NZI 10 2011 - C.H. ben US-amerikanische Unternehmen j£¤hrlich zwischen 25 und 35 Milliarden Dollar aus,
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  • NZI-Rubrikschwerpunkt Aktenmanagement/Archivierung

    Ihr Service für die tägliche Praxis

    ✔ Alle 2 Monate aktuell präsentieren sich führende Firmen mit ihren Produkten aus dem Bereich Insolvenzdienstleistungen.

    ✔ In diesem Heft: „Elektronisches Dokumenten-Management beseitigt Aktenberge, ver- bessert den Service und senkt Kosten“ von Jürgen Biffar, DocuWare AG, und „Begutach- tung von Aktenmanagement und -Archivierung“ von Rudolf Voss, INSOzert UG.

    ✔ Anzeigen sind in ein thematisch passendes redaktionelles Umfeld platziert.

    ✔ Praktischer Suchservice durch die zusätzliche Veröffentlichung auf der Homepage der NZI – www.nzi.beck.de

    Schwerpunktthemen 2011*

    NZI 15/2011 N.N. (erscheint am 10. 8. 2011) Anzeigenschluss: 18. 7. 2011

    NZI 20/2010** Qualitätsmanagement (erscheint am 19. 10. 2011) Anzeigenschluss: 22. 9. 2011

    * Änderungen vorbehalten ** mit Zusatzauflage zum Deutschen Insolvenzverwalterkongress

    Bitte wenden Sie sich bei allen Fragen zu Anzeigenschaltungen, redaktionellen Veröffentlichungen und geplanten Themen in der Rubrik Insolvenzdienstleister an:

    Julie von Steuben Media-Marketing · Verlag C. H. Beck oHG

    Wilhelmstr. 9 · 80801 München Tel. 089/3 81 89-608 · Fax 089/3 81 89-589

    E-Mail: julie.steuben@beck.de

    NZI_10_2011 16.05.2011 14:33 Uhr Seite XI

  • Informationen auf Knopfdruck – für viele Unternehmen ist dies leider noch keine Realität. Auch heute noch werden Schrift- stücke in Aktenordnern abgeheftet, andere wiederum ruhen in Dateien auf Festplatten irgendwo im Unternehmen. Hinzu kommen seit einigen Jahren E-Mails mit geschäftsrelevanten In- halten die – wenn überhaupt – im Mailsystem abgespeichert werden, obwohl der Gesetzgeber Firmen verpflichtet, steuerrele- vante elektronische Post bereitzustellen. Kaum ein Unterneh- men verfügt über ein medienübergreifendes Archivierungs - system. Und noch immer drucken Anwender Dateien oder wichtige elektronische Mitteilungen aus und heften diese wie seit Urzeiten ab. Die Papierflut ist perfekt und die Übersicht dahin. Denn wer weiß schon noch nach Wochen, in welcher Form er bestimmte Informationen oder Vereinbarungen zu ei- nem Vorgang erhalten hat, geschweige denn, wo er sie abgelegt hat?

    Das kann teuer sein: Laut Marktforschungsinstitut IDC ge- ben US-amerikanische Unternehmen jährlich zwischen 25 und 35 Milliarden Dollar aus, um Dokumente zu sortieren und wiederzufinden. Alle Arbeitsabläufe eingeschlossen, kumulieren sich die Kosten auf 100 Milliarden Dollar pro Jahr. Die Markt- forscher haben außerdem berechnet, dass ein Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern auf Grund nicht auffindbarer Dokumente mindestens 2,5 bis 3,5 Millionen Dollar pro Jahr für die Suche und Wiederherstellung von Informationen verschwendet.

    Das Problem ist auch deutschen Unternehmern bewusst. So- wohl die Menge der zu dokumentierenden Daten, als auch die verwendeten Formate nehmen kontinuierlich zu.

    Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) löst dieses Pro- blem: Denn idealerweise vereint es unstrukturierte Informatio- nen, egal ob in Papier- oder digitaler Form, aus allen Unterneh- mensanwendungen und Prozessen in einem zentralen Doku- menten-Pool. Somit ist eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, und die Unterlagen, sortiert nach Kunde, Projekt und anderen Ordnungskriterien, stehen unternehmensweit, standortunabhängig und zu jedem Zeitpunkt per Mausklick zur Verfügung.

    Dienten Dokumentenmanagement-Systeme anfänglich zur Archivierung der Ein- und Ausgangspost, später der elektroni- sche Ablage kaufmännischer Belege, so ermöglichen sie es heute, alle Dokumente im Rahmen des integrierten Dokumenten-Ma- nagements in einen digitalen Workflow einbinden. Arbeitsab- läufe werden dadurch transparenter und erheblich schneller. Die Lösungen sind inzwischen bezahlbar geworden, doch von Marktsättigung kann keine Rede sein. Der Gartner Group zu- folge haben erst 20 Prozent der Unternehmen ein Dokumenten- management-System wirklich im Einsatz.

    Die größte Hürde bei der Entscheidung für ein elektronisches Archiv ist immer noch die Akzeptanz. Gerade kleinere und mitt- lere Unternehmen sind an ihre Ordner, Papierablagen etc. ge- wöhnt und haben im Vorfeld keine Vorstellung von der Entla- stung, die ihnen ein elektronisches Archiv bietet. Auch den Nut- zen erkennen sie nicht auf Anhieb. Doch Unternehmen schrecken in der Regel nicht vor der Investitionssumme zurück. Den Anbietern muss es gelingen, Unternehmen jeglicher Größe

    im Vorfeld davon zu überzeugen, dass durch den DMS-Einsatz ihre betrieblichen Abläufe nachweislich schneller, sicherer und qualitativ besser werden. Den Verantwortlichen muss aufgezeigt werden, mit welchen Einsparungen sie rechnen können. Ent- scheidend für den Erfolg ist ein strukturiertes Vorgehen bei der Software-Einführung. Dazu gehört beispielsweise, die Doku- mentarten und Prozesse zunächst zu dokumentieren und dann die Abbildung im System vorzunehmen. Sinnvollerweise sollte man in einem Bereich beginnen und das System anschließend auf weitere Abteilungen ausrollen. Aus technischer Sicht sollte man auf eine einfache Installation, Bedienung und Administration des Systems achten. Ebenso wichtig sind offene Schnittstellen, um die Integration in bestehende IT-Umgebungen zu erleichtern. Außerdem spart dies dank einfacher Anpassung ohne Program- mierung Zeit und Kosten. Aus wirtschaftlicher Sicht ist das Augenmerk auf niedrige Total Cost of Ownership (TCO) zu legen.

    Die Erfahrungen zeigen, dass sich der Einsatz eines Doku- mentenmanagement-Systems lohnt: Mitarbeiter sind weniger mit aufwändiger Routinearbeit beschäftigt und können dafür in dieser Zeit qualitativ wichtigere Tätigkeiten erledigen. Da benö- tigte Informationen auf Knopfdruck und vor allem vollständig zur Verfügung stehen, wird die Auskunftsbereitschaft optimiert, die Effizienz der Mitarbeiter gesteigert und zugleich werden die Arbeitskosten gesenkt. Hat ein Kunde beispielsweise eine Rech- nung verloren, kann man sie ihm sofort per Mail oder via Fax zukommen lassen.

    Regelmäßig wiederkehrende Prozesse, typischerweise alle Genehmigungsprozesse, die heute noch papiergesteuert erfol- gen, werden künftig ausschließlich elektronisch abgewickelt. Dabei wird es auch keine Rolle mehr spielen, an welchem Stand- ort die Mitarbeiter sitzen. Webbasiertes Dokumenten-Manage- ment ermöglicht den weltweiten Archivzugriff und Workflow- Management mit gängigen Internet-Browsern, ohne dass Soft- ware oder Plug-ins auf dem lokalen PC installiert werden müssen.

    Die Zukunft liegt jedoch im Cloud Computing. Bis aber alle davon profitieren, wird noch einige Zeit vergehen, denn noch hemmen drei Hürden den Erfolg des Cloud Computing:

    1. Leistungsfähigkeit: Viele aktuellen Cloud-Lösungen rei- chen in Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit noch nicht an traditionelle Softwareprodukte heran.

    2. Integration: Die Integration von Cloud-Lösungen sowohl untereinander als auch mit traditioneller Software ist oft schwie- rig, da es noch zu wenig geeignete Schnittstellen gibt.

    3. Vertrauen: Viele Anwender haben noch Sorge um die Si- cherheit ihrer Daten.

    Die ersten beiden Hürden sind rein technischer Natur; sie werden langsam aber sicher fallen.

    Um das Vertrauen der Anwender in die Sicherheit der Daten zu gewinnen, ist noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Dabei kann man davon ausgehen, dass Daten bei vertrauenswürdigen Cloud-Anbietern bereits heute sicherer sind als in den meisten betriebsinternen Serverfarmen.

    Insolvenzdienstleister

    XII NZI 2011, Heft 10

    Elektronisches Dokumenten-Management beseitigt Aktenberge, verbessert den Service und senkt Kosten

    von Jürgen Biffar, Vorstand der DocuWare AG, Germering bei München

    NZI_10_2011 16.05.2011 14:33 Uhr Seite XII

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    Papier kann so schön sein – wenn clever archiviert.

    Dokumenten-Management

    NZI_10_2011 16.05.2011 14:33 Uhr Seite XIII

  • Systematische, transparente und dokumentierte Arbeitsab- läufe sind die Voraussetzung für eine professionelle Abwicklung von Insolvenzverfahren und von Mandaten. Als Beleg existiert mit dem Zertifikat InsO 9001:2010 für Insolvenzverwalter seit vier Jahren ein branchenweit anerkannter Standard, mit dem diese ihre Leistungen zertifizieren lassen können. Resultat ist die Empfehlung zur Erteilung einer insolvenzrechtlichen Konformi- tätserklärung. In besonderen Konstellationen besteht Bedarf an der Ausw