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Mit ECM und BPM – Compliance durchsetzen, Geschä; voranbringen, Mehrwerte schaffen www.comarch.de/ecm www.comarch.ch/ecm Daniel Taborek Comarch Swiss AG Daniel Taborek ECM Competence Center

Potentiale von ECM und BPM richtig nutzen – grundlegende Faktoren für erfolgreiche ECM Projekte | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

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Referent: Daniel Taborek, Director Competence Center ECM/ IT-Revisor, Comarch AG Vortrag der Comarch auf dem BITKOM ECM-Forum zur DMS Expo 2013

Text of Potentiale von ECM und BPM richtig nutzen – grundlegende Faktoren für erfolgreiche ECM Projekte |...

  • 1. www.comarch.de/ecm www.comarch.ch/ecm Daniel Taborek ECM Competence Center Mit ECM und BPM Compliance durchsetzen, Gesch; voranbringen, Mehrwerte schaen Daniel Taborek Comarch Swiss AG
  • 2. ECM Kompetenz ECM Kompetenz Hersteller von DMS/ ECM Software seit 1992 >1000 Installationen mit ber 100.000 DMS Anwendern MS Windows, Linux und nativ IBM i > 70 Mitarbeiter in der ECM Division > 30 ERP & DMS-Partner vertreiben COMARCH ECM Seite 2
  • 3. COMARCH ECM Produkt Linie Seite 3
  • 4. COMARCH ECM Produkt Linie Add on Seite 4
  • 5. www.comarch.ch/ecm Paradoxon ? Seite 5
  • 6. 2 Themen zum Diskutieren und Nachlesen Seite 6
  • 7. 2013 Features und Trends aus Sicht der Hersteller Automatisches Organisieren von Dokumenten in Aktenstrukturen Automatisiertes Organisieren von Dokumenten in Prozessen und Aufgaben - Workflow Social ECM, Workspaces, TeamProjektseiten, Enterprisessearch, Cloud.... Quellen: BARC, Pentadoc, GARTNER, AIIM Seite 7
  • 8. Seite 8
  • 9. Seite 9
  • 10. www.comarch.ch/ecm Paradoxon ? Seite 10
  • 11. ...bis 1990 kommt das papierlose Bro garantiert... Businessweek 1975 Seite 11
  • 12. Das Papierau+ommen hat sich in den letzten zwei Dekaden mehr als verdoppelt The Economist, 9. Oktober 2008 Seite 12
  • 13. 72% aller Unternehmen nden nach eigenen Angaben externe Informa
  • 14. 15% der Zeit wird durch berschneidung bestehender Informa
  • 15. Wie gehen Unternehmen heute mit elektronisch erhaltene Rechnungen um ? 77% aller E-Mails werden ausgedruckt 17% werden ausgedruckt und eingescannt 31% aller digitalen Fax-Rechnungen, werden ausgedruckt und wieder eingescannt AIIM, 2013 Seite 15
  • 16. www.comarch.ch/ecm Braucht man ECM / BPM um erfolgreich zu sein? Seite 16
  • 17. www.comarch.ch/ecm Macht neue Technologie erfolgreich? Seite 17
  • 18. www.comarch.ch/ecm Erfolgsfaktoren fr ECM und BPM ? Seite 18
  • 19. Zusammenarbeit mit Universitt Liechtenstein Diagnose Tools zur Vorbereitung, Planung und Durchfhrung von ECM Projekten www.ecm-success.org www.bpm-culture.org Content-Audit Ein Diagnoseinstrument fr erfolgreiches Enterprise Content Management (ECM) Seite 19
  • 20. Business Process Management Maturity Model Factors Strategic Alignment Governance Modelling Information Technology People Culture Capability Areas Process Improvement Plan Strategy and Process Capability Linkage Process Architecture Process Output Measurement Process Customers and Stakeholders Process Management Decision Making Process Design and Modeling Process Design and Modeling Process Skills and Expertise Process Roles and Responsibilities Process Implementation and Execution Process Implementation and Execution Process Management Knowledge Process Metrics and Performance Linkage Process Control and Measurement Process Control and Measurement Process Education and Learning Process Improvement and Innovation Process Improvement and Innovation Process Collaboration and Communication Process Project and Program Management Process Project and Program Management Process Management Leaders Process Management Standards Process Management Controls Responsiveness to Process Change Process Values and Beliefs Process Attitudes and Behaviors Leadership Attention to Process Process Management Social Networks [vom Brocke, Rosemann 2010] Seite 20
  • 21. BPM Scoping 1 Assess the Individual Situation Strategic Alignment Governance Methods Information Technology People Culture Capability Areas (3) Excellent (2) Managed (1) Defined (0) Initial [vom Brocke, Rosemann 2010] Seite 21
  • 22. BPM Scoping 1 Assess the Individual Situation 2 Derive Strategies for Improvement Strategic Alignment Governance Methods Information Technology People Culture Capability Areas (3) Excellent (2) Managed (1) Defined (0) Initial [vom Brocke, Rosemann 2010] Seite 22
  • 23. Seite 23
  • 24. Online Assessment www.bpm-culture.org Schmiedel, vom Brocke, Recker, J. (2012). Is Your Organizational Culture Fit for BPM? BPTrends (May 2012), 1-5. Seite 24
  • 25. Online Assessment Schmiedel, vom Brocke, Recker, J. (2012). Is Your Organizational Culture Fit for BPM? BPTrends (May 2012), 1-5. Seite 25
  • 26. Measuring ECM System Success Erlaubt den Erfolg eines ECM Projekts messbar zu machen Vergleichen Sie Bedrfnisse und Ziele mit Zielerreichung fortlaufend Erkennen und Beeinflussen von Zufriedenheit einzelner Abteilungen und Mitarbeiter Effizienz, Compliance, Collaboration...... Seite 26
  • 27. 2013 Was drfen wir fr Sie tun? Automatisches Organisieren von Dokumenten in Aktenstrukturen Automatisiertes Organisieren von Dokumenten in Prozessen und Aufgaben - Workflow Social ECM, Workspaces, TeamProjektseiten, Enterprisessearch, Cloud.... Quellen: BARC, Pentadoc, GARTNER, AIIM Seite 27
  • 28. COMARCH BPM Workflow-Beispiele Bearbeitung von Kundenanfragen Beschwerdemanagement Personalmanagement Urlaubsantrge Einstellung neuer MA Untersttzungsleistungen Buchhaltung und Finanzen Rechnungseingangsprfung Bedarfsmeldungen und Prfung Vertragsmanagement Produkt-, Preisnderungen Elektronischer Zahlungsvertrag Bestellanforderung Virtuelle Arbeitsmappen Produktion Materialbestellung Produkt Life Cycle Management IT Autorisierungsmanagement Problemmanagement Freigabeverfahren ISO Prozesse Administration Genehmigungs-Richtlinien Informations-System Freigabe-Verfahren Kndigungs-Prozeduren Rckmeldungen Vertrieb Bestellungen Reiseantrge Produkterprobung Auftragsabwicklung Vertriebsprozess Seite 28
  • 29. www.comarch.ch/ecm Beispiel Vertragsverwaltung mit ECM und BPM Seite 29
  • 30. Ablauf Vertragsverwaltung Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind 1. Vertrag wird eingescannt oder aus MS Word abgelegt 2. Sachbearbeiter fr Posteingang kennzeichnet das Dokument als Vertrag 3. Sachbearbeiter fr Vertragsverwaltung legt ordnet die Vertragsart zu 4. Der Verantwortliche Sachbearbeiter erfasst Vertragsdaten und prft 5. Der Vorgesetzte prft den Vertrag, stellt Rckfragen und gibt den Vertrag frei 6. Einscannen des unterschriebenen Vertrages 7. Abschlussprfung und Aktivierung des Vertrages 8. Rechtzeitig vor Ablauf der Kndigungsfrist Vorlage zu erneuten Entscheidung
  • 31. Vertrag ins ECM hochladen Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind
  • 32. Postverteilung bearbeiten und Vertrag identifizieren Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind 1. Dokumentklasse auswhlen 2. Dokumenttype eintragen contract
  • 33. Vertragsart bestimmen Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind 1. Vertragsart auswhlen
  • 34. Indexwerte eintragen Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind 1. Indexwerte ausfllen 2. Vertragsart auswhlen
  • 35. Unterschreiben lassen und einscannen Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind 1. ?????
  • 36. Unterschreiben lassen und einscannen Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind 1. Unterschriebener und gescannter Vertrag unter Anlagen hochladen
  • 37. Unterschreiben lassen und einscannen Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind 1. ?????
  • 38. Ablage im Dossier Elefants AG
  • 39. 2013 Was drfen wir fr Sie tun? Automatisches Organisieren von Dokumenten in Aktenstrukturen Automatisiertes Organisieren von Dokumenten in Prozessen und Aufgaben - Workflow Social ECM, Workspaces, TeamProjektseiten, Enterprisessearch, Cloud.... Quellen: BARC, Pentadoc, GARTNER, AIIM Seite 39
  • 40. DANKE FR IHRE AUFMERKSAMKEIT Daniel Taborek Email: [email protected] Skype: daniel.taborek Telefon: 0041 81 755 5508 Seite 40
  • 41. Fachkongress ECM/DMS 21. November 2013
  • 42. Prof. Dr. vom Brocke (Herausgeber des meist-zitierten Handbuches fr BPM) Inhaber des Hilti Lehrstuhls fr Business Process Management an der Universitt Liechtenstein Direktor des Instituts fr Wirtschaftsinformatik sowie Grnder und Leiter des ersten universitren Competence Centers fr ECM Autor und Herausgeber von 19 Bchern, wie dem International Handbook on Business Process Management, sowie Verfasser von ber 200 wissenschaftlichen Studien, u.a. dem White PaperEnterprise Content Management erfolgreich einfhren Professor an der Universitt in Liechtenstein o Akademischer Leiter des Promotionsstudiums PhD in Business Economics o Grnder und Studienleiter des Masterstudiengangs MSc in IT and Business Process Management o Prorektor fr Forschung und Transfer der Universitt Liechtenstein Berater zahlreicher Organisationen weltweit Seite 42
  • 43. Dr. Wolfgang Hackenberg Berater und Unternehmer o Steinbeis Transferzentrum Projektgestaltung und Vertragsmanagement Mitglied der Geschftsleitung; Mitbegrnder Rechtsanwalt o Anwaltskanzlei Dr. Hackenberg - Inhaber Kontrollorgan o VISIOSWISS AG - Verwaltungsrat Wissenschaft o Hochschule Reutlingen (Wirtschaftsinformatik) - Lehrbeauftragter Autor und Referent o zahlreiche Aufstze und Skripten zum IT-Recht; bundesweit ttiger Referent, Trainer und Coach fr IT-rechtliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen Seite 43
  • 44. Bernhard Zller Zller & Partner Grnder und Geschftsfhrer von Zller&Partner GmbH (1997) Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik o Johann Wolfgang Goethe-Universitt in Frankfurt am Main Mehr als 25 Jahre Erfahrung mit elektronischer Archivierung und Dokumenten Management. Langjhriger Berater fr eine internationale Beratungsfirmen o verantwortlich fr Beratungsprojekte, Studien und Seminare Seite 44
  • 45. Agenda - Vormittag Von Was Thema Wer Raum 09:00 Konferenzerffnung Thesen und Trends zu ECM Daniel Taborek 2012 09:15 Keynote Die 6 Grundstze fr erfolgreiches Businessprozessmanagement Prof. vom Brocke Uni-Liechtenstein 2012 9:15 10:20 Kurzvorstellung zu Breakoutsessions Kaffeepause Networking in der Ausstellung Parallele Workshops Content Audit BPM und ECM in der Praxis IBM Prof. Jan vom Brocke Comarch Herr Rother / IBM 2012 11:30 Keynote Mythen und Legenden der Rechtsgrundlagen zur digitalen Archivierung Warum man viel mehr darf und weniger muss, als manche glauben. Bernhard Zller (Zller&Partner) 2012 12:30 Mittagessen 10:40 Taverne Seite 45
  • 46. Agenda Nachmittag Von Was Thema Wer Raum 13:30 Keynote Die Illusion vom Ende der E-Mail Dr. Wolfgang Hackenberg 2012 iTernity Icas und FAST LTA Insiders 2012 14:30 15:00 15:15 16:00 17:15 + Unternehmensdaten richtig schtzen Vortrag zur Breakoutsession + Daten aus Dokumenten automatisiert extrahieren und weiterverarbeiten Kaffeepause Networking in der Ausstellung iTernity Icas FAST LTA Insiders Parallele Workshop Schluss-Thesen Podiumsdiskussion 2010/2011 2012 Dr. Kampffmeyer Jan vom Brocke, Wolfgang Hackenberg, Bernhard Zller, Daniel Taborek und weitere Referenten, Moderation : Dr. Kampfmeyer 2012 Ende der Veranstaltung Seite 46
  • 47. Vortragsvideo und weitere Informationen unter: http://www.ecm-navigator.de/termine/potentiale-von-ecm-und-bpm-richtignutzen-grundlegende-faktoren-fuer-erfolgreiche-ecm-projekte