OP-Steuerung und OP-Management: Moderne Werkzeuge der EDV wirksam einsetzen

D. Pappert

l  OP-Programmplanung und Modifikation l  Automatisiertes Anästhesieprotokoll (Monitoring, Dokumentation)

l  Krankengeschichtenführung

l  Labor-, Pathologie- und Röntgeninformationssystem (Befunde)

l  Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung

l  Apotheken und Materialverwaltungssystem

l  Patientenadministration (Fall- und Patientenstammdaten)

l  Kostenrechnungssystem, Controllinganwendungen

l  Informatik basiertes Qualitätsmanagement (z. B. Outcomemessungen)

EDV- Anwendungen im Op-Bereich

Produktionsablauf im Operationssaal

Notwendigkeit des Informationstransfers und der Informationshoheit durch OP-Management

vorgelagerte Störgrößen

nachgelagerte Störgrößen

Ursachen für Wartezeiten

"   Unvermeidliche Wartezeiten: "   Ausfall der Operation "   Verhinderung des Operateurs durch einen

Notfall "   Narkosebedingte Wartezeiten

"  Narkoseprobleme "  Narkosezwischenfälle "  Reanimation "  Narkoseausleitung im OP "  usw.

"   Geräteversagen "   Unterbrechung des OP-Programms

"  Notfall "  Vorangegangene septische OP

"   Schnellschnitt während der OP "   Sonstiges

"   Vermeidbare Wartezeiten: "   Warten auf Personal

"  Operateur(e) " Anästhesiepersonal "  OP-Personal

"   Verspätetes Eintreffen des Patienten "   Fehlende Unterlagen

"  Patientendokumente "  Laborbefunde "  Röntgenbefunde

" Unsteriles oder fehlendes Instrumentarium

"   Röntgenbedingte Wartezeiten

"   Sonstiges

Gründe für Wartezeiten zwischen zwei Operationen

Schuster M. et al. Anaesthesist 2007, 56:259

Anwendungsspektrum EDV im Patientenmanagement

Administration

Patient

einweisender Arzt

Krankenhaus

Personal Kapazität Material

Logistik

Behandlungablauf

Notwendige Informationen im perioperativen Prozess

" Im Mittelpunkt allen Handelns steht der Patient als Kunde der Krankenhausdienstleistungen

Kooperation mit Indikationssprechstunde Diagnostik Patientenaufnahme Niedergelassenen Anästhesieambulanz Patientenvorbereitung

Information an Entlassung Stationäre Aufwachraum Niedergelassene Versorgung

OP

Patientenkategorien im perioperativen Prozess

OP-Planungstools ermöglichen die zeitgerechte Verfügbarkeit von Patienteninformationen und die spezifische Planung im OP-Ablauf

Kurzfristige Mittelfristige Langfristige OP-Planung

stationäre Patienten ambulante Patienten tagesgleiche Patienten ambulante Patienten mit Nächtigung Notfallpatienten

OP – Management

OP-Ressourcen

Operative Fächer

Anaesthesie Pflegepersonal OP-Säle

Sterilisation

Blutbank

Röntgen

Intensivmedizin

Labor

Transportdienste

Infomationsbedarf für den operativen Ablauf durch EDV - Unterstützung

OP-Organisation

Kriterien für eine optimale Ablauforganisation in OP-Abteilungen

Gute räumliche Gegebenheiten (Anzahl, Lage, Ausstattung)

Ausreichende personelle, gerätetechnische und materielle Ausstattung

Moderne Verpackungssysteme (Set-Systeme, Kitpacks)

Vollständige Patientenvorbereitung (Befundung, Aufklärung ...)

OP-Programmplanung und -steuerung durch das OP-Management

EDV-gestützte Planung und Dokumentation

Termindisziplin, Teamarbeit, Arbeitszufriedenheit

Hohe Qualifikation der Mitarbeiter in einer OP-Abteilung

Aufgaben der EDV im OP Management/Koordination

EDV im OP muß den gesamten perioperativen Prozess umfassen präoperativ: Terminplanung für Eingriffe

Personalplanung Bereitstellung und Koordination von Ressourcen im OP

intraoperativ: Termineinhaltung

Personaleinsatz Zeitdokumentation Qualitätsdokumentation Bereitstellung und Koordination von Ressourcen im OP

postoperativ: Controlling

Qualitätsmanagement Bereitstellung und Koordination von Ressourcen im OP

OP – Management Strategieentwicklung Wirtschaftsplanung und Steuerung Entwicklung des Angebots-/Leistungsspektrums Steuerung der Ressourcen (Personal- /Sachress. Gestaltung von Prozessen (Ablauforganisation), und Strukturen (Aufbauorganisation), Infrastruktur Mitarbeiterführung Qualitätsmanagement

OP – Koordination termingerechter Abruf von Patienten in den OP Zuweisung eines geeigneten OP koordinierende Kommunikation mit den an der Leistungserbringung beteiligten Berufsgruppen Planumstellung bei Auftreten von unvorhersehbaren Ereignissen (Komplikation, Notfall etc.).

Einsatz von EDV in der OP - Organisation

Was EDV im OP leisten kann

Visualisierung der Planung und des laufenden Prozesses für OP-Koordination Operateure Stationspersonal Schleusenpersonal Funktionspersonal OP / Anästhesie Reinigungspersonal Aufwachraum

Ideal ist der Zugriff auf zeitaktuelle identische Informationen

EDV in der OP-Planung im ambulanten Bereich

Vorteile für den Patienten: ⦁  jeder OP-Termin ist in der Praxis sofort und zeitnah terminierbar, ⦁  der gesamte Planungsprozess ist und bleibt nachvollziehbar, ⦁  der elektronische Patientenpfad beginnt bereits in der Praxis

für OP-Anmelder, auch niedergelassene Fachärzte ⦁  hohe Kontrolle über die Planung des eigenen OP-Fensters, ⦁  Sichtung freier OP-Kapazitäten jederzeit möglich, ⦁  Zugang zu jeder Zeit von jedem Ort über das Internet

für die Klinik: ⦁  schnelle und kostengünstige Übermittlung bei stabiler

Datensatzqualität ⦁  hohe Planungssicherheit führt zu effizientem Ressourceneinsatz ⦁  Möglichkeit der Weiterleitung von Patientendaten

in god we trust - all others need data

OP – Planungsprogramme sollte nicht als externes Kontrollinstrument, sondern als internes, für alle zur Verfügung stehendes Steuerungsinstrument angesehen werden.

Kapazitätsverteilung

OP – Management mittels EDV - Programmplanung

OP – Management mittels EDV - Tagesorganisation

EDV – basierte Planungstools

0.70  

0.75  

0.80  

0.85  

0.90  

0.95  

1.00  

1.05  

1.10  

Kapazitätsauslastung OP 2013

Aus

last

ung

[%

ang

ebot

ene

Kap

azitä

t]

Kalenderwoche 2013

Planungssicherheit im 3-Jahrestrend

2008 2009 20100.0

0.2

0.4

0.6

0.8

1.0

Jahr

Ein

griff

e

% geplant ausgeführt v. gesamt durchgef.% geplant durchgeführt% geplant v. gesamt durchgeführt

Präzision der Tagesplanung

0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0

100.0

geplant durchgeführt

nachgemeldet durchgeführt

Notfälle / gesamt

nicht durchgeführt /

geplant

% a

m V

orta

g (1

3:00

) ge

plan

ter E

ingr

iffe

Benchmark Morgendlicher OP-Beginn [min; %]

Nutzungsgrad der vergebenen OP-Kapazitäten mit Schnitt-Naht-Zeit [%]

Auswertung Kennzahlen Nachmeldung elektiver Eingriff

0

2

4

6

8

10

12

14

% E

ingr

iffe

n=58 Ereignisse

2 / 1

35

5 / 1

88

8 / 2

82

4 / 8

9

4 / 1

27

7 / 2

05

6 / 2

21

5 / 2

37

5 / 3

8

4 / 5

6

0 / 3

6

1 / 9

2

1 / 3

4

0 2 4 6 8

10 12 14 16 18

Auswertung Kennzahlen Verschiebung aus Kapazitätsgründen

% E

ingr

iffe

n=101 Ereignisse

4 / 1

35

8 / 1

88

19 /

282 10

/ 89

6 / 1

27

12 /

205 24

/ 22

1

8 / 2

37

0 / 3

8

0 / 5

6

2 / 3

6

2 / 9

2

6 / 3

4

Verteilung der Eingriffsdauer bei identischem Eingriff zwischen drei Kliniken

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

Häufi

gkeit    %    

Minuten  

Klinik 1 Klinik 2 Klinik 3

Probleme der EDV - Anwendungen im OP - Bereich

•  OP-Ablaufinformationen oft nicht krankenhausweit verfügbar

•  z. T. keine oder nur unidirektionale Anbindung an

•  Krankenhausinformationssysteme (KIS)

•  z. T. keine Plausibilitätsprüfungen bei Eingabe

•  z. T. zeitaktuelle Darstellung

•  mangelhafte Auswertungstools

•  teure Anpassung der EDV an Kundenbedarf

•  keine Standards hinsichtlich Ausstattung und Leistung

‚Ideale‘ EDV im OP-Management

•  intuitiven Bedienung / Benutzerfreundlichkeit

•  visuell attraktiven Darstellung der Prozesse in ‚real time‘

•  Einblick und Nutzung durch alle am Prozess Beteiligten

•  umfassenden Schulung der Beteiligten und nachfolgendem

EDV-Support

•  einer hohe Kompatibilität mit dem KIS-System

•  Möglichkeit der vernetzten Struktur

ab.

Die Akzeptanz von EDV-Systeme hängt maßgeblich von einer