Literatur verwalten mit EndNote X4 Dr. Christiane Holtz, [email protected], 28.September [email protected]

Literatur verwalten mit EndNote X4

Dr. Christiane Holtz, [email protected], 28.September 2010

mailto:[email protected]

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EndNote Library | Daten sortieren | Daten sammeln | Arbeiten mit Volltexten | Daten ausgeben

Was kann EndNote?

Literaturdaten sammeln

manuell

online, Import

aus pdf-Dateien erstellen

Literaturdaten und Volltexte verwalten

in Gruppen aufteilen

Notizen, Abstracts, Schlagwörter anlegen

pro Datensatz bis zu 45 Dateianhänge

Volltexte herunterladen, lokale Verfügbarkeit ermitteln

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Was kann EndNote?

Bibliographien und Manuskripte erstellen

Kurzbelege, Literaturverzeichnis, Abbildungsverzeichnis automatisch generieren in Word und Open Office Writer 3 über CiteWhileYouWrite

Formatierung von RTF-Dateien über Format Paper

Word-Dokumentvorlagen für zahlreiche Zeitschriften

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Ihre Datenbank

EndNote Library = [Ihre Daten].enl

Automatisches Öffnen einer bestimmten Library beim Starten des Programms einstellbar (Preferences)

Zu jeder Library gehört ein DATA-Ordner (enthält z.B. pdf-Dateien). Beim Verschieben oder Kopieren von Libraries über den Windows-Explorer immer den dazugehörigen DATA-Ordner mitnehmen

enl-Datei und DATA-Ordner können gemeinsam in einer komprimierten ENLX-Datei gespeichert werden:File >> Compressed Library

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EndNote im Netzwerk

Masseninstallation auf mehreren PCs ist möglich

Mehrere Nutzer können eine Library gleichzeitig lesen: Im Windows Explorer für enl-Datei und DATA-Ordner auf Zugriffsrechte auf "Lesen" setzen

Gleichzeitiges Bearbeitung durch mehrere Nutzer ist nicht möglich

Zur Vergabe unterschiedlicher Rechte für verschiedenen Nutzer Rechteverwaltung des Netzwerks einsetzen

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Das Datenbankfenster

Tabellarische Kurzansicht

Datenbankfelder und

Reihenfolge: Edit >> Preferences

Vollansicht durch Doppelklick

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Der Registerkartenbereich

Preview: Vorschau auf den ausgewählten Zitationsstil

Search: Suche nach Referenzen in der EndNote Library

Quick Edit: Vollansicht einer einzelnen Referenz

zum Bearbeiten

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Output Style

Die Preview zeigt den ausgewählten Zitationstil (Output Style)

Änderung der Auswahl jederzeit möglich

Die Auswahlliste der Output Styles kann erweitert werden durch Select Another Style

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Search

Suche nach Wortbestandteilen, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung HIV findet auch archive

Lösung:

Match words: das exakte Wort wird gesucht (Suche nach Zahlenbereichen ausgeschlossen)

Match case: bei Eingabe von HIV werden nur Großbuchstaben gesucht (kann mit Zahlenbereichen kombiniert werden)

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pdf-Dateien durchsuchen

pdf-Dateien im Attachment können ebenfalls durchsucht werden

Suchfeld: "PDF" oder "Any Field + PDF"

funktioniert nicht bei eingescannten Texten

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Edit >> Preferences

Zahlreiche Möglichkeiten zur Anpassung an eigene Bedürfnisse, z.B.

Library wählen, die beim Öffnen der Programms starten soll

Felder und Reihenfolge der Feld im Datenbankfenster bestimmen

Document Type wählen, der bei manueller Eingabe als erstes angegeben werden soll

Alle Möglichkeiten für Find Fulltext nutzen (s. Folie 32)

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Das Gruppenfenster

permanent

angelegt

automatisch

Group SetCustom GroupSmart Group

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Arbeiten mit Gruppen

Erstellen und bearbeiten: Groups-Menü oder rechte Maustaste

Verschieben von Referenzen durch Drag and Drop aus anderen Gruppen oder aus dem Datenbankfenster

Custom Groups und Referenzen in Custom Groups können gelöscht werden ohne Verlust der Referenzen (bleiben in "All References")

Smart Groups, kombinierte und automatische Gruppen können gelöscht werden, aber Löschen einzelner Referenzen innerhalb der Gruppen entfernt Referenzen endgültig

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Smart Groups

Aus Suchen Gruppen erstellen

direkt im Anschluss an Search über den Button Options >> Convert to Smart Group

über das Groups-Menü

Neue Datensätze, die den Search-Bedingungen entsprechen, werden automatisch in die entsprechende Custom Group kopiert

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Kombinierte Gruppen

Custom Groups und Smart Groups können in einer kombinierten Gruppe zusammenfasst werdenGroups >> Create from Groups

Ausgewählte Gruppen werden mit Boolschen Operatoren (AND, OR, NOT) verknüpft

AND bildet die Schnittmenge, OR bildet die Summe

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Daten sammeln (Übersicht)

Manuell

Feld für Feld

Online-Recherche

Kataloge

Bibliographien

Import

Standardformate

Spezialfilter

aus pdf-Dateien generieren

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Eingabe einer neuen Referenz

References >> New Reference

Passenden Referenztyp wählen (Journal Article wird standardmäßig als erstes angeboten, Änderung über Preferences möglich)

Feldbezeichnung ändern sich je nach gewähltem Referenztyp

Figure, Chart and Table: Referenztypen für die Verwaltung von Abildungen, Dateien und Objekten

Jeder Referenenztyp kann bis zu 45 Dateianhänge enthalten

DOI bekannt Online Search über CrossRef ermittelt die dazugehörigen Titeldaten

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Regeln für die Eingabe von Autorennamen

EIN Autorenname pro Zeile

Vorname Nachname oder Nachname, Vorname

EndNote erkennt Vor- und Nachnamen und fügt neue Namen einer Term List hinzu

Juristische Person

Komma nach dem Namen erforderlich

Zwei Kommata, wenn der Name einen Zusatz enthält

World Bank,

University of California,, Berkeley

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Empfehlung für Journal Title

Vollen Namen eingeben und Abkürzung über Term Lists pflegen Über den Output Style Ausgabevariante wählbar

Auf Konsistenz innerhalb der Spalten achten

Bei automatischer Datenübernahme evt. Korrektur notwendig

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Term Lists

Menü Tools

Voreingestellt werden aus Autorennamen, Zeitschriftentiteln und Schlagwörtern Listen erstellt

Bearbeitung der Listeneinträgeüber Open Term Lists >> Terms

Weitere Listen können definiert werden

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Journals Lists importieren

Zeitschriftentitel und die gebräuchlichen Abkürzungen aus einigen Fächern können importiert werden (EndNote-Programmordner "Terms Lists")

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Dateianhänge

Feld File Attachments

Menü Reference >> File Attachments >> Attach File

Checkbox "Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link" aktivieren

Kopie der Datei wird im DATA-Ordner gespeichert. Datei ist immer verfügbar, auch wenn der Speicherort für EndNote Library oder lokale Dateien verändert wird

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Mit EndNote online suchen

Menü Tools >> Online Search oder Online Search im Gruppenfenster

Voraussetzungen:

Datenbank mit Z39.50-Schnittstelle

bei lizenzpflichtigen Datenbanken muss die Universität Bonn ein Lizenz besitzen, Zugriff nur aus dem Uni-Netz oder über VPN-Client

EndNote-Suchmaske wird der gewählten Datenbank angepasst, bietet jedoch nicht alle Möglichkeiten der Suche in der Datenbank direkt Alternative: Import

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Anzeige Modus

Integrated Library & Online Search Mode

Alle Gruppen und Befehle

Ergebnisse der Online Search werden direkt in der "All References"-Gruppe gespeichert

Nicht gewünschte Referenzen können aus der "Online Search"-Gruppe gelöscht werden bzw. bearbeitet werden

Die "Online Search"-Gruppe wird geleert, wenn eine neue Suche durchgeführt wird

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Anzeige Modus

Local Library Mode

Keine "Online Search"-Gruppen

Bei Auswahl Tools >> Online Search springt die Anzeige in den Online Search Mode

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Anzeige Modus

Online Search Mode

Nur Online Search, Befehle für die Local Library nur eingeschränkt verfügbar

Ergebnisse von online Suchen werden in einer temporären Library gespeichert

Gewünschte Referenzen werden übernommen durch References >> Copy References to

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Import

In der Datenbank suchen, Ergebnisse in einem geeigneten Ausgabeformat abspeichern

Menü File >> Import, über Choose File gespeicherte Datei auswählen

Aus der Liste Import Options den zum Ausgabeformat passenden Filter auswählen

Duplicates: Import All Alle Datensätze werden importiert, auch wenn sie schon in der Library vorhanden sind (nachträgliche Dublettenkontrolle möglich)

Text Translation nur notwendig, wenn Text mit nicht-lateinischer Schrift importiert werden

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Ausgabeformate und Importfilter

Häufig wird EndNote als Ausgabeformat angeboten

Weiteres häufiges Standardformat: RIS

Einige Datenbanken geben im txt-Format aus, das über datenbankspezifische Filter importiert werden kann

Vollständige Liste der speziellen Filter: Edit >> Import Filter >> Open Import Filter Manager

Ständig aktualisierte Liste mit Download: www.endnote.com >> support & services

http://www.endnote.com/

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Importfilter

Die häufigsten Standardformate

Spezielle Filter

Online Search

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Direktexport

Einige Datenbanken senden Suchergebnisse direkt an EndNote und wählen den passenden Importfilter automatisch aus

Auflistung der Datenbanken und Anleitung in der EndNote- Hilfe unter "Direct Export Providers"

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Kontrolle erforderlich

Sowohl bei Online Search als auch beim Import können falsche Zuweisungen von Feldern oder Referenztypen vorkommen (häufig: Aufsatzsammlungen werden mit Zeitschriften gleichgesetzt im Feld "Journal Title" steht der Herausgeber)

Verschiedene Datenbanken verwenden verschiedenen Abkürzungen für Zeitschriftennamen

Bei großen Libraries ab und zu Dublettenkontrolle durchführen: References >> Find Duplicates (Bedingungen über Preferences definierbar)

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Referenzen aus pdf-Dateien generieren

Menü File >> Import >> pdf oder Folder

Aus allen pdf-Dateien in einem ausgewählten Ordner werden bibliographische Datensätze generiert

Die pdf-Datei in den DATA-Ordner kopiert und als Attachment angehängt

Voraussetzungen:

Internetverbindung (Firewall muss Port 80 erlauben)

Bei Proxy Servern evt. Ausnahme für www.crossref.org notwendig (Windows Systemeinstellungen)

eindeutige DOI im pdf auf den ersten zwei Seiten – je aktueller der Artikel desto wahrscheinlicher

http://www.crossref.org/

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Volltexte finden

Drei Möglichkeiten

References >> Find Full Text

frei verfügbare und lizenzierte Dateien automatisch herunterladen

funktioniert nicht bei allen Providern

References >> URL >> Open URL

Aufrufen des Volltextes, wenn Link vorhanden

References >> URL >> OpenURL Link

lokale Verfügbarkeit ermitteln, Datei manuell herunterladen

Fernleihe

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Voraussetzungen Volltexte finden

Uni-Netz oder VPN-Client

Edit >> Preferences

>> EndNote WebAccount anlegen und hier eintragen

>> Find Full TextAlle Suchoptionen aktivieren und OpenURL Path der ULB Bonn eintragen:

http://www.digibib.net/openurl/005

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Find Full Text - Ergebnis

Volltexte gefunden und heruntergeladen (pdfs in DATA-Ordner und als Attachment

Link zum Volltext gefunden References >> URL >> Open URL

keine Volltexte gefunden References >> URL >> OpenURL Link

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OpenURL Link

gedruckte Bestände in NRW

Volltext in Bonn

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OpenURL Link

Fernleihe (Bestellformular bereits mit Titeldaten gefüllt)

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Daten ausgeben

Geordnete Literaturverzeichnisse

CiteWhileYouWrite: Kurzbelege und Bibliographien in Word/Open Office Writer 3

Format Paper für rtf-Dateien

Word Dokumentvorlagen für zahlreiche Zeitschriften

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Geordnete Literaturverzeichnisse

Ordnung nach jedem EndNote-Datenbankfeld möglich, z.B. nach Keywords:

Referenzen auswählen

Sortierfeld(er) wählen über Tools >> Subject Bibliography

Ggf. Layout ändern durch Ändern des Output Styles und ergänzend durch den Button Layout

Ggf. nicht gewünschte Gruppierungen löschen über den Button Terms

Als rtf, txt oder html speicherbar

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Beispiel: Ordnung nach Keywords

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CiteWhileYouWrite

CiteWhileYouWrite integriert eine EndNote-Funktionsleiste in Word

Cursor an die Stelle im Text setzten, an der eine Referenz eingefügt werden soll

Aus der EndNote-Funktionsleiste Find Citations aufrufen, gewünschte Referenz wählen und über den Button Insert einfügen

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CiteWhileYouWrite

EndNote fügt den Kurzbeleg in den Text ein und generiert eine Bibliographie am Ende des Textes

Der Zitationsstil entspricht dem gewählten Output Style und kann jederzeit geändert werden

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Layout der Bibliographie ändern

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Kurzbelege im Text bearbeiten

Bearbeitungen direkt im Text Änderungen gehen bei der nächsten Formatierung des Dokuments verloren

Lösung für einzelne Zitate:EndNote-Funktionsleiste >> Edit Citation

Hier vorgenommene Änderungen müssen den Regeln des gewählten Output Styles entsprechen.Beispiel: Hinzufügen von zitierten Seiten zum Kurzbeleg setzt voraus, dass im Template des Output Styles "Cited Pages" eingetragen ist.

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Output Styles bearbeiten

z.B. zum Kurzbeleg zitierte Seiten hinzufügen

Edit >> Output Style >> Edit ...

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Abbildungen und Tabellen einfügen

Insert Citations >> Find Figures: Abbildungen und Tabellen (Reference Type "Chart or Table" oder "Figure") in Texte einbinden

Je nach Vorgabe des Output Styles werden Abbildungs- und Tabellenverzeichnis am Ende des Dokument erstellt

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Traveling Library

Die EndNote-Zitate in einem Word-Dokument sind mit einen Feldcode verknüpft, der die Titeldaten enthält

Word Citations-Gruppe >> Edit Library Reference(s): Referenzen bearbeiten, auch wenn die Original-Library nicht vorhanden ist

Word Tools-Gruppe >> Export to EndNote >> Export Traveling Library: Daten aus einem Word-Dokument in EndNote übernehmen

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Dokumentvorlagen verwenden

Dokumentvorlagen bestimmen das von einer Zeitschrift/einem Herausgeber verlangte Dokumentformat

Zahlreiche Vorlagen befinden sich im EndNote-Programmordner "Templates"

Aus EndNote heraus öffnen: Tools >> Manuscript Templates

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Immer auf dem Laufenden

Tutorials und Webinare www.endnote.com/training/

Neue Output Styles, Import Filters, Connections Files ...www.endnote.com/support/ensupport.asp

Administratoren: Updates und Patcheswww.adeptscience.de/bibliographie/endnote/

http://www.endnote.com/training/

http://www.endnote.com/support/ensupport.asp

http://www.adeptscience.de/bibliographie/endnote/

Documents

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