Mailversand Belege aus SAP - sap-mail.desap-mail.de/wp-content/uploads/2018/04/SG_SAP_Anleitung_Mailversand... · 1 Mailversand Belege aus SAP Debitoren gehen verstärkt dazu über

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Mailversand Belege aus SAP

Debitoren gehen verstärkt dazu über Belege digital anzufordern.

Die Lösung Mailversand von Belegen aus SAP erlaubt die

automatische Absammlung von SapScript/SmartForm

Fakturabelegen für den Mailversand. Hierbei lässt sich über

zusätzliche Attribute des Debitors steuern, welche Debitoren

die Belege digital erhalten möchten, und an welche Mail-

Empfänger (Empfänger, Kopie, Blindkopie) diese gerichtet

werden sollen.

Mehrere Nachrichtenarten eines Fakturabeleges,

beispielsweise eine Rechnung mit zugehörigem

Tätigkeitsbericht sowie einer Spesenabrechnung können als

jeweilige PDF Anlage zu einer E-Mail Nachricht kombiniert

werden. Zusätzlich lassen sich beliebige Business Dokumente,

die als Anlagen zu einem SAP Fakturabeleg hinzugefügt werden,

als zusätzliche Anlagen in die E-Mail Nachricht übernehmen.

Der E-Mail-Text mit Betreffzeile, Formatierungen, Logo und

Signatur-Abbinder lässt sich aus Textbausteinen automatisiert

zusammenfügen. Neben einem Standard-Text lassen sich

individuelle E-Mail Texte am Debitor hinterlegen. Zusätzlich ist

eine individuelle Steuerung über UserExits möglich.

Die Absammlung von Belegen erfolgt vollautomatisch, sowohl

beim Einzeldruck von Fakturabelegen als auch bei der

Bearbeitung eines Fakturavorrates. Für alle abgesammelten

Belege werden E-Mail Belege für das Mailversandprogramm

erstellt. Im Mailversandprogramm ist eine Filterung, Kontrolle,

Voransicht und ein Sammelversand der erstellten E-Mail Belege

möglich. Des Weiteren lassen sich hier auch nachträglich E-Mail

Belege generieren.

Mailversand Belege aus SAP

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spezialisiert, wozu auch SAP

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1. Einstellungen im Debitor

1.1 Aktivierung des Mailversandes

Die Aktivierung des Mailversandes wird im Debitor gesteuert. Durch Hinterlegen eines Ansprechpartners

mit der Funktion „Z2 – Email Empfänger Rg“ wird der Mailversand aktiviert:

Zusätzlich zum Empfänger der Email lassen sich weitere Empfänger mittels „Z3 – Email CC Empf. Rg“ in

CC setzen, bzw. mit „Z4 – Email BCC Empf. Rg“ in BCC, beispielsweise das eigene Rechnungswesen selbst

um den Mailversand kontrollieren.


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Die Email-Adresse der Mail-Empfänger wird in der Detailansicht im Feld E-Mail eigestellt:

Der Mailversand erfolgt nicht unmittelbar, sondern die Druckdaten der Belege werden beim

Rechnungsdruck abgesammelt und in einem Report zum Mailversand bereitgestellt, so dass sich der

Mailausgang zuvor noch kontrollieren lässt.


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1.2 Einstellungen für den Belegdruck

Es lässt sich für den Belegdruck einstellen, ob und wie oft eine Rechnung gedruckt werden soll. Die

Standardvorgabe, zweimaliger Druck, als Original und Kopie, lässt sich hiermit übersteuern.

Die Einstellung wird über die Zusatzdaten im Debitor vorgenommen:


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Die Einstellung wird im Auswalfeld „RgDrucken“ vorgenommen:

Die Einstellungen haben folgende Bedeutung:

Z1 – Rechnung wird mit Standardvorgabe gedruckt. Diese Einstellung ist auch aktiv wenn keine Angabe

gemacht wird.

Z2 – Die Rechnung wird nur einmal gedruckt

Z3 - Die Rechnung wird nicht gedruckt


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1.3 Überdefinieren des Mailtextes im Debitor

Es wird im Mailversandprogramm ein Standardtext für die zu versendenden E-Mails eingestellt, der sich

beim Debitor überdefinieren und damit individuell für jeden Debitor einstellen lässt.

Ein überdefinierter Mail-Text wird beim Mailempfänger (Ansprechpartner mit der Funktion „Z2“)

hinterlegt über den Aufruf von Zusätze->Texte:


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Hierdurch gelangt man zu den Partnertexten des Ansprechpartners,

dort kann der Text dann hinterlegt werden:

Der Text kann hier dann in der jeweiligen Sprache des Debitors hinterlegt werden:

Welche Angaben und Platzhalter möglich sind, ist in der Beschreibung zur Hinterlegung der

Standardtexte beschrieben.


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2. Das Mailversandprogramm

2.1 Aufruf des Mailversandprogrammes

Das Mailversandprogramm wird mit der Transaktion „zbelmail“ aufgerufen:

Es lassen sich hier alle Einstellungen vornehmen, Mail-Belege generieren, kontrollieren als auch der

Mailversand selbst auslösen.


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2.2 Einstellungen des Mailversandprogrammes

Einstellungen des Mailversandprogrammes werden über den Reiter „Einstellungen“ vorgenommen. Es

stehen hier die nachfolgenden Optionen zur Auswahl:


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2.2.1 Absender- / Signaturdaten pflegen

Hier können für den jeweiligen SAP-Benutzer Platzhalter definiert werden, die im E-Mail Text bzw. in der

E-Mail Signatur verwendet werden können. Durch Angabe einer Sprache lässt sich festlegen, für welche

Sprache die jeweiligen Daten gültig sein sollen. Wird keine konkrete Sprache festgelegt, sind die

Absender-/Signaturdaten für alle Sprachen gültig, solange nicht für eine bestimmte Sprache eine

individuelle weitere Einstellung erfolgt ist.


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Die Platzhalter zu den Absender-/Signaturdaten, die im E-Mail Text oder in der Signatur verwendet

werden können, sind wie folgt:

Feldname Platzhalter

Absender @SND_NAME@

AbsenderMail @SND_MAIL@

SignaturName @SGN_NAME@

SignaturRolle @SGN_ROLE@

SignaturMail @SGN_MAIL@

SignaturTelefon @SGN_TEL@

SignaturMobile @SGN_MOB@

SignaturFax @SGN_FAX@

Die Texte werden in der E-Mail Signatur wie folgt automatisch eingesetzt:


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2.2.2 Bezeichner pflegen

Die Bezeichner legen fest, wie die Attachments zu den Mailbelegen in einer jeweiligen Sprache benannt

werden (Fakturabeleg, Tätigkeitsbericht und weitere):

Der Schlüssel „MAIL_ATTN_RG“ bezeichnet den Namen des Attachments für das Fakturadokument,

der Schlüssel „MAIL_ATTN_TB“ den Tätigkeitsbericht (soweit für das Fakturadokument vorhanden).

Es lassen sich hier die Platzhalter aus dem Kapitel „Platzhalter“ verwenden.

2.2.3 Platzhalter Folgende Platzhalter lassen sich im Mailtext, für Bezeichner und die Signatur verwenden:

Platzhalter Herkunft Bedeutung

@BELTITEL@ Fakturabeleg Belegtitel aus dem Formular, z.B. Rechnung, Gutschrift usw.

@BELNR@ Fakturabeleg Belegnummer

@BELDAT@ Fakturabeleg Erzeugungsdatum

@FKDAT@ Fakturabeleg Fakturadatum

@BELEXT@ Konstante Extension, immer „.pdf“

@MEXT@ Partner im Debitor, Mailempfänger

Wird mit „r“ belegt, wenn der Partner männlich ist und ist ansonsten leer. Hiermit lässt sich die Standardanrede „Sehr geehrte“ / „Sehr geehrter“ automatisch generieren.

@ANREDE@ Partner im Debitor, Mailempfänger

Anrede des Partners

@VORNAME@ Partner im Debitor, Mailempfänger

Vorname des Partners

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@NACHNAME@ Partner im Debitor, Mailempfänger

Nachname des Partners

@SND_NAME@ Absender-/Signaturdaten

Absender-Name

@SND_MAIL@ Absender-/Signaturdaten

Absender-Emailadresse

@SGN_NAME@ Absender-/Signaturdaten

Name in der Signatur

@SGN_ROLE@ Absender-/Signaturdaten

Rolle in der Signatur

@SGN_MAIL@ Absender-/Signaturdaten

E-Mail Adresse in der Signatur

@SGN_TEL@ Absender-/Signaturdaten

Telefon in der Signatur

@SGN_MOB@ Absender-/Signaturdaten

Mobilnummer in der Signatur

@SGN_FAX@ Absender-/Signaturdaten

Faxnummer in der Signatur

2.2.4 Standard E-Mail Texte pflegen

Ein Standard E-Mail Text lässt sich für die jeweiligen Sprachen individuell einstellen und wird nur

verwendet, soweit der Text nicht beim Debitor individuell übersteuert ist (siehe Kapitel Überdefinieren

des Mailtextes im Debitor). Es können die Platzhalter aus dem Kapitel „Platzhalter“ verwendet werden.


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Es sind folgende Formate für Textzeilen definiert:

Format Bedeutung

SE (SE=Sender) Absender E-Mail Adresse. Eine Zeile mit diesem Format ist eine Pflichtangabe, andernfalls zeigt die Mail-Generierung einen Fehler an. Es kann eine Konstante E-Mailadresse oder eine Mail-Adresse aus den Absender-/Signaturdaten verwendet werden.

SJ (SJ=Subjekt) Betreffzeile der E-Mail. Eine Zeile mit diesem Format ist eine Pflichtangabe, andernfalls zeigt die Mail-Generierung einen Fehler an.

* Mailtext (welchem die Signatur automatisch hinzugefügt wird)

XX Zeilen die als gelöscht gelten und nicht ausgewertet werden.

Im Mailtext selbst werden Zeilenumbrüche mit dem HTML-Tag „<BR>“ angegeben. Es sind auch

weitergehende Formatierungen möglich.

2.2.5 E-Mail Signatur pflegen

Die Pflege der E-Mail Signatur ist im HTML Format möglich. Auch hier können die Platzhalter verwendet

werden.


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2.3 E-Mail Belegversand durchführen

Der Einstieg in den E-Mail Belegversand wird über den Reiter „Belegversand“ durchgeführt. Der Aufruf

löst nicht direkt einen Belegversand durch, sondern präsentiert eine Liste aus welcher dann gezielt der

E-Mail Belegversand ausgelöst werden kann.

Beschreibung Aufrufparameter :

Aufrufparameter Vorbelegung Beschreibung

Erstellungsdatum Tagesdatum / 31.12.9999

Erstellungsdatum eines Beleges

Kontrakt Zu Fakturabelegen zugehörige Kontraktnummer

Fakturabeleg Fakturabelegnummer

Debitor Debitornummer

Erstellungsbenutzer SAP Erstellungsbenutzer des Mailbeleges

Änderungsbenutzer SAP Änderungsbenutzer des Mailbeleges

Mail Status N N=Neue E-Mailbelege X=Versandte E- Mailbelege <leer> = Neue und versandte E-Email Belege

Test E-Mail Empfänger E-Mail Adresse für einen E-Mail Testversand

Prüfen auf nicht gen. Belege Es wird geprüft, ob durch nachträgliche Angabe eines E-Mail Empfängers im Debitor die Situation entstanden ist, dass Mailbelege generiert werden müssten, dies jedoch für die Auswahl der Aufrufparameter noch nicht erfolgt ist. Es wird in diesem Fall eine Warnung ausgegen.

Gelöschte Mailbelege anzeigen Logisch gelöschte Mailbelege anzeigen

Testlauf X=Testlauf. Änderungen aus dem Aufruf werden nicht in die Datenbank geschrieben.

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Wird auf nicht generierte Belege geprüft, und liegen keine Mailbelege für Fakturabelege vor, wird

folgende Warnung ausgeben:

Solche E-Mail Belege können mit der Funktion „Belegnacherstellung“ nacherstellt werden.

Nach Bestätigung der Selektionsmaske wird eine Liste der E-Mail Belege dargestellt:

Spalte Beschreibung

S *=Die Zeile wurde bereits verarbeitet, <leer> sonst.

BelTitel Belegtitel aus Fakturabeleg

FkArt Fakturaart

Verkaufsbeleg Kontraktnummer des zugehörigen Kontrakts

Vetriebsbeleg Fakturabeleg

Angel.am Erzeugungsdatum des Fakturabeleges

Fakturadatum Fakturadatum


Sprache Ausgabesprache des Fakturabeleges

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Angelegt von SAP Benutzer der Mailbeleg angelegt hat

Angelegt am Erzeugungsdatum des Mailbeleges

Uhrzeit Erzeugungszeit des Mailbeleges

Geändert von SAP Benutzer der Mailbeleg zuletzt geändert hat

ÄnderDatum Änderungsdatum des Mailbeleges

ÄndZeit Änderungszeit des Mailbeleges

AnzBelege Anzahl der Belege (Attachments) nach Nachrichtenart des Fakturabeleges (Fakturabeleg, Tätigkeitsbericht).

AnzAnlagen Anzahl der aus dem Fakturabeleg übernommenen Anlagen

MailStatus N=Neue nicht versandte E-Mail X=versandte E-Mail

TestStatus X=Es wurden ein Mailtest durchgeführt, <leer> sonst

Fehler X=Bei der Mailgenerierung ist ein Fehler aufgetreten, <leer> sonst

ES Symbol zum Mail-/Fehlerstatus

Fehlertext Beschreibung des Fehlers, falls ein Fehler aufgetreten ist.

SendeDat Datum des Mailversandes

SendUhr Uhrzeit des Mailversandes

Wurde „Gelöschte Mailbelege anzeigen“ angewählt, werden zusätzlich die folgenden Daten mit

angezeigt:

Spalte Beschreibung

LöschKZ X=Der Mailbeleg wurde logisch gelöscht

LöschName SAP Benutzer der den Mailbeleg gelöscht hat

Löschdatum Löschdatum

Löschzeit Löschzeit


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2.3.1 Funktionen im E-Mail Belegversand

Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung, die auf markierte Zeilen angewendet werden:

2.3.1.1 E-Mail Vorschau

Durch Markierung einer Zeile und Anwahl von „ E-Mail Vorschau“, wird eine Vorschau zu einer E-Mail

angezeigt:

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Über den Reiter „Eigenschaften“ lassen sich die Dokumentengröße und weitere Daten anzeigen:


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Über den Reiter „Empfängerliste“ lassen sich die Empfänger der E-Mail anzeigen:

Über den Reiter „Anlagen“ die Anlagen:


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Die Anlagen lassen sich in der E-Mail Vorschau per Doppelklick auch direkt anzeigen:

2.3.1.2 Mailtest

Vor dem eigentlichen Versand der E-Mails an den Empfänger lässt sich ein Mailtest durchführen. Für den

Mailtest ist es erforderlich, dass in der Selektionsmaske zuvor eine E-Mailadresse angegeben worden ist,

an den die E-Mails anstelle der eigentlichen E-Mail Empfänger gesendet werden:

Wurde hier keine Angabe gemacht, wird folgende Information ausgegeben:

Für alle markierten Zeilen wird eine Test-Mail versendet.

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2.3.1.3 Mailversand

Der Mailversand löst den Versand aller markierten E-Mails aus. Die Spalte „S“ wird hiernach durch das

Symbol „*“ markiert.

Werden Zeilen markiert, für die bereits ein Mailversand durchgeführt worden ist, wird zuvor folgende

Warnung ausgegeben, so dass die Selektion noch einmal überprüft werden kann:

2.3.1.3 Mailbeleg löschen

Über die Funktion „Mailbeleg löschen“ lassen sich E-Mail Belege, dessen Zeilen markiert sind, logisch

löschen. Logisches Löschen bedeutet, dass die Belege weiterhin vorhanden und lediglich über ein

Kennzeichen als gelöscht markiert sind. Als gelöscht markierte Mailbelege werden bei einer neuen

Selektion nur angezeigt, wenn die Option „Gelöschte Mailbelege anzeigen“ ausgewählt wird. Alle

Belegdaten bleiben weiterhin vorhanden und die logische Löschung lässt sich wieder zurücknehmen.

Mit dieser Funktion lassen beispielsweise Belege vom Mailversand zurückstellen.

2.3.1.3 Löschen Rückgängig

Über die Löschen-Rückgängig Funktion lässt sich das logische Löschen von Belegen wieder rückgängig

machen. Diese Funktion wird nur angeboten, wenn die Option „Gelöschte Mailbelege anzeigen“

ausgewählt worden ist.

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2.4 E-Mail Belege Nacherstellen

Beim Ausdruck von Fakturabelegen, dessen Debitor einen Ansprechpartner mit der Funktion „Z2 – E-

Mail Empfänger Rg.“ hat, wird automatisch ein E-Mail Beleg für den E-Mail Versand angelegt.

Wird einem Debitor erst nachträglich ein solcher Ansprechpartner hinzugefügt, so hat dies

entsprechend zur Folge, dass für alle für den Debitor bereits gedruckte Rechnungen kein E-Mail Beleg

erstellt worden ist.

Über den Reiter Belegnacherstellung des Mailversandprogrammes lassen sich E-Mail Belege

nacherstellen oder neu erstellen:

Beschreibung Aufrufparameter :

Aufrufparameter Vorbelegung Beschreibung

Erstellungsdatum Tagesdatum / 31.12.9999

Erstellungsdatum eines Beleges

Fakturaart Fakturaart

Kontrakt Zu Fakturabelegen zugehörige Kontraktnummer

Fakturabeleg Fakturabelegnummer


Erstellungsbenutzer SAP Erstellungsbenutzer des Mailbeleges

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Generierte Belege mit anzeigen X=Bereits generierte E-Mail Belege mit anzeigen, <leer> = Es werden nur E-Mail Belege angezeigt, die noch nicht generiert worden sind

Testlauf X=Testlauf. Änderungen aus dem Aufruf werden nicht in die Datenbank geschrieben.

Nach der Selektion werden alle Belege angezeigt, für die im Debitor ein E-Mail Versand eingestellt ist,

für welche jedoch bislang kein E-Mail Beleg generiert worden ist:

Es lassen sich nun Zeilen markieren und die E-Mail Belege mit der Funktion „Mailgenerierung“

generieren.

Wird die Selektion mit der Option „Generierte Belege mit anzeigen“ aufgerufen, werden alle bereits

generierten E-Mail Belege zusätzlich mit angezeigt:


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Diese lassen sich durch die Funktion „Mailgenerierung“ neu generieren. Vor einer Neugenerierung wird

eine Warnung ausgegeben:

Hinweis: Änderungen des Mailtextes, von Absender- und Signaturdaten werden automatisch

berücksichtigt. Es ist nicht erforderlich hierfür E-Mail Belege neu zu generieren.

Die Bedeutung der Spalten entspricht denen der Funktion des E-Mail-Belegversandes.

Es ist auch möglich, einen E-Mail Beleg nachträglich über die Vorschau oder den Wiederholungsdruck

eines Fakturabeleges (Transaktion vf03) zu erstellen. Wird in den Druckoptionen für den Empfänger der

Parameter „$MAIL“ alleine oder zusätzlich zu anderen Parametern angegeben, so wird bei der Vorschau

oder Druckausgabe ein E-Mail-Beleg erstellt:


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3. E-Mail Belegversand Übersicht

ZBELMAIL E-Mail Belegversand (Belegnacherstellung)

Kontrakt

Fakturabeleg 1 Fakturabeleg 2 Fakturabeleg n

Debitor

Partner Mail-Empfänger

Partner Mail-Kopie-Empfänger

Mailempfänger

Partner Mail-Blindkopie-Empfänger

Mailempfänger

Optionaler

debitorspezifischer

Mailtext

Nachrichtenart 1

Fakturabeleg

Nachrichtenart 2

Tätigkeitsbericht

Business

Dokument

Druckausgabe

E-Mail Beleg

Fakturabeleg pdf

Tätigkeitsbericht pdf

Business Dokument pdf

Empfänger

Betreff

Generierter Mailtext

Absender

Signatur

Einstellungen

Standard Mailtextvorlage

Bezeichner

Absender-/Signaturdaten

Signaturvorlage

E-Mail Belegversand

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4. Weitere Business Dokumente am Fakturabeleg

Werden Anlagen der Anlagenliste von Fakturabelegen hinzugefügt, so werden diese automatisch in die

E-Mail Belege als zusätzliche Anlagen übernommen.

Eine Nacherstellung von E-Mail Belegen ist hierfür nicht erforderlich. Alle Business-Dokument Anlagen

werden automatisch hinzugefügt.


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