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Markus Hillmann Analyse eines aktiven Beschwerdemanagements am Beispiel der Stadt Geldern Diplomarbeit Wirtschaft

Markus Hillmann - ciando ebooks · 3.2.2 Methodik der Datenerhebung und Ablauf der Befragung ... 6.1 Anhang 1 Umfrageergebnis Mitarbeiterbefragung ... Abbildung 5: Häufigkeitsverteilung

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Markus Hillmann

Analyse eines aktivenBeschwerdemanagements am Beispiel derStadt Geldern

Diplomarbeit

Wirtschaft

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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek:

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Copyright © 2003 Diplomica Verlag GmbHISBN: 9783832465032

http://www.diplom.de/e-book/221920/analyse-eines-aktiven-beschwerdemanage-ments-am-beispiel-der-stadt-geldern

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Markus Hillmann

Analyse eines aktiven Beschwerdemanagements amBeispiel der Stadt Geldern

Diplom.de

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ID 6503

Markus Hillmann

Analyse eines aktiven Beschwerdemanagements am Beispiel der Stadt Geldern Diplomarbeit an der Fachhochschule Dortmund Februar 2003 Abgabe

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ID 6503 Hillmann, Markus: Analyse eines aktiven Beschwerdemanagements am Beispiel der Stadt Geldern Hamburg: Diplomica GmbH, 2003 Zugl.: Dortmund, Fachhochschule, Diplomarbeit, 2003 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtes.

Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften.

Die Informationen in diesem Werk wurden mit Sorgfalt erarbeitet. Dennoch können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden, und die Diplomarbeiten Agentur, die Autoren oder Übersetzer übernehmen keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für evtl. verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen.

Diplomica GmbH http://www.diplom.de, Hamburg 2003 Printed in Germany

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II

Inhaltsverzeichnis

INHALTSVERZEICHNIS II

ABBILDUNGSVERZEICHNIS IV

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS IX

1 EINLEITUNG .................................................................................................................. 1

1.1 PROBLEMSTELLUNG ........................................................................................................... 1

1.2 ZIELSETZUNG, AUFBAU UND SCHWERPUNKTE DER ARBEIT ..................................................... 2

2 DARSTELLUNG DES AKTIVEN BESCHWERDEMANAGEMENTS DER STADTGELDERN ...................................................................................................................... 4

2.1 HISTORIE

2.2 ZIELE UND AUFGABEN DES AKTIVEN BESCHWERDEMANAGEMENTS .......................................... 5

2.3 RAHMENBEDINGUNGEN ...................................................................................................... 7

2.3.1 Organisation der Stadt Geldern und organisatorische Einbindung des aktiven

Beschwerdemanagements .............................................................................................. 7

2.3.2 Ausstattung ................................................................................................................... 10

2.3.2.1 Personelle Ausstattung.................................................................................................. 10

2.3.2.2 Technische Ausstattung................................................................................................. 10

2.4 BEGRIFFLICHE GRUNDLAGEN ............................................................................................ 11

2.4.1 Der Beschwerdebegriff .................................................................................................. 11

2.4.2 Der Kundenbegriff ......................................................................................................... 16

2.5 BESCHWERDESTATISTIK ................................................................................................... 19

2.5.1 Beschwerdezahlen und Schwerpunkte .......................................................................... 19

3 MÖGLICHE HANDLUNGSFELDER ZUR OPTIMIERUNG DESBESCHWERDEMANAGEMENTS AUS EXTERNER UND INTERNER SICHT .............. 30

3.1 HANDLUNGSFELDER AUS EXTERNER SICHT AUF DER GRUNDLAGE EINER UMFRAGE ZUR

BESCHWERDEZUFRIEDENHEIT ........................................................................................... 31

3.1.1 Beschwerdeerwartung und Beschwerdeergebnis........................................................... 33

3.1.2 Der Eindruck der Kunden von der Reaktion des Beschwerdemanagements................... 35

3.1.3 Zufriedenheit mit der Dauer der Beschwerdebearbeitung............................................... 38

3.1.4 Gesamtbeschwerdezufriedenheit ................................................................................... 39

3.1.5 Zusammenfassung der Kernaussagen aus Kapitel 3.1................................................... 39

3.2 HANDLUNGSFELDER AUS INTERNER SICHT AUF DER GRUNDLAGE EINER MITARBEITERBEFRAGUNG ............ 40

3.2.1 Absicht der Untersuchung.............................................................................................. 40

3.2.2 Methodik der Datenerhebung und Ablauf der Befragung ................................................ 41

3.2.3 Stichprobe und Rücklauf................................................................................................ 41

3.2.4 Datenanalyse ................................................................................................................ 42

3.2.5 Zusammensetzung der Mitarbeiterstichprobe................................................................. 43

3.2.6 Ergebnis der Mitarbeiterumfrage.................................................................................... 44

3.2.7 Zusammenfassung der Kernaussagen aus Kapitel 3.2................................................. 136

4 OPTIMIERUNGSANSÄTZE ........................................................................................ 137

4.1 BEGRIFFLICHE ERLÄUTERUNG DER BETROFFENEN AUFGABENBEREICHE DES AKTIVEN

BESCHWERDEMANAGEMENTS ......................................................................................... 137

4.1.1 Beschwerdestimulierung.............................................................................................. 137

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III

4.1.2 Beschwerdeannahme.................................................................................................. 138

4.1.3 Beschwerdebearbeitung .............................................................................................. 139

4.1.4 Beschwerdeauswertung .............................................................................................. 140

4.1.5 Beschwerdemanagement-Controlling .......................................................................... 140

4.2 ZUORDNUNG DER HANDLUNGSFELDER ZU DEN AUFGABEN DES BESCHWERDEMANAGEMENTS 141

4.2.1 Handlungsfelder aus (externer) Kundensicht und deren Aufgabenzuordnung............... 142

4.2.1.1 Optimierungsansätze im Bereich der Beschwerdeerwartung und des

Beschwerdeergebnisses.............................................................................................. 142

4.2.1.2 Optimierungsansätze im Bereich der Reaktion des Beschwerdemanagements ............ 144

4.2.1.3 Optimierungsansätze bei der Zufriedenheit mit der Dauer der Beschwerdebearbeitung 146

4.2.1.4 Optimierungsansätze bei der Gesamtbeschwerdezufriedenheit ................................... 147

4.2.2 Handlungsfelder aus (interner) Mitarbeitersicht und deren Aufgabenzuordnung ........... 148

4.2.2.1 Optimierungsansätze im Bereich der Beschwerdestimulierung..................................... 149

4.2.2.2 Optimierungsansätze im Bereich der Beschwerdeerfassung........................................ 153

4.2.2.3 Optimierungsansätze im Bereich der Beschwerdebearbeitung..................................... 155

4.2.2.4 Optimierungsansätze im Bereich der Beschwerdeerfassung und Beschwerdeauswertung......... 164

4.2.2.5 Optimierungsansätze im Bereich des Beschwerdemanagement-Controllings............... 167

4.2.3 Zusammenfassung der Optimierungsansätze .............................................................. 167

5 AUSBLICK.................................................................................................................. 168

6 ANHANG .................................................................................................................... 170

6.1 Anhang 1 Umfrageergebnis Mitarbeiterbefragung ...................................................... 171

6.2 Anhang 2 Fragebogen Mitarbeiterbefragung .............................................................. 253

6.3 Anhang 3 Zufriedenheitsanalyse des aktiven

Beschwerdemanagements...................................................................... 261

6.4 Anhang 4 Ergebnisbericht des aktiven Beschwerdemanagements ............................. 290

6.5 Anhang 5 Feedbackbogen und Berichtswesen............................................................302

7 LITERATURVERZEICHNIS..........................................................................................311

8 QUELLENVERZEICHNIS............................................................................................ 313

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IV

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Stoßrichtungen des Beschwerdemanagements......................................................... 3

Abbildung 2: Die Aufgaben des Gelderner Beschwerdemanagements .......................................... 7

Abbildung 3: Dezernatsverteilungsplan der Stadt Geldern............................................................. 8

Abbildung 4: „Publikation der IBM: Was ist ein Kunde?“............................................................... 17

Abbildung 5: Häufigkeitsverteilung der Arten der Kundenanliegen............................................... 20

Abbildung 6: Häufigkeitsverteilung der Arten der Kundenanliegen mit hochgerechneten Zahlen fürdie Jahre 2000 und 2002............................................................................................................. 20

Abbildung 7: Häufigkeitsverteilung der Beschwerdewege............................................................ 21

Abbildung 8: Häufigkeitsverteilung der Beschwerdewege mit hochgerechneten Zahlen für dieJahre 2000 und 2002................................................................................................................... 22

Abbildung 9: Häufigkeitsverteilung der geäußerten Handlungsabsichten..................................... 23

Abbildung 10: Häufigkeitsverteilung der Beschwerdeadressaten................................................. 24

Abbildung 11: Häufigkeitsverteilung der Kundengruppen ............................................................ 25

Abbildung 12: Häufigkeitsverteilung der Orte des Problemauftritts .............................................. 26

Abbildung 13: Häufigkeitsverteilung der ersten Ebene der Bezugsbereiche................................. 27

Abbildung 14: Häufigkeitsverteilung der Bezugsbereiche zweiter Ebene ..................................... 28

Abbildung 15: Kategorisierungsprinzip bei der Beschwerdenerfassung ....................................... 29

Abbildung 16: Modell der Beschwerde(un)zufriedenheit............................................................... 32

Abbildung 17: Zusammensetzung der Mitarbeiterstichprobe ....................................................... 43

Abbildung 18: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 1 der Mitarbeiterumfrage ....................................... 44

Abbildung 19: Teilergebnis zu Frage Nr. 1 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Geschlecht) ........... 45

Abbildung 20: Teilergebnis zu Frage Nr. 1 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ............... 46

Abbildung 21: Teilergebnis zu Frage Nr. 1 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion; Einzelwerte)................................................................................................................................................... 46

Abbildung 22: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 2 der Mitarbeiterumfrage ....................................... 47

Abbildung 23: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 3 der Mitarbeiterumfrage ....................................... 48

Abbildung 24: Teilergebnis zu Frage Nr. 3 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Geschlecht) ........... 48

Abbildung 25: Teilergebnis zu Frage Nr. 3 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Alter in Jahren) ...... 49

Abbildung 26: Teilergebnis zu Frage Nr. 3 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Betriebszugehörigkeitin Jahren).................................................................................................................................... 49

Abbildung 27: Teilergebnis zu Frage Nr. 3 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ............... 50

Abbildung 28: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 4 der Mitarbeiterumfrage ....................................... 52

Abbildung 29: Teilergebnis zu Frage Nr. 4 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ............... 53

Abbildung 30: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 5 der Mitarbeiterumfrage ....................................... 53

Abbildung 31: Teilergebnis zu Frage Nr. 5 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ............... 54

Abbildung 32: Teilergebnis zu Frage Nr. 5 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion; Einzelwerte)................................................................................................................................................... 55

Abbildung 33: Teilergebnis zu Frage Nr. 5 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion; Einzelwerte)................................................................................................................................................... 55

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V

Abbildung 34: Teilergebnis zu Frage Nr. 5 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion; Einzelwerte)................................................................................................................................................... 56

Abbildung 35: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 6 der Mitarbeiterumfrage ....................................... 56

Abbildung 36: Teilergebnis zu Frage Nr. 6 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Geschlecht) ........... 57

Abbildung 37: Teilergebnis zu Frage Nr. 6 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Alter in Jahren) ...... 57

Abbildung 38: Teilergebnis zu Frage Nr. 6 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Betriebszugehörigkeitin Jahren).................................................................................................................................... 58

Abbildung 39: Teilergebnis zu Frage Nr. 6 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ............... 58

Abbildung 40: Teilergebnis zu Frage Nr. 6 der Mitarbeiterumfrage (alle Merkmale; Einzelwerte) . 59

Abbildung 41: Ergebnisvergleich Fragen Nr. 6 und 9, Antwortoption a) der Mitarbeiterumfrage ... 61

Abbildung 42: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 7 der Mitarbeiterumfrage ....................................... 62

Abbildung 43: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 8 der Mitarbeiterumfrage ....................................... 63

Abbildung 44: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 9, Antwortoption a) der Mitarbeiterumfrage ............ 64

Abbildung 45: Teilergebnis zu Frage Nr. 9, Antwortoption a) der Mitarbeiterumfrage (MerkmalFunktion)..................................................................................................................................... 65

Abbildung 46: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 9, Antwortoption b) der Mitarbeiterumfrage ............ 66

Abbildung 47: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 9, Antwortoption c) und d) der Mitarbeiterumfrage.. 67

Abbildung 48: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 9, Antwortoption e) der Mitarbeiterumfrage ............ 67

Abbildung 49: Teilergebnis zu Frage Nr. 9, Antwortoption e) der Mitarbeiterumfrage (MerkmalFunktion)..................................................................................................................................... 68

Abbildung 50: Teilergebnis zu Frage Nr. 9, Antwortoption f) der Mitarbeiterumfrage (MerkmalFunktion)..................................................................................................................................... 69

Abbildung 51: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 10, Antwortoption a) der Mitarbeiterumfrage .......... 70

Abbildung 52: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 10, Antwortoption b) der Mitarbeiterumfrage .......... 71

Abbildung 53: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 10, Antwortoption c) der Mitarbeiterumfrage........... 71

Abbildung 54: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 10, Antwortoption a) bis c) der Mitarbeiterumfrage mitGewichtung ................................................................................................................................. 72

Abbildung 55: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung).................................................................................................................. 74

Abbildung 56: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung ohne einen Extremwert)............................................................................. 74

Abbildung 57: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Geschlecht männlich) ................................................................. 74

Abbildung 58: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Geschlecht weiblich)................................................................... 75

Abbildung 59: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Alter unter 25 Jahre)................................................................... 75

Abbildung 60: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Alter 25 – 35 Jahre) .................................................................... 75

Abbildung 61: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Alter 36 – 50 Jahre) .................................................................... 75

Abbildung 62: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Alter über 50 Jahre).................................................................... 76

Abbildung 63: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Betriebszugehörigkeit unter 5 Jahre)........................................... 76

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VI

Abbildung 64: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Betriebszugehörigkeit 5 - 12 Jahre) ............................................ 76

Abbildung 65: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Betriebszugehörigkeit über 12 Jahre).......................................... 76

Abbildung 66: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Funktion Auszubildende) ............................................................ 77

Abbildung 67: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Funktion Sachbearbeiter technischer Dienst) .............................. 77

Abbildung 68: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Funktion Sachbearbeiter nichttechnischer Dienst)....................... 77

Abbildung 69: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Funktion Leitung)........................................................................ 77

Abbildung 70: Teilergebnis zu Frage Nr. 11 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung; Merkmal Funktion Arbeiter)....................................................................... 78

Abbildung 71: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 12 der Mitarbeiterumfrage...................................... 78

Abbildung 72: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 13 Antwortoption a) der Mitarbeiterumfrage ........... 79

Abbildung 73: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 13 Antwortoption b) der Mitarbeiterumfrage ........... 80

Abbildung 74: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 13 Antwortoption c) der Mitarbeiterumfrage ........... 80

Abbildung 75: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 13 Antwortoption d) der Mitarbeiterumfrage ........... 81

Abbildung 76: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption a) der Mitarbeiterumfrage ........... 82

Abbildung 77: Teilergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption a) der Mitarbeiterumfrage (MerkmalFunktion)..................................................................................................................................... 83

Abbildung 78: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption b) der Mitarbeiterumfrage ........... 84

Abbildung 79: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption c) der Mitarbeiterumfrage ........... 84

Abbildung 80: Teilergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption c) der Mitarbeiterumfrage (MerkmalFunktion)..................................................................................................................................... 85

Abbildung 81: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption d) der Mitarbeiterumfrage ........... 86

Abbildung 82: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption e) der Mitarbeiterumfrage ........... 87

Abbildung 83: Teilergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption e) der Mitarbeiterumfrage (MerkmalFunktion)..................................................................................................................................... 88

Abbildung 84: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption f) der Mitarbeiterumfrage ............ 88

Abbildung 85: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 14 Antwortoption g) der Mitarbeiterumfrage ........... 89

Abbildung 86: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 15 der Mitarbeiterumfrage...................................... 91

Abbildung 87: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 15 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung).................................................................................................................. 91

Abbildung 88: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 16 der Mitarbeiterumfrage...................................... 93

Abbildung 89: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 17 der Mitarbeiterumfrage...................................... 94

Abbildung 90: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 18 der Mitarbeiterumfrage...................................... 95

Abbildung 91: Teilergebnis zu Frage Nr. 18 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ............. 96

Abbildung 92: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 19 der Mitarbeiterumfrage...................................... 97

Abbildung 93: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 19 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung).................................................................................................................. 97

Abbildung 94: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 20 der Mitarbeiterumfrage...................................... 98

Abbildung 95: Teilergebnis zu Frage Nr. 20 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ............. 99

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VII

Abbildung 96: Teilergebnis zu Frage Nr. 20 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion;Einzelwerte) ................................................................................................................................ 99

Abbildung 97: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 21 der Mitarbeiterumfrage.................................... 101

Abbildung 98: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 22 der Mitarbeiterumfrage.................................... 104

Abbildung 99: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 23 der Mitarbeiterumfrage.................................... 105

Abbildung 100: Teilergebnis zu Frage Nr. 23 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ......... 106

Abbildung 101: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 24 der Mitarbeiterumfrage.................................. 107

Abbildung 102: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 25 der Mitarbeiterumfrage.................................. 108

Abbildung 103: Teilergebnis zu Frage Nr. 25 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Geschlecht) ..... 110

Abbildung 104: Teilergebnis zu Frage Nr. 25 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Alter in Jahren) 110

Abbildung 105: Teilergebnis zu Frage Nr. 25 der Mitarbeiterumfrage (MerkmalBetriebszugehörigkeit in Jahren)................................................................................................ 110

Abbildung 106: Teilergebnis zu Frage Nr. 25 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ......... 111

Abbildung 107: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 26 der Mitarbeiterumfrage.................................. 111

Abbildung 108: Teilergebnis zu Frage Nr. 26 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ......... 112

Abbildung 109: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 27 der Mitarbeiterumfrage.................................. 113

Abbildung 110: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 27 der Mitarbeiterumfrage (Mittelwerte undStandardabweichung)................................................................................................................ 114

Abbildung 111: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 28 der Mitarbeiterumfrage.................................. 115

Abbildung 112: Teilergebnis zu Frage Nr. 28 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ......... 116

Abbildung 113: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 29 der Mitarbeiterumfrage.................................. 118

Abbildung 114: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 30 der Mitarbeiterumfrage.................................. 119

Abbildung 115: Teilergebnis zu Frage Nr. 30 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Geschlecht) ..... 120

Abbildung 116: Teilergebnis zu Frage Nr. 30 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Alter in Jahren) 121

Abbildung 117: Teilergebnis zu Frage Nr. 30 der Mitarbeiterumfrage (MerkmalBetriebszugehörigkeit in Jahren)................................................................................................ 121

Abbildung 118: Teilergebnis zu Frage Nr. 30 der Mitarbeiterumfrage (Merkmal Funktion) ......... 121

Abbildung 119: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 31 der Mitarbeiterumfrage.................................. 122

Abbildung 120: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 31 der Mitarbeiterumfrage (Unterschied bei denZufriedenheiten zwischen Behörde und privatem Unternehmen)................................................ 124

Abbildung 121: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 32 der Mitarbeiterumfrage.................................. 125

Abbildung 122: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 32 der Mitarbeiterumfrage (Unterschied bei denZufriedenheiten zwischen Behörde und privatem Unternehmen)................................................ 126

Abbildung 123: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 33 der Mitarbeiterumfrage.................................. 127

Abbildung 124: Vergleichsergebnis der Kundenbefragung zu Frage Nr. 33 der Mitarbeiterumfrage................................................................................................................................................. 127

Abbildung 125: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 34 der Mitarbeiterumfrage.................................. 128

Abbildung 126: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 35 der Mitarbeiterumfrage.................................. 130

Abbildung 127: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 36 der Mitarbeiterumfrage.................................. 131

Abbildung 128: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 37 der Mitarbeiterumfrage.................................. 131

Abbildung 129: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 38 der Mitarbeiterumfrage.................................. 132

Abbildung 130: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 39 der Mitarbeiterumfrage.................................. 134

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VIII

Abbildung 131: Gesamtergebnis zu Frage Nr. 40 der Mitarbeiterumfrage.................................. 136

Abbildung 132: Handlungsfelder aus externer Sicht .................................................................. 142

Abbildung 133: Handlungsfelder aus interner Sicht ................................................................... 149

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IX

Abkürzungsverzeichnis

ABM Arbeitsbeschaffungsmaßnahme

Arb. Arbeiter

Azubi Auszubildender

EDV Elektronische Datenverarbeitung

KGSt Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung

Leit. Leitungsfunktion

MS Excel Microsoft Excel (Software zur Tabellenkalkulation)

SB/ntD Sachbearbeiter im nichttechnischen Dienst

SB/tD Sachbearbeiter im technischen Dienst

TQM Totaly Quality Management

VGN Verkehrsgemeinschaft Niederrhein

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1

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Es gibt eine Vielzahl psychologischer Gründe dafür, warum die subjektive Ein-

schätzung sehr vieler Bürger von den objektiven Verhältnissen im öffentlichen

Dienst und insbesondere bei den Kommunen abweichen.1

Hierzu zählen negative Emotionen in einem bestehenden Machtgefälle zwischen

zwei Personen oder vielmehr die Wahrnehmung eines vermeintlich „Unterlegenen“

und eines auf den ersten Blick „Mächtigen“. Eingriffe des öffentlichen Dienstes

beschneiden die Selbstentfaltung der Bürger, ja zwingen ihn sogar zur Abnahme

von Leistungen.2 Vor allem diese Leistungen sind es, die gemeinsam mit ihrer

Form der Erbringung immer wieder Ziel für Kritik am öffentlichen Dienst sind. Die-

se emotional beladene Situation ist ein guter Nährboden dafür, Probleme jeglicher

Art hochzuschaukeln und führt letztlich zu einer zum Teil überkritischen Sichtweise

der Bürger im Bezug auf die Leistungen der Verwaltung.3

Der daraus resultierenden Unzufriedenheit der Bürger begegnete der öffentliche

Dienst in den 90er Jahren verstärkt mit Reformbemühungen, deren Stichwort al-

lenthalben die Kommune als Dienstleistungsunternehmen war. Altbekannte Ma-

nagementkonzepte aus der freien Wirtschaft wurden als die neuen Steuerungs-

modelle für den öffentlichen Bereich diskutiert.4 Im Zuge dieser Bemühungen er-

kannte der öffentliche Dienst die Notwendigkeit zu mehr Bürgernähe. Die Rolle

des Bürgers wurde in diesem Zusammenhang überdacht und neu definiert. Neben

dem Bürger als politischem Auftraggeber erkannte man den Bürger als Kunden

der öffentlichen Leistungen, als Mitgestalter des Gemeinwesens und als Koprodu-

zent der Leistungserstellung.5

Dem neuen Bildnis vom Bürger als Kunden folgte daher zwangsläufig der Blick

über den „Tellerrand“ auf die Instrumentarien der freien Wirtschaft zum Umgang

1 Vgl. Stratemann, Ingrid/ Wottawa, Heinrich: „Bürger als Kunden“, Frankfurt am Main; New York1995, S. 13.2 Vgl. ebd., S. 12 – 16.3 Vgl. ebd., S. 15.4 Vgl. Hansen, Ursula/ Pollmann, Birgitt: „Beschwerdemanagement im öffentlichen Bereich – In-haltsbestimmung eines Managementkonzeptes“, Hannover 1996, S. 1.5 Vgl. Bogumil, Jörg/ Holtkamp, Lars/ Kißler, Leo: „Verwaltung auf Augenhöhe: Strategie und Praxis

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2

mit diesen Kunden. Vor allem erwuchs aus den Reformbemühungen auch die Er-

kenntnis, dass der Bürger in seiner neuen Rolle als Kunde mehr denn je auch un-

zufrieden sein kann mit den Leistungen des öffentlichen Dienstes.

Den rundherum zufriedenen Kunden gab (und gibt) es angesichts der Vielzahl der

vom öffentlichen Dienst zum Teil zwangsweise „konsumierten“ Leistungen sicher

nicht. Der Bürger als Kunde hat aber umso mehr das Recht, sich über die Leistun-

gen zu beschweren, seine Unzufriedenheit zu artikulieren.

Im Zuge der Reformbemühungen wurde das in der freien Wirtschaft bereits etab-

lierte Instrument des Beschwerdemanagements für den öffentlichen Dienst als

wertvoll erkannt, weil es in den „Kontext kundenorientierter Konzepte für den öf-

fentlichen Sektor...“6 einzuordnen ist. Die neue Vorgehensweise zum Umgang mit

der artikulierten Unzufriedenheit wurde von der Stadt Arnsberg in einer Vorreiter-

Rolle bereits im Jahr 1994 übernommen und erfreut sich seither insbesondere bei

den Kommunen aufgrund ihrer im Gefüge des Staatsgebildes insgesamt größten

Nähe zum Bürger zunehmender Beliebtheit.

Die bereits in der freien Wirtschaft erprobten Grundlagen des Beschwerdemana-

gements wurden hinterfragt und es wurde versucht, sie in eine für den öffentlichen

Dienst anwendbare Form zu übertragen. Die bereits eingesetzten Systeme müs-

sen sich nun einer Überprüfung unterziehen.

1.2 Zielsetzung, Aufbau und Schwerpunkte der Arbeit

Ziel dieser Arbeit ist es, ein bereits existierendes aktives Beschwerdemanagement

einer Überprüfung zu unterziehen. Die Überprüfung ist grundsätzlich eine in den

Grundlagen dieses Instrumentes verankerte Aufgabe der Selbstkontrolle. Kontrol-

liert bzw. untersucht werden die Aufgaben des Beschwerdemanagements im Hin-

blick auf bestehende Optimierungspotentiale. Die Untersuchung erfolgt auf der

Grundlage zweier empirischer Erhebungen, die der Verfasser dieser Arbeit als

Mitarbeiter des aktiven Beschwerdemanagement bei der Stadt Geldern durchge-

führt hat. Es handelt sich hierbei um eine Umfrage des aktiven Beschwerdemana-

gements zur Kundenzufriedenheit sowie um eine Mitarbeiterbefragung zum The-

kundenorientierter Dienstleistungspolitik“, Berlin 2001, S. 9.6 Vgl. Hansen, Ursula/ Pollmann, Birgitt: a.a.O., S. 1.

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3

ma „Umgang mit Beschwerden“.

Zu Beginn widmet sich das 2. Kapitel der Darstellung des der Untersuchung zu

Grunde liegenden Beschwerdemanagement-Systems der Stadt Geldern anhand

einer kurzen Historie, den Rahmenbedingungen und der entsprechenden Daten

aus der Statistik des Gelderner Beschwerdemanagements. Es werden Erläuterun-

gen zu verschiedenen Grundbegriffen, die dem Verständnis des Gelderner Be-

schwerdemanagements entsprechen, gegeben .

Angesichts der Vielzahl der Aufgaben und deren zum Teil komplexer Struktur

kann die Untersuchung nur schwerpunktmäßig erfolgen. Ansonsten würde der

Rahmen der Diplomarbeit gesprengt. Die Arbeit untersucht daher schwerpunkt-

mäßig nur die Aufgaben des aktiven Beschwerdemanagements, bei denen auf-

grund der Ergebnisse der Kunden- bzw. Mitarbeiterbefragung aus der Sicht des

Beschwerdemanagements ein Handlungsbedarf erkennbar ist.

Qualität ist nach Ansicht des Verfassers hier als wichtiger anzusehen als Quanti-

tät. Unter anderem deshalb, weil der Versuch einer Optimierung der unterschiedli-

chen Stoßrichtungen des Beschwerdemanagements durchaus zu konfliktären Si-

tuationen führen kann. Zur Vermeidung von Zielkonflikten ist daher der simultane

Optimierungsversuch eher nicht ratsam.7

Quelle: Hoffmann, Achim8

Abbildung 1: Stoßrichtungen des Beschwerdemanagements

7 Vgl. Hoffmann, Achim: „Die Erfolgskontrolle von Beschwerdemanagement-Systemen“, Frankfurtam Main 1991, S. 245.8 Entnommen ebd., S. 213.

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4

Die von Hoffmann9 als vier Stoßrichtungen bezeichneten Ausrichtungen des Han-

delns eines Beschwerdemanagements lassen sich den in der gängigen Literatur

geläufigen Aufgaben dieses Systems zuweisen. Es handelt sich im einzelnen um

Beschwerdestimulierung, Beschwerdeannahme, Beschwerdebearbeitung, Be-

schwerdereaktion, Beschwerdeauswertung und Beschwerdemanagement-

Controlling. Die Begriffe werden im 4. Kapitel dieser Arbeit näher erläutert

Kapitel 3 befasst sich mit dem Ergebnissen der Kunden- und Mitarbeiterbefragung

und versucht anhand dieser mögliche Handlungsfelder für die Optimierung des

aktiven Beschwerdemanagements herauszustellen.

Im 4. Kapitel werden dann die erkannten Handlungsfelder den Aufgaben des akti-

ven Beschwerdemanagements zugeordnet und es werden Lösungsvorschläge zur

Optimierung entwickelt.

Kapitel 5 gibt einen Ausblick auf die mögliche Zukunft des aktiven Beschwerde-

managements bei der Stadt Geldern.

Im Interesse der besseren Lesbarkeit wird nicht jede Person in der sowohl weibli-

chen als auch männlichen Form gebraucht. Unabhängig von der Wahl der Formu-

lierung sind Frauen und Männer gemeint.

2 Darstellung des aktiven Beschwerdemanagements der Stadt

Geldern

2.1 Historie

Wie bereits in der Einleitung dieser Arbeit erwähnt, hat der öffentliche Dienst das

Instrumentarium des aktiven Beschwerdemanagements im Rahmen der allgemei-

nen Tendenzen zur Verwaltungsmodernisierung als ein funktionales Mittel zur

Verbesserung der Kundenbeziehungen entdeckt. Nähere Ausführungen zum Beg-

riff des Kunden finden sich im späteren Verlauf der Arbeit.

Die Entscheidung, die Einführung eines aktiven Beschwerdemanagements bei der

Stadt Geldern näher zu prüfen, erteilte der Bürgermeister der Stadt Geldern, Paul

Heßler, am 17.12.1996.

9 Vgl. Hoffmann, Achim: a.a.O., S. 213 – 216.

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5

Am 19.02.1997 hat sich der Verwaltungsvorstand der Stadt Geldern das zu dem

Zeitpunkt bereits implementierte Beschwerdemanagement der Stadt Arnsberg bei

einem dortigen Besuch angesehen und sich über diesen praxisorientierten Ansatz

zu einer größeren Kundennähe informiert.

Danach erfolgte die Entscheidung zur Übernahme der Strategie nach dem Arns-

berger Vorbild. Anschließend wurden am 04.06.1997 der Personalrat, am

19.06.1997 der Haupt- und Beschwerdeausschuss, am 20.06.1997 alle Amtsleite-

rinnen und Amtsleiter, am 01.07.1997 der Rat der Stadt Geldern und am

27.08.1997 die örtliche Presse und die Bürger der Stadt über die Pläne und weite-

re Vorgehensweise bei der Einführung des aktiven Beschwerdemanagements in-

formiert. Das aktive Beschwerdemanagement nahm am 01.09.1997 seine Arbeit

auf.

2.2 Ziele und Aufgaben des aktiven Beschwerdemanagements

Das Beschwerdemanagement wurde bei der Stadt Geldern eingeführt, geprägt

von dem Wunsch, die Verwaltung auf mehr Kundenorientierung und Bürgeraktivie-

rung auszurichten. In einem fortwährenden Prozess sollte dies auch zur Folge ha-

ben, Denkmuster und Verhaltensweisen der Mitarbeiter zu mehr Kundenorientie-

rung hin zu verändern. Der Bürger sollte aktiviert werden und sich als Partner der

Verwaltung auch durch die Übernahme gesellschaftsrelevanter Gemeinschafts-

aufgaben an der Leistung der Verwaltung beteiligen. Das aktive Beschwerdema-

nagement sollte dabei helfen, dass vorgetragene Ideen der Bürger analog eines

außerbetrieblichen Vorschlagwesens verwertet und Beschwerden auf den Gehalt

an Verbesserungspotential hin untersucht werden.10

Ziele und Aufgaben des Beschwerdemanagements wurden an den Empfehlungen

der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt) aus-

gerichtet und wie folgt definiert11:

10 Siehe Ergebnisbericht des aktiven Beschwerdemanagements der Stadt Geldern 1997 bis 1999,Anhang 6.4, S. 294.11 Siehe ebd., S. 295 - 296.

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6

Strategische/ politische Ziele

• Kundenorientierung.

• Bürgerzufriedenheit.

• Legitimität (der Verwaltung und ihres Handelns) erhöhen.

• Den Bürger als Berater gewinnen.

Operative Ziele

• Erhöhung der Beschwerdezufriedenheit.

• Positive Kommunikation (mit der und über die Verwaltung).

• Verbesserung des Images.

Ökonomische Ziele

• Verbesserung der Effizienz.

• Gezielter Ressourceneinsatz.

• Senkung der Opportunitätskosten durch andere Reaktionsformen (z.B. Ein-

schaltung der Medien).

Personalwirtschaftliche Ziele

• Qualitätsüberlegungen.

• Spiegelung Selbst-/ Fremdbild.

• Lernen aus Rückkopplungen.

Marketingrelevante Teilziele

• Herstellung von (Beschwerde-)Zufriedenheit, die als wesentliche Grundlage für

Einstellungsverbesserung, Kundenbindung und Identifikation mit der Kommune

anzusehen ist.

• Vermeidung von Opportunitätskosten anderer Reaktionsformen unzufriedener

Kunden. Durch eine konsequente Ermutigung von Kunden, sich im Falle der

Unzufriedenheit an die Kommune zu wenden, soll der Verwaltung Gelegenheit

gegeben werden, Abhilfe zu schaffen, Problemursachen zu beseitigen und für

die Verwaltung gravierende Verhaltensalternativen wie z.B. Einschaltung von

Drittinstitutionen zu verhindern.

• Umsetzung und Verdeutlichung einer kundenorientierten Unternehmensstrate-

gie.

• Schaffung zusätzlicher Effekte mittels Beeinflussung der persönlichen Kom-

munikation unter den Kunden.

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7

• Auswertung und Nutzung der in Beschwerden enthaltenen Informationen zu

Zwecken der Qualitätssicherung und –verbesserung.

• Reduzierung von internen und externen Fehlerkosten.

Die dem aktiven Beschwerdemanagement zugedachten Aufgaben können zur

besseren Übersicht der nachfolgenden Grafik entnommen werden:

Quelle: Seminarunterlagen der KGSt zum Thema aktives Beschwerdemana-gement

Abbildung 2: Die Aufgaben des Gelderner Beschwerdemanagements

Die in der Grafik genannten Aufgaben lassen sich den in der gängigen Literatur

zum Thema Beschwerdemanagement genannten zuzuordnen.

2.3 Rahmenbedingungen

2.3.1 Organisation der Stadt Geldern und organisatorische Einbindung

des aktiven Beschwerdemanagements

Die Stadt Geldern besteht zum Zeitpunkt der Entstehung dieser Arbeit aus 3 De-

zernaten, 11 Ämtern mit insgesamt 16 Abteilungen und 5 Eigenbetrieben. Sie be-

schäftigt gemäß Personalkartei 405 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In dieser

Zahl sind Zivildienstleistende (1), Mitarbeiter im Studium an der Fachhochschule

für öffentliche Verwaltung (3), Mütter in Erziehungsurlaub (18), im Rahmen einer

Qualifikationsmaßnahme beschäftigte ABM-Kräfte (7) sowie Mitarbeiter in Al-

tersteilzeit (4) enthalten. Ferner sind in dieser Mitarbeiterzahl Schulsekretärinnen,

Hausmeister, Raumpflegerinnen, Mitarbeiter des Jugendzentrums „Checkpoint“,

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8

der Kindergärten, des Gelderner Gründerzentrums, der Rettungswache (ein-

schließlich dem hauptamtlichen Leiter der freiwilligen Feuerwehr) sowie der

Volkshochschule eingerechnet. Diese sind funktional für die Arbeit des Beschwer-

demanagements jedoch weniger von Bedeutung. Diese Arbeit orientiert sich bei

den weiteren Ausführungen an den Ämtern der Kernverwaltung, den Eigenbetrie-

ben, dem Bauhof und der Gärtnerei. Auf Ausnahmen wird im weiteren Text an

entsprechender Stelle hingewiesen.

In der zuvor umrissenen Kernverwaltung arbeiten 254 Mitarbeiter. Die genaue Or-

ganisationsstruktur kann der nachfolgenden Grafik entnommen werden.

Quelle: Organisationspläne der Stadt Geldern

Abbildung 3: Dezernatsverteilungsplan der Stadt Geldern

Die Kernverwaltung befindet sich in zwei Verwaltungsgebäuden und einem weite-

ren Gebäudekomplex. Diese liegen räumlich unmittelbar beieinander. Lediglich

Bauhof und Gärtnerei sind ausgegliedert und befinden sich an anderer Stelle. Alle

übrigen Bereiche befinden sich in den Verwaltungsgebäuden. Da es keine sonsti-

gen externen Stellen gibt und der Kunde nur kurze Wege zu bewältigen hat, wird

der räumliche Aspekt bei der weiteren Untersuchung nicht betrachtet.

Das aktive Beschwerdemanagement wird zentral geführt. Bei der zentralen Form

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9

des Beschwerdemanagements werden alle Aufgaben von einer zentralen Einheit

wahrgenommen.12 Grundsätzlich sollten alle Beschwerdeführer an diese zentrale

Einheit verwiesen werden. Hier weicht das Gelderner Beschwerdemanagement

von der Definition eines rein zentral organisierten Systems ab. Zwar ist das Be-

schwerdemanagement zentral geführt, aber es beinhaltet Tendenzen zu einer du-

alen Organisationsform, also einer Mischform. In Geldern werden nicht alle Be-

schwerdeführer grundsätzlich an das Beschwerdemanagement verwiesen, son-

dern sämtliche Fachämter und Eigenbetriebe bearbeiten die direkt bei ihnen ein-

gehenden Beschwerden selbstständig. Verweise an das aktive Beschwerdemana-

gement erfolgen auch, allerdings aus anderen als organisationsbezogenen Grün-

den. Hierzu finden sich im Kapitel 3.2.6 weitere Ausführungen im Zusammenhang

mit der Auswertung der Mitarbeiterbefragung.

Zum Beschwerdemanagement der Stadt Geldern gibt es keine schriftlichen Ver-

einbarungen, Dienstanweisungen oder ähnliche, schriftlich fixierte Handlungsan-

weisungen zum Umgang mit Beschwerden bzw. zur Existenz oder Kompetenz des

Beschwerdemanagements. Der Umgang mit Beschwerden hat sich hier vorrangig

aus der Praxis des Beschwerdemanagements ergeben. Die sich entwickelte

Mischform ist somit als situationsangepasste Lösung zu sehen, weil trotz Einfüh-

rung eines Beschwerdemanagements die Fachämter nicht aus ihrer eigentlichen

Bearbeitungsverantwortung entlassen werden sollten.

Das aktive Beschwerdemanagement gehört zum Büro des Bürgermeisters, wel-

ches vom persönlichen Referenten des Bürgermeisters geleitet wird. Es ist dort

zwar organisatorisch angesiedelt, allerdings in seiner Tätigkeit selbständig, d.h. in

Form einer Stabsstelle strukturiert, die letztlich im Bezug auf ihre Arbeitsinhalte

direkt dem Bürgermeister unterstellt und diesem gegenüber verantwortlich ist.

Dies soll die Wichtigkeit des Beschwerdemanagements gegenüber den Kunden

unterstreichen und eine schnelle Kommunikation mit der Verwaltungsleitung er-

möglichen.

12 Vgl. Stauss, Bernd/ Seidel, Wolfgang: „Beschwerdemanagement: Fehler vermeiden - Leistungverbessern – Kunden binden“, 2. Auflage, München; Wien 1998, S. 321.

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10

2.3.2 Ausstattung

2.3.2.1 Personelle Ausstattung

Das Beschwerdemanagement ist seit seiner Einführung im Jahr 1997 mit einem

Sachbearbeiter besetzt. Die personelle Kapazität wurde seinerzeit auf der Grund-

lage der Erfahrungen der Stadt Arnsberg festgelegt und seither nicht mehr über-

prüft. Der Sachbearbeiter nimmt insofern alle dem Beschwerdemanagement zu-

gedachten Aufgaben wahr. Es ist eine gegenseitige Vertretung mit einer anderen

dem Büro des Bürgermeisters zugeordneten Stabsstelle gewährleistet. Es handelt

sich hierbei um den Pressesprecher der Stadt Geldern.

2.3.2.2 Technische Ausstattung

Das aktive Beschwerdemanagement ist telefonisch über eine eigens hierfür ge-

schaltete, besonders einprägsame Telefon-Nummer (398 398) erreichbar. Dieser

Anschluss wurde seit der Einführung des Beschwerdemanagements bei allen

Publikationen (Werbung, Öffentlichkeitsarbeit in Form von Presseartikeln usw.) als

„Bürgertelefon“ bezeichnet. Dieser Begriff ist auch bei der Gelderner Bevölkerung

entsprechend verankert.

An den Telefonanschluss des Bürgertelefons ist ein Anrufbeantworter angeschlos-

sen, der es den Kunden ermöglicht, bei Abwesenheit des Sachbearbeiters eine

Nachricht zu hinterlassen und z.B. um Rückruf zu bitten.

Für die Bearbeitung der Beschwerden wird seit Juli 2000 das Softwareprodukt

SORRY! der Firma Rödl & Partner Consulting GmbH verwendet. Es hat das bis

dahin eingesetzte Verfahren „Aktives Beschwerdemanagement“, welches 1995

von der Stadt Arnsberg gemeinsam mit der Firma Zuendel & Partner Consulting

GmbH entwickelt wurde, abgelöst. Die Systemumrüstung verlief nicht unproble-

matisch, weil sämtliche bis zum Wechsel erfassten Beschwerdefälle und Kunden-

daten nicht in das neue Verfahren übernommen werden konnten. Sie war aber

notwendig, weil das Verfahren „Aktives Beschwerdemanagement“ zu diesem Zeit-

punkt über keinerlei Auswertungstools verfügte und auch keine Schnittstellen zu

externen Anwendungen vorsah. Auf die Problematik der fehlenden Übernahme

bisheriger Daten in das neue System wird in Kapitel 2.5.1 noch eingegangen.

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11

2.4 Begriffliche Grundlagen

Die nachfolgenden Erläuterungen sind die Grundlage für einen Regelkreis, der

sich aus dem Zusammenspiel einzelner Komponenten ergibt, die letztlich zu Be-

schwerden führen und aus denen sich letztlich die Notwendigkeit zu einem aktiven

Beschwerdemanagement ergibt. Die Ausführungen beziehen sich auf das kon-

krete Verständnis des Gelderner Beschwerdemanagements.

2.4.1 Der Beschwerdebegriff

Für die weiteren Betrachtungen stellt sich an dieser Stelle die Frage, was eine Be-

schwerde ist und ob bzw. wie sie möglicherweise von anderen ähnlichen Artikula-

tionsformen abzugrenzen ist.

In der Literatur gibt es eine Vielzahl von Definitionen, deren Gemeinsamkeit die

vorausgegangene Unzufriedenheit des Kunden ist.13 Beschwerden sind Artikulati-

onen von Unzufriedenheit, die sich auf alle sichtbaren Verhaltensweisen eines

Unternehmens beziehen können.14 Die sicher umfassendste Definition lautet:

Beschwerden sind Artikulationen von Unzufriedenheit, die gegenüber dem

Unternehmen oder auch Drittinstitutionen mit dem Zweck geäußert werden,

auf ein subjektiv als schädigend empfundenes Verhalten eines Anbieters

aufmerksam zu machen, Wiedergutmachung für erlittene Beeinträchtigun-

gen zu erreichen und/oder eine Änderung des kritisierten Verhaltens zu

bewirken.15

13 Vgl. Fornell, Claes: „Verbraucherabteilungen in Unternehmen – Ein kommunikationsorientierterAnsatz“, in: Hansen, Ursula/ Stauss, Bernd/ Riemer, Martin (Hrsg.): Marketing und Verbraucherpo-litik, Stuttgart 1982, S. 479; Bruhn, Manfred: „Konsumentenzufriedenheit und Beschwerden: Erklä-rungsansätze und Ergebnisse einer empirischen Untersuchung in ausgewählten Konsumberei-chen“, Frankfurt am Main; Bern 1982, S. 2 sowie Riemer, Martin: „Beschwerdemanagement“,Frankfurt am Main; New York 1986, S. 74-77.14 Vgl. Fornell, Claes: a.a.O., S. 479.15 Vgl. Wimmer, Frank: „Beschwerdepolitik als Marketinginstrument“, in: Hansen, Ursula/ Schoen-heit, Ingo (Hrsg.): Verbraucherabteilungen in privaten und öffentlichen Unternehmen, Frankfurt amMain; New York 1985, S. 226-228, auch Stauss, Bernd/ Seidel Wolfgang: a.a.O., S. 29.

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12

Diesem Ansatz folgt auch das Beschwerdemanagement der Stadt Geldern. Er ist

somit Definitionsgrundlage für die weiteren Betrachtungen im Rahmen dieser Ar-

beit.

Beschwerden können schriftlich (Brief, Telefax, e-Mail) oder mündlich (persönlich,

telefonisch) geäußert werden. Sie bringen unmissverständlich Unzufriedenheit

zum Ausdruck und müssen nicht zwangsläufig direkt gegenüber der Stadtverwal-

tung oder gar deren Beschwerdemanagement vorgebracht werden. Der unzufrie-

dene Kunde kann bei dieser Definition Drittinstitutionen wie z.B. Presse, Verbrau-

cherorganisationen in seinem Sinne einschalten.16 Nach dem Verständnis des

Gelderner Beschwerdemanagements sind solche Drittinstitutionen auch die vom

Kunden gewählten Vertreter des Rates der Stadt Geldern. Zwar müsste man sie

grundsätzlich mit der Verwaltung als Gesamtkonstrukt sehen, doch in der Be-

schwerdepraxis hat sich gezeigt, dass sie in Geldern mehr oder weniger als Inte-

ressenvertreter von ihren Wählern aktiviert werden. Das bedeutet, dass unzufrie-

dene Kunden Ratsmitglieder immer dann über ihren Beschwerdegrund informie-

ren, wenn sie sich dadurch eine schnellere und zu ihren Gunsten ausfallende Ent-

scheidung erhoffen. Das aktive Beschwerdemanagement wird in diesem Zusam-

menhang auch von Ratsmitgliedern als Ansprechpartner gewählt.

An eine Kommune adressierte Beschwerden beziehen sich weitestgehend nicht

auf mangelhafte Produkte, sondern vielmehr auf erbrachte Leistungen oder auf

Kritik an ihrer gesellschaftlichen Rolle. Diese Rolle kommt ihr automatisch aus ih-

rer Funktion als unterste Stufe des staatlichen Gefüges und dem Verständnis der

Kunden vom staatlichen Aufbau zu. Sie ist z.B. für die Ausführung von Gesetzen

des Landes- oder Bundesgesetzgebers zuständig, darf aber auch im Rahmen ih-

rer Selbstverwaltungsgarantie sogenannte ortsrechtliche Bestimmungen in Kraft

setzen. Näher soll auf diesen Aspekt allerdings nicht eingegangen werden, weil es

für die weitere Erklärung des Begriffs der Beschwerde nicht notwendig ist und e-

her im Bereich der Beschwerdemotivation zu hinterfragen wäre. Letztlich ergibt

sich aus diesem Aspekt auch keine Abgrenzung zu dem hier geprüften Beschwer-

debegriff. Beschwerden sind sowohl in Bezug auf die konkrete Leistungserbrin-

gung der Verwaltung in jeder Form als auch über gesellschaftspolitisch relevante

Entscheidungen möglich.

16 Vgl. Stauss, Bernd/ Seidel, Wolfgang: a.a.O., S. 29 – 30.

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13

Abgegrenzt werden Beschwerden in Geldern allerdings zu anderen, ähnlichen

Artikulationsformen. Diese Abgrenzung gilt für rechtsrelevante Beschwerden.17

Hierzu zählen in der freien Wirtschaft z.B. Reklamationen als Untergruppe der Be-

schwerden.18 Im öffentlichen Dienst sind die förmlichen Rechtsbehelfe den Re-

klamationen ähnlich. Auch hier besteht die Möglichkeit, diese auf dem Gerichts-

weg durchzusetzen. Aus diesem Grund hat sich die Stadt Geldern dazu entschie-

den, einen bereits eingelegten förmlichen Rechtsbehelf aus der Bearbeitung des

Beschwerdemanagements auszuklammern. Sofern sich bei der Beschwerde her-

ausstellt, dass die Möglichkeit eines förmlichen Rechtsbehelfes gegeben ist, wird

auf diesen ausdrücklich hingewiesen. In diesem Fall hat das Beschwerdemana-

gement jedoch die Möglichkeit, einen drohenden förmlichen Rechtsbehelf zu ver-

hindern, wenn es auf unbürokratische Weise, aber unter Berücksichtigung mögli-

cher Rechtsbehelfsfristen, eine Lösung anbieten kann, mit der der Kunde zufrie-

den ist.

Eine weitere Besonderheit ergibt sich aus der zusätzlichen Abgrenzung von Ver-

warnungsgeldern für ordnungswidriges Verhalten im ruhenden Straßenverkehr

(landläufig besser bekannt als „Knöllchen“). Die Abgrenzung zur Bearbeitung

durch das Beschwerdemanagement ergibt sich hier weniger aus dem vorgenann-

ten Grund der rechtlichen Relevanz, sondern vielmehr aus dem Umstand, dass

hier eine sehr große Anzahl von Beschwerden eingeht. Diese werden zumeist

mündlich oder persönlich vorgetragen und beinhalten neben der reinen Unzufrie-

denheitsbekundung selbstverständlich den klaren Wunsch zur Zurücknahme des

Verwarnungsgeldes. Da die Verwarnungsgelder sich aus den straßenverkehrs-

rechtlichen Vorschriften ergeben, ist hier kaum Spielraum für eine Entscheidung

des Beschwerdemanagements vorhanden. Der Hinweis des zuständigen Sachbe-

arbeiters beim Ordnungsamt auf die Existenz der Beschwerdestelle würde dann

nur zu noch mehr Unzufriedenheit führen, weil darin zugleich auch die Hoffnung

des Kunden liegen würde, es könne doch noch etwas an seiner Situation geän-

dert werden. Bei der Vielzahl der Beschwerden gegen Verwarnungsgelder würde

das Beschwerdemanagement zudem „gelähmt“ und für andere Aufgaben blo-

ckiert. Die Bearbeitung obliegt in Geldern den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

der zuständigen Abteilung innerhalb des Ordnungsamtes.

17 Vgl. Stauss, Bernd/ Seidel, Wolfgang: a.a.O., S. 30.18 Vgl. ebd., S. 30.

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14

Ähnliches gilt für nichtförmliche Rechtsbehelfe in Form von Dienstaufsichtsbe-

schwerden. Hier ist nicht die Anzahl der Dienstaufsichtsbeschwerden und auch

nicht die rechtliche Relevanz der ausschlaggebende Punkt für eine Abgrenzung.

Obwohl nicht wenige Dienstaufsichtsbeschwerden das Fehlverhalten von Mitar-

beitern in rechtlicher Hinsicht zum Inhalt haben, ist der Hauptgrund für die Ab-

grenzung die Tatsache, dass eine „Schuldigensuche“ nach dem Gelderner Ver-

ständnis von Beschwerdemanagement ausdrücklich nicht gewollt ist. Die Bear-

beitung von Dienstaufsichtsbeschwerden ist nach Ansicht des Verfassers daher

grundsätzlich für jedes kommunale Beschwerdemanagement problematisch. Je-

des (kommunale) Beschwerdemanagement ist auf die Zu- bzw. Mitarbeit der Kol-

leginnen und Kollegen aus den einzelnen Fachbereichen bzw. Abteilungen ange-

wiesen. Diese Zusammenarbeit würde erheblich erschwert, wenn gleichzeitig

dienstrechtliche relevante Vorgänge bearbeitet und diesbezüglich Entscheidungen

herbeigeführt würden.

Weitere Artikulationsformen, die in der Praxis bei der Stadt Geldern beim aktiven

Beschwerdemanagement anlaufen wie z.B. Lob oder einfache Anfragen ohne be-

schwerdeträchtigen Inhalt, angetragene Ideen bzw. Verbesserungsvorschläge, die

nicht auf der Grundlage von Unzufriedenheit basieren, sind in dieser Arbeit wie

folgt zu verstehen:

• Anfragen werden nicht auf der Grundlage von Unzufriedenheit gestellt. Hier

geht es vorrangig um vom Kunden gewünschte Informationen. Sie werden

dann mit der eingesetzten Software erfasst, wenn es sich um komplexere

Sachverhalte handelt und die Anfrage z.B. nicht sofort beantwortet werden

kann oder wenn erkennbar ist, dass es sich um einen Sachverhalt von grund-

sätzlicher Bedeutung handelt.

• Telefonische Auskünfte ohne Beschwerderelevanz entsprechen definitorisch

den Anfragen. Im Gegensatz zu ihnen können sie unmittelbar geklärt werden,

sind nicht komplex und inhaltlich im Sinne späterer Auswertungen nicht be-

deutsam.

• Beschwerden entsprechen der in diesem Kapitel herausgestellten Definition.

• Folgebeschwerden entsprechen ebenfalls der Definition für Beschwerden. Sie

beziehen sich aber auf eine vorangegangene Beschwerde, die aus verschie-

densten Gründen nicht zur Zufriedenheit des Kunden bearbeitet wurde. Dabei

muss dies keine ursprünglich gegenüber dem Beschwerdemanagement artiku-

lierte Beschwerde sein. Hierzu gehören auch die Fälle, in denen eine Be-

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15

schwerde in einem der Ämter oder Eigenbetriebe erstmals vorgetragen, aber

nicht zufriedenstellend oder gar nicht bearbeitet wurde. Auch ist es denkbar,

dass der Kunde nach der Beschwerdeartikulation mehrfach nachhaken muss.

Dies führt wiederum zu einer Steigerung seiner Verärgerung und einer Eskala-

tion der Unzufriedenheit.19 Zu den Folgebeschwerden zählen auch solche Be-

schwerden, die aufgrund wiederkehrender Sachverhalte bereits in vorherigen

Jahren geäußert wurden, aber für die aus Sicht des Kunden keine oder keine

dauerhaft ausreichende Problemlösung angeboten werden konnte (z.B. jährlich

wiederkehrend versäumter Grünschnitt einer öffentlichen Grünfläche). Folge-

beschwerden beziehen sich auf die Abwicklung von Beschwerden und obwohl

sie damit grundsätzlich ein neues Problem darstellen, besteht ein unmittelbarer

Zusammenhang zu der Erstbeschwerde.20 Sie sind als eine Art Steigerung an-

zusehen und bedürfen im Einzelfall besonderer Sensibilität bei der Bearbeitung

und hinsichtlich des Ergebnisses. Folgebeschwerden sollten daher mit einer

noch höheren Priorität bearbeitet werden oder besser noch gar nicht erst vor-

kommen.

• Mit Ideen und Verbesserungsvorschlägen sind diejenigen gemeint, die nicht

unmittelbar Ausfluss einer geäußerten Beschwerde sind. Beschwerden, die

Verbesserungsvorschläge beinhalten, werden als Beschwerden erfasst. Die

Differenzierung der Ideen und Verbesserungsvorschläge gegenüber den Be-

schwerden ist nicht immer ganz einfach, weil auch diese aus einer (zu einem

bestimmten Zeitpunkt) vorhandenen Unzufriedenheit heraus geäußert werden

können und vermutlich auch werden. Allerdings überwiegt hier der Aspekt der

Idee bzw. des Vorschlags.

• Als Lob wird eine Kundenartikulation dann bezeichnet, wenn eine bestimmte

Leistung der Verwaltung vom Kunden positiv beurteilt wird und er diese Zufrie-

denheit aus genau diesem Grund mitteilt. Ein Lob kann sich auf die vorange-

gangene, im Sinne des Kunden durchgeführte Beschwerdebearbeitung bezie-

hen. Es kann aber auch unabhängig von einer Beschwerde geäußert werden.

19 Vgl. Stauss, Bernd/ Seidel, Wolfgang: a.a.O., S. 119.

20 Vgl. ebd., S. 119 – 120.

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2.4.2 Der Kundenbegriff

In den vorangegangenen Kapiteln wurde bereits mehrfach der Begriff „Kunde“ be-

nutzt. An dieser Stelle soll er näher betrachtet werden. Die Betrachtung scheint

insofern notwendig, als es „den Kunden“ an sich in Beziehung zu den Leistungen

einer Kommune oder auch eines kommunalen aktiven Beschwerdemanagements

offensichtlich nicht in der Form gibt wie z.B. in der freien Wirtschaft in seiner klas-

sischen Rolle als Konsument. Zunächst sollte man sich daher von der Bedeutung

des Kundenbegriffs in einem aus der freien Wirtschaft übertragenen Sinne lösen

und wenn möglich eine eigene Definition finden.

Die Klärung des Kundenbegriffs ist wichtig zur Definition von Qualitätsstandards

und zur Zielformulierung im Bereich der Kundenzufriedenheit, der Kundenorientie-

rung und des aktiven Beschwerdemanagements des öffentlichen Dienstes. Es

macht wenig Sinn, Standards und Leistungen an einem Kunden zu orientieren,

den es in einer theoretisch angenommenen Form gar nicht wirklich gibt. Dies gilt

insbesondere für ein Beschwerdemanagement, weil ansonsten Begehrlichkeiten

geweckt werden, die letztlich nicht erfüllt werden können. Das würde zu einer noch

größeren Verärgerung und einer Abnahme der Beschwerdezufriedenheit führen.

Beschwerdezufriedenheit wiederum ist eine Teilmenge der Kundenzufriedenheit

und somit auch eine sehr wichtige Komponente des aktiven Beschwerdemanage-

ments. Beschwerdezufriedenheit wird erreicht, indem die Leistung, in dem Fall die

Beschwerdebearbeitung und alle dazugehörigen Prozesse, am Kunden ausge-

richtet werden. Eine Definition des Begriffs Kunde ist daher wünschenswert.

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Quelle: Haist, Fritz/ Fromm, Hansjörg: „Qualität im Unternehmen“21

Abbildung 4: „Publikation der IBM: Was ist ein Kunde?“

Die vorstehende Publikation aus der freien Wirtschaft soll an dieser Stelle als ein

sehr schönes Beispiel dazu dienen, den Kunden näher zu beschreiben bzw. zu

definieren. Wie jedoch eingangs dieses Kapitels erwähnt ist der Kunde als Kon-

sument nicht direkt übertragbar in die Kundenrolle, die er gegenüber der Verwal-

tung einnimmt.

Bogumil 22 betrachtet den Bürger daher als Kunden zu Recht kritisch und würdigt

somit die ihm zukommende Rollenvielfalt gegenüber der Verwaltung. Die Rolle

des Kunden als Konsument, gleichbedeutend zur Definition aus der Privatwirt-

schaft, ist sicher eine denkbare Rolle gegenüber der Verwaltung; aber eben nicht

nur diese eine. Konsument ist er z.B. beim Kauf von Theaterkarten oder dem Be-

such des städtischen Hallenbades. Mit dieser Rolle sind in der Regel positive Er-

wartungen verknüpft, „denkt man an die alte Spruchweisheit: der Kunde ist der

König.“.23 Aus der Praxis des Gelderner Beschwerdemanagements zeigt sich a-

21 Entnommen Haist, Fritz/ Fromm, Hansjörg: „Qualität im Unternehmen: Prinzipien-Methoden-Techniken“, München; Wien 1989.22 Vgl. Bogumil, Jörg/ Kißler, Leo: „Vom Untertan zum Kunden?: Möglichkeiten und Grenzen vonKundenorientierung in der Kommunalverwaltung“, Berlin 1995.23 Zitiert aus Bogumil, Jörg/ Kißler, Leo: a.a.O., S. 8.

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ber, dass gerade dieser Bereich seltener Beschwerden aufweist. Meist ist es hier

zudem sehr leicht möglich durch eine entsprechende Wiedergutmachungs- oder

Ausgleichsleistung z.B. in Form kostenloser Theaterkarten Beschwerdezufrieden-

heit zu erzielen.

Tatsächlich kommt dem Bürger aber in vielen Fällen eine ganz andere, sehr viel

differenzierter zu betrachtende Rolle zu. Bogumil führt hierzu aus, dass der Kunde

gegenüber der Verwaltung in sehr vielen verschiedenen Rollen auftritt, etwa als

Bauherr, als Steuerzahler oder Verkehrssünder und in diesem Zusammenhang

kein Konsument einer Dienstleistung, sondern vielmehr Adressat einer Verwal-

tungsleistung ist, die sehr oft als Zwangsleistung anzusehen ist.24 Somit müsste

der Begriff des Kunden einzelfallbezogen und mit jeweils abweichenden Attributen

definiert werden. Eine einheitliche Definition gäbe es demnach also nicht.

Sich damit zu begnügen, dass es kein einheitliches Rollenverständnis gibt, mag

auf den ersten Blick unbefriedigend erscheinen, aber den Bürger prinzipiell als

Kunden im Sinne eines Konsumenten anzusehen, beispielsweise in der Hoheits-

verwaltung, würde die Verwaltungsmitarbeiter überfordern und den Bürger als Ad-

ressat eines Strafzettels für falsches Parken zusätzlich verärgern.25 Fraglich ist

zudem, ob die Bürger selbst sich als Kunden sehen angesichts der Tatsache,

dass die meisten von ihnen die Verwaltung auch nicht als Dienstleistungsunter-

nehmen sehen.26 Sollte es allerdings das Ziel der Verwaltung sein, als moderne

Dienstleistungsverwaltung aufzutreten, wäre es für die Funktionalität und für das

Selbstverständnis richtig und wichtig, ihre Arbeit am Begriff des Kunden auszu-

richten.27 Diese Intention kann aus der Einrichtung eines Beschwerdemanage-

ments und der dazugehörigen Zielformulierung durchaus angenommen werden.

Für die Betrachtung des aktiven Beschwerdemanagements in der Kommunalver-

waltung bleibt nichts anderes übrig, als die differenzierte Rollenvielfalt des Bürgers

zu akzeptieren. Wenn dies die Arbeit des Beschwerdemanagements auch in man-

chen Fällen erschwert, wird so aber zumindest der Individualität des Bürgers als

Kunde gebührend Rechnung getragen. Unter Berücksichtigung der Tatsache,

24 Vgl. Bogumil, Jörg/ Kißler, Leo: a.a.O., S. 9.25 Siehe ebd., S. 17.26 Vgl. ebd., S. 88.27 Vgl. Sadler Gerhard/ Leis, Günther: „Qualitätsmanagement in der öffentlichen Verwaltung“, er-schienen in AWV-Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (Hrsg.), AWV-Schrift 01562, Eschborn 1995, S. 9.

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dass ein aktives Beschwerdemanagement als ein eindeutiges Indiz für eine mo-

derne, dienstleistungsorientierte Verwaltung anzusehen ist, erscheint es aber völ-

lig legitim, den Begriff des Kunden als Oberbegriff zu verwenden. Zudem sind ei-

nige Formulierungen, der in Abbildung 4 aufgeführten Konsumenten- / Kundenbe-

schreibung auch bei der vorhandenen Rollenvielfalt als Definitionshilfen verwend-

bar.

2.5 Beschwerdestatistik

2.5.1 Beschwerdezahlen und Schwerpunkte

Die nachfolgend dargestellten Zahlen beziehen sich auf den Zeitraum vom

01.07.2000 bis 30.09.2002. Die Erfassung der Beschwerdefälle mit der Software

SORRY! erfolgte ab dem 01.07.2000. Die Gründe dafür, dass älteres Datenmate-

rial nicht in die Untersuchung einbezogen wurde, sind der Vollständigkeit halber

am Ende dieses Kapitels erläutert.

Durch die nicht erfolgte Nacherfassung der Beschwerden aus dem Umstellungs-

zeitraum auf die neue Software ergibt sich für das Jahr 2000 ein zunächst unvoll-

ständiges Bild. Eine Hochrechnung der Fallzahlen auf das gesamte Jahr 2000,

ausgehend von den erfassten Kontakten, würde in der Summe 1244 Fälle erge-

ben. Diese Hochrechnung dürfte aber unter Berücksichtigung saisonaler Abwei-

chungen bei den Kundenkontakten auch dem ungefähren Ergebnis des Jahres

2000 entsprechen. Gemessen an den Folgejahren 2001 und 2002 und im direkten

Vergleich zum Jahr 1999 wäre dies somit das höchste Ergebnis bei den Fallzahlen

des Gelderner Beschwerdemanagements. Es ist anzunehmen, aber nicht beleg-

bar, dass das Ergebnis des Jahres 2000 vor allem im Vergleich zu den beiden

darauffolgenden Jahren noch erheblich von den beschwerdestimulierenden Maß-

nahmen des Vorjahres beeinflusst war. Die Annahme stützt sich in erster Linie auf

die erreichte Steigerung der Kundenkontakte in 1999. Auf jeden Fall ist das Er-

gebnis aber beeinflusst durch eine Umfrage zur Beschwerdezufriedenheit, die vom

Gelderner Beschwerdemanagement im Jahr 2000 durchgeführt wurde und zu

vielen zusätzlichen Kontakten, teilweise im Rahmen der Befragung selbst führte. 28

28 Vgl. Zufriedenheitsanalyse des aktiven Beschwerdemanagements, „Wie zufrieden sind Sie mituns?“, Anhang 6.3, S. 262 - 289.