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Modellierung von Geschäftsprozessen

Wie und Warum?

11. November 2014, Detmold

Teil 2: Modellierungstechniken  Ziele der Geschäftsprozess-Modellierung  EPK und BPMN  Probleme bei der Modellierung  Einsteigertipps  Formen und Ausgestaltung am Praxisbeispiel  Überlegungen zur Softwareauswahl

Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite | 2

Geschäftsprozessmodellierung

Definition: Die Geschäftsprozessmodellierung als Unterstützungsinstrument des Prozessmanagements umfasst die Konstruktion, Wartung und Anwendung von konzeptionellen Modellen der Geschäftsabläufe von Unternehmen und Verwaltungen. Sie dient der Anwendungssystem- und Organisationsgestaltung aus der Sicht der betrieblichen Abläufe.


Ziele der Prozessmodellierung

 Ganzheitliches Bild, wie Organisationen Leistungen erbringen  Verständnis der Aktivitäten einer Organisation und der Beziehung zwischen diesen  Einbettung dieser Aktivitäten in einem organisatorischen und technischen Kontext  Durchgängiger Ansatz von betriebswirtschaftlichen Aspekten bis hin zur technischen Realisierung durch Informationssysteme


Einsatzzwecke Modellierung (1)

Die folgenden Einsatzzwecke geben einen Aufschluss über die Möglichkeiten, die sich durch die Modellierung ergeben:

 Kenntnis über die Geschäftsprozesse erlangen  Abbildung von Unternehmenseinheiten mit Regelungen  Erfüllung von Auflagen und Gesetzen (eRechnung, Zertifizierungen)  Um Wissensverlust zu vermeiden (z.B. Mitarbeiteraustritt)  Um das Qualitäts- und Umweltmanagement zu unterstützen  Vorbereitung / Durchführung von Optimierungs- und restrukturierungsmaßnahmen  Verbesserung der täglichen Abläufe und Aufgaben


Einsatzzwecke Modellierung (2)

... gefolgt von weiteren Einsatzzwecken, um die Vielzahl an Möglichkeiten aufzuzeigen:

 Einführung neuer Organisationsstrukturen  Auslagerung von Unternehmensaufgaben (z.B. Buchhaltung, Steuer)  Vorbereitung der Automatisierung (z.B. der Zeiterfassung)  Festlegung von Prozesskennzahlen und Leistungsüberwachung  Benchmarking zwischen Unternehmensteilen, Partnern und Konkurrenten  Kostenkontrolle, Effizienzsteigerung, Fehlervermeidung, Sicherheit


Definition einzelner Prozesse

Zur Erinnerung: Ein Geschäftsprozess ist eine stellenübergreifende Abfolge von Arbeitsschritten zur Erfüllung eines Ziels. Wesentliche Punkte

 Funktion (Wie?)  Kausalität (Wann?)  Beteiligte Akteure (Wer?)  Ziel (Warum?)


Warnsignale bei Prozessen

Sechs Symptome „optimierungsbedürftiger“ Prozesse:

 Umfangreicher Informationsaustausch, Datenredundanzen und Datenneueingabe

 Hohe Lager- und Sicherheitsbestände, viel Equipment, hoher Maschineneinsatz

 Zu viele Kontrollen und Prüfungen

 Nach- und Doppelarbeiten (Iterationen)

 Komplexität, Ausnahmen und Sonderfälle

 Vermehrtes Auftreten von Fehlern oder Abweichungen


Was gibt es zu beachten?

Modellierung von Prozessen

 Differenzierung notwendig, ob Prozess modelliert wird •  als Diskussions- und Entscheidungsgrundlage für das

Management •  als Vorgabe für die technische Umsetzung •  für quantitative Untersuchungen verschiedener Alternativen •  zur Erstellung von Organisationshandbüchern

Zu berücksichtigen ist ...  ... die vollständige Erfassung der Abläufe ist notwendig  ... meist stark vergrößerte Sicht auf den Prozess  ... das Entscheidungsproblem bei alternativen Pfaden


Ist-Geschäftsprozesse

Die Modellierung von Ist-Prozessen bietet Unternehmen folgenden Nutzen:  Schaffung von Transparenz, bezogen auf das Unternehmen selbst  Förderung von Verständnis der fachlichen Zusammenhänge und Probleme  Grundlage, um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale identifizieren zu können  Ein Ist-Modell kann als Checkliste für die Soll-Modellierung dienen, damit keine relevanten Sachverhalte übersehen werden  Wiederverwendung von Teilmodellen im Soll-Konzept


Soll-Geschäftsprozesse

Die Modellierung von Soll-Prozessen zeigt das grundsätzliche Optimierungspotential auf:  Entwicklung von verbesserten Prozessmodellen  Soll-Modellierung baut auf den Ist-Modellen und der Schwachstellenanalyse auf  Anforderungen an Soll-Prozesse:

 Erlössteigerung bzw. Kostensenkung  Durchlaufzeitverkürzung bzw. erhöhte Kapazität  Allgemeine Qualitätssteigerung  Erhöhte Preistransparenz für den Kunden  Schnellere Reaktion auf Marktentwicklungen (Flexibilität)


Optimierungsmöglichkeiten

Das aktive Auseinandersetzen mit Prozessen mündet somit in der Prozessoptimierung.


Prozess identifizieren Kunde identifizieren

Bestehenden Prozess beschreiben

Nicht wertschöpfende Aktivitäten identifizieren und entfernen; wertschöpfende Aktivitäten stärken

Verbesserter Prozess

Herausforderungen der Modellierung

Es gibt unterschiedliche Arten von Herausforderungen, die im Vorfeld oder während der Modellierung auftauchen können:  Anzahl und Vielfalt von

 Anwendungen zur Prozessmodellierung (Gründe/Ziele)  Modellierungsmethoden (BMPN, EPK, etc.)  Modellerstellern (Prozessverantwortlicher, GF, IT, etc.)  Modellnutzern (oft viele Beteiligte)

 Kein quasi-Standard vorhanden  Unterschiedliche Modellierungen und Nutzergruppen


Grundlagen Prozessmodellierung


Unterschiedliche Modellierungstechniken:

 EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette)  BPMN (Business Process Modeling Notation) Petrinetze  Ablaufdiagramme (Flow Charts)  Struktogramme  PICTURE

Gegenüberstellung EPK > BPMN



EPK: Ereignisgesteuerte Prozesskette

EPK

 Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) sind das Werkzeug für die Analyse und Beschreibung von Geschäftsprozessen und diente ursprünglich der besseren Dokumentationsmöglichkeit.  Sie dient zur grafischen Beschreibung komplexer Prozesse, in dem der logische Tätigkeitsfluss durch eine Folge von Funktionen und Ereignissen sowie logischen Operatoren beschrieben wird.  Sie ist ein zentraler Bestandteil des SAP-Systems, was ein sehr wichtiger Faktor für ihre schnelle Verbreitung war.  Die EPK ist auf der Ebene des Fachkonzeptes als semantisches Prozessmodell der Steuerungsebene zur Beschreibung der fachlichen Inhalte zugeordnet.


EPK-Basiselemente


Beispielhafter Prozess

Der Dienstreiseantrag


Beispielhafter Prozess (EPK)



Verwendete Software: http://www.bicdesign-free.com/webedition/info_de.html

Vorteile und Nachteile

Vorteile  Die EPK ist anwendungsübergreifend.  Sie ist mächtig und umfassend. Es stehen viele Konstrukte zur Verfügung, um diverse Aspekte von Prozessen darzustellen.  Sie enthält Konstrukte sowohl für organisatorische als auch für informationstechnische Aspekte.  Sie erlaubt eine durchgängige Betrachtung von Prozessen (betriebswirtschaftlich sowie informationstechnisch).  Sie lässt sich mit wichtigen Notationen anderer Sichten kombinieren.  Sie ist auch für Nicht-IT-Fachleute verständlich.  Sie ist in der Praxis weit verbreitet.



Nachteile  Die Nutzer müssen sich aus der Vielfalt der Konstrukte die für sie geeigneten auswählen und Modellierungskonventionen für ihren Anwendungsbereich definieren.  Sollen vorhandene Modelle für weitere Anwendungsbereiche genutzt werden, wie z.B. für Workflow Management oder Simulation, so müssen diese Modelle u.U. grundsätzlich überarbeitet werden. Hier bieten andere Notationen Vorteile.  Auch wenn die Grundkonstrukte der EPK schnell erklärt und leicht zu verstehen sind, ist für die Erstellung aussagekräftiger und nützlicher EPK-Modelle dennoch ein nicht unbeträchtlicher Schulungs- und Einarbeitungsaufwand erforderlich.


5 Tipps für den Einstieg

1.  Im Bereich der fachlich orientierten Geschäftsprozessmodellierung wird häufig die Notation der EPK eingesetzt.

2.  Die Verbreitung erfolgte insbesondere durch das Modellierungs-werkzeug ARIS und im Umfeld der SAP-Einführung.

3.  Es handelt sich bei der EPK nicht um einen Standard, daher ist die Unterstützung durch Modellierungstools anderer Hersteller eher gering.

4.  Ereignisgesteuerte Prozessketten eignen sich sehr gut für die Beschreibung standardisierter Abläufe. Sie sind daher nicht geeignet für Abläufe, deren mögliche Wege nur unzureichend vorherbestimmbar sind oder komplexe bzw. kreative Tätigkeiten umfassen.

5.  Eine Schulung sollte in jedem Fall in Erwägung gezogen werden.



BPMN: Business Process Modeling Notation

BPMN

 BPMN ist eine Visualisierungsmethode für Fachabteilung und IT-Abteilung  Bessere Durchgängigkeit von fachlichen Prozessen. Hierbei modelliert zunächst die Fachseite ihre Abläufe. Diese fachlichen Modelle werden anschließend von IT-Experten verfeinert und um die notwendigen technischen Details ergänzt.  Einfache BPMN-Diagramme bestehen aus Start- und End-Ereignis, durch Pfeile verbundene Aktivitäten sowie als Rauten dargestellten Verzweigungen, sogenannte Gateways.  Die Zuordnung zu verschiedenen Abteilungen oder Rollen erfolgt durch die Anordnung der Aktivitäten in zumeist horizontalen Bahnen. Ein solches Diagramm lässt sich ohne weitergehende Erläuterungen verstehen.


BPMN-Basiselemente








Verwendete Software: http://www.bicdesign-free.com/webedition/info_de.html


Vorteile  Einfache Erkennbarkeit in der Grundstruktur, bei Bedarf aber auch ausreichende Detaillierung  Optimale Verbindung zwischen Geschäftsprozessen und IT  Besonders gut geeignet für größere Projektteams  Standardisierung durch Object Management Group (OMG)

Nachteile  Komplexität  Schwieriger zu erlernen  Ausführungsnähe  Viele fachspezifische Aspekte nicht berücksichtigt


5 Tipps für den Einstieg

1.  BPMN umfasst eine Vielzahl von zum Teil auch eher technisch ausgerichteten Symbolen, die es einzugrenzen gilt.

2.  BPMN-spezifische Konstrukte, wie etwa verschiedene Typen von Ereignissen, der Nachrichtenaustausch zwischen Geschäftspartnern oder die Darstellung von Ausnahmeprozessen, können auch für die fachliche Modellierung nützlich sein.

3.  BPMN ist ein Standard. Die in der Spezifikation festgelegte Bedeutung der Symbole sollte eingehalten werden.

4.  Die BPMN dient in erster Linie zur Modellierung der Ablauflogik. Die Verbindung mit anderen relevanten Aspekten, wie zum Beispiel Aufbauorganisation, Datenmodellen oder Systemlandschaft ist zwar möglich, aber nicht Bestandteil des Standards.

5.  Eine Schulung sollte in jedem Fall in Erwägung gezogen werden.



Exkurs: Reifegradmodelle

Reifegradmodelle beschreiben ...  ... einen evolutionären Pfad  ... der die Prozessreife einer Organisation  ... unter Priorisierung von Verbesserungsaktivitäten  ... in Stufen steigert.

 Sie sind somit ein Stufenmodell für die Durchführung der wichtigsten Aktivitäten zur Beurteilung der Qualität und der systematischen Verbesserung von Prozessen.  Reifegraden helfen einer Organisation, sich schrittweise von schwach oder widersprüchlich definierten hin zu integrierten und wertorientierten (Teil-) Prozessen zu entwickeln.

Was sind Reifegradmodelle?


CMM - Capability Maturity Model

Reifegrade


1 •  Initial

2 • Repeatable

3 • Defined

4 • Managed

5 • Optimizing

BPMM - Reifegradstufen


Stufe 5 optimierend Innovationsmanagement

Stufe 4 vorhersehbar Potentialmanagement

Stufe 3 standardisiert Prozessmanagement

Stufe 2 organisiert Bereichsmanagement

Stufe 1 Anfänglich Ad-hoc-management

Wiederholbares Verfahren

Standardisierte Verfahren

Quantitativ Organisierte

Verfahren

Fortlaufend Verbesserte Verfahren

Optimierungspotentiale

Kontinuierliches Prozessmanagement

 Für die KMU und Handwerksunternehmen entstehen die größten Potentiale darin, mit dem Wissen der eigenen vorhandenen Geschäftsprozesse sinnvolle automatische und standardisierte eBusiness-Lösungen zu implementieren

 Dabei kann an die Best-Practice Lösungen der Industrie angeknüpft werden, was den Vorteil von kostengünstigen und erprobten IT-Lösungen bietet

 Je nach Größe des Unternehmens/Betriebs ist der Aufwand und Nutzen langfristig abzuwägen


Sicherer & optimierter Geschäftsprozess


Grundlagen – Applikationsauswahl


http://www.bpm-bestenliste.de


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