Modul Excel

1

Modul Excel

Tajuk :

1. Buka fail baru2. Simpan fail3. Masuk data – senarai nama4. Buka colom dan row baru5. Sort nama6. Taip nombor siri7. Masuk data – markah pelajar8. Kira Jumlah markah9. Kira Peratus10. Kira markah tertinggi bagi setiap subjek11. Kira markah terendah bagi setiap subjek12. Kira gred markah13. Fungsi COUNTIF14. Bina Carta15. Protect data16. Fungsi conditional formating17. fungsi Validation18. AutoFilter19. Cari kedudukan pelajar dalam ujian

2

Modul Excel

1. Buka fail baru

1. Klik Start - Program - Microsoft Excel

Sekarang kita sudah boleh masukkan data dalam medan kerja di atas. Tetapi ingat , data hanya boleh ditaip pada tempat kita klik kursor sahaja.

3

Modul Excel

2. Save fail

1. Klik Menu file – Save as2. Taip nama fail - Belajar excel3. Klik Save

4

Modul Excel

3. Masuk data – senarai nama

1. Sekarang kita mula masukkan data iaitu senarai nama pelajar seramai 10 orang sahaja.

2. Mulakan menaip pada petak A13. Lihat contoh di bawah

4. Cuba perhatikan – nama pelajar –pelajar di atas sepatutnya berada dalam colum A sahaja . Kita akan masukkan secara Auto senarai itu ke dalam colum A.Caranya :

Klik A ( colum A ) – Format – Columm – AutoFit Selection

5. Lihat apa yang berlaku . Semua nama itu sudah berada dalam colum A sahaja.

5

Modul Excel

Sebelum format

Selepas format

5. Sekarang kita akan taipkan sub file bagi data kita itu . Caranya :

Klik 2 X pada Sheet 1 dan taipkan Senarai 2M Lihat di bawah

6

Modul Excel

7

Modul Excel

4. Buka Colum dan Row baru

1. Bila buka Colum dan Row baru - Colum akan bertambah pada sebelah kiri dan Row akan bertambah pada sebelah atas .

2. Sekarang cuba lakukan . Mulakan dengan tambah Colum . Caranya :

Klik A ( Colum A ) – Insert – Columns Lihat di bawah

Cara buka Colum baru

8

Modul Excel

Colum baru (Colum A ) sudah bertambah

3. Sekarang kita akan tambah row pula . Caranya :

Klik nombor satu – Insert – Rows

9

Modul Excel

Colum dan Row sudah berjaya ditambah . Tahniah untuk anda .

5. Sort nama

1. Sort nama bermaksud kita susun senarai nama yang kita telah taipkan mengikut abjad A – Z

2. Cuba lakukan sekarang . Caranya :

Klik pada mana-mana nama pelajar Klik icon Sort

10

Modul Excel

11

Selepas sort nama

Sebelum sort nama

Modul Excel

6. Taip nombor siri

1. Klik A22. Taipkan 13. Letakkan cursor di penjuru bawah kanan A2 sehingga nampak tanda tambah

hitam ( fill handle )4. Tekan Ctrl jangan lepas dan tarik ke bawah cursor tadi hingga nama pelajar yang

akhir

12

Modul Excel

7. Masuk data – markah pelajar

1. Sebelum taip markah , saya mahu anda copy data daripada Sheet 1 iaitu Senarai 2M ke Sheet 2 . Tahu caranya ? Senang sahaja :

Highlight B1:B11 Klik Edit – Copy Klik pada Sheet2 Klik Edit - Paste

13

Modul Excel

2. Pada Sheet 2 – anda mesti adjust nama supaya berada dalam Colum B sahaja. Tentu anda masih caranya . Kalau lupa , lihat nota sebelum ini .

3. Sebelum kita taip markah , taipkan dahulu subjek . Taipkan 4 subjek sahaja sebagai latihan kita kali ini iaitu BM , BI , Math dan Sains .

4. Setelah taip subjek , bolehlah mula masukkan markah pelajar . Lihat contoh di bawah

14

Copy bahagian ini sahaja

Modul Excel

8. Kira jumlah markah

1. Highlight B2: F112. Klik icon AutoSum3. Tahniah , anda semakin maju Icon AutoSum

15

Modul Excel

9. Kira peratus

1. Klik G2 2. taipkan =3. klik F 24. taikan /5. taipkan 4

16

Modul Excel

6. Enter7. Anda tidak perlu kira peratus bagi setiap pelajar . Apa yang perlu ialah letak

cursor pada penjuru kanan bawah G2 ( biar nampak tanda tambah hitam ) , kemudian tarik ke bawah hingga G11

10. Kira markah tertinggi

1. Klik B132. Klik Fx3. Pilih Statistical

17

Tarik ke bawah

Modul Excel

4. Pilih MAX5. OK6. Highlight B2 : B117. Ok

11. Kira markah terendah

1. Klik B142. Klik Fx3. Pilih Statistical

18

Modul Excel

4. Pilih MIN5. OK6. Highlight B2 : B117. Ok

12. Kira Gred

Sebelum kira Gred mata pelajaran saya mahu anda copy A1: E11 ke dalam Sheet 3 . Anda tentu masih ingat cara bagaimana hendak buat . Jika tidak , lihat nota sebelum .

19

Modul Excel

1. Sekarang data anda berada di dalam Sheet 3 . Adjust nama supaya berada betul-betul dalam colum A .

2. Tugas seterusnya ialah anda mesti tambah satu colum di sebelah kanan bagi setiap subjek dan selepas itu taipkan Gred . Lihat contoh di bawah .

3. Taipkan Jadual Gred

4. Klik C25. klik fx6. Pada select a category pilih Lookup & Reference7. Pada Select a function pilih VLOOKUP8. Ok

20

Modul Excel

Berdasarkan rajah di atas :

11. Klik C212. klik fx13. Pada select category – pilih Lookup & Reference14. Pada Select a function – pilih VLOOKUP15. Ok16. Keluar sub menu seperti di bawah

21

Modul Excel

17. Sekarang cursor berada pada ruang Lookup _ value 18. Highlight B2: B1119. Klik cursor pada ruang Table _ array20. Highlight semua ruang Jadual Gred B16:C1921. Tekan F422. Klik cursor pada Col _ index num 23. Taipkan 224. Ok25. Tahniah kalau anda sudah ada jawapan seperti di bawah ini . Jika tidak berjaya ,

cuba lagi .

22

Modul Excel

26. Anda tidak perlu kira Gred untuk setiap pelajar dan setiap subjek dengan cara di atas, cuma yang perlu ialah copy sahaja .

27. Caranya – letak cursor pada penjuru kanan bawah C2 ( biar nampak tanda tambaha hitam ) kemudian tarik ke bawah hingga C11

28. Untuk copy ke subjek BI anda hanya klik C2 – klik menu Edit – copy29. Klik E2 – Edit - Paste30. Kemudian tarik ke bawah hingga E1131. Buatlah sampai selesai semuanya . Kira Gred memang perlukan sedikit kesabaran

23

Modul Excel

13 . COUNTIF

1. Klik C132. Klik fx3. Keluar sub menu seperti di bawah

4. Pada Select a category pilih Statistical5. Pada Select a function pilih COUNTIF6. Ok7. Bila klik Ok akan keluar pula menu di bawah 8. Highlight C2 :C119. Pada ruang Criteria taipakan ”A”10. Ok11. Untuk kira jumlah B langkahnya seperti di atas cuma kita kena taip ”B” pada

ruang Criteria . Begitulah seterusnya untuk kira C atau D .12. Semoga anda berjaya lakukannya .

24

Modul Excel

25

Modul Excel

14. Bina carta

Untuk bina carta kita perlu tambah Sheet baru . Caranya :1. Klik menu Insert – Worksheet2. Taip data di bawah .

3. Highlight A2: D34. Klik icon Chart Wizard5. Sub menu akan keluar seperti di bawah

6. Pilih carta jenis ke-4 7. Klik Next8. Klik Next9. Sub- menu akan muncul seperti di sebelah

26

Icon chart wizard

Modul Excel

10. Pada Chart title taipkan : KEPUTUSAN UJIAN BM BULAN MEI11. Pada Category (X) axis taipkan : Gred12. Pada Vlalue (Z) axis taipkan : Bil. 13. Next14. Finish15. Sekarang satu jenis carta sudah siap. Lihat di bawah .16. Cuba bina carta jenis

lain pula

Carta bar

27

Modul Excel

20. Protect Data

1. Data yang penting perlu dikawal supaya orang lain tidak mencerobohnya secara senang . Oleh itu kita perlu protect data kita .

2. Kita tidak perlu protect Workbook. Cuma yang perlu kita protect ialah Sheet tertentu sahaja .

3. Cuba buka Sheet yang ada markah pelajar4. Sekarang anda berada dalam Sheet yang ada markah pelajar5. Klik menu Tools6. Pilih Protection – Protect Sheet

7. Taip password : 1234 ( password mesti ingat betul-betul )8. Ok9. Taipkan password yang kita taip tadi : 1234

28

Modul Excel

10. Ok11. Sekarang cuba anda pinda markah calon dalam Sheet ini . Boleh atau tidak ?

Tentu gagal . Ini maknanya data kita sudah ada protection .12. Tadi saya minta supaya anda ingat betul-betul password anda . Tujuannya ialah

untuk kita buka protection yang kita buat supaya kita dapat pinda data kita jika perlu .

13. Cara buka protection : 14. Klik menu Tools15. Pilih Protection – Unprotection Sheet16. Taipkan password anda ( 1234 ) ( jika Windows XP )17. Ok18. Sekarang anda sudah boleh buat pindaan pada data anda .19. Tahniah kerana anda sudah berjaya lakukannya.

29

Modul Excel

16. Fungsi Conditional Formatting

1. Biasanya dalam sesuatu ujian di kelas, apabila guru hendak catatkan markah pelajar yang tidak lulus ia akan menggunakan pen dakwat merah . Sekarang tidak perlu lagi berbuat begitu .

2. Buka Sheet yang ada senarai markah pelajar.3. Pastikan juga dalam senarai markah itu ada pelajar yang dapat markah di bawah

40 . Jika tiada anda perlu pinda markah yang sedia ada supaya ada pelajar yang dapat markah di bawah 40 .

4. Highlight B2 : E11 ( seperti di bawah )5. Klik menu Format – Conditional formatting6. Sub menu akan keluar seperti di bawah7. Dalam Condition 1 , pilih less than dan taipkan 40 dalam ruang sebelahnya .8. Klik Format . Lihat anak panah dalam rajah di bawah .9. Satu sub menu lain akan muncul .10. Pilih color merah Lihat rajah di bawah .11. Ok

30

Modul Excel

12. Klik Add>>13. Dalam Condition 2 –

Pilih greater than or equal to dan taipkan40 di ruang sebelahnyakemudian klik Format

31

Modul Excel

14. Satu sub menu akan muncul. Pilih color biru . Lihat rajah di bawah .15. Ok16. Ok17. Sekarang cuba lihat perubahan pada markah pelajar anda . Maksudnya jika

markah di bawah 40 ia akan berwarna merah dan jika markah 40 atau lebih ia akan berwarna biru . Sekarang anda sudah boleh lupakan pen warna merah .

32

Modul Excel

17. Fungsi Validation

1. Kadang-kadang kita buat kesilapan semasa memasukkan data markah pelajar . Misalnya kita masukkan markah lebih daripada markah penuh . Contoh, markah penuh 100 tetapi kita taipkan 120 . Ini berlaku kerana kecuaian , gopoh dan sebagainya .

2. Melalui Validation gejala ini tidak akan berlaku lagi sebab apabila kita masukkan markah lebih daripada markah penuh , satu amaran akan muncul dan kita tidak dibenar memasukkan markah seterusnya sehingga kita perbetulkan markah itu .

3. Buka Sheet yang ada senarai nama dan subjek sahaja tanpa markah pelajar . Jika tiada , buka Sheet baru kemudian taipkan data yang diperlukan .

4. Highlight kawasan tempat kita hendak masukkan markah pelajar .5. Contoh - highlight C2 : F11 ( lihat data dalam rajah di bawah )

6. Klik menu Data – Validation

7. Sub menu akan muncul ( lihat rajah di bawah )

33

Modul Excel

8. Setting9. Allow : Pilih Whole Number10. Minimum : taipkan 111. Maximum : taipkan 10012. Klik Error Alert13. sub menu muncul 14. Title : taipkan Markah penuh 10015. Error message : taipkan Anda silap

masukkan markah. Semak semula .16. Ok17. Sekarang cuba anda taipkan markah

124 . Tanda amaran akan keluar .

34

Modul Excel

18. Fungsi AutoFilter

1. Autofilter sangat berguna apabila kita hendak saring apa-apa maklumat. Contoh – kita hendak tahu berapa ramai pelajar dalam kelas kita yang datang ke sekolah dengan bas , basikal dan lain-lain. Kerja ini dapat dibuat dengan cepat oleh AutoFilter .

2. Sekarang buka Sheet baru yang ada senarai nama pelajar atau copy nama pelajar yang terdahulu dalam Sheet baru kemudian tambahkan data di bawah untuk kerja kita seterusnya . Lihat data di bawah .

3. Daripada data di atas, andaikan anda hendak tahu berapa ramaikah murid yang datang ke sekolah dengan kereta .

4. Klik atas mana-mana data . Misalnya B45. Klik menu Data – Filter – AutoFilter ( kelihatan anak panah turun ke bawah

bagi setiap tajuk dalam semua colom )

35

Modul Excel

6. Kita dapat lihat anak panah turun ke bawah bagi setiap tajuk dalam semua colom . Lihat rajah di bawah .

7. Klik pada anak panah dalam colom C ( Pengangkutan ke sekolah ) dan pilih kereta .

36

Modul Excel

8. Sekarang data tentang pelajar yang datang ke sekolah dengan kereta sudah ada . Lihat di bawah .

9. Untuk dapatkan data tentang pekerjaan bapa dan pendapatan bapa pelajar, caranya sama seperti langkah di atas . Anda boleh cuba sendiri .

10. Tahniah kerana anda sudah berjaya lakukannya .

37

Modul Excel

19. Keputusan Ujian

1. Melalui data markah pelajar yang sedia ada kita boleh kira keputusan ujian pelajar sama ada pelajar itu dapat keputusan CEMERLANG , KEPUJIAN , LULUS atau GAGAL .

2. Buka Sheet baru yang ada data markah pelajar

3. Klik H24. Taipkan formula ini : =IF(AND(B2>=80,C2>=75,D2>=80,E2>=80),

“CEMERLANG”,IF(AND(B2>=70,C2>=70,D2>=70,E2>=70), “ KEPUJIAN”,IF(AND(B2>=40,C2>=35,D2>=40,E2>=40), “ LULUS”, “GAGAL”)))

38

Modul Excel

5. Enter6. Hasilnya sepeti di bawah .7. Letakkan cursor pada penjuru kanan bawah H2 ( ada tanda tambah hitam )

kemudian tarik ke bawah hingga H11

8. Tahniah kerana anda sangat sabar semasa menaip formula tadi . Jika gagal cuba taipkan semula formula itu dan jangan ada space bar dalam formula itu .

39