OHNE HAKEN UND ÖSEN

IT-Profis implementieren mobiles Drucken in IT-Umgebungen mit vielen

Benutzern

Forrester Research bezeichnet fast ein Drittel aller weltweit Beschäftigten als jederzeit und überall einsetzbare Wissensarbeiter, die an verschiedenen Orten mit drei oder mehr Geräten arbeiten und

eine Vielzahl von Anwendungen verwenden. Prognosen von Forrester zufolge werden 905 Millionen Tablets im Jahr 2017 für berufliche und private Zwecke im Einsatz sein.1

Tablets und Smartphones geben Mitarbeitern die für das mobile Arbeiten benötigte Flexibilität und halten dennoch die Verbindung zum Büro, zu wichtigen Dateien und Kommunikationstools.

Zwar machen sie Mitarbeiter unabhängiger von ihren Schreibtischarbeitsplätzen, aber aus der Ferne Dokumente über diese Geräte zu drucken kann eine Herausforderung darstellen. Häufig wird mobiles Drucken nicht unterstützt. Da Unternehmen aufgrund von Sicherheitsbedenken keinen bedingungslosen Datenzugriff gewähren können, sind die Mitarbeiter gezwungen, Druckinhalte über Ihre PCs zu drucken. Dadurch bleibt das Praktische und Effektive mobiler Arbeitsweisen teilweise auf der Strecke.

Immer mehr Drucker sind jedoch mittlerweile für das Drucken über eine Reihe von mobilen Geräten geeignet. Wireless-Verbindungen wie Peer-to-Peer-Verbindungen im WLAN machen es möglich. Der Trend zu mobileren Belegschaften verändert die Funktion des Arbeitsplatzes und erhöht die Anpassungsfähigkeit der Mitarbeiter, die nun immer dort aktiv werden können, wo es gerade nötig ist. Doch auch die Büro-IT muss mit dieser Entwicklung Schritt halten.

Zum besseren Verständnis, wie mobiles Drucken Arbeitsplätze in unterschiedlichen Branchen bereichern kann, geben drei IT-Profis die Erfahrungen weiter, die sie bei der Einrichtung und Nutzung des mobilen Druckens in ihrem jeweiligen Umfeld gemacht haben. Sie berichten aus folgenden Branchen:

EINFÜHRUNG

BILDUNGSWESEN FERTIGUNG GESUNDHEITSWESEN

Eine mit der Zeit gehende Universität passt seine Druck-möglichkeiten an die immer intensivere Nutzung von Smart-phones, Tablets und Laptops durch die Studierenden an.

Ein Hersteller von medizinischen Geräten nutzt Optionen für mobiles Drucken, damit sich seine Mitarbeiter an den Fertigungsstationen aufhalten können, an denen sie gebraucht werden.

Ein im Gesundheitswesen tätiges Unternehmen vermeidet durch mobiles Drucken Produktivitätsprobleme auf seiner von hektischem Betrieb geprägten Notfallstation und gibt Klinikärzten dadurch mehr Flexibilität.

MARK MESZAR Senior Applications Analyst

ORGANISATION Kent State University

BESCHÄFTIGTE Über 25.000 Studierende sowie 2.000 Hochschullehrkräfte und Mitarbeiter einschl. etwa 200 Mitarbeiter bei Informationsdiensten

BILDUNGSWESEN

Vor fünf Jahren trugen die Studierenden an der Kent State University Bücher, Heftmappen und Mobiltelefone mit sich herum, die sie hauptsächlich zum Telefonieren und Versenden von Kurznachrichten verwendeten. Ihre Mobiltelefone von gestern sind heute Minicomputer, mit denen sie Texte verfassen, Nachrichten austauschen, E-Mails versenden, sich in sozialen Netzwerken engagieren, Recherchen durchführen und Dokumente aus dem Cloud-Speicher abrufen. Außerdem sind sie mit Tablets oder Laptops ausgestattet, auf denen sie zusätzlich auch noch Abhandlungen verfassen können. Zurzeit besitzt jeder der an der Universität Studierenden im Schnitt 2,5 kabellose mobile Geräte, schätzt Mark Meszar, Senior Applications Analyst in der IT-Abteilung der Hochschule.

Es liegt auf der Hand, dass sich die Universität mit den Bedürfnissen der Studierenden entwickeln musste.

Computerräume mit verkabelten Rechnern und Kabelverbindungen zu Druckern sind einfach nicht mehr zeitgemäß. Studierende möchten Dokumente auch von ihren mobilen Geräten aus drucken können.

„Mobiltelefone sind heute mobile Computer. Die Leute verwenden sie für immer mehr Aufgaben. Tablets werden im Unterricht sehr häufig für Notizen verwendet und die Laptops der Studierenden sind heute auch deutlich praktischer“, meint Meszar. „Die Verbreitung privater Geräte am Arbeitsplatz hat stark zugenommen. Es ist offensichtlich schwierig, Druckertreiber auf einem Mobiltelefon oder Tablet zu installieren, ohne gleich auch noch jeden Drucker auf dem Campus durch ein neues Modell zu ersetzen, dass diese Geräte unterstützt.“

Als das Druckmanagementsystem der Universität eine Anwendung für den Remote-Druck einführte, zeigten sich die IT-Mitarbeiter an der Uni begeistert. Mit der App konnten die Benutzer Dokumente direkt über einen Web-Browser auf den Druckerserver hochladen oder als E-Mail-Anhang an diesen senden. Jetzt laden Studierende Druckinhalte auf den Druckerserver, der mit 135 über den gesamten Campus verteilten Druckern verbunden ist, ziehen dann zum Bezahlen ihre Ausweiskarte durch das Lesegerät eines beliebigen mit dem Netzwerk verbundenen Druckers und starten den Druckvorgang.

Die Universität hat die Software optimiert und besser auf die Anforderungen abgestimmt. Beispielsweise wurden für die Studierenden individuelle Druckwarteschlangen eingerichtet, in denen nur ihre eigenen Druckaufträge angezeigt werden. Dieses Konzept trägt zur Wahrung des Datenschutzes bei, denn es bleiben keine Seiten mehr im Ausgabefach liegen, die von anderen Personen mitgenommen und gelesen werden können.

KENT STATE UNIVERSITY3

Das neue System für mobiles Drucken wirkt sich nicht nachteilig auf die Druckerwarteschlangen aus und entlastet zugleich die Rechner in den Computerräumen. Früher reservierten Studierende sich Rechner im Computerraum zum Drucken von bisweilen vielseitigen Dokumenten. Heute können sie ihre eigenen Geräte zum Recherchieren und Schreiben verwenden und dann das Dokument direkt an den Drucker senden.

Meszar zufolge war die Implementierung des mobilen Druckens denkbar einfach. Die intuitive Software ist einfach einzurichten und zu verwenden. Gängige Dateiformate werden unterstützt. Einige der in der Kultur- und Kreativwirtschaft sowie in anderen Bildungseinrichtungen verwendeten Dateitypen wie AutoCAD und Adobe Illustrator werden dagegen nicht unterstützt. Dokument dieses Typs müssen die Studierenden auf traditionellem Wege drucken.

Nicht jeder hat das neue Konzept des mobilen Druckens sofort angenommen. Einige Studierende sträubten sich gegen die Eingabe Ihres Benutzernamens und Ihres Kennworts. Sie bevorzugten das bequeme und einfachen Drücken der Drucken-Taste.

Aber Meszar stellt fest: „Aus Erfahrung wissen wir, dass sich ein gewisser Anteil der Bevölkerung ungern auf Veränderungen einlässt. Mit unserer Änderungsinitiative stießen wir auf eine Menge Widerstand in den Reihen der Studierenden, die nicht daran gewohnt waren, ihre Identität durch Benutzernamen und Kennwörter zu schützen. Wir waren darauf nicht perfekt vorbereitet, aber wir argumentierten, dass dieser Schritt zum Wohle aller vollzogen werde. Eure Vorbehalte wischen wir nicht beiseite, aber wir sind überzeugt, dass ihr das Neue schnell annehmen werdet. Und das taten sie dann auch.“

Nach etwa einem halben Semester hatten sich die Studierenden an die neue Drucklösung gewöhnt und erkannten die praktischen Vorzüge und Sicherheitsvorteile. Sie entdeckten den Wert der Lösung: innerhalb des ersten Jahres verdreifachte sich das über die mobile App generierte Druckvolumen.

TIPPS FÜR MOBILES DRUCKEN

Achten Sie darauf, dass Ihr Portal für mobiles Drucken auf einem stabilen Server ausgeführt wird. Wenn Ihre Organisation groß ist, empfiehlt es sich, das mobile Drucken nicht sofort unternehmensweit, sondern schrittweise einzuführen.

Wir waren von der Idee des mobilen Druckens sofort begeistert, weil sich die Anzahl der von den Studierenden zum Campus mitgebrachten Geräte enorm erhöht hatte.

– Mark Meszar, Senior Applications Analyst

KENT STATE UNIVERSITY4

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A&M Biomedical Inc., ein kleines Fertigungsunternehmen in Kalifornien, stellt medizinische Geräte für den Betrieb in keimfreien und kontrollierten Umgebungen her. Die Geräteentwicklung erfolgt in sterilen Reinräumen. Jedes Mal, wenn Aufsichtspersonen, deren Assistenten oder Projektleiter mit ihren vom Unternehmen ausgegebenen Laptops den Raum zum Drucken verlassen, müssen Sie vor dem Wiederbetreten des Raums die Laptops gründlich reinigen. Dies kostet viel Zeit und ist ineffizient.

Als das Unternehmen 2014 einen neuen Drucker anschaffen wollte, achtete es darauf, dass dieser für mobiles Drucken geeignet ist, erklärt Sergio Avila, die eine Hälfte des zweiköpfigen IT-Teams. Die Wahl fiel auf einen Apple AirPrint-zertifizierten Drucker mit integriertem WLAN. Die iPads, die zur automatischen Erstellung von Berichten über die Umgebungsbedingungen in den Reinräumen blieben, lokalisierten den Drucker für den Remote-Druck automatisch. Allerdings mussten die Laptops nach wie vor manuell mit dem Netzwerk verbunden werden.

Heute nutzen Avila zufolge die 10 Mitarbeiter die Möglichkeit zum mobilen Drucken exklusiv. Über ein Ethernet-Kabel ist der Drucker zudem mit einem Desktop-Computer verbunden, aber über 60 % aller Druckaufträge werden über die mobilen Geräte ausgeführt. „Es sind uns wirklich keine Grenzen gesetzt. Alle arbeitsrelevanten Dokumente können gedruckt werden.“

Die Bereitstellung der Software erfolgte durch einfaches Plug-and-Play, so Avila. Er richtete den Drucker im Netzwerk ein und konfigurierte einige wenige Ports. Über die benutzerfreundliche Wi-Fi-Schnittstelle kann Avila festlegen, wer Zugriff auf den Drucker haben soll. Da der Zugriff auf das vom Unternehmen auf einem Server vor Ort eingerichteten Netzwerk beschränkt ist, waren neben den bestehenden

SERGIO AVILA IT-Spezialist

UNTERNEHMEN A&M Biomedical Inc.

BESCHÄFTIGTE 20-40

FERTIGUNG

A&M BIOMEDICAL INC.5

keine zusätzlichen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen.

Avila berichtet, dass mobiles Drucken die Produktivität gesteigert habe, da die Mitarbeiter von jedem ihrer wechselnden Arbeitsplätze aus drucken könnten. „Manche Mitarbeiter müssen mobil sein und können nicht an eine bestimmte Workstation gebunden sein. Jetzt können sie praktisch unabhängig von ihrem Aufenthaltsort ihre Arbeit erledigen. Das ist praktisch. Produktionsleiter können zum Beispiel eine Fertigungslinie überwachen und zeitgleich auf alle benötigten Informationen und Geräte zugreifen. Sie müssen ihre Tätigkeit nicht unterbrechen, um etwas zu drucken. Das vereinfacht die Abläufe natürlich erheblich.“

Bei der Aktualisierung unserer Drucker legten wir unter anderem auf mobiles Drucken Wert. Es vereinfacht die Arbeit erheblich, da einige unserer Mitarbeiter mobil sein müssen.

– Sergio Avila,

IT-Spezialist

TIPPS FÜR MOBILES DRUCKEN

Endbenutzer profitieren von der Erstellung und Bereitstellung visueller Hilfsmittel, die den Übergang vom konventionellen Drucken zum mobilen Drucken Schritt für Schritt beschreiben. Jegliches Mittel, das die Einarbeitung erleichtert, trägt zu einem reibungslosen Umstellungsprozess bei.

A&M BIOMEDICAL INC.6

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Als das Claxton-Hepburn Medical Center in Ogdensburg (Bundesstaat New York) seine Druckoptionen aktualisierte, standen zwei Ziele im Vordergrund: 1) die Unterstützung des „Druckerzugriff für Gäste“, eingerichtet für Rettungsdienst-Teams, die Patienten in die Notaufnahme bringen, und 2) mehr Flexibilität für die Mitarbeiter an den knapp besetzten externen Kliniken des Verbunds.

Druckerzugriff für Gäste Der für Gäste eingerichtete Druckerzugriff kommt Rettungsdienst-Teams zugute, die Notfallpatienten ins Krankenhaus bringen. Diese Teams müssen dem Krankenhaus wichtige Patientendaten überlassen. Jahrelang geschah dies in Form von mündlichen Berichten. Seit kurzem verlangt der Bundesstaat New York die Abfassung von Berichten in schriftlicher Form. Ein lokaler Rettungsdienst fragte in diesem Zusammenhang an, ob es zur Beschleunigung der Abläufe und zur Entlastung der Notaufnahme nicht möglich sei, dass seine Teams Druckaufträge direkt von ihren iPads an die Drucker des Medical Center senden könnten. Auf den iPads stehen die formatierten Formulare bereits zur Verfügung, sodass einer schnellen Eingabe spezifischer Patientendaten nichts im Wege steht.

Im Claxton-Hepburn Medical Center existierte bereits ein Wireless-Netzwerk, das von Ärzten und anderen Mitarbeitern, nicht aber für mobiles Drucken genutzt wurde. Zwei Drucker wurden daher in der Notaufnahme im Wireless-Netzwerk für mobiles Drucken eingerichtet. Jim McNeil, der Netzwerktechniker des Krankenhauses, gab die hauseigenen SSID-Daten auf den Tablets des EMS-Teams ein, sodass sich die Tablets automatisch mit dem WLAN des Krankenhauses verbinden, sobald sie in dessen Reichweite sind. Die iPads erkennen automatisch Drucker, die für mobiles Drucken ausgelegt sind. In Reichweite des WLAN konnten die Teams somit ganz einfach durch Antippen der Druck-Schaltfläche ihre Dokumente auf den Druckern der Notaufnahme ausgeben.

McNeil zufolge war die Implementierung erstaunlich einfach. „Ich rechnete schon mit massiven Problemen. Ich hielt das Ganze für eine ziemlich komplizierte Angelegenheit. Aber die Drucker leisteten auf Anhieb hervorragende Arbeit. Einwandfrei. Bis jetzt sind gar keine Probleme aufgetreten.“

Da die Krankenhausmitarbeiter den SSID-Zugriff direkt auf den Tablets eingerichtet hatten, ist das Risiko eines unerlaubten Zugriffs nach Ansicht von McNeil minimal.

JIM MCNEIL Netzwerktechniker

UNTERNEHMEN Claxton-Hepburn Medical Center

BESCHÄFTIGTE 500-800

GESUNDHEITSWESEN

CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER7

Für das Krankenhaus galt es einzig und allein sicherzustellen, dass die Rettungsdienst-Teams ihre Druckaufträge auf den richtigen Druckern ausgeben. Es wollte vermeiden, dass vertrauliche, mit den Regelungen zum Patientendatenschutz (HIPAA) konforme Dokumente auf einer anderen Etage ausgegeben werden, auch wenn es die diskrete, HIPAA-konforme Arbeitsweise des gesamten Personals nicht in Zweifel zieht.

Flexibles Drucken in kleinen Kliniken Das Hauptkrankenhaus ist mit einem Wireless-Netzwerk ausgestattet. In den sechs kleinen externen Kliniken mit oft nur einer Krankenschwester, einem Mitarbeiter an der Rezeption und einem Arzt oder Assistenzarzt fehlen diese Wireless-Netzwerke. Dies ist seit kurzem anders. Jetzt können Ärzte von ihren vom Arbeitgeber bereitgestellten Laptops über das Wireless-Netzwerk Druckaufträge direkt auf dem im Netzwerk installierten Drucker ausgeben.

Außerdem hat das Krankenhaus auf neue IT-Systeme umgestellt, die mehr Mobilitätsoptionen bieten. Durch die bessere Verfügbarkeit des Remote-Zugriffs ergeben sich auch mehr Optionen für Patientenzimmer. Wenn Ärzte während der Visite mit ihren mobilen Geräten einfach von Raum zu Raum gehen können, werden die Kosten für das Vorhalten eines Computers in jedem Raum eingespart.

Allerdings ist noch nicht jeder zu diesem Schritt bereit. Selbst einer der größten Befürworter des Remote-Zugriffs besteht weiter darauf, dass in jedem Patientenzimmer ein kabelgebundener Computer stehen muss. McNeil sieht es so: „An der mobilen Welt scheiden sich bei uns die Geister,…aber allmählich bewegen sich die Leute auf sie zu.“

Jeder möchte mobil sein können. Niemand möchte an einen festen Arbeitsplatz gebunden sein. Mobiles Drucken ist einfach praktischer– Jim McNeil, Netzwerk- techniker

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TIPPS FÜR MOBILES DRUCKEN

Mit modernen Anwendungen und ausgereiften Druckern und Tablets ist das Einrichten des mobilen Druckens denkbar einfach. Wenn sich der Drucker und das mobile Gerät im selben Netzwerk befinden (oder eine Peer-to-Peer-Verbindung im WLAN hergestellt werden kann), ist mobiles Drucken normalerweise ganz einfach und problemlos möglich.

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CLAXTON-HEPBURN MEDICAL CENTER

ZUSAMMENFASSUNG

Mobiles Drucken eröffnet neue Druckmöglichkeiten, ebnet den Weg zu ortsungebundenem Arbeiten und ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Dank der heute verfügbaren Technologien und Anwendungen lassen sich Konzepte für mobiles Drucken einfach umsetzen. Forrester sieht in BYOD einen unverzichtbaren Bestandteil jeder Personalstrategie, dessen bereichsübergreifende Verbreitung von den Unternehmen vorzubereiten ist.1 Mobiles Drucken rundet dieses Strategie ab – andernfalls bleiben Mitarbeiter trotz der Nutzung praktischer mobiler Technologien räumlich gebunden.

Quelle

Von Spiceworks im Auftrag von HP geführte Interviews mit IT-Profis, April 2015.

1 Ted Schadler, „2013 Mobile Workforce Adoption Trends“, Forrester Research, Inc., 4. Februar 2013.

http://www.vmware.com/files/pdf/Forrester_2013_Mobile_Workforce_Adoption_Trends_Feb2013.pdf

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