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22. September 2004 [email protected]
Telearbeit in der Kreisverwaltung
des Vogtlandkreises
eine Darstellung von Ausgangssituation, Zielen, Vorgehensweise und Erfahrungen
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1. Ausgangssituation
2. Ziele
3. Vorgehensweise
4. Ergebnisse/Erfahrungen
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- drittgrößter Flächenlandkreis in Sachsen 1.310 km2
- zur Zeit 196.000 Einwohner
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1. Ausgangssituation
- Bildung Vogtlandkreis 1996 (im Zuge der Kreisgebietsreform in Sachsen verspätet)
- Vogtlandkreis aus 5 ehemaligen Land- kreisen Auerbach, Klingenthal, Oelsnitz, Plauen und Reichenbach gebildet
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- stark dezentralisierte Verwaltung (anfänglich 30 Verwaltungsgebäude an 7 Standorten)
- großer Bedarf an räumlicher Konzentration
- Zentralisierung der Verwaltung notwendig
Telearbeit als ein Faktor, Kosten der Zentralisierung zu mininieren
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2. Ziele
- geringeren Büroflächenbedarf bei Zentralisierung
- Senkung der Sachkosten
- flexiblere Arbeitszeitgestaltung (geringe Pendelzeiten, Reduzierung des Fahr- aufwandes)
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- Erhöhung der Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterzufriedenheit
- qualitative und quantitative Verbesserung der Arbeitsergebnisse
- Reduzierung des Individualverkehrs
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3. Verfahrensweise
- Beginn II. Quartal 1999
- Analyse/Auswertung der Erfahrungen im LÜVA
- Bildung einer Arbeitsgruppe (12.07.1999 - erste Beratung)
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- Projekterarbeitung 23.08.1999 Antragstellung zum Projekt
„Telearbeit Datel“ beim Deutschen Luft-und Raumfahrtinstitut (DLR)
- Förderprojekt DLR(Zuwendungsbescheid 29.09.1999)
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- Festlegung eines engen Zeitrahmens Phase 1: 01.10.1999 – 31.01.2000 (Vorbereitungsphase) Phase 2: 01.02.2000 – 31.01.2001 (Umsetzungsphase)
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- Erarbeitung von Vorschlägen telearbeits- tauglicher Stellen durch das SG Organisation (Mitwirkung eines Diplomanden der Sächsischen Beamtenfachhochschule)
- Erarbeitung einer Dienstvereinbarung
- Erstellung eines Weiterbildungskonzeptes
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- Prüfung der Vorschlagsliste durch Dezernenten und Amtsleiter
- Gesprächsbegleitung durch Mitglieder der AG „Telearbeit“
- Durchführung eines Workshops für interessierte MA
- Einzelgespräche
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Kriterien der Auswahl
- hohes Maß an eigenständiger Arbeit
- Aufgabenerfüllung allein möglich
- keine ständige Anleitung (Rückfragen)
- konkrete Überprüfung der Aufgabenerfüllung
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- hoher Aufgabenanteil, der mittels DV-Unter- stützung erfüllt werden kann
- kein Bürgerkontakt am häuslichen Arbeitsplatz
- geringer Rückgriff auf Präsenzunterlagen
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- Phasen längerer konzentrierter Arbeit an einem Thema - Fähigkeit selbständig zu arbeiten
- Aufgeschlossenheit zu neuen Arbeits- methoden und –techniken
- Bereitschaft zur Qualifikation
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Ab 01.02.2000 praktische Umsetzung/Einrichtung der Telearbeitsplätze.
- Umstellung der Ablauforganisation (Aufgabenübertragung, Kontrolle, Delegation von Verantwortung)
- technische Voraussetzungen schaffen
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- Abschluss von Einzelverträgen
- Einrichtung häuslicher Arbeitsplatz
- Start mit 28 mutigen MA aus 6 Ämtern (RPA, JA, SA, VA, GA, LÜVA)
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4. Ergebnisse/Erfahrungen/Perspektive
- Aufwand hat sich gelohnt
- Mut und Überwindung von Hindernissen bei der Einführung von Telearbeit haben sich bewährt
- gegenwärtig 38 MA in Telearbeit (weitere Ämter: SG Recht, FV, BOA)
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- Vorbehalte bei Führungskräften und MA
- Vertrauen und Akzeptanz für moderne Organisationsformen schaffen
- gelungene Verbindung zwischen unterschiedlichen Interessensgebieten
- Verbesserung der Motivation und Mitarbeiter- Zufriedenheit
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- Abbau von Stresssituationen
- quantitative und qualitative Verbesserung der Arbeitsergebnisse
- flexible Zeiteinteilung (Aufgabenerfüllung)
- zielorientierte Schaffung weiterer Tele- arbeitsplätze (Digitalisierung der Akten)
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- Vertrauensvorschuss und Arbeits- ergebnisse haben überzeugt
- Vorbehalte sind auf dem Rückzug
- Telearbeitsplatz ist akzeptierter Bestandteil
der Aufgabenerfüllung
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- richtiger Schritt der Verwaltung auf dem Weg in die Zukunft
- 2013 sind 70 % aller Beschäftigten in Telearbeit (Prognose des Frauenhofer Institutes)
