammenhängen inhaltsgetreu wiedergibt und Daten für unternehmerische

Dispositionen bereitstellt. Das Rechnungswesen hat den Wirtschaftsplan, eine nach den

Grundsätzen der Doppik eingerichtete Buchführung sowie eine Kosten- und Leistungs-

rechnung, den Jahresabschluss mit Lagebericht und das Berichtswesen zu umfassen.

1.2 Vor dem Hintergrund der Einführung des Euro und der geplanten Unternehmungs-

werdung wurde bereits im Jahr 1997 mit dem Projekt "Erneuerung der betriebswirt-

schaftlichen Software im KAV - Einführung SAP R/3" begonnen. Nach dem Aufbau

eines SAP-CCC (Customer Competence Center) und der Fertigstellung des KAV-

Templates wurde in den Jahren 2000 und 2001 das SAP R/3 mit den Modulen SAP MM

(SAP Materials Management), SAP PM (SAP Plant Maintenance), SAP PP (SAP Pro-

duction Planning and Control), SAP CO (SAP Controlling) und SAP FI (SAP Financial

Accounting) auf sämtliche Einrichtungen des KAV ausgerollt. Mit den eingeführten SAP-

Modulen wurden vor allem die Prozesse der Anlagenbuchhaltung und der Beschaffung

unterstützt. Laut Projektabschlussbericht vom März 2002 erfolgte das Rollout in fünf

Phasen, wobei insgesamt 1.072 Anwenderinnen bzw. Anwender auf das neue System

umgestellt wurden.

In den Buchhaltungsabteilungen der Magistratsabteilung 6 - Rechnungs- und Abgaben-

wesen stand für das Rechnungswesen als führendes System die Eigenentwicklung

UHU (Universelle Haushaltsbuchführung auf Unix) mit den Programmen EVA (Einnah-

mengebarung mit Vorschreibungs- und Abstattungsautomatik) sowie ADAM (Ausgaben-

gebarung mit Datenträgererstellung und Abstattung über automatische Medien) in Ver-


wendung. Die automatische Kommunikation zwischen dem SAP R/3 des KAV und dem

Softwaresystem der Magistratsabteilung 6 wurde über eingerichtete Schnittstellen ge-

währleistet.

Im Allgemeinen Krankenhaus der Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus (AKH)

wurde bereits ab dem Jahr 1989 - also noch vor dem Zusammenschluss zum Verwal-

tungszweig "Krankenanstaltenverbund" - das SAP R/2 mit den Modulen Finanzwesen,

Materialwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung, Instandhaltung, Controlling so-

wie einigen Eigenentwicklungen eingeführt. Am 1. Jänner 2004 erfolgte der Umstieg auf

SAP R/3 mit den Modulen SAP FI, SAP IS-H (SAP Industry Solution-Healthcare), SAP

MM, SAP GHT (SAP Gesundheitstemplate), SAP SD (SAP Sales and Distribution),

SAP PP und einem erweiterten Berichtswesen SAP CO. Anfang des Jahres 2004 belief

sich die Anzahl der SAP-Anwenderinnen bzw. SAP-Anwender (ohne Sonderanwen-

derinnen bzw. Sonderanwender in der Medizin und Pflege) im AKH-Template auf 342.

Im Zuge der Umstellung auf SAP R/3 wurde das auf Unix basierende UHU als führen-

des System im Bereich des Rechnungswesens abgelöst. Seitdem werden die Ge-

schäftsfälle von der für das AKH zuständigen Magistratsabteilung 6 - Rechnungs- und

Abgabenwesen, Buchhaltungsabteilung 10 (MA 6 - BA 10) originär im SAP-System ver-

bucht.

1.3 In der Vergangenheit wurde vom Kontrollamt bereits mehrmals der Einsatz von zwei

gleichzeitig eingesetzten Buchführungssystemen für das Rechnungswesen im KAV

bemängelt und in diesem Zusammenhang festgestellt, dass dadurch ein umfangreicher

personeller, technischer und zeitmäßiger Einsatz bei dieser gepflogenen Vorgangswei-

se der Finanzbuchführung erforderlich ist.

Zuletzt empfahl das Kontrollamt in seinem Bericht vom 16. Jänner 2008 (s. Tätigkeits-

bericht [TB] 2007, Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", Gebarungsprü-

fung der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"; Ersuchen gem. § 73 Abs.

6a WStV vom 30. November 2006) die Einführung einer einheitlichen, auf doppische

Erfordernisse ausgerichteten Software. In ihrer Stellungnahme zum Bericht kündigte die


Generaldirektion (GED) der Unternehmung die "vollständige Integration des Rech-

nungswesens der Magistratsabteilung 6 in das SAP-System" des KAV im Rahmen ei-

nes bereits laufenden Projektes an. Als wesentliche Vorteile des integrierten Buchfüh-

rungssystems wurden der Wegfall von Schnittstellen, von aufwendigen Abstimmarbei-

ten und von Redundanzen in allen Teilbereichen des Rechnungswesens sowie die

Schaffung einer gemeinsamen Auswertungsplattform angeführt. In der diesbezüglichen

Äußerung gem. § 5 Abs. 5 der Geschäftsordnung für den Magistrat der Stadt Wien, An-

hang 1, Sonderbestimmungen für das Kontrollamt (s. TB 2008, Unternehmung "Wiener

Krankenanstaltenverbund", Gebarungsprüfung der Unternehmung "Wiener Krankenan-

staltenverbund"; Ersuchen gem. § 73 Abs. 6a WStV vom 30. November 2006; Äuße-

rung) wurde auf die bereits mit Stichtag 1. Dezember 2008 abgeschlossene Umstellung

auf SAP verwiesen.

1.4 Im Rahmen der gegenständlichen Prüfung unterzog das Kontrollamt die Abwicklung

des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP" durch den KAV einer Einschau, wofür

Erhebungen in der GED des KAV, in der KAV-Informationstechnologie (KAV-IT) sowie

in der Magistratsabteilung 6 durchgeführt wurden. Zudem wurden auch die Erkenntnis-

se, die aus Gesprächen mit projektbeteiligten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern der

stichprobenweise herangezogenen Schwerpunktkrankenanstalten Sozialmedizinisches

Zentrum Ost - Donauspital (DSP) und Wilhelminenspital (WIL) sowie der jeweils zu-

ständigen Buchhaltungsabteilungen der Magistratsabteilung 6 - nämlich der Buchhal-

tungsabteilung 21 (MA 6 - BA 21) und der Buchhaltungsabteilung 19 (MA 6 - BA 19) -

gewonnen wurden, in die Betrachtung einbezogen.

2. Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"-Richtlinien zur Durchführung von

Informationstechnologie-Projekten

2.1 Zum Zeitpunkt des Beginnes des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP" im Jahr

2004 war das Verfahren betreffend die Initiierung und Entscheidung über die Realisie-

rung von IT-Projekten im KAV durch eine Dienstvorschrift der GED vom 12. August

2002, GED - 146/2002/TI, geregelt (im Folgenden IT-Projektrichtlinie genannt). Dieser

zufolge waren alle IT-Projektvorhaben je nach Erfüllung der Kriterien Kosten, Dauer und

beteiligte Organisationseinheiten in drei Kategorien (A, B oder C) einzuteilen und je

nach Kategorie unterschiedlichen Stellen zur Genehmigung vorzulegen. Für Projekte


der Kategorie A beispielsweise, welche die höchste Kategorisierung darstellte, mussten

entweder das Kostenkriterium (geplante Projektkosten über 600.000,-- EUR) oder die

beiden Kriterien Dauer (länger als 24 Monate) und beteiligte Organisationseinheiten

(mindestens fünf) erreicht werden. Die Genehmigung der Realisierung von IT-Vorhaben

der Kategorie A hatte durch die jeweilige Projektauftraggeberin bzw. den jeweiligen

Projektauftraggeber, die Direktion der beauftragenden Teilunternehmung(en) und den

Informatik-Strategie-Ausschuss, der damals als Entscheidungsgremium des KAV über

die Durchführung von IT-Projekten von besonderer Tragweite eingerichtet war, zu erfol-

gen.

Laut der im August 2002 erlassenen Geschäftsordnung für den Informatik-Strategie-

Ausschuss waren den Projektanträgen alle für die Entscheidung relevanten Unterlagen

anzuschließen. Als solche wurden jedenfalls die Darstellung des Projektzieles und

-umfanges, das Projektangebot und eine Nutzwertanalyse gemäß IT-Projektrichtlinie,

die Darstellung möglicher weitergehender Auswirkungen des Projektes auf Betriebsab-

läufe oder die Organisation sowie ein Finanzierungsvorschlag angesehen.

2.2 Neben der die Vorprojektphase regelnden IT-Projektrichtlinie war die Methodik der

Abwicklung von IT-Projekten in einem gesonderten Handbuch festgelegt, das ebenfalls

mit Erlass der GED des KAV vom 28. August 2002, GED - 147/2002/TI, in Kraft gesetzt

wurde. Dieses auch zum Zeitpunkt der Prüfung des Kontrollamtes noch geltende

"Handbuch der IT-Projektmanagement-Methodik" hat u.a. die Aufgaben der jeweiligen

Rollenträgerinnen bzw. Rollenträger in einem Projekt, die anzuwendenden Projektma-

nagement-Methoden und -Werkzeuge, das Vorgehen im Zuge der Projektabnahme und

der Nachprojektphase sowie Umfang, Art und Verfügbarkeit der Projektdokumentation

zum Inhalt.

Weiters wird im diesbezüglichen Erlass festgelegt, dass in Abstimmung mit der Projekt-

auftraggeberin bzw. dem Projektauftraggeber von der Anwendung einzelner beschrie-

bener Projektmanagement-Instrumente abgesehen werden kann, falls der Einsatz des

gesamten Instrumentariums im Verhältnis zum Umfang, zur Komplexität oder anderer

maßgeblicher Kriterien einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellt. Ungeachtet des-


sen ist jedenfalls auf eine ausreichende Projektdokumentation zu achten, in der auch

die Gründe für ein etwaiges Abweichen von der vorgesehenen Methodik auszuführen

sind.

3. Projektbeauftragung "MA 6-Integration ins KAV-SAP"

Im Februar 2004 beauftragte die GED des KAV die damalige Einrichtung Informatik im

Gesundheitsverbund (damalige IGV) der damaligen Teilunternehmung Technische,

wirtschaftliche und sonstige Serviceeinrichtungen des KAV (damalige TU 3) mit der

Durchführung des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP". Auftragsinhalt waren die

Projektmanagement-Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erstellung eines die Nutze-

rinnenanforderungen bzw. Nutzeranforderungen an die neue Software zusammenfas-

senden Pflichtenheftes, dessen Implementierung im SAP des KAV und die Produktiv-

setzung des adaptierten SAP-Systems in den Piloteinrichtungen Sozialmedizinisches

Zentrum Ost (SZO) und Sozialmedizinisches Zentrum Floridsdorf (SZF) sowie der zu-

ständigen MA 6 - BA 21. Dem erteilten Projektauftrag an die damalige IGV war auf-

grund der Auftraggeberineigenschaft der GED des KAV kein Genehmigungsverfahren

im Sinn der IT-Projektrichtlinie unter Einbeziehung des Informatik-Strategie-Ausschus-

ses vorangegangen. Dessen ungeachtet hatte die damalige IGV in ihrem ursprüngli-

chen Projektangebot die Abwicklung des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP" im

Hinblick auf dessen Dauer, Kosten und der beteiligten Gruppen nach den Richtlinien

des "Handbuches der IT-Projektmanagement-Methodik" zugesagt.

In weiterer Folge wurde der Auftrag an die damalige IGV im März 2006 um die Durch-

führung des Rollouts in allen übrigen Einrichtungen des KAV einschließlich der zustän-

digen Buchhaltungsabteilungen erweitert. Aufgrund der Zusammenlegung dieser Ein-

richtung mit dem EDV-Management und Betriebsführungszentrum (EMB) im Jänner

2007 ging die Auftragnehmereigenschaft des Projektes auf die neu geschaffene Ser-

viceeinrichtung KAV-IT über.

4. Projektdefinition

Die relevanten Informationen zum Projekt wurden vom Projektmanagement im Einver-

nehmen mit der Projektauftraggeberin in der Projektdefinition, die im Projektverlauf


mehrfach adaptiert wurde, festgeschrieben. Der ersten Version der Projektdefinition

vom Juni 2004 waren folgende Zielsetzungen zu entnehmen:

- Die Kommunikation zwischen KAV-SAP und Magistratsabteilung 6 soll analog der be-

stehenden Kommunikation zwischen AKH-SAP und der Magistratsabteilung 6 - mit

SAP als führendem Rechnungswesensystem - nach den Anforderungen des KAV re-

alisiert werden.

- Die betriebenen Schnittstellen zur bzw. von der Magistratsabteilung 6 sollen reduziert

und von originären Buchungen durch die zuständigen Buchhaltungsabteilungen direkt

im KAV-SAP abgelöst werden.

- Der Ertrags- und Aufwandsbereich ist ausschließlich durch das KAV-SAP abzude-

cken.

- Das Modul SAP IS-H soll für die Einnahmenverrechnung der Patientinnen bzw. Pati-

enten zum Einsatz kommen.

- Das Modul SAP PS (SAP Project System) soll als Planungsinstrument für das Budget

und den Investitionsbereich eingesetzt werden.

- Der Produktionsausfall für die Anwenderinnen bzw. Anwender bei der Systemumstel-

lung ist so gering wie möglich zu halten.

Die Abwicklung des Projektes sollte lt. Projektdefinition in zwei Phasen erfolgen, wobei

die erste Phase die Erstellung eines Pflichtenheftes für die Prozesse des SZO und des

SZF sowie der MA 6 - BA 21 unter Bedachtnahme auf alle für den KAV zuständigen

Buchhaltungsabteilungen (ausgenommen AKH) umfasste. In der zweiten Phase war die

Implementierung der Prozesse entsprechend dem Pflichtenheft in das KAV-SAP und

die Produktivsetzung im SZO und SZF sowie der zuständigen MA 6 - BA 21 vorgese-

hen.

Die Terminvorgaben zum Projekt wurden in einem Grobterminplan abgebildet, der sich

vom Projektstart im April 2004 bis zur Produktivsetzung in den Piloteinrichtungen im

Jänner 2006 erstreckte. Als Risiken, die den Produktivsetzungstermin gefährden könn-

ten, wurden einerseits Verzögerungen bei der Fertigstellung des Pflichtenheftes und

andererseits Verzögerungen im Zusammenhang mit dem Einsatz des Moduls SAP IS-H

für die Patientinnenverrechnung bzw. Patientenverrechnung angesehen.


5. Projektaufbauorganisation

5.1 In Entsprechung des "Handbuches der IT-Projektmanagement-Methodik" wurde von

der GED des KAV als Projektauftraggeberin im Hinblick auf die Dimension des Projek-

tes im Mai 2004 ein Projektlenkungsausschuss eingesetzt, der sich aus Vertreterinnen

bzw. Vertretern der GED des KAV, der Direktion der damaligen Teilunternehmung Wie-

ner Städtische Krankenanstalten und Pflegeheime des KAV (damalige TU 1), der Kran-

kenanstalten, der damaligen IGV sowie der Magistratsabteilung 6 zusammensetzte. Die

Aufgaben dieses Gremiums waren u.a. die Herbeiführung der für den Projektfortgang

erforderlichen Entscheidungen, die Überprüfung des Projektfortschrittes sowie die Ab-

nahme der Zwischenergebnisse und des Endergebnisses des Projektes.

5.2 Die von der damaligen IGV als zentrale Ansprechperson für alle Projektbelange

eingesetzte Projektmanagerin war gemäß dem "Handbuch der IT-Projektmanagement-

Methodik" in erster Linie für die Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung, die Koordi-

nation sämtlicher Projektaktivitäten sowie eine umfassende Dokumentation verantwort-

lich. Darüber hinaus hatte sie Controlling-Aufgaben sowie Berichtspflichten gegenüber

der Auftraggeberin bzw. dem Projektlenkungsausschuss wahrzunehmen.

Unter Federführung der Projektmanagerin wurde im Einvernehmen mit dem Lenkungs-

ausschuss ein Projektteam, bestehend aus Vertreterinnen bzw. Vertretern der GED des

KAV, der Direktionen der damaligen TU 1 und TU 3, der Krankenanstalten sowie aus-

gewählter Buchhaltungsabteilungen, gebildet. Die Projektteammitglieder der Kranken-

anstalten kamen zum überwiegenden Teil aus den Abteilungen Wirtschaft und Finanz

der Piloteinrichtungen SZO und SZF. Aufgabe des Projektteams war primär die Erstel-

lung des Pflichtenheftes und die Mitwirkung im Rahmen des Implementierungsprozes-

ses. Zur Pflichtenhefterstellung wurden themenbezogene Arbeitsgruppen unter der

Leitung von Projektteammitgliedern ins Leben gerufen, in die noch weitere Nutzerinnen

bzw. Nutzer aus den am Projekt beteiligten Einrichtungen einbezogen wurden.

6. Projektdokumentation

6.1 Die in der Verantwortung der Projektmanagerin liegende Projektdokumentation hat

nach den Vorgaben des KAV alle schriftlichen Unterlagen, die im Rahmen der Abwick-


lung eines Projektes anfallen, zu umfassen. Den wichtigsten Teil stellt hiebei das Pro-

jekthandbuch dar, zu dessen Inhalten u.a. das Projektangebot, der Projektauftrag, die

Projektdefinition, die Zusammensetzung der Projektorganisation, sämtliche Termin- und

Kostenpläne, der Projektstrukturplan, eine Projektumweltanalyse sowie der Abschluss-

bericht inkl. einer abschließenden Projektkostenaufstellung zählen. Weitere Säulen der

Dokumentation bilden periodische Projektstatusberichte an die Auftraggeberin sowie die

Protokolle von Besprechungen des Projektteams und des Lenkungsausschusses, die

analog zum Projekthandbuch elektronisch zu verwalten und jederzeit aktuell abrufbar zu

halten sind.

6.2 Wie die Einschau ergab, wurde von der Projektmanagerin des gegenständlichen

Projektes eine elektronische Projektdokumentation aufgebaut, die neben den Projekt-

statusberichten und den Protokollen der Projektteam- und der Lenkungsausschusssit-

zungen Elemente des oben beschriebenen Projekthandbuches umfasste. Ein zentrales

Dokument stellte in diesem Zusammenhang die im Projektverlauf mehrmals aktuali-

sierte Projektdefinition dar, in der u.a. die Projektaufbauorganisation und die Grobter-

minplanung enthalten waren. Die Kommunikation zwischen der damaligen IGV bzw.

KAV-IT und der GED des KAV bzgl. Angebotslegungen und Beauftragungen zum Pro-

jekt wurde in einem internen Auftragsverwaltungsprogramm dokumentiert.

Hinsichtlich der Kostenthematik war den Projektunterlagen zu entnehmen, dass auf-

grund einer Vereinbarung mit der Projektauftraggeberin ein Projektkostenplan erst nach

der Fertigstellung des Pflichtenheftes zu erstellen war, sodass zum Zeitpunkt des Pro-

jektstartes lediglich eine Grobplanung über ausgewählte Kosten der Phase 1 vorhanden

war. Im weiteren Projektverlauf wurden jahresbezogene Kostenschätzungen vorge-

nommen und Aufzeichnungen über die angefallenen Kosten geführt, allerdings unter-

blieb bis zu Beginn der gegenständlichen Einschau des Kontrollamtes Anfang des Jah-

res 2010 die Erstellung einer zusammenfassenden Projektkostenaufstellung.

Ebenso konnte lt. Auskunft der Projektmanagerin aufgrund fehlender personeller Re-

ssourcen ein Projektabschlussbericht, der richtliniengemäß den gesamten Projektver-

lauf, die Zielerreichung bzw. den Projekterfolg sowie die daraus gewonnenen Erkennt-


nisse und Erfahrungen für nachfolgende Projekte darstellen soll, bis zum Zeitpunkt der

Prüfung nicht ausgearbeitet werden.

6.3 Weitere Bestandteile der Projektdokumentation bildeten u.a. die von den Arbeits-

gruppen verfassten Pflichtenheftteile, die daraus entstandenen Detailkonzepte für die

Implementierung (sogenannte Blueprints) sowie die im Projektverlauf zu Informations-

zwecken erstellten Projektpräsentationen. Zudem gehörten der Projektdokumentation

die Controlling-Berichte an, die infolge der Neustrukturierung des Projektes Ende des

Jahres 2007 von der GED des KAV quartalsweise erstellt wurden.

7. Erstellung des Pflichtenheftes

7.1 Nach Abhaltung der Kick-Off-Veranstaltung zum Projekt "MA 6-Integration ins KAV-

SAP" im April 2004 wurde zur Erstellung des Pflichtenheftes mit der schrittweisen Ein-

richtung von Arbeitsgruppen unter Mitwirkung der Mitglieder des Projektteams begon-

nen. Im Rahmen ihrer Aufgabenstellung hatten die Arbeitsgruppen jeweils zu einem

definierten Themenbereich - ausgehend von einer Analyse des Istzustandes - die Soll-

prozesse für die geplante Integration auszuarbeiten. Dabei waren in Abhängigkeit vom

Themenbereich die diesbezüglichen Prozesse im AKH als mögliche Umsetzungslösun-

gen in die Betrachtung einzubeziehen. Eine Abstimmung der in den Arbeitsgruppen be-

handelten Inhalte fand regelmäßig in den Projektteamsitzungen insofern statt, als die

Leiterinnen bzw. Leiter über den Status der Bearbeitung in der jeweiligen Arbeitsgruppe

berichteten und allfällig aufgetretene Problemstellungen aufzeigten.

In der nachfolgenden Tabelle werden die im Projektverlauf eingesetzten Arbeitsgruppen

und der Monat ihrer Konstituierung dargestellt:

Arbeitsgruppen Konstituierung im 1 - Budgetplanung Mai 2004 2 - Kostenminderungen (Erträge) Mai 2004 3 - Organisationsablauf Bestellung bis Rechnungsprüfung Mai 2004 4 - Patientinnenverrechnung bzw. Patientenverrechnung Mai 2004 5 - Personal Mai 2004 6 - Stammdaten Juni 2004 7 - Einsatz von PS und IM (Investment Management - Investitionsmanagement) August 2004 8 - Umsatzsteuer-Voranmeldung, Beihilfen und Sonstiges Februar 2005 9 - Jahresabschlussarbeiten Juni 2005


Arbeitsgruppen Konstituierung im 10 - BusinessWarehouse/Datawarehouse Februar 200611 - Zahlungsverkehr Dezember 200512 - Datenbereinigung und Regelungen für die Übergangsphase Dezember 200513 - Organisation und Festlegung eines einheitlichen Rechnungswesens Dezember 200514 - Pflegeheimverrechnung Mai 2006

Wie der Tabelle zu entnehmen ist, wurden innerhalb des Zeitraumes Mai 2004 bis

Mai 2006 insgesamt 14 Arbeitsgruppen eingerichtet. Laut den eingesehenen Projekt-

statusberichten und Sitzungsprotokollen befassten sich insbesondere die den Ertrags-

bereich behandelnden Arbeitsgruppen 2 und 4 zu Beginn ihrer Tätigkeit mit der Erhe-

bung der betreffenden Prozesse im AKH. Infolge der Besichtigungen vor Ort und auf-

grund der zur Verfügung gestellten Unterlagen kamen die Arbeitsgruppen jedoch zu

dem Schluss, dass die Prozesse bzw. die Umsetzungslösungen des AKH vor allem an-

gesichts des anders aufgesetzten SAP-Templates nur sehr eingeschränkt auf den übri-

gen KAV umgelegt und daher im Zuge der Pflichtenhefterstellung nicht weiter berück-

sichtigt werden könnten.

7.2 Bedingt durch den zeitlich versetzten Tätigkeitsbeginn, den je nach zu behandeln-

der Thematik ungleich hohen Arbeitsaufwand und die eingesetzten Personalressour-

cen, lagen die jeweiligen Arbeitsgruppenergebnisse sowohl zu unterschiedlichen Zeit-

punkten als auch in unterschiedlicher Form vor. Während die Pflichtenheftteile der Ar-

beitsgruppen 1 bis 8 bis November 2005 vom Projektlenkungsausschuss abgenommen

werden konnten, mündeten die z.T. viel später vorliegenden Ergebnisse der übrigen

Arbeitsgruppen nicht wie geplant in einem Beitrag für das Pflichtenheft, sondern wurden

in Form von Protokollen dokumentiert. Ausgenommen ist der Pflichtenheftteil der Ar-

beitsgruppe 9 - Jahresabschlussarbeiten, der mit Unterbrechungen im Juni 2009 fertig

gestellt wurde.

7.3 Eine Sonderstellung innerhalb der Arbeitsgruppen nahm die im Dezember 2005

konstituierte Arbeitsgruppe 13 ein, die anhand der von den anderen Arbeitsgruppen

ausgearbeiteten Sollprozesse die Zuständigkeiten innerhalb der Einrichtungen des KAV

sowie zwischen den Einrichtungen des KAV und den Buchhaltungsabteilungen festle-

gen sollte. Besonderes Augenmerk war dabei auf einen effektiven und effizienten Per-

sonaleinsatz in den von der Integration betroffenen Organisationseinheiten zu legen.


Aufgrund der z.T. uneinheitlichen Aufgabenverteilungen in den Krankenanstalten des

KAV (z.B. zwischen dem Verwaltungs- und dem Technikbereich im Rahmen der Be-

schaffung) und in Anbetracht der über den Rahmen des Projektes hinausgehenden

Aufgabenstellung wurde im Jänner 2007 vom Projektlenkungsausschuss die Auflösung

der Arbeitsgruppe 13 beschlossen.

8. Festlegung der einzusetzenden SAP-Module

8.1 Beginnend mit Mai 2004 trat in regelmäßigen Abständen der Projektlenkungsaus-

schuss zusammen, um auf Basis der Berichte der Projektmanagerin sowie der Leiterin-

nen bzw. Leiter der Arbeitsgruppen den Projektfortschritt zu verfolgen und u.a. die Aus-

wahl der einzusetzenden SAP-Module zu treffen.

Wie bereits im Pkt. 4 dargestellt, sollte die Umstellung auf ein SAP-basiertes Buchfüh-

rungssystem in den Krankenanstalten des KAV analog der im Jahr 2004 durchgeführten

Integration im AKH erfolgen. Demgemäß war für die Patientinnenverrechnung bzw. Pa-

tientenverrechnung der Einsatz des Moduls SAP IS-H, für die Debitorenbuchhaltung

inkl. Einhebungs- und Einbringungsmanagement der Einsatz der Module SAP FI und

SAP SD und für die Kreditorenbuchhaltung der Einsatz der Module SAP MM und SAP

FI geplant. Abgesehen davon sollte im Rahmen des Projektes für die Planung und Ver-

folgung der Investitionen und Instandhaltungen das Modul SAP PS und für das Be-

richtswesen bzw. den Datentransfer innerhalb des KAV und zwischen dem KAV und der

Magistratsabteilung 6 das Modul SAP BW (SAP Business Information Warehouse) im-

plementiert werden. Im Übrigen sollte das bisweilen in Verwendung stehende Haus-

haltsmanagement im SAP bis zum Abschluss der Integration weitergeführt werden.

8.2 Den Sitzungsprotokollen des Lenkungsausschusses zufolge kam es nach Abnahme

der Pflichtenheftteile der Arbeitsgruppen 1 bis 8 Ende des Jahres 2005 zu einer Forcie-

rung der Diskussion über die Möglichkeit des Einsatzes des Moduls SAP PS-CD (SAP

Public Sector-Collection and Disbursement) im Rahmen der Debitorenbuchhaltung inkl.

Einhebungs- und Einbringungsmanagement. Als Entscheidungshilfe beauftragte die

Magistratsabteilung 6 im Februar 2006 die Firma SAP mit der Prüfung der Möglich-

keiten der SAP-Unterstützung bei der Ertragsverrechnung im KAV. Dabei sollte primär


der Einsatz der beiden Module SAP FI und SAP PS-CD im Hinblick auf die Erfüllung der

Anforderungen aus den Pflichtenheftteilen der Arbeitsgruppen 2, 4 und 6 verglichen und

bewertet werden. Einzubeziehen war außerdem, inwieweit das in der Magistratsabtei-

lung 6 bereits für die Debitorenbuchhaltung anderer Teile des Magistrats in Verwen-

dung stehende SAP PS-CD-Template (Programmierung) für den KAV nutzbar gemacht

werden könnte. Weiters war zu berücksichtigen, dass die Module SAP IS-H und SAP

PS-CD aus technischen Gründen nicht auf einem System bzw. Rechner betrieben wer-

den können.

Im diesbezüglichen Bericht der Firma SAP vom März 2006 wurden vier mögliche Vari-

anten der technischen Umsetzbarkeit, eine auf der Basis des Moduls SAP FI und drei

auf der Basis des Moduls SAP PS-CD, erläutert und der für die jeweilige Variante an-

fallende Beratungsaufwand für Konzeption, Umsetzung und Funktionstest in Personen-

tagen kalkuliert. Im Ergebnis favorisierte die Firma SAP den Einsatz des Moduls SAP

PS-CD gegenüber der klassischen Debitorenbuchhaltung im Modul SAP FI aufgrund

der Möglichkeit der Nutzung des bereits von der Magistratsabteilung 6 verwendeten

Templates, zumal der für die notwendigen Anpassungen an die Anforderungen des

KAV entstehende Beratungsaufwand vergleichsweise geringer bewertet wurde. Als wei-

tere Argumente für die Verwendung des SAP PS-CD-Templates der Magistratsabtei-

lung 6 wurden die Verkürzung der Konzeptions- und Implementierungsphase, die Mög-

lichkeit der Teilnahme an magistratsweiten Weiterentwicklungen sowie Synergieeffekte

im Bereich Schulung und Testmanagement angeführt.

Auf Grundlage des Berichtes der Firma SAP beschloss der Projektlenkungsausschuss

Ende März 2006 die Umsetzung der SAP PS-CD-Variante mit dem am niedrigsten be-

werteten Beratungsaufwand von 404 Personentagen, wonach SAP PS-CD auf dem

Produktivsystem des KAV und SAP IS-H auf einem eigenen System betrieben werden

sollte. Im Gegensatz dazu hätte die Variante unter Verwendung von SAP FI einen Bera-

tungsaufwand von 753 Personentagen erfordert.

8.3 Im weiteren Projektverlauf wurde zur Abdeckung der im Pflichtenheft für den Er-

tragsbereich definierten Sollprozesse vom Projektlenkungsausschuss der Einsatz zu-


sätzlicher SAP-Module entschieden. In Anbetracht des Umstandes, dass SAP PS-CD

die Prozesse im Zusammenhang mit der Vermietung von Räumen und Flächen durch

Einrichtungen des KAV (Personalwohnungen, Parkplätze, Geschäftslokale etc.) nicht

unterstützt und Zusatzprogrammierungen vermieden werden sollten, beschloss der Pro-

jektlenkungsausschuss im Oktober 2006 zur Abdeckung dieser Anforderungen den Ein-

satz des Moduls SAP RE-FX (SAP Real Estate Management/Flexible), wobei dieser

Entscheidung eine Darstellung der Funktionalitäten und Kosten zugrunde lag.

8.4 Im Dezember 2006 traf der Projektlenkungsausschuss eine Grundsatzentscheidung

für den Einsatz des Moduls SAP RM (SAP Records Management) zur Realisierung des

elektronischen Aktes und Unterstützung aller im Pflichtenheft dargestellten Prozesse in

Bezug auf Korrespondenzen und Arbeitsabläufe (sogenannte Workflows) zwischen den

Krankenanstalten und den Buchhaltungsabteilungen sowohl im Ertrags- als auch im

Aufwandsbereich. Diese Entscheidung wurde lt. der vorliegenden Funktionalitäten- und

Kostenbetrachtung ebenfalls vor dem Hintergrund der Nichtabdeckung von elektroni-

schen Korrespondenzen durch das Modul SAP PS-CD und der Vermeidung von Zu-

satzprogrammierungen getroffen.

8.5 Was die Abdeckung der Prozesse in Verbindung mit dem Kassabuch und der De-

positenverwaltung anbelangt, wurde im Projektverlauf vom Projektlenkungsausschuss

anfänglich die Verwendung des Standard-Kassabuches im SAP und in weiterer Folge

die Implementierung einer Web-Lösung für die bisher eingesetzte Software präferiert.

Da allerdings in Bezug auf die letztgenannte Variante die Anforderungen für die Reali-

sierung zwischen dem KAV und der Magistratsabteilung 6 zu unterschiedlich waren,

beschloss der Lenkungsausschuss im Juli 2007 den Einsatz einer von der KAV-IT ent-

wickelten Web-Lösung in Kombination mit dem SAP PS-CD-Kassabuch (inkl. der erfor-

derlichen Zusatzprogrammierungen).

8.6 Im Übrigen erforderte die Mitte des Jahres 2006 getroffene Entscheidung der Ma-

gistratsabteilung 6, die automatisierte gerichtliche Forderungsbetreibung für den Magis-

trat (z.B. Mahnklagen, Exekutionsanträge und Verlassenschaftsanmeldungen) anstatt

im Modul SAP PS-CD mithilfe der Software WinCaus.net abzuwickeln, die Einrichtung

einer Schnittstelle zwischen SAP PS-CD und WinCaus.net.


9. Vorbereitung der Produktivsetzung

9.1 Im Laufe des Jahres 2006 wurde von externen IT-Beratungsunternehmen in Ab-

stimmung mit dem Projektteam und der damaligen IGV bzw. der KAV-IT auf Basis der

von den Arbeitsgruppen erstellten Pflichtenheftteile und Protokolle schrittweise mit der

Erstellung der Detailkonzepte für die Implementierung (Blueprints) begonnen.

Parallel dazu musste im Hinblick auf die SAP PS-CD-Einführung der Releasewechsel

auf die neue Technologie mySAP ERP 2005 in das Jahr 2006 vorverlegt werden.

Darüber hinaus wurde im selben Jahr wegen der Schaffung einer eigenen

Teilunternehmung für den städtischen Pflegeheimbereich das Projekt "SMZ-Trennung"

zur organisatorischen Teilung der Standorte aller Sozialmedizinischen Zentren (SMZ) in

Krankenanstalten und Geriatriezentren bzw. Pflegeheime abgewickelt, das erhebliche

Anpassungsarbeiten im bestehenden SAP-System des KAV erforderte. Insbesondere

der mit dem Projekt "SMZ-Trennung" verbundene Arbeitsaufwand in den betroffenen

Einrichtungen des KAV veranlasste den Projektlenkungsausschuss im Juni 2006 zu

einer Verschiebung der Produktivsetzung in den Piloteinrichtungen SZO und SZF auf

1. Jänner 2008 und des Rollouts in den weiteren Dienststellen des KAV auf das Jahr

2009.

9.2 Nach Abnahme der Blueprints durch den Projektlenkungsausschuss Mitte des Jah-

res 2007 wurden die für deren Umsetzung erforderlichen Programmierungen und An-

passungen im Template des KAV durch externe IT-Beratungsunternehmen in Zu-

sammenarbeit mit der KAV-IT vorgenommen. Gleichzeitig wurden von der Projektma-

nagerin der Integrationstest und die Schulungen der betroffenen Mitarbeiterinnen bzw.

Mitarbeiter der Piloteinrichtungen vorbereitet und im Laufe des letzten Quartals des

Jahres 2007 in Bezug auf die zum damaligen Zeitpunkt einsatzbereiten SAP-Module

abgewickelt.

Im Zuge des im November 2007 durchgeführten Integrationstests musste festgestellt

werden, dass die Implementierungsarbeiten noch nicht den geplanten Fertigstellungs-

grad erreicht hatten und der Produktivsetzungstermin 1. Jänner 2008 nur unter Ausnut-

zung von sogenannten Workarounds (Hilfskonstruktionen) für nicht priorisierte Funktio-


nalitäten gehalten werden könnte. Bei den zu Beginn durch eine externe Firma abge-

haltenen Schulungen für Anwenderinnen bzw. Anwender trat aufgrund des mangelnden

Praxisbezuges insofern eine Änderung ein, als die Rolle der Vortragenden überwiegend

von "Keyusern" des SZO und der MA 6 - BA 21 übernommen wurde. Dadurch konnten

lt. dem Projektstatusbericht vom Dezember 2007 einerseits die Akzeptanz der Schulun-

gen gesteigert und andererseits Einsparungen bei den Schulungskosten erreicht wer-

den.

9.3 Vor dem Hintergrund des näher rückenden Produktivsetzungstermins wurde von der

GED des KAV zur Optimierung der Projektabwicklung und der Transparenz bzgl. Fi-

nanzmitteln und Organisation Ende des Jahres 2007 u.a. der bisherige Projektlen-

kungsausschuss neu strukturiert, indem eine Reduktion der Mitgliederanzahl und eine

teilweise Neubesetzung des Ausschusses vorgenommen wurden (s.a. Pkt. 10.3). Des

Weiteren wurde in der GED des KAV ein Projektcontrolling etabliert, das verstärkt auf

die Nachvollziehbarkeit der Prozesse, die Vollständigkeit der Dokumentation, die Kos-

ten- und Terminüberwachung sowie die Transparenz der Entscheidungsfindung zu

achten hatte.

10. Produktivsetzung in den Piloteinrichtungen und Rollout

10.1 Die Produktivsetzung des adaptierten SAP-Systems in den Piloteinrichtungen SZO

und SZF - die durch die organisatorische Teilung der Standorte nunmehr das DSP, das

Sozialmedizinische Zentrum Ost - Geriatriezentrum Donaustadt (GZD), das Sozialmedi-

zinische Zentrum Floridsdorf - Krankenhaus (FLO) und das Sozialmedizinische Zentrum

Floridsdorf - Geriatriezentrum (GZF) betrafen - sowie in der zuständigen MA 6 - BA 21

wurde wie geplant zu Jahresbeginn 2008 mit den bereits erwähnten Workarounds

durchgeführt. Während die neu hinzugekommenen Module SAP IS-H, SAP PS-CD,

SAP RM und SAP PS von Anfang an produktiv gesetzt wurden, gingen die Module SAP

PS-CD-Kassabuch, SAP RE-FX und SAP BW erst im Laufe des Jahres 2008 in Betrieb.

Von der Umstellung waren vier Buchungskreise und insgesamt 194 Anwenderinnen

bzw. Anwender betroffen, wobei für 73 vorwiegend in der Buchhaltungsabteilung und in

der Abteilung Finanz - Bereich Patientenservice tätige Anwenderinnen bzw. Anwender

neue SAP-Nutzerinnenberechtigungen bzw. Nutzerberechtigungen eingerichtet wurden.


10.2 Im Rahmen einer im Februar 2008 abgehaltenen außerordentlichen Sitzung des

Lenkungsausschusses in Anwesenheit des neu bestellten Generaldirektor-Stellvertre-

ters des KAV wurde im Hinblick auf einen zügigen Abschluss des mit höchster Priorität

versehenen Projektes und eine vollständige Abbildung des Rechnungsjahres 2009 im

KAV-SAP eine Vorverlegung des Rollouts in das Jahr 2008 beschlossen. Nach dem

neuen Rollout-Plan sollten in drei Phasen sämtliche Einrichtungen des KAV sowie die

zuständigen Buchhaltungsabteilungen der Magistratsabteilung 6 auf die neuen SAP-

Module umgestellt werden, wobei als Termine Juni, Oktober und Dezember 2008 fest-

gelegt wurden.

Daraufhin wurden von der KAV-IT unter Federführung der Projektmanagerin die Pla-

nungen und Vorbereitungsarbeiten für die dreistufige Rollout-Phase in Bezug auf die

erforderlichen Systemanpassungen, die Integrationstests und die Schulungen für An-

wenderinnen bzw. Anwender durchgeführt. Im Hinblick auf die positiven Erfahrungen

aus diesen Schulungen in den Piloteinrichtungen wurden auch die Schulungen im

Rahmen des Rollouts größtenteils durch Bedienstete des KAV und der Buchhaltungs-

abteilungen abgehalten. Die Erstellung praxisrelevanter Schulungsunterlagen über die

einzelnen Module sollte ebenfalls mit Unterstützung der Vortragenden erfolgen, was im

Projektverlauf allerdings nur für Teilbereiche gelang.

Parallel dazu wurde von der KAV-IT in Zusammenarbeit mit externen Beraterinnen bzw.

Beratern laufend an den Korrekturen zu den bereits produktiv gesetzten Systemteilen,

der Fertigstellung von Funktionalitäten zum Abbau von Workarounds und der Anpas-

sung der Funktionalitäten an die Praxiserfahrungen gearbeitet.

Im Rahmen des Rollouts zu den vorgesehenen Terminen Juni, Oktober und Dezember

2008 wurde schließlich in den übrigen Einrichtungen des KAV einschließlich der zu-

ständigen Buchhaltungsabteilungen der Magistratsabteilung 6 (exkl. AKH und MA 6 -

BA 10) das adaptierte SAP-System mit den neuen Modulen produktiv gesetzt. Von die-

ser Umstellung waren 24 Buchungskreise und insgesamt 1.095 Anwenderinnen bzw.

Anwender betroffen, wobei für 281 vorwiegend in den Buchhaltungsabteilungen und in


den Abteilungen Finanz - Bereich Patientenservice tätige Bedienstete neue SAP-Nutze-

rinnenberechtigungen bzw. Nutzerberechtigungen eingerichtet wurden.

10.3 Neben dem neu strukturierten Projektlenkungsausschuss wurde begleitend zur

Pilot- und Rollout-Phase für Detailabstimmungen und Abklärungen der sich aus der

SAP-Integration ergebenden technischen und organisatorischen Probleme ein Koordi-

nationsgremium, bestehend aus Mitgliedern des ursprünglichen Projektlenkungsaus-

schusses und des Projektteams, eingerichtet. Die im laufenden Betrieb aufgetretenen

Systemfehler sowie Änderungs- bzw. Verbesserungswünsche wurden in der Intranet-

Applikation SAP-Helpdesk fortlaufend erfasst und je nach Priorität einer Bearbeitung

zugeführt. Laut einer von der KAV-IT zur Verfügung gestellten Auswertung aus dem

SAP-Helpdesk befasste sich das Koordinationsgremium im Jahr 2008 insbesondere mit

Themen im Zusammenhang mit den im Einnahmenbereich eingesetzten Modulen SAP

PS-CD und SAP IS-H sowie dem Modul SAP RM.

11. Nachprojektphase

11.1 Wie bereits die Produktivsetzung der Piloteinrichtungen konnte auch das dreistufi-

ge Rollout - insbesondere aufgrund der Vorverlegung in die zweite Jahreshälfte 2008 -

nur unter Ausnutzung zahlreicher Hilfskonstruktionen termingerecht umgesetzt werden.

Die Behebung dieser Workarounds und die für einen reibungslosen Betrieb erforderli-

chen Korrektur- und Anpassungsarbeiten im neuen System sollten im Rahmen der

Nachprojektphase, die zum Zeitpunkt der Prüfung des Kontrollamtes noch andauerte,

durchgeführt werden. Während die KAV-IT unter Einbeziehung externer Beratungs- und

Unterstützungsleistungen mit der operativen Systemkonsolidierung beauftragt war,

wurden die bisher tätigen Projektgremien durch drei - von der GED des KAV einge-

setzte - Ausschüsse abgelöst, deren Tätigkeitsschwerpunkte allerdings über die im

Rahmen der Nachprojektphase zu erledigenden Aufgaben hinausgehen.

11.2 Das Hauptgremium stellt der im Mai 2009 erstmals zusammengetretene Len-

kungsausschuss Betriebswirtschaft dar, der sich aus Vertreterinnen bzw. Vertretern der

GED des KAV, der KAV-IT, der Krankenanstalten (inkl. AKH) und der Geriatriezentren

des KAV sowie der Magistratsabteilung 6 zusammensetzt. Laut der zum Zeitpunkt der


Prüfung des Kontrollamtes im Entwurf vorliegenden Geschäftsordnung hat dieses Gre-

mium die homogene Nutzung des KAV-SAP als führendes betriebswirtschaftliches

System und damit die Optimierung der betriebswirtschaftlichen Prozesse zum Ziel, wo-

bei besonderes Augenmerk auf die Nutzung des SAP-Standards und die bestmögliche

Vermeidung von Modifikationen zu legen ist. Hinsichtlich seiner Befugnisse dient der

Lenkungsausschuss zur strategischen Entscheidungsfindung sowie Berichterstattung

im Rahmen der Beauftragung durch den Generaldirektor-Stellvertreter und gibt Richtli-

nien und Wertgrenzen für die untergeordneten Gremien vor.

Als eines der beiden Subgremien des Lenkungsausschusses Betriebswirtschaft ist das

aus Vertreterinnen bzw. Vertretern von Einrichtungen des KAV und der Magistratsab-

teilung 6 bestehende Koordinationsgremium SAP zu nennen, das als Nachfolgeein-

richtung des im Projekt tätigen Koordinationsgremiums (s. Pkt. 10.3) die Weiterent-

wicklung und Optimierung des im Einsatz befindlichen SAP-Rechnungswesensystems

des KAV (ausgenommen AKH) zum Ziel hat. Gemäß der ebenfalls im Entwurf vorlie-

genden Geschäftsordnung zählen u.a. die Prüfung von neuen SAP-Modulen und die

Prüfung von Wünschen der Anwenderinnen bzw. Anwender auf Zweckmäßigkeit und

Einbindungsmöglichkeit in das bestehende System zu seinen Aufgaben.

Beim zweiten Subgremium handelt es sich um das Standardisierungsgremium Be-

triebswirtschaft, dessen Hauptaufgaben lt. dem Entwurf der Geschäftsordnung die Defi-

nition, Abstimmung und Kommunikation von standardisierten Prozessen sowie die

Erarbeitung von organisatorischen Richtlinien und Organisationshandbüchern zu diesen

Prozessen umfassen. Dem Gremium gehören ebenfalls Vertreterinnen bzw. Vertreter

des KAV und der Magistratsabteilung 6 an, wobei die Zusammensetzung je nach The-

menstellung verändert werden kann.

12. Kosten des Projektes und der Nachprojektphase

12.1 Da zum Zeitpunkt der Einschau trotz des zum Jahreswechsel 2008/09 erfolgten

Projektabschlusses keine Projektkostenaufstellung (s. Pkt. 6.2) vorlag, erstellte die Pro-

jektmanagerin auf Ersuchen des Kontrollamtes eine diesbezügliche Kostenübersicht mit

Stand März 2010 unter Einbeziehung der Plan- und Istkosten der Nachprojektphase,

die sich zusammenfassend wie folgt darstellt (Beträge in EUR):


Konzeptionsphase bis Rollout

Nachprojektphase

2004 bis 2008 2009 bis 2010

Projekt "MA 6-Integration ins KAV-SAP"

Ist Plan Ist*) Hardware 789.840,00 100.000,00 -Software (Lizenzen) 1.223.491,00 20.000,00 -Summe Investitionen 2.013.331,00 120.000,00 -Externe Beratung 3.807.097,00 2.469.840,00 1.147.011,00Externe Unterstützung 1.019.557,00 488.000,00 367.997,00Summe Sachaufwand 4.826.654,00 2.957.840,00 1.515.008,00Interner Aufwand KAV-IT 3.634.593,00 1.436.181,00 802.255,00Schulungen durch Interne 120.983,00 - 1.208,00Summe interner Aufwand 3.755.576,00 1.436.181,00 803.463,00Gesamt 10.595.561,00 4.514.021,00 2.318.471,00*) Istwerte für das Jahr 2010 noch nicht enthalten

Wie aus der Tabelle hervorgeht, beliefen sich die Kosten für das Projekt "MA 6-Integra-

tion ins KAV-SAP" im Zeitraum der Jahre 2004 bis 2008 auf insgesamt 10.595.561,--

EUR, wobei der größte Anteil mit 45,6 % auf die Beratungs- und Unterstützungsleistun-

gen durch Fremdfirmen entfiel. Der interne Aufwand der KAV-IT, der großteils der GED

des KAV als Projektauftraggeberin weiterverrechnet wurde, betrug 34,3 % der Gesamt-

kosten. Die für die Umsetzung des Projektes getätigten Investitionen der KAV-IT im Be-

reich Hard- und Software machten 19 % aus.

Für die Abwicklung der Nachprojektphase wurde ein Betrag von insgesamt 4.514.021,--

EUR veranschlagt, wobei 65,5 % dieser Plankosten für externe Beratungs- und Unter-

stützungsleistungen angesetzt wurden. Nachdem im Jahr 2009 bereits mehr als die

Hälfte der budgetierten Mittel aufgebraucht wurde, kann lt. Auskunft der Projektmanage-

rin im Jahr 2010 mit einer nahezu gänzlichen Ausschöpfung der Planmittel gerechnet

werden.

Der Vollständigkeit halber war anzumerken, dass in den hier ausgewiesenen Kosten

des Projektes und der Nachprojektphase allfällige in den beteiligten Einrichtungen des

KAV und der Magistratsabteilung 6 im Zuge des Integrationsprojektes angefallene Per-

sonal- und Sachkosten (z.B. für die Projektmitarbeit oder die Mitwirkung bei der Imple-

mentierung) nicht enthalten sind.


12.2 Ein Plan-Ist-Vergleich der Kosten wurde im Projektverlauf im Wesentlichen in Be-

zug auf die Inanspruchnahme von externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen

durchgeführt. Während die Kosten für die externen Unterstützungsleistungen innerhalb

des festgelegten Budgetrahmens blieben, wurde der Projektlenkungsausschuss im

dritten Quartal des Jahres 2007 von der KAV-IT davon in Kenntnis gesetzt, dass mit

den im Jahr 2006 ausgeschriebenen und beauftragten externen Beratungsleistungen im

Wert von 1,49 Mio.EUR nicht das Auslangen gefunden werden könnte. Begründet

wurde dies u.a. mit unerwartet hohen Aufwendungen für Programmierungs- und Anpas-

sungsarbeiten im Zusammenhang mit dem bestehenden, zu adaptierenden SAP-Sys-

tem sowie den neu hinzugekommenen SAP-Modulen. Auf Grundlage einer Schätzung

der für den Abschluss des Projektes und die Abwicklung der Nachprojektphase noch

benötigten Beratungsleistungen wurden vom Generaldirektor des KAV Ende des Jahres

2007 zusätzliche Budgetmittel in der Höhe von rd. 4,01 Mio.EUR freigegeben. Eine Ge-

genüberstellung der für die Jahre 2004 bis 2009 ausgewiesenen Istkosten für Bera-

tungsleistungen in der Höhe von rd. 4,95 Mio.EUR mit dem ursprünglichen Ausschrei-

bungswert von 1,49 Mio.EUR zeigt, dass sich diese Kostenposition bis Ende des Jahres

2009 gegenüber der Planung aus dem Jahr 2006 mehr als verdreifacht hat.

Wie einer weiteren Aufstellung der KAV-IT zu entnehmen war, trugen u.a. die externen

Beratungsleistungen für die Implementierung des Moduls SAP PS-CD zu dieser Kos-

tenentwicklung bei. Der Aufstellung zufolge belief sich der diesbezügliche Beratungs-

aufwand anstatt der im Bericht der Firma SAP zum Modulvergleich in der Einnahmen-

verrechnung vom März 2006 (s. Pkt. 8.2) kalkulierten 404 Personentage (rd.

0,50 Mio.EUR) bis Ende des Jahres 2009 auf 1.043 Personentage (rd. 1,30 Mio.EUR).

Auch in diesem Fall gründete sich die Abweichung darauf, dass wesentliche Elemente

(z.B. Schnittstellen, Formulare, Geschäftspartnerverteilung, Integrationstests) nicht In-

halt der ursprünglichen Aufwandsschätzung waren und durch den Einsatz ungeplanter

Module bzw. Funktionalitäten (z.B. SAP PS-CD-Kassabuch, WinCaus.net) unerwartete

Zusatzkosten entstanden. Darüber hinaus fielen auch bei der Implementierung des Mo-

duls SAP IS-H externe Beratungsleistungen für die Einrichtung der Schnittstelle zum

Modul SAP PS-CD an, die lt. Auskunft der KAV-IT anlässlich des prüfungsgegenständ-

lichen Projektes erstmalig im SAP realisiert wurde.


13. Feststellungen des Kontrollamtes

13.1 Der im Jahr 2004 erfolgten Projektbeauftragung der damaligen IGV durch die GED

des KAV ging eine Vorprojektphase voraus, die im Wesentlichen aus Vorgesprächen

zwischen der damaligen IGV und der GED des KAV sowie einer darauf aufbauenden

Angebotslegung über die durchzuführenden Projektmanagement-Tätigkeiten bestand.

Dabei vermisste das Kontrollamt eine dokumentierte realistische Betrachtung und Ab-

schätzung der benötigten Ressourcen und des zeitlichen Rahmens für die Realisierung

des gesamten Integrationsprojektes sowie eine Darstellung dessen Auswirkungen auf

die Betriebsabläufe und die Organisation in den betroffenen Einrichtungen des KAV und

der Magistratsabteilung 6. Den Erfordernissen der damals gültigen IT-Projektrichtlinie

für IT-Vorhaben dieser Größenordnung und Tragweite wurde daher in Bezug auf die

Vorprojektphase nur eingeschränkt Rechnung getragen.

Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenver-

bund":

Bei zukünftigen Projekten wird verstärktes Augenmerk auf eine

dokumentierte realistische Betrachtung und Abschätzung der be-

nötigten Ressourcen und des zeitlichen Rahmens für die Realisie-

rung sowie eine Darstellung der Auswirkungen auf die Betriebsab-

läufe und die Organisation in den betroffenen Einrichtungen bzw.

Bereichen gelegt.

13.2 Die Abwicklung des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP" sollte grundsätzlich

gemäß dem "Handbuch der IT-Projektmanagement-Methodik" des KAV, das in umfas-

sender Weise die wesentlichen Elemente des Projektmanagements regelt, durchgeführt

werden. Den darin getroffenen Vorgaben wurde zwar in weiten Teilen entsprochen, je-

doch kam es im Projektverlauf infolge der Nichtanpassung der Personalressourcen für

das Projektmanagement an den stetig wachsenden Projektumfang und die geänderten

zeitlichen Rahmenbedingungen zu Abstrichen im Einsatz des Projektmanagement-In-

strumentariums sowie bei der Projektdokumentation. Zum Prüfungszeitpunkt war die

Dokumentation insofern unvollständig, als ein Projektabschlussbericht und eine ab-

schließende Projektkostenaufstellung zum gegenständlichen Integrationsprojekt noch

nicht vorlagen.


Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenver-

bund":

Der Projektabschlussbericht befindet sich derzeit in Ausarbeitung

und wird bis spätestens Ende des ersten Quartals 2011 vorliegen.

Die abschließende Projektkostenaufstellung, welche dem Kontroll-

amt im Zuge der Prüfung übergeben wurde, wird noch um das Ge-

schäftsjahr 2010 ergänzt und wird mit dem Projektabschlussbe-

richt spätestens Ende des ersten Quartals 2011 vorliegen.

13.3 Die Konzeptions- und Pilotierungsphase wurde entgegen dem Grobterminplan der

ersten Projektdefinition aus dem Jahr 2004 zwei Jahre verspätet im Dezember 2007

abgeschlossen, wobei die Zeitverzögerung im Wesentlichen auf die länger als geplant

andauernde Erstellung des Pflichtenheftes, den vorgezogenen Releasewechsel auf die

neue mySAP ERP-Technologie und das Projekt "SMZ-Trennung" zurückzuführen war.

Insbesondere bei der Erstellung einzelner Pflichtenheftteile wurden zu Beginn der Um-

fang, die Komplexität und die Dauer unterschätzt. Erschwerend kam hinzu, dass die

Mitglieder des Projektteams bzw. der Arbeitsgruppen die Projektmitarbeit zusätzlich zu

ihrer laufenden Tätigkeit ausübten und damit nur eingeschränkt personelle Kapazitäten

zur Verfügung standen.

Ausgehend von den im Pflichtenheft dargestellten Sollprozessen, die z.T. ohne Kennt-

nis der technischen Standardfunktionen relevanter SAP-Module erarbeitet wurden, traf

der Projektlenkungsausschuss eine Reihe von Festlegungen hinsichtlich der zur Abde-

ckung der Anforderungen einzusetzenden SAP-Module. Der Entscheidung für den Ein-

satz des Moduls SAP PS-CD zur Abwicklung der Debitorenbuchhaltung lag ein Gutach-

ten der Firma SAP zugrunde, das dem im Magistrat bereits in Verwendung gestande-

nen Modul SAP PS-CD gegenüber dem Modul SAP FI im Hinblick auf die Nutzung von

Synergieeffekten und den niedriger bewerteten Implementierungsaufwand den Vorzug

gab. Nach Auffassung des Kontrollamtes wurde in diesem Gutachten u.a. dem Um-

stand, dass das Modul SAP PS-CD im Gegensatz zum Modul SAP FI über keine Stand-

ardschnittstelle zum für die Patientinnenverrechnung bzw. Patientenverrechnung vorge-

sehenen Modul SAP IS-H verfügt, zu wenig Bedeutung beigemessen, zumal der Auf-


wand für die Programmierung dieser erstmalig einzurichtenden Schnittstelle in der Kal-

kulation der Personentage keine entsprechende Berücksichtigung fand. Darüber hinaus

ging man im Rahmen des Gutachtens von Annahmen aus, die im Projektverlauf auf-

grund unterschiedlichster Entwicklungen teilweise wieder verworfen wurden. So wurde

z.B. für die automatisierte gerichtliche Forderungsbetreibung nicht wie ursprünglich ge-

plant das Modul SAP PS-CD, sondern aufgrund einer Entscheidung der Magistratsab-

teilung 6 die Software WinCaus.net eingesetzt.

13.4 Die auf Basis der Blueprints (Detailkonzepte) durchgeführten Programmierungen

und Anpassungen im SAP-Template des KAV wurden erst zu einem - im Hinblick auf

den Projektfortschritt - späten Zeitpunkt im November 2007 einem Integrationstest un-

terzogen. Eine umfassende Nachbearbeitung der dabei festgestellten Mängel und Feh-

ler konnte daher in dem noch verbliebenen Zeitraum nicht mehr durchgeführt werden,

sodass eine termingerechte Produktivsetzung in den Piloteinrichtungen nur unter Aus-

nutzung zahlreicher Workarounds (Hilfskonstruktionen) sowie unter zumindest kurzfris-

tigem Verzicht auf einige Funktionalitäten möglich war. Noch vor der Produktivsetzung

sah sich die GED des KAV Ende des Jahres 2007 dazu veranlasst, zur Steigerung der

Effektivität des Projektes eine Umstrukturierung der Projektaufbauorganisation vorzu-

nehmen.

13.5 Im Jahr 2008 wurden im Rahmen der Produktivsetzung und des dreistufigen Rol-

louts schrittweise insgesamt 28 Buchungskreise und 1.289 Anwenderinnen bzw. An-

wender der Einrichtungen des KAV sowie der zuständigen Buchhaltungsabteilungen

der Magistratsabteilung 6 auf das adaptierte SAP-System umgestellt. Sowohl die auf-

wendigen Nachbereitungsarbeiten aus der Pilotierung als auch die Vorverlegung des

gesamten Rollouts in das Jahr 2008 hatten zu einer sehr knappen terminlichen Anei-

nanderreihung der Implementierungsvorgänge geführt. Eine termingerechte Umsetzung

konnte nur durch erhöhten Arbeitseinsatz aller am Projekt beteiligten Einrichtungen und

unter Inkaufnahme von Workarounds für noch nicht einsatzbereite Funktionalitäten er-

reicht werden, wobei Letztere im Rahmen der Nachprojektphase unter Einbeziehung

externer Beratungsunternehmen behoben werden sollten. Mit der Einsetzung von drei

neuen, die Projektgremien ablösenden Ausschüssen wurden in Anbetracht ihrer Ziel-


setzung die Voraussetzungen für die weitere Konsolidierung, Optimierung und Weiter-

entwicklung des SAP-Systems in den Einrichtungen des KAV geschaffen.

13.6 Laut der Projektkostenaufstellung der KAV-IT beliefen sich die Gesamtkosten für

die Konzeptions- und Rollout-Phase auf rd. 10,60 Mio.EUR. Für die zum Prüfungszeit-

punkt noch andauernde und bis Ende des Jahres 2010 angesetzte Nachprojektphase

wurden weitere rd. 4,51 Mio.EUR budgetiert, wovon bis Ende des Jahres 2009 bereits

2,32 Mio.EUR verbraucht wurden. Eine umfassende Projektkostenplanung fand im Ein-

vernehmen mit der GED des KAV erst ab dem Jahr 2006 in Form von jahresbezogenen

Kostenschätzungen statt, sodass ein diesbezüglicher Plan-Ist-Vergleich über den ge-

samten Projektzeitraum nicht möglich war.

Unabhängig davon wurden die fremdvergebenen Beratungs- und Unterstützungsleis-

tungen einem regelmäßigen Plan-Ist-Vergleich unterzogen, wobei es bei den Bera-

tungsleistungen zu einer deutlichen Überschreitung des ursprünglichen Planwertes

kam. Diese Divergenz resultierte einerseits aus einer für den Projektumfang zu niedrig

angesetzten Planung und andererseits aus den im Projektverlauf getroffenen Modulent-

scheidungen und dem damit verbundenen, unerwartet hoch ausgefallenen Programmie-

rungs- und Anpassungsaufwand.

13.7 Insgesamt betrachtet wurde das primäre Ziel des Projektes, auf ein durchgehend

SAP-basiertes Buchführungssystem im KAV unter Einbeziehung der zuständigen

Buchhaltungsabteilungen der Magistratsabteilung 6 umzustellen, mit dem Abschluss

des Rollouts erreicht. Die Implementierung der Module SAP IS-H für die Patientinnen-

verrechnung bzw. Patientenverrechnung und SAP PS für die Planung und Budgetierung

im Investitions- und Instandhaltungsbereich wurde ebenfalls im Rahmen des Integra-

tionsprojektes durchgeführt, was im Bereich des KAV - über die Integration hinaus - tief-

greifende Prozessänderungen zur Folge hatte.

In Anbetracht der mit dem Integrationsprojekt einhergegangenen Änderungen der Ge-

schäftsprozesse in allen betroffenen Einrichtungen stellte das gegenständliche Projekt

nicht nur ein IT- sondern auch ein Organisationsprojekt dar. Demnach wäre das Vorlie-


gen eines entsprechenden Arbeitsergebnisses der Arbeitsgruppe 13, die eine Standar-

disierung der Zuständigkeiten im Rahmen der neu implementierten Prozesse unter Be-

dachtnahme eines zweckmäßigen und wirtschaftlichen Personaleinsatzes zum Ziel

hatte, im Sinn der Ausschöpfung aller mit dem Projekt verbundenen Effizienzpotenziale

vorteilhaft gewesen.

Von der ursprünglichen Zielsetzung, das SAP-basierte Buchführungssystem im KAV

analog dem im Jahr 2004 im AKH eingeführten System umzusetzen, wurde bereits im

Rahmen der Konzeptionsphase in Anbetracht der sich aus den unterschiedlichen SAP-

Templates ergebenden z.T. nicht vergleichbaren Prozesse und Umsetzungslösungen

Abstand genommen. Durch die im Projektverlauf getroffenen Modulentscheidungen er-

gaben sich schließlich insbesondere im Ertragsbereich deutliche Unterschiede zu der

im AKH im Betrieb befindlichen SAP-Systemlandschaft.

Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zu-

geordnet worden.

Der Kontrollamtsdirektor:

Dr. Peter Pollak, MBA

Wien, im März 2011


ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS UND ALLGEMEINE HINWEISE

AKH .............................................. Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien - Medizini-

scher Universitätscampus

damalige IGV................................ damalige Einrichtung Informatik im Gesundheitsver-

bund

damalige TU 1 .............................. damalige Teilunternehmung Wiener Städtische Kran-

kenanstalten und Pflegeheime des KAV

damalige TU 3 .............................. damalige Teilunternehmung Technische, wirtschaft-

liche und sonstige Serviceeinrichtungen des KAV

DSP .............................................. Sozialmedizinisches Zentrum Ost - Donauspital

EDV .............................................. Elektronische Datenverarbeitung

GED.............................................. Generaldirektion

IT .................................................. Informationstechnologie

KAV .............................................. Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"

KAV-IT.......................................... KAV-Informationstechnologie

MA 6 - BA 10 ................................ Magistratsabteilung 6 - Rechnungs- und Abgaben-

wesen, Buchhaltungsabteilung 10

MA 6 - BA 21 ................................ Magistratsabteilung 6 - Rechnungs- und Abgaben-

wesen, Buchhaltungsabteilung 21

SAP BW........................................ SAP Business Information Warehouse

SAP CO........................................ SAP Controlling - Kostenrechnung

SAP FI .......................................... SAP Financial Accounting (Finanzwesen)

SAP IS-H ...................................... SAP Industry Solution-Healthcare

SAP MM ....................................... SAP Materials Management (Materialwirtschaft)

SAP PP ........................................ SAP Production Planning and Control (Produktions-

planung und -steuerung)

SAP PS ........................................ SAP Project System (Projektsystem)

SAP PS-CD .................................. SAP Public Sector-Collection and Disbursement

(Kassen- und Einnahmenmanagement)

SAP R/2........................................ SAP Release 2


SAP R/3........................................ SAP Release 3

SAP RE-FX................................... SAP Real Estate Management/Flexible (flexibles Im-

mobilienmanagement)

SAP RM........................................ SAP Records Management

SAP SD ........................................ SAP Sales and Distribution (Vertrieb)

SMZ.............................................. Sozialmedizinisches Zentrum

SZF............................................... Sozialmedizinisches Zentrum Floridsdorf

SZO .............................................. Sozialmedizinisches Zentrum Ost

TB................................................. Tätigkeitsbericht

UHU.............................................. Universelle Haushaltsbuchführung auf Unix

WStV ............................................ Wiener Stadtverfassung

Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht

ausgeglichen.

Es wurden schützenswerte personenbezogene Daten im Sinn der rechtlichen Verpflich-

tung anonymisiert sowie auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen

Bedacht genommen, wodurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt sein könnte.

Documents

KONTROLLAMT DER STADT WIEN · 2014-06-26 · SAP R/3 mit den Modulen SAP FI, SAP IS-H (SAP Industry Solution-Healthcare), SAP MM, SAP GHT (SAP Gesundheitstemplate), SAP SD (SAP Sales