PLANEN BAUEN NUTZEN � 1/2005

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wir haben es stets als Partnerpflicht

erachtet, gesetzlichen Anforderungen

im Rahmen unserer Wartungsverträge

Folge zu leisten. Ein Beispiel sind die An-

passungen und Tools zur elektronischen

Übermittlung von Lohnsteuerdaten

und Umsatzsteuervoranmeldung nach

dem ELSTER-Verfahren. Für manchen

unserer Wettbewerber ist das durchaus

keine Selbstverständlichkeit, wie uns

Interessenten und Software-Umsteiger

vor kurzem überrascht wissen ließen. Es

gibt eben auch da Unterschiede …

BAU f inancials-Kunden bieten wir

diesmal einen ganz besonderen Service

- eine Hausmesse in Achim. Näheres

zu diesem Event finden Sie auf der

Folgeseite.

Doppeltes Volumen und hoffentlich wie-

der viele nützliche Informationen und

Anregungen für Sie – so präsentiert sich

Ihnen die aktuelle Ausgabe der 3STEPS.

Mit Ihrer konstruktiven Unterstützung

sind alle unsere Produkte in Lösungs-

vielfalt und Bedienerfreundlichkeit

gewachsen. Deshalb haben wir viel zu

berichten. In der gerade ausgelieferten

BAU financials Version sind viele Ihrer

Anregungen umgesetzt. Unsere Finanz-

buchhaltung ermöglicht Ihnen z.B. jetzt

neben der handelsrechtlichen auch die

Bilanzmethode IAS/IFRS. Näheres dazu

in einem Beitrag von Volker Barning auf

unserer Homepage, der auch Seminare

zum Thema anbietet.

Unser neues Modul „Kennzahlen“ wird

Sie bei Zwischen- und Jahresabschlüs-

sen, bei der Unternehmenssteuerung

und der notwendigen Erfolgskontrolle

unterstützen. Kennzahlen zu Kapital-

und Vermögensstruktur, Liquidität ,

Rentabilität und Cashflow finden Sie

hier zum Beispiel aus dem Bilanz- und

Erfolgsbereich wieder.

Wir können mit einem Management-In-

formations-System aufwarten, das nicht

nur durch hervorragendes Zeitverhalten

besticht. Mit unserem Bau-Know-how

haben wir dafür gesorgt, dass Sie nicht

erst langes Precustomizing betreiben

müssen. Sofort nach Installation können

Sie mit den von uns vorbereiteten kom-

fortablen, vielseitigen Auswertungen

und grafischen Darstellungen arbeiten.

Aktuelle Soll-/Ist-Vergleiche in Kombi-

nation mit unkomplizierten Top-down

Berechnungen machen die unterneh-

merische Entscheidungsfindung sicher

und halten die Planung flexibel. Infor-

mationen aus dem Finanzwesen und der

Unternehmensplanung stehen immer

anschaulich zur Verfügung.

Allen Kunden, die mit Gefahrgütern

arbeiten, bieten wir ein gelungenes

Sicherungsinstrument an. Das Modul

ermittelt u.a. aus den zu transportie-

renden Mengen die Kennzeichnungs-

pflicht von Transporten und weist die

erforderlichen Informationen auf den

Material- und Verkaufslieferscheinen

aus. Mit weiteren Highlights machen wir

Sie auch schon in diesem Heft bekannt:

FiBu-Modul Nachunternehmer-Vertrag

und Bautechnik-Modul BauControlling.

EasyRapport erlaubt Ihnen komfortable

Leistungserfassung via Webbrowser.

Viel Spaß beim Lesen!

Michael Homscheid

Editorial

Liebe Leserinnen und Leser,

Impressum

Herausgeber: Nemetschek Bausoftware GmbH

Im Finigen 3, 28832 Achim,

Tel.: 04202-989-0

Redakteur:Manfred Bethge

Layout: Manfred H. Tzschacksch, Berlin Nemetschek Bausoftware GmbH Zentrale in Achim

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Wir haben Wort gehalten! Jetzt bren-

nen alle unsere Mitarbeiter förmlich

darauf, Ihnen das zu belegen.

Getreu unseren Leitlinien haben wir für

Sie – unsere geschätzten Kunden - unsere

Software nicht nur kontinuierlich weiter

entwickelt, aktuellen Trends und Verän-

derungen angepasst. Ihrem Praxisbedarf,

Ihren Wünschen und Anregungen folgend,

sind wir inzwischen an manchen Stellen

dem Markt sogar ein Stück voraus.

Die Vielfalt der neu entwickelten Soft-

ware-Tools und der sich geradezu auf-

drängenden interessanten Gesprächs-

themen hat uns bewogen, diesmal alle

BAU financials Anwender aus dem kauf-

männischen Bereich zu einem Besuch in

Achim einzuladen. Wir möchten Ihnen

Gelegenheit geben, im persönlichen

Kontakt, mit allen Sinnen im wahrsten

Sinne des Wortes direkt ‚zu begreifen’

und einschätzen zu können, welcher

Nutzen sich für Ihr Unternehmen daraus

ergeben könnte.

Vieles halten wir für Sie parat. Die Vorfüh-

rungen und Gesprächsveranstaltungen zu

den verschiedenen Themen-Kreisen finden

jeweils mehrfach zu unterschiedlichen

Zeiten statt. So können Sie sich für beide

Tage Ihr ganz persönliches ‚Messe-Pro-

gramm’ in den Räumen unseres Hauses

zusammen stellen.

Zeitgleich bieten wir Ihnen Gelegenheit

zu Gesprächen mit all unseren Achimer

Mitarbeitern, die Sie schon lange mal

etwas genauer befragen wollten.

In den Pausen und am Abend in gemütli-

cher Runde bei Wein und Bier ergibt sich

‚ganz nebenbei’ sicher auch noch manch

interessanter Erfahrungsaustausch mit

den anderen Anwendern von BAU fi-

nancials.

Damit sich die Messe ‚richtig rechnet’, gewähren wir Teilnehmern bei Erwerb der neuen Module bis einschließlich 6. Mai 2005 10 % Preisnachlass.Lassen Sie sich von Experten unseres

Hauses informieren.

Hier das Themenangebot:

Mit korrektem Management-Informa-

tions-System das Unternehmen auf

allen Ebenen im Griff - MIS für BAU

financials

Transparente Bewertung des eigenen

Unternehmens – Kennzahlen und

Rating

Nichts verschenken bei Nachunterneh-mer-Verträgen! Sicher verwalten und

optimal kontrollieren mit BAU financials

Das gesamte Unternehmens-Archiv im

Computersystem – DocuWare virtuos in

BAU financials integriert: Transparenz,

Prüfungssicherheit, Platz und Zeit spa-

rend, Verfügbarkeit an jedem Ort

Einer für alle – alle für einen: iPunkt,

der zentrale Pool für das Unterneh-

menswissen in neuer Version

EasyRapport – mobile Lohndaten-

erfassung und -bewertung auf der

Baustelle

Versagt Ihre IT – scheitert Ihr Unter-

nehmen! Was tun für sichere EDV?

Seminare 2005 – Angebote für Neu-

einsteiger bis Power-User. Beratung

auch zu Ihren individuellen Themen-

wünschen!

Einkauf, Verkauf, Lager – Materialbe-

stände organisieren

Darf’s ein bisschen mehr sein? Zusatz-Pakete für Verarbeitung und Auswer-

tung mit BAU financials – nützliche

Ergänzungen auch für Sie?

Gerätedisposition – von Reservierung

bis Fakturierung

BAU financials 2010! Visionen – Wege

– Ziele

Sollten Sie aus unerklärlichen Gründen Ihre

ganz persönliche Einladung mit Anmelde-

fax, Flyer und Wegbeschreibung nicht per

Post erhalten haben, so steht Ihnen auf der

Startseite unserer Homepage ein Duplikat

zum Download zur Verfügung.

Alles neu macht der Mai April ... in Achim

Nemetschek Bausoftware GmbH Zentrale in Achim

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Eine nahezu unüberschaubare Menge an

entscheidungsrelevanten Daten aus den

unterschiedlichsten Unternehmensteilen

und Marktsegmenten beeinflusst das Ergeb-

nis Ihres Unternehmens. Zum langfristigen

Erfolg können detaillierte Analysen der

multidimensionalen Daten und eine darauf

basierende zukunftsweisende Unterneh-

mensplanung beitragen.

Mit BAU financials und den betriebswirt-

schaftlichen Auswertungen seiner einzelnen

kaufmännischen Module arbeiten Sie schon

länger mit Erfolg. Das Hauptaugenmerk ha-

ben Sie bisher vielleicht nur auf die Finanz-

und Betriebsbuchhaltung gelegt. Weitere

Daten stellen aber auch die Anlagenbuchhal-

tung, Geräte- und Werkstattabrechnung,

Baulohn- und Gehaltsabrechnung zur

Verfügung, um ein gutes Bau-ERP-System

abzurunden.

.Jedes Unternehmen legt selbstverständlich

individuelle Maßstäbe an, wenn wichtige

und kritische Entscheidungen anstehen. In

jedem Fall bedarf es aber einer fundierten

Datengrundlage und einer entsprechenden

Aufbereitung dieser Daten. Für Controlling-

zwecke werden vielerorts weiter gehende

Auswertungen im Unternehmen noch

Heinz-Joachim Schmidt, Projektmanager

der Nemetschek Bausoftware GmbH

manuell mit Hilfe von Excel erstellt. Die

Erarbeitung der Informationen auf diesem

Weg ist sehr zeitintensiv und mitunter auch

fehlerträchtig. Damit Einsparpotentiale

sichtbar werden, muss ein Werkzeug zum

Einsatz kommen, das Planung und Auswer-

tung flexibel unterstützt.

Ihr Praxisbedarf und der daraus resultieren-

de Wunsch nach einem System für sicheres

zeitnahes Informations-Management hat

uns bewogen, mit der Corporate Planning

AG eine Partnerschaft einzugehen. Die CP

AG ist seit mehreren Jahren sehr erfolgreich

in diesem Markt tätig. Weit über 1.500 Un-

ternehmen profitieren bereits im täglichen

Einsatz von der Effektivität der MIS-Soft-

ware CORPORATE PLANNER®.

Wir haben seine Funktionalität vollständig

in BAU financials integriert. Mit vorkonfigu-

rierten Modellen können Sie auf Knopfdruck

Ihre unternehmerischen Daten flexibel

abbilden. BAU financials MIS ermöglicht die

Analyse von verdichteten Informationen auf

verschiedenen Ebenen: Kennzahlen können

aus den unterschiedlichsten Perspektiven

ausgewertet werden. Allen Fachabteilungen

steht – über Zugriffsrechte gesteuert – die

gleiche Informationsbasis zur Verfügung.

Planungen sind über einen 10-Jahreszeit-

raum möglich - die Daten sind selbstver-

ständlich sofort und auch rückwirkend ab

Echtbeginn mit BAU financials abrufbar.

Folgende betriebswirtschaftliche/inhaltliche

Anforderungen sind mit dem neuen BAU

financials MIS-System umgesetzt:

Flexibles Unternehmensabbild – als

Strukturbaum, über Tabellen oder als

grafische Darstellungen und Ansichten

(z.B. Säulen-, Torten-, Liniengrafiken),

Grafikdesigner integriert

Nutzung betriebswirtschaftlicher Ana-

lysen, z.B. ABC-, Trendanalysen

Komfortable Planung mit Simulations-

möglichkeiten, verschiedenen speicher-

baren Varianten (Worst Case, Best Case,

etc.) und der integrierten Planung von

Ergebnis-, Bilanz- und Finanzplanung,

Bottum-up und Topdown-Planungs-

szenarien

Schneller und übersichtlicher Informa-

tionsabruf

Einfacher Aufbau und Einsatz eines

weitgehend automatisierten Berichts-

wesens

Anlage spezieller Kennzahlen und indi-

vidueller Formeln sind möglich.

BAU financials MIS unterstützt Ihre Arbeit

bei vielen Finanz-Planungsprozessen wir-

kungsvoll: Simulationsmöglichkeiten und

„Was-wäre-wenn“- Analysen machen Ihre

Zukunft besser planbar. Durch mehrere

gleichzeitige Planebenen sind Sie über

Abweichungen immer sofort aktuell

informiert.

BAU financials MIS

Das Management Informations System in Ihrem Unternehmen

Die „trockenen“ Zahlen sind auf Knopfdruck grafisch

darstellbar. Auch im Grafikmodus können Sie die Zahlen

verändern, die Darstellung „wandert“ mit.

Alle Unternehmensdaten sind schnell im Zugriff. Einfaches Navigieren durch die Baumstruktur zeigt

sofort die gewünschten Zahlen. Alle Informationen lassen sich in Tabellen und flexiblen Reports

darstellen. Individuelle Auswertungen, Standard- und Abweichungsberichte sind möglich. Reports können

nach Abteilungen oder Personen (z.B. Bauleiter) in einer „Reportgruppe“ zusammengefasst werden.

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Nur Bauunternehmen, die ihre Markt-

und Wettbewerbsposition kennen,

werden auch in Zukunft auf dem Baumarkt

erfolgreich sein. Fundierte unternehmerische

Entscheidungen sind zu treffen – auch oder

gerade im Hinblick auf die Konkurrenz. Dafür

benötigt jedes Unternehmen eine Palette

leistungsfähiger Instrumente. Kennzahlen-

systeme können komplizierte Sachverhalte

anschaulich darstellen und erleichtern damit

Entscheidungsprozesse.

KennzahlenSie sind nützliche Hilfsmittel, um notwendi-

ge Entscheidungen in einem Unternehmen

vorzubereiten und damit überhaupt erst zu

ermöglichen. Sie dienen in erster Linie dem

innerbetrieblichen und/oder zwischenbe-

trieblichen Leistungsvergleich und damit der

Kontrolle betrieblicher Abläufe. Abstrakte

Zahlenwerke lassen sich über die Bildung von

Kennzahlen in eine Beziehung bringen, die

Vergleiche und Interpretationen erlauben. Eine

zeitliche Gliederung bieten Bestandszahlen

(z.B. Anlagendeckung), Bewegungszahlen

(z.B. Deckungsbeitragsquote) oder Entwick-

lungszahlen (z.B. Index der Umsatzentwick-

lung). Eine sachliche Gliederung ist möglich

über Gliederungszahlen (Anteile in Prozent),

Indexzahlen (Vergleich gleichartiger Größen)

oder Beziehungszahlen (Vergleich verschie-

denartiger Größen).

Anwendung und NutzenEin Kennzahlensystem muss sich aus den

Unternehmenszielen ableiten lassen. Schwie-

Kennzahlen - Hilfe für wichtige Entscheidungen im Unternehmen

Michael Herm, Anwendungsberater

Die Ausgabe

rigkeiten damit werden vielfach überschätzt.

Die Anwendung ist aber weder simpel noch ein

alltägliches Verfahren. In der Praxis stehen Sie

natürlich vor der Frage, welche Kennzahlen ge-

nutzt werden sollen und wie groß der Aufwand

bei der Ermittlung der zugrunde liegenden

Daten ist. Mancher neigt dazu, Kennzahlen

auszuwählen, deren Datenbasis sich ‚leicht’

ermittelt. Oft wird dabei aber vergessen, dass

stichhaltige Unternehmensentscheidungen

nur dann getroffen werden können, wenn alle

relevanten Daten verarbeitet werden.

Ihnen, als BAU

financials An-

wender liegt

die Datenbasis

bereits in Ihrer

System-Daten-

bank vor. Bran-

chenvergleichs-

zahlen liefern

die Verbände

der Bauwirt-

schaft oder die

statistischen Ämter. Der Aufwand steht so

für Sie in keinem Verhältnis zum Nutzen,

der sich für Ihr Unternehmen ergibt. Denn

die Erkenntnis, ob die Konkurrenz mit dem

gleichen Personalbestand oder einem ähn-

lichen Maschinenpark einen höheren Ertrag

erwirtschaftet, dürfte wohl in jedem Falle

nutzbringend sein und zu zielunterstützen-

den Entscheidungen führen.

Modul ‚Kennzahlen’ – Ihr InstrumentariumUnsere Unterstützung für Ihre Zwischen-

und Jahresabschlüsse, bei der Steuerung

Ihres Unternehmens und bei der notwen-

digen Erfolgskontrolle - die Highlights:

Orientierung an der Bauindustrie

Konkretes Kennzahlensystem gegliedert

nach

Kennzahlen aus dem Bilanz- und

Erfolgsbereich einschließlich Cash

flow und

Kennzahlen aus dem Kosten- und

Leistungsbereich

Einfach zu definieren

Leicht zu bedienen

Einfache Kontrolle der Datenbasis

Übergabe an Excel zur Präsentation und/

oder Weiterverarbeitung problemlos

Kostengünstig

Die Kontrolle

Die Oberfläche

Neues BAU financials Modul

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Größere Bauprojekte ohne Nachun-ternehmer sind heutzutage kaum

denkbar. Aber Hand auf’s Herz. Wer hat nicht schon im Nachhinein feststellen müssen, dass da so mancher Euro mehr herausgekommen wäre, wenn diese Ver-träge besser gestaltet und kontrolliert worden wären?Genau passend für den Praxisbedarf ha-

ben wir neu das BAU financials – Modul

‚Nachunternehmervertrag’ entwickelt.

Es unterstützt Sie bei der Nachunter-

nehmerverwaltung: Transparentes und

Zeit sparendes Erstellen, Verwalten und

Kontrollieren dieser Verträge. Seine

Funktionen sind intensiv mit den rele-

vanten Bausteinen der Gesamtlösung BAU

financials vernetzt, z.B. Anzahlungsbuch-

haltung, Rechnungseingangsbuch und

Bürgschaftsverwaltung.

Das Modul ermöglicht die Hinterlegung

aller Vertragsdaten. So lassen sich allge-

meine kreditorische Informationen über

den Nachunternehmer, die Kostenarten

des NU-Vertrages, das betroffene Gewerk,

die Kostenstelle/Baustelle, auf der die

Leistung erbracht werden soll, die ver-

einbarten Auftragssummen, notwendige

Belege u.a.m. exakt festhalten.

Bescheinigungswesen zu Kreditoren überwachenZu jedem Kreditoren kann eingestellt wer-

den, welche Freistellungsbescheinigungen

vorliegen (Unbedenklichkeitsbescheini-

gung Finanzamt, UB SOKA BAU, usw.) und

welche Gültigkeit sie haben. Bonitätsindex

und Informationen über einen Haftpflicht-

versicherungsnachweis mit den unter-

schiedlichen Deckungssummen vermeiden

mitunter böse Überraschungen. Über das

Modul Bauabzugsteuerverwaltung ist in

der Bescheinigungskarte des Kreditoren

auch ersichtlich, ob der Kreditor Bauleis-

tender (§13b) ist.

All diese Fakten werden bei Neuanlage

eines Nachunternehmervertrages aus

der Bescheinigungskarte des Kreditoren

übernommen. Die Freistellungsbeschei-

nigungen können jedoch auch direkt

bei der Aufnahme eines Nachunterneh-

mervertrages mit erfasst werden. Zur

Rechnungsprüfung wissen Sie, welche

vorliegen. So können Sie entscheiden,

ob Sie unter diesen Bedingungen an den

Kreditoren zahlen wollen.

Prüfen von Abschlags-, Schlussrechnun-gen, Bürgschaften & Co.Das Modul warnt, wenn der kumulierte

Leistungswert die vereinbarten Auftrags-

summen überschreitet. Dann kann die

geprüfte Rechnung nicht an das Rech-

nungseingangsbuch übergeben werden,

ohne zuvor einen Nachtrag zu erfassen.

Dabei verwaltet das Modul die Nachträge

zu jedem Nachunternehmervertrag.

Von der gemeldeten Leistungssumme des

Bauleiters wird ggf. ein im Vertrag defi-

nierter Nachlass abgezogen. Die weitere

Prüfung der Summen erfolgt gegen den

Leistungswert abzüglich Nachlass. Diese

Leistungssumme vermindert sich noch

um die vertraglich vereinbarten Abzüge

und Einbehalte. Gibt es Mängel in der er-

brachten Leistung, werden diese ebenfalls

berücksichtigt.

Fehlen vereinbarte Bürgschaften zum

Zeitpunkt der Rechnungsprüfung, führen

sie zum Abzug. Diese Einbehalte werden

mit einem gesonderten Fälligkeitsdatum

gebucht. Sobald die Belege nachgereicht

sind, erhalten die Posten neue Fälligkei-

ten, so dass dem Nachunternehmer die

entsprechenden Summen auch ausge-

zahlt werden.

Ist die Rechnungsprüfung abgeschlossen,

erfolgt die Freigabe und Übergabe an das

REBU mit allen erforderlichen Informati-

onen, wie Kostenart, Sachkonto, Kosten-

stelle u.a. Dabei werden nochmals Vorhan-

densein und Gültigkeit der notwendigen

Freistellungsbescheinigungen geprüft. Der

Anwender bekommt einen Hinweis, falls

noch Bescheinigungen fehlen.

Das Ergebnis der Rechnungsprüfung

kann anschließend ausgedruckt werden,

um dem Nachunternehmer mitzuteilen,

welche Abzüge von seiner Anforderung

vorgenommen wurden.

Nichts verschenken beim Nachunternehmer-Einsatz!Neues BAU financials Modul

So übersichtlich verwalten Sie mit dem Modul alle Vertragsbestandteile

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In 3STEPS 2/2004 stellten wir Ihnen

EasyRapport als neues Tool für unse-

ren Schweizer Baulohn vor. Zu diesem

Beitrag erhielten wir seither auch aus

Deutschland viel positive Resonanz. Sie

ließen uns wissen, dass Sie das browserba-

sierte Leistungserfassungssystem für das

deutsche Baulohn- und Gehalts-Modul

von BAU financials ebenso als ideale

Ergänzung einschätzen. Deshalb haben

wir entsprechend modifiziert – ab sofort

steht es auch unseren deutschen Kunden

als Ablösevariante der üblichen Zettel-

Praxis zur Verfügung. Bei der Definition

und Umsetzung von EasyRapport standen

folgende Ziele im Vordergrund:

Optimierung der Arbeitsabläufe

Steigerung der Produktivität

Schnelle Verfügbarkeit der Daten

Automatisierte Personalverwaltung

Dieses Modul erlaubt Ihnen eine dezen-

trale elektronische Zeiterfassung. Es kann

an allen Standorten genutzt werden, an

denen ein Internetzugang zur Verfügung

steht. Durch die Web-basierte Technolo-

gie erübrigt sich die Installation weiterer

Treiber oder Clients auf den jeweiligen

Erfassungsgeräten (PDA, Laptop, PC).

Die papierlose Leistungserfassung bis zur

Leistungsabrechnung mit automatischer

Verarbeitung der Daten wird damit zur

Realität.

Ein Datenabgleich mit BAU financials ist

Mobile Leistungserfassung - EasyRapport

Beispiel eines Stundenrapports mit dem neuen BAU financials Modul zur mobilen Leistungserfassung

jederzeit möglich. Die bereits erfassten

Stunden sind danach augenblicklich er-

sichtlich und können nach der Abrechnung

oder auch vorläufig an die Kostenrech-

nung übergeben werden. So verfügt die

Firmenzentrale sehr viel schneller über

aktuelle Daten zur Kostenabschätzung in

einem effizienten Controlling. Sämtliche

Erfassungsmöglichkeiten sind für die

jeweiligen Zielsysteme optimiert. Selbst-

verständlich können einzelne Stunden pro

Tag oder auch Massenerfassungen für eine

bestimmte Periode eingegeben werden.

Durch den periodischen Datenabgleich

(Up-/Download) stehen neue Stammdaten

(Kostenstellen/Mitarbeiter(innen)), u.a.

sofort zur Verfügung. Dank der Integra-

tion des jeweiligen Arbeitszeitkalenders

wird die aktuelle Minder-/Mehrarbeit

sofort berechnet und ausgewiesen. Die

Gestaltung der Wochentage, die Art der

Erfassung sowie die Zugangsberechtigun-

gen werden in BAU financials verwaltet

und übertragen.

Diese Variante der externen Datener-

fassung optimiert Ihre Arbeitsabläufe,

steigert Ihre Produktivität, vermindert die

Kosten gegenüber einer zentralen Erfas-

sung und kann eine Schlüsseltechnologie

für künftige Datenerfassungen in Ihrem

Hause sein.

Neues BAU financials Modul - jetzt auch für Deutschland

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Verluste und Gewinne eines Baupro-jektes entstehen während seiner

Ausführung. Der Bauleiter muss sowohl die kalkulatorischen Ansätze als auch die kaufmännischen Ist-Zahlen im Blick behalten. Es gilt für ihn nicht nur, die Baustelle zu planen. Die Resultate seiner Planung sind während der Ausführung auch kontinu-ierlich zu kontrollieren. Was ist zu tun, damit es keine „bösen“ Überraschungen gibt, wenn schließlich das kauf-männische Endergebnis der Baustelle vorliegt?

Baustellen-Controlling kann

nicht allein stehend betrach-

tet werden. Es ist eingebettet

in den gesamten Informati-

onsfluss eines Unternehmens.

Alle Unternehmensbereiche

steuern dazu ihre Informa-

tionen bei. Im Bereich der

Technik sind das Angebots- /

Arbeits- / Nachkalkulation,

Aufmaß / Abrechnung ebenso,

wie Ausschreibung, Vergabe

und Abrechnung von Nach-

unternehmer–Leistungen und

die Arbeitsvorbereitung.

Die für das Baustellen-Control-

ling wesentlichen Fakten aus

dem kaufmännischen Bereich

kommen aus Finanz-, Anlagen-

, Betriebsbuchhaltung und

deren spezifischen Control-

linginstrumenten. Aber nicht

zu vergessen sind ebenso Lohn / Gehalt,

Gerätebuchhaltung / Geräteverwaltung /

Bauhof / Fuhrpark / Werkstatt und nicht

zuletzt Einkauf / Lagerbuchführung.

C ont r o l l i ng a l s du r c hgäng ig e r Prozessbezieht folgerichtig alle Bereiche

des Unternehmens ein, führt so von

der Planung über die Kontrolle (Soll

- Ist) in die aktive Steuerung der

Baumaßnahme. Nach der Umsetzung

der Konsequenzen aus der Kontrol-

le folgt am Ende des def inier ten

Zeit- oder Arbeitsbereiches eine Ab-

schlussbewertung. Diese Betrachtung

wird nochmals mit der anfänglich

getroffenen Planung verglichen und

analysiert.

Für die Durchführung einer Baustelle

kann man den generellen Prozess

mit den folgenden Schr it ten be-

schreiben:

Das Planen der Kos-

ten eines Projektes ist die

Kalkulation.

Bei einem Auftrag

mündet die Kalkulation in die

Arbeitskalkulation.

Die er s te Arbeit s-

kalkulation gibt zugleich die

Soll-Werte für die Ausführung

des Projekts wieder.

Die Soll-Werte wer-

den mit Ist-Werten (technisch

und kaufmännisch) und der

mitlaufenden Arbeitskalkula-

tion verglichen.

Mi t H i l f e der E r-

kenntnisse aus den Soll-Ist-

Vergleichen kann (eventuell)

noch steuernd auf die Bau-

s te l le E inf lus s genommen

werden.

Die Nachkalkulation

in Verbindung mit den Soll-

Ist-Vergleichen eines Projekts

liefert Informationen, die auf

die nächsten Projekte einwir-

ken können.

EDV-Unterstützung möglichDas Modul BauCon (Baustel-

lenControlling) ist Teil der

bautechnischen Anwendungen aus

dem Hause Nemetschek Bausoftware.

Es wird dem Bauleiter als geeignetes

Werkzeug an die Hand gegeben.

Baustellen - Controlling

Gewinnlinie im Visier

Christian Hohm,

Produktmanager der Nemetschek Bausoftware GmbH

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9

Er greift darin auf die be-

rechneten Werte der Auf-

trags- und seiner mitlau-

fenden Arbeitskalkulati-

on zurück. In Verbindung

mit den abgegrenzten

Werten der kaufmänni-

schen Kostenrechnung

werden Ist–Stände der

Baustelle berechnet und

Prognosen auf das Bau-

ende erstellt. Prognosen,

die eine Entwicklung aus

dem derzeitigen Ablauf

der Baustelle zum Ende

des Projektes voraus be-

rechnen . Daraus läs s t

sich die zu erwartende

Wir t schaf t lichkeit des

jeweiligen Projektes ableiten und so-

mit ein Unter- oder Überschreiten der

Gewinnlinie abschätzen.

Eine wichtige Voraussetzung für die

exakte Berechnung sind dabei ein

zeitnahes Berichtswesen mit Aufmaß-

berechnung oder Leistungsschätzung,

echte oder vorläufige Bewertung von

z.B. Lohn und Material in der Kos-

tenrechnung und eine mitlaufende

Arbeitskalkulation.

Geprüftes GegensteuernDamit werden dem Bauleiter als Ma-

nager seiner Baustelle alle Daten zu

Verfügung gestellt , um rechtzeitig

steuernd auf seine Baustelle Einfluss

zu nehmen. Das kann er, indem er

technische Abläufe prüft und verän-

dert oder mit Leistungsansätzen und

Fremdvergaben jongliert, um sich dem

maximal möglichen Erfolg seiner Bau-

stelle anzunähern.

Ergebnisprognose - Die Abbildung veranschaulicht das zu erwartenden Ergebnis der Baustelle bezogen

auf das Ende der Bauzeit. Basis sind die aktuellen Leistungswerte im Bezug zu den voraussichtlichen

Ausführungsmengen.

Mittel zum Zweck - nach Auflösung

aller bis zum Auftrag angefallenen

Spekulationen - sind entsprechende

Mengenspekulationen des Bauleiters

sowohl im Leistungsverzeichnis , als

auch Korrekturen in den Ansätzen

und Leistungen sowie die Übernah-

me der „echten“ Kosten aus Einkauf

und Subunternehmervergaben in der

Arbeitskalkulation.

Hierbei erarbeitet der Bauleiter den

Ist-Stand der Arbeitskalkulation und

versucht aufgrund aller bekannten

Umstände und den Rückmeldungen

von Kalkulation, Einkauf, AV, Baulei-

tung, Polieren und Bauhof die vor-

aussichtliche Entwicklung möglichst

genau zu treffen und zeitnah an die

neuesten Erkenntnisse anzupassen.

Dies ermöglicht eine exakte Prog-

nose zum Bauende, wenn dann noch

Kosten- und Leistungsabgrenzungen

dazu kommen.

FazitErstes Ziel eines jeden Controllings

ist es, steuernd in die aktuelle Bau-

ausführung einzugreifen. Doch die

E rgebni s s e der Abs chlus s anal y s e

sollten zugleich als Planungsgrund-

lage für vergleichbare Folge-Projekte

betrachtet werden.

Mit geeigneten EDV-Werkzeugen ist

technische Unterstützung möglich

und sehr sinnvoll. Integrierte kauf-

männische und technische Systeme,

wie zum Beispiel Bau financials von

Nemetschek Bausoftware können ohne

große Aufwendungen die komplexen

Aspekte des Controllings betrachten

und das ohne doppelte Erfassungen

der Informationen. Mit dessen Modul

BauCon lassen sich geeignete Steue-

rungsmaßnahmen für eine Baustelle

testen. Deren zeitnahes und konse-

quentes Umsetzen hilft, Baustellen mit

negativer Bilanz zu minimieren.

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Rohbaufertigstellung des Potsdamer ‚Hans Otto Theater’ und zehnjähriges

Firmenjubiläums der Erbauer fielen auf fast den gleichen Tag. Was lag näher, als beides mit Partnern und Wegbegleitern ‚vor Ort’ zu feiern. Doch die BATEG Inge-nieurbau GmbH ist für weitere Premieren gut: EDV-Umstieg und Neuorganisation in rekordverdächtigen Fristen.

Die Kunst des ImprovisierensSo wie es war, ging es nicht weiter. Dar-

über waren sich alle klar, konstatieren

technischer Leiter Nevzat Köstek und

kaufmännischer Leiter Oliver Klingberg:

Neben der zentralen Bauakte Kopien der

Unterlagen beim Bauleiter auf der Baustel-

le, in der Buchhaltung, beim technischen

Vertrieb, beim Kalkulator und anderen am

Bauprozess Beteiligten. Jeder dokumen-

tierte in einem Wust von Papier seinen

Teil des Ablaufes so gut es ging für sich.

Riesen-Hürden für eine gute Zusammen-

arbeit mehrerer Mitarbeiter an denselben

Dokumenten. Da gab es Doppelarbeit

ohne Ende und trotzdem haben manch-

mal Informationen gefehlt. So ist Qualität

nur äußerst schwer sicher zu stellen. Aber

gerade Qualität, Termintreue und Wirt-

schaftlichkeit bei einem überdurchschnitt-

lich guten Preis-Leistungs-Verhältnis für

die Bauherren sind die hehren Ziele der

Mitstreiter von Dr.-Ing. Süleyman Yüksel

und Dipl.-Ing. Ugur Dincer – den Unter-

nehmensgründern.

BATEG - ein mittelständisches Bauunter-

nehmen, das schwerpunktmäßig in Ber-

lin-Brandenburg sowie in den Regionen

Hannover und Hamburg tätig ist, erstellt

Wohn- und Geschäftsbauten, soziale

Einrichtungen sowie Produktionsgebäude

schlüsselfertig oder im erweiterten Roh-

bau. Außerdem werden Komplett- und

Teilsanierungen von Neu- und Altbauob-

jekten ausgeführt. Das Bodemuseum auf

der Berliner Museumsinsel ist eines der

Glanzstücke.

Entgegen dem Markttrend ist die Firma

kontinuierlich gewachsen und hat ihre

Kompetenzen zielgerichtet erweitert.

Möglich wurde dies durch ein lösungs-

orientiertes und kreatives Management

der Firma und durch die Kompetenz, den

Einsatzwillen und die Eigeninitiative der

Mitarbeiter.

Arbeit bis an die Grenzen des Möglichen – Hilfen gesucht „Hier arbeitet wirklich jeder mehr als

100 % - qualitativ und erst recht von der

Zeit. Alle ziehen mit“, stellt Oliver Klingberg

heraus. „Aber wie lange ist ein Arbeiten am

Limit durchzuhalten? Deshalb wollen wir

vernünftig organisieren und mit neuer EDV

weitere Potenziale ausschöpfen.“ Stamm-

daten – wie Adressen - sind in der bisher

genutzten Software nicht allen verfügbar.

Eine Zusammenarbeit von Buchhaltung

und Kalkulation ist über das Programm nicht

gegeben. Dazu sei es auch noch umständlich

zu bedienen, man fühlte sich schon zwei Jahre

vom Hersteller nicht gut betreut. Für diesen

Bereich suchte man deshalb seit einem Jahr

etwas Neues. Spätestens Anfang 2005 sollte

umgestellt werden.

Unabhängig davon erhielt die für EDV ver-

antwortliche Uta Gieger im Frühjahr von der

Geschäftsleitung den Auftrag zu recherchie-

ren, wie sich die Kommunikation im gesamten

Unternehmen verbessern ließe – modernes

Dokumenten-Management eingeschlossen.

Sie prüfte zunächst CRM-Software, dann ein

Bau-Projektmanagement über Projekträume

im Internet. Das aber schien nur für Groß-

projekte sinnvoll und die interne Verwaltung

ließ sich dort auch nicht einbinden. Über den

Bundesverband Bausoftware e.V. (BVBS)

stieß sie auf Nemetschek Bausoftware und

das Projektinformations- und –kommuni-

kationssystem ‚rivera’ als Eckpfeiler für ein

effizientes Projektmanagement. Alle Kollegen

waren an der Prüfung beteiligt. Jeder hat

seine ‚Wunschliste’ beigesteuert – Vorstel-

lungen und Notwendigkeiten.

Premieren der besonderen Art

BATEG: Nemetschek Bausoftware – ein verlässlicher Partner

1000 Kubikmeter Beton - eingebaut in drei Arbeitsschritten auf den bis zu 55 % geneigten,

wellenförmigen Muscheldächern. Umfangreiche Tests an Modellflächen mit entsprechender

Neigung und Schalhaut gingen diesem in Deutschland einzigartigen Theaterprojekt voran

– Entwurf: Architekt Gottfried Böhm, Köln.

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Learning by doing„Rivera bietet viel mehr bauspezifische

Struktur als die Konkurrenz, z.B. schon beim

Angebot und Auftrag. Besonders für den

Start ist das eine sehr gute Hilfe, wie wir

jetzt merken“, betont Frau Gieger. „Im Juni

wurde ‚rivera’ bei uns implementiert. Schon

14 Tage später hat Herr Richter, zuständig für

den technischen Vertrieb im Unternehmen

die erste Aktion mit fast 700 Serienbriefen

erfolgreich bewältigt. Künftig werden wir

damit auch ein perfektes Dokumenten-Ma-

nagement für unser Unternehmen erreichen.

Die Eingangspost wird schon jetzt komplett

gescannt und digital weiter bearbeitet. Bevor

wir alle Rechnungen einbeziehen, sind noch

organisatorische Dinge zur Rechnungsprü-

fung festzulegen.“ „Wir praktizieren ‚learning

by doing’“, ergänzt Jörg Richter. Er setzt fort:

„Inzwischen ist auch die erste ‚rivera-Akte’

für ein Bauvorhaben angelegt. Wir wussten,

dass bei anderen Anwendern bis zu einem

halben Jahr für den Projektstart gebraucht

wurde. Die Zeit hatten wir einfach nicht.

Bei uns war es der Ernstfall.“ Lars Hansen,

verantwortlich für die Administration und

interne Anleitung der Mitarbeiter: „Alle

Beteiligten müssen zugleich eingearbeitet

werden. Wir haben darauf zu achten, dass nur

noch mit den neuen Werkzeugen gearbeitet

wird. Da ist Übung erforderlich und Hilfe bei

individuellen Einstellungen, denn nicht jeder

ist ein Computer-Freak.“ Das wird sicher noch

die nächsten Monate dauern. In ‚rivera’ sind

die Vorlagen für alle zur Bearbeitung parat,

bleiben zentral gespeichert. Alles wird nach-

vollziehbar und transparent im Sinne von

Qualitätsmanagement.

Ziel ist es jetzt, Workflow in den Gruppen zu

organisieren. Lotus Notes, die Softwarebasis

für ‚rivera’, ermöglicht z.B. die Planung von

Besprechungen und direkte Einladung der

Teilnehmer per e-Mail, gestattet Dokumen-

tation und Kontrolle getroffener Festle-

gungen mit Weiterleitung an den nächsten

Bearbeiter, Nachverfolgung und vieles

andere mehr. Mit solchem Instrumentarium

lassen sich die knappen Ressourcen wirklich

sparsamer einsetzen.

Funktionierende Zusammenarbeit Die Adressen sind in ‚rivera’ abgelegt – eine

organisatorische Entscheidung. Die werden

künftig aber auch der Buchhaltung verfügbar

sein – keine Doppelanlage und -pflege. Jeder

Bereich fügt die für seine Arbeiten spezifi-

schen Details an. Sie stören die anderen nicht,

weil die jeweiligen Abrufe, Auswertungen und

Ansichten selektiv gestaltbar sind. Entschei-

dender Vorteil ist die zentrale Datenbank,

die Fakten, Details und Dokumente aktuell

abrufbar vorhält.

„Buchhaltungssoftware gibt’s ja wie Sand

am Meer, spezielle für den Baubereich aber

nur sehr wenig. Jeder Anbieter sagt zwar,

dass er alles kann. Aber außer Nemetschek

Bausoftware haben auch wir keinen anderen

Anbieter gefunden, der alle unsere Wünsche

erfüllt und zugleich ein stabiler Partner ist.

‚BAU financials’ hätten wir auch favorisiert,

wenn die Entscheidung für ‚rivera’ nicht

gefallen wäre“, erklärt Herr Klingberg. „Die

integrierte Branchenlösung überstieg unser

ursprünglich gesetztes Preislimit. Wir haben

uns trotzdem für den ‚Mercedes’ unter den

Lösungen entschieden, weil wir daraus in den

nächsten Jahren viel mehr Effektivität ziehen

können. Hier sind wirklich alle Informationen

mit einem verlässlichen, durch Wirtschafts-

prüfer zertifizierten System betreut. Eine

extra Verwaltung von Bürgschaften oder

Nachträgen und Datenüberträge per Hand -

mit ihren vielen Fehlermöglichkeiten - zwecks

Auswertung per Excel sind damit überflüssig.

Wir starteten mit der Buchhaltung schon im

Oktober, der Lohn folgte im Januar. An die

Kalkulation gehen wir erst später. Man sollte

sich nicht übernehmen, denn die Umstellung

kostet viel zusätzliche Energie, braucht Schu-

lung für die Beteiligten und darf auch nicht

überhastet betrieben werden. Das würde

den nachhaltigen Erfolg gefährden. Und

die Bautätigkeit muss ja ungestört parallel

weiter laufen.

Bei den Nemetschek Betreuern fühlen wir uns

gut aufgehoben. Sie sind fachlich kompetent

und sehr kooperativ. Wir wollen ein vernünf-

tiges Buchwerk, mit dem sich auch Externen

zuverlässige Unterlagen vorlegen lassen.

Nemetschek hat den Eindruck hinterlassen,

uns das garantieren zu können. Deshalb sind

wir Partner.“

Mit Nemetschek in die moderne Bau-IT-Welt.

Uta Gieger, Oliver Klingberg, Jörg Richter und

Lars Hansen (von rechts) – die Motoren der

EDV-Runderneuerung bei BATEG.

BATEG führt Komplett- und Teilsanierungen

von Neu- und Altbauobjekten aus. Das Bo-

demuseum auf der Berliner Museumsinsel ist

eines der Glanzstücke.

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Bei der heutigen Marktsituation rechnet auch in Architektur- und Ingenieurbüros niemand mehr mit automatischem Auftrag-seingang. Zufallskontakte mit Auftraggebern sichern keine kontinuierliche Auslastung. Jede Information kann wichtig sein Doch bei der Wahl der Mittel und Werkzeuge zu ihrer Speicherung und Verwaltung gibt es viele Möglichkeiten: Karteikarten, Zettel, Kleinigkeiten, die nur ein Beteiligter im Kopf hat ...

EDV unterstützt beim Speichern von Fakten Die Informationen zu potenziellen Aufträgen

liegen oft an oder ‚auf der Straße’. Ein Beispiel:

Bei einer Autofahrt fällt mir ein Schild mit

dem Hinweis auf ein neues Gewerbegebiet

auf. Interessehalber - besser gesagt, aus ge-

gebenen Anlass - halte ich kurz an. Es steht

drauf, welche Projektierungsgesellschaft dafür

verantwortlich ist. Mein Interesse steigt, weil

für alle, die sich am Projekt beteiligen wollen,

Informationen über die Adresse dieser Gesell-

schaft angeboten werden. Anschrift, e-Mail

und Webadresse übernehme ich schnell in

meinen Palm, fotografiere mit meiner Digi-

talkamera kurz den Landstrich und das Schild.

Nach wenigen Minuten geht s weiter...

...wieder daheim gebe ich die Adresse in meinen

Informationsmanager iPunkt von Nemetschek

Bausoftware ein. Die Bilder werden von der

Kamera auf den Rechner übertragen und als

Dokumente an die Ersthistorie (Eröffnung der

Adresse) gehängt. Alle relevanten Daten zur

Adresse habe ich durch das Schild noch nicht

erhalten. Deshalb rufe ich direkt aus dem

Programm die Website der Projektierungs-

gesellschaft auf. Hier finde ich alle weiteren

Daten, die für das Vorhaben interessant sind.

Bereits jetzt ist es mir möglich, Branche,

Gewerke, Ansprechpartner, Informations-

quellen und weiteres in der neu angelegten

Adresse der Projektierungsgesellschaft

festzuhalten.

Abläufe dokumentieren und verfolgenIch rufe nun dort an und werde mit

der verantwortlichen Mitarbeiterin für

dieses Projekt verbunden. Eine Viertel-

stunde später habe ich alles erfahren,

was ich wissen muss. Die Mitarbeiterin

verspricht, weitere Dokumente im Zu-

sammenhang mit der Bewerbung für das

Projekt zu übermitteln. Das kurz darauf

eintreffende Mail übernehme ich mit-

samt den Anhängen in die iPunkt Histo-

rie der Adresse. Nach dem telefonischen

Kontakt erfasse ich die mir bekannten

Daten (Funktion, Abteilung, E-Mail,

Telefon, Sonstiges) als Adressaten zur

Adresse. Indem ich ein Adresspotential

hinterlege, bewerte ich den Kontakt

und schätze damit ein, inwieweit der

Zuschlag für einen Projektauftrag über

die Projektierungsgesellschaft an mein

Unternehmen gehen könnte.

Die Mitarbeiterin hatte mich vorab schon

mal um Referenzen gebeten. So sende ich

ihr meinen als PDF-Datei an der eigenen

Adresse hinterlegten Unternehmensflyer

per Knopfdruck. Das Dokument wird an

das Mailsystem übergeben und kann

sofort abgesendet werden. Ein kleiner,

individueller Text dazugefügt.. . und

schon ist das Dokument auf dem Weg

zur Projektierungsgesellschaft. Mit der

Versand-Historie zum Referenzflyer

lege ich gleich noch im System ein

Wiedervorlagedatum fest. So werde ich

vom Programm erinnert, damit ich den

Kontakt rechtzeitig wieder aufnehme.

Wenige Tage später sind eine ganze

Reihe weiterer Kommunikationen (Te-

lefonate, Briefe, Fax, Mails, etc.) und

daraus resultierenden Maßnahmen in

iPunkt zentral festgehalten. Übersicht-

lich, z.B. nach Datum sortiert, stellen

sie den gesamten Verlauf transparent

dar. Sofort ist erkennbar, wann welche

Aktion war, wie die Reaktionen darauf,

was wir getan haben, ob Wiedervorla-

gen zum Nachfassen gesetzt wurden

usw. Die zwischenzeitlich aus dem

Programm per Knopfdruck erzeugten

Word-Dokumente sind bei den Historien

abgelegt. Sie können jederzeit direkt

aus dem Programm heraus aufgerufen

und weiter verwendet werden. Auch als

Serienbriefe generierte Rundschreiben

sind dort hinterlegbar.

iPunkt für die Auftragsbeschaffung

Thorsten Sprenger und Christian Hohm

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Projekte anlegen und bearbeitenIst die Planung ausreichend konkret,

lege ich in iPunkt ein Projekt an. Das

wird mit sämtlichen Daten vervoll-

ständigt, die zum Zeitpunkt der Anlage

vorhanden sind. Dazu gehören die

zuvor genannten Projektadressen zum

Bauvorhaben. Es kann auch bedeutsam

sein, in der Projekthistorie zu vermer-

ken, woher ‚gewisse’ Informationen

stammen. Wichtig noch der Vermerk,

wie interessant das Projekt ist. Und eher

subjektiv bewertet, ob ich geneigt bin,

es auch auszuführen.

Habe ich ein Angebot erstellt und bei der

Projektierungsgesellschaft abgegeben,

gilt es nun, den Ablauf des Projektes

(Historien, Termine von Relevanz) zu

verfolgen.

Welche Entwicklung nimmt das Projekt

(Konkretisierung, Aktionen von uns und

durch die beteiligten Adressen, Infos zu

Wettbewerbern), wurde den „Erinne-

rungen“ nachgegangen (Wiedervorla-

gen - Nachfassen unserer Aktionen)?

Nach der Angebotsabgabe müssen

vertriebsseitig die Erfolgsaussichten

eingeschätzt werden, eine Projekt-

Bewertung. Das Projekt durchläuft im

Laufe der Zeit verschiedene Stadien,

verändert sich. Deshalb ist es sinnvoll,

zu jeder dieser Phasen eine Bewer-

tungsanpassung durchzuführen, damit

der Forecast auch greifbar bleibt.

Einige Monate, nachdem ich auf der

Autofahrt die ersten Infos aufgenommen

hatte, kommt ‚der’ Brief ins Haus. Wir

erhalten den Auftrag! Scannen und an-

hängen an die erstellte Historie. Weitere

Informationen zur Durchführung des

Projektes sind ebenfalls dort hinterlegt.

Für Folgeangebote ist es wichtig zu wis-

sen, warum wir den Zuschlag erhalten

haben (Preis, Persönliches, Sonstiges).

Das gilt ebenso bei erfolglosem Bieten,

um in zukünftigen Projekten von diesen

Informationen zu profitieren.

Zusammenspiel mit integrierter Ge-samtlösungDer gesamte Ablauf des Projektes

wird festgehalten. Er stellt dar, was im

Verlauf des Projektes alles passiert ist.

Meine für das Projekt vorgesehenen

Subunternehmer kann ich durch die

Integration mit dem kaufmännischen

Programmteil von BAU financials über-

wachen. Die OPs stehen auf Knopfdruck

zur Verfügung. Kontinuierlich ist der

weitere Projektverlauf zu beobachten.

Falls nötig, muss eingegriffen werden

(Mängelbearbeitung, Nachträge, . . .) .

Auch diese Infos (evtl. mit Filmmaterial,

Bildern, Skizzen) sollten unbedingt am

Projekt „historisiert“ werden...

Sämtliche Listen und Hinterlegungen

(wie z.B. Wiedervorlagen, Checklisten,

Auswertungen, Submissionsergebnisse,

Auftragsquote, Auftragsstand, Auf-

tragserwartung, Serienbriefe, Weih-

nachts- oder sogar Geburtstagslisten...)

geben mir die Chance, umfassende In-

formationen zu Adressen oder Projekten

abzurufen. Eine gute Basis, um gezielt

alle relevanten Aussagen bzw. Aktionen

oder Reaktionen treffen zu können...

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‚rivera’ ist ein umfassendes Projektinfor-mations- und -kommunikationssystem für Unternehmen der Baubranche aus dem Hause Nemetschek Bausoftware. Die Anwendung beschränkt sich jedoch nicht auf diesen Funktionskreis. Sie kann zugleich zahlreiche externe Informati-onsquellen einbinden und ebenso auch anderen Programmen als Datenlieferant dienlich sein. Es gibt viele Quellen, derer sich ‚rivera’

bedienen kann, um ‚fremde’ Daten in

Nutzen bringender Weise zu eigenen

zu verarbeiten und den am Bauprozess

Beteiligten zugänglich zu machen. Die

hier vorgestellten Schnittstellen erheben

keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie

zeigen nur auf, wie vielfältig sich der Da-

tenfluss von und nach ‚rivera’ gestalten

lässt. Durch seine technologische Basis

Lotus Domino ist ‚rivera’ ein ideales Werk-

zeug zur Steuerung des Zusammenspiels

unterschiedlicher Anwendungen.

Schnittstellen für alle FälleGepflegte Adressstammdaten sind wert-

volles Basiskapital. Das Programm über-

nimmt die zentrale Verwaltung aller

Adressen, die das Unternehmen benötigt.

In diesem Pool befinden sich dann sowohl

Nachunternehmer- und Lieferantenadres-

sen, als auch die von Kunden und potenzi-

ellen Auftraggebern. Weil in bestehenden

Organisationen die Adressen aber in ganz

unterschiedlichen Systemen generiert

werden, muss ‚rivera’ folglich passende

Möglichkeiten zu ihrer Übernahme anbie-

ten. Das gilt gleichermaßen für die einma-

lige Erstaufnahme wie für eine regelmäßi-

ge Datensynchronisation dieser Adressen.

Mögliche Varianten sind der Import von

CSV- oder Excel-Daten, Übernahme von

Daten über die Windows-Zwischenablage

und die periodische Datensynchronisation

via ODBC oder COM.

Mit den Projektinformationen der Ak-

quisitionsphase beginnt in der Regel der

Bauprozess. Typische Quellen hierfür sind

Tages- und Fachzeitungen, Ausschrei-

bungsblätter, zunehmend auch die Aus-

schreibungsdienste im Internet.

Einen besonderen Service ermöglicht das

Schweizer Baublatt den Kunden seines

Ausschreibungs-Webservices. Sie können

individuelle Selektionskriterien definieren

und bekommen so eine vorgefilterte Da-

tenmenge als CSV-Datei (CSV = comma

separated values). Diese Datei lässt sich

mit einer speziellen Importfunktion des

‚rivera’ Akquisitionsmoduls einlesen. Alle

wichtigen Information werden übernom-

men. Die Funktionalität des ‚rivera’ Pro-

jektmanagements verfolgt und bearbeitet

die so importierten Bauvorhaben weiter.

Die zum Vorhaben gehörigen Adressen

(Bauherr, Ausschreibender, Projektadresse,

...) legt ‚rivera’ automatisch im zentralen

Adressenpool an.

Ein gutes Praxisbeispiel für die zweite

Import-Variante sind Adress-Datenban-

ken externer Anbieter, die oft an den

Arbeitsplätzen einer Unternehmung zur

Verfügung stehen, z.B. in Deutschland

D-Info oder Twixtel in der Schweiz. Der

Anwender selektiert darin die benötigte

Adresse und kopiert sie einfach über die

Windows-Zwischenablage in ‚rivera’.

Zur Adress-Synchronisation mit den

kaufmännischen Lösungen des Unter-

nehmens werden insbesondere ODBC-

bzw. COM-Schnittstellen genutzt. Für

die Nemetschek Branchenlösungen BAU

financials und Bau für Windows offeriert

‚rivera’ natürlich spezielle Konfigurati-

onsmöglichkeiten und entsprechende

Automatismen.

Selektive Wertung und Zuordnung der DatenNicht jeder Nachunternehmer, der in

‚rivera’ für ein zu vergebendes Gewerk

angefragt worden ist, muss auch der

Buchhaltung zur Verfügung stehen. Erhält

er jedoch einen Auftrag, so braucht die

Buchhaltung diese Adresse spätestens zu

diesem Zeitpunkt als Kreditor. In ‚rivera’

lässt sich deshalb konfigurieren, dass nur

gekennzeichnete Adressen an das kauf-

männische System übertragen werden.

Wird nun in ‚rivera’ ein Nachunterneh-

merauftrag erteilt, setzt das intelligente

System in der entsprechenden Adresse

automatisch das Kennzeichen. Nach dem

nächsten Synchronisationslauf ist die

Adresse so für die Buchhaltung verfügbar,

bevor seine erste Rechnung kommt.

Dokumente zusammenführenBeim Bauprozess arbeiten die Beteiligten

mit vielen verschiedenen Unterlagen.

‚rivera’ bietet die Möglichkeit, beliebige

Dokumente projektbezogen abzulegen.

Das Modul „Projektakte“ nimmt sie auf

und verwaltet sie effizient papierlos an

Informationsdrehscheibe für Bauunternehmen

Siegbert Heinecke

Die Informationsdrehscheibe ‚rivera’ übernimmt und speichert Daten und Dokumente von allen am Bauprozess

Beteiligten. Zugleich ist sie der zentrale Datenlieferant für alle.

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zentraler Stelle - für alle Berechtigten

zugriffsbereit. Die Dokumente müssen

jedoch nicht manuell in die Projektakte

gestellt werden, sondern können ebenfalls

über Automatismen in die Datenbank

gelangen:

Import von Dateien aus dem Dateisys-

tem

Import von E-Mails aus der Lotus

Mailbox des Anwenders

Zeitgesteuerter Import von Dateien

aus vordefinierten Verzeichnissen

Senden von Dateien an die E-Mail-

Adresse der Projektakte, d.h. die Pro-

jektakte kann E-Mails empfangen.

Bestimmte, im ERP-System erzeugte

Berichte sollen z.B. in einer Projektakte

abgelegt werden. Eine ‚rivera’ Routine

(Agent) prüft periodisch das Verzeichnis,

in dem diese Berichte immer gespeichert

werden. Sind Dateien vorhanden, gelangen

sie automatisch in die rivera-Projektakte

und werden vom Dateisystem gelöscht.

Ein anderes Beispiel. Die Unternehmung

empfängt ihre Faxe über einen Faxserver,

der sie per E-Mail an das ‚rivera’ Modul

‚Postbuch’ sendet. Dort werden sie von

einer zentralen Stelle den einzelnen Pro-

jekten zugeordnet und an die jeweiligen

Empfänger verteilt.

Daten und Berichte für andere SystemeIn ‚rivera’ verarbeitete Daten können auch

an andere Systeme wie MS Excel oder MS

Word weiter gegeben werden.

Hierbei geht es nicht nur um Adressen, wie

nachfolgendes Praxisbeispiel zeigt:

Die Bauherren der aus dem Webservice

des Schweizer Baublatt importierten

Projekte sollen ein Bewerbungsschreiben

erhalten. In ‚rivera’ markiert man dazu die

entsprechenden Projekte, erzeugt einen

Serienbrief mit MS Word. Neben den rei-

nen Adressfeldern stellt ‚rivera’ per DDE

dann auch alle Projektinformationen für

MS Word zur Verfügung.

Dieses EDV-System kann nicht nur mit

anderen Anwendungen erzeugte Berichte

einsammeln, strukturiert ablegen und

verteilen, sondern auch selbst welche

erzeugen. Verschiedenste Ausgabeformate

sind wählbar, unter anderem PDF, HTML,

XML, Word RTF. XML wird in ‚rivera’ an

vielen Stellen als Standard-Austausch-

format verwendet. Der komplette Inhalt

eines ‚rivera’ Formulars lässt sich als XML-

Datei speichern. ‚Intelligente’ XML-Exports

stehen zur Verfügung. Auch hier Beispiele

für den praktischen Nutzen:

Ein vom ‚rivera Modul Angebot’ gespei-

chertes Projekt soll in einem Kalkulations-

programm weiter verarbeitet werden. Per

XML stellt ‚rivera’ alle Projektdaten bereit

und fügt auch die hinterlegten Adressen

an. Mit dem Import der XML-Datei im Kal-

kulationsprogramm (z.B. BAU financials

BT oder BaubitEasy) entfällt die manuelle

Anlage des Projekts und der zugehörigen

Adressen.

Umgekehrt können natürlich auch XML-

Daten importiert werden: Vom Architek-

ten ist ein digitalisierter Plan eingetroffen.

Er soll im ‚rivera Planmanagement’

erfasst werden. Hat das erzeugende CAD-

Programm, wie z.B. Allplan, neben der

Zeichnung auch noch eine beschreibende

XML-Datei mit den gesamten Plankopf-

Informationen ausgegeben, kann diese

Datei importiert werden. Das Planfor-

mular in ‚rivera’ wird damit automatisch

ausgefüllt.

Übrigens: Direkt aus ‚rivera’ kann per DDE

ein hochwertiger Viewer gestartet werden.

Er zeigt alle gängigen CAD-Formate an.

Grafische Kommentare direkt auf die

Zeichnung sind möglich. Sie werden eben-

falls in ‚rivera’ abgelegt.

Kommunikation auf höchstem NiveauEinige Softwareprodukte stellen spezielle

APIs (Application Programming Interface)

zur Verfügung, so z.B. DocuWare. Das

erlaubt unmittelbare Kommunikation der

Systeme. So lassen sich ‚rivera Projekte’ in

DocuWare archivieren.

Über die gleiche Technik können auch Te-

lefonfunktionalitäten in ‚rivera’ integriert

werden (CTI): Ein Nachunternehmer hat

ein Angebot abgegeben. Sie haben es im

Bieter-Formular im ‚rivera Angebot’ erfasst.

Wenn sich Fragen dazu ergeben, erzeugen

Sie darunter ein Anruf-Formular. Mit dem

Druck auf den Telefonknopf in diesem Fens-

ter wählt Ihr Telefon automatisch die Ruf-

nummer. Die Nachunternehmer-Antworten

halten Sie gleich im Formular fest.

Mit seiner offenen Lotus Architektur ist

‚rivera’ eine wahre ‚Drehscheibe’ für Infor-

mationen im Bauunternehmen. Und dabei

lassen sich verschiedene Schritte durch

Einsatz des ‚rivera Workflow-Moduls’ auch

noch automatisieren und überwachen.

Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, die

es zu prüfen lohnt.

Die Informationsdrehscheibe ‚rivera’ übernimmt und speichert Daten und Dokumente von allen am Bauprozess

Beteiligten. Zugleich ist sie der zentrale Datenlieferant für alle.

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Jede Bauunternehmung ist anders. Es sind nicht allein die Tätigkeits-

felder, Sparten, die Art der Aufträge, Firmengrößen, Organisationsabläufe und –strukturen, die diese Unterschie-de ausmachen. Auch die Gewohnheiten und Vorlieben der einzelnen Mitarbeiter

prägen einen Betrieb. Effizienz lässt sich nur er-reichen, wenn dafür auch die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stehen. Weil selbst das flexibels-te Instrumentarium aber nicht allen Anforderungen zugleich gerecht werden kann, bietet die Nemet-schek Bausoftware GmbH den Interessenten für scheinbar gleiche Prozes-se mehrere Systeme zur Wahl. Mit SUCCESS ist das Nemetschek Angebots-spektrum in Deutschland nun nochmals erweitert worden.

Einfache Bedienung - ge-ringe AnlaufkostenFür Kalkulation, Arbeitsvor-

bereitung und Abrechnung

ebenso, wie für die Projekt-

steuerung und wirksames

Controlling ist SUCCESS

sofort und unkompliziert

einsetzbar. Das Programm

unterstützt bei klassischer

Elementkalkulation und

AVA, genauso Kostenplanung und –kon-

trolle. Neben Bauunternehmern spricht

diese markterprobte, ausgereifte Lösung

deshalb besonders Architekten und Aus-

schreibende der Öffentlichen Hand an.

Die integrierte Bauzeitenplanung erlaubt

schnelles und sicheres Planen und Kontrol-

lieren der Bauabläufe. Das Einbinden von

Kosten, Umsatz und Stunden ist hierbei

möglich.

Installationsaufwand und Schulungs-

bedarf sind verblüffend gering. Die

Bedienung ist fast intuitiv erlernbar, weil

die Software logisch strukturiert ist. Ein

Quickmenü gestattet selbst ungeübten

PC-Nutzern einfaches Navigieren in den

einzelnen Modulen. Bei einigen Anwen-

dern konnte sich die Software bereits

zwei Tage nach der Implementierung im

praktischen Einsatz bewähren.

Nur kaufen, was angewendet wird - kein ‚totes Kapital’ Die Lösung ist zuverlässig und schnell – und

das bei nur geringen Anforderungen an die

eingesetzte Hardware. Modularer Aufbau ga-

rantiert, dass ausschließlich Funktionalitäten

erworben werden müssen, die auch wirklich

Für jeden die passende EDV-Lösung

Mit SUCCESS ein weiteres ‚Eisen im Feuer’

gebraucht werden. Für spätere Erweiterungen

ist keinerlei Installationsaufwand erforderlich,

sie müssen lediglich nachträglich lizenziert

werden.

Als Anreiz für Interessenten hier nur einige

ausgewählte Highlights:

Integrierte Kundenverwaltung

Baulosübergreifende Verknüpfung von

Positionen in der Kalkulation

Manager für das einfache Protokollieren

von Baubesprechungen

Integrierter Texteditor im Microsoft

Word-Look

Dokumenten-Verwaltung und -Export als

PDF-Dateien

Dokumente weiter leiten per E-Mail

Datenaustausch mit GAEB, Excel und REB

23.003

Datenaustausch mit Allplan über Alltop

Schnittstelle zu Microsoft Outlook

Wer sich näher informieren möchte, dem

stehen zum Lesen bzw. Download unter

www.bausoftware.de ausführliche Da-

tenblätter zur Verfügung.

Für die praktische Demonstration der Software

werden gern Termine vereinbart. Ein Anruf unter

04202-989-0 (Herr Hoffmann) oder eine e-Mail

an hoffman@bausoftware.de genügt.

Schneller Zugriff auf vorhandene Kalkulationen und leichte Änderungsmöglichkeiten geben

dem Kalkulator die Chance, notwendige Anpassungen an das jeweilige Projekt in kürzester Zeit

durchzuführen. Die Kalkulationsübersicht gibt schnellen Überblick.

Das Quick Menü erleichtert die Navigation

in den einzelnen SUCCESS Modulen auch für

ungeübte PC Benutzer.

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