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Information Kommunikation Administration Korrespondenz Mindmap

Mindmap - eco2day.ch · Korrespondenz 2 Inhaltsverzeichnis Mindmaps Übersicht 3 Geschäftsbrief Definition 4 Zweck 4 Anforderungen 5 Kommunikationsumfeld 5 Form 6 Sprache 7

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Information Kommunikation Administration

KorrespondenzMindmap

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Korrespondenz

2

Inhaltsverzeichnis Mindmaps

Übersicht 3

Geschäftsbrief Definition 4

Zweck 4

Anforderungen 5

Kommunikationsumfeld 5

Form 6

Sprache 7

Praxis Informationen beschaffen und vermitteln 9

Geschäftspartner gewinnen und überzeugen 11

Konflikte meistern 13

Kontakte pflegen 15

Stellensuche und Bewerbung 16

Anstellung und Kündigung 17

Beispiel Geschäftsbrief 19

Beispiel Lebenslauf 20

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Korrespondenz

3

KorrespondenzÜbersicht

KorrespondenzGeschäftsbrief

Wirtschaftssprache und Korrespondenz

Geschäftsbrief

Praxis

Geschäftsbrief

Definition

Zweck

Anforderungen

Kommunikationsumfeld

Form

Sprache

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Korrespondenz

4

Definition

Sekretariatskorrespondenz

Sachmitteilungen mitwerbendem Charakter

Personalkorrespondenz

interne Korrespondenz

Behördenkorrespondenz

GeschäftsbriefDefinition

GeschäftsbriefZweck

Zweck

Informationsträger

Werbemittel

Verkaufsargument

Bindeglied zwischen Menschen

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Korrespondenz

5

GeschäftsbriefAnforderungen

Anforderungen

Inhalt

sachlich korrekt

rechtlich unanfechtbar

inhaltlich vollständig

psychologisch geschickt aufgebaut

Formulierung

fehlerfrei

knapp

flüssig

Darstellung

sauber

übersichtlich

zweckmässig

ansprechend

GeschäftsbriefKommunikationsumfeld

Kommunikationsumfeld

Korrespondenzleitbild «Corporate Identity»

Erwartungshaltung des Empfängers

Autorenrolle des Verfassers

Betreuer

Fachberater

Problem- / Konfliklöser

Vermittler

Partner

Zielsetzung

informieren

für ein Vorhaben, Ware oderDienstleistung gewinnen

betreuen

umstimmen / versöhnlich stimmen

wiedergewinnen

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Korrespondenz

6

Form

Typografie

leicht zu lesende Standardschrift

11- oder 12-Punkt-Schrift

nur eine Schriftfamilie

keine ausgefallenen Gestaltungsmittel

grafische Gliederung

Übersichtlichkeit

Absätze

Zwischenüberschriften

Einzüge

Aufbau

Rahmentext 1

Absender

Empfängeradresse

Betreff

Anrede

Hauptteil

Kontakt- oder Anknüpfungsbotschaft

einleitender Briefabschnitt

Interesse wecken

Kernbotschaftsachbezogene Inhalte

psychologische Feinheiten

Fortsetzungs- oder Schlussbotschaft

anregend

gewinnend

Rahmentext 2

Grussformel

Absenderangaben

Unterschrift

Anlagen

Postskriptum

Werbung

organisatorische Hinweise

persönliche Mitteilungen

GeschäftsbriefForm

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Korrespondenz

7

Sprache

Wortwahl

kein Nominalstil: Verben statt Substantive

keine Modalverben: müssen, sollen, dürfen

keine Partizipien: beiliegend, bezugnehmend

keine Fremdwörter: Change-Prozess, Office-Manager

keine Supperlative: höchste, beste

keine veralteten Briefformeln

Vorsicht vor Sprachfallen

Pleonasmen

schiefe Wendungen

nicht eindeutige Bezüge

Ausdrucksweise

keine Vorreiter / Einleitungswendungen:es ist wichtig, zu Ihrer Information teilen wir mit

keine Füllwörter oder Floskeln:hiermit, offenbar

keine langen, verschachtelten Sätze

Stilebene

Sachstil

Wirkungsstil

beeinflussen

überzeugen

gewinnen

Partnerbezogenheit

Aktiv statt Passiv

Indikativ statt Konjunktiv

Präsens statt Futur

Sätze ohne dass

Ton

«Der Ton macht die Musik»

ruhiger, höflicher Tonfall

positive Formulierungen

keine Gefühlsausbrüche

persönliche Note

einfühlsam, partnerschaftlich

Sonderfälle

Faxwenn Dokumente / Zeichnungen nicht elektronisch zur Verfügung stehen

Email

aussagekräftige Headline:Neugier wecken

individuelle Ansprache

Stil

kurz

prägnant

informativ

umfangreiche Dokumente / Infos als Attachment

Umgangsformen beachten

Emails sind Visitenkarten

Vorsicht mit Humor und Ironie

überzeugender Schluss:Dialog aufrecht erhalten

vor dem Versand:Text korrigieren!

SMS nur zur privaten Kommunikation

GeschäftsbriefSprache

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Korrespondenz

8

KorrespondenzPraxis

Praxis

Informationen beschaffenund vermitteln

Geschäftspartner gewinnen und überzeugen

Kontakte pflegen

Konflikte meistern

Stellensuche und Bewerbung

Anstellung und Kündigung

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Korrespondenz

9

CD 5

Informationenbeschaffen

und vermitteln

Anfragen für Warenlieferungen /Dienstleistungen

bestimmt

Ziel

Information über die Leistung

detailliertes Angebot

unbestimmtZiel

verschiedene Prospekte, Kataloge, Preislisten, ...

Inhalt undAufbau

Grund für Interesse

Beschreibung

Marke

Typ

Ausführung

Farbe

Form

Grösse

Art und Umfang

Zeitpunkt / Zeitdauer

Sonderwünsche

Rahmenbedingungen

Angaben

Menge

Lieferzeit

Lieferart

Preis

Hinweise

Konkurrenzofferte

Beeinflussung

Aussicht auf langfristigeGeschäftsbeziehung

Bitte umAngebot

Lösungsvorschlag

Besprechungs- und Aktennotizen

Inhalt und Aufbau

Absender

Verfasser

Verteiler

Art

Telefonrapport

Besuchsrapport

Aktennotiz

Besprechungsnotiz

Ort und Datum

beteiligte Personen

Inhalt

Resultat undVerantwortlichkeiten

Auftrag

Termin

Verpflichtung

Aufgabe

Ort der Archivierung

Kurzberichte

Protokolle

PraxisInformationen beschaffen und vermitteln

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Korrespondenz

10

Informationenbeschaffen

und vermitteln

Anfragen für Warenlieferungen /Dienstleistungen

Besprechungs- und Aktennotizen

Kurzberichte

Inhalt und Aufbau

Titel

Inhalte

Wer?

Was?

Wo?

Wann?

Wie lange?

Namen

Verfasser

Leiter / Fachreferent

Kosten pro Teilnehmer

Gruppeninfo

Eindrücke

Erfahrungen

Stimmung

Zusammenfassung,ev. Empfehlungen

Ort, Datum und Verteiler

Protokolle

Arten

Vollprotokoll

Verhandlungsprotokoll

Kurzprotokoll

Beschlussprotokoll

Inhalt und Aufbau

Bezeichnung

Ort, Datum und Zeit

Personen

Vorsitzender

Protokollführer

Anwesende

Abwesendeentschuldigt

unentschuldigt

Traktanden

Beschreibung des Sitzungsverlaufs

Inhalt

Aufträge

Verantwortlichkeiten

Termine

Uhrzeit Ende der Sitzung

Ort und Datum

UnterschriftenSitzungsleiter

Protokollführer

Verteiler

PraxisInformationen beschaffen und vermitteln

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Korrespondenz

11

Geschäftspartnergewinnen undüberzeugen

Angebote

Antwort auf konkrete Anfrage

Möglichkeitenverbindlich / unverbindlich

befristet / unbefristet

Inhalt und Aufbau

Dank

Angebot

Menge

Preis

Lieferfrist

Zahlung

Rabatte

Garantien

Verpackung

Werbung

Zusicherungen

Beilagen

Prospekte

Kataloge

Preislisten

WerbeinfosSonderaktionen

Neuheiten

Werbebriefe

Bezug zur Zielgruppe

Inhalt und Aufbau

Adressat

Kaufmotiv

Aufmerksamkeit gewinnen / Interesse wecken

Botschaft

Argumente

Gefühle

Ziel

Bestellungen / Aufträge

Inhalt undAufbau

Wer bestellt was bei wem?

Wer beauftragt wen womit?

Details

Zeitpunkt

Menge

Preis

Lieferbedingungen

Zahlungsbedingungen

Auftragsbestätigung

Inhalt undAufbau

Dank

Bestätigung der wichtigsten Vereinbarungen

EinzelheitenLieferung

Zahlung

Zusicherung einer gewissenhaften Ausführung

Widerruf einer Bestellung / eines Auftrages

Inhalt undAufbau

Bezugnahme

Widerruf

Begründungpraxisgerecht

stichhaltig

Ankündigungzukünftiger Auftrag

Ersatzauftrag

Bitte um Entgegenkommen, falls Widerruf verspätet erfolgt

Dank für Verständnis

Antwort auf einen Widerruf

Annahmebei glaubhafter Begründung

höherer Gewalt

Ablehnungbei verspäteter Stornierung

Spezialanfertigung

Extrabestellung

Ablehnung einer Bestellung / eines Auftrages

Gegenangebot und Antwort auf Gegenangebot

Gesuche an Behörden / Einsprachen

PraxisGeschäftspartner

gewinnen und überzeugen

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Korrespondenz

12

PraxisGeschäftspartner gewinnen und überzeugen

Geschäftspartnergewinnen undüberzeugen

Angebote

Werbebriefe

Bestellungen / Aufträge

Auftragsbestätigung

Widerruf einer Bestellung / eines Auftrages

Antwort auf einen Widerruf

Ablehnung einer Bestellung /eines Auftrages

Fehlen eines verbindlichen Angebotes

Ablauf der Bestellfrist

Bestellung anders als vereinbart

Verbindliche Bestellungen dürfennicht abgelehnt werden!

Gegenangebot undAntwort auf Gegenangebot

Hinweis auf Konkurrenzofferte

Beschaffenheit / Ausführung entsprichtnicht den Erwartungen

unvorteilhafte Liefer- oderZahlungsbedingungen

Inhalt undAufbau

Dank

Einwand

Ablehnung

Begründung

Gegenvorschlag

verbindlicher, beeinflussender Schluss

Antwort

Dank

Stellungnahme

Begründung

Bitte um Verständnis

weiteres Vorgehen

ermunternder Schluss

Gesuche an Behörden /Einsprachen

Inhalt undAufbau

Darstellungder Sachlage

wahrheitsgetreu

verständlich

Anliegen klar und logisch schildern

stichhaltige Argumente

Briefstil

sachlich

gestützt aufGesetzesgrundlagen

gewinnend

Bitte umZustimmung

Weisung

Anliegendokumentieren

Beweise anführen

Fristen beachten

Einschreibebrief an zuständige Person

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Korrespondenz

13

Konflikte meistern

Ankündigungen vonLiefer- und Zahlungsverzug

Inhalt undAufbau

Verspätung so früh wie möglich ankündigen

Begründungglaubhaft

stichhaltig

Hinweisneuer Liefertermin

neuer Zahlungstermin

einvernehmliche Lösung vorschlagen

Bitte um Verständnis

Dank für Geduld

Zusicherung für die Zukunft

Liefermahnungen

Fixgeschäftverbindlicher Liefertermin

Mahnung erübrigt sich

Mahngeschäft

Bezugnahme auf vereinbarte Lieferfrist

Feststellen der Verspätung

Hinweis auf Folgen

Nachfrist setzen

Bitte um Lieferung und Antwort

Apell an Pflichtbewusstsein

Vertragsrücktritt

Verzug beim Fixgeschäft

nach Ablauf der Nachfrist

Deckungskauf

Schadensersatz

Antwort auf Liefermahnung

Inhalt undAufbau

BezugnahmeLiefermahnung

Lieferfrist

Ausdruck des Bedauerns /Entschuldigung

stichhaltige Begründung der Verzögerung

Zusicherung

Mitteilung des neuen Termins

versöhnlicher Schluss

Zahlungsmahnungen

Inhalt und AufbauErste Mahnung

Forderungsbetrag

Hinweis auf Entstehung

Verfallszeit

Bitte um Zahlung

neuer Zahlungstermin

kurze und höfliche Formulierung

Inhalt und Aufbauwiederholte Mahnung

Schilderung Mahnverlauf

KonsequenzenBetreibung

Gerichtsverfahren

Hinweis auf eigene Verpflichtungen

Appell an Schuldner

Zahlungsaufforderung

neuer Zahlungstermin

Hoffnung auf einvernehmliche Lösung

höfliche, aber nachdrücklicheFormulierung

Antwort auf Zahlungsmahnung

Inhalt undAufbau

Bezug zur Mahnung

Entschuldigung

stichhaltige Begründungdes Verzugs

Bitte um Zahlungsaufschub

Zusicherung, neuen Termineinzuhalten

Hoffnung auf Entgegenkommen

Beanstandungen / Mängelrüge

Antwort auf Mängelrüge

Beschwerde

Antwort auf Beschwerde

PraxisKonflikte meistern

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Korrespondenz

14

Konflikte meistern

Ankündigungen vonLiefer- und Zahlungsverzug

Liefermahnungen

Antwort auf Liefermahnung

Zahlungsmahnungen

Antwort auf Zahlungsmahnung

Beanstandungen /Mängelrüge

TatbestandesaufnahmeMängel bestätigen lassen

Fotos machen

Ware aufbewahren

Wahlrechte

Gattungsware

Ersatz

Preisermässigung

Vertragsrücktritt

SpezieswarePreisermässigung

Vertragsrücktritt

Inhalt undAufbau

Bezugnahme

genaue Mängelbeschreibung

Enttäuschung äussern

Lösungsvorschlag

verbindlicher Schluss:Bitte um Entgegenkommen

Antwort auf Mängelrüge

Berechtigung der Mängel feststellen

Inhalt undAufbau

Dank für Mitteilung

Entschuldigung

Stellungnahme und Begründung

Vorschlagdes Kunden annehmen

andere Lösung anbieten

verbindlicherSchluss

Bedauern ausdrücken

Hoffnung auf weiterhingute Geschäftsbeziehung

Beschwerde

Missfallensäusserungwegen ungehörigem Verhalten

wegen nachlässigem Verhalten

Inhalt undAufbau

Ziel

wahrheitsgetreue Darlegungdes Sachverhaltes

sachlicher Tonfall

Bitte um Verständnis

Bitte um Bescheid /Abhilfe

Antwort auf Beschwerde

Einführungsvermögen zeigen

Inhalt undAufbau

Entschuldigung

Versuch Konflikt zu lösen

Partner besänftigen ev. mitWiedergutmachungsgeschenk

Ton

sachlich

korrekt

freundlich

PraxisKonflikte meistern

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Korrespondenz

15

Kontakte pflegen

Einladungen

Inhalt undAufbau

Grund der Einladung

Bezeichnung der Veranstaltung

Angaben

Ort

Zeit

Dauer

Programmablauf

Hinweise

Kleidung

Anfahrt

Bitte um Anmeldung

BeilagenStadtplan

Hotelliste

Absagen

Inhalt undAufbau

Dank

Entschuldigung

Begründung

Verständnis wecken

Ankündigungen

Festigen bestehender Geschäftsbeziehungen

Ausgangslage schilderninformativ

lebendig

negative Mitteilungen

gute Begründung

Verständnis wecken

Wertschätzung zeigen

Hoffnung auf weiterhin erfreuliche Beziehung

Erinnerungsschreiben

Rückversicherung, dass Vereinbarungen, Versprechen,Termine, Ratenzahlungen, etc. eingehalten werden

Beleben früherer Kundenkontakte

Anteilnahme

Glückwünsche / Kondolenzbriefe schaffenVertrauen und stärken die Partnerschaft

Gefühle

aufrichtig sein

keine Gefühle vortäuschen

nicht übertreiben

Verzicht auf Klischees und Redewendungen

Inhalt undAufbau

Bezugnahme

Dank für Mitteilung

Glück wünschen / Beileid aussprechen / Verdienst würdigen

Wünsche für die Zukunft

Dankbrief

Zeugnis guter Umgangsformen

Möglichkeiten

Glückwünsche

Anteilnahme

Entgegenkommen

Gefälligkeit

Hilfeleistung

Geschenk

nützliche Vermittlung

Gefühle

ehrlich

herzlich

persönlich

PraxisKontakte pflegen

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Korrespondenz

16

Stellensuche undBewerbung

Bewerbungsschreiben

persönliches Schreiben

Hervorheben

Wissen

Können

Erfahrung

Stärken

Leistungsbereitschaft

Persönlichkeit

Bezugnahme auf Stellenanzeige

Inhalt undAufbau

Sie

Grund für dieses Unternehmen

Grund für diese Stelle

Grund für diesen Tätigkeitsbereich

Ich

Grund für mich

Motivation

Fähigkeiten

Kenntnisse

Erfahrungen

Anforderungen

Wir

Vorschlag eines perönlichen Kennenlernens

selbstbewusster Briefschluss

Hinweise

Lebenslauf

Zeugniskopien

Arbeitszeugnisse

Lebenslauf

Auskunft über Person

Bildungsweg

Berufserfahrung

besondere Kenntnisse

Referenzen

mögliches Eintrittsdatum

Email- / Onlinebewerbungen

Dokumente sorgfältig zusammenstellen

schlichte und sachliche Bewerbung

alle Anhänge in einer PDF-Datei

Datenmenge ev. komprimieren

aussagekräftiger Betreff

geeignete Absenderadresse

Nachfassbrief

Psychologisch geschickt herausfinden,warum Reaktion auf Angebot / Bewerbungausbleibt.

Inhalt undAufbau

Bezugnahme

Anfrage

Angebot

Stellenausschreibung

Hinweis auf ausgebliebene Reaktion

Grund nachfragen

Verständnis bekunden

Hoffnung auf Antwort

PraxisStellensuche und Bewerbung

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Korrespondenz

17

Anstellung undKündigung

Erkundigungen und Auskünfte

Inhalt undAufbau

Grund der Erkundigung

Hinweis auf Referenzangaben

Bitte um sachliche, offene Auskunft

gezielte Fragen

Charakter

Wissen

Fähigkeit

Zusicherung, dass Angabenvertraulich behandelt werden

Gegendienste anbieten

Anstellungsvereinbarungen /Arbeitsvertrag

Inhalt undAufbau

Funktion

Eintrittsdatum

Vertragsdauer

Probezeit

Arbeitszeit

Stellung / Hierarchie

Kompetenzen

Finanzen

Lohn

Personalvorsorge

Sozialleistungen

Hinweis auf Rechteund Pflichten

Mutterschaftsschutz

Geheimhaltung

Urlaubsanspruch

Überstunden

Kündigungsfristen

Ort, Datum und Unterschrift der Parteien

freundlicher Begleitbrief

Gesuche an Vorgesetzte

Inhalt undAufbau

Schilderung der Ausgangslage

klar formuliertes Gesuch

Begründung und Dokumentation

Bitte um Bewilligung / Bescheid

Formulierung

motivierend

höflich

aber nicht unterwürfig

Kündigung

Arbeitszeugnis

PraxisAnstellung und Kündigung

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Korrespondenz

18

PraxisAnstellung und Kündigung

Anstellung undKündigung

Erkundigungen und Auskünfte

Anstellungsvereinbarungen /Arbeitsvertrag

Gesuche an Vorgesetzte

Kündigung

Kündigungsfristen gemäss Art. 336 OR

gute Umgangsformen gebieten Begründung

Inhalt undAufbau

Kündigungstermin

Kündigungsgrund

Dank für Zusammenarbeit

Arbeitnehmerkündigung:Bitte um Verständnis

Arbeitgeberkündigung:gute Wünsche für die Zukunft

Arbeitszeugnis

keine negativen Auskünfte

Inhalt undAufbau

Personalien

Stellung / Funktion im Betrieb

Dauer des Arbeitsverhältnisses

Beurteilungen

Leistung

Fachwissen

Arbeitsqualität

Einstellung zum Unternehmen

Verhalten gegenüber

Vorgesetzten

Mitarbeitern

Kunden

Lieferanten

Kündigungsgrund

Ausdruck des Bedauerns

Glückwünsche für die Zukunft

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Korrespondenz

19

Beispiel Geschäftsbrief

Briefkopf Hier steht Dein Name und Anschrift oder Unternehmen und Firmenlogo

EmpfängerAdressePLZ Ort Ort, Briefdatum

Betreff

Anrede

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Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text TextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text

Gruss Absender (Firma) Vorname Nachname Beilagen

3x

2x

2x

2x

4x

2x

4x

4x

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Korrespondenz

20

Beispiel Lebenslauf

Personalien

Name Katharina Wieser

Adresse Steinackerstrasse 58, 8006 Zürich

Telefon 044 367 88 90

Geburtsdatum 23. Februar 1984

Heimatort Luzern

Zivilstand ledig

Ausbildung Primarschule Luzern

Sekundarschule Luzern

Kaufmännische Berufsschule Luzern: Lehrabschluss

mit Durchschnittsnote 5,1

Weiterbildung • Weiterbildungskurs zur Sachbearbeiterin, Kaufmännische

Berufsschule Luzern: Abschlusszertifikat

• Weiterbildungskurs ICT Power-User, Schweizerisches Informatik-

Zertifikat an der Wirtschaftsinformatikschule Luzern: Diplomzertifikat

• Aufbaukurs Französisch, Cercle Commercial Suisse, Paris

Sprachen Deutsch: Muttersprache

Englisch: erweiterte Grundkenntnisse

Französisch: fliessend in Wort und Schrift

Italienisch: Grundkenntnisse

Berufliche Tätigkeit • Kaufmännische Tätigkeit bei der Gemeindeverwaltung Weggis

• Sachbearbeiterin bei der Amman Reformhaus AG, Luzern

Hobbys Skilanglauf, Sportschiessen, Klavierspielen, Lehrertätigkeit beim

Ski-Club Lengnau, internationale Küche

Referenzen Herr Michel Rotondo, Gemeindeschreiber, Haldenweg 15,

6353 Weggis, Telefon: (041) 754 88 65

Frau Ursula Frey, Personalverantwortliche der Amman Reformhaus AG,

Hauptstrasse 21, 6003 Luzern, Telefon: (041) 348 99 51

Eintritt 01. April 2009 oder nach Vereinbarung

Farbfoto

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Korrespondenz

21

Haus der Berufsbildung AG | Poststrasse 2 | 8406 Winterthur | hdb-schweiz.ch | eco2day.ch

Kein Teil dieses Werkes darf ohne schriftliche Einwilligung des Verlages in irgendeiner Form, insbesondere nicht für Zwecke der Unter-

richtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

© audioverlag.ch Patrick Ammersinn, Poststrasse 2, 8406 Winterthur, [email protected]

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