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Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen Kompaktes Anwenderwissen zur Abwicklung von Geschäftsprozessen von Michael Gayer, Andreas Luszczak, Robert Singer 1., A. Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen – Gayer / Luszczak / Singer schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Unternehmenssoftware, Buchhaltungssoftware Microsoft 2013 Verlag C.H. Beck im Internet: www.beck.de ISBN 978 3 86645 568 9 Inhaltsverzeichnis: Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen – Gayer / Luszczak / Singer

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  • Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen

    Kompaktes Anwenderwissen zur Abwicklung von Geschftsprozessen

    vonMichael Gayer, Andreas Luszczak, Robert Singer

    1., A.

    Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen Gayer / Luszczak / Singer

    schnell und portofrei erhltlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

    Thematische Gliederung:

    Unternehmenssoftware, Buchhaltungssoftware

    Microsoft 2013

    Verlag C.H. Beck im Internet:www.beck.de

    ISBN 978 3 86645 568 9

    Inhaltsverzeichnis: Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen Gayer / Luszczak / Singer

  • 77

    Kapitel 3

    Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    In diesem Kapitel:

    Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung 78

    Organisationsstrukturen 88

    Mandanteneinrichtung 94

    Grundlegende Stammdaten 104

    Werkzeuge zur Systemeinrichtung 113

  • 78 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Wie in Kapitel 1 gezeigt, bietet Microsoft Dynamics NAV als ERP-System eine durchgngigeInformationsquelle fr alle Unternehmensbereiche und beinhaltet daher ein Modell von Orga-nisation und Geschftsprozessen.

    In diesem Kapitel werden die Grundlagen der Organisationsstrukturen und elementarer System-einrichtung in Dynamics NAV gezeigt. Dieses Wissen wird abgesehen von Aufgaben der System-administration zwar nicht direkt fr die tgliche Arbeit bentigt, erleichtert aber das Verstnd-nis der Zusammenhnge.

    Wenn Sie gleich mit der praktischen Arbeit beginnen und daher sofort zu Kapitel 4 wechseln wol-len, sollten Sie zumindest die Artikelstammverwaltung im Abschnitt Grundlegende Stammdaten ab Seite 104ansehen. Der Artikelstamm stellt eine wesentliche Basis fr die Arbeit in allen Bereichen der Materialwirtschaftdar.

    In diesem Kapitel sind neben mandantenbezogenen Aufgaben, die im Windows-Client durchge-fhrt werden, auch Verwaltungsaufgaben beschrieben, die in der Entwicklungsumgebung durchzufhren sind.

    Die Abbildungen und Beschreibungen in diesem Kapitel sind auf keine bestimmte Rolle bezogen, der Aufruf derbentigten Seiten im Windows-Client wird ber das Men Abteilungen durchgefhrt. Alternativ knnen Sie dieSeiten aber auch aufrufen, indem Sie den Namen der jeweiligen Seite in das Suchfeld rechts in der Adressleisteeintippen und die gewnschte Menoption im Suchergebnis whlen.

    Berechtigungssystem und BenutzereinrichtungUnternehmenslsungen wie Dynamics NAV enthalten vertrauliche Daten, weshalb ein entspre-chendes Berechtigungssystem zur Steuerung der Zugriffsmglichkeiten der einzelnen Benutzererforderlich ist. Als Voraussetzungen mssen sich die Benutzer einerseits im System identifizie-ren (Authentifizierung) und andererseits die entsprechenden Zugriffsmglichkeiten fr denauthentifizierten Benutzer definiert sein.

    Zur Einrichtung der Zugriffsmglichkeiten identifizierter Benutzer enthlt Dynamics NAV einzweistufiges Berechtigungssystem, das wie folgt gegliedert ist:

    Einstellung des Objektzugriffs auf Ebene von Berechtigungsgruppen (Zugriffsrechtstze) Zuordnung von Benutzern zu Zugriffsrechtstzen

    Jeder Zugriffsrechtsatz enthlt eine Liste mit Objekten (z.B. Tabellen oder Berichte), auf die erZugriff bietet. Fr jeden Objektzugriff kann zustzlich festgelegt werden, ob lediglich ein Lese-zugriff oder auch ein Schreib- oder Lschzugriff gewhrt wird.

    Ein Benutzer wird dann einem oder mehreren Zugriffsrechtstzen zugeordnet und erhltdadurch den entsprechenden Zugriff auf alle Objekte der zugeordneten Zugriffsrechtstze.

    Das Berechtigungssystem in Dynamics NAV wird aktiviert, indem einem Benutzer der Zugriffs-rechtsatz SUPER zugewiesen wird. Dieser Benutzer kann als Systemadministrator weitereAdministratoren und Benutzer anlegen.

    TIPP

    HINWEIS

  • Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung 79

    Im Zusammenhang mit der Benutzerverwaltung ist zwischen den Zugriffsrechtstzen undBenutzerberechtigungen auf der einen Seite und den Benutzerprofilen und der Oberflchenkon-figuration auf der anderen Seite zu unterscheiden:

    Zugriffsrechtstze Legen fest, auf welche Objekte ein Benutzer zugreifen darf Benutzerprofile Bestimmen Menstruktur und Rollencenter und legen damit fest, wo

    diese Objekte auf der Benutzeroberflche zu finden sind

    AuthentifizierungBasis fr das Berechtigungssystem ist die Identifizierung der Benutzer, die im System arbeiten ein Vorgang, der mit dem Begriff Authentifizierungsprozess bezeichnet wird. Unter derVoraussetzung, dass das Berechtigungssystem aktiviert ist, knnen nur authentifizierte Benutzereinen Clientzugriff auf Dynamics NAV durchfhren. Hierbei kann die Authentifizierung inDynamics NAV 2013 auf folgende Art erfolgen:

    Windows Start des NAV-Clients ohne separate Kennworteingabe (Single Sign-On) Benutzername Eingabe von Windows-Benutzernamen und Kennwort beim Start des NAV-

    Clients

    NavUserPassword Authentifizierung durch den Dynamics NAV-Server (unabhngig vonWindows-Benutzer/Active Directory) mit Eingabe von Benutzernamen und Kennwort

    AccessControlService Authentifizierung durch Cloud-basierte DiensteWenn der Dynamics NAV-Server im lokalen Netzwerk installiert ist, wird fr interne Benutzerim Normalfall die Windows-Authentifizierung genutzt. Bei dieser wird von Dynamics NAVgeprft, ob der Benutzer ein gltiges Windows-Konto in Active Directory besitzt, das denZugriff auf den Server erlaubt. Als zweite Voraussetzung fr die Anmeldung muss der jeweiligeWindows-Benutzer (oder eine zugeordnete Windows-Gruppe) in den zugelassenen Windows-Anmeldungen von Dynamics NAV eingetragen sein.

    Die Dynamics NAV-Hilfe enthlt weitergehende Hinweise zur Einrichtung und Nutzung der Benut-zerauthentifizierung (Anwendungshilfe fr Microsoft Dynamics NAV 2013/Einrichtung und Verwaltung/Verwal-tung in rollenbasierten Clients/Info zu Benutzern/Benutzer- und Anmeldeinformationstypen).

    BenutzerverwaltungAlle Benutzer von Microsoft Dynamics NAV mssen in der Benutzerverwaltung angelegt wer-den, wobei abhngig von der Authentifizierungsart unterschiedliche Informationen einzutragensind.

    Benutzerstammdaten

    Die Benutzerverwaltung wird ber den Link Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Allgemein/Benutzer geffnet. Die Listenseite der Benutzerverwaltung zeigt einen berblick aller vorhande-nen Benutzer.

    HINWEIS

  • 80 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Ein neuer Benutzer kann hier ber die Tastenkombination + oder die Schaltflche Neuauf der Registerkarte Start angelegt werden. In der Benutzerkarte, die zum Eintragen der ben-tigten Benutzerdaten geffnet wird, sind neben dem Benutzernamen vor allem folgende Datenrelevant:

    Lizenztyp Vollzugriff oder eingeschrnkter Zugriff fr den betreffenden Benutzer in ber-einstimmung mit dem jeweiligen Lizenzvertrag

    Authentifizierung Entsprechend der gewhlten Authentifizierungsart im jeweiligen Info-register

    Benutzerzugriffsrechtstze Zuordnen der Zugriffsrechtstze (Benutzergruppen) zur Bestim-mung der Berechtigungen des Benutzers in Dynamics NAV (siehe weiter unten)

    Abbildung 3.1 Benutzerkarte zur Verwaltung eines Benutzers

    Beim Anlegen eines Benutzers mit Windows-Authentifizierung ist hierbei der Namen des betref-fenden Active Directory-Benutzers im Feld Windows-Benutzername einzutippen oder ber denAssistButton aus Active Directory zu bernehmen.

  • Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung 81

    Benutzereinrichtung

    Die Benutzereinrichtung wird ber den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Benutzer/Benutzer Einrichtung geffnet. In den Zeilen der Benutzereinrichtung knnen aufEbene des jeweiligen Mandanten nach Eintragen des Benutzers in der Spalte Benutzer-ID fol-gende Einstellungen festgelegt werden:

    Zulssiger Datumsbereich (fr Buchungen) Gibt ber die Spalten Buchungen zugel. ab undBuchungen zugel. bis die Mglichkeit, die fr das Buchungsdatum allgemein offene Periodeaus den Firmendaten auf Ebene des jeweiligen Benutzers zu berschrieben, beispielsweise zurDurchfhrung von Monatsabschlussbuchungen

    Protokollzeit Aktiviert das Zeitprotokoll fr den jeweiligen Benutzer Zustndigkeitseinheiten Ermglicht die Einschrnkung der Beleganzeige auf der dem

    Benutzer zugewiesenen Zustndigkeitseinheit fr Verkauf, Einkauf und Service

    Wenn Sie eine Zustndigkeitseinheit whlen, kann der betroffene Benutzer nur Auftrge bzw.Bestellungen zur gewhlten Zustndigkeit sehen und bearbeiten.

    Abbildung 3.2 Auswahl einer Verkaufs-Zustndigkeit fr einen Benutzer

    Mitarbeiter, die im Logistikmanagement-Modul von Dynamics NAV arbeiten, mssen imSystem zustzlich als Lagermitarbeiter angelegt werden. Dazu kann der Link Abteilungen/Lager/Verwaltung/Lagermitarbeiter geffnet und fr die betroffenen Benutzer eine Zeile mit Benutzer-kennung und Lagerortcode eingetragen werden (siehe Kapitel 6).

    HINWEIS

  • 82 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    ZugriffsrechtstzeZugriffsrechtstze (Berechtigungsgruppen) fassen Berechtigungen auf Objekte zu Gruppenzusammen, wie sie fr unterschiedliche Aufgabenbereiche bentigt werden beispielsweise frdie Kundenstammverwaltung oder die Anlagenbuchhaltung. Neben einer systemweitenZugriffssteuerung auf Datenbankebene knnen Rechte auch auf Ebene einzelner Mandantenund innerhalb von Mandanten auf Datensatzebene eingerichtet werden.

    Der Aufruf der Zugriffsrechtstze erfolgt ber den Link Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Allgemein/Zugriffsrechtstze.

    Abbildung 3.3 Verwaltung der Zugriffsrechtstze

    Standard-Zugriffsrechtstze

    Als Vorschlag fr die Festlegung der Zugriffsrechtstze enthlt die Demo-Datenbank von Dyna-mics NAV eine Reihe von Standardzugriffsrechtstzen, die die Einrichtung erleichtern. DieWichtigsten sind nachfolgend aufgefhrt:

    SUPER Bietet administrativen Zugriff auf alle Elemente des Systems

    SUPER (DATEN) Bietet administrativen Zugriff auf alle Tabellendaten (Stammdaten,Transaktionen), nicht jedoch auf Bereiche wie Datenbankverwaltung, Berechtigungsverwal-tung oder Entwicklungsumgebung

    BASIS Enthlt grundlegende Zugriffsrechte fr die Nutzung des Clients

    Weitere Zugriffsrechtstze beispielsweise VERKAUF-DEBIT, BEARB, der Zugriffsrechte aufbliche Ttigkeiten der Kundenstammverwaltung enthlt werden den Benutzern je nach Auf-gabengebiet zustzlich zum Zugriffsrechtsatz BASIS zugeordnet.

  • Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung 83

    In einer komplett neuen Datenbank sind zunchst keine Zugriffsrechtstze vorhanden. Um dieStandardzugriffsrechtstze zu bernehmen, knnen Sie diese mithilfe der RapidStart-Services importieren.

    Die Zugriffsrechte von Standardzugriffsrechtstzen knnen gendert werden, wobei es ausGrnden der bersichtlichkeit besser ist, die Standardzugriffsrechtstze unverndert zu lassenund fr eigene Zwecke neue Zugriffsrechtstze zu erstellen. Diese knnen einfach auch als Kopievon Standardzugriffsrechtstzen angelegt und abgendert werden.

    Wenn etwa die Funktion Suchen/Ersetzen, die im Standardzugriffsrechtsatz BASIS enthalten ist,fr bestimmte Benutzer nicht verfgbar sein soll, knnen Sie dafr einen eigenen Zugriffsrechtsatz beispiels-weise X-BASIS anlegen.

    In den Zugriffsrechten (Schaltflche Zugriffsrechte auf der Registerkarte Start) knnen Sie dann alle Zeilen desZugriffsrechtsatzes BASIS markieren, ber das Kontextmen (rechte Maustaste) oder die Tastenkombination

    + + kopieren und anschlieend in die Zugriffsrechte des Zugriffsrechtsatzes X-BASIS einfgen.In den Zugriffsrechten des Zugriffsrechtsatzes X-BASIS lschen Sie anschlieend die Zeile mit dem System-objekt 2520 (Bearbeiten, Ersetzen).

    Indem Sie den betroffenen Benutzern anstelle des Zugriffsrechtsatzes BASIS den Zugriffsrechtsatz X-BASISzuweisen, haben diese keinen Zugriff auf die Funktion Ersetzen.

    Die Standardzugriffsrechtstze sind fr eine Einzelaufgaben-orientierte Steuerung der Zugriffs-rechte eingerichtet, womit die einzelnen Zugriffsrechtstze relativ wenige Zugriffsrechte enthal-ten und den Benutzern im Gegenzug oft eine grere Anzahl von Zugriffsrechtstzen zugeord-net wird. Die Einschrnkung der Zugriffsrechte im Standardkonzept erfolgt hierbei auf Ebenevon Tabellendaten der Standardzugriffsrechtsatz BASIS bietet Zugriff auf alle Fenster, Seitenund Berichte. Ohne den entsprechenden zustzlichen Zugriffsrechtsatz beispielsweise VER-KAUF-DEBIT, BEARB fr den Kundenstamm knnen allerdings die jeweiligen Daten nichtabgerufen werden.

    Unabhngig von den Standardzugriffsrechtstzen kann aber auch ein Berechtigungskonzeptrealisiert werden, das komplett auf eigenen Zugriffsrechtstzen beruht beispielsweise mitwenigen, aber umfassend berechtigten Zugriffsrechtstzen.

    Zugriffsrechte

    Die Definition der Objektberechtigungen fr die einzelnen Zugriffsrechtstze erfolgt nach Aus-wahl des jeweiligen Zugriffsrechtsatzes ber die Schaltflche Zugriffsrechte auf der RegisterkarteStart.

    HINWEIS

    HINWEIS

  • 84 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Abbildung 3.4 Verwaltung der Zugriffsrechte

    Zugriffsrechte bilden die Basis des Berechtigungssystems, indem fr jeden Zugriffsrechtsatz derZugriff auf die einzelnen Objekte festgelegt wird. Bei der Festlegung der Zugriffsrechte sind fol-gende Elemente zu bercksichtigen:

    Objektart Objekt-ID Zugriffsart

    SicherheitsfilterWesentliche Objektarten in der Berechtigungsverwaltung sind Tabellendaten (steuern denZugriff auf die in der jeweiligen Tabelle gespeicherten Tabellendaten), Tabelle (steuert denZugriff auf die Tabelle selbst, Voraussetzung fr Zugriff auf jeweilige Tabellendaten), Seite(Zugriff auf Seiten im Client) und Bericht (Zugriff auf Berichte).

    Die Objekt-ID bezeichnet die interne Identifikationsnummer des betroffenen Objekts, wobeieine Zeile mit Objekt-ID 0 einen Zugriff auf alle Objekte der jeweiligen Objektart bedeutet.

    Um in einer Seite arbeiten zu knnen, mssen entsprechende Zugriffsrechte auf die Tabelle, dieTabellendaten und die Seite vorliegen. Wenn daher in einem Zugriffsrechtsatz beispielsweise derZugriff auf die Zahlungsbedingungen ergnzt werden soll, mssen folgende Zeilen in denZugriffsrechten eingerichtet werden:

    fr die Tabellendaten (Objektart Tabellendaten , Objekt-ID 3) fr die Tabelle (Objektart Tabelle, Objekt-ID 3)

    fr die Seite (Objektart Seite, Objekt-ID 4)

  • Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung 85

    Der Standardzugriffsrechtsatz BASIS erlaubt den Zugriff auf alle Tabellen und Seiten, nicht aberauf alle Tabellendaten. Benutzer, die diesem Zugriffsrechtsatz zugeordnet sind, bentigen daher nur den Zugriffauf die entsprechenden Tabellendaten zur Arbeit in einem neuen Bereich.

    Die Zugriffsart wird in den Spalten Lesen, Einfgen, Bearbeiten, Lschen und Ausfhrenbestimmt. Neben einer leeren Auswahl (fr kein Zugriff) und der Auswahl Ja kann fr dieeinzelnen Zugriffsarten auch die Auswahl Indirekt gewhlt werden. Diese gibt an, dass derjeweilige Benutzer keinen direkten Zugriff auf das betroffene Objekt hat, von ihm ausgefhrteVerarbeitungsprogramme aber einen Zugriff vornehmen drfen.

    So kann ein Benutzer mit der Zugriffsart Indirekt in der Spalte Bearbeiten fr die Tabelle 309(Nr.-Serienzeile) zwar keine Nummernserie direkt ndern, indirekt ist aber beispielsweise berdas Anlegen eines neuen Auftrags durchaus eine nderung mglich (Hochsetzen der letztenvergebenen Nummer). Besitzt der Benutzer auch keinen indirekten nderungszugriff auf dieNummernserienzeilen, kann er keinen neuen Auftrag anlegen.

    Der Sicherheitsfilter ermglicht fr Tabellendaten die Einrichtung von Berechtigungen aufDatensatzebene, beispielsweise wenn Mitarbeiter nur auf Daten ihrer Kostenstelle zugreifen dr-fen. Details zum Sicherheitsfilter sind in der Dynamics NAV-Hilfe fr Entwickler (MicrosoftDynamics NAV 2013-Hilfe fr Entwickler und IT-Fachleute/Security and Protection/Data Security/Record-Level Security) enthalten.

    Zuweisung von Zugriffsrechtstzen

    Das Zuweisen von Zugriffsrechtstzen wird in der Benutzerverwaltung (Abteilungen/Verwal-tung/IT-Verwaltung/Allgemein/Benutzer) durchgefhrt, wo die Zugriffsrechtstze eines Benut-zers im Inforegister Benutzerzugriffsrechtstze der Benutzerkarte einzutragen sind.

    Sollen Berechtigungen nicht systemweit, sondern nur fr einen Mandanten gelten, kann eineentsprechende Eintragung in der Spalte Mandant erfolgen beispielsweise um umfassendeRechte auf Daten in einem Testmandanten und eingeschrnkte Benutzerrechte im Echtmandan-ten zu definieren.

    BenutzerprofileBenutzerprofile dienen zur Verwaltung der unterschiedlichen Benutzerrollen. Ein Benutzerpro-fil entspricht hierbei einer Benutzerrolle und bildet somit die Basis fr die Konfiguration derBenutzeroberflche. Benutzerprofile werden Mandanten-bergreifend verwaltet.

    Grundlagen der Profilverwaltung

    Nach dem ffnen der Profilverwaltung ber den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Ein-richtung/Rollenbasierter Client/Profile werden die vorhandenen Profile mit Beschreibung undzugeordnetem Rollencenter gezeigt. Eines der Profile ist hierbei in der Spalte Standardrollencen-ter als Standardprofil gekennzeichnet, das als Vorschlagswert fr Benutzer ohne eigene Profil-zuordnung verwendet wird.

    HINWEIS

  • 86 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Abbildung 3.5 Profilverwaltung im Windows-Client

    Fr grundlegende Benutzerrollen sind in Dynamics NAV vorkonfigurierte Rollencenter vorhan-den, die den entsprechenden Standardprofilen zugewiesen sind.

    Whrend das Erstellen eines neuen Rollencenters eine Aufgabe fr die Programmentwicklungdarstellt, knnen neue Profile vom Systemadministrator selbststndig angelegt werden. In die-sem Fall wird dem zustzlichen Profil zwar ein bestehendes Rollencenter zugeordnet, die Kon-figuration des Rollencenters und der brigen Benutzeroberflche kann aber unabhngig vonanderen Profilen erfolgen.

    Schrittanleitung zum Anlegen eines Benutzerprofils

    Um ein neues Profil im Beispiel zu einem bestehenden Rollencenter anzulegen, gehen Sie wiefolgt vor:

    1. Whlen Sie zum Aufruf der Profilverwaltung den Link Abteilungen/Verwaltung/AnwendungEinrichtung/Rollenbasierter Client/Profile.

    2. Bettigen Sie die Tastenkombination + oder klicken Sie auf die Schaltflche Neu aufder Registerkarte Start des Menbands, um die Profilkarte im Neuanlagemodus zu ffnen.

    3. Im Neuanlagefenster tragen Sie eine eindeutige Profil-ID sowie eine Beschreibung fr dasneue Profil ein und whlen den Verantwortlichen im Feld Besitzer-ID aus.

    4. Fr die Rollencenter-ID whlen Sie das passende Rollencenter vom Typ Page (Standard-rollencenter beginnen mit Object ID 9000).

  • Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung 87

    Das Eintragen eines Rollencenters kann je nach Version nur in der englischsprachigen Oberflchedurchgefhrt werden. Die aktuelle Sprache knnen Sie zu diesem Zweck ber die Registerkarte mit demBefehl Sprache auswhlen ndern.

    Grundlagen der Benutzeranpassung

    Die Benutzeranpassung dient sowohl zur Profilzuordnung als auch zur Definition der Sprach-einstellung und des Standardmandanten fr die einzelnen Benutzer.

    Abbildung 3.6 Verwaltung der Profilzuordnung

    Schrittanleitung zur Benutzeranpassung

    Um die Benutzeranpassung zur Profilzuordnung eines Benutzers anzulegen, gehen Sie wie folgtvor:

    1. Whlen Sie zum Aufruf der Benutzeranpassung den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwen-dung Einrichtung/Rollenbasierter Client/Benutzeranpassung.

    2. Bettigen Sie die Tastenkombination + oder klicken Sie auf die Schaltflche Neu aufder Registerkarte Start des Menbands, um die Benutzeranpassung im Neuanlagemodus zuffnen.

    3. Im Feld Benutzer-ID whlen Sie den entsprechenden Benutzer.

    4. Im Feld Profil-ID legen Sie das zutreffende Profil fest.

    5. Die Sprache der Benutzeroberflche bestimmen Sie im Feld Sprach-ID. Diese kann vomjeweiligen Benutzer ber die Registerkarte mit dem Befehl Sprache auswhlen gendertwerden.

    HINWEIS

  • 88 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    6. Den Standardmandanten fr den Benutzer whlen Sie im Feld Mandant aus. Dieser kannvom betroffenen Benutzer ber die Registerkarte mit dem Befehl Mandant auswhlengendert werden.

    Um einem Benutzer ein anderes Profil zuzuweisen, markieren Sie die entsprechende Zeile in derbersicht und ffnen die Benutzeranpassungskarte im Bearbeitungsmodus.

    bungsaufgaben zur BenutzereinrichtungDie nachfolgenden Aufgaben dienen dazu, wesentliche Punkte zur Benutzereinrichtung zuben.

    bung 3.1 Benutzereinrichtung

    ffnen Sie die Benutzereinrichtung im Windows-Client und legen Sie dort fr Ihren eigenenBenutzer einen neuen Datensatz an oder bearbeiten Sie diesen Datensatz, falls er bereits exis-tiert. Fr Ihren Benutzer soll der erlaubte Buchungszeitraum das gesamte Jahr sein, in dem dasin der Statusleiste angezeigte Arbeitsdatum liegt.

    bung 3.2 Benutzeranpassung und Benutzerprofil

    Sie wollen Ihre Standardsprache auf Englisch ndern und whlen dazu in der Benutzeranpassungfr Ihre Benutzer-ID die englische Sprache. Danach schlieen Sie den Client und ffnen ihnerneut.

    In dieser Spracheinstellung wollen Sie nun fr eine Gruppe von Anwendern ein neues ProfilZTEST anlegen, wobei fr dieses Profil das Rollencenter 9003 (Acc. Receivables Adm. RCfr Debitorenadministratoren) verwendet wird. Legen Sie das entsprechende Profil ber denLink Departments/Administration/Application Setup/RoleTailored Client/Profiles an, wobei SieIhren Benutzer in die Besitzer-ID (Owner ID) eintragen.

    Zu Testzwecken tragen Sie in der Benutzeranpassung (Departments/Administration/ApplicationSetup/RoleTailored Client/User Personalization) das neue Profil als zugeordnetes Profil fr IhrenBenutzer ein. Gleichzeitig ndern Sie Ihre Standardsprache wieder auf Deutsch. Schlieen Siedanach den Client und ffnen Sie ihn erneut. Welches Rollencenter sehen Sie?

    OrganisationsstrukturenAls Business-Lsung hat Dynamics NAV die zentrale Aufgabe, die Geschftsprozesse der jeweili-gen Unternehmensorganisation abzubilden. Dynamics NAV muss daher ein Modell der Aufbau-und Ablauforganisation des Unternehmens enthalten.

    Nachdem zwar die Grundprinzipien der Organisation vieler Unternahmen gleich sind, die kon-krete Organisationsform aber stark unterschiedlich ausfallen kann, muss Dynamics NAV durcheine entsprechende Einrichtung des Systems an den individuellen Anforderungen ausgerichtetwerden. Hierbei sind zuknftige Entwicklungen soweit mglich zu bercksichtigen, um einesptere Integration neuer Geschftsfelder oder genderter Prozesse einfach zu gestalten.

  • Organisationsstrukturen 89

    Gliederungsebenen im SystemAuf oberster Ebene wird Dynamics NAV technisch und organisatorisch in ein oder mehrereSysteme (Instanzen) gegliedert. Ein System ist eine unabhngige Instanz von Dynamics NAV sie beinhaltet eine eigene Datenbank mit den Anwendungsdaten und der jeweiligen Applikation.Werden Programme oder Konfigurationseinstellungen in einem System gendert, hat dies daherkeine Auswirkung auf andere Systeme.

    Systeme knnen hierbei unabhngig voneinander auf einem Gert installiert werden, wobei sichbei greren Installationen eine unabhngige Implementierung auf unterschiedlichen Servernempfiehlt. Im betrieblichen Alltag wird in diesem Zusammenhang hufig ein Entwicklungs-und ein Testsystem parallel zum Echtsystem betrieben, um nderungen vor der Implementie-rung im Echtsystem gefahrlos testen zu knnen.

    Die Auswahl des gewnschten Systems zur Arbeit in Dynamics NAV erfolgt im Windows-Clientber die Registerkarte mit dem Befehl Server auswhlen.

    Innerhalb eines Systems knnen abhngig von der erworbenen Lizenz beliebig viele Man-danten enthalten sein. Mandanten sind hierbei rechtlich eigenstndige Organisationseinheiten,die im System getrennt gefhrt werden. Jeder Mandant ist durch seinen Namen gekennzeichnet;der aktuell bearbeitete Mandant wird in der Statusleiste des Clients gezeigt.

    Im Unterschied zu Business-Lsungen wie Microsoft Dynamics AX, die die Daten aller Mandantenin gemeinsamen Datenbanktabellen enthalten und den Mandanten als Schlsselfeld fhren, werden in Dyna-mics NAV die einzelnen Mandanten in getrennten Tabellen gefhrt. Der Mandantenname ist dazu an den erstenStellen eines jeden Tabellennamens enthalten. Davon ausgenommen sind lediglich bergreifende Systemtabel-len wie der Benutzerstamm oder die Berechtigungseinstellungen, die fr alle Mandanten gelten und daher ingemeinsamen Tabellen enthalten sind.

    Im Bereich der Logistik knnen Mandanten weiter in Zustndigkeitseinheiten und Lagerortegegliedert werden. Lagerorte bezeichnen hierbei physische Warenlager, die in der Bestandsfh-rung getrennt betrachtet werden. Demgegenber dienen Zustndigkeitseinheiten zur organisa-torischen Gliederung nach Verantwortungsbereichen, die als Filterkriterium in Einkaufsbestel-lungen und Verkaufsauftrgen Anwendung finden knnen.

    Im Finanzmanagement bilden Dimensionen eine weitere Strukturebene nach System und Man-dant. Dimensionen wie Kostenstelle oder Kostentrger werden zur Gliederung der Buchungenim Sachkontenbereich verwendet, sodass Analysen und Berichte wie Bilanz und Erfolgsrech-nung auch auf dieser Ebene erstellt werden knnen.

    HINWEIS

  • 90 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Abbildung 3.7 Unternehmensstruktur in Dynamics NAV am Beispiel einer fiktiven Firma Contoso

    Die Beziehungen zwischen den Mandanten knnen einerseits ber die Konsolidierung undandererseits durch die Intercompany-Funktionalitt abgebildet werden:

    Die Konsolidierung dient dazu, die Finanzergebnisse mehrerer Unternehmen zum Konzern-ergebnis im Konsolidierungsmandanten zusammenzufhren. Sie ist durch Bilanzierungsvor-schriften geregelt und beinhaltet einerseits das Eliminieren von Innenumstzen und anderer-seits das Zusammenfhren unterschiedlicher Kontenplne, Geschftsjahre und Whrungenaus den Ergebnissen der konsolidierten Tochterunternehmen.

    Im Unterschied dazu bietet die Intercompany-Funktionalitt die Mglichkeit, Verkaufs- undEinkaufsbelege sowie laufende Buchungen in Finanzjournalen zwischen den Konzernunter-nehmen automatisiert auszutauschen. Auf diese Weise wird die Abwicklung von laufendenTransaktionen untersttzt, die primr den Logistikbereich betreffen.

    Neben den Mandanten innerhalb eines Dynamics NAV-Systems knnen ber Export- undImportroutinen auch Daten von Mandanten anderer Systeme bercksichtigt werden.

    DatenbankverwaltungZur Verwaltung der Datenbank am SQL-Server stehen entsprechende Funktionen in der Ent-wicklungsumgebung (vormals Classic-Client) zur Verfgung.

    Sie knnen die Entwicklungsumgebung ffnen, indem Sie das Programm Microsoft DynamicsNAV 2013 Development Environment auf Ihrem PC aufrufen. Die Funktionen zur Datenbank-verwaltung sind dann in der Entwicklungsumgebung ber den Menbefehl Datei/Datenbank

    MandantContoso Europe

    Lagerort 10

    Lagerort 11

    Lagerort 20

    Lagerort 30

    Zustndigkeits

    einh

    eit1

    Lagerort 10

    ContosoKonsolidierungsmandant

    Dynamics NAV System

    Konsolidierung

    Intercompany

    MandantContoso USA

    Lagerort 10

    TestmandantContoso TEST

  • Organisationsstrukturen 91

    verfgbar. Zu den untersttzten Verwaltungsaufgaben zhlt neben der Neuanlage und demLschen von Datenbanken auch die Abfrage von Datenbankinformationen ber den Men-befehl Datei/Datenbank/Informationen.

    Der Menbefehl Datei/Datenbank/ffnen ist nur innerhalb der Entwicklungsumgebung rele-vant, wo diese Funktion fr das ffnen einer Datenbankverbindung bentigt wird. In derBenutzeroberflche (Windows-Client) wird die Datenbankverbindung ber den MicrosoftDynamics NAV-Serverdienst hergestellt, wobei die zugeordnete Datenbank in einer entspre-chenden Konfigurationsdatei festgelegt ist.

    MandantenverwaltungAuch die Verwaltung von Mandanten erfolgt in der Entwicklungsumgebung. Ein neuer Man-dant wird hier ber den Menbefehl Datei/Mandant/Neu angelegt. Nach dem Eintragen einesNamens fr den Mandanten und Bettigen der Schaltflche OK werden die Tabellen vom Systeminitialisiert.

    Abbildung 3.8 Dialogfeld zur Neuanlage eines Mandanten in der Entwicklungsumgebung

    Der neue Mandant muss anschlieend eingerichtet werden, bevor er verwendet werden kann.Hinweise dazu enthlt der Abschnitt Mandanteneinrichtung ab Seite 94.

    Weitere Funktionen der Mandantenverwaltung in der Entwicklungsumgebung, die ber denMenbefehl Datei/Mandant aufgerufen werden, sind das Umbenennen und Lschen von Man-danten. Beide Funktionen sollten nur mit hchster Vorsicht aufgerufen werden! Insbesondere

  • 92 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    beim Lschen von Mandanten sind die Daten unwiederbringlich verloren ein Wiederherstel-len ist nur aus (hoffentlich vorher angelegten) Datensicherungen mglich.

    MandantenauswahlNach dem Erstellen eines Mandanten kann dieser benutzt werden. Die Arbeit in Dynamics NAVerfolgt hierbei immer innerhalb eines Mandanten. Dieser Mandant wird beim Anmelden einesBenutzers aus dem zuletzt geffneten Mandanten bestimmt und in der Statusleiste des Win-dows-Clients angezeigt.

    Wenn Sie whrend der Arbeit in einen anderen Mandanten wechseln wollen, knnen Sie dasDialogfeld zur Mandantenauswahl ffnen. Dieses ist im Windows-Client ber die Registerkarte

    mit dem Befehl Mandant auswhlen oder ber die Statusleiste (Klick auf den Mandanten-namen) zu erreichen.

    In der Entwicklungsumgebung wird das Dialogfeld zur Mandantenauswahl ber den Men-befehl Datei/Mandant/ffnen aufgerufen.

    ZustndigkeitseinheitenZustndigkeitseinheiten dienen zur Abbildung von Organisationseinheiten wie Cost- oder Pro-fit-Center, beispielsweise zur Trennung der Verkaufsabteilungen. Der Zugriff auf Lagerorte, Ein-kaufs- und Verkaufsbelege kann in Dynamics NAV auf Ebene von Zustndigkeitseinheitengesteuert werden.

    Die Einrichtung der Zustndigkeitseinheiten erfolgt ber den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allgemein/Zustndigkeitseinheiten. Fr eine neue Zustndigkeitseinheitsind hier zumindest die Felder Code und Name auszufllen. Eine weitere wesentliche Eintragungin der Zustndigkeitseinheit ist der Lagerortcode, der falls eingetragen fr die betreffendeZustndigkeitseinheit als Vorschlagswert in Einkaufs- und Verkaufsbelege bernommen wird.

    Abbildung 3.9 Dialogfeld zum Mandantenwechsel

  • Organisationsstrukturen 93

    Abbildung 3.10 Bearbeiten einer Zustndigkeitseinheit

    Um einen Benutzer einer Zustndigkeitseinheit zuzuordnen, wird in der Benutzereinrichtung(Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Benutzer/Benutzer Einrichtung) fr den jewei-ligen Benutzer die Zustndigkeitseinheit in der Spalte Verk.-Zustndigk.-Einh. Filter und/oderEink.-Zustndigk.-Einh. Filter eingetragen. Ist ein solcher Filter eingetragen, kann der jeweiligeBenutzer nur Auftrge beziehungsweise Bestellungen der betroffenen Zustndigkeitseinheitsehen.

    Fr die Zustndigkeitseinheit beim Anlegen von Verkaufs- und Einkaufsbelegen gelten dann fol-gende Prioritten:

    Ist in der Benutzereinrichtung eine Zustndigkeitseinheit zugeordnet, wird diese in Ein-kaufs- und Verkaufsbelege bernommen

    Ist einem Benutzer keine Zustndigkeitseinheit zugeordnet, wird die Zustndigkeitseinheitaus den Firmendaten (Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allgemein/Firmen-daten, Inforegister Lieferung) bernommen

    Ist weder in der Benutzereinrichtung noch in den Firmendaten eine Zustndigkeitseinheitzugeordnet, werden die Angaben aus Kundenstamm oder Lieferantenstamm (Debitoren/Kre-ditoren, Feld Zustndigkeitseinheiten im Inforegister Allgemein) in den Belegkopf bernom-men

    Zustndigkeitseinheiten knnen wie Lagerorte beim Erfassen von Verkaufsauftrgen undEinkaufsbestellungen aber auch direkt im Inforegister Allgemein von Auftrgen und Bestellun-gen eingetragen werden.

  • 94 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    LagerortzuordnungWenn Zustndigkeitseinheiten verwendet werden, kann in der Zustndigkeitseinheit hinterlegtwerden, von welchem Lagerort aus ein Kunde beliefert wird und an welchen Lagerort ein Liefe-rant Ware zustellen soll.

    Die Festlegung des zutreffenden Lagerorts kann aber auch in den Firmendaten und auf Ebeneeinzelner Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) erfolgen. hnlich wie bei denZustndigkeitseinheiten gelten folgende Priorittsregeln bei der Zuordnung von Lagerorten aufden Verkaufs- und Einkaufsbelegen:

    Wenn fr einen Kunden im Kundenstamm (Abteilungen/Verkauf & Marketing/Auftragsab-wicklung/Debitoren) auf dem Inforegister Lieferung ein Lagerortcode angegeben wurde, wirddieser in den Auftragskopf bernommen. Fr Einkaufsbestellungen gilt die analoge Einstel-lung im Lieferantenstamm.

    Wird kein Standardlagerort auf Kunden-/Lieferantenebene festgelegt, wird in Ein- und Ver-kaufsbelegen der Lagerort bernommen, der als Standard auf der Zustndigkeitseinheiten-karte festgelegt ist

    Wenn weder auf Kunden-/Lieferantenebene noch ber die Zustndigkeitseinheit ein Stan-dardlagerort festgelegt, wird der in den Firmendaten festgelegte Lagerort bernommen

    Details zur Einrichtung von Lagerorten finden Sie in Kapitel 6.

    bungsaufgabe zu OrganisationsstrukturenDie folgende bungsaufgabe dient dazu, die Zusammenhnge zwischen Unternehmensorgani-sation und der Abbildung in Dynamics NAV zu klren.

    bung 3.3 Gliederungsebenen

    Beschreiben Sie grafisch oder in kurzen Worten, welche Mglichkeiten zur Abbildung vonUnternehmensstrukturen in Dynamics NAV vorhanden sind.

    MandanteneinrichtungNach dem Anlegen eines neuen Mandanten muss dieser entsprechend den Anforderungen desbetroffenen Unternehmens eingerichtet werden, bevor er zur Abwicklung der Geschftsprozessegenutzt werden kann.

    Als Untersttzung zur Einrichtung von Dynamics NAV stehen die RapidStart-Services frMicrosoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics Sure Step zur Verfgung. Diese werden imAbschnitt Werkzeuge zur Systemeinrichtung ab Seite 113 erlutert. Die Einrichtung einesneuen Mandanten kann aber auch unabhngig von vorhandenen Werkzeugen direkt in den ent-sprechenden Menoptionen und Links erfolgen.

    HINWEIS

  • Mandanteneinrichtung 95

    Firmendaten und Finanzbuchhaltungs-EinrichtungDie Firmendaten enthalten zentrale Informationen zum betroffenen Unternehmen wie die Fir-menadresse, Kontaktdaten oder Steuerinformationen und sind im Windows-Client unter demLink Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allgemein/Firmendaten zu finden.

    Abbildung 3.11 Bearbeitung der Firmendaten

    Wesentliche Eintragungen im Inforegister Allgemein der Firmendaten sind Firmenname,Adresse und eigene USt-Id-Nummer (USt-IdNr.). Im Inforegister Zahlung ist die eigene Bank-verbindung zu erfassen diese wird auf externen Belegen wie der Verkaufsrechnung gedruckt,unter Lieferung knnen Standardwerte fr die Zustndigkeitseinheit und den Lagerort hinterlegtwerden. Die eigene Steuernummer und die Finanzamtsdaten werden im Inforegister Steuer-behrde eingetragen.

    Im Inforegister Systemindikator der Firmendaten kann die Anzeige und der Text des Systemindika-tors eingestellt werden. Der Systemindikator dient dazu, die Systemumgebung (gewhlter Mandant, Datenbank)rechts oben im Menband aller Dynamics NAV-Seiten zu zeigen.

    HINWEIS

  • 96 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Die Finanzbuchhaltungs-Einrichtung (Abteilungen/Finanzmanagement/Verwaltung/Finanz-buchhaltung Einrichtung) enthlt weitere wesentliche Einstellungen zur Mandanteneinrichtung.Dazu zhlt der zulssige Zeitraum fr die Buchung von Transaktionen (Buchungen zugel. abbzw. bis), die Eigenwhrung (Mandantenwhrungscode), das Adressformat fr Adressen imInland sowie Einstellungen zu Rechnungsrundung, Mehrwertsteuer und Skontoberechnung.

    NummernserienNummernserien bilden die Basis fr die automatische Nummernvergabe in allen Bereichen vonDynamics NAV. Sie werden insbesondere in folgenden Bereichen eingesetzt:

    Stammdaten, beispielsweise Artikelnummern im Artikelstamm Erfassungen (Auftrge und Journale), beispielsweise Auftragsnummern in Verkaufsauftrgen Buchungen, beispielsweise Rechnungs- und Lieferscheinnummern

    Die Einrichtung der Nummernserien erfolgt in zwei Schritten: Zunchst mssen die Nummern-serien selbst definiert werden, im zweiten Schritt werden diese Nummernserien ber die Eintra-gung in der jeweiligen Moduleinrichtungstabelle ihrem jeweiligen Verwendungszweck zugeord-net.

    Unter der Voraussetzung, dass eine automatische Nummernvergabe eingerichtet ist, wird dannbei Neuanlage eines Datensatzes wie eines neuen Artikels oder eines Auftrags nach Verlassen des Feldes Nr.automatisch eine neue Nummer vergeben.

    Nummernserienverwaltung

    Die Nummernserienverwaltung erfolgt im Windows-Client zentral ber den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allgemein/Nummernserie. Jede Nummernserie wird hiermit einem eindeutigen Code und einer Beschreibung identifiziert. Zum Bearbeiten der Num-mernserie kann das Bearbeitungsfenster ber die Schaltflche Liste bearbeiten auf der Register-karte Start oder per Doppelklick geffnet werden.

    Soll eine Nummer automatisch vom System vergeben werden beispielsweise eine Auftragsnum-mer bei Neuanlage eines Auftrags , ist das Kontrollkstchen in der Spalte Standardnr. zu aktivie-ren. Damit eine Nummer beispielsweise eine Artikelnummer vom Benutzer frei vergeben wer-den kann, kann das Kontrollkstchen Manuelle Nr. markiert werden. ber das KontrollkstchenChronologisch knnen Lcken im Nummernkreis unterbunden werden. Eine chronologische Rei-henfolge sollte jedoch aufgrund der Systembelastung nur fr solche Nummernserien eingestelltwerden, bei denen dies tatschlich erforderlich ist.

    HINWEIS

  • Mandanteneinrichtung 97

    Abbildung 3.12 Nummernserienverwaltung im Windows-Client

    Die weiteren in den Nummernserien enthaltenen Spalten werden in den Nummernserienzeilenverwaltet.

    Nummernserienzeilen

    Um die Nummernserienzeilen zu ffnen, klicken Sie nach dem Markieren der jeweiligen Num-mernserie in der Nummernserienverwaltung auf die Schaltflche Zeilen auf der RegisterkarteStart des Menbands. Alternativ knnen die Nummernserienzeilen auch durch einen Klick indie Spalte Startnr. oder Endnr. geffnet werden.

    In den Nummernserienzeilen knnen dann Startnummer und Endnummer der Nummernserieeingetragen werden. Durch berschreiben des Eintrags in der Spalte Letzte Nr. verwendet lsstsich die nchste vom System vergebene Nummer ndern.

    Durch die Eintragung mehrerer Zeilen mit unterschiedlichem Startdatum in den Nummernserien-zeilen knnen unterschiedliche Nummernkreise vorab definiert werden beispielsweise, wenn mit Jahresbeginnein neuer Rechnungsnummernkreis begonnen wird.

    Nummernserienverbindung

    Die Nummernserienverbindungen dienen dazu, mehrere Nummernserien in einem Bereich zuverwenden. Sie werden in der Nummernserienverwaltung nach Auswahl der entsprechendenZeile ber die Schaltflche Verbindungen auf der Registerkarte Start des Menbands geffnetund verknpfen eine Nummernserie mit anderen Nummernserien.

    HINWEIS

  • 98 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    So ist beispielsweise im Standard-Demomandanten CRONUS AG die Nummernserie ARTIKEL1mit den Artikelnummernserien ARTIKEL2 bis ARTIKEL5 verknpft. Die Nummernserie ARTIKEL1 ist in derLagereinrichtung als Artikelnummernserie eingetragen, womit bei Neuanlage eines Artikels eine der fnf Artikel-nummernserien ber den AssistButton neben der Artikelnummer ausgewhlt werden kann.

    Nummernserienzuordnung

    Die Zuordnung der Nummernserien zu den Stammdaten- und Buchungsbereichen erfolgt imEinrichtungsfenster der einzelnen Module. So werden beispielsweise die Nummernserien fr dieLagerverwaltung im Inforegister Nummerierung in der Lagereinrichtung (Abteilungen/Lager/Verwaltung/Lager Einrichtung) eingetragen.

    In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass bei Nummernserien, die Buchungsbelegebetreffen, zwischen ungebuchten und gebuchten Nummernserien unterschieden wird:

    So werden beispielsweise fr Verkaufsrechnungen ein Nummernkreis fr die Verkaufsrech-nungserfassung (Abteilungen/Verkauf & Marketing/Auftragsabwicklung/Verkaufsrechnungen)und ein eigener Nummernkreis fr die gebuchten Rechnungen (aus der Verkaufsrechnungs-erfassung und Verkaufsauftrgen) gefhrt

    In der Debitoren & Verkauf-Einrichtung (Abteilungen/Verkauf & Marketing/Verwaltung/Debitoren & Verkauf Einr.) ist dazu im Inforegister Nummerierung jeweils ein eigenes Feld frdie Festlegung der Nummernserie fr Rechnungsnummern und gebuchte Rechnungsnum-mern vorhanden

    Abbildung 3.13 Nummernserienzuordnung in der Lagereinrichtung

    HINWEIS

  • Mandanteneinrichtung 99

    Im Demomandanten CRONUS AG sind Nummernserien fr gebuchte Belege mit einem +gekennzeichnet. So lautet beispielsweise in Abbildung 3.13 die Nummernserie fr KommissionierungsnummernLAG-KOMM und fr gebuchte Kommissionierungsnummern LAG-KOMM+.

    Fr Buchungsbltter kann die Nummernserienzuordnung auch in der jeweiligen Buch.-Blatt-vorlage erfolgen. So knnen Sie beispielsweise fr Artikelbuchungsbltter (siehe Kapitel 6) eineNummernserie in der entsprechenden Artikel-Buch.-Blattvorlage (Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Lager/Lagerbestand/Artikel Buch.-Blattvorlagen) eintragen.

    Schrittanleitung zum Einrichten einer alternativen Auftragsnummernserie

    Um eine alternative Nummernserie beispielsweise fr Verkaufsauftrge anzulegen, gehen Siewie folgt vor:

    1. Whlen Sie zum Aufruf der Nummernserienverwaltung den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allgemein/Nummernserie.

    2. Bettigen Sie die Tastenkombination + oder klicken Sie auf die Schaltflche Neu aufder Registerkarte Start des Menbands, um eine neue Nummernserie anzulegen.

    3. Tragen Sie Code und Beschreibung fr die Nummernserie ein, die Kontrollkstchen Stan-dardnr., Manuelle Nr. und Chronologisch bleiben in diesem Beispiel leer.

    4. Durch einen Klick auf das Feld in der Spalte Startnr. wechseln Sie in die Verwaltung derNummernserienzeilen, wo Sie zumindest die Startnr. eintragen.

    5. Danach schlieen Sie die Nummernserienzeilen.

    6. In der Nummernserienverwaltung markieren Sie anschlieend die bestehende Nummern-serie fr Verkaufsauftrge.

    Welche Nummernserie fr Verkaufsauftrge eingerichtet ist, finden Sie im Inforegister Nummerie-rung in der Debitoren & Verkauf-Einrichtung (Abteilungen/Verkauf & Marketing/Verwaltung/Debitoren & VerkaufEinr.). Im Demomandanten CRONUS AG ist fr Auftragsnummern die Nummernserie V-AUFTR-1 hinterlegt.

    7. Whlen Sie auf auf der Registerkarte Start der Nummernserienverwaltung die SchaltflcheVerbindungen, um die Nummernserienverbindungen fr die Auftragsnummernserie zu ff-nen. In den Nummernserienverbindungen erfassen Sie eine Zeile mit der neuen Nummern-serie.

    8. Danach knnen Sie die Nummernserienverwaltung schlieen.

    Wenn Sie nun einen neuen Verkaufsauftrag (siehe Kapitel 5) anlegen, knnen Sie ber denAssistButton neben der Auftragsnummer eine Nummer aus der neuen Nummernserie whlen.

    WhrungenJede wertmige Transaktion in Dynamics NAV wird in der Eigenwhrung aus der Finanzbuch-haltung Einrichtung und gegebenenfalls zustzlich in einer Fremdwhrung gebucht. Whrungensind daher im gesamten System von zentraler Bedeutung.

    HINWEIS

    HINWEIS

  • 100 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Die Listenseite zur Verwaltung von Whrungen und Wechselkursen wird ber den Link Abtei-lungen/Finanzmanagement/Verwaltung/Whrungen geffnet. Eine neue Whrung wird hier berdie Tastenkombination + oder die Schaltflche Neu auf der Registerkarte Start desMenbands angelegt. Nach der Eintragung von Whrungscode und Beschreibung werden imInforegister Allgemein der Whrungskarte die Sachkonten fr die Buchung von Kursgewinnen/-verlusten und im Inforegister Rundung Einstellungen zur Betragsrundung definiert. Fr dieRechnungsrundungsprzision und die Betragsrundungsprzision sollte hierbei zumindest einWert von 0,01 eingetragen werden, damit im Finanzmanagement auf den Cent genau gebuchtwird, auch wenn fr die Stckpreise eine hhere Genauigkeit eingestellt ist.

    Abbildung 3.14 Listenseite Whrungsverwaltung

    Zur Eintragung der Wechselkurse wird nach Auswahl der betroffenen Whrung die Wechsel-kursverwaltung ber die Schaltflche Wechselkurse im Menband geffnet. Wechselkurse wer-den in chronologischer Reihenfolge laufend erfasst, damit mit aktuellen Kursen gerechnet wer-den kann. Oft ist es auch sinnvoll, eine Kursumrechnungszeile ohne Startdatum einzutragen,um eine Wechselkursumrechnung fr Buchungen vor dem ersten Startdatum zu ermglichen.

    Als Beispiel fr das Erfassen von Wechselkursen wird in Abbildung 3.15 eine Zeile fr die Wech-selkursumrechnung zum 1.1.2013 erfasst, bei der fr einen Euro (Eigenwhrung laut Finanz-buchhaltung Einrichtung) ein Wert von 1,3228 US-Dollar angegeben wird. Die Spalte Bezug aufWechselkursbetrag definiert hierbei die Umrechnungsbasis wenn hier im Beispiel statt 1,0 einWert von 100 eingetragen wird, dann bezieht sich der Kurs auf 100 Euro.

  • Mandanteneinrichtung 101

    Abbildung 3.15 Erfassen der Wechselkurse zur Whrung USD

    ber die Spalte Bezug auf Wechselkursbetrag kann auch ein Umkehrkurs erfasst werden. Im Bei-spiel der Abbildung 3.15 wre in diesem Fall in die Spalte Wechselkursbetrag der Wert 1,0 und in die Spalte Bezugauf Wechselkursbetrag der Wert 0,7560 einzutragen.

    Die Spalte Bezug auf Whrungscode in der Wechselkursverwaltung bleibt normalerweise leer sie wird nur dann ausgefllt, wenn eine direkte Umrechnung zwischen zwei Fremdwhrungenerfasst werden soll. In der Spalte Fester Wechselkursbetrag schlielich wird festgelegt, welcherWert im Zuge der Erfassung von Buchungen verndert werden darf.

    PeriodenBuchhaltungsperioden dienen in Dynamics NAV zur Festlegung des Geschftsjahrs und zurDurchfhrung des Jahresabschlusses. ber die Buchhaltungsperioden wird jede Buchung einemGeschftsjahr zugeordnet. Es wird damit aber nicht festgelegt, ob mit einem bestimmtenBuchungsdatum gebucht werden kann dies wird in der Finanzbuchhaltung Einrichtung bezie-hungsweise der Benutzer Einrichtung bestimmt.

    Die Verwaltung der Buchhaltungsperioden erfolgt ber den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Finanzmanagement/Finanzen/Buchhaltungsperioden. Perioden werdendurch das Startdatum gekennzeichnet und knnen je nach Anforderungen beliebige Lngehaben. Das Enddatum einer Periode wird hierbei durch das Startdatum der nchsten Periodebestimmt.

    HINWEIS

  • 102 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Abbildung 3.16 Verwaltung der Buchhaltungsperioden

    Buchhaltungsperioden werden normalerweise ber die Schaltflche Jahr erstellen auf der Regis-terkarte Start des Menbands angelegt, mittels der nach dem Eintragen von Startdatum, Perio-denanzahl und Periodenlnge (meist 1M fr Monatsperioden) ein Geschftsjahr kompletterstellt wird.

    ber die Schaltflche Jahr abschlieen auf der Registerkarte Start des Menbands werden diePerioden eines Geschftsjahrs gesperrt, abgeschlossene Perioden sind durch eine Markierung inder Spalte Datum gesperrt gekennzeichnet und knnen nicht wieder geffnet werden. Hierbei istzu beachten, dass durch das Abschlieen die Periodendefinition (Periodenzeile) gesperrt wird.Buchungen sind falls in der Finanzbuchhaltung Einrichtung zugelassen auch nach Geschfts-jahresabschluss mglich, wobei diese Buchungen in der Spalte Nachbuchung der Sachposten (imStandard nicht sichtbar) gekennzeichnet sind.

    Nach dem Abschluss eines Geschftsjahrs steht das Ultimodatum zwischen dem letzten Tag desalten und dem ersten Tag des neuen Geschftsjahrs fr Abschlussbuchungen in Fibu-Buchungs-blttern zur Verfgung. Sobald die Buchung der Abschlussbuchungen abgeschlossen ist, kanndie GuV-Kontennullstellung ber den Link Abteilungen/Finanzmanagement/Aufgaben/GuV-Konten Nullstellung durchgefhrt werden.

    Fr Buchungen auf das Ultimodatum tragen Sie ein U vor dem Geschftsjahresenddatum ein(beispielsweise U31.12.2010).

    Neben den Buchhaltungsperioden sind in anderen Bereichen zustzliche Perioden- und Kalen-derdefinitionen vorhanden:

    HINWEIS

  • Mandanteneinrichtung 103

    Lagerbuchungsperioden knnen zur Definition zulssiger Datumsbereiche fr Lagerbu-chungen eingesetzt werden. Sie werden ber die Schaltflche Lagerbuchungsperiode aus denBuchhaltungsperioden oder ber den Link Abteilungen/Finanzmanagement/Lager/Lagerbu-chungsperioden geffnet und zeilenweise durch Angabe ihres Enddatums angelegt.

    Ist eine Lagerbuchungsperiode geschlossen, knnen keine Lagerbuchungen bis zum End-datum der Periode erfolgen. Vor dem Schlieen einer Lagerbuchungsperiode sollte die Lager-regulierung durchgefhrt und auf Sachkonten gebucht werden (siehe Kapitel 9).

    Basiskalender knnen in der Logistik zur Definition der arbeitsfreien Tage herangezogenwerden. Sie werden ber den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allge-mein/Basiskalender gepflegt.

    Basiskalender knnen durch Eintragung des gewnschten Basiskalendercodes in den Firmen-daten allgemein sowie auf Ebene einzelner Kunden (Debitoren), Lieferanten (Kreditoren)und Lagerorte hinterlegt werden. Durch Angabe eines Basiskalendercodes in einem Bereichist jeweils ber das Feld Spezifischer Kalender auch die Mglichkeit gegeben, vom eingetrage-nen Basiskalender im Einzelfall abweichende arbeitsfreie Tage zu kennzeichnen.

    Fr den Produktionsbereich kann ein Betriebskalender zur Definition von Schichten berden Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Produktion/Betriebskalender hin-terlegt werden

    Weitere EinrichtungNeben den zuvor beschriebenen Elementen der Mandanteneinrichtung sind auch weitere Berei-che bei der Einrichtung von Dynamics NAV wesentlich.

    Adressformat

    Wenn eine Adresse im Ausland von Kunden (Debitoren), Lieferanten (Kreditoren), Lagerortenund anderen Bereichen erfasst werden soll, muss der Lndercode des betroffenen Lands in derLnder-/Regionstabelle angelegt sein. Die Verwaltung der Lnder-/Regionstabelle, die nebendem Lndernamen auch das Adressformat im jeweiligen Land bestimmt, erfolgt ber den LinkAbteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allgemein/Lnder/Regionen. Das Adressformatgibt hierbei die Reihenfolge der Ausgabe von Postleitzahl und Ortsnamen im Adressblock an.Fr das eigene Land (Adressen ohne Lndercode) wird das Adressformat in der Einrichtung derFinanzbuchhaltung (Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Finanzmanagement/Finan-zen/Finanzbuchhaltung Einrichtung) bestimmt.

    Postleitzahlen

    Im Gegensatz zum Lndercode knnen Postleitzahlen und Ortsnamen bei der Adresseingabefrei erfasst werden. Als Untersttzung fr die Eingabe ist es dennoch sinnvoll, die Postleitzahlen-tabelle (Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allgemein/PLZ-Codes) mit hufigbentigten Werten manuell oder per Datenimport zu befllen in vielen Lndern stehen hierzudie Postleitzahlen im Internet als Download zu Verfgung.

  • 104 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Sprachen

    Hinsichtlich der Sprachen ist zwischen den Sprachcodes, die der Anwender fr die eigeneBenutzeroberflche in der Menleiste auswhlen kann, und den Sprachcodes fr externe Belegezu unterscheiden, die dem jeweiligen Kunden (Debitor) und Lieferanten (Kreditor) zugeordnetwerden. Diese Sprachcodes werden ber den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrich-tung/Allgemein/Sprachen verwaltet. Fr diese Sprachen knnen dann im jeweiligen Verwaltungs-fenster wie Artikelstamm, Zahlungsbedingungen oder Lieferbedingungen ber das Men-band bersetzungen angelegt werden. So wird im Artikelstamm eine fremdsprachigeArtikelbeschreibung ber die Schaltflche bersetzungen in der Gruppe Masterdaten der Regis-terkarte Navigate verwaltet.

    Die Zuordnung der Windows-Sprach-ID in der Sprachen-Verwaltung ist erforderlich, um frTextkonstanten auf externen Belegen (wie Rechnungsnr. auf der Verkaufsrechnung) die pro-gramminterne bersetzung zu erhalten. Hierbei sollten nur installierte Sprachen das sindSprachen, die dem Anwender fr die Benutzeroberflche zur Verfgung stehen ausgewhltwerden, da nur diese bersetzt werden.

    Parameter

    Allgemeine Parameter werden in jedem Modul in einem eigenen Einrichtungsfenster verwaltet beispielsweise die Finanzbuchhaltungseinrichtung unter Abteilungen/Finanzmanagement/Ver-waltung/Finanzbuchhaltung Einrichtung oder die Lagereinrichtung unter Abteilungen/Lager/Ver-waltung/Lager Einrichtung. ber die Parameter und die weitere Mandanteneinrichtung wieBuchungsmatrix und Zahlungsbedingungen knnen aus den von Dynamics NAV untersttz-ten Varianten zur Abwicklung der Geschftsprozesse diejenigen Einstellungen gewhlt werden,die den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprechen.

    Die Mandanteneinrichtung ist hierbei eine zentrale Aufgabe bei der Implementierung vonDynamics NAV und sollte mit entsprechender Sorgfalt und je nach Rahmenbedingungen unter Einbeziehung von Experten durchgefhrt werden. Neben der hier beschriebenen allge-meinen Grundeinstellung ist modulbezogen eine weitere Einrichtung erforderlich und im jewei-ligen Kapitel beschrieben. Von zentraler Bedeutung ist in diesem Zusammenhang die Einrich-tung der Finanzbuchhaltung (siehe Kapitel 9), da diese den Kern von Dynamics NAV darstelltund die Basis fr fast alle anderen Bereiche bildet.

    Grundlegende StammdatenAls nchster Schritt nach der Einrichtung eines Mandanten werden Stammdaten fr Bereichewie Artikel, Sachkonten oder Lieferanten erfasst, bevor Geschftsprozesse ber die Buchung vonTransaktionen abgewickelt werden knnen.

  • Grundlegende Stammdaten 105

    ArtikelstammDie Artikelverwaltung bildet eine grundlegende Basis fr alle Bereiche von Warenwirtschaft undSupply Chain Management. Der Artikelstamm enthlt daher fr fast alle Unternehmensbereicheeine Vielzahl von Informationen zur Beschreibung von Materialien.

    Wie alle Stammdaten in Dynamics NAV wird der Artikelstamm zentral in einer gemeinsamenVerwaltungsseite gefhrt. Diese kann von Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen und Rol-len direkt aufgerufen werden.

    Im Rahmen dieses Kapitels werden nur die wichtigsten Einstellungen im Artikelstamm erlutert.Detailliertere Informationen zu den fr Einkauf, Verkauf, Lager und Produktion relevanten Artikeldaten sind im jewei-ligen Kapitel enthalten. Erklrungen zu Buchungseinstellungen und zur Lagerbewertung finden Sie in Kapitel 9.

    Artikelbersicht

    Die Listenseite zur Verwaltung der Artikel kann von allen relevanten Modulen aus geffnet wer-den, beispielsweise ber den Link Abteilungen/Lager/Planung & Ausfhrung/Artikel. Zustzlichist die Artikelverwaltung in der Startseite vieler Rollen unter der Menoption Artikel verfgbar.

    Die Artikelverwaltung zeigt in der Artikelbersicht eine Zusammenfassung der wesentlichenDaten zur Auswahl eines Artikels, Detaildaten werden in der zugehrigen Artikelkarte verwaltet.Fr einen ersten berblick sind die folgende Spalten im Listenbereich der Artikelbersichtwesentlich:

    Nr. (Artikelnummer) Eindeutige Kennung, kann automatisch vergeben werden (Voraus-setzung: in der Lager-Einrichtung Abteilungen/Lager/Verwaltung/Lager Einrichtung ist eineNummernserie fr Artikelnummern eingetragen)

    Beschreibung Kurzbeschreibung des Artikels, wie er in Auftrags und Bestellzeilen ber-nommen wird

    Montagestckliste Automatisch gesetzt, wenn fr den betroffenen Artikel eine Montage-stckliste (siehe Kapitel 5) vorhanden ist

    Basiseinheitencode Mengeneinheit, in der der Artikel am Lager gefhrt wird

    Einstandspreis ist reguliert Gibt an, ob der Einstandspreis gem Lagerabgangsmethodeaktualisiert ist (siehe Kapitel 9)

    Einstandspreis Aktueller Lagerwert pro Mengeneinheit VK-Preis Basis-Verkaufspreis in Eigenwhrung Kreditorennr. Hauptlieferant, Vorschlagswert in Bestellvorschlgen

    Suchbegriff Such- und Sortierkriterium, wird automatisch in Grobuchstaben aus demFeld Beschreibung bernommen (kann berschrieben werden)

    Gesperrt Zeigt, ob der Artikel fr Buchungen gesperrt ist

    HINWEIS

  • 106 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Abbildung 3.17 Anzeige der Artikel in der Artikelbersicht

    Zur Bearbeitung der Detaildaten eines Artikels dient die Aufgabenseite (Artikelkarte), die bereinen Doppelklick auf die betreffende Zeile in der Artikelbersicht geffnet wird.

    Artikelkarte

    In der Artikelbersicht gezeigte Basisinformationen wie die Artikelnummer, die Beschreibungund der Basiseinheitencode werden im Inforegister Allgemein in der Artikelkarte gefhrt.Zustzlich bieten hier FlowFields wie Lagerbestand und Menge in Bestellung Informationen zurBestandssituation des Artikels.

    Das Inforegister Fakturierung enthlt mit der Produktbuchungsgruppe und der Lagerbuchungs-gruppe zentrale Einstellungen zur Sachkontenintegration. Die Produktbuchungsgruppe bildet alsallgemeine Buchungsgruppe gemeinsam mit der Debitoren- beziehungsweise Kreditorenbu-chungsgruppe die Basis fr die Kontenfindung in der Buchungsmatrix, die Lagerbuchungsgruppedefiniert als spezielle Buchungsgruppe das gebuchte Bestandskonto. Solange kein Eintrag indiese Felder erfolgt ist, kann fr den betroffenen Artikel keine Transaktion gebucht werden.Zustzlich wird ber die MwSt.-Produktbuchungsgruppe bestimmt, ob fr den Artikel der nor-male Steuersatz gltig ist oder ob ein ermigter Steuersatz Anwendung findet. Details zurBuchungsmatrix und zur Steuerberechnung wie auch zur Lagerabgangsmethode und zum Ein-standspreis finden Sie in Kapitel 9.

  • Grundlegende Stammdaten 107

    Zur Vereinfachung der Buchungseinstellungen knnen Sie den Artikelkategoriencode im Inforegis-ter Allgemein der Artikelkarte benutzen. In den Artikelkategorien (Abteilungen/Finanzmanagement/Verwaltung/Artikelkategorien) knnen Vorgabewerte fr Buchungsgruppen und Lagerabgangsmethode der jeweiligen Artikelhinterlegt werden.

    In Abhngigkeit vom Artikelkategoriencode kann im Inforegister Allgemein der Artikelkarte auch ein Produktgrup-pencode hinterlegt werden. Dieser lsst sich zur Klassifizierung des Artikels in der Logistik verwenden (siehe Kapi-tel 6), hat im Gegensatz zur Artikelkategorie aber keine Verbindung zu Buchungsgruppen und Sachkonteninteg-ration.

    Abbildung 3.18 Artikelkarte nach Aufruf aus der Artikelbersicht

    Neben den Buchungseinstellungen werden im Inforegister Fakturierung auch der Basiseinkaufs-preis Direkte Kosten (neueste) und der Basisverkaufspreis VK-Preis gefhrt. Der Basisein-kaufspreis wird hierbei automatisch mit dem Preis der letzten gebuchten Eingangsrechnung frden Artikel aktualisiert. Der Zusammenhang zwischen Basiseinkaufspreis, Deckungsbeitrag undBasisverkaufspreis wird ber das Feld VK-Preis/DB Berechnung hergestellt: Je nach Auswahlwird der Verkaufspreis aus dem eingetragenen Deckungsbeitrag (DB%) oder der Deckungsbei-trag aus der Differenz von Basiseinkaufspreis und Basisverkaufspreis berechnet.

    HINWEIS

  • 108 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Im Inforegister Beschaffung wird fr Einkaufsartikel der Standardvorschlag Einkauf alsBeschaffungsmethode belassen. Die Beschaffungsmethode Fertigungsauftrag wird fr Fertig-erzeugnisse und Halbfabrikate gewhlt, die im Unternehmen ber Fertigungsauftrge erzeugtwerden (siehe Kapitel 7). Die Beschaffungsmethode Montage wird fr Set-Artikel im Verkaufund fr einfache Montagen genutzt (siehe Kapitel 5). Wird die Beschaffungsmethode Keingewhlt, erstellt Dynamics NAV keinen Vorschlag fr das Produzieren oder Beschaffen desbetroffenen Artikels.

    Im Inforegister Artikelverfolgung wird ber den Artikelverfolgungscode festgelegt, ob und fr wel-che Transaktionen Chargen- oder Seriennummern erfasst werden mssen. Details zur Artikel-verfolgung sind in Kapitel 6 enthalten.

    Fr interne Hinweise steht die Schaltflche Bemerkungen in der Gruppe Historie der Register-karte Navigate des Menbands und unabhngig davon die Infobox Notizen zur Verfgung.

    Wenn Sie einen Hinweis in der Infobox Notiz erfassen, knnen Sie diesen als Benachrichtigung aneinen Benutzer senden. Dazu markieren Sie das Kontrollkstchen Benachrichtigen im Neuanlagefenster der Notiz,womit die Notiz im Rollencenter (Bereich Meine Benachrichtigungen) des jeweiligen Benutzers angezeigt wird.

    Schaltflchen im Menband der Artikelkarte

    Sollen im Artikelstamm lngere Beschreibungen und Texte gespeichert werden, die zur jeweili-gen Artikelposition in Verkaufsauftrge und Einkaufsbestellungen bernommen werden, kn-nen (auch fremdsprachige) Textbausteine ber die Schaltflche Textbausteine in der GruppeMasterdaten der Registerkarte Start (bzw. Navigate) erfasst werden. Die Erfassung fremdsprachi-ger Kurzbeschreibungen, die in fremdsprachigen Auftrgen und Bestellungen die Artikelbe-schreibung aus dem Artikelstamm ersetzen, erfolgt ber die Schaltflche bersetzungen auf derRegisterkarte Start.

    Des Weiteren sind folgende Schaltflchen im Menband von allgemeiner Bedeutung:

    Posten/Posten auf der Registerkarte Start Zeigt Artikelposten an (mengenmige Lager-transaktionen)

    Statistik auf der Registerkarte Start Bietet einen berblick der Geschftszahlen zum Artikel Artikelverfgbarkeit nach/Lagerort auf der Registerkarte Start Dient zur Abfrage einer

    bersicht aktueller Lagerbestandsdaten

    Artikel kopieren auf der Registerkarte Aktionen Fr das Anlegen eines Artikels, der hnlichzum gewhlten Artikel ist

    Einheiten auf der Registerkarte Navigate Dient zur Eintragung unterschiedlicher Mengen-einheiten und deren Umrechnung wie in der Schrittanleitung weiter unten fr die Basismen-geneinheit beschrieben

    Ersatzartikel auf der Registerkarte Navigate Zum Hinterlegen von Ersatzartikeln fr denbetroffenen Artikel (Ersatzartikel werden im Verkaufsauftrag vorgeschlagen, wenn die Auf-tragsmenge die verfgbare Menge bersteigt)

    HINWEIS

  • Grundlegende Stammdaten 109

    Verkaufspreise und Verkaufsrabatte knnen ber Schaltflchen in der Gruppe Verkauf der Regis-terkarte Navigate verwaltet werden, Lieferanten, Einkaufspreise und Einkaufsrabatte ber ana-loge Schaltflchen in der Gruppe Einkauf. Details dazu sind in Kapitel 4 fr den Einkauf und inKapitel 5 fr den Verkauf enthalten.

    Schrittanleitung zum Erstellen eines Artikels

    Um einen neuen Artikel im Beispiel einen Handelsartikel im Demomandanten CRONUSAG beschrnkt auf die wichtigsten Daten anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Whlen Sie in der Startseite die Menoption Artikel zur Anzeige der Artikelbersicht. Fallsdiese Menoption nicht in der Startseite Ihrer Rolle vorgesehen ist, whlen Sie den LinkAbteilungen/Lager/Planung & Ausfhrung/Artikel.

    2. Bettigen Sie die Tastenkombination + oder klicken Sie auf die Schaltflche Neu aufder Registerkarte Start des Menbands, um die Artikelkarte im Neuanlagemodus zu ffnen.

    3. Bettigen Sie im Neuanlagefenster die -Taste, um das Feld Nr. zu verlassen, womit dieArtikelnummer automatisch aus der Standardnummernserie eingesetzt wird.

    Wenn wie im Demomandanten CRONUS AG zum Gruppieren der Artikel mehrereNummernserien vorhanden sind, bettigen Sie den AssistButton rechts im Artikelnum-mernfeld, falls Sie eine Nummer aus einer anderen Nummernserie als der Standardnum-mernserie verwenden wollen.

    4. Im Inforegister Allgemein fllen Sie anschlieend das Feld Beschreibung aus.

    5. Im Feld Basiseinheitencode tippen Sie einen gltigen Code ein, beispielsweise STCK. DieEinheitenumrechnung wird fr die eingetragene Einheit automatisch angelegt, sobald Sie dasFeld verlassen.

    Falls Sie den betroffenen Einheitencode nicht kennen und die Basiseinheit ber das Such-fenster auswhlen wollen, mssen Sie die Einheit in der Einheitenumrechnung anlegen. Dasknnen Sie am einfachsten aus dem Suchfenster zum Basiseinheitencode ber die Schaltfl-che Neu am unteren Rand des Suchfensters tun. In der Einheitenumrechnungsseite whlenSie dann in der Spalte Code die gewnschte Einheit, in der Spalte Menge pro Einheit belassenSie den Standardwert 1. Danach schlieen Sie die Einheitenumrechnung ber die Schalt-flche OK, womit der Einheitencode in den Artikel bernommen wird.

    Alternativ knnen Sie Einheitenumrechnungen ber die Schaltflche Einheiten auf der Register-karte Start anlegen und verwalten.

    6. Im Inforegister Fakturierung whlen Sie im Feld Lagerabgangsmethode die gewnschteOption fr Handelsware wird oft der Standardvorschlag FIFO bernommen.

    7. Weitere Pflichtfelder in diesem Inforegister sind die Produktbuchungsgruppe, MwSt.-Produkt-buchungsgruppe und Lagerbuchungsgruppe.

    In der CRONUS AG whlen Sie fr Handelsware die Gruppen HANDEL und WEI-TERVERK, die MwSt.-Produktbuchungsgruppe wird aus der Produktbuchungsgruppe vorbe-legt.

    HINWEIS

  • 110 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    8. Als Vorschlagswert fr den Wert des Artikels in manuellen Lagerbuchungen (beispielsweiseInventurzugnge) und fr den Einkaufspreis in Bestellungen tragen Sie in den Feldern Ein-standspreis und Direkte Kosten (neueste) entsprechende Werte ein.

    9. Falls keine zustzlichen Daten einzutragen sind, knnen Sie die Erfassung der Artikelstamm-daten anschlieend ber die Schaltflche OK beenden.

    Weitere StammdatenNeben dem Artikelstamm, der eine grundlegende Voraussetzung fr das Erfassen von Transak-tionen im gesamten Bereich der Materialwirtschaft darstellt, sind vor allem die Sachkonten imKontenplan als zentraler Stammdatenbereich zu nennen.

    Die Sachkonten bilden hierbei nicht nur die Basis fr Buchungen im Finanzmanagement, siesind aufgrund des hohen Integrationsgrades von Dynamics NAV auch Voraussetzung fr dieBuchung von Transaktionen in allen anderen Bereichen.

    Weitere Stammdaten wie Lieferanten (Kreditoren), Kunden (Debitoren) oder Stcklisten bildenzustzlich eine wesentliche Bedingung fr die Arbeit im jeweiligen Bereich.

    Die Sachkonten im Kontenplan bilden zwar eine Grundvoraussetzung fr die Arbeit in fast allenBereichen von Dynamics NAV, werden aber normalerweise nur im Finanzmanagement verwaltet. Erluterungenzu den Sachkonten finden Sie daher in Kapitel 9.

    Hinweise zu bereichsbezogenen Stammdaten wie Lieferanten (Kreditoren) oder Stcklisten sind im jeweiligenKapitel enthalten Erklrungen zur Lieferantenverwaltung beispielsweise in Kapitel 4.

    StammdatenvorlagenStammdatenvorlagen dienen dazu, Benutzer bei der Neuanlage von Datenstzen durch eineautomatische Vorbelegung von Feldinhalten zu untersttzen. So ist es beispielsweise oft sinnvoll,im Lieferantenstamm Vorlagen zu Kreditoren-Inland, Kreditoren-EU und Kreditoren-Drittlandmit den entsprechenden Buchungseinstellungen zu definieren.

    Grundlagen zu Stammdatenvorlagen

    Zu jeder Stammtabelle knnen beliebig viele Stammdatenvorlagen angelegt werden, die Verwal-tung der Vorlagen erfolgt ber den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allge-mein/Stammdatenvorlagen einrichten. Beim Anlegen einer neuen Vorlage wird nach Eintragungeines Vorlagencodes die Tabellen-ID der Tabelle eingetragen, fr die die Vorlage erstellt werdensoll beispielsweise 27 fr die Artikelverwaltung. In den Zeilen der Datenvorlage werdenanschlieend die bentigten Felder mit dem jeweiligen Vorschlagswert eingetragen.

    HINWEIS

  • Grundlegende Stammdaten 111

    Abbildung 3.19 Stammdatenvorlage Beispiel zum Artikelstamm

    Um eine Vorlage zu benutzen, klicken Sie im Neuanlagefenster der jeweiligen Stammverwaltung beispielsweise in der Artikelkarte auf die Schaltflche Vorlage anwenden auf der RegisterkarteAktionen.

    Vorlagen knnen nicht nur bei der Neuanlage verwendet werden, Sie knnen auch bestehendeStammstze ber die Schaltflche Vorlage anwenden auf der Registerkarte Aktionen mit Feldwerten aus der Vor-lage berschreiben.

    Schrittanleitung zum Erstellen einer Vorlage

    Um eine neue Vorlage beispielsweise fr Inlandslieferanten beschrnkt auf zentrale Buchungs-informationen anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Whlen Sie zum Aufruf der Vorlagenverwaltung den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwen-dung Einrichtung/Allgemein/Stammdatenvorlagen einrichten.

    2. Bettigen Sie die Tastenkombination + oder klicken Sie auf die Schaltflche Neu aufder Registerkarte Start des Menbands, um eine neue Stammdatenvorlage anzulegen.

    3. Tragen Sie einen Code und eine Beschreibung ein, die spter fr die Auswahl der Vorlagedient. In der Tabellen-ID whlen Sie 23, um eine Vorlage fr Kreditoren (Lieferanten) zuerstellen.

    4. Bettigen Sie anschlieend die Taste (nchstes Inforegister) oder klicken Sie auf die ersteZeile im Inforegister Zeilen, um Vorschlagswerte fr die einzelnen Felder zu erfassen.

    HINWEIS

  • 112 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    5. In der Spalte Art belassen Sie den Vorschlagswert Feld und in der Spalte Feldname whlenSie den Wert Vendor Posting Group fr die Kreditorenbuchungsgruppe. In der Spalte Stan-dardwert tippen Sie dann beispielsweise INLAND (gltige Gruppe im Kreditorenstamm)ein.

    Im Fenster Feldbersicht, das zur Auswahl des Feldnamen geffnet wird, knnen Sie den Filter-bereich nutzen, um die Zeile mit dem gesuchten Feldnamen rasch zu finden.

    6. Anschlieend erfassen Sie je eine weitere Zeile fr die Gen. Bus. Posting Group und dieVAT Bus. Posting Group, jeweils mit dem Standardwert NATIONAL.

    Schrittanleitung zum Anwenden einer Vorlage

    Um die zuvor angelegte Vorlage zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Whlen Sie zum Aufruf der Kreditorenverwaltung den Link Abteilungen/Einkauf/Bestellungs-abwicklung/Kreditoren.

    2. Bettigen Sie die Tastenkombination + oder klicken Sie auf die Schaltflche Neu aufder Registerkarte Start des Menbands, um einen neuen Kreditor anzulegen.

    3. Bettigen Sie im Neuanlagefenster die -Taste, um das Feld Nr. zu verlassen, womit dieKreditorennummer aus der Standardnummernserie automatisch eingesetzt wird.

    4. Klicken Sie auf die Schaltflche Vorlage anwenden auf der Registerkarte Aktionen, um eineListe vorhandener Kreditorenvorlagen anzuzeigen. Im Auswahlfenster bernehmen Sie diegewnschte Vorlage per Doppelklick.

    5. Um die bernahme der Vorlage zu kontrollieren, ffnen Sie das Inforegister Fakturierung imKreditorenstamm.

    bungsaufgaben zur StammdatenverwaltungAls Beispiel fr die Stammdatenverwaltung und die Anwendung von Vorlagen wird in den fol-genden bungsaufgaben die Artikelstammverwaltung herangezogen.

    bung 3.4 Anlegen einer Vorlage

    Sie wollen die Auswahl richtiger Buchungsgruppen bei der Neuanlage von Handelsartikeln mitreduziertem Steuersatz vereinfachen. Legen Sie daher eine Stammdatenvorlage ART-REDzum Artikelstamm mit folgenden Werten an:

    Gen. Prod. Posting Group (Produktbuchungsgruppe) HANDEL

    VAT Prod. Posting Group (MwSt.-Produktbuchungsgruppe) VAT7 Inventory Posting Group (Lagerbuchungsgruppe) WEITERVERK

    bung 3.5 Anlegen eines Artikels mittels Vorlage

    In weiterer Folge legen Sie einen Handelsartikel unter Nutzung der zuvor angelegten Vorlage an,wobei die Artikelnummer aus der Nummernserie ARTIKEL4 bernommen werden soll:

    TIPP

  • Werkzeuge zur Systemeinrichtung 113

    Die Bezeichnung des Artikels lautet PREMIUM Brennholz, der Artikel wird in KG amLager gefhrt. In den Bewertungsrichtlinien Ihres Unternehmens ist eine FIFO-Bewertungfr Handelsware vorgesehen. Fr den Einstandspreis und Basiseinkaufspreis erwarten Sieeinen Betrag von EUR 1,00. Fr den Basisverkaufspreis werden EUR 2,00 festgelegt. Mehr-wertsteuer-Gruppe und Buchungsgruppen bernehmen Sie aus der Vorlage.

    Um die Weiterbearbeitung des neu angelegten Artikels sicherzustellen, legen Sie eine Notiz an.Die Notiz soll auch als Benachrichtigung an Sie selbst gehen.

    Werkzeuge zur SystemeinrichtungZur Untersttzung bei der Einrichtung eines neuen Mandanten stehen in Dynamics NAV einer-seits die RapidStart-Services fr Microsoft Dynamics NAV und andererseits Microsoft DynamicsSure Step zur Verfgung.

    RapidStart-ServicesNach dem Erstellen eines neuen Mandanten in der Entwicklungsumgebung knnen die Rapid-Start-Services im Windows-Client zur Untersttzung des Einrichtungsprozesses genutzt wer-den. Die RapidStart-Services sind hierbei als Untersttzung fr Microsoft-Partner bei derImplementierung von Dynamics NAV konzipiert.

    Sie enthalten dazu einerseits ein Arbeitsblatt mit Tabellen zur Mandanteneinrichtung und ande-rerseits auch Fragebogen zur Konfiguration. Zustzlich stehen Standardeinrichtungsdaten zurVerfgung, die die Einrichtung eines Mandanten mit allgemein blichen Einstellungen enthal-ten und individuell angepasst werden knnen.

    Abbildung 3.20 Menoptionen der RapidStart-Services in Microsoft Dynamics NAV

  • 114 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten

    Die Menbefehle der RapidStart-Services knnen unter dem Link Verwaltung/Anwendung Ein-richtung/Allgemein/RapidStart Services for Microsoft Dynamics NAV aufgerufen werden.

    Das Arbeitsblatt mit Konfigurationstabellen kann hier ber den Link Verwaltung/AnwendungEinrichtung/Allgemein/RapidStart Services for Microsoft Dynamics NAV/Konfigurationsvorschlaggeffnet werden. Die Liste mit Tabellen kann im Konfigurationsvorschlag entweder zeilenweisemanuell (mit Zeilenart Tabelle) erfasst oder ber die Schaltflche Tabellen abrufen auf derRegisterkarte Aktionen des Menbands generiert werden. Fr die eingetragenen Tabellen zeigtdann die Spalte Anzahl Datenstze, wie viele Datenstze jeweils bereits erfasst sind. In der SpalteStatus kann eingetragen werden, wie weit die Einrichtung fortgeschritten ist.

    ber die Schaltflchen Nach oben und Nach unten auf der Registerkarte Aktionen des Men-bands kann die Reihenfolge der Zeilen gendert werden, durch manuelle Eintragung zustzli-cher Zeilen der Zeilenart Flche (Bereich) und Gruppe ist eine weitere Gliederung mglich.Nach dem Auswhlen einiger oder aller Tabellen knnen diese ber die Schaltflche Paket zuwei-sen einem Konfigurationspaket zugewiesen und im Konfigurationspaket weiterbearbeitet,exportiert und importiert werden.

    Die Dynamics NAV-Hilfe enthlt weitere Hinweise zum Einrichten eines Mandanten mithilfe derRapidStart-Services (Anwendungshilfe fr Microsoft Dynamics NAV 2013/Einrichtung und Verwaltung/Einrichtenvon Mandanten mit RapidStart-Services fr Microsoft Dynamics NAV).

    Microsoft Dynamics Sure StepMicrosoft Dynamics Sure Step ist die offizielle Implementierungsmethodik fr Microsoft Dyna-mics-Produkte. Sie umfasst einerseits die Sure Step Methodology zum Projektmanagement undandererseits produktspezifische Werkzeuge zur Implementierung von Microsoft Dynamics NAVund anderer Dynamics-Lsungen wie Dynamics CRM.

    Ziel der Sure Step Methodology ist eine effiziente Untersttzung von Microsoft-Partnern undBeratern, um die Implementierung von Microsoft Dynamics-Produkten kostengnstig und ver-lsslich durchzufhren. Hierbei werden drei unterschiedliche Arten der Projektbeteiligungunterschieden:

    Diagnose (Vorprojekt)

    Implementierung (Neuimplementierung und. Upgrade) OptimierungDie Sure Step Methodology bercksichtigt sowohl Projektphasen, die als Meilensteine im Pro-jektmanagement benutzt und in Aktivitten untergliedert werden, als auch unterschiedlicheRollen und Verantwortlichkeiten der Projektbeteiligten. Ein wesentliches Element sind hierbeidie Vorlagen und Beispieldokumente (z.B. fr den Projektplan), die als Untersttzung zur Pro-jektabwicklung genutzt werden knnen.

    Sure Step ist ber die Microsoft Dynamics Partner Source und die Microsoft Dynamics Custo-mer Source verfgbar. Neben der lokalen Installation kann auch eine Onlineversion genutztwerden.

    HINWEIS

  • Werkzeuge zur Systemeinrichtung 115

    Abbildung 3.21 Die Microsoft Dynamics Sure Step Methodology (Quelle: Microsoft)