Personalbeschaffung (PA-RC)

Personalbeschaffung (PA-RC)

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Personalbeschaffung (PA-RC) SAP AG

2 April 2001

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SAP AG Personalbeschaffung (PA-RC)

April 2001 3

Symbole

Symbol Bedeutung

Achtung

Beispiel

Empfehlung

Hinweis

Syntax

Tip


4 April 2001

Inhalt

Personalbeschaffung (PA-RC)...................................................................................... 8Arbeiten mit dem Objektmanager ............................................................................................................ 13Objektmanager........................................................................................................................... 15

Objekte suchen/auswählen .................................................................................................................... 17Suchfunktionen verwenden............................................................................................................... 18Suchvarianten verwenden................................................................................................................. 20

Spalten konfigurieren.............................................................................................................................. 21Personalbedarf und Personalwerbung.................................................................................................... 22Vakanzen .................................................................................................................................... 23

Besetzungsstatus ................................................................................................................................... 25Vakanz in der Personalbeschaffung anlegen......................................................................................... 26Vakanz im Organisationsmanagement anlegen .................................................................................... 27Vakanz ändern ....................................................................................................................................... 29Vakanz anzeigen .................................................................................................................................... 30

Personalwerbung....................................................................................................................... 31Ausschreibungen.................................................................................................................................... 32

Ausschreibung bearbeiten................................................................................................................. 33Ausschreibung anzeigen................................................................................................................... 35Personalbeschaffungsinstrumente anzeigen .................................................................................... 36

Bewerbung ............................................................................................................................................. 37Verwaltung der Bewerber ......................................................................................................................... 38Bewerber..................................................................................................................................... 39Differenzierter Zugriffsschutz .................................................................................................. 40Strukturierung von Bewerbern................................................................................................. 41Gruppierung der Bewerberdaten ............................................................................................. 42

Bewerbermaßnahmen (Infotyp 4000)..................................................................................................... 44Bewerbungen (Infotyp 4001) .................................................................................................................. 45Vakanzzuordnung (Infotyp 4002) ........................................................................................................... 46Bewerbervorgänge (Infotyp 4003).......................................................................................................... 47Status Vorgänge (Infotyp 4004) ............................................................................................................. 48Ausbildung (Infotyp 0022)....................................................................................................................... 49Vertragsbestandteile (Infotyp 0016) ....................................................................................................... 50Bewerbernummer des Mitarbeiters (Infotyp 0139)................................................................................. 51Personalnummer des Bewerbers (Infotyp 4005).................................................................................... 52

Ersterfassung von Bewerberdaten .......................................................................................... 53Erkennung von Mehrfachbewerbern und früheren Mitarbeitern............................................................. 55Grunddaten eines internen Bewerbers erfassen.................................................................................... 56Grunddaten eines externen Bewerbers erfassen................................................................................... 59Grunddaten mehrerer Bewerber erfassen.............................................................................................. 62Prüfung auf Mehrfachbewerber und frühere Mitarbeiter erneut auslösen ............................................. 63Auslandsanschrift eines externen Bewerbers erfassen ......................................................................... 64Zusatzdaten eines Bewerbers erfassen................................................................................................. 65Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen aufrufen............................................................................ 67

Bearbeitung der Bewerberdaten .............................................................................................. 68Änderung der Anschrift eines Bewerbers............................................................................................... 69


April 2001 5

Anschrift eines Bewerbers ändern .................................................................................................... 70Neue Anschrift eines Bewerbers erfassen........................................................................................ 71

Vakanzzuordnung eines Bewerbers löschen ......................................................................................... 72Bankverbindung eines Bewerbers erfassen........................................................................................... 73Bewerbungen eines Bewerbers anzeigen.............................................................................................. 74Bewerber löschen................................................................................................................................... 75

Bearbeitung des Bewerbungseingangs .................................................................................. 76Bestätigung des Bewerbungseingangs .................................................................................. 78Auswahl der Bewerber .............................................................................................................................. 79Administration der Auswahlprozesse ..................................................................................... 81Prozeßorientierte Verarbeitungsmöglichkeiten...................................................................... 83Bewerbervorgänge .................................................................................................................... 84

Bearbeitung der Bewerbervorgänge ...................................................................................................... 85Bewerbervorgänge pflegen ............................................................................................................... 87Bewerbervorgang anlegen und ändern............................................................................................. 88

Folgevorgänge zu einem Bewerbervorgang anlegen .................................................................. 90Notizen zu einem Bewerbervorgang anlegen/ändern/löschen ......................................................... 91Status eines Bewerbervorgangs ändern ........................................................................................... 92Bewerbervorgang löschen................................................................................................................. 93Ausgabe von Bewerbervorgängen.................................................................................................... 94

Bearbeitungsstand einer Bewerbung ausgeben.......................................................................... 95Statistik der Bewerbervorgänge für eine Vakanz erstellen .......................................................... 97Geplante Bewerbervorgänge nach Personalreferenten anzeigen und bearbeiten ..................... 98

Referenz zwischen Bewerbervorgängen .......................................................................................... 99Referenzvorgang zu einem Bewerbervorgang anlegen/ändern/löschen................................... 100

Anlegen von Vorgängen in der Massenverarbeitung (Report RPAPRT07) ......................................... 102Abbildung der Auswahlprozesse........................................................................................... 105

Bearbeitung des Bewerberstatus ......................................................................................................... 106Pflege der Vakanzzuordnungen (Report RPAPUT00).................................................................... 108Bewerber für eine Vakanz zurückstellen, ablehnen oder in Bearbeitung setzen............................ 110Bewerber bei der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen zurückstellen.............................. 111Bewerber bei der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen ablehnen.................................... 112Bewerber nach der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen ablehnen................................. 113Bewerber für das gesamte Unternehmen in Bearbeitung setzen ................................................... 115Bewerber einen Vertrag anbieten ................................................................................................... 116Ablehnung eines Vertragsangebotes durch einen Bewerber festhalten......................................... 121Einstellung eines Bewerbers vorbereiten........................................................................................ 123

Unterstützung der Auswahlprozesse .................................................................................... 125Unterstützung der Vakanzzuordnung................................................................................................... 126

Bewerber aus dem Bewerberpool einer Vakanz zuordnen............................................................. 128Bewerber über frei wählbare Qualifikationsprofile suchen.............................................................. 129Bewerber über Anforderungsprofile von Planstellen suchen.......................................................... 132

Unterstützung der Entscheidungsfindung ............................................................................................ 135Unterstützung der Entscheidungsfindung: Beispiel ........................................................................ 136Bewerberauswahl treffen ................................................................................................................ 137Bewerberauswahl verwalten ........................................................................................................... 139


6 April 2001

Personalvorauswahl................................................................................................................ 140Personalauswahl ..................................................................................................................... 142Bearbeitung des Arbeitsvertragsangebots........................................................................... 144Vorbereitung der Bewerbereinstellung ................................................................................. 145Bearbeitung der Vertragsablehnung ..................................................................................... 147Verwaltung des Bewerberpools ............................................................................................. 148Rückstellung des Bewerbers.................................................................................................. 149Ablehnung des Bewerbers ..................................................................................................... 150Abwicklung der Bewerberkorrespondenz............................................................................................. 151Wiederkehrende Arbeiten ....................................................................................................... 153Erstellen von Bewerberbriefen............................................................................................... 154

Standardbrief zu einem Bewerbervorgang anlegen............................................................................. 155Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang erstellen ................................................................ 157Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang mit Microsoft Word erstellen................................. 159Standardbrief zu einem Bewerbervorgang zurückholen ................................................................. 161

Brief zu einem Bewerbervorgang drucken ........................................................................... 162Etiketten drucken (Report RPAPRT06).................................................................................. 163Ausgabe von Briefen in der Massenverarbeitung................................................................ 165

Briefe über Wiederkehrende Arbeiten ausgeben ................................................................................. 166Ausgabe von Briefen über Wiederkehrende Arbeiten wiederholen ..................................................... 167

Vorgänge erledigen nach Druck (Report RPAPRT02) ......................................................... 168Geplante Vorgänge nach dem Druck von Briefen auf erledigt setzen ................................................. 170

Anrufen eines Bewerbers über SAPphone ........................................................................... 171Bewerber anrufen ................................................................................................................................. 173

Abwicklung der Bewerberkorrespondenz über Fax oder E-Mail (SAPconnect) ............... 175Bewerberbrief als Fax oder E-Mail versenden ..................................................................................... 177

Übernahme von Bewerberdaten in die Personaladministration......................................................... 179Durchführung der Datenübernahme...................................................................................... 181

Integriertes System: Direkte Datenübernahme über die Personalbeschaffung durchführen............... 182Integriertes System: Direkte Datenübernahme über die Personaladministration durchführen............ 183Nichtintegriertes System: Datenübernahme über Datenträger durchführen........................................ 184

Datenträger in der Personalbeschaffung erstellen.......................................................................... 185Datenträger in der Personaladministration einlesen ....................................................................... 186

Vorgänge erledigen nach Datenübernahme (Report RPAPRT04) ...................................................... 187Geplante Bewerbervorgänge auf erledigt setzen............................................................................ 189

Berichte in der Personalbeschaffung.................................................................................................... 190Standardselektionsfelder in der Personalbeschaffung ....................................................... 192Berichte zu Bewerbern............................................................................................................ 193

Variable Bewerberliste (Report RPAPL012) ........................................................................................ 194Bewerber nach Namen (Report RPAPL001)........................................................................................ 195Bewerber nach Maßnahmen (Report RPAPL004)............................................................................... 197Ausbildung der Bewerber (Report RPAPL011) .................................................................................... 199Bewerbungen (Report RPAPL002) ...................................................................................................... 200Bewerberstatistik (Report RPAPL005) ................................................................................................. 202Geplante Vorgänge (Report RPAPRT08) ............................................................................................ 204

Berichte zu Vakanzen.............................................................................................................. 206Vakanzzuordnungen (Report RPAPL003) ........................................................................................... 207Vakanzen (Report RPAPL010) ............................................................................................................ 209


April 2001 7

Berichte zu Ausschreibungen................................................................................................ 211Ausschreibungen (Report RPAPL006)................................................................................................. 212Beschaffungsinstrumente (Report RPAPL008).................................................................................... 214

Interaktive Funktionen in Berichten der Personalbeschaffung.......................................... 216Interaktive Funktionen in Berichten der Personalbeschaffung ausführen............................................ 217

Web-Anwendungen in der Personalbeschaffung ................................................................................ 223Web-Anwendung Stellenangebote ........................................................................................ 224

Offene Stellen anzeigen ....................................................................................................................... 230Auf ausgeschriebene Stellen bewerben............................................................................................... 231Ohne Stellenbezug bewerben .............................................................................................................. 233Anlage erstellen.................................................................................................................................... 234

Web-Anwendung Bewerbungsstatus .................................................................................... 235Bewerbungsstatus abfragen................................................................................................................. 238

Employee Self-Service (ESS) in der Personalbeschaffung................................................. 239Service Stellenangebote....................................................................................................................... 240

Interne Stellenangebote anzeigen und online bewerben................................................................ 246Anlage erstellen............................................................................................................................... 247

Service Bewerbungsstatus ................................................................................................................... 248Bewerbungsstatus intern abfragen ................................................................................................. 251



8 April 2001

Personalbeschaffung (PA-RC)EinsatzmöglichkeitenEine schnelle Deckung des Personalbedarfs in quantitativer, qualitativer und zeitlicher Hinsichtist für Unternehmen wichtig, da der Erfolg eines Unternehmens von Faktoren wiePersonalqualität und Personalverfügbarkeit wesentlich mitbestimmt wird. Besonders fürexpandierende Unternehmen trägt die Möglichkeit, schnell auf adäquates Personal zugreifen zukönnen, entscheidend zu einer erfolgreichen Unternehmensentwicklung bei.

Mit der Komponente Personalbeschaffung führen Sie den gesamtenPersonalbeschaffungsprozeß von der Erfassung der Bewerberdaten bis zur Besetzung vakanterPlanstellen schnell und effizient durch.

Mit einer Vielzahl leistungsfähiger und aufeinander abgestimmter Funktionen bietet Ihnen diePersonalbeschaffung die Möglichkeit, eine flexible und effiziente systemgestütztePersonalbeschaffungsstrategie zu realisieren.

Mit der Komponente Personalbeschaffung können Sie jederzeit bedarfsorientiert Personalrekrutieren. Über personalwerbende Aktivitäten (z.B. Vakanzausschreibungen), auf dieBewerbungen in Ihrem Unternehmen eingehen, und über Spontanbewerbungen, die an IhrUnternehmen gerichtet sind, können Sie die Anzahl der verfügbaren Bewerber flexibel ergänzenund in den Auswahlprozeß für Ihre Vakanzen einbinden. Bewerber, die Sie in einemAuswahlprozeß für eine Vakanz nicht berücksichtigen, können Sie im Bewerberpool [Extern] zurweiteren Verfügung halten.

Sie können mit dieser Komponente einen auf Ihr Unternehmen abgestimmten Ablauf desBeschaffungsprozesses definieren. Innerhalb Ihrer individuellen Beschaffungsstrategie habenSie die Möglichkeit, Aufgaben und Zuständigkeiten zu verteilen. Die Personalbeschaffungunterstützt Sie dabei in der Aufteilung administrativer und entscheidungsbasierterAufgabenbereiche. Viele Arbeitsschritte können zudem über die Massenverarbeitung schnellabgearbeitet werden.

Die Komponente Personalbeschaffung bietet Ihnen durch dynamische Maßnahmen [Extern] denVorteil weitgehend automatisierter Prozesse. So legt das System beispielsweise bereits auf daserste Erfassen der Bewerberdaten hin eine Eingangbestätigung in Form einesBewerbervorgangs und eines Eingangsbestätigungsschreibens an. Die Personalabteilung imwird dadurch im Bereich der Bewerberkorrespondenz von administrativen Arbeiten entlastet.

IntegrationUm alle Funktionen der Komponente Personalbeschaffung nutzen zu können, ist der Einsatzfolgender Komponenten empfehlenswert:

Komponente Ermöglicht folgende erweiterte Funktionalität



April 2001 9

Personaladministration [Extern] • Einfache Übergabe von Bewerberdaten in diePersonaladministration, sobald Sie einen Bewerbereinstellen

• Einfache Übergabe von Mitarbeiterdaten in diePersonalbeschaffung, wenn sich ein internerBewerber (Mitarbeiter) in Ihrem Unternehmenbewirbt

Personalentwicklung [Extern] • Suche nach Bewerbern mit bestimmtenQualifikationen

• Profilvergleiche zwischen den Qualifikationen vonBewerbern und den Anforderungen an (vakante)Planstellen

Organisationsmanagement [Extern] • Im Organisationsmanagement gepflegte Vakanzenstehen automatisch in der Personalbeschaffung zurVerfügung

Manager's Desktop [Extern] • Fachverantwortliche können Ihre Entscheidungenim vakanzbezogenen Auswahlprozeß in Manager'sDesktop treffen und abbilden. Weitereadministrative Schritte werden per automatischemMailanschluß an die Personalabteilungweitergeleitet.

FunktionsumfangDie Personalbeschaffung besteht aus folgenden Teilkomponenten:

• Personalbedarf und Personalwerbung [Seite 22]

• Verwaltung der Bewerber [Seite 38]

• Auswahl der Bewerber [Seite 79]

Mit jeder dieser Komponenten unterstützt Sie das SAP-System in einer Phase desPersonalbeschaffungsprozesses.

Außerdem bietet Ihnen die Personalbeschaffung leistungsfähige Funktionen im Bereich Internetund Intranet sowie im SAP Business Workflow an.

Personalbedarf und PersonalwerbungDer Personalbedarf Ihres Unternehmens wird über die im System abgelegten Vakanzenabgebildet. Sie können die Vakanzen manuell in der Personalbeschaffung anlegen. Bei einemintegrierten System stehen Ihnen die im Organisationsmanagement gepflegten Vakanzen zurVerfügung.

Die Personalbeschaffung bietet Ihnen die Möglichkeit einer zentralen Verwaltung IhrerPersonalwerbung. Über die Personalwerbung veröffentlichen Sie Ihren Personalbedarf.

Folgende Funktionen stehen Ihnen im Rahmen des Personalbedarfs und der Personalwerbungzur Verfügung:

• Anlegen und Verwalten von Vakanzen



10 April 2001

• Verwalten von Medien und Personalbeschaffungsinstrumenten

• Verwalten von Ausschreibungen und Ausschreibungskosten

• Zuordnung von Vakanzen und Bewerbungen zu Ausschreibungen

• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten (z.B. Effektivität der eingesetztenBeschaffungsinstrumente und Publikationskosten, Resonanz auf ausgeschriebeneVakanzen)

Verwaltung der BewerberDie Verwaltung der Bewerber beinhaltet folgende Teilfunktionen:

• Klassifizierung von Bewerbern

Bei der Erfassung der Bewerberdaten im System bestehen für Bewerber inmehrfacher Hinsicht Klassifizierungsmöglichkeiten:

− externe vs. interne Bewerber

− Bewerber auf eine Ausschreibung vs. Spontanbewerber

Jedem Bewerber sind folgende Status zugeordnet:

− Gesamtstatus

− Status der Vakanzzuordnung

Diese Status repräsentieren den Bearbeitungsstand eines Bewerbers. Sie könnendie Status im Laufe der Bearbeitung von Bewerbern über Bewerbermaßnahmenändern.

Über die Klassifizierung haben Sie Zugriff auf einzelne Gruppen von Bewerbern undkönnen gruppenorientierte Bearbeitungen vornehmen (z.B. Auswertungen überReports).

• Abwicklung der Bewerberkorrespondenz [Seite 151]

In der Personalbeschaffung haben Sie die Möglichkeit einer weitgehend automatisiertenAbwicklung der Bewerberkorrespondenz. In Abhängigkeit der Klassifizierung vonBewerbern ordnet das System jedem Bewerber einzeln Bewerberbriefe automatisch zu.Den Schriftverkehr können Sie für jeden Bewerber einzeln oder zeitsparend innerhalbder Massenverarbeitung erledigen.

Auswahl der BewerberDie Auswahl der Bewerber erfolgt prozeßorientiert. Beruhend auf dem prozeßorientiertenAuswahlverfahren können Sie mit der Komponente Personalbeschaffung eine effizienteBewerberauswahl durchführen: Die Bewerber nehmen zunächst an einem globalenAuswahlprozeß teil. In diesem Prozeß entscheiden Sie, ob ein Bewerber für Ihr Unternehmen inFrage kommt. Sie können einen Bewerber bereits in dieser ersten Phase ausschließen oder indie weitere vakanzbezogene Auswahl einbeziehen.

Für den Auswahlprozeß stellt die Komponente Personalbeschaffung folgende Funktionen bereit:



April 2001 11

• Administration der Auswahlprozesse [Seite 81]

Sie können die einzelnen Stadien, die ein Bewerber im Auswahlprozeß durchläuft, imSystem über Maßnahmen (Bewerber einladen, Bewerber Vertrag anbieten, Bewerbereinstellen). Administrative Schritte halten Sie über die Vorgangsbearbeitung (TerminInterview, Ausgang Vertrag) fest.

Neben diesen administrativen Funktionen stehen Ihnen zur Unterstützung derEntscheidungsfindung folgende Funktionen zur Verfügung:

• Kurzporträt

Im Kurzporträt [Extern] können Bewerberdaten unter verschiedenen Gesichtspunktenzusammengestellt sein. Das Kurzporträt kann Ihnen beispielsweise eineausbildungsbezogene Sicht anzeigen.

• Originalbewerbungsunterlagen

Wenn Sie SAP ArchiveLink einsetzen, können Sie zeitsparend auf die optischarchivierten Bewerbungsunterlagen zugreifen und diese Unterlagen zurEntscheidungsfindung heranziehen.

• Suche nach Bewerbern mit bestimmten Qualifikationen

Wenn Sie die Personalbeschaffung und die Personalentwicklung integriert einsetzen,können Sie gezielt nach Bewerbern suchen, die über bestimmte Qualifikationen verfügenund so die Zahl geeigneter Bewerber eingrenzen.

• Bewerbereinstellung

Wenn Sie einen Bewerber einstellen möchten, können die Bewerberdaten bei einemintegrierten System automatisch von der Personaladministration übernommen werden.

SAP Business WorkflowDer SAP Business Workflow in der Personalbeschaffung (PA-RC) [Extern] bietet Ihnen dieMöglichkeit zu einem koordinierten Bearbeiten der Aufgaben innerhalb desPersonalbeschaffungsprozesses. Über den Workflow lassen sich die Arbeiten verteilt erledigenund automatisch an die Zuständigen für eine Aufgabe weiterleiten. Folgende Funktionen desSAP Business Workflow können Sie in der Personalbeschaffung nutzen:

• Erst- und Wiedervorlage [Extern]

• Planung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen [Extern]

• Erstellung eines Vertragsangebots [Extern]

• Vorbereitung einer Einstellung [Extern]

• Überwachung zurückgestellter Bewerber [Extern]

Web-Anwendungen und Employee Self-Service (ESS)Mit der Web-Anwendung Stellenangebote [Seite 224] können Sie externen Bewerbernkostensparend Ausschreibungen zur freien Stellen in Ihrem Unternehmen im Internet zurVerfügung stellen. Externe Bewerber können Ihre Bewerbung direkt im Internet elektronischerfassen und über die Web-Anwendung Bewerbungsstatus [Seite 235] den Bearbeitungsstandihrer Bewerbungen unmittelbar abfragen. Für interne Bewerber (Mitarbeiter) stehen diese



12 April 2001

Funktionen als Employee Self-Service (Service Stellenangebote [Seite 240] und ServiceBewerbungsstatus [Seite 248]) zur Verfügung.


Arbeiten mit dem Objektmanager

April 2001 13

Arbeiten mit dem ObjektmanagerEinsatzmöglichkeitenDer Objektmanager bietet über verschiedene Transaktionen und Komponenten hinweg eineeinheitliche und komfortable Benutzungsführung bei der Suche und Auswahl von Objekten.

In der Personalbeschaffung verwenden Sie den Objektmanager, um Bewerber, deren Daten Sieanzeigen oder bearbeiten möchten, zu suchen. Der Objektmanager ist dabei an folgendeTransaktionen angeschlossen:

• Bewerberstammdaten anzeigen (PB20)

• Bewerberstammdaten pflegen (PB30)

• Bewerbermaßnahmen (PB40)

• Bewerbervorgänge anzeigen (PB50)

• Bewerbervorgänge pflegen (PB60)

Die Benutzungsoberfläche dieser Transaktionen gliedert sich in verschiedene Bildbereiche, diejeweils spezifische Funktionen umfassen:

Suchbereich

Auswahlbereich

Arbeitsbereich

Suchbereich und Auswahlbereich zusammen bilden den Objektmanager. Im Arbeitsbereichlassen sich für die ausgewählten Bewerber die transaktionsspezifischen Funktionen ausführen.

Im Auswahlbereich wird Ihnen bei jedem Transaktionsaufruf gemäß denSuchkriterien immer eine aktualisierte Liste angezeigt. Dies gilt auch dann, wenn Sieeine Suche als Favorit gesichert haben.


Arbeiten mit dem Objektmanager

14 April 2001

AblaufDie Schritte eines typischen Arbeitsprozesses können wie folgt aussehen:

1. Im Suchbereich suchen [Seite 17] Sie einen oder mehrere Bewerber, den/die Sie anzeigenoder bearbeiten möchten.

2. Im Auswahlbereich werden die selektierten Bewerber aufgelistet. Sie wählen einen Bewerbermit Doppelklick aus, um ihn im Arbeitsbereich anzeigen zu lassen

3. Im Arbeitsbereich können Sie für den ausgewählten Bewerber die transaktionsspezifischenFunktionen ausführen und z.B. Bewerbervorgänge anlegen.

Siehe auch:Suchfunktionen verwenden [Seite 18]


Objektmanager

April 2001 15

ObjektmanagerVerwendungMit dem Objektmanager können Sie Objekte suchen und auswählen, die Sie anzeigen oderbearbeiten möchten. In der Anwendung Personalbeschaffung können Sie mit demObjektmanager insbesondere den Objekttyp Bewerber suchen.

FunktionsumfangDer Objektmanager setzt sich aus dem Suchbereich und dem Auswahlbereich zusammen.

Suchbereich

Auswahlbereich

• Im Suchbereich stehen Ihnen für den Objekttyp Bewerber mehrere Suchfunktionen zurVerfügung, z.B. die Funktionen Suchbegriff und Freie Suche. Diese Suchfunktionen sind mit

gekennzeichnet. Außerdem kann der Objektmanager selbst mit einer Suchfunktion belegtsein. Der Objekttyp Bewerber ist mit dem objekttypischen Symbol gekennzeichnet.

Im Customizing können Sie bei Bedarf weitere Suchfunktionen hinzufügen.Außerdem können Sie die Reihenfolge der Suchfunktionen verändern. WeitereInformationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter Personalmanagement→ Globale Einstellungen im Personalmanagement → Einstellungen zumObjektmanager.

• Im Suchbereich können Sie Suchvarianten anlegen, um einmal zusammengestellteSuchkriterien bzw. Treffermengen mehrfach verwenden zu können. Diese Suchvariantensind mit gekennzeichnet.


Objektmanager

16 April 2001

• Im Auswahlbereich werden die über den Suchbereich gesuchten und tatsächlich gefundenenBewerber angezeigt. Je nach Suchfunktion kann dies eine Trefferliste oder eine Struktursein.

• Mit und können Sie durch die bisherigen Suchergebnisse im Auswahlbereich blättern.

• Sie können den Objektmanager vollständig aus- bzw. einblenden, wodurch sich diesonstigen Bildbereiche entsprechend vergößern oder verkleinern. Wählen Sie dazuEinstellungen → Objektmanager einblenden bzw. Objektmanager ausblenden.

• Mit können Sie den Auswahlbereich vergrößern oder verkleinern, um mehr Trefferanzeigen zu können. Der Suchbereich wird dabei entsprechend ein- bzw. ausgeblendet.

Die zuletzt durchgeführten Einstellungen der Größe der Bildbereiche sowie die letzteObjektauswahl werden benutzerspezifisch gesichert und stehen beim nächstenAufruf der Transaktion wieder zur Verfügung.

Mit dem Report Benutzereinstellungen im Objektmanager löschen(RH_DELETE_OM_USER_SETTINGS) können diese Einstellungen sowie die letzteObjektauswahl benutzerspezifisch zurückgesetzt werden. Beachten Sie, daß diesesZurücksetzen anwendungsübergreifend erfolgt. Weitere Informationen finden Sie inder Reportdokumentation.


Objekte suchen/auswählen

April 2001 17

Objekte suchen/auswählenVerwendungIm Suchbereich suchen Sie nach einem oder mehreren Objekten, das/die Sie anzeigen oderbearbeiten möchten.

Zur Suche stehen je nach angebotenem Objekttyp verschiedene Suchfunktionen zurVerfügung, z.B.

• Suchbegriff

• Struktursuche

• Freie Suche

VoraussetzungenObjekte, nach denen Sie suchen möchten, müssen bereits existieren. Legen Sie bei Bedarf neueObjekte an.

Die gewünschten Objekttypen und Suchfunktionen sind eingerichtet.

Vorgehensweise1. Wählen Sie im Suchbereich eine der angebotenen Suchfunktionen aus und geben Sie ggf.

die gewünschten Selektionskriterien an.

Im Auswahlbereich werden alle gefundenen Objekte des betreffenden Objekttypsentweder als Liste oder Struktur angezeigt.

2. Wählen Sie mit Doppelklick das gewünschte Objekt aus.


Suchfunktionen verwenden

18 April 2001

Suchfunktionen verwendenVerwendungDie für die Objekttyp Bewerber angebotenen Suchfunktionen bieten Ihnen die Möglichkeit, aufunterschiedlichen Wegen nach gewünschten Bewerbern zu suchen.

Diese Suchfunktionen sind mit gekennzeichnet. Außerdem kann der Objekttyp Bewerberselbst mit einer Suchfunktion belegt sein. Der Objekttyp Bewerber ist mit demobjekttypspezifischen Symbol gekennzeichnet.

VorgehensweiseBewerbersuche über die Sammelsuchhilfe1. Wählen Sie Sammelsuchhilfe.

Sie gelangen auf ein Dialogfenster, in dem Ihnen die elementare Suchhilfe Daten zurPerson angeboten wird.

2. Geben Sie in den Feldern Nachname und/oder Name Ihre Suchangaben ein. Sie könnenauch maskierte (z.B. M++er) oder generische (M*) Eingaben machen.

3. Wählen Sie .

Das Suchergebnis wird im Auswahlbereich angezeigt. Die Anzeige im Übersichts- undDetailbereich bleibt unverändert.

5. Bei Bedarf können Sie eine weitere Suche nach dem weiteren Bewerbern starten und diegefundenen Treffer mit Hinzufügen dem ersten Ergebnis im Auswahlbereich hinzufügen.

4. Wählen Sie mit Doppelklick den gewünschten Bewerber im Auswahlbereich aus.

Der selektierte Bewerber wird im Arbeitsbereich angezeigt. Sie können nun mit derBearbeitung der Bewerberdaten beginnen.

Bewerbersuche über einen Suchbegriff1. Wählen Sie Suchbegriff (oder Bewerber, wenn dieser Objekttyp mit der Funktion belegt ist).

Das Dialogfenster Suchen nach Bewerber wird aufgerufen.

5. Geben Sie eine Bezeichnung ein. Dies kann der Nachname oder die Bewerbernummer sein.Sie können auch maskierte (z.B. M++er) oder generische (M*) Eingaben machen.

2. Wählen Sie Suchen.

Das Suchergebnis wird im Auswahlbereich angezeigt. Die Anzeige im Übersichts- undDetailbereich bleibt unverändert.

6. Bei Bedarf können Sie eine weitere Suche nach Bewerbern starten und die gefundenenTreffer mit Hinzufügen dem ersten Ergebnis im Auswahlbereich hinzufügen.

Wählen Sie mit Doppelklick den gewünschten Bewerber im Auswahlbereich aus. Siekönnen nun mit der Bearbeitung der Bewerberdaten beginnen.


Suchfunktionen verwenden

April 2001 19

Bewerbersuche mit der Freien SucheDie Suchfunktion Freie Suche verwendet die InfoSetQuery.

1. Wählen Sie Freie Suche

Sie gelangen auf das Dialogfenster Objekte vom Typ Bewerber ermitteln. WeitereInformationen finden Sie unter Selektion [Extern]. Nach der Suche wird dasSuchergebnis im Auswahlbereich angezeigt.

2. Wählen Sie mit Doppelklick den gewünschten Bewerber im Auswahlbereich aus. Sie könnennun mit der Bearbeitung der Bewerberdaten beginnen.


Suchvarianten verwenden

20 April 2001

Suchvarianten verwendenVerwendungSie können bei einigen Suchfunktionen, z.B. bei Suchbegriff, die Trefferzahl einer Suche gezieltdurch kombinierte Selektionskriterien einschränken. Eine solche Kombination können Sie zurmehrmaligen Verwendung als Suchvariante sichern. Sie können eine solche Suchvariante ggf.wieder löschen.

VorgehensweiseSuchvariante anlegen1. Suchen Sie über eine der Suchfunktionen nach den gewünschten Objekten.

Im Auswahlbereich werden die Treffer angezeigt.

2. Wählen Sie und vergeben Sie einen möglichst sprechenden Namen. Wählen Sie .

Die Suchkriterien werden als Suchvariante gesichert und im Suchbereich dementsprechenden Objekttyp zugeordnet. Die Suchvariante ist mit gekennzeichnet.

3. Markieren Sie die von Ihnen angelegte Suchvariante und wählen Sie . Sie können nunIhre Suchkriterien überprüfen.

Objektsuche mit Suchvariante1. Wählen Sie eine Suchvariante aus.

Die Treffer werden im Auswahlbereich angezeigt.

2. Wählen Sie mit Doppelklick das gewünschte Objekt aus.

Suchvariante löschen1. Markieren Sie diejenige Suchvariante, die Sie löschen möchten.

2. Wählen Sie .

Die Suchvariante ist gelöscht.


Spalten konfigurieren

April 2001 21

Spalten konfigurierenVerwendungSie können in verschiedenen Bildbereichen entscheiden, welche Spalten angezeigt werdensollen.

VoraussetzungenIm Customizing wird festgelegt, welche Spalten zur Auswahl stehen. Weitere Informationenfinden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter Personalmanagement → Globale Einstellungenim Personalmanagement → Einstellungen zum Objektmanager → Spaltenframework wie auchim Einführungsleitfaden des Organisationsmanagements.

Vorgehensweise1. Wählen Sie .

Es erscheint das Dialogfenster Spaltenkonfiguration.

2. Markieren Sie diejenigen Spalten, die Sie anzeigen möchten.

Einige Einträge repräsentieren Spaltengruppen, d.h. es werden mehrerezusammengehörende Spalten angezeigt, wenn Sie einen solchen Eintrag markieren.

3. Bestätigen Sie mit .

ErgebnisEs werden die ausgewählten Spalten angezeigt.

Mit dem Report RH_DELETE_COL_USER_SETTINGS können alleSpaltenkonfigurationen eines Benutzers wieder zurückgesetzt werden. BeachtenSie, daß dieses Zurücksetzen anwendungsübergreifend erfolgt. WeitereInformationen finden Sie in der Reportdokumentation.


Personalbedarf und Personalwerbung

22 April 2001

Personalbedarf und PersonalwerbungEinsatzmöglichkeitenMit dieser Komponente können Sie den Personalbedarf und die Personalwerbung IhresUnternehmens in der Personalbeschaffung abbilden.

Der Personalbedarf eines Unternehmens wird in der Komponente Personalbedarf undPersonalwerbung durch Vakanzen abgebildet. Jede Vakanz beschreibt eine ganz oder teilweisezu besetzende Planstelle. Durch das Anlegen einer Vakanz wird derPersonalbeschaffungsprozeß ausgelöst. Das Ziel des Personalbeschaffungsprozesses ist dieBesetzung der Vakanzen. Vakanzen werden in Ausschreibungen veröffentlicht.

Ein Bewerber, der sich in seiner Bewerbung auf eine Ausschreibung bezieht, muß dieserAusschreibung im Rahmen der Erfassung der Grunddaten zugeordnet werden. Durch dieZuordnung eines Bewerbers zu einer Ausschreibung können Sie sich im Rahmen der Erfassungder Zusatzdaten eine Vakanzzuordnung für den Bewerber vorschlagen lassen. Dievorgeschlagene Vakanzzuordnung kann bei Bedarf überschrieben werden. Die Zuordnung einesSpontanbewerbers zu einer Vakanz ist ausschließlich von den Entscheidungen desPersonalreferenten bzw. des Fachverantwortlichen abhängig und wird daher nicht durchVorschlagswerte unterstützt.

Bezieht sich ein Bewerber auf eine Ausschreibung, müssen Sie ihn über die Ausschreibungeinem Personalbeschaffungsinstrument und einem Medium zuordnen. Durch diese Zuordnungkönnen Sie die Effektivität der Personalbeschaffungsinstrumente bzw. Medien auswerten, die ineinem Unternehmen verwendet werden.

IntegrationWenn Sie die Personalbeschaffung ohne die Komponente Organisationsmanagement einsetzen,geben Sie alle Daten zu einer Vakanz manuell in der Personalbeschaffung ein.

Setzen Sie die Personalbeschaffung zusammen mit der Komponente Organisationsmanagementein, stehen im Organisationsmanagement alle Planstellen eines Unternehmens strukturiert zurVerfügung. In diesem Fall kennzeichnen Sie zu besetzende Planstellen imOrganisationsmanagement als vakant. Alle Planstellen, die im Organisationsmanagement alsvakant gekennzeichnet sind, stehen Ihnen dann automatisch in der Personalbeschaffung zurweiteren Verarbeitung und Auswertung zur Verfügung.

Siehe auch:Vakanzen [Seite 23]

Ausschreibungen [Seite 32]


Vakanzen

April 2001 23

VakanzenDefinitionDer Personalbedarf eines Unternehmens wird in der Komponente Personalbeschaffung durchVakanzen abgebildet. Eine Vakanz ist eine (ganz oder teilweise) zu besetzende Planstelle, dievon einem fachverantwortlichen Mitarbeiter oder einem zuständigen Personalreferenten betreutwird.

VerwendungDer zuständige Personalreferent verwaltet die Vakanz entsprechend den Zuständigkeiten derPersonalabteilung. Der fachverantwortliche Mitarbeiter entscheidet über die fachliche Eignungder Bewerber für die Vakanz. Als fachverantwortlichen Mitarbeiter können Sie jeden in derKomponente Personaladministration gespeicherten Mitarbeiter des Unternehmens angeben.

Die Vorgehensweise hängt davon ab, ob Sie die Personalbeschaffung allein oder zusammen mitder Komponente Organisationsmanagement einsetzen.

Wenn Sie die Personalbeschaffung ohne die Komponente Organisationsmanagement einsetzen,geben Sie alle Daten zu einer Vakanz manuell in der Personalbeschaffung ein.

Wenn Sie die Personalbeschaffung zusammen mit der Komponente Organisationsmanagementeinsetzen, stehen Ihnen im Organisationsmanagement alle Planstellen des Unternehmensstrukturiert zur Verfügung. In diesem Fall kennzeichnen Sie zu besetzende Planstellen imOrganisationsmanagement als vakant. Alle im Organisationsmanagement als vakantgekennzeichneten Planstellen stehen Ihnen dann in der Personalbeschaffung automatisch zurweiteren Verarbeitung und Auswertung zur Verfügung.

Vakanzen, die über das Organisationsmanagement angelegt worden sind, könnenSie über die Personalbeschaffung nicht mehr bearbeiten. Davon ausgenommen sindfolgende Felder:

• Personalreferent

• Fachverantwortlicher

• Reservierungsprozentsatz

StrukturJede Vakanz ist durch folgende Daten charakterisiert:

• achtstellige Nummer (z.B. 00000123) und Bezeichnung (z.B. Sekretärin)

• Beginn- und Endedatum

• verantwortlicher Personalreferent und Fachverantwortlicher

• Genehmigungsprozentsatz [Extern]

• Reservierungsprozentsatz [Extern]

• Besetzungsprozentsatz [Extern]


Vakanzen

24 April 2001

• Besetzungsstatus [Seite 25]

Siehe auch:Vakanz in der Personalbeschaffung anlegen [Seite 26]

Vakanz im Organisationsmanagement anlegen [Seite 27]

Vakanz ändern [Seite 29]

Vakanz anzeigen [Seite 30]


Besetzungsstatus

April 2001 25

BesetzungsstatusDefinitionDer Besetzungsstatus einer Vakanz gibt an, bis zu welchem Prozentsatz eine Vakanz besetzt ist.

StrukturDen Besetzungsstatus ermittelt das R/3-System automatisch aus folgenden Werten:

• Genehmigungsprozentsatz


• Besetzungsprozentsatz

Ausprägungen des Besetzungsstatus'

Wert Besetzungsstatus

vakant Mindestens ein Teil der betreffenden Vakanz ist weder besetzt noch reserviert.

reserviert Die betreffende Vakanz ist auf eine der folgenden Arten reserviert:

• vollständig reserviert

• z.T. reserviert und z.T. besetzt (insgesamt 100 %)

besetzt Die betreffende Vakanz ist vollständig besetzt.


Vakanz in der Personalbeschaffung anlegen

26 April 2001

Vakanz in der Personalbeschaffung anlegenVoraussetzungenEine Planstelle für die anzulegende Vakanz ist vorhanden.

Vorgehensweise1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Personalwerbung →→→→ Vakanz →→→→ Pflegen.

Sie gelangen auf das Bild Vakanzen.

2. Geben Sie ggf. Selektionskriterien ein und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Vakanzen pflegen.

3. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Vakanz anlegen.

4. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

Der Besetzungsstatus wird vom System automatisch aus dem angegebenenGenehmigungsprozentsatz, dem Reservierungsprozentsatz und demBesetzungsprozentsatz ermittelt.

5. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben die gewünschte Vakanz in der Komponente Personalbeschaffung angelegt.

Siehe auch:Vakanz ändern [Seite 29]

Vakanz anzeigen [Seite 30]


Vakanz im Organisationsmanagement anlegen

April 2001 27

Vakanz im Organisationsmanagement anlegenVoraussetzungSie müssen die Komponente Personalbeschaffung zusammen mit der KomponenteOrganisationsmanagement einsetzen und die Integration muß eingeschaltet sein.

Ihnen stehen zur Zeit zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um Vakanzen imOrganisationsmanagement anzulegen.

Einstieg über den Expertenmodus1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal →→→→ Organisationsmanagement →

Expertenmodus →→→→ Planstelle.

Sie gelangen auf das Bild Planstelle pflegen.

2. Geben Sie im Feld Planstelle die gewünschte Planstelle ein.

Wählen Sie für das Feld Planvariante den Wert Aktueller Plan.

3. Markieren Sie dann den Infotyp Vakanz sowie den Status aktiv und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Vakanz hinzufügen.

4. Überschreiben Sie ggf. den Gültigkeitsbeginn der Vakanz.

5. Wählen Sie .

Im Standard ist bereits ein Kennzeichen im Feld zu besetzen gesetzt.

Sie gelangen auf das Bild Vakanz anlegen der Komponente Personalbeschaffung.


Der Besetzungsstatus wird vom System automatisch aus dem angegebenenGenehmigungsprozentsatz, dem Reservierungsprozentsatz und demBesetzungsprozentsatz ermittelt.

7. Wählen Sie .

Einstieg über die AufbauorganisationSie können Vakanzen im Organisationsmanagement auch auf die folgende Art anlegen.

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Organisationsmanagement →Aufbauorganisation → Organisation und Besetzung → Ändern.

Sie gelangen auf das Bild Organisation und Besetzung ändern.

2. Wählen Sie in der Objekttypliste Planstelle.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Suchen nach Planstelle.


Vakanz im Organisationsmanagement anlegen

28 April 2001

3. Geben Sie Ihre Suchdaten ein und wählen Sie Suchen.

In der Objektliste werden Ihnen alle gefundenen Planstellen zu den angegebenSuchdaten angezeigt.

4. Wählen Sie in der Objektliste mit Doppelklick die gewünschte Planstelle aus.

Ihnen werden Detailinformationen zur ausgewählten Planstelle angezeigt.

5. Um die Planstelle vakant zu setzen, wählen Sie im Registerindex Grunddaten.

6. Wählen Sie im Feld Besetzungstatus über die Wertehilfe Vakanz zu besetzen aus.

7. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben die gewünschte Vakanz in der Komponente Organisationsmanagement angelegt.

Vakanzen, die Sie über die Komponente Organisationsmanagement angelegt haben,werden in der Sicht Vakanz (V_T750X) im Feld gepflegt durch OM mit Pgekennzeichnet. Diese Vakanzen können Sie nicht über die Personalbeschaffungbearbeiten. Davon ausgenommen sind folgende Felder:




Siehe auch:Vakanz anzeigen [Seite 30]

Vakanz ändern [Seite 29]


Vakanz ändern

April 2001 29

Vakanz ändern1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Personalwerbung →→→→ Vakanz →→→→ Pflegen.



Sie gelangen auf das Bild Vakanzen pflegen.

3. Positionieren Sie den Cursor auf der zu ändernden Vakanz und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Vakanz ändern.

4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Ist die ausgewählte Vakanz über das Organisationsmanagement angelegt worden,können Sie nur die Einträge in den Feldern Personalreferent, Fachverantwortlicherund Reservierungsprozentsatz überschreiben.

5. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben die ausgewählte Vakanz geändert.


Vakanz anzeigen

30 April 2001

Vakanz anzeigen1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Personalwerbung →→→→ Vakanz →→→→ Anzeigen.



Sie gelangen auf das Bild Vakanzen anzeigen.

3. Positionieren Sie den Cursor auf der Vakanz, deren Daten Sie anzeigen möchten, undwählen Sie .

ErgebnisDie ausgewählte Vakanz wird angezeigt.


Personalwerbung

April 2001 31

PersonalwerbungEinsatzmöglichkeitenÜber die Personalwerbung veröffentlichen Sie den Personalbedarf Ihres Unternehmens. Ziel derPersonalwerbung ist dabei, Bewerbungen zu den ausgeschriebenen Vakanzen an IhrUnternehmen zu erhalten.

Die Personalwerbung umfaßt alle Aktivitäten, die Sie im Rahmen der Ausschreibung vonVakanzen im System ausführen. Im System führen Sie dazu die Aktivitäten durch, die sich aufdie Auswahl der Beschaffungsinstrumente und das Hinterlegen der Ausschreibung im Systembeziehen. Sie halten im System die Ausschreibungen fest, in denen Sie Vakanzenveröffentlichen möchten oder bereits veröffentlicht haben. Zusätzlich können Sie dieVakanzzuordnungen für die Ausschreibung bearbeiten und den Ausschreibungstext sowie diePublikationskosten im System hinterlegen.

Über das Erfassen der Ausschreibungen haben Sie so die Möglichkeit, die AusschreibungenIhres Unternehmens zu verwalten. Die eingegebenen Daten dienen zusätzlich als Grundlage fürAuswertungen, die Sie für die Personalwerbung durchführen können.

VoraussetzungenDie Beschaffungsinstrumente sind bereits über das Customizing der Personalbeschaffung imSystem vorhanden.

Wenn Sie eine Ausschreibung einer Vakanz zuordnen möchten, muß diese Vakanz bereits imSystem angelegt und damit abrufbar sein. Für das Anlegen von Ausschreibungen ist dieVerknüpfung der Ausschreibung mit einer Vakanz nicht zwingend notwendig. Die Zuordnung istaber sinnvoll, da Ausschreibungen sich in der Regel auf bestimmte Vakanzen beziehen.

Ablauf1. Sie legen die geplanten oder bereits veröffentlichten Ausschreibungen im System an.

Für spätere Auswertungen können Sie diese Daten aufrufen und auswerten. Sie könnenbeispielsweise die Effektivität der Beschaffungsinstrumente oder Anzahl derBewerbungen auf eine Ausschreibung auswerten.

2. Optional können Sie der Ausschreibung die Vakanz(en) zuordnen, für die Sie dieAusschreibung anlegen.

3. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Ausschreibungtext im System festzuhalten.

4. Geben Sie ggf. die Publikationskosten an.

Wenn Sie die Kosten angeben, können Sie sie für spätere Auswertungen derPersonalwerbungskosten heranziehen.

ErgebnisSie haben die Ausschreibungen im System erfaßt. Nach Eingang von Bewerbungen an IhrUnternehmen können Sie mit der Bearbeitung des Bewerbungseingangs [Seite 76] fortfahren.


Ausschreibungen

32 April 2001

AusschreibungenDefinitionVakanzen werden in Ausschreibungen veröffentlicht. Eine Ausschreibung ist eineVeröffentlichung einer oder mehrerer Vakanzen in einem Personalbeschaffungsinstrument, mitdem Ziel, geeignete Personen anzuwerben.

In der Personalbeschaffung werden Personalbeschaffungsinstrumente eingesetzt, um denbestehenden Personalbedarf zu decken. In den Beschaffungsinstrumenten werden die Art unddie Methoden der Personalbeschaffung abgebildet (z.B. Anzeigenschaltung in Printmedien,persönliche Kontaktaufnahme durch head hunting oder Vermittlung durch das Arbeitsamt bzw.durch Personalberatungsagenturen).

Personalbeschaffungsinstrumente werden nach dem verwendeten Medium (z.B. Presse,Arbeitsamt, Personalberatungsagentur) weiter klassifiziert.

Medien und Personalbeschaffungsinstrumente legen Sie im Customizing (IMG) derPersonalbeschaffung unter Personalbedarf und Personalwerbung →→→→Personalbeschaffungsinstrumente anlegen an.

StrukturEine Ausschreibung ist durch folgende Daten charakterisiert:

• achtstellige Nummer (z.B. 00000020)

• Personalbeschaffungsinstrument und Medium

• Publikationsdatum und -kosten

• ggf. Ausschreibungstext

• die in der Ausschreibung publizierten Vakanzen

Siehe auch:Ausschreibung anzeigen [Seite 35]

Ausschreibung bearbeiten [Seite 33]

Personalbeschaffungsinstrumente anzeigen [Seite 36]


Ausschreibung bearbeiten

April 2001 33

Ausschreibung bearbeitenVoraussetzungenDamit Sie Ausschreibungen anlegen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die in der Ausschreibung veröffentlichte(n) Vakanz(en) müssen angelegt sein.

• Das für die Ausschreibung verwendete Personalbeschaffungsinstrument muß imCustomizing angelegt worden sein. Weitere Informationen finden Sie imEinführungsleitfaden (IMG) der Personalbeschaffung unter Personalbedarf undPersonalwerbung →→→→ Personalbeschaffungsinstrumente anlegen.


Personalbeschaffung → Personalwerbung →→→→ Ausschreibung →→→→ Pflegen.

Sie gelangen auf das Bild Ausschreibungen.


Sie gelangen auf das Bild Ausschreibungen pflegen.

3. Führen Sie eine der folgenden Funktionen aus:

um eine Ausschreibung wählen SieSie gelangen auf dasBild

anzulegen Ausschr. Ausschreibung anlegen

zu ändern Ausschr. Ausschreibung ändern

zu löschen Ausschr. Ausschreibung löschen

4. Wenn Sie eine Ausschreibung anlegen oder ändern möchten, geben Sie dieerforderlichen Daten bzw. Änderungen ein.

Um sich im Feld Ausschreibung die nächsthöhere, noch nicht vergebeneAusschreibungsnummer vorschlagen zu lassen, wählen Sie Ausschreibung →Nächste freie Ausschreibungsnummer.

5. Geben Sie alle Vakanzen an, die in der Ausschreibung veröffentlicht worden sind:

a) Geben Sie in die Felder Instrument und Publikationsdatum die erforderlichen Datenein.

b) Wählen Sie Bearbeiten → Vakanz hinzufügen.

Sie gelangen auf das Bild Auswahl Vakanzen.

c) Markieren Sie alle Vakanzen, die in der Ausschreibung veröffentlicht worden sindund wählen Sie Übernehmen.

6. Geben Sie ggf. den Text der Ausschreibung ein:


Ausschreibung bearbeiten

34 April 2001

a) Geben Sie im Feld Textname einen frei wählbaren alphabetischen oder numerischenAdreßschlüssel für den Text ein und wählen Sie Text pflegen.

Sie gelangen auf das Bild Text zur Ausschreibung ändern: <Textname> Sprache DE.

b) Geben Sie den Text der Ausschreibung ein und sichern Sie.

c) Wählen Sie Zurück

Sie gelangen zurück auf das Ausgangsbild.

7. Sichern Sie die Eingaben.

8. Wenn Sie eine Ausschreibung löschen möchten, wählen Sie im Bild Auschreibunglöschen .

Sie gelangen wieder zurück auf das Bild Ausschreibung pflegen.

ErgebnisSie haben die gewünschte Ausschreibung angelegt bzw. geändert oder eine Ausschreibunggelöscht.

Siehe auch:Ausschreibung anzeigen [Seite 35]


Ausschreibung anzeigen

April 2001 35

Ausschreibung anzeigen1. Wählen Sie vom Bild Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Personalwerbung →→→→ Ausschreibung →→→→ Anzeigen.

Sie gelangen auf das Bild Ausschreibungen.


Sie gelangen auf das Bild Ausschreibungen anzeigen.

3. Positionieren Sie den Cursor auf der Ausschreibung, deren Daten Sie anzeigenmöchten, und wählen Sie Ausschr.

Sie gelangen auf das Bild Ausschreibung anzeigen.

ErgebnisDie ausgewählte Ausschreibung wird angezeigt.


Personalbeschaffungsinstrumente anzeigen

36 April 2001

Personalbeschaffungsinstrumente anzeigenWählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Personalwerbung →→→→ Beschaffungsinstrument →→→→ Anzeigen.

Sie gelangen auf das Bild Sicht “Beschaffungsinstrument” anzeigen: Übersicht.

ErgebnisEine Liste aller Personalbeschaffungsinstrumente wird angezeigt.


Bewerbung

April 2001 37

BewerbungDefinitionInteressensbekundung einer Person an einer Aufnahme eines Arbeitsverhältnisses bzw. an einerÄnderung eines bestehenden Arbeitsverhältnisses.

Bewerbungen können in unterschiedlicher Art und formaler Aufmachung Ihr Unternehmenerreichen:

• Spontanbewerbung

• Bewerbung auf eine Ausschreibung

• Online-Bewerbung

VerwendungBewerbungen bearbeiten Sie innerhalb der Komponente Personalbedarf und Personalwerbung[Seite 22]. Einem Bewerber können Sie mehrere Bewerbungen zuordnen.

Wenn Sie die SAP Internet-Anwendungskomponente/dem Employee Self-ServiceStellenangebote [Seite 224] einsetzen, können externe Bewerber und Mitarbeiter ihreBewerbung online auf im Internet/Intranet veröffentlichte Vakanzen Ihres Unternehmensausführen.

Wenn Sie mit der SAP Internet-Anwendungskomponente/dem Employee Self-ServiceBewerbungsstatus [Seite 235] arbeiten, können externe Bewerber und Mitarbeiter denBearbeitungsstatus ihrer Bewerbung bequem über Internet/Intranet abfragen.

StrukturBewerbungen erfassen Sie im Bild Bewerbungen (Infotyp 4001) [Seite 45]. Sie legen jede neueingehende Bewerbung eines bereits im System erfaßten Bewerbers im Infotyp Bewerbungen(4001) an.

Für Online-Bewerbungen legt das System automatisch entsprechende Datensätzedes Infotyps Bewerbungen (4001) an.


Verwaltung der Bewerber

38 April 2001

Verwaltung der BewerberEinsatzmöglichkeitenMit dieser Komponente können Sie die Aufgaben der Bewerberverwaltung Schritt für Schrittkoordinieren und überwachen. Bewerbungen auf Ausschreibungen wie auchSpontanbewerbungen können Sie mit dem Zwei-Stufen-Konzept der Datenerfassung schnell undeinfach erfassen und strukturieren.

FunktionsumfangÜber den Vergleich mit Daten aus den Komponenten Personaladministration undPersonalbeschaffung wird für jede Bewerbung geprüft, ob es sich um einen der folgendenBewerbertypen handelt:

• interne Bewerber

• ehemalige Mitarbeiter

• Mehrfachbewerber

In all diesen Fällen werden die Bewerberdaten mit den vorhandenen Informationen verglichen.Dadurch vermeiden Sie doppelte Datenhaltung und -erfassung und minimieren Fehler bei derDateneingabe.

Sie können alle Bewerbungsmaterialien einscannen und archivieren, damit sie in elektronischerForm mehreren Mitarbeitern gleichzeitig und jederzeit zur Verfügung stehen. Die Bearbeitung derBewerbungsunterlagen wird so beschleunigt, und die Originale werden geschützt.

Siehe auch:Gruppierung der Bewerberdaten [Seite 42]

Ersterfassung von Bewerberdaten [Seite 53]

Bearbeitung der Bewerberdaten [Seite 68]


Bewerber

April 2001 39

BewerberDefinitionPerson, die mit Hilfe einer Bewerbung ihr Interesse bekundet, ein Arbeitsverhältnis aufzunehmenoder ein bestehendes Arbeitsverhältnis zu verändern. Als Bewerber zählen:

• externe Bewerber

Bewerber, die sich von außerhalb des Unternehmens um eine Anstellung in IhremUnternehmen bemühen. Externe Bewerber können auch ehemalige Mitarbeiter IhresUnternehmens sein.

• interne Bewerber (= Mitarbeiter)

Mitarbeiter, die sich innerhalb Ihres Unternehmens um eine (vakante) Planstellebewerben.

Auf einer weiteren Ebene lassen sich unterscheiden:

• Spontanbewerber

Bewerber, die sich ohne Bezug auf eine Stellenausschreibung bzw. vakante Planstelle inIhrem Unternehmen bewerben.

• Bewerber auf eine Ausschreibung

Bewerber, die sich auf Ausschreibungen [Seite 32] beziehen, die Ihr Unternehmenveröffentlicht hat.

VerwendungDer Bewerber stellt innerhalb der Komponente Personalbeschaffung das zentrale Objekt dar. DerBewerber ist besonderer Gegenstand der Komponenten Verwaltung der Bewerber [Seite 38] undAuswahl der Bewerber [Seite 79].

StrukturDetaillierte Informationen zur Struktur der Bewerber finden Sie unter Strukturierung vonBewerbern [Seite 41].


Differenzierter Zugriffsschutz

40 April 2001

Differenzierter ZugriffsschutzVerwendungDurch einen differenzierten Zugriffsschutz kann ein Personalreferent oder Fachverantwortlicher –bei entsprechender Systemeinstellung – nur die Daten einer Bewerbung einsehen, die für dieDurchführung seiner Aufgaben relevant sind.

Der Zugriffsschutz auf die Bewerberdaten kann aufgabenorientiert bzw. nach organisatorischerZuordnung eingerichtet sein.

Ein aufgabenorientierter Zugriffsschutz liegt beispielsweise vor, wenn einPersonalreferent/Fachverantwortlicher Daten eines Bewerbers erfassen, jedoch keineEntscheidungen im Auswahlprozeß treffen darf.

Ein Zugriffsschutz nach organisatorischer Zuordnung ist z.B. vorhanden, wenn einPersonalreferent/Fachverantwortlicher nur die Bewerberdaten eines bestimmtenPersonalbereichs einsehen kann.

Weitere Informationen erhalten Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Personalbeschaffung unterBerechtigungsverwaltung.


Strukturierung von Bewerbern

April 2001 41

Strukturierung von BewerbernVerwendungBewerber strukturieren Sie bei der Ersterfassung nach folgenden Kriterien:

• interne oder externe Bewerber

• Spontanbewerber oder Bewerber, die sich auf eine Ausschreibung beziehen

• Bewerbergruppe

• Bewerberkreis

Interne Bewerber sind alle Bewerber, die zum Zeitpunkt des Eingangs der Bewerbung bereitsim Unternehmen tätig sind. Externe Bewerber sind alle Bewerber, die zum Zeitpunkt desEingangs der Bewerbung nicht im Unternehmen tätig sind. Die Gruppe der externen Bewerberkann somit auch frühere Mitarbeiter des Unternehmens umfassen.

Bei der Erfassung von internen und externen Bewerbern gehen Sie jeweils anders vor. Umexterne Bewerber zu erfassen, müssen Sie alle geforderten Daten zu einem Bewerber manuelleingeben. Bei internen Bewerbern schlägt das System bestimmte Daten, z.B. Name undAnschrift des Bewerbers, über die bestehende Personalnummer des Bewerbers vor. Sie könnendiese Vorschlagswerte bei Bedarf überschreiben.

Sowohl interne als auch externe Bewerber können sich auf eine Ausschreibung beziehen odersich ohne Bezug auf eine Ausschreibung spontan bewerben. Bewerber, die sich spontanbewerben, ordnen Sie bei der Erfassung einer Spontanbewerbungsgruppe zu. EineSpontanbewerbungsgruppe ist ein frei wählbares Kriterium zur Strukturierung vonSpontanbewerbungen. Sie können Spontanbewerbungen z.B. nach der angestrebten Tätigkeitim Unternehmen (z.B. Angestellte Vertrieb, Angestellte Personalabteilung) zusammenfassen.

Die Bewerbergruppe strukturiert die Bewerber nach der Art des angestrebtenBeschäftigungsverhältnisses im Unternehmen, z.B. in Mitarbeiter mit unbefristetem Vertrag,Mitarbeiter mit befristetem Vertrag, freie Mitarbeiter etc. Eine Eigenschaft der Bewerbergruppe istdie Bewerberklasse. Die Bewerberklasse gibt an, ob es sich um einen internen Bewerber(Bewerberklasse P) oder um einen externen Bewerber (Bewerberklasse AP) handelt.

Der Bewerberkreis ist ein frei wählbares Kriterium zur Klassifizierung von Bewerbern. In derRegel werden die Bewerber durch den Bewerberkreis nach hierarchischen oder funktionalenKriterien klassifiziert. Eine hierarchische Klassifizierung unterteilt Bewerber z.B. in leitendeAngestellte, Angestellte, Fachkräfte etc. Eine funktionale Klassifizierung ordnet Bewerber z.B.den Bereichen Geschäftsleitung, Verwaltung, Produktion etc. zu.


Gruppierung der Bewerberdaten

42 April 2001

Gruppierung der BewerberdatenVerwendungSollen bestehende Daten zu einem Bewerber angelegt bzw. bearbeitet werden, muß bekanntsein, zu welchen Infotypen die jeweiligen Daten im System gruppiert sind. Nur so können Siegezielt auf bestimmte Daten zugreifen bzw. Daten an der richtigen Stelle im System ablegen.

IntegrationDie Infotypen der PersonalbeschaffungViele der Infotypen, die in der Personaladministration verwendet werden, werden auch in derPersonalbeschaffung verwendet:

• Organisatorische Zuordnung (0001) [Extern]

• Daten zur Person (0002) [Extern]

• Anschriften (0006) [Extern]

• Ausbildung (0022) [Extern]

• Andere/frühere Arbeitgeber (0023) [Extern]

• Qualifikationen (0024) [Extern]

• Bankverbindung (0009) [Extern]

• Vertragsbestandteile (0016) [Extern]

• Basisbezüge (0008) [Extern]

• Wiederkehrende Be-/Abzüge (0014) [Extern]

• Ergänzende Zahlung (0015) [Extern]

Bei Bedarf können Sie weitere Infotypen der Personaladministration [Extern] nutzen.

Aus der Personalzeitwirtschaft nutzt die Personalbeschaffung den Infotyp Sollarbeitszeit (0007)[Extern].

FunktionsumfangNeben den Infotypen der Personaladministration und der Personalzeitwirtschaft werden in derPersonalbeschaffung spezielle Infotypen für Bewerber verwendet:

• Bewerbermaßnahmen (4000) [Seite 44]

• Bewerbungen (4001) [Seite 45]

• Vakanzzuordnung (4002) [Seite 46]

• Bewerbervorgänge (4003) [Seite 47]

• Personalnummer des Bewerbers (4005) [Seite 52]

• Status Vorgänge (4004) [Seite 48]

• Bewerbernummer des Mitarbeiters (0139) [Seite 51]


Gruppierung der Bewerberdaten

April 2001 43

Siehe auch:Bearbeitung der Bewerberdaten [Seite 68]


Bewerbermaßnahmen (Infotyp 4000)

44 April 2001

Bewerbermaßnahmen (Infotyp 4000)DefinitionIm Infotyp Bewerbermaßnahmen (4000) können Sie alle Bewerbermaßnahmenarten ablegen, diefür einen Bewerber durchgeführt werden. Diese Bewerbermaßnahmenarten können sein:

• Arbeitsabläufe zur Datenerfassung (z.B. Ersterfassung der Bewerberdaten, Zusatzdatenerfassen)

• Arbeitsabläufe, die den Gesamtstatus des Bewerbers ändern (z.B. Bewerber ablehnen,Bewerber zurückstellen)

VerwendungDie wichtigste Information des Infotyps Bewerbermaßnahmen (4000) ist der Gesamtstatus desBewerbers (z.B. in Bearbeitung, zurückgestellt, abgelehnt). Der Gesamtstatus ist abhängig vonder für den Bewerber zuletzt durchgeführten Bewerbermaßnahmenart. Wird für einen Bewerberbeispielsweise die Bewerbermaßnahmenart Bewerber zurückstellen durchgeführt, erhält derBewerber den Gesamtstatus zurückgestellt. Für jede durchgeführte Bewerbermaßnahmenartwird in der Standardauslieferung ein neuer Datensatz des Infotyps Bewerbermaßnahmen (4000)für den Bewerber angelegt.

Neben der für einen Bewerber durchgeführten Bewerbermaßnahmenart können Sie im InfotypBewerbermaßnahmen (4000) erfassen, ob ein Bewerber eine Referenz vorweisen kann. Ist diesder Fall, können Sie in einem nicht auswertbaren Text den Namen des Mitarbeiters ablegen, derden Bewerber empfiehlt.

Daten zur organisatorischen Zuordnung des Bewerbers sind in diesem Infotyp bereits alsVorschlagswerte eingetragen. Sie können diese Werte überschreiben.

Der Infotyp hat die Zeitbindung 1.


Bewerbungen (Infotyp 4001)

April 2001 45

Bewerbungen (Infotyp 4001)DefinitionIm Infotyp Bewerbungen (4001) erfassen Sie, ob sich eine Bewerbung auf eine Ausschreibungbezieht oder spontan eingegangen ist.

VerwendungFür jede Bewerbung eines Bewerbers wird ein neuer Datensatz des Infotyps Bewerbungen(4001) angelegt. Jeder Satz bezieht sich dabei auf einen Zeitpunkt, d.h. Beginn- und Endedatumdes Satzes enthalten das Eingangsdatum der Bewerbung.



Vakanzzuordnung (Infotyp 4002)

46 April 2001

Vakanzzuordnung (Infotyp 4002)DefinitionIm Infotyp Vakanzzuordnung (4002) erfassen Sie, welchen Vakanzen ein Bewerber zugeordnetist.

VerwendungSie ordnen den Bewerber einer Vakanz zu. Er nimmt dann am Auswahlprozeß für diese Vakanzteil. Der Status der Vakanzzuordnung des Bewerbers für die Vakanz bildet seinen Stand imAuswahlprozeß ab.

Sie können den Bewerber gleichzeitig den Auswahlprozessen mehrerer Vakanzen zuordnen. Indiesem Fall müssen Sie unterschiedliche Prioritäten für jede Vakanzzuordnung vergeben.Außerdem muß für jede Zuordnung ein Status der Vakanzzuordnung für den Bewerberexistieren.



Bewerbervorgänge (Infotyp 4003)

April 2001 47

Bewerbervorgänge (Infotyp 4003)DefinitionIm Infotyp Bewerbervorgänge (4003) erfassen Sie die Vorgänge, die für einen Bewerberangelegt wurden.

VerwendungÜber die Bewerbervorgänge erfolgt die Erfassung, Protokollierung und Planung der Aktivitätenfür einen Bewerber innerhalb eines Auswahlprozesses. Bewerbervorgänge sind alsoadministrative Schritte, die ein Bewerber im Rahmen seiner Bewerbung durchläuft. Außerdemwird die Bewerberkorrespondenz über die Bewerbervorgänge abgewickelt.

Innerhalb der Bewerberstammdaten können Sie die Bewerbervorgänge nur anzeigen, nichtbearbeiten. Um Bewerbervorgänge anzulegen und zu ändern, wählen Sie Bewerbervorgang →Pflegen.


Siehe auch:Bewerbervorgang anlegen und ändern [Seite 88]


Status Vorgänge (Infotyp 4004)

48 April 2001

Status Vorgänge (Infotyp 4004)DefinitionDer Infotyp Status Vorgänge (4004) ist ein technischer Infotyp, der die Status der Vorgänge, dieSie für Bewerber durchgeführt haben, speichert.

VerwendungFür jeden Bewerber existiert genau ein Datensatz des Infotyps Status Vorgänge (4004) imSystem. Das System legt diesen Datensatz automatisch an und aktualisiert ihn.

Sie sollten den Infotyp Status Vorgänge (4004) nicht bearbeiten. Der Infotyp dientzur Anzeige der Status von durchgeführten Vorgängen und unterstützt effizient dieSuche nach Bewerberdaten.


Ausbildung (Infotyp 0022)

April 2001 49

Ausbildung (Infotyp 0022)DefinitionIm Infotyp Ausbildung (0022) können Sie hinterlegen, welche Ausbildung ein Mitarbeiter oderBewerber durchlaufen hat.

VerwendungWenn Sie den kompletten Ausbildungsgang eines Mitarbeiters oder Bewerbers abbilden wollen,legen Sie entsprechend viele Datensätze dieses Infotyps mit dem jeweiligen Zeitraum derAusbildung an.

Geben Sie für jede Ausbildung folgende Daten an:

• die Schulart (z.B. Grundschule, Hochschule)

• den Namen und Ort der betreffenden Ausbildungseinrichtung (z.B. FachhochschuleHannover)

• das Land, in dem die Ausbildungseinrichtung ansässig ist

Beachten Sie, daß das System den Schulabschluß gegen die angegebene Schulartprüft.

Für jede Ausbildung können Sie zusätzlich angeben, wie lange Sie gedauert hat und welcheFachrichtung(en) den Schwerpunkt der Ausbildung bildeten.

Beachten Sie, daß das System die angegebenen Fachrichtungen gegen dieangegebene Schulart prüft.

Bei entsprechender Systemeinstellung ermittelt das System für die eingegebene Ausbildungautomatisch die zugehörige Ausbildungsgruppe. Die Ausbildungsgruppe strukturiert diemöglichen Ausbildungen der Beschäftigten oder Bewerber, indem sie diese zu Gruppenzusammenfaßt.


Vertragsbestandteile (Infotyp 0016)

50 April 2001

Vertragsbestandteile (Infotyp 0016)DefinitionIm Infotyp Vertragsbestandteile (0016) können Sie die Daten hinterlegen, die den Arbeitsvertragdes Mitarbeiters betreffen.

VerwendungIn der Personalbeschaffung haben Sie die Möglichkeit, für einen Bewerber bereits Angaben zumArbeitsvertrag zu hinterlegen. Im wesentlichen nutzen Sie den Infotyp Vertragsbestandteile(0016) [Extern] wie in der Personaladministration.

In der Personalbeschaffung ist der Infotyp Vertragbestandteile (0016) um zwei Felder bzw. einenGruppenrahmen erweitert:

• Vertragliche RegelungenIm Infotyp Vertragsbestandteile (0016) können Sie in der Personalbeschaffung zusätzlichDaten zum Vertragsbeginn und dem geplanten Arbeitsort hinterlegen.

• Geplante organisatorische Zuordnung nach EinstellungHier können Sie die Mitarbeitergruppe und den Mitarbeiterkreis angeben, die Sie für denBewerber im Falle einer Einstellung vorsehen.

Gemäß Ihren Angaben zum Mitarbeiterkreis im Infotyp Vertragsbestandteile (0016)generiert das System im Infotyp Basisbezüge (0008) entsprechendeVorschlagswerte zur tariflichen Einordnung des Mitarbeiters.

Die Vorschlagswerte werden bei einer nachträglichen Änderung desMitarbeiterkreises im Infotyp Vertragsbestandteile (0016) im Infotyp Basisbezüge(0008) nicht nachgeneriert. Sie sollten den Infotyp Basisbezüge (0008) in diesemFall entsprechend bearbeiten. Dies gilt auch für den Fall, wenn Sie einen neuenDatensatz für den Infotyp Vertragsbestandteile (0016) anlegen.

IntegrationBei der Datenübernahme der Bewerberdaten in die Personaladministration übernimmt dasSystem die Angaben, die Sie zu den vertraglichen Regelungen und zur organisatorischenZuordnung hinterlegen, als Vorschlagswerte.


Bewerbernummer des Mitarbeiters (Infotyp 0139)

April 2001 51

Bewerbernummer des Mitarbeiters (Infotyp 0139)DefinitionIm Infotyp Bewerbernummer des Mitarbeiters (0139) hinterlegen Sie, welche Bewerbernummerein Mitarbeiter hat.

VerwendungSie verwenden den Infotyp Bewerbernummer eines Mitarbeiters (0139) in derPersonaladministration in folgenden Fällen:

• Der externe Bewerber tritt als Mitarbeiter in das Unternehmen ein.

• Der interne Bewerber und damit bereits Mitarbeiter des Unternehmens besetzt die vakanteStelle.

In dem Infotyp hinterlegen Sie die Bewerbernummer und die Personalnummer des Mitarbeiters.Damit dient der Infotyp Bewerbernummer des Mitarbeiters (0139) der Identifikation desBewerbers mit dem Mitarbeiter.


Personalnummer des Bewerbers (Infotyp 4005)

52 April 2001

Personalnummer des Bewerbers (Infotyp 4005)DefinitionIm Infotyp Personalnummer des Bewerbers (4005) erfassen Sie die Personalnummer einesinternen Bewerbers.

VerwendungDas System füllt den Infotyp Personalnummer des Bewerbers (4005) automatisch für alleinternen Bewerber. Somit verfügt jeder interne Bewerber über einen Datensatz dieses Infotyps.

Der Infotyp hat die Zeitbindung B.


Ersterfassung von Bewerberdaten

April 2001 53

Ersterfassung von BewerberdatenVerwendungDie Ersterfassung der Bewerberdaten erfolgt über eine Schnellerfassung. Diese ist zweistufigund besteht aus den Bewerbermaßnahmen Ersterfassung Grunddaten und Zusatzdatenerfassen.

Sie müssen die Bewerbermaßnahme Ersterfassung Grunddaten für jeden Bewerberdurchführen. Mit dieser Bewerbermaßnahme erfassen Sie Daten eines Bewerbers, die für dasAusgeben von Briefen und für statistische Zwecke unbedingt erforderlich sind (z.B. Name,Anschrift, organisatorische Zuordnung des Bewerbers). Wenn Sie die Bewerbungsunterlagenoptisch archivieren, können Sie über die Bewerbermaßnahme Ersterfassung Grunddaten diearchivierten Bewerbungsunterlagen den Bewerbern zuordnen.

Die Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen führen Sie nur für solche Bewerber durch, die fürdas Unternehmen von weiterem Interesse sind. Über die Bewerbermaßnahme Zusatzdatenerfassen können Sie einen Bewerber einer oder mehreren Vakanzen zuordnen. Außerdemkönnen Sie über diese Bewerbermaßnahme Daten eines Bewerbers zu Ausbildung, Qualifikationund Vorarbeitgeber erfassen.

Die Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen rufen Sie normalerweise entweder direkt ausdem Erfassungsbild der Bewerbermaßnahme Ersterfassung Grunddaten oder aus der Liste derBewerber nach Maßnahmen auf. Die Liste der Bewerber nach Maßnahmen können Sie mit demgleichnamigen Listreport erstellen. Sie können die Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassenauch aus weiteren Bildern aufrufen.

FunktionsumfangDas Zwei-Stufen-Konzept der Schnellerfassung bietet folgende Vorteile:

• Bewerbungen können arbeitsteilig, d.h. von mehreren Personen erfaßt werden.

Ein Mitarbeiter erfaßt nach Eingang der Bewerbungen die obligatorischen Datensämtlicher Bewerber. Danach werden die Bewerbungen auf die zuständigenSachbearbeiter oder Personalreferenten verteilt, die entscheiden, welche Bewerbersofort abgelehnt werden. Im Anschluß daran erfassen die zuständigenSachbearbeiter oder Personalreferenten die Zusatzdaten der Bewerber, die für dasUnternehmen von weiterem Interesse sind.

• Große Mengen von Bewerbungen können zügig bearbeitet werden.

• Der Aufwand zur Erfassung von Daten solcher Bewerber, die für ein Unternehmen nichtin Frage kommen, ist minimal.

AktivitätenDie Vorgehensweise beim Erfassen der Grunddaten eines Bewerbers hängt davon ab, ob Sieeinen internen oder einen externen Bewerber erfassen.

Möchten Sie einen externen Bewerber erfassen, müssen Sie alle Daten des Bewerbers manuelleingeben. Bei internen Bewerbern schlägt das System bestimmte Daten, z.B. Name und


Ersterfassung von Bewerberdaten

54 April 2001

Anschrift des Bewerbers, über die bestehende Personalnummer des Bewerbers vor. Sie könnendiese Vorschlagswerte bei Bedarf überschreiben.

Siehe auch:Strukturierung von Bewerbern [Seite 41]

Erkennung von Mehrfachbewerbern und früheren Mitarbeitern [Seite 55]

Zusatzdaten eines Bewerbers erfassen [Seite 65]


Erkennung von Mehrfachbewerbern und früheren Mitarbeitern

April 2001 55

Erkennung von Mehrfachbewerbern und früherenMitarbeiternVerwendungJeder Bewerber erhält bei der Ersterfassung eine Bewerbernummer, über die der Bewerber imSystem identifiziert werden kann. Sollen für einen Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt weitereBewerbungen erfaßt werden, werden diese als erneute Bewerbungen unter der bereitsvorhandenen Bewerbernummer gespeichert.

FunktionsumfangBei der Durchführung der Bewerbermaßnahme Ersterfassung Grunddaten bietet das System u.a.folgende Funktionen:

• Bei internen Bewerbern überprüft das System automatisch, ob es sich um einenMehrfachbewerber handelt.

Wird ein Mehrfachbewerber in der Bewerberdatenbank identifiziert, verzweigt dasSystem automatisch in die Bewerbermaßnahme Erneute Bewerbung. Über dieseBewerbermaßnahme wird die Historie des Bewerbers fortgeführt, d.h. die Bewerbungwird als weitere Bewerbung des Bewerbers unter der vorhandenen Bewerbernummergespeichert.

• Bei externen Bewerbern unterstützt das System die Erkennung vonMehrfachbewerbern und die Identifikation von früheren Mitarbeitern.

Findet das System in der Mitarbeiterdatenbank oder der Bewerberdatenbank frühereMitarbeiter oder Bewerber, die mit dem vorliegenden Bewerber identisch sein könnten,werden diese Bewerber in einer Liste angezeigt. Die ermittelten Mitarbeiter oderBewerber müssen Sie überprüfen, um festzustellen, ob einer von ihnen der vorliegendenBewerber ist. Ist einer der ermittelten Mitarbeiter oder Bewerber der vorliegendeBewerber, können Sie diesen Mitarbeiter oder Bewerber auswählen.

Handelt es sich um einen Mehrfachbewerber, verzweigt das System in dieBewerbermaßnahme Erneute Bewerbung. Gleichzeitig werden die gespeicherten Datendes Bewerbers angezeigt.

Handelt es sich um einen früheren Mitarbeiter, bleibt die BewerbermaßnahmeErsterfassung Grunddaten aktiv und die gespeicherten Daten des identifizierten früherenMitarbeiters werden angezeigt. Sie können diese Daten bei Bedarf überschreiben.

Siehe auch:Ersterfassung von Bewerberdaten [Seite 53]

Prüfung auf Mehrfachbewerber und frühere Mitarbeiter erneut auslösen [Seite 63]


Grunddaten eines internen Bewerbers erfassen

56 April 2001

Grunddaten eines internen Bewerbers erfassen1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Ersterfassung.

Sie gelangen auf das Bild Ersterfassung Grunddaten.

2. Sie haben folgende Alternativen:

Wenn es sich um folgenden Bewerbertyphandelt

geben Sie die erforderlichen Daten infolgende Felder ein

Bewerber auf Ausschreibung • Bewerbergruppe

• Bewerberkreis

• Personalbereich

• Personalteilbereich

• Personalnummer

• Ausschreibung

Spontanbewerber • Bewerbergruppe

• Bewerberkreis

• Personalbereich


• Personalnummer

• Spontanbewerbungsgruppe

Im Feld Bewerbergruppe müssen Sie in beiden Fällen eine Bewerbergruppe wählen,der die Bewerberklasse P (interner Bewerber) zugeordnet ist.

3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Handelt es sich um einen Mehrfachbewerber, verzweigt das System automatisch indie Bewerbermaßnahme Erneute Bewerbung.

Das System trägt in die Felder der Infotypen Daten zur Person und Anschriften sowie imFeld Personalreferent die erforderlichen Daten ein.

4. Überschreiben Sie ggf. die bereitgestellten Vorschlagswerte.

5. Füllen Sie ggf. weitere Felder.

6. Um zusätzliche Daten zu einem Infotyp zu erfassen, markieren Sie für diesen Infotyp WeitereDaten.

7. Wenn Sie einem Bewerber im Rahmen der Ersterfassung eingescannte Versionen derOriginaldokumente zuordnen möchten, markieren Sie Originale zuordnen.

8. Wählen Sie .



April 2001 57

– Haben Sie Weitere Daten und Originale zuordnen nicht markiert, ist der Arbeitsablaufbeendet.

– Haben Sie Weitere Daten und Originale zuordnen markiert, oder haben Sie nur WeitereDaten markiert, gelangen Sie auf das Bild des gewünschten Infotyps. Fahren Sie mitSchritt 9 fort.

– Haben Sie nur Originale zuordnen markiert, gelangen Sie auf das Bild Dokumentart.Fahren Sie mit Schritt 11 fort.

9. Geben Sie in die Felder des angezeigten Infotyps die erforderlichen Daten ein.

10. Wählen Sie .

– Haben Sie Weitere Daten für mehr als einen Infotyp markiert, gelangen Sie auf das Bilddes nächsten gewünschten Infotyps. Führen Sie die Schritte 9 und 10 so oft durch, bisSie alle ausgewählten Infotypen abgearbeitet haben.

– Haben Sie zu Beginn nur Weitere Daten markiert, ist der Arbeitsablauf beendet.

– Haben Sie Weitere Daten und Originale zuordnen markiert, gelangen Sie auf das BildDokumentart. Fahren Sie mit Schritt 11 fort.

11. Markieren Sie die gewünschte Dokumentart und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Original zuordnen.

12. Geben Sie das Entstehungsdatum des Originals ein und wählen Sie Auswählen.

Sie gelangen auf das Bild Zuordnung des Originals bestätigen.

13. Wählen Sie Bestätigen.

Sie gelangen auf das Bild Eingabe Barcode-Id.

14. Geben Sie einen Barcode für das Original ein.

15. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Originale zuordnen.

16. Geben Sie an, ob Sie dem Bewerber weitere Originale zuordnen möchten, indem Sie Ja oderNein wählen.

• Wenn Sie dem Bewerber keine weiteren Originale zuordnen möchten, ist derArbeitsablauf beendet.

• Wenn Sie dem Bewerber weitere Originale zuordnen möchten, gelangen Sie erneutauf das Bild Dokumentart. Führen Sie die Schritte 11 bis 16 so oft aus, bis Sie demBewerber alle gewünschten Originale zugeordnet haben.

ErgebnisSie haben die Grunddaten eines internen Bewerbers erfaßt und ggf. dem Bewerber einen odermehrere Barcodes zugeordnet. Sie können die Bewerbungsunterlagen über diese Barcodeserfassen.

Siehe auch:Grunddaten mehrerer Bewerber erfassen [Seite 62]



58 April 2001



Grunddaten eines externen Bewerbers erfassen

April 2001 59

Grunddaten eines externen Bewerbers erfassen1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →



Geben Sie in folgenden Feldern die erforderlichen Daten ein:

− Bewerbergruppe

− Bewerberkreis

− Personalbereich

− Personalteilbereich

− Nachname

− Vorname

− ggf. Geburtsdatum

Im Feld Bewerbergruppe müssen Sie eine Bewerbergruppe wählen, der dieBewerberklasse AP (externer Bewerber) zugeordnet ist.

2. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.

− Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter oder Bewerber mit demselben Namen vorhanden ist,fahren Sie mit Schritt 4 fort.

− Wenn kein ehemaliger Mitarbeiter oder Bewerber mit demselben Namen vorhanden ist,fahren Sie mit Schritt 7 fort.

3. Überprüfen Sie die Auswahl, indem Sie den Cursor auf den entsprechenden Eintragpositionieren und Person wählen.

− Wenn der ehemaligen Mitarbeiter oder Bewerber der vorliegende Bewerber ist, fahrenSie mit Schritt 5 fort.

− Wenn der ehemaligen Mitarbeiter oder Bewerber nicht der vorliegende Bewerber ist,wählen Sie Zurück. Fahren Sie danach mit Schritt 7 fort.

4. Positionieren Sie den Cursor auf den identifizierten Bewerber und wählen Sie Personwiedererkannt.

Ist der identifizierte Bewerber ein Mehrfachbewerber, verzweigt das Systemautomatisch in die Bewerbermaßnahme Erneute Bewerbung.

Das System trägt in die Felder der Infotypen Organisatorische Zuordnung, Daten zurPerson und Anschriften die erforderlichen Daten ein.



60 April 2001

Das System übernimmt die Vorschlagswerte zur Organisatorischen Zuordnung derfrüheren Bewerbung des Bewerbers.

5. Überschreiben Sie ggf. die bereitgestellten Vorschlagswerte.

6. Geben Sie in die restlichen obligatorischen Felder und ggf. die weiteren Felder dieerforderlichen Daten ein.

7. Um zusätzliche Daten zu einem Infotyp zu erfassen, markieren Sie für diesen Infotyp WeitereDaten.

8. Wenn Sie einem Bewerber im Rahmen der Ersterfassung eingescannte Versionen derOriginaldokumente zuordnen möchten, markieren Sie Originale zuordnen.

9. Wählen Sie .

− Haben Sie Weitere Daten und Originale zuordnen nicht markiert, ist der Arbeitsablaufbeendet.

− Haben Sie Weitere Daten und Originale zuordnen markiert, oder haben Sie nur WeitereDaten markiert, gelangen Sie auf das Bild des gewünschten Infotyps. Fahren Sie mitSchritt 11 fort.

− Haben Sie nur Originale zuordnen markiert, gelangen Sie auf das Bild Dokumentart.Fahren Sie mit Schritt 13 fort.

10. Geben Sie in die Felder des angezeigten Infotyps die erforderlichen Daten ein.

11. Wählen Sie .

− Haben Sie Weitere Daten für mehr als einen Infotyp markiert, gelangen Sie auf das Bilddes nächsten gewünschten Infotyps. Führen Sie die Schritte 11 und 12 so oft durch, bisSie alle ausgewählten Infotypen abgearbeitet haben.

− Haben Sie zu Beginn nur Weitere Daten markiert, ist der Arbeitsablauf beendet.

− Haben Sie Weitere Daten und Originale zuordnen markiert, gelangen Sie auf das BildDokumentart. Fahren Sie mit Schritt 13 fort.

12. Positionieren Sie den Cursor auf die gewünschte Dokumentart und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Original zuordnen.

13. Geben Sie das Entstehungsdatum des Originals ein und wählen Sie Auswählen.

Sie gelangen auf das Bild Zuordnung des Originals bestätigen.

14. Wählen Sie Bestätigen.

Sie gelangen auf das Bild Eingabe Barcode-Id.

15. Geben Sie einen Barcode für das Original ein.

16. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Originale zuordnen.

17. Geben Sie an, ob Sie dem Bewerber weitere Originale zuordnen möchten, indem Sie Ja oderNein wählen.



April 2001 61

− Wenn Sie dem Bewerber keine weiteren Originale zuordnen möchten, ist derArbeitsablauf beendet.

− Wenn Sie dem Bewerber weitere Originale zuordnen möchten, gelangen Sie erneutauf das Bild Dokumentart. Führen Sie die Schritte 13 bis 18 so oft aus, bis Sie demBewerber alle gewünschten Originale zugeordnet haben.

ErgebnisSie haben die Grunddaten eines internen Bewerbers erfaßt und ggf. dem Bewerber einen odermehrere Barcodes zugeordnet. Sie können die Bewerbungsunterlagen über diese Barcodeserfassen.

Siehe auch:Grunddaten mehrerer Bewerber erfassen [Seite 62]


Auslandsanschrift eines externen Bewerbers erfassen [Seite 64]


Grunddaten mehrerer Bewerber erfassen

62 April 2001

Grunddaten mehrerer Bewerber erfassenVoraussetzungenWenn Sie die Grunddaten mehrerer Bewerber nacheinander erfassen, bleiben Ihre Eingaben inbestimmten Feldern als Vorschlagswerte erhalten. Sie können diese Vorschlagswerteunterdrücken.

Vorgehensweise1. Erfassen Sie die Grunddaten für einen Bewerber.

Wie Sie die Grunddaten eines Bewerbers erfassen, lesen Sie unter

− Grunddaten eines internen Bewerbers erfassen [Seite 56]

− Grunddaten eines externen Bewerbers erfassen [Seite 59]

Nachdem Sie für einen Bewerber die Grunddaten erfaßt haben, gelangen Sie wiederauf das Bild Grunddaten Ersterfassung, von dem aus Sie weitere Bewerber erfassenkönnen. In diesem Bild werden Ihnen einige Daten des zuvor erfaßten Bewerbersvorgeschlagen.

2. Um die Vorschlagswerte zu unterdrücken, wählen Sie vom Bild Ersterfassung Grunddatenaus .

Wenn Sie die Vorschlagswerte unterdrücken lassen, werden die Vorschlagswertezur Person und Anschrift des zuvor eingegebenen Bewerbers gelöscht.

ErgebnisSie haben die Grunddaten mehrerer Bewerber erfaßt.


Prüfung auf Mehrfachbewerber und frühere Mitarbeiter erneut auslösen

April 2001 63

Prüfung auf Mehrfachbewerber und frühere Mitarbeitererneut auslösenVoraussetzungenDas System führt die Prüfung auf Mehrfachbewerber und frühere Mitarbeiter pro eingegebenemNach- und Vornamen genau einmal automatisch durch. Sie können die Prüfung aber auchmanuell auslösen.




2. Geben Sie in die Mußeingabefelder die erforderlichen Daten ein und wählen Sie Ex-Bew/Ex-MA.

ErgebnisDie Prüfung auf Mehrfachbewerber und frühere Mitarbeiter wird erneut durchgeführt.


Auslandsanschrift eines externen Bewerbers erfassen

64 April 2001

Auslandsanschrift eines externen Bewerbers erfassenEin Bewerber bewirbt sich in Ihrem Unternehmen. Er hat seinen Wohnsitz jedoch in einemanderen Land. Um die Auslandsanschrift des Bewerbers zu erfassen, können Sie daslandesspezifische Eingabebild aufrufen, indem Sie das Feld Weitere Daten für den InfotypAnschriften (0006) markieren. Auf diesem landesspezifischen Eingabebild können Sie dieAuslandsanschrift des Bewerbers eingeben.




2. Geben Sie in den Gruppenrahmen Organisatorische Zuordnung, Daten zur Person /Anschrift und Bewerbung die erforderlichen Daten ein.

3. Markieren Sie im Gruppenrahmen Daten zur Person / Anschriften das Feld WeitereDaten.

4. Wählen Sie .

Sie gelangen zunächst auf das Bild Daten zur Person anlegen. Auf diesem Bilf gebenSie weitere persönliche Daten des Bewerbers an.

5. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Anschriften anlegen

6. Wählen Sie Auslandsanschrift.

Sie gelangen auf das Bild Länderschlüssel auswählen.

7. Geben Sie den gewünschten Länderschlüssel ein und wählen Sie .

Sie gelangen auf das ausgewählte landespezifische Eingabebild für den InfotypAnschriften.

8. Geben Sie die Anschrift des Bewerbers ein.

9. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben die Grunddaten eines externen Bewerbers mit einer Auslandsanschrift erfaßt.


Zusatzdaten eines Bewerbers erfassen

April 2001 65

Zusatzdaten eines Bewerbers erfassen1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Bewerbermaßnahmen.

Sie gelangen auf das Bild Bewerbermaßnahmen.

2. Geben Sie die Bewerbernummer ein und markieren Sie Zusatzdaten erfassen.

3. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Zusatzdaten erfassen.

4. Ordnen Sie dem Bewerber die gewünschten Vakanzen zu.

Um sich bei Bewerbungen, die sich auf eine Ausschreibung beziehen, die in derAusschreibung veröffentlichten Vakanzen vorschlagen zu lassen, wählen SieVorschlag Vakanz.

5. Wählen Sie im Registerindex Ausbildung, Andere/frühere Arbeitgeber undQualifikationen, um weitere Zusatzdaten eines Bewerbers zu erfassen.

Die Registekarte Qualifikationen steht Ihnen dann zur Verfügung, wenn Sie diePersonalbeschaffung als nicht integriertes System nutzen. Wenn Sie diePersonalbeschaffung zusammen mit der Personalentwicklung einsetzen, legen SieQualifikationen an, wie ab Schritt 6 beschrieben.

6. Führen Sie folgende Schritte durch, um Qualifikationen anzulegen:

a) Wählen Sie Qualifikationsprofil pflegen.

Wenn Sie Qualifikationen für einen externen Bewerber anlegen, gelangen Sie aufdas Bild Bewerber: Profil ändern (<Datenauswahlzeitraum>).

Wenn Sie Qualifikationen für einen internen Bewerber anlegen, gelangen Sie auf dasBild Person: Profil ändern (<Datenauswahlzeitraum>).

b) Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Dialogfenster Qualifikation auswählen, auf dem Sie diegewünschten Einträge auswählen können.

c) Markieren Sie einen oder mehrere Einträge und wählen Sie .

Sie gelangen zurück auf das Bild Bewerber: Profil ändern(<Datenauswahlzeitraum>).

d) Wählen Sie .

e) Wählen Sie .

Sie gelangen zurück auf das Bild Zusatzdaten erfassen.

7. Wählen Sie .


Zusatzdaten eines Bewerbers erfassen

66 April 2001

ErgebnisSie haben die Zusatzdaten des Bewerbers erfaßt.

Siehe auch:Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen aufrufen [Seite 67]


Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen aufrufen

April 2001 67

Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen aufrufenVoraussetzungenDie Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen können Sie aus verschiedenen Bildern aufrufen.

Rufen Sie die Bewerbermaßnahme entweder direkt aus dem Erfassungsbild ErsterfassungGrunddaten oder aus der Liste der Bewerber nach Maßnahmen auf. Die Liste der Bewerber nachMaßnahmen können Sie mit dem gleichnamigen Listreport erstellen.

Aus dem Ersterfassungsbild1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Ersterfasssung.


2. Geben Sie im Bild Ersterfassung Grunddaten die erforderlichen Daten ein, und wählen Sie Sichern+Zusatz.


Aus der Liste der Bewerber nach Maßnahmen1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Massenverarbeitung → Bewerbungseingang.

Sie gelangen auf das Bild Bewerber nach Maßnahmen.

2. Geben Sie ggf. im Feld Personalreferent Ihr Kürzel ein.

3. Wählen Sie .


4. Markieren Sie die gewünschte Bewerbernummer in der Liste und wählen Sie Zusatzdaten.


ErgebnisSie haben die Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen aufgerufen.

Siehe auch:Zusatzdaten eines Bewerbers erfassen [Seite 65]


Bearbeitung der Bewerberdaten

68 April 2001

Bearbeitung der BewerberdatenVerwendungIn den folgenden Abschnitten ist anhand von typischen Arbeitsabläufen dargestellt, wie Sie dieDaten eines Bewerbers bearbeiten.

Siehe auch:Verwendung der Suchhilfe für Bewerbernummern [Extern]

Änderung der Anschrift eines Bewerbers [Seite 69]

Vakanzzuordnung eines Bewerbers löschen [Seite 72]

Bankverbindung eines Bewerbers erfassen [Seite 73]

Bewerbungen eines Bewerbers anzeigen [Seite 74]

Bewerber löschen [Seite 75]


Änderung der Anschrift eines Bewerbers

April 2001 69

Änderung der Anschrift eines BewerbersVerwendungDie Anschrift eines Bewerbers müssen Sie in folgenden Fällen ändern:

• Die Anschrift eines Bewerbers ist fehlerhaft erfaßt worden und muß korrigiert werden.

• Der Bewerber hat eine neue Anschrift, die ab einem bestimmten Datum verwendetwerden soll.

Siehe auch:Anschrift eines Bewerbers korrigieren [Seite 70]

Neue Anschrift eines Bewerbers erfassen [Seite 71]


Anschrift eines Bewerbers ändern

70 April 2001

Anschrift eines Bewerbers ändernVoraussetzungenSie haben versehentlich die Anschrift eines Bewerbers falsch erfaßt und müssen die Anschriftkorrigieren. Um die Anschrift zu ändern, überschreiben Sie den bestehenden Infotypsatz desInfotyps Anschriften (0006).


Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Pflegen.

Sie gelangen auf das Bild Bewerberstammdaten pflegen.

2. Geben Sie im Feld Bewerbernummer die gewünschte Bewerbernummer ein.

3. Markieren Sie den Infotyp Anschriften und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Anschriften ändern.

4. Ändern Sie die Anschriftsdaten des Bewerbers.

5. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben die Anschrift des Bewerbers geändert.


Neue Anschrift eines Bewerbers erfassen

April 2001 71

Neue Anschrift eines Bewerbers erfassenVoraussetzungenEin Bewerber teilt Ihnen mit, daß sich seine Anschrift geändert hat. Um die geänderte Anschriftzu erfassen, legen Sie einen neuen Infotypsatz des Infotyps Anschriften an. Der alte Infotypsatzbleibt bestehen und wird am Ende abgegrenzt.





3. Markieren Sie den Infotyp Anschriften und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Anschriften anlegen.

4. Geben Sie im Feld Gültigkeitsbeginn ein, ab welchem Datum die neue Anschrift desBewerbers gilt.

5. Geben Sie die Anschriftenart sowie die neue Anschrift des Bewerbers ein.

6. Wählen Sie .

Das System gibt eine Warnung aus, daß der bestehende Datensatz am Endeabgegrenzt wird.

ErgebnisSie haben die neue Anschrift des Bewerbers erfaßt.


Vakanzzuordnung eines Bewerbers löschen

72 April 2001

Vakanzzuordnung eines Bewerbers löschenVoraussetzungenSie haben versehentlich einen Bewerber einer Vakanz zugeordnet, für die er nicht in Fragekommt. Sie wollen diese Zuordnung wieder löschen.




2. Geben Sie im Feld Bewerbernummer die gewünschte Bewerbernummer.

3. Markieren Sie den Infotyp Vakanzzuordnung und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Vakanzzuordnung löschen.

4. Wählen Sie erneut .

ErgebnisSie haben die Vakanzzuordnung des Bewerbers gelöscht.


Bankverbindung eines Bewerbers erfassen

April 2001 73

Bankverbindung eines Bewerbers erfassenVoraussetzungenEinem Bewerber sollen die Reisekosten, die ihm durch die Fahrt zum Bewerbungsgesprächentstanden sind, erstattet werden. Um die Reisekosten erstatten zu können, müssen Sie dieBankverbindung des Bewerbers im System erfassen.





3. Markieren Sie den Infotyp Bankverbindung und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Bankverbindung anlegen.

4. Geben Sie die Bankverbindung des Bewerbers ein.

5. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben die Bankverbindung des Bewerbers erfaßt.


Bewerbungen eines Bewerbers anzeigen

74 April 2001

Bewerbungen eines Bewerbers anzeigen1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Anzeigen.

Sie gelangen auf das Bild Bewerberstammdaten anzeigen.


3. Markieren Sie den Infotyp Bewerbungen und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Bewerbungen anzeigen.

Wenn ein Bewerber mehrere Bewerbungen an Ihr Unternehmen gerichtet hat,können Sie sich diese anzeigen lassen, indem Sie vom Bild Bewerbungen anzeigen(Infotyp 4001) aus , oder wählen.

ErgebnisDie Bewerbung(en) eines Bewerbers werden Ihnen angezeigt.


Bewerber löschen

April 2001 75

Bewerber löschen1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Löschen.

Sie gelangen auf das Bild Bewerberdaten löschen.

2. Geben Sie im Feld Bewerbernummer die gewünschte Bewerbernummer ein und wählenSie .

Sie gelangen auf das Bild Bewerberdaten löschen.

3. Um alle zu diesem Bewerber gespeicherten Infotypsätze auszuwählen, wählen Sie .

4. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Dialogfenster Bewerberdaten löschen.

5. Bestätigen Sie den Löschbefehl, indem Sie ja wählen.

ErgebnisSie haben den ausgewählten Bewerber aus dem System gelöscht.

Wenn Sie mit interner Nummernvergabe arbeiten, können Sie die Bewerbernummerdes gelöschten Bewerbers zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr vergeben.


Bearbeitung des Bewerbungseingangs

76 April 2001

Bearbeitung des BewerbungseingangsEinsatzmöglichkeitenBei der Bearbeitung des Bewerbungseingangs überprüfen Sie, ob sich der Bewerber schoneinmal bei Ihrem Unternehmen beworben hat. Hat sich der Bewerber schon einmal bei IhremUnternehmen beworben, erfassen Sie die neue Bewerbung und aktualisieren ggf. die Daten desBewerbers. Hat sich der Bewerber noch nie bei Ihrem Unternehmen beworben, erfassen Sie denBewerber und die Bewerbung.

VoraussetzungenIhr Unternehmen erhält eine Bewerbung.

Ablauf1. Prüfen Sie, ob es sich um eine interne oder eine externe Bewerbung handelt.

Weitere Informationen zu diesem und allen weiteren Schritten finden im AbschnittErsterfassung von Bewerberdaten [Seite 53].

2. Wenn sich ein externer Bewerber beworben hat, geben Sie die persönliche Daten desBewerbers ein.

Wenn sich ein eigener Mitarbeiter beworben hat, bestimmen Sie dessenPersonalnummer.

3. Überprüfen Sie, ob sich der Bewerber bereits beworben hat.

4. Wenn sich der Bewerber noch nicht beworben hat, erfassen Sie die Daten desBewerbers.

Wenn sich der Bewerber bereits beworben hat, übernehmen bzw. aktualisieren Sie dieDaten des Bewerbers.

5. Nachdem Sie die entsprechenden Bewerberdaten erfaßt haben, erfassen Sie dieBewerbung.

6. Wenn die Erfassung weiterer Bewerbungsdaten gewünscht ist, führen Sie folgendenSchritte aus:

a) Erfassen Sie die Qualifikationen des Bewerbers.

b) Erfassen Sie den beruflichen Werdegang des Bewerbers.

c) Erfassen Sie ggf. die Wünsche des Bewerbers.

d) Erfassen Sie ggf. die Behinderungen des Bewerbers.

ErgebnisDie Bewerbung wird bearbeitet. Sie können mit folgenden Arbeitsschritten fortfahren:

• Bestätigung des Bewerbungseingangs [Seite 78]

• Verwaltung des Bewerberpools [Seite 148]


Bearbeitung des Bewerbungseingangs

April 2001 77


Bestätigung des Bewerbungseingangs

78 April 2001

Bestätigung des BewerbungseingangsEinsatzmöglichkeitenDurch die Bestätigung des Bewerbungseingangs informieren Sie den Bewerber darüber, daß IhrUnternehmen seine Bewerbung erhalten hat.

VoraussetzungenSie können einen Bewerber erst dann über den Eingang seiner Bewerbung informieren, wennSie die Bewerbung im System erfaßt haben. Mit der Erfassung der Bewerbung wird automatischder Bewerbervorgang Eingangsbest. als geplanter Vorgang angelegt. Wenn Sie denBewerbervorgang Eingangsbest. durchführen, erzeugt das System dieBewerbungseingangsbestätigung und setzt den Status dieses Bewerbervorgangs auf erledigt.

Ablauf1. Bestimmen Sie den Übermittlungsweg für die Eingangsbestätigung. Sie können die

Eingangsbestätigungen einzeln erstellen oder in Form einer Massenverarbeitung fürmehrere Bewerber.

Weitere Informationen dazu finden Sie z.B. in den Abschnitten Bewerbervorgänge [Seite84] und Wiederkehrende Arbeiten [Seite 153].

2. Erstellen Sie das Schreiben für die Eingangsbestätigung.

3. Übermitteln Sie die Eingangsbestätigung an den/die Bewerber.

Weitere Informationen dazu finden Sie z.B. im Abschnitt Ausgabe von Briefen in derMassenverarbeitung [Seite 165].

ErgebnisSie haben den/die Bewerber mit einem Bestätigungsschreibens über den Eingang derBewerbung informiert.


Auswahl der Bewerber

April 2001 79

Auswahl der BewerberEinsatzmöglichkeitenZiel der Personalbeschaffung ist es, für jede vorhandene und zukünftige vakante Planstelle einengeeigneten Bewerber auszuwählen und einzustellen. Mit der Komponente Auswahl der Bewerberkönnen Sie den komplexen Auswahlprozeß bewerkstelligen. Die Komponente unterstützt Sie mitfolgenden Funktionen:

• Selektion der Bewerber

• Abbildung aller administrativen Schritte im System

• Verwaltung des Auswahlprozesses

• Erledigen der Bewerberkorrespondenz

Die Auswahl der Bewerber wird in der Personalbeschaffung in zwei verschiedenen Prozessenabgebildet:

• globaler Auswahlprozeß

• Auswahlprozeß für eine Vakanz

Über den globalen Auswahlprozeß haben Sie zunächst die Möglichkeit, Bewerber generell voneinem weiteren Auswahlverfahren auszuschließen oder in den vakanzbezogenenAuswahlprozeß zu übergeben. Die Entscheidung darüber, ob Sie einen Bewerber einer Vakanzzuordnen möchten, können Sie systemgestützt auf der Basis von Profilvergleichen zwischen denAnforderungen an die Planstelle und den Qualifikationen der Bewerber treffen.

Der sich anschließende Auswahlprozeß für eine Vakanz gliedert sich in folgende Teilprozesse:

• Personalvorauswahl [Seite 140]

• Personalauswahl [Seite 142]

• Bearbeitung des Arbeitsvertragsangebots [Seite 144]

• Vorbereitung der Bewerbereinstellung [Seite 145]

• Bearbeitung der Vertragsablehnung [Seite 147]

• Rückstellung des Bewerbers [Seite 149]

• Ablehnung des Bewerbers [Seite 150]

In der Personalvorauswahl wählen Sie bereits Bewerber aus, indem Sie nur die Bewerber einerVakanz zuordnen, die für die Besetzung einer Vakanz in Frage kommen. Nur die einer Vakanzzugeordneten Bewerber sind für den vakanzbezogenen Auswahlprozeß verfügbar. In derPersonalauswahl entscheiden Sie über die Besetzung der vakanten Planstellen, indem Sie dieQualifikation und das Ergebnis des Bewerbergesprächs in Ihre Entscheidung einbeziehen. DasSystem bietet Ihnen an dieser Stelle Hilfsmittel, die Ihre Entscheidungsfindung effektivunterstützen können. Über das Kurzporträt des Bewerbers, das das System automatischgeneriert, können Sie sich einen schnellen Überblick über einen Bewerber verschaffen. WennSie SAP ArchiveLink einsetzen, können Sie außerdem die ins System gebrachtenBewerbungsunterlagen für Ihre Entscheidungsfindung bequem einsehen. Nachdem bestimmt ist,welchem Bewerber eine vakante Planstelle angeboten werden soll, können Sie über das Systemdie bis zur Einstellung erforderlichen Schritte durchführen und verwalten.


Auswahl der Bewerber

80 April 2001

IntegrationUm den Profilvergleich zwischen den Qualifikationen der Bewerber und den Anforderungen andie Planstelle nutzen zu können, müssen Sie die Komponente Personalentwicklung einsetzen.

Wenn Sie SAP ArchiveLink einsetzen, können Sie die Originalbewerbungsunterlagen archivierenund darauf zugreifen.

Der vakanzbezogene Auswahlprozeß ist auch in Manager's Desktop abgebildet.Fachverantwortliche können in dieser Komponente sehr einfach auf die oben beschriebenenFunktionen zugreifen und weitere administrative Arbeitsschritte für Bewerber veranlassen. DiePersonalabteilung erfährt per automatischem Mailanschluß, welche Verwaltungsaufgabendurchzuführen sind. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Manager'sDesktop unter Personalbeschaffung [Extern].

Siehe auch:Bewerbervorgänge [Seite 84]

Abbildung der Auswahlprozesse [Seite 105]

Unterstützung der Auswahlprozesse [Seite 125]

Ablegen in der Personalbeschaffung (PA-RC) [Extern]


Administration der Auswahlprozesse

April 2001 81

Administration der AuswahlprozesseVerwendungUm einen Auswahlprozeß verwalten zu können, ist es erforderlich, alle geplanten und erledigtenAktivitäten für einen Bewerber (z.B. Versand der Eingangsbestätigung, Übergabe derBewerberakte, Bewerbungsgespräch) im Rahmen eines Auswahlprozesses zu erfassen. DieErfassung und damit die Protokollierung und Planung der Aktivitäten für einen Bewerber erfolgtin der Komponente Personalbeschaffung über die Bewerbervorgänge. Bewerbervorgänge sindadministrative Schritte, die ein Bewerber im Rahmen seiner Bewerbung durchläuft.Bewerbervorgänge werden pro Bewerbung eines Bewerbers angelegt und bearbeitet. Teilweiselegt das System die Bewerbervorgänge automatisch an (z.B. Eingangsbestätigung). Teilweiselegen Sie die Bewerbervorgänge an.

Ein Bewerbervorgang hat u.a. folgende Eigenschaften:

• VorgangsartÜber die Vorgangsart wird die jeweilige Aktivität bestimmt, die für einen Bewerberdurchzuführen ist (z.B. Ausgang der Eingangsbestätigung, Einladung zum Interview,Termin des Interviews).

• VorgangsstatusFür jeden Bewerbervorgang ist festgelegt, ob die Aktivität für einen Bewerber nochausgeführt werden muß (Vorgangsstatus geplant) oder bereits durchgeführt(Vorgangsstatus erledigt) wurde.

• AusführungsterminDer Ausführungstermin gibt bei geplanten Vorgängen an, bis zu welchem Tag bzw. anwelchem Tag der Vorgang stattfinden soll und bei erledigten Vorgängen, wann derVorgang stattgefunden hat.

• VorgangsverantwortlicherDer Verantwortliche ist dafür zuständig, daß der betreffende Vorgang zum angegebenenTermin ausgeführt wird bzw. er trägt die fachliche Verantwortung für die Durchführungdes Vorgangs.

Zu jedem Bewerbervorgang können Sie Notizen über SAPscript oder Microsoft Word anlegen.

FunktionsumfangDurch die genannten Eigenschaften der Bewerbervorgänge ist eine Kontrolle über die einzelnenAuswahlprozesse möglich. Wichtige Kontrollinstrumente für den Auswahlprozeß sind:

• Report Geplante Vorgänge für Personalreferent (Terminüberwachung)

Mit diesem Report kann eine Liste aller geplanten Bewerbervorgänge erstellt werden, dieein Personalreferent bis zu einem bestimmten Termin ausführen soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Geplante Bewerbervorgänge nachPersonalreferenten anzeigen und bearbeiten [Seite 98]

• SAP-Office (Erinnerungsschreiben)


Administration der Auswahlprozesse

82 April 2001

Über SAP-Office können Sie zu jedem Bewerbervorgang ein feststehendesErinnerungsschreiben in Form eines Mails versenden. Die Empfänger des Mails werdenüber die Systemeinstellung festgelegt:

• Zuständiger Personalreferent

• Vorgangsverantwortlicher

• Verantwortlicher des Referenzvorgangs

Weitere Informationen zur Systemeinstellung finden Sie im Einführungsleitfaden(IMG) der Personalbeschaffung unter Dialogsteuerungen → Mailanschluß fürInfotypänderung → Maileigenschaften festlegen. Hier ist die Pflege der MerkmaleMAILS (Parametrisierung eines Mails zu einem Bewerbervorgang) und M0001(Parametrisierung eines Mails zu einer Infotypsatzänderung) erforderlich.

• Strukturierte Auswertung (übergreifende Kontrolle)

Sie umfaßt:

– Unternehmensweite Gesamtbewerberstatistik

Die unternehmensweite Gesamtbewerberstatistik zeigt die Anzahl der Bewerber proGesamtstatus und damit den Stand des globalen Auswahlprozesses an. Ausgehendvon der Gesamtbewerberstatistik können Sie eine Vorgangsstatistik für alleBewerber erstellen. Von der Vorgangsstatistik aus ist die direkte Bearbeitung derBewerbervorgänge möglich.

Um eine unternehmensweite Gesamtbewerberstatistik zu erstellen, nutzen Sie denBericht Bewerberstatistik (Report RPAPL005) [Seite 202].

– Bewerberstatistik pro Vakanz

Die Bewerberstatistik pro Vakanz zeigt die Anzahl der Bewerber pro Status derVakanzzuordnung und damit den Stand des Auswahlprozesses für eine Vakanz.Ausgehend von der Bewerberstatistik kann eine Vorgangsstatistik für alle Bewerberder betreffenden Vakanz erstellt werden. Von der Vorgangsstatistik aus ist diedirekte Bearbeitung der Bewerbervorgänge möglich.

Um eine vakanzbezogene Bewerberstatistik zu erstellen, nutzen Sie den BerichtVakanzen (Report RPAPL010) [Seite 209].

– Vorgänge pro Bewerber

Die Vorgänge pro Bewerber geben Auskunft über den Bearbeitungsstand einerBewerbung.

Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitungsstand einer Bewerbungausgeben [Seite 95].

Über die Bewerbervorgänge führen Sie unter anderem auch folgende wichtige Arbeiten durch:


• Übernahme von Bewerberdaten in die Personaladministration [Seite 179]


Prozeßorientierte Verarbeitungsmöglichkeiten

April 2001 83

Prozeßorientierte VerarbeitungsmöglichkeitenVerwendungIn der Komponente Personalbeschaffung können Sie sowohl Daten einzelner Bewerber als auchmehrerer Bewerber gleichzeitig bearbeiten.

Die Daten einzelner Bewerber bearbeiten Sie, indem Sie die entsprechendeVerarbeitungsmöglichkeit (z.B. Bewerbervorgänge pflegen, Bewerberstamm pflegen) aufrufen,die Bewerbernummer des betreffenden Bewerbers eingeben und die Verarbeitung durchführen.

Um Daten mehrerer Bewerber gleichzeitig zu bearbeiten, erstellen Sie zunächst über einenBericht eine entsprechende Liste, die Ihnen als Arbeitsvorrat dient. Von allenbewerberbezogenen Listen aus können Sie die angezeigten Bewerberdaten über Funktionen wiez.B. Zusatzdaten erfassen, Bewerbervorgänge pflegen, Bewerberstamm pflegen verarbeiten.Komplexe Aufgaben, wie beispielsweise die Erfassung von Zusatzdaten für mehrere Bewerberoder die Ablehnung mehrerer Bewerber, können hierdurch problemlos und schnell durchgeführtwerden.

Die Bewerber, die in einer Liste vorhanden sind, können mit Hilfe der angebotenen Funktionennacheinander oder – sofern der Gesamtstatus oder der Status der Vakanzzuordnung angezeigtwerden – auch gleichzeitig bearbeitet werden. Wird der Gesamtstatus angezeigt, können Siemehrere oder alle Bewerber gleichzeitig ablehnen oder zurückstellen. Wird der Status derVakanzzuordnung angezeigt, können Sie den Status für mehrere oder alle Bewerber gleichzeitigändern.

Siehe auch:Bearbeitung der Bewerberdaten [Seite 68]

Bearbeitung der Bewerbervorgänge [Seite 85]

Berichte in der Personalbeschaffung [Seite 190]


Bewerbervorgänge

84 April 2001

BewerbervorgängeVerwendungDie Erfassung, Protokollierung und Planung der Aktivitäten für einen Bewerber im Rahmen einesAuswahlprozesses erfolgt in der Personalbeschaffung über die Bewerbervorgänge.Bewerbervorgänge sind administrative Schritte, die ein Bewerber im Rahmen seiner Bewerbungdurchläuft.

FunktionsumfangEin Bewerbervorgang hat u.a. folgende Eigenschaften:

• VorgangsartÜber die Vorgangsart wird die jeweilige Aktivität bestimmt, die für einen Bewerberdurchzuführen ist (z.B. Ausgang der Eingangsbestätigung, Einladung zum Interview,Termin des Interviews).

• VorgangsstatusÜber den Status des Vorgangs wird festgelegt, ob die Aktivität für einen Bewerberbereits durchgeführt worden ist (Status erledigt) oder ob sie noch durchzuführen ist(Status geplant).

• AusführungsterminDer Ausführungstermin gibt bei geplanten Vorgängen an, bis zu welchem Tag bzw. anwelchem Tag der Vorgang stattfinden soll und bei erledigten Vorgängen, wann derVorgang stattgefunden hat.

• VorgangsverantwortlicherEr ist dafür zuständig, daß der betreffende Vorgang zum angegebenen Terminausgeführt wird bzw. er trägt die fachliche Verantwortung für die Durchführung desVorgangs.

Zu jedem Bewerbervorgang kann über SAPoffice ein Erinnerungsschreiben in Form eines Mailsversendet werden. Die Empfänger des Mails sind vorgegeben (der zuständige Personalreferent,der Vorgangsverantwortliche, der Verantwortliche des Referenzvorgangs). Zu jedemBewerbervorgang können ferner Notizen über SAPscript oder Microsoft Word abgelegt werden.

Über die Bewerbervorgänge werden folgende Arbeiten durchgeführt:


• Übernahme von Bewerberdaten in die Personaladministration [Seite 179]


Bearbeitung der Bewerbervorgänge

April 2001 85

Bearbeitung der BewerbervorgängeVerwendungBewerbervorgänge bilden die administrativen Einstufungen von Bewerbern im Verlauf desAuswahlprozesses ab. Über die Bearbeitung der Bewerbervorgänge werden eine administrativeStruktur erzeugt und gleichzeitig Entscheidungen im Bewerberauswahlprozeß transparentabgebildet.

Bewerbervorgänge werden pro Bewerber und pro Bewerbung angelegt und bearbeitet. Teilweiselegt das System Vorgänge an, teilweise legen Sie die Vorgänge an und bearbeiten Sie.

IntegrationIm Rahmen der Integration zur Personaladministration können Sie in der Systemeinstellung derPersonalbeschaffung solche Bewerbervorgänge besonders kennzeichnen, die es ermöglichen,Bewerberdaten in die Personaladministration zu übernehmen. Die Bewerberdaten können dannim Fall einer vorgesehenen Einstellung des Bewerbers in die Personaladministrationübernommen werden.

VoraussetzungenWelche Bewerbervorgänge in Ihrem System eingerichtet sind, hängt davon ab, wie derBewerbungsablauf in Ihrem Unternehmen organisiert ist und welche administrativen Schritte Siepflegen möchten.

Bewerbervorgänge, die für alle Bewerber durchgeführt werden sollen (z.B. Ausgang derEingangsbestätigung), können vom System automatisch angelegt werden. WelcheBewerbervorgänge das System automatisch generieren soll, kann in der Systemeinstellungfestgelegt werden. Sie können in der Systemeinstellung auch Bewerbervorgänge besonderskennzeichnen, die das Erstellen von Bewerberkorrespondenz oder die Übernahme vonBewerberdaten in die Personaladministration ermöglichen.

FunktionsumfangEinzelnen Bewerbern können Sie - abhängig vom Interesse an einem Bewerber -unterschiedliche Bewerbervorgänge zuordnen. Einem Bewerber, der in der engeren Auswahl füreine Vakanz steht, werden Sie in der Regel mehr Bewerbervorgänge entsprechend dem Verlaufdes Auswahlprozesses zuordnen und diese entsprechend bearbeiten.

Bewerbervorgänge, die für alle Bewerber durchgeführt werden sollen (z.B. Ausgang derEingangsbestätigung), können vom System automatisch angelegt werden, wenn Sie eineBewerbermaßnahme durchführen oder den Gesamtstatus des Bewerbers ändern.

Über die manuelle Pflege der Bewerbervorgänge legen Sie geplante Vorgänge an und setzenVorgänge auf den Status erledigt. Vorgänge, die noch durchgeführt werden sollen, erhalten denStatus geplant.

Die entsprechenden Funktionen sind:

• Gepl. Vorgang anlegen

• Erld. Vorgang anlegen

• Geplant <-> erledigt


Bearbeitung der Bewerbervorgänge

86 April 2001

Je nach zugewiesenem Status finden Sie die Vorgänge unter den beiden Rahmen ErledigteVorgänge bzw. Geplante Vorgänge.

Ferner haben Sie für die Bewerbervorgänge folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Vorgang ändern

• Vorgang löschen

• Vorgang kopieren

Sie können für Bewerbervorgänge außerdem Folgevorgänge einrichten und bearbeiten sowieReferenzvorgänge pflegen.

Wenn für Bewerbervorgänge die Möglichkeit vorgesehen ist, Bewerberkorrespondenz zuerstellen, ordnen Sie den Bewerbervorgängen während der Bearbeitung entsprechendeTextvorlagen zu. Zur Abwicklung der Bewerberkorrespondenz stehen Ihnen weiterhin folgendeFunktionen zur Verfügung:

• Brief ändern

• Briefändg zurückneh.

• Brief drucken

Für jeden Bewerbervorgang können Sie außerdem Notizen pflegen.

Siehe auch:Ausgabe von Bewerbervorgängen [Seite 94]


Bewerbervorgänge pflegen

April 2001 87

Bewerbervorgänge pflegen1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerbervorgang →→→→ Pflegen.

Sie gelangen auf das Bild Bewerbervorgänge pflegen.


3. Wählen Sie .


Falls ein Bewerber mehrere Bewerbungen hat, werden Ihnen die Bewerbungen aufdem Bild Bewerbervorgänge pflegen als Auswahlmöglichkeit angezeigt. MarkierenSie im Rahmen Auswahl Bewerbung die gewünschte Bewerbung und wählen Sie

.

ErgebnisAlle geplanten und erledigten Vorgänge des ausgewählten Bewerbers werden angezeigt. Indiesem Bild können Sie Bewerbervorgänge anlegen und ändern.

Siehe auch:Bewerbervorgang anlegen und ändern [Seite 88]


Bewerbervorgang anlegen und ändern

88 April 2001

Bewerbervorgang anlegen und ändernVorgehensweise

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerbervorgang → Pflegen.


2. Geben Sie im Feld Bewerbernummer die Nummer des gewünschten Bewerbers ein undwählen Sie .


3. Legen Sie einen Bewerbervorgang entweder neu oder durch Kopieren einesbestehenden Vorgangs an oder ändern Sie einen bestehenden Vorgang. Gehen Siedazu folgendermaßen vor:

Um führen Sie folgende Aktion aus Sie gelangen auf das Bild

einen geplantenVorgang neuanzulegen

Wählen Sie Bearbeiten →Geplanten Vorgang anlegen

Geplanten Vorgang anlegen bzw.Erledigten Vorgang anlegen

einen erledigtenVorgang neuanzulegen

Wählen Sie Bearbeiten →Erledigten Vorgang anlegen


einen Vorgang durchKopieren anzulegen

Markieren Sie den geplanten odererledigten Vorgang, den Siekopieren möchten und wählen Sie

Vorgang.


einen Vorgang zuändern

Markieren Sie den geplanten odererledigten Vorgang, den Sieändern möchten und wählen Sie

Vorgang

Geplanten Vorgang ändern bzw.Erledigten Vorgang ändern

Bewerbervorgänge, die durch Kopieren angelegt werden, erhalten automatischdenselben Status (geplant/erledigt) wie der kopierte Bewerbervorgang.

Die übernommenen Daten in den Feldern eines kopierten Vorgangs sindVorschlagswerte, die bei Bedarf überschrieben werden können.

4. Geben Sie im Feld Vorgangsart den Schlüssel für die gewünschte Vorgangsart sowie imFeld Ausführung den gewünschten Ausführungstermin an. Füllen Sie bei Bedarf weitereFelder.

5. Um eine elektronische Nachricht an den Vorgangsverantwortlichen bzw. denSachbearbeiter zu senden, markieren Sie Mail senden.

6. Um eine Notiz zu dem Vorgang anzulegen, wählen Sie Notiz.

7. Wählen Sie .

Sie gelangen zurück auf das Bild Bewerbervorgänge pflegen.


Bewerbervorgang anlegen und ändern

April 2001 89

8. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben einen Bewerbervorgang angelegt bzw. geändert.


Folgevorgänge zu einem Bewerbervorgang anlegen

90 April 2001

Folgevorgänge zu einem Bewerbervorgang anlegenVoraussetzungenWenn zu einer Bewerbung bereits ein oder mehrere Bewerbervorgänge vorhanden sind, könnenSie weitere Vorgänge vereinfacht anlegen. Das System schlägt in Abhängigkeit von demausgewählten Vorgang sinnvolle Folgevorgänge vor. Diese Folgevorgänge können beiÜbereinstimmung mit dem Bewerbungsverlauf als weitere geplante oder erledigte Vorgänge fürdie betreffende Bewerbung übernommen werden.


Personalbeschaffung → Bewerbervorgang → Pflegen.


2. Geben Sie die gewünschte Bewerbernummer ein und wählen Sie .


3. Markieren Sie den gewünschten Vorgang und wählen Sie Folgevorgänge.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Folgevorgänge auswählen.

4. Markieren Sie jeweils unter geplant bzw. erledigt alle Bewerbervorgänge, die Sie alsgeplante bzw. erledigte Folgevorgänge übernehmen möchten.

5. Markieren Sie ggf. für einen Folgevorgang des Kennzeichen Referenz, wenn dieser Vorgangauf den Ausgangsvorgang referieren soll.

6. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Dialogfenster Geplanten Vorgang anlegen bzw. ErledigtenVorgang anlegen.

7. Geben Sie die erforderlichen Daten ein und wählen Sie . Führen Sie diesen Schritt fürjeden ausgewählten Folgevorgang durch.

8. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben ein oder mehrere Folgevorgänge zum Ausgangsvorgang angelegt.


Notizen zu einem Bewerbervorgang anlegen/ändern/löschen

April 2001 91

Notizen zu einem Bewerbervorganganlegen/ändern/löschenVoraussetzungenSie können Notizen anlegen oder ändern, ohne gleichzeitig den zugehörigen Vorgang ändern zumüssen.






3. Markieren Sie den gewünschten Vorgang und wählen Sie Bearbeiten → Notizen pflegen.

Sie gelangen auf das Bild Notizen zum Vorgang ändern: <Vorgang> Sprache D.

4. Sie können Notizen anlegen oder ändern.

Um Notizen gehen Sie folgendermaßen vor

anzulegen 1. Geben Sie Ihre Notizen ein.

2. Wählen Sie Schließen und zurückkehren zur SAP Personalbeschaffung.

zu ändern 1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

2. Wählen Sie Schließen und zurückkehren zur SAP Personalbeschaffung.

5. Wählen Sie .


6. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben Notizen zum Bewerbervorgang angelegt bzw. geändert.


Status eines Bewerbervorgangs ändern

92 April 2001

Status eines Bewerbervorgangs ändernVorgehensweise





3. Markieren Sie den gewünschten Vorgang und wählen Sie Geplant <-> erledigt.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Wechsel geplant -> erledigt bzw. Wechsel erledigt ->geplant.

4. Geben Sie im Feld Ausführung die erforderlichen Daten ein.

5. Wählen Sie .


6. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben den Status des Bewerbervorgangs geändert.


Bewerbervorgang löschen

April 2001 93

Bewerbervorgang löschenVorgehensweise


Sie gelangen auf das Bild Bewerbervogänge pflegen.

2. Geben Sie die gewünschte Bewerbernumer ein und wählen Sie .


3. Markieren Sie den gewünschten Bewerbervorgang und wählen Sie Vorgang.

Sie gelangen auf das Bild Geplanten Vorgang löschen bzw. Erledigten Vorgang löschen.

4. Wählen Sie .


Beachten Sie, daß auch die angelegten Notizen gelöscht werden.

5. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben den Bewerbervorgang gelöscht.


Ausgabe von Bewerbervorgängen

94 April 2001

Ausgabe von BewerbervorgängenVerwendungSie können sowohl einen einzelnen Bewerbervorgang als auch eine komplette Liste derBewerbervorgänge eines Bewerbers ausgeben.

Sie haben ferner die Möglichkeit, eine Statistik aller Vorgänge für eine Vakanz zu erstellen sowieeine Liste aller geplanten Bewerbervorgänge eines Personalreferenten.

Siehe auch:Bearbeitungsstand einer Bewerbung ausgeben [Seite 95]

Statistik der Bewerbervorgänge für eine Vakanz erstellen [Seite 97]

Geplante Bewerbervorgänge nach Personalreferenten anzeigen und bearbeiten [Seite 98]


Bearbeitungsstand einer Bewerbung ausgeben

April 2001 95

Bearbeitungsstand einer Bewerbung ausgeben1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerbervorgang →→→→ Anzeigen.

Sie gelangen auf das Bild Bewerbervorgänge anzeigen.


3. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Bewerbervorgänge anzeigen.

Der Bearbeitungsstand einer Bewerbung ist aus der Gesamtheit derBewerbervorgänge eines Bewerbers ersichtlich.

Falls ein Bewerber mehrere Bewerbungen hat, markieren Sie im BildBewerbervorgänge anzeigen die gewünschte Bewerbung und wählen Sie .

Sie gelangen dann auf das Bild Bewerbervorgänge anzeigen, in dem derBewerberstatus zu der ausgewählten Bewerbung angezeigt wird.

4. Sie können sich den Bearbeitungsstand der Bewerbung ausdrucken oder eineneinzelnen Bewerbervorgang, dessen Notizen oder den Referenzvorgang zu einemBewerbervorgang anzeigen lassen.

Um gehen Sie folgendermaßen vor Ergebnis

den Bearbeitungsstandder Bewerbung zudrucken

1. Wählen Sie Bewerbervorgang →Liste Vorg. drucken.

Sie gelangen auf das BildDruckparameter.

2. Geben Sie die erforderlichenDaten ein.

3. Wählen Sie Weiter.

Der Bearbeitungsstand derBewerbung wird gedruckt.

einen einzelnenBewerbervorganganzuzeigen

Markieren Sie den gewünschtenVorgang und wählen Sie Vorgang.

Sie gelangen auf das BildGeplanten Vorgang anzeigenbzw. Erledigten Vorganganzeigen. DerBewerbervorgang wirdangezeigt.

die Notizen zu einemBewerbervorganganzuzeigen

Markieren Sie den gewünschtenVorgang und wählen Sie Notiz.

Sie gelangen auf das BildNotizen zum Vorganganzeigen: <Vorgang>Sprache D. Die Notizen zumBewerbervorgang werdenangezeigt.


Bearbeitungsstand einer Bewerbung ausgeben

96 April 2001

den Referenzvorgangzu einemBewerbervorganganzuzeigen

Markieren Sie den gewünschtenVorgang und wählen Sie Referenz.

Der Bewerbervorgang unddessen Referenzvorgangwerden hervorgehoben

ErgebnisSie haben den Bearbeitungsstand einer Bewerbung angezeigt.


Statistik der Bewerbervorgänge für eine Vakanz erstellen

April 2001 97

Statistik der Bewerbervorgänge für eine Vakanzerstellen

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Personalwerbung →→→→ Vakanz →→→→ Auswerten.


2. Geben Sie im Feld Vakanz die Vakanz ein, für die Sie den Stand des Auswahlprozessesausgeben möchten, und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Vakanzen auswerten.

3. Positionieren Sie den Cursor auf der Vakanz, die ausgewertet werden soll, und wählenSie BewStatistik.

Sie gelangen auf das Bild Bewerberstatistik.

4. Markieren Sie den Bewerberstatus Insgesamt und wählen Sie Statistik Vorgänge.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Vorgangsart, in dem Sie markieren können, fürwelche Vorgangsarten der Stand des Auswahlprozesses für die Vakanz ausgegebenwerden soll.

5. Wählen Sie , um sämtliche Vorgangsarten im angezeigten Menü zu markieren undwählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Bewerberstatistik.

ErgebnisEine Statistik der Bewerbervorgänge für die ausgewählte Vakanz wird angezeigt.

Siehe auch:Bewerberstatistik (Report RPAPL005) [Seite 202]


Geplante Bewerbervorgänge nach Personalreferenten anzeigen und bearbeiten

98 April 2001

Geplante Bewerbervorgänge nach Personalreferentenanzeigen und bearbeiten

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerbervorgang →→→→ Liste gepl. Vorgänge.

Sie gelangen auf das Bild Geplante Vorgänge für Personalreferent.

2. Geben Sie im Feld Personalreferent das Kürzel des gewünschten Personalreferentenein.

3. Geben Sie bei Bedarf weitere Auswahlkriterien ein.

4. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Geplante Vorgänge für Personalreferent. Eine Liste allergeplanten Vorgänge, die ein bestimmter Personalreferent bis zu einem bestimmtenTermin ausführen soll, wird angezeigt.

5. Um einen Vorgang aus der Liste der Bewerbervorgänge zu bearbeiten, markieren Sieden Bewerbervorgang, den Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Vorgang.

Sie gelangen auf das Bild Bewerbervorgänge pflegen, auf dem alle erledigten undgeplanten Vorgänge des zugehörigen Bewerbers angezeigt werden. Sie können dieBewerbervorgänge von hier aus bearbeiten. Wie Sie Bewerbervorgänge bearbeiten,lesen Sie unter Bewerbervorgänge bearbeiten [Seite 87].

Nach der Bearbeitung der Vorgänge eines Bewerbers gehen Sie zurück, um auf dasListbild der geplanten Vorgänge des Personalreferenten zurückzugelangen.

ErgebnisSie haben die Bewerbervorgänge sachbearbeitespezifisch angezeigt bzw. bearbeitet.


Referenz zwischen Bewerbervorgängen

April 2001 99

Referenz zwischen BewerbervorgängenVerwendungGelegentlich werden in einem Brief, in einem Mail oder bei der Datenübernahme in diePersonaladministration Daten eines zweiten Bewerbervorgangs benötigt. Diese Daten werdenautomatisch in den gewünschten Text eingebunden, wenn zwischen dem Bewerbervorgang,dessen Daten benötigt werden und dem Bewerbervorgang, in dem die Daten benötigt werden,eine Referenz besteht.

Im Brief zum Vorgang Einladung Interview sollen Daten des Vorgangs TerminInterview eingebunden werden. Sie definieren den Vorgang Termin Interviewdeshalb als Referenzvorgang des Vorgangs Einladung Interview. Dadurch werdenbestimmte Daten, wie Datum und Uhrzeit des Interviews, automatisch in den Briefzum Vorgang Einladung Interview eingebunden.

Beachten Sie, daß jedem Bewerbervorgang genau einen Referenzvorgang zuordnenkönnen.

Sie haben folgende Möglichkeiten, Referenzvorgänge anzulegen:

• Sie können eine Referenz zwischen zwei bereits bestehenden Bewerbervorgängendefinieren. Weitere Informationen finden Sie unter Referenzvorgang zu einemBewerbervorgang anlegen/ändern/löschen [Seite 100].

• Sie können eine Referenz beim Anlegen von Folgevorgängen zu einem bestehendenBewerbervorgang definieren. Diese Vorgehensweise ist in der Regel vorzuziehen, da sienur einen zusätzlichen Arbeitsschritt erfordert. Weitere Informationen finden Sie unterFolgevorgänge zu einem Bewerbervorgang anlegen [Seite 90].


Referenzvorgang zu einem Bewerbervorgang anlegen/ändern/löschen

100 April 2001

Referenzvorgang zu einem Bewerbervorganganlegen/ändern/löschenVoraussetzungen

• Sie haben die beiden Bewerbervorgänge, zwischen denen Sie eine Referenz angelegenmöchten, bereits angelegt.

Sie können eine Referenz auch definieren, wenn Sie Folgevorgänge zu einembestehenden Bewerbervorgang anlegen. Siehe Folgevorgänge zu einemBewerbervorgang anlegen [Seite 90].

• Um den Referenzvorgang anzulegen, müssen Sie den Vorgang, in dem die Datenbenötigt werden, zuerst auswählen.






3. Sie können einen Referenzvorgang zu einem Bewerbervorgang anlegen, ändern oderlöschen.

Um einenReferenzvorgang

gehen Sie folgendermaßen vor Ergebnis

anzulegen 1. Markieren Sie den Vorgang, der die Datenbenötigt und wählen Sie Referenz.

2. Markieren Sie den Vorgang, der die Datenbenötigt und wählen Sie RefVorgang.

3. Sichern Sie die Referenz.

Sie haben einemBewerbervorgangeinenReferenzvorgangzugeordnet.

zu ändern 1. Markieren Sie den Vorgang, dessenReferenzvorgang geändert werden soll undwählen Sie Referenz.

2. Markieren Sie den Vorgang, den Sie alsneuen Referenzvorgang definieren möchtenund wählen Sie RefVorgang.

3. Bestätigen Sie die Warnmeldung.

4. Wählen Sie .

Sie haben demBewerbervorgangeinen anderenReferenzvorgangzugeordnet.


Referenzvorgang zu einem Bewerbervorgang anlegen/ändern/löschen

April 2001 101

zu löschen 1. Markieren Sie den Vorgang, dessenReferenzvorgang gelöscht werden soll undwählen Sie Referenz.

2. Wählen Sie Referenz.

3. Wählen Sie .

Sie haben denReferenzvorganggelöscht.


Anlegen von Vorgängen in der Massenverarbeitung (Report RPAPRT07)

102 April 2001

Anlegen von Vorgängen in der Massenverarbeitung(Report RPAPRT07)VerwendungMit diesem Report können Sie von der Ausgabeliste aus geplante oder erledigteBewerbervorgänge für mehrere Bewerber gleichzeitig anlegen. Sie können dabei für eineAuswahl von Bewerbern gleiche oder unterschiedliche Vorgänge anlegen.

FunktionsumfangSie finden diesen Report in der Anwendung Personalbeschaffung, indem Sie vom Bild SAP EasyAccess aus Personal → Personalmanagement → Personalbeschaffung → Bewerbervorgang →Massenverarbeitung wählen.

Der Report erzeugt zunächst eine Ausgabeliste, die Ihnen Bewerber und ihre Bewerbungenanzeigt. Von der Liste aus können Sie Bewerbervorgänge anlegen. Zum Anlegen der Vorgängestehen Ihnen folgende Vorgangsarten zur Verfügung:

• Einzelvorgänge

Wenn Sie für eine Auswahl von Bewerbern unterschiedliche Vorgänge anlegen möchten,wählen Sie in der Ausgabeliste gepl. Einzelvorgänge oder erl. Einzelvorgänge.

• Mengenvorgänge

Wenn Sie für eine Auswahl von Bewerbern den gleichen Vorgang anlegen möchten,wählen Sie in der Ausgabeliste gepl. Mengenvorgänge oder erl. Mengenvorgänge.

SelektionUnter Zeitraum und unter Selektion stehen Ihnen die Standardselektionsfelder in derPersonalbeschaffung [Seite 192] zur Verfügung.

Unter Referenz geben Sie an, ob und welche Bewerber, denen Referenzpersonalnummernzugewiesen sind, mit berücksichtigt werden sollen.

Wenn Sie eine Referenzpersonalnummer hinterlegen, werden Ihnen in der Ausgabelistenur die Bewerber angezeigt, die den Referenzpersonalnummern zugeordnet sind.

AusgabeDie Ausgabe erfolgt als Liste im für den SAP List Viewer (ALV) Grid Control typischen Format.

AktivitätenIn der Ausgabeliste stehen Ihnen interaktive Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die Listebearbeiten und weitergeben können. Wie Sie dazu vorgehen müssen, lesen Sie in derDokumentation Einführung in das SAP System unter Listen → SAP List Viewer (ALV) GridControl [Extern].



April 2001 103

Geplante oder erledigte Einzelvorgänge anlegen1. Markieren Sie diejenigen Bewerber, für die Sie gleiche oder unterschiedliche Vorgänge

anlegen möchten, und wählen Sie gepl. Einzelvorgänge bzw. erl. Einzelvorgänge.

Sie gelangen für den ersten in der Liste ausgewählten Bewerber auf das DialogfensterGeplanten Vorgang anlegen bzw. Erledigten Vorgang anlegen.

2. Geben Sie im Feld Vorgangsart den Schlüssel für die gewünschte Vorgangsart und im FeldAusführung den gewünschten Ausführungstermin an.

3. Füllen Sie bei Bedarf weitere Felder:

Wenn der Vorgang mit einer Textvorlageverknüpfbar ist,

geben Sie im Feld Textvorlage eineentsprechende Vorlage ein.

Wenn Sie Verantwortliche beim Anlegen desVorgangs angeben möchten,

geben Sie im Feld Verantwortliche dieentsprechenden Namen der verantwortlichenMitarbeiter ein.

Wenn Sie Raumangaben für einen Terminhinterlegen möchten,

hinterlegen Sie im Feld Zimmer/GebNrentsprechende Angaben

Wenn Sie die Bewerbervorgänge alsWiederkehrende Arbeiten kennzeichnenmöchten,

markieren Sie das Feld Wiederk. Arb.

Wenn Sie eine elektronische Nachricht anVorgangsverantwortliche bzw. Sachbearbeitersenden möchten,

markieren Sie Mail senden.

Wenn Sie erledigte Vorgänge anlegen, können Sie das Feld Wiederk. Arb. nichtmarkieren.

4. Wählen Sie .

5. Sie gelangen erneut auf das Dialogfenster Geplanten Vorgang anlegen bzw. ErledigtenVorgang anlegen.

In das Dialogfenster werden jeweils die im letzen Dialogfenster eingetragenen Werte alsVorschlagswerte übernommen.

6. Bestätigen Sie die Werte oder überschreiben Sie die Werte und wählen Sie .

7. Führen Sie die Schritte 5 und 6 so oft aus, bis Sie für alle ausgewählten Bewerber einenVorgang angelegt haben.

Sie gelangen zurück auf das Ausgabebild des Reports.

Die Bewerbervorgänge sind angelegt.

Geplante oder erledigte Mengenvorgänge anlegen1. Markieren Sie diejenigen Bewerber, für die Sie den gleichen Vorgang anlegen möchten, und

wählen Sie gepl. Mengenvorgänge bzw. erl. Mengenvorgänge.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Geplanten Vorgang anlegen bzw. ErledigtenVorgang anlegen.



104 April 2001

2. Geben Sie im Feld Vorgangsart den Schlüssel für die gewünschte Vorgangsart und im FeldAusführung den gewünschten Ausführungstermin an.

3. Füllen Sie bei Bedarf weitere Felder:

Wenn der Vorgang mit einer Textvorlageverknüpfbar ist,

geben Sie im Feld Textvorlage eineentsprechende Vorlage ein.

Wenn Sie Verantwortliche beim Anlegen desVorgangs angeben möchten,

geben Sie im Feld Verantwortliche dieentsprechenden Namen der verantwortlichenMitarbeiter ein.

Wenn Sie Raumangaben für einen Terminhinterlegen möchten,

hinterlegen Sie im Feld Zimmer/GebNrentsprechende Angaben

Wenn Sie die Bewerbervorgänge alsWiederkehrende Arbeiten kennzeichnenmöchten,

markieren Sie das Feld Wiederk. Arb.

Wenn Sie eine elektronische Nachricht anVorgangsverantwortliche bzw. Sachbearbeitersenden möchten,

markieren Sie Mail senden.

Wenn Sie erledigte Vorgänge anlegen, können Sie das Feld Wiederk. Arb. nichtmarkieren.

4. Wählen Sie .

Für alle Bewerber, die sie ausgewählt haben, wird der gleiche Vorgang angelegt.

Sie gelangen zurück auf das Ausgabebild des Reports.

BeispielSie möchten Bewerber, die sich auf eine bestimmte Ausschreibung beworben haben, zu einemEinstellungstest einladen. Dazu geben Sie im Reportselektionsbild im Feld Ausschreibung dieentsprechende Ausschreibungsnummer ein. Sie führen den Report aus. Die selektiertenBewerbungen werden Ihnen in der Ausgabeliste angezeigt. Sie markieren alle Bewerbungen undwählen gepl. Mengenvorgänge. Im erscheinenden Dialogfenster geben Sie als VorgangsartEinladung Test ein, bestimmen das Ausführungsdatum und tragen eine Textvorlage ein. Siefüllen gegebenenfalls weitere Felder und bestätigen Ihre Eingaben. Für die markierten Bewerberlegt das System den geplanten Vorgang Einladung Test an.


Abbildung der Auswahlprozesse

April 2001 105

Abbildung der AuswahlprozesseVerwendungDie Komponente Personalbeschaffung arbeitet mit zwei Arten von Auswahlprozessen:

• einem globalen Auswahlprozeß

• einem Auswahlprozeß für jede VakanzAm globalen Auswahlprozeß eines Unternehmens nimmt jeder erfaßte Bewerber teil. Im globalenAuswahlprozeß wird entschieden, ob ein Bewerber für das Unternehmen von Interesse ist. WennSie einen Bewerber nicht ablehnen, kann er an einem oder mehreren Auswahlprozessen für eineVakanz teilnehmen. Hierzu müssen Sie den Bewerber den betreffenden Vakanzen zuordnen.

FunktionsumfangSowohl im globalen Auswahlprozeß als auch in den Auswahlprozessen für eine Vakanz könnenSie zu jedem Zeitpunkt neu entscheiden, ob das Interesse an einem Bewerber fortbesteht. Derjeweilige Stand eines Bewerbers in einem Auswahlprozeß wird im Bewerberstatus abgebildet.Entsprechend den beiden Arten von Auswahlprozessen gibt es zwei Bewerberstatus:

• GesamtstatusGibt an, welchen aktuellen Stand (z.B. in Bearbeitung, zurückgestellt, Interviewgewünscht) ein Bewerber im globalen Auswahlprozeß des Unternehmens hat.

• Status der VakanzzuordnungGibt an, welchen aktuellen Stand (z.B. in Bearbeitung, zurückgestellt, Interviewgewünscht) ein Bewerber im Auswahlprozeß für eine bestimmte Vakanz hat.

Der Gesamtstatus wird bei der Ersterfassung der Bewerberdaten (Maßnahme ErsterfassungGrunddaten) - je nach Systemeinstellung - automatisch vergeben und muß von diesemZeitpunkt an für einen Bewerber immer vorhanden sein. Aus dem Gesamtstatus läßt sicherkennen, ob ein Bewerber derzeit an mindestens einem Auswahlprozeß teilnimmt(Gesamtstatus z.B. in Bearbeitung, zurückgestellt, Interview gewünscht), oder ob alleAuswahlprozesse für ihn bereits abgeschlossen sind (Gesamtstatus abgelehnt odereinzustellen).

Einen Status der Vakanzzuordnung erhält ein Bewerber, sobald sie ihn einer Vakanz zugeordnethaben. Hat ein Bewerber mehrere Vakanzzuordnungen, ist für jede dieser Zuordnungen einStatus der Vakanzzuordnung vorhanden.

Ein Auswahlprozeß ist abgeschlossen, wenn alle Bewerber, die am Auswahlprozeß beteiligt sind,den Status abgelehnt oder den Status einzustellen haben.


Bearbeitung des Bewerberstatus

106 April 2001

Bearbeitung des BewerberstatusVerwendungEntsprechend den beiden Arten von Auswahlprozessen gibt es zwei Bewerberstatus, denGesamtstatus und den Status der Vakanzzuordnung. Die Pflege beider Bewerberstatus erfolgt inder Regel über unterschiedliche Wege.

IntegrationDer Gesamtstatus hat in bestimmten Fällen Einfluß auf die Vergabe der Status derVakanzzuordnung eines Bewerbers. So muß beispielsweise ein Bewerber, der denGesamtstatus abgelehnt hat, auch für jeden Status der Vakanzzuordnung den Wert abgelehnthaben. Wenn Sie einen Bewerber insgesamt ablehnen, kann er nicht mehr am Auswahlprozeßfür eine bestimmte Vakanz teilnehmen.

FunktionsumfangBearbeitung des GesamtstatusWenn Sie einen Bewerber im System erfassen, wird automatisch ein Gesamtstatus angelegt.

Sie können den Gesamtstatus eines Bewerbers auf folgende Arten ändern:

• Durchführung einer Bewerbermaßnahme (z.B. Bewerber zurückstellen, Bewerberablehnen)

• Weiterverarbeitung von Bewerberdaten über die Ausgabelisten verschiedener Berichte inder Personalbeschaffung [Seite 190] (Bewerber nach Namen, Bewerber nachMaßnahmen, Vakanzzuordnungen)

Die Berichte bieten Ihnen den Vorteil, daß Sie den Gesamtstatus für mehrere Bewerbergleichzeitig ändern können.

Bearbeitung des Status der VakanzzuordnungWenn Sie einen Bewerber einer Vakanz zuordnen, wird automatisch ein Status derVakanzzuordnung angelegt. Sie können einen Bewerber einem Status der Vakanzzordnungauch folgendermaßen zuordnen:

• Durchführung der Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen

• Pflege der Bewerberstammdaten (Infotyp Vakanzzuordnung (4002))

Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitung der Bewerberdaten [Seite 68]

Den Status der Vakanzzuordnung können Sie auf folgende Weise ändern:

• Pflege der Bewerberstammdaten (Infotyp Vakanzzuordnung (4002))

• Weiterverarbeitung von Bewerberdaten über die Ausgabelisten des Berichts Pflege derVakanzzuordnungen (Report RPAPUT00) [Seite 108]

Der Bericht bietet Ihnen den Vorteil, daß Sie den Status der Vakanzzuordnung für mehrereBewerber gleichzeitig ändern können.

Siehe auch:


Bearbeitung des Bewerberstatus

April 2001 107

Ablehnung des Bewerbers [Seite 150]

Rückstellung des Bewerbers [Seite 149]

Bewerber einen Vertrag anbieten [Seite 116]

Ablehnung eines Vertragsangebotes durch einen Bewerber festhalten [Seite 121]

Einstellung eines Bewerbers vorbereiten [Seite 123]


Pflege der Vakanzzuordnungen (Report RPAPUT00)

108 April 2001

Pflege der Vakanzzuordnungen (Report RPAPUT00)VerwendungMit diesem Bericht können Sie Vakanzzuordungen bearbeiten.

FunktionsumfangSie können sich mit diesem Bericht zunächst einen Überblick über die Vakanzzuordnungenverschaffen. In der Ausgabeliste stehen Ihnen zahlreiche interaktive Funktionen zur weiterenVerarbeitung von Bewerberdaten, insbesondere zur Änderung der Status derVakanzzuordnungen, zur Verfügung.

Sie finden den Bericht im Menü SAP Easy Access unter Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Massenverarbeitung → Pflege derVakanzzuordnungen.



Wenn Sie eine Referenzpersonalnummer hinterlegen, werden Ihnen in derAusgabeliste nur die Bewerber angezeigt, die den Referenzpersonalnummernzugeordnet sind.

Unter weitere Angaben können Sie folgende Selektionsfelder nutzen:

• Priorität

• Vakanz

• Status (Vakanz)

• Statusgrund (Vakanz)

AusgabeDie Ausgabeliste enthält folgende Spalten:

• Bew-Nr. (Bewerbernummer)

• Name

• Pr (Priorität)

• Vakanz

• Status Vak. (Status der Vakanzzuordnung)

• Neuer Status


Pflege der Vakanzzuordnungen (Report RPAPUT00)

April 2001 109

AktivitätenIn der Ausgabeliste können Sie weitere Bearbeitungen zu einzelnen Bewerbern vornehmen. WieSie dazu vorgehen müssen, lesen Sie unter Interaktive Funktionen in Berichten derPersonalbeschaffung ausführen. [Seite 217]

BeispielSie möchten einige Bewerber, bei denen sich aus den Vorstellungsgesprächen ergeben hat, daßdiese die vorhandenen Vakanzen besetzen sollen, den Status der Vakanzzuordnung voneinladen nach einzustellen ändern. Über den Bericht Pflege der Vakanzzuordnungen können Siedie betreffenden Bewerber selektieren und die Status entsprechend ändern. Desweiteren könnenSie nach diesem Bearbeitungsschritt die betreffenden Vakanzen auswerten und für dieBewerber, die die Vakanzen nicht besetzen sollen, entsprechende Status derVakanzzuordnungen (z.B. abzlehnen) vergeben bzw. die nicht in Frage kommenden Bewerberanderen Vakanzen zuordnen.


Bewerber für eine Vakanz zurückstellen, ablehnen oder in Bearbeitung setzen

110 April 2001

Bewerber für eine Vakanz zurückstellen, ablehnen oderin Bearbeitung setzen

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerberstamm →→→→ Pflegen.



3. Markieren Sie Vakanzzuordnung und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Vakanzzuordnung ändern.

4. Falls die gewünschte Vakanz nicht angezeigt wird, wählen Sie bzw. , um zumgewünschten Datensatz zu blättern.

5. Sie können den Bewerberstatus für die Vakanz folgendermaßen ändern:

Um den Bewerber für die Vakanz geben Sie folgenden Wert im Feld Vakanzz.ein

zurückzustellen 3

abzulehnen 4

in Bearbeitung zu setzen 1

6. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben den Bewerberstatus für die Vakanz geändert.


Bewerber bei der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen zurückstellen

April 2001 111

Bewerber bei der Ersterfassung für das gesamteUnternehmen zurückstellenVoraussetzungenUm einen Bewerber bei der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen zurückzustellen,stehen Ihnen zwei Arbeitsschritte zur Verfügung:

• Sie setzen den Gesamtstatus des Bewerbers auf zurückgestellt.

• Eventuell drucken Sie einen Rückstellungsbescheid aus, den Sie an den Bewerberversenden.

Vorgehensweise1. Führen Sie die Schritte 1 bis 7 der Vorgehensweise Grunddaten eines externen

Bewerbers erfassen [Seite 59] aus.

2. Wählen Sie Zurückstellen.

Der Cursor positioniert sich im Feld Grund. In diesem Feld können Sie einen Grund fürdie Zurückstellung hinterlegen.

3. Fahren Sie mit Schritt 8 des Vorgehensweise Grunddaten eines externen Bewerberserfassen fort und führen Sie alle restlichen Schritte dieses Arbeitsablaufs aus.

Die Grunddaten eines Bewerbers sind erfaßt. Gleichzeitig ist der Bewerber für dasgesamte Unternehmen zurückgestellt und ein Bewerbervorgang Rückstellung istautomatisch erstellt worden.

Sie können beim Ausdruck des Rückstellungsbescheids zwischen verschiedenenVorgehensweisen wählen:

Ausdruck Vorgehensweise

als Einzelbrief Brief zu einem Vorgang drucken [Seite 162]

in der Massenverarbeitung Briefe über Wiederkehrende Arbeiten ausgeben [Seite 166]

ErgebnisDer Bewerber ist für das gesamte Unternehmen zurückgestellt und ein Rückstellungsbescheidvom System automatisch angelegt worden. Sie können nun das Rückstellungsschreiben miteiner der oben genannten Methode drucken.


Bewerber bei der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen ablehnen

112 April 2001

Bewerber bei der Ersterfassung für das gesamteUnternehmen ablehnenVoraussetzungenUm einen Bewerber bei der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen abzulehnen, stehenIhnen zwei Arbeitsschritte zur Verfügung:

• Sie setzen den Gesamtstatus des Bewerbers auf abgelehnt.

• Sie drucken ein Ablehnungsschreiben für den Bewerber.

Vorgehensweise1. Führen Sie die Schritte 1 bis 7 der Vorgehensweise Grunddaten eines externen

Bewerbers erfassen [Seite 59] aus.

2. Wählen Sie Ablehnen.

Der Cursor positioniert sich im Feld Grund. In diesem Feld können Sie einen Grund fürdie Ablehnung hinterlegen.

3. Wählen Sie .

Die Grunddaten eines Bewerbers sind erfaßt. Gleichzeitig ist der Bewerber für dasgesamte Unternehmen abgelehnt, und das System hat automatisch denBewerbervorgang Ablehnungsschreiben erstellt.

Sie können beim Ausdruck des Ablehnungsbescheids zwischen verschiedenenVorgehensweisen wählen:

Ausdruck Vorgehensweise

als Einzelbrief Brief zu einem Vorgang drucken [Seite 162]

in der Massenverarbeitung Briefe über Wiederkehrende Arbeiten ausgeben [Seite 166]

ErgebnisDer Bewerber ist für das gesamte Unternehmen abgelehnt und der BewerbervorgangAblehnungsschreiben vom System angelegt worden. Sie können nun den Ablehnungsbescheidauf eine der oben genannten Methoden ausdrucken.


Bewerber nach der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen ablehnen

April 2001 113

Bewerber nach der Ersterfassung für das gesamteUnternehmen ablehnenVoraussetzungenUm einen Bewerber nach der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen abzulehnen, stehenIhnen zwei Arbeitsschritte zur Verfügung:

• Sie ändern den Gesamtstatus des Bewerbers und – sofern vorhanden – den Status derVakanzzuordnung des Bewerbers für die Vakanz(en), die ihm zugeordnet ist (sind),jeweils auf abgelehnt.

• Sie drucken ein Ablehnungsschreiben für den Bewerber.


Personalbeschaffung →

a) Bewerberstamm →→→→ Massenverarbeitung → Bewerbungseingang, wenn Sie einenBewerber ablehnen möchten, der keiner Vakanz zugeordnet ist.


b) Bewerberstamm →→→→ Massenverarbeitung →→→→ Vakanzzuordnung Liste, wenn Sie einenBewerber ablehnen möchten, der einer Vakanz zugeordnet ist.

Sie gelangen auf das Bild Vakanzzuordnungen.

2. Geben Sie ggf. Auswahlkriterien ein und wählen Sie .

Sie gelangen auf ein zweites Bild Bewerber nach Maßnahmen bzw.Vakanzzuordnungen.

3. Positionieren Sie den Cursor auf den Bewerber, der abgelehnt werden soll und wählenSie GesStatus.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Gesamtstatus ändern.

4. Geben Sie im Feld Gesamtstatus 4 (für Status abgelehnt) sowie ggf. einen Statusgrundein und wählen Sie .

Der Bewerber ist für das gesamte Unternehmen und, sofern er einer oder mehrerenVakanzen zugeordnet ist, für die Vakanz(en) abgelehnt worden, die ihm zugeordnet ist(sind). Ein Bewerbervorgang Ablehnungsschreiben ist automatisch erstellt worden.

5. Drucken Sie das Schreiben, das beim Bewerbervorgang Ablehnungsschreiben abgelegtworden ist, auf eine der folgenden Arten aus:

• Drucken Sie das Schreiben als Einzelbrief aus. Verfahren Sie hierzu wie imAbschnitt Brief zu einem Vorgang drucken [Seite 162] beschrieben.

• Drucken Sie das Schreiben in der Massenverarbeitung aus. Verfahren Sie hierzu wieim Abschnitt Briefe über Wiederkehrende Arbeiten ausgeben [Seite 166]beschrieben.


Bewerber nach der Ersterfassung für das gesamte Unternehmen ablehnen

114 April 2001

ErgebnisDer Bewerber ist für das gesamte Unternehmen abgelehnt worden und ein Ablehnungsbescheidist gedruckt worden.


Bewerber für das gesamte Unternehmen in Bearbeitung setzen

April 2001 115

Bewerber für das gesamte Unternehmen in Bearbeitungsetzen

1. Die Vorgehensweise ist davon abhängig, ob Sie den Bewerber bereits einer Vakanzzugeordnet haben oder nicht.

Wenn der Bewerber wählen Sie vom Bild SAPEasy Access aus

Sie gelangen auf das Bild

keiner Vakanz zugeordnet ist Personal →Personalmanagement →Bewerberstamm →→→→Massenverarbeitung →→→→Bewerbungseingang

Bewerber nach Maßnahmen

bereits einer Vakanzzugeordnet ist

Personal →Personalmanagement →Bewerberstamm →→→→Massenverarbeitung →→→→Vakanzzuord. Liste

Vakanzzuordnungen


Ist im Feld Status (Gesamt) 1 eingetragen, werden nur solche Bewerberausgegeben, die bereits den Gesamtstatus in Bearbeitung haben.

Sie gelangen auf das Bild Bewerber nach Maßnahmen bzw. Vakanzzuordnungen.

3. Positionieren Sie den Cursor auf den Bewerber, den Sie in den Gesamtstatus inBearbeitung setzen möchten, und wählen Sie GesStatus.


4. Geben Sie im Feld Gesamtstatus 1 (für Status in Bearbeitung) ein und wählen Sie .

ErgebnisSie haben den Bewerber für das gesamte Unternehmen in den Status in Bearbeitung gesetzt.


Bewerber einen Vertrag anbieten

116 April 2001

Bewerber einen Vertrag anbietenVoraussetzungenWenn Sie einem Bewerber einen Vertrag anbieten möchten, können Sie mehrere Arbeitsschrittedurchführen:

• Sie ändern den Gesamtstatus des Bewerbers und den Status der Vakanzzuordnung desBewerbers für diejenige Vakanz, für die ihm ein Vertrag angeboten werden soll, jeweilsauf Vertrag angeboten. Wir empfehlen Ihnen, alle restlichen Status derVakanzzuordnung des Bewerbers ebenfalls zu ändern.

• Wenn Sie den Gesamtstatus auf Vertrag angeboten ändern, wird in derStandardauslieferung der Bewerbervorgang Vertragsangebot daraufhin automatischangelegt. Mit diesem Vorgang ist das Begleitschreiben zum Arbeitsvertrag ausführbar.Sie können dieses Begleitschreiben ausdrucken und dem Arbeitsvertrag beifügen.

• Eventuell legen Sie im System den Bewerbervorgang Ausgang Vertrag an, um imSystem zu dokumentieren, wann Sie für den Bewerber die Zusendung desArbeitsvertrags vorsehen.

• Sie legen den Bewerbervorgang Arbeitsvertrag an. Mit diesem Bewerbervorgang ist inder Standardauslieferung die Textvorlage eines Arbeitsvertrages verbunden.

Die Vorgehensweise geht davon aus, daß Sie einer kleineren Zahl von BewerbernArbeitsverträge anbieten möchten und die Arbeitsverträge daher über dieEinzelbearbeitung erstellen. Sie können die Vorgehensweise auch über dieMassenverarbeitung durchführen, indem Sie die Liste der Vakanzzuordnungenbearbeiten.

Gesamtstatus und Status der Vakanzzuordnung auf Vertragangeboten setzen1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerberstamm →→→→ Bewerbermaßnahmen.


2. Geben Sie die Bewerbernummer des gewünschten Bewerbers ein, markieren Sie dieBewerbermaßnahme Bewerber Vertrag anbieten und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Bewerbermaßnahmen kopieren. Das System hat denGesamtstatus des Bewerbers bereits auf Vertrag angeboten gesetzt und schlägt dieentsprechende Bewerbermaßnahmenart Bewerber Vertrag anbieten vor.

3. Eventuell überschreiben Sie den vom System vorgeschlagenen Gültigkeitszeitraum.

4. Wählen Sie .



April 2001 117

Das System gibt beim ersten Sichern ggf. die Warnung aus, daß ein Datensatzgelöscht oder ein Datensatz zeitlich begrenzt wird. Sie können diese Warnungignorieren und erneut sichern.

a. Wenn Sie für den Bewerber mehrere Vakanzzuordnungen gepflegt haben, gelangen Sieautomatisch auf das Bild Pflegen der Vakanzzuordnungen. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

b. Falls mehrere Personen der Vakanz zugeordnet sind, für die Sie dem Bewerber einenArbeitsvertrag anbieten möchten, gelangen Sie automatisch auf das Bild Pflegen derVakanzzuordnungen. Bearbeiten Sie die Daten, wie ab Schritt 9 beschrieben.

c. Wenn Sie für den Bewerber nur eine Vakanz gepflegt haben und der Vakanz nur dieserBewerber zugeordnet ist, gelangen Sie zurück auf das Bild Bewerbermaßnahmen. DieVorgehensweise ist damit abgeschlossen.

In der Standardauslieferung legt das System automatisch auch denBewerbervorgang Vertragsangebot an, wenn der Gesamtstatus des Bewerbers aufVertrag angeboten geändert ist. Mit dem Bewerbervorgang Vertragsangebot ist imStandardsystem eine Textvorlage verknüpft, die ein Begleitschreiben zumArbeitsvertrag darstellt.

5. Markieren Sie die Vakanz, für die Sie dem Bewerber einen Vertrag anbieten möchten undwählen Sie Status (Vakanz).

Sie gelangen auf das Bild Status der Vakanzzuordnung ändern.

6. Geben Sie im Feld Status Vakanzz. 5 für den Status Vakanzzuordnung Vertrag angebotenein und wählen Sie .

7. Sie gelangen zurück auf das Bild Pflegen der Vakanzzuordnungen.

8. Ändern Sie für alle weiteren Vakanzen, denen der Bewerber zugeordnet ist, den Status derVakanzzuordnung auf abgelehnt. Markieren Sie dazu alle weiteren Vakanzen und führen Siedie Schritte 5 bis 7 mit der Eingabe 4 für den Status Vakanzzuordnung abgelehnt durch.

9. Wählen Sie .

10. Gehen Sie zurück, indem Sie wählen.

Sie erhalten auf dem Bild Pflegen der Vakanzzuordnungen eine Liste aller weiterenPersonen, die der Vakanz zugeordnet sind.

Wenn Sie den Status der Vakanzzuordnung für diese Bewerber nicht zusätzlichändern wollen, ist der erste Arbeitsschritt des Arbeitsablaufs Bewerber einen Vertraganbieten beendet.

Wenn Sie zusätzlich den Status der Vakanzzuordnung für diese Bewerber ändernmöchten, fahren Sie mit Schritt 11 fort. Wir empfehlen Ihnen, den Status derVakanzzuordnung für diese Bewerber auf zurückgestellt oder abgelehnt zu ändern.Damit schließen Sie diese Bewerber von der Besetzung der vakanten Planstelle aus.

11. Wählen Sie , um alle aufgeführten Bewerber zu markieren und wählen Sie Status(Vakanz).



118 April 2001

Sie gelangen auf das Dialogfenster Status der Vakanzzuordnung ändern.

12. Geben Sie im Feld Status der Vakanzz. 3 für den Status Vakanzzuordnungzurückgestellt ein oder 4 für Status abgelehnt und wählen Sie .

13. Wählen Sie .


Sie gelangen auf das Bild Sicht “Vakanz” ändern: Detail.

15. Pflegen Sie ggf. die Felder Genehmigungsprozentsatz, Reservierungsprozentsatz undBesetzungsprozentsatz.

16. Wählen Sie .

ErgebnisDer Gesamtstatus und der Status der Vakanzzuordnung des Bewerbers für die Vakanz, für diedem Bewerber ein Vertrag angeboten werden soll, ist auf Vertrag angeboten gesetzt. Allerestlichen Status der Vakanzzuordnung des Bewerbers sind entsprechend des gewählten Statusgeändert. Ein Bewerbervorgang Vertragsangebot ist für den Bewerber automatisch erstelltworden.

Der Status der Vakanzzuordnung aller anderen Personen, die der in Schritt 2 ausgewähltenVakanz zugeordnet sind, ist entsprechend des gewählten Status geändert. DerGenehmigungsprozentsatz, der Reservierungsprozentsatz und der Besetzungsprozentsatz (unddamit der Besetzungsstatus) der Vakanz, für die dem Bewerber ein Vertrag angeboten werdensoll, ist geändert.

Siehe auch:Administration der Auswahlprozesse [Seite 81]

Prozeßorientierte Verarbeitungsmöglichkeiten [Seite 83]

Vertragsangebot erstellenGehen Sie wie folgt vor, um das Begleitschreiben zum Arbeitsvertrag zu erstellen:

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung Bewerbervorgang → Pflegen.


2. Geben Sie Bewerbernummer des Bewerbers ein, dem Sie ein Vertragsangebot zusendenmöchten und wählen Sie .

a. Wenn für den Bewerber nur ein Infotypsatz Bewerbungen im System vorliegt, gelangenSie auf das Bild Bewerbervorgänge pflegen. Fahren Sie mit Schritt 4 fort.

b. Wenn für den Bewerber mehrere Infotypsätze Bewerbungen vorliegen, gelangen Sie aufdas Bild Bewerbervorgänge pflegen, in dem Ihnen alle Bewerbungen des Bewerbersangezeigt werden. Fahren Sie mit Schritt 3 fort.

3. Markieren Sie eine Bewerbung und wählen Sie Bearbeiten → Bewerbung auswählen.



April 2001 119


4. Markieren Sie den Bewerbervorgang Vertragsangebot, den das System automatisch überdas Ausführen der Bewerbermaßnahme Bewerber Vertrag anbieten angelegt hat, undwählen Sie:

a. Brief drucken, wenn Sie einen Standardbrief zu einem Bewerbervorgang anlegen[Seite 155] möchten.

b. Brief, wenn Sie einen Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang erstellen [Seite157] möchten.

5. Drucken Sie den Brief aus.

Wenn Sie mehrere Briefe ausdrucken möchten, können Sie die Briefe überWiederkehrende Arbeiten ausgeben [Seite 166]. Nachdem Sie für alle in Fragekommenden Bewerber den Gesamtstatus auf Vertrag angeboten geändert haben(siehe Arbeitsschritt Gesamtstatus und Status der Vakanzzuordnung auf Vertragangeboten setzen), können Sie über die wiederkehrenden Arbeiten den VorgangVertragsangebot als Selektionskriterium angeben und dann die entsprechendenBriefe zu diesem Vorgang drucken.

ErgebnisSie haben ein Begleitschreiben zum Arbeitsvertrag erstellt.

Bewerbervorgang Ausgang Vertrag anlegenIn der Standardauslieferung ist dieser Bewerbervorgang an keine Textvorlage geknüpft. Siekönnen den Vorgang Ausgang Vertrag für einen Bewerber anlegen und z.B. für dokumentarischeZwecke nutzen.

Arbeitsvertrag erstellen und druckenDie Erstellung eines Arbeitsvertrags ist in der Standardauslieferung an den BewerbervorgangArbeitsvertrag geknüpft. Gehen Sie wie folgt vor, um den Arbeitsvertrag zu erstellen:

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement→ Personalbeschaffung Bewerbervorgang → Pflegen.


2. Geben Sie Bewerbernummer des Bewerbers ein, dem Sie ein Vertragsangebot zusendenmöchten und wählen Sie .

a. Wenn für den Bewerber nur ein Infotypsatz Bewerbungen im System vorliegt, gelangenSie auf das Bild Bewerbervorgänge pflegen. Fahren Sie mit Schritt 4 fort.

b. Wenn für den Bewerber mehrere Infotypsätze Bewerbungen vorliegen, gelangen Sie aufdas Bild Bewerbervorgänge pflegen, in dem Ihnen alle Bewerbungen des Bewerbersangezeigt werden. Fahren Sie mit Schritt 3 fort.

3. Markieren Sie eine Bewerbung und wählen Sie .



120 April 2001


4. Wählen Sie Bearbeiten → Gepl. Vorgang anlegen.

Sie gelangen auf das Bild Geplanten Vorgang anlegen.

5. Geben Sie im Feld Vorgangsart Arbeitsvertrag und im Feld Textvorlage eine entsprechendeVorlage an. Legen Sie das Ausführungsdatum fest und wählen Sie .


6. Markieren Sie den Bewerbervorgang Arbeitsvertrag und wählen Sie:

a. Brief drucken, wenn Sie einen Standardbrief zu einem Bewerbervorgang anlegen[Seite 155] möchten. Das Erstellen und Drucken des Arbeitsvertrags ist hiermit beendet.

b. Brief, wenn Sie einen Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang erstellen [Seite157] möchten. Fahren Sie mit Schritt 7 fort.

Der Bewerbervorgang Arbeitsvertrag ist mit der Standarddokumentvorlage fürArbeitsverträge verknüpft. Wenn Sie für den Bewerber einen individuellenArbeitsvertrag erstellen möchten, können Sie den Standardbrief ändern.

7. Um den Brief zu ändern, wählen Sie vom Bild Bewerbervorgänge pflegen aus Brief.

Sie gelangen auf die entsprechende Dokumentvorlage.

8. Ändern Sie das Dokument Ihren Bedürfnissen entsprechend ab.

9. Wählen Sie .

10. Drucken Sie den Arbeitsvertrag, den Sie über den Bewerbervorgang Arbeitsvertrag angelegthaben, auf eine der folgenden Arten aus:

• Drucken Sie den Vertrag als Einzelbrief aus. Verfahren Sie hierzu wie im AbschnittBrief zu einem Vorgang drucken [Seite 162] beschrieben.

• Drucken Sie den Vertrag in der Massenverarbeitung aus. Verfahren Sie hierzu wieim Abschnitt Briefe über Wiederkehrende Arbeiten ausgeben [Seite 166]beschrieben.

ErgebnisSie haben einen Arbeitsvertrag für den Bewerber erstellt und gedruckt.


Ablehnung eines Vertragsangebotes durch einen Bewerber festhalten

April 2001 121

Ablehnung eines Vertragsangebotes durch einenBewerber festhaltenVoraussetzungenWenn ein Bewerber ein Vertragsangebot für eine Vakanz ablehnt, müssen Sie den Gesamtstatusdes Bewerbers und den Status der Vakanzzuordnung des Bewerbers für die Vakanz, die ihmzugeordnet ist, jeweils auf Angebot abgelehnt setzen.


Personalbeschaffung → Bewerberstamm →→→→ Massenverarbeitung →→→→ VakanzzuordnungListe.

Sie gelangen auf Bild das Vakanzzuordnungen.

2. Geben Sie im Feld Vakanz die Vakanz ein, für die der Bewerber ein Vertragsangebotabgelehnt hat

3. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Vakanzzuordnungen.

4. Positionieren Sie den Cursor auf den Bewerber, der ein Vertragsangebot abgelehnt hat,und wählen Sie Gesamtstatus ändern.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Gesamtstatus.

5. Geben Sie im Feld Gesamtstatus 6 (für Status Angebot abgelehnt) ein und wählen Sie.

Sie gelangen auf das Bild Pflegen der Vakanzzuordnungen.

6. Markieren Sie den Eintrag zu der Vakanz, für die der Bewerber ein Vertragsangebotabgelehnt hat, und wählen Sie Status (Vakanz).


7. Geben Sie im Feld Status der Vakanzzuordnung 6 (für Status Angebot abgelehnt) sowieggf. einen Statusgrund ein und wählen Sie .

8. Wählen Sie .

9. Wählen Sie .

Sie erhalten auf dem Bild Pflegen der Vakanzzuordnungen eine Liste aller Personen, dieder in Schritt 2 ausgewählten Vakanz zugeordnet sind.

Wenn Sie den Status der Vakanzzuordnung dieser Personen nicht ändern wollen,ist der Arbeitsablauf Ablehnung eines Vertragsangebotes durch einen Bewerberfesthalten beendet. Wenn Sie den Status zusätzlich ändern wollen, fahren Sie mitSchritt 10 fort.


Ablehnung eines Vertragsangebotes durch einen Bewerber festhalten

122 April 2001


Sie gelangen erneut auf das Dialogfenster Status der Vakanzzuordnung ändern.

11. Geben Sie im Feld Status der Vakanzzuordnung den gewünschten Status ein (in derRegel 1 für Status in Bearbeitung) und wählen Sie .

12. Wählen Sie .

13. Wählen Sie .


14. Geben Sie in den Feldern Genehmigungsprozentsatz, Reservierungsprozentsatz undBesetzungsprozentsatz die erforderlichen Daten ein.

15. Wählen Sie .

ErgebnisDer Gesamtstatus und der Status der Vakanzzuordnung des Bewerbers, dem ein Vertragangeboten werden soll, ist auf Angebot abgelehnt gesetzt. Sie haben den Status derVakanzzuordnung aller anderen Personen, die der ausgewählten Vakanz zugeordnet sind,entsprechend des gewählten Status geändert. Der Genehmigungsprozentsatz, derReservierungsprozentsatz und der Besetzungsprozentsatz (und damit der Besetzungsstatus) derVakanz, für die der Bewerber einen Vertrag abgelehnt hat, ist von Ihnen entsprechend geändertworden.


Einstellung eines Bewerbers vorbereiten

April 2001 123

Einstellung eines Bewerbers vorbereitenVoraussetzungenSoll ein Bewerber für eine Vakanz eingestellt werden, müssen Sie den Gesamtstatus desBewerbers und den Status der Vakanzzuordnung des Bewerbers für diese Vakanz aufeinzustellen setzen. Ferner müssen Sie in allen restlichen Vakanzzuordnungen des Bewerbersden jeweiligen Status der Vakanzzuordnung auf abgelehnt ändern.


Personalbeschaffung → Bewerberstamm →→→→ Bewerbermaßnahmen.



3. Markieren Sie die Maßnahme Einstellung vorbereiten und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Bewerbermaßnahmen kopieren.

4. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Pflegen der Vakanzzuordnungen.

Das System gibt beim Sichern ggf. die Warnung aus, daß ein Datensatz gelöschtoder ein Datensatz zeitlich begrenzt wird. Sie können diese Warnung ignorieren underneut sichern.

5. Markieren Sie den Eintrag zu der Vakanz, für die der Bewerber eingestellt wird undwählen Sie Status (Vakanz).


6. Geben Sie im Feld Status der Vakanzzuordnung 2 (für Status einzustellen) ein undwählen Sie .

7. Stellen Sie fest, ob der Bewerber mehreren Vakanzen zugeordnet ist.

- Wenn nein, fahren Sie mit Schritt 9 fort.

- Wenn ja, markieren Sie die Einträge zu allen übrigen Vakanzen, für die der Bewerbernicht eingestellt werden soll und wählen Sie Status (Vakanz).

Sie gelangen erneut auf das Dialogfenster Status der Vakanzzuordnung ändern.

8. Geben Sie im Feld Status der Vakanzzuordnung 4 (für Status abgelehnt) sowie ggf.einen Statusgrund ein und wählen Sie .

9. Wählen Sie .



Einstellung eines Bewerbers vorbereiten

124 April 2001

Sie erhalten auf dem Bild Pflegen der Vakanzzuordnungen eine Liste aller Personen, diederselben Vakanz zugeordnet sind, der auch der einzustellende Bewerber zugeordnetist.

Wenn Sie den Status der Vakanzzuordnung dieser Personen nicht ändern möchten,ist der Arbeitsablauf Bewerber einstellen beendet.

Wenn Sie den Status der Vakanzzuordnung für diese Personen ändern möchten,fahren Sie mit Schritt 11 fort.



12. Geben Sie im Feld Status der Vakanzzuordnung den gewünschten Status (evtl. 4 fürStatus abgelehnt) sowie ggf. einen Statusgrund ein und wählen Sie .

13. Wählen Sie .

14. Wählen Sie .


15. Pflegen Sie die Felder Genehmigungsprozentsatz, Reservierungsprozentsatz undBesetzungsprozentsatz.

16. Wählen Sie .

17. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Dialogfenster Geplanten Vorgang anlegen. Im Feld Vorgangsartwird Ihnen der Schlüssel für die Vorgangsart Einstellungstermin vorgeschlagen.

18. Geben Sie im Feld Ausführungstermin das Datum ein, zu dem der Bewerber einzustellenist und wählen Sie .

ErgebnisDer Gesamtstatus und der Status der Vakanzzuordnung des einzustellenden Bewerbers ist aufeinzustellen gesetzt. Alle restlichen Status der Vakanzzuordnung des Bewerbers sind aufabgelehnt geändert.

Sie haben den Status der Vakanzzuordnung aller anderen Personen, die derselben Vakanz wieder Bewerber zugeordnet sind, entsprechend des gewählten Status geändert.

Das System hat einen Bewerbervorgang Übernahme Bewerberdaten und einenBewerbervorgang Einstellungstermin bei entsprechender Systemeinstellung automatisch für deneinzustellenden Bewerber angelegt. Der Genehmigungsprozentsatz, derReservierungsprozentsatz und der Besetzungsprozentsatz (und damit der Besetzungsstatus) derVakanz, für die der Bewerber einzustellen ist, sind geändert.


Unterstützung der Auswahlprozesse

April 2001 125

Unterstützung der AuswahlprozesseVerwendungDie Unterstützung der Auswahlprozesse umfaßt folgende Bereiche:

• Unterstützung der Vakanzzuordnung

Bewerber, die noch keiner Vakanz zugeordnet sind (Bewerberpool), können aufgelistetund direkt aus der Liste heraus einer oder mehreren Vakanzen zugeordnet werden.

Wird die Personalbeschaffung zusammen mit der Personalentwicklung eingesetzt, bietetdas System zusätzlich die Möglichkeit, über Vergleiche von Qualifikations- und.Anforderungsprofilen für jeden Bewerber geeignete Vakanzen bzw. für jede Vakanzgeeignete Bewerber zu finden.

• Unterstützung der Entscheidungsfindung

Bewerber, die einer bestimmten Vakanz zugeordnet sind, können aufgelistet und überein Kurzportrait und die archivierten Originalunterlagen auf ihre Eignung für diebetreffende Vakanz überprüft werden. Die getroffene Entscheidung kann direkt von derListe heraus im System abgebildet werden. Im Anschluß können die Folgeaktivitätendurchgeführt werden, die aus einer Entscheidung resultieren.

Siehe auch:Unterstützung der Vakanzzuordnung [Seite 126]

Unterstützung der Entscheidungsfindung [Seite 135]


Unterstützung der Vakanzzuordnung

126 April 2001

Unterstützung der VakanzzuordnungVerwendungDie Möglichkeiten zur Unterstützung der Vakanzzuordnung können Sie nur dann vollständignutzen, wenn Sie die Personalbeschaffung zusammen mit der Personalentwicklung einsetzen.

FunktionsumfangIm einzelnen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Unterstützung der Vakanzzuordnung zurVerfügung:

• Vakanzzuordnung für den BewerberpoolSie erstellen eine Liste aller Bewerber aus dem Bewerberpool, d.h. aller Bewerber mitdem Gesamtstatus zurückgestellt. Von dieser Liste aus können Sie dann jedenBewerber einer oder mehreren Vakanzen zuordnen.

Diese Möglichkeit zur Unterstützung der Vakanzzuordnung können Sie auch in einemnicht integrierten System nutzen.

• Suche über frei wählbare QualifikationsprofileÜber die Personalentwicklung können Sie einen Qualifikationskatalog definieren. AufBasis dieses Katalogs lassen sich Qualifikationsprofile anlegen, nach denen Sie suchenkönnen. So lassen sich alle Bewerber ermitteln, die bestimmte Qualifikationen besitzen.Auf der Ausgabeliste der geeigneten Bewerber können Sie sowohl einen Bewerber direkteiner Vakanz zuordnen als auch sich die archivierten Originalunterlagen und dasKurzportrait des Bewerbers anzeigen lassen.

Die Suche über frei wählbare Qualifikationsprofile können Sie nur dann nutzen, wennSie die Personalbeschaffung zusammen mit der Personalentwicklung einsetzen. DieSuche verwenden Sie in der Regel dann, wenn für die jeweilige Planstelle, für dieSie geeignete Bewerber suchen, kein Anforderungsprofil angelegt ist.

• Suche über Anforderungsprofile von PlanstellenÜber die Personalentwicklung können Sie ein Anforderungsprofil für eine Planstelledefinieren. Anhand dieses Anforderungsprofils werden alle Bewerber gesucht, diemindestens eine der Qualifikationen erfüllen, die im Anforderungsprofil festgelegt sind.Auf der Ausgabeliste der ermittelten Bewerber können Sie mittels eines Profilvergleichsdie Ausprägungen der Qualifikationen eines Bewerbers mit den Ausprägungen derQualifikationen im Anforderungsprofil der betreffenden Planstelle vergleichen. EinBewerber kann direkt von der Ausgabeliste einer Vakanz zugeordnet werden. Außerdemkönnen Sie sich die archivierten Originalunterlagen und das Kurzportrait des Bewerbersvon der Ausgabeliste aus anzeigen lassen.

Die Suche über Anforderungsprofile von Planstellen können Sie nur dann nutzen,wenn Sie die Personalbeschaffung zusammen mit der Personalentwicklungeinsetzen. Diese Suchmöglichkeit verwenden Sie in der Regel dann, wenn für diejeweilige Planstelle, für die Sie geeignete Bewerber suchen, ein Anforderungsprofilangelegt ist.


Unterstützung der Vakanzzuordnung

April 2001 127

Siehe auch:Bewerber aus dem Bewerberpool einer Vakanz zuordnen [Seite 128]

Bewerber über frei wählbare Qualifikationsprofile suchen [Seite 129]

Bewerber über Anforderungsprofile von Planstellen suchen [Seite 132]


Bewerber aus dem Bewerberpool einer Vakanz zuordnen

128 April 2001

Bewerber aus dem Bewerberpool einer Vakanzzuordnen

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Auswahlprozeß → Bewerberpool → Liste.



Im Feld Status (Gesamt) wird Ihnen bereits der Wert 3 vorgeschlagen, mit dem Siealle Bewerber mit dem Gesamtstatus zurückgestellt auswählen können.


3. Positionieren Sie den Cursor in der Ausgabeliste auf den Bewerber, den sie einerVakanz zuordnen möchten und wählen Sie Zusatzdaten.


4. Geben Sie im Feld Vakanz den Schlüssel der Vakanz an, der der Bewerber zugeordnetwerden soll.

Bezieht sich der betreffende Bewerber auf eine Ausschreibung, werden mitVorschlag Vakanz im Bereich Vakanzen automatisch alle Vakanzen aufgelistet, diein der betreffenden Ausschreibung veröffentlicht worden sind. Gleichzeitig schlägtdas System automatisch Prioritäten der Vakanzzuordnung für diese Vakanzen vor.Sie können bei Bedarf die vorgeschlagenen Vakanzzuordnungen und Prioritätenlöschen oder überschreiben.

Beachten Sie, daß bei der Eingabe mehrerer Vakanzen für jede Vakanz das FeldPriorität der Vakanzzuordnung gefüllt werden muß.

5. Wählen Sie .

Der ausgewählte Bewerber ist nun einer oder mehreren Vakanzen zugeordnet und hatautomatisch den Gesamtstatus in Bearbeitung.

6. Führen Sie die Schritte 3 bis 5 so oft aus, bis alle gewünschten Bewerber einer odermehreren Vakanzen zugeordnet sind.

ErgebnisAlle ausgewählten Bewerber sind einer oder mehreren Vakanzen zugeordnet und gehören damitnicht mehr zum Bewerberpool.


Bewerber über frei wählbare Qualifikationsprofile suchen

April 2001 129

Bewerber über frei wählbare QualifikationsprofilesuchenVoraussetzungenDiese Möglichkeit der Bewerbersuche können Sie nur dann nutzen, wenn Sie diePersonalbeschaffung zusammen mit der Personalentwicklung einsetzen.

Sie können die Auswertung für interne, externe oder alle Bewerber durchführen.


Personalbeschaffung → Auswahlprozeß → Bewerberpool → Über Qualifikationen →<Interne/Externe/Alle> Bewerber.

Sie gelangen auf das Bild Suche zu Qualifikationen.

2. Sie haben nun mehrere Möglichkeiten, erwünschte Qualifikationen einzugeben undBewerber anzeigen zu lassen:

a) Um Qualifikationen auszuwählen, wählen Sie im Registerindex Qualifikationen.

Wählen Sie im Suchbereich unter Suche nachden Objekttyp Qualifikationen.

Wählen Sie über die Suchhilfen diejenigenQualifikationen aus, die Ihre Bewerber erfüllensollen. Wie Sie mit dem Objektmanager derPersonalentwicklung arbeiten, lesen Sie unterArbeiten mit dem Objektmanager [Extern].

Geben Sie im Arbeitsbereich ggf. an, ob essich bei den ausgewählten Qualifikationen umMuß-Qualifikationen handeln soll. Setzen Siedazu das Kennzeichen Mußanforderung.

Beachten Sie, daß das System bei mehrerenals Muß-Qualifikation deklariertenQualifikationen auch Bewerber heranzieht,wenn nur eine der als Muß-Qualifikationgekennzeichneten Qualifikationen erfüllt ist.

Optional geben Sie an, welche Ausprägung diegeforderte Qualifikation haben soll. Dazukönnen Sie unter Ausprägung den Wert derAusprägung als Einzelwert oder Intervalleintragen.

Ggf. geben Sie unter Option an, inwieweit dieAusprägung der Qualifikation erfüllt sein muß.



130 April 2001

b) Um zusätzlich Einschränkungen aufObjekttypen zu machen,

wählen Sie im Registerindex Einschränkungauf Objekttypen.

Markieren Sie eine Einschränkung (z.B.Bewerber, extern oder Planstelle) und wählenSie .

Das System führt eine Suche nach deneingeschränkten Objekttypen durch undberücksichtigt die bereits eingegebenenQualifikationseinträge bzw. ergänztQualifikationseinträge (z.B. um dieAnforderungen an die Planstelle).

c) Um zusätzlich weitere Einschränkungenanzugeben,

wählen Sie im Registerindex WeitereEinschränkungen.

Geben Sie eine Einschränkung ein (z.B.Bewerber) und wählen Sie .

Das System führt eine Suche nach den weitereingeschränkten Objekttypen durch undberücksichtigt die bereits eingegebenenQualifikationen.

d) UmQualifikationsprofile/Anforderungsprofilehinzuzufügen,

wählen Sie unterQualifikationen/Anforderungen hinzufügen vonfür einen geeigneten Objekttyp (z.B. Planstelle)ein entsprechendes Profil aus. Geben Siehierzu den Schlüssel des Objekttyps (z.B.Planstellennummer) ein und wählen Sie .

Das System führt eine Suche nach den weitereingeschränkten Objekttypen durch undberücksichtigt die bereits eingegebenenQualifikationseinträge.

3. Sie gelangen auf das Bild Suche nach Qualifikationen.

Diejenigen Bewerber, die den Angaben zu den geforderten Qualifikationen entsprechen,werden Ihnen in einer Liste angezeigt.

4. Ggf. navigieren Sie von dieser Liste aus. Hierzu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zurVerfügung:

a) Um zu denOriginalbewerbungsunterlagen zunavigieren,

markieren Sie den gewünschten Bewerber undwählen Sie Originale anzeigen.

Sie gelangen auf den Viewer, der Ihnen die imSAP ArchiveLink abgelegten Originale anzeigt.

b) Um zum Kurzporträt zu navigieren, markieren Sie den gewünschten Bewerber undwählen Sie Kurzporträt.

Sie gelangen auf das Bild Text anzeigen. Indiesem Bild wird Ihnen das Kurzporträtangezeigt.



April 2001 131

c) Um einen Bewerber einer Vakanzzuzuordnen,

markieren Sie den gewünschten Bewerber undwählen Sie Vakanzen zuordnen.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Vakanzzuordnen.

Geben Sie die gewünschte Vakanz ein undwählen Sie .

Der Bewerber wird der Vakanz zugeordnet.

d) Um auf das Profil eines Bewerbers zugelangen,

markieren Sie den gewünschten Bewerber undwählen Sie Springen → Profil anzeigen. Siegelangen auf das Bild Bewerber: Profil ändern.

Ändern Sie die Ausprägungen derQualifikationen oder legen Sie neueQualifikationen an. Wie Sie dazu vorgehen,lesen Sie in der Dokumentation derPersonalentwicklung unter Profil anlegen[Extern]. Beginnen Sie mit Schritt 6.

ErgebnisSie erhalten eine Liste aller Bewerber, die mindestens eine der geforderten Qualifikationenerfüllen. Von der Liste aus navigieren Sie ggf. weiter zu den gewünschten Optionen.


Bewerber über Anforderungsprofile von Planstellen suchen

132 April 2001

Bewerber über Anforderungsprofile von PlanstellensuchenVoraussetzungenDiese Möglichkeit der Vakanzzuordnung können Sie nur dann nutzen, wenn Sie diePersonalbeschaffung zusammen mit der Personalentwicklung einsetzen.

Außerdem muß für die betreffende Planstelle ein Anforderungsprofil angelegt worden sein.


Personalbeschaffung → Auswahlprozeß → Bewerberpool → Über Planstellen.



Sie gelangen auf das Bild Bewerbervorauswahl.

3. Positionieren Sie den Cursor auf die Vakanz, für die Sie geeignete Bewerber suchen.

4. Wählen Sie Kandidat suchen.

Sie gelangen auf das Bild Suche nach Qualifikationen. In diesem Bild sind dieAnforderungen an die Planstelle bereits hinterlegt.

a) Wenn Sie keine weiteren Einschränkungen oder Erweiterungen machen möchten,wählen Sie .

b) Wenn Sie der Auswertung Einschränkungen zu den Anforderungen an die zuvorausgewählte Planstelle mitgeben oder Einschränkungen auf Objekttypen oderweitere Einschränkungen vornehmen und so geeignete Bewerber vom Systemermitteln lassen möchten, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

a) Um Anforderungen näher zu bestimmen, wählen Sie Qualifikationen.

Geben Sie ggf. an, ob es sich um eineMußanforderung halten soll, indem Sie im FeldMußanforderung ein Kennzeichen setzen.

Ändern Sie optional, welche Ausprägung diegeforderte Anforderung an die Vakanz habensoll. Dazu können Sie unter Ausprägung denWert der Ausprägung als Einzelwert oderIntervall eintragen.

Geben Sie eventuell unter Option an, inwieweitdie Ausprägung der Anforderung erfüllt seinmuß.



April 2001 133

b) Um zusätzlich Einschränkungen aufObjekttypen zu machen,

wählen Sie Einschränkung auf Objekttypen.

Wenn Sie die Suche beispielsweise nur fürexterne Bewerber durchführen möchten,markieren Sie die Einschränkung Bewerber,extern und wählen .

Das System führt eine Suche nach deneingeschränkten Objekttypen (z.B. externeBewerber) durch und berücksichtigt die bereitseingegebenen Anforderungseinträge.

c) Um zusätzlich weitere Einschränkungenanzugeben,

wählen Sie Weitere Einschränkungen.

Geben Sie eine Einschränkung ein (z.B.Bewerber) und wählen Sie .

Das System führt eine Suche nach den weitereingeschränkten Objekttypen (über alleBewerber) durch und berücksichtigt die bereitsangegebenen Anforderungen.

d) UmQualifikationsprofile/Anforderungsprofilehinzuzufügen,

wählen Sie unterQualifikationen/Anforderungen hinzufügen vonfür einen geeigneten Objekttyp (z.B. Planstelle)ein entsprechendes Profil aus. Geben Siehierzu den Schlüssel des Objekttyps (z.B.Planstellennummer) ein und wählen Sie .

Diese Suche können Sie z.B. für den Fallnutzen, daß Sie das Anforderungsprofil derzuvor ausgewählten Vakanz um einzusätzliches Anforderungsprofil einer weiterenVakanz ergänzen möchten.

e) Um einen Stichtag festzulegen, zu demdie Anforderungen an die Planstelle vonBewerbern erfüllt sein müssen,

hinterlegen Sie im Feld Stichtag dengewünschten Termin.

In der Standardauslieferung wird als Terminbereits das aktuelle Tagesdatum mitgegeben.

Sie gelangen auf das Bild Suche zu Qualifikationen.

Diejenigen Bewerber, die den Angaben zu den geforderten Qualifikationen entsprechen,werden Ihnen in einer Liste angezeigt.

5. Ggf. navigieren Sie von dieser Liste aus. Hierzu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zurVerfügung:

a) Um zu denOriginalbewerbungsunterlagen zunavigieren,

markieren Sie den gewünschten Bewerber undwählen Sie Originale anzeigen.

Sie gelangen auf den Viewer, der Ihnen die imSAP ArchiveLink abgelegten Originale anzeigt.



134 April 2001

b) Um zum Kurzporträt zu navigieren, markieren Sie den gewünschten Bewerber undwählen Sie Kurzporträt.

Sie gelangen auf das Bild Text anzeigen. Indiesem Bild wird Ihnen das Kurzporträtangezeigt.

c) Um zum Qualifikationsprofil einesBewerbers zu gelangen,

markieren Sie den gewünschten Bewerber undwählen Springen → Profil anzeigen.

6. Ordnen Sie einen geeigneten Bewerber der ausgesuchten Vakanz zu, indem Sie dengewünschten Bewerber markieren und Vakanzen zuordnen wählen.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Vakanz zuordnen.

7. Geben Sie die gewünschte Vakanz ein und wählen Sie .

Der Bewerber wird der Vakanz zugeordnet.

ErgebnisSie erhalten eine Liste aller Bewerber, die für die Vakanz geeignet sind, nach Anzahl der erfülltenQualifikationen sortiert. Sie haben einen geeigneten Bewerber der ausgewählten Vakanzzugeordnet.


Unterstützung der Entscheidungsfindung

April 2001 135

Unterstützung der EntscheidungsfindungVerwendungDie Unterstützung der Entscheidungsfindung umfaßt zwei aufeinanderfolgende Arbeitsschritte.Diese werden üblicherweise von unterschiedlichen Personen (z.B. Fachverantwortlicher undPersonalreferent) ausgeführt und können im Laufe eines Auswahlprozesses beliebig oftwiederholt werden.

Aktivitäten• Entscheidungsfindung und -abbildung (Fachverantwortlicher)

In diesem Arbeitsschritt erstellen Sie zunächst eine Liste aller Bewerber, die einerbestimmten Vakanz zugeordnet sind, und die für diese Vakanz einen bestimmten Statusder Vakanzzuordnung (z.B. in Bearbeitung) haben. Zu jedem Bewerber in der Listekönnen Sie dann ein Kurzporträt, das die wichtigsten Daten zum Bewerber enthält, sowiedie archivierten Bewerbungsunterlagen einsehen. Haben Sie anhand dieserInformationen über die (vorläufige) Eignung des Bewerbers entschieden, dokumentierenSie dies durch eine Änderung des Status der Vakanzzuordnung des Bewerbers (z.B.einladen).

Der vakanzbezogene Auswahlprozeß ist auch in Manager's Desktop abgebildet.Fachverantwortliche können in dieser Komponente sehr einfach Ihre Entscheidungtreffen und abbilden. Die Personalabteilung erfährt per automatischem Mailanschluß,welche Verwaltungsaufgaben durchzuführen sind. Weitere Informationen finden Siein der Dokumentation zu Manager's Desktop unter Personalbeschaffung [Extern].

• Durchführung der Folgeaktivitäten (Personalreferent)

Auch in diesem Arbeitsschritt erstellen Sie zunächst eine Bewerberliste. Die Liste enthältalle Bewerber, die derselben Vakanz wie im vorherigen Arbeitsschritt zugeordnet sind,und die für diese Vakanz einen bestimmten, im vorherigen Arbeitsschritt vergebenenStatus haben (z.B. einladen). Von der Liste aus führen Sie dann für die einzelnenBewerber alle diejenigen Folgeaktivitäten durch (z.B. Gesamtstatus ändern, VorgangEinladung Interview und Termin Interview anlegen), die der betreffende Status derVakanzzuordnung erfordert.

Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützung der Entscheidungsfindung:Beispiel [Seite 136]

Siehe auch:Bewerberauswahl treffen [Seite 137]


Unterstützung der Entscheidungsfindung: Beispiel

136 April 2001

Unterstützung der Entscheidungsfindung: BeispielAusgangssituation:

Eine Vakanz für eine Sekretärin ist zu besetzen. Die Vakanz wird von einemFachverantwortlichen betreut, der über die fachliche Eignung der Bewerber entscheidet. DerVakanz ist auch ein Personalreferent zugeordnet, der die organisatorischen Aktivitäten imRahmen der Bewerbungen durchführt. Für die Vakanz liegen bereits zahlreiche Bewerbungenvor.

Aktivitäten des FachverantwortlichenDer Fachverantwortliche erstellt zunächst eine Liste aller Bewerber, die für die Vakanz denStatus der Vakanzzuordnung in Bearbeitung haben, die also derzeit am Auswahlprozeß für dieVakanz teilnehmen. Zu jedem Bewerber in der Liste sieht er sich dann am Bildschirm dasKurzporträt und die archivierten Bewerbungsunterlagen an. Die Entscheidung über die Eignungder Bewerber dokumentiert er jeweils durch eine Änderung des Status der Vakanzzuordnung desBewerbers. Nachdem alle Bewerber geprüft sind, hat ein Teil der Bewerber den Status derVakanzzuordnung abgelehnt, ein weiterer Teil den Status der Vakanzzuordnung zurückgestelltund ein letzter Teil den Status der Vakanzzuordnung einladen.

Folgeaktivitäten des PersonalreferentenDer Personalreferent, der für die Vakanz verantwortlich ist, führt nun die Folgeaktivitäten durch,die aus der Entscheidung resultieren: Er erstellt eine Liste aller Bewerber, die für die Vakanz denStatus der Vakanzzuordnung einladen haben. Für jeden dieser Bewerber ändert er dann auf derListe den Gesamtstatus auf einladen, um für alle Systembenutzer aufzuzeigen, daß derBewerber bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen ist. Zusätzlich verzweigt er fürjeden Bewerber – ausgehend von der Liste – zur Bearbeitung der Bewerbervorgänge. Hiermacht er ggf. Änderungen und Angaben zu den Vorgängen Termin Interview und EinladungInterview, die aufgrund des vorhandenen Status der Vakanzzuordnung automatisch angelegtworden sind.

Folgeaktivitäten des FachverantwortlichenNachdem der Fachverantwortliche die Bewerbungsgespräche geführt hat, erstellt er eine Listealler Bewerber, die für die Vakanz den Status der Vakanzzuordnung einladen haben. Er ändertdann für jeden Bewerber den Status der Vakanzzuordnung entsprechend dem Ergebnis desBewerbungsgesprächs und ggf. unter erneuter Einsicht in die Kurzporträts und der archiviertenBewerbungsunterlagen. Ein Bewerber hat nun den Status der Vakanzzuordnung Vertragangeboten, alle weiteren Bewerber haben den Status der Vakanzzuordnung abgelehnt.

Folgeaktivitäten des PersonalreferentenDer Personalreferent ändert (über die Bewerbermaßnahme Bewerber Vertrag anbieten) denGesamtstatus des ausgewählten Bewerbers in Vertrag angeboten und erstellt (über denBewerbervorgang Arbeitsvertrag) einen Arbeitsvertrag für den Bewerber.

Nachdem der Bewerber den Vertrag unterschrieben zurückgesendet hat, führt derPersonalreferent für den Bewerber die Bewerbermaßnahme Einstellung eines Bewerbersvorbereiten [Seite 123] durch.


Bewerberauswahl treffen

April 2001 137

Bewerberauswahl treffenVoraussetzungenBevor Sie eine Bewerberauswahl für eine Vakanz treffen, sollten Sie folgende Schrittedurchführen:

• Sie überprüfen, ob für die betreffende Vakanz neben den Bewerbern, die der Vakanzbereits zugeordnet sind, auch Bewerber aus dem Bewerberpool in Frage kommen.Verfahren Sie hierzu, wie in der Vorgehensweise Bewerber über frei wählbareQualifikationsprofile suchen [Seite 129] bzw. in der Vorgehensweise Bewerber überAnforderungsprofile von Planstellen suchen [Seite 132] beschrieben.

• Sie ordnen ggf. der betreffenden Vakanz geeignete Bewerber aus dem Bewerberpool zu.Verfahren Sie hierzu wie in der Vorgehensweise Bewerber aus dem Bewerberpool einerVakanz zuordnen [Seite 128] beschrieben.


Personalbeschaffung → Auswahlprozeß → Entscheidung.

Sie gelangen auf das Bild Bewerberauswahl.

2. Geben Sie im Feld Vakanz den Schlüssel der Vakanz ein, für die eine Bewerberauswahlgetroffen werden soll sowie ggf. weitere Auswahlkriterien.

3. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Bewerberauswahl.

4. Positionieren Sie den Cursor in der Ausgabeliste auf den gewünschten Bewerber undwählen Sie Kurzporträt.

Sie gelangen auf das Bild Text anzeigen, das ein Kurzporträt des ausgewähltenBewerbers anzeigt.

5. Überprüfen Sie anhand des Kurzporträts die Eignung des Bewerbers.


Sie gelangen zurück auf das Bild Bewerberauswahl.

7. Ändern Sie ggf. den Status der Vakanzzuordnung des Bewerbers.

Um den Status zu ändern auf wählen Sie

einladen Einladen

Vertrag angeboten Vertrag anbieten

zurückgestellt Zurückstellen

abgelehnt Ablehnen

in Bearbeitung In Bearb. setzen

8. Führen Sie die Schritte 4 bis 9 ggf. für weitere Bewerber aus.


Bewerberauswahl treffen

138 April 2001

ErgebnisSie haben eine Bewerberauswahl für die Vakanz getroffen.

Sie haben für bestimmte Bewerber den Status der Vakanzzuordnung geändert. Dieshat in der Regel zur Folge, daß für die betreffenden Bewerber Folgeaktivitätendurchzuführen sind.

Siehe auch:Bewerberauswahl verwalten [Seite 139]


Bewerberauswahl verwalten

April 2001 139

Bewerberauswahl verwaltenVoraussetzungenDie Vorgehensweise Bewerberauswahl treffen [Seite 137] muß durchgeführt worden sein. Derfolgende Arbeitsablauf wird exemplarisch anhand eines möglichen Status der Vakanzzuordnungdargestellt. Im folgenden wird angenommen, daß im Rahmen des ArbeitsschrittsBewerberauswahl treffen verschiedene Bewerber für eine Vakanz den Status einladen erhaltenhaben.


Personalbeschaffung → Auswahlprozeß → Administration.

Sie gelangen auf das Bild Administration des Auswahlprozesses.

2. Geben Sie im Feld Vakanz den Schlüssel der betreffenden Vakanz ein sowie im FeldStatus (Vakanz) den Wert 7.

Mit dem Wert 7 wählen Sie alle Bewerber mit dem Status der Vakanzzuordnungeinladen aus.

3. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Administration des Auswahlprozesses.

4. Positionieren Sie den Cursor in der Ausgabeliste auf einen Bewerber und wählen Sie Gesamtstatus.


5. Geben Sie im Feld Gesamtstatus den Wert 7 für einladen sowie ggf. einen Statusgrundein und wählen Sie .

Dem ausgewählten Bewerber wird der Gesamtstatus einladen sowie ein geplanterVorgang Einladung Interview und Termin Interview zugeordnet.

6. Führen Sie die Schritte 4 bis 6 so oft aus, bis allen aufgelisteten Bewerber derGesamtstatus einladen zugeordnet ist.

ErgebnisFür die ausgewählte Vakanz haben alle Bewerber mit dem Status der Vakanzzuordnungeinladen nun auch den Gesamtstatus einladen sowie einen geplanten Vorgang EinladungInterview und Termin Interview.


Personalvorauswahl

140 April 2001

PersonalvorauswahlEinsatzmöglichkeitenÜber die Personalvorauswahl treffen Sie eine Auswahl über die Bewerber, die für eine Vakanzgeeignet sind.

VoraussetzungenFür die Personalvorauswahl kommen alle Bewerber in Frage, die den Gesamtstatus inBearbeitung (z.B. aufgrund der Bearbeitung des Bewerbungseingangs [Seite 76]) oder denGesamtstats zurückgestellt (z.B. aufgrund der Verwaltung des Bewerberpools [Seite 148])haben.

Ablauf1. Sie pflegen für alle geeigneten Bewerber eine gewünschte Vakanzzuordnung. So ist

garantiert, daß alle für eine vakante Planstelle in Frage kommenden Bewerber in derPersonalauswahl [Seite 142] berücksichtigt werden können.

In der Einzelpflege stehen Ihnen hierzu folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Bearbeitung des Infotyps Vakanzzuordnung (4002)

• Bewerbermaßnahme Zusatzdaten erfassen

In der Massenverarbeitung können Sie Vakanzzuordnungen über den ReportVakanzzuord. Liste bearbeiten.

Beachten Sie, daß Sie für jeden Bewerber auch mehrere Vakanzzuordnungenanlegen können.

2. Sie legen die entsprechenden Vakanzzuordnungen an.

3. Vor der sich anschließenden Personalauswahl überprüfen Sie außerdem, ob alle Bewerberdes Bewerberpools, die den Status zurückgestellt haben, einer Vakanz zugeordnet sind.

Dazu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Bearbeitung über den Bewerberpool

Bei bestehender Integration zur Personalentwicklung zusätzlich:

• Bearbeitung über Qualifikationsprofile

• Bearbeitung über Planstellen

Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützung der Vakanzzuordnung [Seite126].

ErgebnisAlle für die Besetzung einer Vakanz möglichen Bewerber sind einer Vakanz zugeordnet. DieVorbereitungen der Personalauswahl [Seite 142] sind damit abgeschlossen.


Personalvorauswahl

April 2001 141


Personalauswahl

142 April 2001

PersonalauswahlEinsatzmöglichkeitenIn diesem Prozeß entscheiden Sie darüber, welcher Bewerber eine vakante Planstelle besetzensoll. In dieser Phase des Auswahlprozesses spielt neben der Qualifikation des Bewerbers auchdas Bewerbergespräch eine wesentliche Rolle für die Entscheidungsfindung. Das Systemunterstützt Sie in folgenden Teilprozessen:

• Bearbeitung der administrativen Schritte

• Unterstützung der Entscheidungsfindung

• Verwaltung des Auswahlprozesses

VoraussetzungenAls Ergebnis der Personalvorauswahl [Seite 140] sind den in Frage kommenden Bewerbernentsprechende Vakanzen zugeordnet.

Ablauf4. Sie führen die Bewerbermaßnahme Bewerber einladen durch.

Das Standardsystem legt automatisch die beiden Bewerbervorgänge Termin Interv.(Termin Interview) und Einladung Int. (Einladung Interview) an. Dabei können Sie denTermin für das Bewerbergespräch festlegen. Mit der Bearbeitung des BewerbervorgangsEinladung Int. (Einladung Interview) rufen Sie eine entsprechendeBewerberkorrespondenz auf. Diese ist eine Mitteilung an den Bewerber über den Termindes Bewerbergesprächs.

5. Sie führen das Bewerbergespräch und ggf. ein für Ihr Unternehmen festgelegtesPersonalauswahlverfahren mit dem Bewerber durch. In dieser Phase desPersonalauswahlprozesses ist der persönliche Eindruck von dem Bewerber ein wesentlichmitbestimmender Faktor für die Entscheidungsfindung.

6. Das System unterstützt Sie bei der Entscheidungsfindung. Zusätzlich zumBewerbergespräch und zu Ihrem unternehmensindividuellen Auswahlverfahren können Sieüber das System folgende Hilfsmittel der Entscheidungsfindung aufrufen:

− Kurzporträt [Extern]

Das Kurzporträt liefert Ihnen eine zusammengefaßte Auskunft über den Bewerber.

− Bewerbungsunterlagen

Sie können außerdem die Bewerbungsunterlagen einsehen, um IhreAuswahlentscheidung zu unterstützen. Wenn Sie SAP ArchiveLink einsetzen und dieUnterlagen eingescannt sind, können Sie schnell auf die Unterlagen zugreifen.

7. Über die Administration der Auswahlprozesse [Seite 81] können Sie die administrativenSchritte, die ein Bewerber im Auswahlverfahren durchläuft, im System ablegen. Sie könnenz.B. das Auswahlergebnis für eine Vakanz im System festhalten, indem Sie dem Bewerber,den Sie einstellen möchten, den Gesamtstatus Vertrag anbieten zuteilen. Einem Bewerber,den Sie nicht einstellen möchten, können Sie entsprechend den Gesamtstatus zurückgestelltoder abgelehnt zuordnen.


Personalauswahl

April 2001 143

ErgebnisDie Personalauswahl liefert eines der folgenden Ergebnisse:

• Sie möchten einem Bewerber einen Vertrag für eine Vakanz anbieten. Sie können mitder Bearbeitung des Arbeitsvertragsangebots [Seite 144] fortfahren.

• Ein Bewerber ist für eine Vakanz zurückgestellt worden. Sie können die Rückstellungdes Bewerbers [Seite 149] ausführen.

• Ein Bewerber ist für eine Vakanz abgelehnt worden. Sie können die Ablehnung desBewerbers [Seite 150] bearbeiten.

Der vakanzbezogene Auswahlprozeß ist auch in Manager's Desktop abgebildet.Fachverantwortliche können in dieser Komponente sehr einfach auf die obenbeschriebenen Funktionen zugreifen und weitere administrative Arbeitsschritte fürBewerber veranlassen. Die Personalabteilung erfährt per automatischemMailanschluß, welche Verwaltungsaufgaben durchzuführen sind. WeitereInformationen finden Sie in der Dokumentation zu Manager's Desktop unterPersonalbeschaffung [Extern].


Bearbeitung des Arbeitsvertragsangebots

144 April 2001

Bearbeitung des ArbeitsvertragsangebotsEinsatzmöglichkeitenDer Bewerber erhält ein schriftliches Vertragsangebot. Über das System können Sie sich einenArbeitsvertrag erstellen. Sie erledigen mit Hilfe des Systems die entsprechendeBewerberkorrespondenz und bilden ggf. verschiedene administrative Schritte im System ab.

VoraussetzungenDie Personalauswahl ist abgeschlossen und einem Bewerber soll ein Arbeitsvertrag angebotenwerden.

Ablauf1. Sie führen die Bewerbermaßnahme Bewerber Vertrag anbieten durch.

Die Maßnahme bewirkt, daß der Gesamtstatus des Bewerbers auf Vertrag angebotengeändert wird und der Bewerbervorgang Vertragsangebot angelegt wird. Dies dient zumeinen der Dokumentation im System, zum anderen können Sie, wenn Sie denangelegten Bewerbervorgang bearbeiten, eine entsprechende Vorlage zurBewerberkorrespondenz im System aufrufen. Diese ist ein Begleitschreiben zumArbeitsvertrag und beinhaltet, daß Sie dem Bewerber die Übersendung desVertragsangebots mitteilen möchten.

2. Sie erstellen einen Arbeitsvertrag. Hierzu können Sie den BewerbervorgangArbeitsvertrag nutzen. Der Vorgang ist in der Standardauslieferung mit einer Textvorlageverknüpft, die als Arbeitsvertrag eingerichtet ist. Sie können den Arbeitsvertrag ggf.bearbeiten und ausdrucken.

3. Sie übermitteln den Arbeitsvertrag und ggf. das Begleitschreiben an den Bewerber.

4. Ggf. hinterlegen Sie den Ausgang des Vertragsangebotes im System, indem Sie denBewerbervorgang Ausgang Vertrag anlegen.

ErgebnisDer Bewerber erhält einen Arbeitsvertrag. Je nachdem, ob der Bewerber das Angebot annimmtoder ablehnt, fahren Sie mit folgenden Prozessen fort:

• Vorbereitung der Bewerbereinstellung [Seite 145]

• Bearbeitung der Vertragsablehnung [Seite 147]


Vorbereitung der Bewerbereinstellung

April 2001 145

Vorbereitung der BewerbereinstellungEinsatzmöglichkeitenDer Prozeß beinhaltet folgende Teilprozesse:

• Sie führen eine Bewerbermaßnahme durch, die den Gesamtstatus des Bewerbersändert.

• Sie hinterlegen den Einstellungstermin im System.

• Optional können Sie verschiedene administrative Schritte durchführen.

Beispielsweise können Sie im System hinterlegen, daß der Bewerber den Vertragangenommen hat.

• Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, folgende Infotypen innerhalb derPersonalbeschaffung zu bearbeiten:

− Infotyp Sollarbeitszeit (0007)

− Infotyp Basisbezüge (0008)

− Infotyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (0014)

− Infotyp Ergänzende Zahlung (0015)

− Infotyp Vertragsbestandteile (0016)

VoraussetzungenDie Bearbeitung des Arbeitsvertragsangebots [Seite 144] ist abgeschlossen. Einem Bewerber istein Vertragsangebot zugestellt worden. Der Bewerber hat dem Angebot zugestimmt und demUnternehmen mitgeteilt, daß er das Vertragsangebot annimmt.

Ablauf1. Sie führen die Bewerbermaßnahme Einstellung vorbereiten aus.

In der Folge der Bewerbermaßnahme ändert das System den Gesamtstatus desBewerbers auf einzustellen und legt die Bewerbervorgänge Übernahme Bew.(Übernahme Bewerber) und EinstellTermin (Einstellungstermin) an. Der VorgangEinstellTermin (Einstellungstermin) wird Ihnen dabei im Dialog angeboten.

2. Sie hinterlegen den Einstellungstermin des Bewerbers. Das Datum, das Sie im VorgangEinstellTermin eintragen, wird nach der Datenübernahme in die Personaladministrationin den Infotyp Organisatorische Zuordnung (0001) übernommen.

3. Optional können Sie die Vorgänge Genehm. Einst. (Genehmigung Einstellung) undVertrag zurück anlegen und damit im System administrative Schritte dokumentieren.

4. Sie können die genannten Infotypen bereits in der Personalbeschaffung anlegen.

Alle Angaben, die Sie innnerhalb der Personalbeschaffung in den Infotypsätzenmachen, werden bei der Übernahme von Bewerberdaten in diePersonaladministration [Seite 179] als Vorschlagswerte übernommen.


Vorbereitung der Bewerbereinstellung

146 April 2001

Wenn Sie einen Arbeitsvertrag für einen Bewerber automatisch vom Systemerstellen lassen möchten, müssen Sie die genannten Infotypen mit denentsprechenden Daten angelegt haben, da das System bei der Vertragserstellungauf diese Daten zurückgreift.

ErgebnisSie haben die Vorbereitung der Bewerbereinstellung abgeschlossen. Sie können mit derPersonalmaßnahme Übernahme der Bewerberdaten in die Personaladministration [Seite 179]fortfahren.


Bearbeitung der Vertragsablehnung

April 2001 147

Bearbeitung der VertragsablehnungEinsatzmöglichkeitenWenn ein Bewerber ein Vertragsangebot ablehnt, steht die Vakanz für einen anderen Bewerberzur Verfügung. Das System bietet Ihnen die Möglichkeit, die Vertragsablehnung im System zudokumentieren und den Bewerber für die Besetzung der Vakanz auszuschließen.

VoraussetzungenAls Ergebnis der Bearbeitung des Arbeitsvertragsangebots [Seite 144] hat der Bewerber einVertragsangebot erhalten und Ihrem Unternehmen die Ablehnung des Vertragsangebotesmitgeteilt.

Ablauf1. Sie führen eine geeignete Bewerbermaßnahme durch, um die Vertragsablehnung im System

zu dokumentieren und den Gesamtstatus des Bewerbers zu ändern. Dazu lehnen Sie denBewerber beispielsweise ab, wenn dieser an einem Arbeitsverhältnis in Ihrem Unternehmennicht (mehr) interessiert ist oder stellen den Bewerber entsprechend zurück bzw. setzen ihnwieder in Bearbeitung. Sie können eine der folgenden Bewerbermaßnahmen durchführen:

– Bewerber lehnt Angebot ab

– Bewerber in Bearbeitung setzen

– Bewerber zurückstellen

2. Das System ändert entsprechend der gewählten Bewerbermaßnahme den Gesamtstatusdes Bewerbers.

3. Sie überprüfen, welche weiteren Bewerber der Vakanz zugeordnet sind und welchem dieserBewerber ein Arbeitsvertrag für die Vakanz angeboten werden soll.

ErgebnisMit der Bearbeitung der Vertragsablehnung haben Sie die Ablehnung des Bewerbers im Systemdokumentiert und einen weiteren Bewerber für die zu besetzende Vakanz bestimmt. Fahren Siefür diesen Bewerber mit der Bearbeitung des Arbeitsvertragsangebots [Seite 144] fort.


Verwaltung des Bewerberpools

148 April 2001

Verwaltung des BewerberpoolsEinsatzmöglichkeitenDer Personalsachbearbeiter überprüft in regelmäßigen Abständen die Bewerber, die sich inBearbeitung befinden oder zurückgestellt worden sind. Er entscheidet, ob die jeweiligenBewerber weiterhin für das Unternehmen von Interesse sind. Der Bewerberpool umfaßt alleBewerber, die den Status zurückgestellt haben.

VoraussetzungenDer Prozeß setzt voraus, daß Sie den Bewerberpool aktualisieren, d.h. Bewerber mit demGesamtstatus zurückgestellt wieder in den Gesamtauswahlprozeß oder einen vakanzbezogenenAuswahlprozeß einbeziehen möchten.

Ablauf1. Sie beschaffen Informationen über den Personalbedarf. Hierzu werten Sie die Vakanzen aus,

die zu besetzen sind.

2. Sie verschaffen sich einen Überblick über die Bewerber mit dem Gesamtstatuszurückgestellt.

3. Sie bestimmen die Bewerber, die Sie an dem globalen oder einem vakanzbezogenenAuswahlprozeß teilnehmen lassen möchten.

4. Sie ordnen die Bewerber, die sich für die Besetzung von Vakanzen eignen, denentsprechenden Vakanzen zu.

ErgebnisDieser Prozeß liefert eine der folgenden Entscheidungen:

• Sie möchten Bewerber aus dem Bewerberpool in den globalen Auswahlprozeßeinbeziehen und setzen diese Bewerber daher in Bearbeitung. Die Bewerber haben nunden Gesamtstatus in Bearbeitung. Sie können Ihre Bearbeitung nun fortsetzen mit derPersonalauswahl [Seite 142]. In diesem Prozeß verteilen sie Bewerber auf geeigneteVakanzen, indem Sie entsprechende Vakanzzuordnungen pflegen.

• Sie möchten Bewerber an vakanzbezogenen Auswahlprozessen teilnehmen lassen undordnen geeignete Bewerber den entsprechenden Vakanzen zu. Sie können dazu einenBewerber direkt aus dem Bewerberpool einer Vakanz zuordnen.

• Sie möchten einen Bewerber ablehnen. Sie können nun fortfahren mit der Ablehnungdes Bewerbers [Seite 150].

Siehe auch:Bearbeitung des Bewerberstatus [Seite 106]

Vakanzzuordnungen (Report RPAPL003) [Seite 207]

Pflege der Vakanzzuordnungen (Report RPAPUT00) [Seite 108]


Rückstellung des Bewerbers

April 2001 149

Rückstellung des BewerbersEinsatzmöglichkeitenDie Rückstellung eines Bewerbers erfolgt dann, wenn ein Bewerber für das Unternehmengeeignet erscheint, aber zur Zeit der Bewerbung in Ihrem Unternehmen keine vakante Planstellefür den Bewerber zur Verfügung steht. Mit der Rückstellung des Bewerbers können Sie denBewerber für zukünftige Vakanzen im System verfügbar halten. Das System bietet Ihnenaußerdem die Möglichkeit, mit der Rückstellung des Bewerbers verbundeneBewerberkorrespondenz zu erledigen.

VoraussetzungenIn Ihrem Unternehmen ist keine oder keine geeignete Vakanz für den Bewerber vorhanden. DerBewerber ist aufgrund seiner Qualifikationen insgesamt für Ihr Unternehmen geeignet.

Ablauf1. Sie führen die Bewerbermaßnahme Bewerber zurückstellen aus.

Die Maßnahme bewirkt, daß der Gesamtstatus des Bewerbers automatisch aufzurückgestellt geändert und der Bewerbervorgang Rückstellung angelegt wird. Damitwird im System dokumentiert, daß der Bewerber zurückgestellt wurde. Wenn Sie denBewerbervorgang Rückstellung ausführen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, dieentsprechende Vorlage zur Bewerberkorrespondenz im System aufzurufen. Diese ist einRückstellungsbescheid, den Sie dem Bewerber zusenden können.

2. Ggf. übermitteln Sie den Rückstellungsbescheid an den Bewerber.

ErgebnisSie haben den Bewerber zurückgestellt und die Bewerberkorrespondenz angelegt bzw. bereitserledigt. Der Bewerber steht für die Besetzung vakanter Planstellen weiterhin zur Verfügung.Zurückgestellte Bewerber können Sie über die Verwaltung des Bewerberpools [Seite 148]bearbeiten.


Ablehnung des Bewerbers

150 April 2001

Ablehnung des BewerbersEinsatzmöglichkeitenDie Ablehnung eines Bewerbers führen Sie durch, wenn der Bewerber sowohl fürausgeschriebene Vakanzen als auch prinzipiell für Ihr Unternehmen nicht geeignet ist. In diesemProzeß können Sie zusätzlich die entsprechende Bewerberkorrespondenz erledigen, d.h. für denBewerber ein Ablehnungsschreiben erstellen.

VoraussetzungenDie Personalvorauswahl [Seite 140] oder die Personalauswahl [Seite 142] sind abgeschlossen.Der Bewerber erfüllt die Anforderungen an eine Vakanz oder an Ihr Unternehmen nicht bzw. istweniger geeignet als andere Bewerber.

Ablauf1. Sie führen die Bewerbermaßnahme Bewerber ablehnen durch.

Die Maßnahme bewirkt, daß der Gesamtstatus des Bewerbers auf abgelehnt geändertund der Bewerbervorgang Ablehnungsschr. angelegt wird. Damit wird im Systemdokumentiert, daß der Bewerber abgelehnt ist. Wenn Sie den BewerbervorgangAblehnungsschr. ausführen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, einAblehnungsschreiben zu erstellen.

2. Sie senden den Ablehnungsbescheid an den Bewerber.

ErgebnisMit der Ablehnung des Bewerbers haben Sie die Anzahl der Bewerber für eine Vakanz oder fürIhr Unternehmen insgesamt eingeschränkt. Dabei haben Sie die Wahl, die Bewerberdaten einesabgelehnten Bewerbers im System zu erhalten oder zu löschen. Wie Sie Bewerberdatenlöschen, lesen Sie unter Bewerber löschen [Seite 75].


Abwicklung der Bewerberkorrespondenz

April 2001 151

Abwicklung der BewerberkorrespondenzVerwendungMit der Komponente Personalbeschaffung können Sie alle Briefe und Dokumente (z.B.Eingangsbestätigungen, Einladungen zum Interview, Mitteilung eines Vertragsangebots), die imRahmen der Bewerberkorrespondenz benötigt werden, über SAPscript oder Microsoft Wordautomatisiert erstellen. Automatisiertes Erstellen bedeutet:

• Standardbriefe für einen Bewerber müssen Sie nicht erfassen. Sie ordnen sie lediglichdem Bewerber zu und drucken den Brief aus.

• Individuelle Briefe für einen Bewerber erstellen Sie, indem Sie Änderungen imStandardbrief vornehmen.

Sie können die Bewerberbriefe bequem als Fax oder E-Mail direkt aus dem R/3-Systemversenden. Siehe Abwicklung der Bewerberkorrespondenz über Fax oder E-Mail (SAPconnect)[Seite 175].

IntegrationDie Erstellung der Bewerberkorrespondenz erfolgt über die Bewerbervorgänge. Zu jedemBewerbervorgang, zu dem ein Brief/Dokument an den Bewerber versendet werden soll (z.B.Ausgang der Eingangsbestätigung), werden bei der Systemeinrichtung ein oder mehrerefirmenspezifische Standardschreiben/-dokumente (Textvorlagen) mit entsprechenden Variablenfür die Bewerberdaten über SAPscript oder Microsoft Word angelegt. Soll ein Bewerber einenStandardbrief erhalten, so müssen Sie dem Bewerber einen entsprechenden Bewerbervorgangzuordnen. Über diesen Vorgang können Sie die entsprechende Korrespondenz aufrufen undabwickeln. Der Brief für den Bewerber kann anschließend direkt angezeigt oder gedrucktwerden. Die persönlichen Daten des Bewerbers werden dabei automatisch in den Standardbriefeingefügt.

Soll ein Bewerber einen individuellen Brief erhalten, müssen Sie ihm ebenfalls einen passendenBewerbervorgang zuordnen. Diesen müssen Sie als geplanten Vorgang anlegen. Aus demBewerbervorgang rufen Sie die Standardvorlage vor. In diese werden dann automatisch diepersönlichen Daten des Bewerbers geschrieben. Um einen individuellen Brief zu erstellen,ändern Sie den Standardbrief über SAPscript oder Microsoft Word. Für eine Briefänderungstehen Ihnen bei Verwendung von Microsoft Word alle Variablen für die Bewerberdaten(Seriendruckfelder) zur Verfügung, die im System verfügbar sind. Die Variablen werden beimEinbinden in den Brieftext durch die Daten des Bewerbers ersetzt. Jeder individuelleBewerberbrief wird direkt beim Bewerber gespeichert. Der Brief kann jederzeit angezeigt undgedruckt werden. Sie können die Änderungen im Standardbrief jederzeit wieder rückgängigmachen.

FunktionsumfangAlle Briefe oder Dokumente an die Bewerber können entweder einzeln über den zugehörigenVorgang oder zusammen mit weiteren Briefen in der Massenverarbeitung ausgegeben werden.Ein Brief wird bei der Massenverarbeitung berücksichtigt, wenn im zugehörigen Vorgang dasKennzeichen für Wiederkehrende Arbeiten gesetzt ist.

Sie können das System so einrichten, daß beim Durchführen einer Bewerbermaßnahme (z.B.Ersterfassung Grunddaten) automatisch ein entsprechender Vorgang (z.B. Ausgang der


Abwicklung der Bewerberkorrespondenz

152 April 2001

Eingangsbestätigung) angelegt und das Kennzeichen für Wiederkehrende Arbeiten gesetzt wird.Diese Möglichkeit vereinfacht und beschleunigt die Erstellung der Bewerberkorrespondenz.

Siehe auch:Erstellen von Bewerberbriefen [Seite 154]

Wiederkehrende Arbeiten [Seite 153]


Wiederkehrende Arbeiten

April 2001 153

Wiederkehrende ArbeitenVerwendungDruck und Versand von Briefen per Fax bzw. E-Mail in der Massenverarbeitung und dieÜbernahme von Bewerberdaten in die Personaladministration erfolgen über dieWiederkehrenden Arbeiten. Die Wiederkehrenden Arbeiten umfassen verschiedene Reports.Diese Reports werden nach einem zweistufigen Konzept eingesetzt: Für jede Aufgabe(Briefdruck, Datenübernahme) wird zunächst ein Report ausgeführt, der die Aufgabe selbstdurchführt. Die Durchführung dieses Reports kann beliebig oft wiederholt werden, und auch imTestmodus erfolgen. Nach erfolgreicher Durchführung der Aufgabe werden dann mit einemzweiten Report die entsprechenden geplanten Vorgänge für die Aufgaben auf erledigt gesetzt.Die betreffenden Vorgänge sind damit abgeschlossen und werden beim nächsten Briefdruckbzw. bei der nächsten Datenübernahme nicht mehr selektiert. Das Zwei-Stufen-Konzept derWiederkehrenden Arbeiten bietet damit den Vorteil, daß ein Briefdruck bzw. eineDatenübernahme sooft durchgeführt werden kann, bis er bzw. sie erfolgreich verlaufen ist.

Siehe auch:Ausgabe von Briefen in der Massenverarbeitung [Seite 165]

Abwicklung der Bewerberkorrespondenz über Fax oder E-Mail (SAPconnect) [Seite 175]

Durchführung der Datenübernahme [Seite 181]

Geplante Bewerbervorgänge auf erledigt setzen [Seite 189]


Erstellen von Bewerberbriefen

154 April 2001

Erstellen von BewerberbriefenVerwendungSie haben folgende Möglichkeiten, einen Bewerberbrief zu erstellen:

• Sie können für den Bewerber einen Standardbrief wählen, den Sie dem Bewerber überden entsprechenden Bewerbervorgang zuordnen. Die persönlichen Daten desBewerbers werden bei Anzeige oder Druck des Briefes automatisch in den Standardbriefeingefügt.

• Sie können für den Bewerber einen individuellen Brief erstellen. In diesem Fall ordnenSie über den entsprechenden Bewerbervorgang dem Bewerber einen Standardbrief zuund ändern diesen mit der SAP-Textverarbeitung oder Microsoft Word speziell für denBewerber ab. Der individuelle Brief wird direkt beim Bewerber gespeichert. Diepersönlichen Daten des Bewerbers werden bei Anzeige oder Druck des Briefesautomatisch in den Standardbrief eingefügt.

Wenn Sie für einen Bewerber einen individuellen Brief erstellt haben, können Sie diesen Briefjederzeit löschen und gleichzeitig den zugeordneten Standardbrief für den Bewerberzurückholen.


Standardbrief zu einem Bewerbervorgang anlegen

April 2001 155

Standardbrief zu einem Bewerbervorgang anlegenVorgehensweise





3. Markieren Sie den gewünschten Vorgang.

Sie können den Vorgang als geplanten oder als erledigten Vorgang anlegen.

Um den Vorgang anzulegenals

wählen Sie Sie gelangen auf das Bild

geplanten Vorgang Bearbeiten → Gepl. Vorganganlegen

Geplanten Vorgang anlegen

erledigten Vorgang Bearbeiten → Erld. Vorganganlegen

Erledigten Vorgang anlegen

4. Geben Sie im Feld Vorgangsart den gewünschten Vorgang an.

5. Geben Sie im Feld Ausführung den gewünschten Ausführungstermin an.

6. Geben Sie im Feld Textvorlage den gewünschten Standardtext an.

a) Um eine Übersicht aller Textvorlagen zu erhalten, rufen Sie im Feld Textvorlage dieEingabehilfe auf.

Sie gelangen auf das Bild Suche nach Standardtexten.

b) Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Suche nach Standardtexten.

Um eine Voransicht der Standardtexte zu erhalten, positionieren Sie den Cursor aufden gewünschten Eintrag und wählen .

c) Um eine Textvorlage auszuwählen, markieren Sie die gewünschte Textvorlage undwählen .

Sie gelangen zurück auf das Dialogfenster Geplanten bzw. Erledigten Vorgang anlegen.

7. Markieren Sie ggf. Mail senden.

Je nach angelegtem Vorgang wird automatisch ein Mail zum angelegten Vorgang an denentsprechenden Verantwortlichen oder Sachbearbeiter geschickt.

8. Markieren Sie ggf. Wiederkehrende Arbeiten, wenn Sie den zugeordneten Standardbriefin der Massenverarbeitung ausdrucken möchten.

9. Wählen Sie .


Standardbrief zu einem Bewerbervorgang anlegen

156 April 2001

Sie gelangen wieder auf das Bild Bewerbervorgänge pflegen.

10. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben einen Standardbrief angelegt.


Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang erstellen

April 2001 157

Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang erstellenVoraussetzungenSie können einen individuellen Brief für einen Bewerber sowohl direkt beim Anlegen desentsprechenden Bewerbervorgangs erstellen als auch zu jedem späteren Zeitpunkt. Die einzigeVoraussetzung ist, daß der betreffende Bewerbervorgang den Status geplant besitzt. In dieserVorgehensweise wird vorausgesetzt, daß für den Bewerber bereits ein geplanterBewerbervorgang mit entsprechendem Standardbrief vorhanden ist.






3. Markieren Sie den gewünschten Vorgang und wählen Sie Vorgang.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Geplanten Vorgang ändern.

4. Wählen Sie Brief.

Sie gelangen auf das Bild Bewerberkorrespondenz ändern: <Textname> Sprache DE.Ihnen wird eine Kopie des Standardbriefs angezeigt.

5. Ändern Sie den Brieftext.

6. Wählen Sie .



Das System hat das Kennzeichen Brief geändert automatisch gesetzt.

8. Wählen Sie .


9. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben einen individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang erstellt.

Siehe auch:Standardbrief zu einem Bewerbervorgang eines Bewerbers zurückholen [Seite 161]


Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang erstellen

158 April 2001


Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang mit Microsoft Word erstellen

April 2001 159

Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang mitMicrosoft Word erstellenVoraussetzungenSie können einen individuellen Brief für einen Bewerber sowohl direkt beim Anlegen desentsprechenden Bewerbervorgangs erstellen als auch zu jedem späteren Zeitpunkt. Die einzigeVoraussetzung ist, daß der betreffende Bewerbervorgang den Status geplant besitzt. In dieserVorgehensweise wird vorausgesetzt, daß für den Bewerber bereits ein geplanterBewerbervorgang mit entsprechendem Standardbrief vorhanden ist.








4. Wählen Sie Brief.

Microsoft Word wird gestartet, und Ihnen wird eine Kopie des Standardbriefs angezeigt.

5. Ändern Sie den Brieftext.

Über Seriendruckfeld einfügen haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Variablen fürBewerberdaten in den individuellen Bewerberbrief einzubinden.

6. Sichern Sie den geänderten Bewerberbrief, indem Sie Datei → Schließen undzurückkehren zum R/3 wählen.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Bewerberkorrespondenz.

Wenn Sie in Microsoft Word Datei → Speichern bzw. Datei → Speichern unterwählen, wird der Brief nur lokal auf Ihrem PC gespeichert und nicht im R/3-System.

7. Wählen Sie Ja, um den geänderten Bewerberbrief zu sichern.

Sie gelangen auf das Fenster Geplanten Vorgang ändern.

Das Feld Brief geändert ist markiert.

8. Wählen Sie .



Individuellen Brief zu einem Bewerbervorgang mit Microsoft Word erstellen

160 April 2001

9. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben einen individuellen Brief für einen Bewerber zum geplanten Bewerbervorgang erstellt.

Siehe auch:Standardbrief zu einem Bewerbervorgang eines Bewerbers zurückholen [Seite 161]


Standardbrief zu einem Bewerbervorgang zurückholen

April 2001 161

Standardbrief zu einem Bewerbervorgang zurückholenVorgehensweise



2. Geben Sie die gewünschte Bewerbernummer in und wählen Sie .




4. Wählen Sie Briefänderung.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Brief löschen.

5. Wählen Sie Ja.

Die Briefänderung wird zurückgenommen. Sie gelangen wieder zurück auf dasDialogfenster Geplanten Vorgang ändern.

6. Wählen Sie .


7. Wählen Sie .

ErgebnisSie haben den Standardbrief zu einem geplanten Bewerbervorgang zurückgeholt.


Brief zu einem Bewerbervorgang drucken

162 April 2001

Brief zu einem Bewerbervorgang druckenVorgehensweise






Sie gelangen auf das Dialogfenster Geplanten Vorgang ändern bzw. Erledigten Vorgangändern.

4. Wählen Sie Brief drucken.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Drucken.


– Um den Brief sofort auszudrucken, markieren Sie Sofort ausgeben.

– Um einen Spool-Auftrag zu erzeugen, wählen Sie Neuer Spool-Auftrag.

6. Wählen Sie Drucken.

ErgebnisDer Brief wird gedruckt bzw. in die Spool-Datei geschrieben, von wo er gedruckt werden kann.


Etiketten drucken (Report RPAPRT06)

April 2001 163

Etiketten drucken (Report RPAPRT06)VerwendungMit diesem Report können Sie Etiketten zum Versenden der Bewerberbriefe drucken.

VoraussetzungenUm die Etiketten ausdrucken zu können, müssen Sie zuvor Bewerberbriefe über dieWiederkehrenden Arbeiten ausgedruckt haben.

FunktionsumfangDiesen Bericht finden Sie in der Anwendung Personalbeschaffung, indem Sie vom Bild SAPEasy Access aus Personal → Personalmanagement → Personalbeschaffung →Bewerbervorgang → Briefe drucken → Etiketten drucken wählen.

Der Report erzeugt zunächst eine Ausgabeliste, die Ihnen entsprechend der gewähltenSelektionskriterien Bewerber anzeigt. Von der Liste aus können Sie Etiketten drucken.




Unter weitere Angaben können Sie mit einer Eingabe im Feld Letzter Änderer des Vorgangs denletzten Bearbeiter als Selektionskriterium heranziehen.



Etiketten drucken1. Markieren Sie in der Ausgabeliste die Bewerber, für die Sie Etiketten ausdrucken möchten,

und wählen Sie Etiketten drucken.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Etikettendruck für die Bewerberkorrespondenz.

2. Hinterlegen Sie die nötigen Angaben für die Drucksteuerung und wählen Sie .


Etiketten drucken (Report RPAPRT06)

164 April 2001

Wenn Sie für die Drucksteuerung MS Word markieren, werden die Etiketten direktausgedruckt.

Wenn Sie Über Liste drucken wählen, gelangen Sie auf das Bild Druckparameter.Hinterlegen Sie hier die nötigen Eingaben und wählen Sie Weiter.

3. Sie gelangen auf das Bild Etikettendruck für die Bewerberkorrespondenz, in dem Ihnenangezeigt wird, wie viele Etiketten das System gedruckt hat.

BeispielAm Ende eines Auswahlverfahrens möchten Sie den Bewerbern, die nicht für dieausgeschriebene Vakanz in Frage kommen, die Bewerbungsunterlagen zurücksenden. Siemüssen für das Versenden der umfangreichen Originalunterlagen entsprechend großeBriefumschläge verwenden und wollen diese mit Adreßaufklebern versehen.

Sie geben im Reportselektionsbild im Feld Ausschreibung die entsprechendeAusschreibungsnummer ein. Sie führen den Report aus. Die selektierten Bewerbungen werdenIhnen in der Ausgabeliste angezeigt. Sie markieren alle Bewerber, denen die Unterlagenzurückgesendet werden sollen, und drucken die Etiketten nach der oben beschriebenenVorgehensweise aus.


Ausgabe von Briefen in der Massenverarbeitung

April 2001 165

Ausgabe von Briefen in der MassenverarbeitungVerwendungÜber die Wiederkehrenden Arbeiten können Sie Briefe drucken oder als Fax oder E-Mail in derMassenverarbeitung versenden. Die Wiederkehrenden Arbeiten umfassen verschiedeneReports, die nach einem zweistufigen Konzept eingesetzt werden: Zunächst wird mit Hilfe einesReports der Briefdruck selbst durchgeführt. Anschließend werden mit Hilfe eines weiterenReports die geplanten Bewerbervorgänge auf erledigt gesetzt.

Ergeben sich bei einem Briefdruck Probleme, können Sie den Briefdruck beliebig oftwiederholen.

Siehe auch:Bewerberbrief als Fax oder E-Mail versenden [Seite 177]


Briefe über Wiederkehrende Arbeiten ausgeben

166 April 2001

Briefe über Wiederkehrende Arbeiten ausgebenVoraussetzungenFür jeden Brief, der in der Massenverarbeitung ausgegeben werden soll, muß im zugehörigenBewerbervorgang das Feld Wiederkehrende Arbeiten markiert sein.


Personalbeschaffung → Bewerbervorgang →→→→ Drucken Briefe →→→→ Ausführen.

Sie gelangen auf das Bild Wiederkehrende Arbeiten: Drucken von Briefen (SAPscript)bzw. Wiederkehrende Arbeiten: Drucken von Briefen (Microsoft Word).

2. Geben Sie bei Bedarf Auswahlkriterien ein.

Um spätere Fehler bei der automatischen Änderung des Status von geplant auferledigt zu vermeiden, sollten Sie Auswahlkriterien nicht manuell eingeben, sonderneine Variante verwenden.

Wenn Sie das Feld Test markieren, werden die Briefe nur am Bildschirmausgegeben.

3. Wählen Sie .

ErgebnisDie Briefe werden ausgegeben.


Ausgabe von Briefen über Wiederkehrende Arbeiten wiederholen

April 2001 167

Ausgabe von Briefen über Wiederkehrende ArbeitenwiederholenVoraussetzungenTreten bei der Ausgabe von Briefen in der Massenverarbeitung Schwierigkeiten auf, so daß einTeil der Briefe oder sogar alle Briefe nicht gedruckt werden können, muß die Ausgabe wiederholtwerden. Die Vorgehensweise ist abhängig davon, ob die Bewerber, für die die Briefe gedrucktwerden sollten, in der Fehlerliste erscheinen:

Briefe wurden nicht gedruckt. Die betreffenden Bewerber stehen in derFehlerliste (R/3-Problem)

1. Beheben Sie den Fehler.

2. Führen Sie den Arbeitsablauf Briefe über Wiederkehrende Arbeiten ausgeben [Seite 166]erneut durch.

Auf dem Bild Wiederkehrende Arbeiten: Drucken von Briefen müssen Sie dieselbenAuswahlkriterien wie bei der ersten Durchführung des Arbeitsablaufs eingeben.

Briefe wurden nicht gedruckt. Die betreffenden Bewerber stehen nicht in derFehlerliste (Druckerproblem)

1. Führen Sie zunächst den Arbeitsablauf Geplante Vorgänge nach dem Druck von Briefenauf erledigt setzen [Seite 170] für alle Bewerbervorgänge durch, für die die Briefe korrektausgegeben worden sind.

2. Nachdem Sie den Fehler behoben haben, führen Sie den Arbeitsablauf Briefe überWiederkehrende Arbeiten ausgeben [Seite 166] erneut durch. Markieren Sie dabei aufdem Bild Wiederkehrende Arbeiten: Drucken von Briefen das Feld Wiederholung.

Auf dem Bild Wiederkehrende Arbeiten: Drucken von Briefen müssen Sie dieselbenAuswahlkriterien wie bei der ersten Durchführung des Arbeitsablaufs eingeben.


Vorgänge erledigen nach Druck (Report RPAPRT02)

168 April 2001

Vorgänge erledigen nach Druck (Report RPAPRT02)VerwendungMit diesem Report können Sie Bewerbervorgänge auf erledigt setzen, nachdem SieBewerberbriefe gedruckt haben. Wenn Sie die Bewerbervorgänge nach dem Briefdruck auferledigt setzen, werden für diese Vorgänge beim erneuten Briefdruck keine Briefe mehrausgegeben.

Dieser Report bietet Ihnen den Vorteil, daß Sie ohne Angabe von Selektionskriterien eine Listeüber Bewerber erhalten, für die Bewerberbriefe bereits gedruckt wurden.

VoraussetzungenUm die Vorgänge erledigen zu können, müssen Sie zuvor Bewerberbriefe über dieWiederkehrenden Arbeiten ausgedruckt haben.

Wie Sie Briefe über Wiederkehrende Aufgaben ausdrucken, lesen Sie unter Briefe überWiederkehrende Arbeiten ausgeben [Seite 166].

FunktionsumfangSie finden diesen Report in der Anwendung Personalbeschaffung, indem Sie vom Bild SAP EasyAccess aus Personal → Personalmanagement → Personalbeschaffung → Bewerbervorgang →Briefe drucken → Vorgänge erledigen wählen.

Der Report erzeugt zunächst eine Ausgabeliste, die Ihnen Bewerber mit ihrenBewerbervorgängen anzeigt. Von der Liste aus können Sie Bewerbervorgänge auf erledigtsetzen.






• PRf (Personalreferent)

• Letzter Änd. (Letzter Änderer)

• Name des Bewerbers

• Vorgang


Vorgänge erledigen nach Druck (Report RPAPRT02)

April 2001 169

AktivitätenUm Vorgänge zu erledigen, markieren Sie in der Ausgabeliste die Bewerber, für die Sie dieVorgänge auf erledigt setzen möchten, und wählen Vorg. erledigen. Sie gelangen auf das BildVorgänge erledigen nach Druck. In diesem Bild zeigt Ihnen das System die Anzahl derbearbeiteten Bewerber und die Anzahl der bearbeiteten Vorgänge an.

Wenn Sie für alle Bewerber die Vorgänge gleichzeitig erledigen möchten, markierenSie zunächst alle Bewerber und wählen dann Vorg. erledigen. Um alle Bewerbergleichzeitig zu markieren, wählen Sie .


Geplante Vorgänge nach dem Druck von Briefen auf erledigt setzen

170 April 2001

Geplante Vorgänge nach dem Druck von Briefen auferledigt setzen

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerbervorgang →→→→ Drucken Briefe →→→→ Vorgänge erledigen.

Sie gelangen auf das Bild Wiederkehrende Arbeiten: Erledigen Vorgänge nach Druck.

2. Wählen Sie dieselben Briefe (Variante) aus, wie in der Vorgehensweise Briefe überWiederkehrende Arbeiten ausgeben [Seite 166].

3. Geben Sie die Auswahlkriterien ein, die Sie bei der Durchführung des ArbeitsablaufsBriefe in der Massenverarbeitung ausgeben auf dem Auswahlbild eingegeben haben.

4. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Wiederkehrende Arbeiten: Erledigen Vorgänge nach Druck.

5. Markieren Sie alle Vorgänge, die auf erledigt gesetzt werden sollen.

6. Wählen Sie Vorgang erledigen.

ErgebnisAlle markierten Bewerbervorgänge sind auf erledigt gesetzt worden.


Anrufen eines Bewerbers über SAPphone

April 2001 171

Anrufen eines Bewerbers über SAPphoneVerwendungMit dieser Funktion können Sie einen Bewerber direkt aus der Bearbeitung derBewerberstammdaten anrufen. So werden Suchen und manuelles Wählen der Telefonnummerdes Bewerbers durch wenige Mausklicks ersetzt.

VoraussetzungenBevor Sie diese Funktion nutzen können, müssen mandantenweite, arbeitsplatzspezifische undbenutzerspezifische Einstellungen vorgenommen werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation der Basis unter BC - Basis → BC -SAPphone → Telefonintegration mit SAPphone.

FunktionsumfangDer Anruf beim Bewerber wird über das SAPphone-Dialogfenster

• gestartet

• beendet

• weiterverarbeitet

Das SAPphone-Dialogfenster in der Personalbeschaffung bietet folgende Funktionen:

• Wählen

Die Funktion Wählen leitet den Anruf ein. Die Telefonnummer wird an das Telefonsystemweitergegeben, um eine Verbindung zwischen Ihrem Apparat und der Telefonnummerdes Bewerbers herzustellen. Ob der Anruf am anderen Ende abgenommen wird oderbesetzt ist, können Sie nur am Telefon direkt feststellen.

• Wählen und Schließen

Die Funktion Wählen und Schließen leitet wie oben den Anruf ein, direkt danach wirdjedoch das Dialogfenster geschlossen. Es ist dann nicht mehr möglich, aus demDialogfenster heraus z.B. Notizen anzulegen oder das Gespräch zu beenden.

• Notiz

Mit dieser Funktion Notiz können Sie SAPoffice-Dokumente anlegen und in eine Mappeablegen. Nach Auswahl der Mappe können Sie ein Dokument anlegen und den Texteingeben. Wenn Sie das Dokument ablegen, wird der Anruf an das Dokument gekoppelt,d.h. Sie können den Anruf auch aus dem Dokument heraus durch Auswahl derentsprechenden Anlage starten.

Diese Funktion kann auch während eines laufenden Gesprächs ausgeführt werden; derAnruf wird dadurch nicht beeinflußt.

• Anwendung starten

Mit Anwendung starten aktivieren Sie Aufgaben (Einzelschritte oder Workflow), die fürden SAPphone-Ausgang geeignet sind und so gekennzeichnet worden sind. DieAufgaben können die Daten übernehmen, die auf dem Dialogfenster verfügbar sind und


Anrufen eines Bewerbers über SAPphone

172 April 2001

z.B. zur Nachbereitung eines Anrufs verwendet werden. Sie erhalten eine Liste dergeeigneten Aufgaben, zu deren Ausführung Sie berechtigt sind.

• Auffrischen

Hiermit können Sie den Inhalt des Dialogfensters eventuellen Änderungen derTelefonnummer oder des Länderkennzeichens anpassen.

• Schließen

Hiermit verlassen Sie das Dialogfenster. Ein vorher eingeleiteter Wählvorgang oder einGespräch wird nicht unterbrochen, angelegte Notizen werden nicht gelöscht.

AktivitätenIn der Pflege der Bewerberstammdaten rufen Sie die Funktion Bewerber anrufen auf.

Das System öffnet das SAPphone-Dialogfenster, in dem der Anruf gestartet, beendet und weiterbearbeitet werden kann. Die Daten des Bewerbers werden in das Dialogfenster übernommen, sodaß Sie die Telefonnummer des Anzurufenden nicht aus den Stammdaten suchen und eintippenmüssen.

Weitere Informationen über SAPphone finden Sie in der Dokumentation der Basis unter BC -Basis → BC - SAPphone → Telefonintegration mit SAPphone.

Siehe auch:Bewerber anrufen [Seite 173]


Bewerber anrufen

April 2001 173

Bewerber anrufenVoraussetzungenBevor Sie diese Funktion ausführen können, müssen mandantenweite, arbeitsplatzspezifischeund benutzerspezifische Einstellungen vorgenommen werden.

Weitere Informationen finden Sie in der SAP Bibliothek unter Basis → Basis Services /Kommunikationsschnittstelle (BC-SRV) → Kommunikationsschnittstelle (BC-SRV-COM) → -SAPphone → Telefonintegration mit SAPphone [Extern].





3. Wählen Sie Hilfsfunktionen → Bewerber anrufen.

Sie gelangen auf ein Dialogfenster mit den Telefonnummern des Bewerbers.

4. Wählen Sie die gewünschte Telefonnummer aus.

5. Wählen Sie Wählen.

Die Funktion Wählen ist nur dann aktiv, wenn die entsprechendenarbeitsplatzspezifischen Einstellungen vorgenommen worden sind.

Sie gelangen auf das SAPphone-Dialogfenster mit der ausgewählten Telefonnummer,Länderkennzeichen, Name, Firma und Bemerkungen.

Überprüfen Sie, ob in dem Feld neben der Telefonnummer die Nummer korrektformatiert ist, d.h., ob die Ortskennzahl richtig erkannt worden ist und die Ziffern fürdie Amtsholung bei externen Anrufen hinzugefügt worden sind. Diese Nummer kannhier nicht von Hand geändert werden. Wenn trotz korrekter Telefonnummer undLänderkennzeichen die Nummernanpassung fehlerhaft ist, müssen Sie dieNummernänderungen in den mandantenweiten Einstellungen überprüfen.

6. Wählen Sie Wählen.

Die angegebene Telefonnummer des Bewerbers wird vom System angewählt.

Wenn die Funktion Wählen erfolgreich ausgeführt worden ist, wird direkt neben Wählenund Schließen die Funktion Auflegen angezeigt, mit der Sie den aktuellen Anruf beendetkönnen. Sie können den Anruf auch durch Auflegen des Telefonhörers beenden. Siekönnen ihn wie jeden anderen Anruf am Telefon weiterleiten, auf Halten setzen usw.


Bewerber anrufen

174 April 2001

Weitere Informationen zu den Funktionen des SAPphone-Dialogfensters erhalten Sieim Abschnitt Anrufen eines Bewerbers über SAPphone [Seite 171] unterFunktionsumfang.

ErgebnisSie haben einen Bewerber über das R/3-System aus der Pflege der Bewerberstammdatenangerufen.


Abwicklung der Bewerberkorrespondenz über Fax oder E-Mail (SAPconnect)

April 2001 175

Abwicklung der Bewerberkorrespondenz über Fax oderE-Mail (SAPconnect)VerwendungMit dieser Funktion können Sie Bewerberbriefe an einen oder mehrere Bewerber in derMassenverarbeitung als Fax bzw. E-Mail direkt aus dem R/3-System senden.

VoraussetzungenBevor Sie diese Funktion nutzen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• SAPscript muß als Standardtextverarbeitungssystem definiert sein.

• In den Persönlichen Büroeinstellungen muß für den Absender eine Faxnummer bzw.Internet-Adresse angegeben sein.

• Die erforderlichen Systemeinstellungen für SAPconnect, z.B. die Festlegung desFormats, in dem das E-Mail versendet werden soll, müssen vorgenommen werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter Basis →Basis-Services → Kommunikationsschnittstellen → SAPconnect: MandantenweiteEinstellungen.

• Die Konfiguration der Faxnummernaufbereitung muß in SAPconnect: Administration vonder Systemadministration vorgenommen werden.

Funktionsumfang• Wenn Sie den Bewerberbrief an einen Bewerber als Fax bzw. E-Mail schicken möchten,

versenden Sie das Dokument über die Pflege der Bewerbervorgänge. Hier werden alleFaxnummern bzw. die Internet-Adresse des Bewerbers, die im System abgelegt sind, ineinem Dialogfenster zur Auswahl angeboten.

Um die Faxnummern zu lesen, wertet das System die Infotypen Anschriften (0006)und Kommunikation (0105) aus.

Um die Internet-Adresse zu lesen, wertet das System nur den InfotypKommunikation (0105) aus.

• Wenn Sie den Bewerberbrief an mehrere Bewerber als Fax bzw. E-Mail schickenmöchten, versenden Sie das Dokument in der Massenverarbeitung über dieWiederkehrenden Arbeiten (Drucken Briefe). Die jeweilige Faxnummer bzw. Internet-Adresse des Bewerbers wird ohne Dialog nach einem festen Suchschema bestimmt.

Um die Faxnummer zu lesen, wertet das System zunächst den Infotyp Anschriften(0006) aus. Das System wählt die erste Faxnummer aus, die im Infotyp Anschriftenangelegt ist. Nur wenn im Infotyp Anschriften kein Eintrag gefunden wird, wird derInfotyp Kommunikation (0105) ausgewertet und das System wählt - wenn vorhanden- die erste Faxnummer aus.


Abwicklung der Bewerberkorrespondenz über Fax oder E-Mail (SAPconnect)

176 April 2001

Um die Internet-Adresse zu lesen, wertet das System nur den InfotypKommunikation (0105) aus.

Siehe auch:Bewerberbrief als Fax oder E-Mail versenden [Seite 177]

Weitere Informationen über SAPconnect finden Sie in der Dokumentation der Basisunter BC Basis → BC SAPconnect → Anbindung an externeKommunikationskomponenten.


Bewerberbrief als Fax oder E-Mail versenden

April 2001 177

Bewerberbrief als Fax oder E-Mail versendenVoraussetzungenSie haben folgende Möglichkeiten, einen Brief als Fax bzw. E-Mail zu versenden:

• über die Bewerbervorgänge, wenn Sie den Brief an nur einen Bewerber senden möchten

• über die Wiederkehrenden Arbeiten (Funktion Drucken Briefe), wenn Sie den Brief aneine Auswahl von Bewerbern senden möchten

Fax bzw. E-Mail an einen einzelnen Bewerber versenden1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →




3. Wählen Sie .


4. Markieren Sie den gewünschten Bewerbervorgang.

5. Wählen Sie Vorgang.



7. Wählen Sie Brief faxen bzw. Brief mailen.

Sie gelangen auf ein Dialogfenster mit den zum Bewerber selektierten Fax-Nummernbzw. der Internet-Adresse.

8. Wählen Sie die gewünschte Fax-Nummer bzw. Internet-Adresse aus.

9. Wählen Sie Brief mailen bzw. Brief faxen.

ErgebnisSie haben einen Brief als Fax bzw. E-Mail an einen Bewerber direkt aus dem R/3-Systemversendet.

Fax bzw. E-Mail an mehrere Bewerber versenden1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →

Personalbeschaffung → Bewerbervorgang → Drucken Briefe → Ausführen.

Sie gelangen auf das Bild Wiederkehrende Arbeiten: Drucken von Briefen.

2. Geben Sie die gewünschten Auswahlkriterien ein.

3. Setzen Sie das Kennzeichen Fax bzw. Internet-Mail.

4. Wählen Sie .


Bewerberbrief als Fax oder E-Mail versenden

178 April 2001

Sie erhalten nach Ausführen des Reports kein Dialogfenster mit allen Fax-Nummernbzw. Internet-Adressen des Bewerbers, da hier die jeweilige Nummer bzw. Adresseohne Dialog nach einem festen Suchschema bestimmt wird. Weitere Informationenfinden Sie im Abschnitt Funktionsumfang unter Abwicklung derBewerberkorrespondenz über Fax oder E-Mail (SAPconnect) [Seite 175].

ErgebnisSie haben einen Brief als Fax bzw. E-Mail an mehrere Bewerber direkt aus dem R/3-Systemversendet.


Übernahme von Bewerberdaten in die Personaladministration

April 2001 179

Übernahme von Bewerberdaten in diePersonaladministrationVerwendungWenn ein Bewerber im Unternehmen eingestellt werden soll, können seine gespeicherten Datenin die Personaladministration übernommen werden.

IntegrationDie Personalbeschaffung und die Personaladministration können entweder in einem Systemintegriert sein oder in nichtintegrierten Systemen betrieben werden. In einem integrierten Systemist ein direkter Datenaustausch möglich. In einem nichtintegrierten System kann einDatenaustausch nur über Datenträger erfolgen. Das R/3-System unterstützt sowohl dieDatenübernahme in einem integrierten System als auch die Datenübernahme in einemnichtintegrierten System.

FunktionsumfangFolgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um Bewerberdaten von derPersonalbeschaffung in die Personaladministration zu übernehmen

• bei einem integrierten System über die PersonalbeschaffungIn diesem Fall werden die Daten eines Bewerbers direkt aus der Bewerberdatenbank indie Mitarbeiterdatenbank übertragen. Die Datenübernahme selbst lösen Sie in derPersonalbeschaffung über die Bewerbermaßnahme Übernahme BewDaten aus.

• bei einem integrierten System über die PersonaladministrationAuch in diesem Fall werden die Daten eines Bewerbers direkt aus derBewerberdatenbank in die Mitarbeiterdatenbank übertragen. Die Datenübernahme selbstlösen Sie in der Personaladministration über die Personalmaßnahme Einstellung mitDatenübernahme aus.

• bei einem nichtintegrierten System über einen Datenträger

In diesem Fall werden die Daten eines Bewerbers in der Personalbeschaffung auf einenlokalen Datenträger gespeichert. Anschließend wird der Datenträger in derPersonaladministration eingelesen.

Unabhängig von der Methode der Datenübernahme werden die Bewerberdaten immer über eineMaßnahme in die Mitarbeiterdatenbank eingelesen.

AktivitätenDie Übernahme der Bewerberdaten von der Personalbeschaffung in die Personaladministrationerfolgt über die Massenverarbeitung. In dem zweistufigen Konzept wird zunächst dieDatenübernahme für den Bewerber selbst durchgeführt. Anschließend werden die geplantenBewerbervorgänge Übernahme Bewerberdaten und Einstellungstermin, die ein Bewerber füreine Datenübernahme haben muß, auf erledigt gesetzt.

In der Personaladministration ist die Personalmaßnahme zur Datenübernahme eines Bewerberseiner Infogruppe zugeordnet. Sind für die einzelnen Infotypen der Infogruppe entsprechende


Übernahme von Bewerberdaten in die Personaladministration

180 April 2001

Bewerberdaten vorhanden, werden sie im jeweiligen Infotyp zur Übernahme vorgeschlagen. Siekönnen die vorgeschlagenen Daten bei Bedarf überschreiben und ggf. fehlende Daten eingeben.

Siehe auch:Durchführung der Datenübernahme [Seite 181]

Geplante Bewerbervorgänge auf erledigt setzen [Seite 189]

Wiederkehrende Arbeiten [Seite 153]


Durchführung der Datenübernahme

April 2001 181

Durchführung der DatenübernahmeVerwendungDie Daten eines Bewerbers können nur dann in die Personaladministration übernommenwerden, wenn der betreffende Bewerber den Gesamtstatus einzustellen sowie jeweils einenBewerbervorgang Einstellungstermin und einen darauf referierenden BewerbervorgangÜbernahme Bewerberdaten besitzt. Diese Voraussetzung erfüllen Sie, indem Sie dieBewerbermaßnahme Einstellung vorbereiten ausführen.

Die beiden Bewerbervorgänge Einstellungstermin und Übernahme Bewerberdaten werden beientsprechender Systemeinstellung für einen Bewerber automatisch vom System alsReferenzvorgänge angelegt, wenn der Bewerber den Gesamtstatus einzustellen erhält. DieReferenz zwischen beiden Bewerbervorgängen ist erforderlich, weil im BewerbervorgangÜbernahme Bewerberdaten das Einstellungsdatum des Bewerbers benötigt wird, das imBewerbervorgang Einstellungstermin abgelegt ist.

Grundsätzlich bestehen drei verschiedene Möglichkeiten, eine Datenübernahme durchzuführen:

• bei einem integrierten System über die Personalbeschaffung

• bei einem integrierten System über die Personaladministration

• bei einem nichtintegrierten System über einen Datenträger

Siehe auch:Integriertes System: Direkte Datenübernahme über die Personalbeschaffung durchführen [Seite182]

Integriertes System: Direkte Datenübernahme über die Personaladministration durchführen[Seite 183]

Nichtintegriertes System: Datenübernahme über Datenträger durchführen [Seite 184]


Integriertes System: Direkte Datenübernahme über die Personalbeschaffung durchführen

182 April 2001

Integriertes System: Direkte Datenübernahme über diePersonalbeschaffung durchführen

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerbervorgang → Übernahme BewDaten → Ausführen.

Sie gelangen auf das Bild Direkte Datenübernahme.

Im Feld Maßnahme wird Ihnen bereits der Wert 60 für die BewerbermaßnahmeÜbernahme Bewerberdaten vorgeschlagen.


Im Feld Status (Gesamt) wird Ihnen bereits der Wert 2 vorgeschlagen, mit dem Siealle Bewerber mit dem Gesamtstatus einzustellen auswählen können.

3. Markieren Sie ggf. das Feld Dialog unterdrücken.

Ist dieses Feld markiert, wird die Übernahme der Bewerberdaten in die einzelnenFelder der Infogruppe nur im Fehlerfall am Bildschirm angezeigt.

4. Wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Maßnahmen anlegen.

5. Führen Sie die Maßnahme durch.

ErgebnisDie Bewerberdaten sind in die Personaladministration übernommen worden.


Integriertes System: Direkte Datenübernahme über die Personaladministration durchführen

April 2001 183

Integriertes System: Direkte Datenübernahme über diePersonaladministration durchführenVoraussetzungenFür die direkte Datenübernahme ist es erforderlich, daß für den zu übernehmenden Bewerberder Bewerbervorgang Übernahme Bewerberdaten vorliegt. Damit dieser Vorgang im SAPSystem vorhanden ist, empfehlen wir Ihnen, für den betreffenden Bewerber dieBewerbermaßnahme Einstellung vorbereiten durchzuführen. Wenn Sie dieseBewerbermaßnahme ausführen, werden in der Standardauslieferung automatisch dieBewerbervorgänge Einstellungstermin und Übernahme Bewerberdaten für den Bewerberangelegt.


Administration → Personalstamm → Personalmaßnahmen.

Sie gelangen auf das Bild Personalmaßnahmen.

2. Markieren Sie die Maßnahme Einstellung mit Datenübernahme und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Direkte Datenübernahme bzw. Datenübernahme über RFC.


4. Markieren Sie ggf. das Feld Dialog unterdrücken.

Ist dieses Feld markiert, wird die Übernahme der Bewerberdaten in die einzelnenFelder der Infogruppe nur im Fehlerfall am Bildschirm angezeigt.

5. Wählen Sie Übernehmen.

Sie gelangen auf das Bild Maßnahmen anlegen.


ErgebnisDie Bewerberdaten sind in die Personaladministration übernommen.


Nichtintegriertes System: Datenübernahme über Datenträger durchführen

184 April 2001

Nichtintegriertes System: Datenübernahme überDatenträger durchführen

1. Erstellen Sie für jeden zu übernehmenden Bewerber in der Personalbeschaffung einenDatenträger.

2. Lesen Sie die einzelnen Datenträger in der Personaladministration ein.

Sobald für einen Bewerber ein Datenträger erstellt ist, gilt der BewerbervorgangÜbernahme Bewerberdaten als durchgeführt. Möchten Sie aus technischen Gründendie Daten des betreffenden Bewerbers erneut auf einen Datenträger schreiben,müssen auf dem Reportselektionsbild das Feld Wiederholung markieren.

Siehe auch:Datenträger in der Personalbeschaffung erstellen [Seite 185]

Datenträger in der Personaladministration einlesen [Seite 186]


Datenträger in der Personalbeschaffung erstellen

April 2001 185

Datenträger in der Personalbeschaffung erstellenVoraussetzungenSie arbeiten mit der Personalbeschaffung als einem nicht-integrierten System. Über dasCustomizing der Personalbeschaffung ist die Integration zur Personaladministration nichteingerichtet.


Personalbeschaffung → Bewerbervorgang → Übernahme BewDaten → Ausführen.

Sie gelangen auf das Bild Datenübernahme über Datenfile.

2. Geben Sie im Feld Maßnahme für die Einstellung den Schlüssel der MaßnahmeÜbernahme Bewerberdaten ein.


Im Feld Status (Gesamt) wird Ihnen bereits der Wert 2 vorgeschlagen, mit dem Siealle Bewerber mit dem Gesamtstatus einzustellen auswählen können.

4. Wählen Sie .

5. Sie gelangen auf das Bild auf lokale Datei übertragen.

6. Geben Sie im Feld Name der Datei den Namen des Pfades ein, unter dem die Datengespeichert werden sollen, und wählen Sie Übertragen.

7. Entscheiden Sie, ob Sie für mehrere Bewerber eine Datenübernahme durchführenwollen.

- Wenn nein, ist die Durchführung des Arbeitsablaufs beendet.

- Wenn ja, gelangen Sie auf das Bild auf lokale Datei übertragen. Führen Sie Schritt 6so oft aus, bis für alle zu übernehmenden Bewerber ein Datenträger erstellt ist.

Sie gelangen auf das Bild Wiederkehrende Arbeiten: Direkte Übernahme derBewerberdaten.

ErgebnisDie Daten zur Übernahme sind auf dem angegebenen Datenträger gespeichert worden. DerDatenträger kann nun in der Personaladministration eingelesen werden.

Siehe auch:Datenträger in der Personaladministration einlesen [Seite 186]


Datenträger in der Personaladministration einlesen

186 April 2001

Datenträger in der Personaladministration einlesenVoraussetzungenSie arbeiten mit der Personalbeschaffung als einem nicht-integrierten System. Im Customizingder Personalbeschaffung ist die Integration zur Personaladministration nicht eingerichtet.


Administration → Personalstamm → Personalmaßnahmen.

Sie gelangen auf das Bild Personalmaßnahmen.

2. Markieren Sie die Maßnahme Einstellung mit Datenübernahme und wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild Datenübernahme über Datenfile.

3. Füllen bzw. markieren Sie ggf. die Felder Maßnahmengrund und Dialog unterdrückenund wählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild von lokaler Datei einlesen.

4. Geben Sie im Feld Name der Datei den Namen des Pfades ein, unter dem die Datengespeichert sind, die übernommen werden sollen, und wählen Sie Übertragen.

Sie gelangen auf das Bild Maßnahmen anlegen (Infotyp 0000).


ErgebnisDie Bewerberdaten sind in die Personaladministration übernommen worden.


Vorgänge erledigen nach Datenübernahme (Report RPAPRT04)

April 2001 187

Vorgänge erledigen nach Datenübernahme (ReportRPAPRT04)VerwendungMit diesem Report können Sie Bewerbervorgänge auf erledigt setzen, nachdem Sie für Bewerberdie Datenübernahme in die Personaladministration durchgeführt haben.

Dieser Report bietet Ihnen den Vorteil, daß Sie ohne Angabe von Selektionskriterien eine Listeüber Bewerber erhalten, für die eine Datenübernahme in die Personaladministration bereitsdurchgeführt wurde.

VoraussetzungenUm die Vorgänge erledigen zu können, müssen Sie zuvor die Datenübernahme in diePersonaladministration durchgeführt haben.

Wie Sie die Bewerberdaten in die Personaladministration überführen, lesen Sie unterDurchführung der Datenübernahme [Seite 181].

FunktionsumfangSie finden diesen Report in der Anwendung Personalbeschaffung, indem Sie vom Bild SAP EasyAccess aus Personal → Personalmanagement → Personalbeschaffung → Bewerbervorgang →Übernahme Bewerberdaten → Vorgänge erledigen wählen.

Der Report erzeugt zunächst eine Ausgabeliste, die Ihnen Bewerber mit der VorgangsartÜbernahme Bewerberdaten anzeigt. Von der Liste aus können Sie Bewerbervorgänge auferledigt setzen.

SelektionUnter Zeitraum bestimmen Sie, für welchen Zeitraum Sie die Daten auswerten möchten. Siekönnen die Selektion unter dem Gesichtspunkt des Bewerbungseingangs oder eines beliebigenDatenauswahlzeitraums einschränken.

Wenn Sie Angaben im Feld Bewerbungseingang hinterlegen, selektiert das SystemBewerber, deren Bewerbungen zum ausgewählten Zeitraum in Ihrem Unternehmeneingegangen sind. Wenn Sie eine Eingabe im Feld Datenauswahlzeitraum machen,selektiert das System alle Datensätze, die zum ausgewählten Zeitraum gültig sind.

Unter Selektion stehen Ihnen die Standardselektionsfelder in der Personalbeschaffung [Seite192] zur Verfügung.




Vorgänge erledigen nach Datenübernahme (Report RPAPRT04)

188 April 2001




• Bearbeiter Vorgang


• Vorgangsart

AktivitätenUm Vorgänge zu erledigen, markieren Sie in der Ausgabeliste die Bewerber, für die Sie dieVorgänge auf erledigt setzen möchten, und wählen Vorg. erledigen. Sie gelangen auf das BildVorgänge erledigen nach Datenübernahme. In diesem Bild zeigt Ihnen das System die Anzahlder bearbeiteten Bewerber und die Anzahl der bearbeiteten Vorgänge an.

Um alle Bewerber gleichzeitig zu markieren, wählen Sie .

BeispielSie haben für mehrere Bewerber die Datenübernahme in die Personaladministrationdurchgeführt. Die Bewerber werden ab sofort in der Personaladministration als Mitarbeiterverwaltet. Eine Weiterbearbeitung von Bewerberdaten ist für diese neuen Mitarbeiter innerhalbder Personalbeschaffung nicht mehr erforderlich. Sie führen diesen Report aus, um dieVerwaltung der Bewerberdaten in der Personalbeschaffung abzuschließen.


Geplante Bewerbervorgänge auf erledigt setzen

April 2001 189

Geplante Bewerbervorgänge auf erledigt setzenVoraussetzungenNach einer Datenübernahme müssen die geplanten Bewerbervorgänge ÜbernahmeBewerberdaten und Einstellungstermin eines Bewerbers auf erledigt gesetzt werden.

Geplanten Bewerbervorgang Übernahme Bewerberdaten auferledigt setzen

1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerbervorgang →→→→ Übernahme BewDaten →→→→ Vorgängeerledigen.

Sie gelangen auf das Bild Wiederkehrende Arbeiten: Erledigen Vorgänge nachDatenübernahme.

2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien an und wählen Sie .


3. Wählen Sie die Bewerber aus, für die Sie eine Datenübernahme durchgeführt haben.

4. Wählen Sie Vorg. erledigen.


5. Markieren Sie alle aufgelisteten Bewerbervorgänge.

6. Wählen Sie Vorg. erledigen.

ErgebnisAlle markierten Bewerbervorgänge werden auf erledigt gesetzt.

Geplanten Bewerbervorgang Einstellungstermin auf erledigtsetzenVerfahren Sie, wie im Arbeitsablauf Status eines Bewerbervorgangs ändern [Seite 92]beschrieben, um nach einer Datenübernahme den geplanten BewerbervorgangEinstellungstermin für einen Bewerber auf erledigt zu setzen.


Berichte in der Personalbeschaffung

190 April 2001

Berichte in der PersonalbeschaffungVerwendungIn der Komponente Personalbeschaffung stehen Ihnen zahlreiche Berichte zur Verfügung. Mitderen Hilfe können Sie statistische Auswertungen oder Listen zu folgenden Daten erstellen:

• Bewerber

• Vakanzen

• Ausschreibungen

FunktionsumfangFolgende Standardberichte finden Sie im Infosystem der Personalbeschaffung:

• Berichte zu Bewerbern

− Variable Bewerberliste (Report RPAPL012) [Seite 194]

− Bewerber nach Namen (Report RPAPL001) [Seite 195]

− Bewerber nach Maßnahmen (Report RPAPL004) [Seite 197]

− Ausbildung der Bewerber (Report RPAPL011) [Seite 199]

− Bewerbungen (Report RPAPL002) [Seite 200]

− Bewerberstatistik (Report RPAPL005) [Seite 202]

− Geplante Vorgänge (Report RPAPRT08) [Seite 204]

• Berichte zu Vakanzen

− Vakanzzuordnungen (Report RPAPL003) [Seite 207]

− Vakanzen (Report RPAPL010) [Seite 209]

• Berichte zu Ausschreibungen

− Ausschreibungen (Report RPAPL006) [Seite 212]

− Beschaffungsinstrumente (Report RPAPL008) [Seite 214]

Neben diesen fest definierten Berichten können Sie sich eigene Berichte erstellen. GenerischeReporting-Werkzeuge finden Sie innerhalb der Komponente Personalwirtschaft. Wie Sie sichBerichte anlegen, lesen Sie in der Dokumentation zum Personalinformationssystem unter HR inder InfoSet Query [Extern].

AktivitätenUm die Standardberichte auszuführen, wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus

• SAP Menü → Personal → Personalmanagement → Personalbeschaffung → Infosystem →Berichte

• SAP Menü → Infosysteme → Allgemeine Berichtsauswahl → Personal →Personalmanagement → Personalbeschaffung


Berichte in der Personalbeschaffung

April 2001 191


Standardselektionsfelder in der Personalbeschaffung

192 April 2001

Standardselektionsfelder in der PersonalbeschaffungVerwendungFür die Berichte der Personalbeschaffung stehen Ihnen Standardselektionsfelder zur Verfügung.Diese Selektionsfelder finden Sie in jedem Bericht der Personalbeschaffung. Sie können dieseFelder verwenden, um bewerberspezifische Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten (z.Bunter organisatorischem oder administrativem Aspekt) vom SAP System selektieren zu lassen.

FunktionsumfangUnter Zeitraum stehen Ihnen jeweils folgende Selektionsfelder zur Verfügung:

• Bewerbungseingang

• Datenauswahlzeitraum

Mit Eingaben in diesen Feldern bestimmen Sie, für welchen Zeitraum Sie die Daten auswertenmöchten. Sie können die Selektion unter dem Gesichtspunkt des Bewerbungseingangs odereines beliebigen Datenauswahlzeitraums einschränken.

Wenn Sie Angaben im Feld Bewerbungseingang hinterlegen, selektiert das SystemBewerber, deren Bewerbungen zum ausgewählten Zeitraum in Ihrem Unternehmeneingegangen sind. Wenn Sie eine Eingabe im Feld Datenauswahlzeitraum machen,selektiert das System alle Datensätze, die zum ausgewählten Zeitraum gültig sind.

Unter Selektion stehen Ihnen jeweils folgende Selektionsfelder zur Verfügung:

• Bewerbernummer

• Bewerbername (sortierfähig)

• Ausschreibung

• Spontanbewerbungsgruppe

• Buchungskreis

• Personalbereich


• Bewerbergruppe

• Bewerberkreis

• Status (Gesamt)

• Statusgrund (Gesamt)

• Bewerbermaßnahme



Berichte zu Bewerbern

April 2001 193

Berichte zu BewerbernVerwendungSie können sich mit diesen Berichten perspektivisch unterschiedliche Listen zu Bewerberdatenerstellen. Beispielsweise können Sie eine variable Bewerberliste (RPAPL012) ganz nach IhrenAuswertungswünschen oder fest vorgegebene Listen, z.B. geordnet nach Bewerbernamen,ausgeben lassen.

Die Berichte mit Bezug auf Bewerberdaten ermöglichen Ihnen des weiteren das Auswerten z.B.von durchgeführten Bewerbermaßnahmen (RPAPL004) oder Ausbildungsdaten (RPAPL011).

Administrative Unterstützung bietet Ihnen auch der Bericht Geplante Vorgänge fürPersonalreferent (RPAPRT08). Als zuständiger Personalreferent können Sie sich hiermit einenArbeitsvorrat der noch abzuarbeitenden Bewerbervorgänge erzeugen.


Variable Bewerberliste (Report RPAPL012)

194 April 2001

Variable Bewerberliste (Report RPAPL012)VerwendungMit diesem Bericht können Sie Ihren Anforderungen entsprechend eine Liste mit beliebigzusammengestellten Bewerberdaten erzeugen.

FunktionsumfangDiesen Bericht finden Sie in den Informationssystemen (z.B. Infosystem derPersonalbeschaffung oder Infosystem der Personalwirtschaft).

Die in der Liste enthaltenen Bewerberdaten legen Sie über das Selektionsbild fest.




Unter weitere Angaben steht Ihnen eine Feldauswahl zur Verfügung, mit der Sie bis zu zwanzigFelder aus verschiedenen Infotypen beliebig zusammenstellen können. Mit Ihrer Auswahl legenSie die Ausgabefelder des Berichts fest.




Bewerber nach Namen (Report RPAPL001)

April 2001 195

Bewerber nach Namen (Report RPAPL001)VerwendungMit diesem Bericht können Sie eine Namensliste von Bewerbern ausgeben.

FunktionsumfangSie können sich mit diesem Bericht einen Überblick über die Gesamtstatus von Bewerbernverschaffen. Sie können den Bericht auch nutzen, um sich einen Arbeitsvorrat zu erzeugen. Inder Ausgabeliste stehen Ihnen zahlreiche interaktive Funktionen zur weiteren Verarbeitung vonBewerberdaten zur Verfügung.

Wenn Sie den vollen Funktionsumfang des Berichts nutzen möchten, führen Sie denBericht in der Anwendung Personalbeschaffung aus. Um den Bericht aufzurufen,wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Massenverarbeitung → Bewerber nachNamen.

Wenn Sie den Bericht über die Infosysteme (z.B. Infosystem derPersonalbeschaffung oder Infosystem der Personalwirtschaft) aufrufen, steht Ihnender beschriebene Funktionsumfang nur beschränkt zur Verfügung. Beachten Sieauch, daß Sie die interaktiven Funktionen in der Ausgabeliste nur nutzen können,wenn Sie den Bericht über die Anwendung Personalbeschaffung ausführen.




Unter weitere Angaben können Sie nach folgenden Bewerberdaten selektieren:

• Nachname

• Geburtsname

• Vorname

• Nationalität

Unter Geschlecht können Sie geschlechtsspezifisch selektieren.



Bewerber nach Namen (Report RPAPL001)

196 April 2001

• BewNr (Bewerbernummer)

• Name

• Gesamtstatus

• seit

Sie können an diesem Feld ablesen, ab welchem Datum der Gesamtstatus für einenBewerber gilt.

AktivitätenWenn Sie den Bericht aus der Anwendung heraus ausführen, können Sie in der Ausgabelisteweitere Bearbeitungen zu einzelnen Bewerbern vornehmen. Wie Sie dazu vorgehen müssen,lesen Sie unter Interaktive Funktionen in Berichten der Personalbeschaffung ausführen [Seite217].

BeispielIm Zuge der Personalvorauswahl möchten Sie sich eingegangene Bewerbungen ansehen, umIhrem Fachverantwortlichen eine Vorschlagsliste interessanter Bewerber vorzubereiten.

Als Personalreferent sind Sie für alle Bewerber des Namensbereiches A-K zuständig. Über denBericht Bewerber nach Namen können Sie alle Bewerber auswählen, die dem genanntenNamensbereich angehören.


Bewerber nach Maßnahmen (Report RPAPL004)

April 2001 197

Bewerber nach Maßnahmen (Report RPAPL004)VerwendungMit diesem Bericht können Sie eine Liste erzeugen, die Ihnen die zuletzt für Bewerberdurchgeführten Bewerbermaßnahmen anzeigt.

FunktionsumfangSie können diesen Bericht beispielsweise nutzen, um sich den Bewerbungseingang (MaßnahmeErsterfassung Grunddaten) oder andere Bewerbermaßnahmen ausweisende Listen anzeigen zulassen. Von der Ausgabeliste können Sie für Bewerber weitere Bearbeitungsschritte ausführen.

Diesen Bericht finden sie in der Anwendung Personalbeschaffung unter folgenden Menüpunkten:

• Bewerbungseingang

Diesen Bericht rufen Sie im Menü SAP Easy Access auf über Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Massenverarbeitung →Bewerbungseingang.

Der Bericht zeigt im Standard die Bewerbermaßnahmen an, die für Bewerber mit demGesamtstatus in Bearbeitung ausgeführt wurden.

• Liste

Diesen Bericht rufen Sie im Menü SAP Easy Access auf über Personalmanagement →Personalbeschaffung → Auswahlprozeß → Bewerberpool → Liste.

Der Bericht zeigt im Standard die Bewerbermaßnahmen an, die für Bewerber mit demGesamtstatus zurückgestellt ausgeführt wurden.

In den Infosystemen finden Sie den Bericht jeweils unter dem Menüpunkt Bewerber nachMaßnahmen.

Wenn Sie den vollen Funktionsumfang des Berichts nutzen möchten, führen Sie denBericht in der Anwendung Personalbeschaffung aus.





Bewerber nach Maßnahmen (Report RPAPL004)

198 April 2001



• Bew-Nr. (Bewerbernummer)

• Name

• Maßnahme

• GesStatus (Gesamtstatus)



BeispielAls Personalreferent haben Sie die Aufgabe, die Zusatzdaten aller Bewerber zu erfassen, dieIhnen zugeordnet sind und sich in Bearbeitung befinden. Über den Bericht Bewerber nachMaßnahmen können Sie alle Bewerber auswählen, die sich gegenwärtig in Bearbeitung befindenund Ihnen als Personalreferent zugeordnet sind. Von der Ausgabeliste heraus können Sie ineinem weiteren Schritt die Zusatzdaten der einzelnen Bewerber erfassen.


Ausbildung der Bewerber (Report RPAPL011)

April 2001 199

Ausbildung der Bewerber (Report RPAPL011)VerwendungMit diesem Bericht können Sie eine Liste über die Schul- und Ausbildung Ihrer Bewerbererzeugen.

FunktionsumfangDiesen Bericht finden Sie in den Informationssystemen (z.B. Infosystem derPersonalbeschaffung oder Infosystem der Personalwirtschaft).




Ferner können Sie im Selektionsbild folgende Angaben machen:

• Schulart

• Abschluß

• Ausbildung

• Fachrichtung



BeispielSie möchten wissen, welche der Bewerber, die sich auf eine bestimmte Ausschreibungbeworben haben, einen Abschluß als Diplomchemiker haben. Über den Bericht Ausbildung derBewerber können Sie die betreffenden Bewerber auswählen.


Bewerbungen (Report RPAPL002)

200 April 2001

Bewerbungen (Report RPAPL002)VerwendungMit diesem Bericht können Sie sich eine Liste über eingegangene und im SAP System erfaßteBewerbungen erzeugen.

FunktionsumfangMit diesem Bericht können Sie sich beispielsweise folgende Bewerbungen anzeigen lassen:

• aktuelle Bewerbungen

• Bewerbungen auf eine Ausschreibung

• alle Bewerbungen eines Bewerbers

Zusätzlich haben Sie in der Ausgabeliste die Möglichkeit, interaktive Funktionen durchzuführen.Beispielsweise können Sie Zusatzdaten zu einem Bewerber anlegen oder auf das Kurzporträteines Bewerbers verzweigen.

Wenn Sie den vollen Funktionsumfang des Berichts nutzen möchten, führen Sie denBericht in der Anwendung Personalbeschaffung aus. Um den Bericht aufzurufen,wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Massenverarbeitung → Bewerbungen.






• Name

• Eingangsdt (Eingangsdatum)

• Ausschreibung


Bewerbungen (Report RPAPL002)

April 2001 201

• SpontanbewGruppe (Spontanbewerbungsgruppe)


BeispielSie haben eine Ausschreibung veröffentlicht. Vier Wochen nach Veröffentlichung derAusschreibung möchten Sie wissen, welche Bewerbungen eingegangen sind. Über den BerichtBewerbungen können Sie alle Bewerber auswählen, die sich bis zu einem bestimmten Stichtagauf eine Ausschreibung beworben haben.


Bewerberstatistik (Report RPAPL005)

202 April 2001

Bewerberstatistik (Report RPAPL005)VerwendungMit diesem Bericht können Sie eine Liste erzeugen, die Ihnen die Anzahl der Bewerber verteiltauf die verschiedenen Gesamtstatus ausweist.

FunktionsumfangDie Ausgabeliste können Sie weiter bearbeiten. Sie können sich Details anzeigen oder für jedenangezeigten Gesamtstatus auf die Vorgangsstatistik verzweigen.

Sie können den Bericht in der Anwendung Personalbeschaffung ausführen, indem Sie vom BildSAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement → Personalbeschaffung →Bewerberstamm → Massenverarbeitung → Bewerberstatistik wählen.

Sie können den Bericht auch über die Infosysteme (z.B. Infosystem der Personalbeschaffungoder Infosystem der Personalwirtschaft) ausführen.

In beiden Fällen steht Ihnen der volle Funktionsumfang des Berichts zur Verfügung.





• Priorität

• Vakanz

• Status (Vakanz)



• Bewerberstatus (gesamt)

• Anzahl

Am Ende der Liste werden Ihnen die Ergebnisse summiert angezeigt.


Bewerberstatistik (Report RPAPL005)

April 2001 203

AktivitätenIn der Ausgabeliste können Sie verschiedene interaktive Funktionen ausführen. Wie Sie dazuvorgehen müssen, lesen Sie unter Interaktive Funktionen in Berichten der Personalbeschaffungausführen. [Seite 217]

BeispielSie sollen sicherstellen, daß alle Bewerber mit dem Gesamtstatus abgelehnt einAblehnungsschreiben erhalten. Über den Bericht Bewerberstatistik können Sie zunächst eineStatistik erstellen, die Ihnen die Anzahl der Bewerber pro Gesamtstatus anzeigt. Von dieserStatistik aus können Sie dann eine Vorgangsstatistik aller Bewerber mit dem Gesamtstatusabgelehnt erstellen und anschließend die Vorgänge bearbeiten: Für Bewerber ohne einenVorgang Ablehnungsschreiben können Sie einen entsprechenden Vorgang anlegen. FürBewerber mit einem Vorgang Ablehnungsschreiben können Sie ggf. die Daten(Ausführungstermin, Vorgangsverantwortlicher etc.) ändern, die zum Vorgang gespeichert sind.


Geplante Vorgänge (Report RPAPRT08)

204 April 2001

Geplante Vorgänge (Report RPAPRT08)VerwendungMit diesem Bericht können Sie eine Liste aller geplanten Vorgänge ausgeben, die einPersonalreferent bis zu einem bestimmten Termin ausführen soll.

FunktionsumfangSie können mit diesem Bericht E-Mails an den Personalreferenten und gegebenenfalls an dieVerantwortlichen des Vorgangs und des Referenzvorgangs senden. Weiterhin können Siegeplante Vorgänge auf erledigt setzen.

Wenn Sie den vollen Funktionsumfang des Berichts nutzen möchten, führen Sie denBericht über die Anwendung Personalbeschaffung aus. Um den Bericht aufzurufen,wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerbervorgang → Geplante Vorgänge.


SelektionUnter Zeitraum und unter Selektion stehen Ihnen die Standardelektionsfelder in derPersonalbeschaffung [Seite 192] zur Verfügung.



Unter weitere Angaben können Sie nach folgenden Bewerberdaten selektieren:

• Ausführungstermin

• Vakanz

• Verantwortlicher

• Vorgangsart

• Letzter Änderer des Vorgangs




Geplante Vorgänge (Report RPAPRT08)

April 2001 205


• Bez. Vorgang (Bezeichnung Vorgang)

• Termin

• Mail am

AktivitätenWenn Sie den Bericht aus der Anwendung heraus ausführen, können Sie in der Ausgabelisteweitere Bearbeitungen zu einzelnen Bewerbern vornehmen. Wie Sie dazu vorgehen müssen,lesen Sie unter Interaktive Funktionen in Berichten der Personalbeschaffung ausführen. [Seite217]


Berichte zu Vakanzen

206 April 2001

Berichte zu VakanzenVerwendungMit den vakanzenbezogenen Berichten können Sie bestehende Vakanzzuordnungen(RPAPL003) mit den Detaildaten wie Bewerbername, Gesamtstatus des Bewerbers, Status derVakanzzuordung usw. ausgeben lassen.

Der Bericht Vakanzen (RPAPL010) erzeugt einer Liste aller bestehenden Vakanzen, aus der Sieinteraktiv weitere Funktionen ausführen können (z.B. nach geeigneten Bewerbern für diePlanstelle suchen, das Anforderungsprofil anzeigen usw.).


Vakanzzuordnungen (Report RPAPL003)

April 2001 207

Vakanzzuordnungen (Report RPAPL003)VerwendungMit diesem Bericht können Sie sich eine Liste über Vakanzzuordnungen erzeugen.

FunktionsumfangSie können sich mit diesem Bericht einen Überblick über die Vakanzzuordnungen verschaffen.Sie können den Bericht auch nutzen, um sich einen Arbeitsvorrat zu erzeugen. In derAusgabeliste stehen Ihnen zahlreiche interaktive Funktionen zur weiteren Verarbeitung vonBewerberdaten zur Verfügung.

Wenn Sie den vollen Funktionsumfang des Berichts nutzen möchten, führen Sie denBericht in der Anwendung Personalbeschaffung aus. Um den Bericht aufzurufen,wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Bewerberstamm → Massenverarbeitung →Vakanzzuordnungen.






• Priorität

• Vakanz

• Status (Vakanz)



• Name


Vakanzzuordnungen (Report RPAPL003)

208 April 2001

• Gesamtstatus

• Vakanz

• Status Vakanz


BeispielSie möchten wissen, welche Bewerber für eine bestimmte Vakanz noch in Bearbeitung sind.Über den Bericht Vakanzzuordnungen können Sie die betreffenden Bewerber auswählen.

Siehe auch:Pflege der Vakanzzuordnungen (Report RPAPUT00) [Seite 108]


Vakanzen (Report RPAPL010)

April 2001 209

Vakanzen (Report RPAPL010)VerwendungMit diesem Bericht können Sie eine Liste über Vakanzen ausgeben.

FunktionsumfangIn der Ausgabeliste können Sie Vakanzen weiter bearbeiten.

Wenn Sie den Bericht im Menü SAP Easy Access über Personal →Personalmanagement → Personalbeschaffung → Auswahlprozeß → ÜberPlanstellen ausführen, zeigt Ihnen die Ausgabeliste ausschließlich Vakanzen an, dieim Organisationsmanagement angelegt wurden. Für diese Vakanzen können Siebeispielsweise über das Anforderungsprofil einen geeigneten Bewerber suchen.

Wenn Sie den Bericht im Menü SAP Easy Access über Personal →Personalmanagement → Personalbeschaffung → Personalwerbung → Vakanzauswerten ausführen oder über eines der Infosysteme (z.B. Infosystem derPersonalbeschaffung oder Infosystem der Personalwirtschaft) ausführen, stehenIhnen alle Vakanzen zur Verfügung. Für die Vakanzen können Sie beispielsweisegeeignete Bewerber suchen, indem Sie in der Ausgabeliste Kandidat suchenwählen.

SelektionUnter Zeitraum können Sie einen Datenauswahlzeitraum eingeben. Über denDatenauswahlzeitraum selektiert das System alle Datensätze, die im ausgewählten Zeitraumgültig sind.

Unter Selektion stehen Ihnen für diesen Bericht folgende Selektionskriterien zur Verfügung:

• Vakanz



• Besetzungstatus


• Vakanz

• Tätigkeit

• Beginn

• Ende


• Prf (Personalreferent)


Vakanzen (Report RPAPL010)

210 April 2001

• St. (Besetzungsstatus)

• QM (Organisationsmanagement)

Diese Spalte zeigt Ihnen an, ob die Vakanz im Organisationsmanagement oder derPersonalbeschaffung angelegt wurde. Eine Vakanz, die im Organisationsmanagementangelegt wurde, ist mit dem Kürzel P versehen.

• AnfProfil

Diese Spalte zeigt Ihnen an, ob ein Anforderungsprofil an die Planstelle angelegt wurde.Für Vakanzen, bei denen dies der Fall ist, können Sie auf das Anforderungsprofilverzweigen.



Berichte zu Ausschreibungen

April 2001 211

Berichte zu AusschreibungenVerwendungMit diesen Berichten können Sie Listen zu den publizierten Ausschreibungen oder deneingesetzten Beschaffungsinstrumenten (Presse, Internet usw.) ausgeben und entsprechendauswerten.

Die Ausschreibungsliste (Report RPAPL006) zeigt Ihnen Details (z.B. Publikationsdatum,publizierte Vakanzen, Anzahl der eingegangenen Bewerbungen auf eine Ausschreibung etc.) zuden einzelnen Ausschreibungen an. Anhand der Liste zu den Beschaffungsinstrumenten (ReportRPAPL008) können Sie die Effektivität einzelner Beschaffungsinstrumente erkennen.


Ausschreibungen (Report RPAPL006)

212 April 2001

Ausschreibungen (Report RPAPL006)VerwendungMit diesem Bericht können Sie eine Liste über Ausschreibungen erzeugen.

FunktionsumfangSie können die Ausschreibungsliste unter verschiedenen Gesichtspunkten erstellen.Beispielsweise können Sie sich alle Ausschreibungen anzeigen lassen, die Ihr Unternehmen füreine Vakanz geschaltet oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums in einem bestimmtenPersonalbeschaffungsinstruments (z.B. in einer Tageszeitung) veröffentlicht hat.

Sie können den Bericht im Menü SAP Easy Access über Personal → Personalmanagement →Personalbeschaffung → Personalwerbung → Ausschreibung → Auswerten ausführen oder übereines der Infosysteme (z.B. Infosystem der Personalbeschaffung oder Infosystem derPersonalwirtschaft).

Aus der Ausgabeliste können Sie verschiedene interaktive Funktionen ausführen.

SelektionFür den Bericht stehen Ihnen folgende Selektionskriterien zur Verfügung:

• Ausschreibung

• Beschaffungsinstrument

• Publikationsdatum

• Ausschreibungsende

• Vakanz


• vom

• bis

• Ausschr. (Ausschreibung)

• Instrument

• publizierte Vakanz(en)

− Beginn

− Bezeichnung

• St. (Besetzungsstatus)

• Bew. (Bewerbungen)

AktivitätenWenn Sie den Bericht aus der Anwendung heraus ausführen, können Sie in der Ausgabelisteweitere Bearbeitungen zu einzelnen Bewerbern vornehmen. Wie Sie dazu vorgehen müssen,


Ausschreibungen (Report RPAPL006)

April 2001 213

lesen Sie unter Interaktive Funktionen in Berichten der Personalbeschaffung ausführen. [Seite217]

BeispielSie möchten wissen, welche Ausschreibungen in Ihrem Unternehmen im letzten halben Jahrveröffentlicht worden sind. Mit dem Bericht Ausschreibungen können Sie alle Ausschreibungeninnerhalb eines bestimmten Zeitraums auswählen.


Beschaffungsinstrumente (Report RPAPL008)

214 April 2001

Beschaffungsinstrumente (Report RPAPL008)VerwendungMit diesem Bericht können Sie die Effektivität von Personalbeschaffungsinstrumenten auswerten.

FunktionsumfangDie Effektivität von Beschaffungsinstrumenten können Sie unter folgenden Aspekten vomSystem ermitteln lassen:

• Auswertung eines einzelnen Beschaffungsinstrumentes (z.B. einer bestimmtenTageszeitung)

• Auswertung von Beschaffungsinstrumenten innerhalb eines Mediums (z.B. Initiativen wieRekrutierungsworkshops, Kontaktmessen und Absolventenkongresse, die im MediumMesseaktivitäten zusammengefaßt sind)

Im Ausgabebild können Sie verschiedene interaktive Funktionen ausführen. Beispielsweisekönnen Sie auf die Bewerberstatistik (Report RPAPL005) [Seite 202] oder auf den BerichtAusschreibungen (Report RPAPL006) [Seite 212] verzweigen.

Sie finden den Bericht in der Anwendung im Menü SAP Easy Access unter Personal →Personalmanagement → Personalbeschaffung → Personalwerbung → Beschaffungsinstrum. →Auswerten.

Sie finden den Bericht in einem der einen Infosysteme (z.B. Infosystem der Personalbeschaffungoder Infosystem der Personalwirtschaft) unter Beschaffungsinstrumente.

In beiden Fällen steht Ihnen der volle Funktionsumfang des Berichts zur Verfügung.

SelektionIm Selektionsbild stehen Ihnen die Felder Beschaffungsinstrument und Medium zur Verfügung.


• Instrument

• Anzahl Ausschreib.

• Anzahl Bewerbungen

• Gesamtkosten

• Kosten pro Bewerbung



Beschaffungsinstrumente (Report RPAPL008)

April 2001 215

BeispielSie möchten wissen, aufgrund welcher Personalbeschaffungsinstrumente, die von Ihnenverwendet worden sind, bisher die meisten Bewerbungen eingegangen sind. Mit dem BerichtBeschaffungsinstrumente können Sie die Anzahl der Bewerbungen proPersonalbeschaffungsinstrument ausgeben.


Interaktive Funktionen in Berichten der Personalbeschaffung

216 April 2001

Interaktive Funktionen in Berichten derPersonalbeschaffungVerwendungWenn Sie die Berichte, die Sie im Rahmen der Personalbeschaffung ausführen können, aus derAnwendung Personalbeschaffung heraus ausführen, stehen Ihnen verschiedene interaktiveFunktionen in der Ausgabeliste des Berichts zur Verfügung. Mit Hilfe der Funktionen können SieBewerberdaten weiter bearbeiten.

VoraussetzungenSie haben einen Bericht aus der Anwendung Personalbeschaffung aufgerufen.

In einigen Berichten können Sie auf die interaktiven Funktionen auch zugreifen, wenn Sie einenBericht aus aus einem der Infosysteme (z.B. Infosystem der Personalbeschaffung, Infosystemder Personalwirtschaft) heraus ausführen. In der Regel stehen Ihnen die Berichte in denInfosystemen zu Informationszwecken zur Verfügung; die Bearbeitung von Bewerberdatenhingegen ist in der Anwendung vorgesehen.

Beachten Sie, daß einige der interaktiven Funktionen auf Funktionen derPersonalentwicklung zugreifen und Sie diese nur dann ausführen können, wenn IhrSystem mit der Personalentwicklung integriert ist.

FunktionsumfangIn jedem Bericht stehen Ihnen die notwendigen interaktiven Funktionen zur Verfügung.

Wie Sie die Funktionen im einzelnen verwenden, lesen Sie unter Interaktive Funktionenin Berichten der Personalbeschaffung ausführen. [Seite 217]


Interaktive Funktionen in Berichten der Personalbeschaffung ausführen

April 2001 217

Interaktive Funktionen in Berichten derPersonalbeschaffung ausführenVoraussetzungenSie haben einen Bericht über die Anwendung Personalbeschaffung ausgeführt und befinden sichin der Ausgabeliste eines Berichts.

In den meisten Fällen stehen Ihnen die interaktiven Funktionen dann zur Verfügung,wenn Sie den Bericht innerhalb der Anwendung Personalbeschaffung aufgerufenhaben. In einigen Ausnahmefällen können Sie Bewerberdaten auch bearbeiten,wenn Sie einen Bericht der Personalbeschaffung über eines der Infosysteme (z.B.Infosystem der Personalbeschaffung oder Infosystem der Personalwirtschaft)ausführen.

Beachten Sie, daß einige der interaktiven Funktionen auf Funktionen derPersonalentwicklung zugreifen und Sie diese nur dann ausführen können, wenn IhrSystem mit der Personalentwicklung integriert ist.

VorgehensweiseUm folgendes zu erreichen, gehen Sie wie folgt vor:

Alle Bewerber anzeigen, die einer Vakanzzugeordnet sind

Markieren Sie einen Bewerber und wählen SieBewListe.

Sie gelangen auf die Ausgabeliste desBerichts Vakanzzuordnungen (ReportRPAPL003) [Seite 207].

Das System zeigt Ihnen an, ob und welcheweiteren Bewerber einer Vakanz zugeordnetsind.

Alle Zeilen der Ausgabeliste markieren Wählen Sie oder .

Anforderungsprofil an eine Vakanz anzeigen Markieren Sie eine Vakanz, für die in der Listeangezeigt wird, daß das Anforderungsprofilgepflegt ist, und wählen Sie AnfProfil.

Sie gelangen auf das Bild Planstelle:Profil anzeigen derPersonalentwicklung.

Ausgabeliste auffrischen Wählen Sie .

Bericht Ausschreibungen aufrufen Markieren Sie einPersonalbeschaffungsinstrument (z.B. eineTageszeitung) und wählen Sie Ausschr.auswerten.

Sie gelangen auf das BildAusschreibungen auswerten.



218 April 2001

Bewerbermaßnahmen durchführen Markieren Sie einen Bewerber und wählen SieMaßnahmen.

Sie gelangen auf das BildBewerbermaßnahmen.

Markieren Sie eine Maßnahme und wählen Sie.

Sie gelangen auf das Bild derentsprechenden Bewerbermaßnahme.

Legen Sie die entsprechenden Daten an undsichern Sie ihre Eingaben.

Bewerberstammdaten anlegen oder ändern Markieren Sie einen Bewerber und wählen SieStammdaten.

Sie gelangen auf das BildBewerberstammdaten pflegen.

Markieren Sie einen Infotyp und wählen Sie oder .

Sie gelangen auf das entsprechendeInfotypbild.

Geben Sie hier die entsprechenden Daten einoder ändern Sie Daten und sichern Sie IhreEingaben.

Bewerberstatistik aufrufen Markieren Sie Bewerber und wählen SieBewStatistik.

Sie gelangen auf die Ausgabeliste desBerichts Bewerberstatistik (ReportRPAPL005) [Seite 202]

Das System zeigt Ihnen für jeden Status derVakanzzuordnung die Anzahl der Bewerber an.

Bewerbervorgänge für einen oder mehrereBewerber gleichzeitig auf erledigt setzen

Markieren Sie die gewünschten Bewerber undwählen Sie Vorg. erledigen.

Das System setzt die Vorgängeautomatisch auf erledigt.

Details anzeigen Markieren Sie einen Bewerber und wählen Sie.

E-Mails über geplante Vorgänge an dieVerantwortlichen (Vorgangsverantwortlicher,Verantwortlicher des Referenzvorgangs usw.)senden

Markieren Sie entsprechende Vorgänge undwählen Sie .

Sie gelangen auf das Bild GeplanteVorgänge, das Ihnen die erfolgreichgesendeten E-Mails anzeigt.



April 2001 219

Etiketten erstellen Wählen Sie Etiketten drucken.

Wie Sie weiter vorgehen müssen, lesen Sieunter Etiketten drucken (Report RPAPRT06)[Seite 163].

Für eine Vakanz nach einem geeignetenBewerber suchen

Markieren Sie eine Vakanz und wählen SieKandidat suchen.

Sie gelangen auf das Bild Suche nachQualifikationen derPersonalentwicklung.

Wie Sie weiter vorgehen, lesen Sie unterSuche zu Qualifikationen durchführen [Extern].

Geplante oder erledigte Einzelvorgänge füreinen oder mehrere Bewerber gleichzeitiganlegen

Markieren Sie die gewünschten Bewerber undwählen Sie gepl. Einzelvorgänge bzw. erl.Einzelvorgänge.

Wie Sie weiter vorgehen müssen, lesen Sie imAbschnitt Geplante oder erledigteEinzelvorgänge anlegen unter Anlegen vonVorgängen in der Massenverarbeitung (ReportRPAPRT07) [Seite 102].

Geplante oder erledigte Mengenvorgänge füreinen oder mehrere Bewerber gleichzeitiganlegen

Markieren Sie die gewünschten Bewerber undwählen Sie gepl. Mengenvorgänge bzw. erl.Mengenvorgänge.

Wie Sie weiter vorgehen müssen, lesen Sie imAbschnitt Geplante oder erledigteMengenvorgänge anlegen unter Anlegen vonVorgängen in der Massenverarbeitung (ReportRPAPRT07) [Seite 102].

Gesamtstatus eines Bewerbers ändern Markieren Sie einen Bewerber und wählen Sie Gesamtstatus.

Sie gelangen auf das DialogfensterGesamtstatus ändern.

Hinterlegen Sie den neuen Gesamtstatus undgegebenenfalls einen Statusgrund und wählenSie .



220 April 2001

Gesamtstatus für mehrere Bewerbergleichzeitig ändern

Wählen Sie Mengenverarbeitung.

Im Ausgabebild des Berichts werdenIhnen entsprechende Drucktastenangeboten (z.B. Ablehnen,Zurückstellen).

Markieren Sie die Bewerber, denen Sie dengleichen Gesamtstatus zuweisen möchten, undwählen Sie den gewünschten neuenGesamtstatus (z.B. Zurückstellen).

Sie gelangen auf das DialogfensterGesamtstatus ändern.

Hinterlegen Sie den neuen Gesamtstatus undgegebenenfalls einen Statusgrund und wählenSie .

Kurzporträt anzeigen Markieren Sie den gewünschten Bewerber undwählen Sie Kurzporträt.

Sie gelangen auf das Bild Textanzeigen, in dem Ihnen dasKurzporträt angezeigt wird.

Personalbeschaffungsinstrument anzeigen Markieren Sie eine Ausschreibung und wählenSie Instrument.

Sie gelangen auf das Bild Sicht"Personalbeschaffungsinstrument"anzeigen: Übersicht.

Planstellenbeschreibung anzeigen Markieren Sie eine Vakanz und wählen SiePlanstBeschreibung.

Sie gelangen auf das BildPlanstellenbeschreibung.

Statistik der Bewerbervorgänge aufrufen Markieren Sie einen Gesamtstatus (z.B.Vertrag angeboten) und wählen StatistikVorgänge.

Sie gelangen auf das DialogfensterVorgangsart.

Markieren Sie eine Vorgangsart (z.B.Arbeitsvertrag) und wählen Sie .

Sie gelangen auf das BildBewerberstatistik.



April 2001 221

Status der Vakanzzuordnung ändern Markieren Sie einen oder mehrere Bewerberund wählen Sie Status (Vakanz).

Sie gelangen auf das DialogfensterStatus der Vakanzzuordnung ändern.

Hinterlegen Sie im Feld Status Vakanzz. denneuen Status und gegebenenfalls im FeldStatusgrund den Grund für die Statusänderungund wählen Sie .

Vakanz auswerten Markieren Sie einen Bewerber und wählen SieVakanz auswerten.

Sie gelangen auf die Ausgabeliste desBerichts Vakanzen (ReportRPAPL010) [Seite 209].

Das System zeigt Ihnen Detaildatenzur ausgewählten Vakanz an (z.B.Beginn und Ende,Fachverantwortlicher).

Vakanzen anzeigen Markieren Sie einen Bewerber und wählen Sie oder Vakanz.

Vakanzen zuordnen Markieren Sie die Bewerber, die Sie einerVakanz zuordnen möchten, und wählen SieVakanz zuordnen.

Vakanzzuordnung abgrenzen Markieren Sie einen Bewerber und wählen SieZuordnung abgrenzen.

Das System grenzt dieVakanzzuordnung zum aktuellenTagesdatum ab.

Wählen Sie .

Vorgänge anlegen oder ändern Markieren Sie einen Bewerber und wählen SieVorgang.

Sie gelangen auf das BildBewerbervorgänge pflegen.

Wie Sie weiter vorgehen müssen, lesen Sieunter Bewerbervorgang anlegen und ändern[Seite 88]

Zusatzdaten anlegen Markieren Sie einen Bewerber und wählen SieZusatzdaten.

Sie gelangen auf das Bild Zusatzdatenerfassen.

Wie Sie weiter vorgehen müssen, lesen Sieunter Zusatzdaten eines Bewerbers erfassen[Seite 65]



222 April 2001


Web-Anwendungen in der Personalbeschaffung

April 2001 223

Web-Anwendungen in der PersonalbeschaffungVerwendungMit den Web-Anwendungen der Personalbeschaffung können Sie eine modernen Anforderungenangemessene Personalbeschaffungsstrategie verfolgen. Sie bieten externen Bewerbern dieMöglichkeit, das moderne Medium Internet zu nutzen. Ihr Unternehmen und Bewerber profitierengleichermaßen von den Vorteilen eines schnellen und kostengünstigen Mediums.

Folgende Web-Anwendungen stehen zur Verfügung:

• Web-Anwendung Stellenangebote [Seite 224]

• Web-Anwendung Bewerbungsstatus [Seite 235]

Den Web-Anwendungen für externe Bewerber entsprechen Internet-Anwendungskomponenten (IACs).

Beachten Sie, daß Ihnen für interne Bewerber/Mitarbeiter Funktionen der Online-Bewerbung und der Statusabfrage als Employee Self-Service (ESS) in derPersonalbeschaffung [Seite 239] zur Verfügung stehen.

Die IACs der Personalbeschaffung bieten Ihnen für die Beschaffung externen Personals imeinzelnen folgende Möglichkeiten:

• Veröffentlichung von Stellenausschreibungen im Internet

• Abwicklung von Online-Bewerbungen

− Bewerbungen auf Stellenausschreibungen für externe Bewerber über Internet

− Spontane Bewerbungen bei einem Unternehmen für externe Bewerber über Internet

• Abfrage des Bewerbungsstatus durch die Bewerber im Internet

Die Unterstützung von Stellenausschreibungen im Internet bietet folgende Vorteile sowohl für IhrUnternehmen als auch für potentielle Bewerber:

• Sie stärken die Präsenz Ihres Unternehmens im Internet.

• Potentielle Bewerber aus aller Welt haben permanenten Zugang zu Informationsmaterialüber die ausgeschriebene Stelle und Ihr Unternehmen.

• Externe Bewerber können Bewerbungen auf eine ausgeschriebene Stelle undSpontanbewerbungen online übermitteln. Die Bewerbungen gelangen automatisch zurWeiterbearbeitung an den zuständigen Sachbearbeiter.


Web-Anwendung Stellenangebote

224 April 2001

Web-Anwendung StellenangeboteVerwendungDas Personal stellt in der Regel die größten Fixkosten eines Unternehmens dar. Daraus ergibtsich, daß die Beschaffung des bestmöglichen Personals eine Herausforderung für jedesUnternehmen ist. Unternehmen investieren viel Zeit und Geld, um vakante Planstellenauszuschreiben, Bewerber zu beurteilen und den Gesamtablauf der Personalbeschaffung und -einstellung zu verwalten und durchzuführen.

Die Web-Anwendung Stellenangebote ist eine Internet-Anwendungskomponente (IAC).

Sie bietet dabei externen Bewerbern folgende Möglichkeiten:

• sich Vakanzausschreibungen Ihres Unternehmens anzeigen zu lassen

• sich um vakante Planstellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben

• sich spontan bei Ihrem Unternehmen zu bewerben

• Anlagen (Bewerbungsunterlagen mit Paßbild) zu erstellen

Arbeitssuchende Personen können sich eine Gesamtliste der Stellenausschreibungen anzeigenlassen. Sie erhalten dann eine kurze Beschreibung der vakanten Planstellen.

Externe Bewerber können sich sowohl um ausgeschriebene Stellen als auch spontan bewerben.Die Bewerbung um Stellen per Internet erfolgt über die Angabe sachdienlicher Daten (z.B.Informationen zur Person, Berufserfahrung, Qualifikationen und Ausbildung). Die Angaben zurPerson sind obligatorisch. In den anderen Bereichen kann der Bewerber jedoch weitgehendselbst entscheiden, wie viele Informationen er seiner Bewerbung mitgeben möchte. Dabei ist esauch möglich, daß der Bewerber seine Bewerbungsunterlagen (auch mit Paßbild) als Anlageseiner Online-Bewerbung an Ihr Unternehmen mitgeben kann.

Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Im Vergleich zu Zeitungen und Zeitschriften ist das Internet eine besonders kostengünstigeMethode zur Ausschreibung von Vakanzen.

• Über diese Internet-Lösung wird ein weitaus größerer Interessentenkreis angesprochen underreicht.

• Wenn Ihr Unternehmen die Archivierungskomponente SAP ArchiveLink einsetzt, könnenBewerber ihre Bewerbungsunterlagen online versenden. Die Bewerbungsunterlagen werdendirekt in SAP ArchiveLink archiviert. Dadurch entfallen für die Personalabteilungadministrative Arbeiten wie das Einscannen bzw. manuelle Archivieren der Unterlagen.

Vorteile für Bewerber:

• Das Internet bietet interessierten Personen einen schnellen und unkomplizierten Zugang zuvakanten Stellen in Ihrem Unternehmen.

• Das Internet ermöglicht interessierten Personen sich direkt und unmittelbar zu bewerben.

• Externe Bewerber, die ihre Bewerbungsunterlagen als Anlage der Online-Bewerbungbeifügen, ersparen sich den Postweg und nutzen somit einen kostengünstigen Weg zumVersenden ihrer Unterlagen.



April 2001 225

IntegrationDie Informationen zur Planstelle werden aus den in der AnwendungskomponentePersonalbeschaffung angelegten Datensätzen gelesen.

Von den Bewerbern eingegebene Informationen werden in der KomponentePersonalbeschaffung abgelegt.

Das R/3-System stellt externen Bewerbern eine temporäre Benutzeridentifikation und einPaßwort zur Verfügung, damit diese dann später den Status ihrer Bewerbung überprüfenkönnen. Die Statusabfrage erfolgt über die Internet-Anwendungskomponente Bewerbungsstatus[Seite 235]. Die Bewerber können das Paßwort auch nutzen, um sich erneut zu bewerben.

Aus Sicherheitsgründen wird ein Benutzer nach dreimaliger falscher Eingabe seinesPaßwortes gesperrt. Die Sperrung kann nur durch die Systemadministration im R/3-System aufgehoben werden. Zum Entsperren nutzen Sie die TransaktionInternetbenutzer pflegen (SU05).

Wenn die Komponenten Personalbeschaffung und SAP ArchiveLink in Ihrem Unternehmenintegriert sind, können externe Bewerber innerhalb der IAC Stellenangebote Anlagen zu derOnline-Bewerbung erstellen.

VoraussetzungenBerechtigungen/SicherheitDie Aufgabe dieser IAC liegt darin, interessierten Personen Zugriff auf die Stellenangebote IhresUnternehmens zu geben.

Für den Benutzer des R/3-Systems, mit dem sich die IAC Stellenangebote über den InternetTransaction Server (ITS) im R/3-System anmeldet, müssen bestimmte Berechtigungen fürBerechtigungsobjekte gepflegt sein. Folgende Berechtigungen bietet Ihnen der Profilgenerator(Transaktion PFCG) zur Bearbeitung an:

Objektklasse Objekt

Personalwesen HR: Bewerber

HR: Cluster

PD: Personalplanung und Entwicklung

Basis - Administration Tabellenpflege (über Standardtools)

Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) derPersonalbeschaffung unter Berechtigungsverwaltung → Profile anlegen

Standardvoreinstellungen und vorbelegte DatenUm die IAC Stellenangebote einsetzen zu können, müssen Sie alle Customizing-Aktivitätenausführen, die normalerweise auch für die Einrichtung der Komponente Personalbeschaffungerforderlich sind. Nähere Informationen hierzu erhalten im Einführungsleitfaden (IMG) derPersonalbeschaffung.



226 April 2001

Weiterhin müssen Sie im Customizing der Personalbeschaffung folgende internetspezifischeEinstellung vornehmen: Web-Anwendungen → Stellenangebote → Stellenangebote einrichten.

Anzeige vakanter PlanstellenDas Erstellen einer Vakanzenliste setzt voraus, daß das R/3-System vakante Planstellenausfindig machen kann. Bestimmte Einstellungen werden benötigt, damit das R/3-SystemVakanzen (Stellenbeschreibungen) herausfinden, diese auflisten, nach denPersonalbeschaffungsinstrumenten einordnen und detaillierte Informationen zu den Vakanzenanzeigen kann.

Außerdem müssen die Ausschreibungen für vakante Stellen eingerichtet sein.

Tabelle Erforderliche Aktionen

T750B Mehrere Ausschreibungen für jedes Personalbeschaffungsinstrument anlegen

Jeder Ausschreibung eine Vakanz zuordnen

Texte für die Ausschreibungen pflegen. Der Text wird als Vakanzbeschreibungdargestellt (Stellenaufgaben, erforderliche Fähigkeiten, Qualifikationen usw.)

T750C Personalbeschaffungsinstrumente anlegen und Instrument zu einemMedientyp zuordnen, der über das Merkmal INTDF (siehe unten) definiert wird

T750D Internet-Medium anlegen

T750X/P1007 Vakanzen über eine der beiden Tabellen pflegen.

(Welche Tabelle Sie verwenden, hängt davon ab, ob die Integration zwischender Personaladministration und der Personalplanung und -entwicklung aktivist.)

Als Personalbeschaffungsinstrumente können Sie beispielsweise verschiedeneRegionen oder - wenn Sie als internationales Unternehmen agieren - Länderfestlegen und die Stellenangebote somit regional strukturiert ausgeben.

Über das Merkmal definieren Sie

INTDF Medium

Länderkennzeichen


INTDY Spontanbewerbungsgruppe

Bewerbergruppe

Bewerberkreis

Personalbereich

Personalteilbereich



April 2001 227

Verantwortlicher Personalreferent

Internetadresse: Name des Sachbearbeiters

Internetadresse: Name des Servers

Eingabe von BewerbungenDiese IAC beinhaltet mehrere Formulare. Die Formulare ermöglichen es Bewerbern, dieerforderlichen Daten für die Bewerbung einzugeben, wie z.B. Name und Adresse, Ausbildung.(Die Formulare entsprechen den Infotypsätzen, die bei der Eingabe einer Bewerbung im R/3-System angelegt werden.)

Sie müssen bestimmte Tabellen pflegen, um gültige Eingaben für diese Formulare zuidentifizieren. Diese Einstellungen steuern sowohl die Personalbeschaffung im R/3-System alsauch die IAC.

Tabellenkürzel Kurzbeschreibung

T522T Anrede

T002 Sprachenschlüssel für Bewerberkorrespondenz

T005 Länder

T005U Steuern: Provinzschlüssel: Texte

T517T Schulartenbezeichnungen

T519T Abschlüsse

T518A Ausbildungsprüftabelle

T518B Ausbildungsbezeichnungen

T538C Zulässigkeit von Zeit-/Maßeinheiten bei Infotypen

T517X Fachrichtungen

T517Y Fachrichtungenprüftabelle

T517Z Erlaubte Kombinationen der Tabellen Schularten (T517T) undFachrichtungen (T517Y)

T517A Erlaubte Kombinationen der Tabellen Schularten (T517T) und Abschlüsse(T519T)

T574B Qualifikationsbezeichnungen

T016T Bezeichnung der Branchen

T513C Tätigkeiten bei anderen/früheren Arbeitgebern

Erstellen von AnlagenDamit ein externer Bewerber eine Anlage zu seiner Online-Bewerbung erstellen kann, muß IhrUnternehmen die Archivierungskomponente SAP ArchiveLink einsetzen. Für die IACStellenangebote ist hinsichtlich von SAP ArchiveLink kein gesondertes Customizing erforderlich.



228 April 2001

Zusätzlich ist es notwendig, daß Sie dem Bewerber über das Customizing derPersonalbeschaffung geeignete Formatvorgaben zur Verfügung stellen, unter denen er seineDokumente und das Paßbild sichern kann. In der Standardauslieferung sind bereits die Formate.doc und .jpg eingerichtet. Wenn Sie andere oder weitere Formatvorgaben verwenden möchten,richten Sie diese mit der Aktion Formate für Bewerberdokumente einrichten (innerhalb derAktivität Stellenangebote einrichten) ein. Wie Sie dabei vorgehen müssen, lesen Sie imEinführungsleitfadens (IMG) der Personalbeschaffung unter Web-Anwendungen →Stellenangebote → Stellenangebote einrichten.


T750R Erlaubte Dokumentformate bei Internetbewerbungen

FunktionsumfangAnpassungsmöglichkeitenPersonalbeschaffungsdaten werden über den Internet Transaction Server ausgegeben. DieDaten werden vom R/3-System auf den Internet-Server geschrieben. Dort werden sie formatiertund mit Hilfe einer im HTML-Standardformat geschriebenen Ausgabemaske dargestellt.

Grafiken und Formulare für diese IAC werden mit dem R/3-System ausgeliefert. Ihr Unternehmenkann jedoch den Bildaufbau (z.B. Hintergrund- und Textfarben) ändern und eigene Grafikeneinfügen, indem Sie die HTML-Templates (Vorlagen) ändern.

Sie können festlegen, welche Art von Informationen von den Bewerbern eingegeben werdenkönnen, indem Sie bestimmte Felder ein- bzw. ausschalten. Dies wird auch auf der Ebene desInternet-Servers vorgenommen. Falls Sie weitere Informationen von Bewerbern erhaltenmöchten, d.h. zusätzliche Felder hinzufügen wollen, müssen Sie das R/3-System entsprechendangepassen.

Die HTML-Templates für diese IAC heißen:

SAPMPW12_100.HTML SAPMPW12_610.HTML






SAPMPW12_601.HTML

Transaktion/ServicenameSie rufen die IAC Stellenangebote mit der Transaktion PBW3 auf.

Unter dieser Transaktion finden Sie im SAP@Web Studio alle zugehörigen Dateien.



April 2001 229

Verbindungszeit mit dem R/3-SystemFür alle IACs, die SAP ausliefert, ist im Global File eine Verbindungszeit für die einzelnenAnwendungen mit dem R/3-System festgelegt. In einzelnen Anwendungen kann es jedochsinnvoll sein, die Verbindungszeiten individuell festzulegen.

Für die IAC Stellenangebote empfehlen wir Ihnen, den Timeout-Parameter höher einzustellen,damit die Bewerbungseingabe nicht vorzeitig unterbrochen wird. Um den Timeout-Parameter zuverändern, richten Sie im Service File der IAC Stellenangebote (Transaktion PBW3) denTimeout-Parameter (~TIMEOUT) entsprechend der gewünschten Verbindungszeit ein.

R/3-EntwicklungsobjekteDie folgenden Entwicklungsobjekte sind für diese Anwendung von Bedeutung. Diese Objektesollten nicht geändert werden.

Entwicklungsklasse PAPL

Transaktionen PBW3

Modulpool SAPMPW12

Funktionsgruppen APPL, VAP1

Funktionsbausteine BAPI_APPLICANT_CHANGEPASSWORD

BAPI_APPLICANT_CHECKEXISTENCE

BAPI_APPLICANT_CHECKPASSWORD

BAPI_APPLICANT_CREATE

BAPI_APPLICANT_CREATE_PW_REG

BAPI_APPLICANT_GET_PW_REG

BAPI_APPLICANT_GETSTATUS

BAPI_APPLICANT_INITPASSWORD

BAPIs Applicant.ChangePassword

Applicant.CheckPassword

Applicant.ExistenceCheck

Applicant.CreateFromData

Applicant.CreatePassword

Applicant.GetPassword

Applicant.Dequeue

Applicant.Enqueue

Applicant.InitPassword

Application.Create


Offene Stellen anzeigen

230 April 2001

Offene Stellen anzeigen1. Öffnen Sie in der angezeigten Baumstruktur auf der obersten Knotenebene eines der

angezeigten Personalbeschaffungsinstrumente.

Ihnen werden als Unterknoten Ausschreibungen angezeigt.

Je nach Aufbereitung der Baumstruktur können die einzelnenBeschaffungsinstrumente beispielsweise Regionen entsprechen, denen einzelneAusschreibungen und Vakanzen zugeordnet sind.

2. Öffnen Sie die zweite Knotenebene.

Ihnen werden die einzelnen Ausschreibungen angezeigt.

3. Öffnen Sie eine gewünschte Ausschreibung.

Zu der ausgewählten Vakanz erscheint in einem Fenster der Ausschreibungstext.

4. Lassen Sie sich ggf. weitere Ausschreibungstexte anzeigen. Gehen Sie hierzu vor, wie inden Schritten 1 bis 3 beschrieben.

Weiter mit Auf ausgeschriebene Stellen bewerben [Seite 231]


Auf ausgeschriebene Stellen bewerben

April 2001 231

Auf ausgeschriebene Stellen bewerben1. Wählen Sie die entsprechende Vakanz aus, wie in den Schritten 1 bis 3 der Vorgehensweise

Offene Stellen anzeigen [Seite 230] beschrieben.

2. Wählen Sie Bewerben.

Die Daten werden automatisch an das R/3-System weitergeleitet.

Sie gelangen zurück auf das erste Erfassungsbild Ihrer Bewerbung.

Wenn Sie sich erneut bei diesem Unternehmen bewerben, können Sie sich mit Ihreraus einer vorangegangenen Bewerbung bereits zugeteilten Bewerbernummer undIhrem Paßwort identifizieren. Wenn Sie erstmalig eine Bewerbung versenden, ordnetIhnen das System am Ende der Anwendung eine Bewerbernummer zu und fordertSie auf, ein Paßwort zu definieren.

3. Wählen Sie das Land, aus dem Sie sich bewerben.

4. Wählen Sie Weiter.

Sie gelangen auf das Erfassungsbild für Ihre persönlichen Daten.

5. Füllen Sie die Felder mit den entsprechenden Angaben zu Ihren persönlichen Daten aus.

6. Ggf. machen Sie weitere Angaben zu Ihren Qualifikationen, zu Ihrer Ausbildung oder Ihrenbisherigen/früheren Arbeitgebern.

a. Um Datensätze zu Ihren Qualifikationen anzulegen, wählen Sie im RegisterindexQualifikationen.

Sie gelangen auf das Erfassungsbild für Ihre Qualifikationen. Wählen Sie eineQualifikation aus und geben Sie eine Ausprägung für diese Qualifikation an.

b. Um Datensätze zu Ihrer Ausbildung anzulegen, wählen Sie im Registerindex Ausbildung.

Sie gelangen auf das Erfassungsbild für Ihre Ausbildung. Füllen Sie die Felder mitden entsprechenden Angaben aus.

c. Um Datensätze zu Ihren bisherigen/früheren Arbeitgebern anzulegen, wählen Sie imRegisterindex Frühere Arbeitgeber.

Sie gelangen auf das Erfassungsbild für Ihre bisherigen/früheren Arbeitgeber.Machen Sie in den vorgegebenen Feldern die entsprechenden Angaben.

Um jeweils mehrere Datensätze anzulegen, wählen Sie Nächster.

Sie können auf diese Art beliebig viele Datensätze anlegen. Um zu einem bereitseingegebenen Datensatz zu gelangen, wählen Sie Vorheriger. Wenn Sie einenDatensatz löschen möchten, wählen Sie Eintrag löschen.

7. Wenn Sie alle Angaben, die Sie Ihrer Bewerbung mitgeben möchten, gemacht haben,wählen Sie Senden.

Sie gelangen auf das Schlußbild. Das System teilt Ihnen Ihre Bewerbernummer und IhrPaßwort mit. Mit diesen Angaben können Sie eine erneute Bewerbung starten und/oder


Auf ausgeschriebene Stellen bewerben

232 April 2001

die Web-Anwendung Bewerbungsstatus aufrufen. Das System leitet Ihre Daten an dasSAP-System automatisch weiter.

8. Ändern Sie ggf. das Ihnen zugeteilte Paßwort.

Weiter mit Ohne Stellenbezug bewerben [Seite 233]

Zurück nach Offene Stellen anzeigen [Seite 230]


Ohne Stellenbezug bewerben

April 2001 233

Ohne Stellenbezug bewerben1. Wählen Sie im Einstiegsbild direkt Bewerben.

2. Fahren Sie fort, wie in den Schritten 2 bis 8 der Vorgehensweise Auf ausgeschriebeneStellen bewerben [Seite 231] angegeben.

Weiter mit Anlage erstellen [Seite 234]



Anlage erstellen

234 April 2001

Anlage erstellen1. Wählen Sie im Einstiegsbild zunächst eine Vakanz aus und anschließend Anlage erstellen.

Wenn Sie eine Anlage versenden möchten, müssen Sie zunächst Anlage erstellenwählen, bevor Sie Bewerben wählen.

Das System zeigt Ihnen an, welche Formate erlaubt sind.

2. Geben Sie unter Dokument auswählen den Menüpfad für Ihre Anlage ein oder wählen SieBrowse, um nach einem Dokument, das sich auf Ihrer Festplatte befindet, zu suchen.

Beachten Sie, daß das Format des Dokuments einem erlaubtem Format entspricht.

Beachten Sie, daß Sie pro Online-Bewerbung nur eine Anlage erstellen können. Wirempfehlen Ihnen, ein Dokument zu erstellen, das Ihre komplettenBewerbungsunterlagen enthält und in das Ihr Paßfoto eingebunden ist.

3. Sie können wie folgt fortfahren:

a. Um die Bewerbung direkt abzusenden, wählen Sie nach Erstellen Ihrer Anlage Senden.

b. Um das Erfassungsbild für Ihre Anlage zu verlassen, wählen Sie Zurück.

Sie gelangen zurück auf das Einstiegsbild. Wählen Sie Senden, um Ihre Bewerbungund die Bewerbungsunterlagen abzusenden.

c. Um Ihre Anlage zu ändern, wählen Sie Zurück und im Einstiegsbild erneut Anlageerstellen.

Sie gelangen erneut auf das Erfassungsbild für Ihre Anlage. Im Feld GeladenesDokument wird Ihr ausgewähltes Dokument angezeigt. Wählen Sie Dokumententfernen, um das alte Dokument zu löschen. Verfahren Sie weiter, wie ab Schritt 2beschrieben.



Web-Anwendung Bewerbungsstatus

April 2001 235

Web-Anwendung BewerbungsstatusVerwendungGroße Unternehmen erhalten häufig mehrere hundert Bewerbungen auf eineStellenausschreibung. Neben der manuellen Bearbeitung von Bewerbungen fällt in der RegelArbeit durch das Erstellen von Bestätigungsschreiben, Absageschreiben usw. und das Erteilenvon Auskünften zum Bewerbungsstatus an.

Die Web-Anwendung Bewerbungsstatus ist eine Internet-Anwendungskomponente (IAC).

Sie unterstützt einen kostengünstigen und effizienten Personalbeschaffungsprozeß, indem sieden Bewerbern erlaubt, den Status ihrer Bewerbungen über das Internet selbst abzufragen.Einen Teil administrativer Arbeiten können Sie somit umgehen.


• Feststellung des Status einer Bewerbung über das Internet ist kostengünstiger alsbeispielsweise die Beantwortung telefonischer Bewerberanfragen oder das Generieren undVersenden von Bestätigungsschreiben.

Vorteile für Bewerber:

• Die Überprüfung des Status einer Bewerbung über das Internet ist schnell, einfach undaufgrund der Unabhängigkeit von Regelarbeitszeiten eines Unternehmens uneingeschränktmöglich.

IntegrationWenn externe Bewerber eine Bewerbung über die Web-Anwendung Stellenangebote [Seite 224]eingeben, erhalten sie eine temporäre Bewerbernummer und ein Paßwort. Diese können dannspäter verwendet werden, um den Status einer Bewerbung zu überprüfen.

Um die IAC Bewerbungsstatus verwenden zu können, müssen Sie auch die Web-AnwendungStellenangebote [Seite 224] im Einsatz haben.

VoraussetzungenBerechtigungen/SicherheitBewerbernummern und Paßwörter werden zum Zeitpunkt der Bewerbungseingabe für externeBewerber vom SAP-System vergeben.

Standardvoreinstellungen und vorbelegte DatenUm diese IAC einsetzen zu können, müssen Sie alle Customizing-Aktivitäten ausführen, dienormalerweise auch für die Einrichtung der Anwendungskomponente Personalbeschaffungerforderlich sind

Zusätzlich können Sie ergänzende Texte zum Bewerbungsstatus anlegen. Diese Textebeschreiben den Bewerbungsstatus. Weitere Informationen zum Einrichten der erläuterndenTexte finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Personalbeschaffung unter Web-Anwendungen → Bewerbungsstatus → Bewerbungsstatus einrichten.



236 April 2001

FunktionsumfangAnpassungsmöglichkeitenAusgabe im InternetPersonalbeschaffungsdaten werden über den Internet Transaction Server ausgegeben. DieDaten werden vom R/3-System auf den Internet-Server geschrieben. Dort werden sie dannformatiert und mit Hilfe einer im HTML-Standardformat geschriebenen Ausgabemaskedargestellt.

Grafiken und Formulare für diese IAC werden mit dem System ausgeliefert. Ihr Unternehmenkann jedoch den Bildaufbau (z.B. Hintergrund- und Textfarben) ändern und eigene Grafikeneinfügen, indem Sie die HTML-Templates (Vorlagen) ändern.

Die HTML-Templates für die IAC Bewerbungsstatus heißen:



Transaktion/ServicenameSie rufen die IAC Bewerbungsstatus mit der Transaktion PBW2 auf.

Unter dieser Transaktion finden Sie im SAP@Web Studio alle zugehörigen Dateien.

R/3-EntwicklungsobjekteDie folgenden Entwicklungsobjekte sind für diese IAC von Bedeutung. Diese Objekte solltennicht geändert werden.


Transaktion PBW2

Modulpool SAPMPW03














April 2001 237


Applicant.GetStatus






Bewerbungsstatus abfragen

238 April 2001

Bewerbungsstatus abfragen1. Geben Sie Ihre Bewerbernummer ein, die Ihnen in der Web-Anwendung Stellenangebote

zugeteilt wurde und das Paßwort, das Sie definiert haben.

2. Das System überprüft online den Bearbeitungsstatus Ihrer Bewerbung und gibt diesen aus.

Wenn Sie mehrere Bewerbungen an das Unternehmen versendet haben, zeigt dasSystem zusätzlich für jede Bewerbung den Status der Vakanzzuordnung an.

3. Ggf. lassen Sie sich die Ausschreibung, auf die Sie sich beworben haben, nochmalsanzeigen. Öffnen Sie dazu die entsprechende Vakanz.

Der Ausschreibungstext und Informationen zum zuständigen Sachbearbeiter werden Ihnenangezeigt.


Employee Self-Service (ESS) in der Personalbeschaffung

April 2001 239

Employee Self-Service (ESS) in derPersonalbeschaffungMit den Funktionen des Employee Self-Service (ESS) der Personalbeschaffung können Sie einemodernen Anforderungen angemessene interne Personalbeschaffungsstrategie verfolgen. Siebieten Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, das moderne Medium Intranet zu nutzen. IhrUnternehmen und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen von den Vorteilen eines in diebestehenden Komponenten des SAP Systems integrierten und kostengünstigen Mediums.

Folgende Services stehen Ihnen zur Verfügung:

• Service Stellenangebote [Seite 240]

• Service Bewerbungsstatus [Seite 248]

Die Services der Personalbeschaffung bieten Ihnen für die Besetzung offener Stellen mitinternem Personal im einzelnen folgende Möglichkeiten:

• Veröffentlichung von Stellenausschreibungen im Intranet

• Abwicklung von Online-Bewerbungen

− Bewerbungen auf Stellenausschreibungen für Mitarbeiter über Intranet

• Abfrage des Bewerbungsstatus durch die Mitarbeiter im Intranet

Die Unterstützung von Stellenausschreibungen im Intranet bietet folgende Vorteile sowohl für IhrUnternehmen als Ihre Mitarbeiter:

• Sie können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens schnell über freie Stellen informieren.Mitarbeiter haben somit die Möglichkeit, sich auf die ausgeschriebenen Stellen online zubewerben.

• Für die Bewerbung relevante und bereits vorhandene Mitarbeiterdaten (Daten zur Person,Qualifikationen, andere/frühere Arbeitgeber), werden dabei automatisch in die Bewerbungmit übernommen.


Service Stellenangebote

240 April 2001

Service StellenangeboteVerwendungFür Mitarbeiter hält der Service Stellenangebote folgende Möglichkeit bereit:

• Bewerben auf intern ausgeschriebene Vakanzen

• Anlagen (Bewerbungsunterlagen mit Paßbild) erstellen

Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens können sich eine Gesamtliste der internenStellenausschreibungen anzeigen lassen.

Mitarbeiter bewerben sich ausschließlich auf ausgeschriebene Vakanzen. Dabei ist es auchmöglich, daß ein Mitarbeiter ihre Bewerbungsunterlagen (auch mit Paßbild) als Anlage überIntranet mitgeben kann.


• Im Vergleich zu Zeitungen und Zeitschriften ist das Internet eine besonders kostengünstigeMethode zur Ausschreibung von Vakanzen.

• Über diese Intranet-Lösung können Sie Ihre Mitarbeiter schnell über freie Stellen in IhremUnternehmen informieren.

• Wenn Ihr Unternehmen die Archivierungskomponente SAP ArchiveLink einsetzt, können dieMitarbeiter ihre Bewerbungsunterlagen online versenden. Die Bewerbungsunterlagenwerden direkt in SAP ArchiveLink archiviert. Dadurch entfallen für die Personalabteilungadministrative Arbeiten wie das Einscannen bzw. manuelle Archivieren der Unterlagen.

IntegrationDie Informationen zur Planstelle werden aus den in der AnwendungskomponentePersonalbeschaffung angelegten Datensätzen gelesen.

Von den Mitarbeitern eingegebene Informationen werden in der KomponentePersonalbeschaffung abgelegt. Bereits bekannte Daten (z.B. Daten zur Person, Qualifikationen,frühere Arbeitgeber) übernimmt das R/3-System aus der Komponente Personaladministration indie Komponente Personalbeschaffung. Mitarbeiter können daher - anders als externe Bewerberin der Web-Anwendung Stellenangebote [Seite 224] - mit minimaler Dateneingabe ihre Online-Bewerbung versenden.

Mitarbeiter melden sich im Service Stellenangebote mit Ihrer für das Intranet bestehendenBenutzeridentifikation an.

Wenn die Komponenten Personalbeschaffung und SAP ArchiveLink in Ihrem Unternehmenintegriert sind, können Mitarbeiter innerhalb des Service Stellenangebote Anlagen zu der Online-Bewerbung erstellen.

VoraussetzungenBerechtigungen/SicherheitDie Aufgabe dieses Service liegt darin, Mitarbeitern Zugriff auf die Stellenangebote IhresUnternehmens zu geben.



April 2001 241

Für den SAP-Benutzer, mit dem sich der Service über den Internet Transaction Server (ITS) imR/3-System anmeldet, müssen bestimmte Berechtigungen für Berechtigungsobjekte gepflegtsein. Folgende Berechtigungen bietet Ihnen der Profilgenerator (Transaktion PFCG) zurBearbeitung an:

Objektklasse Objekt

Personalwesen HR: Bewerber

HR: Cluster

HR: Stammdaten

PD: Personalplanung und Entwicklung

Basis - Administration Tabellenpflege (über Standardtools)

Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) derPersonalbeschaffung unter Berechtigungsverwaltung → Profile anlegen

Standardvoreinstellungen und vorbelegte DatenUm diesen Service einsetzen zu können, müssen Sie alle Customizing-Aktivitäten ausführen, dienormalerweise auch für die Einrichtung der Komponente Personalbeschaffung erforderlich sind.Nähere Informationen hierzu erhalten im Einführungsleitfaden (IMG) der Personalbeschaffung.

Weiterhin müssen Sie im Customizing der Personalbeschaffung folgende internetspezifischeEinstellung vornehmen: Employee Self-Services (ESS) → Stellenangebote → Stellenangebote(ESS): Service einrichten.

Anzeige vakanter PlanstellenDas Erstellen einer Vakanzenliste setzt voraus, daß das System vakante Planstellen ausfindigmachen kann. Bestimmte Einstellungen werden benötigt, damit das System Vakanzen(Stellenbeschreibungen) herausfinden, diese auflisten, nach denPersonalbeschaffungsinstrumenten einordnen und detaillierte Informationen zu den Vakanzenanzeigen kann.

Außerdem müssen die Ausschreibungen für vakante Stellen eingerichtet sein.

Tabelle Erforderliche Aktionen

T750B Mehrere Ausschreibungen für jedes Personalbeschaffungsinstrument anlegen

Jeder Ausschreibung eine Vakanz zuordnen

Texte für die Ausschreibungen pflegen. Der Text wird als Vakanzbeschreibungdargestellt (Stellenaufgaben, erforderliche Fähigkeiten, Qualifikationen usw.)

T750C Personalbeschaffungsinstrumente anlegen und Instrument zu einemMedientyp zuordnen, der über das Merkmal INTDF (siehe unten) definiert wird

T750D Internet-Medium anlegen



242 April 2001

T750X/P1007 Vakanzen über eine der beiden Tabellen pflegen.

(Welche Tabelle Sie verwenden, hängt davon ab, ob die Integration zwischender Personaladministration und der Personalplanung und -entwicklung aktivist.)

Als Personalbeschaffungsinstrumente können Sie beispielsweise verschiedeneRegionen oder - wenn Sie als internationales Unternehmen agieren - Länderfestlegen und die Stellenangebote somit regional strukturiert ausgeben.


INTDF Medium

Länderkennzeichen


INTDY Spontanbewerbungsgruppe

Bewerbergruppe

Bewerberkreis

Personalbereich

Personalteilbereich

Verantwortlicher Personalreferent

Internetadresse: Name des Sachbearbeiters

Internetadresse: Name des Servers

Eingabe von BewerbungenDieser Service beinhaltet mehrere Formulare. Die Formulare ermöglichen es Mitarbeitern, dieerforderlichen Daten für die Bewerbung einzugeben, wie z.B. Name und Adresse, Ausbildung.(Die Formulare entsprechen den Infotypsätzen, die bei der Eingabe einer Bewerbung im R/3-System angelegt werden.)

Sie müssen bestimmte Tabellen pflegen, um gültige Eingaben für diese Formulare zuidentifizieren. Diese Einstellungen steuern sowohl die Personalbeschaffung im R/3-System alsauch den Service.


T522T Anrede

T002 Sprachenschlüssel für Bewerberkorrespondenz

T005 Länder



April 2001 243

T005U Steuern: Provinzschlüssel: Texte

T517T Schulartenbezeichnungen

T519T Abschlüsse

T518A Ausbildungsprüftabelle

T518B Ausbildungsbezeichnungen

T538C Zulässigkeit von Zeit-/Maßeinheiten bei Infotypen

T517X Fachrichtungen

T517Y Fachrichtungenprüftabelle

T517Z Erlaubte Kombinationen der Tabellen Schularten (T517T) undFachrichtungen (T517Y)

T517A Erlaubte Kombinationen der Tabellen Schularten (T517T) und Abschlüsse(T519T)

T574B Qualifikationsbezeichnungen

T016T Bezeichnung der Branchen

T513C Tätigkeiten bei anderen/früheren Arbeitgebern

Erstellen von AnlagenDamit ein Mitarbeiter eine Anlage zu seiner Online-Bewerbung erstellen kann, muß IhrUnternehmen die Archivierungskomponente SAP ArchiveLink einsetzen. Für den ServiceStellenangebote ist hinsichtlich von SAP ArchiveLink kein gesondertes Customizing erforderlich.

Zusätzlich ist es notwendig, daß Sie dem Mitarbeiter über das Customizing derPersonalbeschaffung geeignete Formatvorgaben zur Verfügung stellen, unter denen er seineDokumente und das Paßbild sichern kann. In der Standardauslieferung sind bereits die Formate.doc und .jpg eingerichtet. Wenn Sie andere oder weitere Formatvorgaben verwenden möchten,richten Sie diese mit der Aktion Formate für Bewerberdokumente einrichten (innerhalb derAktivität Stellenangebote (ESS): Service einrichten) ein. Wie Sie dabei vorgehen müssen, lesenSie in der Dokumentation des Einführungsleitfadens (IMG) der Personalbeschaffung unterEmployee Self-Service (ESS) → Stellenangebote → Stellenangebote (ESS): Service einrichten.


T750R Erlaubte Dokumentformate bei Internetbewerbungen

FunktionsumfangAnpassungsmöglichkeitenPersonalbeschaffungsdaten werden über den Internet Transaction Server ausgegeben. DieDaten werden vom R/3-System auf den Internet-Server geschrieben. Dort werden sie formatiertund mit Hilfe einer im HTML-Standardformat geschriebenen Ausgabemaske dargestellt.



244 April 2001

Grafiken und Formulare für diesen Service werden mit dem R/3-System ausgeliefert. IhrUnternehmen kann jedoch den Bildaufbau (z.B. Hintergrund- und Textfarben) ändern und eigeneGrafiken einfügen, indem Sie die HTML-Templates (Vorlagen) ändern.

Sie können festlegen, welche Art von Informationen von den Mitarbeitern eingegeben werdenkönnen, indem Sie bestimmte Felder ein- bzw. ausschalten. Dies wird auch auf der Ebene desInternet-Servers vorgenommen. Falls Sie weitere Informationen von Mitarbeitern erhaltenmöchten, d.h. zusätzliche Felder hinzufügen wollen, müssen Sie das R/3-System entsprechendanpassen.

Die HTML-Templates für diesen Service heißen:







SAPMPW12_601.HTML

ServicenameDer Servicename für den Service Stellenangebote lautet PZ21.

Unter diesen Servicenamen finden Sie im SAP@Web Studio alle zugehörigen Dateien.

Verbindungszeit mit dem R/3-SystemFür alle Services, die SAP ausliefert, ist im Global File eine Verbindungszeit für die einzelnenServices mit dem R/3-System festgelegt. In einzelnen Anwendungen kann es jedoch sinnvollsein, die Verbindungszeiten individuell festzulegen.

Für den Service Stellenangebote empfehlen wir Ihnen, den Timeout-Parameter höhereinzustellen, damit die Bewerbungseingabe nicht vorzeitig unterbrochen wird. Um den Timeout-Parameter für diesen Service zu ändern, richten Sie im Service File des Service (ServicenamePBW3) den Timeout-Parameter (~TIMEOUT) entsprechend der gewünschten Verbindungszeitein.

R/3-EntwicklungsobjekteDie folgenden Entwicklungsobjekte sind für diese Anwendung von Bedeutung. Diese Objektesollten nicht geändert werden.


Transaktionen PZ21

Modulpool SAPMPW12





April 2001 245














Applicant.Dequeue

Applicant.Enqueue


Application.Create


Interne Stellenangebote anzeigen und online bewerben

246 April 2001

Interne Stellenangebote anzeigen und online bewerben2. Öffnen Sie im angezeigten Vakanzenbaum auf der obersten Knotenebene eines der

angezeigten Personalbeschaffungsinstrumente.

Ihnen werden als Unterknoten Ausschreibungen angezeigt.

Je nach Aufbereitung des Vakanzenbaums können die einzelnenBeschaffungsinstrumente beispielsweise Regionen entsprechen, denen einzelneAusschreibungen und Vakanzen zugeordnet sind.

3. Öffnen Sie die zweite Knotenebene.

Ihnen werden die einzelnen Ausschreibungen angezeigt.

4. Öffnen Sie eine gewünschte Ausschreibung.

Zu der ausgewählten Vakanz erscheint in einem Fenster der Ausschreibungstext.

5. Lassen Sie sich ggf. weitere Ausschreibungstexte anzeigen. Gehen Sie hierzu vor, wie inden Schritten 1 bis 3 beschrieben.

6. Wählen Sie die entsprechende Vakanz aus, wie in den Schritten 1 bis 3 der VorgehensweiseOffene Stellen anzeigen beschrieben.

7. Wählen Sie Bewerben.

Das System leitet Ihre Daten an das R/3-System automatisch weiter.

Weiter mit Anlage erstellen [Seite 247]


Anlage erstellen

April 2001 247

Anlage erstellen4. Geben Sie im Bild Personendaten Ihre persönlichen Daten ein und wählen Sie Anlage

erstellen.

Das System zeigt Ihnen an, welche Formate erlaubt sind.

5. Geben Sie unter Dokument auswählen den Menüpfad für Ihre Anlage ein oder wählen SieBrowse, um nach einem Dokument, das sich auf Ihrer Festplatte befindet, zu suchen.

Beachten Sie, daß das Format des Dokuments einem erlaubtem Format entspricht.

Beachten Sie, daß Sie pro Online-Bewerbung nur eine Anlage erstellen können. Wirempfehlen Ihnen, ein Dokument zu erstellen, das Ihre komplettenBewerbungsunterlagen enthält und in das Ihr Paßfoto eingebunden ist.

6. Sie können wie folgt fortfahren:

a. Um die Bewerbung direkt abzusenden, wählen Sie nach Auswahl Ihres DokumentsSenden.

b. Um das Erfassungsbild für Ihre Anlage zu verlassen, wählen Sie Zurück.

Sie gelangen zurück auf das Eingabebild für Ihre persönlichen Daten. Wählen SieSenden, um Ihre Bewerbung und die Bewerbungsunterlagen abzusenden.

c. Um Ihre Anlage zu ändern, wählen Sie zunächst Zurück und erneut Anlage erstellen.

Sie gelangen erneut auf das Erfassungsbild für Ihre Anlage. Im Feld GeladenesDokument erscheint das Dokument, das Sie zuvor angelegt haben. Wählen SieDokument entfernen, um das alte Dokument zu löschen. Verfahren Sie weiter, wieab Schritt 2 beschrieben.

Zurück nach Interne Stellenangebote anzeigen und online bewerben [Seite 246]


Service Bewerbungsstatus

248 April 2001

Service BewerbungsstatusVerwendungDer Service Bewerbungsstatus unterstützt einen kostengünstigen und effizienten internenPersonalbeschaffungsprozeß, indem er den Mitarbeitern erlaubt, den Status ihrer Bewerbungenüber das Intranet selbst abzufragen. Einen Teil administrativer Arbeiten (z.B. telefonischeAuskunftserteilung) kann somit für die Personalabteilung entfallen.


• Die Feststellung des Status einer Bewerbung über das Internet ist kostengünstiger alsbeispielsweise die Beantwortung telefonischer Bewerberanfragen oder das Generieren undVersenden von Bestätigungsschreiben.

Vorteile für Mitarbeiter:

• Die Überprüfung des Status einer Bewerbung über das Internet ist schnell, einfach undaufgrund der Unabhängigkeit von Regelarbeitszeiten eines Unternehmens uneingeschränktmöglich.

IntegrationMitarbeiter können den Service Bewerbungsstatus mit ihrer für das Intranet bestehendenBenutzeridentifikation aufrufen.

Um den Service Bewerbungsstatus verwenden zu können, müssen Sie auch den ServiceStellenangebote [Seite 240] im Einsatz haben.

VoraussetzungenBerechtigungen/SicherheitMitarbeiter haben mit ihrer bestehenden Benutzeridentifikation Zugang zum ServiceStellenangebote.

Standardvoreinstellungen und vorbelegte DatenUm diesen Service einsetzen zu können, müssen Sie alle Customizing-Aktivitäten ausführen, dienormalerweise auch für die Einrichtung der Anwendungskomponente Personalbeschaffungerforderlich sind

Zusätzlich können Sie ergänzende Texte zum Bewerbungsstatus anlegen. Diese Textebeschreiben den Bewerbungsstatus. Weitere Informationen zum Einrichten der erläuterndenTexte finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Personalbeschaffung unter Employee Self-Service (ESS) → Bewerbungsstatus → Bewerbungsstatus (ESS): Service einrichten.

FunktionsumfangAnpassungsmöglichkeitenAusgabe im InternetPersonalbeschaffungsdaten werden über den Internet Transaction Server ausgegeben. DieDaten werden vom R/3-System auf den Internet-Server geschrieben. Dort werden sie dann



April 2001 249

formatiert und mit Hilfe einer im HTML-Standardformat geschriebenen Ausgabemaskedargestellt.

Grafiken und Formulare für diesen Service werden mit dem System ausgeliefert. IhrUnternehmen kann jedoch den Bildaufbau (z.B. Hintergrund- und Textfarben) ändern und eigeneGrafiken einfügen, indem Sie die HTML-Templates (Vorlagen) ändern.

Die HTML-Templates für den Service Bewerbungsstatus heißen:



ServicenameSie rufen den Service Bewerbungsstatus mit der Transaktion PZ22 auf.

Unter diesem Servicenamen finden Sie im SAP@Web Studio alle zugehörigen Dateien.

R/3-EntwicklungsobjekteDie folgenden Entwicklungsobjekte sind für diese Web-Anwendung von Bedeutung. DieseObjekte sollten nicht geändert werden.


Transaktion PZ22

Modulpool SAPMPW03













Applicant.GetStatus






250 April 2001



Bewerbungsstatus intern abfragen

April 2001 251

Bewerbungsstatus intern abfragen1. Identifizieren Sie sich mit Ihrer bestehenden Benutzerkennung.

2. Das System überprüft online den Bearbeitungsstatus Ihrer Bewerbung und gibt diesen aus.

Wenn Sie mehrere Bewerbungen versendet haben, zeigt das System zusätzlich fürjede Bewerbung den Status der Vakanzzuordnung an.

3. Ggf. lassen Sie sich die Ausschreibung, auf die Sie sich beworben haben, nochmalsanzeigen. Öffnen Sie dazu die entsprechende Vakanz.

Der Ausschreibungstext und Informationen zum zuständigen Sachbearbeiter werdenIhnen angezeigt.

Documents

Personalbeschaffung (PA-RC)