MOR ! TIME Mitglieder- / AbonnentenverwaltungTIME... · 11 Dienstleistungen / Artikeldatei 51 12 DL ... Erstellen der Fakturen / Einzahlungsscheine für Beiträge und Dienstleistungen

Rotbuchstrasse 44, CH-8037 Zürich, Tel 044-360 85 85, Fax 044-360 85 84 Salinenstrasse 63, 4133 Pratteln, Tel 061-485 96 90, Fax 061-485 96 99 Homepage: www.mor.ch E-mail: [email protected] MOR!TIME_MitgliederAbonnenten.doc / 1 / 184

MOR ! TIME

Mitglieder- / Abonnentenverwaltung - Stammdaten

- Mitgliederverwaltung / Beiträge, Dienstleistungen, Spenden, Zeitungsaktionen

- Einzelmitglieder, Büromitglieder - Austritt / Wiedereintritt / Umwandlung / Laufzeitänderung eines Mitgliedes - Dienstleistungen / Artikeldatei - DL-Prämienberechnung / reduzierte Prämien / vorbereitete Prämien - DL-Stamm / spezielle DL-Codes

- Verarbeitungen - Fakturierung Mitgliederverwaltung - Fakturadateien aufbereiten / bearbeiten / drucken / verbuchen - Periodische Fakturen aufschieben / zurückhalten - Storno von verbuchten DL-Rechnungen - Barzahlung von Rechnungen / Vorauszahlungen - Spezialfälle bei Verarbeitung von Dienstleistungen - Fakturastopp und DL-Rechenvorschrift ‚Staffel’ - DL ersetzen / umwandeln / Austritt per Ablauf - Abgrenzungen am Jahresende - Mahnungen für DL-Rechnungen - Export von Adressen

- Optionen - Standardbriefe für Mitglieder, Adressen - Abonnentenverwaltung - Spenden und Zeitungsaktionen - Versicherungsadministration / Schadenabrechnung

Inhaltsverzeichnis

MOR!TIME_MitgliederAbonnenten.doc / 2 / 184

1 Schadenabrechnung / Schadenhistory 5 2 Beiträge, Dienstleistungen, Spenden, Zeitungsaktionen 8 3 Einzelmitglieder / Büromitglieder 12 4 Neuerfassung eines Mitgliedes / Mutationswesen 14

4.1 Mitgliederadresse 14 4.2 Mitglieder-Stammdaten 15 4.3 Dienstleistungen zum Mitglied 15 4.4 Beitragsberechnung bei Neueintritt / Leistungsbeginn 16

5 Optionen zur Stammdatenverwaltung 18 5.1 Zusatzoptionen zum Mitgliederstamm (d) 18 5.2 Zusatzoptionen zur Mitglieder-DL-Verwaltung (e) 19

6 Austritt / Wiedereintritt / Umwandlung / Laufzeitänderung eines Mitgliedes 25 7 Austritt / Wiedereintritt eines Mitgliedes (Laufzeitänderung) 28 8 Abonnentenverwaltung 40

8.1 Abonnentenstamm 41 8.2 Abonnentenfakturierung 41 8.3 Mehrwertsteuer 42 8.4 Statistiken 43

9 Löschen von Mitgliedern 44 10 Ein- / Austritts-Namenlisten 46 11 Dienstleistungen / Artikeldatei 51 12 DL – Prämienberechnung / reduzierte Prämien / vorbereitete Prämien 53 13 DL – Stamm / spezielle DL - Codes 56 14 Mehrplatzsysteme / was ist zu beachten 65

14.1 Tagesfakturierung 65 14.2 Mahnläufe 66 14.3 Periodische Fakturaläufe 66 14.4 Koordination der Arbeiten in der Mitglieder- / Abonnentenverwaltung 67 14.5 Relationale Datenbanken im Mehrplatzbetrieb 68

15 Menu ‚Fakturierung Mitgliederverwaltung’ 70 16 Fakturadateien aufbereiten / bearbeiten / drucken / verbuchen 72

16.1 Rechnungen aufbereiten mit den beiden Varianten 74 16.2 Bearbeitung von Fakturaläufen 75 16.3 vorbereitete, erfasste Rechnungen drucken 77 16.4 erfasste / gedruckte Rechnungen definitiv verbuchen 78

Inhaltsverzeichnis


17 Periodische Fakturen aufschieben / zurückhalten 84 18 Storno von verbuchten Dienstleistungen und DL-Rechnungen 87

18.1 Storno von verbuchten Rechnungen 88 18.2 Ablauf des Stornos in der Mitgliederverwaltung 90 18.3 Austritt / Umwandlung in zukünftiger Periode 93 18.4 Erlass von Mitgliederbeiträgen 93 18.5 Wirkungszeitpunkt der verschiedenen Aktionen 94

19 Beitragsberechnung Erneuerung (AHV / Freimitglied) 101 20 Barzahlung von Rechnungen / Vorauszahlungen 104 21 Zahlungen auf DL zurückbuchen 105 22 DL-Massenverarbeitung (batch) 106 23 Spezialfälle bei der Verarbeitung von Dienstleistungen 110 24 Fakturastopp und DL-Rechenvorschrift ‚Staffel’ 116

24.1 Fakturastopp für periodische Fakturierungen 116 24.2 Die DL-Rechenvorschrift 'Staffel' 116 24.3 Definition des Faktura-Stopps 118 24.4 Fakturastopp manuell setzen 118 24.5 Suchen 'gestoppter Beitragsfakturierungen' 119 24.6 Staffel-Beitragstabellen erfassen 119 24.7 Menu 'Staffelwerte/Fakturastopp' in den 'Verarbeitungen Mitgliederverwaltung' 121 24.8 Beispiele für DL mit gestaffelter Beitragsberechnung 122

25 DL ersetzen / umwandeln / Austritt per Ablauf (batch) 131 26 Dienstleistungen / Abonnemente und Abgrenzungen am Jahresende 133 27 Debitoren / Mahnungen für DL-Rechnungen 138

27.1 Mahnvorschlag aufbereiten 139 27.2 Mahnvorschlag bearbeiten 142 27.3 Mahnungen drucken 143 27.4 Mahnübersicht im Debitorenstamm 143 27.5 Spezialfall DL-Mahnungen mit ESR-Nachdruck 144 27.6 Mahn- / Zahlsperren setzen 145 27.7 Mahnparameter 145

28 Export von Adressen 155 28.1 Standard-Exportvariante 156 28.2 Export-Varianten aus den MOR ! Programmen 157 28.3 Übersicht über weitere Möglichkeiten für den Export von Daten aus APPX-Applikationen 158

Inhaltsverzeichnis


29 Standardbriefe für Mitglieder, Adressen.... 164 30 Abonnemente / Werbeabonnemente 169

30.1 Werbeabonnemente (Option) 171 31 Spenden- und Zeitungsaktionen / ESR-Druck, Verbuchung 177

31.1 Der Aufbau der ESR - Zeile für Spenden - ESR und Aktionen 177 31.2 Definitionen zur Spendenaktion 178 31.3 Die Verbuchung von Spenden-ESR ab ESR-Diskette 178 31.4 Verbuchungen von Bestellungen aus Aktionen, die in Zeitungen angekündigt werden 180

32 Versicherungsadministration 183

MOR ! TIME / Versicherungsadministration Schadenabrechnung / Schadenhistory 23.07.2012/ HEN / Neu


1 Schadenabrechnung / Schadenhistory

MOR ! TIME unterstützt in der Versicherungsadministration die Schadenabrechnung ausgehend vom einzelnen Schadenfall bis zu den Detailbuchungen. Die beilie-gende Grafik zeigt dabei den Aufbau der Versicherungsadministration mit den Hauptdateien. - (Kassen-) Mitglieder

- Versicherte Sparten / Kassen mit Prämien Jede Kasse wird dem Versicherten als ein Prämieneintrag angeschlossen, mit:

- Eintrittsdatum - Prämie Eintrittsperiode / periodische Jahresprämie (eventuell Teilprämien

bei Ratenzahlung) - weitere relevante Parameter wie Wartefristen, Selbstbehalte, versicherte

Leistung Die Prämieneinträge beruhen auf sogenannten 'periodisch verrechenbaren Dienstleistungen' (DL), die den Prämieneintrag über Codefelder steuern, z.B. bezüglich Art der Rechnungsstellung. Zusätzliche Datenfelder zeigen die verrechnete Periode / Rechnungsnummer und das allfällige Zahlungsdatum, das aus der ESR-Verbuchung gesetzt wird. - DL-History zum Prämieneintrag Die automatisch nachgeführte Dienstleistungshistory zeigt zu Kontroll-

zwecken Änderungen an einem Prämieneintrag im Detail nach Datum auf wie z.B. - Neueröffnung / periodische Erneuerung - Lauffriständerung - Umwandlung / Ablösung durch andere DL - Storno (z.B. als Folge ausbleibender Zahlung)

In einem zweiten Datenpfad zum Mitglied werden die aufgetretenen Schäden je einzeln angezeigt mit - Schadenfälle mit Schadennummer / Datum

Schadenart (z.B. Krankheit, Unfall, Tod, Sachschaden ..... )



- Schadenbuchungen zum Schadenfall (nach Datum)

Die Schadenbuchungen werden nach Buchungstypen unterschieden wie z.B. - Schadenmeldung mit Beginn / Ende, %-Erwerbsunfähigkeit - Eingang einer Schadenrechnung Dritter zur Verrechnung (Schaden-

betrag / anerkannter Schadenbetrag) - Belastung von Franchisen und Selbstbehalten - Schadenzahlung als Folge einer Schadenbeurteilung unter Berück-

sichtigung der versicherten Leistungen (nach Kassen), der gemeldeten Schäden, allenfalls zusätzlich eingereichter Schadenrechnungen (Spital, Arzt, Reparaturwerkstätte etc. je nach Versicherung und Schadenart) sowie der allenfalls bereits geleisteten früheren Schaden-zahlungen

Schadenbuchungen können allenfalls durch eine neuere Meldung ersetzt werden (Beispiel: zu einem späteren Zeitpunkt wird der % TU anders oder für eine andere Periode gemeldet). Ersetzte Meldungen bleiben bestehen und werden auf dem Bildschirm invers angezeigt.

Das Schadenberechnungsmodul Dieses Softwaremodul wird im Normalfall periodisch, z.B. monatlich aufgerufen und behandelt alle offenen Schadenfälle. Beurteilt wird der aktuelle Stand der Schadenbuchungen zum Schadenfall - Schadenberechnung auf Basis der Buchungen und der versicherten Leistungen

pro Kasse (Wartefristen, Selbstbehalte etc.) - zuzüglich anerkannte Schadenrechnungen Dritter zur Verrechnung - bereits früher geleistete Zahlungen Auf dieser Basis wird per Kasse berechnet, wie viel zum aktuellen Zeitpunkt noch zu zahlen (im Ausnahmefall zurückzufordern) ist an / vom Versicherten.



Resultat der Schadenberechnung ist somit ein Schadenzahlungsprotokoll, das beurteilt werden kann vom Benützer. Dieser hat die Möglichkeit, pro Kasse einen Korrekturbeleg einzugeben (mit Begründung) und das Schadenzahlungsprotokoll erneut mit ergänzten Werten zu drucken (Spezialfall / ganzen Lauf stornieren). In einem nächsten Schritt erfolgt jetzt die Verbuchung des Schadenzahlungs-protokolls, dh - die entsprechenden Schadenbuchungen werden als verbucht markiert - die akzeptierten Schadenzahlungen werden zusätzlich gespeichert und zur

Auszahlung freigegeben (über DTA an die beim Versicherten gespeicherte Zahlungsverbindung)

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Beiträge, Dienstleistungen, Spenden, Zeitungsaktionen 23.07.2012 / HEN/ Neu

MOR!T I ME_Mi tg l iederA bonnenten .doc / 8 / 184

2 Beiträge, Dienstleistungen, Spenden, Zeitungsaktionen

MOR ! TIME für die Mitgliederverwaltung ist eine Informatiklösung für Verbände, Verlage, Versicherungen sowie für grosse Organisationen, die Beitrags-, Abonne-ments-, Spendenzahlungen etc. zu verwalten haben. Die Mitgliederverwaltung umfasst verschiedene Arbeitsbereiche, die je nach Bedarf aktiviert werden können - zentrale Adressenverwaltung für alle Bereiche - Mitglieder erfassen, ändern, abfragen mit speziellen Suchalgorithmen für grosse

Adressenbestände - Mitgliederbeiträge und Dienstleistungen zuweisen (ab separatem DL-Stamm) für

- Mitgliedschaft (in Beitragskategorien) - Dienstleistungen, Versicherungen (periodische DL mit automatischer Erneue-

rung / nicht periodische DL) - Zeitungsabonnemente - Spenden

- Fakturierung für Dienstleistungen, Versicherungen und Abonnemente - Fakturierung für normale Verkaufsartikel, Aktionen aus Angeboten in Zeitschriften,

Reisen etc. - Statistiken und spezielle Mitgliederauswertungen, Versicherungsabrechnungen

für Dienstleistungen - Spendenverwaltung - Integration der Adressen in Windows-Office - Umgebungen mit MOR ! OFFICE - Projektkontrolle/-abrechnung für Hilfsprojekte - Integration der Anwendungen in das Rechnungswesen MOR ! FINANZ

- Finanzbuchhaltung - Kostenstellenrechnung - Personal, Lohn, Pensionskasse



Ausgehend von der zentralen Adressenverwaltung werden durch die Mitglieder-verwaltung u.a. die folgenden Punkte abgedeckt: - online Erfassung und Suchen von Mitgliedern am Bildschirm

Die Suche kann nach verschiedenen Kriterien wie Nummer, Name, Ort, Match-code und allenfalls weiteren Begriffen erfolgen (Fz-Nummer, Policen-Nr ...)

- Mitgliederkategorien

In der Mitgliederverwaltung können verschiedene Mitgliederkategorien mit eigenen Beiträgen (z.B. Einzelmitglieder, Familienmitglieder, Gönner) definiert werden.

- Sektionen

Zuordnung der Mitglieder zu einzelnen Sektionen / Sektionsgruppen für Aussendungen, Zeitungsversand oder freie Selektionen.

- Leistungen an Mitglieder können in einem separaten Dienstleistungsstamm

umfassend definiert werden

- Mitgliederbeiträge (verschiedene Kategorien) - Dienstleistungen (Versicherungen etc.) je mit periodischer oder individueller

Erneuerung - Artikel (Verkaufssortiment Handel) - Aktionen aus Inseraten in Zeitschriften - Zeitungsabonnemente - Reisen

- Fakturierung für Mitglieder

Erstellen der Fakturen / Einzahlungsscheine für Beiträge und Dienstleistungen. Die Fakturierung kann periodisch erfolgen für die Jahreserneuerung oder laufend (Neueintritte, Aktionen), wobei der Druck des Mitgliederausweises integriert werden kann. Je nach internen Regelungen kann auch ein reduzierter Beitrag bei Eintritt unter dem Jahr oder der automatische Wechsel der Mitgliederkate-gorie (z.B. Junioren zu Vollmitgliedern etc) in den Ablauf der Fakturierung / Jahreserneuerung einbezogen werden. Zahlungen können manuell oder über VESR/ VESR+ automatisch (Disketten, Modem) nachgeführt werden.



- Auswertungen

- diverse Listen wie Mitgliederlisten nach Kategorien, Sektionen etc. - Mitgliederstatistiken, Neueintritte, Austritte (mit Begründung) - Etiketten - Postbotenroutierung

Spendenverwaltung Die Spendenverwaltung ist ein Zusatzbereich zu MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung. Sie baut auf der zentralen Adressenverwaltung auf, die eine Codierung der Adressen nach beliebigen Kriterien und Stichworten unterstützt. Je nach Ausbaustufe werden die folgenden Aufgaben durch die Spendenverwaltung abgedeckt - Eröffnen von Spendenaktionen und Hilfsprojekten zu Aktionen - Drucken von Spenden - ESR für Mitglieder / Abonnenten

- umfassende Selektionen nach verschiedensten Kriterien unterstützen die Auswahl geeigneter Zielgruppen

- Spendendetail pro Adresse (Datum / Betrag / Aktion / Verdankung) - Verdankung von Spenden: - spezielle Module für Anlassspenden, Patenschaften, Gönner Die Anwendung wird ergänzt durch verschiedenste Auswertungen und Statistiken zu Spendeneingängen und Spendenaktionen. Die Spendenverwaltung kann über die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ausserdem direkt in das Rechnungswesen MOR ! FINANZ integriert werden.



Artikelverkauf über Zeitungsaktionen und Inserate - Als spezielle Option können Zeitungsaktionen für Warenbestellungen, die z.B. in

Zeitschriften angeboten werden, weitgehend automatisiert werden. Der Leser kann bei solchen Aktionen im Normalfall einen oder mehrere Artikel direkt bestellen, in dem er den entsprechenden Betrag über ESR+ einzahlt. Nachdem es sich dabei meist um Aktionen handelt, auf die sehr viele Leser antworten, müssen die eingegangenen Zahlungen schnell und ohne grossen Aufwand weiterverarbeitet werden können.

Die Einzahlungen werden vom Verbuchungsmodul überprüft und aus dem einbezahlten Betrag wird ermittelt, welche und wie viele Artikel bestellt worden sind. Im Anschluss an die Verarbeitung werden dann direkt geeignete Versandetiketten ausgedruckt für die Bereitstellung und den Versand der so bestellten Waren. Die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung erfolgt ebenfalls automatisiert.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Einzelmitglieder / Büromitglieder 23.07.2012 / HEN / Neu


3 Einzelmitglieder / Büromitglieder

Einzelmitglieder, Büromitglieder sind je nach Verein in einer Mitgliederverwaltung allenfalls zwei verschiedene Mitgliederkategorien, die je einzeln als Mitglieder zählen. Ein Einzelmitglied kann als Büroinhaber auch zusätzlich als Büromitglied eingetragen sein und damit in dieser zweiten Mitgliederkategorie auch als Mitglied zählen. Die Unterscheidung Einzelmitglieder / Büromitglieder erfolgt über die Mitgliederkategorie mit entsprechender Mitglieder-Beitragsdienstleistung (E/B). Adresse Einzelmitglied / Büromitglied Jedem Mitglied muss eine eigene Basisadresse zugewiesen werden, dh. diese Adresse ist im Adressenstamm je zu eröffnen. Für den oben beschriebenen Fall ist es jedoch sinnvoll, wenn diese beiden Adressen über eine Adressenbeziehung (z.B. Privatadresse / Geschäftsadresse) miteinander verbunden werden. Damit kann dann im Adressen-Infozentrum über 'Beziehungen' direkt von der Einzelmitglied-adresse zur zugehörigen Geschäftsadresse (und zurück) geschaltet werden. Zusätzlich kann über einen speziellen Code auf der Adressenbeziehung (X1-Code) festgelegt werden, an welche der beiden Adressen Korrespondenzen und Rechnungen zu adressieren sind. Die Adressenbeziehungen können für Versandzwecke genutzt werden: Option Korrespondenzcodes: Innerhalb einer Adressenbeziehung können Korres-pondenzcodes wie folgt zugeteilt werden: 1. Versand von Korrespondenz, Sektionsnachrichten und Mitteilungen, Fach-

gruppennachrichten und Mitteilungen, dh alle Sektions- und Fachgruppen-mitteilungen gehen je Mitglied an eine Adresse.

2. Zeitungsversand 3. Rechnungsversand Sofern für einen Versand bei keiner Adressenbeziehung ein entsprechender Korres-pondenzcode zugeteilt ist, erfolgt der Versand automatisch an die Basisadresse. Zusatzadressen: Für ein beliebiges Mitglied können zusätzlich mehrere Adressen existieren, wobei aber aus Gründen der Datenbankkonsistenz immer eine führende (Basis-) Adresse existiert, normalerweise die Adresse als Einzelmitglied (Privatadresse) oder die Büroadresse mit Ansprechpartner in den Zusatzfeldern 'Person / Abteilung'.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Einzelmitglieder / Büromitglieder 23.07.2012 / HEN / Neu


Unterhalb dieser führenden Adresse können zusätzlich weitere Zusatzadressen gespeichert werden wie - Geschäftsadressen bei mehreren Geschäftsstellen - Zweitbüroadressen (für Büromitglieder) - temporär gültige Adressen bei längeren Abwesenheiten, Ferien etc. usw. Zusatzadressen zu einer Adresse können in der Steuerleiste zum Adressenstamm über den Knopf 'Umleit- / Zusatzadressen' angewählt werden. Diese Zusatz-Adressen sind jedoch nicht als eigene Mitgliederadressen verwendbar. Sofern ein zweites Büro mit gleichem Besitzer als eigenes Büromitglied eingetragen und gezählt werden soll, ist es als separate Basisadresse und nicht als Zusatzadresse zu einem Büromitglied zu eröffnen. Option Mitgliederverzeichnis / Infobase Internet Sofern Mitglieder mit mehreren Adressen in diesen beiden Verzeichnissen auch mit Zusatz-Adressen erscheinen wollen, können sowohl die Basisadresse wie auch die Zusatzadressen bezüglich dieser beiden Verzeichnisse über einen entsprechenden Code aktiviert werden.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Neuerfassung eines Mitgliedes / Mutationswesen 23.07.2012 / HEN / Neu


4 Neuerfassung eines Mitgliedes / Mutationswesen

Für die Neuerfassung eines Mitgliedes sind die verschiedensten Angaben notwendig, wobei der Ablauf je nach Anwendung auch noch speziellen Bedürfnissen beim Anwender angepasst sein kann. Als Voraussetzung für die Mitgliedererfassung werden geeignete Definitionsdateien vorausgesetzt für Hilfswerte wie z.B. Anrede-codes, Stichworte, Konti, Kostenstellen, Eintritts-, Austrittsgründe sowie die Dienstleistungsdatei. Diese Dienstleistungsdatei ist die primäre Steuerdatei für die periodische Verrechnung von - Mitgliederbeiträgen - Sektions- / Fachgruppenbeiträgen - Abonnementen - Versicherungsprämien wie z.B.

Pannenhilfe, Kaskoversicherung, Krankenkassenprämien - weitere periodisch wiederkehrende Verrechnungen wie VR- / Domizilhonorare,

Service- und Dienstleistungsabonnemente, Wartungsverträge usw. Die Details zur Dienstleistungsdatei können im entsprechenden speziellen Kapitel nachgesehen werden. Die Neuerfassung eines Mitgliedes umfasst im Normalfall die folgenden Punkte: 4.1 Mitgliederadresse

- Erfassen der Adresse des Mitgliedes, allenfalls mit zusätzlichen Daten über das Infozentrum oder direkt als Codes, Stichworte, Texte und Adressen-Beziehungen. Abschluss der primären Adresse über 'Ende'

- Erfassen eventuell zusätzlicher weiterer Adressen zum Mitglied, z.B. Zweit-

adressen, Ehepartner, Geschäftsadressen usw. Bei Bedarf kann zu diesen Adressen eine spezielle eigene Adressenverbindung angelegt werden. Abschluss jeder Zusatzadresse über 'Ende'

- Abschluss des Adressenteiles über 'F8' und weiterfahren mit den speziellen

Zusatzdaten zum Mitglied



4.2 Mitglieder-Stammdaten

umfassen primär die folgenden Werte:

- Mitgliederkategorie Einzelmitglied, Büromitglied, Junior, Senior, Ehrenmitglied usw. - Ertragskostenstelle für die Beitragsfakturierung - Zeitungscode: Anzahl Exemplare der Mitgliederzeitschrift (steuert den Zeitungs-

versand). Maximal sind 5 verschiedene Zeitungscode definierbar, z.B. bei mehreren oder mehrsprachigen Zeitschriften

- Geburtsdatum - Sektion, der das Mitglied zugeteilt ist - Eintrittsdatum / Eintrittscode - Austrittsdatum / Austrittscode - eventuell zusätzliche Statistikcodes

Die Mitgliederkategorie muss einer entsprechend parametrisierten Mitglieder-Dienstleistung (Typ 2) entsprechen, die die Fakturierung der Mitgliederbeiträge steuern. Je Mitglied ist nur eine einzige Dienstleistung dieses Types zulässig. Alle anderen Dienstleistungen wie Abonnemente, Versicherungen etc. sind als normale DL Typ '1' (eventuell Typ '3') zu definieren.

Die Mitgliederstammdaten werden mit 'Enter' abgeschlossen, worauf das Programm weiterfährt mit: 4.3 Dienstleistungen zum Mitglied

Bei der Neuerfassung eines Mitgliedes wird die der Mitgliederkategorie ent-sprechende Dienstleistung direkt als erste Dienstleistung vorgeschlagen und dem Mitglied mit - richtiger Periode - richtigem Beitrag entsprechend der zugehörigen Verarbeitungsvorschrift

zugewiesen. Anschliessend können beliebige weitere Dienstleistungen zum Mitglied eröffnet werden. Je nach Parameterstellung ist es auch möglich, dass in der Startperiode ein spezieller Ansatz nach Absprache verrechnet wird.



Der Dienstleistungsteil zum Mitglied wird mit 'F8' abgeschlossen und beendet die Neuerfassung eines Mitgliedes. Anschliessend kann weitergefahren werden mit - Option 1) neues (nächstes) Mitglied erfassen - Option 2) Änderungen an soeben erfasstem Mitglied (CHG-Modus)

4.4 Beitragsberechnung bei Neueintritt / Leistungsbeginn

Das Ein- und Austrittsdatum der entsprechenden Dienstleistungen beim Mitglied definieren die Leistungsperiode, zum Beispiel für Rechte des Mitgliedes aus der DL, Zeitungsversand usw. Die Kosten für diese Leistungen der ersten Periode werden nach den folgenden Regeln ermittelt: a - den Parametern und Rechenvorschriften zur entsprechenden DL gemäss DL-

Stamm, mit den zwei Grundvarianten

a1 - jährlicher Betrag gemäss DL-Stamm mit zusätzlichen Parametern 'Faktura' - reduziertem Beitrag ab Datum -1 (z.B. 1.7. ds) - gratis ab Datum -2 (z.B. 1.10.ds), wobei dafür aber bereits das Folgejahr

fakturiert wird. a2 - monats- oder tagesgenaue Umrechnung des Jahresbeitrages auf die

tatsächliche Periode 'Eintritt bis Jahresende' zum Beispiel bei Eintritt am 28.11. werden noch proportional zum Jahresbeitrag fakturiert: - 2 Monate (Nov/Dez) oder - 33 Tage (28.11. - 31.12.)

a3 - als weitere Möglichkeit kann auf der Mitglieder-DL für Spezialfälle ein soge-

nannter 'erster Betrag' gesetzt werden, der nur für die erste Verrechnung nach einem Neueintritt individuell bei diesem Mitglied zur Anwendung gelangt. Hier kann allenfalls eine spezielle Abmachung mit dem Mitglied berücksichtigt werden (inklusive auch ein Wert 0 / gratis). Dieser erste Betrag hat jedoch für eine zweite Periode (Erneuerung) keine Wirkung mehr.



b - Rechte des Mitgliedes leiten sich ebenfalls aus den Ein- / Austrittsperioden ab,

und zwar b1 - Zeitschriftenversand gemäss Zeitschriftencode auf dem Mitgliederstamm

wird aufbereitet gemäss Eintrittsdatum auf dem Stammeintrag der Mitglieder

b2 - Zeitschriftenabos, die über Abo -DL definiert sind, werden gemäss den Ein-

/ Austrittsdaten zur entsprechenden DL in den Zeitungsversand einbezogen Allenfalls ist es also möglich, ein Mitglied im Stamm eintreten zu lassen, die Mitglieder-DL dann jedoch per einem späteren Datum erst zu bestätigen. Das Mitglied erhält dann wohl die Zeitung (gratis), die eigentliche Mitgliedschaft beginnt aber erst per DL-Eintritt zu laufen und wird auch erst ab dann gerechnet. Der Betrag wird allerdings allenfalls trotzdem sofort in Rechnung gestellt, nämlich dann wenn das Mitglied in die Tagesfakturierung eingefügt wird.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Optionen zur Stammdatenverwaltung 23.07.2012 / HEN / Neu


5 Optionen zur Stammdatenverwaltung

Die Stammdatenverwaltung 'Mitglieder' umfasst im Hauptablauf a. Erfassen der Primäradresse des Mitgliedes b. Erfassen eventueller Zusatzadressen zum Mitglied c. Erfassen eventueller Stichworte zum Mitglied d. Erfassen Mitgliederstammdaten e. Erfassen von Dienstleistungen zum Mitglied Für die Beschreibung des Hauptablaufes wird auf die entsprechenden Kapitel verwiesen. Zusätzlich stehen innerhalb der Stammdatenfunktionen d/e je nach Systemauslegung in der Steuerleiste aber auch umfangreiche Zusatzoptionen zur Verfügung, die nachstehend näher beschrieben sind.

5.1 Zusatzoptionen zum Mitgliederstamm (d)

- Debitor: Bearbeiten der Debitorenstammangaben zum Mitglied. Der Debitor zum Mitglied wird bei der Neuerfassung eines Mitglie-des im Hintergrund auf der Basis von Parameterangaben automatisch generiert und kann über diese Option bei Bedarf noch angepasst werden.

- Post: zeigt die Postadresse zur Mitglieder-Primäradresse - Basis / Zusatz für spez. Varianten können zum Basis-Mitglied sogenannte Zu-

satzmitglieder (reduzierte Mitgliederbeiträge) definiert werden. - Adresse: springt in die Adressenverwaltung (Chg-Modus), sodass die

Mitglieder-Primäradresse bei Bedarf angepasst / ergänzt wer-den kann.

- Checks: aktiviert die Checkverwaltung zum Mitglied, womit eine Über-

sicht über bereits gebuchte Checks zur Verfügung steht sowie allenfalls neue Checks (Gutschriften) zusätzlich erfasst werden können



- OP-Status: zeigt im Zusammenhang mit Mandantenverwaltung / Time-

Sheet eine Übersicht über offene / noch nicht verrechnete Zeitrapporte und Spesen

- OP - abfragen: zeigt eine Übersicht über alle offenen Rechnungen, wobei

verschiedene Detaillierungsstufen eingestellt werden können (nur Rechnungen allein / Rechnungen inklusive Zahlungs-Jour-nalbuchungen / Rechnungen inklusive alle Journalbuchungen im Detail)

5.2 Zusatzoptionen zur Mitglieder-DL-Verwaltung (e)

- Mitglied: verzweigt in die Stammdatenverwaltung d) zum Mitglied, u.a. mit den Feldern - Mitglieder / Abonnentenkategorien - Geburtsdaten - Ein- / Austrittsdatum und Codes - Zeitungscodes (für max. 5 Zeitschriften) - Statistikcodes (max. 10 aus 99 pro Mitglied)

- Info: öffnet das Adresseninfozentrum zum Mitglied mit zusätzlichen

Funktionen und weiteren Detailbildschirmen - OP-Abfrage: (siehe weiter oben) - Rechnungs-Detail: zeigt Detailinformationen zu bereits verbuchten DL-

Rechnungen ausgehend von einer Gesamtübersicht über alle offenen Rechnungen - Mahnstatus - MWSt-Status - Abzüge / Verpackung / KMZ - Skonto- / Teilzahlungsbedingungen und Zahlungskondi-

tionen (mit der Möglichkeit, diese anzupassen / zu ändern) - Journalbuchungen zur Rechnung



- Faktura: setzt die aktuelle DL, auf der der Cursor steht, in die Tagesfaktu-

rierung, dh. diese DL wird um eine nächste Periode erneuert. Ein erneutes Betätigen dieser Option nimmt die DL wieder aus der Tagesfakturierung heraus. Zur besseren Information wird ein Fenster geöffnet, in dem alle DL zum Mitglied angezeigt werden und der Benutzer kann mit Y/N wählen, welche dieser DL in die Tagesfakturen zu stellen sind bzw. daraus zu entfernen sind.

'Faktura' wird vor allem für solche DL verwendet, die sich bei Mutation nicht selbst automatisch in die Tagesfaktura stellen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Erneuerung dann auf jeden Fall stattfindet, also auch wenn eine DL in 1999 bereits bis 31.12.99 erneuert ist. 'Faktura' bewirkt dann eine vorzeitige Erneuerung für das Jahr 2000.

- ESR-Sort: setzt zusätzlich einen Sondercode auf eine Rechnung an ein

Mitglied, die vorgängig (als Folge einer kostenpflichtigen Änderung / über Faktura / über ESR-Kopie) in die Tagesfaktu-rierung gestellt worden ist. Der Sondercode bewirkt, dass entsprechende Rechnungen an den Anfang des Tageslaufes gestellt (und ausgedruckt) werden, z.B. weil diesen Rech-nungen noch spezielle Dokumente beigelegt werden müssen.

- ESR-Kopie: aktiviert einen Nachdruck der letzten ESR-Rechnung an das

Mitglied, der bei Aufruf der Tagesfakturierung ausgedruckt wird, jedoch ohne dass diese Rechnung nochmals verbucht wird. Es ist zu beachten, dass der Druck mit 'nur neu erfasste Rechnungen drucken / Reprint = N' mit 'N' aufgerufen werden muss, da es sich um einen Nachdruck handelt.

- Laufzeit: aktiviert einen Zusatzbildschirm, über den die Laufzeit der

aktuellen DL geändert werden kann (siehe separate Beschrei-bung). Die Option kommt z.B. zum Einsatz, wenn einem Mitglied z.B. bei Auslandaufenthalt die Laufzeit ohne Kostenfolge verändert werden soll.



- History: führt in die History zur DL und zeigt damit, wie der aktuelle

Zustand der DL durch frühere Aktionen erreicht worden ist. Die History ist zweistufig, dh. aus der ersten Historystufe kann auch noch in eine zweite feinere Stufe aktiviert werden mit den einzelnen Änderungen pro Datum.

- ZS-Versand: 'Zeitschriftenversand' für Zeitungs- / Zeitschriftenabonnemente.

Über ZS-Versand ist es möglich, die spezielle Funktion 'Zeitschrif-tenetiketten' zu beeinflussen, indem für die bestellte Menge von Abonnementen einer Zeitung bei Bedarf je individuelle Versandadressen zugeordnet werden können. Beispiel: eine Schule bestellt 5 Abonnemente und wünscht diese wie folgt adressiert:

- an Prof. X / Heimadresse (1 Ex.) - an Dr. Y / Institutsadresse (1 Ex.) - an Lesesaal (1 Ex.) - an Schuladresse direkt (die restlichen 2 Ex.)

Über ZS-Versand werden dann die ersten 3 Exemplare an die entsprechenden individuellen Adressen umgeleitet, wogegen die restlichen, nicht umgeleiteten Exemplare direkt an die Abonnentenadresse gehen.

- Mitgliederausweis drucken: für ein einzelnes Mitglied (z.B. Ersatz eines verlorenen Ausweises) auf speziell konzipierte Ausweisformulare z.B. mit integriertem Ausweis im Kreditkartenformat.

- Briefe: aktiviert einen Auswahlbildschirm mit Standardbriefen an

Mitglieder oder das Mitglied betreffend an Drittadresse, die je nach Bedarf einzeln ausgewählt und für den Druck aufbereitet werden können (siehe separate Beschreibung)

- Checks: die Checkdatei ist eine spezielle Zusatzdatei, in der Checks /

Gutschriften des Mitgliedes, die (noch) nicht zur Auszahlung gelangt sind, per Datum festgehalten werden können. Die Option 'Checks' gibt Zugriff zu dieser Datei. Checks werden z.B. bei einer späteren Rechnung an das Mitglied automatisch an den Rechnungsbetrag angerechnet.



- Spenden: die Spendendatei ist eine spezielle Datei, in der Spenden des

Mitgliedes per Datum festgehalten werden können. Die Option 'Checks' gibt den chronologischen Einblick in diese Datei frei.

- Schaden: die Schadendatei ist eine spezielle Zusatzdatei, in der versi-

cherte Schäden des Mitgliedes festgehalten werden und über diese Option eingesehen werden können.

- KFZ-Nr. ändern: für Anwendungen, in denen Versicherungen, die auf KFZ-

Nummern laufen, über spezielle Dienstleistungen verarbeitet werden. Beim Wechsel des Fahrzeuges kann über diese Option die KFZ-Nummer geändert werden (DL wird in Tagesfaktura gestellt zum Nachdruck der Rechnung als Versicherungs-ausweis)

- KFZ-Haftpflicht: für Anwendungen, die über spezielle DL KFZ-Haftpflichtver-

sicherungen anbieten. Die Option gibt Einblick in die Vertrags-datei (nur Abfrage-Modus)

- GA-Abfrage: für Anwendungen, die über spezielle DL personalisierte

Generalabonnemente anbieten. Die Option gibt Einblick in die GA-Datei, damit z.B. bei einem Verlust rasch Ersatz bereitge-stellt werden kann (nur Abfrage)

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Optionen zur Stammdatenverwaltung Mitglieder


Zusatzoptionen in der Steuerleiste zum Mitgliederstamm Zusatzoptionen in der Steuerleiste zum Mitglieder-Dienstleistungsstamm

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Optionen zur Stammdatenverwaltung Mitglieder


Auswahlbildschirm zur OP-Abfrage Beispiel Adressen-Infozentrum, von dem aus in die einzelnen Teilrubriken verzweigt werden kann.

MOR ! TIME /Mitgliederverwaltung 23.07.2012 / HEN / Neu Austritt / Wiedereintritt / Umwandlung / Laufzeitänderung eines Mitgliedes


6 Austritt / Wiedereintritt / Umwandlung / Laufzeitänderung eines Mitgliedes

Beim Austritt eines Mitgliedes ist zu entscheiden, ob das Mitglied gesamthaft austritt oder nur eine einzelne Dienstleistung in Zukunft nicht mehr in Anspruch genommen wird. 1. Mitglied tritt vollständig aus

Auf dem Stammeintrag des Mitgliedes ist das entsprechende Austrittsdatum zu setzen sowie ein Austrittsgrund (obligatorisch). Das Programm setzt dann automatisch auch das Austrittsdatum auf der Mitgliedschaftsdienstleistung (d.h. derjenigen Dienstleistung, die seiner Kategorie entspricht). Auf den weiteren Dienstleistungen wird kein Austrittsdatum gesetzt; sie werden jedoch ebenfalls als 'ausgetreten' interpretiert. 'Austritt' bedeutet, dass die entsprechenden Dienst-leistungen neu nach dem Austritt nicht mehr fakturiert werden. Beispiel: im Oktober 1998 wird auf einem Mitglied das Austrittsdatum gesetzt, das z.B. im Dezember 98 je nach Austrittsdatum für die Fakturierung 1999 die folgende Wirkung zeigt. - Austritt per sofort: Jahr 1999 wird nicht fakturiert - Austritt per 1.1.99 .... 31.12.99. Jahr 1999 wird nicht fakturiert, da das Austritts-

datum innerhalb der Fakturaperiode liegt. - Austritt per 1.1.2000. Jahr 1999 wird noch fakturiert

2. Mitglied kündigt einzelne Dienstleistungen, jedoch nicht die Mitgliedschaft Das Austrittsdatum ist nur auf den gekündigten Dienstleistungen zu setzen

3. Mitglied kündigt seine Mitgliedschaft, behält jedoch einzelne Dienstleistungen

(soweit von den Statuten her möglich). Wie Fall '2', zusätzlich ist die Kategorie des Mitgliedes jedoch noch geeignet neu zu setzen (z.B. 'Z' oder '99' für Nicht-mitglied)

4. Austritt wurde versehentlich gesetzt (z.B. auf dem falschen Mitglied). Der Austritt

kann rückgängig gemacht werden, indem das Austrittsdatum und der Austritts-grund gelöscht werden (F10 auf Austrittsdatum). Dabei ist zu beachten, dass das Austrittsdatum allenfalls sowohl auf dem Mitgliederstamm wie auf den einzelnen Dienstleistungen zu löschen ist.



5. Mitglied meldet sich nach einiger Zeit und will seinen Austritt rückgängig

machen Im Prinzip wie Fall '4', wobei jetzt allenfalls aber noch eine Laufzeitänderung vorzunehmen ist, damit die Fakturierung richtig justiert wird. Dabei sind die Felder 'nächste Fakturaperiode' richtig so zu setzen, dass die gewünschte nächste Periode wieder fakturiert wird (dabei soll der übliche Geschäftsgang berück-sichtigt werden d.h. für eine jahresjustierte DL ist ein geeignetes Jahr einzu-setzen). Die Felder 'laufende Fakturaperiode' und 'Gültigkeit gesamthaft' sind nicht zu ändern, sofern die Dienstleistung früher bereits einmal fakturiert worden ist. Das Mitglied wird dann mit der nächsten Erneuerung gemäss diesen Eingaben neu fakturiert. Soll das Mitglied sofort eine Rechnung erhalten, kann es zusätzlich mit der Option 'Faktura sofort' in die Tagesverarbeitung gestellt werden.

6. Umwandlung / DL - Code ändern

Sofern bei einem Mitglied aus irgendwelchen Gründen ein (mehrere) DL - Codes nicht richtig sind, können diese geändert werden a. Löschen der falschen DL / neu Eröffnen des neuen DL und allenfalls Laufzeit-

änderung zur Anpassung der Datenwerte. Betrifft die Änderung die Mitglie-der-DL (Typ 2) des Mitgliedes, so muss vorgängig auch noch die Kategorie des Mitgliedes entsprechend neu gesetzt werden. Diese Variante empfiehlt sich, sofern die nächste Fakturierung z.B. erst Ende Jahr sein wird, die Ände-rung jedoch sofort ersichtlich sein soll.

b. Umwandlung: als Variante kann auch eine Umwandlung auf der alten (falschen) DL eingegeben werden, wobei diese allenfalls auch kosten-pflichtig sein kann (Umwandlungsbetrag / z.B. Umwandlung Kaskoversiche-rung Schweiz Fr. 500.-- in Kaskoversicherung Europa Fr. 750.-- mit einem Umwandlungsbetrag von Fr. 250.--). Mit der Umwandlung wird das entsprechende Mitglied in die Tagesfakturierung gesetzt mit der folgenden Wirkung: - alte DL wird auf Austritt gesetzt - neue DL (Umwandlungs-DL) wird generiert mit Umwandlungsbetrag - Laufzeit der DL wird nicht verändert.



Diese Variante eignet sich bei kostenpflichtigen DL, wenn diese kurzfristig fakturiert und dem Mitglied über die Rechnung angezeigt werden sollen. Sie ist weniger geeignet, wenn die Fakturierung erst Ende Jahr erfolgt, da die Umwandlung im Hintergrund der DL steht und bis zur Fakturierung immer noch die alte DL als gültige DL erscheint (wenn man nicht genau alle Felder auf dieser DL prüft).

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung 23.07.2012 / HEN/ Neu Austritt / Wiedereintritt eines Mitgliedes (Laufzeitänderung)


7 Austritt / Wiedereintritt eines Mitgliedes (Laufzeitänderung)

Wenn ein Mitglied austritt, so muss verhindert werden, dass mit der nächsten Erneue-rung wieder eine Rechnung für Mitgliedschaft generiert wird. Ein analoges Problem ergibt sich, wenn z.B. ein Abonnement abbestellt und später wieder reaktiviert wird oder zufolge Abwesenheit sistiert, später reaktiviert wird. Im Normalfall wird dabei auf dem Mitgliederstamm für das betreffende Mitglied - auf der DL das Austrittsdatum auf Ablauf der aktuellen Mitgliedschaftsperiode, - bei einer Mitgliedschaft auch auf den Mitgliedstamm ein Austrittsdatum und zusätzlich - je ein gültiger Austrittscode gesetzt

Diese Felder werden vom Erneuerungsprogramm geprüft und entsprechend wird dann keine neue Rechnung generiert

- die entsprechende Dienstleistung beim Mitglied soll jedoch nicht gelöscht werden, da sonst alle Informationen über die Vergangenheit verloren gehen.

Wiedereintritt eines Mitgliedes Sofern ein ausgetretenes Mitglied zu einem späteren Zeitpunkt wieder beitritt, so ist wie folgt vorzugehen - Austrittsdatum und Austrittscode entfernen / löschen - mit der Option 'Laufzeitänderung (Option 19)' die neue nächste Rechnungs-

periode definieren, ab der der Neueintritt gültig sein soll. Damit wird das Mitglied reaktiviert und vom Erneuerungsprogramm kann wieder eine Rechnung für Mitgliedschaft generiert werden.

Sofern der zweite Punkt 'Laufzeitänderung' unterlassen wird, nimmt das Programm an, dass kein Unterbruch der Mitgliedschaft stattgefunden hat. Dies wird auch beim nächsten Erneuerungslauf erkannt und die entsprechende (jetzt überfällige) Mitgliederrechnung wird für die gesamte Periode seit dem damaligen Austritt nachfakturiert. Sofern dies versehentlich einmal passiert und damit eine falsche Mitgliederrechnung generiert worden ist, so muss diese zuerst mit der Option 'Storno' richtig storniert werden, bevor der Wiedereintritt nochmals regulär wiederholt werden kann.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung 23.07.2012 / HEN/ Neu Austritt / Wiedereintritt eines Mitgliedes (Laufzeitänderung)


Wenn die Laufzeitänderung sofort zu einer neuen Rechnung führen soll, ist die DL direkt anschliessend auch noch in die Rechnungsverarbeitung zu stellen (Option 18 / Faktura) mit Verarbeitung über - Kontrolldruck Tageslauf - Rechnungen aufbereiten - ESR drucken / verbuchen DL versehentlich in Tageslauf gestellt Sofern eine DL zu einem Mitglied oder Abonnenten versehentlich in die Tagesfak-turierung gestellt worden ist (Option 18 / Faktura), so gibt es momentan keine Möglichkeit, um sie dort wieder zu deaktivieren, ausser indem der entsprechende ESR gedruckt und fakturiert wird. Ein solcher ESR kann nachträglich jedoch storniert werden oder die Laufzeit kann geändert werden (auch ohne Storno und Neufakturierung).

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung / Austritt / Wiedereintritt / Umwandlung / Laufzeitänderung


Das Mitglied Huber Emil soll zum Gönnermitglied ernannt werden, dh. die Mitgliedschafts-DL 'D04' soll in die DL 'D07' (Gönnermitglied) geändert werden.



Das Mitglied hat im Moment die normale Kategorie 'D04' / Einzelmitglied.

Variante 1 mit Umwandlung auf der DL 'D04'(im Beispiel ist der alte Betrag 18.-- und neu kein Betrag vorgesehen).



Der DL sieht man auf dieser Stufe direkt nichts an, sie wird jedoch mit der nächsten Faktu-rierung auf D07 umgewandelt. Das Programm merkt auch, dass es sich dabei um die Mitglieder-DL Typ 2 handelt und setzt dementsprechend auch die Kategorie des Mitgliedes auf 'D07'.

Variante 2 mit mehreren Umwandlungsmöglichkeiten; im Beispiel wird mit Steuerleiste ‚Storno/Umwandlung auf neue DL/Refakturierung’ das nächste Bild angezeigt und die neue DL kann eingetragen werden.



Storno / Umwandlung von der alten DL ‚D04' auf die neue DL 'D07'. Bei dieser Art wird die alte Rechnungsperiode auf die neue DL umgestellt.

Bei dieser Umwandlung wird die neue Rechnungsperiode berücksichtigt.



Es ist auch möglich, manuell eine Dienstleistung 'D04' mit dem Löschmodus (DEL) zu löschen, falls das Mitglied mit Austrittsdatum versehen ist und so kann man dem Mitglied die neue Dienstleistung mit ADD 'D07' hinzufügen. Das Mitglied hat dann auch die Kategorie 'D07’.

Dieses Mitglied hat nur noch die Dienstleistung 'D07'



In dieser manuellen Variante ist die Eingabe 'D07' erst möglich, wenn die Kategorie des Mitgliedes auch auf 'D07' geändert wurde.



Variante 3 / die Zusatzversicherung D58 soll ersetzt werden durch die Zusatzversicherung D59, so dass die alten Daten erhalten bleiben.

- D58 wird vorerst wieder gelöscht - D59 wird per Änderungsdatum (16.02.2005) eröffnet



Die neue Situation bezüglich Fakturaperiode wird angezeigt. Falls eine andere Laufzeit gewünscht wird, kann diese jederzeit eingegeben werden.

Zusätzlich kann jetzt über Laufzeitänderung noch die Gültigkeit gesamthaft (Zeile 2) so angepasst werden, dass sie wieder so erscheint wie bei einer früher verrechneten alten DL.



Geht man in das Detail der so geänderten DL 'D59', so lässt sich dies dort kontrollieren. Hinweis: man beachte, dass bei einer neu eröffneten DL sinnvollerweise die laufende Fakturaperiode (allenfalls die Gültigkeit gesamthaft als History) angepasst wird.



Variante 4: im Beispiel soll die DL D62 für ZH TEST0 im Jahr 1997 bis 2004 nicht fakturiert werden, sondern erst wieder für 2005. Dies kann mit einer Laufzeitänderung erfolgen. Mit der Laufzeitänderung wird hier bei einer bereits einmal fakturierten und zur Erneuerung 2005 anstehenden DL die 'nächste Fakturaperiode' auf 01.01.05 bis 31.12.05 verschoben, womit 1996 bis 2004 ausgelassen wird.

MOR ! TIME Abonnentenverwaltung 23.07.2012 / HEN / Neu


8 Abonnentenverwaltung

Der Anwendungsbereich 'MOR ! TIME / Abonnentenverwaltung' gibt dem Anwender umfassende Programme für die Bearbeitung aller Arbeiten für Abonnenten-verwaltungen der verschiedensten Arten. - Zeitungen (Tages-/Wochen-/Monatszeitungen) - Zeitschriften / Periodika - periodisch erneuerbare Dienstleistungen wie Versicherungen, Mandate etc. - Mitgliederbeiträge für Verbände und Vereine - Regional-Fernsehantennenanlagen

usw. Die Anwendung ist deshalb speziell geeignet für grössere Verbände, Vereine, für Verlage und Bibliotheken sowie für Dienstleistungsbetriebe, die periodisch sich erneuernde Dienstleistungen anbieten. Die Abonnentenverwaltung baut auf den folgenden Modulen auf: - Adressenverwaltung (zentral für alle Bereiche) - Debitorenverwaltung, Zahlungen, Mahnungen, MWSt - Dienstleistungs-, Zeitschriften-, Bücherstamm mit detaillierten Angaben zu den

einzelnen Artikeln inklusive Zugriff auf Autoren, ISBN-Nummern etc. sowie Abonnementspreise für Kundengruppen (Mitglieder, Nichtmitglieder ...), Abonnementsperioden (monatlich, jährlich ...) und Zustellungsarten (Hauszu-stellung, Luftpost, Inland, Ausland ...). Abonnemente können wahlweise entweder auf Ablauf erneuert werden oder die erste Periode wird z.B. auf Jahresende justiert und Erneuerungen erfolgen dann anschliessend gesamthaft gleichzeitig.

Spezielle Konditionen wie Gratislieferung als Schnupperabonnement, reduzierte Kosten für Teilperioden, Zuschläge bei Ratenzahlungen können ergänzend definiert werden.



8.1 Abonnentenstamm

Aufbauend auf der leistungsfähigen, zentralen Adressenverwaltung und dem Dienstleistungs-, Zeitschriftenstamm werden Abonnenten definiert, denen beliebige Abonnemente zugewiesen werden können, jedes mit eigener Beginn-, Abschluss-periode. Innerhalb der Abonnentenverwaltung können (als Option) auch weitere Bedin-gungen definiert werden wie z.B. - Lieferstopps für eine wählbare Periode mit Abonnementsverlängerung - Ferienumleitungen (oder Versand eines Zusatzexemplares an Ferienadresse)

8.2 Abonnentenfakturierung

umfasst mehrere Module für eine komfortable Bearbeitung der anfallenden Arbeiten - Einzelaufträge für normalen Handel wie Bücher, Einzelexemplare, Nachlieferung

früherer Jahrgänge etc. - Neuabonnenten, die im Prinzip täglich oder nach Bedarf verarbeitet werden - periodische Erneuerungen monatlich, jährlich mit Aufbereitung aller auf den

entsprechenden Zeitpunkt ablaufenden Abonnemente - Storno von Abonnementen, z.B. wegen Falschbuchung oder nicht erfolgter

Zahlung - Umwandlung von Abonnementen für eine Zeitschrift in eine andere - Versand: je nach Geschäftsablauf erfolgt der Versand entweder zusammen mit

Rechnung/Lieferschein (z.B. bei Einzelverkauf) oder es werden Etiketten geeignet aufbereitet für den Versand der Periodika (Cheshire-Etiketten werden vom Programm unterstützt). Bei grösserem Abonnentenbestand kann es sinnvoll und notwendig sein, dass die Etiketten nach Postbotenbezirken mit entspre-chenden Bundzetteln aufbereitet werden, um eine zeitgerechte Zustellung mit reduzierten Versandkosten einhalten zu können.

Bei kostenpflichtigen Abonnements, die über eine eigene Dienstleistung zum Abonnenten definiert sind, kann bei Mehrfachabonnements eine spezielle Datei mit separaten Versandadressen aktiviert werden. So können z.B. bei einem Abonnement über 10 Exemplare die ersten drei und je zwei weitere Exemplare



an drei unterschiedliche Adressen versandt werden, wobei dann nur die restlichen 5 Exemplare an die eigentliche Abonnenten-Adresse zugestellt werden.

Die Routinen für die Postbotenroutierung bis auf den einzelnen Botenbezirk nach PTT Vorgaben stehen bei Bedarf zur Verfügung (Option).

- Debitorenverwaltung: mit dem automatisierten Verbuchen der Abonnements-

rechungen werden die Rechnungsbelege mit Zahlungsträger erstellt, wobei je nach Bedarf verschiedene Verfahren unterstützt werden

- Zeitschrift im Mitgliederbeitrag inklusive - Zahlung mit rotem oder orangem ESR (VESR/BESR) - LSV-Verfahren - Auslandszahlungen

Bei Bedarf werden auch Abonnemente mit Verrechnung in Fremdwährungen unter-stützt, wobei je Zeitschrift eigene Abonnementspreise festgelegt werden können. Je nach Zahlungsträger erfolgt die Verbuchung der Zahlungen weitgehend auto-matisiert. Der zusätzlich in Verbindung mit MOR ! OFFICE verfügbare COM-Bereich unterstützt die Übernahme externer Zahlungsdateien (z.B. über Modem) auf das System und deren Archivierung.

8.3 Mehrwertsteuer

Alle Artikel und Dienstleistungen können individuell terminlich bezüglich ihrer MWSt-Pflichtigkeit codiert werden. Die MWSt-Berechnung und Ausscheidung für die Finanzbuchhaltung erfolgt automatisch gemäss Parametern, die vom Benützer selbst verwaltet werden können. Die periodische Abrechnung wirft die geschuldete MWSt nach Abrechungskategorien aufgeschlüsselt aus, wobei sowohl Preise inkl./exkl. MWSt unterstützt werden können.



8.4 Statistiken

Die gesamte Abonnentenverwaltung wird durch umfassende Statistiken unterstützt; je nach verfügbaren Grunddaten nach - Kunden-/Mitgliederkategorien - Regionen/Sektionen - Artikeln, Zeitschriften, Dienstleistungen - Ein-, Austrittsgründe, Kündigungen - allenfalls bei Bedarf aufgeschlüsselt bis auf die einzelne Artikelbewegung MOR ! Office: die Dokumenten- und Archivverwaltung MOR ! Office bietet dem Anwender leistungsfähige Module für die Integration der zentralen Adressen in die Textverarbeitung (z.B. unter WinWord) und die Dokumentenarchivierung. Das Recherche-Modul bietet sofortige Übersicht zu allen gespeicherten Dokumenten nach - Sacharbeiter - Kundenadressen - Daten - Sachgebieten - Stichworten und zeigt gefundene Dokumente auf Knopfdruck auch direkt an. Technische Voraussetzungen: MOR ! TIME/Abonnentenverwaltung ist portabel verfügbar für Systeme unter Windows NT, Novell und Unix (alle grossen Hersteller). Als grafische Oberfläche stehen Windows 3.X, Windows 95, Windows NT und X-Windows zur Verfügung. Für die einzelnen Arbeitsstationen werden vorzugsweise PC/586, 16MB, ab 120 MHz mit geeignetem Plattenspeicher eingesetzt.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung, Abonnenten Löschen von Mitgliedern 23.07.2012 / HEN / Neu


9 Löschen von Mitgliedern

Mitglieder / Abonnenten, die ihren Austritt gesamthaft oder nur für einzelne Dienst-leistungen verlangen, werden häufig nicht gelöscht, sofern ein späterer Wieder-eintritt als möglich erscheint. Mitglieder / Abonnenten sollen jedoch zur Entlastung der Dateien gelöscht werden können, wenn die entsprechenden Daten in Zukunft nicht mehr benötigt werden - in der Folge von Fehlerfassungen - nach definitivem Austritt eines Mitgliedes Dabei gelten die folgenden Regeln: - ein Mitglied wird nicht direkt gelöscht, sondern zuerst wird vom Benutzer der

Kontroll-Statuts 'löschbereit (3)' manuell zugewiesen. Anschliessend kann das Mitglied mit dem Job 'Löschen von Mitgliedern / Abon-

nenten' gelöscht werden - wahlweise kann dabei ein einzelnes löschbereites Mitglied oder alle lösch-

bereiten Mitglieder miteinander gelöscht werden, wobei obligatorisch eine Kontrollliste gedruckt wird.

- Es wird empfohlen, die Kontrollliste vorgängig zum Löschen zu drucken und zu

prüfen ! - Zusätzlich kann gewählt werden, ob mit der Löschung auch der zugehörige

Debitor und die Adresse auf 'löschbereit' gesetzt werden soll (Hinweis: die Löschung dieser Dateien erfolgt in einem separaten Job nach eigenen Regeln).

- Löschregel für Mitglieder / Abonnenten: Die Löschung erfolgt nur bei manuell gesetztem Kontroll-Status, dh der Benutzer

muss das Mitglied genau kontrollieren, wenn er den Löschcode auf 3 setzt. Gelöscht werden:

- das Mitglied (Stammdaten) - ein allfälliger Eintrag in den Tagesfakturalauf, sofern eine DL-Fakturierung

ansteht

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung, Abonnenten Löschen von Mitgliedern 23.07.2012 / HEN / Neu


- die DL zum Mitglied mit ihrer History und eventuellen MFKZ-Verweisen

(Hinweis: alle DL zum Mitglied werden gelöscht, unabhängig vom Zustand erfasst / fakturiert und gültig bis / ohne Austritt / bezahlt oder nicht bezahlt)

- die Gutschriften, die zum Mitglied eventuell noch eingetragen sind - allfällige Panneneinträge - Versicherungspolicen zum Mitglied - Debitor / Adresse zum Mitglied wird je nach Vorwahl auf 'löschbereit' gesetzt.

- Soweit zum Mitglied offene Rechnungen gespeichert sind, bleiben diese beim

entsprechenden Debitor offen, auch wenn dieser auf 'löschbereit' gesetzt wird. (Hinweis: ein Debitor kann später nur gelöscht werden, wenn Rechnungen ausgebucht / abgeschrieben sind; dies kann allenfalls auch so vorbereitet werden, dass offene Rechnungen zum Mitglied vor der Löschung zuerst in der Mitgliederverwaltung storniert werden).

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Ein- / Austritts-Namenlisten 23.07.2012 / HEN / Neu


10 Ein- / Austritts-Namenlisten

Für Kontroll- und Nachfassaktionen im Zusammenhang mit Neueintritten und Aus-tritten ist es wertvoll, wenn Namenslisten der betreffenden Mitglieder gedruckt werden können. Dies ist möglich mit den Programmen - Mitgliederlisten / Etiketten im Bereich 'Mitgliederverwaltung / Druckprogramme'. Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass die Datumselektion geeignet gewählt wird. - Mitgliederliste Neueintritte (z.B. März 94)

- Selektion Eintrittsdatum 1.3.94 bis 31.3.94 keine Selektion auf Eintrittscode

- Mitglieder bzw. DL per 31.3.94 (Periodenende !)

- Resultat siehe Beilage / mit den weiteren Selektionen können z.B. auch nur

Listen für einzelne Sektionen, Kantone oder PLZ-Bereiche generiert werden. - Mitgliederliste Austritte (z.B. März 94)

- Selektion Austrittsdatum 1.3.94 bis 31.3.94 - Mitglieder bzw. DL per 28.2.94 (Ende der Vorperiode !) - Resultat siehe Beilage

Hinweis: eine gewisse Ungenauigkeit kann sich ergeben bei sehr langen Perioden, indem z.B. Mitglieder, die eintreten und innerhalb der ausgewählten Periode wieder austreten, nicht gezählt werden.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Ein- / Austritts-Namenlisten


Mitgliederverwaltung Auswertungen

Eintrittsliste / 1



Eintrittsliste / 2



Austrittsliste / 1

Austrittsliste / 2



MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Dienstleistungen / Artikeldatei 23.07.2012 / HEN/ Neu


11 Dienstleistungen / Artikeldatei

Zwischen der Dienstleistungsdatei (MOR ! TIME) und der Artikeldatei / Lager (MOR ! PRISMA) besteht ein Zusammenhang, indem jeder Dienstleistung im DL - Stamm automatisch auch immer ein Lagerartikel zugewiesen wird, auf dem z.B. auch die Umsatzzahlen aus der DL - Fakturierung verbucht werden. Sofern eine DL allerdings auch als Artikel in der Fakturierung / Auftragsbearbeitung MOR ! PRISMA ange-sprochen wird, müssen einige Spezialfälle beachtet werden - DL - Fakturierung: diese ist primär darauf ausgerichtet, periodisch wiederkeh-

rende Leistungen wie Mitgliedschaften, Abonnemente, Versicherungen etc. zu fakturieren. Dabei werden abgelaufene resp. demnächst ablaufende DL vom Erneuerungsprogramm erkannt und es werden automatisch die Rechnungen für die nächste Periode vorbereitet.

Für die DL-Fakturierung stehen zwei Varianten zur Verfügung. - Tageslauf; erkannt werden alle Neueintritte (erste Rechnung) und Änderungen

im Mitgliederstamm, die eine Zwischenabrechnung zur Folge haben (zusätzliche neue DL/ Umwandlung einer DL in eine andere DL mit Kostenfolge usw). Mit dem Tageslauf werden die entsprechenden Rechnungen gesamthaft aufbereitet, soweit sie vom Anwender nicht für den periodischen Lauf zurückgestellt werden.

- Periodischer Lauf, allenfalls unterteilt in 'periodischer Monatslauf / Jahreslauf'

- Monatslauf: entsprechend der für die einzelnen DL definierten Vorlaufzeit erkennt der Monatslauf alle Mitglieder, bei denen auf das entsprechende Datum eine (eventuell mehrere) DL zur Erneuerung ansteht. Im Monatslauf werden diese Erneuerungsrechnungen aufbereitet.

- Jahreslauf: analog zum Monatslauf erkennt der Jahreslauf alle Mitglieder mit DL(s), die für das Folgejahr erneuert werden müssen.

Hinweis: als spezielle Option gibt es auch den Typ 'Einmal - DL', die nur gerade einmal aufgerufen und sofort, nachdem sie in die nächste Rechnung einge-gangen ist, versteckt direkt auf Austritt gesetzt wird.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Dienstleistungen / Artikeldatei 23.07.2012 / HEN/ Neu


- die Verbuchung von DL - Rechnungen erfolgt gemäss den Parametern auf der

DL

- Ertragskonto / Ertrags - Kostenträger - Abrenzungskonto / - Kostenträger für DL - Rechnungen, die vollständig ins

nächste Geschäftsjahr fallen (z.B. Mitgliedschaftsbeiträge, die im November für das Folgejahr fakturiert werden.

- die Preisbildung für DL - Rechnungen erfolgt gemäss den im DL - Stamm gesetz-

ten Werten

- periodischer Betrag / Betrag erste Periode - allenfalls Betrag direkt ab DL zum Mitglied bei speziellen DL - Typen (andern-

falls wird bei Erneuerung immer der Betrag ab DL - Stamm in Rechnung gestellt).

- wird in MOR ! PRISMA jetzt der zu einer DL zugehörige Artikel in einer PRISMA -

Rechnung verwendet, so ist zu beachten:

- es wird eine einmalige Artikelrechnung generiert, dh. es findet keine Erneue-rung der DL statt. Der Mitgliederstamm und die entsprechende DL zum Mitglied wird nicht berührt und muss auch gar nicht vorhanden sein.

- die Verbuchung erfolgt gemäss den im Artikelstamm gesetzten Ertragskonti

und Ertragskontenträgern. Sofern der Anwender die Erträge auf gleiche Konti / KSt verbucht haben will wie in der DL - Fakturierung, muss er diese Konti im Artikelstamm entsprechend gleich setzten.

- die Preisbildung erfolgt gemäss den Regeln der Artikelfakturierung. Sofern

gleiche Preise gewünscht werden, sollten diese im Artikelstamm ent-sprechend gleich eröffnet werden wie im DL - Stamm.

Unter Beachtung dieser Punkte ist es somit möglich, zu DL zugehörige Artikel auch direkt in der Artikelfakturierung zu verwenden.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung 23.07.2012 / HEN / Neu DL – Prämienberechnung / reduzierte Prämien / vorbereitete Prämien


12 DL – Prämienberechnung / reduzierte Prämien / vorbereitete Prämien

Je nach Typ einer DL sind verschiedene Varianten für die Ermittlung der Prämie (Beitrag / Preis) für eine Beitragsperiode verfügbar. - Normalfall: die DL weist die folgenden Prämienfelder auf

- Preis für eine Beitragsperiode - reduzierter Preis für Teilperiode 'ab_Datum'. (z.B. ab 1.7.). Der reduzierte Preis

wirkt nur für jahresjustierte DL, die auch für ein ganzes Jahr fakturiert werden. Der reduzierte Preis wirkt nur bei Neueintritt, nicht jedoch für Erneuerungen ab (2. Jahr).

- vorbereiteter Preis; wirksam ab_Datum - vorbereiteter reduzierter Preis für Teilperiode 'ab_Datum'

Die vorbereiteten Preise kommen dann zur Anwendung, wenn das Eintrittsdatum nach dem Referenzdatum für vorbereitete Preise liegt. Der Wert 'ab_Datum' ist ein zentraler Parameter, d.h. er kann für alle DL gemeinsam einmalig gesetzt werden. Über einen weiteren Datum - Parameter kann festgelegt werden, ab welchem zweiten Datum für das alte Jahr nichts mehr verrechnet wird, dagegen das neue Jahr sofort voll in Rechnung gestellt wird. Beispiel:

- Prämie pa. Fr. 120.-- - Teilprämie ab 1.7. Fr. 65.-- - Gratis für laufendes Jahr ab 1.10, dafür

sofort neues Jahr voll in Rechnung stellen zu Fr. 120.-- - spezielle Preise sind direkt beim Mitglied zusätzlich wie folgt möglich

- erster Preis bei Neueintritt in Abweichung zu den obigen Preisen. Sofern hier ein Wert eingegeben wird, wird unabhängig von einer Rechenvorschrift für die DL zum Mitglied bei Neueintritt für die Eintrittsperiode immer dieser Preis fakturiert. Erster Preis 'null' hat zur Folge, dass der normale Mitgliederbeitrag zur Verrechnung gelangt. Das Feld 'erster Preis' kann somit nicht verwendet werden für eine individuelle Gratismitgliedschaft, sondern dafür ist vorzusehen



- 'gratis' für Eintrittsjahr 'ab_Datum 2', oder - eine eigene DL für Gratismitglieder.

- individueller Preis für Mitglieder für die Erneuerung einer DL, sofern abwei-chend von den normalen DL - Preisen. Sofern dieser Parameter auf einer Mitglieder-DL aktiviert und ein Wert eingetragen wird (inkl. Wert 0 = gratis), so wird für das jeweilige Mitglied immer dieser Wert fakturiert bei einer Erneue-rung der DL ab dem zweiten Jahr.

Spezielle Prämienberechnungen: für Prämiensysteme, die vom Normalfall ab-weichen, kann auf der DL eine Rechenvorschrift definiert werden, gemäss der dann die Prämie nach einer beliebigen kundenindividuellen Vorschrift berechnet werden kann (Option). Die folgenden beiden Varianten zeigen Beispiele solcher Rechen-vorschriften. - Staffelprämien, wobei die Staffel von einem Datenwert des Mitgliedes abhängig

ist, z.B. einem Stichwort mit numerischem Wert

- Anz. Mitarbeiter beim Mitglied - AHV - Lohnsumme beim Mitglied - Brutto - Umsatz des Mitgliedes - Kaufwert (Neuwert) eines Fahrzeuges bei einer Diebstahlversicherung usw.

Staffelprämien weisen die folgenden Preisfelder auf - Staffelgrenzen (max. 20) - Preis bis zur Staffelgrenze - Faktor, mit dem der Preis ansteigt zwischen je zwei Staffelwerten (meist 0). Für genauere Angaben wird auf das Kapitel 'Fakturastopp und DL - Rechenvor-schrift Staffel' verwiesen. Für Staffelprämien kann ebenfalls ein vorbereiteter Preis mit zugehörigem Wirkungsdatum eingegeben werden, der für Neueintritte ab diesem Datum wirkt, sofern die DL jahresjustiert ist und für ein volles Jahr fakturiert wird. Die Felder für 'Teilprämien ab_Datum' sind für die Rechenvorschrift 'Staffel' nicht verfügbar.



Die zusätzlichen Felder auf dem DL - Eintrag zum Mitglied für 'erster Preis (indivi-duell)' bei Neueintritt und 'individueller Preis für Mitglieder' bei Erneuerung gelten normal für Staffelpreise, d.h. sie übersteuern die Staffel.

- Alterstabellen: bei der Rechenvorschrift 'Alterstabelle' können für beliebige Alters-grenzen die Preise wie folgt erfasst werden:

- Alterskriterium (Alter bis) - Prämie ab vorangehender Staffelgrenze bis zu diesem Alter - Teilprämie, (nur bei jahresjustierter DL) für Neueintritte 'ab_Datum - vorbereitete Prämien ab_Datum '1.1. Folgejahr' - vorbereitete Teilprämien 'ab_Datum' (nur bei jahresjustierter DL).

Wahlweise kann anstelle des Alters des Mitgliedes auch das Eintrittsalter in die Rechenvorschrift einbezogen werden. Die zusätzlichen Felder auf dem DL - Eintrag zum Mitglied für 'erster Preis (individuell)' bei Neueintritt und 'individueller Preis' für Mitglieder bei Erneuerung gelten normal für Alterstabellen, d.h. sie über-steuern die Alterstabelle.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung DL – Stamm / spezielle DL - Codes 23.07.2012 / HEN / Neu


13 DL – Stamm / spezielle DL - Codes

Der DL-Stamm umfasst verschiedene Bildschirmbilder mit Parametern, über die die DL die Programme der Mitgliederverwaltung (speziell Mitgliederfakturierung) steuert. - Grundbildschirm DL-Code

- Nummer, Typ, Bezeichnung, Ertragskonto- / KSt-Fibu

Der DL-Typ legt fest, als was die DL verwendet wird - 1 Abonnement Zeitung / Zeitschrift / ......... - 2 Mitgliedschaft (kategoriebildend, nur eine DL vom Typ 2 je Mitglied, die die

Mitgliederkategorie festlegt - 3 als Spezialfall einmal fakturierend (ähnlich Lieferung eines Artikels)

- DL-Stamm / Zusatzbildschirm / Steuerparameter zum Feld - ID-Nummer

- Beitrag / Prämie für DL-Periode, allenfalls Teilbetrag für Teilperioden bei

periodischer Fakturierung - weitere Parameter zur Justierung der DL-Periode, Beginn Gültigkeit, automati-

sche Stornierung bei Nichtbezahlung der Beiträge usw.

- DL-Stamm / weitere Parameter zur Fakturasteuerung - DL-Stamm / Versicherungs-DL / Steuerung der Prämienabrechnung gegenüber

dem Rückversicherer - DL-Stamm / Versicherungs-DL / Steuerung für Schadenabrechnung gegenüber

dem Kunden - DL-Stamm / Versicherungs-DL / Prämienreduktionen je nach Schadenshöhe % -

von / - bis Weitere Parameter zum DL-Stamm werden in Übersichts- / Browse-Funktionen in separaten Menupositionen angeboten, da die Erfassung dieser Codes häufig auch eine gleichzeitige Gesamtübersicht über andere DL erfordert.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung DL – Stamm / spezielle DL - Codes 23.07.2012 / HEN / Neu


- Artikel zur DL: zu jeder DL entsteht automatisch im Hintergrund immer auch ein

'Artikel', von dem in speziellen Fällen ebenfalls Felder verwendet werden können, u.a.

- Artikeltexte / Zusatztexte bei komplexen oder mehrsprachigen DL

- Preise / Rabatte nach Kunden, Kundengruppen, usw.

- der Artikel kann zusätzlich auch verwendet werden zur Speicherung von

Umsatzzahlen (Statistik). Die in den nachfolgenden Übersichtsfunktionen abgebildeten Codes zu den einzelnen DL sind zur Unterstützung spezieller Situationen vorgeplant und können allenfalls in Absprache mit dem Projektleiter fallweise aktiviert werden. Je nach Vorgabe des Kunden können dazu spezielle API programmiert werden, die die entsprechenden Spezialfälle abbilden, u.a. - Abhängigkeiten zwischen einzelnen DL - Druck der DL-ESR (je nach ESR-Auslegung) - Parameter zum Erfassungsdialog für Neuerfassung / Änderung der DL - Parameter zur Rabattsteuerung für DL (API für Rabattkriterien) Zu weiteren Erklärungen dienen die F1 (Help)-Funktionen zu den einzelnen Feldern. Der Projektleiter kann zusätzliche Unterstützung bieten bei der Realisierung spezieller kundenspezifischer API zur Interpretation der Parameter.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung DL-Stamm / spezielle DL-Codes


Das Menu DL-Codes mit den Stammdatenprogrammen zum DL-Stamm. Der Grundbild-schirm zum DL-Stamm.

Zur gewählten DL werden auf den folgenden Bildern weitere Details gezeigt.



DL-Stamm / Zusatzbildschirm ID-Informationen

DL-Stamm / Zusatzbildschirm Fakturasteuerung



DL-Stamm / Zusatzbildschirm Versicherung für Versicherungsleistungen, die allenfalls bei einer Versicherungsgesellschaft rückversichert werden, dh. prämienabrechnungspflichtig sind. DL-Stamm / Zusatzbildschirm Versicherungs-DL / Steuerung zur Schadenabrechnung



Artikel zur DL / im Bild der Artikeltext 4 * 40X, der bei Bedarf als mehrsprachiger DL-Text verwendet werden kann, allenfalls mit Zusatztext 6 * 70X.



Abhängige DL: für Spezialfälle der Verarbeitung können allenfalls spezielle anwenderspezi-fische Abhängigkeiten zwischen DL definiert werden nach Absprache mit dem Projektleiter. Parameter zum Druck der DL-ESR (nach Absprache mit dem Projektleiter).



Parameter zur Dialogsteuerung bei Erfassen / Ändern von DL im Mitgliederstamm wie z.B. Mitglieder-DL automatisch generieren bei Vorgabe der Kategorie usw. Parameter für automatische Umwandlung bei Eintreten spezieller Bedingungen im Mitgliederstamm (Bedingungs-API).



Parameter zur Rabattsteuerung bei Verwendung der DL im Mitgliederstamm (nach Absprache mit dem Projektleiter) Spezielle Listen zum DL-Stamm

MOR ! TIME / Mitglieder-, Abonnentenverwaltung Mehrplatzsysteme / was ist zu beachten 23.07.2012 / HEN / Neu


14 Mehrplatzsysteme / was ist zu beachten

Die Anwendung 'Mitglieder-, Abonnentenverwaltung' weist gegenüber anderen Anwendungen einige verarbeitungstechnische Eigenheiten auf, die dem Anwender bewusst sein sollten, damit problemlos gearbeitet werden kann im Mehrplatzbetrieb: - in diesen beiden Anwendungen werden im Normalfall meist grosse Daten-

mengen (zum Teil mehrere hunderttausend Dienstleistungen) praktisch gleich-zeitig verarbeitet, z.B. bei

- der periodischen Beitrags- / Abonnentenfakturierung - der Tagesfakturierung zur Verarbeitung der diversen Neueintritte und Ände-

rungswünsche von Mitgliedern, die seit der letzten Tagesfakturierung wieder angefallen sind.

Damit die Verarbeitungszeiten unter Berücksichtigung solcher Datenmengen nicht zu gross werden, wird in der Datenbank ein eigener Faktura-Index (Datei FDL, zu fakturierende DL) geführt, welcher bei der Fakturierung abgearbeitet wird. Damit wird das Durchlesen der gesamten Dienstleistungen zu den Mitgliedern vermieden, was speziell die Tagesverarbeitungen wesentlich schneller macht. Der Faktura-Index ist aufgeteilt in zwei Ordner: - den Tagesordner und den periodischen Ordner Tagesläufe und Mahnläufe speichern Ihre Daten im Tagesordner, periodische Läufe im periodischen Ordner. Beim Mehrplatzbetrieb dieser beiden Anwendungen sind die folgenden Punkte zu beachten: 14.1 Tagesfakturierung

Bei der Tagesfakturierung wird immer der ganze Tagesordner im Faktura-Index abgearbeitet.



14.2 Mahnläufe

Mahnläufe werden bei der Aufbereitung im Faktura-Index ebenfalls in den Tagesordner gestellt. Bei Mahnläufen wird ein separates Mahn-Faktura-Ablagefach (beginnend mit dem Buchstaben M) erstellt. Tagesläufe und Mahnläufe können deshalb auch gemischt nebeneinander aktiv sein; wichtig ist jedoch, dass die Bezeichnung für das Tages-Faktura-Ablagefach bei der Aufbereitung nicht mit einem M beginnt, damit das Programm für die Mahn-ESR ein separates Ablagefach erstellen kann (der Mahn-Ordner erhält prinzipiell denselben Namen zugewiesen wie der Tages-Ordner, wobei jedoch der erste Buchstabe durch ein M ersetzt wird.

14.3 Periodische Fakturaläufe

Wenn Mitgliedschaften oder Dienstleistungen zur periodischen Fakturierung ausge-wählt werden, so wird als erster Schritt vom Programm der Faktura-Index für die betroffenen DL, dh der periodische Ordner erstellt. Im zweiten Schritt arbeitet das Programm den gesamten periodischen Ordner des Faktur-Indexes ab; nach der Verarbeitung wird dieser gelöscht. Im Mehrplatzbetrieb darf also zu einem Zeitpunkt immer nur ein periodischer Fakturalauf gleichzeitig aufbereitet werden. Diese Einschränkung bezieht sich nur auf die Aufbereitung periodischer Fakturaläufe, nicht auf das Bearbeiten und Drucken von periodischen Fakturen. Also nochmals zusam-mengefasst:

- Aufbereitung nur ein periodischer Lauf im gleichen Zeitabschnitt. Keine

gleichzeitig aktiven Einträge in der Tagesfakturierung - Bearbeiten keine Einschränkung (falls in unterschiedlichen Ablagefächern

gearbeitet wird) - Drucken keine Einschränkung (falls in unterschiedlichen Ablagefächern

gearbeitet wird) - Verbuchen spezielle Anweisungen für Verbuchung beachten (Sicherheits-

hinweise etc.)



Vor Aufbereitung eines periodischen Laufes sollten auch keine unverarbeiteten Tages-Einträge in der Faktura-Datei vorhanden sein. Dafür gibt es mehrere Gründe: - einerseits könnten DL in der Tagesfaktura unverarbeitet herumliegen und

dadurch gesperrt sein für die periodische Faktura - andererseits könnten DL für die periodische Faktura verarbeitet werden, welche

durch die Tagesfaktura allenfalls inaktiv gesetzt werden je nachdem, welches Programm zuerst zur Verbuchung gelangt (Beispiel: Storno der Mitgliedschaft mit Austritt ist in der Tagesfaktura hängig -> alle DL treten aus per Datum Mitglied-schafts-Austritt, dies aber erst nach erfolgter Stornoverbuchung im Tageslauf).

Deshalb ist es wichtig, vor Aufbereitung eines periodischen Fakturalaufes zu prüfen, ob die Tagesverarbeitungen vollständig verarbeitet sind. Als Kontrollmöglichkeit steht die Kontrollliste Tagesfaktura zur Verfügung (Ausgabe muss leer sein). 14.4 Koordination der Arbeiten in der Mitglieder- / Abonnentenverwaltung

Wann / was soll koordiniert werden ? Die Sachbearbeiter der Mitgliederverwaltung müssen sich untereinander klar absprechen betreffend

- die Namen der Faktura-Ablagefächer - Datenstand vor Aufbereitung des Tageslaufes und Zeitpunkt des Tageslaufes - Datenstand vor Aufbereitung eines periodischen Laufes und Zeitpunkt des

periodischen Laufes - Zeitpunkt für die Durchführung der Fakturaverbuchung

Am besten werden vom verantwortlichen Administrator / der verantwortlichen Administratorin für die Mitgliederverwaltung klare Abläufe und Zuständigkeiten für die einzelnen Arbeitsschritte festgelegt. Mit einem nachfolgenden Arbeitsschritt darf erst begonnen werden, wenn der vorangehende Arbeitsschritt fertig gemeldet worden ist.



14.5 Relationale Datenbanken im Mehrplatzbetrieb

In jeder Datenbank kann ein einzelner Eintrag ('record') gleichzeitig nur von einem Benutzer geändert werden im CHG-Modus. Versucht ein zweiter Benutzer den gleichen Eintrag gleichzeitig auch zu ändern, so erhält er den Modus CHG / INQ (change / inquire) zugewiesen, dh die Benutzervorgabe 'ändern' (CHG) wird von der Datenbank automatisch abgeschwächt in 'abfragen' INQ / ohne Änderungs-berechtigung. Erst wenn der erste Benutzer den Eintrag nach dem Ändern wieder freigegeben hat, kann er von einem zweiten Benutzer wieder für 'ändern' reserviert werden. Das oben beschriebene Problem wirkt sich kritischer aus, wenn der eine der beiden Jobs ein Batchlauf wie z.B. die Fakturaverbuchung ist, der andere Job z.B. einem Anwender gehört, der ein Mitglied im CHG-Modus (ändern) bearbeitet, aber zu einer Besprechung gerufen wurde und den Bildschirm im CHG-Modus stehen gelassen hat. Das Mitglied bleibt damit (nutzlos / störend) gesperrt. Sofern dieses Mitglied zufällig in der Fakturaverbuchung vorkommt, ergibt sich jetzt der folgende Effekt: - Die Fakturaverbuchung wird gestoppt (bleibt hängen), weil das Mitglied vom

anderen Job exklusiv gehalten wird. Die Fakturaverbuchung zeigt dies an mit einer Warnung

'record already held by an other user'

- der Anwender, der die Mitgliederfakturen verbuchen lässt, stellt nach einiger Zeit fest, dass der Verbuchjob einfach nicht fertig werden will. Wenn er etwas genauer hinschaut, wird er auch die obige Warnung entdecken.

Aus dieser Situation können sich jetzt zwei Benutzerreaktionen (richtig / falsch) ergeben. - Richtig: der Anwender beachtet die Warnung 'record already held .....' und

merkt, dass ein Mitgliederrecord von einem anderen Bildschirm im CHG-Modus gehalten wird. Er muss jetzt diesen anderen Bildschirmen nachgehen und den Mitgliederrecord freigeben mit

- F8 / esc F8 - abbrechen - enter / Ende - speichern / abschliessen



Der Verbuchungsjob wird diese Freigabe sofort feststellen und läuft jetzt normal weiter. Noch besser ist es natürlich, wenn man durch organisatorische Vorgaben (Zeitfenster) sicherstellt, dass die vorbeschriebene Konfliktsituation gar nicht vorkommen kann, indem man die Fakturaverbuchung zu einem Zeitpunkt durch-führt, wo sonst niemand in diesem Bereich arbeitet.

- Falsch handelt hingegen der unaufmerksame Anwender, wenn er den

hängenden Verbuchungsjob selbst als Problemfall beurteilt und diesen irregulär beendet, z.B. über - Esc / F8 - cancel - ctr / alt / del - Task beenden - PC abschalten oder ähnliche Aktionen In diesem Fall bleibt eine inkonsistente Datenbank zurück mit einer nur teilweise verbuchten Mitgliederrechnung (Hinweis: die Verbuchung berührt je nach Situation ca. 10 .... 20 Datenbanken, von denen einige zu besagtem Zeitpunkt (cancel) bereits nachgeführt / teilweise nachgeführt / noch gar nicht nachge-führt waren). Dieser Zustand kann eigentlich nur durch Wiederaufsetzen auf der letzten Sicher-stellung mit Nacharbeiten zwischenzeitlicher Änderungen oder allenfalls durch aufwendige und risikoreiche Systemeingriffe behoben werden. Es ist darum eine wichtige Aufgabe des Systemadministrators / der Systemadministratorin, solche Probleme zu vermeiden durch Schulung der internen Anwender.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Menu 'Fakturierung Mitgliederverwaltung' 23.07.2012/ HEN/Neu


15 Menu ‚Fakturierung Mitgliederverwaltung’

Das Menu enthält die wesentlichen Funktionen für das Vorbereiten und Verarbeiten von DL-Fakturen, d.h. von Rechnungen, die auf dem DL-Stamm basieren. Das Menu umfasst die folgenden Eintragungen - Rechnungen aufbereiten und verarbeiten (im Anschluss an Kontrolllauf / Vorbe-

reitungen i.O.)

- Rechnungen aufbereiten (und als Rechnungslauf speichern) - täglicher Lauf - periodischer Lauf

- ESR eines Rechnungslaufes drucken mit Vergabe der Rechnungsnummer

- ESR eines Rechnungslaufes verbuchen

mit Generieren der definitiven Rechnung beim Mitglied / Debitor

- Kontrolllisten / Vorbereitungsarbeiten für neue Rechnungsläufe

- Kontrollliste Tagesfakturen (Vorkontrolle der Rechnungen, die für den aktuellen Tageslauf vorgesehen sind, d.h. bevor der Tages-Rechnungslauf aufbereitet ist)

- Kontrollliste für einen periodischen Lauf per wählbarem Vorgabedatum

- Kontrollliste automatische Umwandlungen

als Vorbereitung zu einem periodischen Lauf ergibt diese Funktion eine Kontrollliste derjenigen Mitglieder / Dienstleistungen, für die unter bestimmten Bedingungen automatische Umwandlungen definiert worden sind, z.B.

- Junioren, die im Alter 20 automatisch in Normalmitglieder umgewandelt

werden - Normalmitglieder, die nach 30 Jahren Mitgliedschaft automatisch Ehren-

mitglieder werden usw.

Entsprechende Kriterien können in der Planungsphase mit dem PL / MOR diskutiert und in der Parameterdatei 'automatische Umwandlungen' parametrisiert werden.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Menu 'Fakturierung Mitgliederverwaltung' 23.07.2012/ HEN/Neu


- aufbereitete Rechnungsläufe weiter beurteilen

- Fakturadatei(en) bearbeiten offeriert dem Benützer verschiedene Funktionen

zur Bearbeitung der für den Druck und die Verbuchung vorbereiteten Fakturadateien, u.a.

- Lauf analysieren mit Anzeige der Anzahl Rechnungen im Fakturalauf

- davon gedruckt / davon verbucht / davon teilweise verbucht

- Kontrolllisten zu den Fakturaläufen

- Bearbeiten einzelner Fakturen in einem Lauf - Änderungsmöglichkeit für verschiedene Felder - Fakturadruck / Nachdruck von Rechnungen mit Vergabe der Rech-

nungs-Nummer - Verbuchen der Rechnungen in einem Fakturalauf (definitive Rechnung

erstellen und beim Debitor anschliessen) - Löschen der Einträge von definitiven verbuchten Rechnungen im

Fakturalauf - einzelne Fakturen vor / nach Druck, vor der Verbuchung als Eintrag in

der Fakturadatei annullieren, d.h. Verarbeitung aufschieben

- Fakturajournal drucken (analog Kontrollliste Tagesfakturen, jedoch für den bereits aufbereiteten Fakturalauf). Als Spezialfall kann auch eine Exportdatei erstellt werden, z.B. wenn die Rechnungen in einem Druckzentrum gedruckt werden sollen (als Option).

- Verbuchte ESR - löschen: löscht Rechnungsverweise in einem Fakturalauf, die

nach dem Druck der Rechnungen und der definitiven Verbuchung beim Debitor nicht mehr benötigt werden.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung 23.07.2012 / HEN / Neu Fakturadateien aufbereiten / bearbeiten / drucken / verbuchen


16 Fakturadateien aufbereiten / bearbeiten / drucken / verbuchen

In der Fakturierung zur Mitgliederverwaltung wird mit Dienstleistungen gearbeitet, die im Hintergrund mit je einem Artikel der Artikelverwaltung verbunden sind. Als Erweiterung eines allgemeinen Artikels bringen Dienstleistungen im Wesentlichen die folgenden zusätzlichen Möglichkeiten: - Dienstleistungen erzeugen eine periodische Verrechnung mit wählbarer Perio-

dizität. Beispiele, die beliebig erweiterbar wären: - Mitgliederbeiträge (jährliche Beiträge per 1.1. - 31.12.) einmal jährlich zahlbar

oder in mehreren Teilbeträgen, z.B. Quartalsbeiträge - Versicherungen (einmalig oder wiederkehrend) ab Versicherungsbeginn für

eine Versicherungsperiode - Abonnemente für Zeitungen / Zeitschriften - Serviceabonnemente

- bei Neueintritt eines Mitgliedes / Abonnenten wird im Normalfall eine erste

Rechnung ausgelöst für die Eintrittsperiode (sogenannte Tagesfakturierung). Folgerechnungen werden dann über die sogenannte Erneuerung (als periodische Fakturaläufe) jeweilen vom Programm automatisch erkannt und aufbereitet.

- kostenpflichtige Änderungen im Mitgliederstamm erzeugen im Normalfall

ebenfalls einen Eintrag in den Tagesfakturen. Dies können z.B. die folgenden Vorkommnisse sein - neue Dienstleistungen wurden dem Mitglied zugefügt - eine bestehende Dienstleistung wird unter Verrechnung eines (Teil)-Beitrages

in eine andere Dienstleistung umgewandelt - die Laufzeit einer Dienstleistung wird geändert - das Mitglied wechselt in eine andere Mitgliederkategorie (andere Preise) - Nachdruck einer bereits verbuchten Rechnung über die Tagesfahrten (ohne

nochmalige Verbuchung) usw.

Allenfalls zieht es der Benützer aber vor, solche Änderungen nicht direkt zu fakturieren, sondern durch den nächsten periodischen Lauf erkennen zu lassen und im periodischen Lauf zu fakturieren.



Sowohl 'tägliche' wie 'periodische' Fakturaläufe sind als Batchprogramme konzipiert, dh - für den Tageslauf werden die entsprechenden Mitglieder mit ihren DL markiert

und (z.B.: am Abend oder Ende Woche) als Batch fakturiert - für periodische Läufe wird der Mitgliederstamm abgesucht auf Mitglieder mit

Dienstleistungen, für die in der vorgegebenen Periode eine Erneuerung fällig ist. Diese Mitglieder werden mit ihren DL in den periodischen Lauf gestellt und fakturiert.

Durch Tagesläufe und periodische Läufe entstehen sogenannte Fakturadateien, in die die ausgewählten Mitglieder und DL eingetragen werden. Dabei werden die folgenden Zustände durchlaufen: - Vorbereitung des Fakturalaufes mit Ausdruck eines Kontrolljournales (Rechnungs-

nummer noch nicht vergeben) - Druck der Rechnungen eines Fakturalaufes mit Vergabe der Rechnungsnummer - Verbuchung der Rechnungen in Bezug auf

- Mitglieder-DL / Rg-Nummer und Fakturaperiode eintragen - Debitor zum Mitglied / Rechnung eintragen und Journalbuchungen zur

Rechnung - Umsatz verbuchen beim Debitor und beim Artikel zur DL

Ab diesem Zeitpunkt sind die Rechnungen definitiv verbucht und können nicht mehr korrigiert werden. Sofern eine Rechnung trotzdem nochmals korrigiert werden muss, muss ab jetzt mit der Storno-Funktion (und anschliessender neuer Aufbereitung der Rechnung) gearbeitet werden. Ein Fakturalauf wird durch eine Zeichenfolge von 10 Zeichen charakterisiert, die auf der vorbereiteten Rechnung eingetragen wird. Fakturaläufe können bis zur Verbuchung (und anschliessenden Löschung) unter dieser Lauf-Nummer abgerufen werden. Vom Programm wird als Faktura-Laufnummer standardmässig vorgeschla-gen:

T- DDMM-UUU T Typ D 'daily' / Tagesfakturalauf P 'periodic.' / periodischer Lauf



DDMM Tag, Monat, an dem der Lauf generiert wurde, z.B. 2001 für

einen Lauf, der am 20. Januar generiert worden ist UUU user-Kennzeichen

Die Laufnummer darf vom Benutzer beim Start der Laufgenerierung aber noch beliebig überschrieben werden mit einer anderen Zeichenfolge, z.B. Profit-Center-Zeichen / Datum / Verarbeitungsart Normal / Express). Im Prinzip können in einer Mitglieder -/ Abonnentenverwaltung und / oder in einem Artikelfakturasystem beliebig viele Fakturaläufe gleichzeitig aktiv sein. Diese müssen jedoch unterschiedlich gekennzeichnet werden, damit sie vom System unterschie-den werden können. Die Fakturaläufe sind damit eine Vorbereitung für die defini-tiven Fakturen (Ablagefächer für vorbereitete Rechnungen), die als organisatorische Hilfsmittel für die Bearbeitung solcher Rechnungen zur Verfügung stehen. Mit der Verbuchung eines Fakturalaufes werden dann die definitiven Fakturen generiert, sodass die Fakturaläufe ihre Bedeutung als Ablagefächer verlieren und allenfalls gelöscht werden dürfen.

16.1 Rechnungen aufbereiten mit den beiden Varianten

- Tageslauf: es werden alle Fakturen im Tageslauf aufbereitet, die seit dem letzten Tageslauf wieder neu für den nächsten Tageslauf freigegeben worden sind.

- periodischer Lauf: die folgenden Selektionen sind möglich

- Fakturierung per: dieses Datum legt fest, welche periodische Fakturen allen-falls einbezogen / ausgeschlossen werden sollen. Nach dem 'per'-Datum erfasste Neueintritte werden nicht mehr einbezogen. Wird das Datum leer gelassen, so wird das aktuelle Tagesdatum eingesetzt. Im Prinzip werden in den periodischen Lauf alle DL einbezogen, die (unter Berücksichtigung des Parameters Verlaufzeit zur DL) für eine Erneuerung bereit sind (dh Beitrags-periode läuft ab und kein Austritt). Die neue Laufzeit wird dem DL-Stamm entnommen.

- nur Mitgliederkategorie von / bis

(mit allen DL zu Mitgliedern dieser Kategorien)



oder als Variante zur Selektion nach Kategorien - nur DL-Code von / bis

wahlweise mit allen weiteren DL zum Mitglied Y / N, dh bei dieser Selektions-variante kann auch nur eine einzelne DL fakturiert werden

- nur Mitgliednummern von / bis - nur maximal Anzahl Rechnungen ........... Diese beiden letzten Selektionen dienen dazu, den Rechnungslauf in seiner Grösse einzuschränken (z.B. bei beschränkten Druckkapazitäten)

Sofern keine Selektionen vorgegeben werden, werden alle Mitglieder / DL fakturiert, die gemäss Ablaufdatum zu erneuern sind. 16.2 Bearbeitung von Fakturaläufen

Für die Bearbeitung von Fakturaläufen steht ein spezielles Bearbeitungsprogramm zur Verfügung, das die verschiedensten Optionen anbietet. Diese werden nachstehend näher beschrieben: 0 - beim Aufruf des Programmes 'Fakturaläufe bearbeiten' werden alle aktiven

Fakturaablagefächer (Läufe) angezeigt. Anschliessend sind die folgenden Funktionen verfügbar

1 - Lauf analysieren (auf dem der Cursor steht). Auf dem Bildschirm angezeigt

werden: - Anzahl Rechnungen im Lauf (Ablagefach)

- davon bereits gedruckt (Rechnungs-Nummer vergeben) - davon bereits verbucht (definitive Rechnung generiert)

2 - alle Läufe analysieren (analog 1 / mit entsprechend grösserer Wartezeit bis zur

Resultatanzeige) 3 - Kontrolldruck des Fakturalaufes mit Debitoren-Kurzbezeichnung und allen

DL/Artikeln - pro Rechnung



4 - Faktura bearbeiten: die einzelnen Fakturen im Lauf werden im Browse-Modus

angezeigt, eine einzelne Faktura kann mit dem Cursor und <enter> markiert werden. Anschliessend ist es (vor dem Verbuchen) möglich - Option 1) Faktura bearbeiten (Fakturakopf / Fakturalauf) - Option 2) Mitglied bearbeiten - Option 10) vorbereitete Rechnungen annullieren (vor dem Verbuchen.

Eine eventuell bereits vergebene Rg-Nummer geht verloren) 5 - Rest drucken: noch nicht gedruckte Rechnungen aus diesem Lauf drucken (mit

Vergabe der Rechnungsnummer) 6 - Rest verbuchen: noch nicht verbuchte Rechnungen aus diesem Lauf definitiv

verbuchen 7 - Verbuchte Rechnungen im Fakturalauf löschen (nur Eintrag im Lauf). Die

eigentliche definitiv verbuchte Rechnung wird durch die Löschung nicht beeinflusst

10 - DL-Faktura annullieren: alle noch nicht verbuchten Rechnungen im Fakturalauf

werden annulliert / der Lauf wird zurückgestellt. Neben dem 'bearbeiten von Fakturaläufen' stehen noch die folgenden beiden Hauptfunktionen zur Verfügung, die zum Teil auch im Bearbeitungsprogramm als Teilfunktionen aufgerufen werden können - vorbereitete, erfasste Rechnungen (ESR) drucken - vorbereitete Rechnungen verbuchen Diese beiden Funktionen sind nachstehend noch separat beschrieben.



16.3 vorbereitete, erfasste Rechnungen drucken

(mit Vergabe der Rechnungsnummer) Die folgenden Vorgaben und Selektionen sind möglich: - nur neu erfasste Rechnungen 'Y/N'. Für einen Reprint ist für den Nachdruck von

bereits einmal gedruckten Rechnungen hier 'N' einzugeben - bereits verbuchte Rechnungen in Reprint einbeziehen 'Y/N' Die vorbereiteten Rechnungen können für den Druck wie folgt selektiert werden: - Benutzer von / bis (Scan / F2) - Typ / Fakturalaufbezeichnung von / bis - Kunden-/Mitglieder-/Abonnenten-Nr. von / bis (Scan / F2) - Auftragsnummer von / bis (Scan / F2)

(nur von Bedeutung für Artikelfakturierung) - Rechnungsnummer von / bis

(nur von Bedeutung für Reprint) Spezielle Vorgaben für den Druck der Rechnungen - Druckvariante / Reihenfolge (leerlassen für DL-Rechnungen) - Tagesdatum für Eindruck auf der Faktura (= Valutadatum gegenüber Kunde /

Mitglied). Sofern das Feld leer gelassen wird, wird das Tagesdatum eingesetzt. - Abgrenzungsdatum (= Valutadatum intern gegenüber Buchhaltung / Statistik).

Z.B. kann am Monatsende über dieses Datum eine Rechnung vom aktuellen Monat in den Folgemonat vordatiert werden oder im neuen Monat noch in den alten Monat zurückdatiert werden. Wird das Feld leergelassen, wird das Tages-datum eingesetzt.

- Tage Basis Verfall: für Rechnungen mit sehr kurzem Verfall (Spezialfälle) kann über

dieses Feld ein Zuschlag zum Verfalldatum definiert werden (sofern der Versand z.B. auf einen Freitag fällt bei einem Verfall von 8 Tagen kann mit einem Basis-Verfall von 3 Tagen der Beginn der Verfallzeit auf Montag verschoben werden.



16.4 erfasste / gedruckte Rechnungen definitiv verbuchen

Die Selektionen entsprechen in etwa denjenigen beim Rechnungsdruck - Typ / Laufnummer von / bis - Kunden- / Mitglied- / Abonnenten-Nummer von / bis - Auftragsnummer von / bis - Rechnungsnummer von / bis - Abgrenzungsdatum (intern) - Eintrag zu verbuchten Rechnungen (im Lauf) - Löschen nach Verbuchung Y / N

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung / Fakturadateien aufbereiten / bearbeiten / drucken / verbuchen


'Fakturierung Mitgliedschaften / DL' überSteuerleiste ‚Fakturierung DL / Fakturadatei bearbeiten’

Über Steuerleiste ‚Lauf analysieren’ kann eine einzelne Fakturadatei, über Steuertaste ‚Alle analysieren’ können alle Fakturadateien analysiert werden.



Mit Steuertaste ‚Faktura bearbeiten’ werden die einzelnen Rechnungen in der Fakturadatei im Browse-Modus angezeigt und einzelne Felder können anschliessend noch bearbeitet werden



Steuertaste ’Faktura ändern’ führt zur Bearbeitung des Mitgliederstammes, mit ‚Löschen’ kann eine aufbereitete Faktura annulliert werden vor der Verbuchung (siehe oben) / Kontrollfrage, wenn die RG-Nummer durch den Druck bereits vergeben worden ist, da diese RG-Nummer durch die Annullation verloren geht.

Ebenso können bereits verbuchte alte Fakturaläufe gelöscht werden. Ein Nachdruck einer Rechnung ist ab diesem Moment nicht mehr möglich.



Weitere Optionen im Programm ‚Fakturadatei bearbeiten’ unterstützen dann die folgen-den Arbeiten: - Rest drucken 5) alle noch nicht gedruckten Rechnungen drucken,

Rechnungsnummer vergeben - Rest verbuchen 6) alle noch nicht verbuchten Rechnungen definitiv

verbuchen - Verbuchte löschen 7) Eintrag für definitiv verbuchte Rechnungen im Faktura-

lauf löschen (Rechnung selbst bleibt bestehen) - DL-FAKT annullieren 10) gesamten Fakturalauf löschen mit Selektionsbildschirm

gemäss nachfolgendem Bild.



Rechnungen - Löschen - Vorwahl Rechnungen löschen 1)

MOR ! TIME / Mitglieder, Abonnenten Periodische Fakturen aufschieben / zurückhalten 23.07.2012 / HEN / Neu


17 Periodische Fakturen aufschieben / zurückhalten

Beim Aufruf der periodischen Fakturierung für Mitglieder (bzw. Abonnenten) wird automatisch für alle diejenigen Mitglieder eine Rechnung aufbereitet, - die in die gewählte Selektion fallen - für die eine oder mehrere Dienstleistungen zur Erneuerung anstehen, indem das

Ablaufdatum dieser DL erreicht wurde, ohne dass ein spezieller Austritt / Kündi-gung vermerkt wurde.

Der Benutzer muss vor dem Aufruf der periodischen Rechnungen natürlich dafür besorgt sein, dass alle Mitglieder und die zugehörigen DL für die Fakturierung richtig vorbereitet sind. Manuelle Eingriffe durch den Benützer sind allerdings nur in denjenigen Fällen notwendig, wo das Mitglied eine Änderung wünscht. Die normale Rechnung für die nächstfolgende Fakturaperiode wird von MOR ! Time selbständig erkannt und beim Aufruf der periodischen Rechnungen verarbeitet. In speziellen Fällen kann es für einzelne Mitglieder nun erwünscht sein, dass eine neue periodische Rechnung vorläufig aufgeschoben wird. Gründe dafür sind u.a. etwa - das Mitglied hat Einsprache gegen die zu erwartende Beitragsverfügung

erhoben und diese Einsprache konnte noch nicht definitiv behandelt werden. - der Mitgliederbeitrag für eine bestimmte DL ist von einem externen Faktor

abhängig, der noch nicht definitiv vorliegt, zum Beispiel

- Beiträge für Firmenmitglieder in Abhängigkeit von - Betriebsgrösse - AHV - Lohnsumme - Anzahl Mitarbeiter - Umsatz - Betriebsaufwand usw.

Sofern das Mitglied die entsprechenden Zahlen nicht zur Zeit einreicht, kann es damit gar noch nicht gültig fakturiert werden.

Würde man in solchen Fällen die periodische Fakturierung für ein solches Mitglied trotzdem durchführen, so entsteht fast sicher eine falsche Rechnung, die vom Mitglied zum Storno zurückgesandt würde. Um solche Mitglieder somit vorläufig für



die periodische Fakturierung zurückzustellen, stehen in MOR ! TIME zwei Möglich-keiten zur Verfügung 1. Mitglied wird mit Kontrolle '2' auf 'inaktiv' gesetzt, womit automatisch die

periodische Fakturierung solange ausgesetzt wird, wie dieser Code bestehen bleibt. Dieser Code wirkt sehr hart, denn eigentlich ist das Mitglied gar nicht inaktiv, sondern nur für weitere Abklärungen zur periodischen Fakturierung zurückgestellt. Es ist somit sicherzustellen, dass der Code 'inaktiv' nicht zusätzliche andere unerwünschte Folgen hat (spezielle Selektionen, Auswertungen, Zeitschriftenversand usw).

2. Stopp - Stichwort für die periodische Fakturierung: bei dieser feiner angepassten

Variante wird ein spezielles Faktura - Stoppstichwort beim Mitglied (Adresse) wie folgt gesetzt:

- #MtgFak Stopp-xxx freier Erklärungstext

Die Stichwortklasse #MtgFak ist dabei eine reservierte Stichwortklasse mit den Stichworten 'Stopp-xxx', die vom Anwender vorgängig in dieser Klasse im Stichwortstamm zu eröffnen sind. Mit xxx können dabei bei Bedarf verschiedene Aussetzungsgründe unterschieden werden. Solange ein solches Stopp - Stich-wort beim Mitglied gesetzt ist, wird dieses in der periodischen Fakturierung zurückgestellt. Wird das Stopp - Stichwort beim Mitglied gelöscht, so läuft dieses automatisch in die nächste periodische Fakturierung und die Rechnung wird jetzt gestellt.

Das Faktura - Stoppstichwort kann bei Bedarf vom Benutzer zu einem beliebigen Mitglied / Adresse manuell gesetzt / wieder gelöscht werden oder wird allenfalls automatisch verwaltet (siehe anschliessend). Das Stopp - Stichwort wirkt sowohl für Mitglieder - Beitragsrechnungen wie auch für Aborechnungen.



Zeitlicher Ablauf der periodischen Fakturierung bei extern beeinflussten Mitglieder-beiträgen Bei Mitgliederbeiträgen / Prämien, die durch einen externen, vom Mitglied selbst beizubringenden Wert beeinflusst werden (Beispiele sind weiter vorne aufgeführt), wird meist wie folgt vorgegangen: - Initialisierung der periodischen Fakturierung. In diesem Lauf wird allen

Mitgliedern, die in die entsprechenden Kategorien fallen, ein Stoppstichwort automatisch zugewiesen (Updatelauf) zu einem Zeitpunkt, wo die Basiswerte für die Beitragsberechnung noch gar nicht vorliegen

- Zusätzlich besteht im Normalfall ein Erfassungslauf mit Scrollfunktion, in dem die

von den Mitgliedern gemeldeten Basiswerte für die Beitragsfakturierung erfasst werden können, sobald diese von den Mitgliedern gemeldet werden. Dieser Job ist so aufgebaut, dass mit Eingabe / Speicherung eines gültigen Basiswertes gleichzeitig auch das Stoppstichwort automatisch gelöscht wird, womit das Mitglied für die nächste periodische Fakturierung freigegeben wird.

- Mahnliste für fehlende Basiszahlen: mit einer Adressen- / Mitgliederselektion über

das Stichwort '#MtgFak Stopp-...' kann ausserdem jederzeit eine Mahnliste derjenigen Mitglieder erstellt werden, die ihre Basiswerte noch nicht gemeldet haben. Wahlweise kann über MOR ! OFFICE auch ein entsprechender Mahn - Serienbrief erstellt werden. Diese Mahnungen sollten für das laufende Jahr bis zum Ende der laufenden Beitragsperiode definitiv erledigt sein, da dann je neu das Stoppstichwort für die nächstfolgende Fakturaperiode wieder neu generiert werden muss.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung 23.07.2012 / HEN / Neu Storno von verbuchten Dienstleistungen und DL-Rechnungen


18 Storno von verbuchten Dienstleistungen und DL-Rechnungen

Im Kapitel 'Fakturadateien aufbereiten / bearbeiten / drucken / verbuchen' wird gezeigt, wie DL-Rechnungen entstehen, allenfalls korrigiert oder annulliert werden können vor / nach dem Drucken oder letztmals noch vor dem Verbuchen. Dabei wird unterschieden zwischen - periodischen Fakturaläufen, die vom Benutzer auf Termin angestossen werden. In

diese periodischen Läufe werden alle Mitglieder einbezogen, die die gewählte Selektion erfüllen und die Dienstleistungen (DL) eingetragen haben, die vom Ablauf der Beitragsperiode der einzelnen DL her wieder zur Erneuerung fällig werden und für die kein Austrittsdatum gesetzt ist.

- täglicher Fakturalauf, in den alle diejenigen Rechnungen gestellt werden, die aus

den laufenden Mutationen in der Mitgliederverwaltung entstehen, also z.B.

- Neueintritte, soweit die neuen DL so parametrisiert sind, dass diese sofort in Rechnung gestellt werden

- Erfassen neuer Dienstleistungen oder Ändern bestehender Dienstleistungen zu aktiven Mitgliedern

- Umwandlungen, Laufzeitänderungen, die kostenpflichtig sind - Storno der letzten DL-Rechnung eines Mitgliedes mit Refakturierung - spezielle Verarbeitungstypen ohne direkte Kostenfolge, die zur weiteren

Verarbeitung ebenfalls in die Tagesfakturierung gestellt werden, u.a. - ESR-Nachdruck / ESR-Kopie - ESR-Mahnung

Dabei sind die Fakturaläufe (Fakturaablagefächer) ein Organisationshilfsmittel zum Sammeln vorerfasster Rechnungen für eine allfällige Vorkontrolle und für den Rechnungsdruck bis zur definitiven Verbuchung. Die in den Fakturaläufen vorerfassten Rechnungen können vor dem Verbuchen über Option 18 / Faktura noch relativ einfach und ohne Folgen annulliert oder für die nächste periodische Rechnung zurückgestellt werden, wenn sich bei der Vorkontrolle zeigt, dass allenfalls bei einzelnen Mitgliedern noch falsche Dienstleistungen / falsche Perioden / falsche Preise etc. zur Fakturierung vorgeschlagen werden. Andernfalls werden diese Rechnungen dann mit der Verbuchung definitiv in die Debitorenverwaltung (und mit dem Tagesabschluss auch ins Hauptbuch) übernommen, womit eine direkte Annullation nicht mehr so einfach möglich ist, dh es ist dann ein sogenannter Storno notwendig.



18.1 Storno von verbuchten Rechnungen

Mit der Verbuchung der in einem Rechnungslauf vorerfassten Rechnungen werden die folgenden Dateien definitiv nachgeführt. - DL beim Mitglied: Rechnungs-Nummer, Rechnungs-Datum und Rechnungs-

Betrag sowie die Fakturaperiode werden auf der DL eingetragen - Rechnung wird beim Debitor zum Mitglied eingetragen mit ihren Rg-Journal-

Buchungen und gleichzeitig wird die Rechnung im OP des Debitors aufsummiert. Die zugehörigen Journalzeilen gehen mit dem nächsten Tagesabschluss damit auch in den Sammelbeleg ein.

- der Umsatz beim Debitor und auf den einzelnen DL-Artikeln wird nachgeführt Stellt sich nach der Verbuchung heraus, dass trotz Vorkontrolle einzelne Rechnungen fehlerhaft gestellt worden sind, können diese somit nicht mehr einfach im aufbereiteten Fakturalauf gelöscht werden, sondern es muss ein sogenannter Storno durchgeführt werden, über den die betroffenen DL zurückgesetzt und buchhalte-risch richtig zurückgebucht werden. Dabei kann einer der folgenden Zustände vorliegen:

a. Rechnung wurde gestellt, aber vom Mitglied noch nicht bezahlt, sondern zur Korrektur zurückgeschickt z.B. weil versehentlich

- ein falscher Beitrag verrechnet wurde - eine falsche Periode verrechnet wurde (je nach Sachlage eventuell auch

lösbar über Laufzeitverschiebung) - eine falsche DL verrechnet wurde, entweder zuviel (Austritt) oder anstelle

der richtigen DL (Umwandlung), usw.

b. analog a, aber das Mitglied hat die ganze Rechnung oder einen Teil der DL (mit rotem EZ) bezahlt, das heisst diejenigen, die es als richtig fakturiert betrachtet, den Restbetrag für unberechtigte DL (aus Sicht des Mitgliedes) jedoch bei der Zahlung allenfalls vom Rechnungsbetrag abgezogen.



In beiden Fällen bewirkt der Storno das gleiche, indem mit einem Storno immer die gesamte bisherige Rechnung storniert wird, dh - die DL beim Mitglied werden auf den Stand vor der Fakturaverbuchung, also auf

die alte Faktura-Periode zurückgestellt und zusätzlich wird das Mitglied je nach Art des Stornos (1 ... 4) für die weitere Verarbeitung in einer anschliessenden Tagesfakturierung vorbereitet. Dies bedeutet gleichzeitig, dass ein Storno erstmals durchgeführt werden kann, wenn bereits einmal eine Rechnung verbucht worden ist (also z.B. nicht direkt nach der Datenübernahme aus einem Vorgän-gersystem).

- die Rechnung beim Debitor zum Mitglied wird mit den gleichen Journalbu-

chungen wie beim Verbuchen, aber mit negativen Vorzeichen auf Null zurückgebucht. Als Variante kann die Parametrisierung auch so gesetzt werden, dass der gesamte Storno anstatt auf die ursprünglichen Konti auf ein über Parameter wählbares Stornokonto ausgebucht wird. Die aus dem Storno resultierenden zusätzlichen Journalbuchungen werden dann mit dem Tages-abschluss auch wieder in den Sammelbeleg (als Verbindung zum Hauptbuch) übernommen. Die Rechnung wird damit durch den Storno zu einer Null-Rechnung. Sofern zur betreffenden Rechnung auch bereits eine Zahlung verbucht ist, werden verschiedene Varianten überprüft.

- handelt es sich um eine Zahlung aus Anrechnung eines Checks, so wird diese wieder in die Checks zurückgebucht zur neuen Anrechnung bei einer nächsten Rechnung (z.B. bei der Refakturierung)

- bei einer normalen Zahlung wird kontrolliert, ob die Rechnung noch weitere DL enthalten hat, die wieder in Refakturierung gehen oder ob die DL selbst ohne Austritt storniert wird. In diesen Fällen wird die Zahlung auf der alten Rechnung per Stornodatum über ein wählbares Scharnier-Geldkonto storniert und zur Wiederanrechnung als Vorauszahlung für die neue Rechnung vorgemerkt (Scharnierkonto in Parameter / Neumitglieder / Parameter Neumitglieder)

- handelt es sich um die einzige DL zur alten Rechnung und Storno mit Austritt (keine Refakturierung), so wird die Zahlung auf der alten Rechnung stehen gelassen und diese wird dadurch zu einer Gutschrift im Wert der geleisteten Zahlung

Sofern die alte Zahlung im Fall Refakturierung grösser ist als die neue Rechnung, ist eine allfällige Rückzahlung eines (Teil-) Betrages an das Mitglied ausserhalb des Stornos separat durchzuführen. Die neue Rechnung ist mit Anrechnung dieser Zahlung überbezahlt, wirkt also als Gutschrift.



Es ist zu beachten, dass es sich dagegen nicht um einen Storno handelt, sofern sich Änderungen bei den DL- / Mitgliedschaften auf eine zukünftige, noch nicht fakturierte Periode beziehen wie z.B. - Austritt auf Ablauf der laufenden, eventuell einer noch späteren Periode - Umwandlung auf eine andere DL, eventuell sogar gleichzeitig Änderung der

Mitgliedschaftskategorie für eine nächste neue Fakturaperiode

Ein Stornofall liegt erst dann vor, wenn zusätzlich auch noch die bereits gestellte Rechnung storniert und je nach Bedarf allenfalls mit Änderungen neu gestellt (refakturiert) werden soll.

18.2 Ablauf des Stornos in der Mitgliederverwaltung

Sofern für ein Mitglied ein Storno erfasst wird, wird dieser (im Gegensatz zu einer allfälligen Umwandlung auf Ablauf) immer zu Beginn der nächsten Tagesfakturierung abgehandelt, wobei alle Storni in einem Vorlauf zur Tagesfakturierung durchgeführt werden. Sofern es sich um Storni mit Refakturierung handelt, so erfolgt diese Refakturierung direkt im anschliessenden Tageslauf. Ein Storno wird auf dem Mitglied-DL-Bildschirm über Option 3) Storno / Umwandlung / Austritt aktiviert, wobei sich der Anwender im klaren sein muss, was für ein Fall vorliegt, und wie das Mitglied anschliessend an den Storno weiterverarbeitet werden soll. Die folgenden vier Fälle können unterschieden werden:

- Storno für die aktuelle, bereits fakturierte Periode

1. Storno -1 mit Refakturierung im Tageslauf wird verwendet, wenn der fakturierte Betrag falsch war. Die Rechnung wird mit allen darauf aufgeführten DL storniert, der für die spezielle DL zu fakturierende Betrag wird geeignet geändert und die Rechnung anschliessend im Tageslauf mit neuen, richtigen Beträgen erneut fakturiert (refakturiert). Ändert man auf der DL selbst nichts, so wird sie in der Tagesfakturierung genau gleich (falsch) wieder fakturiert, wie vor dem Storno. Die Änderungen müssen somit vor Aufruf der nächsten Tagesfakturierung auch tatsächlich eingegeben werden. Die Betragsänderung für die DL kann dabei auf unterschiedliche Art entstehen, z.B.

- der neue Betrag für die Refakturierung im Anschluss an den Storno kann direkt bei der Stornoerfassung eingegeben werden.



- der DL-Betrag wird ab DL-Stamm über eine Rechenvorschrift, z.B.

Alterstabelle, geholt und das Alter war falsch eingegeben. Für diesen Fall wäre das Alter zu korrigieren.

- der DL-Betrag wird individuell auf der DL zum Mitglied definiert (periodischer Betrag / erster Betrag / Versicherungswert-Tabelle / individueller Betrag als Ausnahme für dieses Mitglied usw.). Dazu muss der Parameter / eventuell das zugehörige Betrags- / Wertfeld geeignet neu gesetzt werden.

Storno 1 stellt die stornierten DL zum Mitglied gleich wieder in die Tagesfaktu-rierung, dh die notwendigen Änderungen müssen vor einer nächsten Tages-fakturierung eingegeben worden sein.

2. Storno -2 mit Austritt per Anfang der stornierten Periode kommt zur

Anwendung für Mitglieder, die trotz mehrmaliger Mahnung die Rechnung nicht bezahlen oder die nach der Rechnungsstellung ihren Austritt beantragen, wobei dieser vom Verein akzeptiert wird. Aus der Sachlage versteht es sich, dass DL, die mit Storno -2 storniert werden, nicht refakturiert werden. Für die restlichen DL auf der gleichen Rechnung gilt, dass diese

- auch nicht refakturiert werden, sofern die stornierte DL die Kategorien-DL

des Mitgliedes ist, die mit ihrem Austritt das ganze Mitglied auf Austritt setzt - ebenfalls nicht refakturiert werden, wenn sie zusätzlich ebenfalls auf Storno

- 2 gesetzt werden - normal als neue Teilrechnung refakturiert werden in allen anderen Fällen

3. Storno - 3 mit Umwandlung vor Refakturierung kommt zur Anwendung, wenn

eine falsche DL / Mitgliederkategorie fakturiert worden ist (z.B. Junior anstatt Normalmitglied). Mit Storno -3 kann direkt diejenige neue DL eingegeben werden, auf die die bisherige (falsche) DL umgewandelt werden soll. Storno, Umwandlung und Refakturierung erfolgen im Tageslauf. Sofern die Kate-gorien-DL umgewandelt wird, bewirkt Storno -3 auch einen Wechsel der Mitgliederkategorie

Als weitere Beispiele für Storno mit Umwandlung wären denkbar

- Kaskoversicherung CH wird storniert und umgewandelt in Kaskoversiche-

rung Europa - Mitgliedschaft in Fachgruppe X wird umgewandelt in Mitgliedschaft

Fachgruppe Y



Der Storno mit Umwandlung hat zur Folge, dass die stornierte DL per Beginn der stornierten Periode auf Austritt gesetzt und gleichzeitig umgewandelt wird in die Umwandlungs - DL, wobei zusätzlich eine eingebbare Umwandlungs-prämie belastet wird (bei Wert 0 wird die alte DL mit altem Betrag storniert und der normale Preis der Umwandlungs - DL belastet). Hinweis: es ist möglich, für periodische Läufe bereits vorgängig eine Umwandlung einzugeben ohne Storno (Umwandlung auf Ablauf). Diese wirkt an und für sich gleich, wird im Gegensatz zur Umwandlung mit Storno jedoch nicht über die Tagesfakturierung abgehandelt, sondern wird für die neue DL erst bei der nächsten Erneuerung wirksam (siehe Umwandlungen -6 weiter hinten). Beispiel: das Mitglied teilt mit, dass ab nächstem Jahr anstelle der DL - X die DL - Y gewünscht wird.

4. Storno -4 (einfacher, direkter Storno ohne sofortige Refakturierung) setzt das

Mitglied auf den Zustand vor Fakturierung zurück und storniert die Rechnung. Es ist Aufgabe des Anwenders, weitere Aktionen einzuleiten, die allenfalls dann später wieder eine Refakturierung zur Folge haben (z.B. Laufzeitwechsel, warten auf nächste periodische Fakturierung usw.)

Bei allen Stornovarianten sind die DL so zu bereinigen, dass sie richtig in die allfällige Refakturierung oder in eine nächste periodische Fakturierung eingehen. Dabei erfolgt der eigentliche Storno als Vorlauf zur Tagesfakturierung, in der dann allenfalls die mit dem Storno verbundene Refakturierung direkt anschliessend erfolgt.

Für alle Stornovarianten werden auch alle anderen DL, die mit der gleichen Rechnung (Rg-Nummer) fakturiert worden sind, ebenfalls zurückgebucht, gleich-zeitig jedoch wieder in die Tagesfakturierung gestellt zur Neu- / Wiederfakturierung (Ausnahme Storno -2, -4). Eventuell im Zusammenhang mit dem Storno notwendige Ergänzungen beim Mitglied müssen bei Bedarf deshalb direkt zusammen mit dem Storno, dh vor dem nächsten Tageslauf eingegeben werden (z.B. geänderte Beträge etc.). In der nächsten Tagesfakturierung werden Storni dann im Vorlauf abgearbeitet und über ein separates Stornojournal ausgewiesen. Es ist zu beachten, dass Storni bereits direkt durchgeführt und verbucht werden mit dem Ausdruck des Stornojournals zum Tageslauf, dh. bereits vor der anschliessenden Neufakturierung mit Rechnungsdruck und der erneuten Verbuchung. Dies ist vor allem dann zu beachten, wenn allenfalls später eine Fakturadatei vor der Verbuchung noch annulliert wird, da die im Vorlauf bereits gebuchten Storni so nicht mehr mitannulliert werden.



Soweit möglich werden Zahlungen / Checkanrechnungen aus der alten Rechnung an die neue Rechnung angerechnet.

Sofern das Programm erkennt, dass ein Storno nicht durchführbar ist, so erfolgt eine Meldung bei der Anwahl des Stornos. 18.3 Austritt / Umwandlung in zukünftiger Periode

Bei diesen beiden Varianten handelt es sich nicht um Stornos von Dienstleistungen, indem die laufende, bereits fakturierte Periode davon nicht berührt wird. Austritt oder Umwandlung wirken erst im Hinblick auf die nächstfolgende periodische Fakturierung.

5. Austritt auf Ablaufdatum. Die entsprechende Dienstleistung wird für die auf

das vom Anwender gesetzte Austrittsdatum folgende Fakturaperiode nicht mehr neu fakturiert. Sofern es sich um die Kategorien-DL handelt, werden alle DL zum Mitglied nicht mehr fakturiert, dh der Austritt wirkt für das Mitglied gesamthaft und auch das Mitglied wird auf Austritt gesetzt.

6. Umwandlung auf Ablaufdatum. Analog zum Austritt bewirkt die Umwandlung

auf Ablauf, dass die betroffene DL auf die neue Umwandlungs-DL gesetzt und als diese neue DL bei der nächsten periodischen Fakturierung in Rechnung gestellt wird (weitere Details analog Storno -3 / Umwandlung).

18.4 Erlass von Mitgliederbeiträgen

Im Gegensatz zu Storno 1 - 4, Austritt oder Umwandlung auf Ablauf ist als weiterer Fall ein Erlassen von Mitgliederbeiträgen denkbar, bei dem jedoch die Mitgliedschaft für die fakturierte Periode selbst normal erhalten bleibt. Das Mitglied muss somit für die bereits fakturierte Periode keine Zahlung leisten, bleibt aber normal als Mitglied eingetragen für diese Periode. Um dies zu erreichen, sind die folgenden drei Vorgehen denkbar.

a. im Zahlungsprogramm oder über R0 - Rechnungen wird beim Debitor auf der

entsprechenden Rechnung ein dem Mitgliederbeitrag entsprechender Abzug 'Erlass Mitgliederbeitrag' mit Kontoart '3' erfasst und im Tagesabschluss verbucht. Die entsprechende Rechnung wird damit auf OP Null ausgeglichen, wobei aber auf der DL zum Mitglied nichts verändert wird. Auch das Programm 'Zahlungen



auf DL zurückbuchen' ändert daran nichts, da nur echte Zahlungen (Kontoart 2) auf den DL eingetragen werden. Dies entspricht der Wirklichkeit, da das Mitglied ja auch tatsächlich nicht zahlt. Diese Variante kann auch für alte / nicht bezahlte Rechnungen aus früheren Jahren angewendet werden.

b. als zweite Variante für einen Erlass der letzten fakturierten Periode ist auch das

folgende Vorgehen denkbar - Storno -1 mit Refakturierung, wobei aber die DL auf individuellen Betrag mit

Fakturabetrag '0' (null) gesetzt wird für die Refakturierung. Damit ergibt sich nach dem Storno der alten Rechnung eine neue Rechnung mit Betrag 0, die aber wieder eine reguläre Mitgliedschaft begründet (gratis)

c. als dritte Variante für einen Erlass der letzten fakturierten Periode ist auch

denkbar - Storno -3 mit Umwandlung auf eine spezielle beitragsbefreite Mitgliedschaft

'beitragsfrei zufolge Erlass des Mitgliederbeitrages' (ev. mit Kategorienwechsel)

Sowohl Variante b wie c ist nur einsetzbar für Erlass der gegenüber dem Mitglied letzten fakturierten Periode (nicht für davorliegende, frühere Perioden). Der Anwen-der muss auch daran denken, diese Mitglieder für eine nächstfolgende neue Mitgliedschaftsperiode wieder geeignet zurückzusetzen, da sie sonst Gratismitglieder bleiben.

18.5 Wirkungszeitpunkt der verschiedenen Aktionen

Nachstehend wird noch einmal zusammenfassend aufgeführt, in welchem Zeitpunkt verschiedene Aktionen bei den DL eines Mitgliedes wirksam werden. - Neueröffnung einer zusätzlichen DL zum Mitglied

- die DL wird in die Tagesfaktura gestellt und fakturiert. Über 18 / Faktura kann der Eintrag in die Tagesfaktura gelöscht werden, womit die Fakturierung dann erst mit der nächsten periodischen Erneuerung stattfindet.

- Aktivierung einer bestehenden DL beim Mitglied mit 18 / Faktura

- die DL wird in die Tagesfaktura gestellt und für eine weitere / neue Beitrags-periode fakturiert (direkt anschliessend an die letzte fakturierte Beitragsperiode).



- Bei einer derart zwangsweise über 18 / Faktura in die Tagesfakturierung

gestellten DL wird die Fakturaperiode nicht vom Programm begrenzt, dh es wird jedesmal eine neue, nächste Periode einbezogen und damit kann auch in die Zukunft vorausfakturiert werden. Allenfalls kann die Fakturaperiode über Laufzeitänderung angepasst werden.

- über erneuten Aufruf von 18 / Faktura kann eine bereits aktivierte DL bei

Bedarf auch wieder aus der Tagesfakturierung herausgenommen werden

- Storno einer DL ohne Austritt, mit / ohne Umwandlung - alle DL, die mit der stornierten DL auf der gleichen Rechnung waren, werden

mit storniert, anschliessend aber je nach Stornovariante wieder zur Neufakturierung in den Tageslauf gestellt. Der Benutzer muss notwendige Änderungen somit vor dem nächsten Tageslauf durchführen, da sonst im Extremfall (bei Storno ohne Austritt) wieder eine identische Rechnung entstehen würde.

- Umwandlung ohne Storno

- die DL wird erst umgewandelt mit der nächsten Erneuerung, dh die betreffende Mitgliedschaft läuft bis zum Ablauf der Beitragsperiode normal auf der alten DL weiter und wird erst für die nächste Beitragsperiode umgewandelt und gemäss neuer Umwandlungs-DL neu fakturiert.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung / Storno von verbuchten Dienstleistungen und DL-Rechnungen


Der Storno wird auf dem Mitglieder-DL-Bildschirm über die Steuerleiste ‚Storno, Umwand-lung, Austritt’ aktiviert, wobei dann (soweit momentan für das betreffende Mitglied erlaubt) eine der Storno-Varianten 1 ... 6 ausgewählt werden kann. - Varianten 1 ... 4 sind echte Storno mit / ohne Refakturierung, wogegen die Varianten 5

und 6 keine Storno sind, sondern Änderungen, die eine nächste, kommende Faktura-periode betreffen.

- Variante 5: Austritt auf Ablauf der laufenden Periode (oder später) - Variante 6: eine Umwandlung auf Ablauf der laufenden Periode Das Mitglied wird für die Durchführung dieser Aktionen in die Tagesfakturierung gestellt, wobei - ein allfälliger Storno im Stornolauf zur Tagesfakturierung erfolgt - eine allfällige Refakturierung mit vom Anwender vorgängig geeignet geänderten DL-

und Mitgliederdaten in der Tagesfakturierung selbst erfolgt.









Das Setzen der möglichen Storno-Codes erfolgt über die Steuerleisten ‚Stammdaten’, ‚Codes’, ‚Storno/Sperrcodes’ im PullDown-Menu. Die Codes dürfen nicht frei belegt werden, sondern sind gemäss nachstehender Tabelle fix zu setzen.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Beitragsberechnung Erneuerung (AHV / Freimitglied) 23.07.2012 / HEN / Neu


19 Beitragsberechnung Erneuerung (AHV / Freimitglied)

Im Normalfall wird ein Mitglied gemäss seiner Mitgliedart am Ende einer Beitrags-periode für das folgende Jahr erneuert nach einer der folgenden Regeln - Mitgliedschaft wird für eine volle Beitragsperiode weitergeführt mit Beitrag

gemäss Mitglieder-DL (Normalfall) - Mitglied wird per Ende der Periode umgewandelt (z.B. auf Freimitglied etc.) je

nach Regeln in der Umwandlungsdatei (Umwandlung auf Ablauf auf andere Mitgliedart)

- Mitglied wird zu Beginn der Periode umgewandelt auf andere Mitgliedart (z.B. Seniormitglied) mit prorata-Rechnung der Beiträge gemäss Mitgliedart vor / nach Umwandlungstermin

- beim Mitglied wird mit einem Storno mit Refakturierung gemäss Umwandlungsart die alte Rechnung auf Umwandlungstermin vollständig storniert und eine neue Rechnung wird gemäss Umwandlungs-DL für die gleiche Periode erstellt. Der Mitgliedschaftsbetrag kann manuell vergeben werden für diesen Fall, wobei allfällige Zahlungen auf der Periode vor Umwandlung an die neue Rechnung angerechnet werden. Da für diesen Fall eine neue Rechnung zum Umwand-lungstermin entsteht, hat das Mitglied ab diesem Zeitpunkt die richtige, gültige Mitgliedschaft gemäss Umwandlung. Dieser Fall ist primär als Korrekturvariante vorgesehen, wenn versehentlich eine falsche Mitgliedschafts-DL fakturiert (und allenfalls bezahlt) worden ist.

In Ausnahmefällen existieren auch Varianten mit Mehrfachumwandlungen der folgenden Art, z.B. bei Pensionierung und langdauernder Mitgliedschaft, bei denen eine Umwandlung nicht fix zu einer neuen / anderen Mitgliedart führt, sondern je nach Sachlage entweder zu der einen oder einer anderen Mitgliedschaft führen kann. Dieser Fall wird über einen separaten Vorbereitungslauf (vor Erneuerung) abgedeckt, wobei: - der Betrag für das Folgejahr berechnet wird

- im Normalfall gemäss Beitrag 'Einzelmitglied' - bei Pensionierung im Folgejahr, jedoch ohne Langzeitmitgliedschaft (>20

Jahre) gilt eine reduzierter Beitragssatz (pro rata) als Solidarmitglied - bei einem pensionierten Mitglied und Mitgliedschaft '>20 Jahre' (pro rata)

wird das Mitglied zum Freimitglied - die Mitgliedart bleibt auf dem Stand per Anfang Folgejahr und wird erst

wieder geändert mit einem nächsten Vorbereitungslauf (ein Jahr später)



Der Beitrag wird gemäss obigen Regeln in einem solchen Fall über diesen speziellen Vorlauf berechnet und als Spezialbeitrag für die Jahreserneuerung auf der entspre-chenden DL gespeichert. Das Mitglied behält für das laufende Jahr seine Mitgliedart bei gemäss Stand zu Beginn der Beitragsperiode. Mit dem nächsten Vorbereitungs-lauf (ein Jahr später) für die Erneuerung des Jahres +1erfolgt dann eine ‚Umwand-lung auf Ablauf’ gemäss Regel für das Folgejahr + 1). Soweit ein solcher Speziallauf notwendig ist, muss er (mit entsprechenden Parametern) vom PL / MOR vor der ersten Erneuerung an die Erfordernisse beim Kunden angepasst werden und vom Benutzer jeweilen jährlich vor dem Aufruf der Erneuerung separat aufgerufen werden, damit Mitgliedart und Mitgliedbeitrag für die Jahresbeitrag-Erneuerung geeignet vorbereitet wird. Im Zusammenhang mit diesem Spezialfall bei der Pensionierung können die folgenden Kombinationen auftreten - Einzelmitglied (noch nicht pensioniert) - Solidarmitglied (= Einzelmitglied nach Pensionierung, jedoch noch nicht 20 Jahre

Mitgliedschaft) - Freimitglied (Pensionierung und 20 Jahre Mitgliedschaft) Die nachstehenden Erklärungen basieren auf den folgenden Annahmen: - laufendes Jahr 2003 (November) mit Fakturierung für - Folgejahr 2004 Fall 0: - laufendes Jahr (2003): Einzelmitglied

- weder Pensionierung noch 20 Jahre Mitgliedschaft im laufenden Jahr und im Folgejahr

- Anfang Folgejahr: Einzelmitglied - mit normalem Einzelmitgliedbeitrag

Fall 1 a / b - laufendes Jahr (2003): 'Einzelmitglied' mit Einzelmitgliedbeitrag bis Pensionierung,

aber reduziertem Solidarmitglied-Beitrag zufolge Pensionierung im laufenden Jahr - Anfang Folgejahr: Umwandlung auf Solidarmitglied

- a: 20 Jahre Mitgliedschaft im Folgejahr (vorgesehen per Ende Folgejahr als Freimitglied) oder

- b: noch nicht 20 Jahre Mitgliedschaft im Folgejahr (reduzierter Beitrag Solidaritätsmitglied bis 20 Jahre Mitgliedschaft erreicht)



Fall 2a / b: - laufendes Jahr: Einzelmitglied mit vollem Beitrag, jedoch 20 Jahre Mitgliedschaft

bereits erreicht ( im laufenden Jahr oder früher) - Anfang Folgejahr: Einzelmitglied - a: sofern im Folgejahr Pensionierung (65 / 64) erreicht werden, ab diesem Datum

> Freimitglied - b: sofern auch im Folgejahr Pensionierung (65 / 64) nicht erreicht werden >

ganzes Jahr Einzelmitglied. Fall 3: - Anfang Folgejahr: Einzelmitglied / weder pensioniert noch 20-Jr-Mitgliedschaft - Pensionierung im laufenden Jahr (> Solidarmitglied) - 20 Jahre Mitgliedschaft später im Folge-Jahr erreicht (>Freimitglied) Fall 4: - Anfang Folgejahr: Einzelmitglied / weder pensioniert noch 20_Jr_Mitgliedschaft - Pensionierung im laufenden Jahr (> Solidarmitglied) - 20 Jahre Mitgliedschaft werden im Folgejahr noch nicht erreicht - für Folgejahr: Solidarmitglied Fall 5: - Anfang Folgejahr: Einzelmitglied / weder pensioniert noch 20_Jr_Mitgliedschaft - 20 Jahre Mitglied im Folgejahr (> Einzelmitglied) - Pensionierung erst in einem späteren Jahr - für Folgejahr: Einzelmitglied Fall 6: - Anfang Folgejahr: Solidarmitglied - 20 Jahre Mitgliedschaft im Folgejahr (> Freimitglied) - per Ende Folgejahr: Freimitglied (entspricht Fall 1a) Fall 7: - Anfang Folgejahr: Solidarmitglied - 20 Jahre Mitgliedschaft werden im laufenden Jahr nicht erreicht - per Ende Folgejahr: weiterhin Solidarmitglied

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung, Abonnenten Barzahlung von Rechnungen / Vorauszahlungen 23.07.2012 / HEN/ Neu


20 Barzahlung von Rechnungen / Vorauszahlungen

Im Mitgliederdienst wie auch bei Abonnentenverwaltungen kommt es vor, dass der Kunde am Schalter vorspricht und den für eine Dienstleistung fälligen Betrag gleich bar bezahlt. Die Rechnung wird in einem solchen Fall normal erstellt, dh - Adressen erfassen, sofern notwendig - Mitglied / Abonnent erfassen, allenfalls Adresse auch direkt im Mitglied erfassen - Dienstleistung erfassen mit geeigneten Werten und Barzahlungsbetrag auf der

neu erfassten DL eingeben (mit Zahlungskonto 'Kassa / bar') Das Mitglied / der Abonnent wird normal in die Tagesfakturierung gestellt und die Rechnung wird mit dem nächsten Tageslauf erstellt unter Anrechnung der Barzahlung. Als Option ist es bei geeigneter Hardwareausrüstung auch möglich, den 'Direktdruck-Rechnung' anzuwählen mit Ausdruck der Rechnung auf dem Terminal-drucker. Vorauszahlungen: diese können vorkommen wenn ein neues Mitglied (z.B. in der Folge eines Rechtsfalles) im September eintritt mit der Verpflichtung der Mitglied-schaft bis Ende Folgejahr (15 Monate im Beispiel), wobei dieser Betrag gleich zu Beginn eingefordert wird. - Mitglied wie vorstehend aufgeführt neu erfassen - Betrag auf 1. DL für 3 Monate ( = 3 * 20.50 ) anpassen auf 15 Monate (246.-- + 3 * 20.50 = 309.--) und die Rechnung für 3 Monate mit diesem Betrag in

die Fakturierung entlassen) - Gleichzeitig ist für das Mitglied eine Gutschrift manuell zu erfassen im Betrag von - CHF 309.-- mit dem Text 'vorausbezahlter Mitgliederbeitrag'.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Zahlungen auf DL zurückbuchen 23.07.2012 / HEN / Neu


21 Zahlungen auf DL zurückbuchen

Zahlungen zu Mitgliederrechnungen gehen im Normalfall über ESR, ESR+ ein oder werden auf Basis anderer Eingänge manuell verbucht. Mit dem Zahlungseingang wird die entsprechende Rechnung ausgeglichen und der OP beim Mitglied herabgesetzt. Als zusätzliche Möglichkeit können die Zahlungen auch noch auf den DL im Mitgliederstamm vermerkt werden, indem - bei vollständiger Zahlung einer DL-Rechnung das Zahlungsdatum auf der DL

eingetragen wird. - bei teilweiser Zahlung einer DL-Rechnung ein Code auf der DL-Zeile (Bildschirm)

auf die Teilzahlung hinweist, wobei das Zahlungsdatum jedoch noch nicht gesetzt wird.

B Barzahlung C - Zahlung mit Check * - Barzahlung und Check

Die Rückbuchung der Zahlungen auf den Mitgliederstamm (DL) erfolgt in der Mitgliederverwaltung über den Bereich 'Verarbeitungen' - Zahlungen auf DL zurückbuchen. Das Programm darf (im Anschluss an Zahlungsläufe) beliebig oft (auch wiederholt) aufgerufen werden und wirkt je nach Rechnungsart wie folgt: - normale ESR- und ESR+-Rechnungen:

für diese Typen ist der auf die DL entfallende Rechnungsbetrag bereits auf der DL gespeichert oder wurde mit der letzten Erneuerung dort eingetragen. Das Rückbuchungsprogramm für Zahlungen setzt auf der DL - das Zahlungsdatum bei vollständiger Zahlung der Rechnung - einen Teilzahlungscode bei Teilzahlung der Rechnung

- ESR+ mit 0-Betrag, bei denen der Betrag erst mit der Zahlung des Mitgliedes feststeht (Selbstdeklaration / freiwillige Beitragswahl / allenfalls Spendenanteil) werden wie ESR behandelt, wobei aber zusätzlich der bezahlte Betrag auf der DL eingetragen (aufkumuliert) wird. Hinweis: für ESR+ mit Nullbetrag ist pro Rechnung nur eine einzige DL / ein einziges Ertragskonto zulässig.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung DL-Massenverarbeitung (batch) 23.07.2012 / HEN / Neu


22 DL-Massenverarbeitung (batch)

Die Fakturierung der Beiträge, Dienstleistungen und Abonnemente wird in der Mitglieder- / Abonnentenverwaltung über die sogenannten Dienstleistungen(DL) gesteuert. Für spezielle Fälle kann es nun vorkommen, dass einzelne DL bei vielen Mitgliedern gleichzeitig geändert werden sollten in einem sogenannten Massenlauf. Dies kann u.a. der Fall sein bei: 1. Storno bei fehlender Zahlung:

für Mitgliedschaften, die trotz mehrmaliger Mahnung nicht bezahlt werden. Die Mitgliedschaft wird dann allenfalls gemäss Statuten storniert und das Mitglied inaktiv gesetzt (DL auf Austritt). Siehe dazu die Beschreibung 'automatischer Storno bei Nichtbezahlung’.

2. automatische Umwandlungen

Mitgliedschaften, die infolge Erreichen eines speziellen Status bei Ablauf der Fakturaperiode automatisch für die neue Periode in andere Mitgliedschaften umgewandelt werden, z.B. - Junior wird im Alter 21 ein normal zahlendes Mitglied - Mitglied wird nach 30 Jahren Mitgliedschaft ein Ehrenmitglied usw.

Siehe dazu die Beschreibung 'Umwandlungen / automatische Umwandlungen'

3. DL - Massenverarbeitung bei Vorliegen weiterer spezieller Umstände, die in diesem Kapitel speziell besprochen werden sollen. Dabei kann es sich um die folgenden Umstände handeln

DL - Massenverarbeitungen 1. bestehende DL per Ablauf ersetzen durch neue DL, z.B. weil die DL - Nummer

geändert wird. Beim 'ersetzen' hat der Anwender kein Bedürfnis mehr, die bisherige alte DL - Nummer weiterhin zu kontrollieren und ist auch an der zugehörigen History nicht interessiert. Soweit die entsprechende DL auch die Mitgliederkategorie festlegt, erfolgt gleichzeitig ein Kategorienwechsel. Ein Ersatz 'alte DL durch neue DL' ist nur zulässig, wenn

- alte / neue DL beide Kategorien - DL sind (Mitgliedschaft) - alte / neue DL beide Dienstleistungen betreffen, dh nicht kategorienbildend

sind.



2. Umwandlung alte DL per Ablauf in neue DL (mit den gleichen Nebenbedin-

gungen wie bei Punkt 1). Im Gegensatz zum Ersetzen einer alten DL durch eine neue DL bleibt bei der Umwandlung die alte DL erhalten, wird auf Austritt per Ablaufdatum gesetzt und zusätzlich wird eine neue DL zum Mitglied angelegt, die dann für die nächste Fakturaperiode in Rechnung gestellt wird.

3. DL per Ablauf ersatzlos auf Austritt setzen

Dieser Fall kann eintreten, wenn z.B. eine Dienstleistung für die neue Faktura-periode nicht mehr angeboten wird. Die Dienstleistung wird bei den entspre-chenden Mitgliedern auf Austritt per Ablauf gesetzt.

Warnung: wird diese Funktion für die kategorienbildende Mitglieder - DL durch-geführt, so werden damit sämtliche DL zum Mitglied nicht mehr neu fakturiert, da ein Austritt bei der Mitgliedschaft das ganze Mitglied inaktiv setzt. Allenfalls muss für diesen Fall dem Mitglied eine neue 'Nichtmitgliederkategorie' manuell zugeteilt werden, damit die restlichen DL vom Mitglied weiterhin in Anspruch genommen werden können (vorausgesetzt, dies ist gemäss Statuten möglich / ev. zu anderen Preisen .... usw.) Bei Variante '3 / DL auf Austritt setzen' muss vom Anwender zusätzlich ein Austrittscode angegeben werden sowie eine Angabe, wie der Kontrollcode für diese DL zu setzen ist (1 / 2 / 3 - aktiv / inaktiv / löschbereit).

Auswahl der Mitglieder für die DL - Massenverarbeitung Primäre Voraussetzung, dass ein Mitglied in die DL - Massenverarbeitung einbezogen wird, ist, dass die entsprechende alte DL beim Mitglied als gültige, aktive DL einge-tragen ist. Zusätzlich können jedoch noch weitere Bedingungen vorgegeben werden, um die Auswahl einzuschränken. Diese Zusatzbedingungen sind - eine spezielle Stichwortkategorie (beliebiges Stichwort) oder ein spezielles

Stichwort aus einer Stichwortkategorie muss beim Mitglied eingetragen sein - eine spezielle Stichwortkategorie (beliebiges Stichwort) oder ein spezielles

Stichwort aus einer Stichwortkategorie darf beim Mitglied nicht eingetragen sein - das Mitglied muss einen Jahrgang zwischen 'Anfangsjahr' und 'Endjahr' aufweisen

(z.B. alle zwischen 1985 und 1995) - das Mitglied muss eine gültige frühere Fakturaperiode für die 'alte' DL 'bis -

Datum' in einem bestimmten Bereich aufweisen (z.B. alle, bei denen die entsprechende DL fakturiert worden ist mit Ablaufdatum 1.1.99 bis 31.12.99 oder 1.12.99 bis 31.12.99)



Neue DL sowie Zusatzbedingungen sind im Eingabebildschirm jeweilen nur eingebbar, soweit die entsprechende Frage für den betreffenden Fall überhaupt sinnvoll ist (z.B. ist keine neue DL eingebbar für die Variante 'alte DL ersatzlos auf Austritt setzen'). Pro Durchlauf ist jeweilen nur eine Variante

- DL ersetzen - DL umwandeln - DL auf Austritt setzen

möglich, dh. keine Kombination von zwei Varianten. Solche Kombinationen sind allenfalls durch geeigneten zweimaligen Aufruf dieses Programmes durchzuführen. Nach Bestätigung des Eingabebildschirmes sucht das Programm zuerst alle selek-tierten Mitglieder heraus und bildet eine Kontrollliste, die vom Anwender bei Bedarf auch gedruckt werden kann. Anschliessend kann dann der eigentliche Lauf 'ersetzen / umwandeln / Austritt setzen' gestartet werden.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung DL-Massenverarbeitung (batch)


Die DL-Massenverarbeitung (batch) erfolgt über die Taste Verarbeitungen, DL ersetzen/DL Umwandlung/DL Austritt (Massenlauf) (batch-job)

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung 23.07.2012/ HEN / Neu Spezialfälle bei der Verarbeitung von Dienstleistungen


23 Spezialfälle bei der Verarbeitung von Dienstleistungen

Die Mitgliederverwaltung ist ein relativ komplexer Programmbereich mit verschiede-nen automatischen Abläufen, wie z.B. - Tagesfakturierung: automat. Fakturierung aller Mitglieder, bei denen seit der

letzten Tagesfakturierung eine DL kostenpflichtig geändert oder neu hinzugefügt, oder für die eine Erneuerung über die Option 18) Faktura angestossen wurde. Änderungen an den Stammeingaben und / oder Laufzeitänderungen setzen das Mitglied nicht in die Tagesfakturierung.

- automatische Umwandlung nach vordefinierbaren Regeln: z.B. Juniormitglied

wird Normalmitglied im Jahr, in das der 20. Geburtstag fällt.

- periodische Fakturierung: Erneuerung aller per Fakturadatum zur Erneuerung für eine nächste Beitragsperiode anstehenden Dienstleistungen

- automat. Nachtrag von Mutationen und Erneuerungen auf den DL eines

Mitgliedes in einer separaten zweistufigen DL - History - automatischer Storno von wählbaren Dienstleistungen, die das Mitglied auch

nach Mahnung nicht bezahlt hat (z.B. für kleinere Beiträge, bei denen eine Betreibung zu teuer ist)

- automatischer Storno von Mitgliedschaften: sofern die entsprechende Mitglied -

DL für automatischen Storno parametrisiert ist, so können analog zum 'automat. Storno von DL' mit Aufruf dieses Programmes die Mitgliedschaften storniert und das Mitglied auf Austritt gesetzt werden, sofern

- das Mitglied zweimal gemahnt worden ist

Zusätzlich wird für Kontrolle / Schlussmahnung nochmals ein ESR ausgedruckt. - automatische Verbuchung von VESR - Zahlungen, allenfalls mit Generieren des

Rechnungsertrages bei speziellen Fällen von ESR+ Rechnungen (Selbsttaxation der Beiträge durch das Mitglied)

- automatische Rückbuchung der Zahlungen auf den DL - Bildschirm beim

Mitglied, sodass im Dialog direkt ausgewiesen wird, ob das Mitglied seine Beiträge bezahlt hat



- Ersetzen / Umwandeln / Austritt auf Ablauf: diese Programme sind für einmalige

Restrukturierungsläufe der Mitgliederdatei vorgesehen (Batch - Abläufe / siehe dazu auch die separate Beschreibung)

- Ersetzen einer DL durch eine andere DL, z.B. bei Namensänderungen für DL (Restrukturierungen)

- Umwandeln einer DL auf Ablauf der Fakturaperiode in eine andere DL. Die alte DL wird auf Austritt gesetzt und in der neuen Fakturaperiode automatisch durch die neue DL abgelöst.

- DL mit Ablauf der Fakturaperiode ersatzlos auf Austritt setzen, z.B. weil diese DL in der neuen Fakturaperiode nicht mehr angeboten wird.

Damit diese automatischen Abläufe richtig funktionieren, müssen vorangehende Arbeiten unbedingt sauber durchgeführt / abgeschlossen werden. So kann z.B. ein Storno einer DL - Rechnung mit Rückführung auf den Stand vor Fakturierung nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn die DL - History den richtigen alten Zustand enthält. In diesem Zusammenhang treten immer auch wieder Fragen zu Spezialfällen auf, zu denen nachstehend eine Zusammenstellung gegeben wird. Zusätzlich zu diesen Spezialfällen sind wichtige Verarbeitungsgrundsätze auch in den folgenden separaten Kapiteln zu finden - Optionen zur Stammdatenverwaltung - Austritt / Wiedereintritt / Umwandlung / Laufzeitänderung - Storno von verbuchten DL - Rechnungen - Zahlungen auf DL zurückbuchen - Fakturadateien aufbereiten / bearbeiten / drucken / verbuchen - DL ersetzen, umwandeln, Austritt auf Ablauf (batch) - Mehrterminalbetrieb Mitgliederverwaltung Bei den nachfolgend aufgeführten Spezialfällen handelt es sich um Fragen aus allen Bereichen der Mitgliederverwaltung, die sich meist aus einer speziellen Daten-konstellation ergeben haben.



Tagesfakturen und periodische Fakturen aufbereiten, verbuchen und ESR-Zahlungen verbuchen - während der Dauer dieser Jobs dürfen keine Anwender im CHG-Modus auf den

Arbeitsdaten

- Mitglieder - DL - Mitgliederparameter - Fakturaläufen - Debitoren und Rechnungen stehen. Wenn ein entsprechender Record vom Verarbeitungsprogramm benötigt, von einem anderen 'user' aber im CHG-Modus blockiert wird, so wird dadurch der gesamte Verarbeitungsschritt durch diesen Record blockiert, mit der Gefahr, dass ein unkundiger 'user' den Job abschiesst und die Datenbank lokal zerstört.

Mitglied falsch erfasst als 'E'- anstatt 'B'- Mitglied (oder umgekehrt) Sofern bereits fakturiert, ist die Faktura zu stornieren. Anschliessend

1 - DL 'E' inaktiv setzen / eventuell ganz löschen 2 - Kategorie auf Mitglied auf 'B' ändern 3 - neue DL 'B' zum Mitglied eröffnen

Hinweis: sofern DL in 1) ganz gelöscht wird, wird die zugehörige DL-History mitgelöscht. Laufzeitänderung wird hin und wieder zwar akzeptiert, aber dann in der Fakturierung wieder auf alten Wert (vor Änderung) zurückgesetzt und fakturiert. Bei normalem Vorgehen funktioniert die Laufzeitänderung problemlos. Als Erklärung für das beobachtete Problem kann die folgende Erklärung dienen:

- das Programm reagiert so wie beschrieben, wenn

- zuerst der Fakturalauf aufbereitet wird (z.B. Tagesfaktura) und das Mitglied damit in einem Fakturalauf vorkommt



- der Benutzer erkennt z.B. aus dem Kontrolljournal zum Fakturajournal, dass bei

einem bestimmten Mitglied die Laufzeit geändert werden sollte und führt diese Laufzeitänderung direkt durch (ohne den Lauf oder die entsprechende Rechnung im Lauf zu annullieren). Anschliessend wird der Lauf verbucht, verwendet aber die Laufzeitdaten zum Zeitpunkt der Aufbereitung , dh die eingegebene Laufzeitänderung wird jetzt überschrieben durch den alten Wert und kommt somit gar nie zur Wirkung.

Fazit: Laufzeitänderungen dürfen nur eingegeben werden, wenn kein Fakturalauf vorbereitet ist mit diesem Mitglied / sonst sollte ein bereits aufbereiteter Lauf (eine einzelne Rechnung im Lauf) vorher annulliert werden ( sofern der Lauf auch bereits verbucht worden ist, müssen allfällige Rechnungen sogar storniert werden. Sofern die aktuelle Rechnung allerdings i.O. ist und die Laufzeitänderung nur eine weitere, zukünftige Rechnung betrifft, soll nur die Laufzeitänderung eingegeben werden, die dann gemäss Ablauf neu fakturiert wird). Kunde hat bei einer Bürorechnung zuviel bezahlt und möchte Differenz retour. Ist es möglich, über Differenz eine Gutschrift zu machen ? Lösung: mit Zahlungen oder R0 - Rechnung wird manuell eine negative zweite Zahlung über den Differenzbetrag erfasst (Rückzahlung). Sofern das Kreditorenpro-gramm nicht installiert ist, muss die weitere Verarbeitung manuell erfolgen. Kunde hat bei einer Bürorechnung zuwenig bezahlt und verlangt einen Einzahlungs-schein für Differenzbetrag. Ist es möglich über R0, ohne eine Veränderung der Dienstleistung, die Differenz zu erfassen ? Lösung: dieser Weg ist kompliziert und wenig geeignet, da eine zweite Rechnung entsteht, die nicht auf die DL zurückgebucht wird. Mit der Option 'ESR-Nachdruck' kann die VESR+ Rechnung nochmals gedruckt werden, womit ein neuer, leerer ESR zur Verfügung steht, mit dem der Differenzbetrag eingezahlt werden kann.



Wie reagiert das System bei bereits verbuchten Teilzahlungen, wenn ein Storno auf eine DL gemacht wird ? Ein Storno storniert immer alle DL einer bereits verbuchten DL - Rechnung - inklusive allfällige Teilzahlungen bei Storno mit Refakturierung - exklusive allfällige Teilzahlungen bei Storno mit Austritten wobei wahlweise z.B. eine nicht mehr gewünschte DL auf Austritt gesetzt werden kann, während die richtig gesetzten DL unverändert bleiben -> Storno mit Refaktu-rierung = Storno ohne Austritt. Die nicht auf Austritt gesetzten DL werden mit dem Storno direkt wieder in den Tageslauf gesetzt, neu fakturiert und eine allfällige (Teil-) Zahlung wird wieder angerechnet an die neue Rechnung.

Storno: es sind die beiden Varianten - Storno mit Refakturierung - Storno mit Austritt ( = inaktiv / grau)

zu unterscheiden. Der Storno setzt allgemein die Dienstleistung zurück auf den Zustand vor dem Storno, was in der Anfangszeit eines MOR ! Time - Systemes häufig 'Datenübernahme' bedeutet. Das Programm benötigt dazu ergänzende Angaben, die es über die Detailbuchungen zur DL und über die DL-History erhält. Steht eine DL bereits auf 'Datenübernahme', so kann sie nicht storniert werden, da entsprechende History - Daten für den Storno in diesem Fall fehlen. Hinweis: Sofern eine Rechnung erst vorbereitet und ev. gedruckt ist, ist zur Korrektur noch kein Storno notwendig, sondern die Rechnung kann vor dem Verbuchen im Kontrolllauf noch ohne Folgen gelöscht werden (mit der Ausnahme, dass bei bereits gedruckter Rechnung die Rg - Nummer verloren geht).

Mitglied sendet an und für sich richtige Rechnung zurück mit Hinweis 'Adresse falsch / bitte ändern'

- Variante 1 (nur Adresse ist falsch)

- Adresse ändern - ESR-Kopie erstellen über Option 17)



- Variante 2 (auch einzelne DL sind falsch)

- bereits verbuchte Rechnung stornieren mit Refakturierung (nicht 'Storno mit Austritt')

- Adresse ändern - eventuell DL anpassen, die falsch waren - im Tageslauf refakturieren über Option 18), wobei mit 11) gewählt werden

kann, dass alle (z.B. alle stornierten) DL refakturiert werden sollen.

Wie ist die Vergabe der Rechnungsnummern für R∅ - Rechnungen ? R∅ - Rechnungen werden in der Mitgliederverwaltung verwendet, um in Spezial-fällen Journalzeilen auf bereits verbuchten Rechnungen zu ergänzen, z.B. manuelles Erfassen von Erträgen / Zahlungen zu VESR+ Rechnungen, die mit rotem / orangem EZ eingehen. Der gewählte Rechnungstyp (im Beispiel R∅) basiert auf einem Rg-Typ-Record, der eine Vorschrift enthält, wie die Rechnungsnummer aufgebaut ist. Im Normalfall ist dies

- Rg-Typ, z.B. R∅ (3X) - Rg-Nummer (beginnt mit Basiswert, von dem aus immer um 1 erhöht wird / 7N) - als Beispiel R∅ 0100001 R∅ 0100002 usw. R∅ - Rechnungen:

- Suchen / F2 auf Debitoren-Nummer

- bei leerem Debitor kann im Debitorenstamm gesucht werden - bei teilweise ausgefüllter Debitoren-Nummer wird nach Debitoren-Nummer

gesucht - Suchen / F2 nach Rechnungs-Nummer bei ausgefüllter Rechnungs-Nummer; es

werden nur noch Rechnungen zu diesem Debitor angezeigt.

Mitglieder löschen: Kontrollcode auf 3 setzen und mit speziellem Hilfsprogramm 'Mitglieder löschen' die löschbereiten Mitglieder als Batchlauf löschen (Kontrollcode setzen / Kontrollliste durch Anwender überprüfen / löschen, sofern alles i.O.). Der Löschlauf löscht auch die zum Mitglied zugehörigen DL. Es sollte festgelegt werden, wer für solche Batch-Jobs zuständig ist und wie / wo Kontrolllisten abgelegt werden.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Fakturastopp und DL-Rechenvorschrift ‚Staffel’ 23.07.2012 / HEN / Neu


24 Fakturastopp und DL-Rechenvorschrift ‚Staffel’

24.1 Fakturastopp für periodische Fakturierungen

In Mitglieder- / Abonnentenverwaltungen kann es vorkommen, dass einzelne Mitglieder für die periodische Fakturierung der Beiträge noch nicht freigegeben werden können, z.B. weil definitive Beitragshöhe, Gültigkeit der Mitgliedschaft (Aufnahme noch nicht definitiv), etc. genauer abgeklärt werden müssen. Dies kann mit einem sogenannten 'Fakturastopp' erreicht werden, wobei sich dieser nur auf die periodischen Fakturaläufe auswirkt.

24.2 Die DL-Rechenvorschrift 'Staffel'

kommt dann zur Anwendung, wenn - die Prämie / der Beitrag für eine bestimmte Dienstleistung von einer Beitrags-

staffeltabelle abhängig ist wie z.B.

a - Einkommen - 50'000.-- Beitrag CHF X - Einkommen 50'001.-- - 70'000.-- Beitrag CHF Y - Einkommen > 70'000.-- Beitrag CHF Z, oder b - AHV-Lohnsummenkategorie 1 CHF X AHV-Lohnsummenkategorie 2 CHF Y usw.

Für die Beitragshöhe zwischen zwei bestimmten Stufen stehen zwei Varianten zur Verfügung - Beitrag bleibt für Zwischenwerte konstant - Beitrag steigt linear an (gesteuert über 'Faktor' / siehe Beispiel im Anhang) Die Rechenvorschrift 'Staffel' unterstützt maximal 20 Kategorien selbst je mit von - Wert / bis - Wert. Bei reinen Kategorien ist jeweilen die Kategorie selbst als Wert einzusetzen. Die Rechenvorschrift 'Staffel' erfordert bei Selbsttaxation (Kategorien-meldung durch Mitglied) wie nachstehend beschrieben die Option Fakturastopp.



- Fakturastopp für Rechenvorschrift (Staffel): kann ein gültiger (Mitglieder-) Beitrag

erst errechnet werden, wenn das Mitglied selbst die entsprechende Kategorie (Staffelwert) gemeldet hat, so ergibt sich in der Verarbeitung der periodischen Beitragsrechnungen ein Problem, indem

- die Fakturierung für ein einzelnes Mitglied (z.B. periodischer Jahreslauf) erst

dann gestartet werden darf, wenn die Kontrolleingabe für die Kategorie gültig vorliegt.

- würde man den periodischen Lauf starten, ohne dass dies sichergestellt ist, so hätte dies für Mitglieder, die noch keine gültige Beitragskategorie gemeldet haben, eine falsche Beitragsberechnung zur Folge. Daraus ergäbe sich entweder eine Fehlbelastung des Mitgliedes, wenn dieses den Fehler nicht bemerkt, oder aufwendige Storni für bereits gestellte, falsche Fakturen, bei denen das Mitglied nachträglich reklamiert.

- Damit dieses Problem vermieden werden kann, wird bei der Vorbereitung der Beitragsfakturierung mit Staffel mit einem Fakturastopp für die Mitglieder mit entsprechenden DL wie folgt vorgegangen:

1. Staffelwerte / Beitragstabelle und Parameter 'Fakturastopp' definieren

(allgemeine Vorbereitung der Stammdaten) 2. Die Mitglieder müssen richtig vorbereitet sein, dh sie müssen die betref-

fende DL mit Staffel erstmalig richtig zugewiesen erhalten mit Ablauf per alter Beitragsperiode als Vorbereitung für die Erneuerung dieser DL für die neue Beitragsperiode. Für die Erneuerung in Folgejahren sollte diese DL dann bereits richtig initialisiert sein.

3. Grundkategorie initialisieren und Fakturastopp eintragen / bilden bei allen

Mitgliedern, die die entsprechende 'Staffel'-DL als aktive DL eingetragen haben

4. Korrigieren / Nachtragen des Staffelwertes bei den entsprechenden

Mitgliedern, sobald diese ihre Kategorie gültig gemeldet haben; gleich-zeitig kann im Normalfall der Fakturastopp gelöscht und das Mitglied damit für die periodische Fakturierung freigegeben werden.



5. Periodische Fakturierung / Jahreslauf nach Bedarf

Werden die Schritte 1 .. 4 genau eingehalten, so darf nach Schritt 3 jeder-zeit die periodische Fakturierung für Mitglieder mit dieser DL-Kategorie gestartet werden. Gültig gesetzte Mitglieder mit gelöschtem Fakturastopp gehen dann automatisch in die Jahresfakturierung (periodische Faktu-rierung) ein, während Mitglieder mit noch nicht definitiv gesetzter Kategorie zurückgehalten werden.

24.3 Definition des Faktura-Stopps

Der Faktura-Stopp ist eine spezielle reservierte Stichwortklasse, die vom Anwender gewählt und im Parameter 'Faktura-Stopp' vorgegeben werden kann. Zu dieser Stichwortklasse können ebenfalls vom Anwender beliebige Stichworte eröffnet werden, z.B. #MtgStopp - 1 Kategorie noch nicht gemeldet - 2 Kategorie unklar / abklären - 3 Einspruch Mitglied betreffend Beitrag usw. Jedes gültige Stichwort der Kategorie '#MtgStopp' wirkt als Stopp-Stichwort, das die periodische Fakturierung zum entsprechenden Mitglied aufschiebt, wobei aber nur gültig definierte Stichworte verwendet werden dürfen. - mit der Verarbeitung 'Fakturastopp eintragen / bilden' kann allen Mitgliedern

eine Grundinitialisierung für Kategorie und Fakturastopp zugewiesen werden, soweit diese eine wählbare DL mit Rechenvorschrift 'Staffel' eingetragen haben. Diese beiden Werte können in der Folge angepasst werden entsprechend den Kategorienmeldungen durch die Mitglieder.

24.4 Fakturastopp manuell setzen

- über Stichworte eröffnen (zu einer Adresse) oder über Info-Zentrum Adresse / Stichworte kann einem beliebigen Mitglied auch manuell ein beliebiges gültiges Faktura-Stoppstichwort zugeteilt werden, das die periodische Faktura zu diesem Mitglied aufschiebt



Hinweis: das Faktura-Stoppstichwort wirkt nicht für eine spezielle DL, sondern gesamthaft für jede periodische Fakturierung, dh jedes Mitglied kann aus beliebigen Gründen mit einem geeigneten Faktura-Stoppstichwort temporär für die periodische Fakturierung zurückgestellt werden. Durch Verwendung unter-schiedlicher Stopp-Stichworte kann der Anwender bei Bedarf den Grund für den Fakturastopp eines Mitgliedes genauer spezifizieren. Der Fakturastopp wirkt nicht für die Tagesfakturierung, dh. ein Mitglied kann trotz Fakturastopp z.B. über '18) Faktura' in die Tagesfakturierung gestellt werden.

24.5 Suchen 'gestoppter Beitragsfakturierungen'

Damit als Folge eines Faktura-Stopps einzelne Mitglieder, die ihre Kennwerte nicht melden, für die periodische Fakturierung nicht einfach vergessen gehen, muss der Anwender periodisch (z.B. monatlich) prüfen, welche Mitglieder immer noch einen Fakturastopp eingetragen haben und gegebenenfalls warum. Dies kann geschehen durch Abruf einer Adressen-Auswertung mit Selektion der Fakturastopp-Klasse (im Beispiel '#MtgStopp'). Für die so gefundenen Mitglieder ist zu überlegen, wie fortzufahren ist, z.B. - Mahnen zwecks Nachreichen der Kategorie durch das Mitglied - eventuell Beitrag schätzen und fakturieren auf die Gefahr hin, dass das Mitglied

seine Kategorie dann doch noch nachmeldet und eine Korrektur verlangt, was einen Storno (mit Refakturierung) zur Folge hätte.

24.6 Staffel-Beitragstabellen erfassen

Eine bestimmte DL kann mit der Rechenvorschrift 'Staffel' belegt werden mit der folgenden Wirkung - über Option 3) kann dann zu dieser DL eine Staffelwerttabelle mit max. 20 Kategorien erfasst werden in der Art

- bis Wert-1 Beitrag CHF vorbereiteter Beitrag CHF - bis Wert-2 Beitrag CHF (per Datum) . . . . - bis Wert-20 Beitrag CHF



Sofern für ein Mitglied für diese DL aus speziellen Gründen ein von der Staffel abweichender Beitrag fakturiert werden soll, kann

- entweder eine andere, abweichende Kategorie zugewiesen werden

- die DL kann bei diesem Mitglied speziell auf 'Beitrag individuell' gesetzt werden und der gewünschte individuelle Beitrag kann dann direkt auf der DL zum Mitglied erfasst werden

Die Regeln für Beitragsreduktion bei späterem Eintritt (z.B. ab 1.7. 50% / ab 1.11. gratis bis Jahresende) gelten nicht für die Rechenvorschrift 'Staffel'.

- der DL wird zusätzlich eine Stichwortklasse (z.B. AHV- / AHV-Lohnsumme, allenfalls ergänzt mit der Jahreszahl) zugewiesen mit numerischem Stichwort. Diese Stichwortklasse muss jedem Mitglied mit dieser DL zugewiesen werden, wobei im Stichwort der vom Mitglied gemeldete Kategorienwert gespeichert wird. Die Eingabe kann manuell über 'Stichworte zum Mitglied' erfolgen oder über die spezielle automatische Verarbeitung

- Staffelwerte / Fakturastopp eintragen / löschen

Alle aktiven Mitglieder mit dieser DL werden dann gemäss dem zugehörigen Stichwortwert (Kategorie) in die periodische Beitragsfakturierung einbezogen, sobald das ebenfalls zum Mitglied eingetragene Faktura-Stoppstichwort gelöscht wird.

Mitglieder ohne Staffelstichwort: wird ein neues Mitglied eröffnet und diesem Mitglied eine DL zugewiesen, die mit der Rechenvorschrift 'Staffel' belegt ist, so wird der Anwender bei Eröffnung der DL nochmals aufgefordert, das Staffel-stichwort zum Mitglied zu eröffnen (wahlweise inkl. Fakturastopp). Sofern einem Mitglied mit Staffel DL im Zeitpunkt der periodischen Fakturierung immer noch kein Staffelwert (-Stichwort) zugewiesen ist, wird dieses Mitglied mit dem Beitrag der ersten, tiefsten Staffelgruppe fakturiert.



24.7 Menu 'Staffelwerte/Fakturastopp' in den 'Verarbeitungen Mitgliederverwaltung'

- Dieses Menu fasst verschiedene Programme für die Verarbeitung von Staffel-DL mit Fakturastopp zusammen 9) Parameter Fakturastopp definieren 2) Adressen-Stichwortklassen / Stichworte erfassen

- Faktura-Stoppstichworte definieren - Stichwortklasse definieren für DL- Staffelstichworte, über die später dem

Mitglied die Kategorie (Staffelwert) zugewiesen werden kann - ev. manuelle Zuweisung von Kategorien / Stoppstichworten zu einzelnen

Adressen 3) Adressenverwaltung für allfälligen manuellen Eintrag von Stopp- und Staffelstichworten (Kategorie) zu einem Mitglied 1) Staffelwerte (Kategorien)/ Fakturastopp (als Batchlauf) eintragen bei den

einzelnen Mitgliedern. Dieses Programm unterstützt die effiziente Erfassung der Staffelwerte für eine wählbare DL mit Rechenvorschrift 'Staffel', nachdem diese vom Mitglied gemeldet worden sind. Das Programm zeigt alle Mitglie-der an, die die entsprechende DL eingetragen haben und gibt dem Anwen-der die Möglichkeit - die momentan gültige Stichwortklasse (z.B. AHV-2000 / massgebende

AHV-Lohnsumme für Fakturierung 2000) auszuwählen - die Mitglieder erstmalig mit einem Staffelstichwort mit geeignetem Basis-

beitrag zu initialisieren und gegebenenfalls gleichzeitig ein wählbares Stopp-Stichwort zu setzen

- bei entsprechenden Mitgliedern mit dieser DL später den Staffelwert einzutragen, der bei der periodischen Fakturierung dann über die Staffel in den Beitrag umgerechnet wird

Dieser Massenlauf (batch) über alle Mitglieder, bei denen die entsprechende DL eingetragen ist, kann pro Mitglied abgeschlossen werden mit - enter) eingegebenen Staffelwert speichern, wobei das momentan

eingetragene Faktura-Stoppstichwort belassen wird (weiter aktiv bleibt), allenfalls auf anderen gültigen Wert geändert, jedoch nicht gelöscht werden kann



- Opt 1) zusätzlich bei noch nicht gesetztem Fakturastopp zum Mitglied neu

ein Stoppstichwort setzen und das Mitglied damit für die periodische Fakturierung zurückstellen

- Opt 2) zusätzlich bei definitiv bestätigtem Staffelwert einen allenfalls gesetz-ten Fakturastopp beim Mitglied löschen und dieses damit für einen nächsten Lauf der periodischen Fakturierung freigeben.

24.8 Beispiele für DL mit gestaffelter Beitragsberechnung

A - Beiträge gestaffelt nach Einkommensgruppen

(von) bis Beitrag Faktor 1 (0) 20'000 80.-- 0 2 (20001) 40'000 120.-- 0 . . . . . . . . . . . . 10 ( ) 99999 480.-- 0 Ein Mitglied mit Einkommen 30'000 zahlt bei dieser Staffel einen Beitrag von 120.-- CHF

B - Beiträge gestaffelt nach AHV-Lohnsummenkategorie 1 .... 10

1 (0) 1 80.-- 0 2 (1....) 2 120.-- 0 . . . . . . . . . 10 10 480.-- 0



C - Beiträge gestaffelt nach Einkommensgruppen, aber linear ansteigend innerhalb

der einzelnen Einkommensgruppen mit Faktor 0,004 in Gruppe 1 / Faktor 0,002 in Gruppe 2, dh auch variable Faktoren sind unterstützt.

(von) bis Beitrag Faktor

1 (0) 20'000 0.-- 0,004 2 (20001) 40'000 80.-- 0,002 . . . . . usw. Bei dieser Variante steigt der Beitrag von 0 bis Einkommen 20'000 linear an um 4 CHF / 1'000 CHF EK bis auf 80.-- CHF bei EK 20'000. Ab Einkommen 20'000 steigt der Beitrag noch mit 2 CHF / 1'000 CHF EK bis auf total 120.-- CHF bei EK 40'000 usw. Ein Mitglied mit Einkommen 30'000 zahlt bei dieser Variante einen Beitrag von 80.-- CHF + 10'000 * 0,002 = total 100.-- CHF

Hinweis: es ist zu beachten, dass in einer Staffeltabelle - der von-Wert (von Kategorie) der ersten Stufe immer bei null liegt - der von-Wert jeder weiteren Stufe dem bis-Wert der Vorstufe +1

entspricht - der bis-Wert (von Kategorie) aufsteigend sein muss von Position 1

...4 (maximal 20) - der Anwender selbst dafür verantwortlich ist, dass bei linearer

Interpolation zwischen Stufen (über das Feld 'Faktor') die einzelnen Werte passend aufeinander abgestimmt sind.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung / Fakturastopp und DL-Rechenvorschrift ‚Staffel’ (batch)


Damit eine Dienstleistung mit Fakturastopp versehen werden kann, muss diese mit einer Stichwortklasse und Staffelwerten definiert sein.

Staffelwerte spiegeln zum Beispiel die AHV-Lohnsummen oder Anzahl Angestellte bei Firmenmitgliedern, Vermögensverhältnisse bei Mitgliederbeiträgen nach Wohlstand, usw.



Der Fakturastopp wird durch einen zentralen Parameter kontrolliert, der als Stichwort in der hier definierten Stichwortklasse gesucht wird. Jedes Stichwort in dieser Klasse wirkt als Fakturastopp für die periodischen Fakturierungen, damit der Anwender mehrere Stopp-gründe unterscheiden kann. Die Stichwortklasse M-Stopp muss vorhanden sein.

Das Menu 'Mitglieder- / Abonnentenverwaltung' mit den Massenverarbeitungen für 'DL-Ersatz / -Umwandlung / -Austritt auf Ablauf' und DL mit Rechenvorschrift 'Staffel mit Fakturastopp' bei einem Staffelwert, der durch das Mitglied bestimmt wird.



Im Beispiel hat die Dienstleistung DST den verlangten Staffelwert und verweist auf das Adressenstichwort M-KatJJJJ ( wobei JJJJ = Jahr). Der Wert dieses Stichwortes bestimmt den Prämienbetrag aus der Staffel.

Die Verarbeitung 'Staffelstichworte eingeben / Fakturastopp setzen, löschen' startet mit der Eingabe des zu bearbeitenden DL-Codes, der mit einer gültigen Rechenvorschrift 'Staffel' versehen sein muss. Anschliessend stehen drei Verarbeitungsläufe initialisieren / bearbeiten zur Verfügung.



Staffelwerte / Stopp-Stichworte bearbeiten, aktualisieren, wahlweise für alle Mitglieder mit dieser Dienstleistung

Im Dialog wird das neue Stichwort M-Kat 2005 verlangt. Der Initialisierungslauf dient zum Setzen geeigneter Staffel- und Stopp-Stichworte bei allen Mitgliedern mit aktiver Staffel-DL für die gewünschte Fakturaperiode. Wahlweise kann - ein Initialbetrag eingetragen werden beim Mitglied (z.B. der zu fakturierende Beitrag,

wenn das Mitglied keine Kategorie meldet) - der Vorjahreswert in das neue Jahres-Staffelstichwort übertragen werden bei Mitglie-

dern, die die gleiche DL bereits im Vorjahr fakturiert erhalten haben.



Der weitere Dialog zeigt die betroffenen Mitglieder. Nach der Initialisierung bietet das Programm eine Nachbearbeitung der initialisierten Mitglieder an, bei der für jedes Mitglied wahlweise - Staffelstichwort und Faktura-Stoppstichwort geändert werden kann (Abschluss mit

<enter>) - neuen Faktura-Staffelwert und Faktura-Stoppstichwort aktivieren (Option 1)) - bestehenden Faktura-Staffelwert bestätigen und Faktura-Stopp-Stichwort löschen, dh.

Mitglied für die periodische Fakturierung freigeben



Die Stichworte eines Mitgliedes zeigen sich dann wie oben

Stichworte zu Klassen Staffelstichworte können im Programmbereich Adressen-Verwaltung über Stichwortklassen eröffnet werden.



Stichwortklassen für 'Fakturastopp (M-Stopp)' und 'Staffelstichworte (M-KatJJJJ)' im Beispiel Beitragsstaffel nach den gespeicherten Sichwortwerten in M-KatJJJJ. Beispiel für zwei Stoppstichworte / Begründungen für Fakturastopp

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung 23.07.2012 / HEN / Neu DL ersetzen / umwandeln / Austritt per Ablauf (batch)


25 DL ersetzen / umwandeln / Austritt per Ablauf (batch)

Für spezielle Situationen in der Mitgliederverwaltung, z.B. für Umstellungen der gesamten Tarifstruktur (oder eines Teiles davon), kann es von Vorteil sein, wenn bestimmte Dienstleistungen zu Mitgliedern über den gesamten Mitgliederbestand hinaus bearbeitet werden können (Massenlauf / batch). Solche Arbeiten können über die Massenverarbeitungen - DL ersetzen / umwandeln / Austritt per Ablauf durchgeführt werden, die die folgenden Arbeiten unterstützen: - DL ersetzen: für die gewählte Selektion wird bei allen Mitgliedern, die eine

bestimmte Basis - DL als aktive DL eingetragen haben, diese DL ersetzt durch die neue (Ersatz -) DL. Das Ersetzen macht vor allem Sinn, wenn

- die bisherige alte DL als History gar nicht mehr interessiert, oder - bei (Key -) Namensänderung einer DL, dh. die neue DL entspricht eigentlich

gerade wieder der alten DL Warnung: mit dem Ersetzen übernimmt die neue DL sinnvolle Werte wie Faktura-perioden / Gültigkeit etc. ab der Basis - DL. Der neue Beitrag wird aber gemäss den Rechenregeln der neuen DL selbständig berechnet. Die Verantwortung, diesen Punkt durch geeignete Tests zu überprüfen, liegt beim Anwender.

- DL umwandeln (auf Ablauf): diese Variante wirkt ähnlich wie der Massenlauf 'ersetzen', wobei aber

- die alte DL per Ablauf auf Austritt gesetzt wird - eine neue DL zum Mitglied generiert wird, die (soweit sinnvoll) die Daten ab

der alten DL übernimmt, den Beitrag jedoch nach eigenen Regeln / Rechen-vorschriften neu berechnet. Mit dieser Variante bleibt somit die DL - History 'wer war das Mitglied früher' voll erhalten

- DL auf Austritt setzen per Ablauf: dieser Fall liegt dann vor, wenn eine DL in der

nächsten Fakturaperiode ersatzlos gar nicht mehr angeboten wird. Bei allen Mitgliedern, die diese DL als aktive DL eingetragen haben, wird die DL per Ablauf der momentan aktiven Fakturaperiode auf Austritt gesetzt mit wählbarem Austrittcode (z.B. 'DL eingestellt')

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung 23.07.2012 / HEN / Neu DL ersetzen / umwandeln / Austritt per Ablauf (batch)


Sowohl bei der Variante 'umwandeln' wie auch bei 'Austritt auf Ablauf'’ kann es allenfalls sinnvoll sein, wenn einzelne Mitglieder von der 'Umwandlung / Austritt' ausgenommen werden können, z.B. - weil sie nicht in die neue DL übertreten wollen (umwandeln) - weil man die Dienstleistung für einzelne wichtige Mitglieder allenfalls trotzdem

noch weiter anbietet (Austritt). Die Selektion bietet aus diesem Grund noch eine Prüfung wahlweise auf - Vorhandensein / Abwesenheit eines wählbaren Stichwortes beim Mitglied an, mit

dem solche Spezialfälle berücksichtigt werden können. Das entsprechende Stichwort ist natürlich vorgängig für die betreffenden Mitglieder manuell zu setzen.

Als weitere Werte sind noch selektierbar - Jahrgang der Mitglieder (von / bis) - nur Mitglieder selektieren mit einem Ablauf der Fakturaperiode in einem

wählbaren Datumsbereich Je Durchlauf dieses Programmes ist jeweilen immer nur eine der drei Varianten 'ersetzen / umwandeln / Austritt per Ablauf' zulässig, wobei je nach Fall noch Zusatz-eingaben notwendig sind - DL ersetzen Y / N - DL umwandeln auf Ablauf Y / N

- die alte umgewandelte DL erhält einen Austrittscode gemäss Parameter für Umwandlungen

- DL auf Austritt setzen per Ablauf Y / N - der Anwender kann einen frei wählbaren Austrittscode eingeben sowie den

Wert für den Kontrollcode (Löschung 1 / 2 / 3), den die alte DL zugewiesen erhält.

MOR ! TIME 23.07.2012 / HEN/ Neu Dienstleistungen / Abonnemente und Abgrenzungen am Jahresende


26 Dienstleistungen / Abonnemente und Abgrenzungen am Jahresende

In der Mitgliederverwaltung/ -fakturierung und im Zeitschriftenversand wird anstelle von Artikeln mit Dienstleistungen gearbeitet (z.B. Mitgliederbeiträge, Versicherungs-leistungen usw), deren DL-Nummer / Schlüssel 5X (max) beträgt. Bei Eröffnung einer Dienstleistung wird dabei automatisch im Hintergrund auch ein entsprechender Artikel angelegt, d.h. bei der Planung der Artikelnummern sind auch die 'Nummern' für Dienstleistungen ins Konzept einzubeziehen. Dienstleistungen sind spezielle Artikel mit erweiterten Eigenschaften - DL werden verwendet für repetitive Leistungen wie Mitgliederbeiträge,

Versicherungen, Abonnemente, die für eine wählbare Periode gelten können (z.B. ein Jahr oder drei Monate).

- DL - Typen; pro Mitglied ist nur eine DL- Typ - 2 / Mitgliedschaft zuweisbar. - DL können selbsterneuernd oder nicht selbsterneuernd definiert sein

(Beispiel für eine nicht selbsterneuernde Dienstleistung ist z.B. eine Ferienkasko-versicherung, die einmalig für drei Wochen abgeschlossen wird.)

- selbsterneuernde DL können als 'auf das Jahr justiert' definiert werden oder 'nicht jahresjustiert'. Jahresjustierte DL rechnen in der ersten Periode eine Teilprämie vom Eintrittsdatum bis zum Jahresende (31.12) und laufen nach der Erneuerung immer vom 1.1 bis 31.12. Nicht jahresjustierte DL laufen eine volle Periode ab Eintrittsdatum und erneuern sich dann wieder ab dem Folgetag für eine neue Rechnungsperiode.

- der Rechnungsbetrag für eine DL-Rechnungsperiode wird normalerweise dem

DL-Stamm entnommen, mit folgenden Ausnahmen:

- für die erste Periode kann ein vom DL-Stamm abweichender Betrag manuell eingegeben werden

- in den Parametern zur DL - Verwaltung kann ein Stichtag (z.B. Mitte Jahr per 1.7.) definiert werden, ab dem bei Mitgliederbeiträgen / Neueintritten eine reduzierte Prämie verrechnet wird. Ein zweiter Parameter (z.B. 15.10.) bestimmt das Datum, ab dem bei Neueintritt im alten Jahr nichts mehr verrechnet wird, sondern direkt ein Jahresbeitrag für das Folgejahr.

- bei Erneuerung wird immer die Prämie ab DL-Stamm fakturiert. Diese kann nur überschrieben werden, wenn die DL mit dem Parameter 'Prämie variabel' gleich 'Y' definiert ist. Dieser Parameter kann z.B. verwendet werden, wenn ein



Mitgliederbeitrag nicht konstant, sondern allenfalls vom Jahresumsatz des Mitgliedes abhängig ist. Der Beitrag wird in einem solchen Fall z.B. anhand einer Formel auf Basis der Jahresumsätze des vergangenen Jahres immer wieder neu errechnet.

- bei der Verbuchung werden Dienstleistungen im Sammelbeleg gemäss den im

DL-Stamm gesetzten Feldern verbucht.

- Ertragskonto / Ertragskostenträger - Für den speziellen Fall einer DL, die im alten Jahr für eine volle Jahresperiode

(genau 1.1. bis 31.12. Folgejahr) verbucht wird, werden die speziellen Konti

- Abgrenzungskonto / Abgrenzungskostenträger

bebucht, wobei im Normalfall der Ertragskostenträger identisch ist mit dem Abgrenzungskostenträger. Diese speziellen Konti / Ktr werden jedoch nur für diesen Spezialfall automatisch eingesetzt. Eine Aufteilung der Prämie für eine jahresüberlappende Dienstleistung auf Ertragskonto / Abgrenzungskonto (she anschliessend) erfolgt nicht automatisch. Für diesen Fall kann jedoch eine Liste der Abgrenzungen gedruckt werden, in der die pro-rata-Anteile der Prämien 'altes / neues Jahr' als Grundlage für die buchhalterische Abgrenzung per Stichtag ausgewiesen werden.

Abgrenzung von Dienstleistungen / Abonnementen per Jahresende Im Normalfall umfasst der DL-Stamm nur eine begrenzte Anzahl Dienstleistungen und Abonnementstypen und damit ist auch die Zahl der Ertragskonti / Abgrenzungskonti beschränkt gross. Damit kann eine Abgrenzung per Jahresende in Form einer Liste (Auswertungen Mitglieder) erstellt werden auf der Basis aller fakturierten DL / Abonnementsrechnungen mit den Werten: - Ertragskonto 1 ... n / Ertragskostenträger 1 ... n

total fakturiert laufendes Jahr Aufteilung der Erträge auf laufendes Jahr / Folgejahr (pro rata) gemäss der Rechnungsperiode (z.B. Abonnement vom 01.10.97 bis 30.09.98; ein Viertel des Ertrages wird dem Jahr 97 zugerechnet, drei Viertel dem Jahr 98) - Ertragskonto / Ertragskostenträger Ertrag lfd Jahr - Abgrenzungskonto / Abgrenzungsktr Ertrag Folgejahr



Im Normalfall ergeben sich aus diesen Überlegungen ca. 20 .. 40 Buchungen, die die entsprechenden abgegrenzten Werte als transitorische Passiven zurückstellen. Diese Buchungen sind somit in Hauptbuch / Bebu als Abgrenzungen per Jahresende zu buchen. Erfasst man diese Buchungen in Form einer Belegserie und trägt diese anschliessend im alten Jahr im Hauptbuch vor, so kann die gleiche Belegserie nach dem Jahresabschluss im neuen Jahr erneut vorgetragen werden mit Kontoumkehr, womit die gleichen Abgrenzungen im neuen Jahr automatisch wieder aufgelöst werden. Die entsprechenden Buchungssätze für die Abgrenzung im alten Jahr lauten

Soll: Ertragskonto / Ertragskostenträger Haben: Abgrenzungskonto / Abgrenzungskostenträger Betrag: Ertrag Folgejahr

Entsprechend können die gleichen Buchungen im neuen Jahr mit umgekehrten Vorzeichen verwendet werden für die Auflösung der Abgrenzungen. Sofern die Abgrenzungen per Stichtag in dieser Form ermittelt werden, soll für Ertragskonto und Abgrenzungskonto zu einer DL der gleiche Wert eingegeben werden, sodass das Abgrenzungskonto nicht wirkt.

MOR ! TIME / Dienstleistungen / Abonnemente und Abgrenzungen am Jahresende


MOR ! TIME / Dienstleistungen / Abonnemente und Abgrenzungen am Jahresende


Beispiel DL E Einzelmitglied ZV Typ 2 - Mitgliedschaft - Jahresmitgliederbeitrag Rg-Periode = Fakturaperiode O 12 Monate jahresjustiert - Jahresprämie CHF 250.-pa / reduzierte Prämie CHF 125.- für Eintritte nach dem Stichtag

1.7. (Parameter) - Prämie nicht variabel, dh. bei Erneuerungen wird immer fix der Wert CHF 250.- für das

Folgejahr in Rechnung gestellt (nicht überschreibbar) - Vorlaufzeit - 30 Tage (minus), dh. die Erneuerung erfolgt max. 30 Tage vor Ablauf der

alten Mitgliedschaft mit Aufruf der Jahresfakturierung (im Beispiel also ab 1.12.) - ein allfälliger Mitgliederausweis ist gültig ab Rechnungsdatum, dh. auch wenn die

Mitgliedschaft noch nicht bezahlt ist - bei Nichtzahlung der Rechnung wird die Mitgliedschaftsrechnung nicht automatisch

storniert und ausgebucht nach erfolglosem Mahnen, sondern der OP bleibt stehen und es muss in einem solchen Fall entschieden werden, wie der Betrag einzutreiben ist

Für weitere Erklärungen siehe auch Hilfefunktionen zu den einzelnen Feldern.

MOR ! TIME Debitoren / Mahnungen für DL-Rechnungen 23.07.2012/ HEN / Neu


27 Debitoren / Mahnungen für DL-Rechnungen

Der Mahnablauf im Bereich Debitoren umfasst eine ganze Gruppe von Programmen, die für DL-Rechnungen zum Teil etwas anders ablaufen wie für normale Artikel-Rechnungen. Der Mahnlauf umfasst auch im Bereich 'DL' die Programme: - Mahnvorschlag aufbereiten (nach Vorgaben des Benutzers) - Mahnvorschlag bearbeiten mit der Möglichkeit, einzelne Vorgaben auf den

Rechnungen anzupassen - Skonto - / Teilzahlungsbedingungen - Zahlungskonditionen / Zahlungsziel - Mahnsperre setzen - Rechnung aus Mahnlauf herausnehmen - Rechnung auf manuell mahnen stellen

Zusätzlich kann in diesem Programmschritt - der Mahnvorschlag nachgedruckt werden - der Mahnvorschlag annulliert / zurückgestellt werden - Mahnungen gedruckt und 'verbucht' werden. Beim Verbuchen wird das

Mahndatum und die neue Mahnstufe auf der Rechnung eingetragen, womit die Rechnung (gemäss Parameter) für eine gewisse Anzahl Tage für eine weitere Mahnung gesperrt ist.

- Mahnungen drucken - Mahn -/ Zahlsperren erfassen zu einzelnen Rechnungen - Mahnparameter

Diese steuern den Ablauf der Mahnungen auf verschiedenen Ebenen und rufen das zur Anwendung zugehörige Druckprogramm auf. Sie werden vom PL von MOR in Absprache mit dem PL beim Kunden gesetzt.

Grundlage des Mahnablaufs bilden die verbuchten Debitorenrechnungen, die im Moment des Aufrufs eines neuen Mahnvorschlages noch offen stehen. Jeder Rechnung wird dabei bei der Erfassung (mit default ab Debitorenstamm) eine Zahlungskondition (A ... Z) zugewiesen, die max. 4 Stornobedingungen umfassen kann



- z.B 8 Tage 10%

20 Tage 5% 60 Tage 2% 90 Tage netto

sowie weitere ergänzende Parameter - nach wie viel Tagen erstmals mahnen (im Beispiel oben z.B. nach 96 Tagen) - zweite / folgende Mahnungen wie viele Tage nach der vorangehenden

Mahnung - minimal zu mahnender Betrag - Toleranzfrist für Akzept von Skontoabzügen usw. Optional können bis max. 4 Teilzahlungskonditionen festegelegt werden, z.B. - Zahlung CHF 1'800.- (von total 8000.-) bis 'datum-1' - " 2'000.- bis 'datum-2' - " 4’200.- bis 'datum-3' Diese Teilzahlungskonditionen werden vom Mahnvorschlag geprüft.

27.1 Mahnvorschlag aufbereiten

Grundsätzlich können mehrere Mahnvorschläge parallel aufbereitet werden, z.B. für - abteilungsweises Mahnen (Profit - Center, KST) - mahnen nur bestimmter Rechnungsarten - mahnen von bestimmten Kunden - / Mahnkategorien - nur Rechnungen oberhalb einer bestimmten Mahnstufe mahnen Jeder Mahnvorschlag wird dabei über 'Datum / Zeit / user' und die weiteren Selektionswerte charakterisiert. Grundsätzlich kann jedoch eine einzelne Rechnung nur in einem Mahnvorschlag vorkommen, dh. sie wird so lange, bis ein solcher Mahnvorschlag fertig bearbeitet (verbucht oder annulliert) ist, nicht in einen anderen Mahnvorschlag einbezogen.



Die in einen Mahnvorschlag einbezogenen Rechnungen basieren auf dem Stand der Rechnungen / Zahlungen zum Zeitpunkt, zu dem dieser Mahnvorschlag aufbereitet worden ist. Es empfiehlt sich also, Mahnvorschläge relativ speditiv nachzubearbeiten, damit sie auf aktuellen Daten beruhen. - zum Dialogablauf: - neuen Mahnvorschlag aufbereiten Y / N (N = ev. bereits aufbereiteten (alten) Mahnvorschlag nachdrucken) - Mahnvorschlag (nach Aufbereitung) direkt drucken Y / N - Auswahl eines ev. vordefinierten Mahnvorschlages. Unterschiedliche Selektionen

/ Vorwahlen können in den Parametern abgelegt werden - Eingabe / Änderung der Selektionsparameter mit der Art der Aufbereitung

- als Spezialfall ist es möglich, über einen Mahnlauf auch nur einen Konto-auszug drucken zu lassen (= schwächste Art einer Mahnung)

- Mahnstufen einer Rechnung: - beim Verbuchen einer Rechnung wird dieser die Mahnstufe 0 (nicht fällig)

zugewiesen - kommt diese Rechnung auf Grund des aktuellen Datenstandes und ihrer

Zahlungskondition in den Mahnvorschlag, wird dort akzeptiert und der Mahn-vorschlag wird nach Druck der Mahnungen verbucht, so wird die Mahnstufe um 1 erhöht (1 / 2 / 3 .... )

- im Maximalfall sind 9 Mahnstufen verfügbar, wobei der Benützer selbst entschei-den muss, ab wann er die (manuelle) Betreibung einleiten will

- Mahntexte zu Mahnstufen / Mahnkategorien und Sprachen: Für die Standardmahnungen können in den Parametern je Mahnkategorie (Stamm-datenfeld zum Debitor), Sprache und Mahnstufe eigene standardisierte Texte vordefiniert werden. Häufig ist das Druckprogramm für Rechnungen jedoch auf eine Anwendung hin speziell definiert, womit dann allenfalls nur noch ein Teil der Parameter wirksam ist. Dies kann unter anderem beim Mahnen von DL-Rechnungen zutreffen, indem dort häufig die ursprüngliche Rechnung (als Mahnung) nochmals nachgedruckt wird ( Mitglied hat den ersten ESR verlegt).



- Varianten von Mahnungen: Die Standardvariante der Mahnungen ist ein Mahnformular (allenfalls mit Briefkopf), auf dem die einzelnen Rechnungen eines Debitors gesamthaft aufgelistet werden mit Fälligkeiten / Mahnstufen und einer Zusammenfassung nach Gesamt - OP, davon überfälliger Teil. Jede einbezogene Rechnung wird auf einer einzelnen Zeile ausgewiesen. Gutschriften und spezielle Rechnungstypen können wahlweise aus den Mahnungen auch ausgeschlossen werden. Als spezielle Varianten von Mahnungen sind optional verfügbar - ESR – Mahnungen (Option), wobei jeweilen ein neuer ESR über den Gesamt-

betrag aller überfälligen Rechnungen gedruckt wird (erfordert Programmierung / Parametrisierung eines entsprechenden Formulares)

- Nachdruck der alten Rechnung mit Kopfeindruck 'x. Mahnung', speziell für

Beitrags-Rechnungen aus der Mitgliederverwaltung - Mahnungen an 'diverse Debitoren', bei denen unter einer Debitoren - Nummer

Rechnungen an verschiedenste Einzeladressen gespeichert sind (z.B. diverse - A). Je Rechnung kann bei der Fakturierung eine eigene Adresse eingegeben werden, die auf der Rechnung gespeichert wird. Bei solchen Debitoren (spezieller Code im Debitorenstamm) wird pro Rechnung immer eine eigene einzelne Mahnung gedruckt.



27.2 Mahnvorschlag bearbeiten

Beim Aufruf des Programmes werden alle momentan aktiven Mahnvorschläge angezeigt mit - Datum / Zeit / user Anzahl Rechnungen im Mahnvorschlag Nach Anwahl eines Mahnvorschlages stehen dann die folgenden Optionen zur Verfügung: - Mahnvorschlag nochmals drucken - Mahnvorschlag bearbeiten

- Debitor gesamthaft mit allen Rechnungen aus Mahnvorschlag entfernen - eine einzelne Rechnung aus Mahnvorschlag entfernen - Rechnung auf manuell mahnen stellen oder auf Einzelmahnung - Mahnstufe einer Rechnung manuell (gegenüber Vorschlag durch das

Programm) ändern - Skonto - / Teilzahlungsbedingungen auf Rechnung anpassen - Mahnsperre für eine Rechnung im Mahnvorschlag setzen - alle Rechnungen zum Debitor einsehen und eine Rechnung, die nicht in den

Mahnvorschlag aufgenommen wurde, zusätzlich einfügen

- Mahnvorschlag gesamthaft zurückstellen / annullieren und alle Rechnungen im Mahnlauf freigeben ohne Veränderung der Mahnstufe: anschliessend Mahn-vorschlag löschen

- Mahnungen drucken (entspricht 'drucken vorbereiten' für DL-Mahnungen) - Mahnvorschlag verbuchen: Datum letzte Mahnung und neue Mahnstufe auf

Rechnung setzen und Mahnvorschlag nachher freigeben / löschen - Mahnungen History: Anzeige über frühere, bereits abgeschlossene und

verbuchte Mahnläufe



27.3 Mahnungen drucken

Nach Auswahl eines aktiven Mahnvorschlages werden die Mahnungen normaler-weise gedruckt und wahlweise auch verbucht (Mahndatum setzen). - Dialogablauf

- Vorgabe des Druckdatums - Auswahl, ob 'diverse' Kunden in die Auswertung einbezogen werden sollen - Auswahl, ob allenfalls die überfälligen Rechnungen nur mit der Variante

'Kontoauszug' zu mahnen sind - ev. nur bestimmte Mahnstufen einbeziehen - Eingabe des Datums, bis zu dem Zahlungseingänge für diesen Mahnlauf

berücksichtigt sind (Eindruck auf Standardmahnung) - Mahnungen nach Druck verbuchen, d.h. Mahndatum auf der Rechnung

setzen und Mahnstufe um 1 heraufsetzen. - Auswahl des Mahnformulares (Option), sofern mehrere Mahnformulare zur

Verfügung stehen

27.4 Mahnübersicht im Debitorenstamm

Die Mahnsituation zu einem Debitorenstammeintrag wird auch angezeigt - direkt auf dem Debitorenbildschirm mit den Angaben zu

- letzte Mahnung - überfälliger Betrag (in Debitorenwährung) - total offener Betrag (in Debitorenwährung) - höchste Mahnstufe

- bei den einzelnen Rechnungen wird angezeigt, ob sich eine dieser Rechnungen

in einem Mahnvorschlag befindet - über die Rubrik ‚Rg-Kopf’ kann der Mahntext zu einer einzelnen Rechnung

angepasst werden und auch die Mahnstufe der Rechnung kann angepasst / korrigiert werden

- zusätzlich kann eine einzelne ‚offene’ Rechnung auch direkt in einem bestehenden Mahnvorschlag eingefügt werden



27.5 Spezialfall DL-Mahnungen mit ESR-Nachdruck

Für den speziellen Fall von DL-Mahnungen mit ESR-Nachdruck werden über 'Mahnungen drucken' nicht direkt die Mahnungen gedruckt, sondern es wird für alle Rechnungen im ausgewählten Mahnvorschlag ein Eintrag in der Tagesfakturierung gemacht, dass ein Mahn-ESR nachzudrucken ist. Dieser Mahn-ESR entspricht im Wesentlichen einem Nachdruck der ursprünglichen Rechnung, wobei

- im Kopf 'Mahnung x für Rechnung-No .........' eingedruckt wird

- im Fuss ein spezieller Mahntext pro Sprache und Mahnstufe gedruckt wird, der in

den allgemeinen Textkonserven (ART-ESR-MAHNUNG-x) vordefiniert werden kann (7*60X). Der Druck ist als spezielles Formular mit dem PL / MOR vorzubesprechen.

Diese ESR-Mahnungen werden vom Programm als spezieller ESR-Nachdruck aufbe-reitet mit dem nächsten Tageslauf, der aus der Mitgliederverwaltung aufgerufen wird. Im Gegensatz zur normalen Tagesfakturierung, die im Normalfall einen Lauf D..... aufbereitet, werden Mahnungen in einen separaten Lauf M ..... (Mahnungen) eingefügt, dh der Job 'Tagesfakturen' erzeugt zwei Fakturaläufe, die je unabhängig weiterverarbeitet werden können. Die für den Mahnlauf aufbereiteten Rechnungen gelten in diesem Fakturalauf bereits nach der Aufbereitung als verbucht und gedruckt, da es sich im Prinzip ja um die gleichen Rechnungen handelt, die bereits früher einmal verbucht / gedruckt worden sind. Der Benutzer druckt mit den Mahnungen somit einen Rechnungslauf in der Variante 'Mahnung' nach, der im Programm 'Fakturaläufe bearbeiten' bereits als verbucht / gebucht ausgewiesen wird.



27.6 Mahn- / Zahlsperren setzen

Es kann vorkommen, dass Rechnungen von Kunden zur Abklärung zurückgesandt / telefonisch moniert werden und dass diese Abklärungen (z.B. bei Warenumtausch / Reparaturen) einige Zeit benötigen. Damit die Rechnung während dieser Zeit nicht versehentlich in einen Mahnlauf gerät und damit den Kunden verärgert, kann sie mit einer Mahnsperre belegt werden - Kunde suchen

- Rechnung auswählen - Mahnsperre bestätigen mit

- Datum, bis zu dem weitere Mahnungen ausgesetzt werden sollen - Begründung für Mahnsperre (freier Text) - Visum

Für die Zeit bis zum Ablauf der Mahnsperre wird die Rechnung für weitere Mahnläufe nicht mehr einbezogen. Eine für Mahnungen gesperrte Rechnung mit abgelaufe-nem Sperrdatum erscheint zwar wieder im Mahnvorschlag, wird aber nicht gemahnt, bis die Sperre aufgehoben wird. Für Kreditorenrechnungen wirken diese Datenfelder entsprechend als Zahlsperre.

27.7 Mahnparameter

Die Mahnparameter werden als Standardvorgaben gesetzt und können in Spezial-fällen in Zusammenarbeit zwischen dem PL von MOR und dem Kunden angepasst werden. Sie umfassen: - Mahntexte je Mahnkategorie, Mahnstufe und Sprache (Layout für die Mahnun-

gen kann in gewissen Grenzen vom Anwender beeinflusst werden) - Vorgabewerte für den Mahnvorschlag

- wahlweise Sortierung im Mahnvorschlag nach einem der fünf Debitorencodes - Selektion nach Debitorencodes (z.B. Sachbearbeiter) - Sortierung für den Druck der Mahnungen selbst nach einem der fünf

Debitorencodes

MOR ! TIME Debitoren / Mahnungen für DL-Rechnungen


Ein Debitor mit den Stammvorgaben für die Zahlungskondition (Im Beispiel A)

Rechnungen zu diesem Debitor



Die Skonto- / Teilzahlungsbedingungen zu einer Rechnung über Taste Skonti. Im CHG-Modus können diese Werte hier auch später noch angepasst werden (inkl. Zahlungsziel). Sie werden erstmals aus der Zahlungskondition und allfälligen Eingaben berechnet.

Beispiel einer Zahlungskondition über Taste Stammdaten / Definitionsdateien / Zahlungskonditionen / Detailangaben



Das Menu zum Mahnwesen

Vorgaben 1 zum Aufbereiten des Mahnvorschlages



Vorgaben 2 zum Aufbereiten eines neuen Mahnvorschlages / Selektionen

Der Resultatbildschirm vor Abschluss eines neuen Mahnvorschlages



Mahnvorschlag bearbeiten mit den verschiedenen Optionen



der Mahnvorschlag enthält diverse Rechnungen

Mit Eingabe von 'N' kann eine Rechnung aus dem Mahnvorschlag entfernt werden; bleibt der Wert auf 'Y', so wird die Rechnung in der Mahnung aufgeführt

Mit ‚Rechnung bearbeiten’ können die einzelnen Vorgaben zur Rechnung nachbearbeitet werden. Mit Scan / F2 kann ein bereits aufbereiteter Mahnvorschlag ausgewählt werden für den Druck der Mahnungen.



Eingabebildschirm für 'Mahnungen drucken'. Mit Scan / F2 kann der gewünschte Mahnvorschlag ausgewählt werden.

Der Eingabebildschirm für die Erfassung von Mahnsperren (Scan / F2 für Debitor / Rechnungen zum Debitor)



Das Menu zu den Parametern im Mahnwesen

erster Bildschirm zum Entwurf der Standardmahnungen je Sprache, Mahnkategorie und Mahnstufe



Mahnparameter Bild 2 und 3 von 3 Angaben je Kategorie, Sprache und Mahnstufe

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Export von Adressen 23.07.2012 / HEN/ Neu


28 Export von Adressen

Der Export von Adressen aus der Mitgliederverwaltung, allenfalls auch direkt aus der Adressenverwaltung kommt zur Anwendung für die Übergabe von Adressen- / Mitgliederdaten an - Druckereien für den Zeitschriftenversand - Versandorganisationen, die Produkte als Outsourcingpartner vertreiben - Internet-Provider / - Anbieter des Mitgliederverzeichnisses im Internet. Die Daten

werden dazu vom Provider meist noch speziell aufbereitet für die Internet-Datenbank

- Unterverbände, Sektionen, Fachgruppen für eigene Mitgliederlisten, z.B. für die

Übernahme in Word, Excel, Access usw. Als einschränkende Bedingungen sind bei den Abnehmern je nach Ausrüstung die folgenden Punkte zu beachten - für den Versand soll eine eigene Postbotenroutierung beim Empfänger

verwendbar sein, dh. die Felder

- Land / Postleitzahl / Ort sollen als einzeln identifizierbare Felder zur Verfügung stehen

- gewisse automatische Verarbeitungsanlagen (z.B. Inkjet-Etikettieranlagen) unter-

stützen nur Adressen mit beschränkter Anzahl Zeilen, sodass grössere Adressen vor dem Export möglichst geeignet gekürzt werden müssen.

Die MOR ! Adressenverwaltung ist eine leistungsfähige, aber recht umfassende Anwendung, die pro Adresse u.a. die folgenden Felder zur Verfügung stellt: - Name, Vorname, Titel - Zusatzzeile - 1, Zusatzzeile - 2 - Strasse, Postfach - Plz, Ort, Land - zuständige Person / Abteilung in Firmen usw.



Diese Felder werden unter Berücksichtigung diverser Parameter wie - Vorname, Titel vor / nach Name einfügen; auf separater Zeile einfügen - zuständige Person nach verschiedenen Varianten einfügen usw. beim Aufbau der Adresse so verwendet, dass das vom Anwender gewünschte Adressenbild entsteht. Daraus erklärt sich auch, dass MOR diese Felder beim Export nicht als Einzelfelder übergibt, sondern in der vom Anwender festgelegten Anordnung z.B. als Textblock von mehreren Zeilen, die zueinander gehören und eine Gesamtadresse bilden. Die Felder Plz / Ort / Land dagegen stehen auch einzeln zur Verfügung, damit der Empfänger seine eigenen Routierungsprogramme für den Versand einsetzen kann. 28.1 Standard-Exportvariante

Im Normalfall erfolgt der Export als Textdatei im ASCII- oder ANSI-Code und nicht als Word-, Excel-, Access- Datei oder ähnlich (nur auf speziellen Wunsch). Der Grund liegt darin, dass der Empfänger andernfalls meist auf spezielle Programme angewiesen ist, die auch noch in einer bestimmten Version vorliegen müssen. Sind mehrere Empfänger zu bedienen, so ergeben sich bereits hier unnötige Abstimmungsprobleme, die sich noch verschärfen, wenn irgendeine der betrof-fenen Partien einen Programmupgrade beschliesst. Zusätzlich enthalten solche Datenbankformate immer auch noch Steuerzeichen, die den Export je nach Variante zusätzlich belasten. Im Gegensatz dazu lässt sich eine Textdatei optimal komprimieren für die Über-tragung auf Diskette oder als E-mail-attachment. Mit den in allen Programmen wie Excel / Word / Access / Lotus (usw.) vorhandenen 'wizards' lässt sie sich beim Empfänger mit Leichtigkeit und unabhängig von der dort installierten Programm-version in das gewünschte Dateiformat zurückverwandeln, sodass jeder Empfänger mit dem von ihm bevorzugten Programm arbeiten kann. Im Prinzip können alle verfügbaren Daten in beliebiger Form exportiert werden. Damit die Vielfalt jedoch nicht unbegrenzt anwächst, bieten die Programme MOR ! Adressen / MOR ! Time eine Standardexportvariante an, die bei Bedarf gemäss Kundenvorgaben ergänzt werden kann.



Diese umfasst die folgenden Datenfelder in Fixbreite ohne Delimeter 10X Adressennummer / Mitglied-Nummer 4X Abo-Anzahl 4X Verbands-Nummer (nach Kundenvorgabe) 30X 1. Adresszeile 30X 2. Adresszeile 30X 3. Adresszeile 30X Strasse 8X Postleitzahl 30X Ort

5X Land

Die Adresse ist in dieser Form auf 5 Zeilen begrenzt, wobei bei kürzeren Adressen allenfalls die 3. Adresszeile auch leer sein kann. Die Darstellung der Adresse auf Basis dieser Angaben ist dem Verarbeitungsprogramm beim Anwender überlassen. Jeder Datensatz ist mit CR / LF abgeschlossen.

28.2 Export-Varianten aus den MOR ! Programmen

Je nach Anforderungen wird der Adressenexport als vorkonfektionierte Auswertung mit - integrierter Selektion und Sortierung oder als - frei definierbare Adressenauswertung mit Selektions- / Sortierungsvorgaben

gemäss Eingaben des Anwenders - Aufruf eines sogenannten Verarbeitungstyps, dh eines speziell vorbereiteten

Programmes, das die gewünschte Exportdatei erzeugt. Der Programmaufruf kann in den Etiketten- / Verarbeitungstypen als Parameter abgelegt werden.



28.3 Übersicht über weitere Möglichkeiten für den Export von Daten aus APPX-Applikationen

Für den Export von Daten aus APPX-Applikationen stehen dem Benützer zusätzlich noch verschiedene weitere Möglichkeiten zur Verfügung: 1. ODBC-Schnittsstelle

APPX stellt eine ODBC-Schnittstelle zur Verfügung, mit der jede Datei vollständig und immer aktuell in anderen Applikationen mit ODBC-Schnittstellen zur Verfügung steht. Greift die ODBC-Schnittstelle direkt auf die Stammdaten zu, so ist zu beachten, dass immer alle Datensätze übergeben werden und dement-sprechend allenfalls vor einer Auswertung noch entsprechende Selektionen durchzuführen sind (z.B. Access, Excel usw.).

2. Flat-Files Für alle wichtigen Stammdateien stehen Exportprogramme zur Verfügung. Diese Programme erstellen Ascii-Dateien mit fixen Feldlängen, in die jeweils alle Daten der entsprechenden Datei exportiert werden. Diese Dateien können anschlies-send in jede dritte Applikation importiert werden, die über eine Importfunktion verfügt.

3. Spezielle Exporte

Wird ein Export gewünscht, bei dem die Daten vorgängig selektiert, sortiert und allenfalls aus verschiedenen Dateien zusammengezogen werden müssen, so ist ein spezielles Exportprogramm zu erstellen. Viele solche Exportprogramme existieren schon und können mit kleinem Aufwand an neue Anforderungen an den Export angepasst werden. Speziell zum Bereich Adressen besteht die Möglichkeit, die durch die flexiblen Adressauswertungen selektierten Adressen direkt zu exportieren (über eine Verarbeitung, die den JOB MAD ADRESSEN EXPORT aufruft). Ausserdem besteht auch die Möglichkeit, an eine Adressen-auswertung einen vom Benutzer bzw. Projektleiter definierbaren Adressenexport anzuhängen, mit dem beliebige Exportformate (z.B. Vorname als 6. Feld mit ';' getrennt) erstellt werden können. Um diesen Export zu verwenden, müssen aber immer genaue Vorgaben bekannt sein, andernfalls wird besser der Standard-export verwendet.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Export von Adressen


Beispiel einer speziellen Verarbeitung für den Export von Adressen Die Selektion / Sortierung ist als Adressenauswertung gespeichert und kann somit jederzeit wieder abgerufen werden für eine erneute Auswertung auf dem aktuellen Adressen-bestand (Scan / F2 auf dem Stamm der vorgespeicherten Auswertungen).



Der Export ist eine spezielle Anwendung vom Typ 'Auswertung / Etiketten', der im Beispiel mit einer Selektion nach Adressennummern und Stichworten verbunden ist. Nach den verschiedenen Selektions- und Sortiervorgaben folgt für diesen Typ der nachfolgende Selek-tionsschirm.



der Verarbeitungstyp kann in den Auswertungen zur Adressenverwaltung ‚neue Auswertungen definieren’ / ‚Verarbeitungs-/Listentypen’ definiert werden wie unten dargestellt



Zwischenresultat beim Export von Adressen / Datei FADR

Falls das Resultat der Datei FADR in der gewählten Datenbank mit EXCEL geöffnet wird, erscheint folgender Dialog.



Beispiel für die Übernahme einer Textdatei (Typ .txt, .msw oder .dat) nach Excel. Dazu sind die folgenden Schritte durchzuführen: 1. im Excel wird das pulldown-Menu DATEI und die Option 'OEFFNEN' gewählt und

anschliessend wird diejenige Datei ausgewählt (Adressenexportdatei), in die die gewünschten Adressen exportiert worden sind. Im obigen Beispiel ist dies: Y: \db\MEN\MAP\DATA\FADR.DAT.

2. über den Kontrollbutton TEXT... im Dialog 'OEFFNEN' werden die verschiedenen Optio-nen angezeigt, die für das Importieren der Datei zur Verfügung stehen. Je nach Programmversion führen die Optionen 'fixbreite Kolonnen', 'Leerzeichen' oder 'benutzerdefiniert' zum Erfolg und die Datei steht anschliessend als normale Excel-Datei zur Verfügung. Sofern auf einem Windows-System gearbeitet wird, sind die Daten im ANSI-Code auf der Übergabedatei gespeichert.

3. andere Programmversionen von Excel oder anderen Programme wie Access, Lotus 1-2-

3, Paradox usw. verfügen über ähnliche Helferprogramme (wizards), sodass eine solche Textdatei in praktisch alle anderen Programme importiert werden kann.

MOR ! TIME Standardbriefe für Mitglieder, Adressen.... 23.07.2012 / HEN / Neu

00060313.DOC/ 164 / 184

29 Standardbriefe für Mitglieder, Adressen....

Vor allem in der Mitgliederverwaltung, allenfalls aber auch in anderen Bereichen (Liegenschaften, Adressen allgemein) kommt es häufig vor, dass standardisierte Briefe an betroffene Adressen versandt werden sollen, z.B. - Neueintritt eines Mitgliedes: Eintrittsbestätigung - Austritt eines Mitgliedes: ..... usw. Der Druck solcher Briefe wird durch die Option 'Standardbriefe' wie folgt unterstützt: 1. Eröffnen von Standardbriefen in WORD als Worddokumente mit Textmarken, für

die dann später vom Auswertungsprogramm die Adressen für den Druck übergeben werden. Sofern die Option 'MOR ! Office' installiert ist, können die Briefvorlagen mit der Option 'Serienbrief' bereits richtig vorbereitet werden, indem die Textmarken automatisch gemäss Vorlage im Dokumentenbereich eingetragen werden. Die folgenden Textmarken werden bei der Auswertung von Standardbriefen für Mitglieder mitübergeben und können damit im Brief verwendet werden.

- Adresse1 - Adresse8 Postadresse (max. 8 Zeilen)

Anrede ab Adresse Kurzadresse einzeilige Adresse AdressenNr Adressnummer / Mitgliednummer Kategorie Mitgliederkategorie Geburtsdatum ab Mitgliederstamm Eintrittsdatum ab Mitgliederstamm Austrittsdatum ab Mitgliederstamm

Die entsprechenden Daten werden bei der aktuellen Auswertung durch das Modul 'Postadresse' aufbereitet, dh. - die Einschiebe- / Umstellungscodes zur Adresse werden interpretiert - Adressenumleitungen über X1- / X2 - Beziehungen werden ausgewertet


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2. Speichern der Pfadvermerke für Standardbriefe in den Adressenparametern

unter - Anwenderparameter - Standardbriefe

Je Brief werden dazu die folgenden Daten festgehalten

- Kurzidentifikation zum Brief (10X), z.B. 'Eintritt' - Beschreibender Text zum Brief (30X), z.B Eintrittsbestätigung - Dokumentenpfad (33X / .... ohne Erweiterung .doc), z.B. N:\m!office\einbest - Sprachabhängiges Briefdokument Y/N, dh. bei Y wird beim Druck des

Standardbriefes der Dokumentenbezeichnung der Briefvorlage noch der Sprachcode der betreffenden Adresse angehängt. Für diesen Fall muss somit das Ausgangsdokument in jeder verwendeten Sprache erfasst werden, (also z.B. einbest1.doc / einbest2.doc etc.)

- Dokument bei späterer Auswertung sofort drucken Y/N (N: das Dokument kann vor dem Ausdruck noch angepasst werden und wird vom Anwender in WORD dann selbst für den Druck freigegeben

- Adressennummer (fakultativ). Sofern die Adresse, an die der Brief geschrieben werden soll, von der Mitgliederadresse abweicht, kann hier die entsprechende Adressennummer eingegeben werden.

- Beispiel: einem Mitglied wird beim Eintritt ein Betreuer zugewiesen, der mit diesem Brief über den Neueintritt informiert wird.

- Brief nach Druck speichern 0/1/2 (erfordert die Option MOR ! Office) 0 - nicht speichern nach Druck 1 - Brief speichern und in Office-Archivdatenbank eintragen 2 - Brief nicht speichern, aber in Office-Archivdatenbank eintragen, dass der

betr. (Standard-)Brief geschrieben wurde.


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3. Auswerten / Drucken von Standardbriefen

Standardbriefe können wie folgt aufgerufen werden a. aus der Mitgliederverwaltung

- Steuerleiste zum Mitglied (Mitglieder-DL-Bildschirm) - Option 4) Mitgliederbriefe

Dem Benutzer werden die vorbereiteten Standard-Briefeinträge angezeigt und er kann wählen, welche dieser Briefe zum betreffenden Mitglied aktuell geschrieben werden sollen.

b. aus der Adressenverwaltung

- Steuerleiste zur Adresse - Adressenbriefe

Sofern zur entsprechenden Adresse kein Mitglied existiert, werden keine mitgliederbezogenen Textmarken übergeben (blank)

c. aus den allgemeinen Adressenauswertungen als Serienbrief an alle ausgewählten Adressen über einen speziell zu eröffnenden Etikettentyp.

MOR ! TIME Standardbriefe für Mitglieder, Adressen ...


Standardbriefe werden in den 'Adressenparametern / Anwenderparameter / Standard-briefe' abgelegt mit zugehörigen Parametern.

MOR ! TIME Standardbriefe für Mitglieder, Adressen ...


Der Aufruf der Mitgliederbriefe erfolgt über die Steuerleiste ‚Briefe’ auf dem Mitglieder-DL-Bildschirm. Dem Benutzer werden anschliessend die vorbereiteten Standardbriefe über die Steuerleiste ‚weiter zur Dokumentenwahl’ angezeigt und er kann diejenigen für Druck anwählen, die momentan benötigt werden.

MOR ! TIME / Abonnentenverwaltung Abonnemente / Werbeabonnemente 23.07.2012 / HEN/ Neu


30 Abonnemente / Werbeabonnemente

In der Abonnentenverwaltung werden Zeitschriftenabonnemente als Dienstleis-tungen im DL-Stamm definiert, u.a. mit den Datenfeldern - DL-Nummer / Primärschlüssel (5X) Je Zeitschrift und Abo-Typ (z.B. normales Abo, jährliche Zahlung / halbjährliche

Zahlung / monatliche Zahlung / AHV- oder Rentner-Abo etc) wird eine eigene DL belegt

- DL-Bezeichnung, z.B. 'Zeitschrift-XY / Jahresabonnement'. Die DL-Bezeichnung

kann allenfalls in verschiedenen Sprachen (je nach Sprache des Abonnenten) abgelegt werden

- Zeitungen / Zeitschrift; da mehrere DL die gleiche Zeitschrift betreffen können,

wird über dieses Feld die eigentliche Zeitschrift festgelegt, die massgebend für die Aufbereitung der Versandetiketten ( z.B. Cheshire) ist

- weitere Datenfelder betreffen

- Abo-Preis / allenfalls bei unter jährigem Aboabschluss 'Freilieferung bis' - Abo-Periode - MWSt-Pflichtigkeit

- Ertragskonti / KSt für das laufende Jahr / und als Abgrenzung für das Folgejahr

(Abonnemente werden häufig zum voraus fakturiert, d.h. der 'Ertrag' wird über das Jahresende hinweg über TP in das Folgejahr übernommen und wird erst dort ertragswirksam. Das Abgrenzungskonto wird (je nach Parameter) anstelle des Ertragskontos bebucht, wenn die Aboperiode auf 1.1.xx - 31.12.xx lautet, wobei 'xx' = Folgejahr. Für alle anderen Fälle, bei denen z.B. ein Teil der Aboperiode in das laufende Jahr und nur der andere Teil ins Folgejahr fällt, wird das normale Ertragskonto bebucht.

Der Abgrenzungsbetrag kann jedoch auch über eine spezielle Liste 'TP-Abonne-mente' ermittelt werden, in der die TP-Anteile aus Aboperioden, die ins Folgejahr fallen, je Zeitung / Zeitschrift ausgewiesen werden. Für diesen Fall wird empfohlen, das Abgrenzungskonto auf die gleiche Konto-Nummer zu setzen wie das normale Ertragskonto, da die TP aus Abonnenten über diese Liste ausgewiesen werden.



Solche speziell definierten Dienstleistungen können jetzt den Abonnenten als Abonnements zugewiesen werden mit - Abonnement Beginn / eventuell später bei Kündigung - Ende - Anzahl Exemplare - eventuell Spezialpreis in der Abschlussperiode - in einer zusätzlichen Datei können allenfalls spezielle Versandadressen

festgehalten werden, z.B.

- eine grössere Unternehmung bestellt 10 Exemplare einer bestimmten Zeitschrift, wobei

- 3 Exemplare an den Hauptsitz - 1 Exemplar an die Marketinggruppe an anderer Adresse - je 2 Exemplare an die drei Geschäftsstellen (in drei verschiedenen

Städten)

gehen.

Mit der Eröffnung eines Abonnements (Zuweisung einer Abo-DL zu einem Abonnenten) wird gleichzeitig ein Flag gesetzt, womit dieses Abo automatisch in die tägliche Abo-Verrechnung einfliesst mit der Wirkung, dass dem Abonnenten (= Debitor) die entsprechende Abo-Rechnung angeschlossen wird zwecks - Kontrolle der Zahlung - Mahnung bei Ablauf der Zahlungsfrist - Neufakturierung bei Ablauf einer ersten bezahlten Abo-Periode usw. Die Abonnentenverwaltung ist damit eine sehr hoch automatisierte Anwendung, die Abonnemente über Jahre hinweg selbständig erneuert / fakturiert. Dabei stehen dem Benützer jedoch alle notwendigen Eingriffspunkte zur Verfügung, um Abonne-mente auf Wunsch der Abonnenten - aufzuheben / Kündigung - zu sistieren / aussetzen für eine wählbare Periode und gleichzeitig Abo-Ende

mitverschieben - Umwandlung auf anderen Abo-Typ (andere Periodizität oder andere Zeitschrift)

usw.



30.1 Werbeabonnemente (Option)

Verschiedene Zeitschriften arbeiten mit sogenannten Werbe- oder Probeabonne-menten, wobei speziell ausgewählten Nichtabonnenten die Zeitschrift für eine bestimmte Zeit gratis zugestellt wird, aber mit Beilage einer normalen Abonnement-Rechnung (eventuell zu reduziertem Preis für die erste Periode). Auf dieser Rechnung ist die Werbeperiode vermerkt mit dem Hinweis, dass mit Zahlung des Abo-Betrages die Zustellung nach Ablauf der Werbeperiode automatisch im Abonnement weitergeführt wird. Die Rücklaufquote solcher Neuabschlüsse bewegt sich in der Grösse von einigen Prozenten der ausgewählten Adressen und ist natürlich stark von der Qualität der ausgewählten Adressen abhängig, u.a. - anschreiben speziell ausgewählter Adressen, die das Fachgebiet interessiert - keine bereits bestehenden Abonnenten einbeziehen - keine Adressen einbeziehen, die bei letzten Werbeaktionen kein Interesse am

Abschluss eines Abonnements gezeigt haben. Obwohl im Prinzip für jede beworbene Adresse ein Abo-Einzahlungsschein gedruckt wird, entsprechen diese Einzahlungsscheine nicht echten Rechnungen, die rechtlich gültig gemahnt werden können. Ein Auftrag für ein Abonnement entsteht erst mit der Zahlung über einen solchen Einzahlungsschein. Die Kontrolle solcher Werbeabos erfolgt deshalb nicht über den Bereich Debitoren / Rechnungen, sondern über einen speziellen Werbeabo-Bereich mit dem folgenden Ablauf 1. aufbereiten des für die Werbung geeigneten Adressenmaterials

- interessierte Fachkreise - keine bereits bestehenden Abonnemente - keine gesperrten Adressen (ohne Reaktion bei früherer Werbeaktion oder

sogar mit aktiver Mitteilung, dass kein Interesse vorhanden sei) .



2. Als Resultat wird eine Werbe-Versanddatei angelegt zu den ausgewählten

Adressen mit den folgenden Angaben: - Adressen-Nummer der Werbeadresse - DL / Abo-Typ, der angeboten wird, z.B. Zeitschrift-XY / Jahresabo - Anzahl Freiexemplare (Werbeperiode) - Aufbereitungsdatum, entsprechend dem Datum erster Versand - Werbe-Versandcode 'Werbeaktion DL/YY.MM' (Mediacode)

Es können gleichzeitig beliebig viele Werbeabo-Verarbeitungen für eine oder mehrere Zeitungen / Zeitschriften aktiv bearbeitet werden.

3. Diese Datei kann anschliessend noch eingesehen, eventuell bearbeitet werden mit dem Ziel, dass einzelne Adressen, von denen man bei Nachbearbeitung annimmt, dass kein Interesse bestehen wird, noch gesperrt werden können.

4. drucken der Abo-ESR für die ausgewählten Adressen. Der Versand kann

entweder über diese ESR erfolgen, oder diese werden der Zeitschrift beigelegt und der Versand erfolgt z.B. über Cheshire-Etiketten. Die Etiketten für Werbeabos werden auf jeden Fall separat gedruckt, fliessen also nicht in den normalen Versand ein (meist z.B. auch direkt per Post unter Umgehung der eigenen Verträgerorganisation). Werbeabos sind in der ESR-Zeile speziell markiert.

5. der Druck der Versandetiketten für die einzelnen Werbeversande erfolgt im

Weiteren ab der Werbe-Kontrolldatei (2), wobei allenfalls Adressen, die die Werbung ablehnen, gemäss (3) auch zu einem späteren Zeitpunkt noch gesperrt werden können.

6. ESR-Zahlungen verbuchen. Das Zahlungsprogramm erkennt Zahlungen von

Werbe-ESR selbsttätig und verbucht diese speziell - Kontrolle 'ist bereits ein Abonnent zur Adresse eröffnet'; wenn nein wird ein

neuer Abonnent eröffnet - Kontrolle 'besteht ein Abonnement für die betreffende Zeitschrift'; wenn nein,

wird ein Abonnement eröffnet - anschliessend wird die Abo-Rechnung mit der richtigen Abo-Periode gemäss

Werbeversand generiert und anschliessend direkt die bereits eingegangene Zahlung zu dieser Rechnung verbucht (womit das Abo gültig wird)

- auf dem Abonnement wird der Abschlussgrund 'aus Werbeaktion DL/YY.MM' eingetragen (Mediacode)

- zum Abschluss wird der Werbe-ESR aus der Werbe-Abo-Datei gelöscht, womit Versand und Rechnungsstellung für weitere Aboperioden ab sofort

über die normale Abo-Verwaltung läuft.



In der Werbe-Abo-Datei bleiben schlussendlich damit nur die folgenden Einträge stehen: - gesperrte Adressen, die der Anwender selbst oder auf Verlangen des

Beworbenen für die betreffende Zeitschrift gesperrt hat - noch laufende Werbeabos, die nach Ablauf ebenfalls auf 'gesperrt' gesetzt

werden (gesperrt, da keine Reaktion auf Werbeversand)

Diese aus früheren Werbeversanden gesperrten Adressen werden für zukünftige Werbe-Selektionen nicht mehr einbezogen. Es ist jedoch möglich, die betreffen-den Einträge wieder zu löschen (für Werbung freizugeben), z.B. - alle Werbe-Sperren betreffend Zeitung -XY, die älter als XX Monate sind. - eine einzelne Adressensperre für eine Adresse direkt manuell. Eine einzelne Adresse kann für die gleiche Zeitschrift nur einmal in der Werbe-Abo-Datei geführt werden, - als aktive Adresse in einem Werbeversand - als gesperrte Adresse in diesem oder einem früheren Werbeversand, d.h. die

Sperre wurde noch nicht wieder gelöscht.

MOR ! TIME / Abonnentenverwaltung Abonnemente / Werbeabonnemente


Aktionen für Werbeversände werden aus dem Menu 'Verarbeitungen' zur Mitgliederverwal-tung aufgerufen. Nach dem Aufruf werden alle laufenden Werbeaktionen aufgezeigt.



Mit der Steuerleiste ‚Aktion Detail’ werden die Grundvorgaben zur Werbeaktion, die auf dem 'header' gespeichert sind, angezeigt, u.a. auf welchem DL-Code die Werbeaktion aufbaut, dh. welche DL / Abonnemente generiert werden für das Mitglied, wenn eine Zahlung eintrifft. Weitere mögliche Optionen sind danach: - Adressen bearbeiten - Werberechnungen drucken - Drucktexte zur Werbeaktion erfassen und / oder alle Drucktexte (mit Sprache) - Adressenselektion, dh. an welche Adressen geht die Werbeaktion. Es wird hier auf die

allgemeinen Auswertungen zur Adressenverwaltung verwiesen. - Zahlungsjournal drucken - Rücklauf berechnen. Der so berechnete Rücklauf kann dann über die Steuerleiste

‚Aktion im Detail‚ angesehen werden.



Der Text zu einer Werbeaktion als Eindruck auf dem EZ-Schein (ESR) oder auch als normaler Brief zum versenden (mit Steuerleiste ‚Texte sep’) .

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Spenden- und Zeitungsaktionen / ESR-Druck, Verbuchung 23.07.2012 / HEN / Neu


31 Spenden- und Zeitungsaktionen / ESR-Druck, Verbuchung

Die beiden Bereiche 'Spendenverwaltung' und 'Zeitungsaktionen' sind zwei optionale Zusatzbereiche zu MOR ! TIME. - Spendenverwaltung: aufbauend auf dem Begriff der Spendenaktion (Aktion, für

die gesammelt wird) können Spendenaufrufe erstellt werden (Druck vom Spenden-ESR nach verschiedenen Varianten). Für die Selektionen der Adressen kann auch das bisherige Spendenverhalten der Gönner berücksichtigt werden. Spendeneingänge (ESR) werden automatisch bei der Spendenaktion verbucht und auch als Spendendetail bei der Gönneradresse festgehalten. Für die Verdankung stehen verschiedene Möglichkeiten mit Integration der Verdan-kungsbriefe in die Textverarbeitung (WinWord) zur Verfügung.

- Zeitungsaktionen: sind eine effiziente Unterstützung der Versandabteilung für

Artikel, die über eine Kleinanzeige (z. B. in der Mitgliederzeitung) angeboten werden, wobei das Mitglied direkt bestellen kann durch Einzahlung des von ihm selbst errechneten Beitrages mittels eines der Zeitung beigelegten ESR.

31.1 Der Aufbau der ESR - Zeile für Spenden - ESR und Aktionen

- die ESR - Zeile kann je nach ESR - Version beim Kunden verschiedenartig aufgebaut sein und enthält die folgenden Informationen

- die ESR - Referenz - Nummer der Organisationen - die Spendenaktion - die Mitglied- / Abonnenten - Nummer - die Rechnungs - Nummer, die der Spendenaktion bei der Eröffnung

zugewiesen wurde



31.2 Definitionen zur Spendenaktion

- alle Spenden - ESR beziehen sich auf eine Spendenaktion, die vorgängig mit den folgenden Daten eröffnet wird

- Aktions- Nr 0 - 99 - Text zur Aktion 2 x 30X - Debitor - Nr zur Aktion 10X / 4X - pro Aktion kann ein entsprechender

Debitor eröffnet werden als Verbin-dung zum Rechnungswesen (*)

- Rechnungstyp für ESR 3X - der Rechnungstyp steuert die Ver-buchung des ESR über die zugehöri-gen Parameter

- Rechnungs - Nr zum ESR 6X

- Ertrags - Konto/- Kostenträger - dem eingehende Spenden gutzu-schreiben sind

- Soll - Konto/- Kostenträger - auf das Spenden eingehen (Zahlungs-

konto) (*) sofern bei Eingang von VESR-Zahlungen ein Spendendetail pro Spender fest-

gehalten werden soll, muss die Spenden-Nummer numerisch gewählt werden (Adressen-Nummer, Mitglied-Nummer, Debitorennummer), da in der ESR-Zeile nur numerische Werte übergeben werden können.

31.3 Die Verbuchung von Spenden-ESR ab ESR-Diskette

Damit Zahlungen verbucht werden können, müssen diese einer entsprechenden Rechnung zugewiesen werden. Mit Verbuchung der Zahlung entsteht dann ein Journaleintrag über diese Zahlung. Das Journal wird im Tagesabschluss in den Sammelbeleg übertragen und geht mit der Übernahme in die Finanzbuchhaltung als Beleg (Sammelbuchung) in diese ein. Die normale Verarbeitung von ESR-Zahlungen umfasst die folgenden Schritte



- ESR-Datei (Diskette) einlesen über die COM-Schnittstelle und an die ESR-

Verbuchung weitergeben, allenfalls zusätzlich in der COM-History speichern - die ESR-Verbuchung sucht den zugehörigen Debitor / die Rechnungsnummer

und verbucht die Zahlung mit

- OP auf Debitor und Rechnung nachführen - Zahlungsbuchung (Journal) zur Rechnung anfügen

Die weitere Verarbeitung der Journalbuchungen erfolgt im Tagesabschluss mit Kumulierung in den Sammelbeleg.

Für die Verarbeitung der Spenden-ESR wird dieses Buchungsmodell wie folgt erweitert. Für jede Spendenaktion wird ein geeigneter Spenden-Debitor definiert, dem mit Eröffnung der Spendenaktion eine eigene, zur Aktion gehörende Rechnungs - Nr zugewiesen wird. - mit Eröffnung der Aktion wird zusätzlich zum bereits eröffneten Debitor eine

entsprechende 'leere' Rechnung mit Rechnungstotal 'null' automatisch generiert (ohne Journaleinträge)

- für Spenden muss davon ausgegangen werden, dass pro ESR - Diskette allenfalls

viele Zahlungen zu einer Spenden-Aktion eingehen. Die Verbuchung dieser Spenden erfolgt in einer speziellen Spenden - ESR - Verbuchung

- pro ESR - Verbuchungs - Lauf wird ein Zahlungs - Journal generiert, auf dem

das Total aller Spenden ausgewiesen wird

- mit der Verbuchung der ESR werden die folgenden Buchungen zur Rechnung und im Sammelbeleg durchgeführt

1. es wird ein spezieller, zusätzlicher Journaleintrag 'Spendenerlös' aller zu

einer Aktion in der laufenden Verbuchung eingegangenen Spenden generiert mit Ertrags-Kto/Ktr gemäss Spendenaktion. Dieser Journaleintrag ersetzt die bei Spenden fehlende Rechnungsverbuchung, die normaler-weise die Ertragsbuchung liefert.

2. zusätzlich wird ein entsprechender Journal - / Zahlungseintrag generiert

über den Gesamtbetrag aller in diesem Lauf verbuchten Spenden gemäss 'Total ESR - Journal' zur Spendenaktion



Als Folge dieser beiden Journaleinträge wird auf der zur Aktion gehörenden Rechnung

- der Ertrag (Rechnungs - Total) dem Zahlungseingang entsprechend erhöht - der Betrag 'total bezahlt' entsprechend dem Zahlungseingang ebenfalls um

den gleichen Betrag erhöht

Die Rechnung zur Spendenaktion bleibt damit ausgeglichen (OP = null), aber wird gesamthaft um den neuen Ertrag erhöht und mit den obigen beiden Journalbuchungen journalisiert.

- als letztes wird zusätzlich die Spende im Spendendetail des Gönners eingetragen

und das Spendentotal des Gönners wird für das laufende Jahr nachgeführt.

31.4 Verbuchungen von Bestellungen aus Aktionen, die in Zeitungen angekündigt werden

(z.B. Mofa- / Velovignetten / Werbeartikel etc.). Typisch für solche Aktionen ist, dass die Ware bestellt wird, indem vom Kunden die entsprechende Zahlung über ESR+ im Voraus geleistet wird. Dabei handelt es sich häufig um Artikel mit geringem Wert. Mit Eingang einer Vorauszahlung wird der Kunde anschliessend beliefert. Die ESR-Diskette wird auch hier normal über den COM-Import eingelesen, und ähnlich wie eine Spende verarbeitet (d.h. keine Abbuchung am Debitor, da keine Rechnung gestellt ist). Gleichzeitig wird fakultativ eine Kontrolldatei 'Aktions-auswertung' erstellt, in der jede für die Aktion eingegangene Zahlung eingetragen wird. Die anschliessenden Verarbeitungen unterstützen - Kontrolldruck / Abfrage der Kontrolldatei 'Aktionsauswertung' - Ausdruck von Versandetiketten mit Vermerk, für welche Aktion einbezahlt wurde.

Mit dieser Etikette kann der Aktionsartikel dem Kunden zugestellt werden Verschiedene Kontrollfelder in der Datei 'Aktionsauswertung' unterstützen die Kontrolle des Versandes, z.B. bei tel. Nachfragen durch den Kunden - wann wurde vom Kunden einbezahlt - wann wurden die Zahlungen verarbeitet und die Versandetiketten erstellt.



- Auswertungen zu Aktionen (Option)

Die Steuerdatei für Aktionen und Spendenprojekte weist zusätzliche Felder auf, mit denen verschiedene Folgeverarbeitungen aktiviert werden können

- Liste der Einzahler drucken - Versandetiketten drucken - Serienbrief drucken (an Einzahler) mit der Option MOR ! OFFICE / Serienbriefe

- Versandetiketten für Aktionen

Die Versandetiketten können in der Kopfzeile mit einem variablen Text (20X) versehen werden, in dem z.B. direkt die bestellten Artikel codiert werden können für das Rüsten und Bereitstellen zum Versand. Zu diesem Zweck kann zu jeder Aktion in einer speziellen Datei 'Aktions-Artikeltexte' ein geeigneter Text abhängig vom einbezahlten Betrag definiert werden zur Identifikation der bestellten Artikel. Wird ein solcher Text zum Betrag gefunden, so wird dieser in die Etikette eingedruckt, andernfalls wird der einbezahlte Betrag eingedruckt.

In der Schlussetikette werden gesammelte Daten zum Drucklauf aufgeführt

- Anzahl Etiketten / Einzahlungen - Anzahl Artikel-1...-5 - CHF Umsatz Artikel-1...-5 - CHF Umsatz 'nicht zuweisbar' zu Artikeln - CHF Umsatz total

- Aktions-Artikeltexte

In dieser zusätzlichen Steuerdatei können pro Aktion beliebig viele Datensätze zu 'ESR+'-Beträgen'' eingetragen werden, die eine Umwandlung des bezahlten Betrages in einen Text für den Aufdruck auf der Versandetikette ermöglichen. Eine Aktion kann dabei bis zu fünf verschiedene Artikel umfassen, z.B.:

- Aktion 601/Velovignetten zu CHF 4.50 und Mofavignetten zu CHF 7.--. Die

folgenden Einträge sind dann sinnvoll in der Datei 'Aktions-Artikeltexte'

601.....4.50 1.VV (1/0) 601.....7.00 1.MV (0/1) 601.....9.00 2.VV (2/0) 601...11.50 1.VV / 1.MV (1/1) 601...14.00 2.MV (0/2) usw.



- MWSt-Überlegungen / Bestandesführung zu Aktionen

Beim Aktionsversand werden keine Debitoren mit Rechnungen erzeugt, da es sich im Normalfall um Vorauszahlungen für Artikel mit relativ geringem Wert handelt. Damit fehlen die direkten Voraussetzungen für die automatische Nachführung von Beständen im Lager und für die MWSt-Abrechnung. Als Ersatz wird die im vorgehenden Abschnitt aufgeführte Schlussetikette ausgedruckt, die gesammelte Daten zum Versandlauf enthält. Die Sammelzahlen aus den Schlussetiketten können z.B. monatlich nacherfasst werden als Sammelrechnung. Damit werden auch gleichzeitig die Grundlagen für die Bestandesführung und die MWSt-Abrechnung erzeugt.

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Versicherungsadministration 23.07.2012 / HEN / Neu


32 Versicherungsadministration

MOR ! TIME / Versicherungsadministration baut auf den Modulen der Mitglieder-verwaltung mit frei definierbaren Dienstleistungen auf. Damit stehen einerseits die Module der Mitgliederverwaltung zur Verfügung wie - Beträge / Mitgliederfakturierung nach Kategorien - Ein- / Austritt - Sektionen / Abteilungen - Mitgliederstatistiken nach diversen Kriterien - Versand Mitgliederzeitung / ausbaubar zur Abonnentenverwaltung - Verbindung zum Rechnungswesen usw. Die Versicherungsadministration umfasst zusätzlich die Programme für die zwei Hauptbereiche - Versicherungsmodelle / -kassen / Prämien für verschiedenste Versicherungs-

typen können entweder den normalen Prämienmodellen MOR ! TIME folgen oder kassenindividuell gelöst werden (z.B. mit Grundprämie, Eintrittsalter (techn.), Selbstbehalt usw.).

- Prämienrechnungen / Ratenzahlungen - Einmalprämien - Storno- / Historyfunktionen - Debitoren / Zahlungen (ESR, LSV) / Mahnwesen - Versicherungsstatistiken

- Schadenbehandlung - Schadenannahme / Schadenberechnungsmodelle - Schadenabrechnung / Rezidivfälle - Storno- / Historyfunktionen - Schadenauszahlung (Verbindung zu Kreditoren / Hauptbuch)

Die einzelnen Kassenmodelle beruhen auf Dienstleistungen, die den Versicherungs-nehmern gemäss Versicherungsmodell (Alter, Eintrittsalter, Wartefristen, Selbstbehalte usw.) periodisch in Rechnung gestellt werden. Parameter zur Dienstleistung sind u.a. - DL-Periode / -Fakturaperiode bei Ratenzahlungen - Teilzahlungszuschläge / Teilprämien

- fixe / variable Prämie

MOR ! TIME / Mitgliederverwaltung Versicherungsadministration 23.07.2012 / HEN / Neu


- Vorlaufzeit für nächste periodische Rechnung - Stornoparameter für Storno bei ausbleibender Zahlung - Justierung Fakturaperiode wahlweise auf Jahresanfang Die Prämienfakturierung wird auf Verfalldatum automatisch vorbereitet, wobei verschiedene Versicherungen wahlweise auch auf einer Rechnung zusammenge-zogen werden können. Spezielle Zusatzfunktionen unterstützen die periodische Fakturierung wie - Umwandlung von einer Kategorie in die andere mit Differenzabrechnung - Historyfunktion zum Nachweis des aktuellen Standes einer Police bei langjährigen

Verträgen - automatisierte Stornofunktion variabel aktivierbar bei Fehlerfassungen oder

fehlenden Zahlungen Die Prämienfakturierung kann bei Bedarf auch verbunden werden mit dem Erstellen eines Mitglieder- / Versicherungsausweises. Die Schadenabrechnung ist mit ähnlichem Komfort aufgebaut wie die Fakturierung und wird pro Schadenfall durch eine Historyfunktion unterstützt, über die nachträg-liche Änderungen in der Schadenbeurteilung und Schadenabrechnung rasch und einfach bis zur Detailbuchung überprüft werden können. Stichworte dazu sind u.a. - neuer Schadenfall / rezidiv - nachträgliche Änderung von (Teil-) Erwerbsunfähigkeit, Beginn / Ende der

Schadenperiode - Karenzfristen - Selbstbehalte / Franchisen / Fallpauschalen Die Schadenabrechnung kann mit den Modulen Kreditoren / Finanzbuchhaltung verbunden werden zwecks Integration der Schadenzahlungen in den allgemeinen Zahlungsablauf.

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MOR ! TIME Mitglieder- / AbonnentenverwaltungTIME... · 11 Dienstleistungen / Artikeldatei 51 12 DL ... Erstellen der Fakturen / Einzahlungsscheine für Beiträge und Dienstleistungen