Netzworking - NGO, ledig, jung sucht … Kriterien für das erfolgreiche Suchen & Finden eines Online-Dienstleisters.

19. November 2010

Netzworking - NGO, ledig, jung sucht … Eine schwierige Beziehung

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Netzworking - NGO, ledig, jung sucht … Eine schwierige Beziehung

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Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short! Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches Spielregeln Die Top 5

Freelancer oder Agentur?

Konstellation I NGO arbeitet nur mit Freelancern Externer Projektleiter/Berater Betreut Team aus verschiedenen Einzel-Disziplinen

Projekt-leiter NGO

Konzept

Design

Technik

Freelancer oder Agentur?

Konstellation II NGO arbeitet nur mit Agentur Agentur stellt zentralen Ansprechpartner Alle Disziplinen aus einer Hand

NGO

Marke | Positionierung

Usability

Konzeption

Interface Design

CMS – Programmierung

SEO / SEM

Social Media

Mobile | iPad | IPTV | ...

Projektleiter

Agentur xy

Freelancer oder Agentur?

Konstellation III NGO stellt eigenen externen Projektleiter Der Projektleiter vermittelt zwischen NGO und Agentur Der Projektleiter koordiniert die Agentur

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NGO

Marke | Positionierung

Usability

Konzeption

Interface Design

CMS – Programmierung

SEO / SEM

Social Media

Mobile | iPad | IPTV | ...

Projektleiter

Agentur xy

Projekt-leiter

Was spricht für eine namhafte Agentur?

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Pros

  Viele Disziplinen aus einer Hand

  Hohe Kreativität   Professionelle Steuerung

und Prozesse   Große Manpower (keine

Ausfälle durch Krankheit, o.ä.)

Cons

  Großer Overhead   Ggf. höhere Kosten   Ggf. Motivations- bzw.

Zielkonflikte   Oft starke Persönlichkeiten

Wie ist die Attraktivität der NGOs als Kunden?

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Pros

  Bei namhaften NGOs großer Imagefaktor

  Hohe Aufmerksamkeit   Abrunden des Portfolios   Potentiale als „Award“-

Projekt   z.T. hohe Motivation bei

den Agentur-Mitarbeitern, da „sinnstiftend“

Cons

  z.T. geringeres Budget als „kommerzielle“ Kunden

  komplexere Abstimmungsprozesse („basisdemokratisch“)

Freelancer oder Agentur?

Von Long zu Short Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches Spielregeln Die Top 5

Von Long zu Short

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Long-List Pitch-List

Von Long zu Short

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Long-List Pitch-List

  Longlist mit sieben bis zehn Agenturen, als erster Schritt des Suchprozesses

  Identifizierung der Agenturen, die für die Aufgabenstellung in Frage kommen

 Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturbeobachtung und Recherche

  Credential Präsentation der Agentur (Positionierung, Größe, Mitarbeiter, Kunden, Internationalität, Case Studies)

  Persönliche Vorstellung mit dem zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)

  Kein spezifischer Aufwand der Agentur, folglich nicht bewerten und bezahlen; Präsentation geht noch nicht auf spezif. Problemstellung des Kunden ein

Von Long zu Short

Long-List Pitch-List

  Longlist mit sieben bis zehn Agenturen, als erster Schritt des Suchprozesses

  Identifizierung der Agenturen, die für die Aufgabenstellung in Frage kommen

 Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturbeobachtung und Recherche

  Credential Präsentation der Agentur (Positionierung, Größe, Mitarbeiter, Kunden, Internationalität, Case Studies)

  Persönliche Vorstellung mit dem zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)

  Kein spezifischer Aufwand der Agentur, folglich nicht bewerten und bezahlen; Präsentation geht noch nicht auf spezif. Problemstellung des Kunden ein

7-10 Agenturen

Von Long zu Short

Long-List Pitch-List

  Longlist mit sieben bis zehn Agenturen, als erster Schritt des Suchprozesses

  Identifizierung der Agenturen, die für die Aufgabenstellung in Frage kommen

 Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturbeobachtung und Recherche

  Credential Präsentation der Agentur (Positionierung, Größe, Mitarbeiter, Kunden, Internationalität, Case Studies)

  Persönliche Vorstellung mit dem zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)

  Kein spezifischer Aufwand der Agentur, folglich nicht bewerten und bezahlen; Präsentation geht noch nicht auf spezif. Problemstellung des Kunden ein

7-10 Agenturen

  Auf Basis der Longlist wird eine engere Auswahl der Agenturen zum Pitch eingeladen

  Diese Agenturen – in der Regel drei Agenturen plus Etathalter – werden für die Wettbewerbspräsentation gebrieft

Von Long zu Short

Long-List Pitch-List

  Longlist mit sieben bis zehn Agenturen, als erster Schritt des Suchprozesses

  Identifizierung der Agenturen, die für die Aufgabenstellung in Frage kommen

 Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturbeobachtung und Recherche

  Credential Präsentation der Agentur (Positionierung, Größe, Mitarbeiter, Kunden, Internationalität, Case Studies)

  Persönliche Vorstellung mit dem zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)

  Kein spezifischer Aufwand der Agentur, folglich nicht bewerten und bezahlen; Präsentation geht noch nicht auf spezif. Problemstellung des Kunden ein

7-10 Agenturen 3-4 Agenturen

  Auf Basis der Longlist wird eine engere Auswahl der Agenturen zum Pitch eingeladen

  Diese Agenturen – in der Regel drei Agenturen plus Etathalter – werden für die Wettbewerbspräsentation gebrieft

vgl. http://www.gwa.de/fileadmin/media-center/Dokumente/Agenturauswahl.pdf

Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short

Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches Spielregeln Die Top 5

Schrittweise Annäherung

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Step 1: Auswahl der Agentur

✔ Ist intern geklärt, welche Art von Agentur Sie für Ihr Projekt suchen? z.B. Allrounder oder Spezialist? ✔ Im Kreis Ihrer Geschäftspartner und Kollegen nach Agenturempfehlungen

umgehört? ✔ Hat die Agentur bereits Kunden aus Ihrer Branche betreut / Erfahrung mit der

Thematik bzw. dem Produkt? ✔ Haben Sie über den Dienstleister schon häufiger in der Fachpresse gelesen? ✔ Haben Sie sich über folgende Kriterien informiert?

  Standort und Größe der Agentur   Struktur/Arbeitsweise   Kundenstruktur   Kompetenzschwerpunkte   Referenzen

✔ Entsprechen Stil, Auftreten und Darstellung der Agentur Ihrem Unternehmen/Ziel?

vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten

Empfehlungen 36%

Werbe Fachpresse

10%

Internet-Recherche

24%

Eigenwerbung 42%

Agenturportraits 5%

Wie informieren Sie sich über potentielle Agentur-Kandidaten?

Quelle: http://www.vdwa.de/downloads/Auswertung_2010.pdf

Schrittweise Annäherung

Schrittweise Annäherung

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Step 2: Vorgespräch

✔ Soll ein erstes Gespräch persönlich oder telefonisch stattfinden? ✔ Genaue Vorstellungen darüber, welche Aufgaben die Agentur

übernehmen soll? ✔ Hat Ihr Ansprechpartner einen positiven, kompetenten Eindruck hinterlassen?

(war er über Ihr Unternehmen informiert? Interesse an Ihrem Anliegen gezeigt? Bereits erste Ideen geäußert?)

✔ Werden Eigenschaften, die Ihnen sehr wichtig sind, vom Dienstleister erfüllt? (Seriosität, Flexibilität, Termintreue, Dialogfähigkeit, Kreativität…)

✔ Können Sie sich auch auf zwischenmenschlicher Ebene eine längerfristige Zusammenarbeit vorstellen?

✔ Wissen Sie darüber Bescheid, wie sich das Honorar zusammensetzt? ✔ Sind die Forderungen angemessen und entsprechen Ihrem Budget? ✔ Wenn Sie die Agentur zu einem Pitch einladen wollen:

Haben Sie über die Modalitäten gesprochen (z.B. Honorar)?

vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten

Branchenerfahrung 28%

Erfolgsnachweis 10%

Effizienz 9%

Namhafte Kunden 5%

Zitate/ Testimonials 1%

Inhabergeführt 3%

Sympathie 13%

Räumliche Nähe 14%

Starkes Interesse

10%

Günstige Preise

7%

Nach welchen Kriterien kommen Agentur-Kandidaten bei Ihnen in die engere Wahl?

Schrittweise Annäherung

20 20

Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short Schrittweise Annäherung

Der Pitch Vertragliches Spielregeln Die Top 5

Der Pitch

Ein Pitch ist ein beidseitiger Charaktertest.

Der Pitch

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Step 3: Auswertung eines Pitches

✔ Ist das Konzept in sich schlüssig und stringent? ✔ Sind die Ziele konkret definiert und entsprechen

diese Ihren Vorstellungen? ✔ Bauen die kreativen Maßnahmen auf die Strategie auf? ✔ Werden die Zielgruppen korrekt definiert? ✔ Sind Kontrollmechanismen und Feedbackmöglichkeiten

eingeplant? ✔ Entspricht das Auftreten der Agenturvertreter

Ihren Vorstellungen? ✔ Entspricht die Art der Präsentation Ihren Vorstellungen? ✔ Liegen die Kosten im Rahmen Ihres Budgets? ✔ Empfinden Sie das Preis-Leistungsverhältnis

als gerechtfertigt? vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten

Der Pitch

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Alternativen zum Pitch – Workshops, Testprojekte, etc.

  …sind qualitativ hochwertige Methoden, die den Verantwortlichen in den Unternehmen und in den Agenturen umfassende Möglichkeiten zur Entscheidungsfindung schaffen.

  Vorteil dieser Methoden:   Intensiveres Kennen lernen ohne „Künstliche Pitch-Situation“   Mehr persönliche Kommunikation, mehr Nähe (Stimmt die Chemie? Passen

wir zusammen?)   Mehr Tiefgang in den Empfehlungen und Ausarbeitungen der Agentur (die

wahre Qualität)   Klappt das partnerschaftliche Miteinander?

> Je besser Kunde und Agentur harmonieren, desto höher die Erfolgschance

vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten

Positionierung 3%

Strategie 17%

Kreativität 20%

Erfolgsversprechen/Sicherheit

12%

Spürbare Begeisterung

13%

Sympathie 13%

Ganzheitliche Lösung

14%

Leistungsbreite 8%

Was sind nach der (Pitch-) Präsentation ihre wichtigsten Auswahlkriterien?

Der Pitch

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Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short Schrittweise Annäherung Der Pitch

Vertragliches Spielregeln Die Top 5

Vertragliches

Step 4: Auftragsvergabe

✔ Ist geklärt, ob ein Projekt- oder ein Rahmenvertrag mit der Agentur geschlossen werden soll?

✔ Ist dem Vertragsabschluss ein ausführliches schriftliches sowie ggf. zusätzlich ein persönliches Briefing (Kick-off Termin oder Anforderungs-Workshop vorausgegangen? )

✔ Wurden darin alle offenen Fragen geklärt? ✔ Haben Sie ein Angebot von der Agentur erhalten, das alle

relevanten Aspekte enthält?

vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten

Vertragliches

Finanzierungsmodelle

NGO Projekt

100% pro bono

teilweise gesponsort (z.B. 50/50)

„reguläres“, wirtschaftl.

Projekt

Vertragliches

Step 4: Vertragsinhalte

✔ Sind im Vertrag Vereinbarungen zu den folgenden Punkten getroffen?   Agenturleistung/Auftragsumfang   Bearbeitungszeitraum/Abgabetermine   Regelungen zur externen Auftragsvergabe durch die Agentur   Vergütung der Agenturleistungen   Zahlungsmodalitäten/Fälligkeiten   Grundsätze der Zusammenarbeit (z.B. Fristen für Protokolle

gemeinsamer Meetings, Freigabe von Arbeitsergebnissen)   Haftungsausschluss/Gefahrenübergang   Konkurrenzausschluss   Geheimhaltung, Aufbewahrung von Unterlagen   Nutzungsrechte   Laufzeit/Vertragsdauer

vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten

Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches

Spielregeln Die Top 5

Spielregeln

Und nun noch ein paar Spielregeln...

Zehn Spielregeln für Werbetreibende

1. Prüfen, ob Wettbewerbspräsentation das beste Auswahlinstrument ist. > Oft sind andere Methoden effizienter, z.B. Erprobung über Projekte.

2. Zweistufiges Auswahlverfahren mit Longlist und Pitchlist. 3. Klar, offen und einfach kommunizieren. 4. Konkrete und transparente Fakten darstellen. 5. Gleiche Bedingungen für alle Teilnehmern gewährleisten. 6. Briefing immer persönlich erklären. 7. Grundsätzlich Rebriefing/Schulterblick anbieten. 8. Realistische Rahmenbedingungen (> 3 bis 6 Wochen Zeit für

strategisch-kreative Präsentation, 2 Stunden Zeit pro Agentur) 9. Vertraulichkeit schriftlich vereinbaren. 10. Partnerschaftliches Verhalten schon im Briefing zeigen.

Vgl. http://www.gwa.de/fileadmin/media-center/Dokumente/Agenturauswahl.pdf

Fünf Spielregeln für Agenturen

1. Briefings für Fragen und Diskussionen nutzen, nicht nur, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.

2. Präsentationen nur von Mitarbeitern, die auch später die Verantwortung tragen.

3. Nur mit Ressourcen arbeiten, die auch bei Projekt-Gewinn darstellbar sind.

4. Kritische Punkte immer offen legen. 5. Konditionen mit verhandeln, nicht jeden Vertrag unterschreiben.

Vgl. http://www.gwa.de/fileadmin/media-center/Dokumente/Agenturauswahl.pdf

Freelancer oder Agentur? Von Long zu Short Schrittweise Annäherung Der Pitch Vertragliches Spielregeln

Die Top 5

Die Top Five

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Wie wähle ich die richtige Agentur aus?

Die Top Five Kriterien!

Die Top Five Die Top Five

1 Matcht die Größe? Hat die Agentur die richtige Dimension für mein Projekt?

Die Top Five

Stimmt die „Chemie“? Kann ich gut mit den Ansprechpartnern der Agentur? 2

Die Top Five

Kennt sie meine Branche? Hat die Agentur Erfahrung mit vergleichbaren Kunden? 3

Die Top Five

Stimmt das Budget? Herrscht Transparenz über die finanziellen Modalitäten? 4

Die Top Five

5 Beherrscht sie die Tools? Setzt die Agentur professionelle Arbeitsmittel ein?

Danke für Ihr Interesse!