KPMG Screen 3:4 (2007 v4.0)...Juni 2015 –Dezember 2015: Auswahl Software (Verhandlungsverfahren) Januar 2015 –Mai 2015: Entwicklung Einkaufsstrategie Elektronischer Zugang VGU,

Institut für den

öffentlichen Sektor e. V.

Hamburger Vergabetag

Workshop IV: Pflicht zur

elektronischen Ausschreibung

– Wie verändert die

e-Vergabe die öffentliche

Beschaffung

23. Januar 2015

eVergabe

Mehr Effizienz oder mehr

Probleme? – Darstellung und

Einschätzung der neuen EU-

Vorgaben

Dr. Moritz Püstow

KPMG Law

Hamburg, 23. Januar 2015

2© 2015 KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, assoziiert mit der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, einem Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhängiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International

Cooperative („KPMG International“), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Der Name KPMG, das Logo und „cutting through complexity“ sind

eingetragene Markenzeichen von KPMG International.

Elektronische Vergabe, RL 2014/24

ab

18. April 2016

spätestens* ab

18. Okt. 2018

(2017 für zentrale

Vergabestellen)

* hierfür ist Aufschiebung

durch deutschen

Gesetzgeber erforderlich

Elektronischer Zugang zu Vergabeunterlagen (Art. 53)

Öffentliche Auftraggeber müssen unentgeltlich einen uneingeschränkten und

vollständigen direkten elektronischen Zugang zu den Vergabeunterlagen

anbieten

Die Bekanntmachung muss einen Hinweis auf die entsprechende Internet-

Adresse enthalten

Ausnahmen vom elektronischen Zugang bei besonderen Sicherheits- oder

technischen Gründen

Elektronische Angebotsabgabe (Art. 22)

Grundsatz der elektronischen Kommunikation:

Angebote (und Teilnahmeanträge!) sind elektronisch abzugeben

Ausnahmen von elektronischer Kommunikation bei besonderen Sicherheits-

oder technischen Gründen

Auftraggeber müssen Integrität der Daten und Vertraulichkeit sichern

Angebote und Teilnahmeanträge dürfen erst nach Fristablauf „geöffnet“ werden

Ausnahmen bei Vertraulichkeit und besonderen technischen Anforderungen

Mündliche Kommunikation zu unwesentlichen Bestandteilen bleibt bei

ausreichender Dokumentation möglich

Entsprechende Regelungen auch in der Sektorenrichtlinie 2014/25, vgl. Art. 40, 71 und 73

ABER: abweichende Regelungen in der Konzessionsrichtlinie 2014/23: hier grds. Elektronischer Zugang zu

den Vergabeunterlagen, aber Wahlrecht des Konzessionsgebers hinsichtlich der Kommunikation im

Übrigen, vgl. Art. 29, 34 – weitergehende Verpflichtung durch deutschen Gesetzgeber möglich.

ABER: Vorwirkung der Richtlinie? vgl. OLG Düsseldorf v. 19.11.2014, Verg 30/14 -> hier nein!




Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE), RL 2014/24

Eignungsnachweise können vom Bewerber zum Abruf durch Auftraggeber auf

gebührenfreien nationalen Datenbanken hinterlegt werden, Art. 59 Abs. 5

RL 2014/24

Auftraggeber müssen – bei Aufschiebung durch Gesetzgeber – ab18. Oktober

2018 auf Datenbanken in anderen Mitgliedstaaten zugreifen

Wettbewerb: Sicherung des europaweiten Wettbewerbs durch Vereinheitlich

des Eignungsnachweises

Vereinfachung: Auftraggeber akzeptieren die EEE als vorläufigen Nachweis

der Zuverlässigkeit, wirtschaftlichen und fachlichen Leistungsfähigkeit

Art. 59 RL 2014/24: (Ausschließlich) elektronische Form auf Grundlage eines

von der Kommission noch festzulegenden Standardformulars

Art. 61 RL 2014/24: Auftraggeber verlangen in erster Linie Nachweise, die von

e-CERTIS abgedeckt sind

Stärkung PQ-

Verzeichnisse

Idee

Form der EEE

Akzeptanz der

EEE

Akzeptanz der EEE durch Auftraggeber ab 18. April 2016

Verwendung EEE-Formular bis 18. April 2016, Pflicht zur elektronischen

Erstellung der EEE – bei Aufschub durch Gesetzgeber – spätestens ab 18.

April 2018 (vgl. Art. 90 RL 2014/24, englische Sprachfassung)




Elektronische Rechnung, RL 2014/55

Akzeptanz E-

Rechnung,

Art. 7, 11 RL

2014/55

Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch Auftraggeber 18

Monate nach Veröffentlichung der europäischen Norm (27. November 2018) /

30 Monate für subzentrale Auftraggeber (27. November 2019 )

Idee Stärkung des europaweiten Wettbewerbs

Verringerung des Verwaltungsaufwands

Europäische

E-Rechnung

Art. 3 RL 2014/55: Entwicklung einer europäische Norm für die europäische

Rechnungsstellung durch CEN

Veröffentlichung der europäischen Norm bis 27. Mai 2017 durch die

Kommission




Zeitplan

I/16 II/16 III/16 IV/16 I/17 II/17 III/17 IV/17 I/18 II/18 III/18 IV/18

18. April 2016

elektronischer Zugang zu

Vergabeunterlagen

spätestens 18. Oktober 2018

elektronische Angebotsabgabe

27. November 2018

Akzeptanz europäischer

E-Rechnung

18. April 2016

Akzeptanz Europäische

Eigenerklärung

18. April 2017

Zentrale Beschaffungsstellen:

elektronische Angebotsabgabe


Rückgriff auf Eignungs-

nachweise bei zentralen

Datenstellen


Nutzung e-CERTIS

spätestens 18. April 2018

elektronische Europäische

Eigenerklärung




Wirtschaftlichkeitspotential

Erhöhung Transparenz und ComplianceBME Studie: >50% der privaten Auftraggeber sehen Transparenz & Compliance durch eVergabe

stark/sehr stark erhöht

Erleichterung des Marktzugangs zu öffentlichen AufträgenKommission: in Norwegen gibt es mit eVergabe mehr Angebote insb.

von KMU und ausländischen Bietern

Verbesserung der Zusammenarbeit mit AuftragnehmernBMVI: Stärkung der Transparenz und Vernetzung bei Bauprojekten durch synchronisierte Datenbasis

- Building Information Modeling

Steigerung der Effizienz des EinkaufsKommission: in Frankreich führt eVergabe zu 10% weniger Verwaltungsaufwand

und 10% weniger Aufwand für juristische Dienste

Senkung der BeschaffungspreiseKommission: 5-20%

Quelle Kommission: Eine Strategie für die e-Vergabe, Europäische Kommission, 20.04.2012 , COM(2012) 179final




Umsetzungsstrategie

■ Definition Eckpunkte der Vergabestrategie:

Warengruppenstrategie, Nachhaltigkeit- und Qualitätsziele, Lieferantenmanagement,

Materialverfolgung, Gemeinsame Beschaffung, Rahmenverträge, elektronische Kataloge, Eignungs-

und Wertungskriterien

Überprüfung

Vergabe-

strategie

Überprüfung

interne Prozesse■ Definition klarer Verantwortlichkeiten und Prozessabläufe:

Bedarfsträger, Einkauf, Recht, Leitungsebene, Controlling

Definition

elektronischer

Workflow

■ Anpassung des elektronischen Worksflows an Prozesse und Strategie: Banf, Freigabe, Mitzeichnung, Leserechte, Vertraulichkeit und Datenintegrität, IT-Schnittstellen, Vertragsmanagement, Produktverfolgung, Lieferantenmanagement, Planung, Buchhaltung

Anpassung

Vergabeunter-

lagen

■ Signifikante Aufwandsreduktion beim AG durch Standards und lesbare Dokumente des Bieters:Bekanntmachung, Leistungsbeschreibung, Wertungsmartix, Vertrag, Protokoll, Vergabevermerk

Marktfähigkeit■ Starke Marktposition durch einfache und transparente Standards:

Einfachheit für Auftraggeber und Bieter sowie Attraktivität der Ausschreibung

Finanzierung■ Nutzung des eVergabe-Potentials erfordert Investition:

Sicherung Haushaltsmittel, Sicherung Personal, Berater, ÖPP-Modelle, Wirtschaftlichkeitsuntersuchung




Zeitplan

Um die Potentiale der eVergabe zu nutzen und um mehrfache Umstellungen zu vermeiden,

kann ab sofort eine Software genutzt werden, die beide Schritte der eVergabe (Zugang und

Angebotsabgabe) ermöglicht.

EU-Ausschreibungspflicht der Softwarebeschaffung nach § 3 VgV wenn die Gesamtvergütung

für die vorgesehene Leistung (regelmäßig für 48 Monate) über dem Schwellenwert liegt.

Zeitplan:

18. April 2016: Elektronischer Zugang zu Vergabeunterlagen

Januar 2016 – April 2016: Implementierung und Training

Juni 2015 – Dezember 2015: Auswahl Software (Verhandlungsverfahren)

Januar 2015 – Mai 2015: Entwicklung Einkaufsstrategie

Elektronischer

Zugang VGU,

18.04.2016

Elektronische

Angebotsabgabe,

18.10.2018

EEE, 18.10.2018;

E-Rechnung,

27.11.2018

Vorbereitung +

Auswahl Lösung




Die Folien dienen ausschließlich als allgemeiner Leitfaden; sie können

keine fallbezogene Rechtsberatung ersetzen und sind weder umfassend

noch ohne weiteres als Grundlage wirtschaftlicher Entscheidungen

geeignet. Falls Sie die von KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH zur

Verfügung gestellten Informationen als relevant für ihre Zwecke

ansehen sollten, liegt es in Ihrem ausschließlichem Verantwortungs-

bereich, diese Informationen durch eigene Untersuchungen auf

inhaltliche Richtigkeit zu überprüfen und zu erweitern, ehe Sie auf ihrer

Grundlage wirtschaftliche Entscheidungen treffen.

Disclaimer

Institut für den







Beschaffung

23. Januar 2015

- Der Weg zur eVergabe bzw. xVergabeunter Einbeziehung eines Praxisbeispiels

- Vor- und Nachteile der Vergabeplattform

Zeitvorgaben der EU lt. Vergaberichtlinie 2014/24/EU

Oberschwellige Auftragsvergaben sind spätestens ab dem

18.10.2018 komplett elektronisch über Vergabeplattformen

abzuwickeln !

Die schrittweise Einführung erfolgt in der Zeit vom 18.04.2016

bis zum 18.10.2018 !

Begriffserklärungen

- Die Vergabeplattform wickelt die Aufträge internetseitig in Papier

und/oder elektronisch ab.

- Die eVergabe ist die elektronische Abwicklung der

Auftragsvergaben.

- Bei der xVergabe handelt es sich um eine Schnittstelle, die

verschiedene Plattformen unterschiedlicher Betreiber einheitlich

anspricht. Bieter und Bewerber benötigen dann „nur“ den

Zugang zu einer Plattform.

.

Folie 3

XVergabe

Folie 4

Was soll die Vergabeplattform bieten ?

- Den Zugang zur “e- und xVergabe“

- Geringerer Zeit- und Arbeitsaufwand (effektiv einsetzbar)

- Rechtssicherheit

- Einen möglichen Plattformwechsel vor Einführung der xVergabe

- Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Einführung der xVergabe

- Steigerung der Bewerberzahlen

- Ein Formularmanagement mit dem VHB Bund, dem HVA B-StB und

manuell erstellten Formularen

- Vergabeunterlagen elektronisch und in “Papierform“

- Beantwortung der Bieter – und Bewerberfragen

Folie 5

Welche Arten von Plattformen bietet der Markt ?

1.Das Angebot ist bezogen auf die Submission !

- Zeitraum:

Veröffentlichung bis Angebotsöffnung zzgl. der Info- und Absageschreiben

- Formularsätze:

VHB Bund, HVA(B)-StB Bund, auch umfangreiche eigene Formulare

- Nutzer-/Rollenkonzept

- Einfache Handhabung

- Angemessene Kosten für die Vergabestelle und die Bewerber

- Umsetzung mit geringem Aufwand und kurzer Vertragslaufzeit

- Umfassende digitale Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte

Folie 6

Welche Arten von Plattformen bietet der Markt ?

2. Die angebotene Vergabeplattform bzw. die maßgeschneiderte

IT-Lösung wickelt alle in den Vergabestellen ablaufenden

Tätigkeiten elektronisch ab !

- Hohe Kosten und hoher Organisations- und Zeitaufwand

bei der Einführung und jeder folgenden organisations- bzw.

rechtsbedingten Systemanpassung

- Erschwerter Betreiberwechsel aufgrund der o.g. Gründe

Folie 7

Wie bediene ich bzw. wie funktioniert eine Vergabeplattform ?

Und nun…..

ein kurzer Blick auf die Eingabemaske einer Plattform an Hand des Beispiels

“Bodenbelagsarbeiten im Kindergartenneubau!

Folie 8

Folie 9

Folie 10

Folie 11

Folie 12

Folie 13

Folie 14

Folie 15

Vorteile durch die Nutzung einer Vergabeplattform

- Bieterfragen werden systemgesteuert mittels Mail beantwortet

- Zur Ergänzung der Unterlagen reicht eine E-Mail

- Arbeitsschritte werden digital dokumentiert

- Gesetzliche Mindestfristen werden eingehalten

- Keine “Papierberge bewegen“; kein Faxgerät bedienen

- Minimierung der Arbeitszeiten

Folie 16

Wo sind Verbesserungen erforderlich ?

- Bezogen auf Liefer- und Dienstleistungen befindet sich die erforder-

liche Software für Leistungsbeschreibungen noch in der Entwicklung.

- Bundesweit einheitliche Formulare für VOL- und VOB-Vergaben

stehen nicht zur Verfügung.

- VOF-Vergaben werden derzeit nicht ausreichend berücksichtigt.

- Die bundesweit 15 unterschiedlichen Landesvergabegesetze

sind nicht hilfreich.

Folie 17

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Region Hannover

-Team Zentrale Submissionen-

Joachim-E.Warbek

Hildesheimer Straße 20

30169 Hannover

Telefon 0511-616 23208

Mail: [email protected]

Institut für den







Beschaffung

23. Januar 2015

eVergabe

Chancen nutzen:

Prozessoptimierung im Zuge der

E-Vergabe

Clemens Dicks

KPMG AG

Hamburg, 23. Januar 2015




Kernergebnisse der Studie

■ Reifegrad des Einkauf niedrig

(Bestellabwickler/ Koordinator)

■ Dezentrale Strukturen, zentrale

Steuerungselemente fehlen

■ Ökologie & Soziales im Fokus, keine

Nachhaltigkeitsstrategie

(unstrukturierte Umsetzung)

■ Fokus auf Compliance, nicht auf

Kostensenkungspotenziale

Befähigung des Einkaufs(Rollenverständnis, Strategie, Struktur)

Operationalisierung(Mitarbeiter, Prozesse, Systeme, Steuerung)

&

Kernergebnisse der Studie „Kommunale Beschaffung im Umbruch“

Die KPMG Studie hat gezeigt, dass der Reifegrad der Beschaffung

insbesondere in der kommunalen Kernverwaltung gering ist.




Handlungsfelder zur Steigerung des Wertbeitrags

Hebel zur Professionalisierung des Einkaufs

Professionalisierungs-

möglichkeiten

im Einkauf

Transparenz &

Steuerung

Elektronische

Verfahrensarten

Vertragsmanagement

Warengruppen-

management

Lieferanten-

management

Basis zur Erhöhung des Reifegrads sind

zielgerichtete (effektiv) und effizient ausgeführte Prozesse!

Ausschreibung Vertragsabschluss (S2C) || Bestellung Zahlung (P2P)

Kontakt

Dr. Moritz Püstow, D.E.A. (Sorbonne)Partner, Rechtsanwalt

KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Tel. +49 30 530199-120

Mobil: +49 172 5821545

[email protected]

Clemens DicksPartner – Procurement Advisory

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Tel. +49 211 475-7706

Mobil: +49 175 93950-25

[email protected]

Institut für den







Beschaffung

23. Januar 2015

17© 2014 Institut für den öffentlichen Sektor e.V. Alle Rechte vorbehalten.

Leitfragen

1. Welche Chancen sehen Sie bei der Einführung der eVergabe?

2. Welche Veränderungen des Vergabeprozesses bzw. der Organisation des Einkaufs

sind aus Ihrer Sicht bei der Einführung der eVergabe sinnvoll?

3. Welche Auswirkungen wird die Einführung der eVergabe auf den Beschaffungsmarkt

haben (zum Beispiel hinsichtlich der Preis- und Bieterstruktur)?

Umfrage Kommunale Beschaffung im Umbruch – Teil 2

teilnehmen auf www.publicgovernance.de/beschaffung !

http://www.publicgovernance.de/beschaffung

Documents

KPMG Screen 3:4 (2007 v4.0)...Juni 2015 –Dezember 2015: Auswahl Software (Verhandlungsverfahren) Januar 2015 –Mai 2015: Entwicklung Einkaufsstrategie Elektronischer Zugang VGU,