Der Kunde im Fokus: Social Media Management

Potenziale vonSharePoint 2013als Collaboration-Plattform

Special Archivieren mit Methode Von Micro lm- bis Web-Archivierung

Im Trend: Versionsmanagement ist angesagt!

Ausg

abe

Juli

/ Aug

ust 2

013

Juli / August 2013 Ausgabe #3-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

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Transpromo DV-FreimachungKonsolidierung

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Produktionssteuerung

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PostausgangDokumentenmanagement

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24.4. - 25.4.2013

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17. 19. Juni 2013im Kongresshaus Baden-BadenEG (Eingangshalle)

... ein pralles Heft diese Ausgabe! Welche Artikel soll ich Ihnen nun wie an dieser Stelle blich besonders hervorheben?

Ein bisschen was von alles dieser Satz wurde ein Bonmot bei uns formuliert vor Jahren von unserem Italiener zur Anpreisung seiner Dolce-Versuchung gestenreich und berzeugend. Sie ahnen das Resultat ...eine berwltigende Kreation!

In diesem Sinne lassen Sie sich berzeugen von dem, was wir angerichtet haben: Archivierungs-Methoden &Tools, Videomanagement, Capture und digitale Postbearbeitung, Social CRM Strategien. Und dann doch noch ein Tipp: Versionsmanagement im Trend.Ganz offensichtlich ist, dass SharePoint als Unternehmensplattform fr das Information Management DAS Thema dieser Ausgabe, mit dem wir auch den DOK.live-Auftritt zur DMS eXPO vorbereiten. Dieses Jahr mit noch mehr Vortrgen, noch mehr Content und lebhafter Podiums-Diskussion.

Termin notieren oder wie man so elegant auffordert: Safe the date!eine bersicht zu den Vortrgen & Speakern fi nden Sie im Heft und auf www.dokmagazin.de und facebook.com/dokmagazin.

Genussvolle Lektre wnscht

Birgit ReberChefredaktion DOK.magazinHerausgeberin

Editorial

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DOK-Magazin Ausgabe 2013-03.indd 1 09.04.2013 09:36:19

Potenziale von SharePoint 2013als Collaboration-PlattformFachforumsbhne5.1

Mittwoch,25.09.2013

13.30 6 Fachvortrgebis mitabschlieender18.00 Podiumsdiskussion

liveHalle 5 Stand 5E31

Mobility

34 | MobilesEnterpriseContentManagementimmerundberallDr.MichaelDuhme,windreamGmbH

SpecialArchivieren mit Methode

38 | WebarchivierungStatusquo&TrendsViolaSini,UniversittBern

43 | DigitalbornPDF/AKnacknussoder(v)erkanntesPotenzial?Dr.HansBrfuss,PDFToolsAG

47 | ArchivierunggegendasdigitaleVergessenGernotWohlfahrt,FRANKENRASTERGmbH

49 | RevisionssicheresDokumentenmanagementAxelSchneider,AlosGmbH

Praxis

52 | Interview|DigitalePostbearbeitung:Capture-LsungsetztaufKontextStefanWelcker,PerceptiveSoftware

54 | VereinfachteRegelnsteigernAkzeptanzvonE-InvoicingThomasRundel,P.M.BelzAgenturfrInformatikGmbH(AFI)

57 | DahinterstecktSystem:PersonalisierteKundenkommunikationUweSeltmann,iconSystemhausGmbH

60 | RequirementsEngineeringfrDruckdokumenteChristianPikalek,ThorstenCziharz,SophistGmbH

Inhaltsverzeichnis

3 | Editorial

4 | Inhalt

4 | 5

Inhalt

Thema

6 | SharePointalsUnternehmensplattformPotenzialeerkannt?Prof.Dr.-Ing.ArnoHitzges,HochschulederMedien(HdM),Stuttgart

12 | Informationslogistik&LsungenmitSharePoint2013FlorianLaumer,HenrichsenAG

16 | SharePoint2013alsRedaktionssystemAndreasKnauer,DataOneGmbH

20 | MITOStandard-Methoden-ToolaufSharePoint-BasisGersomSommerfeld,MathiasLopass,arvatoSystemsGmbH

Cloud Computing

25 | Gehtauchsicher:VideomanagementausderCloudDr.RainerZugehr,MovingIMAGE24GmbH

28 | DokumenteausderFerneMartinFalk,CanonDeutschland

Social Business

30 | GutesKundenmanagement=SocialMediaManagementElisabethFickler,AgnitasAG

Trend

64 | Versionsmanagementistangesagt!RalfGronkowski,PerforceSoftware

Security

68 | Risiko:Taschendiebstahl3.0Dr.RolandErben,RiskManagementAssociatione.V.

Kommentar

70 | EIMeinigeGedankenzueinemneuen,altenAkronymDr.UlrichKampffmeyer,PROJECTCONSULTUnterneh-mensberatungGmbH

72 | WarumSiealsManagerFacebookundTwitternichtverstehenknnenMichaelDreusicke,PAUXTechnologiesGmbH

76 | Veranstaltungen

77 | Inserentenverzeichnis / Vorschau

78 | Impressum

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Der Kunde im Fokus: Social Media Management

Potenziale vonSharePoint 2013als Collaboration-Plattform

Special Archivieren mit Methode Von Micro lm- bis Web-Archivierung

Im Trend: Versionsmanagement ist angesagt!

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Juli

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Juli / August 2013 Ausgabe #3-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

Requirements Engineering fr Druckdokumente

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SharePointalsUnternehmensplattform

Potenzialeerkannt?

MicrosoftSharePointistmitinsgesamt125Millionen[1]verkauf-ter Lizenzen eine der erfolgreichsten Softwareplattformen frBusinessanwendungenvonMicrosoft[2].ObwohlsichdieerstenVersionen (SharePoint 2003) noch etwas schwer im Markt ge-tanhaben,istheuteeineweitgehendeDurchdringungbeidenKundenvorhanden.NachdenberauschendenAbsatzzahlenderCollaboration-PlattformindenletztenJahrenstelltsichnundieFrage,inwieweitsichdiePlattformauchimoperativenBetriebdurchgesetzt hat oder ob der Erfolg letztendlich nur der ge-schicktenLizenzpolitikvonMicrosoftgeschuldetist.WofrwirdSharePointnunabertatschlichgenutzt?WiezufriedensinddieAnwenderwirklich?

Zielsetzung der durch die Hochschule der Medien Stuttgartdurchgefhrten Studie SharePoint im Mittelstand. Was denken die Anwender?wares,dieErfahrungenderAnwenderfirmenzuerheben sowie wesentliche Erfolgsfaktoren und StolpersteinebeiderEinfhrungvonSharePointalsUnternehmensplattformherauszuarbeiten.DieErgebnissewerden imfolgendenArtikelerlutert.

GeradeimMittelstandwirdSharePointaufSparflammebetriebenundwenigWertaufdieUsabilitygelegt!

GuteinDrittelderUnternehmen(34Prozent)befindensichnochinderEinfhrungsphaseundverfgennurberweniginternesKnow-how.Fast60ProzentderbefragtenUnternehmenhabenwenigeralsvierinterneMitarbeiter,welchesichmitSharePointbeschftigen (siehe Bild 1). Knapp 45 Prozent aller Unterneh-menarbeitenderzeitohneeinenfestenDienstleistungspartner

Thema

Prof. Dr.-Ing. Arno Hitzges, Hochschule der Medien (HdM), Stuttgart. Arno Hitzges leitet seit 2011 den Lehrstuhl fr Content-management der HdM. Zuvor bekleidete er verschiedene Ma-nagementpositionen in Industrie und Forschung, u.a. bei fhrenden Microsoft-Partnern. Er verfgt ber 20 Jahre Erfahrung in der Beratung. Seine Forschungsgruppe beschf-tigt sich intensiv mit der Einfh-rung und Nutzung von SharePoint im industriellen Umfeld.

sharepoint@hdm-stuttgart.de

(sieheBild2).HufiggenannteGrndedafrsindu.a.,dasssichSharePoint vorrangig im Testeinsatz fr die interne IT befindetund man noch mit dem grundstzlichen Wissensaufbau be-schftigt ist.Bezeichnendist,dassgeradekleineUnternehmendieKomplexittvonSharePointanscheinendunterschtzen.

AllzuoftwerdenerstePrototypenausderIT-Abteilung,frEDV-Spezialisten durchaus verwendbar, verfrht in den firmenwei-tenRolloutgebracht.EinUmfrageteilnehmerbringtesaufdenPunkt:ErstnachdemwirdieWebsiteactionsfralleBenutzer,die keine Key-User-Schulung hatten, ausgeblendet haben, istdie Akzeptanz gestiegen und der Hotline-Bedarf signifikantgesunken! Aus Kostengrnden kommen sinnvolle Usability-Optimierungen und vor allem hinreichende Schulungs- undBetreuungskonzeptehufigzukurz.

Bild1:WeniginternesKnow-how

Bild2:SharePointimTestbetrieb

8 | 9

Thema

ImBereichSocial,BIundWCMSistderKampfnochnichtentschieden!

In den Bereichen Collaboration, Wissensmanagement, Doku-mentenmanagement und Intranet hat sich SharePoint durch-gesetzt (sieheBild3).Dort istdieZufriedenheitsehrhochundKritikpunkte der frheren Jahre (insbesondere von SharePoint2003/2007)konntendurchdasRelease2010weitgehendausge-rumtwerden(sieheBild4).

Die aktuelle Version SharePoint 2013 verspricht nochmals einedeutliche Verbesserung der Anwenderakzeptanz und -freund-lichkeit. An der Schwelle zur Marktdurchdringung stehen The-mengebiete wie Wissensmanagement, Projektmanagementund Workflows. Hier ist teilweise bereits eine hohe Zufrieden-heit bei den Kunden festzustellen und knapp die Hlfte allerUnternehmen nutzen diese Anwendungsbereiche aktiv. SocialNetworkingsowieBusinessIntelligence(BI)mssenderzeithin-sichtlichihrerAkzeptanzbeidenBefragtenalskritischbewertetwerden(sieheBild5).DiesegroeUnsicherheitdermeistrechtkonservativenUnternehmenbestehtvorallemimUmgangmitdenzumTeilnochrechtneuenAnwendungsgebieten,wenigermitdenFeaturesderSoftware.ImmerwiedertauchenimDialogmitdenAnwenderndieFragenauf:WasmacheichzuknftiginwelchemNetz?KannichonPremisebleibenodermussichindieCloud?DiemeistenExpertensindsicheinig,dassAbwartendieReaktionderKundenseinwird.

Im Bereich der Collaboration werden vor allem Teamsites alszentralesSharePoint-Templateeingefhrt.DabeistehenoftdieAblsung von unbersichtlich und trge gewordenen Abtei-lungslaufwerken sowie die Integration in prozessorientiertenUnternehmenssystemen (z.B. CRM oder PDM-Systeme) im Vor-dergrund. Neben den Teamsites werden insbesondere Bespre-chungsrumeundWikisfrdieinterneOrganisationundDoku-mentationeingesetzt(sieheBild6).

Bild3:SharePointalszentralerBausteinfrUnternehmenkurzfristigundlangfristiggeplanteAnwendungeninUnternehmen

Bild4:HoheZufriedenheitfrCollaboration-Funktionen

Bild5:KritischeStimmenzurBusinessIntelligence

Bild6:CollaborationalsHauptfeld

Beweiswerterhaltung und Wirtschaftlichkeit sind kein Widerspruch!

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E-Mail: kontakt@governikus.comwww.governikus.com

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KnappeBudgetsundrestriktiveBerechtigungenGiftfrdieBenutzerakzeptanz!

Die Zufriedenheit bei Unternehmen, welche mit mehr alsvier internen Mitarbeitern und externer Begleitung im Share-Point-Umfeld arbeiten, ist auerordentlich hoch. Die meistender Befragten sehen ein ausreichend angelegtes Budget alseinenwesentlichenErfolgsfaktoran.Essollteauchdieteilweisekostenintensive, persnliche Betreuung der Anwender berck-sichtigtwerden.

Aufgrund der zeitlichen Intensitt, insbesondere bei der Ein-fhrung von SharePoint, sind externe Partner und Dienstleis-ter oft eine sinnvolle Ergnzung sowie Ausbildungspartnerfr den eigenen Personalstamm. Die Wahl des Dienstleistersentscheidet aber wesentlich ber den Projekterfolg. Ich habeinzwischen den dritten Dienstleister, die ersten beiden warensicherlichguteTechniker,habenaberletztlichmehrProblemealsLsungengeschaffen!meintdannaucheinIT-LeiterimRahmender Umfrage. Auch wenn die grundstzliche Zufriedenheit mitdenDienstleisterninzwischenweitgehendgutist:Nebeneinerguten fachlichen Kompetenz werden immer wieder fehlendeBeratungskompetenzen(ca.34Prozent)desBeratungspartnersangemahnt.

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Bild7:SharePointalsDokumentenmanagement-SystemZufriedenheit

DiehufigzurestriktiveBerechtigungspolitikisteinzweiterwe-sentlicher Show Stopper fr die Einfhrung von SharePoint.Nachdem ich auch Monate nach der Einfhrung immer nochregelmigaufBereicheimPortalstoe,andenenmirInforma-tionenversprochen,derZugangaberverweigertwird,habeichentschieden,dieDokumentewieder imFile-SystemabzulegenodermirgleichperMailschickenzulassen!meintdannaucheinSharePoint-Verweigerer.EinTipp:VereinfachenSiedieBerechti-gungskonzepte.SiesteigerndamitdieFreudeamSystem!

SharePointistaufdemWegzumzentraleMedien-/DokumentenarchivimUnternehmen

Trotz aller Herausforderungen bei der Projekteinfhrung hatsichSharePointimBereichDokumentenmanagementdurchge-setzt.Auchwenn61,8ProzentderUnternehmennochweitereDokumentenmanagementsysteme im Hause haben und erst42,8ProzentbereitsihreDokumentemitSharePointverwalten,so haben doch 72 Prozent der Unternehmen langfristig einenEinsatzvonSharePointindiesemBereichgeplant.

EinPluspunktfrSharePointistindiesemKontextsicherlichdieimmerbesserwerdendeSuchfunktionalitt,diedurchdieInteg-rationderFast-EnginenochmalseinenQualittssprunggemachthat. Im Bereich der Suche dominiert die Personensuche (78Prozent),gefolgtvonderSuchebersFile-System(47Prozent).Immerhin 25 Prozent nutzen bereits Features wie z.B. Stopp-wortlisten.EinenichtzuunterschtzendeHerausforderungbeiderEinfhrungist,dassdiehervorragendenSuchmglichkeitenaucheinUmdenkenfrdieOrganisationderDokumentenabla-geerfordern.EinUmfrageteilnehmerresmiert:ErstwennmandenAnwendernzeigt,wiesiemitHilfederSearch-Refinementsdie Ergebnismenge steuern knnen, sind sie bereit, sich vonOrdnerstrukturenzulsenundaufMetadatenzuvertrauen!

Bereitsber30ProzentderbefragtenUnternehmenverwaltenu.a.auchVideosinihrenSharePoint-Bibliotheken.Festzustellenist,dasssichSharePoint immermehrzumzentralenMedienar-chivkommunikationsorientierterUnternehmenentwickelt.Ver-strkt wird dieser Trend durch die weitgehende OptimierungderSoftware,alsauchfrdenEinsatzalsWebContentManage-ment-System.TrotzteilweiseschlechterErfahrungeninderVer-gangenheitnutzenbereits26ProzentSharePointalsWebCMS,weitere48ProzentknnensicheinenentsprechendenEinsatzinderZukunftvorstellen.

StarkesWachstumgeplantSharePointwirdzentralerBausteininverschiedenstenAnwendungsbereichen!

Weitmehrals50ProzentderUnternehmenhabensichfreinenweiterenAusbauvonSharePointalszentraleKommunikations-undKooperationsplattformentschieden.Sieplanenindenkom-mendenJahrenzahlreicheAnwendungen,vorallemindenBe-reichenCollaboration,Dokumenten-undWissensmanagement.

Baustein fr den Erfolg ist eine durchdachte Roadmap fr diesinnvolleundbeherrschbareUmsetzungsreihenfolgeindenUn-ternehmen.Esgiltfestzulegen,inwelchemTempounterBerck-sichtigungderverfgbarenBudgetsundRahmenbedingungen,jeder Schritt mit der ntigen Grndlichkeit und Konsequenzdurchgefhrtwerdenkann.

Quellenhinweise:[1]:PeterFischer,LeiterProductivityGroupMicrosoft,

VortragSharePointUserGroupStuttgartam14.05.2013[2]:SharePoint360vonWolfgangMiedl,abgerufenam10.05.2013von

http://sharepoint360.de/2011/07/22/grosses-umsatz-und-gewinn-plus-2011-microsoft-waechst-und-steht-jetzt-auf-drei-beinen/

Thema

Fazit

AuchwenneshierunddadochernstzunehmendekritischeStim-men zum Einsatz von Microsoft SharePoint gibt: Die PlattformwirdsichzunehmendauchimMittelstandundinderIndustriedurchsetzen.MittelfristigwirddaszueinerweitgehendenAbl-sungbzw.VereinheitlichungbestehenderAnwendungen fh-ren. Es zeigt sich allerdings, dass ein opportunistisches Klein-Klein,einSparenamKnow-how-BudgetunddamitverbundeneAnfngerfehlerregelmigzugrerenAkzeptanzproblemenbeidenAnwendernimUnternehmenfhren.DieSoftwareplatt-formistzumchtigundkomplex,alsdasssieaufSparflammeinbestehendeUnternehmensinfrastrukturenso integriertwer-denkann,dassdieUsabilitydabeinichtleidet.

Es werden gerade bei der Einfhrung ausreichend Ressourcenbentigt, um schnell auf die Anwenderwnsche reagieren zuknnenundvorallemdemBedarfnachumfassenderBetreuunggerechtzuwerden.WennsichUnternehmenfrSharePointalszentrale Plattform entscheiden, so ist es notwendig, grereBudgetssowieausreichendinterneundexterneRessourcenundvor allem Know-how bereitzustellen. Letzteres kann durchausam Markt erworben werden. Neben dem TechnologiewissendesBeratersistvorallemauchderBlickberdenTellerrandvonentscheidenderBedeutung. n

Zielsetzung und Fundament der Studie SharePoint im Mittelstand. Was denken die Anwender?

Befragtwurden2.000mittelstndischeUnternehmen.DieRcklaufquotelagbei3,5Prozent.DerSchwerpunktlagindenBranchenMaschinenbaubzw.High-Tech-Industrie.DiemeistenderbefragtenUnternehmen(67Prozent)beschfti-genzwischen250und5.000Mitarbeitern.DurchgefhrtwurdedieStudievonderHochschulederMedien,Stuttgart.DieErkenntnissewurdenangereichertdurchdielangjhrigeIndustrieerfahrungdesAutors,welcherzahlreicheProjekteimSharePoint-Umfeldbegleitethat.BeidervorliegendenStudiewurdeeruntersttztvonJanaLdtke,B.(Sc.),AbsolventindesStudiengangsPrint-Media-ManagementderHochschulederMedien.

SharePointForumStuttgart | 2013

KOMPLEXITT BEHERRSCHEN

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TIPPS & TRICKS VON ANWENDERN FR ANWENDER

Erfolgskonzepte bei der Einfhrung von SharePoint! Was funktioniert und was nicht? Podiumsdiskussion mit Experten Hands-On Labs in den begleitenden Fachseminaren fr IT-Fhrungskrfte

Beim SharePointForum kommen renommierte, mittelstndische Anwender zu Wort und berichten von ihren individuellen Erfahrungen.

www.stuttgarter-sharepointforum.de

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Thema

Informationslogistik&LsungenmitSharePoint2013

EnterpriseInformationManagement,SocialEnterprise,ECM-Migration,Revisionssicherheit

Florian Laumer, Senior Consultant SharePoint Solutions bei der HenrIcHSen AG. Die HEN-RICHSEN AG ist Pionier im Dokumenten- und Enterprise Content Management mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der intelligenten Verknpfung von Informationen und Prozessen.Unter dem Motto Wissensarbeit im Jahr 2020 findet der diesjhrige HenrIcHSen SolutionDay am 12. Juni 2012 statt.Mehr Informationen unter www.henrichsen-solutionday.de

www.henrichsen.de

SharePoint2013bieteteineReihevonneuenFunktionenundOp-timierungen:unteranderemistFASTSearchnunvollstndiginte-griert,dieSocial-Funktionensinderweitert imVordergrund(z.B.durchlaufendeIntegrationvonYAMMER),derBetriebist100-pro-zentiginderCloud,onPremiseoderauchHybridmglich,essindSelfServiceBIundeinneuesApp-Konzeptverfgbar.

DamitlsstsichdieimmergrereDatenflutvoninternenundexternenInformationeninmittelstndischenUnternehmenbe-herrschen und in einen geschftsrelevanten Zusammenhangbringen einer vollumfnglichen Konsolidierung unterschied-lichster Lsungen steht nichts mehr im Wege. Intelligente In-formationslogistikmeinthierdieHerausforderungfrdenMit-telstand,dierichtigenInformationenzurrichtigenZeitundamrichtigenEndgertzurVerfgungzustellen.DochdieTechno-logieSharePointalleinistnichtausreichend,essolltennochdiefolgendenessenziellenGrundbausteinebercksichtigtwerden.

UnternehmensstrategieBasisfrInformations-logistik

Grundlegendistes,dieInformationslogistik-Strategie,basierendauf SharePoint, auf die Unternehmensstrategie auszurichten.Dies spiegelt sich ebenfalls im nchsten Schritt auf die Infra-strukturwider,umnachdemMottoThinkBigStartSmallvor-gehenzuknnen.DeshalbsolltemansichgleichamAnfangfol-gendeFragenkonkretstellen,umzielgerichtetundstrategischdurchdachtvorzugehen.

n Welche unternehmerischen Ziele sollen die nchsten Jahreerreichtwerden?

n WassinddieWertschpfungsprozessedesUnternehmens?

n WelchebisherungelstenAnforderungengibtesbereitsausdenFachbereichen?

n Wie schafft man es, durch die SharePoint-Technologie undihrenMglichkeitenwettbewerbsfhigerzusein?

Je konkreter diese Unternehmensstrategie definiert ist und jegenauer die Dokumenten- und Prozessanalyse, desto exakterlassen sich die Arbeitspakete definieren. Diese Informations-logistik-Strategie, die auf SharePoint aufsetzt, ist als laufenderProzess zu verstehen. Sehr interessant ist darber hinaus dieTendenz,dasssichvieleUnternehmenmittelsSharePointnachauenffnenundsoauchExterneandieserTechnologieteilha-benlassen,umgemeinsamschnellerzuagieren.

SetztmannundenSharePoint-FokusmehraufEnterpriseInfor-mation Management, sind zustzlich bewhrte Produkte undvor allem Erfahrung gefragt, um im Vorfeld die strukturiertenundunstrukturiertenInformationenrichtigaufzubereitenundindenSharePointalszentralesRepositoryzuimportieren.HieristdaserforderlicheKnow-howgefragt,dievorgelagertentechno-logischenProdukte(Scanning,Belegerkennung,ERP-Integrationin SAP und DYNAMICS, ERP-nahe Verarbeitungsstrecken wie In-voiceundBANF,Filesystem,Formatkonverter,etc.)zuintegrieren.

SharePoint-InfrastrukturentscheidendfrAusbau-potenzial

AufSharePointzusetzenistmehralseineInfrastrukturentschei-dung,wennUnternehmendasKonsolidierungs-undAusbaupo-tenzial erkennen. Die Unternehmen treffen eine Plattforment-scheidung fr die Informationslogistik der nchsten Jahre undtragenderstarkenDurchdringungderOffice-PlattformandenClientsdamitRechnung.

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-Plattform

VortrgeFachforum5.1

Mittwoch,25.09.201313.30-13.45 Dr. Joachim Hartmann

PROJECTCONSULTGmbHBegrung Sharepoint 2013 Records Management & Governance

13.45-14.30 KeynoteThomas Landgraf MicrosoftGmbH SharePoint 2013 & Yammer als Plattform fr Social Enterprise

14.30-15.00 Florian Laumer HenrichsenAG Informationslogistik & Lsungen mit SharePoint

15.00-15.30 Josef Gemeri d.velopinternationalGmbH SharePoint als Standard fr unternehmensweite Information

15.30-16.00 Dr. Uwe Crenze interfaceprojectsGmbH Enterprise Search TROTZ SharePoint

16.00-16.30 Andreas Knauer dataoneGmbH WCM SharePoint als Redaktionssystem

16.30-18.00 DiskussionsrundemitallenSpeakern Social Business mit SharePoint in der Praxis realisierbar?

Moderation:Dr. Ulrich Kampffmeyer

liveHalle 5 Stand 5E31

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Thema

Somit gehrt zu Beginn eine SharePoint-Infrastruktur auf einesolideBasis,einedetailliertePlanungisthierPflicht.DarinsinddieaktuellenIT-Rahmenbedingungen,diefachlichenundtech-nischenAnforderungenaufzunehmen.EineTest-,Entwicklungs-undProduktivumgebungist frzuknftigeSzenariensehrvonVorteil,umdieAbhngigkeitunddieQualittausfhrlichzueva-luieren. Kapazittsplanung, Berechtigungen, Authentifizierung,LastverteilungundvorallemBackupsinddetailliertzuvorzube-reiten.

Bei bestehenden Installationen ist darber hinaus die Fragesehr interessant, ob SharePoint auch fr zuknftige Szenarienausbaufhig ist. Wie sieht die bestehende Infrastruktur seitensderTopologieaus?Wurdediesenurrudimentraufgesetztundluftmittelssetup.exeoderwirklichnachBestPracticeeinesInfrastrukturspezialisten im Advanced Modus? Der SharePoint-Healthcheck kann hier wesentliche Informationen preisgeben.ZubeantwortenistzudemdieFrage,obwichtigeAusbaustufennochumsetzbarsindundobbereitsalleAnwenderdaraufab-gebildetwurden.HiergibtesjedeMengeFallstricke,diedurchErfahrungzuverhindernsind.DenndassSharePointnichtper-formantist,isteinhartnckigesGerchtmitetwasRAMfrdenSQLkannmansehrvielerreichen.

InterneKommunikationsstrategieberzeugenddurchstrukturiertesProjektmanagement

Wie schon bei der Unternehmensstrategie ist es essenzi-ell, dass die Geschftsfhrung die Kommunikationsstrategieaktiv mittrgt und dementsprechend internes Projektmarke-tingbetreibt.NichtvergessenwerdensolltedarberhinausdierascheEinbindungderAnwender,umdiesebereitsindenerstenEntscheidungsphasenmitzuinvolvieren.AufdieseWeiseistdieUnternehmenskulturalssehrwichtigerBestandteilmitanBord(Betriebsrat nicht vergessen!). Darber hinaus ist es zwingendnotwendig,guteProjektleiterunderfahrendeLsungsarchitek-tenmitdenentsprechendenSkillseinzusetzen.DierichtigeEin-fhrungsstrategiewendetsichzudemzunchstanMitarbeiter,diesichfrdieTechnologieundInnovationenbegeisternlassen.

Dasbedeutetabernicht,dassdieAdministrationdezentralisiertwird und jede Abteilung ihre eigenen Dinge entwickeln undschon gar nicht programmieren sollte (SharePoint wrde diessogarermglichen).Vielmehrhatessichbewhrt,diePotenzialeineinemUnternehmenzuerarbeitenunddannindierichtigen

Bild:AktiveEinbindungdesMenscheninnerhalbdesUnternehmensmittelsInformationslogistik

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-PlattformFachforumsbhne5.1

Mittwoch,25.09.2013

14.30 Florian Laumer, HENRICHSENAG Informationslogistik & Lsungen mit SharePoint 2013

liveHalle 5 Stand 5E31

Hnde fr die Verteilung der internen Botschaft zu legen. Mitetwas Technik-Affinitt sind engagierte Mitarbeiter dann auchdierichtigen,umdieSharePoint-AnwendungalsKeyUserweiterzuentwickelnundvoranzutreiben.

Ebenfallsessenziell ist,dassdieSharePoint-Strategiedauerhaftvon einem festen Team fachlich und technisch betreut wird,um zuknftige Erweiterungen unter idealer Bercksichtigungimplementierenzuknnen.DadurchstelltsichinderRegeldergewnschteSelbstlufer-Effektein.DieUserakzeptierenundnutzen die SharePoint-Umgebung, erkennen unternehmeri-sche Verbesserungspotenziale und haben weniger Angst oderBedenken,wenndanneinwirklichdickesThemawiez.B.EIMaufSharePoint-Basisangegangenwird.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig darauf hinzuweisen,dass SharePoint und Revisionssicherheit natrlich mglich ist.Dazu gibt es schon diverse Zertifizierungen von bekanntenWirtschaftsprfern und auch nach IDW PS880. Auch solltendie vielfachen Migrationen von traditionellen ECM-Suites nachSharePoint hier keine Frage mehr offen lassen. Oder es knn-te zumindest die komplette Prozessschicht mittels SharePointrealisiertwerdenunddasbestehendeArchivdientweiterhinalsrevisionssicheresBackend.NichtzuvergesseneineeinheitlicheInformation Gouvernance: Diese muss eindeutig definiert wer-denzustzlichzueineminternenKontrollsystembezglichderindividuellenCompliance-Anforderungen.

SharePoint-Prozesseund-Produkte

FrdieWertschpfungeinesUnternehmenssindeffizienteundeffektiveGeschftsprozesseunerlsslich.Schlankeundtranspa-rente Prozesse auf Basis von SharePoint sorgen fr Kostenein-sparungen, deutliche Effizienzsteigerungen und gewhrleistensodieWettbewerbsfhigkeitvonUnternehmen.UmhiereinenschnellenErfolgerzielenzuknnen,kannmittlerweileimShare-Point-Umfeld auf standardisierte Lsungen und Geschftsan-wendungengesetztwerden.

SolassensichbeispielsweisekomplexeWorkflowsund(Mobile)-Formulareschnellundeinfachdesignen(hierbietetsichNINTEXals Drittanbieter an). Die vorausgehende Modellierung inner-halb SharePoint mittels Prozessportal bietet SIGNAVO an, umalleBeteiligtenamProzessteilhabenzulassen.Werdendarberhinaus noch solide Geschftsanwendungen bentigt wie Ver-tragsmanagement, Eingangsrechnungsbearbeitung, Qualitts-management oder Personalakte, gibt es von der Produktlinieecspand bewhrte Lsungen. Diese sind mittels TemplatesundWizardsschnellinstalliertundbietenimStandardeinsehrumfangreiches Set an fachspezifischen Funktionen. Aber auchindividuelleAnwendungen,dieaufdenFachbereichzugeschnit-tensind,knnendurchFrameworkssehrschnellumgesetztwer-den,ohnegleichindieindividuelleProgrammierungeinsteigenzumssen. n

www.kwsoft.de

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Imageanzeige.pdf 31.01.2011 10:45:31 Uhr

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Thema

SharePoint2013alsRedaktionssystem

WebContentManagement,Designmanager,SEO,Versionierung,Informationsverwaltungs-richtlinien

In der neusten Version 2013 wurden die Funktionalitten vonSharePoint im Bereich Web Content Management wesentlichgestrkt,nichtzuletztdurchdenWegfallderteurenForInternetSites-Lizenzen,dieanonymenZugriffaufeineSharePoint-Infra-strukturerlaubten.EinguterGrund,sichdasThemaWebContentManagementvonSharePoint2013einmalgenaueranzusehen.

DochzuvoreinkurzerEinstiegindasThema:UmInhalteeffizi-ent und zielgerichtet zu erstellen, werden Autoren durch WebContentManagement-undRedaktionssystemeuntersttzt.AlsAutoren sind, neben eigenen Redakteuren fr ffentlichkeits-arbeitinUnternehmen,oftmalsauchausgewhltePersonenausdemMarketingttig,diesowohlIntranet-alsauchInternetauf-trittemitInformationundInhaltversorgensollen.

Form,Aktualitt,QualittAnforderungenbeiderPublikationvonInhalten

Ein WCM-System untersttzt den Autor bei der Erstellung, Be-reitstellung und Verwaltung von Inhalten durch verschiedenetechnischeKomponentenwieautomatischeoderzeitgesteuertePublikation,HistorisierungundArchivierung,FreigabeprozesseundVerwendungvonVorlagen.DabeisolldieCorporate Identityauf der gewhlten Plattform immer durchgngig abgebildetunddieInhalteaufdiversenEndgertenverfgbarsein.

Das eingesetzte WCM-System hilft dabei, die Qualitt, Aktuali-ttundFormdesbereitgestellten Inhaltszuverbessern.DabeiwerdenbezglichderFormsowohldieDarstellungdesInhaltsalsauchdasBrandingderPlattformentsprechendderCorporateDesign-Richtlinien des Unternehmens durch den Einsatz von

Der Wirtschaftsinformatiker Andreas Knauer ist Teamlead SharePoint Services bei der Data One GmbH und zertifizierter SharePoint-Experte und teilt seine Projekterfahrung auf Vortrgen und in seinem Blog www.letssharepoint.com sowie dem Teamblog http://sharepoint.dataone.de. Die Data One GmbH gehrt zu den fhrenden Beratungs- und Entwick-lungshusern rund um Microsoft SharePoint. Der Microsoft Gold Partner ist als Early Adopter seit zehn Jahren aktiv und hat in mehr als 280 SharePoint-Projekten sein Potenzial unter Beweis gestellt.

www.dataone.de

Vorlagen fr Webinhalte und durch die Anpassung der Style-VorlagenderPlattformumgesetzt.

DarberhinaussollendieBesucherderPlattformnichtnurdasCorporate Design eines Unternehmens durchgngig auf derPlattformwiederfinden,sondernauchdieInhalteingleichblei-benderunddurchdachterFormerhalten.DerenAktualittwirddabeidurcheinenLebenszyklusmitWiedervorlagedatumundZeitplnenzumAblaufderGltigkeitverbessert,sodasskeineveraltetenInhaltedurchdasWCM-SystemzurVerfgunggestelltwerdeneineberwachungderInhaltefrdieAutorenerfolgtdabeiautomatisch.

Die Qualitt der Inhalte meint die tatschlich transportierteInformationundbeziehtsichnichtwiedieFormaufdengestal-terischen Aufbau. Hier kann ein WCM-System einen Autor mitTechniken wie benutzerdefinierten Wrterbchern und einerkomfortablen Vergleichsmglichkeit zwischen einzelnen Versi-onenzwaruntersttzen.DaaberzweiPaarAugenmehrsehen,wird die Qualitt der Inhalte von einem WCM-System zustz-lich ber einen Verffentlichungs- und Genehmigungsprozesssichergestellt.

SharePoint-FunktionalittuntersttztAnforderungen

SharePoint untersttzt die drei genannten Anforderungen anein als Redaktionssystem eingesetztes WCM-System optimal.WelcheFunktionalittendafreingesetztwerdenknnen,wirdnachfolgenderlutert.

Bild1:AnforderungenanInhalteinRedaktionssystemen

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Thema

DieForm

Die Form von Inhalten wird in SharePoint durch die Mglich-keitenbeiderbernahmevonCorporateDesign-RichtlinienimvollstndigenBrandingderWebseiteneingehalten.Dabeiwer-dendieRichtliniendurchAnpassungendersogenanntenMas-terpageimplementiertundsodievorgeschriebeneOptikbereit-gestellt.DieVorlagenzumErstellenvonWebinhaltenwerdenalsPageLayoutsbezeichnet.VerffentlichungsinfrastrukturistdasFeaturevonSharePoint,dasfrdieBereitstellungderWebinhal-teundVorlagenaktiviertwerdenmuss.

NebenderPositionvonTextenundBildernkannauchdieArtundAnzahlderMetadateneinerWebseitezurVerschlagwortungdesInhaltsebensowiediePositionvonWebpartsvorgegebenwer-den.WebpartssindBausteineinSharePoint,dieaufeinerSeiteplatziertwerdenknnenundzumBeispieldenAnsprechpartnerderWebseiteanzeigen.ZustzlichzurPositionknnenauchdieFormatvorlagenzurTextbearbeitungangepasstwerden.Share-PointverbessertdieFormderInhaltealsoebensodurchdieVor-gabe von Designvorlagen zur Textbearbeitung als auch durchfestePositionenfrTexte,BilderundWebparts.DenBesuchernvon Intranetoder InternetsolltesichdadurcheineinheitlichesBildderInhaltebieten.DieInformationsgewinnunganhandderbereitgestellten Inhalte lsst sich durch eine gleichbleibendeunddurchdachteFormoptimieren.

DieAktualitt

ZumberwachenderAktualittvonInhaltenbietetSharePointdiesogenanntenInformationsverwaltungsrichtlinien.MitihnenknnenRichtlinienfrdieAufbewahrungvon Inhalten jenachSpeicherort oder Inhaltstyp definiert werden. Bei der Definiti-oneinerRichtliniewhltmanzuersteineZeitspanne inTagen,

MonatenoderJahren,nachdereineAktionausgefhrtwerdensoll.AlsAktionkannmandenInhaltautomatischaneinenande-renSpeicherort,z.B.einArchiv,senden,dieVerffentlichungdesInhaltszurckziehenoderdenInhaltindenPapierkorbverschie-ben. Ein komplexerer Wiedervorlageprozess zur Prfung desInhaltslsstsichdurchdasStarteneinesWorkflowserreichen.

Es ist also beispielsweise mglich, fr alle Inhalte im BereichUnternehmensneuigkeiten nach einer Frist von sechs Mona-teneineAktioneinzuleiten.EbensokannmandieseFristfralleInhalte vom gleichen Typ, z.B. fr eine einfache Inhaltsseite,festlegen.

DieQualitt

DurchVerffentlichungs-undGenehmigungsprozessefrInhal-tesolldieQualittderInhaltesichergestelltwerden.SharePointbringt solche Prozesse von Haus aus mit. Ist die VersionierungvonInhaltenaktiviert,kanneinAutoreinenInhaltstetigweiter-bearbeitenunddenerreichtenZwischenstandalsNebenversionspeichern.ErstwennerdieBearbeitunganeinemInhaltabge-schlossenhat,verffentlichtderAutordiesen InhaltalsHaupt-version.DieLesersehendabeiimmernurdiezuletztverffent-lichteHauptversionundnichtdienderungenandenInhalten,whrendderRedakteurdiesenochbearbeitet.

BevordieHauptversioneinesInhaltesgltigist,musseinBenut-zermitentsprechenderBerechtigungdenArtikelgenehmigen.HatdiesernichtdiegewnschteQualitt,wirderfolglichnichtfreigegeben und muss vom Autor erneut berarbeitet wer-den. Der hier dargestellte Prozess lsst sich auch durch einenbenutzerdefinierten Workflow abbilden, der eine komplexereGenehmigung ermglicht und durch Erstellung von AufgabendieTransparenzerhht.

Bild2:VorlagenfrWebinhalte Bild3:FormatvorlagenzurTextbearbeitung

NeuerungeninSharePoint2013

MicrosofthatdasLizenzierungsmodell frSharePoint2013ge-ndert, so dass der Einsatz als WCM-Plattform fr Internetauf-trittemitwesentlichwenigerKostenverbundenist.Einigewei-tereNeuerungenderPlattformsind:

n SuchmaschinenoptimierungfrSeiten(SEO)n Sogenannte Device Channels erlauben die Bereitstellung

mehrerer,frverschiedeneEndgerteoptimierterBrandingsn Die Managed Navigation erlaubt einen automatischen Auf-

bauderNavigationanhandderVerschlagwortungderInhalten MitdemDesignManagersindnunauchDesignerundDesign

Agenturen ohne spezialisierte SharePoint Erfahrung in derLage, das Branding und die Templates in Microsoft Share-Pointanzupassen.

n SearchQureyWebpartserlaubendasautomatischePublizie-renvonInhaltenanhanddesSuchindexes.

Damit untersttzt SharePoint 2013 die Anforderungen an einWCM-System durch zahlreiche Neuerungen, insbesondere frdenEinsatzeinerInternetplattformmitanonymemZugriff.

Fazit

Durch die Kombination verschiedener Funktionen von Share-PointnamentlichdieVerffentlichungsinfrastruktur,dieInfor-mationsverwaltungsrichtlinien und die Workflows ist Share-Point ein ideales WCM-System und kann die Anforderungenan Inhaltemehralserfllen. InsbesonderedieMglichkeit,be-nutzerdefinierteWorkflowsfrWiedervorlagenoderGenehmi-gungsprozesseeinzusetzen,machtdiePlattformfrdasEinsatz-szenarioalsRedaktionssystemsehr individuellunduntersttzt

optimal bei den tglichen Routineaufgaben. Die NeuerungenderVersion2013machendiePlattformnichtnurbereitfrdenEinsatz im Internet, sondern verstrken insbesondere auch dieInhaltsbereitstellungdurchdenEinsatzvonSearchQueryWeb-parts. n

Bild4:Aufbewahrungsrichtlinien

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-PlattformFachforumsbhne5.1

Mittwoch,25.09.2013

16.00 Andreas Knauer, DataOneGmbH SharePoint 2013 als Redaktionssystem

liveHalle 5 Stand 5E31

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Thema

MITOStandard-Methoden-ToolaufSharePoint-Basis

Prozesssteuerungund-optimierung,Qualittsmanagement,(Geschfts-)Prozessanalyse,Audits,Risiko-undZielanalysen

MITOistsowohleintheoretischesModellalsaucheinflexiblesundpraxistauglichesMethoden-ToolmitelementarenManagement-,QM- und KVP-Methoden, das mit eigenen oder vorgefertigtenReferenz-ChecklistenundPortfoliomatrizenangewendetwerdenkann.MitdemMITO-ToolknnensehreinfachRisiko-undZiel-analysen, komplexe Prozessanalysen und AuditbewertungendurchgefhrtsowieManahmenabgeleitetundevaluiertwer-den.

TheoretischesModell

MITOstehtfrManagement,Input,TransformationundOutput.Hartmut F. Binner, Professor an der Hochschule Hannover undBegrnderdesModells,istExpertefrdieThemenProzess-undQualittsmanagement und befasst sich in zahlreichen Projek-teninsbesonderemitderProzessgestaltungund-optimierung.ProzessesetzensichlautderQualittsnormdefinitionauseinemBndelvonAktivittenzusammen,dieeinenWertfrdenKun-den erzeugen. Diese Werterzeugung setzt sich wiederum auseinemInput,dereigentlichenTransformationundeinemOutputzusammen. Nimmt man die Anfangsbuchstaben dieses Ablau-fes,erhltmandieAbkrzungITO.

MITOergnztnundiesenAblaufumeineManagementkompo-nenteundberfhrtdurchdieseErgnzungdenlinearenProzessineinenKreislauf(sieheBild1).DerInputwirdvomManagementbestimmtundderOutputwirdebenfallsvomManagementge-prftundfreinenweiterenInputverwendet.EinKreislaufge-mPDCA(Plan,Do,Check,Act) istdamit initiiertundermg-licht den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). MITOkannsowohlalsstrategischesInstrumentvomManagementals

Gersom Sommerfeld, Consultant, arvato Systems GmbH, Mathias Lopass, Senior Consultant, arvato Systems GmbH. arvato Systems bietet als Systemintegrator neben der Implementierung von Standard-software mageschneiderte, bran-chenspezifische und individuell entwickelte Lsungen. Im Verbund der zum Bertelsmann Konzern gehrenden arvato, einem der fh-renden europischen BPO-Anbieter, sind 2.500 Mitarbeiter an weltweit 25 Standorten ttig.

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auchalsoperativesWerkzeug ineinzelnenProzessenundTeil-prozesseneingesetztwerden.

MITOundSharePoint

Verschiedenste Funktionalitten des SharePoint und MITOsind miteinander gekoppelt und bieten so eine umfassendeIntegration in bestehende Geschftsablufe, Projekte und Ar-beitsumgebungen. Durch die enge Verzahnung der Microsoft-TechnologienstelltMITO-SharePointeineeinfacheNutzungderOffice-WeltwiebeispielsweiseWord,ExcelundProjectbereit.

DieEinbettungvonMITOindasSharePoint-Systemsetztgezieltauf die Mglichkeiten von SharePoint und bleibt dabei naheam Standard der Technologie. Berechtigungen knnen so ein-fachgesetzt,DokumenteverlinktundProjektkalenderangelegtwerden.LeichtlsstsicheinganzesProjektteammitallenTeam-datenerstellen,dasanschlieenddenZugriffaufdieMITO-Ana-lysen erhlt. Das Einladen weiterer Teammitglieder erfolgt mitSharePoint-StandardsunddasneueMitgliederhltautomatischeineE-Mail.

Entscheidende Weiterentwicklungen und sichtbarer Mehrwertgegenber klassischen, monolithischen Programmen ist dieMglichkeit von SharePoint, die Zusammenarbeit, Kollabora-tion und Interaktion ganzer Teams, Abteilungen und externerKunden und Mitarbeiter nicht nur zu frdern, sondern direktbereitzustellen. Das Verschicken von Dateien, AuswertungenoderGrafikenperE-Mail,umnderungenmitzuteilen,sichab-zustimmenundsichberNeuerungenauszutauschen,entfllt.DieMITO-SharePoint-LsunggibtdieFlexibilitteinfachund

Bild1:MITO-Haus

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Thema

unkompliziert Analysen im Web zu teilen und gemeinsam einErgebnis zu erarbeiten. Umfragen knnen per Klick gestartetwerden, ohne anschlieend die Rckmeldungen konsolidierenoderanpassenzumssen.DasFeedbackstehtonlinesofortzurVerfgungundkannadhocAnalysenmitEchtdatendurchfh-ren.

PraxistauglichesTool

Nach einer Authentifizierung auf dem SharePoint knnen imerstenSchrittProjekteangelegtundMITO-Analysenzugeordnetwerden.

Das MITO-Vorgehen orientiert sich dabei immer an folgendenSchritten (siehe Bild 2): 1. Analyse, 2. Diagnose, 3. Umsetzung,4.Evaluierung.

GenerikvonMITODasMITO-Methoden-Toolistgenerischaufgebautundlsstsichfr viele verschiedene Frage- und Problemstellungen anwen-den, beispielsweise in der Logistik oder im Qualittsmanage-ment.InMITOwirdeineChecklistemitallenwichtigenFaktorenerstellt.SinddieKriterieneinmaldefiniert,knnenbeliebigvieleObjekteandiesenKriteriengemessenundverglichenwerden.Ist das bestmgliche Objekt (z.B. ein Lieferant fr die Logistik)gefunden,kanndiesesineinemzweitenSchrittgenaueranaly-siertwerden.AbweichungenzurAnforderungknnenbespro-chenundManahmenzurOptimierunggetroffenwerden.

Schritt1AnalyseIneinersolchenOptimierungsanalyseistzunchstzuklren,wel-cheKriteriendieAnalysebeeinflussen.DieChecklistenknnenleichtergnztoderangepasstwerden.AlldieseKriterienknnennunsowohlvonEinzelpersonen,einemTeam(beispielsweiseineinem Workshop) oder auch von Personen von unterschied-lichsten Standorten gleichzeitig auf der Plattform bewertetwerden.HierbietetsichSharePointalszentralePlattforman,dieneben der Zusammenarbeit auch die Mglichkeit bietet, berverschiedene Recht-und Rollenkonzepte sowie das integrierteDokumentenmanagementeineganzheitlicheBetrachtungundBearbeitung von Aufgabenstellungen zu ermglichen. Fr dieBewertungwirdeinPunktesystemeingesetzt,dasbeliebigkon-figuriertwerdenkann.

Schritt2DiagnoseDieAuswertungderBewertungerfolgtgrafisch.ZurVerfgungstehen verschiedene Portfolio-, Pareto- und Netzdiagramme.EinbesonderesMerkmalliegtdabeiinderZweidimensionalittvonMITO.Kriterienwerdennichtmehrnureindimensional(z.B.:Nutzen)bewertet, sondernzweidimensional (z.B.: AufwandundNutzen).DadurchergibtsicheingenaueresHandlungsbild,welches sich in der Kombination verschiedener DimensioneneinermehrdimensionalenBewertungausweitenlsst.Fragestel-lungen, wie sich Aufwand/Nutzen zur Effektivitt/Effizienzverhlt,ermglichendetaillierte InformationenunddasErken-nenvonAbhngigkeiten.DieDimensionenfrdieMehrdimen-sionalittwerdendirektimMenausgewhltodernachWunschauchselbstdefiniert.SoknnendiegleichenKriterien,beispiels-weisesowohlnachWichtigkeit/DringlichkeitalsauchnachAuf-wand/NutzenodernachSoll/Ist,ausgewertetwerden.

Bild2:MITO-Vorgehensweise Bild3:NavigationspfadelinksdieMethoden;obendieAuswertungen

Dem Anwender werden zwei Navigationspfade angeboten(sieheBild3).WhrendaufderlinkenSeiteeineVielzahlvonbe-whrtenundmiteinandervernetztenMethodenzurVerfgungsteht, befinden sich oben die gesamten Auswertungsmglich-keitenderjeweiligenMethoden.AlsBeispiel:Linksbefindetsichdie Methode Nutzwertanalyse. Die Ergebnisse der Nutzwert-analyseknnennunnachObjekten,Personen,Kriterien,Kriteri-engruppenausgewertetwerden.

Sokannbestimmtwerden,welchesObjektdieAnforderunginder Gesamtheit, in kleineren und greren Bereichen und ineinzelnenKriterienambestenerfllt.Ebensolsstsichauswer-ten, welche Kriterien in der Gesamtheit und im Einzelnen vonallenbeobachtetenObjekteninwelchemMaeerflltwerden.DarauslassensichBenchmark-Werteableiten,umeineEinscht-zungfrdenMarktzugewinnen(sieheBild4).

Schritt3UmsetzungDie in der Diagnose automatisch als kritisch erkannten Kriteri-enwerdennunStep-by-Stepabgearbeitet.DasToolleiteteinendabei durch die verschiedenen Schritte. Zunchst werden frdiekritischenKriterienZiele, frdieZieleManahmenundfrdie Manahmen Verantwortlichkeiten und Termine definiert.Um die bersichtlichkeit dabei zu gewhrleisten, bietet MITOauchhiergrafischeDarstellungenan,etwaeinenRelationsbaum(sieheBild5).DerAnwendererhltalsErgebnisterminierteundzugeordneteArbeitspaketefreinenProjektplan.

Bild4:VergleichverschiedenerLieferanten

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DOK 50x250_DOK-73x286-2009c2.qxd 27.12.12 11:02 Seite 1

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Bild5:Relationsbaum Bild6:NetzdiagrammzurPDCA-Evaluierung

dieVersorgungswirtschaftoderdieGesundheitsbranche.Vorge-fertigteChecklistenwiedieDINENISO9001(Qualittsmanage-ment)oderdieDINENISO50001(Energieeffizienzmanagement)sindinMITObuchbar.SokanndirektmitderUmsetzungbegon-nenwerden,diezurUntersttzungeinerZertifizierunggenutztwerdenkann.NatrlichknnenaucheigeneChecklisteneinfachmitMITOerstellenwerden.DieselbeVorgehensweiselsstsichauf andere Themen mit der gleichen standardisierten Vorge-hensweiseschnellundleichtbertragen.

Fazit

MITObietetdemAnwendereinstandardisiertes,ganzheitliches,einfach anwendbares Methoden-Tool zur Analyse, Diagnose,Umsetzung und Evaluierung von selbst oder fremddefiniertenKriterien an. MITO-SharePoint kann von mehreren Personengleichzeitig an den verschiedensten Standorten bedient wer-den.IneinervordefiniertenVorgehensweisewerdendieCheck-listenmethodischabgearbeitetundknnenfrweiterePrsen-tationengenutztwerden.DurchdenEinsatzvonSharePointwirddabeiaufeineausgereifteStandardtechnologiegesetzt,welchemarktfhrenddieZusammenarbeitfrdertundauflangeSichtStabilittverspricht. n

Schritt4EvaluierungBeiderEvaluierungwirdberprft,wieeffektivundeffizientdieManahmengeplant,ausgefhrt,berprftundoptimiertwur-den.WennalsBeispieldefiniertwurde,dassHerrMllerbiszum30.06.2013 mit einem Lieferanten eine Produktverbesserungbesprechen soll, kann diese Arbeit evaluiert werden und beiAbweichungen vom Soll sofort nachjustiert werden. GeradedieserSchrittderEvaluierungwirdhufigauerAchtgelassen,ermglicht er jedoch, entweder beim nchsten Mal es gleichrichtig zu machen oder schnell bei kritischen Situationen ein-zugreifen. Die Analyse wird auf dem SharePoint zu Dokumen-tationszwecken gespeichert, so dass jederzeit Entscheidungennachvollzogenwerdenknnen(sieheBild6).

Nach der Evaluierung kann ein neuer MITO-Zyklus begonnenwerden, um so den kontinuierlichen Verbesserungsprozess(KVP)zuuntersttzen.

Am Ende der Vorgehensweise kann ein umfassender Berichtautomatisierterzeugtwerden.Dieserstelltaufbereitetdieaus-whlbarenInhalteeinschlielichallererfasstenDatenundGrafi-kenbereit.WahlweisealsPDF-oderRTF-Dokument,ermglichterdieanschlieendeWeiterarbeitoderAnpassung.Ganzgleich,obvomPC,TabletoderSmartphone.

VorgefertigteInhalte

MITObeinhaltetbereitsvieleBranchen-undThemenlsungen,darunterChecklistenfrdieBewertungvonProzessen,z.B.fr

Thema

CloudComputing

Gehtauchsicher:VideomanagementausderCloud

VideoAssetManagement-System,Authentifizierung,Datenschutzrichtlinien

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Moderne Unternehmen prsentieren sich heute online mitVideos,seiesimRecruiting-Bereich,aufProduktseitenoderauchimIntranetmitSchulungsvideos;nachKongressenwerdenMes-sevideoshochgeladenoderVideo-InterviewsfrJournalistenundUserzurVerfgunggestellt.AufgrundderhohenDatenmengebeiVideosbietetsichhiereinecloudbasierteLsungan.Dochwel-cheHerausforderungenundChancenbietetdieDatenwolke?

HierbeigibteseinigeFaktorenzubeachten,unteranderemdieSicherheitvonUnternehmensdaten.DennwerseineUnterneh-mensdatenindieCloudauslagernmchte,weiumdieRisiken:Sowirdstetsdavorgewarnt,dieDatenmsstensicherlagernund den deutschen Datenschutzrichtlinien entsprechen. DiesbetrifftnatrlichauchVideosunddieauftauchendenFragenlauten in der Regel ganz konkret: Welche Datenschutzverord-nungen liegen der Cloud zugrunde? In welchen Rechenzen-tren stehen die Server und was hat dies fr Auswirkungen frFirmen? Wie werden Unternehmensvideos sicher gespeichertundgestreamt?UndwassinddieNachteiledergngigenVideo-plattformen, die fr User Generated Content genutzt werden?WieknnenUnternehmensensibleVideoinhaltevorWeitergabeund Download schtzen? Oder welche Mglichkeiten gibt es,umVideosnurauthentifiziertenPersonenzukommenzulassenundvorfremdenZugriffenzuschtzen?

VielfltigeSicherheitsoptionensteuernZugriff

UnternehmenundWebsite-BetreibernstehenfolgendeSicher-heitsoptionenimUmgangmitVideoszurWahl:

DeutscheCloud-ServerWerseineDatenundVideocontentinCloudsauerhalbder

Dr. rainer Zugehr, Geschfts-fhrer und Grnder der MovingIMAGe24 GmbH. Die Moving-IMAGE24 GmbH ist Spezialist fr Onlinevideo- und Video Cloud-Lsungen. Das Unternehmen stellt mit dem VideoManager eine cloud-basierte Lsung fr die professionelle Verwaltung, Bearbeitung und Verf-fentlichung von Videos in Webseiten bereit.

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CloudComputing

EUlagert,musssichdarberimKlarensein,dassdortdasDeut-sche Bundesdatenschutzgesetz nicht greift, welches hierzu-landeklardieRechteinBezugaufPersonendatenundContentdefiniert und schtzt. Hegen Sie diesbezglich Bedenken, sohostenSieIhreDatenbeieinemdeutschenAnbieteroderfragenexplizitnach,inwelcherCloudundwelchenRechenzentrensichdieDatengenaubefinden.WerdenzumHostenRechenzentreninDeutschlandverwendet,unterliegendiesenatrlichauchderdeutschenGesetzgebung.BehaltenSiedamitdievolleKontrolleberIhreVideosundVideodaten!

SSL-VerschlsselungSSL (Secure Sockets Layer) ist ein hybrides Verschlsselungs-protokollzursicherenDatenbertragungimInternetundsollteStandardjederbertragungsein.Hybridbedeutet,dasseinzu-flligersymmetrischerSchlsselerstelltwird,derSession-Keygenanntwird.MitdiesemSession-Keywerdendiezuschtzen-den Daten symmetrisch verschlsselt. Anschlieend wird derSession-Key asymmetrisch mit dem ffentlichen Schlssel desEmpfngers verschlsselt. Geben Sie also Ihren Partnern oderDienstleistern diesen Schlssel zum Ansehen des Videos,knnen ausschlielich diese die Filme ansehen. VerschlsseltwerdenknnensowohldiebertragungbeimZugriffaufeineMediathek als auch die bertragung/Einbindung des Videosselbst.DiesesVerfahrenwirdbeispielsweiseauchbeimOnline-BankingoderOnline-Shoppingverwendet.

SecureStreamingSiemchtendasMitlesenderVideobertragungunterallenUm-stnden verhindern? Dann eignet sich Secure Streaming, eineMethode zur verschlsselten bertragung von Videos. Dieseregelt im Gegensatz zur oben genannten SSL-VerschlsselungdenZugangzumVideoansich.Hierbeikannnurderoffizielle,vomAnbieterzurVerfgunggestellteClientverwendetwerden,um den Stream abzurufen; der Verbindungsaufbau zu inoffizi-ellenClientswirdverweigert.Weiterhinistesmglich,aufdemFlashMediaServereineListezuhinterlegen,vonwelchenHostsaus die Streams abgerufen werden knnen. Dies dient dazuzu verhindern, dass der komplette Original-Player in fremdenSeiteneingebettetwird.

Geo-ProtectionBewegtbildbeitrge sollen vorerst nur in einer bestimmtenRegion zu Verfgung stehen und in anderen geografischen

Gebietennochnichtabrufbarsein?KeinProblemmitGeo-Pro-tection,verhindertdieserSchutzdochdasStreamenvonVideo-daten in bestimmten Gebieten. Einige Firmen wenden dieseOption zum Beispiel an, wenn diese ber exklusive FilmrechtefrbestimmteLnderregionenverfgenoderClipsmitjeweili-genkulturellenEigenheiteninspezifischenRegionenstreamenmchten.UmdiesenSchutzeinzurichten,bedarfeseinerprofes-sionellenVideomanagement-Lsung,diesolcheInformationenspeichertunddasVideomaterialentsprechendausliefert.

IP-Range-SchutzManche Videodaten sollen nur Personen aus dem Unterneh-mensnetzwerk zugnglich sein, beispielsweise neue Produkt-clipsoderinterneSchulungsvideos.Dochwielsen?HierbietetsichdersogenannteIP-Range-Schutzan.DiesererlaubtdenZu-griff auf das gesamte Video-Content-Delivery-Network nur frzulssigeIP-Adressen.Wirddiesehinterlegt,wirdgleichzeitigdieVideo-URL,alsoderDeepLink,vorAbrufengeschtzt.

Referrer-SchutzMitdemReferrer-SchutzbestimmenSie,aufwelchenDomainsVideos eingebunden werden drfen. Mchten Unternehmenbeispielsweise verhindern, dass Videos mit dem Player-Skin indenUnternehmensfarbenetc.auffirmenfremdenSeiteneinge-bettetwerden,istdieseineguteMglichkeit,dieszuunterbin-den.

TokenschutzWer sicherstellen mchte, dass nur angemeldete User ZugriffaufbestimmteVideoserhaltenunddieFilmeDrittennichtzu-gnglichgemachtwerdenknnenz.B.durchdasKopierenundVersendenderVideo-URL,bietetsichderTokenschutzan.MitdiesemAuthentifizierungsmechanismuserhaltennurzugelasse-neAnwenderZugriffaufdieVideoplattform.DieseMglichkeitlsstsichebenso frmobileGerteanwenden.DochAchtung:Hier besteht weiterhin das Risiko, dass findige User aus demQuellcode die Video-URL auslesen. Soll daher dieser Schutzausgedehntwerden,empfiehltsichdererweiterteTokenschutz:DieserverhindertnichtnurFremdzugriffaufdenPlayer,sondernauchaufdasVideoselbst.DasVideoistsomitauchgegenAuf-rufeberDeeplinks,alsodirekteLinkszumVideo,geschtzt.

Der Tokenschutz lsst sich ebenso bei ffentlich zugnglichenVideoportalenanwenden:BetreiberderSeiteknnenindiesem

FallPasswrtervergeben,diedenausschlielichenZugangzumPortalerffnen.DieZugngeundAnmeldungenerfolgendanndirektberdieWebseite.

VideoverbreitungEbenso sollten sich Unternehmen genau berlegen, auf wel-chen ffentlichen Videoportalen sie ihren Bewegtbild-Contentverbreitenmchten.AufYoutube,Clipster,VimeoundanderenVideoplattformen kann ein Video schnell von Millionen Usernaufgerufen werden, allein beim grten Betreiber YoutubewerdenlauteigenenAngabenproMinute60StundenMaterialgeuploaded.BeachtenSieaber,dassnebenIhremClipauchdieIhrerMitbewerberangezeigtwerdenunddas istvielennichtbewusstSiedieVideorechteandiePlattformundalleYoutube-Userabtreten!Youtube,eigentlicheinePlattformfrUserGene-ratedContent,magunterUmstndenalseinevonmehrerenVer-breitungsmanahmen funktionieren die Plattform ist jedochnicht zum Streamen und Managen des Videobestands fr denunternehmensbezogenenAlltagausgelegtundkannkeinpro-fessionellesVideoAssetManagement-SystemmithohenSicher-heitsanforderungenersetzen.

Fazit

Das Bewusstsein fr eine effektive Technologie zum ManagenundsicherenVerwaltenvonVideoswchst.TatschlichgibtesvieleszubeachtenbeimsicherenEinsatzvonVideosunddiedargestelltenTippsstellennureineAuswahlanManahmendar.DochzeigensiediegrundstzlichenOptionenfrUnternehmenauf,um ihrenVideobestandzuschtzen.Aucheinvertrauens-voller Streaming-Anbieter wie beispielsweise Akamai sollte inSicherheitsberlegungen einbezogen werden. Denn eine vor-herige Analyse und konkrete Zielsetzung ersparen manchemUnternehmen hinterher die (kostspieligen) Korrekturen undNacharbeiten.AuchknnenUnternehmenaufToolswieVideo-Management-Systeme nicht mehr verzichten. Denn diese hel-fen,denberblickberdengesamtenVideo-Contentzubewah-ren,diesensicherzu lagernundvorungewnschtenZugriffenzuschtzen. n

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CloudComputing

DokumenteausderFerne

DezentraleDigitalisierung,SharePoint,GoogleDocs,Evernote

www.canon.de

Nicht nur Arbeitnehmer arbeiten in zunehmendem Ma mo-bil,auchUnternehmenwerdenmehrundmehrausderFernebetrieben und operieren von mehreren landesweit oder sogarweltweitverteiltenStandortenaus[1]. ImZugedieserEntwick-lung nutzen viele Unternehmen nicht das volle Potenzial derverfgbaren Technologien, um fr Mitarbeiter zu sorgen, dievor allem unterwegs produktiv sind. Denn die Verarbeitungvon Informationen aus Dokumenten, die auerhalb der Zent-rale erstellt wurden, erfolgt hufig zu langsam. Die Folge sindIneffizienzenimgesamtenUnternehmenmitAuswirkungenaufProfitabilitt,FehlerfreiheitundSicherheit.PapierbasierteInfor-mationensolltendaherdirektdigitalisiertwerden,umsiedirektamOrtihrerErfassungininterneWorkflowszuintegrieren.

BeidenProzessenzurDokumentenerfassungknnendieUnter-nehmendieCloud-Technologienichtignorieren[2]dennbereine cloudbasierte Infrastruktur werden Mitarbeiter, die nichtinderHauptverwaltungangesiedelt sind, indieLageversetzt,DokumentedirektandieZentraleoderancloudbasierteAnwen-dungen(wiez.B.SharePointoderGoogleDocsundEvernote)zuscannen.SoknnensieInformationenproduktivererfassenundweiterleitenunabhngigvonihremStandort.

DirekteIntegrationininterneWorkflows

Zielist,dieDokumentenerfassungnherandiejenigenheranzu-bringen,dieanderErstellungderDatenbeteiligtsind.AufdieseWeiseknnenInformationendirektamOrtderDienstleistungs-erbringungoderderDatenerstellungerfasstwerden.DasbefreitUnternehmenvonarbeitsintensiventglichenAufgabenwieder

Martin Falk, Product Manager DIMS bei canon Deutschland. Canon ist ein weltweit fhrender Anbieter von digitalen Imaging-Lsungen fr den Consumer- und den Business-Bereich. Seit 1973 ist Canon mit der eigenstndigen Tochtergesellschaft in Deutschland prsent, seit 1995 mit Hauptsitz in Krefeld. Im Jahr 2013 wurde die Oc Deutschland GmbH auf die Canon Deutschland GmbH verschmolzen. Das Unternehmen beschftigt rund 2.200 Mitarbeiter.

Verwaltung von Papierakten innerhalb zentralisierter ProzesseundbieteteineeffizienteMglichkeitderPrfung,VerarbeitungundgemeinsamenNutzungvonInformationenmitallen,dieso-fortigen Zugriff bentigen das digitale Verteilen, ArchivierenundAbrufenvonDateninbegriffen.AuchausSichtderKundenist das Vorgehen mit Vorteilen verbunden: Die Genehmigung,Korrektur oder Ergnzung von Antragsdokumenten knnenbeispielsweiseunmittelbarinGegenwartdesKundenerfolgen.Unntige Verzgerungen und Ungenauigkeiten werden damitvermieden.

BesonderswichtigisteindezentralisierterErfassungsprozessfrpapierintensive Branchen wie das Rechts-, Gesundheits- oderFinanzwesen.Mitarbeiter,dieDatenerheben,mssendiephy-sischenDokumenteinderRegelaneinezentraleSammelstellebermitteln,wosieindigitaleDatenkonvertiertwerden,damitdieseweltweitgemeinsamgenutztundarchiviertwerdenkn-nen.DieDigitalisierungderDokumentewirddabeiinderZen-tralevorgenommenvonMitarbeitern,dieindenProzessber-hauptnichteingebundensind.

DieseFormderOrganisation isteineSchwachstelle inderPro-zesskette.NurzuoftwerdenphysischeDokumentemitsensib-len Informationen wie Rechnungen, Vertrgen und Antrgenintern zur Digitalisierung weitergeleitet und dies fhrt nichtselten zu einem unntigen Hin und Her an Korrekturen einGefhrdungspotenzialfrdieSicherheitdersensiblenInforma-tionen.DennmitderZahlderHnde,durchdieeinDokumentbiszuseinerendgltigenDigitalisierunggeht,steigtdieChance,dassPersonenEinsichtinsensibleDatennehmen,diedazunichtberechtigtsind.AuerdemistderUmgangmitpapierbasiertenInformationenimmermitdemRisikoverbunden,dasssieverlo-ren gehen oder gestohlen werden. Optimierte und dezentrali-sierteProzessestellensicher,dassnurdiejenigen jederzeitZu-griffaufeinDokumenthaben,dieihnstndigbentigen.

Fazit

Werpapiergebundene Informationenerfasstund ingeschfts-kritische Prozesse integriert, muss die zunehmende FlexibilittderMitarbeiterbercksichtigen.Ebenfallsgiltes,diesieunter-sttzenden Technologien und den Wunsch der Kunden nachbesseremServicezubeachtenunddemzufolgedieMglichkei-tenzunutzen,diedasScannenundErfassenvonInformationenzumfrhestmglichenZeitpunktimGeschftsprozesserffnen.Ganzgleich,obeinUnternehmenseineentferntenZweigstellen,

seineMitarbeiterimHome-OfficeoderdenzunehmendenEin-satzderTelearbeituntersttzenmchtederBedarfnacheinerortsunabhngigenDokumentenerfassungwchstgenausowieihrgeschftlicherNutzen. n

Hinweise[1]IDCzufolgesolldieZahldermobilenArbeitnehmerbis2015in

Europa,demNahenOstenundAfrika(EMEA)244,6Millionenerreichen.Quelle:IDC,2012,WeltweiteZahldermobilenArbeit-nehmer2011-2015Prognose(Doc#232073)

[2] Bis2016sollendieUnternehmensausgabenfrCloudCompu-tingum158MilliardenEurosteigen.Quelle:Gartner,WeltweiteIT-Ausgaben(Juli2012)

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SocialBusiness

Laut der ersten Monitoring-Anwenderstudie des unabhngigenNrnberger Social Media Forschungs- und BeratungsinstitutsForschungsweb[1]nutzennochzuwenigedeutschemittelstn-dische Unternehmen systematisch ein Monitoring von SocialMedia-Kommunikation. Bisher berwiegt der Einsatz in denMarketing-Abteilungen, whrend der Kundenservice und dasProduktmanagementnurzueinemgeringenTeilbeiden110be-fragtenUnternehmeneinbezogensind.HierbestehtdeutlicherNachholbedarf. Gerade fr die optimale Kundenbetreuung isteine kontrollierte und moderierte Kommunikation ber SocialMedia-Kanle sinnvoll. Umso wichtiger ist es, diese gesteuertundnachvollziehbarfralleamCustomerRelationshipManage-mentBeteiligtenzugestalten.

CRMaufdiesozialenNetzeausweiten

Die Mehrzahl der befragten inlndischen Unternehmen nenntals wichtigste Eigenschaften von Monitoring-Instrumenten dieBedieneroberflche und die Analyse- und Reportfunktion. Da-gegenmessensiederVerknpfungderSocialMedia-Datenmitdem eigenen CRM-System eine nachrangige Bedeutung zu.Gerade hier entscheidet sich jedoch, wie gut eine Kundenbe-ziehung tatschlich betreut wird. Denn neben den durch CRMerfassten Kommunikationswegen nutzen Kunden zunehmendauch die Kontaktangaben auf den Firmenwebsites und SocialMedia-Kanle wie Twitter, Facebook oder TumbLr zum Dialogmit Unternehmen. Dies luft unabhngig vom regulren Kun-denmanagement und ist nicht organisiert oder dokumentiert.

GutesKundenmanagement=SocialMediaManagement

SocialCRM,DMS-undCRM-Systeme,Online-Kommunikationskette,moderierteKommunikation

www.agnitas.de

elisabeth Fickler ist Projektma-nagerin Social Media der Agnitas AG, einem technischen Dienstleis-ter und Software-Entwickler fr E-Mail-Marketing und Marketing Automation. Die AGNITAS AG wurde 1999 von Martin Aschoff gegrndet. Mittlerweile hat das Un-ternehmen 30 Mitarbeiter, die sich neben dem technischen Know-how vor allem durch die Kompetenz langjhriger Erfahrung und aktuel-ler Innovationen auszeichnen.

Fr denKunden ist dabei manchmal nichtersichtlich, dass derBetreuer einen bestimmten Kommunikationsvorgang nichtkennt:HatderKundebeispielsweiseaufFacebookbereitseineproduktspezifische Kommunikation gefhrt oder eine Fragezum Produkt gestellt, sollte der Betreuer darber Bescheidwissen.Andernfalls kann erdenKunden imdirektenGesprchdurchseineUnkenntniseventuellirritierenoderverrgern.Esistalsosinnvoll,diesemoderiertundqualifiziertindieKommunika-tionsstrategieeinzubeziehen.

Daraus ergibt sich auch: Social Media-Kommunikation brauchteineebensoguteSteuerungundVerwaltungwiedieklassischenKanle.DerEinsatzeinerintegrativenSocialMedia-SoftwarezurOptimierungderKundenbeziehungenbietetdafreineLsung.Diese deckt idealerweise alle Kommunikationswege abseitsder klassischen Kanle ab, die durch Dokumenten- und CRM-Management erfasst und verwaltet werden. Dokumentenma-nagement-Systeme (DMS) oder entsprechende CRM-Softwarebieten den Mitarbeitern die Mglichkeit, sich jederzeit berdie Historie des Kundenkontakts zu informieren und damitadquat beraten zu knnen. Im DMS ist in der Regel die Kun-denkorrespondenz in Form von Dokumenten wie Vertrgen,Rechnungen,BestellungenoderReklamationenhinterlegt,auchE-Mails und Gesprchsnotizen aus Telefonaten sind hier abruf-bar. Entsprechend sollte auch eine Lsung fr das Monitoringund Management der Social Media-Kanle aussehen. DabeimusseineentsprechendeSoftwaremehrbietenalsnurdieBe-obachtungoderdieDokumentation.

Managing-SoftwareerfasstalledigitalenKommunikationskanle

Social Media-Kommunikation ist ernst zu nehmen und luftnichteinfachnebenher.DaszeigendieFlle, indenendieEnt-rstungvonKundenoderMarktbeobachternimInternetsoge-nannte Shitstorms ausgelst haben. Diese bewirken zumeist,dasssicheinbisdahinvlligunbeteiligtesPublikumnachundnach fr die Kritik interessiert mit teilweise langanhaltendenFolgen fr die Kundenbeziehungen. Um eine solche Eskalati-on zuverhindern, lohntsichder Einsatz einer entsprechendenMonitoring- undManagement-Software. (Dies istnatrlichnurdannsinnvoll,wenndieMitarbeiterdieErkenntnisseauchzeitnahbearbeitenundbeantwortenknnen.)

Ein Instrument, das zur Beobachtung und Bearbeitung der di-gitalen Kommunikation geeignet ist, ist beispielsweise der So-cialMediaManager(SMM)derAGNITASAG,mitdemnebenderklassischenKommunikationperTelefonundE-MailauchSocialMedia-KanlewieFacebookundTwittersinnvollverwaltet,be-treutunddokumentiertwerdenknnen.DabeiliegtderSchwer-punktwenigeraufdemMonitoring,sondernvielmehraufdemdirekten Management der Kommunikationskanle und Netz-werke.SokanndaskompletteManagementdersozialenNetz-werke in strukturierten Teams organisiert werden. GegenberInsellsungenhatdiesdenVorteil,dassnichtnurjedermitderOnline-KommunikationbefassteMitarbeiteralleinefrsichdieKanle bedient, sondern in einer Gruppe mit verteilten Aufga-bengearbeitetwerdenkann.

Bild1:MitarbeiterknnenbiszuzwlfMonateimVorausdefinieren,wanneinBeitragaufeinersozialenPlattformverffentlichtwerdensoll

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DifferenzierteSteuerungs-undBenachrichtigungs-funktionenstrukturiereninterneProzesse

ber ein umfangreiches Rollen- und Benachrichtigungssystemknnen verschiedene zahlenmig nicht begrenzte Teams jenach Variante (Basic oder Premium) von 10 bis 25 Social Me-dia-Kanle betreuen. Je nach Aufgabe und entsprechend derHierarchie innerhalb des Teams ist es mglich, den einzelnenMitgliedern verschiedene Funktionen zuzuordnen. Neben derAdmin-RollesindnochsogenanntePublisher-undContributor-Zuordnungen mglich. Dabei sind die Nutzerrechte entspre-chendskaliert.DerContributorbernimmtdieFunktiondesRe-dakteurs,derBeitrgefrsozialeMedienundWeblogsverfasst.Klassisch, im Sinne eines Herausgebers, fungiert der Publisher,der eigene und fremde Beitrge freigibt. Die AdministratorenwiederumgebendieStrukturenvonRedaktionundMonitoringvor.DasschafftKlarheitundeindeutigeVerantwortlichkeiten.

Gleichzeitig ermglicht die Software, dass die Mitteilungenschnell erfasst und gezielt reagiert werden kann. Es ist geradediese Strukturierung der internen Prozesse, die die kompletteKommunikationsarbeit in sozialen Netzwerken und auf Web-

sites verbessert. Integriert sind Funktionen eines Redaktions-systems, mit dem die gezielte Verffentlichung von Beitr-gen auf verschiedenen Plattformen sowohl einzeln als auchzeitgleich mglich ist. Individuelle Push-Nachrichten des Sys-temsknpfendarananunduntersttzendieOrganisationderkomplettenOnline-Kommunikation.DiesesDelegierenvonAuf-gaben ist individuell und fr die verschiedenen Kommunikati-onskanleeinzelnregelbar.

Auch wenn die Funktionen und Aufgaben sehr komplex miteinemDashboardabgebildetwerden,bleibtdieNutzeroberfl-chebersichtlich.FrjedesTeammitgliedistinderAnwendungaufeinenBlickzusehen,welcheBeitrgeaufwelchenKanlenverffentlicht wurden. Die Terminierung der VerffentlichungvonBeitrgenerfolgtanhandeinesPlanungstools.UserknnenberdasintegrierteBedienfelddieWeiterverfolgungderBeitr-geunddieAuftragsvergabedelegieren(beispielsweisekanneinMarketingManagerProduktfragenandasSupportteamweiter-geben).GrundlegendeMonitoring-FunktionenwieAuswertun-genbeispielsweisemittelsFacebookInsightsoderbitly-Statisti-kensindebenfallsintegriertundknnennachvollzogenwerden.Fr jedermannersichtlichsindauchdie internenAufgabenver-teilungenundderjeweiligeStandderBearbeitung.

Bild3:DasDashboardzeigtnebendenBeitrgen,dieaufdenverschie-denenPlattformenverffentlichtwurden,zugleichdieTaskleistean

SocialBusiness

Fazit

BeiderKundenbetreuung leistetderSMMdamitdasselbe,wieeinCRMfrdieklassischenKommunikationswege.DiegesamteSocial Media-Kommunikation wird mit diesem Instrument er-fasstundistinstrukturiertenTeamsorganisiert.DieseKunden-beziehung innerhalb der Online-Kommunikationskanle kannaufWunschindasklassischeCRMeingebundenwerden,sodassFirmen jederzeit die komplette Kundenbeziehung im Blick be-halten. n

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Quellenhinweise[1]http://www.forschungsweb.com/

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Mobility

MobilesEnterpriseContentManagementimmerundberall

Datenaustausch,Datensynchronisation,Dokumentversionen,Apps,Datenschutz

www.windream.com

DieNutzungmobilerKommunikations-und IT-Endgerte isteinzentralesThemainUnternehmenjeglicherBrancheundGre.SosindzumBeispielNotebooksausdemBusiness-AlltagnichtmehrwegzudenkenundTablet-PCshabensichfestetabliert.Vondie-serrasantenEntwicklungprofitiertauchderMarktfrEnterpriseContentManagement-Systeme,insbesonderedann,wennesumdieBearbeitung,ArchivierungundjederzeitigeVerfgbarkeitge-schftsrelevanterDokumentegeht.

Doch wie lassen sich mobile Endgerte sinnvoll in denArbeitsalltag integrieren? Welche Mglichkeiten gibt es gene-rellfrECM-Anwender,zeit-undstandortunabhngigzuarbei-ten? Worin unterscheiden sich die verschiedenen Anstze desmobile Computings und worauf ist auch aus datenschutz-rechtlicherSichtzuachten?

Ansatz1:ECMdirektberdasInternet

SogutwiealleUnternehmennutzenheutedasInternetalsPlatt-formfrihrenDatenaustausch.SoerlaubenesauchdiemeistenderaufdemMarkterhltlichenECM-Systeme,globalauf Infor-mationenzuzugreifen,diesichzentralaufeinemECM-Serverbe-finden.AutorisierteAnwenderknnendadurchvon jedemOrtderWeltaufDokumentezugreifenundbeliebigeInformationenausdemECM-Systemabrufen,bearbeiten,archivierenoderneuerstellte Dokumente speichern. Dazu ist lediglich ein Internet-zugang ber einen gngigen Browser erforderlich, aber keineweitereSoftware-Installation.

Dieses Prinzip ermglicht ein standortunabhngiges ECM aufder Hardware-Seite von jeder blichen Desktop-Arbeitsstation

Dr. Michael Duhme, Pressesprecher windream GmbH. Die windream GmbH, Bochum, entwickelt und vertreibt das ECM-System windream. Das Unternehmen beschftigt zurzeit 70 Mitarbeiter und verfgt ber ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Sdamerika, Afrika sowie in Australien und Neuseeland.

odervoneinerbeliebigenmobilenRechnereinheit,dieZugangzumInternethatundberdieautorisierteECM-AnwendereineVerbindungzumServerihresUnternehmensherstellenknnen.DadieInstallationeinerClient-Anwendungobsoletist,wirddieVerbindung direkt ber eine URL via Internetbrowser aufgeru-fen.InteressantistindiesemKontext,dassdasManagementvonDokumentenohneEinschrnkungberdiegleichenFunktionenausgefhrtwerdenkann,dieauchaufeinemlokalenbzw.sta-tionr gebundenen Client-Rechner mit Verbindung zum ECM-Server ber ein Netzwerkkabel zur Verfgung stehen. Dem-gegenberistmitderNutzungvonSmartphonessogutwieim-mereinegewisseFunktionseinschrnkungverbunden.

Ansatz2:Datensynchronisation

EinigeECM-HerstellerbieteneinespezielleSoftware-Lsungan,mitdersichDokumenteimOffline-Modusbearbeitenundnachder Bearbeitung mit einem stationren ECM-Server synchroni-sierenlassen.DabeikannderSynchronisationsprozessbzw.derDatenabgleich zwischen einem mobilen Endgert typischer-weiseeinNotebookundeinemstationrenECM-Serversogarregelbasiert erfolgen. Anhand der Regeln lsst sich beispiels-weisefestlegen,welcheVersioneinesDokumentsalsdiejeweilsaktuellemitdemServersynchronisiertwerdensoll.Diesistbe-sonders dann wichtig, wenn mehrere Anwender simultan aneinem Dokument arbeiten. Im Gegensatz zum Dokumenten-managementvia Webbrowsermuss als Voraussetzung fr die-senAnsatzaberaufdemNotebookeineECM-Client-Anwendunginstalliertsein.EinigeECM-AnbieternutzendazudieEinzelplatz-versionihresECM-Systems.

Die Optionen der Datensynchronisation erffnen Anwendernunter anderem die Mglichkeit, die Daten beider Systeme mobile Client-Anwendung auf der einen und stationrer ECM-ServeraufderanderenSeiteimmeraufdemgleichenaktuellenStandzuhalten.ZudemlassensichDokumenteauchaufeinemoderaufbeidenPlattformenneuanlegenoderlschen.Weiter-hinknnenneueDokumentversionenerstelltoderbestehendeVorversionendurchdieaktuellstenFassungenaufeinemRech-nerberschriebenwerden.DochVorsichtistgeboten:DieKon-figurationderSynchronisationsprozesseundderdamitverbun-denenRegelnistSacheeinesFachadministrators.DennschnellkommteszuKomplikationenwennzumBeispielDokumentedurch ltere Versionen aufgrund falsch konfigurierter Regelnberschriebenodergarvollstndiggelschtwerden.

Ansatz3:Dokumenttransportund-Verteilung

Einige ECM-Hersteller wie zum Beispiel auch die windreamGmbHbietenLsungenan,mitdenensicheinzelneDokumente,aberauchgroeDokumentsammlungenauftransportablenDa-tentrgernwieCDsoderUSB-SticksschnellzurVerfgungstellenlassen,umdieseMedienetwafrdieDistributionvonInfo-CDsoderProduktkatalogenzunutzen.DieseLsungenerweiterneinbestehendesECM-SystemumSoftware-KomponentenzurVer-teilungvonInformationenallerArtanausgewhlteZielgruppen.

Eine derartige Software ermglicht es ECM-Anwendern, Do-kumente aus einem ECM-System zusammen mit den assoziier-ten Objekteigenschaften wie zum Beispiel die Indizes als voll-stndiges, selbsttragendes Projekt auf externe Datentrger zutransferieren. Selbsttragend heit in diesem Fall, dass eine

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Mobility

bestimmteECM-AnwendungdirektvoneinemmobilenDaten-trgerausgestartetwird,undzwarohnevorherigeInstallationeinerentsprechendenClient-SoftwareaufdemRechner,andenderDatentrgerangekoppeltwird.DerVorteildiesesAnsatzesbesteht somit darin, dass die zur Ausfhrung der mobilen An-wendung erforderliche Software bereits vollstndig auf bzw.mitdemDatentrgerausgeliefertwirdundkeinerleiInstallationbedarf.UmbestimmteDokumentezumBeispielanhandihrerIn-dexmerkmalezuidentifizieren,wirddieRecherche-AnwendungdesECM-SystemsgleichmitaufdemDatentrgerausgeliefert,sodassAnwenderbeliebigeDokumenteauchinkomplexenIn-formationssammlungen auf einem mobilen Speichermediumschnellwiederfindenknnen.

Ansatz4:ECMaufmobilenKommunikationsgerten

AuchmobileApps frSmartphonesundTabletsbietenmitt-lerweile einen immensen Funktionsumfang mit komfortablenRecherche-Optionen.MitderMobileAppderwindreamGmbHlassen sich beispielsweise Dokumente, die in den Verzeichnis-struktureneineswindreamECM-Serversgespeichertwurden,di-rektbereinenintegriertenDatei-Browserrecherchieren,anzei-genundbearbeiten.DarberhinausknnenAnwenderweitereWerkzeugezurRecherchenutzen,wieetwaeineSchnellsuche,eineSucheberdenVolltextarchivierterDokumente,dieSucheberIndexmerkmaleoderaucheineRechercheberZeitrumeanhand von Datumsfeldern. Bereits durchgefhrte Suchabfra-gen lassen sich als Profil speichern und wiederholt ausfhren.

Ausgewhlte Dokumente werden als Vorschau zusammen mitden Metadaten direkt auf dem Smartphone angezeigt, und eslassen sich sogar Favoriten deklarieren, die auf dem Endgertoffline zur Verfgung stehen und sich dort bearbeiten lassen.AlsFavoritenmarkierteDokumenteknnendannbeispielsweiseperE-Mailversendetodermitdemwindream-ServereinesUn-ternehmenssynchronisiertwerden.

Zudem kennzeichnet die Mobile App zwischenzeitlich gen-derte Dokumenteautomatisch. Dadurch lsst sich schnell fest-stellen,obeinimOffline-ModusaufdemEndgertverfgbaresDokument auf dem windream-Server in der Zwischenzeit voneinem anderen Anwender bearbeitet wurde. Eine entspre-chendeKonfigurationvorausgesetzt,erhaltenAnwendersogarZugriffaufdenWeb-ClientdesBusinessProcessManagement-Systems windream BPM und knnen dadurch laufende Ge-schftsprozessedirektvonihremSmartphoneauseinsehenundsteuern.

WelcherAnsatzfrwelcheAnwender?

DiePraxiszeigt,dassUnternehmenzunehmenddazutendieren,sichnichtaufeineneinzelnenderhiervorgestelltenAnstzefest-zulegen.Das istnachvollziehbar,denndieVielfaltdermobilenAnwendungenfhrtdazu,dassaucheineKombinationausun-terschiedlichenAnstzennichtnurmglich,sondernerwnschtist.WelchemobileAnwendungfrwelchesUnternehmeninter-essantist,mussdeshalbindividuellentschiedenwerden. n

Bild1:MobileAppSmartphone Bild2:MobileAppTabletPC

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SpecialArchivierenmitMethode

SeieswegenneuengesetzlichenBestimmungen,branchenspe-zifischenVorgabenoderderIT-GovernanceUnternehmenms-sensichzunehmendmitFragenderWebarchivierungbefassen.IndiesemZusammenhangistu.a.zuklren,anhandwelcherKri-terien Archivierungslsungen bewertet werden knnen sowiewelcheArchivierungslsungenbereitsexistieren.DieserArtikelvermittelteineaktuellebersichtberdiezurzeitverfgbarenTools zur Webarchivierung und ber die zugrunde liegendenMethoden.Zudemwirdkurzerlutert, inwelcheRichtungsichdieWebarchivierunginderZukunftentwickelnknnte.

Vorab eine kurze Begriffsklrung: Webarchivierung im Unter-nehmen umfasst die Arbeitsprozesse, die vom Unternehmenbereitgestellten Webinformationen im Hinblick auf ihre Archi-vierungswrdigkeit zu bewerten, zu selektionieren, in einemArchivzuspeichernundaufzubewahrensowiebeiBedarfwie-derzugnglichzumachen.SieunterscheidetsichdeutlichvoneinemBackup,daletzteresunstrukturiert,punktuellundzeitlichnurengbegrenztnutzbarist.

UnterschiedlicheGrndefrdieAufbewahrungvonWebinhalten

Ein Unternehmen entscheidet aus verschiedenen Grnden,verffentlichte Informationen auf dem Web zu archivieren.Archivierungsanforderungen ergeben sich aus gesetzlichenoder branchenspezifischen regulatorischen Verpflichtungen.So verpflichtet in Deutschland 257 des Handelsgesetzbuchsjeden Kaufmann, smtliche geschftlichen Unterlagen zuarchivieren,einschlielichjener,dieonlinebereitgestelltwurden.Ein Beispiel fr branchenspezifische Vorgaben liefert die ame-rikanische Financial Industry Regulatory Authority, die in ihrer

WebarchivierungStatusquo&Trends

Archivierungslsungen,Archivierungstools,RemoteHarvesting,transaktionaleMethode,E-Discovery,Compliance-Aspekte

Viola Sini hat Betriebswirtschafts-lehre mit Schwerpunkt Wirtschafts-informatik an der Universitt Bern studiert. Im Rahmen ihrer Master-arbeit hat sie sich intensiv mit dem Thema Webarchivierung und Webarchivierungs-Lsungen beschftigt. Seit ihrem Abschluss arbeitet sie als wissenschaftliche Mitarbeiterin am Institut fr Wirtschaftsinformatik derselben Universitt. Ihre Forschungsgebiete sind Informations- und Records-Management.

www.iwi.unibe.ch

RegulatoryNotice10-06-4vonallenindenUSAttigenFinanz-institutenfordert,diestatischenunddynamischenSocialMedia-InhaltealsgeschftsrelevanteUnterlagenzubehandeln.

UnternehmensspezifischeRahmenbedingungenausderCorpo-rateGovernance,derdarausabgeleitetenITGovernancesowieVorgabenzumInformationsmanagementknnenebenfallsdieArchivierung von Webinhalten vorsehen. Zudem archivierenmancheUnternehmenWebinhaltezurUntersttzungdesMar-ketings,umbereitsexistierendeWebinhaltewiederverwendenzuknnen.EineWebarchivierungkannauchdieMigrationaufein anderes Web Content Management-System vereinfachen.Von einigen Unternehmen wird die Webarchivierung auch zurDokumentation und Bewahrung der eigenen Unternehmens-historieunddamitdeskulturellenGedchtnisseseingesetzt.

BewertungskriterienfreineWebarchivierungs-Lsung

Je nach Zweck lassen sich spezifische Bewertungskriterien frdie Auswahl einer Webarchivierungs-Lsung ableiten. Dieseerleichtern den Vergleich verschiedener Anbieter und sollensicherstellen,dassdiegewnschtenAnforderungenerflltwer-den.DieKriterienknneninzweiKategorienaufgeteiltwerden:FunktionenderToolsunddieUntersttzungbeiderCompliance.

n Umfang: Abdeckung der Inhalte, welche erhoben werdenknnen.EswirdzwischenfolgendendreiInhaltstypenunter-schieden:

n Statische Inhalte: Webseiten, welche dem Nutzer genauwieaufdemServerabgespeichert,angezeigtwerden.

n DynamischeundpersonalisierteInhalte:Webseiten,deren

HTML-Codeerstdanngeschriebenwird,wennderNutzerdieWebseiteaufruft.SocialMedia-SeitenundBlogsfallenunterdieseKategorie.DamitdieSocialMedia-Inhaltearchi-viert werden knnen, mssen dem Archivierungstool dieLogin-Informationenbermitteltwerden.

n PersonalisierteTransaktionen:AlleDatenwerdenvomNut-zer per Formular wie z.B. einer Suchanfrage, Aktienkurs-abfrageodereinerOnlinebestellungbermittelt.

Statische und dynamische Inhalte knnen mit Remote-Har-vesting erfasst werden, personalisierte Informationen (inkl.Transaktionen und Interaktionen) mit der transaktionalenMethode (vergleiche dazu auch die Box Methoden). Eineweitere Charakterisierung des Umfangs ergibt sich daraus, obeigene Webauftritte und/oder Social Media-Profile archiviertwerdenknnen.

n UntersttzteTechnologien:DieLsungmussinderLagesein,Bilder,Videos,Streaming-Inhalte,AdobeFlashusw.zuarchi-vierenundspterimursprnglichenFormatwiederzugeben.

n ZeitlicheFlexibilitt:DieseEigenschaftmisst,obdieErfassungperiodisch (und ggf. mit welcher Frequenz) und/oder on-demanddurchgefhrtwird.DiesesKriteriumkannnurfrdieRemote-Harvesting-Toolsangewendetwerden,dadietrans-aktionale Methode jede Nutzerinteraktion mit der Websiteaufzeichnet.

n DeliveryModels:On-premiseoderSoftwareasaService.

Die folgenden Kriterien berprfen, ob die Lsungen Compli-ance-Aspekteuntersttzen:

n Volltextsuche und Organisationstools: Knnen die archivier-tenInhaltedurchsuchtwerdenundmitNotizenoderLabelsversehenwerden?

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SpecialArchivierenmitMethode

RemoteHarvestingvs.transaktionaleMethodeDie erste Beobachtung bei der Analyse der verschiedenenSysteme ist der Umfang der archivierten Inhalte: Fast alle An-bieter verwenden eine Remote Harvesting-Technologie (sieheKasten).NureinAnbieterbietetnebendemRemoteHarvestingauch eine transaktionale Methode an, die sm