Kreditmanagement mit SystemDie erfolgreiche Einführung von CAM bei der Klöpferholz GmbH & Co. KG

Die nach wie vor schlechte Markt- und Konjunktursituation in der Baubranche führt zu im-mer höherem Druck bei der Forderungseinbringung. Dies, und die sinkende Bereitschaft seitens der Warenkreditversicherer diese Risiken abzudecken, haben die in Garching an-sässige Firma Klöpferholz GmbH & Co. KG dazu veranlasst, selbst Maßnahmen zu ergreifen. In Zusammenarbeit mit der Prof. Schumann GmbH hat Klöpferholz sein Kreditmanagement so gestaltet, dass sie auf Warenkreditversicherer heute nur noch in Ausnahmefällen zurück-greifen. Zusätzlich gelang es Klöpferholz die durchschnittliche Forderungslaufzeit sowie die Forderungsausfälle drastisch zu reduzieren und das bei steigenden Umsätzen!

AusgangssituationDas Unternehmen Klöpferholz ist seit mehr als 135 Jahren im Holzhandel tätig. 1990 über-nahm Klöpferholz einen Großteil der ehemals staatlichen Holzhandlungen (VEBs) in den neuen Bundesländern und wuchs damit zu einem der führenden überregional tätigen Holzgroßhändler in Deutschland.

Heute verfügt Klöpferholz deutschlandweit über 20 Standorte von München bis Stral-sund und versteht sich als kompetenter Part-ner zwischen Industrie und Handwerk. Ende 2001 wurde durch das Unternehmen die Ini-tiative „NetzwerkHolz“ gegründet.

Bei Klöpferholz ist es – wie im Großhandel im Allgemeinen – üblich, Waren auf Ziel zu verkaufen. Aufgrund ständig drohender Forderungsausfälle durch Unternehmensin-solvenzen war für Klöpferholz in der Vergan-genheit die Absicherung der Forderungen mit Hilfe einer Warenkreditversicherung un-erlässlich. Gerade für einen Bauzulieferer, der spezielle Individualanfertigungen (z. B. maß-gefertigte Türen) vertreibt, ist das Risiko eines Totalverlusts bei Insolvenz des Kundens sehr hoch. Dies führt dazu, dass bei einem Forde-rungsausfall sowohl die Forderung als auch die Ware verloren ist. Die Brisanz der Situa-tion wird deutlich, wenn man bedenkt, dass ein Unternehmen, um einen Forderungsver-lust von beispielsweise 100.000 EUR auszu-gleichen bei einer angenommenen Umsatz-rendite von 6% vor Steuern, ganze 1,6 Mio. EUR mehr umsetzen muss, um den Verlust zu kompensieren.

Um solche Totalausfälle zu vermeiden, wurde in der Vergangenheit der Großteil aller Enga-gements versichert. Die letzten Jahre haben allerdings gezeigt, dass die schlechte Markt- und Branchensituation natürlich auch in die Bewertungsmodelle der Warenkreditversi-cherer einfließt. Diese Tatsache hat dazu ge-führt, dass Warenkreditversicherer Prämien erhöht haben und teilweise sogar den Versi-cherungsschutz bei bestimmten Risikokons-tellationen verweigert haben. Insbesondere in der Baubranche ging der Anteil der versi-cherten Kunden drastisch zurück.

Aufgrund dieser Situation beschloss die Geschäftsleitung, das eigene Debitorenma-nagement zu restrukturieren und teilweise zu automatisieren. Nach eingehender Markt-analyse entschied sie sich dazu, als unter-stützende Software den Credit Application Manager (CAM) der Prof. Schumann GmbH einzusetzen, einer Lösung, die sich unter an-derem auch schon bei Warenkreditversicher-ern bewährt hatte.

CAM als LösungCAM ist eine modular aufgebaute Lösung für das Kreditrisikomanagement, welche sowohl den Bereich der Neukundenprüfung abdeckt als auch eine permanente aktive Bestands-kundenprüfung (Monitoring, Frühwarnsys-tem) durchführt.

Bei Klöpferholz kommen heute Wirtschafts-auskünfte der Creditreform, von D&B und Bürgel sowie das @rating der Coface für die Neukundenprüfung von Firmenkunden zum Einsatz. Schufa Auskünfte und Bankauskünf-te werden ergänzend eingeholt. Welche die-ser Informationen wann eingeholt wird, ist Teil der Kreditpolitik von Klöpferholz. Diese wurde entsprechend im System hinterlegt.

Alle Auskünfte werden über CAM angefor-dert sowie automatisch und papierlos in die elektronische Kreditakte des Kunden einge-hängt und bewertet.

Für die Bestandskundenüberwachung setzt Klöpferholz auf die automatische Auswertung der eigenen Zahlungserfahrungen sowie den Zugriff auf Zahlungserfahrungen anderer Unternehmen aus den Zahlungserfahrungs-pools DunTrade und ZaC. Zusätzlich werden

ProjektzieleZiel war es, durch Verbesserung der Prozesse und eine geeignete IT-Unter-stützung neue und bestehende Kun-den selbst objektiver und somit besser einschätzen zu können, und somit die Anzahl der über die Warenkreditversi-cherung versicherten Fälle schrittweise reduzieren zu können.

Zusätzlich sollte durch Zentralisierung der Datenhaltung, die Eliminierung von Medienbrüchen und die Automatisie-rung von Prüfungsprozessen die Effizi-enz im Debitorenmanagement signifi-kant erhöht werden.

Weitere Kriterien, die im Ergebnis erfüllt werden sollten, waren:

Einführung eines Frühwarnsys-tems zur automatischen Früher-kennung von Veränderungen im Zahlungsverhalten der Kunden.Festlegung und Einhaltung der internen Kreditlinie nach defi-nierten Regeln unter Berücksich-tigung der Bonität des Kunden.Ermöglichen von nachvollziehbaren

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und objektivierten Entscheidungen nach festgelegten Kriterien.Unternehmensweite, standort-übergreifende Verfügbarkeit von Informationen über Kunden insbesondere für das zentrale De-bitorenmanagement, die Debitoren-verantwortlichen in den Niederlas-sungen, alle Niederlassungsleiter und die Außendienstmitarbeiter.Steuerung des Zugriffs auf alle Informationen über ein umfang-reiches Berechtigungsmodell.

Eine zentrale Rahmenbedingung war dabei die Integration der Lösung in die Systemlandschaft von Klöpferholz. Eine weitere war, dass die Kosten für die Durchführung des Projektes sowie für die zusätzliche Informationsbeschaffung im Ergebnis geringer sein sollten, als die Kosten der WKV. Die Umstellung sollte sich spätestens in 3 Jahren amortisiert haben.

Wie sich zeigen sollte, konnten diese Projektziele in kurzer Zeit erreicht und in vielen Bereichen sogar deutlich über-troffen werden. Lesen Sie mehr dazu auf den folgenden Seiten!

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die Nachträge der Wirtschaftsauskunfteien einbezogen. All diese Daten werden von CAM automatisch abgerufen, aufbereitet und aus-gewertet. Mit eigenen Zahlungserfahrungen sowie Zahlungserfahrungen anderer Unter-nehmen aus den Zahlungserfahrungspools DunTrade und ZaC stehen darüber hinaus kostenlos weitere wertvolle Informationen zur Verfügung, die bisher nicht ausreichend genutzt wurden.

„Durch die Zentralisierung aller Daten und die dezentrale Verfügbarkeit können Ent-scheidungen heute objektiver getroffen werden.“

Die Informationen zu jedem Debitor stehen Klöpferholz standortübergreifend in elektro-nischen Kreditakten zur Verfügung. Die zen-trale Datenhaltung ermöglicht sowohl allen Niederlassungen als auch der Zentrale den Zugriff auf die Daten. Das dahinter liegende Berechtigungsmodell gewährleistet, dass jeder Zugreifende die für seinen Aufgaben-bereich optimal geeignete Informationsaus-wahl zu sehen bekommt.

Jede in CAM eintreffende Information wird von einem Expertensystem analysiert. Das Expertensystem ist ein Regelwerk, das die eingehenden Informationen auswertet und bewertet. Im einfachsten Fall betrachtet es den Bonitätsindex einer Auskunftei und ent-scheidet, wie dieser in die Gesamtbewertung des Debitoren einfließt. Ist ein solcher Index nicht vorhanden (z.B. bei den internen oder externen Zahlungserfahrungen), so werden die einzelnen Merkmale der Information aus-gewertet und zu einer Bewertung bzw. Hand-lungsempfehlung verdichtet.

Der große Vorteil der Expertensysteme der Prof. Schumann GmbH ist ihre Eigenschaft, alle angewendeten Regeln zu dokumentie-ren und in einer sog. Expertise neben der ori-ginären Information anzuzeigen. Hierdurch ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Arbeitsweise des Systems für jeden Nutzer gewährleistet. Die mit Hilfe der Expertisen mögliche Nachvollziehbarkeit der Arbeits-weise von CAM ist einer der Gründe, dass das

System von Be-ginn an eine sehr hohe Akzeptanz bei den Mitarbei-tern von Klöpfer-holz gefunden hat. Ein weiterer Grund waren die im Vorfeld der Einführung sowie vor Systemerwei-terungen durch-geführten Work-shops. Hier wur-den gemeinsam mit der Geschäfts-leitung und den entsprechenden Mitarbeitern die Regelwerke und Entscheidungs-g r u n d l a g e n abgestimmt.

„Interne Kreditli-mite werden ab-

hängig von der Bonität der Kunden verge-ben und befristet. Die Termine werden von CAM überwacht.“

Selbstverständlich haben dazu berechtigte Debitorenmanager jederzeit die Möglich-keit, Entscheidungen des Systems manuell zu überschreiben. Hierzu muss eine ent-sprechende Begründung hinterlegt werden.

Auch bei manuell bewerteten Kun-den arbeitet CAM im Hintergrund automatisch weiter. Abweichungen und Veränderungen werden so auch in diesen Fällen erkannt und darauf automatisch in der Wiedervorlage aufmerksam gemacht.

„Die Mitarbeiter haben durch das automatische Monitoring die Mög-lichkeit, schnell und fundiert zu entscheiden.“

CAM führt laufend eine Bestands-kundenüberprüfung durch. Das bedeutet, dass jede Information, die in das System eingeht – seien es Zahlungserfahrungen, die in dem nächtlichen Importlauf aus dem Wa-

renwirtschaf tssys-tem importiert wer-den, oder Nachträge der Wirtschaftsaus-kunfteien – sofort zu einer Neubewertung des entsprechenden Kunden führt. Eine starke Verbesserung oder Verschlechte-rung führt dann auf-grund von Kriterien, die mit Klöpferholz gemeinsam festge-legt wurden, zu ei-ner Wiedervorlage. Dieses Vorgehen entlastet das Debito-renmanagement bei Klöpferholz.

Eine besondere Her-ausforderung bei

Klöpferholz GmbH & Co. KG1 von 4 Geschäftsbereichen der Klöp-fer-Unternehmensgruppegegründet 1874Sitz der Gesellschaft in MünchenHolzgroßhandel an 20 Standorten Umsatz in 2005 170 Mio. €Kundenstruktur: Schreiner, Zimmerer, Innen-ausbau, Bauunternehmen, keine PrivatkundenInsgesamt ca. 13.000 Kunden, davon ca. 7.000 ständig kaufende KundenZentrales Rechnungswesen in Rostock

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Elektronische Kreditakte in CAM – Debitorenrating und Limitvorschlag

Eigene Zahlungserfahrungen in CAM

der Einführung einer Software wie CAM in ein Unternehmen ist die Integration in beste-hende Workflows und Systeme. Bei Klöpfer-holz werden Adressdaten sowie Zahlungsin-formationen aus den Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystem automatisch übernom-men. Aus CAM gewonnene Informationen wie Rating, Limit und Zahlungsziel werden automatisch zurück in das Warenwirtschafts-system exportiert.

Portfolioanalysen und ReportsAnfang 2005 führte Klöpferholz das Infor-mationssystem CAMeRA der Prof. Schumann GmbH als Add-on zu CAM ein. CAMeRA er-möglicht es die mit CAM gewonnenen Infor-mationen mit bestehenden Daten aus Wa-renwirtschaft und Buchhaltung zu verknüp-fen und so umfangreiche Auswertungen und Reports zu generieren. Mit CAMeRA steht dem Klöpferholz Management somit eine Lösung zur Verfügung, die Transparenz in das Kundenportfolio bringt und eine gezielte Analyse von Potenzialen ermöglicht.

Begleitende Maßnahmen seitens KlöpferholzSelbstverständlich hat Klöpferholz selbst einen großen Anteil zum Erfolg der Lösung beigetragen. Insbesondere die konsequente Umsetzung der erarbeiteten Kreditpolitik und das Tragen der Lösung durch die Geschäfts-führung waren wichtige Erfolgsfaktoren.

Organisatorische Maßnahmen waren z.B. die Definition von Verantwortlichkeiten für das Einhalten der neuen Kreditpolitik. Des Wei-teren wurden Debitorenverantwortliche in jeder Niederlassung definiert und auch der Außendienst bei der Informationsgewinnung einbezogen. Dieser gibt ihm bekannte Infor-mationen direkt in das System ein, so dass sie dem zentralen Debitorenmanagement zur Verfügung stehen.

Eine an das Berechtigungsmodell gekoppel-te, stufenweise Kreditvergabepolitik sieht be-stimmte Limitgrenzen für Niederlassungslei-ter vor. Über diese Grenzen hinaus muss dann die Geschäftsleitung entscheiden.

Ein weiterer Punkt ist die Verschärfung des Mahnwesens. So wurde z.B. eine konse-quente automatische Liefersperre ab der 3. Mahnstufe oder bei Überschreitung des Kreditlimits eingeführt. Zur Durchsetzung der Maßnahmen und Schaffung eines ent-sprechenden Kostenbewusstseins bei den Niederlassungen wurde zum Beispiel eine monatliche Ergebnisbelastung der Nieder-lassung in Form einer Wertberichtigung auf einen bestimmten Anteil des Forderungsbe-standes in Mahnstufe 3 eingeführt.

Mit dem Aufbau des Qualitätssiegels „Netz-werkHolz“ hat Klöpferholz darüber hinaus ein wichtiges Instrument zur Qualitätssiche-rung und –kommunikation bei seinen Kun-den eingeführt. Das Label „NetzwerkHolz“ steht dabei für eine herausragende Qualität in Verarbeitung und Service. Grundanforde-rung an die Handwerksbetriebe sind dabei Freundlichkeit, Sauberkeit, Zuverlässigkeit, Angebots- und Termintreue sowie fachliche Kompetenz.

Um Mitglied im NetzwerkHolz werden zu können, muss ein Unternehmen Qualitäts-punkte in drei Bereichen erreichen:

durch ein positives Rating

durch Referenzen

durch geeignete Weiterbildungsmaßnahmen.

Für die Ermittlung des Ratings hat sich CAM als ideales Wekzeug etabliert.

ErgebnisseKlöpferholz verfügt heute mit CAM über ein unternehmensweites, standortübergreifen-des Informationssystem, welches sowohl den Bereich der Neukundenprüfung abdeckt als auch eine automatisierte, permanente und aktive Bestandskundenprüfung durchführt.

Über die Identifizierung von Risikokunden hinaus setzt Klöpferholz CAM heute auch für die Vertriebssteuerung ein. Vetriebspotenzi-ale bei guten Kunden werden so erkannt und genutzt.

Bei allen Mitarbeitern genießt das System eine hohe Akzeptanz. Durch intensive Nut-zung hat der Vertrieb festgestellt, dass CAM die Voraussetzung dafür bietet, die Bonität des Kunden als eine der Voraussetzungen für die Mitgliedschaft im NetzwerkHolz zu verwenden.

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vom Umsatz um 2,2 Punkte gesenkt werden.

2006 wurde in Zusammenarbeit mit einem Wirtschaftsprüfer eine Zertifizierung der Ratingsysteme vorgenommen. Die Zertifi-zierung war Voraussetzung für das fundierte Rating der Mitglieder im NetzwerkHolz.

Zurzeit erarbeitet Klöpferholz gemeinsam mit der Prof. Schumann GmbH Modelle zur inte-gration von Artikelbewertungen in die CAM-Prozesse. Hierbei soll das Potenzial der Ex-pertensysteme genutzt werden, um aus ein-zelnen artikelbezogenen Kennzahlen einen Gesamtscore für die Bewertung der Attrakti-vität eines Artikels zu erstellen. Spezielle, in-dividuelle Modelle werden durch statistische Analysen des historischen Datenbestandes erstellt und in den Expertensystemen hinter-legt, so dass sie für die Deckungsbeitragsbe-trachtung der Artikel und Artikelgruppen im Rahmen der Gesamtprozesse zur Verfügung stehen.

ProjektablaufNach der Auftragserteilung wurden in einem Zeitraum von 3 Monaten drei Workshops bei Klöpferholz durchgeführt, die die Erstellung eines Pflichtenhefts nach sich zogen. Die Workshops dienten hauptsächlich der Definition der Kredit-politik und ihrer Überführung in Regel-werke. Die von der Prof. Schumann GmbH eingebrachten Vorschläge wurden in den Workshops besprochen und gemeinsam sinnvolle Entscheidungen getroffen. Im Anschluss an jeden Workshop wurden die Ergebnisse von der Prof. Schumann GmbH dokumentiert und Klöpferholz zur Verfügung gestellt.

Nach jedem Workshop wurden die defi-nierten Regelwerke von der Prof. Schu-mann GmbH als Expertensysteme umge-setzt, getestet und in CAM integriert.

Vor dem Live-Gang hatte Klöpferholz die Möglichkeit, auf einer Vorabinstallation das System zu testen.

Nach der Produktivinstallation wurden die Mitarbeiter der Debitorenbuchhal-tung bei Klöpferholz von einem Mitar-beiter der Prof. Schumann GmbH auf das neue System geschult. Die Schulungen

der Niederlassungsleiter und anderer Mit-arbeiter führte Klöpferholz im Anschluss selbst durch.

Weitere Workshops fanden seit dem im Abstand von ca. 6 Monaten zur Validie-rung und Nachstellung der Systeme sowie zur Besprechung weiterer Anforderungen seitens Klöpferholz statt.

In diesem Zusammenhang wurden suk-zessive die Anbindungen an die Zah-lungserfahrungspools DunTrade und ZaC realisiert sowie die Anbindung an die @ra-ting-Schnittstelle der AK Coface. Des wei-teren wurde für Klöpferholz mit CAMeRA ein Reporting-System aufgesetzt, das übergreifende Auswertungen über das gesamte Debitorenportfolio ermöglicht.

Klöpferholz hat gemeinsam mit der Prof. Schumann GmbH und einem Wirtschafts-prüfer die erarbeiteten und bewährten Regelwerke zertifizieren lassen. Die Zer-tifizierung dient insbesondere im Rah-men des NetzwerkHolz als Qualitätslabel. Klöpferholz stellt den NetzwerkHolz Mit-gliedern die mit CAM vergebenen und zertifizierten Ratings zur Verfügung, um diesen damit bessere Refinianzierungs-möglichkeiten bei anderen Kapitalgebern zu ermöglichen.

Mitte 2005 wurde seitens Klöpferholz eine Wirtschaftlichkeitsanalyse durchgeführt, bei der die wichtigsten Kennzahlen vor und nach Einführung von CAM einander gegenüber gestellt wurden.

Gegenüber 2002 haben sich die Umsätze bei positiv bewerteten Kunden um 17% erhöht. Der Anteil der risikobehafteten Kunden konn-te um 13% gesenkt werden.

Die Forderungsausfälle konnten in Pro-zent vom Umsatz um 1,25 Punkte gesenkt werden.

Die durchschnittliche Außenstandsdauer (Debitorenreichweite) konnte von 42 auf 33 Tage verringert werden.

Die durchschnittlichen Gesamtkosten für einen Debitoren – sie setzen sich aus Forderungsausfällen, Einzelwertberichti-gungen, WKV-Prämien, Auskunftsgebühren, Rechtsanwaltskosten und kalkulatorischen Zinsen zusammen – konnten in Prozent

Fazit und AusblickDie Arbeit mit CAM bedeutet für Klöpferholz nicht nur den Einsatz einer neuen Software für das Kreditrisikomanagement, sondern auch eine Umgestaltung der Prozesse und Arbeitsweisen im Debitorenmanagement. Durch die Zentralisierung aller Daten und die teilweise Automatisierung der Bonitätsprü-fung mithilfe der Expertensysteme, können Entscheidungen nun objektiver getroffen werden. Interne Kreditlimite werden abhän-gig von der Bonität der Kunden nach festge-legten Regeln vergeben, Medienbrüche und daraus resultierender Informationsverlust ge-hören der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter haben durch das automatische Monitoring ein Frühwarnsystem und somit die Möglich-keit, sehr schnell und fundiert zu entschei-den. Durch die Verschlankung und teilweise Automatisierung der Abläufe ergeben sich drastische Einsparungen bei den Gesamtkos-ten pro Debitor.

CAM wird mittlerweile an allen 20 Standor-ten eingesetzt. Über Berechtigungen wird gesteuert, dass die Informationen allen Be-nutzern zugängig sind, aber nur das zentrale Debitorenmanagement aktiv eingreifen darf.

Über die reine Bonitätsbeurteilung hinaus hat Klöpferholz in den letzten Jahren CAM dazu eingesetzt, die eigene Qualität und Effizienz sowie im Rahmen des NetzwerkHolz auch das Qualitätsbewußtsein bei Kunden und wei-teren Mitgliedern zu schaffen. Klöpferholz ist somit eines der ersten Handelsunternehmen, das mit einem zertifizierten Ratingsystem den geänderten Rahmenbedingungen bei Warenkreditversicherern und Banken in die-ser Konsequenz Rechnung trägt und darüber hinaus eigene weitergehende Modelle für Al-leinstellungsmerkmale entwickelt.

Mit der Etablierung und Integration einer Ar-tikelbewertung zur Deckungsbeitragsmaxi-mierung steht nun ein weiterer großer Schritt an, der die Konsequenz des eigenen Vorge-hens unterstützt.

Bedeutung des Kreditirisikoma-nagementsystems für Klöpferholz

Umdenken von einer rein um-satzorientierten Betrachtung zu einer ErfolgsbetrachtungPositive Bewertung der Kun-den ist wichtiger Bestandsteil der VertriebssteuerungPositive Bewertung (Rating „CCC +“) ist Voraussetzung für Mit-gliedschaft bei NetzwerkHolzNetzwerkHolz Mitglieder tä-tigen mehr Umsatz mit Klöp-ferholz als NichtmitgliederErtragsverbesserung durch geringere DebitorenausfälleKundenbeziehung wird ver-bessert, da die meisten Kunden Hinweise zur Verbesserung deren Bonität positiv aufnehmenDas Firmenrating von Klöpferholz bei den Banken wird verbessertNiederlassungen können man-dantenübergreifend (für die Klöp-fergruppe) Kundenakten ansehen

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•Technisches UmfeldZum Einsatz kommt eine Installation auf einem bestehenden Server bei Klöpferholz unter Windows 2000. Als Datenbank kommt ein Microsoft SQL-Server 2000 zum Einsatz.

Alle vorhandenen Client-Rechner sind problemlos verwendbar. Da die Software in Java entwickelt wurde, laufen die Clients flüssig ab 500 MHz Prozessortakt und 128 MB Haupt-speicher. Die Kommunikation zwischen Clients und Server geschieht über eine verschlüs-selte TCP/IP Verbindung. So ist eine netzwerkübergreifende verschlüsselte Kommunikation möglich. Dadurch ist es für Klöpferholz ohne Mehraufwand möglich, ihre deutschlandwei-ten Niederlassungen an das CAM-System anzubinden.

Dipl.-Wirtsch.-Inf. Gunther Wegner Bereichsleiter Kreditrisikomanagement

Prof. Schumann GmbH Weender Landstr. 23

37073 Göttingen

Email: wegner@prof-schumann.de

Tel.: +49 (551) 38315-0

Christa Meyer Leiterin Finanz- und Rechnungswesen

Klöpferholz GmbH & Co. KG Schleissheimer Straße 104

85748 Garching

Email: christa.meyer@kloepferholz.de

Tel.: +49 (381) 24207-250