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MASTER THESIS VOM: 20. Juli 2017 PROJEKT: Master Layout AN: Bildungsträger Online-Learning Bildungsallee 1000 D-00000 Kaiserstadt VON: CHCT - Facility excellence Dipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Bergdriesch 2a D-52062 Aachen Fon:+49 (241) 9545 1850 Fax:+49 (241) 9545 1851 E-Mail:[email protected] Web:www.facility-excellence.de Logo Bildungsträge r Online Learning Academy

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Page 1: Master Layout - facility-  Web viewProjektarbeit. VOM: 20. Juli 2017. PROJEKT: Mustervorlage. AN: Logo Bildungsträger. Online Learning Academy. Bildungsträger Online-Learning

MASTER THESIS

VOM:

20. Juli 2017

PROJEKT:

Master Layout

AN:

Bildungsträger Online-Learning

Bildungsallee 1000D-00000 Kaiserstadt

VON:

CHCT - Facility excellenceDipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting

Bergdriesch 2aD-52062 Aachen Fon: +49 (241) 9545 1850Fax: +49 (241) 9545 1851

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© CHCT - Facility excellenceMV-Word_2016-v13 E-Mail: [email protected]; Web: www.facility-excellence.de

ErklärungHiermit erkläre(n) ich/wir, die vorliegende Projektarbeit selbständig ohne fremde Hilfe angefertigt zu haben.

Benutzte Hilfsmittel und Quellen wurden entsprechend kenntlich gemacht.

________________________________________ ________________________________________Ort, Datum Unterschrift(en)

SperrvermerkDiese Projektarbeit mit dem Titel „Master Layout“ basiert auf internen und vertraulichen

Daten des Unternehmens CHCT - Facility excellence.

Diese Arbeit darf Dritten, mit Ausnahme der betreuenden Dozenten und befugten Mitgliedern des Prüfungsausschusses, ohne ausdrückliche Zustimmung des Unternehmens

und des Verfassers nicht zugänglich gemacht werden.

Eine Vervielfältigung und Veröffentlichung der Projektarbeit ohne ausdrückliche Genehmigung – auch in Auszügen – ist nicht erlaubt.

Die Sperrfrist endet 10 Jahre nach dem Einreichen der Arbeit bei Bildungsträger Online-Learning.

Dipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

Version: extra Version für Demo

Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen, auch auszugsweise, sind nicht gestattet!Hinweis zu dieser Master Thesis Trotz großer Sorgfalt bei der Erstellung dieser Arbeit kann keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte in jedem einzelnen Punkt übernommen werden.

CHCT - Facility excellenceDipl.-Ing. MBM BBA Christian HartingBergdriesch 2a52062 Aachen

Fon: +49 (241) 9545 1850Fax: +49 (241) 9545 1851E-Mail: [email protected]: www.facility-excellence.de

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Master LayoutMaster Thesis

VERZEICHNISSE

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Master LayoutMaster Thesis Verzeichnis - i

I. INHALTSVERZEICHNIS

MANAGEMENT SUMMARY

0 VORWORT

1 BASICS ZUR BEDIENUNG 1.1 Formatvorlagen...................................................................................................................1.2 Abschnitte...........................................................................................................................1.3 Überprüfen...........................................................................................................................

1.3.1 Änderungen nachverfolgen......................................................................................1.3.2 Kommentare............................................................................................................1.3.3 Rechtschreibung und Grammatik.............................................................................

2 ERSTELLEN VON VERZEICHNISSEN 2.1 Standard-Verzeichnisse.....................................................................................................2.2 Stichwortverzeichnis..........................................................................................................

2.2.1 Beispiele..................................................................................................................2.2.2 Stichworte erstellen..................................................................................................

3 VERKNÜPFUNGEN 3.1 Feldfunktionen....................................................................................................................3.2 externe Quellen...................................................................................................................

3.2.1 PowerPoint Word................................................................................................3.2.2 Excel PowerPoint Word.................................................................................3.2.3 Externe Verknüpfungen erstellen...........................................................................3.2.4 Bildunterschriften formatieren................................................................................

3.3 Interne Quellen..................................................................................................................3.3.1 Fußnoten................................................................................................................3.3.2 Querverweise.........................................................................................................3.3.3 Zitate......................................................................................................................

3.4 (Hyper-) Links....................................................................................................................

4 EINSTELLUNGEN IN WORD 4.1 Datei-Eigenschaften.........................................................................................................4.2 Drucken..............................................................................................................................

4.2.1 Standard................................................................................................................4.2.2 PDF mit Hyperlinks................................................................................................

5 ANHANG 5.1 Anregungen zu Inhalten...................................................................................................

5.1.1 Hinweise zur Projektarbeit.....................................................................................5.1.2 Business Case.......................................................................................................5.1.3 Die Management Summary...................................................................................

5.2 Literaturverzeichnis..........................................................................................................Dipl.-Ing. MBM BBA Hans Muster Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

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Master LayoutMaster Thesis Verzeichnis - ii

5.3 Formate in Abschnitten....................................................................................................5.3.1 Querformat.............................................................................................................5.3.2 Spalten...................................................................................................................

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Master LayoutMaster Thesis Verzeichnis - iii

II. ABBILDUNGSVERZEICHNIS

Abb. 1: Keine Redundanz: Nur 1 Datenquelle

Abb. 2: Menuband

Abb. 3: Formatvorlagen

Abb. 4: Beispiel für Abschnittswechsel

Abb. 5: Änderungen nachverfolgen

Abb. 6: Kommentare

Abb. 7: Rechtschreibung und Grammatik

Abb. 8: Indexeintrag festlegen

Abb. 9: Feldschattierung anzeigen

Abb. 10: Aktive Verknüpfung: Excel PowerPoint Word

Abb. 11: Excel – Grafik, direkt verknüpft

Abb. 12: Excel-Grafik mit PowerPoint verknüpft + PowerPoint mit Word verknüpft

Abb. 13: Start Einfügen Inhalte einfügen

Abb. 14: Verknüpfung einfügen

Abb. 15: Fußnoten

Abb. 16: Fuß- und Endnote

Abb. 17: Querverweis

Abb. 18: Link einfügen

Abb. 19: Datei-Eigenschaften

Abb. 20: Datei-Eigenschaften referenzieren

Abb. 21: Felder beim Drucken automatisch aktualisieren

Abb. 22: PDF mit Hyperlinks drucken

Abb. 23: Hinweise zur Erstellung eines professionellen (und „verkaufbaren“) Skripts

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Master LayoutMaster Thesis Verzeichnis - v

III. TABELLENVERZEICHNIS

Tabelle 1: Hier entsteht eine Tabelle:

Tabelle 2: Namen

Tabelle 3: Geburtsdatum

Tabelle 4: Excel – Grafik Datengrundlage

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Master LayoutMaster Thesis Verzeichnis - vi

IV. STICHWORTVERZEICHNISBOL

Bildungsträger Online-Learning...................................Bsp1...........................Beispiel 1 ohne Seitenzahl

Bsp2Beispiel 2 MIT Seitenzahl............................................

CHCTChristian Harting Consulting + Training.......................

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Master LayoutMaster Thesis Mgmt-Sum - A

MANAGEMENT SUMMARYTutorial für eine Word-Mustervorlage

zur einfachen Erstellung von größeren TextenDie Management-Summary könnte / sollte im Wesentlichen folgende Punkte behandeln:

Intention Warum? – Ausgangslage, Problem und dessen Bedeutung

Kernbotschaften max. 3-5 Aussagen z.B. Problem + Lösung, Kosten + Nutzen, Chancen + Risiken

Ausblick in die Zukunft + Handlungsempfehlung

Detailliertere Beschreibung in Kap. 5.1.3: Die Management Summary.

Bei größeren Texten gibt es ein paar Schwierigkeiten für Autoren.

Aufwendige Änderung der Formatierung Meist gibt es keine durchgängige Formatierung der Text-Passagen. Wenn anschließend Änderungen notwendig sind, ist das manuell sehr aufwendig.

Aufwendiger Abgleich von Kopf- und Fußzeilen Word arbeitet mit Abschnitten, die pro Abschnitt ein separates Aussehen ermöglichen und z.T. ohne

Zutun des Erstellers entstehen. Wenn Kopf- und Fußzeilen manuell angelegt sind, kann der Abgleich sehr aufwendig werden.

Aufwendiger Abgleich von gleichen Werten Gleiche Werte werden oft manuell an verschiedenen Stellen eingetragen, damit entsteht Daten-

Redundanz. Wenn das manuell an den z.T. vielen Stellen korrigiert wird, kann man sich nicht auf durchgängige

Richtigkeit verlassen.

Ohne eine gute Formatvorlage sind manche Autoren der Verzweiflung nahe.

Schwierigkeiten für Autoren

Energie geht für Formatieren drauf lenkt von Beschäftigung mit Inhalt und Struktur ab

Gute Formatvorlagen oft auch in größeren Firmen nicht vorhanden Know How in Sekretariaten oft nicht ausreichend

Kann zum Ende in Stress ausarten Wenn Abgabetermin vor der Tür steht, der Inhalt

zwar fertig ist, aber die Arbeit nicht schön aussieht

Wirkung zweifelhaft Leser (Entscheidungsträger) beurteilen inhaltliche

Ergebnisse gerne nach dem Aussehen.

Dafür gibt es jetzt eine Lösung.

Schreiben, nicht Formatieren

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Master LayoutMaster Thesis Mgmt-Sum - B

Autoren sollen schreiben, nicht formatieren. Diese Mustervorlage ist ausgerichtet auf Fach- oder Projektarbeiten, kann aber auch für andere Zwecke benutzt werden.

Das kann diese Mustervorlage:

Einfaches Formatieren von Texten durch vor-eingestellte Formatvorlagen auch für ungeübte User einfach auf individuelle Bedürfnisse anpassbar

Automatische Erstellung bzw. Abgleich Verzeichnisse

Inhalt, Abbildung, Tabelle, Stichwort Literaturverzeichnis

für Quellennachweise in wissenschaftlichen Arbeiten Kopf- und Fußzeilen

durch einmalige Änderung der Werte von Datei-Eigenschaften Querverweise

für Flexibilität von Änderungen in der Textstruktur Verknüpfungen

mit externen Dateien (PowerPoint, Excel) Kommentare + Änderungen

für die Zusammenarbeit mit einem Lektor / Betreuer PDF‘s mit Lesezeichen

als Hilfe für Online-Leser

Sie werden Spaß daran haben.Und kommen früher ins Bett.

Zum schnellen Erfassung der Bedienung dieser Mustervorlage gibt es jetzt auch ein Online Video Tutorial:

www.facility–excellence.deTools Downloads Word-Mustervorlage für Projektarbeiten

Viel Erfolg.CHCT - Christian Harting, im Juli 2017

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Master LayoutMaster Thesis i

0 VORWORTHier können ein paar Worte zur Intention stehen:

für wen die Arbeit gemacht ist

Warum die Arbeit gemacht ist

Persönliche Grußworte

etc.

Es hat in der Vergangenheit immer wieder Schwierigkeiten bei Autoren gegeben, die gut vorbereiteten Inhalte in eine entsprechende Form in Word zu bringen. In der Begleitung der Autoren bei der Erstellung ihrer Texte geht so viel Zeit verloren, weil man sich mit der Formatierung (und manchmal auch mit den Grundlagen von Word) beschäftigen muss.

Scheinbar gibt es selten gute Mustervorlagen, die den Autoren das Formatieren abnehmen. Wer sich damit nicht auskennt, kann sehr schnell sehr viel Aufwand produzieren, der gerade in der Endphase – wenn der Abgabetermin für eine Arbeit bevorsteht – zu viel Aufregung führen kann.

Die Mustervorlage gibt es schon seit vielen Jahren. Allerdings hat sich herausgestellt, dass vielen Autoren nicht nur die Erstellung einer solchen, sondern auch die Bedienung einer vor-eingestellten Mustervorlage schwerfällt. Deswegen gibt es dieses Tutorial in geschriebener Form und in einer Online Video Version im Internet unter

www.facility-excellence.de

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Master LayoutMaster Thesis ii

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Master LayoutMaster Thesis iii

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1 BASICS ZUR BEDIENUNGWenn einmal ein paar grundlegenden Einstellungen vorgenommen sind, braucht es nachfolgend nur noch die Formatierung über die Formatvorlagen1. Der Rest geht dann „wie von Zauberhand“ 2 von selbst.

Hier einige Beispiele, wie Text auf einer Seite dargestellt werden kann. Keine Scheu vor Groß- und Kleinschreibung. Einfach so schreiben bzw. formatieren, dass der Effekt für den Leser (den Kunden) gegeben ist.

Aufzählung 1

Aufzählung 2 Unter-Aufzählung 1 Unter-Aufzählung 2

Man lebt nur einmal.3

Oder doch nicht?

Verknüpfung mit externen Daten:

Abb. 1: Keine Redundanz: Nur 1 Datenquelle

1 Wie vom Autor beschrieben2 www.facility-excellence.de 3 (Harting, Christian, 2002) S. 4711

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© CHCT Facility excellence – www. facility-excellence.de - [email protected]

Keine Redundanz: Nur 1 DatenquelleAktive Verknüpfung: Excel PowerPoint Word

13Jul-17 CHCT-FE_FM-Fw_PA-Template_PowerPoint.pptx

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1.1 FORMATVORLAGENSiehe Pkt. 5.2 Literaturverzeichnis

Alle benötigten Formatvorlagen findet man hier:

Abb. 2: Menuband

Abb. 3: Formatvorlagen

Der Sinn von Formatvorlagen ist, evtl. gewünschte Änderungen eines Formats nicht pro Text-Teil, sondern für alle Text-Teile an einer zentralen Stelle vorzunehmen.

Einmal einstellen, nie mehr Hantier4

Durch die Verwendung weniger und einmal konfigurierter Formatvorlagen wird das Handling längerer Texte drastisch vereinfacht.

1.2 ABSCHNITTEWord bietet die Möglichkeit, für jede Seite und auf jeder Seite Abschnitte zu definieren. So kann z.B. in jedem Abschnitt eine separate Kopf- und Fußzeile erstellt oder auch das Seitenformat (quer oder lang) eingestellt werden.

Abb. 4: Beispiel für Abschnittswechsel

4 http://www.mitmachwoerterbuch.lvr.de/detailansicht.php?Artikel=Hantier&Eintrag1=1360 Dipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

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Master LayoutMaster Thesis zweite ungerade Seite 3

Das macht die Gestaltung sehr flexibel. Für nicht so Versierte kann das jedoch zu großen Irritationen führen, wenn sie die Wirkungsweise der Abschnitte nicht ausreichend verstehen und damit umgehen können.

Flexible Gestaltung durch Abschnitte möglichAber sehr aufwendig, wenn man den Umgang damit nicht beherrscht.

Die Empfehlung:Wer nicht so gut mit Abschnitte umgehen kann, nach Möglichkeit keine eigenen Abschnitte definieren und nur diesen Standard benutzen.

1.3 ÜBERPRÜFEN

1.3.1 Änderungen nachverfolgenWenn jemand anderes als der Autor Korrekturen vornehmen soll, empfiehlt es sich, den Änderungsmodus einzuschalten.

Abb. 5: Änderungen nachverfolgen

Sämtliche Änderungen sind damit sichtbar und der Autor kann entscheiden, welche er annimmt oder nicht.

1.3.2 KommentareKommentare sind Hinweise im Text, die jedoch keine Änderungen darstellen.

Abb. 6: Kommentare

1.3.3 Rechtschreibung und GrammatikZusätzlich zur Markierung von Fehlern mit Linien:

Rot = Rechtschreibung

Grün = Grammatik

Blau = Möglicher Wortwahlfehler

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© CHCT - Facility excellence4 MV-Word_2016-v13 E-Mail: [email protected]; Web: www.facility-excellence.de

überprüft die Rechtschreibprüfung die ebenfalls die Grammatik5.

Abb. 7: Rechtschreibung und Grammatik

5 https://www.youtube.com/watch?v=hWe2dFhuF3E Dipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

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2 ERSTELLEN VON VERZEICHNISSEN

2.1 STANDARD-VERZEICHNISSEDiese Verzeichnisse sind bereits vorkonfiguriert. Man braucht für die Aktualisierung nichts weiter zu machen, als dem Text die jeweiligen Formatvorlagen zuzuweisen.

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

2.2 STICHWORTVERZEICHNISNachfolgend ein Beispiel für die Eingabe im Stichwortverzeichnis (im Ausdruck ist der Inhalt der geschweiften Klammern nicht zu sehen).

2.2.1 Beispiele CHCT

CHCT6

BOL

6 Christian Harting Consulting + TrainingDipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

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2.2.2 Stichworte erstellen

Abb. 8: Indexeintrag festlegen

Je nachdem, wie es im Stichwortverzeichnis aussehen soll, die Einstellung verändern.

Bsp1 { XE "CHCT" \t "Beispiel 1 ohne Seitenzahl " }

o So erscheint im Stichwortverzeichnis folgender Eintrag OHNE Seitenzahl:CHCT Christian Harting Consulting + Training

o Bsp1

Bsp2 { XE "CHCT: Beispiel 2 MIT Seitenzahl " }

o So erscheint im Stichwortverzeichnis folgender Eintrag MIT Seitenzahl:" \t " ersetzen durch : , (Doppelpunkt + Leerzeichen),

o Bsp2

Resultat im Stichwortverzeichnis:

Dipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

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Master LayoutMaster Thesis zweite ungerade Seite 7

3 VERKNÜPFUNGENEin Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Grafiken, Tabellen usw. Können aus anderen Programmen kopiert und als Verknüpfung eingebunden werden7.

3.1 FELDFUNKTIONENMit Hilfe von Feldfunktionen werden in komplexen Dokumenten eine ganze Reihe von Aufgaben erledigt. Feldfunktionen liefern immer ein Ergebnis in Form von Zeichen, Zahlen oder Buchstaben.

Die in Word verfügbaren Feldfunktionen reichen von Feldfunktionen für die aktuelle Seitenzahl oder das aktuelle Datum (13.07.2017) bis hin zu komplexen Feldfunktionen für verschiedene Verzeichnisse, z. B. das Inhaltsverzeichnis oder das Abbildungsverzeichnis.

Felder können in Word in zwei Zuständen angezeigt werden, einmal wird das Feldergebnis angezeigt, zum anderen kann aber auch die dahinterliegende {Feldfunktion} anzeigt werden. Die Einstellung kann man hier vornehmen:

Datei > Optionen > Erweitert > Dokumentinhalt anzeigen > Feldschattierung > immer

Abb. 9: Feldschattierung anzeigen

3.2 EXTERNE QUELLENOft kommt es vor, dass eine Berechnung in Excel erstellt werden, man die Ergebnisse aber auch mit PowerPoint präsentieren und schriftlich ausformuliert in Word haben möchte. Wenn dazu in jedem Programm separat etwas erstellt wird, führt das zu Daten-Redundanzen, die im Fall von Änderungen nur schwer zu beherrschen sind.

7 OLE = Object Link EmbeddingDipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

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© CHCT - Facility excellence8 MV-Word_2016-v13 E-Mail: [email protected]; Web: www.facility-excellence.de

Abb. 10: Aktive Verknüpfung: Excel PowerPoint Word

Besser ist es daher, Dinge ausschließlich im Ursprungsprogramm (z.B. Excel oder PowerPoint) zu erstellen und dann daraus benötigte Teile mit einem anderen Programm (z.B. Word) zu verknüpfen.

3.2.1 PowerPoint WordEinfach die Folie in PowerPoint kopieren, dann über

Start Einfügen Inhalte einfügen Verknüpfung einfügen

die gewünschte Verknüpfungsart auswählen.

3.2.2 Excel PowerPoint WordTabelle 1: Hier entsteht eine Tabelle:

Name

Name Vorname Vorname Nachname

Hatty Chris Chris HattySchulze Klaus Klaus Schulze

Müller Hans Hans MüllerLessie Gerlinde Gerlinde Lessie

Tabelle 2: Namen

Und es gibt noch eine zweite Tabelle, die jedoch die gleiche Quelle hat:

Dipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

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Keine Redundanz: Nur 1 DatenquelleAktive Verknüpfung: Excel PowerPoint Word

13Jul-17 CHCT-FE_FM-Fw_PA-Template_PowerPoint.pptx

Name Geb.-Dat. GehaltName Vorname Vorname Nachname Datum Alter TagHatty Chris Chris Hatty 08.04.1983 34 Jahre FreitagSchulze Klaus Klaus Schulze 14.02.1956 61 Jahre DienstagMüller Hans Hans Müller 12.12.1970 46 Jahre SamstagLessie Gerlinde Gerlinde Lessie 23.06.1962 55 Jahre Samstag

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Master LayoutMaster Thesis zweite ungerade Seite 9

Tabelle 3: Geburtsdatum

grundsätzlich nur eine einzige DatenquelleAnsonsten kommt es zu Verwirrungen bei nachherigen Änderungen.

Abb. 11: Excel – Grafik, direkt verknüpft

Abb. 12: Excel-Grafik mit PowerPoint verknüpft + PowerPoint mit Word verknüpft

Dipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

Hatty8%

Schulze59%

Müller15%

Lessie18%

Lohnkosten

© CHCT Facility excellence – www. facility-excellence.de - [email protected]

Aktive Verknüpfung Excel PowerPoint Word

12Jul-17 CHCT-FE_FM-Fw_PA-Template_PowerPoint.pptx

Hatty8%

Schulze59%

Müller15%

Lessie18%

Lohnkosten

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Tabelle 4: Excel – Grafik Datengrundlage

3.2.3 Externe Verknüpfungen erstellenVerknüpfungen werden über die Symbolleiste „Einfügen“ „Objekt“ „Aus Datei erstellen“ und wichtig das Häkchen bei der Verknüpfung setzen. Nur noch die gewünschte Datei „suchen“ und Einfügen. Fertig ist die Verknüpfung.

Bei Daten die Beispielsweise in der Excel Tabelle geändert werden, erfolgt beim Öffnen der verknüpften Word oder PowerPoint Dokumenten eine automatische Abfrage der Aktualisierung. Somit sind die Daten in der Projektarbeit automatisch aktuell wie die verknüpften Tabellen, Diagramme usw.

Abb. 13: Start Einfügen Inhalte einfügen

Abb. 14: Verknüpfung einfügen

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Name Geb.-Dat. Gehalt Bonus / MalusName Vorname Vorname Nachname Datum Alter Tag pro Monat Anzahl pro JahrHatty Chris Chris Hatty 08.04.1983 34 Jahre Freitag 1.000,00 € 12,0 Monat(e) 12.000,00 € Schulze Klaus Klaus Schulze 14.02.1956 61 Jahre Dienstag 7.500,00 € 12,0 Monat(e) 90.000,00 € Müller Hans Hans Müller 12.12.1970 46 Jahre Samstag 1.500,00 € 15,0 Monat(e) 22.500,00 € Lessie Gerlinde Gerlinde Lessie 23.06.1962 55 Jahre Samstag 2.000,00 € 13,5 Monat(e) 27.000,00 €

Mittelwert: 49 Jahre Summe: 151.500,00 €

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3.2.4 Bildunterschriften formatierenNach dem Einfügen von Grafiken (Bilder) und/oder Tabellen können diese mit einem einfachen Mausklick auf die jeweilige Formatvorlage als Abb. bzw. Tabelle beschriftet werden. Die Nummerierung wird automatisch weitergeführt. Vorteilhaft ist es, wenn man im Nachhinein eine Abbildung oder Tabelle einfügt und diese kennzeichnet, so wird die Nummerierung im gesamten Dokument neu vorgenommen - auch wenn diese z.B. zwischen Abb.2 und Abb.3 eingefügt wird.

3.3 INTERNE QUELLEN

3.3.1 FußnotenFußnoten dienen z.B. für zusätzlichen Hinweise, die nicht im Fließtext erscheinen sollen, eignen sich auch für Quellennachweise.

Abb. 15: Fußnoten

Leichter für den Leser ist es, wenn die Fußnoten direkt auf der Seite ersichtlich sind. Es ist aber auch möglich, die Fußnoten in einem separaten Kapitel am Ende des Textes zu platzieren.

Abb. 16: Fuß- und Endnote

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3.3.2 Querverweise

Die Benutzung von Querverweisen eignet sich besonders, wenn im Text häufig auf andere Passagen verwiesen wird, sich der Text aber noch oft ändert. In diesem Fall helfen automatische Querverweise, ansonsten müsste man jeden Verweis manuell nachtragen. Hier ein Beispiel für einen Querverweis, bei dem einmal die Absatznummer und einmal der vollständige Kontext angegeben ist (eigentlich 2 Verweise) 8:

Siehe 5.2 Literaturverzeichnis

Abb. 17: Querverweis

8 Das Dokument befindet sich noch in der Bearbeitung. Sollte sich zukünftig die Nummerierung der Inhalte andern, kann in der Abbildung immer noch die alte Kapitelnummer enthalten sein.

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3.3.3 ZitateFür Zitate reicht die Angabe der Quelle in einer Fußnote, wie in Kap. 3.3.1 „Fußnoten“ beschrieben.

Ein Plan ist dafür da,dass man weiß, was man tun muss, wenn etwas anderes passiert.9

Wer jedoch ein automatisches Literaturverzeichnis erstellen möchte, kann sich z.B. über YouTube ein Tutorial anschauen.

https://www.youtube.com/watch?v=qo7kYjZctfM

Lebe Deine Emotionen,sonst leben Deine Emotionen Dich.10

3.4 (HYPER-) LINKS

Einfach Text oder ein Objekt markieren, den Buttom in der Symbolleiste für den Schnellzugriff betätigen und die gewünschte Verknüpfung auswählen. Hyperlinks können zu internen und externen Quellen oder Anwendungen gehen.

Abb. 18: Link einfügen

9 (Harting, Christian, 2002)10 (Harting, 2017)

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4 EINSTELLUNGEN IN WORD

4.1 DATEI-EIGENSCHAFTENIn den Datei-Eigenschaften werden an zentraler Stelle Informationen eingegeben, die im Dokument öfter benötigt werden (für einmalige Eingaben lohnt sich das nicht), z.B. bei gleich gewünschten Informationen in Kopf- oder Fußzeilen in den verschiedenen Abschnitten.

Abb. 19: Datei-Eigenschaften

An zentraler Stelle eingebenIm Dokument darauf verweisen

Im Reiter „Anpassen“ sind einige zusätzliche Eigenschaften voreingestellt, hier müssen nur die entsprechenden Einträge geändert werden – die erscheinen dann (nach Aktualisierung der Felder) automatisch im Text.

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Es können auch zusätzliche Felder eingerichtet werden. Wenn diese im Text referenziert werden sollen:

Einfügen Text Schnellbausteine durchsuche Feld auswählen Kategorie „Dokument-Infomationen“ Feldname „DocProperty“

ocPrperty“

Abb. 20: Datei-Eigenschaften referenzieren

Hier ein Beispiel:

Feldinhalt: Hans Muster (automatisch referenziert)

Feldfunktion: { DOCPROPERTY Author \* MERGEFORMAT }

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4.2 DRUCKEN

4.2.1 StandardFür einen aktuellen Ausdruck kann es ratsam sein, Felder automatisch beim Drucken aktualisieren zu lassen.

Abb. 21: Aktualisierung von Feldern vor dem Drucken zulassen

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Abb. 22: Felder beim Drucken automatisch aktualisieren

4.2.2 PDF mit HyperlinksMöchte man eine PDF mit Hyperlinks erstellen, geht das über

Datei Exportieren PDF/XPS-Dokument erstellen

Vor dem Speichern die Optionen einstellen:Dipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

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Abb. 23: PDF mit Hyperlinks drucken

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Abb. 24: Lesezeichen mit Hyperlinks im PDF-Reader

Damit kann der Online-Leser ebenso bequem im PDF-Dokument hin und herspringen wie im Original Word-Text.

Hyperlinks in PDF-Dokumentensind für Leser bedeutend angenehmer!

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5 ANHANG

5.1 ANREGUNGEN ZU INHALTEN

5.1.1 Hinweise zur ProjektarbeitHier einige Hinweise zur Erstellung eines professionellen (und „verkaufbaren“) Skripts.

Abb. 25: Hinweise zur Erstellung eines professionellen (und „verkaufbaren“) Skripts

Abstract Das Abstract ist eine kurze Beschreibung (1-2 Seiten), auf denen der Autor die grundsätzliche

Intention des Vorhabens darstellt. Damit kann das Matching11 (die Vermittlung) mit dem am besten geeigneten Betreuer geschehen und der Projekt-Auftrag festgemacht werden.

Ähnlich im beruflichen Alltag: Bevor ein Budget für ein größeres Projekt freigegeben wird, möchte der (interne) Auftraggeber die Investition vor Freigabe gerechtfertigt wissen, z.B. durch einen plausiblen Business Case.

Gliederung Kann man so machen, muss man aber nicht. Allerdings hat sich diese Struktur in der Praxis sehr für

das Gewinnen / Überzeugen von Entscheidungsträgern bewährt. Ein MUSS: Die Management Summary. Auf 1-2 Seiten wird der Inhalt der kompletten Arbeit

zusammengefasst mit max. 3-5 Kern-Botschaften. Ein Entscheider muss in die Lage versetzt werden, anhand dieser Management Summary eine Entscheidung treffen zu können.

Formelles Bitte darauf achten. Entscheidungsträger werden sehr schnell unschlüssig, wenn die äußere Form

nicht passt.

Tools Der Umgang mit einer guten Formatvorlage ist in jedem Fall empfehlenswert – das spart eine Menge

Zeit und Mühe. Sofern es keine aus der Unternehmensumgebung gibt, kann diese Vorlage benutzt und auf eigene Belange angepasst werden.

11 https://de.wikipedia.org/wiki/Matching Dipl.-Ing. MBM BBA Christian Harting Mustervorlage Word 2016 20.07.2017 /tt/file_convert/5a78587a7f8b9a77438b8ecf/document.docx

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ProjektarbeitHinweise zur Erstellung eines professionellen (und „verkaufbaren“) Skripts

Abstract (Kurzbeschreibung zu Beginn) Was ist das Problem? Was ist die Auswirkung des Problems? Wie hoch ist der entstehende Wert / entstehende

Schaden, wenn das Problem gelöst / nicht gelöst wird? Wie entsteht Überblick für Zusammenhänge? Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es mit welchen

Chancen und Risiken? Was muss in die Lösungen investiert werden und in

welchem Verhältnis steht das zu dem entstehenden Wert / entstehenden Schaden?

Was muss dafür getan werden? Wie geht es konkret bzw. welche Hilfen gibt es?

Gliederung (Vorschlag) „sexy“ Titel Management Summary (max. 3-5 Key Messages) Vorwort1. Einleitung2. IST-Situation3. SOLL-Zustand4. Alternative Ansätze inkl. Folgewirkung5. Bewertung + Handlungsvorschlag6. Fazit + gutes Gefühl Anhang

Formelles 30-50 Seiten Animierendes Outfit Interpunktion, Rechtschreibung und Grammatik

beachten Quellenangaben einfügen Es dem Kunden (Leser) einfach machen, wichtig von

unwichtig unterscheiden zu können. Tools

Gute Formatvorlage für Word Externes (Excel, PowerPoint) verlinken Ideensammlung z.B. mit MindManager

Präsentation Dauer: max. 20-30 Minuten Hilfsmittel: Powerpoint, FlipChart etc. Fokus: Wirkung auf Entscheider

Bewertung GEFMA 622: Kriterien zur FM-Projektarbeit Wie innovativ ist der Ansatz? Welcher (heutige + zukünftige) Wert entsteht?

Rechtfertigt das die Investition? Was bedeutet das für das (nicht nur FM-) Business? Was sollen Entscheider (denken gerne in Euro)

entscheiden oder als Kunde kaufen? Betreuung

JA: Strukturierung + Ideenfindung NICHT: Rechtsberatung, inhaltliche Arbeit

Jul-17 CHCT-FE_FM-Fw_PA-Template_PowerPoint.pptx 15

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Präsentation Der Handlungsvorschlag soll für Entscheider plausibel in max. 20-30 Minuten in Szene gesetzt

werden. Das ist der Praxis nachempfunden, derartige Empfehlungen müssen gut „verkauft“ werden.

Bewertung Unabdingbare Bedingung für eine Bewertung ist die Einhaltung der Prüfungsordnung aus der

Richtlinie GEFMA 622. Die Bewertung selbst erfolgt anhand eines Kriterienkataloges der Jury.

Betreuung Es ist eine unterstützende Betreuung, der Betreuer ist kein Ghost-Writer. Es kann in der Zeit der

Zusammenarbeit zu (intensiven) Diskussionen kommen. Die Entscheidung, was und wie zu Papier gebracht wird, bleibt immer beim Autor.

Mit der Betreuung erfolgt keine rechtliche oder sonst wie geartete Beratung.

5.1.2 Business Case12

Ein Business Case ist ein Planungsinstrument, das eine klare Aussage zu Kosten und Nutzen eines Vorhabens macht. Er dient als Entscheidungsgrundlage, ob eine mögliche Lösung in einem Unternehmen schließlich umgesetzt werden soll.

Sehr eng damit verwandt ist der Geschäftsplan, welcher dazu dient, mögliche Kapitalgeber für ein neues Unternehmen oder für ein Projekt zu gewinnen.

Ein Inhaltsverzeichnis eines Business Case kann folgendermaßen aussehen:

Executive Summary (1 Seite)

Problemstellung, Hintergrund und grobe Lösungsbeschreibung

Situationsanalyse (IST-Analyse, Zukunftsanalyse, SWOT-Analyse)

Projektziele

Beschreibung möglicher Lösungsszenarien und Alternativen

Anforderungen zur Lösungsumsetzung

Bewertung der Lösungsszenarien (Kosten-/Nutzenanalyse)

Allgemeine Überlegungen

Umsetzungsplan

5.1.3 Die Management Summary13

Die Management-Summary könnte / sollte im Wesentlichen folgende Punkte behandeln:

Intention Warum? – Ausgangslage, Problem und dessen Bedeutung

Kernbotschaften max. 3-5 Aussagen z.B. Problem + Lösung, Kosten + Nutzen, Chancen + Risiken

Ausblick in die Zukunft + Handlungsempfehlung

Das Management Summary der Entscheidungsvorlage muss sich auf das Wesentliche konzentrieren und darf sich nicht in Details verlieren. Das ist nicht einfach. Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Management Summary aussehen kann. Wenn Sie ein Management Summary erstellen sollen, orientieren Sie sich an den Fragen, die ein Management Summary beantworten muss.

12 https://de.wikipedia.org/wiki/Business_Case 13 Vorlage von Dr. Jürgen Fleig auf business-wissen.de

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Das Management Summary einer Entscheidungsvorlage ist in der Regel nicht länger als eine Seite. Dennoch muss es alle Informationen enthalten, damit sich ein Entscheider schnell in ein Thema einarbeiten und eine qualifizierte Entscheidung treffen kann. Das Management Summary konzentriert sich auf die wesentlichen Informationen, stellt die Handlungsoptionen vor und bewertet sie. Meist wird eine der Optionen empfohlen. Alle Details und Hintergründe bleiben außen vor und können bei Bedarf in der Entscheidungsvorlage nachgelesen werden.

Welche Fragen muss das Management Summary einer Entscheidungsvorlage beantworten? Die folgenden Fragen müssen in der Kurzfassung der Entscheidungsvorlage beantwortet werden. Die Reihenfolge ist wichtig für das logische Verständnis und die Nachvollziehbarkeit.

Worum geht es? Sagen Sie im Titel und mit den ersten Sätzen, um welches Thema es bei der Entscheidungsvorlage

geht. Formulieren Sie möglichst genau, welche Entscheidung getroffen werden soll. Wenn die Entscheider es erwarten, kann hier schon die Handlungsempfehlung benannt sein.

Warum muss eine Entscheidung getroffen werden? Erklären Sie kurz, warum das Thema so wichtig ist und warum eine Entscheidung getroffen werden

soll. Es kann einen konkreten Anlass geben, Chancen und Potenziale können nahelegen, Risiken können drohen, gesetzliche Anforderungen machen notwendig, Mängel müssen beseitigt werden, Kunden oder Mitarbeiter erwarten – so lassen sich Gründe für die Entscheidungsvorlage darstellen.

Welche Ziele werden verfolgt? Benennen Sie die wichtigsten Ziele, die mit der Entscheidung verbunden sind. Was soll verbessert,

optimiert, eingespart, verringert, ausgebaut oder erreicht werden? Ergänzen Sie, in welcher Zeit ein Ziel erreicht werden soll oder für welchen Bereich es gilt. Benennen Sie auch die Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen. Aus diesen Zielen und Rahmenbedingungen werden die Kriterien abgeleitet, die im Folgenden bei der Bewertung der Handlungsoptionen herangezogen werden.

Welche Optionen gibt es? Beschreiben Sie die möglichen Handlungsoptionen, Lösungen, Maßnahmen, aus denen die

Entscheider eine auswählen können. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Optionen ist in der Kurzfassung der Entscheidungsvorlage meist nicht möglich. Beschränken Sie sich deshalb auf die Bezeichnung und die wichtigsten Merkmale, die zum Verständnis notwendig sind. Hilfreich ist es, wenn Sie sich dabei an den W-Fragen orientieren (Was? Wer? Wie? Wann? Wo? Womit?). Möglicherweise gibt es nur eine Handlungsoption, die Sie mit der Vorlage vorschlagen. Immer besteht die Möglichkeit, nichts zu tun, alles beim Bisherigen zu belassen. Auch das ist eine Handlungsoption, für die sich die Manager entscheiden können.

Welche Folgen haben die Optionen? Machen Sie transparent, welche Folgen mit den jeweiligen Handlungsoptionen verbunden sind.

Benennen Sie Erträge, Kosten, Vorteile, Nachteile, Chancen, Risiken, Stärken, Schwächen, Verbesserungen, Verschlechterungen für jede einzelne Handlungsoption. Beziehen Sie sich dabei auf die oben genannten Ziele und Kriterien. Sagen Sie gegebenenfalls auch, was passiert, wenn nichts unternommen wird.

Welche Option wird empfohlen? Fassen Sie die Erkenntnisse Ihrer Analyse und Bewertung in einer Empfehlung zusammen. Sagen

Sie, welche Option aus Ihrer Sicht die beste ist – für das Unternehmen oder für die betroffenen Zielgruppen. Formulieren Sie diese Empfehlung so, wie der Entscheider sie akzeptieren kann, also im Allgemeinen als Vorschlag und nicht als Aufforderung oder gar Anweisung.

5.2 LITERATURVERZEICHNISAbstract: Die Lösung des Problems der Unter-Delegation [Bericht] / Verf. Harting Christian. - Aachen : CHCT, 2015.

Abstract: Strategisches Lieferanten-Management für Dienstleistungen [Bericht] / Verf. Harting Christian. - Aachen : CHCT, 2015.

Ansatzpunkte des Marketing von Dienstleistungen im Facility Management [Bericht] / Verf. Harting Christian. - Frankfurt : Deutscher Fachverlag, 2002.

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Business-to-Business Marketing im Facility Management [Buch] / Verf. Harting, Christian. - Aachen : Springer-Verlag, 2002. - ISBN 3-540-42903-4.

Das Troisdorfer Modell - [Bericht] / Verf. Harting Christian. - Aachen : CHCT Eigendruck, 2005.

Facility Value + Service Marketing [Bericht] / Verf. Harting Christian. - Aachen : CHCT Eigendruck, 2009.

Management einer professionellen FM-Organisation [Buchabschnitt] / Verf. Harting Christian und Klee Henk // Handbuch Facility Management / Buchverf. Zehrer Hartmut und Sasse Eberhard. - Bonn : ecomed-Verlag, 2004. - Bd. 1.

Marketing für Facility Organisationen [Bericht] / Verf. Harting Christian. - Bonn : GEFMA, 2008.

Marketing für FM [Buchabschnitt] / Verf. Harting Christian // Handbuch Facility Management / Buchverf. Zehrer Hartmut und Sasse Eberhard. - Bonn : ecomed-Verlag, 2004.

Spielerisch leicht Verkaufen - Emotional B2B Selling [Buch] / Verf. Harting Christian Friedrich. - Aachen : CHCT Eigendruck, 2017. - ISBN 978-3-9818956-0-5.

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5.3 FORMATE IN ABSCHNITTEN

5.3.1 QuerformatDieser Abschnitt ist im Querformat eingerichtet, dafür gibt es auch entsprechende Formatvorlagen.

Das kann man im Prinzip an jeder Stelle im Dokument machen (z.B. um eine Zeichnung o.ä. entsprechend darzustellen, Word macht dazu automatisch entsprechende Abschnitte. Wenn man sich allerdings nicht gut damit auskennt und im Nachhinein die Abschnitte wieder löscht, kann es sehr viel Konfusion geben bei der Regenerierung von Kopf- und Fußzeilen.

Empfehlung:

Seiten im Querformat am Ende des Dokumentes einfügen.Das verhindert Kollisionen mit Kopf- und Fußzeilen innerhalb des Dokuments.

5.3.2 SpaltenHier haben wir einen Text, der sich in mehreren Spalten darstellt. An sich eine schöne Einrichtung, um das Layout flexibel gestalten zu können. Word macht allerdings auch hier selbständige Abschnitte, die die gleichen Schwierigkeiten beinhalten wie in Kap. 5.3.1: Querformat.

Man sieht es hier in der Formatierung an den Fortlaufenden Abschnittswechseln. Auch hier gilt, dass bei nachherigen Änderungen – dabei ist das Löschen von Abschnitten risikoreicher als das Einfügen – viele dem nicht so versierten Anwender ungewöhnliche Effekte bescheren können.

Die Empfehlung:Wer sich nicht sehr gut mit Abschnitten und deren Wirkung auskennt, lieber auf diese Variante mit Spalten verzichten und das einheitliche ein-spaltige Format benutzen.

Spalten OK für manche TextpassagenAllerdings sollte man sich damit gut auskennen.

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