Kostensenkung in der IT - fuer-gruender.de · Kundennutzen, Systematik Qualität und Kompetenz sind unsere Leitlinien. Unsere Maxime: Erfolg durch Erfahrung. Integrität Wertschätzung,

1 © conlab Management Consultants

Kostenpotenziale identifizieren und nutzenRatingen, 30.03.2016

Dipl.-Ing. Jürgen Pak, MBAconlab Management Consultants UnternehmerverbundMilanstr. 45 * 40882 Ratingenwww.conlab.de

C:/…/Senkung der IT-Kosten

Kostensenkung in der IT


Überblick

Ausgangslage und Zielsetzung

Kostensenkung in der IT der Firma…..

• Der Projektablauf• conlab Beratungsmodule• Lieferanten und Providermanagement• IT- Leistungs- und Kostenverrechnung• Beispiel: Kosteneinsparungen mit einem IT Energiekostenmanagement

1

3

Warum conlab?4

…über uns5

Management Summary2

1 – Ausgangslage und Zielsetzung


Ausgangslage


„Der Anteil der IT-Kosten am Umsatz beträgt – je nach Branche – ein bis zehn Prozent des Umsatzes und stellt damit einen der wesentlichen Gemeinkostenblöcke in Unternehmen dar.“ (Quelle: PWC, 2009)

Da es hinsichtlich der Kosten und Leistungen der IT häufig an Transparenz fehlt, entsteht hier ein hohes Kostensenkungspotential. Potenziale in der Ergebnisverbesserung durch Senkung der IT-Kosten liegen in der Regel zwischen 14 und 25 % bereits im ersten Jahr nach der Durchführung entsprechender Maßnahmen.

In Einzelfällen wurden im darauffolgenden Geschäftsjahr bis zu 37% der ursprünglichen Kosten eingespart, parallel dazu konnten häufig messbare Verbesserungen der von der IT direkt oder indirekt beeinflussten Prozesse im Unternehmen erzielt werden.


Zielsetzungen

• Ergebnisverbesserung

• Optimierung der Prozessabläufe

• Kosteneffiziente IT zur Unterstützung der Unternehmensziele

• Unterstützung der IT-Leitung zur optimalen Performance im Tages- und Projektgeschäft

• Vorantreiben von Innovationen, um damit Qualitätsansprüche und Wettbewerbsvorteile zu gewinnen

• Benchmarking mit den Besten in Ihrer Branche

• Erarbeitung eines umsetzungsreifen Fahrplans, der die IT Kosten nachhaltig senkt und die Effizienz verbessert


2 – Management Summary


Management Summary

• In fast allen Fällen konnten nachhaltige Ergebnisverbesserungen erzielt werden.

• Nach unseren Erfahrungen wurden dabei in die Prozessabläufe optimiert.

• Wir bieten eine aktive Unterstützung der IT-Leitung, zur optimalen Performance im Tages-und Projektgeschäft.

• conlab erarbeitet gemeinsam mit ihnen ein Konzept für ein Lieferanten- und Providermanagement aus, um ein optimales Preis/Leistungsverhältnis zu erzielen.

• Wir schaffen Kostenstellentransparenz durch eine interne Leistungs- und Kostenverrechnung, und erkennen so Plan- und Ist Abweichungen schneller.

• Gemeinsam mit ihnen erarbeiten wir einen umsetzungsreifen Fahrplan, der die IT Kosten nachhaltig senkt und die Effizienz verbessert.

3 – Kostensenkung in der IT


Der Projektablauf

1 3 4

2

5

Kompaktanalyse. Hier werden Potenziale aufgezeichnet und der Handlungs-bedarf ermittelt.

Danach werden Ziele definiert, die sich aus Ihren persönlichen Einsparungspo-tenzialen und den bereits umgesetzten Maßnahmen der Besten Ihrer Branche ergeben

Benchmarking, Vergleich mit den Besten der Branche

Die Maßnahmen werden durchgeführt und kontinuierlich deren Erfolg überprüft.

Anschließend werden die Module festgelegt, die umgesetzt werden sollen und die Reihenfolge der Umsetzung wird festgelegt. Daraus ergibt sich ein Fahrplan, um die IT Kosten zu senken.

Unsere Arbeit beginnt mit einer Kompaktanalyse. Sie entscheiden dann, ob das Projekt mit einer definierten Zielsetzung und möglichen Einsparungspotenzialen in einem definierten Zeitraum umgesetzt wird. Die geschieht in fünf Schritten.


conlab BeratungsmoduleDie Module sind praxiserprobt und können als Gesamtprozess oder einzeln durchgeführt werden.

IT LandschaftKatalogisieren der vorhandenen Architektur, Soft- und Hardware

Make or BuyStandardisieren von Leistungen. Z.B.: Festdefinierte Hardware für jeden Fachbereich. Zur Verfügung stellen von Anwendungen.

IT StrategieÜberprüfung der wirklich notwendigen Projekte

LizenzmanagementErstellen einer Lizenzbilanz um wirklich notwendige Lizenzen zu ermtteln

LeistungsverrechnungKostenstellen genaue Umlageschlüssel. Definiert von den Stakeholdern.

IT-Services und Anwendungen

Kostensenkung durch SaaS, Virtualisierung und

Cloudlösungen

IT SicherheitKostensenkung durch gezielte Maßnahmen

bei Störungen

IT PersonalMitarbeiter effizient

einsetzen

EnergieverbrauchMaßnahmen zur

Verringerung des Energieverbrauchs

BenchmarkVergleich mit den Besten

.


Fokus

Vorgehen

Warum?

Wie?

geplantes Ergebnis Was?

Erreichen einer Kostentransparenz Kostenoptimale Hard- und Software für

alle Fachabteilungen Bestes Preis- / Leistungsverhältnis

Analysieren des Lieferantenportfolios Definition von Standards (Hard-und

Software) Verhandlungen mit den Lieferanten /

Providern

Optimale Konditionen und Leistungen Bessere Performance Ergebnisverbesserung

Lieferanten- und Providermanagement

Aufgrund unserer Projekterfahrung haben wir umfangreiche Kenntnisse über den Einkauf von IT-Leistungen aufgebaut. Durch unsere Unterstützung können Sie auch bei mangelnden Ressourcen und Fachkräften Innovationen im Unternehmen fördern und die Leistung steigern.


IT Leistungs- und KostenverrechnungVoraussetzung für die Planung, Steuerung und Kontrolle der IT Kosten ist eine IT Leistungs- und Kostenverrechnung.

Ist Zustand bei Unternehmen ohne Leistungsverrechnung

In vielen Unternehmen werden die IT Leistungen und Kosten gar nicht erfasst und/oder nicht verteilt.

Ist Zustand bei Unternehmen mit Leistungsverrechnung

Die IT Leistungen und Kosten werden umgelegt nach Anzahl der Mitarbeiter und/oder dem erzielten Umsatz.

Keine Planung, Steuerung und Kontrolle der IT Kosten

Die IT Leistungen und Kosten werden unterschieden nach Leistungs- und Kostenarten. Die Bezugsgrößen dazu werden von den Stakeholdern geplant, kontrolliert und beeinflusst.

Aktive Planung, Steuerung und Kontrolle der IT Kosten

Quelle: Vgl. IT Controlling 2010


Fokus

Vorgehen

Warum?

Wie?


Verursachergerechte Kostenverteilung Kostenbewusstsein steigern Planungs-, Kosten- und

Investitionssicherheit erhöhen

Ermitteln der Kosten aus verbrauchs-abhängiger Nutzung und den Fixkosten

Ermitteln der Kostentreiber Erkennen von Abweichungen der Plan-

von den Ist Kosten

Kostenkontrolle Kosteneffektivität Planungssicherheit

IT- Leistungs- und KostenverrechnungVorgehensweise zur Umsetzung einer IT Leistungs- und Kostenverrechnung.

Analyse / Kennzahlen Potenzialanalyse

Kostenverteilung Kostensteuerung

Controlling Frühwarnsystem


Fokus

Vorgehen

Warum?

Wie?


Optimierung Energieverbrauch im RZ Senkung der IT Energiekosten pro

Arbeitsplatz Optimaler Energieverbrauch der

Peripheriegeräte (Drucker usw.)

Nicht mehr benötigte Server entfernen Anschaffung von „Green“ Hardware „Standby“- Fallen entdecken

Betriebskosten senken Niedrige Energiekosten, Imagegewinn

für das Unternehmen Unnötige Stromverbräuche meiden.

Beispiel: Kosteneinsparungen durch IT Energiekostenmanagement

Ein durchschnittlicher PC-Arbeitsplatz mit Monitor verbraucht etwa 120 W * 8 Std. * 220 Tage = ca. 211 kWh. Bei einen Preis von 0,19 € pro kWh sind das 40 € p. a.Ein sogenannter „Green PC“ bei gleicher Rechnerleistung und fast identischen Anschaffungspreis 19 W * 8 Std * 220 Tage ca. 33 kWh = ca. 6,35 € p. a.

Differenz ca. 33 € pro PC Arbeitsplatz.Bei 100 Arbeitsplätzen sind das 3.300 € p. a.

Das Einsparungspotenzial beim Betrieb und Kühlung von eigenen Standardservern und Verwendung von Peripherie-geräten (Drucker, Kopierer usw.) um 100 Arbeitsplätze zu versorgen, liegt erfahrungsgemäß bei noch einmal 3.000 € p. a.

Durch ein systematisches Energiekostenmanagement lassen sich gerade in mittelständischen Unternehmen dauerhafte Ergebnisreserven realisieren.

4 – Warum conlab?


Warum conlab?

• Nachweisbare Ergebnisverbesserung in Unternehmen

• Erprobte Fahrpläne, die die IT Kosten nachhaltig senken und die Effizienz verbessern

• Erfolge bei der Unterstützung der IT-Leitung zur optimalen Performance im Tages- und Projektgeschäft

• Belegbare Wettbewerbsvorteile durch Vorantreiben von Innovationen und Qualität

• Alle Consultants sind langjährig erfahrene und erfolgreiche ehemalige Manager aus Topunternehmen.

• Gemeinsam bilden unsere Consultants ein interdisziplinäres Kompetenzteam aus unterschiedlichen Fachbereichen.

IT Kostensenkung

5 - … über uns


Zielgruppen

• Großunternehmen• mittelständische Unter-

nehmen aus Handel, Industrie, Dienstleistung

Mission Statement

• conlab berät und begleitet seine Mandanten mit der zentralen Zielsetzung „Erfolg durch Erfahrung“

• unser Anspruch sind Spitzenleistungen für unsere Mandanten

Was uns unterscheidet

• langjährig erfahrene Manager aus nationalen und internationalen Top-Unternehmen

• die interdisziplinäreKompetenz von conlab

• Umsetzungsbegleitung,• Top-Referenzen aus

Industrie, Handel etc.

conlab Consultants haben teilw. über 20 Jahre Management- und Beratungserfahrung.

conlab nutzt das Wissen und die Kompetenz erfahrener Manager und Wissenschaftler für Projekt-beratung und Begleitung von Großunternehmen und Mittelstand. Knowhow von Praktikern für Praktiker.

Vorteile für unsere Kunden: Professionalität und Methodenkompetenz, Umsetzungserfahrung sowie Authentizität

… über uns


praxiserfahren interdisziplinär professionell

Unsere Consultants Funktionale Kompetenzen / Capabilities

ca. 40 conlab Consultants decken Ihren Beratungsbedarf in vielen Themenfeldern professionell ab. Unser breites Fach- und Branchen-Knowhow bedeutet für unsere Mandanten Praxiserfahrung, ganzheit-liches Arbeiten sowie Professionalität und Methodenkompetenz.

HandelIndustrieDienstleistungSonstige

Marketing, Vertrieb, Dienstleistungen

Mitarbeiter, FührungKosten,

Kalkulation, Preis

Organisation, Prozesse, IT

Kommunikation intern und extern

Liquidität, Finanzen, Controlling

… über unsUnsere Consultants


UNSER LEISTUNGSSPEKTRUM (AUSZUG)

Projekt-BeratungThemen-felder

Business-Coaching

Interim-Manage-ment

Erfahrene conlab Consultants begleiten Unternehmer, Geschäftsführer oder Vorstände quasi als Sparringspartner in Fragen des General Management sowie in spezifischenUnternehmensthemen

conlab Consultants stehen bei Bedarf auch als „Manager auf Zeit“ zur Verfügung und Begleiten die Unternehmen bei der Umsetzung von Beratungsprojekten bis hin zur Übernahme von temporärer Organverantwortung

1

2

3

Be

ratu

ng

un

d U

mse

tzu

ngs

be

glei

tun

g

z. B. Strategie• Markenaufbau• Omni-Channel-Handel• Beacons

z. B. Einkauf• Category

Management• Konditionen

z. B. Produktion• Industrie 4.0• Fertigungs-

optimierung

z. B. Marketing• Wettbewerbs-

positionierung

z. B. Personal• Recruiting• Führung

z. B. Organisation• IT-Kosten senken• Prozesse

z. B. Rentabilität• Liquidität und

Rentabilität• Kostensenkung

z. B. Finanzierung• Finanzierungsstruktur• Bankenreporting• Sicherheiten

z. B. Controlling• Externes Controlling• Berichtswesen

… über uns


Authentizität

conlab Consultants sind erfahrene Manager und Wissenschaftler. Dies bedeutet Expertise von Praktikern für Praktiker.

Professionalität

Kundennutzen, Systematik Qualität und Kompetenz sind unsere Leitlinien. Unsere Maxime: Erfolg durch Erfahrung.

Integrität

Wertschätzung, Vertrauen und Partnerschaftlichkeit sind die Basis unserer Arbeit.

Interdisziplinarität

Die Zusammenarbeit von Branchen- und Funktions-spezialisten garantiert Praxisorientierung und Methodenkompetenz.

Transparenz und Messbarkeit

Mit unseren Mandanten vereinbaren wir klare Ziele und lassen uns an diesen messen.

… über uns


Ausgewählte Referenzen

Großunternehmen *

BMW / MiniCanonCaritasCentro OberhausenCoca-ColaDeutsche PostDodenhofDouglas DraegerDr. OetkerEismannEurobaustoffFresh Start BakeriesGaleria KaufhofGatesGenobankHellaHenkel Henkel & SchwarzkopfHochtiefHolzlandInnovationCity RuhrKarstadtKellogg´sKnorr / Unilever

*conlab und business lab

Kraft FoodsLinpacLion JapanMarsMetro GroupMulti Mall ManagementPhilip MorrisPlus CorporationSenvionSiemensSMS MeerTÜV NordTÜV RheinlandTUIUnicblueVestino SahinlerVolksbankWidetechWGZ Bank...

Mittelstand

ABKAssimaBaunataler DiakonieBCR Building ComponentsBerominBranditBLF GruppeCosparEGEEK/servicegroupFachverband Metall NRWFSA ArmaturenGEBGenobankGrün ErlebenHaufe VerlagKaufhaus GörlitzKatagLock8Mattern ConsultMT Treuhand NRW BankOscar

RSB BankSABSagaflorServiConSportschloss VelenStahlteamSSN GroupTerraguideTifaZoo & Co....


Team

• Dipl.-Kfm. Adrian Beesley• Albrecht Prinz von Croy• Dipl.-Ing (FH) Klaus-P. Daedelow• Thomas Eggert• Dr. Dieter Feustel• Dipl.-Kfm. Jürgen Fitting• Dipl.-Kfm. Volkmar Görgen• Jörg Gogarn• Dipl.-Wi.geogr. Markus Graw• Thomas Haase• Dipl.-Vw. Hans-J. Hagen• Friedo Hannemann• Rüdiger Heck• Dipl.-Ing. Ralf Heinemann• Dipl.-Sozialw. Harald Hesper• Hans Hesse• Holger Kellermann• Mathias Klein• Thorsten Klossner• Dr. Christine König• Dipl.-Kfm. Stefan Konen, MBA• Dr. Ulrich Krahn• Susanne Kremeier• Dipl.-Ök. Michael Kuchenbuch

• Dipl.-Kfm. Rainer Becker• Dr. jur. Jürgen Heinrichs• Dipl.-Kfm. Elmar Kunigk• Prof. Dr. med. Jobst Nitsch• Dr. Josef Schaber• Prof. Dr. Claudius A. Schmitz• Dipl.-Ing. Andreas Steinke• Prof. Dr.-Ing. Josef Stettmer• Dipl.-Kffr. Trudis Weber, MBA• Prof. Dipl.-Phys. Jürgen Wittmann

Cross Competence Team

• Dipl.-Ing. Harro Lehmann• Dipl.-Wirtsch. Ing. Bernd Müller• Dr. Harald Müller, MBA• Dipl.-Kfm. Bert Overlack, MBA• Mark Anthony O´Sullivan• Dipl.-Ing. Jürgen Pak, MBA• Dipl.-Ing. Michael Pesenacker• Angela Recino• Dr. Cliff Rehr• Dipl.-Kfm. Ingo Saar• Elmar Sairally• Dipl.-Ing. Walter Schillings• Dipl.-Kfm. Kai Schirmer• Dipl.-Kfm. Heinz Schulz• Dipl.-Kfm. Roland Schwerdtfeger• Dipl.-Inf. Gerhard J. Thusek• Siegfried Vogel• Dipl.-Kfm. Rainer Zech• Bernd Zöller-Lueg

conlab – über uns


Management ConsultantsUnternehmerverbund

Dipl.-Ing. Jürgen Pak, MBA

Milanstr. 4540882 Ratingen

Tel.: 02102 / 70 52 30Fax: 02102 14 85 85 4

Mobil.: 01575 / 220 33 98

[email protected]

Documents

Kostensenkung in der IT - fuer-gruender.de · Kundennutzen, Systematik Qualität und Kompetenz sind unsere Leitlinien. Unsere Maxime: Erfolg durch Erfahrung. Integrität Wertschätzung,