Management Akademie NRW · Seite 10 von 22 Kommunikation – Workbook Trainingsübungen Gesprächspausen Wir haben für Sie die drei gängigsten Gesprächspausen aufgelistet und erklärt,

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Kommunikationstraining

Übungen

Copyright © 2012 Management Akademie NRW Kommunikation – Workbook Trainingsübungen Seite 2 von 22

Inhalte

Vorwort .................................................................................................................... 3 Kommunikation.......................................................................................................... 4 Der Kommunikationskreislauf ...................................................................................... 5

Übungen................................................................................................................. 6 To Be or …. To be....................................................................................................... 7

Übungen................................................................................................................. 8 Gesprächspausen....................................................................................................... 9

Gesprächspausen................................................................................................... 10 Übungen............................................................................................................... 11 Kommunikationsübung 1: ............................................................................................ 11 Kommunikationsübung 2: ............................................................................................ 11 Kommunikationsübung 3: Die Kaffee-und-Kuchen-Strategie .................................................. 11

Das Kommunikationsquadrat ..................................................................................... 12 Übungen............................................................................................................... 13 Arbeitsblatt Kommunikationsquadrat ........................................................................ 14

Checkliste Besprechungsvorbereitung......................................................................... 15 Besprechungen effektiv vorbereiten ......................................................................... 15 Gesprächs- und Besprechungs-Checklisten I.............................................................. 16

Zehn Tipps für erfolgreiche Gespräche ........................................................................ 18 Was Kunden über uns sagen...................................................................................... 20 Kommunikationstraining in unsere Akademie............................................................... 21 Impressum.............................................................................................................. 22


Vorwort Die wirksamsten Management-Werkzeuge sind nicht so sehr Tabellen und Kennzahlen. Viel entscheidender für den dauerhaften wirtschaftlichen Erfolg sind ganz andere Tools:

gemeinsame Ziele und Flexibilität bei deren Umsetzung

Führung, die Verantwortung übernimmt und auch delegieren kann

eine funktionierende Organisation, die ehrlich, fair und gerade deshalb effizient arbeitet

Qualität, die auch in der Kommunikation spürbar ist

Menschen, die inspiriert und motiviert zusammenarbeiten und den Spaß am Erfolg miteinander teilen.

Die Management Akademie NRW unterstützt Manager, Führungskräfte, Geschäftsführer und Abteilungsleiter sowie deren Mitarbeiter dabei, diese Werkzeuge gekonnt zu nutzen. Sehr gerne können Sie einen persönlichen Termin mit mir vereinbaren. In diesem Gespräch werden wir gemeinsam Ansätze zur Optimierung entwickeln, um Sie oder Ihr Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Dies ist eine Investition von uns an Sie! Ich garantiere Ihnen ein interessantes Gespräch mit Mehrwert! Jos Donners Geschäftsführer der Management Akademie NRW


Kommunikation Was ist der Unterschied zwischen einem Kommunikations-Profi und einem Amateur? Dass der Profi Geld für seine Leistung bekommt? Oder dass der Profi sich stetig verbessert? Im ersten Fall sind wir alle Kommunikations-Profis, denn wir bekommen Geld für unsere Kommunikation. Ohne Kommunikation keine Ideen austauschen, keine Produkte, Leistungen, Projekte. Also ist Kommunikation eines unserer wichtigsten Werkzeuge. Ohne Kommunikation gibt es keine Jobs! Im zweiten Fall können wir uns natürlich fragen, was wir TUN, um unsere Kommunikation (stetig) zu verbessern. Reflektieren wir bewusst Gespräche, die wir geführt haben? Sehen wir die Bereiche, in denen wir selbst uns verbessern können oder denken wir, dass alles OK ist? Arbeiten wir an diesen Verbesserungen oder machen wir immer wieder die gleichen Fehler? Eine stetige Verbesserung kann nur erreicht werden, wenn man sich ihrer Notwendigkeit bewusst ist. Dazu werden wir von der Management Akademie NRW monatlich praktische Kommunikationstraining-Übungen publizieren, die Sie während der Arbeit am Arbeitsplatz selbst durchführen können.

Basis dieser Kommunikationstraining-Übungen

Unsere Übungen für Kommunikationstraining basieren auf unseren Publikationen und Kommunikationstrainings, denen die Theorien von Friedemann Schulz von Tun, Shannon and Weaver, David Berlo, Paul Watzlawick u.v.a. zugrunde liegen.

Warum gibt es diese kostenlosen Kommunikationsübungen?

Wir zeigen natürlich nicht all unsere Kommunikationsübungen. Sonst bräuchten Sie sich nicht mehr zum Kommunikationstraining anzumelden. Jetzt können Sie natürlich weitere Kommunikationsbücher kaufen, und in der Literaturliste stehen gute Tipps. Das befreit Sie jedoch nicht von der Notwendigkeit, regelmäßig zu trainieren, denn erst dann werden Sie zum Profi. Vergleichen Sie: Genauso wie ein Fußball-Profi theoretisch weiß, wie er am besten Fußball spielt, wird er nur durch das regelmäßige Training zum Profi. Auch Sie werden zum Kommunikations-Profi, wenn Sie regelmäßig üben.

Kommunikationsübungen für und von Kunden

Wenn Sie gute Kommunikationsübungen oder Vorschläge haben, würden wir uns freuen, von diesen zu erfahren! Dann werden wir diese umgehend mit Ihrem Namen publizieren. Starten Sie jetzt mit Ihren Übungen! Werden Sie ab heute zum Kommunikationsprofi. Wir freuen uns über jedes Feedback und über Tipps bzgl. neuer Kommunikationsübungen.

Für wen sind diese Übungen geeignet?

Diese Übungen sind für alle geeignet, die Ihre Kommunikation verbessern möchten, sowohl privat als beruflich.


Der Kommunikationskreislauf

Ziel dieser Übung

Die Basisprinzipien der Kommunikation zu verstehen und erfolgreich anzuwenden.

Vorbereitungs-Vorkenntnisse

Keine.

Der Kommunikationskreislauf

Ich sitze meinem Chef gegenüber und beginne, die Situation zu erklären. Wir haben eine neue Software entwickelt, haben aber durch technische Probleme viel Zeit verloren und können das Projekt trotz der vielen freiwilligen Überstunden nicht rechtzeitig beenden. Während meiner Erläuterungen merke ich, dass mein Chef mich ununterbrochen anschaut, jedoch keinerlei Reaktion zeigt. Nach 15 Minuten bin ich mir nicht sicher, ob wir unsere Sache richtig gemacht haben, da mein Chef noch immer nichts von sich gibt. Als ich nach 30 Minuten fertig bin, ist seine einzige Frage: "... und was soll ich dem Kunden sagen?" Dann, ohne auf eine Antwort zu warten, dreht er sich um und läuft weg. Verunsichert gehe ich zurück zu meinem Team und weiß nicht, was ich sagen soll. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter demotivieren möchten, machen Sie es so, wie der Chef in unserem Beispiel. Der Mitarbeiter hat sich alle Mühe gegeben, die Situation zu erklären, das ganze Team hat freiwillig Überstunden gemacht und versucht, das Projekt rechtzeitig abzuschließen. Und der Chef zeigt keine einzige Reaktion, weder während des Gesprächs noch im Anschluss. In diesem Beispiel wird gegen eine der wichtigsten Kommunikationsregeln verstoßen:

Kommunikation ist interaktiv

Gute Kommunikation ist interaktiv und alle Teilnehmer müssen an der Kommunikation mitwirken. Wenn Sie keine Reaktion zeigen oder anderen keine Chance geben zu reagieren (wie manche Verkäufer durch zu vieles Reden), dann haben sie keine interaktive Kommunikation, sondern einen Monolog. Achten Sie darauf, regelmäßig eine Reaktion zu zeigen (Bestätigung) und lassen Sie erkennen, dass Sie aktiv zuhören, interessiert sind und die Absicht haben, das Gesagte zu verinnerlichen. Mögliche Reaktionen, die Sie geben können: hmmm, OK, ja, gut, prima, schön, schade usw., natürlich passend zur Aussage. Jemandem "schön" zu sagen, der gerade erzählt, dass er seinen Führerschein nicht geschafft hat, wäre beispielsweise eine falsche Reaktion.


Übungen

Kommunikationsübung 1:

Analysieren Sie während eines Gesprächs, wie Sie auf andere reagieren.


Analysieren Sie während eines Gesprächs, wie andere auf Ihre Aussagen reagieren.


Analysieren Sie während Ihrer Arbeit Gespräche, die andere führen und achten Sie auf ihre Reaktionen. Sehen Sie die Beziehung zwischen guten Reaktionen und erfolgreichen Gesprächen? Wenn Sie es nicht glauben, geben Sie mal keine oder falsche Reaktionen; Sie werden direkt sehen, wie das Gespräch endet.

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To Be or …. To be (nach W. Shakespeare - Hamlet - To be or not to be)

Ziel dieser Übung



Keine.

Die Übung

Eine der wichtigsten Prämissen einer guten Kommunikation besteht darin, dass die Teilnehmer zu 100% präsent sind. Haben Sie schon einmal erlebt, dass Sie mit jemandem im Gespräch sind und Ihr

Gesprächspartner nur mit halbem Ohr zuhört? Haben Sie schon einmal mit jemandem am Telefon gesprochen und dabei bemerkt, dass

Ihr Gesprächspartner gleichzeitig seine Emails liest? Haben Sie bei sich selber schon einmal festgestellt, dass es Sie eigentlich nicht so sehr

interessiert, was Ihr Gegenüber sagt und dass Sie während des Gesprächs an andere Sachen denken?

Bestimmt erkennen Sie sich in einer oder mehreren Situationen wieder. Es ist ja menschlich, nicht immer 100% präsent zu sein! Aber... wie groß wäre die Chance, einen Auftrag zu erteilen, wenn Sie in Beispiel 1 oder 2 der Kunde sind und den Eindruck haben, dass der Verkäufer Ihnen gar nicht richtig zuhört? Die Basis für gute zwischenmenschliche Beziehungen ist Vertrauen. Doch welches Vertrauen kann ich in jemandem haben, der nicht an mir oder meinen Wünschen interessiert ist? Gerade in der Kommunikation ist es Voraussetzung, dass alle Kommunikationspartner geistig anwesend sind und alle die Aufmerksamkeit auf die Gesprächspartner und die Kommunikation untereinander richten. Erst dann werden sie gemeinsam kommunizieren und Ideen oder Lösungen entwickeln. Denn je schlechter die Kommunikation, desto größer anschließend die Probleme. Haben Sie schon einmal Personen erlebt, die beim Betreten eines Raumes allein durch Ihre persönliche Präsenz solch eine Ausstrahlung haben, noch bevor sie überhaupt etwas gesagt haben? Diese Personen haben die Fähigkeit, präsent zu sein. Sie haben einen erheblichen Vorteil z.B. bei Verhandlungen oder Präsentationen (enthält bereits das Wort „Präsenz“). Wenn Sie die Fähigkeit, zu 100% präsent zu sein, bei sich selbst trainieren, haben Sie bereits eine der wichtigsten Prämissen in der Kommunikation erfüllt.


Übungen


Setzen Sie sich auf einen bequemen Stuhl (nicht zu bequem, man sollte am besten gerade sitzen können) und schließen Sie die Augen. Versuchen Sie an nichts zu denken, und einfach nur da zu sein. Wenn Sie an etwas denken müssen, richten Sie Ihre Aufmerksamkeit nicht darauf, sondern lassen Sie diese Gedanken wie ein Blatt auf einem Fluss vorbeiziehen. Seien Sie nur da. Sie werden Geräusche hören, die Ihnen vorher nicht bewusst waren. Ignorieren Sie diese und seien Sie einfach nur da. Versuchen Sie, diese Übung am Anfang mindestens 5-10 Minuten lang durchzuführen. Wenn Sie möchten, können Sie diese später zeitlich ausweiten. Diese Übung kann gleichzeitig als Entspannungsübung dienen, denn Sie werden merken, dass solch einen Kurzurlaub sehr erfrischend sein kann.


Machen Sie die gleiche Übung mit offenen Augen.




Gesprächspausen

Ziel dieser Übung



Keine.

Gesprächspause? - Unendlich fließen die Wörter...

Ich habe gerade eine Tasse Kaffee geholt, um eine kleine Unterbrechung in den letzten Vorbereitungen meines Vortrages zu machen und gleichzeitig meine Gedanken zu sortieren. Kurz bevor ich mein Zimmer erreiche, begegne ich meinem Arbeitskollegen Maurice, mit dem ich an zahlreichen gemeinsamen Projekten arbeite. Ich schätze ihn sehr, doch eine Sache an ihm kann anstrengend sein. Wenn er einmal anfängt zu reden, hört er nicht mehr auf.

Und genau so ist es jetzt! Meine Zeit geht dahin und

meine gerade sortierten Gedanken kommen direkt

wieder durcheinander...

Bestimmt kennen Sie auch jemanden aus ihrem Umfeld, der gerne ohne Punkt und Komma redet. Sie

haben keine Chance, das Wort zu ergreifen und wissen auch nicht so genau, wie Sie es anstellen können,

ohne ihn dabei zu verletzen. Während seines Monologs schweigen Sie und sind mit den Gedanken schon

ganz woanders. Und dann fragen Sie sich, ob Sie selbst manchmal vielleicht auch so reden und Ihrem

Gesprächspartner überhaupt eine Chance geben, auf ihre Aussagen zu reagieren.


Gesprächspausen

Wir haben für Sie die drei gängigsten Gesprächspausen aufgelistet und erklärt, wie Sie diese anwenden. Sicherlich gibt es noch weitere Pausen zu bedenken oder eine andere Einteilung der unten erwähnten Pausen wäre möglich. Doch wir haben uns schließlich für die folgende Aufteilung in drei verschiedene Pausen entschieden.

1. Die Pause für eine "peinliche Situation" oder "Emotions"-Pause

Diese Pause kommt vor, wenn jemanden einen groben Fehler macht, bzw. gemacht hat und

dies gerade feststellt oder damit konfrontiert wird. Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie gerade

etwas entdeckt haben, was sie nicht hätten herausfinden dürfen. Die dritte Möglichkeit ist,

dass jemand sich gerade in einer schwierigen emotionalen Phase befindet, wie z.B. Trauer oder

Angst. Wenn Sie ein guter Beobachter sind, werden Sie von selbst erkennen, dass etwas

geschehen ist, wodurch Ihr Gesprächspartner es gerade jetzt sehr schwierig hat.

Es gibt zwei Möglichkeiten, was Sie in solch einem Fall tun können: Entweder beenden Sie die

Pause, indem Sie etwas sagen oder aber beenden das ganze Gespräch. Sie können ebenfalls

warten und die andere Person ermutigen, über das Thema zu sprechen und sich so die eigene

Seele frei zu reden. Was für Sie persönlich die passendste Wahl ist und wann Sie diese

anwenden, können nur Sie selbst entscheiden. Egal was Sie tun, es hat in dem Moment keinen

Sinn, das eigentliche Gespräch weiterzuführen, ohne zuerst diese Situation zu klären. Wenn

Sie z.B. in einem Beurteilungsgespräch sind und soeben herausgefunden haben, dass Ihr

Mitarbeiter einen groben Fehler gemacht hat und sich dafür sehr schämt, hat es keinen Zweck,

die Beurteilungsliste weiter abzuarbeiten, bevor Sie das Problem nicht angesprochen und

gelöst haben. Er wird Ihnen nämlich andernfalls nicht mehr zuhören. Wenn Sie während einer

Projektbesprechung bemerken, dass ein Mitarbeiter anfängt zu weinen weil er sich z.B. gerade

von seiner Frau getrennt hat, hat es ebenfalls keinen Zweck einfach weiterzumachen. Was Sie

dann mindestens tun können ist, die Besprechung kurz zu unterbrechen und mit dem

Mitarbeiter abzustimmen, ob er dabei bleiben möchte oder lieber einen Tag freinimmt.

Wenn Sie also bemerken, dass bestimmte Emotionen während eines Gesprächs auftauchen,

sorgen Sie zuerst dafür, dass Ihr Gesprächspartner wieder im Kommunikationsmodus ist.

2. Die Nachdenkpause: Ihr Gesprächspartner braucht eine kurze Pause, um seine

Gedanken zu strukturieren oder eine Antwort zu formulieren.

Ihr Gesprächspartner hört während des Gesprächs auf zu reden und schaut nachdenklich in die Ferne. Oder Sie haben gerade eine Frage gestellt und ihr Gesprächspartner schaut nachdenklich vor sich hin. Dies sind Anzeichen dafür, dass er seine Gedanken gerade sortiert, oder aber er setzt sich gerade mit seiner Meinung bezüglich des Themas auseinander. Die Emotionen haben sich nicht geändert, aber Ihr Gesprächspartner schaut Sie nicht an. Dies bedeutet, dass Ihr Gesprächspartner ein bisschen Zeit braucht. Warten Sie ruhig, bis er fertig ist und Sie wieder anschaut. Kurz danach wird er das Gespräch fortsetzen bzw. eine Antwort geben. Sie sollten während dieser Pause keine neuen Fragen stellen oder Ihre Meinung zum Ausdruck bringen, denn Ihr Gesprächspartner ist noch gar nicht empfangsbereit. Sie können es sehen, wenn er wieder bereit ist, mit Ihnen weiter zu kommunizieren, und zwar in dem Moment, wenn er Sie anschaut.


3. Der Sender-Empfänger-Wechsel: Ihr Gesprächspartner hat aufgehört zu reden

oder hat eine Frage formuliert und wartet jetzt auf eine Antwort oder Reaktion

Ihrerseits.

Ihr Gesprächspartner hat gerade etwas gesagt oder gefragt und schaut Sie direkt an. Er wartet auf eine Reaktion. Dies ist die kürzeste Pause, jedoch eine besonders wichtige, um Ruhe in ein Gespräch zu bringen und den Kommunikationsfluss auszubalancieren. Wenn Sie sprechen, achten Sie darauf, dass Sie Ihrem Gesprächspartner auch eine Pause gönnen. Bieten Sie ihm die Möglichkeit, etwas zu sagen oder zu reagieren. Wenn Sie zu lange am Stück reden, schwindet irgendwann die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners und somit leidet die Kommunikation. Übernehmen Sie die Verantwortung, ein gutes und ausbalanciertes Gespräch zu führen, denn nur so erreichen Sie maximale Ergebnisse.

Übungen


Bauen Sie in der Gesprächsvorbereitung Pausen ein. Dies können Sie tun, indem Sie ein Gespräch in verschiedene "Strophen" einteilen und versuchen, nach jeder Strophe eine Reaktion des Gesprächpartners zu erlangen.


Verfolgen Sie während ihrer nächsten Gespräche aufmerksam, wie Ihr Gesprächspartner reagiert. Wenn er Sie nicht anschaut, bauen Sie eine Pause ein und warten Sie, bis er wieder "präsent" ist. Wenn er fragt, warum Sie schweigen, können Sie immer sagen "Ich habe gesehen, dass Sie nachdenklich geschaut haben und wollte Ihnen die Zeit gönnen, Ihre Gedanken zu ordnen".

Kommunikationsübung 3: Die Kaffee-und-Kuchen-Strategie

Und im Falle des Vielredners zu Beginn dieses Artikels: Überraschen Sie Ihn mit einem Stück Kuchen und einer Tasse Kaffee und erzählen Sie Ihm, was er bei Ihnen bewirkt, wenn er Ihnen keine Chance gibt, zu reagieren und ohne Pause spricht. Sagen Sie ihm, dass Sie dies gerne ändern möchten. Der Vorteil dabei ist: Sehr wahrscheinlich wird er durch die Tasse Kaffee und das Stück Kuchen so überrascht sein, dass er neugierig wird und bereit ist zuzuhören... und wenn nicht, ist er hoffentlich still, wenn er seinen Kuchen isst.




Das Kommunikationsquadrat

Ziel dieser Übung

Mit Hilfe des Kommunikationsquadrats die verschiedene Inhalte der Kommunikation zu analysieren und verstehen.


Keine.

Das Kommunikationsquadrat

(nach Friedemann Schulz von Thun - das Kommunikationsquadrat) Jedes Mal, wenn ich jemandem etwas sage (kommuniziere), treten mehrere Faktoren gleichzeitig in Kraft. Diese Faktoren werden durch Friedemann Schulz von Thun im Kommunikationsquadrat präsentiert. Wenn z.B. ein Ehepaar an der Ampel steht, die schon mindestens eine halbe Sekunde auf Grün ist, kann es passieren, dass einer der Ehepartner diese Bemerkung von sich gibt: "Grüner wird es nicht!"

Die Aussage "Grüner wird es nicht" besteht aus 4 verschiedenen Botschaften (Seiten des Kommunikationsquadrats):

1. Die Ampel ist grün (Sachinhalt - worüber ich informiere) 2. Ich möchte meine Zeit nicht vertrödeln, ich habe es eilig (Selbstkundgabe - was ich von

mir zu erkennen gebe) 3. Du brauchst immer meine Hilfe im Verkehr (Beziehung - was ich von Dir halte und wie ich

zu Dir stehe) 4. Gib Gas! (Appell - was ich bei Dir erreichen möchte)


Ein weiteres Beispiel:

Sie kommen wegen eines Verkehrsstaus etwas später zur Arbeit. Dies ist das erste Mal im ganzen Jahr, dass Sie zu spät sind, da Sie normalerweise immer sehr pünktlich kommen. Ihr Kollege schaut Sie an und sagt: "Mahlzeit".

Auch diese Aussage können wir mit Hilfe des Kommunikationsquadrats analysieren:

1. Du bist zu spät (Sachinhalt - worüber ich informiere) 2. Ich war früher hier als Du (Selbstkundgabe - was ich von mir zu erkennen gebe) 3. Du solltest rechtzeitig hier sein (Beziehung - was ich von Dir halte und wie ich zu Dir stehe) 4. Fange an zu arbeiten - gib mir die Informationen, auf die ich gewartet habe! (Appell - was

ich bei Dir erreichen möchte)

Dieses zweite Beispiel kann noch eine andere Bedeutung haben. Es kann z.B. auch sein, dass

gerade dieser Kollege selber regelmäßig zu spät zur Arbeit kommt. Nun freut er sich vielleicht

insgeheim, dass Sie mal zu spät sind und möchte dies den anderen Kollegen kommunizieren.

Dann könnte z.B. der Sachinhalt sein: "Ich bin nicht der einzige hier, der mal zu spät ist".

Diese Beispiele veranschaulichen das Kommunikationsquadrat so, dass es für jeden gut

nachvollziehbar sein sollte.

Literatur

1. Friedemann Schulz von Thun - Miteinander reden 1-3: Störungen und Klärungen. Stile, Werte und

Persönlichkeitsentwicklung. Das "Innere Team" und situationsgerechte Kommunikation

2. Friedemann Schulz von Thun - Miteinander reden: Kommunikationspsychologie für Führungskräfte:

Miteinander reden: Praxis. Herausgegeben von Friedemann Schulz von Thun

Übungen


Analysieren Sie während Ihrer Arbeit Gespräche, die Sie mit anderen geführt haben und entdecken Sie Ihre eigenen 4 Botschaften. Benutzen Sie dazu das Kommunikationsquadrat-Arbeitsblatt:


Analysieren Sie während Ihrer Arbeit Gespräche, die andere mit Ihnen geführt haben und entdecken Sie die 4 Botschaften, die andere an Sie vermitteln. Benutzen Sie dazu das Kommunikationsquadrat-Arbeitsblatt:


Analysieren Sie während Ihrer Arbeit Gespräche, die andere geführt haben und entdecken Sie die 4 Botschaften. Benutzen Sie dazu das Kommunikationsquadrat-Arbeitsblatt:




Arbeitsblatt Kommunikationsquadrat

Äußerung:

Sachinhalt:

Appell:

Selbstkundgabe:

Beziehung:


Checkliste Besprechungsvorbereitung

Ziel dieser Übung

Besprechungen optimal vorzubereiten


Keine.

Besprechungsvorbereitung

"Wenn man versagt sich vorzubereiten, bereitet man schon sein Versagen vor... " ist ein frei

übersetztes Zitat von Harvey Mackay. Dass Projekte, Präsentationen, etc. vorbereitet werden, ist selbstverständlich. Doch auch wichtige Gespräche und Besprechungen sollten vorbereitet werden. Fragen wie "Was will ich in diesem Gespräch erreichen?" und "Was möchte ich beim Gesprächspartner erreichen?" sollte man schon vor dem Gespräch klären und nicht erst währenddessen oder im Anschluss.

Besprechungen effektiv vorbereiten

Wir haben eine allgemeine Checkliste für eine gute Besprechungs-/Gesprächsvorbereitung zusammengestellt. Eine spezifische Vorbereitungsliste z.B. für Mitarbeitergespräche oder Konfliktgespräche werden wir im Laufe dieses Jahres publizieren. Die folgende Liste ist eine allgemeine Liste, die sowohl organisatorische als auch Teilnehmer-Vorbereitungen enthält. Mit großer Wahrscheinlichkeit haben Sie schon mal eine solche Liste erstellt und auch verwendet, doch wie lange ist das her? Möglicherweise haben sich im Laufe der Jahre Gewohnheiten in Ihre Gesprächsvorbereitungen und Gespräche eingeschlichen, so dass diese vielleicht nicht mehr so effektiv sind? Stellen Sie sich einfach der Herausforderung: Wenden Sie die folgende Liste für wichtige Gespräche an! Wenn Sie Ihre eigene Liste haben, schicken Sie diese gern an uns, wir werden beide Checklisten zusammenfügen.




Gesprächs- und Besprechungs-Checklisten I

Organisatorische Vorbereitung

Was Wann zu erledigen

Delegiert an

Unterstützt von/ Voraussetzungen

Erledigt am

Termin (Datum, Uhrzeit Beginn und Dauer)

Agenda wichtigste Teilnehmer checken

Einladungen verschicken

Raum reservieren

Bewirtung organisieren

Technik einplanen

Tisch- end Stuhlanordnung einplanen

Pre-Meeting Checkliste

Inhaltliche Vorbereitung

Was Wann zu Erledigen

Delegiert an

Unterstützt von/ Voraussetzungen

Erledigt am

Agenda

Konkrete Ziele und gewünschte Ergebnisse

Hintergrundinformationen/Material /Unterlagen

Externe Ressourcen

Präsentation vorbereiten?


Teilnehmer-Vorbereitung

Was

Wann zu Erledigen

Delegiert an

Unterstützt von / Voraussetzungen

Erledigt am

Teilnehmerliste

Informationen an Teilnehmer

Aufgaben an Teilnehmer

Funktionen der Teilnehmer Moderator Protokollführer Verantwortlicher Teilnehmer Ressourcen

Spielregeln verteilen

Erwartungen vorher kommunizieren

Pre-Meeting Checkliste

Was Wann zu Erledigen

Delegiert an

Unterstützt von / Voraussetzungen

Erledigt am

Teilnehmer zugesagt?

Raum OK?

Technik OK?

Tische, Stühle OK?

Licht, Luft OK?

Catering OK?

Besprechungs-Ergebnisse pro Agenda-Punkt

Was

Was Durch Delegiert an Erledigt am

Entscheidungen getroffen

Anfragen gemacht

Übereinstimmungen

Zusagen

Möglichkeiten besprochen

Zielsetzungen


Zehn Tipps für erfolgreiche Gespräche

Tipp 1: Intensive Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete! Daher sollten Sie sich vorher über die Ziele des Gesprächs Gedanken machen und zunächst klären: Welches Ergebnis wollen Sie am Ende des Gesprächs haben? Was wollen Sie herausfinden oder lernen? Was wollen Sie langfristig aus dem Gespräch ziehen? Inhaltlich: Sie können sich inhaltlich vorbereiten und zu anstehenden Themen des Gesprächs recherchieren und sich einlesen. Strategisch: Sie sollten sich über die Strategie des Gesprächs Gedanken machen und sich Reaktionen für bestimmte Gesprächsverläufe oder -situationen überlegen. Verhandlungsrahmen abstecken: Für eine Verhandlungssituation sollten Sie im Vorfeld folgende Fragen beantworten:

1. Welches Gesprächsergebnis wäre das Optimum? 2. Welches Gesprächsergebnis wäre gut? 3. Mit welchem Kompromiss könnte ich leben? 4. Welches Gesprächsergebnis wäre für mich eher schlecht? 5. Was könnte das schlechteste Resultat des Gesprächs für mich sein?

Mit den Antworten auf diese Fragen im Hinterkopf, bzw. als Kurznotizen auf Papier, sind Sie für eine Verhandlungssituation bestens vorbereitet.

Tipp 2: Partnerschaftliche Einstellung zum Gesprächspartner aufbauen

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Ihren Gesprächspartner wahrnehmen. Schauen Sie eher zum ihm auf oder fühlen Sie sich überlegen? Von unserer Einstellung zum Gesprächspartner hängen auch die Kommunikation und der Umgang mit ihm ab. Machen Sie sich bewusst, dass Ihr Gesprächspartner auf jeden Fall bemerken wird, wie Sie zu ihm stehen, welche Haltung Sie haben. Körpersprache, Stimme und Wortwahl lassen vieles erkennen. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Gesprächspartner als gleichwertigen Partner anerkennen und ihm auch so gegenübertreten. So sollte man sich weder überlegen noch unterlegen fühlen, sondern ebenbürtig, und einander auf Augenhöhe begegnen. Und dementsprechend sollte der Gesprächspartner auch behandelt werden, nämlich als Mensch.

Tipp 3: Viele Fragen stellen

Es ist wichtig, während des Gesprächs zahlreiche intelligente Fragen zu stellen. Haken Sie nach, wie etwas genau gemeint ist, warum etwas wie funktioniert bzw. warum nicht, und wie Dinge ablaufen. Mit geschickt gestellten Fragen können Sie das Gespräch in eine bestimmte (von Ihnen gewünschte) Richtung lenken. Mit Warum-Fragen kann viel hervorgerufen oder erreicht werden.

Tipp 4: Unklarheiten direkt ansprechen

Oft sind wir uns nicht ganz sicher, etwas richtig verstanden zu haben, schweigen aber, da wir uns eventuell dumm vorkommen. Es kann natürlich daran liegen, dass Ihr Wissen zu einem bestimmten Thema noch nicht ausreicht (was ja keine Schande ist), doch oft liegt der Grund auch darin, dass der Gesprächspartner sich unklar ausgedrückt hat. Sie sollten in jedem Fall nachfragen, damit Sie dem Gespräch weiter folgen können. Machen Sie sich klar, dass Nachhaken oder Nachfragen von Interesse am Gespräch und am Gesprächspartner zeugen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das „Nichtverstehen“ nicht offensichtlich zu zeigen, zum Beispiel mit der Nachfrage „Eine Sache habe ich noch nicht so ganz verstanden“. Die Rhetorik des Gesprächspartners sollte mit Sätzen im Stile von „Wie Sie ja sicher wissen...“ oder „Das kennen Sie ja bestimmt...“ keinesfalls Verunsicherung schaffen.


Tipp 5: Verstehen und verstanden werden

Essentiell für das Gespräch ist folgende Regel: immer zuerst versuchen, den Gesprächspartner zu verstehen, bevor man selbst verstanden werden will. Dieses Prinzip stammt aus dem Buch "Die 7 Wege der Effektivität" von Stephen R. Covey. Verstehen bedeutet dabei nicht nur, dass die Sichtweise des Gesprächspartners intellektuell nachvollzogen wird. Ebenso zeugt Verstehen davon, dass diese respektiert wird –was nicht automatisch heißt, dass man der gleichen Meinung ist. Auf jeden Fall vermieden werden sollte ein Desinteresse am Gesprächspartner oder die Einstellung, seine Aussagen sowieso schon zu kennen. Es ist wichtig, auf den Gesprächspartner einzugehen, ihn ernst zu nehmen und zu versuchen, ihn zu verstehen. Erst im Anschluss daran legen Sie ihm Ihren Standpunkt nahe. Jeder möchte gerne verstanden werden. Wer das Gefühl hat, verstanden zu werden, ist auch eher bereit oder daran interessiert, den anderen zu verstehen.

Tipp 6: Kurzfassen

Manche Menschen reden ohne Punkt und Komma und merken dabei nicht, dass ihnen keiner mehr zuhört. Die Aufmerksamkeit des Gegenübers wird am besten dadurch aufrecht erhalten, dass Botschaften kurz gefasst und diese knapp und schnell präsentiert werden – am besten in weniger als 30 Sekunden. Dann sollte der Gesprächspartner zu Wort kommen. So kommt ein wirklicher Dialog, ein echtes Gespräch zustande.

Tipp 7: Eine klare Sprache mit guten Beispielen

Wer von anderen schnell verstanden werden will, sollte in einer klaren Sprache sprechen, Bilder und Metaphern verwenden und viele Beispiele geben. Mit Beispielen und Metaphern lässt sich eine Nachricht oft besser transportieren. Kurze und klare Sätze erleichtern das Verständnis beim Gegenüber.

Tipp 8: Stets das Ziel im Auge behalten

Es ist wichtig, sich während des Gesprächs immer wieder an sein Ziel zu erinnern. Wer sein Ziel immer im Blick hat, kann das Gespräch beeinflussen, wenn es sich negativ entwickelt. So sollte stets geprüft werden, in welche Richtung das Gespräch geht und ob das eigentliche Ziel noch greifbar ist. Wer ein klares Ziel hat, kann sich besser auf das Wesentliche konzentrieren. So hat Ablenkung keine Chance, und der Weg bleibt klar.

Tipp 9: Kein einseitiges Gespräch zulassen

So wie Sie versuchen, Ihr Gegenüber zu verstehen, sollten Sie gleichzeitig Ihren eigenen Einfluss auf das Gespräch beachten. Lassen Sie sich nicht zutexten. Um Vielrednern entgegenzusteuern, können Sie beispielsweise den monologisierenden Gesprächspartner unterbrechen, auch wenn es auf den ersten Blick unhöflich erscheinen mag. Unhöflich ist aber auch das Verhalten eines Dauerredners. Achten Sie dabei auf den richtigen Ton und höfliche Worte, und gleichzeitig auf einen angemessenen Schwung, damit Ihr Gegenüber Sie wahrnimmt. Damit lässt sich viel bewirken. Auch ein Durchschimmern-Lassen von Langeweile kann Abhilfe schaffen. Dies hängt allerdings von der Gesprächssituation ab - im Bewerbungsgespräch sollte dies natürlich nicht angewandt werden.

Tipp 10: Nicht unterbrechen lassen

Wenn Sie (so hoffen wir) nicht zu den Vielrednern gehören, sollten Sie sich im Klaren sein, dass auch Sie das Recht darauf haben, nicht unterbrochen zu werden. Falls dies doch geschieht, geben Sie mit Sätzen wie „Augenblick, lassen Sie mich das noch kurz zu Ende bringen...“ oder Ähnlichem Ihrem Wunsch nach Vollendung Ihres Satzes Ausdruck. Mit freundlichen, aber entschiedenen Worten bleiben wir höflich und erhalten uns trotzdem das Recht, unsere Gedanken zu Ende zu bringen. Sich das Wort zurückzuholen lässt sich im Rollenspiel üben, beispielsweise mit dem New Behaviour Generator oder der Autosuggestion.


Was Kunden über uns sagen

Teamworkshop: "..eine bessere Produktivität aber auch ein besseres Arbeitsklima…"

"Es war die richtige Entscheidung, nach meinem persönlichen Training, auch meine Mitarbeiter von Ihnen schulen zu lassen. Sich die Dinge noch einmal klar machen, in dem man mal drüber nachdenkt was man tut, Ziele für sich und das Unternehmen zu formulieren, den Teamgeist steigern und einfach bei seiner Arbeit in Gesprächen mit Kunden und Mitarbeitern „da sein", sind Dinge die mich sowohl privat als auch geschäftlich weitergebracht haben.

Auch meine Mitarbeiter haben es sehr begrüßt außerhalb des eigentlichen täglichen Geschäftes, einmal über andere Dinge nachzudenken und im Team zu besprechen. Ich bin mir sicher, dass Ihre Arbeit dazu beigetragen hat eine bessere Produktivität aber auch ein besseres Arbeitsklima zu schaffen..." Rene Eck, Inhaber/Geschäftsführer Eventorganisation aus Erkelenz.

Verkaufstraining: "..verbesserte Verkaufserfolge.."

"Gerade in der jetzigen Zeit ist es für ein Unternehmen besonders wichtig die Wertschöpfungskette optimal zu nutzen. Für unseren Bereich, die Finanzdienstleistung, bedeutet das, zufriedene Kunden und motivierte Mitarbeiter. Durch Ihre anschaulichen Beispiele ist es Ihnen gelungen, die Zusammenhänge zwischen dem Verkaufsabschluss und die dazu erforderliche Berater-Kundenbeziehung genau aufzuzeigen und die tägliche Beratungspraxis unserer Firma intensiver zu fokussieren.

Besonders dienlich war hierfür Ihr individuell auf unsere Belange zugeschnittener Workshop. Er hat dazu geführt, dass sich unmittelbar nach unserer Veranstaltung verbesserte Verkaufserfolge bei den Kollegen einstellten. Auch das gute Arbeitsklima in unserer Firma hat sich im Anschluss noch einmal deutlich verbessert." Dieter Pasch, Geschäftsführer Finanzdienstleister aus Krefeld

Kommunikationstraining: "..die Kommunikation hat sich seitdem deutlich verbessert.."

"Sie haben und wissenschaftlich fundiert, aber trotzdem auf lockere und amüsante Weise durch 2 Tage geleitet, und die Bedenken unserer Mitarbeiter bezüglich des Bloßstellens eigener Schwächen aufgeräumt. Die Kommunikation hat sich seitdem deutlich verbessert, die Mitarbeiterinnen beziehen Äußerungen der anderen nicht mehr so stark als persönlicher Kritik und der Arbeitsfluss hat sich weiter verbessert.

Auch wir als Führungskräfte haben von dem Workshop profitiert und haben unsere Vorgehensweisen zum Zeil bestätigt gefunden, zum Teil auch überdacht. Elke Lenhardt, Ronald Grüner, Dr.med.Peter Lenhardt, Geschäftsführer Hausartsenpraxis aus Moers




Kommunikationstraining in unsere Akademie

Sind Sie

Unternehmer, Führungskraft oder Mitarbeiter und möchten Sie wissen, wie Ihre Kommunikation bei anderen Menschen ankommt?

Fragen Sie sich manchmal

warum andere Sie nicht verstehen und Sie letztlich alles selber tun müssen?

wann Sie eigentlich noch Zeit für Gespräche oder neue Ideen finden sollen?

warum Ihnen manchmal die besten Argumente erst nach einer Verhandlung, Besprechung oder Diskussion einfallen?

wie Sie Ihre Mitarbeiter auf positive Weise dazu bringen können, konstruktive Lösungen zu finden?

wie Sie es vermeiden können, Menschen zu demotivieren, wenn Sie sie kritisieren?

wie Sie souverän kommunizieren und Menschen begeistern können?

Die Basis

Nicht immer funktioniert die Kommunikation zwischen Führung und Mitarbeitern optimal und mit Spaß – im Gegenteil geht viel Energie durch “kommunikative Reibungsverluste” verloren.

Wir haben Antworten

Mit dem Kommunikationstraining der Management Akademie können Sie mittels effektiver Kommunikationstechniken andere Menschen führen, überzeugen und motivieren.

Inhalte

Menschen richtig motivieren Die 4 Basisprinzipien zum Aufbau guter

Beziehungen Sicher auftreten und sich selbst und Ihre

Ideen, Ansichten & Vorschläge „gut verkaufen“

Ihren Standpunkt durch geschicktes Verhandeln überzeugend vertreten

Situationen und Personen realistisch einschätzen

Kritisieren ohne Widerstand zu wecken Gelassen mit Druck, Stress und Spannung

umgehen Verhalten in Krisen und Konflikten Kommunikation in Teams Viele, viele praxisnahe Übungen

Was Sie lernen

Sie können mittels effektiver Kommunikationstechniken andere Menschen führen, überzeugen und motivieren. Sie wissen genau, wie Sie in Gesprächen, Präsentationen und Verhandlungen schnell auf den Punkt kommen und so ihre Ziele optimal erreichen.

Teilnehmer-Erfolge

"Durch die kleine Gruppen war ein effektives arbeiten möglich! Der theoretische Aufbau der effektiven Kommunikation wurde verständlich und praxisnah erläutert, erarbeitet und in Übungen gut umgesetzt."

M.W., Geschäftsführer Firma Schweißtechnik aus Erkelenz

Investition

€ 980,- zzgl. MwSt.

Form - Dauer

Workshop – 2 Tage – Maximal 6 Teilnehmer

Option

1 Tag Coaching € 980,- zzgl. MwSt.

Professionelle und effektive Kommunikation

http://www.management-akademie-nrw.de/kontakt.html

http://www.management-akademie-nrw.de/kommunikationstraining.html


Impressum MAK Management Akademie NRW GmbH Rheinuferstrasse 94 41468 Neuss Tel: 02131 36 48 48 Fax: 02131 12 48 623 [email protected] www.management-akademie-nrw.de Geschäftsführer: Jos Donners Amtsgericht Neuss HRB 8879 Finanzamt Neuss DE 189021238 Dokument: Management Akademie NRW - Workbook Kommunikationstrainingübungen 2012.01a Author: Jos Donners Druck/Version: 08.12.2012 10:57:00


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