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  • PC-CASH TWIN VERFAHRENSDOKUMENTATION SEITE: 1

    PC-CASH TWIN KASSENSOFTWARE

    INHALTSVERZEICHNIS VERFAHRENSDOKUMENTATION (27.02.2018)

    PC-CASH TWIN KASSENSOFTWARE INHALTSVERZEICHNIS VERFAHRENSDOKUMENTATION 1

    1. VORWORT 2

    2. INSTALLATION UND FUNKTIONALITÄT 3

    3. DATENHALTUNG UND SPEICHERSCHEMA 4

    4. BUCHUNGSABLAUF 5

    MÖGLICHE AKTIONEN AM AKTIVEN DEPOT: 5  BONIEREN 5  SALDO 5  STORNO 5  RETOUREN 5  SEPARIEREN 6  TRANSFER 6  ABSCHLUSS 6

    5. RECHNUNGSARCHIV UND RECHNUNGSWIEDERAUFRUF 7

    DAS RECHNUNGSARCHIV: 7 RECHNUNGSWIEDERAUFRUF: 7

    6. REPORTING 8

    7. TAGES-/MONATSABSCHLUSS 9

    8. BERICHTSARCHIV 10

    9. SCHNITTSTELLEN ZU FREMDSOFTWARE 11

    10. TABELLENBESCHREIBUNGEN 12

     ARTIKEL.DBF (ARTIKELSTAMM- UND BEWEGUNGSDATEN): 12  FINANZ.DBF (FINANZEN PRO KASSENPLATZ): 14  FIN_WAYS.DBF (FINANZWEGE): 16  QUICKMANAGER.DBF (BUCHUNGS- UND ABSCHLUSSPOSTEN): 17  ARC_DATA.DBF (BERICHTSARCHIV): 18  ARCHIV.DBF (RECHNUNGSARCHIV): 19  JOURNAL.DBF (PROTOKOLLDATEI): 20

    11. DOKUMENTATION 21

  • PC-CASH TWIN VERFAHRENSDOKUMENTATION SEITE: 2

    1. VORWORT

    Verfahrensdokumentation zur „PC-CASH twin“ Kassensoftware.

    Die Verfahrensdokumentation beschreibt die Datenhaltung und den

    Buchungsablauf in der PC-CASH twin Kassensoftware.

    Ziel ist es, die Vorgänge in der Kasse so transparent wie möglich zu halten, um es

    Dritten zu ermöglichen, schnell und verständlich die Zusammenhänge in der

    Kasse zu verstehen und die produzierten Daten auszuwerten oder weiter

    verarbeiten zu können.

  • PC-CASH TWIN VERFAHRENSDOKUMENTATION SEITE: 3

    2. INSTALLATION UND FUNKTIONALITÄT

    Die PC-CASH twin Kassensoftware unterstützt Microsoft Windows Betriebssysteme und hält ihre Daten in DBF-Dateien oder auch in SQL-Datenbanken wie MSSQL,

    MySQL, PostGreSQL.

    Die Kasse wird mit dem Installationsprogramm aufgesetzt und vom Kassenhändler

    eingerichtet.

    Abhängig von den installierten Modulen wird die entsprechende Funktionalität zur Verfügung gestellt so z.B. Kundenverwaltung , Im- / Exportmodul, Rezepturmodul

    oder auch Hotelschnittstelle.

    Durch individuelle Einstellungen ist es möglich die Funktionalität der Kasse zu erweitern oder einzuschränken. Es ist zu unterscheiden zwischen Einstellungen die

    den Arbeitsablauf steuern und denen, die das Design der Kasse bestimmen.

    Dazu gehören z.B. auch die Bedienerrechte, die in der Bedienerverwaltung

    entsprechend eingeschränkt werden können. Beispielhaft wären hier das Recht für Storno, Retoure, Transfer, Finanzweg BAR, Preisebenen und Berichtsausführung zu

    nennen.

    Einstellungen die GDPDU/GOBD relevant sind werden schreibgeschützt, wenn die Einstellung „Datenaufzeichnung GDPdU-konform überwachen“ gesetzt ist.

    Diese Einstellung ist dann auch im Dongle hinterlegt und kann nicht mehr rückgängig

    gemacht werden. Die Kasse führt ein Einstellungslog in dem Veränderungen von Einstellungen

    protokolliert werden, dazu zählen auch Änderungen an den Stammdaten in den

    Artikel, Warengruppen, Bediener usw.. Das Einstellungslog kann eingesehen und bei

    Bedarf ausgedruckt werden. Das Einstellungslog ist lokal in Daten\difflog_2017.dbf zu finden. Neue Programmversionen kopieren bei Programmende das difflog ins

    Berichtsarchiv im Netzwerk unter Kassanet\ARC\2017\difflog_dbf.001 (Für

    Kassenplatz 1).

    PC-CASH twin kann, auf Basis der Quickmanager.dbf, einen GDPdU – IDEA-

    Datenexport ausführen. Sie können vorab wählen ob ein Jahres- oder Monatsexport

    ausgeführt wird.

    PC-CASH twin hat eine integrierte Datensicherungsfunktion. Sie können die Kassendaten manuell oder automatisiert sichern.

    Eine detaillierte Beschreibung befindet sich im Handbuch.

  • PC-CASH TWIN VERFAHRENSDOKUMENTATION SEITE: 4

    3. DATENHALTUNG UND SPEICHERSCHEMA

    Stammdaten werden in unterschiedlichen Tabellen gehalten, diese Tabellen liegen meist in einem Netzwerkpfad, um von mehreren Kassen

    erreichbar zu sein. Bewegungsdaten werden zum Teil in den Stammdatentabellen

    gehalten oder in Bewegungstabellen geschrieben.

    Als Stammdatentabellen wären zu nennen:

     Artikelstamm - Artikel.dbf Zeile pro Artikel

     Warengruppen - Warengr.dbf Zeile pro Warengruppe

     Bediener - Bediener.dbf Zeile pro Bediener

     Finanzwege - Fin_ways.dbf Zeile pro Finanzweg

     Finanzen - Finanz.dbf Zeile pro Kasse

    Bei Z-Abschluss werden diese Stammdaten, soweit sie umsatzrelevant sind, als auch

    die Bewegungsdaten seit dem letzten Z-Abschluss in das Berichtsarchiv geschrieben.

    Die umsatzrelevanten Daten wurden parallel in der „Quickmanager.dbf“

    fortgeschrieben. Alle Verkäufe, Storno, Retouren, Rabatte und Abschlüsse werden hier

    protokolliert und unter einem Zähler (Z_ABS) von Z-Bericht zu Z-Bericht zusammengehalten. Der Zähler in der Quickmanager (Z_ABS) läuft nicht synchron

    zum Z-Zähler im Finanzbericht! Eine Feldbeschreibung folgt weiter hinten.

    Um die Daten vor Manipulationen zu schützen, wird eine Checksumme über die Daten

    einer Zeile in das Feld „RCheck“ geschrieben. Mit dieser Prüfsumme lässt sich die Plausibilität der Daten zu einem späteren

    Zeitpunkt überprüfen / nachweisen.

    Parallel zur „Quickmanager.dbf“ werden die gleichen Daten an die User-Berichte pro Kassenplatz chronologisch angehängt. Die im Archiv vorhandenen User-Berichte

    ergeben also zusammengefasst die gleichen Daten wie die „Quickmanager.dbf“

    Vorgänge in der Kasse werden parallel in einem Tagesjournal protokolliert. Ebenso die

    Programmversion, Module, Programmhinweise und vieles mehr. Die Journale werden in Jahresordnern in Einzeltabellen geschrieben. Eine Auswertung dieser Tabellen ist

    für Umsatzauswertung nur bedingt geeignet (Siehe weiter unten die einzelnen

    Vorgänge beim Buchen).

  • PC-CASH TWIN VERFAHRENSDOKUMENTATION SEITE: 5

    4. BUCHUNGSABLAUF

    Ein Verkaufsvorgang beginnt in der Regel mit der Bedieneranmeldung und anschließender Depotanmeldung. Ein Depot kann ein Tisch, Kunde oder Zimmer

    (DepotTyp) sein, die Depotnummer identifiziert das entsprechende Depot.

    Zum Beispiel Tisch 3 oder Kunde 4711. Es kann auch ohne Depotanmeldung

    (Checkout-Betrieb) gearbeitet werden. Beim Öffnen eines leeren Depots oder Buchungsstart im Checkout-Betrieb wird (bei

    aktivem GDPDU-Modus) eine Vorgangsnummer vergeben.

    Diese Vorgangsnummer verbindet alle Buchungen bis zum Abschluss und es kann der

    Buchungsverlauf auf dem Depot leicht nachvollzogen werden. Die Vorgangsnummer wird mit in die Quickmanager und in das Tagesprotokoll (Journal) geschrieben.

    Mögliche Aktionen am aktiven Depot:

     BONIEREN

    Bei offenem Depot wird über eine Direkt-PLU Taste oder aus der Artikelliste ein oder

    mehrere, gleiche oder verschiedene Artikel auf das Depot gebucht.

    Die Artikelbonierung aktualisiert sofort die Tageszähler und Summen als auch die

    Monatszähler und Summen im Artikel-, Warengruppen-, OWG-, HWG- und Bedienerbericht. In die Quickmanager wird jeweils eine Buchungszeile eingefügt,

    diese enthält die entsprechenden Parameter dieser Bonierung. Z.B.: Datum, Zeit,

    Artnr, Wgnr, Menge, Wert, Bediener, Deptyp, Depnum, Typ, etc. . Der Typ=1 kennzeichnet diese Zeile als Bonierung.

     SALDO

    Wird das Depot nicht sofort abgerechnet, kann es per Saldo zwischengespeichert und

    zu einem späteren Zeitpunkt wieder geöffnet werden. Bei Saldo werden neu bonierte Artikel gedruckt (Bestellbon: Küche, Tresen) und

    dann als gedruckt gekennzeichnet.

     STORNO

    Beim Storno unterscheidet PC-CASH twin zwischen „Sofortstorno“ und

    „nachträglichem Storno“. Sofortstorno ist der Storno unmittelbar nach der Bonierung, es wurde noch kein Saldo ausgeführt (Bondruck). Wurde der Artikel bereits gedruckt,

    sprechen wir von nachträglichem Storno.

    Die Zähler der Artikelbonierung werden zurückgerechnet (Gegenbuchung mit

    gedrehtem Vorzeichen), im Finanz- und Bedienerbericht werden Stornos aufaddiert. In der Quickmanager wird diese Gegenbuchung als Storno gekennzeichnet

    (TYP=3 und 4).

     RETOUREN

  • PC-CASH TWIN VERFAHRENSDOKUMENTATION SEITE: 6

    Als Retouren werden bereits abgerechnete (bezahlte) Artikel bei Rücknahme

    bezeichnet. Eine Retoure erhöht die Bestandsspeicher um die Anzahl der retounierten

    Artikel und verringert den Finanzweg um den entsprechenden Betrag. In der

    Quickmanager wird diese Buchung als Retoure gekennzeichnet (TYP=2).

     SEPARIEREN

    Beim Separieren wird der Inhalt eines Depots selektiv auf ein anderes Depot

    verschoben. Das wird z.B. benutzt, wenn die Gäste eines Tisches einzeln bezahlen. Das Zieldepot muss dabei nicht zwingend leer sein, vielleicht setzt ein Gast sich auch

    nur um. Diese Umbuchung löst eine Gegenbuchung für alle Artikel im Quelldepot und

    jeweils eine neue Buchung im Zieldepot aus, entsprechende Zeilen werden in die

    Quickmanager