Manual 5s Miti

Embed Size (px)

Citation preview

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    1/49

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    2/49

    2

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    3/49

    KATA-KATA ALUAN

    Cabaran ekonomi global telah menukar perspektif budaya kerja

    ke arah prestasi kerja yang lebih cemerlang denganmempraktikkan amalan-amalan yang terbaik. Salah satuamalan terbaik untuk menjadi organisasi yang berdaya saingialah dengan mengamalkan Sistem Persekitaran Berkualiti(QE).

    Di organisasi yang terunggul, Sistem QE yang diamalkan telahmembawa kepada peningkatan keberkesanan operasi dan

    keyakinan pelanggan terhadap organisasi mereka.

    MITI, sebarang Kementerian pertama yang dipersijilkan amalanQE ini perlu meneraju dan terus menjejaki amalan-amalanterbaik secara berterusan dengan meningkatkan amalan QEsupaya menjadi lebih berkesan di dalam operasi seharian danseterusnya menjadi budaya kerja kepada setiap warga kerja diMITI.

    Saya percaya, buku panduan ini akan menjadi bahan rujukanuntuk menjalankan Sistem QE dan memberi faedah kepadasemua warga MITI dalam memperbanyakkan lagi aktiviti-aktivitipenambahbaikan secara konsisten dan berterusan.

    Y. BHG. TAN SRI ABDUL RAHMAN MAMATKETUA SETIAUSAHA

    KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA & INDUSTRI

    3

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    4/49

    ULASAN

    Usaha MITI untuk membudayakan amalan persekitaranberkualiti (QE) ini telah bermula sejak awal tahun 2006 lagi danusaha ini diberi keutamaan oleh pihak pengurusan apabilaaktiviti-aktiviti untuk meningkatkan amalan 5S dijadikan salahsatu cabang utama di dalam pelaksanaan Kempen Cekap danMesra yang dicetuskan pada tahun 2008.

    Pada asasnya, MITI sentiasa memberi tumpuan kepada aktiviti-aktiviti 3S iaitu SISIH, SUSUN dan SAPU. Walau

    bagaimanapun, untuk memastikan amalan 3S ini menjadi lebihberkesan dan berkekalan, amalan ini perlu diseragamkan dandiamalkan pada setiap masa.

    Oleh itu akitiviti-akitiviti 3S yang sedang dijalankan perludipantau dan dinilai dengan kaedah yang sistematik. Di sinilahperanan amalan S yang keempat dan kelima iaitu SERAGAMdan SENTIASA AMAL perlu diterapkan. Dengan adanya buku

    panduan ini, pengurusan QE di MITI dapat dijalankan secarasistematik ke arah kecemerlangan amalan QE dan seterusnyameningkatkan prestasi setiap pekerja di dalam organisasi.

    Y.BHG. DATO KAMARUDDIN ISMAILTIMBALAN KETUA SETIAUSAHA /PENGERUSI JAWATANKUASA INDUK KUALITI MITI

    4

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    5/49

    TUJUAN BUKU PANDUAN

    Buku panduan langkah-langkah pelaksanaan QE ini adalah

    bertujuan untuk menerangkan konsep QE dalam format yangmudah supaya boleh menjadi rujukan kepada pihakpengurusan dan semua pekerja.

    Ia adalah mengenai pemindahan pengetahuan untukmemudahkan proses pembelajaran secara berterusan denganmemberikan anda garis panduan yang praktikal dan contoh-contoh sebenar daripada organisasi yang telah mendahului,

    tentang bagaimana teknik pengurusan QE berfungsi.Buku panduan ini dapat memberikan maklumat yangmencukupi tentang bagaimana sesebuah organisasi perlumenggabungkan setiap S ke dalam fungsi tugasan merekasebagai budaya kerja organisasi untuk mendapatkanpenambahbaikan yang berterusan.

    Akhirnya, cara yang paling berkesan untuk menggunakan bukupanduan ini adalah dengan membaca, membincangkan danmempraktikkannya di dalam sesi pembelajaran berkumpulandengan bimbingan daripada fasilitator5S.

    5

    PUAN HANIBAH AB WAHABKETUA PENYELARASSISTEM PERSEKITARAN BERKUALITIMITI

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    6/49

    Kandungan

    Kata-kata aluan Ketua Setiausaha 3

    Ulasan Pengerusi Jawatankuasa Induk Kualiti MITI 4

    Tujuan Buku Panduan 5

    Pengenalan 8

    Memahami 5S 9

    SISIH 9

    SUSUN 10 SAPU 10

    SERAGAM 11

    SENTIASA AMAL 11

    Kenapa 5S? 12

    Apa yang bukan 5S? 12

    Faedah melaksanakan 5S 12Kunci kejayaan 5S 13

    Bagaimana memulakan pelaksanaan 5S 14

    PLAN - DO - CHECK ACT

    Pelan Pelaksanaan 5S 16

    Langkah 1: Pembentukkan jawatankuasa 5S 19

    Objektif, jawatankuasa 5S, tugas dan tanggungjawab

    Langkah 2 : Memulakan Zon 5S 22

    Langkah 3 : Latihan 5S 23

    Langkah 4 : Pengumuman dan Perlancaran 5S 24

    Jawatankuasa Latihan 5S 26

    6

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    7/49

    Garis Panduan untuk latihan SISIH 27

    Huraian Garis Panduan

    Garis Panduan untuk latihan SUSUN 35

    Huraian

    Garis Panduan

    Garis Panduan untuk latihan SAPU 39

    Huraian

    Garis Panduan

    Garis Panduan untuk latihan SERAGAM 42

    Huraian Garis Panduan

    Garis Panduan untuk latihan SENTIASA AMAL 45

    Huraian

    Garis Panduan

    Penilaian kendiri dan persijilan 5S 47

    Objektif

    Garis panduan untuk Penilaian diri

    Audit Dalaman 5S

    Contoh Senarai 5S Audit

    7

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    8/49

    PENGENALAN

    Pada masa ini, teknik pengurusan persekitaran berkualiti (QE)

    semakin diiktiraf dari segi peningkatan keupayaan produktiviti

    dan persaingan yang semakin meluas. Dalam usaha untuk

    menjadi organisasi bertaraf dunia, sesebuah organisasi itu perlu

    meneruskan amalan QE ini dengan cara yang sistematik bagi:

    Mengenalpasti, mengurangkan dan mengelakkan

    pembaziran

    Membina semangat kerja berpasukan Merangsang suasana kerja yang lebih selesa

    Membentuk satu sistem ke arah penambahbaikan

    produktiviti dan kualiti.

    Teknik Pengurusan 5S bermula dengan huruf 'S.

    8

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    9/49

    MEMAHAMI PENGURUSAN SISTEM PERSEKITARAN

    BERKUALITI (QE)

    Sistem Persekitaran Berkualiti (QE) adalah salah satu kaedah

    pengurusan yang diamalkan di Jepun dengan fokus untuk

    mewujudkan satu suasana kualiti di sesebuah organisasi yang

    mampu memastikan standard yang di tetapkan serta menerapkan

    semangat untuk penambahbaikan berterusan.

    Teknik pengurusan 5S yang menjadi asas kepada mana-mana

    organisasi yang mempunyai inisiatif untuk bersaing.

    SISIH

    Menyisihkan dan membuang benda yang tidak diperlukan di

    tempat kerja secara sistematik.

    9

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    10/49

    SUSUN

    Menyusun barang yang diperlukan dengan kemas dan sistematik

    agar ia mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya.

    SAPU

    Membersih dan memeriksa tempat kerja dengan rapi agar tiadahabuk atau kekotoran di lantai, mesin dan peralatan.

    10

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    11/49

    SERAGAM

    Mengekalkan keseragaman pengurusan piawaian tempat kerja

    yang baik dengan memastikan semua barangan sentiasa bersih

    dan teratur.

    11

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    12/49

    SENTIASA AMAL

    Melatih individu untuk mengamalkan sistem 5S secara

    berterusan agar ia menjadi suatu kelaziman dan membentuk satu

    budaya dalam organisasi.

    KENAPA 5S?

    Konsep 5S mudah difahami kerana:

    Tidak memerlukan kepada pemahaman istilah-istilah

    yang sukar

    Mudah, logik dan merupakan tabiat semulajadi manusia

    Boleh dilaksanakan oleh industri atau organisasi yang

    terdiri daripada pelbagai saiz

    APA YANG BUKAN 5S?

    Latihan pengemasan

    Satu cara untuk menyalahkan orang lain sekiranya

    berlaku sebarang kecacatan

    Satu cara untuk membuat orang bekerja

    Dibuat pada bulan-bulan atau tahun-tahun tertentu

    (bermusim) sebagai contoh: Bulan Kualiti sahaja atauhampir dengan tarikh audit sahaja.

    FAEDAH MELAKSANAKAN 5S

    Pada masa kini, banyak organisasi telah melaksanakan sistem 5S

    dan mendapat pencapaian yang memberangsangkan. Sebagai

    12

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    13/49

    contoh Pengarah Urusan sebuah syarikat yang telah memenangi

    Anugerah 5S di Peringkat Kebangsaan menyatakan :

    Kami belum pernah melihat satu pendekatan ke arah

    penambahbaikkan secara keseluruhan yang begitu MUDAH,

    BERKESAN dan dapat dilaksanakan dengan KOS YANG

    RENDAH.

    Kelebihannya adalah :

    Tempat kerja menjadi bersih dan teratur

    Tempat kerja menjadi lebih selamat Pencapaian yang boleh dilihat secara tidak langsung

    yang dapat menggalakkan penjanaan idea yang lebih

    banyak dan kreatif

    Mengurangkan masa pencarian

    Aliran operasi kerja yang cekap

    Sebarang masalah dapat dikesan semasa proses

    pengeluaran Mengurangkan kecacatan pada produk atau

    perkhidmatan

    Kaedah-kaedah dan standard yang jelas

    Mengurangkan masa memproses inventori

    Memaksimakan penggunaan kawasan

    Mengurangkan rungutan pelanggan

    KUNCI KEJAYAAN 5S

    Perkara yang paling penting untuk memastikan sistem 5S ini

    mencapai kejayaan adalah kerjasama dan penglibatan

    menyeluruh daripada semua pihak terutama sokongan daripada

    pengurusan tertinggi. Secara am, Sistem 5S perlu dijalankan

    secara sistematik seperti berikut:

    13

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    14/49

    Mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat yang menjadi

    model 5S untuk penambahbaikan yang berterusan

    Melatih semua pekerja untuk mengamalkan 5S Mengadakan kempen 5S

    Merangka pendekatan yang sistematik dengan

    menggunakan kitaran P-D-C-A(Rancang- buat- periksa-

    tindakan)

    Mengamalkan Penilaian Prestasi dan Sistem Ganjaran

    14

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    15/49

    BAGAIMANA MEMULAKAN PELAKSANAAN 5S

    Pendekatan yang dibincangkan dalam buku ini adalah

    mudah dan menggunakan metodologi yang sistematik dan

    sesuai untuk diperkenalkan dan dilaksanakan oleh pelbagai

    saiz dan jenis organisasi.

    Bagi memulakan 5S : Pelaksanaan Langkah Demi Langkah,

    setiap fasa perlulah dikenal pasti secara menyeluruh

    mengikut kitaran P-D-C-A dan pendekatan 5W1H (What-

    Where, When, Who, How much) seperti berikut:

    PLAN- RANCANG

    Persediaan

    Memberi pendidikan dan latihan kepada

    semua pekerja

    Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan 5S

    Memulakan Zon 5S

    Menentukan objektif, matlamat dan fasa

    pelaksanaan

    Merancang Pelan Tindakan 5S dan acara

    perasmian

    DO LAKUKAN

    SISIH

    Mengenalpasti apa yang diperlukan

    SUSUN

    Menentukan apa dan cara penyusunan

    15

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    16/49

    SAPU

    Mengenalpasti punca kotoran

    Mengenalpasti penyebab masalah

    Bertindak menyingkirkan punca kekotoran dan

    penyebab masalah

    SERAGAM

    Siapa yang bertanggungjawab?

    Apa tindakan yang perlu diambil bagi

    memastikan keadaan yang ingin dipelihara?

    Bila tindakan perlu diambil?

    Di mana perlu dilaksanakan?

    Apa prosedur yang perlu diikuti?

    SENTIASA AMAL

    Setiap pekerja perlu memahami, mengikuti dan

    mengamalkan peraturan dan prosedur

    Usaha yang berterusan bagi memastikan keadaan

    yang diingini berkekalan.

    CHECK PERIKSA

    Penilaian

    Menjalankan/melaksanakan Audit Dalaman5S

    Penanda arasan sesama bahagian dan dengan

    organisasi lain

    Memastikan langkah 5S yang mantap diikuti

    oleh semua

    ACT- TINDAKAN

    Penambahbaikan yang berterusan

    16

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    17/49

    Menjadikan 5S sebagai satu budaya

    Membandingkan pencapaian sebenar dengan

    yang dirancang Memberikan ganjaran dan pengiktirafan atas

    penglibatan pekerja

    Pendaftaran Persijilan 5S

    Mengambil bahagian dalam Pertandingan

    Kebangsaan 5S

    Membuat semakan kitaran P-D-C-A

    Bagi memastikan pelaksanaan 5S ini berjaya, setiap fasa

    perlulah dilaksanakan seperti yang telah dirancang dalam

    PELAN PELAKSANAAN 5S.

    PELAN PELAKSANAAN 5S

    Peningkatan prestasi dalam sesebuah organisasi adalah satu

    cabaran yang berterusan dan organisasi akan mendapat faedahyang terbaik dengan menggunakan pelbagai pendekatan.Berikut

    adalah PELAN PELAKSANAAN 5S yang sangat berguna (lihat

    muka surat 17). Ia memberikan satu rangka kerja yang terbaik

    untuk :

    Proses asas bagi peningkatan kualiti dan produktiviti

    Membentuk penambahbaikan yang berterusan

    Amalan-amalan yang terbaik

    Kunci Petunjuk Prestasi

    Fasa 1 dan Fasa 2 adalah sebagai PEMBOLEH GERAK

    (ENABLERS). Fasa 3 dan Fasa 4 adalah PENCAPAIAN

    SEBENAR. Selepas setiap kitaran perlulah disemak:

    Fasa-fasa yang memerlukan penambahbaikan

    Pendekatan yang dapat memberikan kesan ke atas hasil

    17

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    18/49

    Penilaian kendiri untuk menilai keberkesanan tindakan

    18

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    19/49

    19

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    20/49

    PLAN( rancang )

    Persediaan :

    Menyediakan latihan dan pengetahuan untuk semua. Membentuk Jawatankuasa 5S

    Menubuhkan zon 5S

    Menentukan objektif 5S, sasaran dan fasa pelaksanaan

    DO ( lakukan )

    SISIH :

    Kenalpasti apa yang penting

    SUSUN :

    Tentukan apa dan bagaimana untuk menyusun

    SAPU :

    Kenalpasti sumber kekotoran

    Kenalpasti penyebab utama

    Ambil tindakan untuk mengurangkan sumber penyebab

    kekotoran

    SERAGAM : Siapa yang bertanggungjawab?

    Apakah tindakan yang diambil untuk mengekalkan

    keadaan yang diidamkan?

    Bilakah tindakan ini akan diambil?

    Di mana mereka perlu memohon?

    Apakah prosedur yang perlu diikut?

    SENTIASA AMAL : Menerapkan amalan 5S kepada RUTIN

    Membandingkan sasaran semasa dengan sasaran yang

    yang ditetapkan.

    Memberi ganjaran dan meghargai usaha-usaha setiap

    pekerja.

    Menerima KPI ( Indeks Prestasi Utama )

    Merujuk kitaran PDCA

    20

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    21/49

    LANGKAH 1: PENUBUHAN JAWATANKUASA 5S

    Objektif:

    Mendapatkan kerjasama daripada semua pekerja di setiap

    peringkat bagi dan membentuk satu budaya penambahbaikan

    kerja yang berterusan dan semangat kerja berpasukan yang

    cemerlang.

    JAWATANKUASA 5S

    Badan 5Smeliputi yang berikut:

    Jawatankuasa induk 5S MITI

    Timbalan Ketua Setiausaha (Industri)

    Pengarah Kanan/Pengarah sebagai Ahli

    ( atau sesiapa yang telah dilantik oleh Pengerusi)

    Pengarah Pentadbiran sebagai Penyelaras

    Jawatankuasa Latihan 5S

    Jawatankuasa Promosi 5S

    Jawatankuasa Audit 5S

    Jawatankuasa Induk 5S bertanggungjawab untuk menyediakan

    satu pelan pelaksanaan dan melaksanakan pemantauan bagi

    memastikan aktiviti 5S itu dilaksanakan secara berkesan di

    seluruh organisasi. Fungsi Jawatankuasa Latihan, Jawatankuasa

    Promosi dan Jawatankuasa Audit adalah seperti yang dinyatakandi muka surat 20 dan 21.

    Tanggungjawab bagi melaksanakan 5S boleh diagihkan kepada

    semua pekerja di dalam organisasi. Setiap ahli perlu tahu

    tanggungjawab 5S masing-masing dan mengamalkannya.

    Adalah menjadi tugas pengerusi untuk mentadbir dan

    mendorong setiap pihak yang di pertanggungjawabkan seperti

    berikut:

    21

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    22/49

    Melantik:

    Koordinator 5S Fasilitatordari setiap jabatan

    Ketua 5S bagi setiap zon

    PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB:

    Pengerusi 5S:

    Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat

    Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi

    Menyokong semua aktiviti dalam perlaksanaan 5S

    Mentadbir kebertanggungjawaban pada setiap pihak

    yang dipertanggungjawabkan

    Koordinator 5S:

    Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat

    Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan

    Memberikan motivasi dan mengawasi aktiviti

    pelaksanaan

    Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi

    Bertindak sebagai sumber pemberi maklumat

    Fasilitator 5S:

    Menyokong pelaksanaan 5S

    Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat

    Memberikan motivasi dalam kumpulan

    Memastikan pelan pelaksanaan pekerja

    Mengawasi sistem pengukuran

    22

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    23/49

    Ketua 5S:

    Turut serta dalam proses pelaksanaan kerja berkumpulan

    Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat

    Mengawasi perkembangan kerja berkumpulan

    Tanggungjawab pekerja:

    Memberikan komitmen yang sepenuhnya dalam gerak

    kerja kumpulan

    JAWATANKUASA LATIHAN 5SFungsi

    Mengenal pasti latihan 5S untuk semua

    Menjadualkan semua jenis latihan 5S

    Latihan Kesedaran 5S

    Pelaksanaan langkah demi langkah 5S untukfasilitator

    Pelaksanaan langkah demi langkah Audit

    Dalaman 5S

    JAWATANKUASA PROMOSI 5SFungsi

    Mempromosikan 5S

    Mengenalpasti semua jenis latihan 5S Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan

    kepada individu/kumpulan yang turut serta atau memenangi

    aktiviti-aktiviti promosi

    Menilai semula keberkesanan kempen promosi

    23

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    24/49

    LANGKAH 2: MEMULAKAN ZON 5S

    Pasukan Penyelaras 5S akan membuat pembahagian zon.

    Fasilitator 5S akan menyerahkan tanggungjawab, dan

    mengagihkan aktiviti dalam bentuk tugasan mudah. Ini

    melibatkan:

    Memperoleh susun atur tempat kerja secara keseluruhan

    dan membahagikan setiap kawasan kepada zon-zon yang

    lebih kecil

    Membahagikan kumpulan mengikut kawasan,menentukan bilangan peserta dalam satu kumpulan, dan

    mempamerkan nama individu-individu yang terlibat

    dalam setiap kumpulan dan kawasan yang

    dipertanggungjawabkan

    Memastikan setiap kumpulan mempunyai ketua dan

    sekurang-kurangnya seorang ahli dalam setiap seksyen

    Memastikan saiz seksyen dan kekuatan kumpulan adalah

    selaras

    Penentuan tanggungjawab bagi kawasan yang dikongsi

    Fungsi Koordinator 5S/ Fasilitator / Ketua 5S adalah penting

    dalam mengaplikasikan 5S agar aktiviti 5S berjalan dengan

    lancar seperti yang dirancang.

    24

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    25/49

    LANGKAH 3: LATIHAN 5S

    Objektif:

    Untuk menyebarkan metodologi 5S dan menyediakan tenaga

    kerja yang dapat memberikan kerjasama yang bermakna dalam

    aktiviti 5S.

    Program latihan ini, yang mana merupakan langkah permulaan

    pelaksanaan amalan 5S. Pelaksanaan langkah demi langkah,

    merangsang pekerja untuk melibatkan diri dalammengaplikasikan usaha 5S. Program ini merupakan

    tanggungjawab jawatankuasa latihan 5S. (Lihat muka surat 20)

    Setelah selesai sesi latihan persediaan awal, setiap individu akan

    mendapat pengetahuan asas dan diberi tanggungjawab bagi

    tindakan yang akan dilaksanakan. Rancangan pelaksanaan fasa

    5S perlulah disediakan dan diumumkan semasa pengisytiharaan

    Pelaksanaan Amalan 5S.

    Kesilapan yang paling utama dilakukan apabila hendak

    melaksanakan sistem 5S adalah gagal untuk memberikan latihan

    yang secukupnya pada peringkat permulaan. Latihan perlulah

    merangkumi:

    Kesedaran tentang 5S pada peringkat pengurusantertinggi

    Kesedaran tentang 5S pada peringkat pekerja

    Pemahaman Langkah Demi Langkah untukFasilitator

    Langkah Demi Langkah Audit Dalaman 5S

    25

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    26/49

    LANGKAH 4 : PENGUMUMAN / PELANCARAN 5S

    Objektif:

    Mengumumkan rancangan promosi adalah semata-mata untuk

    mempromosikan aktiviti 5S.

    Garis Panduan untuk melancarkan aktiviti 5S

    Pada tahap ini, pihak pengurusan perlu mengesahkan Rancangan

    5S, menetapkan sasaran, polisi dan matlamat PelaksanaanLangkah Demi Langkah 5S.

    Mengumumkan Polisi, Objektif dan Matlamat 5S

    Mengumumkan Zon 5S

    Mengumumkan Slogan 5S

    Selepas pelancaran 5S dibuat dengan jayanya, pelaksanaan

    Langkah Demi Langkah 5S diteruskan mengikut apa yang telah

    dirancang.

    26

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    27/49

    27

    DASAR 5S

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    28/49

    28

    OBJEKTIF 5S

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    29/49

    JAWATANKUASA LATIHAN 5S

    Fungsi-fungsi

    Mengenalpasti latihan 5S untuk pekerja.

    Menjadualkan semua jenis latihan

    Latihan Kesedaran 5S

    Pelaksanaan Langkah Demi Langkah untuk Fasilitator

    Pelaksanaan Langkah Demi Langkah Audit Dalaman 5S

    JAWATANKUASA PROMOSI 5SFungsi-fungsi

    Mempromosikan kempen 5S.

    Mengenalpasti dan mencadangkan aktiviti promosi

    Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan kepada

    individu / kumpulan yang turut serta atau memenangi aktiviti-aktiviti

    semasa promosi

    Menilai semula keberkesanan kempen promosi5S AUDIT COMMITTEE

    JAWATANKUASA AUDIT 5S

    Fungsi-fungsi

    Membina kriteria penilaian 5S, garis panduan dan

    Pelekat Peningkatan 5S.

    Membantu dalam mengekalkan aktiviti 5S melalui Audit Dalaman

    Menghantar Laporan Audit pada setiap bulan kepada pihak

    pengurusan.

    Menyediakan garis panduan untuk mengukur impak audit.

    29

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    30/49

    Garis Panduan untuk latihan SISIH

    Huraian:

    S yang pertama merujuk kepada penyisihan bahan-bahan yang

    tidak digunakan atau diperlukan lagi di tempat kerja.

    Garis Panduan:

    Ia adalah langkah-langkah untuk menyimpan mengikut:

    Apa yang diperlukan

    Kuantiti yang diperlukan

    Bila ia diperlukan

    Untuk melaksanakan S yang pertama, Proses Red-Tag sering

    digunakan. Strategi Red-Tag membantu untuk mengenalpasti

    barangan yang tidak diperlukan dan tahap keperluan sesuatu barang.

    Terdapat 6 langkah yang perlu dipatuhi bagi memastikanProsesRed-Tagdapat dilaksanakan dengan jayanya.

    Langkah 1: Melancarkan Projek Red-Tag

    Kebiasaannya dilakukan oleh Jawatankuasa Induk yang mewujudkan

    kawasan simpanan dan merangka cara-cara pelupusan bagi barangan

    yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan BorangRed-Tag.

    Langkah 2: Mengenalpasti sasaran Red-Tag

    Menspesifikasikan jenis-jenis benda atau barang dan kawasan kerja

    fizikal yang perlu dinilai semula.

    Langkah 3: Menentukan Kriteria Red-Tag

    30

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    31/49

    Tiga Soalan yang perlu disoal untuk menentukan keperluan sesuatu

    barangan.

    Adakah ia berguna ? Kekerapan penggunaan ?

    Kuantiti penggunaan ?

    Langkah 4 : MelekatkanTag

    Kerja-kerja melekatkan tag ini perlu dilakukan dengan cepat dan

    muktamad.Skop sasaran adalah diselesaikan sebelum Perasmian 5S.

    Langkah 5 : Penentuan barangan yang di Red-Tag

    Putuskan mana yang perlu dibuang dan tindakan yang perlu diambil

    seperti yang ditunjukkan dalam jadual 1.

    BARANG YANG

    TIDAK PERLU

    Barang tiada nilai dan

    senang untuk di

    lupuskan

    Barangan yang tiada

    nilai dan

    pembuangannya

    memerlukan kos yang

    tinggi

    Barangan yang ada nilai

    dan boleh di jual

    Cari cara yang

    paling mudah dan

    selamat untuk

    dilupuskan

    Mencari pembeli

    yang menawarkan

    harga yang tinggi

    Buang serta-merta

    TINDAKAN

    YANG PERLU DI

    AMBIL

    Jadual 1: Pelan Tindakan S Pertama

    31

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    32/49

    Langkah 6: Dokumenkan Hasil Red-Tag

    Semua perkara yang dilakukan perlu dilaporkan sebagai salah satu prosedur perakaunan. Dengan ini, sesebuah organisasi dapat

    mengukur sebarang penambahbaikan dan penjimatan sepanjang

    proses dilaksanakan.

    Apabila kerja-kerja Red-Tag selesai dijalankan mengikut Pelan

    Tindakan seperti dijadual 1, tatacara kerja dapat dikurangkan,

    komunikasi antara pekerja menjadi bertambah baik dan produktivitidapat ditingkatkan.

    Kata kuncinya dalam penerangan ini adalah untuk melupuskan

    barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Sisih adalah

    satu teknik yang terbaik untuk mengubah struktur tempat kerja yang

    lama kepada satu kawasan kerja yang lebih efektif untuk

    mempertingkatkan kecekapan dan keselamatan di tempat kerja.

    Impak Jangkaan:

    Mengenalpasti barangan yang perlu dan menyusunnya di

    tempat dan lokasi yang betul

    Barangan yang tidak perlu dilupuskan

    Menjimatkan masa mencari barang

    Penambahbaikan suasana tempat kerja Memaksimumkan penggunaan ruang

    32

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    33/49

    33

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    34/49

    SOP OF RED

    MINTA KEBE

    MASING-MASI

    YANG TIDAKMAKLUM

    34

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    35/49

    *LENGKA

    SOP OF RE

    BAGI BAHAGI

    BARANG TEBORA

    DIISI.KEMBALI

    35

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    36/49

    Prosedur Operasi Standard ( SOP ) - Red-Tag

    Borang yang perlu diisi semasa meletakkan barang di kawasanRed-Tag

    Barang-barang yang telah didaftarkan dilekatkan denganRed-Tag

    Contoh barang-barang yang diletakkan di kawasan Red-Tagsetelah aktiviti Penyisihan 1S menggunakan Borang Red-Tag

    36

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    37/49

    Garis Panduan untuk mengamalkan SUSUN

    Huraian:

    S yang kedua ini sesuai dengan satu kenyataan yang sangat

    popular: Satu tempat untuk semua barangan dan semuanya di

    tempat yang betul. Ia menekankan aspek keselamatan, kecekapan

    dan keberkesanan cara penyimpanan dan secara tidak langsung dapat

    menambahbaik keadaan tempat kerja.

    Garis Panduan:

    Apabila S yang pertama dapat dilaksanakan dengan jayanya, apa

    yang tertinggal perlu diatur supaya memudahkan penggunaan dan

    penyimpanan seperti dalam gambarajah di bawah.

    Proses yang ditunjukkan dalam Jadual 2, menyingkir bahan buangan

    dalam proses pengeluaran atau dalam kerja-kerja perkeranian dan

    BARANGAN YANGPERLU

    Barang yang kerap di

    gunakan

    Benda yang tidak di

    gunakan

    Benda yang jarangdigunakan

    Disimpan berasingan dan

    diberi pengenalan yang

    jelas mengenainya.

    Boleh disusun jauh sedikitdari pekerja

    Disusun di tempat yang

    paling dekat dengan

    pekerja

    TINDAKAN YANG

    PERLU DI AMBIL

    Jadual 2: Pelan Tindakan S Kedua 37

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    38/49

    dapat memastikan semua barangan perlu disimpan di tempat yang

    terangkum dalam S yang kedua ini adalah:

    Antara aktiviti yang terangkum dalam S yang kedua ini adalah:

    Membuat tanda yang jelas agar sebarang kesilapan dalam

    menyusun barangan dapat dikesan dari jauh

    Memberikan nama atau nombor pada setiap barangan dan

    alatan.

    Menyusun alatan yang berkaitan berdekatan dengan mesinagar mudah digunakan .

    Menyusun fail dan menyimpan mengikut kod warna agar ia

    mudah dikenal sekali imbas.

    Simpan barangan yang mempunyai fungsi dan rekabentuk

    yang serupa bersama.

    Simpan barangan yang berlainan di tempat yang berasingan.

    Jangan simpan semua barangan di satu tempat, gunakan rakatau almari.

    Gunakan bekas kecil untuk menyimpan barangan yang kecil.

    Gunakan warna untuk memudahkan pengenalan barangan

    Label setiap barangan dan tempat penyimpanan (kawalan

    visual)

    Menggunakan bekas yang lutsinar untuk memudahkan

    pencarian

    Menggunakan kereta sorong yang direka khas untuk

    menyusun peralatan, kelengkapan dan alat penyukat

    mengikut jenis mesin.

    Mewujudkan papan peralatan ( tool boards ).

    Kata kunci dalam penerangan ini adalah semua orang.Label perlu

    bagi memudahkan proses pencarian barangan sekiranya pemiliknya

    tiada di tempat kerja. Faedah dapat dilihat melalui masa adalah masa

    38

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    39/49

    pencarian yang dapat dijimatkan. Dengan adanya sistem yang teratur

    ini, maka tidak berlaku pembaziran tenaga manusia atau inventori

    yang berlebihan.

    Impak Jangkaan:

    Barangan mudah disimpan ditempatnya selepas digunakan.

    Memudahkan pencarian, penyimpanan dan pencarian semula

    barangan.

    First-In First-Out(FIFO) dipraktikkan.

    Mengurangkan masa pencarian barangan 4R diamalkan.

    Right Item,Right Place,Right Quantity danRight Method

    39

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    40/49

    SISTEM FAIL DAN INDEKS DI PEJABAT

    Sistem Fail yang jelas, menggalakkan kerja yang lebihberdisiplin dan mengurangkan masa untuk pencarian

    Borang-borang yang di gunakan disusun dengan kemas dan mengikut

    nombor agar mudah diambil.

    Susunan yang teratur dan kemas untuk meningkatkan disiplin kerja

    40

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    41/49

    Garis Panduan untuk melatih SAPU

    Huraian :

    S yang ketiga menekankan aspek kebersihan kerana ia dapat

    menjamin tempat kerja menjadi lebih selesa dan selamat,

    termasuklah penyimpanan yang lebih jelas yang mana dapat

    mengurangkan masa pencarian dan menjamin kualiti kerja, produk

    dan perkhidmatan yang tinggi.

    Garis Panduan:

    S yang ketiga merujuk kepada kebersihan di tempat kerja. Rutin

    harian membersih adalah penting untuk mengekalkan persekitaran

    yang kita inginkan dan tidak berselerak. Semua orang suka bekerja

    dalam suasana kerja yang bersih yang mana ini dapat meningkatkan

    semangat dan produktiviti.

    Untuk memastikan S yang ketiga dapat dilaksanakan dengan

    jayanya sebagai aktiviti harian yang berfaedah, langkah berikut

    perlulah diamalkan:

    Langkah 1: Tugasan kerja-kerja Pembersihan

    Kebersihan adalah tanggungjawab SETIAP pekerja dalam sesebuah

    organisasi dan ia perlulah dibahagikan mengikut kawasan kebersihan

    yang berbeza, seperti:

    Zon 5S :

    Mewartakan semua kawasan kebersihan dan nama orang

    yang bertanggungjawab ke atas kawasan tersebut.

    Jadual 5S :

    41

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    42/49

    Menerangkan dengan lebih terperinci kelainan kawasan dan

    nama pekerja yang telah ditugaskan termasuklah jadual

    tugasan harian mereka

    Langkah 2: Mengenalpasti apa yang perlu di bersihkan.

    Tentukan sasaran dan kategorikan agar mudah digunakan.

    Langkah 3: Mengenalpasti kaedah yang akan di gunakan.

    Mengenalpasti alatan dan bahan yang diperlukan dan apa yang perlu

    dibersihkan di setiap kawasan. Kerja-kerja pembersihan perlu

    dilakukan mengikut keperluan dan kesesuaian tanpa mengambil

    masa yang agak lama. Satu standard pembersihan perlu diwujudkan

    dan ditanamkan pada setiap pekerja bagi memastikan pekerja

    melakukan kerja-kerja pembersihan dengan lebih efisien.

    Langkah 4: Menyediakan Alatan dan Bahan Pembersihan

    Menyediakan alatan mencuci dan bahan yang diperlukan agar ianya

    mudah digunakan apabila diperlukan.

    Langkah 5: Perlaksanaan Kebersihan.

    Semua peralatan yang tidak berfungsi atau yang rosak perlu di

    perbaiki supaya sentiasa dalam keadaan yang baik. Matlamat utama

    di sini adalah untuk memastikan tempat kerja dan segala-galanya

    dalam keadaan bersih dan boleh berfungsi dengan baik. Ini dapat

    diperolehi melalui kombinasi aktiviti membersih dan mengenalpasti

    sebarang kerosakan sebelum ia berlaku.

    42

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    43/49

    Sistem perlabelan yang kemas dan mengikut sistem yang tersusun dengankod warna tertentu

    Impak Jangkaan : Kualiti kerja dan produk yang tinggi.

    Persekitaran kerja yang lebih selesa dan selamat

    Mudah dilihat dan mengurangkan masa pencarian

    Mengurangkan kos penyelenggaraan

    Memberikan gambaran yang positif kepada pelanggan

    43

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    44/49

    Garis Panduan untuk mempraktikkan SERAGAM

    Huraian:Penerapan 3S yang pertama secara berterusan dapat menjamin

    kelancaran proses kerja yang berkesan.

    Garis Panduan:

    Sekiranyan 3S yang pertama telah dilaksanakan, langkah

    seterusnya adalah memberi tumpuan terhadap amalan keseragamankerja yang terbaik. Pelan ini mestilah merangkumi prosedur dan

    senarai semak harian yang perlu dipamerkan di setiap tempat kerja.

    Senarai semak ini perlu sebagai panduan untuk memberi gambaran

    yang jelas bagi memastikan 3S diamalkan ditempat kerja secara

    berterusan. Contoh-contoh garis panduan seperti:

    Tanggungjawab dalam kerja yang merangkumi: Siapa yang bertanggungjawab? (Ownership)

    Langkah yang perlu diambil bagi memastikan

    keadaan yang diinginkan dapat dikekalkan.

    Bila sesuatu tindakan perlu diambil?

    Kawasan mana perlu diberi penekanan?

    Prosedur yang perlu dipatuhi untuk menjamin

    kesungguhan pekerja? Kerja-kerja yang sedang dijalankan/ peraturan inventori

    Prosedur pembersihan.

    Jadual Penyelenggaraan.

    Aktiviti harian yang bersangkut paut dengan tugas 3S

    Kata kuncinya adalah untuk memperkukuhkan 3S dengan

    mengadakan prosedur dan piawaian. Aktiviti ini dilaksanakan untuk

    44

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    45/49

    mengenalpasti cara kerja yang terbaik dan memastikan setiap orang

    menjalankan tugasan yang telah diberikan di tempat kerja.

    Impak Jangkaan:

    Standard tempat kerja yang baik

    Sistem Kawalan Visual yang baik

    Memperkukuhkan peraturan dan Standard Operation

    Prosedur(SOP)

    Perkongsian maklumat dalam standard yang diperlukan Penambahbaikan operasi dan aliran kerja

    Diatur dengan lebih tersusun supaya lebih mudah digunakan

    45

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    46/49

    Contoh kod warna untuk setiap bahagian dalam syarikat

    Garis Panduan untuk mempraktikkan SENTIASA AMAL

    Huraian:

    Memastikan kesemua 5S seperti dijelaskan sebelum ini sentiasa

    dapat diamalkan dan dikekalkan secara berterusan dengan

    menggunakan P-D-C-A secara efektif.

    Garis Panduan:

    STORE

    46

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    47/49

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    48/49

    Penilaian Kendiri 5S dan Persijilan 5S

    Objektif:

    Memastikan organisasi dapat menggunakan kekuatan yang ada

    dalam membuat penambahbaikan yang perlu disamping

    menunjukkan dimana kedudukan sesebuah organisasi dalam

    pergerakan 5S.

    Garis Panduan untuk Penilaian Kendiri 5S

    Aktiviti dalam Fasa 2 sepatutnya telah dapat menunjukkan kemajuan

    dalam momentum 5S. Penilaian kendiri 5S perlu di awasi dan

    didokumenkan melalui metodologi Audit Dalaman.

    AUDIT DALAMAN 5S

    Audit Dalaman 5S dalam sesebuah organisasi adalah bahagian yang

    terbaik untuk membuat Penilaian Kendiri 5S. Organisasi yang telah

    mempunyai aktiviti 5S yang berjaya, mengaudit prestasi mereka

    melalui audit secara mingguan atau bulanan dengan menggunakan

    Senarai Semak 5S, Lembaran Ringkasan Audit dan Pelekat

    Penambahbaikan 3S.

    Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit perlulah dipamerkan di

    setiap sudut 5S setiap bahagian.Ini secara tidak langsung dapat

    mewujudkan persaingan secara sihat sesama bahagian dan

    menimbulkan rasa bangga pada kumpulan terbabit.

    Penilaian dan persaingan ini perlulah disusuli dengan sistem

    ganjaran. Kebanyakan organisasi yang berjaya, menawarkan

    48

  • 8/6/2019 Manual 5s Miti

    49/49

    ganjaran secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam

    pelbagai kategori.