JELD-WEN Cafe

Moderationsfibel Leitfaden für Moderatoren der JELD-WEN Mitarbeiter-Cafe‘s

Leitfaden für Moderatoren und Moderatorinnen der

JELD-WEN Cafe’s und ein Informationsheft für alle

Beteiligten rund um die Cafe‘s

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Inhaltsverzeichnis

Mitarbeiter-Cafe bei JELD-WEN – Was ist das? 5

Was bezweckt das Unternehmen mit dem Cafe? 8

Was ist das regelmäßige Gruppengespräch? 10

Der Moderator und seine Tätigkeit 13

Visualisieren und Hilfsmittel dafür 17

Ein wenig Gruppenpsychologie 21

Die Durchführung der Cafe’s 27

1 Was muss im Vorfeld des 1. Cafe’s geklärt werden? 31

2 Was muss für die Einbindung der Teilnehmer getan werden? 32

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3 Die erste Cafe-Runde - wie Themen gesammelt werden 33

4 Das zweite Cafe - Präzisieren der Themen und erste Problemlösung 40

5 Das dritte Cafe - konkrete Umsetzung der Problemlösung 47

Ein Werkzeugkoffer mit Methoden 54

1 5 x Warum – Methode – den Problemen richtig auf den Grund gehen 56

2 Die Ishikawa-Analyse – japanische Methode Probleme zu lösen 59

3 Brainstorming – das Gehirn stürmen 63

4 Methode 6-3-5 – schriftliches Brainstorming 66

Raum für Bemerkungen 69

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Mitarbeiter-Cafe bei JELD-WEN

Was ist das?

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Das Mitarbeiter-Cafe bei JELD-WEN, eine unternehmensweite Initiative der Geschäftsführung,

wurde aufgelegt, um in allen Standorten, Bereichen und Ebenen eine Verbesserung der

Unternehmenskultur und des Arbeitsklimas, der aktiveren Beteiligung der Mitarbeiter an

eigenen Arbeitsprozessen und der wirksameren Führung und Zusammenarbeit zu erzielen.

Aus: Präsentation für Moderatoren

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Die Chancen der Führungskräfte, sich selbst aktiv als Moderator zu agieren und die eigenen

Führungsqualitäten auszubauen steht genauso im Fokus, wie die Einbeziehung und Mitwirkung

des gesamten Führungssystems.

Die Führungskräfte werden als Moderatoren

ausgebildet und in die Lage versetzt, ihre

Gruppe zu führen und produktiv arbeiten zu

lassen. Sie lernen dabei mit Kritik umzugehen

und Lösungsansätze in Zusammenarbeit mit

der Gruppe zu erstellen.

Diese Fibel soll den Moderatoren und weiteren Beteiligte Informationen, Anregungen, Methoden

und eine zielgeleitete Vorgehensweise rund um die Moderation der Cafe’s geben, damit einem

effektiven Prozess nichts mehr im Wege stehen kann.

Aus: Präsentation für Moderatoren

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Was bezweckt das Unternehmen

mit dem Cafe?

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o Sorgen und Anliegen der Mitarbeiter ernsthaft aufnehmen

o Reibungsstellen im betrieblichen Zusammensein gemeinsam anpacken

o Notwendiger Veränderungen rasch und präzise umsetzen

o Mitarbeiter aktiv am Verbesserungsprozess ihres Bereiches beteiligen

o Führung wirksam und wertvoll erkennen

o Nutzen einer guten Führungs-Beziehung erkennen

o Zusammenarbeit über Abteilungen, Bereiche und Ebenen ermöglichen

o Die Ergebnissituation des Unternehmens positiver entwickeln

o Führungsleitlinien und Werte aktiv umsetzen

Die Ziele der JELD-WEN Cafes

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Was ist das regelmäßige

Gruppengespräch?

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Regelmäßige Gruppengespräche in der Gruppen- oder Teamarbeit dienen dazu, die

betroffenen Mitarbeiter an Problemlösungen und Zielvereinbarungen teilhaben zulassen. Im

Gruppengespräch, in denen etwa acht bis zwölf Personen aktiv beteiligt sein sollten, werden

Bewertungen des Arbeitsplatzes, des Arbeitsprozesses und daraus entstehende Probleme (z.B.

Produktion, Umgangston, Zusammenarbeit) benannt und vom Team bearbeitet. Die Teilnehmer

– durchaus auch ergänzt durch Mitarbeiter aus anderen betroffenen Bereichen - haben die

Möglichkeit, Lösungsvorschläge zu erarbeiten und diese umzusetzen, oder dem jeweiligen

Vorgesetzten z.B. dem Meister, Abteilungs- oder Werksleiter oder einem Entscheiderkreis

(Führungskreis der Cafe‘s, ESA Steuerkreis) zur Bewertung vorzutragen. Diese Cafe’s, oder

auch Gruppengespräche genannt, werden von einem Moderator geleitet. Die Moderatorenrolle

übt in der Regel die Führungskraft und/oder dessen Stellvertreter aus. Diese Fibel gibt

Informationen, Ideenanstöße und Anregungen für Moderatoren, um ihre Gruppe erfolgreich

anleiten und gemeinsam Lösungen erarbeiten zu können.

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Problemlösung durch die Gruppengespräche im CAFE

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Der Moderator und seine Tätigkeit

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1 Vorbereitung des Cafes

2 Durchführung des Cafes

3 Nachbereitung des Cafes

Termine festsetzen - Abstimmung mit

Chef

Ankündigung - Benachrichtigen

der Teilnehmer

Bereitstellen von Unterlagen (Moderation)

Gruppen leiten mit Betonung auf Zusammenarbeit

Leitung des PAULE-Gespräches in der Cafe-Gruppe

Zusammenfassen und strukturieren von Beiträgen

Visualisieren und Protokollieren der Gruppenarbeit

Lösungsorientierte Diskussionsleitung PAULE

Rückmeldung zur Gruppenarbeit geben

Veröffentlichung von Protokollen und Maßnahmen

Führen Aufgaben-dokumentation / PAULE-Tabelle

Präsentation der Vorschläge vor Ent-scheidungsbefugten

Aufgaben des Moderators

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→ Organisieren: das Ansetzen und Durchführen von Cafes

→ Moderieren: Umgang mit Gruppen, Gruppenregeln beherrschen

→ Visualisieren: Festhalten von Gruppenprozessen und Entscheidungen

→ Probleme lösen: systematische, lösungsorientierte Vorgehensweise

→ Präsentieren: das Darstellen von Gruppenarbeitsergebnissen

→ Dokumentieren: den Problemlösungskatalog PAULE führen

→ Feedback: Rückmeldung geben und Erfolge bewusst machen

Regel: Das kann man alles lernen, sodass man auf

die zukünftige Moderatorenrolle vorbereitet ist!

Was ein Moderator können sollte!

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o Punkten: jeder Teilnehmer bekommt Klebepunkte und verteilt diese. Die gesamte Gruppe

bringt ihre Punkte zur gleichen Zeit an (Anonymität ist wichtig). Themen: Abfrage vom

Stimmungsbild oder Setzen von Präferenzen, Erfassung von Gewichtungen usw. Wenn

mehrere Punkte verwendet werden, können diese gleichmäßig (jeweils ein Punkt auf eine

Karte) oder stark gewichtet (alle Punkte auf eine Karte)verteilt werden.

o Kartenabfrage: zum Beispiel zur Themenfindung / Problemsammlung. Teilnehmer sammeln

alle Ideen und schreiben diese auf Karten. Im Anschluss präsentiert Moderator die

Ergebnisse.

o Themenfindung in Kleingruppen: sollte es Schwierigkeiten bei der Problemsammlung

geben, kann man die Teilnehmenden in kleinere Gruppen aufteilen und diskutieren lassen.

Im Anschluss präsentieren sie ihre Ergebnisse.

Elemente guter Moderation

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Visualisieren und

Hilfsmittel dafür

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→ Ein Bild ist dauerhafter und einprägsamer als „nur“ Gesagtes

→ Ein Bild schafft durch seine Erstellung Gedankenordnung

→ Ein Bild kann von allen Gruppenmitgliedern gestaltet und verändert werden

→ Ein Bild von Gesagtem zu machen, heißt „Durchblick zu schaffen“ und Wichtiges von

Unwichtigem zu trennen

→ Ein Bild von einem Prozess zu machen heißt, an der Sache zu bleiben

→ Das Bild von einem Gruppenprozess verbindet die Teilnehmer

Regel: visuelle Moderation ist eine unabdingbare Methode

gruppenbezogen und effizient Probleme zu lösen

Visualisieren ist Sichtbarmachen!

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Visualisieren ist gar nicht so schwer. Der

Moderator braucht dafür einige Hilfsmittel.

Zunächst sind Stellwände- oder Pinnwände

wichtig. Auf diesen heftet der Moderator mit

Nadeln das Packpapier. Auf dieses Papier

kann man mit Filzschreiber verschiedener

Stärke schreiben, auch die beschrifteten

Kärtchen pinnen, oder einen Prozess der

Gruppe visualisieren. Auf den folgenden

Seiten kann man ansehen, wie man die

verschiedenen Kärtchen nutzt. Visualisieren

soll keine bunten Bilder erzeugen, sondern

Gesagtes sinnvoll geordnet darstellen.

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Die rechteckigen Karten dienen dazu, möglichst viel von dem in Kurzform

festzuhalten, was die Gruppenmitglieder an Themen und Problemen in

die Cafe-Sitzung mit einbringen wollen. Diese Karten dienen auch dazu das aufzuschreiben,

was in der Gruppensitzung im Cafe gesagt wurde und für die Problembearbeitung von

Bedeutung sein kann. Im Cafe werden die roten Karten verwendet um veränderungsnotwendige

Themen oder Problemstellungen hervorzuheben. Auf grünen Karten stehen lobende, positive

Aspekte. Es sollten auch nie mehr als drei bis vier Zeilen auf eine rechteckige Karte

geschrieben werden. Auf eine Karte gehört auch nur ein Thema oder Aspekt. Das hilft sich auf

das wichtigste zu beschränken und deutlich zu bleiben.

Die runden Karten sind gut für Kennzeichnungen oder Ziffern. Manchmal können

Sie auch für Hervorhebungen verwendet werden.

Auf einer ovalen Karte werden Begriffe oder ganze Inhalte von mehreren

rechteckigen Karten zusammengefasst.

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Ein wenig Gruppenpsychologie

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o Probleme können von denen erörtert und bearbeitet werden, die davon betroffen sind

o Mehr Beteiligte können auch mehr Ideen zur Ursachen- und Lösungsfindung beitragen

o Jeder Mitarbeiter verfügt über spezielles Wissen und „Know how“, das allen nützen kann

o In der Gruppe erfährt der Einzelne mehr über sich, die eigene Arbeit und auch die Arbeit

der anderen

o Je mehr Personen die Entscheidung tragen, desto mehr tragen auch die daraus

entstehende Lösung

Regel: Eine Gruppe ist immer dann stärker als der Einzelne, wenn es um Aufgaben des

„Suchens und Sammelns“ geht! (das gilt sowohl fürs Pilze sammeln, als auch

für die Lösungssuche)!

Wozu überhaupt Cafe’s?

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o Die Sache, das Problem, das Thema muss klar und genau definiert sein (was,

wann, wo, wer, wie)

o Jedem in der Gruppe muss das Problem deutlich sein

o Alle Teilnehmer am Cafe müssen ihre Sichtweise des Problems einbringen

o Jeder sollte sein Wissen und seine Erfahrung für Lösungen zur Verfügung

stellen

o Es ist wichtig, dass unterschiedliche Meinungen und Sichtweisen zum Tragen

kommen

o Man muss miteinander reden und sich gegenseitig zuhören

o Nur wenn man weiß wie und was der andere denkt, kann man ihn verstehen

Bedeutung für die Bearbeitung der Themen

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o Nicht zu viel selber reden (sich selbst zurücknehmen)

o Teilnehmer zum Gespräch auffordern (auch Einzelne direkt ansprechen)

o Ab und zu die Wortbeiträge zusammenfassen (zur Klärung)

o Darauf achten, dass visualisiert wird („mitschreiben“ auf Karten, FlipChart…)

o Auch mal „dazwischen gehen“, wenn vom Thema abgekommen wird

o Methoden wie Kartenabfrage, Punkten u.a. anwenden

o Am Schluss nochmal zusammenfassen und zukünftige Schritte aufzeigen

Regel: Der Moderator ist nicht der Problemlöser,

er ist Helfer zur Problemlösung in der Gruppe!

Ratschläge für den Moderator

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o Niemand darf seine Meinung oder seine Entscheidung anderen aufdrücken

o Jeder sollte jedem aufmerksam zuhören

o Es sollte möglichst immer nur eine Person zur selben Zeit sprechen (Redezeit begrenzen)

o Auch abweichende Meinungen sollten als nützliche Beiträge angesehen werden

o Argumente und Wortbeiträge müssen klar und verständlich sein

o Alle wichtigen Beiträge und Vorgehensweisen sollten sichtbar visualisiert werden

o Entscheidungen müssen in Übereinstimmung aller getroffen werden

o Grüppchen und Cliquen schaden der Gruppenarbeit

o Emotionen, persönliche Streitigkeiten und Prestigeverhalten gilt es einzudämmen

Verhaltensregeln in der Gruppe

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Die Durchführung der Cafe‘s

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„PAULE“ ist sowohl das methodische Herzstück der Cafe’s, als auch der innere Leitfaden für

die erfolgreiche Durchführung des Cafe’s. PAULE gibt dem Moderator einen Fahrplan an die

Hand und leitet die Gruppe Schritt für Schritt durch den Prozess der Cafe‘s – von der Klärung

des Problems bis hin zu gemeinsamen Lösung des Themas. Die Gruppengespräche erhalten

durch PAULE eine Struktur / Agenda und sorgen gleichzeitig für die Vergleichbarkeit des Cafe’s

im Unternehmen.

PAULE steht für:

PAULE – Herzstück der Cafe‘s

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Die PAULE – Tabelle der JELD-WEN Cafes

2. …kom

mt das nächste Them

a dran

1. Erst wird ein Thema vollständig bearbeitet, dann…

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Nr Priorität Problem erfassen Auswirkungen erkennen

Ursachen erkunden

Lösungen finden Entscheidungen treffen

Wer bis wann Ergebnisse

1

2

3

4

5

6

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Was muss im Vorfeld des ersten Cafe‘s geklärt sein?

1 Ist ein Raum, ein Platz für das Cafe vorhanden, reserviert?

2 Wer moderiert, wer assistiert und unterstützt den Moderator?

3 Wie lange darf Cafe dauern, gibt es Erfahrungswerte, was sagen Moderatoren dazu?

4 Welcher Zeitabstand ist für die Cafes machbar?

5 Wie sind die Cafes in die Schichten, den Schichtplan, die Arbeitszeiten eingebunden

o Cafe-Arbeit ist Arbeitszeit

o Zeitlicher Aufwand für Arbeit in und für die Cafe’s auf Kostenstelle buchen

6 Ist das nötige Material vorhanden (Papier, Karten, Schreiber, Stellwände)

7 Sind alle Chefs abgeholt, eingewiesen?

8 Ist die Rolle des Chefs im ersten Cafe geklärt, welchen Part übernimmt der Chef?

9 Weitere Fragen…..

1

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Was muss für die Einbindung der Teilnehmer getan werden?

1 Welche Personen außerhalb der Teilnehmergruppe sollten noch einbezogen werden?

2 Sollten schon im Vorfeld des Cafe’s bestimmte Mitarbeiter angesprochen werden?

3 Wie werden die Teilnehmer des Cafes eingeladen?

o Schriftlich. Die Einladung den Teilnehmern persönlich übergeben

o Den Teilnehmern die Grundidee des JELD-WEN Cafe’s erklären

o Ausgeben der roten und grünen Karten

4 Wer übernimmt welche Rollen mit welchen Aufgaben?

o Rolle und Aufgabe der Moderatoren, der Teilnehmer, der Chefs

5 Wer sind die Ansprechpartner für die erarbeiteten Maßnahmen?

6 Weitere Fragen ……

2

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Die erste Cafe Runde: Sammlung der Themen

A BEVOR ES LOSGEHT: EINSTIMMUNG DER TEILNEHMER AUF DAS CAFE

Es ist wichtig die Teilnehmer mit der Methode der Moderation im Cafe vertraut zu machen,

quasi „anzuwärmen“. Denn die Teilnehmer lernten schon im Vorfeld ein wesentliches Element

der Moderation kennen: „die Moderationskarten“. Die Teilnehmer fragen sich sicherlich was das

denn wäre! (Die Moderations-Methode ist eine lösungsorientierte Besprechungsform, die jeden

einzelnen Teilnehmer einbezieht und Raum für Mitwirkung bietet). Für diesen ersten Schritt im

Cafe sollte sich der Moderator richtig Zeit nehmen.

3

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1 Begrüßen, Danken für das Kommen

2 Fahrplan, Zeitplan Cafe vorstellen

3 Erwartungen abfragen: „Welche Erwartungen haben

Sie / habt ihr an unser Cafe?“ Antworten auf Flipchart

für alle sichtbar notieren. Alternativ: Stimmungsbild

mit Barometer erheben. Frage: „Wenn ich an unser

Cafe denke geht es mir …? Fragestellung und

Barometer ist auf FlipChart gezeichnet. Teilnehmer

punkten lassen. Moderator erfragt die Meinung zum

Bild und notiert die Aussagen daneben.

4 Präsentation „Cafe“ vorstellen.

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B JETZT GEHT ES LOS: PROBLEMSAMMLUNG MIT GRÜNEN UND ROTEN KARTEN

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Eine Problemsammlung sollte am Anfang jeder Kleingruppenarbeit stehen. Sie gibt einen

Überblick über das, „was knirscht und reibt“ und ermöglicht Prioritäten zu setzen. Sie macht es

auch möglich, später den Erfolg der Cafe-Arbeit zu kontrollieren. Es sollten dabei alle Probleme

aufgenommen werden die genannt werden, auch die Themen, die die Teilnehmer zum Cafe

mitbringen, wobei es egal ist, von wem sie kommen. Über die Bearbeitungsauswahl sollte die

Gruppe entscheiden.

Hierbei eignet sich die zuvor genannte Methode der Kartenabfrage. Nach dem Sammeln sollten

die Beiträge thematisch geordnet werden. Zusammengehörige Inhalte werden zu sinnvollen

Kategorien zusammengefasst und mit Überschriften versehen. Daraus entsteht Übersichtlichkeit

und das Bewerten fällt leichter. Daraufhin können die Teilnehmenden entscheiden, welche

Themenblöcke für sie relevant sind und welche zuerst bearbeitet werden sollten. Hierfür eignet

sich die Methode des Punktens („Welche Themen sollten wir als erstes anpacken“).

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1 „Was läuft gut“ – Karten einsammeln. Zeit lassen, sollten noch Karten geschrieben werden.

Die Karten laut vorlesen und würdigen. Gleichlautende Karten auf der Pinnwand in Gruppen

zusammenhängen. Nachdem alle Karten eingesammelt und angepinnt wurden,

Kartengruppen vorlesen. Mit Stift umranden. Gemeinsam mit den Teilnehmern eine

Überschrift finden, die diese Kartengruppe repräsentiert.

2 „Was läuft nicht gut“ – Karten einsammeln. Vorgehensweise wie oben. Nach ähnlichen

Themen / Problemen sortiert an die entsprechende Pinnwand heften. Eventuell die

Teilnehmer fragen, ob die Karten so richtig hängen, Kartengruppen umranden.

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3 Priorisieren der Themen, die aus der Sicht

der Gruppe am wichtigsten gesehen

werden. Das „Punkten“ ist die schnellste

und einfachste Methode, Gewichtungen

herzustellen. Die Teilnehmer bekommen je

5 Klebepunkte und verteilen diese nach

persönlicher Einschätzung – offen oder

auch verdeckt.

Kriterium kann die Wichtigkeit, die Aktualität

oder anderes sein. Die Verteilung kann

gleichmäßig (ein Punkt auf eine Karte) bis

stark gewichtet (alle Punkte auf eine Karte)

vorgenommen werden.

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C DAS WAR ES FÜRS ERSTE: ABSCHLUSS ERSTES CAFE

1 Zusammenfassen des Ablaufes und des Ergebnisses des Cafes,

2 Appell an die gemeinsame Verantwortung und Verpflichtung

3 Dokumentation der Ergebnisse in PAULE (Moderator überträgt die Ergebnisse der ersten

Cafe-Runde in die Arbeitstabelle) und Aushang des Aktionsplanes (Wo klären)

4 Festlegung der 2. Cafe-Runde (Wann, Wo)

5 Stimmungsbarometer erheben:

o Frage: „Wenn Sie an unser Cafe denken, wie zufrieden sind Sie damit?“

o Barometer auf Flipchart gemalt. Punktbewertung durch Mitarbeiter

o Kurze Meinungssammlung zum Barometer. Auf Flipchart notieren

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Das 2. Cafe - Präzisieren der Themen und erste Problemlösung

A BEVOR ES LOSGEHT… EINSTIEG MIT BEDACHT

Der Start und das Ende des 2. Cafe’s könnten wie anlässlich des 1. Cafe‘s ablaufen. Der

Moderator kann im weiteren Verlauf mutig variieren!

Tipp: In diesem Cafe geht es um die Bearbeitung und Lösung von Themen. Wenn die

Teilnehmer noch wenige Erfahrungen mit Gruppenarbeit gesammelt haben, kann der Moderator

mit einem Thema oder Problem „zum Üben“ zu starten. Erst wenn die einzelnen Schritte der

Gruppe vertraut sind wagt man sich an die Themen mit hoher Priorität. (Nur keine überzogene

Eile, immer ein Thema nach dem anderen angehen. Erst wenn ein Thema gelöst ist, das

nächste angehen!).

4

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B AUSWIRKUNGEN ERGRÜNDEN - „DENN OHNE AUSWIRKUNG KEIN PROBLEM“

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1 Thema für die Bearbeitung und für die Problemlösung auswählen (Thema zum

erstmaligem Übung, oder Thema mit Priorität wählen. Immer ein Thema bearbeiten!).

2 Themabearbeitung: Problemstellung besprechen und beschreiben, damit alle Teilnehmer

im Cafe vom gleichen Sachverhalt ausgehen (und nicht Äpfel mit Birnen vergleichen):

o „Was und Wo ist das Problem, Wann tritt das Problem auf?“

o „Wer ist betroffen und muss gehört werden?“

3 Frage/n bearbeiten „Wie wirkt sich das Problem aus auf:

o Personen, Team, Abteilung, Standort, Unternehmen,

o Prozesse, Kultur, Führung, Zusammenarbeit?“

o „Wenn wir das Problem nicht in den Griff bekommen, was würde passieren?“

4 Ergebnisse der Diskussion auf FlipChart mitschreiben

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C URSACHEN AUFKLÄREN – DEM PROBLEM AUF DEN GRUND GEHEN!

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1 Nachdem die Problembeschreibung so präzise wie möglich vorliegt und die

Auswirkungen des Problems bekannt sind, erfolgt die Analyse der Problemursachen. Dies

ist wichtig, um keinen vordergründigen „Scheinlösungen“ auf den Leim zu gehen. Hierbei

geht es (noch) nicht um die Bewertung des Problems, sondern um die tiefe Ergründung

der Ursachen.

2 Fragestellungen im Cafe könnten sein:

o Wenn wir uns das beschriebene Problem ansehen, was liegt diesem Problem

zugrunde, was ist die Ursache dafür?

o Was steckt dahinter, warum ist das Problem da?

3 Offene Fragen stellen (W-Fragen): Was noch, Warum, Wieso, Weshalb, Wann

4 Ergebnisse der Diskussion auf FlipChart mitschreiben

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D PROBLEM LÖSEN – WELCHE LÖSUNGSIDEEN GIBT ES?

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So schwer es dem einen oder anderem Teilnehmer auch anfänglich fallen kann, es gibt kaum

unlösbare Themen. Der Moderator kann die Gruppe direkt nach Ideen, Lösungen, Chancen der

Behebung des Problems, ansprechen. Sinnvoll ist es auf jeden Fall den Vorgesetzten in die

Entwicklung der Problemlösung einbeziehen, oder interne Experten in der kommenden Cafe-

Runde einladen und befragen, oder auch erste eigene Ansätze vorstellen.

Für diese Phase sollte sich der Moderator Zeit nehmen. Ist keine Lösung in Sicht, dann kann

der Moderator die Suche „vertagen“. Die Teilnehmer werden gebeten, Ideen und

Lösungsvorschläge als „Hausaufgabe“ bis zum nächsten Cafe zu sammeln. Der Moderator

kann die Teilnehmer auch anregen, in kleineren Gruppen die Lösungsvorschläge zu erarbeiten

und im Folge-Cafe zu präsentieren.

Sollte jedoch bei der Lösung eines bestimmten Themas der Moderator mit seinem Team an

Grenzen stoßen, so können andere Methoden aus dem Werkzeugkoffer ausprobiert werden.

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Das 3. Cafe mit konkreter Umsetzung der Problemlösung

A DER START IN DAS CAFE – RÜCKSCHAU UND AUSBLICK

Der Start und das Ende des 3. Cafe’s könnten wie anlässlich des vorhergehenden Cafe‘s

ablaufen. Der Moderator kann jedoch im weiteren Verlauf mutig variieren!

Es ist empfehlenswert in der Gruppe den bisherigen Prozess anzusehen und zu würdigen.

Dazu eignet sich ein Meinungsbild („welchen Eindruck haben Sie vom bisherigen Verlauf

unseres Cafe’s?“) oder Stimmungsbild („Wenn ich an den bisherigen Verlauf meines Cafe’s

denke, geht es mir…“). Auch die Frage, „Was müssen wir tun, damit wir uns verbessern?“

bringt Energie in die Gruppe.

5

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B DIE UMSETZUNG VON LÖSUNGEN – ODER „DAMIT AUCH WAS PASSIERT“

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Die Maßnahmenliste ist eine Möglichkeit, Lösungsvorschläge kontrolliert umzusetzen. Sie sollte

immer am Ende des Problemlöseprozesses stehen, am besten in aktueller Form auf einem

PAULE-Plakat. Inhalt ist immer: Problembeschreibung (mit den jeweiligen Ursachen und

Auswirkungen), die von der Gruppe und den Experten verabschiedete Maßnahme, der

Verantwortliche und der nächste Rückmeldetermin.

Als Verantwortlicher gilt immer der, der den nächsten Schritt unternehmen muss, oder aber

auch derjenige Teilnehmer der Gruppe, der die Patenschaft für das gesamte Thema

übernommen hat. Rückmeldung bedeutet nicht, dass das Problem gelöst sein muss. Es reicht,

wenn über den jeweiligen Stand berichtet wird. Darum gibt es Rückmeldetermine, bis die

Maßnahme umgesetzt ist. Notwendig ist es, die Maßnahmenliste zu erstellen mit dem Inhalt:

WER macht WAS bis WANN? Diese wird kontinuierlich in PAULE geführt.

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Anmerkungen: Es könnte durchaus sein, dass es anfänglich schwer fällt, Teilnehmer des Cafe’s für aktive Mitarbeit, die Verantwortung für den Prozessschritt, oder für die Patenschaft des gesamten Themas zu bewegen. Das ist bei Teams, die mit Arbeitsweise im Cafe noch unerfahren sind, durchaus natürlich. Ein erfahrender Moderator kennt die möglichen Hinderungsgründe für eine „Verweigerung“ wie: Angst vor Misserfolg, in Ungnade zu fallen, vor sozialem Druck, zusätzliche Arbeit, Mehrbelastung, kein entsprechendes Entgelt, Haltung: Lieber stabil als eine zukünftige Ungewissheit, und kann darauf mit folgenden Fragen eingehen: o „Wer nimmt sich diesem Thema an, wer von Euch will daran arbeiten?“ o „Wer könnte mit Wem am Thema arbeiten?“ o „Wer könnte uns hier am Standort unterstützen und helfen?“

Sollte sich niemand finden, bleibt diese Spalten offen. Alternative Frage könnte sein: o „Wer sich dieses Themas annimmt, kann sich bei mir melden - Danke“. o Spalte „Bis Wann“ angehen (zur Bearbeitung Luft lassen, Hauptsache es bewegt sich was)

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C DIE ERGEBNISSE – WORAN ERKENNEN WIR DASS DAS PROBLEM GELÖST IST?

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D DIE NACHBEREITUNG DES CAFE’S – ORGANISATORISCHES FÜR DEN MODERATOR

Dokumentation des Cafes:

o Ergebnisse des Cafe’s in die PAULE - Excel-Tabelle übertragen, ausdrucken und an der vereinbarter Stelle (wie zum Beispiel die Info-Wand der Endfertigung) veröffentlichen

o Fotodokumentation erstellen und Teilnehmer zustellen (gilt jeweils zu klären) o Dokumentation im Laufwerk „JELD-WEN - CAFE“ hinterlegen. Dadurch können sich alle

Mitarbeiter / Moderatoren über den Status der Cafes informieren und austauschen o Persönliche Erfahrungen in der Durchführung des eigenen Cafes durchdenken und in die

Spalte „Bemerkungen“ dieses Leitfadens eintragen.

Informationsrunde:

o Vorgesetzte über Inhalt, Ablauf und Ergebnisse informieren

o Klären, wer beim Folge-Cafe einbezogen, informiert werden müsste o Das Folge-Cafe gemeinsam durchdenken und einplanen.

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Erfahrungsaustausch:

o Durchführen regelmäßiger Erfahrungsrunden im Moderatorenkreis o Die moderierenden Kollegen über die eigenen Ergebnisse, Erfahrungen und Erkenntnisse

des Cafe’s informieren und gemeinsam den Prozess reflektieren. o Erarbeitung von „Lessons Learned“ (Was war richtig Klasse, was kann beim nächsten

Mal vermieden werden). Im jeweiligen Laufwerkordner hinterlegen.

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Ein Werkzeugkoffer mit Methoden

für die Durchführung der Cafe’s

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o 5 x Warum – Methode – den Problemen zu richtig auf den Grund gehen

o Die Ishikawa-Analyse – japanische Methode Probleme zu lösen

o Brainstorming – das Gehirn stürmen

o Methode 6 - 3 - 5

o … weitere folgen ….

Der Inhalt des Werkzeugkoffers

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wer nicht fragt …

5 x Warum - Methode

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Fünf-Warum ist eine Methode, um Problemen so richtig auf den Grund zu gehen. Ziel dieser

fünf „Warum?“ - Fragen ist es, eine Ursache für ein Problem zu bestimmen. Die Anzahl der

Nachfragen ist nicht auf fünf begrenzt, diese Zahl ist symbolisch zu verstehen. Wichtig ist, dass

so lange nachgehakt wird, bis der Aspekt, der den Fehler oder das Problem verursacht hat

ganz eindeutig identifiziert ist.

Beispiel einer Problemstellung: Das Fahrzeug startet nicht.

1. Warum startet das Fahrzeug nicht? Die Starterbatterie ist leer.

2. Warum ist die Starterbatterie leer? Die Lichtmaschine funktioniert nicht.

3. Warum funktioniert die Lichtmaschine nicht? Der Treibriemen ist gerissen.

4. Warum ist der Treibriemen gerissen? Der Treibriemen wurde nie ausgewechselt.

5. Warum wurde der Treibriemen nie ausgewechselt? Das Fahrzeug wurde nie gewartet.

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Die 5 X Warum Tabelle

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eine japanische Art,

Problemlösungen zu finden Seite | 59

Die Ishikawa-Analyse (Ursache-Wirkungs-Diagramm) ist eine ganzheitliche Methode, Probleme

zu bearbeiten. Die Schritte Ursachen- und Lösungsfindung liegen hier eng zusammen. Das

Problem wird genau definiert, auf der rechten Seite eingetragen und nach vier Gesichtspunkten

Mensch, Maschine, Material und Methode auf seine Ursachen untersucht.

Der Moderator sammelt die Ursachen auf weißen rechteckigen Karten und steckt sie an die

Linie der jeweiligen Kategorie (Kartenabfrage s.o.). Lösungsvorschläge können schon jetzt auf

ovalen Karten hinzugefügt werden. Nach Abschluss der Ursachensammlung werden die

Hauptursachen bestimmt zu den dann gezielt Lösungsideen gesucht werden (Brainstorming).

Nach Abschluss entscheidet die Gruppe über die beste Lösungskombination. Jetzt kann der

Moderator die weiteren Schritte zur Umsetzung einleiten.

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Beispiel für eine Ishikawa-Analyse

Problem: überhöhter Benzinverbrauch beim PKW

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wie man das „Gehirn stürmt“

und dabei Ideen und Vorschläge findet Seite | 63

Das Brainstorming ist eine Methode zur Ideenfindung. Bei der Durchführung sollte der

Moderator besonders auf die Einhaltung der vier Regeln achten. Die Teilnehmer werden

aufgefordert, alles auf Karten zu schreiben, was ihnen an Ideen zu einer bestimmten

Fragestellung einfällt (Bsp. „Jeder schreibt 5 Ideen zum Problem XY auf“).

Während die Teilnehmer noch schreiben sollte der Moderator schon fertige Beiträge sammeln

und schon geordnet auf die Pinnwand stecken. Diese sichtbaren Vorschläge regen zur

„Produktion“ weiterer Ideen an.

Erst wenn dieser Sammel- und Denkprozess abgeschlossen ist, sollte die Diskussion über die

Brauchbarkeit der Vorschläge oder Idee-Verknüpfungen stattfinden. Die beste Idee wird dann

weiterverfolgt.

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Methode 6 – 3 – 5

das schriftliche Brainstorming Seite | 66

1 6 Personen schreiben (jeder für sich alleine) zu einem bestimmten Problem je 3

Lösungsvorschläge auf ein Blatt Papier

2 Diese Blätter werden dann nacheinander an die übrigen 5 Teilnehmer weitergereicht, so

dass am Ende des Rundlaufes jeder die Vorschläge aller anderen in der Hand hat

3 Den Vorschlägen der anderen soll jeder möglichst 3 weitere Ideen hinzufügen

4 Es müssen also schließlich auf jedem Bogen 18 Ideen stehen

Damit ist der Rundlauf beendet.

Man hat jetzt 108 Ideen zur Lösung des Problems!

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Bemerkungen, Notizen, Wissenswertes…

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JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG

Human Resources, Andreas Steiner

August-Moralt-Straße 1-3, D-86732 Oettingen

Telefon: +49 (0) 90 82/71 – 195

Juni 2015

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