LB VP 7.x - Klopotek · 2018. 11. 22. · GW-Verlag – Gesellschaft für gastgewerbliche Fachpublikationen GmbH, Essen Handelsblatt Fachmedien GmbH, Düsseldorf Verlag Herder GmbH,

Stand: November 2018

Klopotek & Partner GmbH Elsenheimerstr. 47a 80687 München Fon +49 30 884 53 - 255 [email protected] www.klopotek.de

VerlagsProfi (VP)

Die Software zur Unterstützung des Anzeigenmarketings und der Anzeigenverwaltung für Zeitschriften

Leistungsbeschreibung, Version 7.x

Inhalt

Klopotek & Partner GmbH Seite 2

Copyright 2018 by Klopotek & Partner GmbH

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Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten

und/oder anderen Ländern.

INHALT

1 Einführung ...................................................................................4

2 Über Klopotek .............................................................................7

3 Über VerlagsProfi ........................................................................8

4 Kunden ......................................................................................11

4.1 Zugeordnete Informationen und Merkmale ................ 11

4.2 Agenturen ............................................................................ 13

4.3 Funktionen ........................................................................... 13

4.4 Kundendossier .................................................................... 13

5 Kontaktberichte, Kontaktmanagement ..................................15

5.1 Funktionen ........................................................................... 15

5.2 Übersicht zu Kontaktberichten ........................................ 17

5.3 Übersicht zu Kunden/Agenturen .................................... 18

6 Wiedervorlagen ........................................................................19

7 Selektion von Adressen und Ansprechpartnern, Versand von Serien-Emails und Serien-Briefe ...............................................20

7.1 Zielgruppen erreichen ...................................................... 20

7.2 Serien-Emails ....................................................................... 21

7.3 Weitere Funktionen............................................................ 21

8 Konkurrenzbeobachtung .........................................................22

9 Redaktionelle Beiträge.............................................................23

10 Angebote ..................................................................................24

11 Auftragsverwaltung, Fakturierung ...........................................25

11.1 Aufträge mit Buchungen .................................................. 25

11.2 Auftragsbestätigungen ..................................................... 27

11.3 Fakturierung, Rechnungen .............................................. 28

11.4 Übergabe von Rechnungen an die Buchhaltung ..... 28

12 Rabattabschlussverwaltung .....................................................29

13 Buchungsübersichten, Disposition, Druckunterlagenanforderung ..................................................30

13.1 Buchungen nach Umsätzen, Fakturierung ................... 30

13.2 Abfragemöglichkeiten ...................................................... 30

Inhalt


13.3 Buchungsübersichten für Dispolisten, für die Übergabe an Blattplanungssysteme und die Druckunterlagen-Verwaltung ...................................................................................... 32

13.4 Funktionen ........................................................................... 33

14 Kennziffern ................................................................................34

15 Chiffre-Verwaltung ...................................................................35

16 Manuelle Gutschriften/Nachbelastungen ..............................36

17 Vertreter-Provisionen ................................................................37

18 Statistiken ..................................................................................38

19 Benutzeroberfläche ..................................................................39

20 Zusätze ......................................................................................40

20.1 Hilfsfunktionen und Dokumentation .............................. 40

21 Technologie ..............................................................................41

21.1 Software ............................................................................... 41

21.2 Netzwerke ............................................................................ 41

21.3 Mindestanforderungen an Hard- und Software ......... 41

Einführung


1 Einführung

Produkt/Software VerlagsProfi (VP) Die Software zur Unterstützung des Anzeigenmarketings und der Anzeigenverwaltung von Zeitschriften für Verlage und Verlagsvertretungen.

Kurzbeschreibung VerlagsProfi präsentiert sich als komplettes System, das alle Geschäftsvorfälle von der Akquise bis zur Anzeigenabrechnung in Anzeigenabteilungen abdeckt.

Entwicklung VerlagsProfi wurde 1992 unter Mitarbeit namhafter Verlage aus der WEKA-Gruppe konzipiert. Seitdem wird die Software permanent weiterentwickelt und den Anforderungen der Verlagsbranche angepasst.

Komponenten Das Grundsystem besteht aus der Komponente "Anzeigen-marketing und Anzeigenverwaltung", die jederzeit durch weitere Komponenten ergänzt werden kann.

Benutzerführung VerlagsProfi ist leicht verständlich und daher einfach zu bedienen. Die Darstellung von Formularen und Daten basiert weitestgehend auf Volltext. Alle Felder und Funktionen sind in Statuszeilentexten erklärt.

Technologie Das System wurde vollständig unter Access 2016 entwickelt und bildet somit eine integrierte 32 BIT Anwendung unter Windows.

Schnittstellen VerlagsProfi verfügt über definierte Exportschnittstellen für Daten nach WinWord und Excel. Weiterhin bietet VerlagsProfi eigene Exportschnittstellen und Konverter für FiBu-Daten an gängige FiBu-Systeme. Weitere Schnittstellen ermöglichen den Import von Adressen (Kunden, Agenturen und Personen), Vertreterberichten und den Austausch von Kontaktberichten zwischen Verlagsvertretung und Verlag. Die Übergabe von Buchungsdaten an das Multi-Channel Publishing-System tango media der Fa. MarkStein Software oder an das Redaktionssystem TIMONE ist ebenfalls möglich. Über eine Katalogschnittstelle können Adressen, Aufträge und Buchungen aus der Katalogsoftware jCatalog in den VerlagsProfi übernommen werden.

Lizenzen Die Lizenzierung des in dieser Leistungsbeschreibung dargelegten Leistungsumfangs durch einzelne Produkte erfolgt nach der aktuellen Preisliste.

Einführung


Arbeitsplätze K&P-Standardprodukte kommen bei mehr als 350 Verlagshäusern

mit ca. 14.000 Anwendern zum Einsatz.

Lizenznehmer VP

A.V.I. Allgemeine Verlags- und Informationsgesellschaft mbH,

Isernhagen

B & R MedienService GmbH, Siegburg

Beckmann Verlag GmbH & Co. KG, Lehrte

Berliner Medien Vertrieb BMV e.K., Berlin

Bernward Medien GmbH, Hildesheim

Bioland-Verlags GmbH, Mainz

Michael E. Brieden Verlag GmbH, Duisburg

Brinkschulte Medien GmbH, Essen und Arnsberg

campushunter media GmbH, Heidelberg

dbb verlag GmbH, Berlin

Dom Medien GmbH, Osnabrück

ECV Editio Cantor Verlag für Medizin und Naturwissenschaften

GmbH, Aulendorf

EDEKA Verlag GmbH, Hamburg

Evangelischer Presseverband für Westfalen und Lippe e.V.,

Bielefeld

Familienheim und Garten Verlagsgesellschaft mbH, Bonn

Friedrich Verlag GmbH, Seelze

Fruitnet Media International GmbH, Düsseldorf

Alfons W. Gentner Verlag GmbH & Co. KG, Stuttgart

Gesellschaft für kirchliche Publizistik Mainz mbH, Limburg

GW-Verlag – Gesellschaft für gastgewerbliche Fachpublikationen

GmbH, Essen

Handelsblatt Fachmedien GmbH, Düsseldorf

Verlag Herder GmbH, Freiburg

I.G.T. Informationsgesellschaft Technik mbH, München

ipm magazin-verlag GmbH, München

Jaster Medien GmbH & Co. KG, Düsseldorf

kölnerverlagsagentur, Köln

Marbuch Verlag GmbH, Marburg

MedienFusion Verlag Arntzen e.K., Obergriesbach

medienpunkt e.K. Raimund T. Arntzen, Obergriesbach

medien service gmbh, Hilden

MEEDIA GmbH & Co. KG, Hamburg

MuP Verlag GmbH, München

Einführung


Verlag Natur & Heilen, München

Reiner H. Nitschke Verlags-GmbH, Euskirchen

Oeser Media Service GmbH, Hamburg

Pädagogik & Hochschulverlag, Düsseldorf

PPVMEDIEN GmbH, Bergkirchen

publimed Medizin & Medien GmbH, München

Quarto Media GmbH, Hamburg

Schattauer GmbH Verlag für Medizin und Naturwissenschaften,

Stuttgart

Spotlight Verlag GmbH, Planegg bei München

Gebr. Storck GmbH & Co. Verlags-oHG, Oberhausen (Rheinland)

STROBEL VERLAG GmbH & Co. KG, Arnsberg

Verlag W. Wächter GmbH, Bremen und Berlin

WIN-Verlag GmbH & Co. KG, Vaterstetten bei München

WMV Werbung Media Verlagsservice e.K., Düsseldorf

Wolters Kluwer Deutschland GmbH, Neuwied

Über Klopotek


2 Über Klopotek

Klopotek ist internationaler Marktführer für Verlagssoftware. Für mehr als 350 Verlage unterschiedlicher Spezialisierung ist Klopotek Software die erste Wahl. Mehr als 14.000 Verlagsmitarbeiter arbeiten täglich weltweit mit Klopotek Standardsoftware. Die klare Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Verlagsindustrie hat uns international zum Marktführer gemacht. Klopotek bietet Unterstützung in allen Phasen der Produkt-einführung und beim laufenden Betrieb der Software. Verlage, die mit Klopotek Software arbeiten, sparen messbar Aufwand ein, senken ihre IT-Ausgaben und konzentrieren die Arbeitsprozesse in allen Unternehmensbereichen. Mit den Klopotek Verlagslösungen setzen Verlage auf Erfahrung, Professionalität und Zukunft.

Über VerlagsProfi


3 Über VerlagsProfi

Der VerlagsProfi unterstützt als komplettes System zur Abwicklung von Anzeigen alle Arbeitsschritte einer Anzeigenabteilung. Da in dieser Leistungsbeschreibung nicht alle Funktionen ausführlich beschrieben werden können, soll die nachfolgende Aufzählung zunächst eine Übersicht bieten. Anschließend werden einige Themen etwas näher, auch mit Darstellung von Beispielen und Formularen, erläutert.

Leistungsmerkmale des VerlagsProfi:

Ganzheitliche Sicht auf den Kunden, da alle relevanten Informationen zum Kunden an zentraler Stelle verfügbar sind.

Zielgerichtete Unterstützung des Anzeigenverkaufs durch Kontaktberichte mit Wiedervorlagefunktion, Kontaktmanagement, Verwaltung von Ansprechpartnern, Adressqualifizierung durch Branchen und Produktcodes, Selektion von Adressen und Ansprechpartnern nach unterschiedlichen Kriterien für Mailingaktionen und Serien-Emails, Verwaltung von Angeboten, Verwaltung von redaktionellen Beiträgen und Freieinweisungen, Auswertung von Konkurrenzdaten.

Unterstützung der Anzeigenverwaltung durch effiziente Auftragserfassung unter Berücksichtigung von Rabattabschlüssen, Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Email, Verwaltung von Druckunterlagen, Abrechnung von Vertreterprovisionen, Buchungsübersichten, Statistiken.

Leichte Integration in die bestehende Infrastruktur durch Export-Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Redaktionssystemen sowie durch Import-Schnittstellen für Adressen und Vertreterberichte.

Einführung innerhalb kürzester Zeit. Bereits nach wenigen Tagen sind die Anwender in der Lage, mit dem VerlagsProfi sicher und effizient zu arbeiten.

Geringe Anforderungen an die bestehende Hardware, einfache Installation und Administration des Systems. Damit sind günstige Einführungskosten sowie kalkulierbare und niedrige Betriebskosten garantiert.

Funktionsübersicht des VerlagsProfi:

Verwaltung von Kunden, Agenturen, Konzernen und Personen

Klassifizierung von Adressen und Personen durch selektierbare Branchen und Produktcodes

Verwaltung und Zuordnung eines individuellen Produktthesaurus

Über VerlagsProfi


Selektion von Adressen und Personen nach zahlreichen Merkmalen

Übergabe selektierter Adressen an Serien-Brief oder Serien-Email

Versand von Serien-Emails aus dem System heraus

Export von Adressen und Personen für Einzelbriefe

Import von Adressen (Kunden, Agenturen, Personen) mittels Schnittstelle

Individuelle Matchcodeverwaltung für Suchbegriffe

360 Grad Sicht auf Kunden aus dem Kundenformular heraus

Kontaktberichte mit Wiedervorlagefunktion

Kontaktmanagement

Import von Vertreterberichten

Austausch von Kontaktberichten und Vertreterdaten zwischen Verlagsvertretung und Verlag

Verwaltung von Angeboten

Verwaltung von Freieinweisungen

Eigene Konkurrenzbeobachtung

Verwaltung von redaktionellen Beiträgen

Komplette Abwicklung von Kennziffern oder Leserdienstkartenservice

Auftragsverwaltung und Erfassung von Angeboten, Anzeigenbuchungen und Reservierungen

Spezielle Funktionen zur Verwaltung von Online-Werbeformen unter Berücksichtigung von Laufzeiten und Impressions

Druckunterlagenanforderung

Auftragsbestätigungen, Rechnungen, separate Agentur-Provisionsgutschriften

Automatischer Versand von Auftragsdokumenten per Email

Verwaltung von Mengen-, Mal-, Millimeter- und Umsatzstaffeln

Kunden- und Konzernrabattabschlüsse mit automatischer Ermittlung des Rabatts

Fakturierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben zu SEPA

Rabattgutschriften und -nachbelastungen

Ausgeprägte Buchungsübersichten, Dispo- und Umbruchlisten

Über VerlagsProfi


Übergabe von Buchungsdaten an Redaktions- und Umbruchsystem REDLINE oder tango media des Herstellers MarkStein Software

Übergabe von Buchungsdaten an Redaktions- und Umbruchsystem TIMONE

Belegversand

Kennziffernverwaltung

Chiffreverwaltung

Vertreterprovisionsabrechnungen

Inserentenstatistiken, Stichtagsvergleiche, TopDown-Listen

Umsatzstatistiken

Statistiken aus Konkurrenzdaten

Statistiken zu Kennziffern und redaktionellen Beiträgen

Verwaltung von Preislisten in unterschiedlichen Währungen

Import von externen Grafiken in die Auftragsdokumente

Außendienstanbindung via Terminalserver

Telefonie

Import von Adressen, Aufträgen und Buchungen aus der Katalogsoftware jCatalog

Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungs-, Redaktions-, Katalog- und Umbruchsystemen

Schnittstellen zu Word und Excel

Mandantenfähigkeit

Mehrsprachigkeit

Individuelle Benutzerberechtigungen, Steuerung von Schreib-, Lese- und Löschberechtigungen auch objektspezifisch

Kunden


4 Kunden

Das Kundenformular bietet eine ganzheitliche Sicht auf den Kunden. Neben den Adress- und Kommunikationsdaten können Sie eine Reihe weiterer Informationen und Merkmale zuordnen, im Auswahlfenster ablesen oder direkt bearbeiten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden optimal qualifiziert und betreut werden.

4.1 Zugeordnete Informationen und Merkmale

Folgende Informationen und Merkmale können in der Kundenmaske und im Auswahlfenster in der unteren Hälfte der Kundenmaske angezeigt und bearbeitet werden:

Priorität

Konzern-Zuordnung

Separates Sortierkriterium

Kundenmaske mit Auswahlfenster „Personen“

Kunden


Anrede

Aktiv-Kennzeichen

Mailing-Verteiler

Personen und Ansprechpartner beim Kunden

Angebote und Buchungen

Kundenrabattabschlüsse

Objektinteresse und Verkäuferzuständigkeit

Bevorzugte Kommunikationsart

Kontaktberichte

Agenturverbindungen

Personifizierte Produkte (Produktcodes)

Freieinweisungen

Konkurrenzdaten

Ränge oder Rangstufen (werden aus Konkurrenzdaten ermittelt)

Kunden


Kategorien, Branchen und Produktcodes

Redaktionelle Beiträge

Bankinformationen, Zahlungskonditionen, SEPA-Daten

4.2 Agenturen

Die Agenturen können, ähnlich wie die Kunden, ausführlich qualifiziert und systematisiert werden. Einem Kunden können beliebig viele Agenturen und einer Agentur beliebig viele Kunden zugeordnet werden.

Kunden-Agenturen Relationen

Übersicht der Ansprechpartner in der Agentur in Bezug zum Kunden

4.3 Funktionen

Exportmöglichkeiten in Zwischenablage (Einzelbrief)

Matchcode- und Teilwortsuche

Eigene Matchcodeverwaltung

4.4 Kundendossier

Mit dem Kundendossier erhalten Sie Ihre kundenrelevanten Informationen auf einen Blick. Sie können den Bericht durch individuelle Auswahl der anzuzeigenden Daten Ihren Informationsbedürfnissen anpassen. Damit haben Sie für Kundenbesuche alle Daten präsent.

Auswahlkriterien für die Zusammenstellung eines Kundendossiers

Kunden


Seite 1 eines Dossiers

Kontaktberichte, Kontaktmanagement


5 Kontaktberichte, Kontaktmanagement

Die Kontaktberichte erlauben eine lückenlose Historie über Ihre Kontakte zu Kunden und Agenturen und bieten eine integrierte Wiedervorlagefunktion. Sie können einen Kontaktbericht direkt aus der Kunden- oder Agenturmaske heraus erfassen und bearbeiten.

5.1 Funktionen

Anzeige des Kunden und Ansprechpartners, direkte Kontaktaufnahme durch Nutzung der eingeblendeten Telefonnummern (Telefonie) und Email-Adressen

Verweis auf zugeordnete Kunden oder Agenturen und die zuständigen Ansprechpartner, direkte Kontaktaufnahme durch Nutzung der eingeblendeten Telefonnummern (Telefonie) und Email-Adressen

Wiedervorlage-Funktionen

Geöffneter Kontaktbericht



Zuordnung des Kontaktberichts zu einem Verkäufer / Mediaberater

Textfeld ohne Zeichenbegrenzung

Blätterfunktion durch alle Kontaktberichte eines Kunden oder einer Agentur

Einbinden von externen Dokumenten

Erstellen und Einbinden von Briefen unter Verwendung von Briefvorlagen direkt aus dem Kontaktbericht heraus

Schreiben, Versand und Einbindung von Emails mit beliebig vielen Anhängen direkt aus dem Kontaktbericht heraus:

Selektion von Kontaktberichten nach selbst definiertem „Betreff“

Zuordnung eines Berichts zu beliebig vielen Objekten

Druck und Export eines Kontaktberichts

Kopierfunktionen

Status „erledigt“ und „gesperrt“

Austausch von Kontaktberichten z.B. zwischen Verlagsvertretung und Verlag

Import von Vertreterberichten



5.2 Übersicht zu Kontaktberichten

Kontaktberichte können aus der Übersicht heraus geöffnet und bearbeitet werden. Nach den folgenden Kriterien können Kontaktberichte für die Übersicht zusammengestellt werden:

Kunde / Agentur

Verkäufer, dem der Kontaktbericht zugeordnet ist

Kontaktart

Objekt, dem der Kontaktbericht zugeordnet ist

Anlage-Datum von / bis

Wiedervorlage-Datum von / bis

Export-Datum von / bis

Erledigt ja / nein

Auswahlkriterien und Übersicht zu Kontaktberichten



5.3 Übersicht zu Kunden/Agenturen

Diese Übersicht erlaubt die Durchleuchtung und gesamte Bearbeitung des Adressbestandes mittels leicht bedienbarer Selektionen:

Mailingverteiler

Prioritäten

Produktcodes

Kontakte

Objektinteresse

Verkäufer

Mit der Selektion „Kunden/Agenturen ohne aktuelle Kontakte“ können sogenannte „Schläfer-Adressen“ in Ihrem Datenbestand selektiert werden. Kunden/Agenturen, die keinen Kontakt zum Verlag haben, können pro Verkäufer identifiziert und direkt bearbeitet werden.

Kunden / Agenturen ohne Kontakte in einem bestimmten Zeitraum

Wiedervorlagen


6 Wiedervorlagen

Selektion von Kontaktberichten nach Firma, Verkäufer, Kontaktart, Anlage- und Wiedervorlage-Datum, erledigt-Kennzeichen

Ausgabe am Bildschirm oder als Bericht

Schnellübersicht zu Wiedervorlagen für einen frei wählbaren Zeitraum

Selektion von Adressen und Ansprechpartnern, Versand von Serien-Emails und Serien-Briefe


7 Selektion von Adressen und Ansprechpartnern, Versand von Serien-Emails und Serien-Briefe

Formular zur Auswahl der Selektionskriterien

Vielfältige Abfragemöglichkeiten ermöglichen die zielgerichtete Ermittlung von Kunden und Agenturen inkl. der gewünschten Personen. Das Ergebnis wird Ihnen zuerst als Bildschirmübersicht zur Verfügung gestellt, in der Sie einzelne Kunden und Agenturen noch ausschließen können. Anschließend können Sie die Daten z.B. für eine Serien-Email nutzen, die Sie direkt aus dem VerlagsProfi heraus versenden können. Oder Sie übergeben die Daten in eine Datei, die Sie beispielsweise als Datenquelle für einen Serienbrief oder eine externe Serienmail-Software verwenden können.

7.1 Zielgruppen erreichen

Sie wollen Kunden aus verschiedenen PLZ- oder Nielsen-Gebieten in Verbindung mit einer bestimmten Priorität anschreiben. Von diesen Kunden wünschen Sie nur die Personen, die für bestimmte Produktbereiche zuständig sind. Zusätzlich zu den Kunden wollen Sie auch noch die verknüpften Agenturen mit den

Selektion von Adressen und Ansprechpartnern, Versand von Serien-Emails und Serien-Briefe


Ansprechpartnern erreichen, die für die ermittelten Kunden zuständig sind.

Auch alle Daten der Konkurrenzbeobachtung stehen zur Verfügung. Sie können z.B. Inserenten aus Konkurrenzmedien anschreiben, dazu automatisch einen Kontaktbericht beim Kunden anlegen, eine Erfolgskontrolle per Serienfax durchführen und eine Liste zum Nachtelefonieren erzeugen.

7.2 Serien-Emails

Serien-Emails können direkt aus dem VerlagsProfi heraus versendet werden. Die Ermittlung der Email-Empfänger erfolgt über die Marketing-Selektion. In einem Formular werden vor dem Versand die ermittelten Empfänger angezeigt, außerdem können Absender, Betreff-Zeile der Email und der Email-Text eingetragen werden und beliebig viele Email-Anhänge hinzugefügt werden. Danach erfolgt der Versand der Serien-Emails in automatisierter Form.

7.3 Weitere Funktionen

Verwaltung von Selektionsprofilen: Regelmäßige Abfragen können als eigenes Profil abgespeichert werden

Automatische Anlage von Kontaktberichten und Wiedervorlagen aus der Serien-Email-Funktion und der Serien-Brief-Funktion heraus

Export der selektierten Adressen nach Word oder Excel zur weiteren Verarbeitung

Konkurrenzbeobachtung


8 Konkurrenzbeobachtung

Im VerlagsProfi können Sie Anzeigen aus Objekten Ihrer Mitbewerber mit Formatgröße, Farbigkeit, Produktbereich und Motiv erfassen. Die Statistiken lassen Betrachtungen nach diesen und weiteren Merkmalen zu.

Zusätzlich können Sie Wertigkeiten für Kunden auf Basis der erfassten Konkurrenzdaten errechnen lassen. Diese Informationen stehen Ihnen dann in der Kundenmaske als sogenannte Rang-stufen zur Verfügung.

Erfassung von Konkurrenzdaten

Redaktionelle Beiträge


9 Redaktionelle Beiträge

Die redaktionellen Beiträge können eine wichtige Argumentationshilfe bei Verkaufsgesprächen mit Ihren Anzeigenkunden darstellen. Redaktionelle Beiträge werden pro Objekt und Ausgabe erfasst und stehen als Information in der Kundenmaske oder als Grundlage für Statistiken zur Verfügung.

Folgende Daten können erfasst werden:

Kunde

Kennziffer

Seitenumfang

Farbe

Redaktionsgruppe

Seite

Motiv

Produkt

Autor

Belegversand zu redaktionellen Beiträgen

Erfassung von redaktionellen Beiträgen

Angebote


10 Angebote

Die Erfassung eines Angebotes erfolgt wahlweise aus dem Kundenformular heraus oder über eine gesonderte Funktion.

Aus einem Angebot mit Buchungen heraus kann per Funktion ein entsprechender Auftrag mit Buchungen erzeugt werden kann, falls der Kunde das Angebot annimmt.

Jedem Angebot kann ein Kunden-Rabattabschluss zugeordnet werden. Der sich daraus ergebende Rabatt lt. Mal-, Mengen-, Millimeter- und Umsatzstaffel wird dann als Vorschlag in die einzelnen Buchungen des Angebotes übernommen. Erst wenn das Angebot vom Kunden angenommen und in einen Auftrag mit Buchungen übernommen wird, werden diese im ausgewählten Rabattabschluss berücksichtigt und führen dort zu einer Erhöhung der Werte.

Außerdem können für jede Buchung eines Angebotes manuelle Rabatte eingetragen werden. Wird ein Angebot in einen Auftrag umgewandelt, werden die manuellen Rabatte in die Buchungen des Auftrags übernommen.

Übersichten ermöglichen einen Blick auf offene, abgelehnte und angenommene Angebote. Sie werden sowohl im Kundenformular als auch in einer gesonderten Angebotsübersicht angezeigt und können von dort aus weiterbearbeitet werden.

Übersicht zu Angeboten

Auftragsverwaltung, Fakturierung


11 Auftragsverwaltung, Fakturierung

11.1 Aufträge mit Buchungen

Ausgangspunkt bei der Auftragserfassung ist die Auftragsmaske:

Die Auftragsverwaltung bietet unter anderem folgende Möglichkeiten:

Erfassung beliebig vieler Buchungen in einem Auftrag

Erfassung von Seitenformaten und Waren

Erfassung von Laufzeiten für Online-Werbeformen, Preisfindung anhand von Laufzeiten oder Impressions bzw. Views

Erfassung von Stückzahlen z.B. bei Beilagen, Preisfindung anhand von Stückzahlen

Erfassung von Millimeter- oder Zeilen-Anzeigen, Preisfindung anhand von Millimetern, Zeilen und Spalten

Eingabe beliebig vieler Zuschläge

Automatische Rabattermittlung anhand von Rabattabschlüssen und Verwendung weiterer Rabatte

Zuordnung beliebig vieler Vertreter zur automatischen Provisionsermittlung und zur Erzeugung von Vertreter-Provisionsabrechnungen

Auftragskopf



Umsatz-Verteilung auf beliebig viele Verkäufer

Auswahl beliebig vieler Belegadressen aus dem Adressstamm sowie Nutzung freier Adressen als Belegempfänger

Auswahl von Textbausteinen für immer wiederkehrende Texte in den Auftragsbestätigungen

Verwendung alternativer Versandadressen

Erfassen von internen und externen Platzierungen

Erfassen von zusätzlichen Texten für Auftragsbestätigungen, Rechnungen und interne Listen

Auswahl von Adressen inkl. Ansprechpartnern zur Druckunterlagen-Anforderung, für Korrekturabzüge und Chiffrezuschriften

Druckunterlagenverwaltung

Faktur-Sperren

Kennzeichnung von Gegengeschäften

Kopiermöglichkeit einer Buchung in verschiedene Ausgaben

Kopiermöglichkeit eines Auftrags

Drucken von Auftragsbestätigungen und Rechnungen sofort aus der Auftragsmaske heraus oder später aus der Übersicht „Buchungen nach Umsätzen“, optional automatisierter Versand per Email

Zuordnung beliebig vieler Dokumente, die beim Versand von Auftragsdokumenten per Emails als zusätzliche Anhänge mitversendet werden

Aufruf aller zu einem Auftrag erzeugten Dokumente wie z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Vertreter-Provisionsabrechnungen aus dem Auftrag heraus



11.2 Auftragsbestätigungen

Sie können Auftragsbestätigungen entweder direkt nach der Erfassung eines Auftrags aus der Auftragsmaske heraus erzeugen oder zu einem späteren Zeitpunkt aus der Übersicht „Buchungen nach Umsätzen“ heraus. Das gleiche gilt für Auftragsstornos. Je nach Kundenwunsch können Sie Auftragsdokumente drucken und per Post verschicken oder automatisiert per E-Mail versenden. Die Auftragsdokumente werden im VerlagsProfi gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen und nochmals gedruckt oder per E-Mail versendet werden.



11.3 Fakturierung, Rechnungen

Sie können Rechnungen entweder direkt nach der Erfassung eines Auftrags aus der Auftragsmaske heraus erzeugen oder zu einem späteren Zeitpunkt aus der Übersicht „Buchungen nach Umsätzen“ heraus. Dabei können auch Rechnungsläufe für mehrere Buchungen erzeugt werden, so dass Sie beispielsweise alle Buchungen einer Ausgabe auf einmal berechnen können. Je nach Kundenwunsch können Sie Rechnungsdokumente drucken und per Post verschicken oder automatisiert per E-Mail versenden. Die Rechnungen werden im VerlagsProfi gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen und nochmals gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

11.4 Übergabe von Rechnungen an die Buchhaltung

Über die Buchhaltungsschnittstelle des VerlagsProfis können Sie alle Rechnungen digital an die Buchhaltungssoftware übergeben. Das erspart Ihnen die manuelle Erfassung und Verbuchung Ihrer Belege in der Buchhaltung.

Rabattabschlussverwaltung


12 Rabattabschlussverwaltung

Rabattabschlüsse verwalten aktive Buchungen eines Kunden innerhalb einer definierten Laufzeit. Für die Rabattierung greift der VerlagsProfi auf die hinterlegten Rabattstaffeln des Objekts zu. Die korrekte Rabattierung gemäß Mal-, Mengen-, Millimeter- oder Umsatzstaffel vollzieht der VerlagsProfi bei Bedarf somit automatisch.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Mal-, Mengen-, Millimeter- und Währungsstaffel

Zuordnung von Konzernrabattabschlüssen

Automatische Ermittlung des Maximalrabatts aus Kunden- und Konzernrabatt

Vorgabe von Beleg- und Dokumentenempfängern im Rabattabschluss

Ermittlung von erfüllten und nicht erfüllten Rabattabschlüssen

Erstellung von Rabattgutschriften und Rabattnachbelastungen

Kunden-Rabattabschluss

Buchungsübersichten, Disposition, Druckunterlagenanforderung


13 Buchungsübersichten, Disposition, Druckunterlagenanforderung

13.1 Buchungen nach Umsätzen, Fakturierung

Über die Buchungsübersicht nach Umsätzen können Sie den

aktuellen Buchungsstand und das aktuelle Seiten- und Umsatz-volumen eines Kunden, einer Ausgabe oder eines Objekts anzeigen lassen. Sie können Buchungsübersichten unter Nutzung vielfältiger Auswahlkriterien am Bildschirm erzeugen und sortieren oder als Bericht ausdrucken. Für Online-Werbeformen werden zusätzlich die gebuchten Laufzeiten angezeigt.

Sie können einzelne Buchungen aus der Übersicht heraus öffnen, und bearbeiten. Außerdem können aus der Übersicht heraus beliebig oft Auftragsbestätigungen für einzelne oder mehrere Buchungen erzeugt werden. Rechnungen für einzelne Buchungen oder Rechnungsläufe für alle Buchungen einer Ausgabe können ebenfalls aus der Übersicht heraus erzeugt werden.

13.2 Abfragemöglichkeiten

Kunde und Agentur

Objekt und Ausgabe

Übersicht Buchungen nach Umsätzen



Erstverkaufstag

Laufzeit von Online-Werbeformen

Rubrik

Format

Print / Online

Platzierung

Verkäufer

Vertreter

Auftragsnummer

Zahlungskondition

Anzeigengruppen

Buchungen aus Angeboten

Gegengeschäft

Faktur-Sperre

Buchungsstatus

Status der Auftragsbestätigung und Rechnung

Abfragemöglichkeiten zur Zusammenstellung der Buchungsübersicht



13.3 Buchungsübersichten für Dispolisten, für die Übergabe an Blattplanungssysteme und die Druckunterlagen-Verwaltung

Für die Platzierungskontrolle, die Erzeugung von Umbruch- und Dispolisten und die Datenübergabe an Redaktions- und Blattplanungssysteme verwenden Sie die Übersicht „Buchungen nach Druckunterlagen“, die Sie über das folgende Auswahlfenster unter Nutzung vielfältiger Kriterien zusammenstellen können:

Die selektierten Daten können Sie in Form verschiedener Dispo- und Umbruchlisten ausdrucken oder zur Weiterverarbeitung nach Excel oder Word exportieren oder an ein externes Blattplanungssystem übergeben.



Für die Anforderung fehlender Druckunterlagen können Sie alle Buchungen anzeigen lassen, für die Sie noch keine Druckunterlagen erhalten haben. Zu diesen Buchungen lässt sich eine Druckunterlagen-Anforderungsliste erzeugen, anhand der Sie die Lieferanten der fehlenden Druckunterlagen zielgerichtet kontaktieren können.

13.4 Funktionen

Druckunterlagen-Anforderung

Umbruchlisten

Dispolisten

Belegversand mit Adress-Etiketten oder per Adress-Datei

Inserenten-Verzeichnis

Versand von Korrekturabzügen

Export von Auftrags- und Buchungsdaten nach Excel / an Fremdsysteme

Ablauflisten

Export der Buchungsdaten im XML-Format an Redaktions- und Blattplanungssysteme

Liste für die Druckunterlagen-Anforderung

Kennziffern


14 Kennziffern

Die Kennziffernverwaltung oder der Leserdienstkartenservice bildet ein optionales Modul im VerlagsProfi. Alle anfallenden Arbeitsschritte werden unterstützt.

Vergabe von Kennziffern für redaktionelle Beiträge und Anzeigenbuchungen

Zuordnung eines Leserdienstkarten-Empfängers

Erfassung von Rücklaufadressen

Abruf und Export von Rücklaufadressen an definierte Leserdienstkarten-Empfänger auf Etiketten oder als Datei

Wiederholung von Exportläufen

Statistische Auswertung von Rückläufern

Leserdienstkarte (Rückläufer)

Chiffre-Verwaltung


15 Chiffre-Verwaltung

Chiffre-Anzeigen dienen dazu, den Auftraggeber einer Anzeige nicht öffentlich zu machen, z.B. bei Stellenanzeigen. Der Leser schreibt an den Verlag unter Angabe der Chiffre-Nummer. Anhand der Chiffre-Nummer identifiziert der Verlagsmitarbeiter den Inserenten und leitet die Leserzuschrift an diesen weiter.

Die Bearbeiter der Chiffreverwaltung bekommen eigene Berechtigungen

Es gibt einen Chiffre-Nummernkreis pro Verlag

Einer Buchung kann genau eine Chiffrenummer zugeordnet werden

Der Empfänger einer Chiffrezuschrift kann im Auftrag angegeben werden

Erfassung, Versand und Übersicht von Chiffrezuschriften werden unterstützt

Übersicht zu Chiffrebuchungen

Manuelle Gutschriften/Nachbelastungen


16 Manuelle Gutschriften/Nachbelastungen

Erstellung von individuellen Gutschriften und Nachbelastungen zu bestehenden Rechnungen

Änderungen auch außerhalb der prozentualen Mengen- und Malstaffel

Änderungsübersichten pro Kunde, Agentur, Objekt und Rechnungszeitraum

Durchgängige Berücksichtigung der geänderten Rechnungswerte bei Kunden- und Buchungsübersichten, Statistiken und Vertreterprovisionsabrechnungen

Übersicht zu manuellen Gutschriften / Nachbelastungen

Vertreter-Provisionen


17 Vertreter-Provisionen

Jedem Auftrag können beliebig viele Vertreter oder Personen zugeordnet werden, die Provisionen für den Auftrag erhalten sollen. Nach der Rechnungsstellung können dann entsprechende Vertreter-Provisions-Abrechnungen erzeugt werden. Vertreter-Provisionen im Auftrag können jederzeit geändert werden, auch nach der Rechnungsstellung oder wenn die Vertreter-Provisions-Abrechnung bereits abgerufen wurde. Bei nachträglichen Änderungen werden Änderungsdatensätze zu den Vertreter-Provisionen erstellt. Buchungsübersichten zu Vertreter-Provisionen bieten bereits vor der Fakturierung alle wichtigen Informationen und dienen z.B. der Kontrolle, ob für alle berechtigten Buchungen Provisionen eingetragen wurden.

Übersicht zu Vertreterprovisionen

Statistiken


18 Statistiken

Damit Sie immer aktuell über Heftumfänge, Anzeigenumsätze und Ihre Mitbewerber informiert sind, bietet der VerlagsProfi zahlreiche Statistiken an. Diese können als Bericht angezeigt oder nach Excel zur weiteren Bearbeitung exportiert werden.

Folgende Statistiken stehen im VerlagsProfi zur Verfügung:

Objektumsätze mit IST-SOLL-Bewertung

Kumulierte Umsätze

Tagesumsätze, Stichtagsvergleiche

Top-Down-Listen

Inserentenvergleiche aus bis zu drei frei definierbaren Zeiträumen

Heft- und Kundenbewertung zum Vergleich des Grundpreises mit dem tatsächlichen Netto-Erlös

Gewinn- und Verluststatistiken von eigenen und Konkurrenzobjekten

Objektstatistik nach Inserenten (Eigen- und Fremdobjekte)

„Streupläne“ von Inserenten aus Eigen- und/oder Konkurrenzobjekten

Statistik zu Kennziffern

Statistik zu redaktionellen Beiträgen im Vergleich zu gebuchten Anzeigen

TopDown-Statistik

Benutzeroberfläche


19 Benutzeroberfläche

Das System arbeitet auf der Basis von Windows

Jederzeit vollständige Darstellung von Daten und Verarbeitungen

Daten, die an einer Stelle bereits erfasst sind, können an anderer Stelle sichtbar gemacht und durch Mausoperationen weiterverwendet werden. Die rechte Maustaste dient Sortierfunktionen

Sichtbarmachen aller im System verfügbaren und für die Arbeit benötigten Daten. Verzeichnisse außerhalb des Systems werden nicht länger benötigt.

Telefonie

Zusätze


20 Zusätze

20.1 Hilfsfunktionen und Dokumentation

Verwendung von Statuszeilentexten für alle Daten- und Funktionsfelder

Ausführliches Anwendungshandbuch

Installationsanleitung

Technologie


21 Technologie

21.1 Software

Die Basissoftware (Windows-Betriebssystem) muss vorhanden sein und ist nicht im Lieferumfang enthalten. Der VerlagsProfi wird als Run-Time-Version von Access 2016 ausgeliefert. Eine Vollversion von Access ist somit nicht erforderlich.

Der VerlagsProfi kann auch auf einem Terminalserver installiert werden. Die Terminalserversoftware (z.B. von Microsoft) ist nicht im Lieferumfang enthalten.

21.2 Netzwerke

Es werden alle von Microsoft empfohlenen Lösungen unterstützt.

21.3 Mindestanforderungen an Hard- und Software

Die vorliegenden Beschreibungen können nur einen Überblick geben. Im Zweifel sind die technischen Spezifikationen maßgeblich. Folgende Mindestanforderungen müssen erfüllt sein:

PC mit Microsoft Windows, Prozessor mind. 1 GHz, Arbeitsspeicher (RAM) mind. 2 GByte, 3 GByte verfügbarer Speicherplatz.

Bedarf Plattenplatz Server: Mind. 200 MB. In der Folge abhängig von der Größe der Datenbank PROFIDAT.ACCDB. Der Server muss ein Windows-Betriebssystem haben, Linux-, Unix-, BSD, POSIX- oder andere Betriebssysteme sind nicht zulässig!

Betriebssysteme Workstation und (File-) Server:

Microsoft Windows 7 (32-Bit und 64-Bit) Windows 8 (32-Bit und 64-Bit) Windows 10 (32-Bit und 64-Bit) Windows Server 2008 R2 Windows Server 2012

Unterstützte Office-Versionen: Microsoft Office 2007 Office 2010 Office 2013 Office 2016 Office 365

Eine Installation unter Office 64-Bit ist nicht möglich. Bildschirmauflösung: Höhe mindestens 1.024 Pixel.

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LB VP 7.x - Klopotek · 2018. 11. 22. · GW-Verlag – Gesellschaft für gastgewerbliche Fachpublikationen GmbH, Essen Handelsblatt Fachmedien GmbH, Düsseldorf Verlag Herder GmbH,