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Lohnadministration | Daniela Vilela | Leseprobe

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Lohnadministration – Von der AHV bis zur Quellensteuer

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© 2013 by Cosmos Verlag AG, 3074 Muri bei BernUmschlag: Atelier Otto Kunz, 3012 BernDruck: Schlaefli & Maurer AG, 3661 UetendorfBuchbinder: Schumacher AG, 3185 SchmittenISBN: 978-3-85621-223-0

www.cosmosverlag.chwww.cosmosbusiness.ch

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Inhaltsverzeichnis

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Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis 13Quellenverweis 15Einleitung 171 Lohnzusammensetzung 211.1 Lohn und Gehalt 221.2 Zulagen 221.3 Abzüge 232 Lohnabrechnung 252.1 AHV, IV, EO 252.1.1 Geschichte der AHV, IV und EO 252.1.2 Versicherungspflicht 272.1.3 Anmeldung 272.1.4 Beiträge 272.1.5 Massgebender Lohn 282.1.6 Maximal versicherter Lohn 292.1.7 Beitragslücken 302.1.8 Bagatelllöhne 312.1.9 Hausdienstarbeit 322.1.9.1 Vereinfachtes Lohnabrechnungsverfahren

für Hausdienstangestellte 332.1.10 Stundenlohn 342.1.10.1 Lohnabrechnung mittels Lohnprogramm 362.1.11 Selbstständigerwerbende 372.1.12 Rentenalter 372.1.13 Altersrente 382.1.14 Rentenvorbezug, Rentenaufschub 392.1.15 Ausnahmen vom beitragspflichtigen Lohn 402.1.16 Bis wann müssen die AHV-Beiträge bezahlt sein? 412.1.17 Voraussetzungen für eine AHV-Witwen-/

-Witwerrente 412.1.18 Übungen zum Selbsttest 422.2 ALV 442.2.1 Versicherungspflicht 45

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2.2.2 Anmeldung 452.2.3 Höhe der Beiträge 452.2.3.1 Lohnabrechnung mittels Lohnprogramm 472.2.4 Beiträge an die ALV im Rentenalter 482.2.5 Beiträge bei Selbstständigkeit 482.2.6 Abrechnung der ALV-Beiträge 482.2.7 Pflichten des Arbeitgebers bei Arbeitslosigkeit 492.2.8 Übung zum Selbsttest 502.3 Unfallversicherung 502.3.1 Berufsunfallversicherung 512.3.1.1 Versicherungspflicht und Anmeldung 512.3.1.2 Beginn und Ende der Versicherung 522.3.1.3 Was gilt als Berufsunfall? 522.3.1.4 Die fünf Tatbestandsmerkmale des Begriffes Unfall 532.3.1.5 Beiträge 532.3.1.6 Leistungen und Lohnfortzahlung 542.3.1.7 Wer erhält die Taggeldzahlung der

Versicherung? 552.3.1.8 Unfall auf dem Arbeitsweg 552.3.1.9 Was gilt als Arbeitsweg? 552.3.1.10 Arbeitnehmer im Ausland 562.3.1.11 Unterschied Betriebsunfallversicherung –

private Unfallversicherung 562.3.1.12 Franchise/Selbstbehalt 572.3.1.13 Unfall-Zusatzversicherung 572.3.1.14 Abrechnung 572.3.1.15 Bagatellunfall 592.3.1.16 Integritätszahlung 592.3.1.17 IV-Rente 602.3.1.18 Berufskrankheit 622.3.1.19 Lohnabrechnung mit Unfalltaggeld 632.3.2 Nichtberufsunfall 642.3.2.1 Was gilt als Nichtberufsunfall? 642.3.2.2 Versicherungspflicht und Anmeldung 652.3.2.3 Beiträge 65

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2.3.2.4 Leistungen und Schadensfall 662.3.2.5 Abredeversicherung 662.3.3 Fallbeispiele und Selbsttest zur

Unfallversicherung 672.4 BVG 682.4.1 Einführung und Versicherungspflicht 682.4.1.1 Pensionskassen 692.4.1.2 Nebenjob, Teilzeitarbeit 702.4.2 Beginn der Versicherungspflicht 702.4.3 Beendigung der Versicherungspflicht 712.4.4 Beiträge 712.4.5 Versicherter Lohn, Koordinationsabzug 722.4.5.1 Mindestlohn, Koordinationsabzug 742.4.5.2 Koordinationsabzug bei Teilzeitangestellten 742.4.6 Ein- und Austritt 752.4.7 Prämienbefreiung bei Krankheit/Unfall 752.4.8 Mutterschaft 762.4.9 Freizügigkeitskonto und Austritt 762.4.10 Leistungen im Alter 772.4.10.1 Unterschied zwischen Rente und

Kapitalbezug 782.4.11 Überobligatorium 782.4.12 Umwandlungssatz 792.4.13 Mindestzinssatz 802.4.14 Arbeitslosigkeit 812.4.15 Vorbezug 812.4.16 Konto Arbeitgeber-Beitragsreserve 842.4.17 Fallbeispiele und Selbsttest 852.5 Familienausgleichskasse 852.5.1 Entstehung und Finanzierung der

Familienausgleichskasse 862.5.2 Versicherungspflicht und Beiträge 862.5.3 Anspruch auf Zulagen 872.5.3.1 Anspruch auf Zulagen für

Selbstständigerwerbende 88

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2.5.4 Leistungen 882.5.5 Anmeldung 892.5.6 Auszahlung 902.5.7 Lohnabrechnung 902.5.8 Beispiel Abrechnung mittels Lohnprogramm 912.6 Verwaltungskosten 922.6.1 Finanzierung 922.6.2 Versicherungspflicht und Beiträge 922.6.3 Abrechnung 932.7 Krankentaggeldversicherung (KTG) 942.7.1 Versicherungspflicht 942.7.2 Wahl der Krankentaggeldversicherung 952.7.3 Lohnfortzahlungspflicht 962.7.4 Prämien 972.7.5 Wartefristen 972.7.6 Höhe der Lohnfortzahlung 972.7.7 Auszahlung von Taggeldern 982.7.8 Berufskrankheiten 992.7.9 Invalidität durch Krankheit 992.7.10 Fallbeispiel 1002.8 Die Mutterschaftsversicherung 1012.8.1 Entstehung 1012.8.2 Wie wird die Mutterschaftsversicherung

finanziert? 1012.8.3 Beitragspflicht 1022.8.4 Welche Mütter haben Anspruch auf eine

Mutterschaftsentschädigung (MSE)? 1022.8.5 Arbeitspflicht während der Schwangerschaft 1032.8.6 Risiko am Arbeitsplatz 1032.8.7 Bedingungen zum Erhalt der MSE 1042.8.8 Beginn der MSE 1052.8.9 Wann endet die MSE? 1052.8.10 Kündigungsschutz 1062.8.11 Beiträge an das BVG und Sozialabzüge

während der MSE 106

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2.8.12 Der 13. Monatslohn 1062.8.13 Wie wird das Taggeld berechnet? 1072.8.14 Ferienkürzung während der

Schwangerschaft 1082.8.15 Anmeldung der MSE 1082.8.16 Wem wird die MSE ausbezahlt? 1092.8.17 Unfallversicherung 1102.8.18 Selbstständigerwerbende 1102.8.19 Lohnabrechnung MSE mittels

Lohnprogramm 1112.8.20 Fallbeispiel 1132.9 Die Erwerbsersatzordnung (EO) 1132.9.1 Entstehung 1132.9.2 Anspruch 1142.9.3 Zusammensetzung der Entschädigung 1142.9.4 Entschädigung 1142.9.5 Anmeldung 1152.9.6 Abrechnung der Entschädigung 1162.9.7 Lohnfortzahlungspflicht und Entlöhnung 1172.9.8 Krankheit und/oder Unfall im Militär 1172.9.9 Fallbeispiel 1182.10 Die Ergänzungsleistungen (EL) 1182.10.1 Entstehung und Anspruch 1182.10.2 Berechnung 1192.10.3 Zusätzliche Leistungen 1202.10.4 Anmeldung 1212.10.5 Finanzierung 1212.11 Pflichtabzüge bei Selbstständigkeit 1222.11.1 Berechnung der AHV-Beiträge 1222.11.2 AHV-, IV-, EO-Beiträge 1242.11.3 Freiwillige Abzüge 1242.11.4 Angestelltes Personal 1252.11.5 Akontobeiträge 1262.11.6 Definitive Beiträge und Verzugszinsen 1262.11.7 Steuern 127

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2.12 Kurzarbeit 1272.12.1 Wer hat Anspruch? 1282.12.2 Was gilt NICHT als Kurzarbeit? 1282.12.3 Wer erhält die Entschädigung? 1292.12.4 Höhe der Entschädigung und Karenzfrist 1292.12.5 Dauer der Entschädigung 1302.12.6 Anmeldung 1302.12.7 Sozialversicherungsbeiträge 1302.13 Mitarbeiter mit Auslandseinsatz 1312.13.1 Mitarbeiter in der EU 1332.13.1.1 Anmeldung 1342.13.1.2 Schutz bei Krankheit, Mutterschaft

und Unfall 1342.13.1.2a Wohnsitz in der Schweiz 1352.13.1.2b Wohnsitz im Beschäftigungsstaat 1352.13.2 Mitarbeiter aus der EU 1362.13.3 Entsendungsbescheinigung Antrag A1 1372.13.4 Bescheinigung A1 1382.13.5 Mitarbeiter ausserhalb der EU/EFTA

mit Abkommen 1412.13.5.1 Anmeldung 1432.13.5.2 Schutz der Familienangehörigen 1432.13.6 Mitarbeiter aus einem dieser Staaten

in der Schweiz 1432.13.7 Mitarbeiter im Ausland ohne Abkommen 1442.13.7.1 Schutz der Familienangehörigen 1462.13.8 Mitarbeiter in der Schweiz ohne

Vertragsabkommen 1462.13.8.1 Schutz der Familienangehörigen 1472.13.9 Quellensteuer für entsandte Mitarbeiter 1472.13.9.1 Faktische Arbeitgeberschaft 1472.13.9.2 Berechnungsgrundlage 1492.13.9.3 Keine faktische Arbeitgeberschaft 1493 Quellensteuer 1513.1 Gesetzliche Grundlage der Quellensteuer 151

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3.2 Was ist die Quellensteuer? 1513.3 Quellensteuerarten 1523.4 Quellensteuer für Arbeitnehmer/Arbeitgeber 1523.4.1 Pflichten des Arbeitgebers 1533.4.2 Welche Arbeitnehmer sind

quellensteuerpflichtig? 1533.4.3 Sonderfall Grenzgänger 1543.4.4 Welche Leistungen sind

quellensteuerpflichtig? 1553.4.5 Welche Tarife gibt es? 1563.4.6 Lohnabrechnung mit Quellensteuer 1573.4.7 Ein- und Austrittsmonate 1593.4.8 Bezugsprovision 1603.4.9 Korrektur oder Zurückforderung von

Quellensteuer 1613.4.10 Abrechnung Quellensteuer 1613.4.11 Fallbeispiele 1623.5 Quellensteuer für Personen mit Wohnsitz

im Ausland 1633.5.1 Berechnung der Quellensteuer 1643.5.2 Schuldner der Quellensteuer 1653.5.3 Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) 1653.5.4 Auskünfte zur Abrechnung 1663.6 Formular Quellensteuer ausländische

Arbeitnehmer 1673.7 Formular Quellensteuer von

Verwaltungsräten 1683.8 Quellensteuer Tarif C Kanton Zürich

1. Januar 2013 1693.9 Quellensteuer Tarif B Kanton Zürich

1. Januar 2013 1704 Lohnausweis 1715 Lösungen zu den Selbsttests 175Anhänge 181Anhang 1: Massgebender Lohn für AHV, IV, EO 181

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Anhang 2: Skala 44 185Anhang 3: Basler, Berner und Zürcher Skala 187Lohnfortzahlung bei Krankheit und Unfall 188Stichwortverzeichnis 189

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Abkürzungsverzeichnis

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Abkürzungsverzeichnis

AHV = Alters- und Hinterbliebenen-VersicherungALV = ArbeitslosenversicherungBU = BerufsunfallBSV = Bundesamt für SozialversicherungenBVG = Berufliches VorsorgegesetzDBA = DoppelbesteuerungsabkommenEFTA = European Free Trade AssociationEL = ErgänzungsleistungenEO = ErwerbsersatzordnungESTV = Eidgenössische SteuerverwaltungEU = Europäische UnionFAK = FamilienausgleichskasseIV = InvalidenversicherungKMU = Kleine und mittlere UnternehmenKTG = KrankentaggeldKVG = KrankenversicherungsgesetzMSE = MutterschaftsentschädigungMWST = MehrwertsteuerNBU = NichtberufsunfallOECD = Organisation for Economic Cooperation and De-

velopmentSUVA = Schweizerische UnfallversicherungsanstaltSVA Zürich = Sozialversicherungsanstalt ZürichUVG = UnfallversicherungsgesetzVVG = VersicherungsvertragsgesetzWEF = World Economic Forum

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Quellenverweis

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Quellenverweis

Steueramt Zürich, Obwalden, Basel-Stadt und -Landschaft, ZugSVA Zürich und AargauESTV BernBundesamt für Sozialversicherungen (BSV), www.bsv.admin.chAHV-IV-Info, www.ahv-iv.infoKV-UnterlagenLeitfaden GastrosocialAXA WinterthurRatgeber SozialversicherungenRepertorium zum SozialversicherungsrechtBeobachter onlineSchweizerische SteuerkonferenzSteuerforum ZürichEidgenössisches Departement des InnernSUVAK-tipp online, www.ktipp.chWEKA VerlagArbeitslosenkasse Zürich, www.awa.zh

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Einleitung

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Einleitung

Fast jede KMU hat heute ein Lohnbuchhaltungsprogramm, auf dem sich Lohnabrechnungen relativ einfach berechnen lassen.

• Doch was steckt hinter all diesen Abzügen und Zulagen?• Wie wird der Lohn berechnet, wenn ein Kranken- oder Unfall-

taggeld ausbezahlt wird?• Was sind die gesetzlichen Abzüge und was die individuellen?

Heute müssen immer mehr Verantwortliche der Lohnadministrati-on der Geschäftsleitung kompetent Auskunft geben können. Da-her ist es wichtig, dass sie wissen, wie sich die Lohnabrechnung zusammensetzt, und sie nicht gegen das Gesetz verstossen, in-dem sie gewisse Abzüge vergessen oder falsch berechnen.

Dieses Buch gehört in jede Lohnadministration. Es soll als Ratge-ber mit wichtigen Informationen, Links und Beispielen dienen.

Sozialversicherungen und ihr Schutz in der Schweiz

Das soziale Netz in der Schweiz reicht weit und ist im internationa-len Vergleich gut. Es deckt den finanziellen Schutz vor vielen Risi-ken ab.

Nachfolgende zehn Bundesgesetze gewährleisten diesen Schutz für Personen, die in der Schweiz wohnhaft sind (auch wenn sie nicht erwerbstätig sind) oder hier arbeiten (zum Beispiel Grenzgänger).

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Einleitung

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Für die Nichterwerbstätigen sind jedoch nur die AHV, IV und EO obligatorisch. Sofern der Ehepartner erwerbstätig ist und mindes-tens Beiträge über CHF 950.– pro Jahr bezahlt, entfällt die Bei-tragspflicht für den nicht erwerbstätigen Partner.Dies wird jedoch noch detailliert im Kapitel AHV behandelt.

Der Einfachheit halber werden diese zehn Bundesgesetze in drei Säulen unterteilt:

1. Säule = die staatliche Vorsorge

Diese ist obligatorisch für alle.

Über die schweizerischen Ausgleichskassen (SVA Zürich usw.) werden folgende Versicherungen abgeschlossen und die Beiträge abgerechnet:

• Die Alters- und Hinterbliebenenversicherung (AHV) Alle Personen, die in der Schweiz wohnen oder arbeiten, sind in

der AHV obligatorisch versichert. Die Beiträge werden je zur Hälfte von den Arbeitnehmern und den Arbeitgebern bezahlt.

• Die Invalidenversicherung (IV) Die Beitragspflicht ist obligatorisch und erfolgt zusammen mit

der AHV-Abrechnung.• Die Ergänzungsleistung (EL) Diese wird vollumfänglich durch die öffentliche Hand finanziert.• Die Militärversicherung (MV) Versichert sind alle Personen, die während des Militär-, des Zi-

vilschutz- oder des Zivildienstes verunfallen oder krank werden. Die Leistungen werden vom Bund finanziert.

• Die Erwerbsersatzordnung (EO) Diese deckt einen Teil des Lohnausfalls, der Personen entsteht,

die Militärdienst oder Zivilschutz leisten.

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Einleitung

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• Die Arbeitslosenversicherung (ALV) Sie erbringt Leistungen bei Arbeitslosigkeit, Kurzarbeit, witte-

rungsbedingten Arbeitsausfällen und bei Insolvenz des Arbeit-gebenden. Es besteht eine Beitragspflicht für alle Unselbststän-digerwerbenden.

• Familienausgleichskasse (FAK) Seit 2009 ist die Familienzulage in Kraft und fast ausschliesslich

durch die Arbeitgeber finanziert. Sie schreibt Mindestansätze für die Kinder- und Ausbildungszulagen vor.

Über die SUVA oder private Krankenversicherungen wird folgende Versicherung abgeschlossen:

• Unfallversicherung (UV) Alle Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind obligatorisch gegen die

Folgen von Unfällen versichert. Wir unterscheiden zwischen Berufs- und Nichtberufsunfall.

Über die privaten Krankenversicherungen wird folgende Versiche-rung abgeschlossen:

• Die Krankenversicherung (KV) Ebenfalls eine obligatorische Versicherung zum Schutz bei

Krankheit, Mutterschaft und Unfall (sofern dafür keine Unfallver-sicherung aufkommt).

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Einleitung

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2. Säule = die berufliche Vorsorge

Diese ist obligatorisch für alle Arbeitnehmer.

Abgeschlossen werden diese Versicherungen bei einer Vorsorge-einrichtung wie zum Beispiel über eine Sammeleinrichtung des Be-rufsverbandes, über eine Versicherungsgesellschaft wie AXA Win-terthur usw. oder eine Bank.

• Die berufliche Vorsorge (BV) oder 2. Säule Betagte, Hinterlassene und Invalide erhalten zusammen mit der

AHV-Rente so die Möglichkeit, die gewohnte Lebenshaltung beizubehalten.

Neben all diesen Gesetzen gibt es zusätzlich den Schutz und eine soziale Sicherheit durch Gesamtarbeitsverträge.

3. Säule = individuelle Vorsorge

Diese ist, wie der Name schon sagt, individuell und nicht obligato-risch. Jede Privatperson kann selber darüber entscheiden, ob sie zum Beispiel eine 3. Säule abschliessen möchte oder nicht.

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Lohnzusammensetzung

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1 Lohnzusammensetzung

Wie setzt sich der Lohn zusammen und ergibt sich schlussendlich der Nettolohn, den der Angestellte ausbezahlt bekommt?

1. Als Erstes kommt der Lohn, der (meistens) vertraglich festge-legt wird. Zu ihm werden jeden Monat, je nach Situation, diver-se Zulagen, wie allfällige Taggelder bei Unfall oder Krankheit oder auch Spesen für Essen, Hotelübernachtungen, Fahrspe-sen, Familienzulagen usw., addiert.

2. Es entsteht der Bruttolohn.

3. Von diesem Bruttolohn werden die jeweiligen Abzüge der obli-gatorischen Sozialversicherungen wie AHV, IV, EO usw. getä-tigt. Von welchen Beträgen diese Abzüge erfolgen, wird im De-tail bei jedem Kapitel angeschaut.

4. Nach all den Abzügen entsteht der Nettolohn, den der Arbeit-nehmer monatlich auf sein Konto ausbezahlt erhält.

5. Dieser kann natürlich je nach Spesen oder speziellen Zulagen (Boni, 13. Monatslohn usw.) variieren und wird deshalb jeden Monat genau abgerechnet.

Lohn + Gehalt Lohn gem. Vertrag+ Zulagen wie Kinderzulagen, Spesen,

Geschäftsfahrzeug+ allfällige Taggelder Kranken- und/oder Unfalltaggeld usw.= Bruttolohn– Abzüge AHV, IV, EO, ALV, NBU, Pensionskasse,

KTG usw. …= Nettolohn

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Lohnzusammensetzung – Lohn und Gehalt / Zulagen

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1.1 Lohn und Gehalt

Wenn wir vom Lohn oder Gehalt reden, meinen wir immer die Summe, die vertraglich zwischen dem Arbeitnehmer und Arbeitge-ber vereinbart wurde.

In der Regel wird dieser Lohn brutto vereinbart, das heisst ohne Abzüge. In seltenen Fällen ergibt sich auch die Situation, dass ein Lohn netto vereinbart wird. Ist dies der Fall, so ist es der Betrag, den der Arbeitnehmer ausbezahlt erhält, und beinhaltet bereits sämtliche Abzüge.

Gehen wir davon aus, dass in unserem Fall ein Bruttolohn verein-bart und auf 13 Mal CHF 7000.– festgelegt wurde, da ein 13. Mo-natslohn ausbezahlt wird.

Bei der monatlichen Lohnabrechnung werden diese CHF 7000.– als erste Position aufgeführt.

1.2 Zulagen

Zu dem vertraglich vereinbarten Lohn kommen jeden Monat alle Zulagen, die der Mitarbeiter zugute hat.

Dies können die Kinderzulagen sein, die in der Regel jeden Monat gleich sind, sowie Spesen (zum Beispiel für ein Mittagessen mit Kunden, Hotelübernachtung für einen Kundenbesuch im Ausland, Kilometergeld für eine Fahrt mit dem Privatfahrzeug zu einem Lie-feranten usw.).

Wird ein Krankentaggeld oder das Unfalltaggeld von der Versiche-rung ausbezahlt, kommt dieses auch zu den Zulagen. Über die ge-naue Abrechnung mit Taggeldern wird jedoch in den Kapiteln über Kranken- und Unfalltaggeld genauer eingegangen.

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Lohnzusammensetzung – Zulagen / Abzüge

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Beispiel: Zulagen Lohnabrechnung Februar 2013

Karl Meier hat laut Vertrag einen Lohn von CHF 7000.– x 13 verein-bart. Im Februar besuchte er eine Verkaufsmesse in Hannover und hat dafür diverse Spesen kreiert. Der Flug wurde direkt von der Marketingabteilung gebucht und bezahlt. Karl Meier hatte damit nichts zu tun. Karl Meier hat zwei Kinder im Alter von drei und sechs Jahren.

Seine Zulagen im Monat Februar 2013 sehen wie folgt aus:

TOTAL Lohn CHF 7000.– CHF 7000.–+ Kinderzulagen CHF 250.– x 2 CHF 500.–+ Hotelübernachtung Hannover CHF 144.– x 2 CHF 288.–+ Mittagessen, Pauschalspesen CHF 25.– x 3 CHF 75.–+ Nachtessen mit Kunden CHF 350.– CHF 350.–+ Nachtessen im Hotel CHF 35.– CHF 35.–+ Hoteltransfer und Taxi CHF 75.– CHF 75.–Total Bruttolohn CHF 8323.–

1.3 Abzüge

Wie wir aus der nachstehenden Tabelle ersehen können, folgen auf den entstandenen Bruttolohn nun alle Abzüge wie AHV, IV, EO, ALV, BVG, UVG usw. Auf diese Abzüge und deren Berechnung wird in den folgenden Kapiteln genau eingegangen.

Als Ergebnis haben wir den Nettolohn, der dem Mitarbeiter jeden Monat auf sein Konto überwiesen wird.

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Lohnabrechnung – Abzüge

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Achtung:

In unserem Beispiel oben werden die Abzüge nicht auf die tat-sächlich angefallenen Spesen, die Herr Meier selber bezahlt hat, vorgenommen. Siehe dazu Kapitel 2.1.5 Massgebender Lohn.

Ebenfalls gibt es keine Abzüge für die Kinderzulagen.

Die Abzüge werden bei Herrn Meier somit nur auf dem Betrag von CHF 7000.– vorgenommen.

Pflichtabzüge Arbeitnehmeranteil Arbeitgeberanteil

AHV 4,2% 4,2%IV 0,7% 0,7%EO 0,25% 0,25%ALV (<126 000) 1,1% 1,1%ALV-Zusatz 0,5% 0,5%(126 000–315 000)Betriebsunfall – branchenabhängigNichtbetriebsunfall branchenabhängig branchenabhängigBVG nach BVG nach BVGFAK – nach KantonVerwaltungskosten – nach Kanton

Freiwillige Abzüge – Krankentaggeld nach Versicherung nach Versicherung