Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

WissensImpuls GbR

Danny Flemming

Silicon Saxony e.V.

Arbeitskreis Personalentwicklung

Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

26.09.2012

WissensImpuls

Unsere Vision

Unser Auftrag

WissensImpuls unterstützt Menschen und Organisationen bei der Wahrnehmung dieser Verantwortung, sowohl auf individueller, organisationaler als auch gesellschaftlicher Ebene.

Unsere Kunden

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Jeder Mensch soll ein für sich optimales Umfeld vorfinden – eigenverantwortlich

erreicht durch die Erweiterung von Fähigkeiten und die Anpassung des Umfelds.

Agenda

„Alt vs. Jung – Wissenssicherung und Wissenstransfer“

• Ausgangssituation

• Grundfrage

• Welches Wissen ist eigentlich relevant?

• Welche Methoden erleichtern dem Nachfolger den Start?

• Fazit

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Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Wissenssicherung und Wissenstransfer:

Ausgangssituation.

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Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Ausgangssituation:

Wissen als Kernressource.

• Wissensintensive Branche

• Wettbewerbsfaktor: Innovative Produkte und Dienstleistungen

• Spezialisten sind rar gesät

• Kostendruck durch globalen Wettbewerb

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Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Ausgangssituation:

Wissen droht abzufließen.

• „Geplante Fluktuation“: – intern:

• Mitarbeiter werden befördert

• Mitarbeiter wechseln an andere Standorte oder in andere Bereiche

– extern:

• Mitarbeiter gehen in Vorruhestand/Rente

• Mitarbeiter verlassen das Unternehmen im Rahmen von Restrukturierungsmaßnahmen

• „Ungeplante Fluktuation“: – extern:

• Mitarbeiter kündigen

• Mitarbeiter fallen durch unerwartete Krankheit oder Tod aus

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Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Ausgangssituation:

Wissen droht abzufließen.

• Kosten bei externer Fluktuation

– Annahme:

• Mitarbeiterin (2.600€ Brutto, 20 Tage Resturlaub) schaut sich 3 Monate lang nach einer neuen Stelle um, bis sie schließlich (mit einer Frist von zwei Monaten) kündigt.

• 10 Bewerber um die Nachfolge, neuer Mitarbeiter verdient 2.000€ Brutto.

Quelle: arbeitswelten.at

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Kostenart Betrag

Separationskosten 10.370

Kosten der Neubesetzung 4.050

Kosten für Einschulung / Einarbeitung 5.960

Kosten für Doppelbelastungen 5.250

FLUKTUATIONSKOSTEN GESAMT 25.630

Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Grundfrage:

Wie kann Expertenwissen im Unternehmen gehalten werden, wenn Wissensträger ausscheiden?

– Welches Wissen ist eigentlich relevant?

– Welche Methoden erleichtern dem „Nachfolger“ den Start?

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Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Welches Wissen ist eigentlich relevant?

• Wissenstreppe (North, 1999):

Zeichen Daten Informationen Wissen Können Handeln

• Daten und Informationen können allen möglichen Arten von Speichermedien entnommen werden. Wissen jedoch ist immer an Personen gebunden (Probst et al., 2003).

North, K. (1999). Wissensorientierte Unternehmensführung: Wertschöpfung durch Wissen. Wiesbaden: Gabler.

Probst, G., Raub, S. & Romhardt, K. (2003). Wissen managen. Wiesbaden: Gabler.

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Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Welches Wissen ist eigentlich relevant?

• Besonders in kleineren Unternehmen mehr implizites als explizites Wissen • Einzelne Experten von zentraler Bedeutung • In den Köpfen der Mitarbeiter oder im kollektiven Gedächtnis einer

Organisation verankertes Wissen ist von äußerst flüchtiger Natur Was passiert, wenn die entsprechenden Wissensträger aus der Organisation

ausscheiden?

Polanyi, M. (1985). Implizites Wissen. Frankfurt am Main: Suhrkamp.

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an Einzelperson gebunden

an mehrere Personen gebunden

Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Welches Wissen ist eigentlich relevant? • Eigene Studie (2010):

Wissensmanagement in KMU – (101 Mitarbeiter und Geschäftsführer

regionaler KMU) aus versch. Branchen – „Ist in Ihrem Unternehmen Wissen eher

in den Köpfen der Mitarbeiter verankert, oder liegt es eher explizit dokumentiert vor?“ • implizit: 61,5% der Geschäftsführer • explizit: 23,1% der Geschäftsführer • sowohl als auch: 15,4% der Geschäftsführer

Fazit • Das Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen führt ohne gezielte

Gegenmaßnahmen fast zwangsläufig zu Wissensverlusten. • Generationenwechsel, Umstrukturierungen, Fluktuation etc. hat oft die

unerwünschte Nebenwirkung, dass langfristig aufgebaute Wissenspotentiale für die Organisation verloren gehen.

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Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Welches Wissen ist eigentlich relevant?

• Grundlage: Gesteuerter Transfer

• Systematisierung der Wissensbereiche

Welche Wissensbereiche sind besonders erfolgskritisch für das Unternehmen?

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Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Welches Wissen ist eigentlich relevant?

• Grundlage: Gesteuerter Transfer

• Systematisierung der Wissensbereiche

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Strategisch Operativ

Fachwissen Führungswissen Arbeitsorganisation

• Fachliche Qualifikation • Informationsquellen

• Führungserfahrung • Stil und Instrumente • Befugnisse

• Unternehmensorganisation • Prozesse • Selbstorganisation • Dokumentenmanagement

Beziehungswissen Methodenwissen Projektwissen

• Ansprechpartner • Kommunikationskanäle

• Verfahren • Techniken

• Projekterfahrungen • Lessons Learned • Laufende Initiativen

Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Welche Methoden erleichtern dem Nachfolger den Start?

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• Dokumentenmanagementsystem

• Wikis

• Datenbanken

Technische Ebene

• Prozesslandkarten

• Lessons Learned

Organisationale Ebene

• Wissenstransfergespräche

• Mentorenmodelle

Menschliche Ebene

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imp

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Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Fazit

• Besonders implizites, individuelles Wissen geht bei einem Generationswechsel leicht verloren

• Technische und organisatorische Maßnahmen sind dabei hilfreich, stoßen aber an Grenzen

• Systematische Ergänzung durch individuelle Maßnahmen notwendig

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Wie Sie uns erreichen

WissensImpuls GbR Tel: 0351 - 65 36 681

Strehlener Straße 22 Fax: 0351 - 65 36 682

01069 Dresden Mail: info@wissensimpuls.de

26.09.2012 Folie 15 Seminar „Psychosoziale Beratung“

Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Ausgangssituation:

Wissen droht abzufließen.

Separationskosten

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Kostenart Basis Betrag

Auszuzahlende Urlaubstage Annahme : 20 Tage ca. 3.700

Entlassungsformalitäten Annahme: 10 Arbeitsstunden (Zeugnis schreiben, Endabrechnung, Korrespondenz, Meldungen, …) für Personaler (Kosten: 3.500 Euro/Monat inkl. Nebenkosten)

ca. 220

Austrittsgespräch mit dem Personalleiter Annahme: Personalleiterkosten inkl. Nebenkosten EUR 9.000 Euro/Monat

ca. 50

Minderleistung durch Jobsuche und innere Kündigung während der Jobsuche

Annahme: 20% weniger Leistung während der drei Monate Jobsuche

ca. 2100

Minderleistung während der Kündigungsfrist Annahme: 33% während der verbleibenden zwei Monate (20 Tage genommenen Resturlaub berücksichtigt)

ca. 2.300

Schulungen der letzten drei Jahre Annahme: 1.000 Euro pro Jahr, lineare „Entwertung“ ca. 2.000

Zwischensumme 10.370

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Ausgangssituation:

Wissen droht abzufließen.

Kosten für die Neubesetzung

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Kostenart Basis Betrag

Stellenanzeige Annahme: 1/8 Seite, Tageszeitung, Doppelschaltung inkl. Online

3.500

Zeitaufwand für Abstimmung mit Führungkraft inkl. Gestalten der Anzeige und internes Schalten

Annahme: 1,5 Stunden (Führungskraft und MA Personalabteilung)

ca. 100

Sichten der Bewerbungen und einladen von Bewerbern

Annahme: 3 Stunden ca. 80

Vorstellungsgespräche inkl. Nacharbeit Annahme: 1,5 Stunden je Termin und das bei zumindest 10 Bewerbern

ca. 350

Einstellungsformalitäten Annahme: 1,5 Stunden ca. 20

Zwischensumme 4.050

Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Ausgangssituation:

Wissen droht abzufließen.

Einschulungs- / Einarbeitungskosten

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Kostenart Basis Betrag

Allgemeine Einführung Ein Tag mit Filialleiter / MA Personalabteilung ca. 160

Zeit für Einarbeitung ohne eigene Arbeitsleistung

Annahme: Neuer Mitarbeiter verdient 2.000 Euro (inkl. Nebenkosten also ca. 3.000 Euro) und schaut im ersten Monat die Hälfte der Zeit zu, um zu lernen

1.500

Minderleistung der einschulenden Mitarbeiter

Annahme: 30% der Zeit zumindest immer eines Mitarbeiters geht für Einschulung in dem Monat drauf, MA kostet 3.500 Euro/Monat

ca. 1000

Ausbildungskosten Annahme: 3.000 Euro externe Kosten in den ersten Monaten für Neueinschulung

3.000

Erhöhte Fehlerquote und langsameres Arbeitstempo

Annahme: 10% der Monatsgage als zusätzliche Kosten

300

Zwischensumme 5.960

Förderung von Kommunikation zwischen Wissensträgern

Ausgangssituation:

Wissen droht abzufließen.

Doppelbelastungskosten

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Kostenart Basis Betrag

Kosten zusätzlicher Arbeitsplatz, Berechtigungen, etc.

Annahme ca. 500

Doppelbesetzung im überlappenden Monat Kosten des neuen Mitarbeiters für das eine Monat 3.000

Interne Rochaden der Mitarbeiter, Kundenübergaben, Einarbeitung in neue Kundenfälle, Übernahme neuer Aufgaben

Annahme 1.000

Überstunden der verbleibenden Mitarbeiter Annahme: 20 Stunden zu einem Gehalt von 3.500,– (inkl. Nebenkosten)

750

Zwischensumme 5.250