Ordnung Ohne Stress

7/16/2019 Ordnung Ohne Stress

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Frank-Michael Rommertproduziert Sach- und Fachbcher. Er ist

Verleger der Bcher zur UPTODATE-Offensive fr erfolgreicheUnternehmensfhrung im Handwerk.

In seiner Branche wird nach wie vor viel Papier bewegt: Ideen,

Manuskripte, Fotos, Illustrationen, Vertrge, Briefe all diese

Unterlagen mssen organisiert werden. Bei der Recherche nach

leistungsfhigen Organisationsmitteln stie er auf MAPPEI bis

heute fast ein Geheimtipp. Das vorliegende Buch ist eine Art

Bedienungsanleitung, die der Autor aus der Sicht eines Anwenders

verfasste.

www.ordnung-ohne-stress.de


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Frank-Michael Rommert

Ordnung ohne Stress

Der Effizienzvorsprung im Bromit der MAPPEI-Methode


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Weitere Informationen zum Thema dieses Buches finden Sie unter:

www.ordnung-ohne-stress.de

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der

Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische

Informationen sind im Internet ber http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN 978-3-86936-051-5

Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen | www.martinzech.de

Illustration S. 50: Annette Schulze-Kremer, B-4730 Raeren

Druck und Bindung: Westermann Druck Zwickau GmbH, Zwickau

2010 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

Alle Rechte vorbehalten. Vervielfltigung, auch auszugsweise,

nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.

ber aktuelle Neuerscheinungen und Veranstaltungen informiert Sie der GABAL-Newsletter

unter www.gabal-verlag.de


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Inhalt

FAQ 7

Finden Sie heraus, wo Sie stehen 10

Der Effizienzvorsprung im Bro 13

Alles kalter Kaffee? 14

Eine kleine Aktenkunde 18

Sie gewinnen Zeit 25

Sie gewinnen Raum 33

Sie werden flexibler 40

Freier Schreibtisch, freier Kopf Ordnung wirkt sich auch mental aus 47

MAPPEI untersttzt die Arbeit im Team 55

Und wie sieht es mit den Kosten aus? 62

Risiken und Nebenwirkungen 66

Teil I: Die Instrumente 73

Ordnungsmappen 75

Reiter 92Ordnungsboxen 102

Zubehr 112

Teil II: So funktioniert es MAPPEI im Einsatz 119

Ntzliche Prinzipien und Gewohnheiten 120

Tipps fr Ihren Arbeitsplatz 135

Nutzen Sie eine funktionstchtige Wiedervorlage 141

Differenzieren Sie Ihre Ablage bei Bedarf146Nutzen Sie MAPPEI fr Ihr Zielmanagement 152

Vorteile im Archiv 158

Ordnung ohne Stress Einblicke 160

5INHALT


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Teil III: Von anderen lernen Beispiele aus der Praxis 163

Sekretariat 165

Auendienstmitarbeiter 168

Rechtliche Betreuung 174

Vortragsmanagement 180Personalverwaltung 183

MAPPEI im gesamten Unternehmen 188

MAPPEI im Privatleben 197

Teil IV: Tipps fr den Start 203

Durchdenken und dokumentieren Sie

die Ausgangssituation 204

Erarbeiten Sie einen Aktensystemplan 206

Lagern Sie das Material auf sinnvolle Weise 212

Gedanken zum Ausklang 215

Stichwortverzeichnis 218

Danke! 221

Tipps zum Weiterlesen 223

Um das Lesen zu erleichtern, verwende ich in diesem Buch meist die

mnnlichen grammatikalischen Formen. Alle Leserinnen mchte ich

mit den Ideen und Informationen gleichermaen ansprechen.

INHALT6


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7FAQ

FAQ

FrwenistdiesesBuchgeeignet?

Fr alle, die tglich mit Papieren umgehen, die sie mehrfach benti-

gen auch nach lngerer Zeit.

Fr Chaoten, denen Papierkram extrem auf die Nerven geht der

in diesem Buch beschriebene Ansatz verschafft ihnen berblick

und bringt Ruhe in ihre Ablufe.

Fr Ordnungsfans fr sie drfte die Welt der MAPPEI-Organisati-

onsmittel so etwas wie das Paradies sein.

BehinderteineguteOrdnungnichtdieKreativitt?

Im Gegenteil eine gute Ordnung untersttzt kreative Prozesse.

Sie knnen sich besser auf Ihre Ideen konzentrieren, wenn Sie

nicht andauernd dadurch abgelenkt werden, dass Sie etwas su-

chen mssen. Denken Sie an einen Sterne-Koch. In seiner K-

che herrscht kein Chaos und trotzdem ist er kreativ. Alle ntigen

Utensilien sind klar und sinnvoll angeordnet und mit einem Griffzur Hand. Eine durchdachte Ordnung ist daher auch ein Merk-

mal von Professionalitt und hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele zu er-

reichen.

MussichmeinkomplettesBroumstellen?

Nein. Es reicht, wenn Sie beispielsweise mit der Wiedervorlage

beginnen. Sie knnen zudem bei allen neuen Aufgaben und Pro-

jekten mit MAPPEI arbeiten. Wenn Sie jedoch Platz im Archiv

gewinnen mchten, kann es sinnvoll sein, auch ltere Unter-

lagen den Aktenordnern oder Hngemappen zu entnehmen und

mit Ordnungsmappen zu organisieren.


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FAQ8

Istesberhauptnochzeitgem,bereinAblage-systemfrPapiernachzudenken?Wirhabenvor,unsereDokumenteelektronischzuverwalten.

Es gibt Unterlagen, bei denen sich das Digitalisieren nicht lohnt.

Denken Sie an Broschren. Ein anderes Beispiel sind Bewerbungs-unterlagen, die anfallen, wenn eine neue Stelle zu besetzen ist.

Bei solchen temporren Akten werden die Papiere nur gebraucht,

bis eine Entscheidung getroffen wurde. Es gibt auch Papiere nicht

temporrer Natur, die im Original und nicht nur elektronisch

aufbewahrt werden sollten, etwa Versicherungsunterlagen. So-

lange es Kopierer und Drucker gibt, mssen Papiere intelligent

organisiert werden, und so lange ist das Nachdenken ber ein gu-

tes System auch zeitgem.

WennichmirdieFotosanschaueunddievielengeordnetenMappenansehe:Istesnichtunglaublichaufwendig,dieseOrdnungherzustellen?

Nein, im Gegenteil. Die Ordnung entsteht automatisch, wenn

Sie bei einem Vorgang eine neue Mappe anlegen und in die Ord-

nungsbox einstellen. Die Sofort-Ordnung ist damit ein Effekt, der

sich durch die Anwendung der MAPPEI-Methode nebenbei ergibt.

DieAktensollenkleinteilig,invielenMappenorgani-siertwerden.Istdasnichtziemlichteuer?

Das kommt darauf an. Wenn Sie als Einzelkmpfer viel Zeit und

Platz haben, mit Ihren herkmmlichen Organisationsmitteln zu-

frieden sind, Sie Stapel auf dem Schreibtisch nicht als lstig emp-

finden und es nicht besonders dramatisch ist, wenn Sie immerwieder mal lnger nach Schriftstcken suchen mssen oder Pa-

piere auch gelegentlich nicht mehr auffindbar sind, dann soll-

ten Sie sich anderen Herausforderungen zuwenden. Wollen Sie

jedoch Suchzeiten beseitigen und Ihre Zugriffszeiten verringern,

wollen Sie nicht mehr Raum (und Mbel!) als ntig fr die Aufbe-

wahrung von Akten bezahlen oder mssen sich Kollegen im Rah-

men von Vertretungsregelungen untereinander in den Papieren

zurechtfinden, kommen Sie per Organisation mit Einstellmappen

deutlich gnstiger weg.


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9FAQ

WenndieMAPPEI-Methodesogenialist,warumhabeichdavonbisheutenochnichtsgehrt?

Der Ursprung von MAPPEI liegt in einer Fabrik fr Briefumschl-

ge, die 1869 in Wuppertal-Elberfeld gegrndet wurde. Die Firma

nutzte das System zunchst, um die eigenen Unterlagen besser zuorganisieren. Geschftspartner fanden die Idee gut und begannen

selbst, mit den Ordnungsmappen zu arbeiten. So verbreitete sich

MAPPEI vor allem durch persnliche Kontakte. Als eigene Firma

wurde MAPPEI 1965 ausgegliedert, doch das Prinzip, neue Kun-

den durch Empfehlungen zu gewinnen, blieb erhalten. Ausgaben

fr groe Kommunikationskampagnen schienen nie sinnvoll, das

Geschft lief offenbar auch so nicht schlecht.

UndwasistmitClassei?

Classei ist eine Firma, die ebenfalls aus der erwhnten Fabrik fr

Briefumschlge hervorgegangen ist. Sie wurde 1979 von einem

ehemaligen Geschftsfhrer von MAPPEI gegrndet. Vieles von

dem, was in diesem Buch steht, gilt fr die Produkte beider Un-

ternehmen.

IchbinbereitsMAPPEI-Anwender.IstdasBuchfrmich

trotzdemsinnvoll?Mit den Organisationsmitteln von MAPPEI verfgen Sie ber ei-

ne breit gefcherte Palette an Werkzeugen fr Ihre Broaufgaben.

Doch wissen Sie auch, wie Sie diese Werkzeuge optimal einset-

zen? Dieses Buch enthlt eine Flle von Ideen und Praxisbeispie-

len. Es zeigt, wie Sie die Potenziale der MAPPEI-Produkte noch

besser ausschpfen knnen.

WashabendiesechsstelligenNummernzubedeuten,diehierunddaimBuchzusehensind?

Dieses Buch ist eine Art Gebrauchsanweisung aus Sicht eines An-

wenders. Da MAPPEI eine Vielfalt an Produkten bietet, ist es hu-

fig nicht leicht, im Text exakt zu benennen, um welches Produkt

es sich im Einzelfall handelt. Um die gewhlte Lsung zu verste-

hen, ist jedoch Klarheit notwendig. Aus diesem Grund ist in vie-

len Fllen hinter den Produkten in Klammern die sechsstellige Ar-

tikelnummer angegeben sie przisiert die Angaben und erleich-tert die Orientierung im MAPPEI-Programm.


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10 FINDN SI H RAUS, WO SI STHN

in SelbsttestFinden Sie heraus, wo Sie stehen

Bevor Sie dieses Buch lesen, knnen Sie den folgenden Selbsttest

machen. Er verschafft Ihnen einen ersten Hinweis dazu, wie gut

Sie organisiert sind und welche Potenziale es fr Sie gibt, effizien-

ter zu arbeiten.

Bitte kreuzen Sie Ihre Antwort an.

1. Termingebundene Unterlagen wie etwa eine intrittskartehabe ich immer mit einem Griff zur Hand, wenn sie gebrauchtwerden.

Ja Nein

2. Meine Wiedervorlage stellt sicher, dass ich auch solchePapiere sofort griffbereit habe, wenn sie schon vor dem

Termin gebraucht werden, etwa bei einer Nachfrage selbstdann, wenn der Termin nicht bekannt ist.

Ja Nein

3. Wenn ich eine Aufgabe bearbeite, habe ich nur die Unterlagenvor mir, die dazu ntig sind.

Ja Nein

4. Was meine Aufgaben angeht, so behalte ich alle anstehen-den Verpflichtungen stets im Blick.

Ja Nein

5. Auf meinem Schreibtisch befinden sich keine Papierstapel. Ja Nein


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11FINDN SI HRAUS, WO SI STHN

6. Die von mir eingesetzten Organisationsmittel verbrauchennur wenig mehr Platz als die darin aufbewahrten Papiere.Brutto- und Nettobedarf sind also annhernd gleich.

Ja Nein

7. Suchzeiten tendieren an meinem Arbeitsplatz sowie in unse-rer Abteilung gegen null.

Ja Nein

8. Wird eine aktuelle Akte bentigt, sind die Zugriffszeiten ge-ring: s handelt sich meist nur um Sekunden; in jedem Fallliegt die Zugriffszeit unter einer Minute.

Ja Nein

9. Fr die Organisation der Papiere gibt es in unserem Unter-nehmen praxistaugliche Standards. Diese stellen sicher, dasssich auch Kollegen in den Papieren eines Arbeitsplatzes zu-rechtfinden, etwa im Krankheitsfall oder bei der Urlaubs-vertretung.

Ja Nein

10. Die Standards ermglichen es zudem, das gesuchte Papierrasch zu finden, auch wenn es in Unterlagen steckt, diemehrere Jahre alt sind. Dies trgt dazu bei, etwa beiGewhrleistungsansprchen auf der sicheren Seite zu sein.

Ja Nein

Auswertung: Wie oft haben Sie Ja angekreuzt?10-mal Sie sind hervorragend organisiert es muss klasse sein, mit

Ihnen zu arbeiten! Sie sind darber im Bilde, auf welcheTechniken es ankommt. Ich wrde Sie gern kennenlernen.Schreiben Sie mir an [email protected].

7- bis 9-mal Sie wissen bereits einiges darber, wie man ein Bro so orga-nisiert, dass Sie mit den tglichen Aufgaben gut vorankommen

und keine unntigen Reibungsverluste entstehen. Wenn Siedieses Buch aufmerksam durchlesen, werden Sie Impulse erhal-ten, sprbar schneller und konzentrierter zu arbeiten.

4- bis 6-mal Bei Ihnen gibt es wie bei vielen Menschen eine Reihe vonThemen, mit denen Sie sich nher befassen sollten. Dieses Buchknnte Ihnen dabei helfen, einen regelrechten ffiziensprungim Bro zu erzielen, und zwar nachhaltig.

1- bis 3-mal Bei Ihnen gibt es das grte Potenzial. Wenn Sie sich eingehendmit diesem Buch befassen und mit den Organisationsmittelnwie beschrieben arbeiten, werden Sie darber erstaunt sein,was in Ihrem Bro alles mglich ist.


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12 FINDN SI H RAUS, WO SI STHN

Ich empfehle Ihnen, den Selbsttest nicht nur zu lesen, sondern

tatschlich auszufllen. Wenn Sie das Buch durchgelesen und die

Organisation in Ihrem Bro umgestellt haben, knnen Sie den

Selbsttest erneut ausfllen und so Ihre Fortschritte beurteilen.


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DerEffizienzvorsprung

im Bro


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14 Dr ffznzVorsrung m Bro

Kapitel 1Alles kalter Kaffee?

In Zeiten hoch entwickelter Informations- und Kommunikations-

technologien ist Papier doch out, mag mancher meinen. Welchen

Sinn hat dann noch ein Buch ber die Frage, wie Schriftstcke ef-

fizient organisiert werden knnen?

Wenn Ihr Schreibtisch so aussieht:

oder Ihr Unternehmen tatschlich vollstndig papierlos organi-

siert ist, dann knnen Sie dieses Buch getrost zur Seite legen oder

einem Freund schenken.

Das papierlose Bro wurde bereits in den 30er-Jahren des 20.

Jahrhunderts erdacht und in dem Artikel As We May Think be-

schrieben, und zwar von dem US-amerikanischen Ingenieur Van-

Papier ist doch out!

Eine alte Idee:das papierlose Bro


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15ALLS KALTR KAFF ?

nevar Bush, der mit Memexeine Arbeitserleichterung fr Geistes-

arbeiter schaffen wollte.

Zwar sind manche von Bushs Ideen inzwischen realisiert worden

wie etwa die Speicher- und Abrufmglichkeiten multimedialer Da-

ten,

die Verknpfung von Dokumenten und Medieninhalten

durch Hyperlinks sowie

die Vernetzung der persnlichen Arbeitsgerte durch das

Internet.

Doch das papierlose Bro bleibt im Alltag der meisten Menschen

bis heute nur ein Traum. Und selbst in Organisationen, in denen

die Mglichkeiten der EDV sehr weitgehend genutzt werden, fin-

den sich in der Regel groe Mengen Papier, die traditionell ver-

waltet werden.

Der Einsatz von Computern bringt uns augenscheinlich dem pa-

pierlosen Bro nicht nher, sondern beschert uns eine noch gr-

ere Papierflut. Die Preise fr Drucker und Kopierer sind heute

vergleichsweise niedrig, die Gerte fast fr jedermann erschwing-lich geworden. Je problemloser bedrucktes Papier erzeugt werden

kann, desto mehr wird auch produziert.

Dieser Trend wird durch weitere technologische Entwicklungen

gestrkt: Per Offsetdruck fhrten nur grere Auflagen zu vertret-

baren Stckkosten. Es musste grndlicher berlegt werden, ob ei-

ne Broschre gesetzt und gedruckt wird. Durch den Digitaldruck

knnen heute dagegen auch kleinste Auflagen kostengnstig her-gestellt werden. Die Folge: Die Zahl der Drucksachen steigt mas-

siv. Es scheint, als nhme die Menge gedruckter Informationen zu,

je elektronischer das Bro wird.

Dies besttigen auch die jngsten mir vorliegenden Zahlen des

Verbandes Deutscher Papierfabriken. Sie belegen, dass sowohl die

Mengen gestrichener Druckpapiere als auch die Tonnagen unge-

strichener Druck- und Bropapiere im Vergleich zum Vorjahr um

4,5 Prozent gestiegen sind (Papier Kompass 2008). In Deutschland

betrug der rechnerische Papierverbrauch (Produktion plus Import

abzglich Export) im Jahre 2007 brigens etwa 256,4 kg pro Kopf.

Manches

wurde realisiert

Das papierlose Brobleibt meist ein Traum

Es wird mehrPapier bedruckt

Je elektronischer dasBro, desto mehrDrucksachen

Tonnagen wachsen


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16 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO

Davon sind 47 Prozent, also knapp die Hlfte, grafische Papiere

(den Rest bilden Verpackungen, Hygiene-Papiere sowie Spezialpa-

piere).

Vor zwei Generationen musste sich kaum jemand Gedanken berdie Archivierung von Gebrauchsanweisungen und Garantieschei-

nen machen. Wer einen Fotoapparat hatte, besa ihn meist ein

Leben lang. Und im Bro machten sich nicht Fax-, E-Mail- und

Posteingnge Konkurrenz. Zudem mussten nur wenige Menschen

so viele unterschiedliche Projekte gleichzeitig managen, wie es

heute der Normalfall ist.

Wenn die Menge der Unterlagen steigt, hat dies freilich Folgen fr

die Organisation dieser wachsenden Menge an Dokumenten. Ge-

fragt sind flexible und praktikable Hilfsmittel und Arbeitstechni-

ken, die die Broorganisation vereinfachen und auch umfangrei-

chen und komplexen Vorgngen gewachsen sind.

Solche Hilfsmittel und Arbeitstechniken sind jedoch offenbar nicht

besonders weitverbreitet:

Eine Erhebung des KAIZEN Institute aus dem Jahre 2004

offenbarte, dass 38 Prozent der Arbeitszeit durch unpro-duktive Ttigkeiten verloren gehen (vgl. Lean Office Stu-

die 2006 von Anna-Katharina Wittenstein und Michael

Wesoly, Fraunhofer IPA, S. 18).

Schtzungen gehen davon aus, dass nur 50 bis 60 Prozent

der Arbeit im administrativen Bereich produktiv sind (ebd.,

S. 15).

Ein prominentes Beispiel fr Verschwendung am Arbeits-

platz ist die Suche nach dem richtigen Dokument. Sie ge-hrt zu den Effizienzkillern der Broarbeit (vgl. Umfrage

Lean Office des Fraunhofer IPA vom September/Okto-

ber 2003; www.schlanke-prozesse.de/data/Umfrageergeb

nisse_Lean Office.pdf)

Im 21. Jahrhundert ist die Herausforderung grer als je zuvor,

Akten intelligent zu organisieren.

Ob das Tagesgeschft flssig von der Hand geht oder ob Sand im

Getriebe ist, hngt oft genug von Kleinigkeiten ab. Zwar bricht

aufgrund nicht sofort greifbarer Unterlagen nicht gleich der Um-

Die Komplexittnimmt zu

Folgen fr dieOrganisation

Groe Defizite

EntscheidendeKleinigkeiten


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17ALLS KALTR KAFF ?

satz ein, aber es kostet doch Zeit und Nerven. Der Zugriff sowie

das Ablegen von Dokumenten werden oft als lstig und krfte-

zehrend empfunden. Die Folge: Die Stapel auf den Schreibtischen

wachsen und mit ihnen das Frustpotenzial.

Kann es sein, dass eine Ursache darin zu sehen ist, dass die Wahl

der Organisationsmittel nicht gut genug durchdacht war bzw. vor

langer Zeit getroffen und nie hinterfragt wurde? Es hat lngst ei-

ne Revolution stattgefunden, die den Broalltag erleichtert. Nur

hat es scheinbar bisher kaum jemand bemerkt. Auf vielen

Schreibtischen sieht es so aus wie im folgenden Foto und wer

sich daran gewhnt hat, findet das auch ganz normal.

Eine Revolution, diekaum jemand bemerkte


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Kapitel 2Eine kleine Aktenkunde

Bevor ich die gebruchlichsten Ablagemethoden* genauer unter-

suche, werfe ich einen Blick auf die Organisationsmittel, die in

Deutschland weitverbreitet sind. Die Begriffe, die in der Fach-

sprache blicherweise verwendet werden, sind allerdings etwas

sperrig. Wrter wie Schriftgutund entsprechend Schriftgutbehlter

klingen ein wenig nach verstaubten Amtsstuben. Denkt man je-

doch an die Optimierungspotenziale, verliert das Thema sofort je-den Hauch von Langeweile. Um keine Verwirrung zu stiften, be-

nutze ich im Folgenden die etablierten Termini.

Was unter den verschiedenen Schriftgutbehltern genau zu ver-

stehen ist, wird in der DIN 821 (Teil 3, Ausgabe 3.1991) definiert.

Es wird unterschieden zwischen Schriftgutbehltern fr:

1. liegende Ablage: Die Aufbewahrungsmittel wie Aktendeckel,

Mappe, Tasche, Hefter, Hefter mit Falz liegen dabei ber-einander)

Beispiel: Mappe

Sperrige Begriffe

*Ablagen werden auchRegistraturen genannt.

Liegende Ablage


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19IN KLIN AKTNKUND

2. stehende Ablage (Ordner, Stehsammler, Altablageordner,

Altablageschachtel). Bei der stehenden Ablage gibt es

zwei Mglichkeiten: Bei der lateralen Stehablage werden

die Schriftgutbehlterseitlich nebeneinanderstehendaufbe-

wahrt.

Laterale Stehablage mit Ordnern Laterale Stehablage mit Stehsammler

Bei der vertikalen Stehablage stehen die Aufbewahrungs-

mittel hintereinander.

Vertikale Stehablage mit Stehsammler sowie instellmappen.

Abgebildet ist eine Ordnungsbox mit Ordnungsmappen von MAPPI.

Laterale Stehablage

Vertikale Stehablage


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3. hngende Ablage (Hngeordner, Hngehefter, Hngemappe,

Hngetasche, Hngesammler). Auch bei der hngenden

Ablage gibt es zwei Mglichkeiten: Bei der lateralen Hnge-

ablage werden die Schriftgutbehlterseitlich nebeneinander

aufbewahrt.

Lateraler Hngehefter fr hngende Ablage (Pendelregistratur)

Bei der vertikalen Hngeablage sind die Schriftgutbehlter

hintereinanderabgehngt.

Vertikal hngende Ablage (Hngeregistratur). Detail: vertikale Hngemappe

Lateral hngendeAblage

Vertikal hngende

Ablage


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21IN KLIN AKTNKUND

4. wahlweise Verwendung (Einstellmappe, Einstellhefter, Ein-

hngehefter, Prospekthlle, Sichthlle).

Prospekthlle mit Lochung, die das inlegen in Hefter, Stehordner und andere

Schriftgutbehlter mit Abheftmechanik ermglicht

Sichthlle aus transparenter Folie, die oben und an einer Seite offen ist

Einstellmappen und -hefter werden von mehreren Herstellern an-

geboten. Die grte Produktvielfalt kombiniert mit einem aus-

geklgelten System an Zubehr bietet nach meinen Recherchen

die Firma MAPPEI. Die Produkte werden in Teil I: Die Instrumen-

te ab Seite 73 gezeigt und beschrieben.

Weitere Bildbeispiele finden Sie, wenn Sie die Begriffe im Internet

in eine Bildersuchmaschine eingeben oder in einem auf Broma-

terial spezialisierten Webshop suchen, beispielsweise bei www.

leitz-profishop.de.

WahlweiseVerwendung

Weitere Bildbeispiele


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Nicht nur fr die Sprachregelung gibt es Normen, sondern auch

fr die Schriftgutverwaltung. Die wichtigste ist die ISO 15489, ei-

ne internationale Norm, die als DIN-Norm von Deutschland ber-

nommen wurde. Sie definiert Regeln fr nachvollziehbare Ver-

waltungs- und Geschftsvorgnge. Es geht dabei um die vorarchi-vische Schriftgutverwaltung (engl.: records management) in Abgren-

zung zur dauerhaften Archivierung (engl.: records preservation).

Die Organisationsmittel von MAPPEI eignen sich fr nicht nur fr

Privatanwender, sondern auch fr Organisationen, die sich norm-

konform verhalten wollen oder mssen.

Die Organisationsmittel sollen die Arbeiten in einem Bro unter-

sttzen und mglichst erleichtern. Welche Aufgaben sind hufig

zu bewltigen? Typischerweise sind es die Folgenden:

Sichten und Selektieren der eingehenden Papiere

Kennzeichnung von Dokumenten zwecks eindeutiger Zu-

ordnung

Ablage von Dokumenten inklusive der Entscheidung hin-

sichtlich der Zuordnung sowie ggf. Doppelablagen bzw. An-

legen von Querverweisen

Anlegen neuer Schriftgutbehlter

Besorgen intern weitergegebener Akten (z. B. bei Kollegenoder Vorgesetzten)

Zurechtfinden in Akten bei personellen Vertretungen

(z. B. im Falle von Krankheit, Urlaub oder Dienstreisen)

Vorsortierung von Unterlagen, die als Nchstes bearbeitet

werden sollen

Zugriff und Entnahme

Suchen von Dokumenten, die nicht beim ersten Zugriff

auffindbar sind Entleih- und Vollstndigkeitskontrollen

Sichtung von nicht mehr aktuellem Schriftgut

Archivierung (Verlagerung in Altablage)

Sichtung der Archive

Vernichtung von Schriftgut nach Ablauf der gesetzlich vor-

gegebenen Aufbewahrungsfristen

Bei den beschriebenen Aufgaben handelt es sich um Ttigkeitenim System. Wichtiger noch ist die Arbeit am System. Dazu gehrt

die Erarbeitung, Weiterentwicklung und Pflege des Ordnungs-

bzw. Ablagesystems.

Normen fr dieSchriftgutverwaltung

Typische Aufgabenim Bro

Im und am Systemarbeiten


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23IN KLIN AKTNKUND

Bei der Auswahl geeigneter Ablagesysteme spielen in der Regel

die folgenden Kriterien eine wichtige Rolle:

Zeit

Knnen Sie in wenigen Sekunden ein neues Dokument

ablegen? Ist der Zugriff auf ein Dokument mit geringen bzw.

ohne Suchzeiten mglich?

Lassen sich die Beschriftungen der Aktenbehlter schnell

erfassen, sodass die Zugriffszeiten sehr gering sind?

Platz

Stimmen Brutto- und Nettoplatzverbrauch eines einzel-

nen Schriftgutbehlters in etwa berein?

Wird beim Aufbewahren der Schriftgutbehlter kein

Platz verschwendet sowohl in der Hhe als auch in

der Breite?

Wie sieht es mit den Mbeln aus, in denen die Schrift-

gutbehlter aufbewahrt werden: Knnen pro Mbel-

stck mglichst viele Akten aufbewahrt werden?

Flexibilitt

Ist es mglich, Akten rasch neu zu ordnen? Dies ist

nicht nur fr Anwender des Getting Things Done-

(GTD-)Ansatzes zur Produktivittssteigerung wichtig(mehr zu GTD erfahren Sie auf Seite 148ff.).

Dokumente werden auch ber den Arbeitsplatz hin-

aus gebraucht etwa im Home Office, beim Kunden

oder unterwegs (auf Messen etc.). Untersttzt das Ord-

nungssystem die einfache Entnahme und Wiederablage

der bentigten Akten?

Konzentration und Motivation

Ermglicht das Ablagesystem die konzentrierte Bearbei-tung einzelner Vorgnge?

Sind beim Zugriff auf einzelne Dokumente keine Papie-

re im Blickfeld, die mit der aktuellen Aufgabe nichts zu

tun haben und ablenken?

Macht der Umgang mit dem System Spa?

Teamfhigkeit

Untersttzt das Ablagesystem Prozesse, die ber den

Schreibtisch des einzelnen Mitarbeiters hinausgehensowie Abteilungsgrenzen berschreiten?

Finden sich im Rahmen von Vertretungsregelungen

auch Kollegen mit dem System zurecht?

Kriterien fr dieAuswahl der Systeme


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Kosten

Wie teuer sind die Organisationsmittel?

Welche Kosten verursacht das Ablagesystem unter Be-

rcksichtigung der benannten Kriterien Zeit, Platz, Fle-

xibilitt, Konzentration und Motivation sowie Team-fhigkeit?

Wie die Organisationsmittel von MAPPEI mit Blick auf diese Kri-

terien abschneiden, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.


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25SI GWINNN ZIT

Kapitel 3Sie gewinnen Zeit

Verwalten bringt selbst keinen konomischen Nutzen im Gegen-

teil: Es belastet und hlt von der Bearbeitung der Kernaufgaben

ab. Wie die Akten am Einzelarbeitsplatz und im gesamten Unter-

nehmen abgelegt und organisiert werden, ist dem Kunden egal.

Unternehmen, die zeitsparende Anstze gefunden haben, sind da-

mit im Vorteil.

Die Organisationsmittel von MAPPEI ermglichen es, den Zeit-

bedarf im Umgang mit Akten zu reduzieren. Es sind folgende Auf-

gaben, die Zeit kosten egal, mit welchem System Sie arbeiten:

Anlegen einer neuen Akte

Ablegen eines Vorgangs

Zugriff auf einen bestimmten Vorgang

Rckgriff auf ein bestimmtes Dokument eines Vorgangs

Anlegen einer neuen Akte

Das Anlegen einer neuen Akte dauert mit MAPPEI weniger als 30

Sekunden. Um genau zu sein: Es sind 26,6 Sekunden. Diesen

Wert ermittelte die Deutsche MTM-Vereinigung e.V. (www.dmtm.

com) in ihrer Studie Vergleich von verschiedenen Ablagetechni-

ken/Ordnungsmitteln vom 19. April 2007.

Da die MTM-Vereinigung in diesem Kapitel noch hufiger er-

whnt wird, kurz einige Worte zum Hintergrund. Bei den Werten

Verwalten belastet

Aufgaben,die Zeit kosten

Neue Akte inknapp 30 Sekunden

MTM-Vereinigung


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der MTM-Vereinigung handelt es sich um die Zeiten, die ein

durchschnittlich intelligenter Mensch bentigt, um dauerhaft oh-

ne Ermdung die jeweilige Aufgabe zu erledigen. MTM steht fr

Methods-Time-Measurement, was die Vereinigung selbst mit

Methodenzeit-Messung bersetzt. Methodenzeit deutet schon an,dass die bei der Durchfhrung einer bestimmten Arbeit bean-

spruchte Zeit von der gewhlten Methode der Ttigkeit abhngt.

Kurz: Die Methode bestimmt die Zeit.

Folgende Zeitwerte wurden fr das Anlegen eines Schriftgutbe-

hlters ermittelt:

Anlegen einer MAPPEI-Einzelakte: 26,6 Sekunden

Anlegen einer Hngemappe: 27,4 Sekunden

Anlegen eines Hebelordners: 31,3 Sekunden

Das Anlegen eines Ordnungsmittels beinhaltet dabei die einzelnen

Ttigkeiten von der Aufnahme bis zur Beschriftung bzw. Kenn-

zeichnung. Bei der Anlage wird noch kein Dokument abgelegt.

Die Zeitunterschiede fallen an dieser Stelle zuungunsten von

MAPPEI ins Gewicht, da die MAPPEI-Methode am besten

funktioniert, wenn fr jeden Vorgang eine eigene Mappe ange-legt wird. Das heit beispielsweise bei 300 Vorgngen zu je fnf

Dokumenten, die in drei Aktenordner 500 Blatt passen wrden,

dass im Minimalfall nur drei Ordner anzulegen sind (= 1,6 Minu-

ten). Dagegen mssen 300 Organisationsmappen angelegt wer-

den (= 133 Minuten). Dies geschieht natrlich nicht an einem

Tag, sondern immer nur dann, wenn ein neuer Vorgang auf den

Tisch kommt.

Ablage eines Vorgangs

Bei der Ablage eines Vorgangs sind zwei Varianten zu unterscheiden:

1. Ablegen des ersten Vorgangs in einen gerade angelegten

Schriftgutbehlter.

2. Ablage von weiteren Vorgngen in einen bestehenden

Schriftgutbehlter, der vor der Ablage gesucht und aufge-

nommen werden muss. Dies betrifft nur Hngemappen und

Hebelordner, denn Kern der MAPPEI-Methode ist es, dass

jeder Vorgang in eine eigene Organisationsmappe kommt.

Anlegen neuerSchriftgutbehlter

Noch kein Dokumentabgelegt

Fr jeden Vorgangeine eigene Mappe

Zwei Varianten


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27SI GWINNN ZIT

Fr die Ablage eines Vorgangs wurden folgende Zeitwerte ermittelt:

Ablage MAPPEI-Einzelakte: 13,1 Sekunden

Ablage Hngemappe Sammelakte

(1. Vorgang je Buchstabe): 18,0 Sekunden

Ablage Hngemappe Sammelakte(weitere Vorgnge): 29,2 Sekunden

Ablage Hebelordner

(1. Vorgang je Ordner): 32,6 Sekunden

Ablage Hebelordner

(weitere Vorgnge): 46,6 Sekunden

In den Hngemappen und Hebelordnern werden mehrere Vor-

gnge abgelegt. Es wrde viel zu viel Platz verbrauchen, wenn fr

schlanke Vorgnge jeweils eine eigene Hngemappe oder ein eige-

ner Hebelordner genutzt wrde. Im Extremfall ist einem Vorgang

ja nur ein einziges Dokument zugeordnet.

Zugriff auf einen bestimmten Vorgang

Unter Zugriff auf einen bestehenden Vorgang wird das Hinzu-

fgen weiterer Dokumente zu einem Vorgang verstanden. ZurVerdeutlichung: Whrend es bei der Ablage um einen ganzen Vor-

gang geht, der abzulegen ist, wird beim Zugriff dagegen nur ein

einzelnes Dokument abgelegt, und zwar eines, das zu einem be-

reits bestehenden Vorgang gehrt.

Die von der MTM-Vereinigung ermittelten Zugriffszeiten sehen

folgendermaen aus:

Zugriff auf eine MAPPEI-Einzelakte: 20,0 Sekunden Zugriff auf eine Hngemappe: 37,1 Sekunden

Zugriff auf einen Hebelordner: 56,0 Sekunden

Vielleicht fragen Sie sich, warum der Zugriff bei einer Hngemap-

pe lnger dauert als bei einer MAPPEI-Einzelakte. In beiden Fl-

len muss ja einfach nur der richtige Schriftgutbehlter gesucht

werden, um abschlieend das Dokument einzufgen. Ein Grund:

Bei der MAPPEI-Akte ist der Reiter farbcodiert und mit System

positioniert (z. B. alphabetisch versetzte Sortierung). Das Identifi-

zieren der richtigen Akte sowie das sptere Wiedereinstellen sind

somit ohne Suchaufwand mglich.

Zeitbedarffr die Ablage

Mehrere Vorgngepro Ordner

Ablage einzelner

Dokumente

Zeitbedarf fr Zugriffe

Schneller als beiHngemappen


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Rckgriff auf ein bestimmtes Dokument in einer Akte

Mit Rckgriff ist der Arbeitsablauf gemeint, der notwendig ist,

um an ein bestimmtes Dokument eines Vorgangs zu gelangen. Es

findet hier kein Abheften statt, sondern nur eine Informationsauf-nahme.

Die erfolgreich bestandene Nagelprobe des MAPPEI-Systems steht

fr mich im engen Zusammenhang mit der Mglichkeit schneller

Rckgriffe. Bei einem komplexen Buchprojekt musste ich schrift-

liche Unterlagen von mehr als hundert (!) regelmigen An-

sprechpartnern mit einem Griff zur Hand haben. Als ich die Pro-

jekte noch mit Aktenordnern organisierte, lief es so: Wenn mich

jemand mit einer Frage anrief, zu deren Beantwortung ich die zu-

gehrigen Unterlagen vor Augen brauchte, sagte ich: Etwas Ge-

duld, bitte. Ich hole den Vorgang und rufe Sie zurck. Dann bin

ich zum Regal gegangen, habe den zugehrigen Ordner herausge-

nommen, ihn durchgesehen, bis ich an der richtigen Stelle war,

und habe zurckgerufen. Seitdem ich die Projekte mit MAPPEI

organisiere, habe ich die Unterlagen zu allen laufenden Projekten

in unmittelbarer Nhe meines Schreibtisches. Das funktioniert,

weil die Unterlagen im Vergleich zur Organisation mit Aktenord-nern nun deutlich weniger Platz verbrauchen (S. 33ff.).

An ein Dokumentgelangen

Mit Ordnern:Rckruf ntig

Alle Unterlagen zulaufenden Projekten

befinden sich in diesemBeispiel in ausziehbaren

Tablaren und Schub-laden des Sideboards

und sind mit einemGriff zur Hand


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29SI GWINNN ZIT

Wenn nun jemand von diesen mehr als hundert Ansprechpart-

nern anrief, konnte ich mit dem Griff in die Ordnungsbox des Pro-

jekts sofort die Mappe herausziehen, auf die sich der Anrufer be-

zog. Okay, nicht sofort, es dauerte schon einige Sekunden. Die ge-

wnschte Information konnte ich trotzdem ohne nennenswerteVerzgerungen geben bzw. eine Notiz aufschreiben. Das Hin- und

Hergehen war nun ebenso unntig geworden wie die Rckrufe.

Aus zeitnah wurde sofort.

Folgende Zeitwerte wurden fr den Rckgriff auf einen bestehen-

den Vorgang gemessen:

Rckgriff MAPPEI-Einzelakte: 16,2 Sekunden

Rckgriff Hngemappe: 28,8 Sekunden

Rckgriff Hebelordner: 27,9 Sekunden

Da sich nur wenige Dokumente in einer MAPPEI-Einzelakte be-

finden, ist die gewnschte Seite schnell zur Hand. Bei der Hnge-

mappe ist der Aufwand grer, weil zunchst der richtige Vorgang

innerhalb der Sammelakte gefunden werden muss und falls der

Vorgang entnommen wird die Einlegestelle gegebenenfalls er-

neut zu lokalisieren ist. Beim Ordner ist dieser zustzliche Auf-

wand in den angegebenen Zeiten ebenfalls bercksichtigt.

Der Zeitbedarf im Zusammenspiel von Anlage, Ablage, Zugriffund Rckgriff

Erst durch die Gesamtbetrachtung kommen wir zu einem realisti-

schen Bild. Die MTM-Vereinigung hat eine Szenario-Rechnung

erstellt, bei der folgende Annahmen zugrunde gelegt wurden: 300 Vorgnge 5 Dokumente

1.200 Zugriffe (das heit, auf jeden Vorgang wird durch-

schnittlich vier Mal zugegriffen)

75 Rckgriffe (das heit, es wird durchschnittlich nur auf

jeden vierten Vorgang zugegriffen)

Fr jeden Vorgang wird eine MAPPEI Ordnungsmappe an-

gelegt.

Fr jeden Buchstaben wird eine Hngemappe angelegt (25

Hngemappen).

Fr die rund 1.500 Bltter werden drei Hebelordner an-

gelegt.

Mit MAPPEI:Antwort sofort mglich

Zeitbedarffr Rckgriffe

Unterschiede MAPPEIzu Hngemappe, Ordner

Szenario-Rechnung


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Unter Bercksichtigung der gemessenen Zeiten ergibt sich das fol-

gende Gesamtbild:

Freilich lassen sich auch andere Berechnungen anstellen. Die MTM-

Vereinigung hat beispielsweise untersucht, was passiert, wenn meh-

rere Vorgnge in eine MAPPEI-Ordnungsmappe abgelegt werden.

Auch wenn dies dem MAPPEI-Ansatz widerspricht, werden man-

che Nutzer im Alltag so vorgehen. Der gesamte Zeitbedarf nhert

sich in diesem Fall mit 871 Minuten dem Zeitbedarf der Hnge-

mappen an (931 Minuten), unterbietet ihn aber noch immer.

Schluss mit Suchzeiten

Profis haben alles mit einem Griff zur Hand. Denken Sie an einen

Operationssaal im Krankenhaus. Was wre, wenn im OP die

bentigten Instrumente und Arbeitsmittel jedes Mal erst umstnd-

lich zusammengesucht werden mssten?

Im Bro gelten dagegen an vielen Arbeitspltzen andere Regeln.

Hier fllt es nicht so schnell auf, wenn Akten zu suchen sind.

Zeitbedarf in Minuten

bei 300 Vorgngen zufnf Dokumenten

Quelle: MTM-Vereinigung

Wer die Zeiten undAnnahmen, die dieser

Gesamtrechnung zugrundeliegen, im Detail kennen-

lernen mchte, sei auf dieMTM-Studie Vergleich

von verschiedenenAblagetechniken/Ordnungsmitteln

(Hamburg, Siegen,19. April 2007) verwiesen.Sie ist bei MAPPI erhlt-

lich: (02 71) 23 88-0.

Mehrere Vorgngepro Mappe

OP: Keine Suchzeiten

Stapel als Zeichenfr Flei?


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31SI GWINNN ZIT

Zudem haben sich viele daran gewhnt, dass die Schreibtische mit

Stapeln zugedeckt sind, die bei Bedarf durchsucht werden. Man-

che meinen sogar, Stapel seien ein Zeichen fr besonderen Flei

oder gar fr Genialitt. Aber was ist daran genial, ein Dokument

suchen zu mssen und wenn es jedes Mal auch nur ein paar Mi-nuten dauert? Wenn wir ehrlich sind: nichts! Es ist pure Zeitver-

schwendung.

Das Fraunhofer-Institut fr Produktionstechnik und Automatisie-

rung IPA in Stuttgart hat einmal untersucht, welchen Anteil die-

se Zeitverschwendung bei Mitarbeitern in der Verwaltung aus-

macht. Das Ergebnis war, dass 13 Prozent der Arbeitnehmer ihre

Arbeitszeit fr Suchen aufwenden. Laut einer OECD-Statistik be-

trug die durchschnittliche Arbeitszeit in Deutschland im Jahre

2003 1.361 Stunden. 13 Prozent davon sind 177 Stunden. Bei ei-

ner 40-Stunden-Woche sind das fast viereinhalb Wochen, die ein

Mitarbeiter angeblich nur mit Suchen verbringt! Abgesehen da-

von, dass Suchen etwas Frustrierendes ist, muss diese Zeit ja vom

Unternehmen bezahlt werden. Es ist Zeit, die ohne Wertschp-

fung verloren geht. Auf wen diese 13 Prozent auch immer zutref-

fen: Die betroffenen Mitarbeiter knnen nur hoffen, dass die Kon-

kurrenz nicht besser organisiert ist und ebenfalls viereinhalb Wo-chen pro Mitarbeiter und Jahr mit Suchen verbringt.

Je konsequenter Sie mit MAPPEI arbeiten,

desto deutlicher reduzieren sich die Suchzeiten.

Sind die Reiter farbcodiert (S. 95), durchdacht beschriftet (S. 97)

und in die entsprechend gekennzeichneten Boxen bzw. Schrnke

eingestellt, tendieren die Suchzeiten gegen null, da die bentigteMappe auf einen Blick zu sehen ist.

Wenn Sie mit MAPPEI arbeiten, bedeutet das das Ende mit:

Suchzeiten bei Ablage und Rckgriff

Stapeln mit unabgelegten Schriftstcken

Unsicherheit durch Unordnung

Primitiv-Arbeiten wie Lochen und Abheften

Dafr gewinnen Sie:

Mehr Sicherheit durch bessere bersicht

Mehr Arbeitsfreude und Freiraum

Viereinhalb Wochenauf Suche

Suchzeiten fast null

Was aufhrt

Was kommt


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Mehr Gelassenheit durch effizienteres Arbeiten

Krzere Durchlaufzeiten durch schnelleren Arbeitsfluss

Zufriedenere (interne und externe) Kunden, da diese

schnelle Antworten bekommen

Geschwindigkeitszuwachs, wenn sich Vertreter bei Krank-heit, Urlaub oder Personalwechsel an Arbeitspltzen von

Kollen zurechtfinden mssen

Ordnung, die nebenbei entsteht, da die Mappe einfach an

der richtigen Position eingestellt wird

Fazit: Wer seine Unterlagen mit MAPPEI organisiert, der

arbeitet schneller, da einzelne Bewegungen und Vorgnge

nicht ausgefhrt werden mssen und folglich auch keine

Bearbeitungszeiten dafr anfallen.

Wer sich schneller bewegt, ist ein schlechteres Ziel fr die Kon-

kurrenz, hie es mal in einer Anzeige von Vodafone. Dieser

Spruch htte auch von MAPPEI kommen knnen.

PassenderWerbespruch


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33SI GWINNN RAUM

Kapitel 4Sie gewinnen Raum

Traditionelle Ablageformen beanspruchen zumeist mehr Platz als

ntig. Dies gilt fr Hebelordner wie fr Hngeregistraturen. Mit

den Organisationsmitteln von MAPPEI lsst sich nicht nur Zeit,

sondern auch Platz sparen viel Platz. Fr diese Sparmglichkei-

ten gibt es zwei Ansatzpunkte:

1. Raumgewinn in der Breite

2. Raumgewinn in der Hhe

Raumgewinn in der Breite

Frher organisierte ich meine

Projekte in Aktenordnern. Jeder

Kunde bekam einen eigenen

Ordner.

Kunden mit umfangreichen

Projekten bekamen einen brei-

ten Ordner. Fielen nur weni-

ge Papiere an, nutzte ich einen

schmalen.

Oft mehrPlatzverbrauch als ntig

Eine Mglichkeit:pro Kunde ein Ordner


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Auf diese Weise hatte ich zu-

sammenhngende Unterlagen

zur Hand. So weit, so gut.

Dass die Ordner nicht ganz ge-fllt waren, lag in der Natur

der Sache. So wurde jedoch viel

Platz verschwendet und letztlich

Luft archiviert, wie ein Blick

von oben zeigt.

Die Papiere aus den Ordnern, die auf diesen Fotos zu sehen sind,

habe ich krzlich in Organisationsmappen eingelegt. Diese Map-

pen passten in eine einzige Box! Um die Unterlagen aufzubewah-

ren, bentige ich nun nur noch halb so viel Platz.

MAPPEI wirbt damit, dass je nach Ausgangssituation bis zu 40

Prozent des Platzbedarfs eingespart werden knnen. In dem hier

gezeigten Fall waren es sogar 50 Prozent. Der sprbare Raumge-

winn in der Breite ergibt sich, weil auf die Hebelmechanik der

Ordner verzichtet wird und jeweils in etwa nur so viel Platz ben-

tigt wird, wie es die Akten tatschlich erfordern.

Es wurde vielLuft archiviert

Platzbedarf halbiert

Verzicht auf dieHebelmechanik


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35SI GWINNN RAUM

Mit anderen Worten: Die Ordnungs-

mappen ermglichen mit Blick auf

den Platzbedarf ein besseres Brutto-

Netto-Verhltnis.

Dass manche Ordner kaum gefllt

sind, whrend andere von Papieren

fast berquellen, ist ein Problem,

das bei Anwendung der MAPPEI-

Methode nicht auftreten kann.

Bei flchtiger Betrachtung knnte mancher auf die Idee kommen,

mit Hngeregistermappen knnten sich hnliche Effekte wie mit

MAPPEI erzielen lassen. Dies ist jedoch nicht mglich.

Zunchst ist es ein Nachteil, dass die Zahl der mglichen Reiter-

positionen viel kleiner ist

als bei den Ordnungsmappen, bei denen es insgesamt 25 Reiter-

positionen fr eine alphabetische Anordnung gibt.

Gutes Brutto-Netto-Verhltnis

Und was ist mitHngemappen?

WenigerReiterpositionen

MAPPEI : alphabetischePositionierung


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Auerdem ist durch die Hngeschienen der Platzbedarf im Ver-

gleich zu den MAPPEI-Ordnungsmappen deutlich grer. In 5 cm

Tiefe passen nur acht Hngemappen, jedoch 50 oder sogar noch

mehr MAPPEI-Ordnungsmappen:

Hinzu kommt, dass die Reiter bei den Hngeregistermappen ver-

gleichsweise klobig sind, whrend die MAPPEI-Reiter kaum auf-

tragen.

Wenn Sie einen Schreibtisch mit Rollcontainer haben, bedeutet

das, dass Sie nahezu die doppelte Anzahl an Vorgngen im

Schreibtischauszug unterbringen knnen. Die Ordnungsbox ist

brigens so gebaut, dass sie wie eine Hngemappe einfach in ei-

nen Hngeregisterschrank eingehngt werden kann.

Schienen verbrauchensehr viel Platz

Reiter sind klobig

Doppelte Zahlvon Vorgngen


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37SI GWINNN RAUM

Vorher

Nachher

Dieser positive Effekt, nahezu die doppelte Anzahl an Vorgngen

unterbringen zu knnen, gilt auch fr die Aufbewahrung der Ak-ten in Sideboards sowie anderen Mbeln im unmittelbaren Um-

feld Ihres Arbeitsplatzes: Sie haben auf deutlich mehr Vorgnge

schnellen Zugriff. Somit sparen Sie Wegezeiten zu Schrnken und

Regalen, die sich ansonsten auf einen Tag oder gar ein Jahr ge-

rechnet zu nennenswerten Spannen summieren.

Rollcontainermit Hngemappen

Rollcontainermit MAPPEI

Wegezeiten entfallen


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Raumgewinn in der Hhe

Setzen Sie Aktenordner ein, verlieren Sie schon allein dadurch

Platz, dass die Papiere hochkantaufbewahrt werden. Bei den Or-

ganisationsmitteln von MAPPEI werden die Unterlagen dagegenim Querformataufbewahrt. Dadurch ergeben sich Gewinne in der

Hhe.

Aktenschrnke sind in der Regel

so ausgelegt, dass sie im Quer-

format abgelegte Dokumente

problemlos aufnehmen knnen.

Messen Sie selbst mal nach: Ei-

ne Ordnungsbox hat eine Tiefe

von 348 mm.

BeigleicherRegalhhe erlaubt das MAPPEI-System daher eine Ar-chivierung in achtReihen, whrend es bei Ordnern nursechs Rei-

hen sind:

Unterlagen imQuerformat aufbewahrt

Vergleich:Hhe von Ordnerund Orgamappen

Zwei Regalbdenmehr

Vergleich:Raumbedarf von Ordnern

und Ordnungsboxen


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39SI GWINNN RAUM

Konsequenzen

Der reduzierte Platzbedarf hat eine Reihe positiver Folgen:

Sie brauchen weniger Stellfche fr Regale bzw. Schrnke.

Entsprechend reduzieren sich auch die Investitionskostenfr die ntigen Mbel.

Sie gewinnen in den bestehenden Mbeln eine Platz-

ersparnis. Sie betrgt durchschnittlich knapp 40 Prozent.

Von der Raumersparnis profitieren Sie sowohl in der Ab-

teilung fr die Zwischenablage von Projektunterlagen als

auch im Archiv fr die Aufbewahrung der Dokumente von

abgeschlossenen Projekten.

Wenn Sie weniger Stellflchen bentigen, mssen Sie ent-

sprechend weniger Broflche mieten bzw. kaufen, heizen,

beleuchten und sauber halten.

Positive Folgen


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Kapitel 5Sie werden flexibler

Manche Dokumente werden nicht nur am eigenen Arbeitsplatz

bentigt, sondern auch an anderen Stellen:

Bei einer Kollegin

Vor Ort bei Kunden und Lieferanten

Bei Sitzungen im Besprechungszimmer

Im Home Office

Auf Messen und Kongressen Beim Steuerberater

Unterwegs auf Reisen

Merkmal einer zeitgemen Aktenorganisation ist es daher, dass

sie die einfache Entnahme und Wiederablage der bentigten Un-

terlagen ermglicht. Denn meist ist es sinnvoll, nur ausgewhlte

Vorgnge mitzunehmen und nur solche Akten dabeizuhaben, die

auch tatschlich gebraucht werden.

Mit den MAPPEI-Organisationsmitteln ist solch ein flexibler Um-

gang denkbar simpel:

Sie nehmen einfach die Mappen, die Sie brauchen. Das

dauert nicht lnger als einen Augenblick. Vorteil: Sie mssen

keine Vorgnge aus Ordnern oder Hngemappen heraussu-

chen und spter wieder einordnen.

Die Ordnungsmappen wiegen kaum etwas und verbrau-

chen beim Transport aufgrund ihrer Konstruktion im Ver-

gleich zu Hngeregistermappen nur wenig Platz. Dies gilt

erst recht im Vergleich mit Hebelordnern.

Dokumente nicht nuram Schreibtisch

Nur mitnehmen, wasauch gebraucht wird

Flexibler Umgang


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41SI WRDN FLIBLR

Die Flexibilitt macht sich schon beim Anlegen eines neuen Pro-

jekts bemerkbar. Am Anfang reicht in vielen Fllen eine einzige

Mappe, die rasch mit dem Projektnamen beschriftet ist.

Diese Mappe knnen Sie beispielweise im Rollcontainer am

Schreibtisch aufbewahren.

Bekommen Sie die Einladung zu einem Treffen, bei dem etwa in

einer Sitzung in Ihrem Hause ber dieses Projekt gesprochen

wird, knnen Sie die Mappe einfach nehmen und an die richtigePosition in die Wiedervorlage stellen (S. 141ff.). Ist der Tag mit dem

Termin gekommen, haben Sie die Akte gleich zur Hand.

Von Anfang anschlank und flexibel

Mappe in derWiedervorlage

positionieren

Terminverwaltungmit bentigter Mappe


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Warum es sich lohnt, Akten zu vereinzeln

Nehmen wir an, bei der eben erwhnten Sitzung machen Sie sich

verschiedene Notizen. Sie bekommen auerdem projektbezogene

Unterlagen in die Hand, die zunchst in die Ordnungsmappe wan-dern. Die Mappe wird dicker.

Beispielsweise enthlt die Ordnungsmappe nun folgende Papiere:

Visitenkarten der Gste, die an der Sitzung teilnahmen

Ihr Zugticket sowie Taxi-Quittungen einer Reise, die mit

diesem Projekt zusammenhngt

Technik

Handschriftliche Notizen zur Kalkulation des Projekts

Terminplan

Wchst das Projekt wie hier skizziert, lohnt es sich nun, die Unter-

lagen durchzusehen. Meist ist rasch erkennbar, dass sich die Pa-

piere sinnvoll trennen lassen. Zusammenhngende Papiere kom-

men in jeweils eigene Mappen. Diese Mappen knnen Sie einfach

anlegen und hinter eine Leitkarte stellen, die Sie mit dem Namen

des Projekts beschriften.

Diesen Vorgang nennt man Vereinzeln.

Durch das Vereinzeln erreichen Sie die Effizienz

im Umgang mit Ihren Akten.

Die Mappe wird dicker

Mgliche Inhalte

Weitere Mappen anlegen

Mappen hintereiner Leitkarte


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43SI WRDN FLIBLR

Das diesem Vorgang zugrunde liegende Prinzip wird als Akten-

trennung bezeichnet (S. 127). Was auf den ersten Blick nach Ver-

schwendung aussieht immerhin mssen Sie neue Mappen anle-

gen, was ja Zeit und Geld kostet , dient der bersichtlichkeit.

Durch die Aktentrennung knnen Sie die Dokumente schnellerfinden.

Wenn Sie beispielsweise einen Anruf bekommen, der sich auf die

Kalkulation bezieht, haben Sie die ntigen Unterlagen einschlie-

lich Ihrer Notizen sofort zur Hand, indem Sie die Mappe Kalku-

lation hinter der Leitkarte Ihres Projekts herausnehmen. hnlich

verhlt es sich, wenn Sie die Reisekostenabrechnung machen: Die

Mappe Quittungen enthlt alle Belege.

Durch ein konsequentes Vereinzeln mag es Mappen geben, die

nur zwei oder drei Bltter enthalten dennoch haben diese Blt-

ter eine eigene Mappe verdient, wenn sie zu einem klar abgrenz-

baren Thema gehren. Im Laufe der weiteren Bearbeitung wird

sich das bemerkbar machen. Verzichten Sie dagegen auf die

Aktentrennung und fllen Sie zu viele Unterlagen in eine Einzel-

mappe, wird wieder Zeit mit der Suche nach dem gewnschten

Dokument verloren gehen.

Welche Differenzierungstiefe speziell fr Ihre Vorgnge angemes-

sen ist, knnen nur Sie selbst entscheiden. Im Zweifelsfall emp-

fehle ich, lieber eine Mappe mehr anzulegen als eine zu wenig.

Profitieren Sie vor, auf und nach Reisen

Die Flexibilitt, die durch die Organisationsmittel von MAPPEI

mglich wird, erleichtert den Arbeitsalltag enorm. Das gilt nicht

nur, wenn Sie am Schreibtisch schnell einen bestimmten Vorgang

brauchen, sondern auch dann, wenn Sie auf Reisen gehen.

Die Reisevorbereitung kann schon weit im Voraus beginnen und

dank MAPPEI fast nebenbei erledigt werden. Ich handhabe es bei-

spielsweise so, dass ich fr jeden Auer-Haus-Termin eine orange-

farbene Aktionsmappe (S. 89) anlege und diese mit dem Namen

der Stadt beschrifte, in welcher der Termin stattfinden wird. Diese

Aktionsmappe stelle ich in die Wiedervorlage.

Aktentrennungist sinnvoll

Mit einem Griffzur Hand

Eine Mappe pro Thema

Lieber eine Mappezu viel als eine zu wenig

Auch fr Reisengut geeignet

Reisevorbereitungfast nebenbei


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Wenn ich die Reservierungsbesttigung vom Hotel bekomme,

wandert diese in die entsprechende Mappe. Ebenso verhlt es

sich mit dem Zug- oder Flugticket und hnlichen Dokumenten.

Wenn ich nun bei einem Telefonat oder durch eine E-Mail erfah-

re, dass mein Gesprchspartner an bestimmten Unterlagen inte-

ressiert ist, mache ich mir eine Notiz, die ebenfalls in dieseMappe wandert. Im Laufe der Zeit kommen auf diese Weise ver-

schiedene Schriftstcke in die Mappe, die fr diese Reise wichtig

sind.

Steht die Reise nun unmittelbar bevor, nehme ich die Aktions-

mappe aus der Wiedervorlage und sehe die Notizen durch. Finde

ich Hinweise auf Vorgnge, die fr den Termin wichtig sind, neh-

me ich die Mappen, die ich voraussichtlich brauche, einfach ausihrer Ordnungsbox und stellen sie in eine schmale Ordnungs-

gitterbox (S. 104) bzw. eine leere Ordnungsbox mit normaler

Gre (S. 103). Auch die Aktionsmappe kommt in diese Box.

Diese Box passt in eine Aktentasche. Nun habe ich alles bersicht-

lich zur Hand. Um an ein bestimmtes Dokument zu kommen,

muss ich die Box meist noch nicht einmal aus der Tasche nehmen.

Probieren Sie das mal mit einem Aktenordner! Durch die Farb-

codierung und die Beschriftung der Reiter sowie dem angewand-

ten Prinzip der Aktentrennung ist auf einen Blick klar, welche

Mappe das Dokument enthlt und wohin ich zu greifen habe.

Aktionsmappe frAuer-Haus-Termine

Papiere, die frdie Reise wichtig sind

Temporre Boxfr die Reise

Box kannin der Tasche bleiben


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45SI WRDN FLIBLR

Natrlich funktioniert dies auch gut, wenn mehrere Termine hin-

tereinanderliegen bzw. mehrere Stdte nacheinander zu besuchen

sind.

Nach der Rckkehr ins Bro kommen die Mappen dann wieder in

ihre Ordnungsboxen hinein. Im Gegensatz zum Umgang mit Ak-

tenordnern oder Hngemappen, in denen jeweils mehrere Vor-

gnge aufbewahrt werden, ist das rasch erledigt, da Schritte wie

das Herausnehmen, ffnen und Durchsehen des Ordners entfal-

len. Bei den Ordnungsmappen von MAPPEI mssen neue Unter-

lagen auerdem nicht gelocht und muss keine Hebelmechanik be-

dient werden. Die Mappe lsst sich in Sekundenschnelle einfachin ihre Box stellen. So ist nach der Reise die Ordnung schnell wie-

derhergestellt, auf dem Schreibtisch bilden sich keine Stapel.

MAPPEI und GTD

Es drfte inzwischen klar geworden sein: Die Organisationsmit-

tel von MAPPEI ermglichen es, Akten rasch neu zu ordnen.

Dies ist nicht nur fr normale Nutzer von Belang, sondern vor

allem fr GTD-Anwender extrem wichtig (siehe auch S. 148ff.).

Wrden Sie das Material fr jede Idee, fr jedes Vorhaben, fr

Aktentaschemit bentigten Mappenin schmalerOrdnungsbox

Auch fr mehrereTermine geeignet

Nach der Rckkehr:Ordnung ist schnellwiederhergestellt

GTD-Anwenderbrauchen Flexibilitt


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jedes Projekt in jeweils eigenen Hngemappen oder gar Akten-

ordnern ablegen, dann wrden Sie in Ihrem Bro bald erdrckt.

Nutzen Sie dagegen Organisationsmappen, sieht die Sache schon

anders aus.

Die Mappen knnen Sie nun in verschiedenen Ordnungsboxen

aufbewahren:

Aktive Projekte

Warten auf

Vielleicht/Irgendwann

Next Actions

Referenzmaterial

Sie knnen Mappen auch hinter Leitkarten stellen:

Anrufen

Besorgen

Das Wiedervorlagesystem von MAPPEI (S. 141ff.) eignet sich

auerdem ideal als GTD-Terminkartei.

Wenn Sie im Sinne von GTD arbeiten, werden Sie in besonderer

Weise von der Flexibilitt der MAPPEI-Methode profitieren. ZweiBeispiele:

Sollten Sie beim Durchsehen im Rahmen Ihres Wochen-

berblicks in der Box Vielleicht/Irgendwann auf eine

Mappe zu einer Projektidee stoen, die Sie nun realisieren

wollen, dann nehmen Sie die Mappe dort heraus und stel-

len sie einfach in die Ordnungsbox Aktive Projekte.

Sehen Sie in der Warten auf-Box, dass sich ein Ge-

sprchspartner nicht innerhalb der vereinbarten Frist beiIhnen gemeldet hat, nehmen Sie die Mappe aus dieser Box

heraus und stellen sie hinter die Leitkarte Anrufen, da-

mit Sie bei nchster Gelegenheit mal nachhaken.

Wo immer Sie Akten umsortieren sei es im normalen

Alltag am Schreibtisch, auf Reisen, im Rahmen eines GTD-

basierten Arbeitens oder nach Projektende beim Archivieren

der Akten , haben Sie mit den Organisationsmitteln vonMAPPEI die richtigen Instrumente zur Hand. Sie knnen sich

auf Ihre Aufgaben konzentrieren und werden nicht durch die

Unzufriedenheit ber unflexible Werkzeuge abgelenkt.

Ordnungsboxennach GTD-Schema

Mappen nach Kontextenordnen

Zwei Beispiele


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47FRI R SHRIBTISH, FRIR KOPF ORDNUNG WIRKT SIH AUH MNTAL AUS

Kapitel 6Freier Schreibtisch, freier Kopf

Ordnung wirkt sich auch mental aus

Wer Unterlagen mit MAPPEI organisiert, profitiert von einem re-

duzierten Platzbedarf und spart Zeit. Das sind Fakten, die sich gut

mit Zahlen belegen lassen. Doch es gibt auch Effekte, die weniger

gut zu messen sind. Vielleicht handelt es sich dabei aber sogar um

die wichtigeren Auswirkungen.

Anwender der MAPPEI-Methode knnen

konzentrierter arbeiten,

die Gefahr der Aufschieberitis besser in den Griff bekommen,

Brofrust reduzieren.

Konzentrierter arbeiten

Ob Sie konzentriert arbeiten knnen, ist nicht nur eine Frage der

bung, sondern vor allem eine Frage der Rahmenbedingungen.

Wenn Sie Ihren Schreibtisch jetzt anschauen, gibt es zwei Mg-

lichkeiten:

1. Er ist leer und macht es mglich, dass Sie sich zu 100 Pro-

zent auf eine Aufgabe konzentrieren knnen. Ihre Ener-

gie luft wie bei einem Laserstrahl auf einen Punkt zu-

sammen.

2. Auf Ihrem Schreibtisch liegen Papiere, Telefonnotizen, Ma-

gazine, Bcher, Fotos und sonstige Unterlagen. Auf diese

Wichtige Auswirkungen

Wie sieht IhrSchreibtisch aus?


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Weise versorgt er Ihr Gehirn mit einem Sperrfeuer von

Hinweisen auf unerledigte Aufgaben, nicht getroffene Ent-

scheidungen und unausgegorene Vorhaben.

Finden Sie sich eher bei der zweiten Situationsbeschreibung wie-der, dann kennen Sie das:

Ihre Aufmerksamkeit springt von einer Aufgabe zur nchs-

ten. Wo sollen Sie anfangen, wo aufhren?

Selbst wenn Sie sich eine bestimmte Sache vorgenommen

haben, wird durch Ablenkungen rasch unklar, in welche

Richtung Sie Ihre Energien kanalisieren sollen.

Sie wirken zwar ziemlich beschftigt und am Ende des Ta-

gesfhlen Sie sich geschafft. Nur haben Sie vermutlich nicht

das geschafft, was Sie sich vorgenommen hatten.

Ihr Tag fhlt sich so an, als htten Sie die ganze Zeit leere

Bltter in die Luft geworfen.

Das ist normal, aber nicht gerade hilfreich, wenn es darum geht,

Dinge erledigt zu bekommen. Ungnstige Rahmenbedingungen

knnen sogar zum sogenannten Attention Deficit Trait fhren, ei-

ner Konzentrationsschwche, die inzwischen auch in Deutsch-

land diskutiert wird. Anders als beim Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom wird sie nicht durch eine erbliche Disposition begns-

tigt, sondern ist Folge eines stndigen Multitasking bei gleichzeitig

hohem subjektiv wahrgenommenem Stress.

Wer zu vielen Reizen zugleich ausgesetzt ist

und alles auf einmal erledigen mchte,

der kann sich bald gar nicht mehr konzentrieren,

wird unproduktiv oder gar aggressiv.

Die Schlussfolgerung lautet also: Befreien Sie Ihren Schreibtisch

von allem, was Ihre Aufmerksamkeit ablenkt. Dies umfasst alles,

was Sie nicht beim Bearbeiten Ihrer aktuellen Aufgabe brauchen.

Stapel mit unerledigten Papieren gehren in jedem Fall dazu.

Das gilt auch dann, wenn Sie nicht unter Konzentrationsschwie-

rigkeiten leiden. Denn mglicherweise neigen Sie dazu, unange-

nehmen Aufgaben zu entfliehen und damit wren Sie nicht al-

lein. Dann haben Sie sich mit den Stapeln Anreize aufgebaut, die

Ihnen diese Flucht erleichtern.

Voller Schreibtisch

Konzentrations-schwche

Fluchtverhalten


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49FRIR SHRIBTISH, FRIR KOPF ORDNUNG WIRKT SIH AUH MNTAL AUS

Hier kann die MAPPEI-Methode einen wichtigen Vorteil ausspie-

len. Der Kern des Ansatzes besteht darin, dass jeder Vorgang in ei-

ne eigene Mappe kommt schon beim Entstehen des Vorgangs

(S. 121). Die Mappe wird dort abgestellt, wohin sie laut Akten-

systemplan gehrt (S. 206ff.). Oder sie kommt in die Wiedervor-lage hinter eine Terminkarte, wenn die Bearbeitung fest fr diesen

Zeitpunkt vorgesehen ist (S. 141ff.). Der Schreibtisch bleibt frei.

Wird der Vorgang dann bearbeitet, legen Sie die betreffende Ord-

nungsmappe auf Ihren Schreibtisch. Da er ansonsten leer ist, kn-

nen Sie konzentriert arbeiten. Es sind keine Papiere im Blickfeld,

die mit der aktuellen Aufgabe nichts zu tun haben und ablenken.

Aufmerksamkeitsrubern, die normalerweise ber den Schreib-

tisch verteilt sind, macht die MAPPEI-Methode damit den Garaus.

Beispiel: Im vorhergehenden Kapitel wurde erwhnt, dass die

Mappe Quittungen alle Belege enthlt, die Sie fr Ihre Reise-

kostenabrechnung brauchen (S. 43). Wenn Sie die Abrechnung be-

arbeiten, haben Sie nur die gesammelten Belege vor Augen.

Bereits die Tatsache, dass Sie alle Belege mit einem Griff zur Hand

haben, ist eine Entlastung. Daneben gibt es einen weiteren Vor-

teil: Sie werden nicht abgelenkt. Der Schreibtisch ist nicht nur frei,

Sie mssen auch keine Papiere durchsuchen, die mit den Ausla-

gen nichts zu tun haben.

Der Schreibtischwird frei bleiben

BeispielReisekosten-abrechnung

Sie werden nichtabgelenkt


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Die Gefahr der Ablenkung ist meist gro. Denn mit Sicherheit gibt

es Aufgaben, die Sie erledigen sollten, damit das Projekt voran-

kommt. Doch diese Aufgaben interessieren im Moment nicht. Es

geht um die Reisekostenabrechnung, und da Ihr Blick ausschlie-

lich auf Papiere wie Quittungen und Belege fllt, knnen Sie die-se Abrechnung auch konzentriert und zgig bearbeiten. Ist das er-

ledigt, knnen Sie Ihre Aufmerksamkeit auf eine neue Herausfor-

derung richten.

Die MAPPEI-Methode entlastet den Kopf auch beim Anlegen und

Heraussuchen der Akten. Diese Aufgaben sind bei ungeeigneten

Systemen beschwerlicher als ntig.

Beim konsequenten Einsatz der Organisationsmittel von MAPPEI

mssen Sie nicht mehr berlegen, wo Sie etwas finden. Durch

den Aktensystemplan ist die Antwort eindeutig. Selbst wenn Sie

den genauen Begriff vergessen sollten, ist durch die Farbe des Rei-

ters klar, welche Mappen infrage kommen. Im Alltag berfliegt

das Auge die alphabetisch angeordneten Reiter und findet die be-

ntigte Mappe in kurzer Zeit. Wenn Sie die Akten wie auf Seite

42 beschrieben vereinzelt haben, brauchen Sie dazu nicht lnger

als ich: einige Sekunden. Oft landet das Auge sogar gleich auf der

richtigen Mappe.

Konzentriert undzgig arbeiten

Entlastung beimAnlegen der Akten

Sie mssen nichtmehr berlegen


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Aufschieberitis besser in den Griff bekommen

Wer sich auf eine Prfung vorbereitet, kennt das Problem vermut-

lich aus eigenem Erleben: Statt zu lernen, wird Staub gesaugt, ein-

gekauft, dies und das erledigt und schon ist der Tag um.

Am Schreibtisch kann es hnlich gehen: Es ist ein wichtiges Kon-

zept zu erarbeiten, doch stattdessen werden auch unwichtigere

E-Mails beantwortet und Papiere durchgesehen, die sich auf der

Tischplatte im Laufe der Zeit so angesammelt haben. Und unter

diesen Papieren ist immer etwas, das scheinbar die unmittelbare

Aufmerksamkeit erfordert und einen von der eigentlichen Aufga-

be, dem Erarbeiten des Konzeptpapiers, abhlt.

Dieses Phnomen, zu dem man frher einfach Bummeln oder

Trdeln sagte, wird unter dem Begriff Prokrastination inzwi-

schen auch wissenschaftlich untersucht. Hinter Aufschiebehand-

lungen stehen hufig Auslser wie Perfektionismus, Motivations-

losigkeit, Selbstwertprobleme sowie ngste etwa Versagensngste

und Angst vor Ablehnung.

In der Regel lsst sich das Problem des Aufschiebens nicht alleindurch ernst gemeinte Vorstze lsen, die immer wieder erneuert

werden. Leichter wird es, wenn die Betroffenen entsprechende

Methoden und Arbeitsmittel nutzen. Zwar wird auch MAPPEI al-

lein der Aufschieberitis kein Ende machen. Doch die Organisati-

onsmittel knnen dabei helfen, Motivationsruber zu reduzieren.

Dies ist mglich, weil die MAPPEI-Methode auch Ordnung in die

Organisation der Arbeit bringt. Sie sind nicht mehr allein schon da-

durch erschlagen, dass Sie die ganze unerledigte Arbeit sehen.

So knnen Sie die Phasen Planen und Ausfhren mit den In-

strumenten von MAPPEI klar trennen:

Beim Planen sehen Sie nur Mappen durch und entschei-

den, was erledigt werden soll. Sie legen die Mappen bereit,

zum Beispiel in einen Stufenstnder (S. 52) oder auch in ei-

ne normale Ordnungsbox, die die Mappen fr den aktuel-

len Tag aufnimmt. Wichtig: Sie fangen in der Planungspha-

se mit dem Erledigen noch nicht an.

BeimAusfhren nehmen Sie nur die Mappe vor Augen, die

Sie fr das Erledigen Ihrer aktuellen Aufgabe bentigen.

Staub saugenstatt lernen

Prokrastination

Vorstze alleinhelfen nicht

Planen und Ausfhrentrennen


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Sie arbeiten bereits mit Tageszielen, die Ihrem Tag eine Struktur

geben? Dann stellen Sie vor Beginn der eigentlichen Arbeit die

Mappen mit den ntigen Unterlagen in den von Ihnen dafr vor-

gesehenen Behlter.

Beim Stufenstnder (S. 108) knnen Sie es beispielsweise so hand-

haben:

Erstes Fach

Mappen, die Sie bis zum Mittag brauchen

Zweites Fach

Mappen, die Sie zwischen Mittag und Feierabend brauchen

Drittes Fach

Mappen, bei denen es gut wre, wenn sie heute noch er-

ledigt wrden

Viertes Fach

Mappen fr unvorhergesehene Aufgaben

Kern der Idee ist es, sich nur jeweils mit einer Aufgabe, einer Ent-

scheidung zu befassen. Grere Vorhaben zergliedern Sie in die

einzelnen Aufgaben. Die zugehrigen Papiere bewahren Sie in je-

weils eigens dafr angelegten Mappen auf. Diese Aufgaben gehen

Sie bzw. andere aus dem Team isoliert und konzentriert an. So

verengen Sie den Fokus auf eine berschaubare Aufgabe, die Sie

auch in absehbarer Zeit wirklich bewltigen knnen. Neigen Sie

dazu, Aufgaben aufzuschieben, weil Sie frchten, das Vorhaben

sei zu gro und zumindest heute nicht zu bewltigen, kann Ihnen

dieses Zergliedern des Vorhabens in kleine Teilaufgaben helfen.

Vier Fcher desStufenstnders nutzen

Stufenstnder mitMappen, die heutebearbeitet werden

Kleine Pckchenpacken


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Brofrust reduzieren

In vielen Bros nimmt die Arbeitsbelastung zu und zahlreiche

Mitarbeiter leiden darunter. Die Stapel auf den Schreibtischen

wachsen und manch einer wei gar nicht mehr, welche Farbe sei-ne Schreibtischoberflche hat, denn er hat sie schon lange nicht

mehr gesehen.

Auf die Frage, warum die Betroffenen das Thema nicht angehen,

heit es dann oft: Das bringt doch nichts. Wenn ich heute auf-

rume, sieht es in zehn Tagen wieder genauso aus. Frustriert ha-

ben sie sich mit den Stapeln abgefunden und auch damit, immer

wieder nach Dokumenten suchen zu mssen.

Vielleicht fragen Sie sich einmal selbst:

Wie hufig haben Sie das Ablegen von Dokumenten vor

sich hergeschoben, weil Ihnen der Umgang mit Ordnern

oder Hngemappen zu umstndlich war?

Wie oft waren Sie schon auf 180, nur weil Sie einen Brief

vergeblich gesucht haben?

Und wie lange hat Sie dieser rger dabei blockiert, produk-

tiv weiterzuarbeiten?

Frust kommt von lat. frustra, das auch mit vergeblich oder

erfolglos bersetzt werden kann. Brofrust entsteht also immer

dann, wenn Sie ein gestecktes Ziel in Ihrem beruflichen Umfeld

nicht erreichen:

Frust-Stufe 1

Schieben Sie das Anlegen von neuen Akten oder das Ab-

legen von erledigten Vorgngen vor sich her, wachsen dieStapel. Schon der Blick auf die Stapel frustriert, weil er

zeigt, dass Sie selbst bei so einfachen Aufgaben Disziplin-

schwierigkeiten haben.

Frust-Stufe 2

Wenn Sie ein Papier brauchen, aber nicht finden, ist das

noch frustrierender.

Frust-Stufe 3

Am frustrierendsten ist es freilich, wenn Sie Ihr Tages- odergar Jahresziel nicht erreichen, weil die (nicht gut durch-

dachte) Broorganisation zu viel Kraft und Zeit verschlun-

gen hat.

Frust im Bro

Drei Fruststufen


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Das muss nicht sein. Mit der MAPPEI-Methode knnen Sie dem

Frust in allen drei Stufen wirksam begegnen:

Frust-Stufe 1 (Aufschieben des Aufrumens)

Das Prinzip der Sofort-Ordnung (S. 121) sorgt dafr, dass

eingehende Unterlagen sofort ihren Platz bekommen. Sieverstopfen weder den Posteingang noch den Schreibtisch.

Beim Ablegen erledigter Unterlagen mssen Sie die Map-

pen einfach dort einstellen, wo sie hingehren. Arbeits-

schritte wie das Herausnehmen und ffnen eines Akten-

ordners entfallen. Die Zeitvorteile (S. 27) sind sprbar und

hinterlassen ein gutes Gefhl.

Frust-Stufe 2 (Suchen nach Unterlagen)

Das Auge findet schneller als die Hand, hat mir mal ein

Organisationsberater von MAPPEI gesagt. An dieser Aussa-

ge ist etwas dran. Wenn Sie Ihre Vorgnge mit MAPPEI or-

ganisieren, brauchen Sie nur noch einen bzw. zwei Blicke,

um zu erfassen, wohin Sie greifen mssen. Das gilt selbst

dann, wenn der Bedarf nach einer Akte berraschend auf-

tritt, etwa durch einen Anruf, den Sie entgegennehmen:

Ein Blick gengt bei aktuellen Vorgngen. Diese kn-

nen Sie im unmittelbaren Umfeld Ihres Schreibtisches

aufbewahren. Sie schauen auf die Reiter und sehen an-hand der Farbe, Positionierung und Beschriftung sofort,

welche Mappe Sie herausnehmen mssen.

Handelt es sich um den Vorgang eines bereits abge-

schlossenen Projekts, ist zuvor ein zweiter Blick ntig:

Sie mssen auf die Beschriftung der Ordnungsboxen

schauen, um anschlieend in der richtigen Box die be-

ntigte Mappe zu finden.

Frust-Stufe 3 (verpasstes Tages- oder gar Jahresziel)Wenn Sie konzentrierter arbeiten und nicht mehr so viel

aufschieben, steigen die Chancen, dass Sie Ihre Ziele auch

wirklich erreichen. MAPPEI stellt darber hinaus auch

Hilfsmittel bereit, mit denen Sie Ihre Ziele gut im Blick be-

halten knnen (S. 152ff.).

WirksameGegenmanahmen


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55MAPPI UNTRSTTZT DI ARBIT IM TAM

Kapitel 7MAPPEI untersttzt die Arbeit im Team

Wenn von Ordnung im Bro die Rede ist, geht Ihnen vielleicht

der Gedanke durch den Kopf: Das Genie beherrscht das Chaos.

An diesem Spruch ist ja auch tatschlich etwas dran. Viele Men-

schen, die wir heute als Genie betrachten, hatten nicht unbedingt

einen ordentlichen Schreibtisch. Winfried W. Weber, Autor des

Buches complicate your life, singt ein Loblied auf die kreative

Unordnung und macht darauf aufmerksam, dass zum Beispiel dasPenicillin nicht entdeckt worden wre, htte der sptere Nobel-

preistrger Alexander Fleming im Labor immer ordentlich aufge-

rumt.

Doch selbst wenn der Satz mit dem Genie und dem Chaos stim-

men sollte: Wie viele von uns sind tatschlich ein Genie? Und was

tun die Kollegen, wenn das Genie auf Dienstreise ist oder im Ur-

laub weilt? Mssen sie dann dem Kunden sagen: Oh, Ihre An-frage knnen wir nicht bearbeiten. Sie mssen warten, bis unser

Genie wieder da ist?

Das Chaos zu ertragen oder sogar zu genieen, mag fr Menschen

mglich sein, die alleine arbeiten. Doch in sehr vielen Bros gibt

es Kollegen, die sich im Vertretungsfall an einem fr sie fremden

Arbeitsplatz zurechtfinden mssen. Wenn sich dann auf dem

Schreibtisch die Stapel trmen, beginnt das groe Suchen. Schnell

entsteht rger auf den Kollegen, der anscheinend so viel unordent-

licher ist als man selbst.

Das Geniebeherrscht das Chaos

rger berunordentliche Kollegen


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56 Der effizienzVorsprung im Bro

Korrekt msste der Spruch daher so lauten, wie ihn der Aufrum-

Experte Jrgen Kurz treffend modifiziert hat:

(Albert Einstein)

Sein(Jrgen Kurz)

Das Genie

beherrscht das Chaos.ii

Der Alltag ist nun mal mit der Bewltigung vieler Akten verbun-

den. Die Frage lautet, wie man es sich dabei leichter machen

kann, vor allem wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten.

Akten mit MAPPEI im Team nutzen

Mit MAPPEI kann die Zusammenarbeit im Team deutlich besser

werden, sofern sie die gemeinsame Nutzung von Akten betrifft.

Mglich wird dies durch ein abgestimmtes Vorgehen beim Anlegen und Nutzen von

Akten und

den Aktensystemplan.

Abgestimmtes Vorgehen beim Anlegen und Nutzen von Akten

Normalerweise lernt niemand, wie Akten angelegt werden. In der

Berufsausbildung, an der Fachhochschule und an der Universitt

geht es im Allgemeinen eher um inhaltliche Aspekte und weniger

darum, wie man die Broarbeit intelligent bewltigt. Das Ergeb-

nis: Jeder organisiert seine Akten so, wie er es persnlich fr rich-

tig hlt. Vielleicht ist noch festgelegt, dass nach Abschluss eines

Wie geht es leichter?

Jeder hat seineigenes System


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Projekts alle Unterlagen digital zu archivieren sind. Doch in der

Bearbeitungsphase trmen sich oft genug die Papierstapel. Das ist

der wichtigste Grund dafr, dass Vertretungsregelungen hufig so

schlecht funktionieren. Die Kollegen finden sich untereinander in

den Akten einfach nicht zurecht.

Die Regeln der MAPPEI-Methode knnen hier Abhilfe schaffen.

Wenn das in diesem Buch beschriebene Vorgehen und die Regeln

wie das Prinzip der Sofort-Ordnung (S. 121ff.) bekannt sind und ge-

lebt werden, dann wird es fr Kolleginnen und Kollegen viel ein-

facher, sich auch an fremden Arbeitspltzen zurechtzufinden. Ei-

ne gemeinsam genutzte und gepflegte Aktenablage lsst sich mit

MAPPEI in nahezu allen Bereichen der Verwaltung in Industrie,

Handel und Dienstleistung sehr gut realisieren.

Aktensystemplan

Schlssel fr die Teamfhigkeit der Organisationsmittel von MAPPEI

ist der Aktensystemplan(S. 206ff.). Aus ihm geht hervor, welche

Reiterfarbe eine bestimmte Akte bekommt. Ein Aktensystemplan

kann auch auch fr komplexere Anforderungen entwickelt wer-

den, wie das folgende Beispiel andeutet. Es ist freilich ntig, diesen

Plan schriftlich festzuhalten und neuen Mitarbeitern zu erklren.

So wird es einfacher

Sehr ntzlich:der Aktensystemplan

Finanzen Personal Verwaltung Entwicklung Absatz Organisation Beschaffung Leistungs-erbringung

Recht/Versicherungen

Geschftsfhrung

a

Beziehungen: Haus-banken, sonstige, auchLeasing-Partner, Test

Personalbeschaffungund -entlassung

Grundstcke, Erwerb,Gestaltung undVerkauf

Produktentwicklung/Sortimentsgestaltung

Marktbeobachtung(Absatzmrkte),Produkt-Marketing

Aufbau-Organisations-Fragen

Marktbeobachtung,Bezugsquellen-Sicherung

Produktions-planung

Rechtliche BeratungVertragsfragen

Gesellschafts- u.Besitzverhltnisse,Gesellschafter

b

Finanzplanung lang-/mittel- /kurzfristig

PersonalverwaltungPersonalakten,Vertrge, Unternehmenffentlichkeit

Gebudegestaltungund -verwaltung,Betriebs- u.Wohngebude

ProduktionstechnischeEntwicklung

Kunden- undZielgruppen-Bearbeitung

Ablauf Organisations-Fragen

Lieferantenpflege Arbeitsvorberei-tung, Auftragsbe-arbeitung

Rechtsstreitigkeiten Beteiligungen,Verbindungen mit and.Unternehmen,Kooperationen

c

Finanzielle Sicherheiten,erhaltene und gegebe-ne, Immob. Belastungen

Tarif- undVergtungsfragenNebenentgelte, ber-sichten

Instandhaltung derGebude undEinrichtungen

Pr od uk t- Dok um ent ati on We rbu ng f r di eProdukte

Organisationsmittel-Fragen, auch VordruckeArbeitsplatzgestaltung

Materialbeschaffungauch Import,Beschaffungslogistik

Produktionsmittelauswahl und -gestaltung

Beobachtung derEntwicklung derGesetze undVorschriften

Gesellschaftsvertrge,Umwandlungen, steuerli-che Gestaltungen

d

Geldbestnde,Zahlungsverkehr,

Mahnwesen,Insolvenzen

Arbeitszeit-Gestaltung,Urlaub und Krankheit

Prod.-Mittel-Verwaltung und

Instandhaltung

Qualittswesen/Zertifizierung,

Produktverantwortungund -haftung

Organisation derVertriebsfunktionen

Informations-Versorgung,

Verffentlichungen,Dokumentation

Einkauf groerInvestitionsgter

Erstellung vonWerkzeugen/

Vorrichtungen

Registereintrge,Genehmigungen, entspr.

Behrdenbeziehungen

eBuchhaltung, laufend Personal-Abrechnung Produktrechtsschutz,

Patente, Lizenzen, WZVertriebsprojekte Ordnungs- und

ArbeitssystemeDienstleistungen,Beschaffung

Zeitwirtschaft Gesamtunternehms-Ttigkeit (bergr. Plg.)

f

Buchhaltungsab-schlsse, Bilanzen

PersonalvertretungBetriebsverfassung,ArbeitsrechtlicheVorschriften

Inventar- undFuhrparkverwaltung

Preis- undKonditionengestaltung

Organisatorische Einzel-Projekte

Wareneingang,Prfung,Reklamationen

Fertigung Vor-und Endprodukte,Mat. Verbrauch

Versicherungs-Vorgnge

Organe desUnternehmens u. derenTtigkei; auch (unserer)Mitglieder

g

Kapital- undZinsverkehr,Konzernverrechnung

Personalausbildung und-entwicklung, Betr.Vorschlagswesen

Vertriebs-Planungenund Programme

Fhrung Mitarbeiterbzw. Einh., Dispositionu. Anweisungen

Lagerhaltung frMaterialien

Verarbeitungs-technik bzw. Mon-tage beim Kunden

Vollmachten anPersonen, auch spez. frdie Unterschriften

h

Controlling,Kostenrechnung

Arbeitsschutz,Unfallverhtung,Betriebssicherheit

A bs at zf in anz ie run g D V-I nst al la ti on ,Untersttzung, Hard-und SoftwareEinsatz/Entwicklung

Lagerung in derFertigung,Fertigungslogistik

Mitgliedschaften von/inanderen Institutionen

i

BetriebswirtschaftlicheAuswertungen,Kennzahlen

Beziehungen,Sozialversicherer,Meldung derArbeitnehmer i. d.Sozialversicherung

Steuerung, Betrieb u.Kontrolle der allge-meinen Dienste

Anfragen, VerkaufundAuftragsabwicklung,Versand

Verkauf, Verwertg. u.Entsorgung von ber-schssen und Abfllen

Personaldisposi-tion in der lfd.Arbeit auf wech-selnde Pltze

Revision interne CorporateIdentity/Design,Entwicklung und nde-rung, PR-Arbeit

k

Steuern auf Besitz,Betrieb und Ertrag,Zwangsbeitrge

Gestaltung freiwilligerSozialleistungen

Fertigwaren-Lagerung,Distributionslogistik

Umweltschutzbezglich Emis-sionen aus Pro-duktion/Produkten

RumlicheVerteilung/Dezentralisie-rung des Unternehmens

l

Statistische Meldungenan Behrden undVerbnde

Gestaltung undAbwicklung der sozia-len Betreuung derMitarbeiter

Kundendienst undReklamationsabwick-lung

Entsorgung vonProduktionsabfllen u. Hausmll

Organisationsentwick-lung: Konzeptnderung,Outsourcing u. .

m

Zoll-Verwaltungs-Funktionen, admin.Abwicklung vonImporten/Exporten

Wohnungsversorgungfr Mitarbeiter,Gestaltung und Betrieb

Geschftsberichte,Ausknfte,Firmengeschichte, Archiv,Jubilen, auch externe

55 mm Reiter

30mmR

eiter

Beispiel Klein- und Mittelstndische Unternehmen


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Egal, in welcher Abteilung jemand arbeitet: Das gemeinsame Ver-

stndnis der Farbcodierung unterttzt ihn dabei, eine Akte so an-

zulegen, dass sie auch von Mitarbeitern einer anderen Abteilung

rasch gefunden werden kann ohne dass sie die Akte jemals vor-

her gesehen haben.

Das System ist durchgngig

Ein wichtiges Merkmal der MAPPEI-Methode ist die Durchgn-

gigkeit der Organisation: Vom Entstehen des Vorgangs ber die

verschiedenen Bearbeitungsphasen bis zum Lagern im Archiv be-

finden sich alle Unterlagen stets in derselben Mappe und sind mit

dem gleichen Reiter gekennzeichnet.

Die Dokumente folgen einem einheitlichen Organisationssystemund der gleichen Ordnungsweise. Dabei ist es egal, ob sich eine

Akte am Schreibtisch oder im Archiv befindet. Somit entfallen Ar-

beitsschritte, wie sie bei anderen Ordnungsmitteln zum Beispiel

Aktenordnern vorkommen: Ein Umheften, Zusammenfassen

oder auch Neusortieren ist unntig.

Vorteilhaft ist dabei auch, dass alle Vorgnge schon bei der ersten

Bearbeitung organisiert werden. Denn eine Mappe muss ja nureinmal angelegt und gekennzeichnet werden. Zu diesem Zeit-

punkt bei Entstehen des Vorgangs werden bereits alle Schrift-

stcke und Dokumente, die Teil des Vorgangs sind, lose in die

Mappe eingelegt.

Wird die Akte nicht mehr bearbeitet, dann wird sie beispielswei-

se in einer Mappothque gelagert (S. 118). Weil jede Mappe durch

den Aktensystemplan einen eindeutig definierten Platz erhlt, er-

gibt sich eine sachgerechte und bersichtliche Gliederung aller

Mappen. Dadurch ist gewhrleistet, dass jeder Mitarbeiter in jeder

Phase alle Dokumente sofort findet.

Durchgngig vomEntstehen bis ins Archiv

Von Anfang an

organisiert

Eingang ArchivArbeitsplatzAbteilung 2

ArbeitsplatzAbteilung 1


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59MAPPEI untErsttzt dIE ArbEIt IM tEAM

Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist, werden die Mappen samt ih-

rer Papiere archiviert zumindest dann, wenn sie zu den Unter-

lagen gehren, fr die der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist

vorschreibt. Auch nach Jahren ist ein gewnschter Vorgang dank

des eindeutigen Ordnungssystems rasch auffindbar. Bei Bedarfkann er sofort wieder in die aktuelle Ablage integriert werden.

Fehler fallen sofort auf

Voraussetzung fr eine funktionierende Teamarbeit ist, dass Ver-

abredungen getroffen wurden und diese Verabredungen auch ein-

gehalten werden. Da dieses Einhalten durch die Instrumente

leicht gemacht wird, bedarf es keiner besonderen Anstrengungen.

Auerdem fallen eventuelle Fehler sofort auf.

Angenommen, interne Personalakten werden mit einem roten

Reiter beschriftet, whrend Mandantenakten einen gelben Reiter

bekommen. Wird nun eine Mappe in eine falsche Ordnungsbox

eingestellt, springt dies gleich ins Auge.

Dies gilt auch fr den Fall, dass beim Beschriften der Reiter aus

Versehen zur falschen Farbe gegriffen wurde. Doch dieses Szena-

rio ist sehr unwahrscheinlich, denn Personalakten werden ver-

mutlich nur im Personalbro beschriftet, und Sachbearbeiter bzw.

Assistenten auerhalb des Personalbros brauchen an ihrem Ar-

beitsplatz gar keine roten Reiter. Daher ist die Gefahr von Farb-

verwechslungen beim Anlegen von Akten sehr gering. Und wenn

tatschlich mal zur falschen Farbe gegriffen wurde, dann fllt dies

auch hier wieder sptestens beim Einstellen der Akte auf.

Aus dem Archiv

in die aktuelle Ablage

Die Instrumente

machen es leicht

Beispiel:gelbe und rote Reiter


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Ein ntzliches Tool: die Out-Mappe

Akten in Papierform haben einen wesentlichen Nachteil: Sie sind

in der Regel Unikate. Ein Unikat kann jedoch immer nur von ei-

ner Person bearbeitet werden. Problematisch wird es dann, wennmehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf einen Aktenbestand zugrei-

fen wollen.

Um den Nachteil zu mindern, knnen Sie sogenannte Out-Map-

pen einsetzen. Eine Out-Mappe wird als Ersatz fr die entnomme-

ne Originalakte eingestellt.

An der Out-Mappe ist eine transparente Tasche angeschweit

(siehe Pfeil). Diese Tasche hat zwei Funktionen:

1. Sie kann eine Visitenkarte bzw. einen Zettel aufnehmen,

auf dem steht, wo die bentigte Akte zu finden ist bzw. wersie entnommen hat.

2. Papiere, die in der Zwischenzeit eintreffen und in diese

Mappe gehren, knnen in der Tasche aufbewahrt werden,

bis die Ordnungsmappe an ihren Platz zurckkehrt.

Fazit: MAPPEI hebt die Qualitt der Zusammenarbeit

Ablagesysteme auf MAPPEI-Basis untersttzen Prozesse, die ber

den Schreibtisch des einzelnen Mitarbeiters hinausgehen sowie

Abteilungsgrenzen berschreiten. Dies sorgt dafr, dass sich im

Nachteil vonPapierakten

Out-Mappe

TransparenteTasche

Transparente Tasche


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Rahmen von Vertretungsregelungen auch Kollegen an fremden

Arbeitspltzen zurechtfinden.

Ob die Arbeitspltze ordentlich sind o

Documents

Ordnung Ohne Stress