Kurzanleitung PIC und URF FinalVersion - jugend-in- · PDF fileKurzanleitung zu PIC und URF Wie registriere ich meine Organisation über das Teilnehmerportal URF? – Eine Handreichung

Kurzanleitung zu PIC und URFWie registriere ich meine Organisation über dasTeilnehmerportal URF? – Eine Handreichung vonJUGEND für Europa

Inhaltsverzeichnis

1. ERLÄUTERUNG.............................................................................................................. 1DER PIC UND DAS TEILNEHMERPORTAL URF, WAS IST DAS?................................................................... 2WELCHE DOKUMENTE SIND IM TEILNEHMERPORTAL URF UMGEHEND HOCHZULADEN, UM MEINE

ORGANISATION ZWEIFELSFREI ZU VALIDIEREN?..................................................................................... 2DAS PERSONENBEZOGENE BENUTZERKONTO BEIM ECAS, WOFÜR BRAUCHE ICH DAS? .......................................3

2. EINRICHTUNG EINES PERSONENBEZOGENEN BENUTZERKONTOS AUF ECAS................... 4

3. REGISTRIERUNG MEINER ORGANISATION IM TEILNEHMERPORTAL URF........................... 5SCHRITT 1 BIS 4 .............................................................................................................................. 5REITER „WILLKOMMEN“ .................................................................................................................. 9REITER „IDENTIFIKATION“............................................................................................................... 10REITER „ORGANISATION“ ............................................................................................................... 12REITER „KONTAKT“ ....................................................................................................................... 13REITER „ZUSAMMENFASSUNG“ ....................................................................................................... 14REITER „ERFOLGREICHES ABSENDEN“ ............................................................................................... 15UPLOAD VON DOKUMENTEN........................................................................................................... 16

@ JUGEND für Europa, Stand: 01.09.2016 Seite 2

1. Erläuterung

Bevor Sie mit Hilfe dieses Leitfadens die Registrierung Ihrer Organisation beginnen, hiereinige wichtige Hintergrundinformationen.

Der PIC und das Teilnehmerportal URF, was ist das?

Um im Rahmen des EU-Förderprogramms Erasmus+ für die Leitaktionen 1 bis 3 einenAntrag auf Förderung zu stellen, ist es dringend erforderlich, dass sich dieantragstellenden Organisationen in einem ersten Schritt über das Teilnehmerportal URF(Unique Registration Facility) registrieren.

Diese Registrierung ist ein einmaliger Vorgang, um für Ihre Organisation eine spezifischeID zu erhalten, welche sie während der gesamten Programmlaufzeit von Erasmus+begleitet. Diese ID, welche Sie am Ende des URF-Registrierungsverfahrens erhalten, istder sogenannte PIC (Programmteilnehmer-Identifikations-Code), der für alle weiterenKontakte mit Ihrer Nationalen Agentur und der EU-Kommission verwendet wird.

Dieser PIC wird später im Antragsformular angegeben und dient der Authentizität vonAntragsteller und Partnerorganisation. Er muss vor der ersten Antragstellung vorhandensein.

Darüber hinaus verwalten Sie im Teilnehmerportal die Stammdaten und hinterlegenwichtige Dokumente die zur Validierung Ihrer Organisation dringend erforderlich sind.Ohne diese Dokumente und damit fehlender Validierung, muss Ihr Antrag formellabgelehnt werden.

Wichtig: Um die Authentizität zu gewährleisten, darf sich jede Organisation bzw.Einrichtung nur einmal im Teilnehmerportal URF registrieren, d. h. ausschließlich einenPIC besitzen! Falls Sie nicht sicher sind, ob Ihre Organisation bereits über eine PIC verfügt,müssen Sie dies HIER überprüfen.

Die Dauer des Registrierungsvorgangs beträgt maximal 15 min

Welche Dokumente sind im Teilnehmerportal URF umgehend / obligatorischhochzuladen, um meine Organisation zweifelsfrei zu validieren?

a. Formular Finanzangaben, siehe hier(Falls nicht von der Bank gegengezeichnet zusätzlich Geschäftskontoauszugerforderlich)

b. Formular Rechtsträger, siehe hier

c. In Abhängigkeit Ihrer Rechtsform: Vereins-/ Handelsregisterauszug, Satzung,Stiftungsauszug, offizielles Beschlussprotokoll aus dem der Vorstand hervorgeht

i. Für GbRs gilt: Gesellschaftervertrag, falls gemeinsame Geschäftsführungs-befugnis Ausweiskopien aller vertretungsbefugten Personen

d. Unterzeichnungsvollmacht für Projektverantwortlichen (Legal Representative),wenn nicht bereits unter Punkt c) namentlich aufgeführt

http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/search.html

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial-id_en.cfm#de

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal-entities_en.cfm#de


e. Bei informellen Gruppen

i. Kopie Personalausweis des Projektverantwortlichen

ii. Kopie aktuelle Meldebescheinigung

iii. Kopie aktuelle Aufenthaltserlaubnis (nicht EU-Bürger)

iv. Liste der Gruppenmitglieder (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse)

v. Aktueller Bankauszug des nicht privat genutzten Kontos, wasausschließlich zur Verwendung und Verwaltung von Fördermitteln desProgramms Erasmus+ eingerichtet wurde.

Das personenbezogene Benutzerkonto beim ECAS – wofür brauche ich das?

Bevor Sie Ihre Organisation im Teilnehmerportal URF registrieren, benötigen Sie alsPerson ein Benutzerkonto beim Authentifizierungsdienst der EU-Kommission ECAS(European Commission Authentication Service).

Auch die laut Antrag projektverantwortliche Person benötigt ein solches Benutzerkonto,um z. B. den Zugang zu diversen projektverwaltenden Tools der EU-Kommission zuerhalten. Die Dauer der Einrichtung eines personenbezogenen Benutzerkontos beträgtmax. 2 min. und erfordert keine Unterlagen oder Nachweise.

Wir hoffen Ihnen damit einen Überblick verschafft zu haben und stehen Ihnen für weitereFragen selbstverständlich zur Verfügung!

Wir freuen uns! Ihre Nationale Agentur


2. Einrichtung eines personenbezogenen Benutzerkontos auf ECAS

Um mit der Registrierung eines personenbezogenen Benutzerkontos auf ECAS zubeginnen, klicken Sie bitte hier.

Füllen Sie alle Pflichtfelder des Formulars aus und wählen Sie Ihre bevorzugteSprache.

Geben Sie die Zeichen des Sicherheitscodes ein, achten Sie auf Groß- undKleinschreibung. Falls diese nicht klar lesbar sind, klicken Sie auf den Kreis, umeinen anderen Code zu generieren.

Lesen und akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung durch Setzen einesHäkchens.

https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi?loginRequestId=ECAS_LR-22571035-urHRDp37UrX1CNMwjzzJJ4b2BxQI1yA0Uzj5aq9n2se3ALUtcF4JzSsTzUBzc2QWbTYcXldx1c9D9MnTFVsEqB7m-Jj71zxYb8yrNYJoo5tLTkS-1hToweLgQjoLJRWwpRjkRRoziWo1pDqTKWnmpF6KKES


Klicken Sie auf „NEUES KONTO ERSTELLEN“, eine Bestätigungsnachricht wirdangezeigt.

Sie erhalten im Anschluss eine Bestätigungs-Mail an die von Ihnen im Vorfeldangegebene E-Mailadresse.

Um den Registrierungsvorgang erfolgreich abzuschließen, folgen Sie dembeigefügten Link in Ihrer Bestätigungs-Mail. Sie haben dazu 90 min. Zeit, danachverfällt er.

Hinweis: Bitte bewahren Sie das Passwort sorgfältig auf, denn dieses dient auch alsZugang zu weiteren wichtigen Tools im Rahmen der Projektarbeit.

3. Registrierung meiner Organisation im Teilnehmerportal URF

Schritt 1

Um mit der Registrierung Ihrer Organisation im Teilnehmerportal URF zubeginnen, klicken Sie bitte hier .

Sie sehen nun die oben abgebildete Startseite.

Klicken Sie rechts oben auf den Button „LOGIN“.

Hinweis: Während bei ECAS eine Person ein Benutzerkonto einrichtet, erfolgt über URFdie Registrierung einer Organisation. Bitte beachten Sie, dass die Person, die dieRegistrierung vornimmt, als Administrator/offizielle Kontaktperson Ihrer Organisationfungiert!

http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html


Schritt 2

Es öffnet sich als „Sicherheitsschleuse“ das Log-In-Fenster von ECAS, sieheAbbildung.

Geben Sie wahlweise Ihre E-Mailadresse oder den Benutzernamen sowie IhrPasswort ein, wie für das ECAS-Benutzerkonto bereits angelegt.

Klicken Sie auf „ANMELDUNG!“

Hinweis: Achten Sie darauf, dass auf der linken Seite als Domäne „Extern“ ausgewählt ist.Sollte dies nicht so sein, ändern Sie die Domäne über den entsprechenden Button.


Schritt 3

Sie sind nun erfolgreich im Teilnehmerportal URF eingeloggt und können mit derRegistrierung Ihrer Organisation beginnen. Achten Sie bitte darauf, dass Sie sichwährend des Registrierungsvorgangs immer auf der Plattform ‚Education,Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering‘ befinden, siehe Titelzeile.

Klicken Sie jetzt links oben auf den Reiter „ORGANISATIONS“ auf den Unterpunkt„Register“.


Schritt 4

Nun öffnet sich obere Abbildung. Klicken Sie auf den blauen Button im unterenBildrand „REGISTER ORGANISATION“, daraufhin öffnet sich derRegistrierungsassistent.


Reiter „Willkommen“

Willkommen zum Registrierungsassistenten

Der Registrierungsassistent wird Sie durch das Verfahren leiten.

Bitte halten Sie die grundlegenden rechtlichen Informationen zu Ihrer Organisationbereit, so dass Sie die Formulare zügig und korrekt ausfüllen können.

Für das Registrierungsverfahren benötigen Sie normalerweise 5 bis 10 min. Das Systemwird die während der Registrierung eingegebenen Daten beim Verlassen desRegistrierungsassistenten automatisch speichern. Die Daten werden beim nächstenAufruf wiederhergestellt.

Abschließend wird Ihnen der Programmteilnehmer-Identifikations-Code (PIC) für IhreOrganisation zugewiesen und angezeigt.

Wenn Sie mit dem Registrierungsverfahren fortfahren möchten, klicken Sie auf denButton „Next“.

Hinweis: Bitte halten Sie folgende Unterlagen in elektronischer Form bereit:















Reiter „Identifikation“

Auf der aktuellen Identifikationsseite werden Sie nach einigen Vorabinformationen zuIhrer Organisation gefragt. Diese Informationen werden benötigt, um zu prüfen, ob dieOrganisation bereits registriert wurde bzw. um bereits bestehende PIC-Nummernähnlicher Organisationen zu identifizieren, die möglicherweise IhrerRegistrierungsanfrage entsprechen.

Legal nameTragen Sie hier die rechtsgültige, vollständige Bezeichnung Ihrer Organisation ein.

Establishment/Registration countryWählen Sie aus dem Drop-down-Menü „Germany“ aus.


Registration numberVerfügt Ihre Einrichtung über eine Vereins-/ Handelsregisternummer, gilt es diesehier einzutragen, sonst bitte frei lassen.

VAT numberVerfügt Ihre Einrichtung über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (MwSt-ID), gilt es diese hier einzutragen, sonst bitte „VAT number not applicable“anklicken.

WebsiteGeben Sie die Adresse Ihrer Homepage nach dem herkömmlichen Format an.

Wollen Sie fortfahren, klicken Sie auf den Button „Next“.


Reiter „Organisation“

Legal name and statusRechtsgültige Bezeichnung und Rechtsform

Registration dataRegistrierungsdaten

Legal AddressOffizielle Anschrift Ihrer Organisation



Reiter „Kontakt“

In diesem Schritt stellen Sie die offiziellen Kontaktdaten für die Kommunikation mit IhrerOrganisation während des Validierungsverfahrens und als zukünftig teilnehmendeOrganisation zur Verfügung.

Hinweis: Erfahrungswerte haben gezeigt, dass sich unter „Contact person“ im Bereich„Professional e-mail“ am besten eine allgemeine, nicht personenbezogene E-Mailadresseeignet, wie z. B. „[email protected]“ oder „[email protected]“. Diese bleibt demUnternehmen dauerhaft erhalten und wird i. d. R. nicht abgeschaltet.



Reiter „Zusammenfassung“


Falls Sie Änderungen an dieser Stelle vornehmen möchten, klicken Sie auf den Button„Edit“. Nach Abschluss der Änderung klicken Sie so lange rechts unten auf die Schaltfläche„Next“, bis Sie zum Reiter „Zusammenfassung“ zurückkehren.

Drucken Sie die Zusammenfassung für Ihre Unterlagen über „Print summary“ aus. WennSie die Registrierung noch nicht abschließen, sondern zunächst nur als Entwurf speichernmöchten, klicken Sie auf den Button „Save“. Sie gelangen dann auf die Zwischenseite, dieIhnen mitteilt, dass Ihre Registrierung bis zu 12 Monate gespeichert wird. Sollten dieDaten bis dahin nicht genutzt werden, werden sie automatisch gelöscht.

Wenn Sie die Daten Ihrer Organisation angesehen und verifiziert haben, klicken Sie aufden Button „Submit“, um die Registrierung abzuschließen und abzusenden.

Reiter „Erfolgreiches Absenden“

Sie haben das Registrierungsverfahren für Ihre Organisation nun fast erfolgreichabgeschlossen, in Kürze erhalten Sie eine E-Mail mit der Bestätigung. Der PIC wird Ihnen,wie oben abgebildet, bereits jetzt schon angezeigt. Wir empfehlen dringend den PICsicher zu verwahren und den Code intern all denjenigen Personen zugänglich zu machen,die unter dieser PIC Anträge für Erasmus+ stellen.

Damit die Nationale Agentur nun die Validierung Ihrer Organisation problemlos und ohneZweifel durchführen kann, müssen Sie jetzt noch einige, wichtige Unterlagen hochladen.

Gehen Sie dazu auf den blauen Button „Continue to update“ und im Anschluss links in derMenüleiste auf „Documents“.


Upload von Dokumenten

Auf dieser Seite können Sie Dokumente für Ihre Organisation überprüfen, hinzufügen undaktualisieren. Bevor Sie jedoch ein Dokument hochladen, vergewissern Sie sich bitte, dasses korrekt und von guter Qualität ist.

Die Dokumente können jeweils eine Größe von bis zu 6 MB haben. Die Updates erfolgenunmittelbar nachdem Sie auf den Button „Submit for processing“ geklickt haben.

Hinweis: Wir empfehlen die Verwendung von Dokumenten im PDF-Format

Im Vorfeld haben Sie folgende Dokumente heruntergeladen, entsprechend bearbeitetund wieder als PDF-Datei auf Ihrem Rechner abgespeichert:















Klicken Sie nun auf „Durchsuchen“ und laden das erste Dokument hoch, wählen Sie dazuden Dokumententyp „Registration Document“ aus und klicken auf „Submit forprocessing“. Wenn Sie das Dokument erfolgreich hochgeladen haben, erscheint derStatus „Sent“. Über „Add document“ können Sie alle weiteren Dokumente hochladen.

Sichern Sie Ihre Änderungen über „Submit Changes“ und verlassen Sie dann dasTeilnehmerportal URF.

Glückwunsch, Sie haben es geschafft!