Kosten- und Leistungsrechnung im Gebäudemanagement ... · PDF fileBuchhaltung / SAP R 3 Benchmarking Kosten-Vergleiche Stundensatz-Vergleiche Raumhandelsmodell interne Nutzungsentgelte

Dezernat 3 - Gebäudemanagement

Kosten- und Leistungsrechnung im Gebäudemanagement / Ergebnisse und Erfahrungen

Bericht auf der ATA-Jahrestagung in Greifswald am 03.06.2004Horst Bauer

Gliederung

Horst Bauer | 03.06.2004 ATA-Jahrestagung Greifswald| Folie 2Dezernat 3 - Gebäudemanagement

1. Einordnung der Kosten- und Leistungsrechnung- Daten zur Universität in 2003- Übersicht Dezernat 3 auf dem Weg ...

2. Ziele der KLR bei der Einführung (1999)

3. Einige Ergebnisse aus dem 4. Jahresbericht 2003

4. Detail-Ergebnisse Technisches Gebäudemanagement

5. Facit und Ausblick


Daten zur Universität Hannover Hannover, Mai 2004

Studierende im Sommersemester 2004 25.000

Flächenbezogene Studienplätze 15.333

Studienfächer 70

Personal 2.900davon aus Drittmitteln 450

Landeszuschuß 2004 208 Mio. €(für laufende Aufwendungen)Einnahmen pro Jahr (insbes. Drittmittel) 59 Mio. €


Gebäude (Anzahl) 170

Gesamtfläche (Netto-Grundrißfläche) 493.000 m²davon:- Hauptnutzfläche (HNF) f. fachl. u.

zentr. Einr. (unbewertet) 308.000 m²- HNF nach Abzug nicht kapazitäts-

wirks. Fläche und f. verminderteNutzungstauglichkeit (bewertetnach Rahmenplan) 237.000 m²

__________________________________________________Aufwendungen in 2003, u.a.

- für Energie und Stoffströme 6,7 Mio. €

- für Gebäudereinigung 3,6 Mio. €

- für Bauunterhaltung/Instandhaltung 3,2 Mio. €


Kundenorientierung

Wirtschaftlichkeit

Qualität

Gesundheitsförderung,Arbeits- u. Umweltschutz

Team- und Gruppenarbeit

Mitarbeiterorientierung

Hauptziele

Dez. 3 - Gebäude-management - auf

dem Weg zum kun-denorient. Dienstl.

Kundenbefragungen 1998 / 2001 Werkst.2004 online Rein.

Arbeitskleidung

Leistungstransparenz Faltblattinternet-Auftritt

KLR mit LeistungserfassungAuftragssteuerung Budgetierung von Kostenstellen

ProzeßoptimierungCAFM / buisyCAD / autocadBuchhaltung / SAP R 3

Benchmarking Kosten-VergleicheStundensatz-Vergleiche

Raumhandelsmodell interne NutzungsentgelteAnreize zur Raumabgabe

BearbeitungszeitenReaktionszeit bei Störmeld.Beschwerdemanag.

Gefährdungsanalysen /BetriebssicherheitsVO

Schulungen und Belehrungenim festen Rhythmus

Rückenschule,körpergerechtes Arbeiten

Umweltberichte 1998, 2001, 2004

gewerkeübergreifendeEinsätze

Projektarbeitmit Moderationohne Moderation

Jahresgespräche (MVG)

workshopsHausmeister

MeisterHandwerker

PersonalentwicklungindividuellFortbildung

Bewertung GrundsätzeZusammenarbeit u. Führung

weniger, aber hochwertigere FlächeKonzentration /Aufgabe von Randstandorten"Klotzen statt Kleckern" bei der Instandhaltung Unterstützung von neuberufenen

Professoren/-innen

Verbesserung der InfrastrukturErhöhung der Attraktivitätfür StudierendeQualitätssteigerung für Forschung,Lehre, Weiterbildung

Senkung des EnergieverbrauchsReduzierung der Kosten

Enge Kooperation mitStaatlicher BauverwaltungLiegenschaftsfonds im MFWissenschaftsressort

Horst Bauer | Juni 2004 | ATA Greifswald 03.06.2004

2. Ziele der KLR im Dezernat 3 (1999)


Auslastungen und Belastungen der Kapazitäten ermitteln

Leistungstransparenz des Dezernates erreichen

Mehr Transparenz über die Kosten einzelner Produkte und Leistungen

Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und Wirksamkeit (Effektivität) des Handelns verbessern

Motivation für alle Mitarbeiter/-innen, kostenbewußter zu handeln

Interne Steuerung vorhandener Ressourcen verbessern

Inner- und zwischenbetriebliche Vergleiche ermöglichen

3. Ergebnisse aus dem 4. Jahresbericht 2003


Kostenübersicht 2003

Verteilung der Personalkosten nach Produktgruppen

Verteilung der Personalkosten nach Zeitverwendungsmöglichkeiten

Anteile Eigen-/Fremdleistung

„Ausfallzeiten“ / Sonstige Möglichkeiten der Zeitverwendung

Projekte

Wegezeiten 2000 - 2003

Arbeitsaufträge 2001 - 2003


Jahr 2003 - Kostenstellenübersichten (Anhang E) GesamtEuro % %

250 Arbeitstage 2 01 3000 0Personenmonate 2.058,26

Personenjahre 171,52

1.1 Personalkosten Stammpersonal aus KLR 7.181.086,281.2 sonstige Personalkosten aus SAP incl. Fortbildung u.a. 82.385,75

1. Gesamtkosten Personal 7.263.472,03 86,3

2.1 Material 526.189,552.2 sonstig. Material/Drucksachen/Komm. 65.603,08

2. Materialkosten gesamt 591.792,63 7,0

3.1 Werkstattausrüstung/Anl./Masch. <409€ 24.252,243.2 Miete für Geräte/Masch./Sonstig. 4.389,143.3 Investitionen Anlagen und Maschinen >409€ 24.674,85

3. Werkstattausrüstung 53.316,23 0,6

4.1 Fahrzeugkosten ohne Abschreibung 17.286,114.2 Fahrzeug Abschreibung pro Jahr 8.657,25

4. Fahrzeugkosten gesamt 25.943,36 0,3

5.1 Raumkosten (bewertete Fläche *durchschn. Miete)durchschn. Miete = 73,82 €/qm a 325.177,10

5.2 Betriebskosten f. Räume (bewertete Fläche * durchschn. Betriebskosten)

durchschn. Betriebskosten = 36,27 €/qm a 159.769,35

5. Raumkosten 484.946,45 5,8

Kosten Eigenleistung Geb.-betrieb Dezernat 3 8.419.470,70 100,0 62,8

6. Gebühren/Sonstig. 200.676,09


7.1 kleine Bauunterhaltung (85170303-85170306/85170299) 1.023.709,177.2 Instandhaltung/Wartung/Reparatur (616100, 616200) 546.380,52

davon vertragl. Wartung (lt. Liste) 40.912,127.3 Reinigung/Sicherheitsdienste/Sonstige 2.809.840,127.4 Gartenpflege 98.335,037.5 Feuerlöscher (662900) 21.061,167.6 Entsorgung 192.243,607.7 Umzugskosten fremd 94.774,05

7. Fremdleistungen 4.786.343,65

Kosten Fremdleistung Geb.-betrieb 4.987.019,74 37,2

Gesamtkosten Geb.-betrieb ohne Invest./Miete/Energie 13.406.490,44 100,0Gesamtkosten Geb.-betrieb ohne Invest./Miete/Energie 13.406.490,44 17,6

8.1 Investitionsprojekte (851xxxxx) 897.794,748.2 Projekte (511xxxxx) 23.788.669,698.3 große Bauunterhaltung (Fond 85170300) 2.205.058,74

8. Investitionen/Projekte 26.891.523,17 35,3

9.1 Energiekosten incl. Rückerst. 5.991.160,379.2 Wasser/Abwasser incl. Rückerst. 703.916,92

9. Summe Energie+Wasser 6.695.077,29 8,8

Gesamtaufwendungen Gebäudebetrieb (ohne Mieten) 46.993.090,90

10.1 Mietkosten (LFN) 27.959.535,2010.2 sonstige Mietkosten 1.242.609,53

10. Mieten 29.202.144,73 38,3

Gesamtaufwendungen Gebäudebetrieb incl. Mieten 76.195.235,63 100,0


Verteilung der Personalkosten des Dez. 3 nach Produktgruppen

0,00

200.000,00

400.000,00

600.000,00

800.000,00

1.000.000,00

1.200.000,00

1.400.000,00

1.600.000,00

1.800.000,00

Betreib

en von

tech

nisch

en A

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te

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Entsorg

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Sonsti

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Zeitv

erwen

dung

Kos

ten

(Eur

o)

Quelle: Erhebungen Dez. 3Jahr2003.xls, Diagramm_Dez_alle


Verteilung der Personalkosten nach Zeitverwendungsmöglichkeiten in 2003

Externe Produkte61%

Interne Produkte1%

Hilfszeiten16%

Ausfallzeiten22%

Quelle: Erhebungen Dez. 3Monate_2003.xls, Dez%Kosten


Eigen- /Fremdleistungen Gebäudebetrieb

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SC/TI/DE

Gärtne

reiRein

igung

sdien

st

Hausd

ienst

Nieders

pann

MSR Tech

Mittelsp

ann

Teleko

mm

Heizun

g

Klima

Sanitä

r

Fördert

ech

Fremdleistungen

EigenleistungenQuelle: Erhebungen Dez.3/SAP-R3Kosten2003 xls


Personalkosten Kosten/aAnteil in % Euro

52Mitarbeit in Gremien, Arbeitsgruppen, Projektteams, Personalrat 5210 0,48 34.223,50Kur, Urlaub, Sonderurlaub, Arbeitsbefreiung 5220 13,12 942.285,68Krankheit 5225 7,25 520.759,65Fort- und Weiterbildung 5230 0,72 51.386,65Wartezeiten 5240 0,07 5.109,50

Personalkosten des gesamten Dezernates für das Jahr 2003 7.181.086,28 Euro

Sonstige Möglichkeiten der Zeitverwendung 2003

0,00100.000,00200.000,00300.000,00400.000,00500.000,00600.000,00700.000,00800.000,00900.000,00

1.000.000,00

Mitarbeit inGremien,

Arbeitsgruppen,Projektteams,Personalrat

Kur, Urlaub,Sonderurlaub,

Arbeitsbefreiung

Krankheit Fort- undWeiterbildung

Wartezeiten

Quelle: Erhebungen Dez. 3Jahr2003.xls, Sonstige


Projekte Projekte

Personalkostenaufwand der vier kostenintensivsten Projekte:

Proj.Nr. Bezeichnung Pers.kosten 2003 (2002) in €____________________________________________________________

5103 CAD/CAFM 71.000 (52.770)5109 Neubau PZH 38.380 (37.290)5108 Umbau Herr.Str. 8 23.360 ( 5.100)5113 Umbau MPG/Physik 12.410 ( 5.500)

Der prozentuale Anteil der Kosten der Produktgruppe 51 „Projekte“ ist in 2003 gestiegen und beträgt ca. 2,7% der Gesamtpersonalkosten desDezernats.


Wegezeiten (4140)

0,00

50,00

100,00

150,00

200,00

250,00

300,00

Leitu

ng/Stab

Doku

SC/TI/DE

Gärtnere

iLie

gens

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Hausd

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Nieders

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g

Klima

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Std.

/Mita

rb.(k

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2000200120022003

Quelle: Erhebungen Dez. 3Vgl_2000_bis_2003.xls, Diag4140


Aufträge/Arbeitsanforderungen(Anzahl und Umfang je Auftrag)

4,02

h/A

uftra

g

4,19

h/A

uftra

g

3,9

h/A

uftra

g

1,81

h/A

uftra

g

4,13

h/A

uftra

g

7,06

h/A

uftra

g

27,2

4 h/

Auf

trag

7,68

h/A

uftra

g

4,42

h/A

uftra

g

3,85

h/A

uftra

g

11,3

8 h/

Auf

trag

4,22

h/A

uftra

g

4,84

h/A

uftra

g

1,34

h/A

uftra

g

10,0

8 h/

Auf

trag

4,9

h/A

uftra

g

4,19

h/A

uftra

g

3,82

h/a

uftra

g

4,19

h/A

uftra

g

3,8

h/A

uftra

g

4,56

h/A

uftra

g

11,1

5 h/

Auf

trag

1,45

h/A

uftra

g

4,84

h/A

uftra

g

4,92

h/A

uftra

g

8,64

h/A

uftra

g

4,49

h/A

uftra

g

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

SC/TI/DE Gärtnerei Niederspann MSR Tech Telekomm Heizung Klima Sanitär Fördertech

Stüc

k

200120022003

Quelle:Erhebungen Dez. 3Vgl_2000_bis_2003.xls, Diagr_Aufträge

4. Detailergebnisse Technisches Gebäudemanagement 2003


Kälte-, Klima- und Lüftungswerkstatt(Stundensatz / Anlagen / Eigen-/Fremdanteil)

Heizungswerkstatt und Rufbereitschaft(Stundensatz / Anlagen etc. / Eigen-/Fremdanteil)

Fördertechnik / Alarmanlagen(Stundensatz / Anlagen / Eigen-/Fremdanteil / Verrechnung auf Anlagen)


Jahr 2003 - Kosten und Leistungen Klima KlimaEuro 34.2

2 01 34 20 0Personenmonate 93,00 Stundensatzanteil

Personenjahre 7,75 in €/Std.

Gesamtkosten Personal incl. Gemeinkosten 345.821,10 33,30

Materialkosten brutto 56.112,16 5,40

Werkstattausrüstung 7.500,13 0,72Anlagen

Fahrzeugkosten 0,00 0,00 700 (nur f. werkstattspez. Fahrzeug) 40Raumkosten 50.201,04 4,83 3

1Overheadanteil 45.886,09 4,42 180(Leitung, Dokument., techn. Büro) 40

Summe Eigenleistungen 505.520,52 48,67 60

2

Kosten Fremdleistungen 98.302,31 23040

Gesamt (Eigenleistungen+Fremdleistungen) 603.822,83 €/Jahr 2003 3012121023

181500

60

Externe Produkte der Kostenstelle(anlagen- bzw. gebäudebezogene Instandhaltung,Wartung und Reparatur, sowie Störungs-bearbeitung)

Abluftanlagen und KleinventilatorenAbluftwäscherKühltürme m. WartungsvertragKühlturm o. WartungsvertragDigestorienKälteanlagen ohne Wart.-vertrag

Kälteanlagen mit Wart.-vertrag

Teilklimaanlagen mit Wart.-vertrag

Teilklimaanlagen ohne Wart.-vertragUmluftkühlungen

Klimaschränke und -kammernKaltwassersätze o. WartungsvertragKaltwassersätze m. WartungsvertragKühlwasseranlagenReinraumlufttechnik m. WartungsvertragReinraumlufttechnik o. WartungsvertragDampfbefeuchter-EinzelanlagenBrandschutzklappen m. WartungsvertragRauchabzugsanlagen m. Wartungsvertrag


Jahr 2003 - Kosten und Leistungen Heizung HeizungEuro 34.1





Werkstattausrüstung 8.268,97 0,85

Fahrzeugkosten 14.584,26 1,50 (nur f. werkstattspez. Fahrzeug)Raumkosten 31.595,83 3,25

Overheadanteil 45.572,60 4,69(Leitung, Dokument., techn. Büro)

Summe Eigenleistungen 546.724,38 56,25

Kosten Fremdleistungen 59.775,23Anlagen


Gebäude150150


FernwärmeübergabestationenUnterstationenÖlheizungen incl. TanksGasheizungsanlagen großGasheizungsanlagen klein

Störungsbeseitigung in der RufbereitschaftHeizungsanlagenteile in Gebäuden


Jahr 2003 - Kosten und Leistungen Fördertech FördertechEuro 32A.3





Werkstattausrüstung 748,07 0,21

Fahrzeugkosten 0,00 0,00 (nur f. werkstattspez. Fahrzeug)Raumkosten 5.614,59 1,57

Overheadanteil 25.034,30 6,99(Leitung, Dokument., techn. Büro)

Summe Eigenleistungen 227.780,45 63,56

Kosten Fremdleistungen 247.183,29Anlagen


1005

4032

200


Personen-und Lastenaufzüge mit W.-vertragPersonen-und Lastenaufzüge ohne W.-vertragKleingüteraufzügeHebezeuge, KraneRohrpost-, Buchförder- und Bücherregalanl.ToranlagenGefahrenmeldeanlagenRauchschutztüren


2003 Fördertechnik - Verrechnung auf Anlagen

anteil. Stunden anteil. Fremdleistung anteil. Eigenkosten Eigenkosten Fremdwart./rep.

Anlagen % Anteil pro Anlage pro Anlagenart pro Anlagenart pro Anlage pro Anlage

43 Personen-und Lastenaufzüge mit W.-vertrag 25 20,83 209.338,46 56.945,11 1.324,30 4.868,3448 Personen-und Lastenaufzüge ohne W.-vertra 40 29,86 15.000,00 91.112,18 1.898,17 312,5017 Kleingüteraufzüge 5 10,54 1.852,18 11.389,02 669,94 108,95

100 Hebezeuge, Krane 10 3,58 5.000,00 22.778,04 227,78 50,005 Rohrpost-, Buchförder- und Bücherregalanl. 2 14,33 2.500,00 4.555,61 911,12 500,00

40 Toranlagen 8 7,17 7.500,00 18.222,44 455,56 187,5032 Gefahrenmeldeanlagen 5 5,60 3.492,65 11.389,02 392,72 1.164,22

200 Rauchschutztüren 5 0,90 2.500,00 11.389,02 56,95 12,50100 247.183,29 227.780,45

212.831,11 Wartungsverträge247.183,29 Fremdleistungen gesamt34.352,18 Reparaturen fremd

5. Facit


1. Die 1999 gesteckten Ziele wurden im Großen und Ganzen erreicht.2. Der Zielerreichungsgrad läßt sich nur durch eine kontinuierliche

Fortsetzung der Zeiterfassung halten und verbessern.3. Der Aufwand für eine KLR mit Zeiterfassung im Gebäudemanagement

bei der Größe der Universität Hannover lohnt sich (2003 insges. 50 T€ oder 0,7% der gesamten Personalaufwendungen).

4. Die Einführung einer KLR ohne externe Unterstützung ist nicht zuempfehlen.

5. Das Bewußtsein über die Grundstücks-, Gebäudeinstandhaltungs- und -bewirtschaftungskosten als dem zweitgrößten Kostenblock nach denPersonalaufwendungen konnte in der Universität insgesamt erhöht werden.

6. Last, but not least: Motivierte, engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser kostbarstes Gut.

Dezernat 3 - Gebäudemanagement

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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