Office Excellence Award 2012office-excellence.com/wp-content/uploads/2012/05/Awardbogen_2012... · TPM im Büro … und bei Ihnen? Office Excellence Award – Kategorie B ... Slogan,

Office Excellence Award 2012

Bewerbungsunterlagen

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Kategorie B: „Bestes Verbesserungsprogramm – Dynamik im KVP“ Hier wird wieder in einer Selbsteinschätzung die Qualität und Dynamik des Verbesserungsprogramms bewertet. Hierzu gehört der eigentliche Weg und die Projektstruktur, aber auch die eingesetzten Methoden und Werkzeuge zur „Kontinuierlichen Verbesserung“ der Büroarbeit in Richtung Office Excellence. Wesentlich ist hier die Systematik und das Verbesserungsprogramm an sich und weniger die aktuelle Ist-Situation. Hier sollten Werke, bzw. Unternehmen als Ganzes teilnehmen. Ausgezeichnet wird das beste Office Excellence Programm.

Kategorie B:

„Bestes Verbesserungsprogramm“

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© macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 2

Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz

Office Excellence Award 2012 Kategorie B – Bestes Verbesserungsprogramm

Basisinformationen Bitte ausfüllen

Unternehmen / Werk / Standort / Bereich:

Anzahl der Mitarbeiter in diesem Teil des Unternehmens:

Anzahl der Mitarbeiter „an Schreibtischen“ (Geschätztes MA Potenzial für Büroeffizienz)

Name des Büroeffizienzprogramms:

Start des Programms am:

Anzahl der Beteiligten Bereiche

Wurden oder werden andere Veränderungsprogramme durchgeführt (seit 2000)

Bitte beschreiben Sie kurz das Projekt:

Definition des Unternehmens / Werkes / Bereiches, auf den sich die folgenden Einschätzungen beziehen:

Kontaktdaten

Name:

Position:

Tel.:

E-Mail:

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In der Kategorie B wird das Verbesserungs- programm bewertet. Hierbei steht der Begriff Office Excellence als Synonym für andere Methoden und Managementprorammen. Office Excellence ist ein systematischer Weg zu mehr Effizienz … im Büro, … an allen Schreibtischen, … in allen indirekten Prozessen. Office Excellence ist an sich nichts Neues Irgendwo und irgendwann ist fast alles schon einmal gemacht worden. … aber wie regelmäßig, strukturiert, und vor allem wie konsequent? … und gibt es ein Programm oder Projekt, das dies systematisch unterstützt.

Office Excellence könnte auch heißen, … KVP im Büro

… Office-Kaizen

… TPM im Büro

… und bei Ihnen?

Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm

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1. Projektorganisation Produktivitätsinitiativen brauchen eine Systematik nicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut

Es gibt eine Projektstruktur zur Einführung von „Office Excellence“ (KVP, Kaizen, Lean, … im Büro)

Es gibt freigestellte Personen zur Projektleitung, Methodenentwicklung, Moderation, Koordination

Es sind ausreichend Kapazitäten für diese Aufgabe bereitgestellt, das Thema ist uns wichtig.

Es gibt eine dokumentierte Projektplanung mit Meilensteinen, Terminen, …

Es gibt ein Stufenmodell zur schrittweisen Umsetzung diese wird regelmäßig auditiert oder gemessen.

Das Level-Modell, Schritt für Schritt

Arbeiten mit Standards ...

Teamtafel aufgebaut ...

Monatsaktionen zum Thema Standards

Aktion 5S

Einsatz von Problemlösetechniken

Audit Stufe 1

Audit Stufe 2

Audit Stufe 3

Projekt gestartet ...

Projektsteuerung

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2. Mitarbeiterinformation Tue Gutes und rede darüber kaum vorhanden niedrig mittel über dem Standard begeisternd

Es gibt für die Initiative einen internen Projektnamen, ein Logo, Slogan, …

Es gibt eine Informationsbroschüre, Kurzvorträge, Bewusstseinsbildung, … bei den Mitarbeitern

Erfolge und Beispiele werden offen kommuniziert (Foto Storys, Vorher-Nachher-Bilder, Zeitungsartikel)

Hohe Führungskräfte (GF, CEO, …) stehen als Machtpromotor hinter der Initiative.

Flyer für internes Marketing kompakte Themenkarten

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3. Verschwendungsbewusstsein Verschwendung wird aktiv vermieden nicht vorhanden kaum spürbar systematisch stark ausgeprägt perfekt

Wir haben die „7 Arten der Verschwendung“ definiert und verinnerlicht.

Wir suchen systematisch nach „Verschwendung“ und sehen dabei die positiven Potentiale.

Wir machen gezielte „Verschwendungs-Aktionen“ Schwerpunktthemen helfen uns „Sehen zu lernen“.

Wir gehen mit dem Thema positiv um und machen uns gegenseitig auf Verbesserungen aufmerksam.

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7. Abläufe, Organisation

1. Hohe Bestände

2. Warte- und Suchzeiten

3. Fehler, Nacharbeit

4. Über- information

5. Transfer, Handling

6. Bewegung

- Unerledigte Arbeit -Veraltetes Material - Sicherheitslager Büromaterial

- Warten auf Unterschrift - Wartezeiten im System - Langsame Prozesse

- Reklamation - unnötige Schleifen - Verfehlen vom Kundenwunsch

- schlechte Übersicht - unklare Dateiversionen - zu viele E-Mails

- Medienbrüche - unnötige Schnittstellen - neu Eingabe von Daten

- lange Wege zu Besprechungen - unnötige Reisen

- unklare Abläufe - suboptimale Abläufe - Doppeltarbeit

Arten der Verschwendung 7


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4. Kontinuität „Office Excellence“ ist für uns etwas kontinuierliches nein gering laufend über dem Standard perfekt

Wir halten einen einmal erreichten Stand. Auf Abweichungen wird schnell reagiert.

Wir erkennen regelmäßig Verbesserungspotentiale wir setzten einfache Problemlösetechniken ein.

Es gibt regelmäßige Teambesprechungen zum Thema OE

Einmal Erreichtes wird unabhängig von Projekt-Aktionen im Alltag verbessert und weiterentwickelt.

Regelmäßige Teambesprechungen 100 Tage-Check

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5. Umsetzungsdynamik Wir nehmen uns Zeit für OE und bekommen Unterstützung

Die Führungskräfte stehen aktiv und spürbar hinter der Initiative.

Ressourcen werden ausreichend bereitgestellt.

Jede Woche passiert etwas.

Es gibt ausreichend Unterstützung und auch interne „Kümmerer“ in den Abteilungen

Vorschläge / Maßnahmen werden schnell umgesetzt (z.B. nach dem Sofort-Prinzip und 80/20-Regel).

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Sofort-Prinzip

Denn alles, was Sie aufschieben holt Sie irgendwann wieder ein.

Begonnene Aufgaben sofort zu Ende bearbeiten erspart erneutes Eindenken.

Versuchen Sie ab heute, alles sofort zu erledigen.

80/20-Regel

Eine 80-Prozent-Lösung, die sofort umgesetzt wird, ist besser als das Warten auf eine 100-Prozent-Lösung, die nie realisiert wird!

Die letzten 20% Optimierung kosten oftmals unverhältnismäßig viel Zeit und Kraft

Gute Ideen gleich umsetzen!

keine gering mittel hoch sehr ausgeprägt

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6. Aktive Aktionen für mehr Ordnung 5S oder 5A Aktionen keine neben der Arbeit aktiv in Teams regelmäßig alle sind eingebunden

Wir starten das Thema OE in jeder Abteilung gezielt mit einer Teamaktion (z.B. 5S-Tag)

Wir steigern die Ordnung im Büro systematisch (5S / 5A-Aktionen)

An diesen Aktionen nehmen alle Mitarbeiter einer Organisationseinheit und auch die Führungskraft teil.

Die Aktionen sind messbar erfolgreich.

vorher nachher

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7. Messbarkeit der Verbesserungen Erfolge im Thema OE sind messbar nicht messbar nur qualitativ mittel auch quantitativ umfassend

Das Thema OE ist bei uns zwar ein „Kulturansatz“ aber dennoch sind die Erfolge messbar.

Suchzeiten, Wegereduzierung, Rückfragen, Fehlerhäufigkeit, … ist messbar verbessert worden.

Büromaterial, Möbel, Kopierkosten, … sind messbar gesunken.

Durchlaufzeiten, Fehleranzahl, Doppelarbeit, … ist messbar verbessert worden.

Umgesetzte Maßnahmen

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sinkende Druckkosten Kennzahlen an der Team-Tafel


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8. Methoden zur Prozessoptimierung Prozessmapping und Wertstromdesign

Prozesse werden systematisch gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern analysiert und verbessert.

Die Methode Prozessmapping, Wertstromdesign, … wird in Team-Workshops angewendet.

Die Visualisierung der Prozesse steigert das Prozessverständnis bei den Mitarbeitern.

Es gibt ausreichend geschulte Moderatoren für diese Workshops

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nicht vorhanden vereinzelt eingesetzt gut regelmäßig perfekt

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9. Schulungen und Training der Mitarbeiter zum Thema Office Excellence keine wenig mittel stark vollständig

Alle Mitarbeiter werden geschult und trainiert.

Die Mitarbeiter werden im Thema „Verschwendung sehen lernen“ trainiert.

Die Mitarbeiter werden in den Methoden zur Effizienzsteigerung geschult.

Es gibt ausreichend Moderatoren und Trainer.

Auch Vorgesetzte übernehmen die Rolle des Trainers und Moderators.

Schulung mal anders immer up to date

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10. Multiplikatoren in den Abteilungen und Bereichen Verbreitungskonzepte nicht vorhanden wenige mittel über dem Standard begeisternd

Es gibt in den Abteilungen / Bereichen geschulte Personen, die das Programm voran treiben.

Führungskräfte-Nachwuchs wird in den OE-Themen und Methoden geschult.

OE gehört zur Führungsaufgabe und hat eine hohe Priorität.

Prozessverbesserung und Effizienz-Projekte sind Karrierebestandteil.

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11. Methodenkompetenz - Methodenbaukasten

Wir haben klar definierte Methoden diese sind auf unser Unternehmen angepasst.

Wir haben eine Toolbox und die Werkzeuge sind klar beschrieben.

Die Methoden und Werkzeuge werden dynamisch erweitert und immer wieder angepasst.

Notwendige Unterlagen und Hilfsmittel sind einfach zugänglich

Pareto - Analyse Fischgräte - Diagramm

Verlustquellen

Verlu

stpr

ozen

tzah

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nicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut

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12. Benchmarking Mit den Besten messen, Bewährtes übertragen und multiplizieren nicht vorhanden selten mittel regelmäßig begeisternd

Es findet ein aktiver Austausch zu guten Lösungen statt.

Dieser Austausch findet zwischen Abteilungen aber auch unternehmensübergreifend statt.

Man orientiert sich an externen Best-Practice-Beispielen.

Man ist in einigen Punkten Benchmark oder Best Practice-Beispiel

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Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 5

13. Methodenbeschreibungen und Standards

Zu welchen der Methoden im Themenfeld Office Excellence gibt es in Ihrem Unternehmen / Projekt beschriebene Standards und klare Vorgehensweisen. (gerne können sie Beispiele als Anlage beifügen)

Je Methodenbeschreibung gibt es einen Punkt (max. 10 Punkte)

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