CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

Mobiles Arbeiten & Collaboration

Bernhard Braun und Detlef Bornhof, Saperion AG

08.03.2013, 15:00 Uhr

Mobiles Arbeiten & Collaboration

9. März 2013

iSAPERION App 5

Mein Tag & die Apps

6:30 Uhr Frühstück … noch ganz analog

6:00 Uhr Aufstehen

9:00 – 13:00 Meeting … und gleich das Flipchart fotografiert

07:10 – 08:45 Zugfahrt mit den letzten Vorbereitungen für's Meeting

… Blumen bestellen

14:00 – 16:00 Rückfahrt mit dem Zug: Protokoll schreiben, Rechnungen freigeben und …

6:50 Uhr schnell noch die Zugtickets bestellt …

6:55 Uhr … und auch gleich das Taxi zum Bahnhof

iSAPERION App 6

Nutzen durch Bereitstellung mobiler Lösungen

Quelle: IDC Studie „Managing Mobile Enterprises – Unternehmen im Spannungsfeld von Mobilität, Collaboration und Consumerization (BYOD) in Deutschland 2012“, 2012

iSAPERION App 7

Anforderungen an Enterprise Mobility

Quelle: IDC Studie „Managing Mobile Enterprises – Unternehmen im Spannungsfeld von Mobilität, Collaboration und Consumerization (BYOD) in Deutschland 2012“, 2012

iSAPERION App 8

iSAPERION

Vorteile des mobilen Arbeitens mit iSAPERION

+ Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente und Prozesse

+ Komfortable Recherche nach Dokumenten im SAPERION ECM System

+ Hinzufügen von Dokumenten per Upload

+ Weiterleitung von Dokumenten per Mail

+ Teilnehmen an Geschäftsprozessen

+ Nahtlose Integration in iOS

+ Öffnen von Dokumenten in anderen Apps

+ E-Mail Anhänge übernehmen und archivieren

+ Fotos direkt aus der Aufnahme oder über die Camera-Roll übernehmen und archivieren

+ Reduktion auf das Wesentliche

+ klares und intuitives Benutzerinterface

iSAPERION App 9

iSAPERION

iSAPERION App – Look & Feel

10

iPhone

iPad

iSAPERION App 11

iSAPERION on iPad

iSAPERION App 12

Bild + Claim zu iSaperion

SAPERION ECM Together

Bringe Ordnung in deine Doks,

auch wenn du unterwegs bist!

SAPERION ECM Together 13

SAPERION ECM Together

+ Dokumente organisieren & mit anderen teilen

+ Wichtiges Firmenwissen schützen

+ Zugriff auf die Dokumente von überall

+ Nachvollziehbarkeit sicherstellen

+ Datensicherheit gewährleisten

+ Mit Teams und externen Partnern effizient zusammenarbeiten

SAPERION ECM Together 14

Positionierung

SAPERION ECM Together ist ein digitales Dokumentenarchiv in der Cloud, das jeder nutzen kann, um wichtige Dokumente langfristig aufzubewahren.

Es ist ein sicherer Ort, der jederzeit über das Internet (Web-Client) oder eine App (iPad) besucht werden kann.

Egal ob privat oder geschäftlich, mit SAPERION ECM Together können individuelle Ordner- und Aktenstrukturen erstellt, Notizen geschrieben und Dokumente mit Schlagworten versehen werden, um sie bei Bedarf schnell wieder zu finden.

Die Dokumente können problemlos für Freunde, Verwandte und Arbeitskollegen freigegeben sowie, in Form von Projekten, gemeinsam bearbeitet werden.

Erstellen. Teilen. Bearbeiten. Archivieren.

SAPERION ECM Together 15

SAPERION ECM Together – Nutzenaspekte im Detail

+ Entspannt von überall aus arbeiten

+ Zugriff auch ausserhalb des eigenen Unternehmens

+ Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg

+ Das "Firmenwissen" bleibt unter Kontrolle der Firma (Schutz von IP)

+ Dokumente organisieren und mit anderen teilen

+ Intuitive Navigation in den Projekträumen und Ordnern

+ Änderungen nachvollziehbar

+ Sichere Datenhaltung, verlässliches Löschen

Für wen und für was taugt es…

einige typische Anwender

SAPERION ECM Together

SAPERION ECM Together 17

Aktive Informationsverteilung

Juliane erstellt, pflegt und verteilt Marketing Materialien (Broschüren, Preislisten, Präsentationen, ...). Sie arbeitet sehr eng mit externen Agenturen zusammen (Texter, Grafiker, Druckerei, ...)

Herausforderungen: + Vertriebsmitarbeiter arbeiten mit veralteten Materialien + Aussendienstmitarbeiter haben keinen mobilen Zugriff auf Marketing-Dokumente + mühsame Zusammenarbeite mit externen Agenturen über E-Mail

+ sehr grosse E-Mails (wegen vielen Grafik-Attachments) + E-Mail Anhänge werden tlw. geblockt (weil zu gross, falscher Dateityp, ...) + E-Mail Inbox ist ständig am Limit

Juliane M. 24 Jahre Student (Grafik Design) aktueller Job: Marketing Assistentin Hobbys: Klettern, Kino

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Unternehmensablage

Stefan ist selbst verantwortlich für Projekte und deren Umsetzung, Kundenakquise. Er ist Hauptkontakt für Kunden, treibt Projekte voran, erstellt eine Vielzahl von unterschiedlichsten Dokumenten (Präsentationen, Verträge, Rechnungen, Angebote, ...) und koordiniert die Zusammenarbeit mit seinen Partnern. Sehr häufig teilt er Projektinformationen mit seinen Kunden und Partner.

Herausforderungen: + Projektteilnehmer arbeiten mit veralteten Unterlagen + Nicht alle Projektteilnehmer haben Zugriff auf die relevanten Dokumente + Muss manuell Dokumentenänderungen der verschiedenen Projektteilnehmer zusammenführen + viel zu viel Overhead für die Koordination notwendig + keine Information darüber, wer auf welche Dokumente aktuell Zugriff hat + ist sich unsicher bzgl. der rechtlichen Anforderungen hinsichtlich Aufbewahrung von Informationen

(Compliance) + kein Zugriff mehr auf alte Versionen + kein zentraler Ablageort für alle Projektdokumente

Stefan P. 45 Jahre studierter Betriebswirt Eigentümer einer Eventagentur Hobbys: Workaholic & Mac

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Auf der Baustelle

Peter T. 29 Jahre Abschluss an der Sekundarschule, Ausbildung zum Schreiner Job: Bauleiter Hobbys: Fussball

Peter arbeitet vor Ort auf Baustellen, muss den Baufortschritt regelmässig dokumentieren und Schäden am Bau aufnehmen. Er prüft den Wareneingang auf der Baustelle, kontrolliert und protokolliert Arbeitszeiten der Arbeiter vor Ort und teilt sie dem Auftraggeber mit. Zusätzlich führt er die Mängelliste am Bau und kontrolliert die Behebung der Mängel. Zuhause im Home Office erstellt er seine Rechnungen.

Herausforderungen: + Ist nicht immer auf dem aktuellen Stand, wenn er sich auf der Baustelle befindet + Muss viel mit unterschiedlichen Leuten kommunizieren und Informationen weiterleiten + Will Dokumente, Listen und Fotos schnell und einfach per Mail verschicken

SAPERION ECM Together 20

... Unterwegs

Rudolf S. 52 Jahre Ausbildung zum Bankkaufmann, jetzt Versicherungsvertreter Job: Verkaufsleiter Nord Hobbys: Zierfische, fährt gerne Motorrad

Rudolf ist 200 Tage im Jahr unterwegs, er hat kein festes Büro und führt unglaublich viele Telefonate. Seine Termine bei seinen Kunden muss er selbst organisieren. Er erstellt sehr viele Versicherungsofferten, muss beim Kunden die Produkte anhand von Informationsmaterial vorstellen und macht viele Notizen in den Gesprächen. Versicherungsanträge erstellt er vor Ort beim Kunden und schliesst diese dort auch direkt ab.

Herausforderungen: + Seine Informationen über Kunden sind nicht immer up-to-date + Das Informationsmaterial über Produkte, das er auf seinem PC hat, ist oft veraltet + Oft fehlt im das Informationsmaterial auch komplett + Will sich nicht grossartig mit Technik und Software beschäftigen + Kann nicht immer auf den Fileserver in der Zentrale zugreifen

Beispiele für konkrete Anwendungen

SAPERION ECM Together

iSAPERION App 22

Use Cases

SAPERION ECM Energy

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Elektronische Wartungs-Akte

• Projektraum (Bau & Wartung)

• Elektronische Akte

• Rechtssicheres Archiv

• Offline Funktion

Funktionen im Projekt Windkraft

- Zentrale Verwaltung von Baugenehmigungen,

Produktionsaufträgen, Prüfberichten, Rechnungen,

Messdatenprotokollen, Wartungspflichtenheften

- Revisionssichere Archivierung aller relevanten

Unterlagen

- Ständiger Zugriff auf die komplette

Windkraftanlagen-Akte

- Web Client

- Mobile Endgeräte

- Offline

- Vollständige Abbildung und Nachvollziehbarkeit

des Dokumentenwerdegangs

- Schutz vor unbefugtem Zugriff auf vertrauliche

Informationen

Windkraftanlagen-Akte

iSAPERION App 24

Folie mit Screenshot

Elektronische Wartungsakte-Akte im Projekt Windkraft

iSAPERION App 25

Elektronische Wartungsakte-Akte im Projekt Windkraft

iSAPERION App 26

Use Cases

SAPERION ECM Banking

iSAPERION App 27

SAPERION eSafe

SAPERION eSafe innovative Zusatzdienstleistung für Finanzdienstleister

+ Elektronisches Bankschließfach = zusätzlicher Service für Kunden

+ Monatliche Kontoauszüge, Finanzreports, Angebote

+ Persönlicher Briefkasten für die Kommunikation mit dem Kunden

+ Austausch von bankbezogenen Dokumenten

+ steuerlich relevante Unterlagen werden revisionssicher archiviert

+ Individuelle Organisation der Dokumente und Strukturen

+ Freigabe für z.B. Notare und Steuerberater

iSAPERION App 28

Together Banking «eSafe»

+ Vertriebsakte

+ Distribution der Marketingunterlagen an die Außendienstmitarbeiter

+ Präsentation der Broschüren über z.B. Tablets

+ Kundenakten werden zentral bearbeitet und stehen den Mitarbeiter auch unterwegs zur Verfügung

+ Bauakte

+ aktive und automatische Verteilung von Dokumenten und ganzen Ordnern an externe Partner & Subunternehmer

+ automatische Synchronisation und Aktualisierungen der Unterlagen

+ Schäden (Foto) können vor Ort erfasst werden und im HQ bearbeitet werden

SAPERION ECM Together 29

Weitere Anwendungsszenarien

iSAPERION App 30

Vielen Dank.

Bernhard Braun Bernhard.Braun@saperion.com

Detlef Bornhof

Detlef.Bornhof@saperion.com

CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

Vielen Dank für Ihr Interesse!

Weitere Informationen unter:

und

www.ecmtoday.de

www.ecm-navigator.de/termine/mobiles-arbeiten-collaboration