maxx PDFMAILER XML 4maxx PDFMAILER XML 4.0 5 Einführung Über maxx PDFMAILER XML 4.0 maxx PDFMAILER erzeugt einfach per Ausdruck Dateien im PDF-Format, vergibt automatisch einen Dateinamen

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PDFMAILER XML 4.0 Systemvoraussetzungen

Dieser Abschnitt beschreibt die Hardware, Systemsoftware und den Speicherbedarf für die Verwendung von gotomaxx Software. gotomaxx Software wird über CD und das Internet vertrieben. Die Dokumentationen sind ausschließlich in elektronischer Form verfügbar. Microsoft Windows® XP/Vista Microsoft® Internet Explorer 6 Pentium®-Prozessor (mind. 350 MHz) 64 MB Arbeitsspeicher XGA-Grafikkarte (1024 x 768) CD-ROM Laufwerk Festplattenspeicher: mindestens 100 MB frei Adobe® Acrobat® Reader 6 oder höher MAPI kompatibler Mail Client, Internetanschluss


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© <2007> ... gotomaxx software gmbh Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der gotomaxx GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Die Firma gotomaxx GmbH und der Autor können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. Warenzeichen Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows NT, Windows95, Windows98, Windows 2000 sowie Windows XP sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Acrobat Reader Copyright 1987 – 2007 Adobe-Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat und das Acrobat-Logo sind Warenzeichen der Adobe-Systems Incorporated. Andere Produktnamen oder Firmenbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer berechtigten Eigentümer.


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Willkommen

Willkommen in der Welt von gotomaxx Software! Herzlichen Dank, dass Sie sich für ein Produkt aus dem Hause gotomaxx entschieden haben. gotomaxx entwickelt seit Jahren innovative Softwareprodukte für den Home- und Businessbereich mit einem herausragenden Preis- /Leistungsverhältnis. International erfolgreiche Produkte, wie z. B. der PDFMAILER, stellen die Aktualität und die Leistungsfähigkeit von gotomaxx Software unter Beweis. gotomaxx Software zeichnet sich durch die konsequente Anwendung modernster Entwicklungswerkzeuge und eine intuitiv zu bedienende und anwenderfreundliche Benutzeroberfläche aus. gotomaxx Softwareprodukte machen die Arbeit mit dem PC einfacher und sicherer. Hauenstein 2007 gotomaxx GmbH


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Einführung

Über maxx PDFMAILER XML 4.0 maxx PDFMAILER erzeugt einfach per Ausdruck Dateien im PDF-Format, vergibt automatisch einen Dateinamen und öffnet den E-Mailclient. Somit können Sie aus jeder Software, die drucken kann, E-Mails versenden. Das macht die Weitergabe von Dokumenten einfacher als das Versenden eines Computer-Faxes. Da im PDF Format nahezu alle TrueType- und OpenType-Schriftarten, Formatierungen, Farben und Grafiken erhalten bleiben, ist die Dokumentqualität erheblich höher als beim Fax. Über die Druckerschnittstelle lassen sich auf simple Art und Weise beliebige Dokumente in das universelle PDF Format konvertieren.

Was ist neu?

maxx PDFMAILER XML STANDARD 4.0 Integration von Internet- Links im PDF- Dokument Lotsen Sie den Empfänger Ihrer E-Mail per anklickbarem Link direkt auf Ihre oder eine andere Website. Mehr Sicherheit(seinstellungen) Passwort! Mit Vergabe und Aktivierung eines Passworts können Sie sicherstellen, dass nur der gewünschte Adressat/Kenner dieses Passwortes das PDF Dokument öffnen kann. Weitere optionale Sicherheitseinstellungen: Sie können erlauben oder sperren: die Entnahme von Text und Grafiken, das Ausdrucken des PDF- Dokuments, Veränderungen des PDF- Dokuments, das Entnehmen und Verändern von Feldinhalten oder Bemerkungen. Schnellere, noch einfachere Bedienung generell Leicht verständliche Abfragen in den Dialogfenstern, sowie eine komplett überarbeitete Benutzerführung erleichtern Ihnen das Arbeiten mit dem PDFMAILER beträchtlich, wie z. B. das Ändern von Grundeinstellungen und Optionen oder das gezielte Einbetten von Schriftarten, wodurch Sie z. B. sicherstellen können, dass Ihre Firmenschrift beim Empfänger originalgetreu² angezeigt wird. Schneller Versand von E-Mails durch mehr Komfort Neue Funktionen und ein komplett überarbeiteter Dialog vereinfachen das Versenden der E-Mails. Sie haben nun aus dem PDFMAILER heraus direkten Zugriff auf Ihr Windows-Adressbuch und können so Adressen oder Empfängergruppen bequem und schnell auswählen. Auch das Einfügen und Entfernen von E-Mail-Anhängen geht jetzt noch einfacher und bequemer mit Hilfe der neu integrierten „ Attachment- Verwaltung". Des weiteren können Sie beim neuen PDFMAILER 4.0 einen Standardwerbetext hinterlegen (und jederzeit aktualisieren), der bei Ihren E-Mails standardmäßig eingefügt wird.


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Mehr Möglichkeiten und Sicherheit beim Abspeichern Sie können über den neuen, vereinfachten Speicher-Dialog schnell und unkompliziert Dateinamen hinterlegen, softwaregestützt das Zielverzeichnis auswählen und bei bereits vorhandenen Dateien verschiedene Speichermöglichkeiten nutzen. Schnelleres Versenden dank kleinerer Dateien Durch den Einsatz neuer Kompressionsverfahren für Schwarzweiß- und Farbbilder werden die erzeugten PDFs noch kleiner. Das heißt: Auch grafisch aufwendige E- Mails werden auf vergleichsweise kleine kompakte Dateien komprimiert. Sie können diese Dateien somit schneller versenden und der Empfänger kann sie schneller herunterladen. Kombination verschiedener Ausdrucke in eine PDF Datei Verwenden Sie häufig mehrere Programme gleichzeitig, wenn Sie an einem Auftrag bzw. Projekt arbeiten? Dann können Sie jetzt Windows-Dateien/Dokumente unterschiedlichen Formats in einem PDF-Dokument zusammenstellen und versenden (z. B. einen Plan aus Autocad mit einem Angebot aus Word in einer PDF Datei kombinieren). Vorschau des Ausdruckes im Ausgabedialog Dank des neu gestalteten Ausgabedialoges, welcher standardmäßig nach dem Drucken über den maxx PDFMAILER erscheint, haben Sie über eine Vorschau direkt Einblick auf die von Ihnen gedruckten Dokumente. Upload ins maxx Portal Mit dem maxx PDFMAILER 4.0 sind Sie in der Lage, Belege ohne großen Aufwand kundengenau Online zu veröffentlichen. Hierbei werden alle relevanten Belegdaten automatisch aus dem gedruckten Dokument ausgelesen und zur besseren Übersicht direkt Online angezeigt. Um dieses Feature zu nutzen, benötigen Sie einen Account im maxx Portal, welchen Sie unter www.gotomaxx.de kostenlos erstellen können.

maxx PDFMAILER XML PROFESSIONAL 4.0 Noch einfachere Einbindung von "virtuellem Briefpapier" Sie können jedes Windows-Dokument (Word-Doc., Excel-Tabelle, CAD-Datei), wenn gewünscht, direkt „ auf Ihrem Firmen-Briefpapier" verschicken. Der neue, verbesserte Benutzerdialog macht die Integration von Firmen-Briefpapier sehr einfach. Sie müssen lediglich Ihren Firmen-Briefbogen als Bitmap im PDFMAILER hinterlegen und schon erhalten die Empfänger Ihrer E-Mails (PDF-)Dokumente, die original aussehen wie Geschäftsbriefe oder Anschreiben Ihres Hauses (mit Firmenlogo, HRB Nummer, Name des Geschäftsführers, Telefon, Fax, E-Mail- und Internetadresse etc.). Die dafür notwendigen Voreinstellungen lassen sich einfach und schnell über die Druckeinstellungen des maxx PDFMAILER einrichten. Mehrere Briefbögen für Folgeseiten werden hierbei unterstützt. Sie können Ihr Briefpapier mit einem Layoutprogramm, Grafikprogramm oder mit einer Textverarbeitung (z.B. MS-Word) erstellen, die Datei als Briefpapier für den maxx PDFMAILER speichern und für Ihre Dokumente nutzen. Grafiken einbauen! Sie können jetzt auch Grafiken (z. B. Ihre eingescannte Unterschrift) an einer beliebigen Stelle im PDF platzieren. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, neue Werbegrafiken an jeder Stelle des Dokuments während der Laufzeit einzupflegen.

http://www.gotomaxx.de


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Automatisches Einfügen von Betreffzeile, Bodytext, E-Mailadresse ... Dadurch können Sie sehr viel Zeit sparen! Vor allem beim Versenden des gleichen Dokuments an sehr viele (einzelne) Empfänger, wie z. B. bei einem Serienbrief oder anderen personalisierten Masseninformationen. Genau wie die Adressdaten bei einem Serienbrief, können Sie bei Ihren E-Mails jetzt E-Mailadresse, Bodytext und Betreffzeile automatisch ausfüllen lassen. Direkt aus Warenwirtschaftssystemen können die Daten an den PDFMAILER übergeben werden. Somit erleichtert sich auch der digitale Belegversand.

maxx PDFMAILER XML Profi & Print 4.0 STAMPIT - Porto einfach selber drucken Praktisch und schnell kann mit dem STAMPIT - Frankierservice der Deutschen Post direkt über PC und Internet frankiert werden. Komfortabel eingebunden in den gotomaxx PDPMAILER frankieren Sie via Schnittstelle direkt beim Drucken Ihre Briefsendungen, erstellen DHL-Paketmarken über die Frankiersoftware oder überprüfen online Ihre Postleitzahlen sowie Adressangaben. Komfortables Outputmanagement Mit dem integrierten Print Manager können Sie komfortabel Ihre mit dem PDFMAILER erstellten und/oder frankierten Dokumente an einen physikalischen Drucker weiterleiten. Dabei haben Sie direkten Zugriff auf den jeweiligen Druckertreiber und dessen Eigenschaften. Somit kann für jeden Ausdruck eine individuelle Ausgabe am Drucker realisiert werden, z.B. durch Schachtauswahl, Einstellen der Druckqualität und Duplexdruck (je nach verwendetem Weiterleitungsdrucker).


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Leistungsübersicht STD PRO Profi & Print Srv. PRO Srv. Profi & Print PDF erzeugen X X X X X JPEG erzeugen X X X X X TIFF erzeugen X X X X X Print - to - RTF - - X - X XML erzeugen * X X X X X Druckaufträge kombinieren X X X X X Druckerweiterleitung - - X - X Passwortverschlüsselung X X X X X Grafik Downsampling X X X X X Virtuelles Briefpapier - X X X X Mehrere Briefbögen - X X X X Workflow - X X X X - mit Steuerzeichen - X X X X - mit Parameterdatei - X X X X - Skriptsteuerung - X X X X DokumentInfo X X X X X - Autor X X X X X - Titel X X X X X - Thema X X X X X - Stichwörter X X X X X Rechteverwaltung für Customizing - - - X X globale Netzwerkverteilung - - - X X Stampit - - X - X Portalpublisher X X X X X Outputmanagement - - X - X Inhaltsverzeichnisse X X X X X Office Integration X X X X X Druckvorschau X X X X X * Nur mit entsprechender Anbindung und Konfiguration des maxx Portal.


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maxx PDFMAILER XML STANDARD 4.0 maxx PDFMAILER STANDARD 4.0 erzeugt einfach per Ausdruck Dateien im PDF-Format, vergibt automatisch einen Dateinamen und öffnet den E-Mailclient. Damit können Sie aus jeder Software, die drucken kann, E-Mails versenden. Das macht die Weitergabe von Dokumenten so praktisch, wie die Arbeit mit einem Computerfax. Weil im PDF-Format nahezu alle TrueType- und OpenType-Schriftarten, Formatierungen, Farben und Grafiken erhalten bleiben, ist natürlich die Qualität höher als beim Telefax. Zusätzlich können Sie die mit maxx PDFMAILER 4.0 erstellten Dateien anzeigen oder automatisiert speichern. Über die Druckerschnittstelle lassen sich auf simple Art PDF Dateien erzeugen und dadurch jedes beliebige Dokument in das universelle PDF Format konvertieren.

maxx PDFMAILER XML PROFESSIONAL 4.0 Durch den Einsatz von maxx PDFMAILER Professional und virtuellem Briefpapier nutzen Sie die Vorteile von digitalem Postversand und können so Postausgangskosten minimieren. Sie versenden digitale Post über das Internet und reduzieren dadurch Kosten für Postbearbeitung, Porto und Postausgang spürbar. Möglich wird dies durch die integrierte Grafikverwaltung, durch die virtuelles Briefpapier im maxx PDFMAILER abbildbar ist. Jeder Ausdruck wird mit den Grafiken kombiniert, die Sie auch auf Ihrem Briefpapier verwenden. maxx PDFMAILER PROFESSIONAL baut Ihr Firmenlogo, die HRB Nummer, Name des Geschäftsführers, Telefon, Fax, E-Mail- und Internetadresse in jedes Dokument ein. Die Empfänger erhalten E-Mail-Dokumente, welche aussehen wie Geschäftsbriefe oder Anschreiben Ihres Hauses. Da maxx PDFMAILER PROFESSIONAL die Grafiken zentral verwaltet, sind alle Druckjobs, welche auf Briefpapier abgestimmt sind, sofort auch mit maxx PDFMAILER PROFESSIONAL druckbar. Dies stellt einen wesentlichen Vorteil dar, weil die bestehenden Druckstrukturen erhalten bleiben. Das bedeutet, die Angebots-, Auftragsformulare und Vorformatierungen in der Textverarbeitung, welche bereits auf das Firmenpapier abgestimmt sind, können sofort auch zusammen mit maxx PDFMAILER PROFESSIONAL verwendet werden. Dieser Umstand ermöglicht eine schnelle Einführung und Verfügbarkeit von maxx PDFMAILER PROFESSIONAL. maxx PDFMAILER PROFESSIONAL können Sie aus Ihrer Warenwirtschaft oder Textverarbeitung fernsteuern. Dann entfällt das: Eingeben der E-Mailadresse Eingeben vom E-Mailbetreff Eingeben vom E-Mailtext Drücken vom Sendebutton Das bedeutet: Hohe Automatisierung beim Versandvorgang Kaum Fehlermöglichkeiten Schnelle Bearbeitung Optimale Integration in die bestehende Softwarelandschaft maxx PDFMAILER PROFESSIONAL ist die ideale Lösung für Anwender, die maxx PDFMAILER in einem professionellen Unternehmensumfeld einsetzen möchten.


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maxx PDFMAILER XML Profi & Print 4.0 Der maxx PDFMAILER Profi & Print bietet alle Vorteile, die Ihnen auch der maxx PDFMAILER Professional bietet, erweitert um die Funktionen STAMPIT, Outputmanagement und Print – to – RTF. Durch diesen erweiterten Funktionsumfang sind Sie in der Lage, den kompletten Druck-Output, welcher in einem Unternehmen anfällt, zu optimieren. Durch die Integration von STAMPIT kann aus jeder Windows Anwendung ein gedrucktes Dokument über den maxx PDFMAILER automatisch frankiert werden. Die Print – to – RTF Funktion bietet die Möglichkeit, jedes beliebige Dokument, welches über den maxx PDFMAILER gedruckt wird, in einer RTF-Datei (Rich Text Format) ausgeben zu lassen. Diese RTF Dokumente können nun mit einem Editor, z.B. MS Word oder MS WordPad geöffnet und nachbearbeitet werden. Das Outputmanagement vereinfacht Ihnen die Weiterverarbeitung der über den maxx PDFMAILER gedruckten Dokumente. Über einen Print- Manager haben Sie Zugriff auf alle im System oder Netzwerk befindlichen Drucker und deren Eigenschaften, wodurch eine Weiterleitung der gedruckten Dokumente einfach und komfortabel möglich ist.


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Installation Bevor Sie mit gotomaxx Software arbeiten können, müssen Sie das Programm auf Ihrer Festplatte installieren. Das Installationsprogramm erledigt folgende Arbeitsschritte für Sie: - Anlegen des Programmverzeichnisses auf Ihrer Festplatte - Kopieren der Programmdateien in das gewählte Programmverzeichnis - Anlegen aller vom Programm benötigten Unterverzeichnisse - Installation der notwendigen Druckertreiber - Anlegen der Programmgruppe im Windows Startmenü „ Programme" - Eintragungen in der Windows-Registrierungsdatenbank

Installation ausführen Die Installationsdatei von maxx PDFMAILER XML 4.0 befindet sich entweder auf CD-ROM (Boxversion) oder im gewählten Downloadverzeichnis auf Ihrer Festplatte (Internetversion). Bitte beachten Sie, dass Sie als Administrator angemeldet sein müssen, damit das Programm ordnungsgemäß installiert werden kann! So installieren Sie maxx PDFMAILER von CD-ROM: 1. Starten Sie Windows. 2. Legen Sie die CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk Ihres Rechners. 3. Startet Setup nicht automatisch, klicken Sie in der Windows Taskleiste auf <Start> und wählen Sie „ Ausführen". 4. Tragen Sie in das Feld ÖFFNEN den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM Laufwerkes, gefolgt von einem Doppelpunkt und einem Backslash, sowie den Dateinamen „ Setup" ein (Beispiel: D:\setup). 5. Klicken Sie auf <OK>. Das Installationsprogramm „ Setup" startet. 6. Folgen Sie nun den Anweisungen des Installationsassistenten. So installieren Sie maxx PDFMAILER von der Festplatte 1. Starten Sie Windows. 2. Öffnen Sie das Laufwerk und den Ordner, in dem die maxx PDFMAILER – Setupdatei gespeichert ist. 3. Doppelklicken Sie auf die Setupdatei. Das Installationsprogramm „ Setup" startet. 4. Folgen Sie nun den Anweisungen des Installationsassistenten.


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maxx PDFMAILER registrieren Zur Registration des maxx PDFMAILER stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen kann die Registration bei der Installation vorgenommen werden. Dazu geben Sie bei der Installation im Bereich „ Registration“ Ihre Daten und die Seriennummer ein. Danach wird der PDFMAILER automatisch als registrierte Version installiert. Zum anderen kann der PDFMAILER nach der Installation nachträglich registriert werden. Gehen Sie dazu wie folgedn vor: 1. Klicken Sie in der Windows- Taskleiste auf die Schaltfläche <Start>. 2. Klicken Sie im Programmstartmenü auf "gotomaxx" und dann auf "maxx PDFMAILER". 3. Klicken Sie im Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Registration". maxx PDFMAILER öffnet das Registrierungsfenster. 4. Tragen Sie Ihren Namen, die Organisation und den Lizenzcode ein. 5. Klicken Sie auf <OK>, um die Eingabe zu speichern.


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Einstellungen maxx PDFMAILER können Sie auf Ihre Anforderungen abstimmen. Wenn Sie im Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach Maß!!" klicken, wird der Eigenschaften- Dialog des aktuell gewählten maxx PDFMAILER Druckers geöffnet. Sie können beliebig viele maxx PDFMAILER Drucker anlegen und jeden einzelnen unterschiedlich konfigurieren! Nach der Installation steht zunächst der Drucker "maxx PDFMAILER " zur Verfügung. So fügen Sie einen neuen maxx PDFMAILER Drucker hinzu: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Hinzufügen". 3. Der Dialog "Drucker hinzufügen" wird geöffnet. 4. Vergeben Sie einen Namen und klicken auf <OK>. 5. Der Drucker wird angelegt und erscheint im Menü "Drucker". In den Server Versionen des maxx PDFMAILERS können beim Anlegen des Druckers verschiedene Rechte vergeben werden. Sie haben die Möglichkeit, beim Anlegen über den Button <Anpassen> die Einstellungen zu aktivieren bzw. deaktivieren, die dem Benutzer beim späteren Drucken zur Verfügung stehen sollen.

So wählen Sie einen Drucker zum Anpassen der Eigenschaften aus: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker". Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER Drucker angezeigt. 2. Klicken Sie auf den Drucker, dessen Einstellungen geändert werden sollen. Der gewählte Drucker erscheint in der Titelleiste des maxx PDFMAILER Hauptfensters.


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So entfernen Sie einen Drucker: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker". Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER Drucker angezeigt. 3. Aktivieren Sie den Drucker, den Sie entfernen möchten, mit einem Mausklick auf den Druckernamen. 4. Klicken Sie erneut im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Entfernen". 5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit <Ja>, wenn Sie den Drucker mit allen Einstellungen entfernen möchten. Klicken Sie auf <Nein>, um den Vorgang abzubrechen. Export der Einstellungen Alle Einstellungen eines maxx PDFMAILERS Drucker können in einem File exportiert werden, damit bei einem eventuellen Systemabsturz die Einstellungen einfach wiederherzustellen sind. 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Einstellungen" und dann auf "Export". 2. Hier kann nun ein Pfad gewählt werden, unter dem die Einstellungen gespeichert werden. Import der Einstellungen Um alle Einstellungen wiederherzustellen, können die exportierten Einstellungen importiert werden. 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Einstellungen" und dann auf "Import". 2. Hier kann nun ein Pfad gewählt werden, unter dem die gespeicherten Einstellungen zu finden sind. Ändern der Optionen Klicken Sie im Hauptmenü auf "Extras" und dann auf "Optionen". Hier kann nun das AddIn in die Microsoft Office Produkte Word, PowerPoint und Excel aktiviert bzw. deaktiviert werden. Des weiteren kann die Option zur Verarbeitung von "aus Word und Excel internen Inhaltsverzeichnissen und Links" gesetzt werden. Über die Funktion "Wählen Sie einen Drucker" kann der Drucker gewählt werden, welcher über das Office AddIn angesprochen werden soll. Über die Registerkarte "Allgemein" kann die Art der Verlaufsanzeige gewählt werden, welche bei der Verarbeitung von Druckaufträgen vom maxx PDFMAILER angezeigt wird.


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Konfiguration des gewählten maxx PDFMAILER Druckers: 1. Klicken Sie im Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach Maß!!". maxx PDFMAILER öffnet den Dialog "Eigenschaften von ... <Druckername>".

Die Eigenschaften des maxx PDFMAIELRS unterteilen sich in mehrere Bereiche (Registerkarten). Unter anderem stehen Ihnen die Einstellungen: Ausgabe, Komprimierung, Schriftarten, Sicherheit usw. zur Verfügung.

Ausgabe In dieser Karteikarte können Sie die Ausgabeoptionen für PDF-Dokumente festlegen. Ausgabe- Dialog vor jedem Druckauftrag öffnen Aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ, um vor jedem Druckauftrag ein Dialogfenster mit Vorschau zum Verändern der Datei- und Druckeinstellungen zu öffnen. (Ausgabedialog, siehe Seite 24) Hinweis: Wenn Sie DRUCKAUFTRÄGE SAMMELN aktivieren, ist das Öffnen des Ausgabedialogs automatisch aktiviert. Eine E-Mail mit dem erstellten Dokumente als Anhang erstellen Wenn Sie das erstellte PDF- Dokument als E-Mail versenden wollen, aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ. Das erstellte Dokument im Dateisystem speichern Soll das erstellte PDF- Dokument gespeichert werden, aktivieren Sie diese Option þ. Tipp: Sie können ein erstelltes PDF- Dokument als E-Mail versenden und gleichzeitig im Dateisystem speichern, wenn Sie beide Optionen aktivieren þ. Weblinks verarbeiten Enthält Ihr Dokument Verweise zu einer Website (Weblinks), so können diese in das PDF- Dokument als Web-Verknüpfung übernommen werden.


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Druckaufträge sammeln Sammelt die erstellten PDF- Dokumente in einem Stapel. Im Ausgabedialog können Sie die gesammelten PDF- Dokumente auswählen, versenden und/oder speichern. Hinweis: Der Ausgabedialog muss solange geöffnet bleiben, bis alle gewünschten Dokumente auf dem maxx PDFMAILER gedruckt wurden. Für jeden Druckauftrag eine separate E-Mail erstellen Für jedes im Ausgabedialog gesammelte PDF- Dokument wird bei Aktivieren þ dieser Option eine separate E-Mail erstellt. Bleibt diese Option deaktiviert, werden alle gesammelten und markierten PDF- Dokumente mit einer einzigen E-Mail versendet. Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn DRUCKAUFTRÄGE ZUSAMMENFASSEN deaktiviert ist! Druckaufträge zusammenfassen Wollen Sie die im Ausgabedialog gesammelten PDF- Dokumente zu einem einzigen PDF- Dokument zusammenfassen, aktivieren Sie den Status þdieses Feldes.


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Komprimierung In den meisten Fällen reichen die Standardkomprimierungseinstellungen des PDFMAILERS aus, um effiziente PDF- Dateien zu erzeugen. Innerhalb dieser Karteikarte können Sie die Komprimierungseinstellungen ändern oder die Komprimierung deaktivieren, wenn die Größe der PDF- Datei keine Rolle spielt. Durch das Komprimieren von Text- und Vektorgrafiken sowie von Bitmap-Bildern können Sie die Größe der PDF- Datei wesentlich reduzieren. Die Qualität der Bilder wird durch die Komprimierung aber beeinträchtigt. Je höher die Komprimierung, desto kleiner ist die PDF- Datei und desto schlechter die Qualität der Bilder. Folgende Einstellungen sind möglich: Grafiken komprimieren Aktivieren Sie diese Option þ, um Grafiken zu komprimieren. Durch Komprimieren von Grafikdateien kann die Größe einer PDF- Datei, abhängig von der gewählten Einstellung, wesentlich verringert werden. Farb- Bilder Wählen Sie eines der folgenden Komprimierungsverfahren für Farb- und Graustufenbilder: Keine JPEG leicht JPEG mittel JPEG stark ZIP Schwarz- Weiß- Bilder Wählen Sie eine der folgenden Komprimierungsverfahren für Schwarzweißbilder: Keine CCITT Gruppe 3 CCITT Gruppe 4 ZIP Run Length Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button <Standard>.


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Schriftarten PDFMAILER ermöglicht das Einbetten von TrueTyp und OpenType- Schriftarten in PDF- Dokumente. Bei Schriftarten, die nicht eingebettet werden, wird nur die Fontbeschreibung in das Dokument aufgenommen. Wird das PDF-Dokument auf einem PC geöffnet, auf dem die Schriftart nicht zur Verfügung steht, wird die Schriftart nach der dazu passenden Beschreibung simuliert. Sie haben die Möglichkeit, einzelne Schriftarten (Fonts) stets einzubetten oder nie einzubetten. Des weiteren können Sie auch alle in einem Dokument verwendeten Schriftarten in das PDF- Dokument einbetten. Weiterhin kann maxx PDFMAILER nur die Untergruppen einer verwendeten Schriftart einbetten. Alle Schriftarten einbetten Um alle in einem Dokument verwendeten Schriften einzubetten, aktivieren þ Sie das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN. Nur bestimmte Schriftarten einbetten Wenn Sie nur bestimmte Schriftarten einbetten möchten, stellen Sie zunächst sicher, dass das Kontrollfeld Alle Schriftarten Einbetten deaktiviert ist. Verschieben Sie dann die Schriftarten, die in das PDF- Dokument eingebettet werden sollen in die Liste "Stets eingebettet". Nur die Untergruppen einer Schriftart einbetten Um nur die Untergruppen der Schriftarten einzubetten, aktivieren þ Sie die Option Teilmenge Einbetten. Alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten Wenn Sie grundsätzlich alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten wollen, aktivieren þ Sie das Kontrollfeld Alle Schriftarten Einbetten und verschieben Sie die Schriftarten, die nicht eingebettet werden sollen in die Liste "Nie eingebettet". Einstellungen zurücksetzen Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button <Standard>. Hinweis: Das Einbetten der Schriftart in das PDF- Dokument muss lizenzrechtlich zulässig sein. Lässt die Lizenz der Schriftart das Einbetten nicht zu, erhalten Sie eine Abfrage, in der Sie das Einbetten der Schriftart gesondert bestätigen müssen. In diesem Fall wäre das Einbetten der Schriftart ein Verstoß gegen die lizenzrechtlichen Bestimmungen der Schriftart.


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Sicherheit Diese Karteikarte bietet Ihnen die Möglichkeit, den Zugriff auf das erstellte PDF- Dokument zu beschränken, in dem Sie Kennwörter für das Öffnen oder das Ändern der Sicherheitseinstellungen festlegen. Außerdem können Sie bestimmte Funktionen, wie das Ändern oder das Drucken des Dokuments für den Empfänger sperren. Zugriffsgeschütze Dokumente werden generell verschlüsselt. Kennwörter Hier können Sie ein Kennwort für das Öffnen des PDF- Dokuments und ein Kennwort für das Ändern der Sicherheitseinstellungen eintragen. Wenn Sie beide Kennwörter vergeben, ist das Öffnen des Dokuments sowohl mit dem einen als auch mit dem anderen Kennwort möglich. Um die Sicherheitsoptionen zu ändern, muss allerdings das Kennwort für das Ändern der Sicherheitseinstellungen verwendet werden. Kennwort zum Öffnen des Dokumentes Tragen Sie hier das Kennwort zum Öffnen des Dokuments ein. Hinweis: Sie sollten für das Öffnen und das Ändern der Sicherheitseinstellungen unterschiedliche Kennwörter verwenden. Verschlüsselungsebene Hier kann die Sicherheitsstufe gewählt werden, mit der das Dokument verschlüsselt werden soll. Zur Auswahl stehen Niedrig- 40 Bit und Hoch- 128 Bit. Je Auswahl stehen Ihnen unterschiedliche Vorgangsbeschränkungen zur Verfügung. Erlaubte Vorgänge: Hier können Sie bestimmte Funktionen für den Empfänger des Dokuments freigeben oder sperren. Eine Funktion ist freigegeben, wenn Sie die entsprechende Option aktivieren þ. Um eine Funktion zu sperren, deaktivieren Sie die Option. Verfügbare Optionen: Drucken Der Empfänger kann das Dokument drucken. Dokumente ändern Der Empfänger kann Änderungen am Dokument vornehmen. Kopieren und Entnehmen von Inhalt Der Empfänger kann Textpassagen und Grafiken auswählen und kopieren. Kommentieren Der Empfänger kann dem PDF- Dokument Anmerkungen (z.B. Notizen) und Formularfelder hinzufügen und diese ändern. Ausfüllen und Unterschreiben von Formularfeldern Der Empfänger kann das PDF- Dokument nachträglich mit geeigneter Software unterschrieben oder nachträglich hinzugefügte Formularfelder ausfüllen. Ausgabehilfe für Inhalte aktivieren Der Empfänger kann die Ausgabehilfe für Inhalte nutzen. Dokumentzusammenstellung Der Empfänger kann das Dokument mit anderen Dokumenten in einer neuen PDF zusammenfügen.


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Mailer Hier können Sie die Einstellungen für den Versand der PDF- Dokumente festlegen. E-Mail System Wählen Sie den von Ihnen genutzten E-Mail-Client. Es werden alle im System registrierten E-Mail Clients ausgelesen und in der Liste angezeigt. E-Mail Client Öffnen Aktivieren Sie diese Option þ, wenn Ihr Standard- E-Mail- Programm (z.B. MS Outlook) auch dann geöffnet werden soll, wenn eine E-Mailadresse bereits über die Befehlssteuerung oder als Standard übergeben wurde.

Dateiname Name des zu erstellenden PDF- Dokuments. Bleibt das Feld leer, verwendet maxx PDFMAILER den Namen des Druckauftrags als PDF- Dateinamen. Empfänger Dieser Eintrag wird in das Empfängerfeld der E-Mail übertragen. In der Regel wird hier keine Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger wird erst in der E-Mail festgelegt. Nur wenn zahlreiche E-Mails immer an den gleichen Empfänger gerichtet sind, ist eine Standardempfängeradresse hier sinnvoll. Eingabe: Optional eine Standardempfängeradresse Auswahl: Über den Button <...> können Sie eine E-Mail-Adresse aus dem Windows- Adressbuch auswählen. Betreff Dieser Eintrag wird in das Betrefffeld im E-Mail Client übertragen. In der Regel wird hier keine Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger wird erst vor dem Versenden der E-Mail Nachricht festgelegt. Eingabe: Optional einen Betrefftext Anhang Soll mit jeder E-Mail beispielsweise immer eine Werbebroschüre oder die "Allgemeinen Geschäftsbedingungen" mit versendet werden, können Sie hier ein oder mehrere Dateien als Anhang (Attachments) hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button <...> neben dem Feld ANHANG. In einer Tabelle können Sie nun weitere Dateien hinzufügen, die als Anhang versendet werden sollen.


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Speichern Innerhalb dieser Karteikarte können Sie Einzelheiten für das Speichern von PDF- Dokumenten festlegen. Dateiname Tragen Sie hier einen Namen ein, unter dem das PDF-Dokument standardmäßig im Zielverzeichnis gespeichert werden soll. Bleibt das Feld leer, wird die von PDFMAILER erzeugte Datei unter dem Namen des Druckauftrags abgelegt. Beispiel: Worddokument „ Angebot.doc" wird unter „ Microsoft Word - Angebot.PDF" im gewählten Zielverzeichnis gespeichert. Zielordner Hier können Sie das Verzeichnis eintragen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Um ein Verzeichnis auszuwählen, klicken Sie auf den Button <...> hinter dem Eingabefeld. Datei existiert schon Existiert die Datei bereits unter dem angegebenen Dateinamen, kann PDFMAILER den Vorgang abbrechen, die existierende Datei überschreiben oder den Dateinamen der zu speichernden Datei mit einer Zahl ergänzen, die automatisch hoch gezählt wird. Beispiel: Angebot1.PDF, Angebot2.PDF ... Datei öffnen Aktivieren þ Sie diese Option, wenn das PDF- Dokument nach dem Speichern geöffnet werden soll. Ist diese Option aktiviert, kann über das Eingabefeld "Kommandozeile" zusätzlicher Befehlzeilen Code ausgeführt werden. Damit kann z.B. eine Batch- Datei ausgeführt werden oder ein alternativer PDF- Viewer gewählt werden. Die jeweilige Befehlzeile wird nach der Erstellung des PDF- Dokumentes ausgeführt.


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Briefpapier Mit Hilfe dieser Einstellungen kann der Ausdruck von Dokumenten "auf Briefpapier" simuliert werden. Genau wie auf dem Firmenkopf Grafiken platziert sind, können hier Grafikfiles virtuell eingebunden werden. Beim Ausdruck zieht maxx PDFMAILER die Grafiken an und arbeitet diese in das PDF- Dokument ein. Sie können beliebig viele Briefpapiere mit der entsprechenden Grafikdatei definieren. Besteht ein Briefpapier aus mehreren zusammengesetzten Grafiken oder wollen Sie unterschiedliche Grafiken für die Seiten des Dokuments einbinden, können Sie diese Zuordnung über die erweiterten Einstellungen vornehmen (Button: <Erweitert>). Sie haben folgende Möglichkeiten: Briefpapier aus der Liste auswählen Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den verfügbaren Briefpapieren zu öffnen. Wählen Sie ein Briefpapier aus und übernehmen Sie es mit einem Klick in das Feld. Neues Briefpapier anlegen Klicken Sie auf <Neu> und geben Sie im Fenster den Namen des Briefpapiers an, das der Liste hinzugefügt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <OK>. Aktuelles Briefpapier entfernen Klicken Sie auf <Entfernen>, um das Briefpapier aus der Liste zu entfernen. Mit dem Entfernen eines Briefpapiers werden alle Einstellungen zu diesem Briefpapier gelöscht! Aktuelles Briefpapier umbenennen Klicken Sie auf <Umbenennen> und tragen Sie im Fenster den neuen Namen Ihres Briefpapiers ein. Bild Hier wird die Grafik bzw. Bilddatei hinterlegt. Klicken Sie auf <Durchsuchen>, um eine Datei auszuwählen und in das Feld zu übernehmen. Tipp: Sie können Ihr Briefpapier mit einem Layoutprogramm, Grafikprogramm oder mit einer Textverarbeitung (z.B. MS-Word) erstellen und über den maxx PDFMAILER ausdrucken. Speichern Sie dann im maxx PDFMAILER Ausgabedialog den Ausdruck über die Funktion <Briefpapier ... erstellen> als "Print-Job-Document"-Datei (*.pjd). Diese Datei können Sie hier als Bilddatei hinterlegen.


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Erweiterte Einstellungen Über die erweiterten Einstellungen ist es möglich, dem Briefpapier mehrere Bilddateien (Grafiken) zuzuordnen oder unterschiedliche Grafiken für die Seiten eines Dokuments einzubinden. Darüber hinaus kann jede Bilddatei frei auf dem Dokument positioniert werden. Um die erweiterten Einstellungen aufzurufen, klicken Sie auf <Erweitert>. Bild Dateiname der aktuell bearbeiteten Bilddatei (Grafik). Alle Einstellungen bzw. Aktionen wirken sich auf diese Grafikdatei aus. Bilddatei aus der Liste auswählen Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den zugeordneten Grafiken zu öffnen. Wählen Sie die Grafik aus, die Sie bearbeiten möchten und übernehmen Sie diese mit einem Klick in das Feld. Neue Bilddatei hinzufügen Um eine neue Grafik der Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf <Hinzufügen>. Wählen Sie die Grafikdatei aus (*.bmp,*.pjd) und klicken Sie auf <OK>. Aktuelle Bilddatei entfernen Klicken Sie auf <Entfernen>, um die aktuelle Bilddatei aus der Liste zu entfernen. Aktuelle Bilddatei durch eine andere ersetzen Klicken Sie auf <Bearbeiten>, um die aktuelle Bilddatei durch eine andere Grafik zu ersetzen. LINKS Angegeben wird die Position der Grafik links vom Rand des Dokuments in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimeter). OBEN Angegeben wird die Position der Grafik vom oberen Rand des Dokuments in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimeter). BREITE Breite der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimeter). HÖHE Höhe der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimeter). GRÖßENVERHÄLTNIS BEACHTEN Wenn das Größenverhältnis der Grafik bei Änderung der Breite/Höhe beibehalten werden soll, aktivieren Sie diese Option þ. VORDERGRUND Aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes, wenn Sie die Grafik in den Vordergrund des Dokuments verschieben wollen.


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Einstellungen im Ausgabedialog Alle Einstellungen, die über das Hauptmenü des maxx PDFMAILERS eingestellt werden können, lassen sich auch temporär beim Ausdruck eines Dokumentes über den Ausgabedialog einstellen.

Der Ausgabedialog des maxx PDFMAILERS teilt sich in zwei Hauptbereiche ein. Auf der linken Seite wird das aktuell gedruckte Dokument in einer Vorschau angezeigt. In dieser Vorschau haben Sie die Möglichkeit, bei mehrseitigen Dokumenten alle Seiten durch zu blättern oder über die Zoom- Funktion bestimmte Ausschnitte zu vergrößern. In der rechten Hälfte des Dialoges haben Sie Zugriff auf alle Einstellungen des maxx PDFMAILERS. Die Einstellungen werden in drei Bereiche (Register) unterteilt. Alle im Ausgabe Dialog getätigten Einstellungen sind temporär und werden nach Erledigen des Druckauftrages wieder verworfen.


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Standard Über die Registerkarte "Standard" lassen sich alle Einstellungen, die zur Verarbeitung des Dokumentes benötigt werden, vornehmen. Erzeugung Dateiname Hier kann ein Dateiname für das zu erstellende PDF- Dokument vergeben werden. Durch einen Klick auf den Punkt ".pdf" kann das entsprechende Ausgabeformat gewählt werden. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen: PDF, JPG, TIF, RTF und JPD. Briefpapier Hier kann ein bereits im voraus erstelltes Briefpapier für den aktuellen Druckauftrag gewählt werden. Es werden alle angelegten Briefpapiere angezeigt sowie "kein Briefpapier", wodurch eine weiße Seite als Hintergrund verwendet wird. Über den Link "Erstellen… " haben Sie die Möglichkeit aus dem aktuellen Druckauftrag ein Briefpapier zu erstellen. Im darauf folgenden Dialogfeld können Sie einen Namen für das neue Briefpapier sowie einen Speicherort im Dateisystem wählen.

Profile Unter diesem Punkt kann zwischen verschiedenen vordefinierten Erstelloptionen gewählt werden. Zur Auswahl stehen folgende Optionen: 1. "Standard", hierbei wird ein PDF mit mittleren Kompression erstellt, das hat eine PDF mittlere Dateigröße zur Folge. 2. "Bildschirm", hierbei wird eine PDF mit sehr starker Kompression erstellt, das hat eine sehr kleine Dateigröße und niedrige Qualität zur Folge. Für den Versand per E-Mail über eine langsame Internetverbindung wird diese Einstellung empfohlen. 3. "Druck", hierbei wird eine PDF mit einer sehr niedrigen Kompression erstellt, das hat eine PDF mit sehr guter Qualität und einer etwas größeren Dateigröße zur Folge. Diese Einstellung empfehlen wir zur Erstellung einer Druckvorlage oder ähnlichem. 4. "PDF /A-1b", hierbei wird eine PDF erstellt, die dem Archivierungsstandard PDF /A entspricht. Dieser Standard setzt unter anderen voraus, dass alle Schriftarten und Bilder im PDF direkt eingebunden sind.


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Vorgänge E-Mail Diese Option aktiviert þ das Versenden per E-Mail für den aktuellen Druckauftrag. In der darunter stehenden Liste kann das zu verwendente E-Mail System gewählt werden. Des weiteren kann gewählt werden, ob der E-Mail Client geöffnet werden soll. Ist dies nicht der Fall, wird die vom PDFMAILER erstellte E-Mail automatisch in den Postausgang des jeweiligen E-Mail Clients gelegt. Speichern Mit dieser Option aktivieren þ Sie das Speichern des Dokumentes im Dateisystem. Über das darunter stehende Listenfeld können Sie einen Speicherpfad einstellen. Durch das Aktivieren der Option "Datei öffnen" wird das erstellte Dokument direkt mit dem entsprechenden Reader geöffnet. Drucken Mit dem aktivieren þ dieser Einstellung wird das erstellte Dokument an einen physikalischen Drucker weitergeleitet. Der gewünschte Drucker kann auf dem darunter stehenden Listenfeld gewählt werden. Hier stehen alle im System vorhandenen Drucker zur Verfügung. Über den Link "Setup… " ist der Zugriff auf die jeweiligen Druckereinstellungen möglich. Extras Durch einen Klick auf den Link "Einstellungen bearbeiten" haben Sie Zugriff auf die kompletten Einstellungen des maxx PDFMAILERS. Über den Link "Dokumenten Info… " können Sie zusätzliche Informationen zu der erstellten PDF- Datei mit übergeben. Diese Informationen werden in den Dateiinformationen des PDF- Dokumentes angezeigt.


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Print Manager

Druckweiterleitung Im Punkt "Drucker" sehen Sie in einer Liste alle am System installierter Drucker. Durch aktivieren þ eines Druckers wird das erstellte Dokument an diesen weitergeleitet. Sollte der ausgewählte Drucker über mehrere Ausgabeschächte verfügen, so kann in der Liste "Papierschacht" direkt der gewünschte Schacht gewählt werden. Über den Link "Druckereinstellungen" haben Sie direkten Zugriff auf die Druckereinstellungen des gewählten Druckers. Frankierung Hier können Sie, sofern die Software STAMPIT der Deutschen Post installiert ist, Frankiervermerke auf das von Ihnen gedruckte Dokument hinzufügen. Beachten Sie bitte, dass der jeweilige Frankiervermerk nur im weitergeleiteten Ausdruck sichtbar ist, nicht jedoch im erstellen PDF- Dokument. Über den Link "STAMPIT Frankiervermerk einfügen" wird automatisch ein Frankiervermerk in das gedruckte Dokument eingefügt. Dieser Vermerk wird gleich auf der linken Seite in der Vorschau sichtbar sein.

Gleichzeitig werden auf der rechten Seite automatisch die STAMPIT Einstellungen gezeigt.


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STAMPIT Einstellungen In diesem Menü lassen sich die STAMPIT relevanten Daten einstellen. Abstand Hier kann die Position des Frankiervermerkes auf dem Dokument bestimmt werden. Dazu muss der Abstand vom linken Rand und vom oberen Rand in cm eingetragen werden. Nun verschiebt sich der Vermerk auf die gewünschte Position. Empfängeradresse In diesem Textfeld sollte die Adresse des Dokumentenempfängers in folgendem Format eingetragen werden: gotomaxx Software GmbH Alte Bundesstraße 10/16 76846 Hauenstein Die auf diesem Weg eingegebene Adresse wird nun vom PDFMAILER in den STAMPIT Frankiervermerk übernommen. Produkt In diesem Menü kann das gewünschte Produkt (Frankierwert) der Deutschen Post gewählt werden. Sollte Ihr benötigtes Produkt nicht in der Liste erscheinen, können Sie über den Link "STAMPIT Einstellungen… " direkt auf STAMPIT zugreifen und hier die gewünschte Einstellung vornehmen. Vorgang starten Nachdem alle Frankier- Einstellungen vorgenommen wurden kann über "Zurück" bestätigt werden. Nun kann der komplette Verarbeitungsvorgang über "Vorgang starten… " angestoßen werden. Beachten Sie jedoch, dass dazu ein Drucker aus der Weiterleitung gewählt sein muss, da der Frankiervermerk nur auf dem physikalischen Ausdruck sichtbar ist. Gedruckte Dokumente In diesem Punkt sehen Sie, wenn die Option "Druckaufträge sammeln" in den maxx PDFMAILER Hauptoptionen aktiviert ist, alle aktuell auf dem maxx PDFMAILER gedruckten Dokumente. Über den Link "Ansicht..." kann die Ansicht auf die Dokumente geändert werden. Sie können sich die Dokumente z.B. nach Dateinamen oder Speichernamen anzeigen lassen. Mit einem Klick auf den entsprechenden Druckauftrag aus der Liste, erscheint dieser in der Vorschau auf der linken Seite.


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Portal Über die Registerkarte "Zurück" haben Sie die Möglichkeit, Dokumente auf das maxx Portal zu übertragen. Hierzu benötigen Sie allerdings einen maxx Portal Account, welchen Sie kostenlos unter www.gotomaxx.com/portal_opener anlegen können.

Zum Upload von Dokumenten auf das maxx Portal benötigt der PDFMAILER grundlegende Information zur Zuordnung des Kunden auf dem entsprechenden Portal. Belegdaten In diesem Bereich können, sofern benötigt, alle relevanten Belegdaten und Belegpositionen erfasst werden. Hierzu verfügt der PDFMAILER über eine Erkennungslogik, welche automatisch beim Drucken den Druckstrom nach den beleg-relevanten Daten durchsucht und diese automatisch in die entsprechenden Felder einträgt. Zusätzlich lassen sich die Daten auch per Hand eintragen oder durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag in der Vorschau auswählen. Standardmäßig wird die Belegart "Rechnung" geliefert. Empfänger Hier können die Daten der Person oder Firma eingetragen werden, für welche das Dokument auf dem Portal veröffentlicht werden soll. Ist diese Person oder Firma schon im maxx Portal angelegt, so werden die Empfängerdaten automatisch vom Portal geladen und im PDFMAILER angezeigt. Ist der jeweilige Kunde noch nicht im Portal angelegt, kann über den Link "Bearbeiten… " das Empfängerprofil angelegt werden. Hierbei ist auf eine korrekte E-Mail Adresse des Kunden zu achten, da an diese E-Mailadresse die automatische Portbenachrichtigung gesendet wird.

http://www.gotomaxx.com/portal_opener


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Zustellung Um zu entscheiden, wie der Beleg weiterverarbeitet werden soll, können Sie unter diesem Punkt die Zustellungsoptionen wählen. Sie können folgende Optionen aktivieren: 1. Auf Portal bereitstellen (Mit dieser Option wird der Beleg direkt auf das maxx Portal geladen) 2. E-Mail Versand (Mit dieser Option wird der Beleg per E-Mail versendet) 3. Beleg signieren (Mit dieser Option wird der Beleg später im Portal signiert) 4. Beleg drucken (Mit dieser Option wird der Beleg am physikalischen Drucker gedruckt) Portal- Zugangsdaten bearbeiten Um Dokumente auf ein Portal zu übertragen, benötigt der maxx PDFMAILER die zum entsprechenden Portal gehörenden Zugangsdaten. Diese Zugangdaten können über den Link "Portal- Zugangsdaten bearbeiten… " eingetragen werden.

Weiterhin kann der PDFMAILER über den Link "Konfiguration aus Datei importieren… " die Zugangsdaten direkt aus der Config- Datei, welche Sie bei der Anmeldung am Portal erhalten, importieren. Vorgang starten Über "Vorgang starten… " kann der Upload des Beleges auf das Portal oder die gewählte Weiterverarbeitung gestartet werden. Anpassen der Erkennungslogik Sollte der maxx PDFMAILER 4.0 auf Grund eines speziellen Beleglayouts einmal nicht alle Belegdaten und Belegpositionen automatisch erkennen, so ist eine Bearbeitung der Erkennungslogik möglich. Damit können Sie den maxx PDFMAILER an Ihr spezielles Beleglayout anpassen, so dass auch dort alle Daten automatisch erkannt werden. Um diese manuelle Anpassung der Erkennungslogik vorzunehmen, wählen Sie bitte in der Registerkarte "Portal" die Option "Bearbeiten Sie die für die Datenerkennung verwendete Erkennungslogik"

Im Anschluss muss das Datenfeld gewählt werden, welches angepasst werden soll.


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Daraufhin öffnen sich im unteren Bereich alle Erkennungsdaten des gewählten Datenfeldes.

Im Punkt Beschriftung werden alle Textinformationen gezeigt, nach denen die maxx PDFMAILER Erkennungslogik im Dokument sucht. Das Feld Format zeigt das jeweilige Datenformat des gewählten Feldes an. Um die Logik des maxx PDFMAILERS nun zu erweitern, rufen Sie bitte über den Link "Erkennungslogik- Assistent" den Assistent zum Anpassen der Erkennung auf. Folgen Sie nun, um die Erkennung anzupassen, den Schritten, die der Assistent Ihnen vorgibt. Nachdem alle Schritte ausgeführt wurden, erkennt der PDFMAILER die von Ihnen angepassten Felder automatisch.


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maxx PDFMAILER Steuerbefehle maxx PDFMAILER PROFESSIONAL und maxx PDFMAILER Profi & Print unterstützt externe Befehle zur Drucksteuerung, die der Anwender mit einem Druckauftrag an maxx PDFMAILER übermitteln kann. Die Befehle werden direkt in den Text eingefügt oder in dem Druckformular hinterlegt.

Aufbau eines Steuerbefehls Steuerbefehle bestehen aus drei Abschnitten @@XXWERT@@ 1. Steuerbefehl Der Steuerbefehl ist jeweils zwei Zeichen lang. Dieser Befehl wird durch zwei Befehlstrenner (@@) angeführt. 2. Parameter Nach dem Befehlstrenner folgt unmittelbar der Parameter (xx) für diesen Befehl. 3. Enderkennung Dieser Parameter wird wiederum durch zwei weitere Befehlstrenner (@@) abgeschlossen.

mailto:(@@)

mailto:(@@)


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Liste der Steuerbefehle Nachfolgend die Liste der möglichen Steuerbefehle: Mail aa Übergabe einer E-Mailadresse (An Empfänger) Dieser Befehl übergibt die Ziel E-Mailadresse für den aktuellen Druckauftrag in das Feld “ AN“ des E-Mail-Clients. Beispiel: @@[email protected]@@ bc Übergabe einer E-Mailadresse (Blindkopie an) Dieser Befehl übergibt die E-Mailadresse für den aktuellen Druckauftrag in das Feld BCC (Blindkopie an) des E-Mail-Clients. Beispiel: @@[email protected]@@ cc Übergabe einer E-Mailadresse (Kopie an) Dieser Befehl übergibt die E-Mailadresse für den aktuellen Druckauftrag in das Feld CC (Kopie an) des E-Mail-Clients. Beispiel: @@[email protected]@@ ed Übergabe einer E-Mailbetreffzeile Dieser Eintrag erscheint in der Subject- bzw. der Betreffzeile der E-Mail. Beispiel: @@edAngebot vom 12.12.2007 Belegnummer 011354@@ mf Definition des PDF-Dateinamens (Versenden) Mit diesem Steuerzeichen können Sie den Dateinamen des PDF-Dokuments festlegen. Dieser Dateiname wird nur für das Versenden der PDF-Datei verwendet. Beispiel: @@mfAngebot1002@@ Hinweis: Bitte keine Dateierweiterung (pdf) übergeben!

mailto:[email protected]




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sa Übergabe eines E-Mailtextes (Bodytext) Wenn aus einer Applikation nicht nur ein Dokument in einer E-Mail versendet werden soll, sondern auch zusätzlich zu dem Anhang die komplette E-Mail erzeugt werden muss, wird der Befehl "sa" verwendet. Beispiel: @@saSehr geehrter Herr Maier@@ @@savielen Dank für Ihre Anfrage vom Montag. Anbei erhalten @@ @@saSie das gewünschte Angebot.@@ @@sa@@ @@saIn der KW40 wird sich Herr Günther mit Ihnen in Verbindung setzen@@ @@sa@@ @@sa@@ @@saMit freundlichen Grüßen@@ @@sa@@ @@sagotomaxx gmbh@@ Hinweis: Dieser Befehl kann nicht Zeilenübergreifend verwendet werden. mb Übergabe eines E-Mailtextes (Bodytext) aus Textdatei Mit diesem Befehl kann der komplette E-Mailbodytext direkt aus einer Textdatei ausgelesen werden. Somit muss nicht der ganze E-Mailtext mittels des Steuerzeichens „ sa" übergeben werden. Beispiel: @@mbC:\body\text1.txt@@ bf Standardverzeichnis für Attachments definieren Hier können Sie ein Standardverzeichnis für weitere E-Mailanhänge/Attachments definieren. Wenn Sie diesen Befehl gesetzt haben, können über den Befehl "ma" alle Dateien, welche sich in diesem Verzeichnis befinden, ohne Angabe des Pfades angehängt werden. Dies erspart Ihnen das mehrfache Eintippen des gleichen Pfades. Beispiel: @@bfC:\Anlagen@@ ma Übergabe weiterer E-Mailanhänge (Datei anhängen) Mit diesem Befehl können Sie weitere Attachments an die E-Mail anhängen lassen. Hier muss immer der komplette Pfad zur Datei angegeben werden. Wenn Sie jedoch den Steuerbefehl „ bf" verwendet haben, reicht hier auch der Dateiname aus. Beispiel: @@maC:\Anlagen\AGB.pdf@@ @@maAGB.pdf@@ Sucht diese Datei in dem unter "bf" angegebenen Verzeichnis.


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mo E-Mailclient immer öffnen aktivieren/deaktivieren Mit diesem Befehl kann die Option „ E-Mailclient immer öffnen" aktiviert und deaktiviert werden. Der Parameter 0 deaktiviert diese Option, alle anderen Parameter aktivieren sie. Beispiel: @@mo@@ (Option ist aktiviert) @@mo0@@ (Option ist deaktiviert) ms Mailsystem wählen Über diesen Befehl kann das zu verwendende Mailsystem gewählt werden. Zur Auswahl stehen alle Standard MAPI Clients welche in den PDFMAILER Einstellungen gelistet werden. Beispiel: @@msStandard MAPI@@ md Mail ohne das erstellte Dokument. Wird dieser Befehl verwendet, so wird ein E-Mail generiert, ohne das erstelle Dokument in Anlage Beispiel: @@md@@ mp Mail Priorität in MS Outlook Mit diesem Steuerbefehl lässt sich die Priorität der generierten E-Mail einstellen. Zur Auswahl stehen die Wert: 0- Niedrig; 1- Normal; 2- Hoch; Beispiel: @@mp0@@ (Priorität Niedrig) @@mp1@@ (Priorität Normal) @@mp2@@ (Priorität Hoch) Hinweis: Dieses Steuerzeichen funktioniert nur mit MS Outlook und nicht, wenn die Standard MAPI Schnittstelle verwendet wird.


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Speichern df Definition des Speicherortes der PDF- Datei Mit diesem Steuerzeichen definieren Sie den Pfad für das Speichern der PDF- Datei. Beispiel: @@dfc:\pdfdokumente\Angebote@@ sf Definition des PDF- Dateinamens (Speichern) Mit diesem Steuerzeichen können Sie den Dateinamen des PDF- Dokuments festlegen. Dieser Dateiname wird nur für das Speichern der PDF- Datei verwendet. Beispiel: @@sfAngebot1002@@ Hinweis: Bitte keine Dateierweiterung (pdf) übergeben! se Parameter bei existierender Datei setzen Mit diesem Befehl kann definiert werden, was passieren soll, wenn eine gleichnamige Datei in diesem Verzeichnis schon besteht. Mögliche Optionen sind: 0 = Abbrechen 1 = Überschreiben 2 = Hochzählen Beispiel: @@se2@@ sd PDF-Datei nach Speichern anzeigen Mit diesem Befehl kann eingestellt werden, ob die Datei, nachdem sie gespeichert wurde, automatisch mit dem Acrobat Reader geöffnet werden soll. 0 = die Datei wird nicht geöffnet, alles andere bedeutet, dass die Datei geöffnet wird. Beispiel: @@sd@@ Datei wird geöffnet @@sd0@@ Datei wird nicht geöffnet sl Ausführen einer Kommandozeile Mit diesem Steuerzeichen kann eine Kommandozeile mitgegeben werden; welche beim Öffnen des Dokumentes automatisch ausgeführt wird. Beispiel: @@slNotepad.exe %1@@


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Sicherheit su Passwort zum Öffnen des Dokuments übergeben Hier kann das Passwort, welches zum Öffnen des Dokuments benötigt wird, gesetzt werden. Beispiel: @@su1895Lab45p0O@@ so Passwort zum Ändern der Sicherheitseinstellungen des Dokuments übergeben Hier kann das Passwort, welches zum Ändern der Sicherheitseinstellungen benötigt wird, gesetzt werden. Beispiel: @@so55llIZT128Iuu@@ sr Sicherheitseinstellungen übergeben Hier können die Sicherheitseinstellungen für das erstellte PDF- Dokument gesetzt werden. Mögliche Optionen: P = Drucken erlauben S = Selektieren und Kopieren von Inhalten erlauben C = Ändern des Dokuments erlauben A = Hinzufügen und Ändern von Formularfeldern erlauben Diese Optionen können frei kombiniert werden. Beispiel: @@srPA@@ - Erlaubt das Drucken, Hinzufügen und Ändern von Formularfeldern.


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Optionen bp Briefpapier setzen Für das Erstellen des PDF-Dokuments wird das angegebene Briefpapier verwendet. Existiert dieses nicht, wird kein Briefpapier verwendet. Beispiel: @@bpgotomaxx@@ fn Definition des PDF- Dateinamens (Versenden und Speichern) Mit diesem Steuerzeichen können Sie den Dateinamen des PDF- Dokumentes festlegen. Dieser Dateiname wird sowohl für das Versenden als auch für das Speichern der PDF- Datei verwendet. Dieser Steuerbefehl hat Vorrang vor „ sf" und „ mf". Beispiel: @@fnAngebot1002@@ Hinweis: Bitte keine Dateierweiterung (pdf) übergeben! od Ausgabedialog aktivieren/deaktivieren Mit diesem Steuerbefehl können Sie das Öffnen des Ausgabedialogs aktivieren oder deaktivieren. Mögliche Optionen: 0 = Deaktivieren alle anderen Eingaben oder keine = Aktivieren Beispiel: @@od@@ - Aktiviert den Ausgabedialog. @@od0@@ - deaktiviert den Ausgabedialog. ml Als E-Mail versenden Das Generieren von Mails "Aktivieren" oder "Deaktivieren". 0 = Deaktivieren alle anderen oder keine Eingaben = Aktivieren Beispiel: @@ml@@ - Aktiviert das Generieren von E-Mails. @@ml0@@ - Deaktiviert das Generieren von E-Mails.


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sv PDF-Datei speichern Das Speichern von Dokumenten "Aktivieren" oder "Deaktivieren" 0 = Deaktivieren alle anderen oder keine Eingaben = Aktivieren Beispiel: @@sv@@ - Aktiviert das Speichern von Dokumenten. @@sv0@@ - Deaktiviert das Speichern von Dokumenten. cl Weblinks verarbeiten Das Verarbeiten von Weblinks "Aktivieren" oder "Deaktivieren" 0 = Deaktivieren alle anderen oder keine Eingaben = Aktivieren Beispiel: @@cl@@ - Aktiviert das Verarbeiten von Weblinks. @@cl0@@ - Deaktiviert das Verarbeiten von Weblinks. jc Druckaufträge sammeln Das Sammeln von Druckaufträgen "Aktivieren" oder "Deaktivieren" 0 = Deaktivieren alle anderen oder keine Eingaben = Aktivieren Beispiel: @@jc@@ - Aktiviert das Sammeln von Druckaufträgen. @@jc0@@ - Deaktiviert das Sammeln von Druckaufträgen. jm Druckaufträge zusammenführen Das Zusammenführen von Druckaufträgen "Aktivieren" oder "Deaktivieren" 0 = Deaktivieren alle anderen oder keine Eingaben = Aktivieren Beispiel: @@jm@@ - Aktiviert das Zusammenführen von Dokumenten. @@jm0@@ - Deaktiviert das Zusammenführen von Dokumenten. jd Für jeden Druckauftrag eine separate E-Mail erstellen "Aktivieren" oder "Deaktivieren" der Option "Für jeden Druckauftrag eine separate E-Mail erstellen." 0 = Deaktivieren alle anderen oder keine Eingaben = Aktivieren Beispiel: @@kd@@ - Aktiviert die Option @@kd0@@ - Deaktiviert die Option


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je Beendet das Sammeln von Druckaufträgen und startet die Verarbeitung. Das Steuerzeichen beendet das Sammeln von Druckaufträgen und startet automatisch die Verarbeitung. Beispiel: @@je@@ jp Grafik einfügen Hier kann eine zusätzliche Grafik in das PDF- Dokument eingefügt werden. Mögliche Optionen: Pfad\Dateiname

Das Bild wird in Originalgröße an der Stelle des Steuerbefehls eingefügt. Die linke obere Ecke der Grafik ist da, wo der Steuerbefehl beginnt.

Breite*Höhe*Pfad\Dateiname Das Bild wird mit den in mm angegebenen Größen an der Stelle des Steuerbefehls eingefügt.

X*Y*Breite*Höhe*Pfad\Dateiname Das Bild wird mit den angegebenen Parametern in das Dokument eingefügt. X und Y werden in mm angegeben. Sie geben den Abstand des Bildes zum linken oberen Seitenrand an.

Beispiel: @@ipC:\Unterschriften\Mitarbeiter1.bmp@@ - Fügt die Unterschriftengrafik des Mitarbeiters1 an der Stelle des Steuerzeichens in Originalgröße ein. of Setzen des Ausgabeformates Mit diesem Steuerbefehl lässt sich das Ausgabeformat bestimmen. Zur Auswahl stehen: '0'=PDF; '1'=JPEG; '2'=TIFF Beispiel: @@of0@@ (Ausgabeformat: PDF) @@of1@@ (Ausgabeformat: JPEG) @@of2@@ (Ausgabeformat: TIFF) cf Steuerzeichen aus externer Datei einbinden Sie können alle Steuerzeichen des maxx PDFMAILERS in einer externen TXT Datei ablegen. Diese TXT Datei wird über das Steuerzeichen „ cf“ eingebunden. Als Wert muss der komplette Pfad zu der TXT Datei angegeben werden. Beispiel: @@cf C:\Temp\Steuerzeichen.txt@@


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sc Script Verarbeitung Dieser Steuerbefehl startet automatisch die Script Verarbeitung des maxx PDFMAILER Als Wert muss der Name des entsprechenden Scripts angegeben werden. Beispiel: @@sc+MeinScript@@ (Aktiviert das entsprechende Script) @@sc-MeinScript @@ (Deaktiviert das entsprechende Script) di Übergabe der Dokumenten-Informationen Mit diesem Steuerzeichen können die PDF- Dokumenten-Informationen automatisch übergeben werden. Als mögliche Übergabeparameter stehen folgende Werte zur Auswahl: 't': Titel 'a': Autor 's': Thema 'k': Stichwörter Beispiel: @@ditMeinTitel@@ (Setzt den Titel des Dokuments in die PDF-Informationen) pf Druckerweiterleitung Hiermit kann eine Druckerweiterleitung an einen beliebigen am System installierten Drucker eingestellt werden. Als Wert muss der Name des entsprechenden Druckers angegeben werden. Beispiel: @@pfHPDeskJet@@ rp Seite aus dem Dokument entfernen Mit diesem Steuerzeichen können beliebige Seiten aus dem Druckauftrag herausgenommen werden. Beispiel: @@rpc@@ (Entfernt die Seite aus dem Dokument, auf der das Steuerzeichen steht) @@rpf@@ (Entfernt alle Seiten, die nach der Seite mit dem Steuerzeichen kommen) @@rp@@(Entfernt alle Seiten, die nach der Seite mit den Steuerzeichen kommen + die Seite mit dem Steuerzeichen) nd Unterteilen eines Druckauftrages in mehrere einzelne Duckaufträge. Mit diesem Steuerzeichen beginnt an der Stelle, an der das Steuerzeichen im Dokument steht, ein neuer Druckauftrag, welcher vom PDFMAILER gesondert verarbeitet werden kann. Beispiel: @@nd@@

mailto:rp@@(Entfernt


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STAMPIT si automatische Übergabe der STAMPIT relevanten Daten Mit dem Steuerzeichen „ si“ können die Daten übergeben werden, die STAMPIT benötigt, um ein Frankiervermerk zu erstellen. Es können folgenden Daten übergeben werden: page - gibt an, auf welcher Seite der Vermerk eingefügt wird adr - gibt die Adresse des Empfängers an, mit ‚\n’ kann ein Zeilenumbruch erzeugt werden prd - gibt das gewünschte Produkt an Standard Brief: 1 Kompakt Brief: 11 Großbrief: 21 Maxibrief: 31 left - Position von Links in mm top - Position von Oben in mm prn - Der Drucker, auf dem das Dokument gedruckt werden soll, wird hier keine Angabe gemacht, wird

der Standarddrucker verwendet. vld - gibt an, ob der Frankiervermerk gültig sein soll oder nicht. Es gibt folgende Optionen: 'a': Es wird per Dialog die Gültigkeit abgefragt 'n': Der Vermerk ist nicht gültig 'y': Der Vermerk ist gültig Beispiel: @@si page=1;adr=Maxx Mustermann \n76829 Landau; prd=1;left=21;top=56;prn=;vld=a@@


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Portal xi Übergabe der Belegdaten Mit dem Steuerzeichen lassen sich die Belegdaten automatisch an den maxx PDFMAILER übergeben. Es können folgende Daten übergeben werden: VOUCHER_ID= Belegnummer VOUCHER_DATE= Belegdatum TOTAL_AMOUNT= Gesamtbetrag RECIPIENT_ID= Kundennummer Beispiel: @@xi VOUCHER_ID=4567891 @@ @@xi VOUCHER_DATE=10.10.2003 @@ @@xi TOTAL_AMOUNT=150,10@@ @@xi RECIPIENT_ID=123456 @@ xr Übergabe der Belegpositionen Mit diesem Steuerzeichen können die Belegpositionen aus dem Dokument an den PDFMAILER übergeben werden. Dabei stehen folgende Daten zur Verfügung: ITEM_ID= Artikelnummer ITEM_QUANITY= Menge ITEM_TOTAL= Summe Beispiel: @@xr TABLE=ITEM_DETAILS | ITEM_ID=11101 | ITEM_QUANTITY=4 | ITEM_TOTAL=150,10@@ xc Übergabe der Empfängerdaten Dieser Steuerbefehl übergibt die Portalempfängerdaten aus dem Dokument an den PDFMAILER. Es können folgende Daten übergeben werden. nummer = Kundennummer (kann auch über ‘xi’ übergeben werden) firma = Firmenname vorname = Vorname name = Name plz = Postleitzahl stadt = Stadt strasse = Straße steuernr =Steuernummer hrb = HRB Nummer email = E-Mail Adresse telefone = Telefonnummer Beispiel: @@xc firma=gotomaxx GmbH | [email protected] | name=Mustermann | Vorname=Max@@



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xd Definiert die Verarbeitungsoptionen Mit diesem Befehl lassen sich folgende Verarbeitungsoptionen einstellen: 'p' - Upload und Veröffentlichung im Portal 'm' - Beleg wird per E-Mail versendet 's' - Beleg wird auf dem maxx Portal signiert Beispiel: @@ xd ps@@ (Der Beleg wird auf dem Portal veröffentlicht und signiert)


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Sie haben Fragen und Anregungen?

Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung: [email protected]


Documents

maxx PDFMAILER XML 4maxx PDFMAILER XML 4.0 5 Einführung Über maxx PDFMAILER XML 4.0 maxx PDFMAILER erzeugt einfach per Ausdruck Dateien im PDF-Format, vergibt automatisch einen Dateinamen