Lohn & Personalwesen - dod.ch

Lohn & PersonalwesenBenutzerhandbuch Microsoft Dynamics™ NAV 5.00 / 2009 CH

Klassische Benutzeroberfläche

Benutzerhandbuch

Lohn & PersonalwesenMicrosoft Dynamics � NAV 5.00 / 2009 CH

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Informationen zum Inhalt

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Warenzeichen

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Publikation

Druckerei Odermatt, November 2009Version 5.0 / 2009 CH, Klassische Benutzeroberfläche

Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter www.navibooks.com.

Druck und Verlag

Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil

Inhalt

i

Kapitel 1 Lohnbuchhaltung einrichten 3

Funktionsübersicht 4

Zusammenhänge 5

Personalstamm 6

Lohnarten 31

Lohn Einrichtung 40

Kapitel 2 Lohnteile erfassen 57

Lohnteile 58

Kapitel 3 Löhne abrechnen und buchen 63

Vor der Lohnabrechnung 64

Lohn abrechnen 65

13. Monatslohn und Gratifikation 72

Berichte pro Abrechnung 76

Lohn buchen 79

Lohnlauf Journal 82

Kostenstellen- /Kostenträgerbuchungen 86

Kapitel 4 Jahresabschluss 89

Jahresabschluss 90

Kapitel 5 Ferien- und Arbeitszeitverwaltung 95

Ferienverwaltung 96

Arbeitszeitverwaltung 99

Kapitel 6 Tipps und Tricks für die Lohnbuchhaltung 103

Tipps und Tricks zur Lohnbuchhaltung 104

Kapitel 7 Einrichtung des Personalwesens 119

Gründe für die Abwesenheit 120

Qualifikationen 129

Verwandte 132

Mitarbeiter einrichten 139

Ändern und Löschen von Mitarbeiterdaten 147

Analysieren der Mitarbeiterinformationen 149

Erfassung der Mitarbeiterabwesenheit 152

Inhalt

ii

Übersicht über die Abwesenheit der Mitarbeiter 154

Kapitel 1Lohnbuchhaltung einrichten

Die Microsoft Dynamics� NAV - Lohnbuchhaltung ist eine flexible Lohnverarbeitung für Klein- und Mittel-betriebe. Wie Sie bereits am Umfang dieser Dokumentation sehen können, ist das Programm nicht mit sämtlichen "Schikanen" ausgerüstet.

Das Lohnwesen ist von den Sozialver-sicherungsgesetzen her einem stetigen Wandel unterworfen. Wir sind überzeugt, dass ein einfaches und flexibles Programm ein besseres Hilfsmittel ist als eine voll-automatische Supersoftware.

Bitte vergessen Sie nicht, dass auch die Lohn-buchhaltung so flexibel wie die übrigen Module von Microsoft Dynamivs NAV ist und daher bei Bedarf Ihren betrieblichen Bedürfnissen angepasst werden kann.

Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte unterteilt:

� Funktionsübersicht

� Zusammenhänge

� Personalstamm

� Lohnarten

� Lohn Einrichtung

Kapitel 1. Lohnbuchhaltung einrichten

4

1.1 FUNKTIONSÜBERSICHT

Die folgende Liste zeigt, welche Funktionen mit der Lohnbuchhaltung von Microsoft Dynamics NAV abgedeckt werden:

� unbegrenzte Anzahl Mitarbeiter

� unbegrenzte Anzahl frei definierbarer Lohnarten mit Vorgabe von Basisansätzen

� frei definierbare Ansätze und Jahreshöchstlöhne für Sozialleistungen

� Gültigkeitsdatum für Lohnteile

� Überprüfung und Verwaltung der Kinderzulagen

� Erfassung der Lohnteile pro Mitarbeiter oder in einem allgemeinen Journal

� beliebig viele Lohnläufe pro Jahr

� Vergütungsauftrag, Barzahlungsliste sowie DTA oder EZAG-Datei als Möglichkeiten der Lohnüberweisung

� Auszahlung auf 2 Banken

� Möglichkeit, einen Lohnlauf vor dem definitiven Buchen zu stornieren

� Automatische Verbindung zur Fibu mit frei definierbarer Kontenzugehörigkeit. Es werden nur Sammelbuchungen in die Fibu übertragen.

� mehrere Kostenstellen pro Mitarbeiter und oder Kostenstellen pro Lohnart, bzw. Lohnteil

� Abrechnung der Quellensteuer

� Verwaltung der Ferienguthaben und Arbeitszeitverwaltung

� Automatische Berechnung des 13. Monatslohns

� Pro Rata Lohnberechnung wenn gewünscht

� unbezahlter Urlaub

� Zugriffsschutz und Berechtigungen

� übersichtliche und informative Auswertungen

� swissdec-geprüft

� Abgestimmt auf die Elektronische Lohnübermittlung (ELM).

1.2 Zusammenhänge

5

1.2 ZUSAMMENHÄNGE

Die folgende Übersicht zeigt die Beziehungen zwischen den wichtigsten Tabellen und Verarbeitungen in der Lohnbuchhaltung.

1 In den Stammdaten werden allgemeine Grundlagen und Ansätze gespeichert. (AHV %, UVG-Maximum etc.)

2 In der Tabelle Lohnteile werden dem Personal die Lohnarten zugeordnet. (Mitarbeiter Kramer bekommt von der Lohnart Monatslohn bei jedem Lohnlauf 5�000.00.)

3 Die Funktion Lohn abrechnen führt einen Lohnlauf durch und überträgt Lohnteile in die Lohnposten. Dabei werden die Sozialleistungsabzüge berechnet. Die Lohnabrechnung kann bei Bedarf storniert werden.

4 Die meisten Berichte basieren auf den Lohnposten. Davon ausgenommen ist die Dokumentation der Stammdaten.

5 Für jede Lohnabrechnung wird im Lohnlauf Journal eine Zusammenfassung aufgezeichnet.

6 Lohn buchen überträgt Sammelbuchungen in die Fibu und schliesst den Lohnlauf definitiv ab.

PersonalLohnarten

Lohnteile

Lohnlauf JournalLohnposten

Berichte

Stammdaten

Fibu

Lohn buchen

Lohn abrechnen


6

1.3 PERSONALSTAMM

In den Stammdaten werden die Basisinformationen für die Lohnbuchhaltung definiert. Es sind Einstellungen in den folgenden Bereichen notwendig, bevor der erste Lohnlauf durchgeführt werden kann:

� Personalstamm

� Lohnarten

� Lohn Einrichtung

� Firmendaten von Microsoft Dynamics NAV

� Fibu Kontenplan

• DTA Stammdaten

Die drei ersten Punkte beziehen sich ausschliesslich auf die Lohnbuchhaltung und werden in diesem sowie den zwei nachfolgenden Abschnitten behandelt.

1.3 Personalstamm

7

PersonalkarteAuf der Personalkarte werden alle Informationen eingetragen, die einen Mitarbeiter betreffen. Wenn Sie vom Hauptmenü der Lohnbuchhaltung den Menüpunkt Personal wählen, können Sie anhand der 10 Register erkennen, dass es sich dabei nicht nur um Belange der Lohnbuch-haltung handelt. Es ist deshalb nicht notwendig, alle Felder auszufüllen. In der folgenden Tabelle sind daher nur all jene Felder beschrieben, die einen direkten Einfluss auf die Lohnbuchhaltung haben, und die sich nicht anhand vom Feldnamen bereits ausreichend selber erklären.


8

Register Personalien

Das Register Personalien umfasst neben den allgemeinen Adressdaten Ihrer Mitarbeiter folgende wichtige Felder:

Feld Inhalt

Personalnr. Maximal 10stellige Personalnummer. Das Feld ist vom Typ Code und kann daher eine beliebige Kombination von Zahlen und Buchstaben aufnehmen. Mit Hilfe des Feldes Nummernserie in den Lohn Einrichtung kann eine automatische Nummernvergabe eingerichtet werden.

Titel, Name, Vorname, Adresse, Adresse2, PLZ und Ort

Diese Felder erscheinen auf der Lohnabrechnung. Da die UVG-Lohnabrechnung alphabetisch nach Familiennamen geordnet eingereicht werden muss, sind für Name und Vorname eigene Felder vorgesehen. Durch Eintippen der Postleitzahl wird der Ortsname automatisch aus dem Postleitzahlenverzeichnis abgerufen. Der AssistButton verzweigt ins Postleitzahlenverzeichnis.

Geschlecht Männlich oder Weiblich werden für die UVGZ, Quellensteuer und KTG Abrechnungen benötigt und dienen zur Berechnung des Pensionsdatums.

1.3 Personalstamm

9

Geburtsdatum Das Geburtsdatum hat eine sehr wichtige Aufgabe. Anhand des Geburtsdatums wird beispielsweise überprüft, wann ein Mitarbeiter AHV-pflichtig wird oder ins Rentenalter übertritt. Um auch Ausnahmen zu ermöglichen, werden die entsprechenden Codes der Sozialleistungen dabei aber nur nach Rückfrage automatisch umgestellt. Siehe auch auf Seite 106. Das Feld darf nicht leergelassen werden. Das Geburtsjahr wird 4stellig eingegeben und dargestellt.

AHV-Nummer Nach der Eingabe erfährt die AHV-Nummer eine Check-summenprüfung, um die Gültigkeit zu prüfen. Eine korrekte Nummer hat mindestens folgende Eigenschaften:Die 5. und 6. Stelle der AHV Nummer entsprechen dem Jahrgang des Geburtsdatums, die 8. Stelle der AHV-Nummer muss mit dem Geschlecht übereinstimmen: 1-4 für Männer, 5-8 für Frauen. Die Stellen 9 und 10 errechnen sich aus Quartal und Tag des Geburtsdatums.

Sozial-versicherungsnr.

Die neue Sozialversicherungsnummer wird ab 2008 schrittweise die AHV Nummer ablösen. Sie dient den Versicherungen zur eindeutigen Identifizierung einer Person.Die Sozialversicherungsnr. hat 15 oder 16 Stellen und muss im Format NNN.NNNN.NNNN.N(N) eingegeben werden.

Sozial-versicherungsnr. unbekannt

In diesem Feld muss ein Häkchen gesetzt werden, wenn für eine Person weder die AHV Nummer noch die neue Sozialversicherungsnr. bekannt sind. Ohne dieses Häkchen kann in diesem Fall keine Lohnabrechnung für den Mitarbeiter gemacht werden.Bei unbekannter Sozialversicherungsnr. wird in einigen Berichten das Geburtsdatum angedruckt.

Versichertennr. BVG

Dises Feld ist optional. Die Versichertennr. BVG wird auf der BVG Abrechnung angedruckt.

Bemerkung Hier kann eine erste freie Bemerkung eingetragen werden. Eine weitere Zeile steht auf dem Register Privat zur Verfügung.

Feld Inhalt


10

Register Arbeitsstelle

Auf dem Register Arbeitsstelle werden wichtige Daten betreffend dem Ein- und Austritt Ihrer Mitarbeiter erfasst

Feld Inhalt

Gruppe Dieses Feld erlaubt eine freie Unterteilung der Mitarbeiter. Es ist mit der Tabelle Statistikgruppe aus dem Modul Personalwesen verbunden. Falls das Modul Personalwesen nicht lizenziert wurde, kann nicht in diese Tabelle verzweigt werden. Einträge und Filterkriterien auf dieses Feld sind aber trotzdem möglich.

Abteilung ... wird auf dem alten Lohnausweis gedruckt.

Arbeitsort Der Arbeitsort spielt eine wichtige Rolle für die Familienkassenzuteilung. Für eine korrekte FAK Abrechnung muss die richtige Arbeitsort Postleitzahl erfasst sein. Stellen Sie im Postleitzahlen-Verzeichnis sicher, dass für die entsprechende Postleizahl auch der Kanton erfasst ist.Wenn die Arbeitsort Postleitzahl leer bleibt, wird die Vorgabe PLZ Arbeitsort aus der Lohn Einrichtung verwendet.

Nationalität Das Feld ist mit der Tabelle Länder verbunden.Wenn Sie mit elektronischen Lohnmeldungen (ELM) arbeiten, sind hier einige wichtige Richtlinien zu beachten. Ansonsten kann es bei der elektronischen Dateneinlieferung zu Problemen kommen:- Ländercodes müssen den UNO Richtlinien entsprechen (http://www.unece.ord/etrades/unedocs/codelist.htm)

- Ist das Land unbekannt, muss der Code 11 erfasst werden. Erfassen Sie bei Bedarf 11 als neues Land in der Tabelle Länder

- Ist der Mitarbeiter staatenlos, muss der Code 22 erfasst werden

1.3 Personalstamm

11

Eintrittsdatum Das Eintrittsdatum hat eher informativen Charakter. Es dient zwar als Vorgabewert für das Feld Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung, hat aber keinen direkten Einfluss auf die Lohnabrechnung. Es wird verwendet, um in der Jubiläumsliste das Dienstjubiläum zu berechnen.Das Eintrittsdatum muss immer erfasst werden. Die Jahreszahl wird 4stellig eingegeben und dargestellt.Tritt ein Mitarbeiter während einer Abrechnungsperiode ein, kann der Lohn pro rata temporis abgerechnet werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf Seite 25.

Austrittsdatum Bei der Lohnabrechnung werden nur Mitarbeiter berücksichtigt, deren Austrittsdatum noch leer ist oder innerhalb der Abrechnungsperiode liegt. Tritt ein Mitarbeiter nach Austritt erneut in die Firma ein, so ist er mit einer anderen Personalnummer neu zu erfassen.Ein Austrittsdatum kann nicht kleiner als das Datum der letzten Lohnabrechnung für den entsprechenden Mitarbeiter sein.

Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung

Dieses eher "technische" Datum wird normalerweise automatisch vom Eintrittsdatum übernommen. Es kann aber vom Eintrittsdatum abweichen. Anhand von diesem Datum werden die maximal abzurechnenden Beiträge für ALV, UVG und BVG abgerechnet.Das Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung muss immer erfasst werden.

Unbez. Urlaub vonUnbez. Urlaub bis

Wenn ein Mitarbeiter unbezahlten Urlaub bezieht, können Sie die Daten hier eintragen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf Seite 24.

Gesperrt Wird eine Personalkarte gesperrt, so wird der Mitarbeiter bei zukünftigen Abrechnungen nicht mehr berücksichtigt.

Arbeitsbewilligung Mit dem AssistButton können Sie eine Option auswählen.

Bewilligung vonBewilligung bis

Anfangs- und Enddatum der Arbeitsbewilligung.

Feld Inhalt


12

Register Sozialleistungen

Auf diesem Register tragen Sie ein, inwiefern ein Mitarbeiter für die verschiedenen Sozialleistungen pflichtig ist. Hier werden auch individuelle Prozentsätze der verschiedenen Sozialleistungen festgelegt.

Arbeitspensum % Hier kann das Arbeitspensum eingetragen werden. Mit der Funktion Sollzeit vortragen im Fenster Arbeitszeit Erf.-Journalzeilen werden sodann Sollzeiten des Betriebs für diesen Mitarbeiter automatisch prozentual angepasst. Auf Wunsch kann das Arbeitspensum auf dem Lohnausweis angedruckt werden. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 49Ein Eintrag in diesem Feld hat keinen Einfluss auf die Lohnteile.

Feld Inhalt

Feld Inhalt

AHV Code Hier wird entschieden, ob ein Mitarbeiter AHV-pflichtig ist oder nicht. Bei Rentnern wird der Freibetrag berücksichtigt, und jugendliche Mitarbeiter bezahlen keine AHV.Für Mitarbeiter, die trotz AHV pflichigem Alter nicht AHV versichert sind, muss nicht versichert (Sonderfall) eingestellt werden. Beispiele für Sonderfälle sind Mitarbeiter im Nebenerwerb oder in der Schweiz nicht versicherte Personen aus dem Ausland.

ALV Code Hier wird entschieden, ob ein Mitarbeiter ALV-pflichtig ist oder nicht. Rentner sind beispielsweise nicht mehr ALV-pflichtig. ALV-pflichtig heisst, dass ALV-Beiträge gemäss den in den Lohn Einrichtung festgelegten Maximalwerten für ALV und ALV2 abgerechnet werden.

UVG Abteilung Die UVG-Abteilung teilt den Mitarbeiter einer Risikogruppe zu. In der BU-NBU Einrichtung können Abteilungscodes von A-Z definiert werden. Anhand der Abteilungen werden die UVG-pflichtigen Löhne in der UVG-Jahresabrechnung totalisiert.Jeder Abteilung kann ein eigener Prämiensatz zugeordnet werden.

1.3 Personalstamm

13

UVG Code Hier wird definiert, ob der Arbeitnehmer für Betriebsunfälle (BU) und Nichtbetriebsunfälle (NBU) versichert ist. Mit der Option BU+NBU vers. nur AG legen Sie fest, dass auch die NBU-Prämie zu Lasten des Arbeitgebers geht.

BVG Code Falls die Pensionskassenabzüge (BVG) automatisch berechnet werden sollen, wird hier definiert, ob und welche Prämien zu berechnen sind. Falls die Pensionskassenprämien nicht mit Lohnprozenten berechnet werden können, sind die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge als Lohnarten zu erfassen.

KTG Code Falls die Krankenkassen-Abzüge automatisch berechnet werden sollen, wird hier definiert, ob und welche Prämien zu berechnen sind. Falls die Prämien nicht mit Lohnprozenten berechnet werden können, sind die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge als Lohnarten zu erfassen.

Abzug 1 CodeAbzug 2 Code

Hier können Sie für jeden Mitarbeiter festlegen, ob und wie freie Abzüge berechnet werden sollen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf Seite 26.

BVG Obergrenze/JahrBVG Untergrenze/Jahr

Das BVG Maximum/Jahr und Minimum/Jahr ist pro Mitarbeiter definierbar. Dies kommt vor allem bei Kaderversicherungen zur Anwendung. Entsprechende Einträge erfolgen auf dem Register Sozialleistungen in den Feldern BVG Obergrenze/Jahr und BVG Untergrenze/Jahr.Unbedingt zu beachten ist, dass bei einem Eintrag in das Feld BVG Obergrenze/Jahr alle Einstellungen in der Lohn Einrichtung ignoriert werden. Damit ist es z.B. möglich, die Untergrenze auf 0.00 zu stellen und die Obergrenze auf 120'000.00.Mit einer angepassten Ober- und Untergrenze ist es auch möglich, bei Teilzeitbeschäftigten, die auch in einem anderen Betrieb BVG-pflichtig sind, die Ober- und Untergrenze dem Anstellungspensum entsprechend zu reduzieren.

Feld Inhalt


14

Register Privat

Auf diesem Register werden hauptsächlich Informationen abgelegt, die keine Auswirkung auf die Lohnbuchhaltung haben. Beachten Sie das Feld Anzahl Kinder, das als FlowField die Anzahl der erfassten Kinder anzeigt. Wenn Sie auf den AssistButton klicken, können Sie direkt ins Fenster Kinder verzweigen. Sonst wird dieses Fenster über den Menüpunkt Personal, Kinder geöffnet. Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf auf Seite 27.

Register Bank

Die beiden Spalten nehmen die gleichen Informationen für die beiden Auszahlungsmöglichkeiten auf. Welche der beiden "Banken" für die Auszahlung verwendet wird, hängt von folgenden Faktoren ab:

Pensionsdatum Das Pensionsdatum wird anhand des Pensionsalters in der Lohn Einrichtung nach dem Eintragen des Geburtsdatums oder bei Wechseln des Geschlechts automatisch wie folgt berechnet:Geburtsdatum+ Pensionsalter Frauen/Männer (Lohn Einrichtung)+ Anfang des folgenden Monats= PensionsdatumDas Pensionsdatum kann nicht geändert werden. Im Falle einer gesetzlichen Änderung des Rentenalters und damit verbundenen Übergangsregelungen kann mit der Funktion Pensionsdatum neu berechnen in der Lohn Einrichtung für bestimmte Mitarbeitergruppen ein alternatives Pensionsdatum definiert werden. Auf Seite 108 finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema.

Individuelle Prozentsätze für BVG, FAK, Abzug 1 und 2

Falls für BVG, Krankentaggeld, Familienausgleichskasse, Abzug 1 und 2 hier keine Prozentsätze eingetragen werden, so werden die Prämien von der allgemein gültigen Lohn Einrichtung übernommen. Verwenden Sie diese Felder, falls für bestimmte Mitarbeiter besondere Prozentsätze anwendbar sind. Sonst bleiben die Felder leer.

13. ML berechtigt Markieren Sie dieses Feld mit einem x, wenn dem Mitarbeiter ein 13. ML ausbezahlt werden soll.

Feld Inhalt

1.3 Personalstamm

15

� Die gewünschte Bank kann für jede Lohnart definiert werden, die einem Mitarbeiter zugeteilt wurde.

� Gehen alle Lohnarten auf Bank 1, so sind die Werte in den Feldern Maximal Betrag und Maximal Betrag 2 für die Aufteilung massgebend.

� Ist keine Aufteilung via Lohnarten vorgenommen worden und sind die Felder Maximal Betrag und Maximal Betrag 2 leer, wird der gesamte Lohn auf Bank 1 ausbezahlt.

Weitere Informationen zur Aufteilung des Lohns auf 2 Banken erhalten Sie auf Seite 29.

Feld Inhalt

Zahlungsart Hier wird festgelegt, auf welche Art der Lohn vergütet werden soll. Die Einstellung Bank ist besonders für die Verarbeitung mit DTA oder EZAG wichtig. Wählen Sie die Option Barzahlung, falls der Lohn nicht überwiesen, sondern auf der Barzahlungsliste gedruckt werden soll. Wird der Lohn mit einem Vergütungsauftrag überwiesen, so wird die Option Vergütungsauftrag gewählt.

Clearingnr. Tragen Sie hier die Clearingnummer der Bank ein oder wählen Sie diese mit dem AssistButton aus dem Bankenstamm, falls Sie auch das DTA-Modul einsetzen.

Bankname, Bankadresse, BankkontoPostkontonr.Bank IBAN

Diese Angaben sind unerlässlich, wenn der Lohn mit einem Vergütungsauftrag überwiesen wird.

Maximal Betrag Hier wird festgelegt, wie hoch der maximal über diese Bankverbindung auszuzahlende Anteil der Lohnzahlung ist. 0.00 bedeutet, dass kein Maximum festgelegt ist.

Ausland BLZ/Swift

Hier tragen Sie eine ausländische Bankleitzahl sowie eine Swift Nummer ein, der Inhalt dieser Felder wird in die DTA Datei übertragen. Die Auszahlung des Gehalts ist aber nur in CHF möglich.


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Register Statistik

Auf dem Register Statistik können verschiedenste statistische Angaben erfasst werden. Zusätzlich können Lohn-, Ferien- und Arbeitszeitposten pro Mitarbeiter gefiltert und analysiert werden.

Feld Inhalt

Datum Filter und Lohnart Filter

Mit den Einträgen in den FlowFiltern Datum Filter und Lohnart Filter wird der angezeigte Wert im Feld Bewegung beeinflusst. Der Datum Filter ist auch für das Ferienguthaben wirksam.

Bewegung Das FlowField Bewegung zeigt die Summe aller Lohnbuchungen. Mit den FlowFiltern Datum Filter und Lohnart Filter können aber ganz gezielt die Buchungen und Salden einzelner Lohnarten berechnet und angezeigt werden. Klicken Sie auf den AssistButton, um die Lohnposten anzuzeigen, die zum Resultat beigetragen haben.

Ferienguthaben bis Datum

Dieses FlowField zeigt den Saldo aller Ferienbuchungen und somit das Restguthaben. Es werden natürlich nur bereits gebuchte Ferientage angezeigt. Klicken Sie auf den AssistButton, um die Ferienposten anzuzeigen, die zum Resultat beigetragen haben.

Ferientage pro Jahr

Hier kann das Ferienguthaben eingetragen werden. Mit der Funktion Jahresguthaben vortragen im Fenster Ferienerfassung können sodann Anfang Jahr automatisch die Ferientage gutgeschrieben werden.

Arbeitszeitsaldo bis Datum

Dieses FlowField zeigt den Saldo aller Arbeitszeitposten. Es werden natürlich nur bereits gebuchte Arbeitszeitbuchungen angezeigt. Klicken Sie auf den AssistButton, um die Arbeits-zeitposten anzuzeigen, die zum Resultat beigetragen haben.

1.3 Personalstamm

17

Register Kostenstellen (KS)

Hier kann jeder Mitarbeiter einer oder mehreren Kostenstellen oder einem Kostenträger zugeteilt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie nur einen Anteil definieren können, wenn die dazugehörige Kostenstelle definiert ist. Weitere Informationen, insbesondere zu Kostenstellen und Kostenträgern auf den einzelnen Lohnarten erhalten Sie auf Seite 86.

div. Statistik Felder Ausbildungscode, Anford. Niveau Code, Berufliche Stellung Code, Statistik Arbeitsstunden, Lohnvereinbarung Code, Lohnform Code, Lehrling/Student, Lohnstatistik Tätigkeit Beschäftigungsart.Diese Felder dienen einer detaillierten Einteilung Ihrer Mitarbeiter. Die Informationen dienen auch für die Lohnstrukturerhebung des Bundesamts für Statistik und können bei der elektronischen Lohnmeldung (ELM) übermittelt werden.

Feld Inhalt

Feld Inhalt

Kostenstelle 1 - 5 Auf diese Kostenstellen werden die Fibubuchungen verteilt.

Kostenträgercode Diesem Kostenträger werden die Fibubuchungen zugeteilt.

KS Anteil 1 - 5 Diese 5 Felder legen fest, in welchem Verhältnis auf die Kostenstellen verteilt wird.

Total Im diesem Feld werden die Anteile addiert. Wenn die Anteile prozentual definiert sind, muss das Total natürlich 100 sein. Es sind jedoch auch beliebig andere Anteile möglich, beispielsweise 8, 12 und 24 Wochenstunden mit einem Total von 44.


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Prozentuale Kostenstellen- Verteilung

Register Alter Lohnausweis

Der alte Lohnausweis kann nur für Mitarbeiter gedruckt werden, für die im entsprechenden Jahr keine Lohnarten vom Typ Lohn Nebenleistung abgerechnet wurden.

Vergleichen Sie dieses Register am besten mit einem Lohnausweisformular, um die Parallelen festzustellen. In diesen Feldern werden Vorgabewerte und -texte festgelegt, die später auf dem Lohnausweis gedruckt werden. Bitte beachten Sie beim Ausfüllen die Hinweise auf dem Lohnausweis.

In der Tabelle Lohn Einrichtung sind weitere Felder für den Lohnaus-weis vorhanden, welche jedoch für alle Mitarbeiter gemeinsam gültig sind.

Register Neuer Lohnausweis

Die Richtlinien zum Ausfüllen des Lohnausweises sind in den entsprechenden Wegleitungen der Behörden beschrieben. Auf der Mitarbeiterkarte können Mitarbeiter spezifische Einstellungen und Texte für den Lohnausweis definiert werden.

1.3 Personalstamm

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In der Tabelle Lohn Einrichtung sind weitere Felder für den Lohnaus-weis vorhanden, welche jedoch für alle Mitarbeiter gemeinsam gültig sind..

Feld Inhalt

Kantinenverpfleg-ung/Lunch-Checks

Im Lohnausweisformular wird ein Kreuz in Feld "G" eingefügt.

Ant. Gesch. Wagen abzuklären

Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird automatisch auch das Feld Gratis Beförderung zur Arbeit aktiviert.In den Bemerkungen des Lohnausweises wird der Text "Privatanteil Geschäftswagen im Veranlagungsverfahren abzuklären" eingefügt.

Effekt. Spesen (Rz 52)

Dieses Feld sollte markiert werden, wenn in der Firma kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden ist und der Mitarbeiter die Bedingungen gemäss Randziffer 52 in der Wegleitung erfüllt. In der Sektion 13.1.1 des Lohnausweises wird anstelle eines Betrages ein Kreuz gedruckt.

Gratis Beförderung zur Arbeit

Im Lohnausweisformular wird ein Kreuz in Feld "F" eingefügt.

MA Beteiligung Drittgesellsch.

Bei einer Mitarbeiterbeteiligung an einer Drittgesellschaft muss gemäss Randziffer 70 in der Wegleitung dieses Feld aktiviert werden. Im nebenstehenden Feld kann der Name der Gesellschaft eingetragen werden, sofern bekannt. In den Bemerkungen des Lohnausweises wird der Text "Arbeitnehmeranteil Fremdfirma <Firmenname>" eingefügt.

Kinderzulage durch AHV bezahlt

Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Kinderzulagen gemäss Randziffer 15 direkt durch die Ausgleichskasse ausbezahlt werden. In den Bemerkungen des Lohnausweises wird der Text "Kinderzulagen im Lohnausweis nicht enthalten, durch Ausgleichskasse ausbezahlt" eingefügt.


20

Mitarbeiterbet. noch ohne steuerbares Einkommen

Das Feld muss aktiviert werden, wenn der Mitarbeiter eine Beteiligung an der Firma hat, der Erwerb aber noch nicht definitiv ist. Im nebenstehenden Feld muss eine Begründung angegeben werden. In den Bemerkungen des Lohnausweises wird der Text "Arbeitnehmeranteil ohne steuerbares Einkommen" und die entsprechende Begründung eingefügt.Bitte vergleichen Sie die Randziffern 29 und 69 in der Wegleitung für nähere Informationen.

Eff. Spesen Expatriate

Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Randziffer 57 in der Wegleitung für diesen Mitarbeiter zutrifft. Im Lohnausweis wird unter Ziffer 13.1.2 der Text "Berufsauslagen für Expatriates" eingefügt. Das Feld kann nur aktiviert werden, wenn ein Spesenreglement für den Mitarbeiter vorhanden ist und die ensprechende Option aktiviert ist.

Beschäftigungs-grad

Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird der Text "Beschäftigungsgrad <Prozentsatz>" in den Lohnausweis Bemerkungen eingefügt. Der Prozentsatz wird vom Feld Arbeitspensum % übernommen. Bei Vollzeitmitarbeitern muss auf dem Lohnausweis keine Bemerkung gedruckt werden.

Weitere Gehaltsneben-leistungen

In den Feldern Weitere Gehaltsnebenleistungen 1 & 2 können Texte erfasst werden, die in Ziffer 14 des Lohnausweises gedruckt werden.

Kommentar auf Lohnausweis

Hier können Sie einen Text eingeben, der in Ziffer 15 des Lohnausweises gedruckt wird.

Umzugskosten Aktivieren Sie dieses Feld und füllen Sie den entsprechenden Betrag ein, wenn sich die Firma an Umzugskosten für den Mitarbeiter beteiligt hat. In den Bemerkungen des Lohnausweises wird der Text "Umzugskosten durch Arbeitgeber <Betrag>" eingefügt.

Feld Inhalt

1.3 Personalstamm

21

Felder im Register Neuer Lohnausweis

Register Quellensteuer

Die Quellensteuer unterliegt in fast jedem Schweizer Kanton anderen Bestimmungen. Auf diesem Register wird der Mitarbeiter mehreren

Spesenreglement, Anteil Geschäftswagen, Mitarbeiter Beteiligung Verkehrswert

Aktivieren Sie die gewünschten Felder, falls ein genehmigtes Spesenreglement für die Firma, eine bewilligte Regelung für den Privatanteil des Geschäftswagens oder ein genehmigter Verkehrswert für Mitarbeiterbeteiligungen vorliegen. Für jede vorhandene Genehmigung muss Datum und Kanton der Genehmigung ausgefüllt werden. In der Tabelle Lohn Einrichtung können Vorgabewerte für Datum und Kanton hinterlegt werden. Angaben über Genehmigungen werden als Text in den Bemerkungen des Lohnausweises gedruckt.

Ein genehmigtes Spesenreglement hat zur Folge, dass in den Ziffern 13.1.1 und 13.1.2 des Lohnausweises keine Beträge gedruckt werden, auch wenn solche gebucht wurden.

Feld Inhalt


22

Kategorien zugeordnet, damit später der Tarif aus der Tabelle Quellensteuer abgerufen werden kann.

Feld Inhalt

Quellensteuer-pflichtig

Markieren Sie dieses Feld mit x, falls für den Mitarbeiter Quellensteuer abgerechnet werden muss.

QS Kanton Kanton, mit welchem die Quellensteuer abgerechnet wird.

Quellensteuer Tarif Der für den Mitarbeiter gültige Tarif.

QS Grenzgängertarif Mit dem AssistButton können Sie eine Option auswählen.

QS mit Kirchensteuer

Ist der Tarif mit oder ohne Kirchensteuer anwendbar?

QS Anzahl Kinder Auf wievielen Kindern basiert der anwendbare Tarif? Dieser Wert wird nicht automatisch von der Tabelle Kinder übertragen.

QS Kumulations-methode

Hier kann eine kumulative Berechnung der Quellensteuer eingestellt werden. Auskunft über das richtige Verfahren erteilt der Kanton, indem der Mitarbeiter quellensteuerpflichtig ist.

QS Basislohn / Monat

Bei einem Eintrag in diesem Feld, wird die Quellensteuer anhand von diesem Wert anstatt aufgrund der Quellen-steuer pflichtigen Löhne abgerechnet. Dies könnte bei stark schwankenden Löhnen wichtig sein, bzw., um die Progression der Quellensteuer über das Jahr gleichzu-behalten und Ende Jahr zu korrigieren, falls dies kantonal erlaubt ist.

QS Bezugs-provision %

Hier kann die für den Mitarbeiter gültige Bezugsprovision eingetragen werden, falls diese nicht für alle Mitarbeiter identisch ist. Sonst wird dieser Wert allgemein gültig in den Lohn Einrichtung festgelegt.

1.3 Personalstamm

23

Quellensteuertarif für Mitarbeiter bestimmen

Der gültige Quellensteuertarif und der Steuerbetrag werden nach bestimmten Regeln berechnet.

� Quellensteuerpflichtig auf Personalkarte = Ja/Nein

� QS Kanton

� QS Tarif (Alleinverdiener, Verheirateter Alleinverdiener, Doppel-verdiener, Nebenerwerb, Grenzgänger, Konkubinat, Doppel-verdiener Frau). Pro Kanton sind nicht alle Tarife verfügbar.

� QS mit Kirchensteuer = Ja/Nein

� QS Anzahl Kinder

• evt. QS Grenzgängertarif: Oesterreich, Deutschland, Italien

Menüpunkte auf der PersonalkarteVon der Personalkarte aus können mit der Schaltfläche Personal diverse Informationen abgerufen werden:

� Liste zeigt eine Übersicht der Mitarbeiter in Listenform.

� mit Lohnposten werden die abgerechneten Lohnposten für den aktuellen Mitarbeiter angezeigt.

� Ferienposten zeigt alle abgerechneten Ferientage des Mitarbeiters.

� Arbeitszeitposten zeigt alle abgerechneten Arbeitszeitposten des Mitarbeiters.

� Statistik öffnet die Lohnstatistik über sämtliche Mitarbeiter.

QS Abzugsbasis Dieses Feld ist normalerweise leer. Bei quellensteuer-pflichtigen Mitarbeitern und Kumulationsmethode Monat kann hier ein Bruttolohnbetrag zur Ermittlung des Quellen-steuer Prozentsatzes eingetragen werden. Damit wird der errechnete Bruttolohnbetrag übersteuert. Dies wird in gewissen Fällen benötigt, wenn ein Mitarbeiter unter dem Monat ein- oder austritt. Kapitel 6.1 erläutert diese Problematik.

Feld Inhalt

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