Kostenoptimierung im Fuhrpark-Management kleiner und

Kostenoptimierung im Fuhrpark-Management kleiner und mittelständischer Unternehmen

i+e Industriemesse FreiburgEinkäufertag im Messe-Forum, 16. Jan 2015

rent a fuhrparkmanagerin

Anschaffung & Rückgabe

Multi-Bidding

Rückgabekosten am Leasingende

Unfall & Reparatur

Schadensteuerung & -management

Geregelter Betrieb

(Interner) Ressourceneinsatz

Fahrerzufriedenheit

Kraftstoffkosten-Optimierung

07.01.2015 rent a fuhrparkmanagerin 2

Hebel zur Kostenoptimierung

Ziel: Kostenreduktion durch Wettbewerb

Ausschreibung an festgelegte Hersteller & Leasinggeber

Prozess ggf. über einen neutralen Dienstleister steuern

Gezielt Rabatte, Aktionen & Business-Pakete ausnutzen

In der Regel Best Price-Prinzip


Beschaffung mit „Multi-Bidding“


Prozess-Kreislauf „Multi-Bidding“

UnabhängigeFP-Software

Fahrzeug-Konfiguration

Hersteller &Leasinggeber

AngeboteUnternehmen

* Bieterauswahl* Leasingmodell* Fahrzeugdaten* Car Policy

Auswahl über FP-Datenbank

Nutzung unabhängiger FP-Managementsoftware -> dient auch als Controlling-Instrument für Fuhrparkkosten

Vorher: Festlegung der Bieter & „Einkaufs-Spielregeln“

Synergieeffekt: Reduzierung administrativer Kosten durch einfacheren Beschaffungsprozess

Möglich auch für unterschiedliche Hersteller & Modell-varianten in 1 Fuhrpark


Voraussetzungen „Multi-Bidding“

Häufig das „dicke“ (= teure ) Ende!

Kaum Möglichkeiten, wenn das Fahrzeug erst einmal beim Leasinggeber abgegeben wurde

Daher: Fahrzeug vor der Rückgabe unabhängig begutachten & Zustandsbericht erstellen lassen -> geregelter Prozess ca. 4-6 Wochen vor Leasingende

Ggf. Eigenreparatur & Smart Repair nutzen -> Rückgabe



Kleinere Fuhrparks zahlen eher mehr. (Quelle: Data Force, 2014 / DFO, 2014 )

Unternehmen mit größeren Flotten nutzen zur Reparatur auch vermehrt freie Anbieter anstatt Herstellerwerkstätten (40 – 50 %).



Fuhrpark ist eine Nebensache, weil keine direkt wertschöpfende Tätigkeit für das Unternehmen.

Meist „Anhängsel“ an Einkauf, Personal, Finanzen ist Fuhrparkmanagement dort selten eine Kernkompetenz.

Kaum speziell auf FP-Belange ausgebildetes Personal

Mitarbeiter haben in der Praxis keine Zeit für Optimier-ungsprojekte, weil mit dem „Tagesgeschäft“ ausgelastet


Ressourceneinsatz – Situation

Folge 1: Komplexität bindet zusätzlich Kräfte mit Jura-, BWL- & Technik-Hintergrund (z.B. bei Rechnungsprüfung)

„All in one hand-Prinzip“ der Leasinggeber ist dann zwar bequem , aber dafür nicht selten deutlich teurer, da Abhängigkeit & fehlender Einzel-Kostenvergleich

Folge 2: Kostentreiber bleiben unbemerkt, weil nicht eindeutig identifizierbar („Black Box“)

Folge 3: Risiko eines Organisationsverschuldens steigt


Ressourceneinsatz – Konsequenzen

Einsatz professioneller FPM-Dienstleister & Nutzung einer herstellerunabhängigen IT-Lösung, schafft

Kostentransparenz (Kostenstelle, -art & -träger, Kfz…)

die Vereinheitlichung der hinterlegten Prozesse

die Erinnerung an wichtige Termine (Bestellauslösung, Leasingende…)

das Aufzeigen von Trends (Schadenquote, Kosten…)

die elektronische Dokumentation (Fahrzeugakte)

die Möglichkeit von Multi-Bidding

… und reduziert dadurch sowohl direkte Kosten als auch Prozesskosten im Unternehmen!


Ressourceneinsatz – Gegenmaßnahme

Vorgehen: Gezielte Einzelprojekte!

Analyse: Den höchsten Hebel identifizieren!

Umsetzung & dabei dann ggf. Dienstleister austauschen

Empfehlung für den Mittelstand:

Tagesgeschäft outsourcen => senkt Fixkosten, insbesondere

bei kleineren Fuhrparks

Konzentration auf Kernkompetenz legen und interne Kräfte

auf die Fuhrpark-Steuerung & Weiterentwicklung lenken

Spezialisierte Dienstleister als fachliche Ergänzung & Unter-

stützung und von deren Erfahrung & Know How profitieren


Ressourceneinsatz – Empfehlung

Gegenüberstellung von Fixkosten und Bedarf

Faustformel Mittelstand

100 KFZ = ca. 1 FTE = ca. 40 – 50 T€ Vollkosten

Systemlösungen von professionellen FP-Dienstleistern

Kosten: 20–30 € pro KFZ/Monat je nach Leistung

Effekt: Einsparung + verbessertes Leistungsspektrum

Häufig angebotene Leistungspakete

Beschaffung, Multi-Bidding, professionelles Schadenmanagement, Tankkartenmanagement, fachliche Rechnungskontrolle, 24 h Hotline, elektr. Fahrzeugakte, Fahrzeug-Rückgabeprozess


Ressourceneinsatz - Beispielrechnung

Unfälle und Schäden sind häufig Extremsituationen. Sie verlangen immer ein sofortiges Handeln.

Handling = hoher interner Aufwand

Zusätzlich: Ausfallzeiten müssen eingegrenzt bleiben.

Teilweise komplexe Sachverhalte in der Abwicklung mit Unfallgegnern, Versicherungen etc.

Kontrolle von Reparaturen & Rechnungen schwierig

Auf diese Art von Service sind überregional agierende Schadensteuerer spezialisiert. Sie unterhalten meist zertifizierte Werkstattnetze.


Externe Schadensteuerung – Warum?

Leistungskomponenten professioneller Anbieter

24 h Hotline Service als Servicefunktion

Komplettservice

Aufnahme des Schadens

Steuerung Reparaturprozess

Prüfung Kostenvoranschlag

Regressierung / Regulierung

Reporting -> Kundenzugriff auf Flottensoftware

Rechnungskontrolle auf Plausibilität & Kausalität!


Schadensteuerung - Leistungsangebot

Nutzung von herstellerunabhängigen Werkstätten und dadurch kostengünstigere Stundensätze

Unabhängige Fachprüfung von Kostenvoran-schlägen sorgt für nötige Transparenz

Reduzierung eigener Personaleinsatz

Maklergebühren gezielt einsparen

Gesamt-Potential: 15 – 20 % der Schadensumme p.a.

gemäß Angaben von Schadensteuerern


Schadensteuerung - Einsparpotentiale

Warum ist das wichtig?

Zufriedene Mitarbeiter erhöhen die Produktivität.

Dienstfahrzeuge sind Mitarbeiterbindungsinstrumente.

Sie helfen ebenfalls neue Mitarbeiter zu rekrutieren.

Dienstfahrzeuge sind nach wie vor Statussymbole.


Fahrerzufriedenheit als Einsparpotential

Was erzeugt Unzufriedenheit?

„Down-Sizing“

Fehlende Regelungen bei der Modellauswahl

Reduzierte Ausstattung

Geringer Servicelevel bei Unfall, Bestellung etc.

Folge

Negative Emotion aber Autofahren ist Emotion



Lösungsansätze

Eindeutige Spielregeln fixieren & Balance finden

Unternehmens-

Anforderungen

Mitarbeiter- Kosten

wünsche

Öffnung bei der Modell- und Ausstattungsauswahl

24 h Hotline für Fragen und Notfälle einrichten



Cluster KFZ Transporter LKW Fahrverhalten

Außendienst-Organisation

Überwiegend 0 0 Viel BAB, überregional

Handwerks-betrieb

+ Überwiegend + Stadt- & Landstr. sehr regional

Produktions-betrieb

+ + + Komplette Bandbreite

Dienstleister Überwiegend + Selten Komplette Bandbreite


Kraftstoffkosten - Fuhrparkcluster

Fazit: Unterschiedliche Fuhrparks generieren höchst

unterschiedliche Anforderungen! Keine Pauschallösungen!

Analyse des Fahrverhaltens (BAB, Bundesstr., Stadt…) und der Treibstoffkosten (mind. 1 volles Jahr)

Potential-Analyse mit Szenarien-Rechnung

Erst dann: Entscheiden nach der höchsten individuellenHebelwirkung („Stammtankstelle“, BAB-Tanken vermeiden, Tankkartenmanagement, Austausch…)

5-10 % Einsparung der Kraftstoffkosten sind keine Seltenheit -> schneller ROI


Kraftstoffkosten-Optimierung

Individuelle Szenarien – Ausschnitt 1 - Eingabe


Kraftstoffkosten-Optimierung - Beispiel

für Kunde XXX alles Nettowerte Ist-Situation

Datum: 01.10.2014

Dimension Eingabefelder

VOR Umstellung -IST

Verbrauch Flotte p.a. Liter 1.595.002 Jahresverbrauch 1.595.002 Liter

VW Leasing (VWL) davon über Tankkartensatz 1 (T1) 797.501

Leaseplan davon über Tankkartensatz 2 (T2) 797.501

(falls 0 -> 0,1 eingeben)

Kraftstoffkosten Flotte p.a. € 1.890.057 Kosten Treibstoff 1.890.057€

davon über Tankkartensatz 1 945.028

davon über Tankkartensatz 2 945.029

(falls 0 -> 0,1 eingeben)

Durchschnittspreis in € je Liter in 2013 1,1850 netto

Anzahl Fahrzeuge Flotte KFZ-Anzahl 728

Tankkartengebühren (IST - 2 Sätze)** € / KFZ / Monat 2,68 Servicegebühr Karten IST 23.412€

Individuelle Szenarien – Ausschnitt 2 - Auswertung


Kraftstoffkosten-Optimierung - Beispiel

Szenario 1:Szenario 2: Fall a): 1 neue Karte + 1 alte Karte (SHELL oder ARAL bleibt)

oder Fall b): 1 neue Karte + 1 Anbieter wird substituiert, 1 Anbieter bleibt

NACH Umstellung Szenario 1 Einsparpotential p.a.

1.595.002 Liter über die neue Karte Jahresverbrauch

1.849.703€ 40.354€ Kosten Treibstoff

Teilbetrag 1 924.851€ Potential aus T1 20.177€

Teilbetrag 2 924.852€ Potential aus T2 20.177€

17.472€ 5.940€ Servicegebühr Karten Neu - Szenario 2

1 alte Karte wird beibehalten - Fall a)

111.650 Liter 54.865€ Liter mit Autobahnpreis

1.812.311€ 101.159€ Gesamtkosten

Ein Einstieg: Quick Check–Potential-Analyse Treibstoffkosten

Individual-Auswertung basierend auf Ihren Daten

Handlungsempfehlungen

Optional mit einer Vor-Ort-Abstimmung

Sprechen Sie uns bitte an!

Messetarif mit Bestellung bis 28.02.2015 möglich incl. 15 % Discount

zu 485,-- € (ohne vor Ort Termin) & 1.295,-- € (incl. 1 Tag vor Ort

Abstimmung) zzgl. MwSt. und Reisekosten.


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Beratung & Durchführung von Potential-Analysen

Gestaltung von Car-Policy & Prozesslandschaft

Auswahl von geeigneten Lieferanten für die individuellen Unternehmensbelange im Mittelstand

Ergebnis-Umsetzung zusammen mit den Kunden

Unabhängig & Überregional tätig!


rent a fuhrparkmanagerin - Leistungsprofil

rent a fuhrparkmanagerinHubertusweg 3a 53 797 Lohmar

Tel: + 49 (0)2246 – 911 – 88 08www.rent-a-fuhrparkmanagerin.deb.grobusch@rent-a-fuhrparkmanagerin.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit -

Bitte sprechen Sie uns sehr gerne persönlich an!

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