Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems · Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems Hübner A, Vera Gumpp, Bischoff M, Barleben JF, Prof. Dr

Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems

Hübner A, Vera Gumpp, Bischoff M, Barleben JF, Prof. Dr. Opitz OGTumorzentrum Ludwig Heilmeyer – CCCF

19. Informationstagung Tumordokumentation

Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation

Übersicht

Tumorboard: Rolle, Prozesse

Anforderungen

Konzeption

Umsetzung

Erste Erfahrungen mit dem Pilotprojekt

Fazit

Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 3 / 14

Rolle interdisziplinärer Fallkonferenzen ("Tumorboa rds") in der onkologischen Krankenversorgung

Optimierung der Behandlung durch gemeinsame fachübergreifende Therapieplanung

Qualitätsmerkmal: hohe Anzahl von Patienten in Tumorboards

Qualitätsmerkmal: hoher Umsetzungsgrad der Tumorboard-Beschlüsse

Kernleistung zertifizierter Organtumorzentren (kosteni ntensiv)

Patient

Pathologe

Chirurg Hämatologe

Radiologe

Strahlentherapeut

Gastroenterologe

……


Zentrale Anmeldestelle

Patientenliste (zur Vorbereitung durch die festen Teilnehmer)

Ablaufschema interdisziplinärer Tumorfallbesprechun gen

Tumoranamnese, Fragestellung

Diskussion im Teilnehmerkreis des Tumorboards (vor Ort, virtuell)

Beschlussprotokoll pro Patient

Umsetzungskontrolle, Statistiken

Anmeldender/Vorstellender Arzt

Anmeldefrist

Dokumentation der Maßnahmen

Tumorpatient erfüllt Kriterien


Variabilität der Durchführung

Fehlende oder unklare Kriterien für die Fallvorstellung oder "alle"

Anmeldung per Mail, Fax, Telefon, mündlich

Zugang zu Patientenlisten: Mail, WORD-Dokument, zentral abrufbar im KIS-Terminkalender, auf Folie im Board etc.

heterogene Teilnehmerschaft, z. B. fehlende Oberärzte einzelnerDisziplinen

uneinheitliche oder fehlende Beschlussprotokolle

Erfassung der Beschlüsse als Freitext oder strukturiert

Umsetzungskontrolle nur punktuell (z. B. Strichlisten) oder gar nicht


Redundante Tumorinformationen im klinischen Alltag

Tumorboard-Anmel-dung / Protokoll

- Diagnosedetails- bisheriger Verlauf- erfolgte Maßnahmen- Vorstellender Arzt- Fragestellung

strukturiert-/ kodiertund Freitext

Klin. Krebsregister:

- Diagnosedatum- Lokalisation- Histologie- Stadium- bisherige Diagnostik- bisherige Therapien- bisheriger Verlauf

strukturiert, kodiert

Arztbrief vom … :

- Diagnosedatum- Lokalisation- Histologie- Stadium- bisherige Diagnostik- bisherige Therapien- bisheriger Verlauf

Freitext


Tumorboard-Anmeldung postoperativ: Freitext – strukturiert (Beispiel)

Freitext:

schlecht differenziertes, invasiv-lobuläres Mammakarzinom, Östrogenrezeptor-positiv, Progesteronrezeptor positiv, BET am 17.04.2008, tumorfreie Resektionsränder, keine Lymphgefäß-, Veneninvasion, 2 cm Durchmesser, 17 Lymphknoten untersucht, alle tumorfrei, keine Fernmetastasen

meist gemischt: Freitext und kodierte Informationen, z. B. TNM


Tumorboard-Anmeldung postoperativ: Freitext – strukturiert (Beispiel)

Freitext:

schlecht differenziertes, invasiv-lobuläres Mammakarzinom, Östrogenrezeptor-positiv, Progesteronrezeptor positiv, BET am 17.04.2008, tumorfreie Resektionsränder, keine Lymphgefäß-, Veneninvasion, 2 cm Durchmesser, 17 Lymphknoten untersucht, alle tumorfrei, keine Fernmetastasen

meist gemischt: Freitext und kodierte Informationen, z. B. TNM

strukturiert / kodiert:

17.04.2008 5-871.y

C50.4, 8520/3

ER+, PR+, R0, L0, V02 cm, pT2 pN0(0/17) cM0

aus dem klinischen Krebsregister, Text-Dekodierung möglich

Voraussetzung: sehr zeitnahe Dokumentation


Arbeitsteilige Tumordokumentation am CCCF

Stammdaten

PathologiesystemAbteilung A

Chirurgie

Innere Medizin

Ambulanz

KKR

KIS

Diagnosedetails

Operation

Chemotherapie

Strahlenheilkunde Strahlentherapie

TB-Umsetzungskontrolle

Sonstige Therapien Abteilung D

Vitalstatus

OPS-Codes aus KIS

Beschlossene Maßnahmen Tumorboard (TB)

Abteilung B Diagnostik 1

Diagnostik 2 Abteilung C

Abteilung E Sonstige Maßnahmen

Nachsorge / Verlauf

Organtumorzentrum


Prozessanforderungen

zentrales Anmeldeportal, von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich � KIS Order Entry oder Intranet

Möglichkeit zur Patientenanmeldung durch externe Ärzte� Anmeldeportal im Internet

zentral einsehbare Liste der angemeldeten Patienten� Liste im webbasierten Anmeldeportal

Minimierung zusätzlichen Dokumentationsaufwands � Schnittstellen zur Datenbank des klinischen Krebsregisters

zentral einsehbares Tumorboard-Protokoll für Berechtigte � Transfer des Protokolls in die elektronische Patienten-Akte

Generierbarkeit von Protokollen und statistischen Auswertungen � strukturierte Dokumentation von Beschlüssen


Auswertungsanforderungen - Beispiele:

Anzahl der tatsächlich umgesetzten Maßnahmen in % der vorgeschlagenen Maßnahmen

Anzahl der anwesenden Vertreter der Fachdisziplinen mit Funktionsstufen in den Tumorboards

Anzahl Präsenzen pro Teilnehmer (z. B. zur Kontrolle zustehender Fortbildungspunkte, zur Kalkulation der Kosten pro Disziplin)

Anzahl beschlossener Maßnahmen vom Typ X, z. B. Zahl der vorgeschlagener Studienaufnahmen

Anzahl vorgestellter Patienten (präoperativ, postoperativ) in % der Gesamtzahl der behandelten Patienten mit gleicher Krankheit


CCCF-Konzept 1

Anmeldung von Patienten über ein Intranet-Portal

Abruf von Daten des klinischen Krebsregisters (KKR) falls fehlend � Freitext-Anmeldeauftrag an Zentrumsdokumentar

Zentrumsdokumentar bearbeitet Anmeldeaufträge und erfasst / ergänzt Daten im klinischen Krebsregister, soweit möglich,anhand vorhandener Befunde, Briefe etc.

Anzeige der Liste der angemeldeten Patienten (teil-anonymisiert)

Anzeige der Anmeldedaten inkl. KKR-Daten während des Tumorboards

Erfassung der geplanten Maßnahmen während des Tumorboards in strukturierter Form durch Zentrumsdok.; Minimierung von Freitext

Generierung eines strukturierten Protokolls jeweils am Ende der Fallbesprechung möglich, wenn strukturierte Daten bereits erfasst


Tumorboard-Beschlüsse: Freitext – strukturiert (Beis piel)

Freitext:Bestimmung des Herceptin-Rezeptors (Her2-neu); wenn positiv, Immuntherapie mit Trastuzumab




Strukturiert / kodiert:1) Maßnahme : Immunhistochemie (1-995.2)

Bezug : PrimärtumorGewichtung : definitivFreitext : HER2-neu

2) Maßnahme : Immuntherapie (8-547.1, 6-001.7)Bezug : Primärtumor Gewichtung : abhängig von 1)Freitext : Trastuzumab




Strukturiert / kodiert:1) Maßnahme : Immunhistochemie (1-995.2)

Bezug : PrimärtumorGewichtung : definitivFreitext : HER2-neu

2) Maßnahme : Immuntherapie (8-547.1, 6-001.7)Bezug : Primärtumor Gewichtung : abhängig von 1)Freitext : Trastuzumab

Erforderlich:kodierte Erfassung der Daten durch geschultes Personal�� "Tumorboard"-Dokumentar bzw. "Zentrumsdokumentar"


Erste Erfahrungen mit der Pilotanwendung:

Erfassung aller angemeldeten Patienten im klinischen Krebsregister (KKR) vor dem Tumorboard nicht gewährleistet:

- Anmeldungen oft nicht fristgerecht, dadurch Zeit für die Erfassung der Fälle im KKR zu knapp

- Nachmeldungen während des Tumorboards

Informationslage in der elektronischen Akte bei präoperativer Anmeldung oft dünn (ggf. externe Befunde noch nicht gescannt)

Zeitrahmen pro Fall während des Tumorboards z. T. zu kurz, Beschlussdiktat für sofortige Strukturdokumentation

Abhängigkeit des Verfahrens von der Erfahrung, Routine und Präsenz des Tumorboard-Dokumentars � Vertretungsproblematik


duales System erforderlich (Anmeldung mit strukturierten oder Freitextdaten)

Integration von KKR-Daten in Anmeldung / Protokoll nicht als Voraussetzung, sondern nur als Option anbieten

ohne Ablaufdisziplin (z. B. Einhaltung der Anmeldefrist)keine zeitnahe Datenstrukturierung möglich

on-Board-Protokoll eher als Freitext realistisch

Fazit für die Weiterentwicklung - CCCF-Konzept 2

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