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Konvention zur Erstellung von Geschäftsprozessen am Universitätsklinikum

Bonn

(Modellierungs und Darstellungsrichtlinien)

Handbuch

Autoren: Sandra Becker Dr. Thomas Rohark Dr. Dirk Tenzer Silja Tuschy Stand: 26.07.2012 Bildungszentrum- Bildungsbereich Fortbildung Unternehmensentwicklung - Prozessmanagement - Qualitäts- und Risikomanagement Universitätsklinikum Bonn Sigmund-Freud-Str. 25 53105 Bonn

Modellierungs- und Darstellungsrichtlinien (Handbuch)

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Inhaltsverzeichnis

1. Vorbemerkungen ............................................................................................................................ 3

1.1 ADONIS® als Werkzeug .............................................................................................................. 3

2. Legende der verwendbaren Symbole .............................................................................................. 4

3. Modellierungsrichtlinien ................................................................................................................... 6

3.1 Modellierrichtung ....................................................................................................................... 6

3.2 Prozessauslöser ......................................................................................................................... 6

3.3 Prozessstart ................................................................................................................................ 6

3.4 Aktivität ....................................................................................................................................... 6

3.5 Nachfolger ................................................................................................................................... 7

3.6 Notizfeld/hat Notiz ...................................................................................................................... 7

3.7 Prozessaufruf .............................................................................................................................. 8

3.8 Entscheidung .............................................................................................................................. 8

3.8.1 Beispiele .................................................................................................................................... 8

3.9 Parallelität ................................................................................................................................... 9

3.10 Vereinigung ................................................................................................................................. 9

3.11 Querverweis .............................................................................................................................. 10

3.12 Referenzübersichten ................................................................................................................ 10

3.13 Prozessende ............................................................................................................................. 11

3.14 Aggregation .............................................................................................................................. 11

3.15 Rollenmodell ............................................................................................................................. 12

3.16 Prozessbenennung .................................................................................................................. 13

3.17 Besondere Regelungen für ADONIS ....................................................................................... 13

3.17.1 Versionsnummer ............................................................................................................... 13

3.17.2 Prozessordnerstruktur ...................................................................................................... 13

4. Anlagen ................................................................................................................................................ 13

4.1 Organisationseinheiten ................................................................................................................ 13


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1. Vorbemerkungen Die Prozesse am Universitätsklinikum Bonn müssen einheitlich dokumentiert werden Hierbei spielt es keine Rolle aus welchen Gründen die Dokumentation erfolgt. Grundsätzlich werden die Prozessbeschreibungen nach ISO 9001 gelenkt und durch die QM-Software allen Beschäftigten des UKB zur Verfügung gestellt. Für die Prozessdokumentation steht ADONIS® durch eine Campus-Lizenz allen Beschäftigten innerhalb des Universitätsklinikums zur Verfügung. Darüber hinaus kann eine Dokumentation auch über die Office-Produkte wie VISIO/Powerpoint etc. erfolgen. In diesem Fall ist darauf zu achten, die Symbole zur Prozessdarstellung analog zu ADONIS zu verwenden.

1.1 ADONIS® als Werkzeug ADONIS

®

ist ein Werkzeug zur Darstellung und Modellierung von Geschäftsprozessen. Die Software stellt Funktionen und Methoden zur Verfügung, um die dargestellten Prozesse zu analysieren, zu simulieren und als

gültigen Prozessablauf zu dokumentieren. Neben der Funktion der Geschäftsprozessmodellierung bietet Adonis®

eine Reihe weiterer Möglichkeiten, Strukturen, Ressourcen und Beziehungsgefüge innerhalb der Organisation abzubilden:

Die Gestaltung von Geschäftsprozessen kann mit Hilfe einer Prozesslandkarte dargestellt werden Organisationsstrukturen/Rollen werden mittels eines Arbeitsumgebungsmodells abgebildet Die IT-Landschaft wird mit dem IT-Systemmodell abgebildet Zu den Prozessen gehörende Dokumente werden im Dokumentenmodell verwaltet Die Produkte eines Unternehmens sind über das Produktmodell abbildbar. Besonderheiten in Arbeitsabläufen können durch ein Anwendungsfalldiagramm deutlich gemacht werden.

Zwischen allen Modellen können Verbindungen, so genannte Referenzen, erstellt werden um ausgewählte Teile z.B. aus der Arbeitsumgebung einem Prozess zuzuordnen.


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2. Legende der verwendbaren Symbole In der vorliegenden Legende sind die für die Prozessmodellierung am häufigsten zu verwendenden Symbole mit ihrer jeweiligen Bedeutung aufgelistet. Da in MS Visio® oftmals nur unterschiedliche Symbole als in ADONIOS® verfügbar sind, ist im UKB grundsätzlich ADONIS® vorrangig zu verwenden. In ADONIS®

– wie in jeder anderen

Software zur Erstellung von Prozessen – werden diese Symbole „shapes“ genannt.

Bedeutung ADONIS® MS VISIO® Farbgebung

Farbmodell: RGB

Referenz/Schwimmbahn senkrecht

(Prozess-) Auslöser

Format-Füllbereich: Füllfarbe: 244 – 244 – 39 Muster: 25 Format – Linie: Rand: Linienbreite 09, Farbe 11

Prozessstart

21Ende

Format - Füllbereich: Füllfarbe: 244 – 244 – 39 Format – Linie: Rand: Linienbreite 09, Farbe 11

Prozessaufruf

Format - Füllbereich: Füllfarbe: 25 - 118 - 220

Aktivität

Format - Füllbereich: Füllfarbe: 25 – 118 - 220

Entscheidung


Parallelität


Vereinigung



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Prozessende

21Ende


Notizfeld

Format - Füllbereich: Füllfarbe: 255 – 250 – 205

Aggregation

Keine Entsprechung

Nachfolger

hat Notiz

s. Notizfeld

Querverweis

Dokument

Format - Füllbereich: Füllfarbe: 255– 237 – 106 Format – Linie: Rand: Linienbreite 09, Farbe 05

Eingabe in EDV-System

Format - Füllbereich: Füllfarbe: 93– 201 – 130

Modellgültigkeit

Die Modellgültigkeit und die Dokumentenart wird ausschließlich durch die Hinterlegung in der QM-Software (Intrexx) festgelegt

Auf den folgenden Seiten finden Sie genauere Erklärungen zur korrekten Verwendung der jeweiligen Symbole („shapes“). Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind nur die Symbole aus ADONIS® dargestellt, die vorstehende „Übersetzungstabelle“ ermöglicht jederzeit auch eine Anwendung in allen vergleichbaren Produkten.


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3. Modellierungsrichtlinien

3.1 Modellierrichtung Am UKB sollten alle Prozesse vertikal modelliert werden. Diese Form der Modellierung hat den Vorteil, dass auch größere Prozesse übersichtlicher dargestellt werden können. Die weitergehende Simulation von Prozessen wird dadurch erleichtert. Darstellungsformate zur Anwendung für die prozessausführenden Nutzer können daraus leicht erstellt werden.

3.2 Prozessauslöser Sollte ein Prozess immer durch ein definiertes Ereignis ausgelöst werden, wird dieses durch den Auslöser, das gelbe Sechseck, dokumentiert. Im Kontextmenü wird unter „Name“ das auslösende Ereignis eingetragen.

3.3 Prozessstart Jeder zu modellierende Prozess beginnt mit dem Prozessstart. Das Shape für den Prozessstart ist das gelbe Dreieck. Im Kontextmenü des Shapes wird unter „Name“ „Start:“ und der jeweilige Name des Prozesses eingetragen.

3.4 Aktivität Eine Aktivität wird modelliert, wenn man eine Handlung in einem Prozess dokumentieren will. Das Shape für die Aktivität ist das blaue Rechteck in der Modellierungsleiste. Im Kontextmenü wird unter „Name“ die Tätigkeit näher bezeichnet.


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Die Aktivität kann mittels eines Symboles in folgende Klassifikationen eingeteilt werden:

Beispielsymbol für die Klassifikation „kommunizierende“ Aktivität

3.5 Nachfolger Zwei Shapes, egal welcher Art, werden in einem zu modellierenden Prozess immer durch einen Nachfolger (Pfeil) verbunden. Dadurch wird der Prozessverlauf dokumentiert. In den Fällen, in denen es Sinn macht, können Nachfolger auch beschriftet werden, z.B. wenn sie von Entscheidungen wegführen (vgl. Abschnitt 3.9.).

3.6 Notizfeld/hat Notiz Sollen zu einem Shape zusätzliche Informationen dokumentiert werden, wird dazu ein Notizfeld, ein gelbes Viereck, verwendet. Ein Notizfeld kann jedem Shape hinzugefügt werden. Im Kontextmenü werden unter „Text“ die zusätzlichen Informationen dokumentiert (z. B. Ansprechpartner mit Telefonnummern, Referenzwerte etc.). Ein Notizfeld wird immer mit der dem Verbinder „hat Notiz“ (gestrichelte Linie) verbunden und zwar immer vom Shape (Aktivität etc.) zum Notizfeld hin. In um gekehrter Richtung produziert ADONIS® eine Fehlermeldung.


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3.7 Prozessaufruf Wird ein Prozess modelliert aus dem heraus ein in sich abgeschlossener (Unter-) Prozess aufgerufen wird, so wird nur der Prozessaufruf in diesem Prozess modelliert. Das Shape für den Prozessaufruf ist das blaue Dreieck. Unter „Name“ wird der Name des aufzurufenden (Unter-) Prozesses dokumentiert. Der (Unter-) Prozess selbst wird in einem neuen Modell modelliert.

3.8 Entscheidung Kann ein Prozess an einer Stelle zwei oder mehrere Alternativen durchlaufen, so werden alle theoretisch möglichen Alternativen modelliert ausgehend vom Shape für die Entscheidung. Dieses ist die gelbe Raute. In das Kontextmenü dieses Shapes wird unter „Name“ die Entscheidungsfrage dokumentiert und auf den wegführenden Nachfolgern werden die Alternativen angegeben (bei geschlossenen Fragen „ja“ oder „nein“ (Beispiel a)), bei offenen Fragen die jeweilige Alternative als Antwort auf die Entscheidungsfrage (Beispiel b)). Am Ende der Alternativen wird der Prozess durch das nächste Shape fortgesetzt, es ist kein Shape für die Vereinigung notwendig. Gibt es auf die Entscheidungsfrage mehr als drei Alternativen, ist es zur besseren Übersicht sinnvoll, diese vor der Verzweigung zunächst als eine Alternative vom shape wegzuführen (siehe Beispiel b)). Bei horizontalem Prozessverlauf ist die Antwort Nein möglichst immer nach rechts auszuführen, die Antwort Ja immer nach unten.

3.8.1 Beispiele

Ist der Patient dem UKB bekannt? – Ja, Nein Zu welcher Aufnahme kommt der Patient? – ambulant, stationär, vorstationär, nachstationär, mit

Begleitung


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3.9 Parallelität Eine Parallelität wird modelliert, wenn zwei oder mehrere Aktivitäten parallel ablaufen. Dies setzt nicht eine 100%-ige zeitliche Parallelität voraus. Das Shape für die Parallelität ist das nach oben spitz zulaufende gelbe Dreieck.

Für parallele Aktivitäten sollten, sofern eine Rolle (Oberarzt, Pflege, o.ä.) definiert wird, nicht die gleichen Rollen vergeben werden, da niemand zwei Aktivitäten gleichzeitig durchführen kann. Entweder gehören beide Aktivitäten in einen Tätigkeitsschritt oder sie werden von verschiedenen Rollen durchgeführt oder seriell nacheinander anstatt parallel durchgeführt.

3.10 Vereinigung Wurde eine Parallelität modelliert, müssen die Parallelen wieder vereinigt werden, sobald die parallelen Aktivitäten beendet sind. Das Shape für die Vereinigung ist das nach unten spitz zulaufende gelbe Dreieck.


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3.11 Querverweis Ein Prozess hat häufig Verknüpfungen zu anderen Prozessen. Diese Verknüpfungen werden als Shape über einen roten oder blauen Pfeil symbolisiert.

Der Pfeil kann mit dem referenzierten Prozess verlinkt sein und stellt dann den Prozessaufruf für diesen Prozess dar. Unter „Querverweis“ wird der Name des aufzurufenden referenzierten Prozesses dokumentiert.

3.12 Referenzübersichten Neben der freien Darstellung von Prozessen bieten Referenzübersichten die Möglichkeit, einen Prozess in verschiedene Abschnitte oder Kategorien zu unterteilen. Die Referenzübersichten sind fest definierte Bahnen, die die Informationen aus den Aktivitäten einbinden.

Die Referenzübersichten werden über Ansicht - Sichten – Referenzübersichten ein/ausblenden eingeblendet. Die Breite der Referenzübersicht kann über „Referenzübersicht konfigurieren“ individuell eingestellt werden. Standardmäßig sollen am UKB die Referenzbereiche

„Verantwortliche Rolle“ und „Kommentar“

als Schwimmbahnen an der Seite des Prozesses eingeblendet werden. Die Verantwortliche Rolle wird der jeweiligen Tätigkeit durch Zuordnung aus dem Rollenmodell (dieses muss dafür geöffnet sein) beigefügt und erscheint dann automatisch in der Schwimmbahn „Verantwortliche Rolle“. Sie kann zusätzlich durch Anhaken der Checkbox „verantwortliche Rolle visualisieren“ im Tätigkeitsfeld eingeblendet werden.


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In den Kommentar können z.B. die mitgeltenden Dokumente beschrieben werden.

3.13 Prozessende Jeder zu modellierende Prozess hat mindestens ein Ende. Das Shape für das Prozessende ist der gelbe Kreis. Im Kontextmenü des Shapes wird unter „Name“ „Ende:“ und der Name des Prozesses angegeben.

3.14 Aggregation Sollen Prozessabschnitte zur besseren Übersichtlichkeit zusammenfassend gekennzeichnet werden, wird dies mit einer Aggregation, dem grauen Viereck, gemacht. Unterteilungen können nach Berufsgruppen, Klinikbereichen, Behandlungstagen etc. vorgenommen werden.


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3.15 Rollenmodell Im Arbeitsumgebungsmodell (Rollenmodell) wird die bestehende Aufbauorganisation des Unternehmens bzw. des Unternehmensteils, der für die zu modellierenden Geschäftsprozesse von Bedeutung ist, dargestellt. Dieses Modell wird von Prozessmanagement oder Qualitätsmanagement gepflegt. Das gesamte UKB kann nur lesend auf das Rollenmodell zurückgreifend.


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3.16 Prozessbenennung Die Prozessbenennung entspricht den übergeordneten Vorgaben für Dokumentenkodierung des Universitätsklinikums Bonn. Die aktuellen Vorgaben finden Sie in der QM-Software.

Am Ende des kompletten Namens wird zusätzlich noch ein Unterstrich angehängt, an den automatisch die Versionsnummer ergänzt wird.

3.17 Besondere Regelungen für ADONIS

3.17.1 Versionsnummer

Beim Anlegen des Prozesses in ADONIS® wird eine Versionsnummer für den Prozess vergeben: 00.01 für den ersten Prozess, 00.02 für die erste Prozessverbesserung desselben Prozesses, 00.03 – 00.0n für die jeweiligen Prozessverbesserungen

3.17.2 Prozessordnerstruktur

Jede Klinik/jedes Institut/jeder Verwaltungsbereich hat einen eigenen Ordner, in dem sämtliche Prozesse gespeichert werden.

4. Anlagen

4.1 Organisationseinheiten AUG Augenklinik CHI Chirurgie FRA Frauenklinik (Gyn) HNO Hals-, Nasen-, Ohrenklinik DER Dermatologie KIN Kinderklink MED I Innere Medizin UCH Unfallchirurgie ANÄ Anästhesie EPI Epileptologie NCH Neurochirurgie NEO Neonatologie

Version Bezeichnung des Dokuments(Name)

UKB Organisations-Einheit(Siehe Anhang


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ORT Orthopädie RAD Radiologie URO Urologie MKG Mund-,Kiefer-,Gesichtschirurgie KKAR Kinderkardiologie HCH Herzchirurgie NUK Nuklearmedizin KHO Kinderonkologie PSY Psychiatrie NEU Neurologie KAR Kardiologie PSO Psychosomatik MKO Medizin III PAM Palliativmedizin GEB Geburtshilfe KCP Institut für Klinische Chemie + Pharmakologie HÄM Hämatologie/Transfusionsmedizin GER gyn.Endokrinologie HUM Humangenetik PAR + TOX Pharmakologie + Toxikologie ZAO Zentrum amb. Operieren MIK Mikrobiologie VIR Virologie PAT Pathologie KFO Kieferorthopädie ZE Zahnerhaltung + Parodontologie ?? Chi. Zahn-,Mund- und Kieferheilkunde PPP Zahnärztliche Prothetik, Propädeutik 76 Abt.für Int.Med.Ausbildung 77 Psychologie ANAT Institut für Anatomie HYG Hygiene IMBIE Institut für Med.Biometrie, Informatik+Epidemiologie RM Rechtsmedizin MHI Med.Historisches Institut NPA Institut für Neuropathologie PSC Institut für Phy.Chemie PSI Institut für Physiologie I PSII Institut für Physiologie II IMMEI Institut für Molekulare und Exp.Immunologie 89 Institut für Rekonstruktive Neurobiologie INZ Notfallzentrum INZ BTA Betriebsarzt CIO Centrum für Integrierte Onkologie 99 Hochschulambulanz APOTHEKE Apotheke GB03 Geschäftsbereich 3 – Pat.nahe Dienstleistung


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GB04 Geschäftsbereich 4 –Materialwirt.+Logistik ZBM Zentrales Bettenmanagement PD Pflegedirektion KD Kaufmännische Direktion ÄD Ärztliche Direktion 100 Dekanat 101 Institut für Patientensicherheit MSG MediStructura GmbH MSG_BOB Abt Betriebsorganisation & Bau MSG_IFM Abt Infrastrukturelles Facility Management MSG_TFM Abt Technisches Facility Management MSG_ECO EDV & Controlling MSG_QRM Qualitäts- & Risikomanagement MVZ Med.Versorgungszentrum 102 Studiendekanat HUW UKB Haus- und Wirtschaftsdienst GmbH VUV UKB Versorgungs- und Verpflegungs-GmbH WSG UKB Wäsche-Servicegesellschaft GmbH DZ UKB_Darmzentrum KSG UKB_Kinderschutzgruppe 104 UKB_Seelsorge 105 UKB_Übergreifend UKK UKB_Universitäts-Kinder-Klinik ZSVA Zentrale Sterilistion Versorgungsamt IR Interne Revision UE Unternehmensentwicklung UE_PM Prozessmanagement UE_QRM Qualitäts- und Risikomanagement UE_MEDCO Medizincontrolling BIZ Bildungszentrum BIZ_FB Fortbildung BIZ_HEB Hebammenausbildung BIZ_WB Weiterbildung BIZ_FWB Fachweiterbildung BIZ_MTLA Med.Tech.Laborassistenzausbildung BIZ_MTRA Med.Tech.Radiologieassistenzausbildung BIZ_ABZ Ausbildungszentrum

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