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Der Kunde im Fokus: Social Media Management Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-Plattform Special Archivieren mit Methode Von Microfilm- bis Web-Archivierung Im Trend: Versionsmanagement ist angesagt! Juli / August 2013 Ausgabe #3-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de Requirements Engineering für Druckdokumente

Potenziale von SharePoint 2013

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Page 1: Potenziale von SharePoint 2013

Der Kunde im Fokus: Social Media Management

Potenziale vonSharePoint 2013als Collaboration-Plattform

Special Archivieren mit Methode Von Micro� lm- bis Web-Archivierung

Im Trend: Versionsmanagement ist angesagt!

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Juli

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Juli / August 2013 Ausgabe #3-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

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Page 2: Potenziale von SharePoint 2013

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Page 3: Potenziale von SharePoint 2013

... ein pralles Heft – diese Ausgabe! Welche Artikel soll ich Ihnen nun – wie an dieser Stelle üblich – besonders hervorheben?

„Ein bisschen was von alles“ – dieser Satz wurde ein „Bonmot“ bei uns – formuliert vor Jahren von „unserem“ Italiener zur Anpreisung seiner „Dolce-Versuchung“ – gestenreich und überzeugend. Sie ahnen das Resultat ...eine überwältigende Kreation!

In diesem Sinne – lassen Sie sich überzeugen von dem, was wir ‚angerichtet’ haben: Archivierungs-Methoden &Tools, Videomanagement, Capture und digitale Postbearbeitung, Social CRM Strategien. Und dann doch noch ein Tipp: Versionsmanagement im „Trend“.Ganz offensichtlich ist, dass SharePoint als Unternehmensplattform für das Information Management DAS Thema dieser Ausgabe, mit dem wir auch den DOK.live-Auftritt zur DMS eXPO vorbereiten. Dieses Jahr mit noch mehr Vorträgen, noch mehr Content und lebhafter Podiums-Diskussion.

Termin notieren – oder wie man so elegant auffordert: Safe the date!eine Übersicht zu den Vorträgen & Speakern fi nden Sie im Heft und auf www.dokmagazin.de und facebook.com/dokmagazin.

Genussvolle Lektüre wünscht

Birgit ReberChefredaktion DOK.magazinHerausgeberin

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DOK-Magazin Ausgabe 2013-03.indd 1 09.04.2013 09:36:19

Potenziale von SharePoint 2013als Collaboration-PlattformFachforumsbühne5.1

Mittwoch,25.09.2013

13.30 6 Fachvorträgebis mitabschließender18.00 Podiumsdiskussion

liveHalle 5 Stand 5E31

Page 4: Potenziale von SharePoint 2013

Mobility

34 | MobilesEnterpriseContentManagement–immerundüberallDr.MichaelDuhme,windreamGmbH

SpecialArchivieren mit Methode

38 | Webarchivierung–Statusquo&TrendsViolaSini,UniversitätBern

43 | DigitalbornPDF/A–Knacknussoder(v)erkanntesPotenzial?Dr.HansBärfuss,PDFToolsAG

47 | Archivierunggegen„dasdigitaleVergessen“GernotWohlfahrt,FRANKENRASTERGmbH

49 | RevisionssicheresDokumentenmanagementAxelSchneider,AlosGmbH

Praxis

52 | Interview|DigitalePostbearbeitung:Capture-LösungsetztaufKontextStefanWelcker,PerceptiveSoftware

54 | VereinfachteRegelnsteigernAkzeptanzvonE-InvoicingThomasRundel,P.M.BelzAgenturfürInformatikGmbH(AFI)

57 | DahinterstecktSystem:PersonalisierteKundenkommunikationUweSeltmann,iconSystemhausGmbH

60 | RequirementsEngineeringfürDruckdokumenteChristianPikalek,ThorstenCziharz,SophistGmbH

Inhaltsverzeichnis

3 | Editorial

4 | Inhalt

4 | 5

Inhalt

Thema

6 | SharePointalsUnternehmensplattform–Potenzialeerkannt?Prof.Dr.-Ing.ArnoHitzges,HochschulederMedien(HdM),Stuttgart

12 | Informationslogistik&LösungenmitSharePoint2013FlorianLaumer,HenrichsenAG

16 | SharePoint2013alsRedaktionssystemAndreasKnauer,DataOneGmbH

20 | MITO–Standard-Methoden-ToolaufSharePoint-BasisGersomSommerfeld,MathiasLopass,arvatoSystemsGmbH

Cloud Computing

25 | Gehtauchsicher:VideomanagementausderCloudDr.RainerZugehör,MovingIMAGE24GmbH

28 | Dokumente„ausderFerne“MartinFalk,CanonDeutschland

Social Business

30 | GutesKundenmanagement=SocialMediaManagementElisabethFickler,AgnitasAG

Page 5: Potenziale von SharePoint 2013

Trend

64 | Versionsmanagementistangesagt!RalfGronkowski,PerforceSoftware

Security

68 | Risiko:Taschendiebstahl3.0Dr.RolandErben,RiskManagementAssociatione.V.

Kommentar

70 | EIM–einigeGedankenzueinemneuen,altenAkronymDr.UlrichKampffmeyer,PROJECTCONSULTUnterneh-mensberatungGmbH

72 | WarumSiealsManagerFacebookundTwitternichtverstehenkönnenMichaelDreusicke,PAUXTechnologiesGmbH

76 | Veranstaltungen

77 | Inserentenverzeichnis / Vorschau

78 | Impressum

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Page 6: Potenziale von SharePoint 2013

Der Kunde im Fokus: Social Media Management

Potenziale vonSharePoint 2013als Collaboration-Plattform

Special Archivieren mit Methode Von Micro� lm- bis Web-Archivierung

Im Trend: Versionsmanagement ist angesagt!

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Juli / August 2013 Ausgabe #3-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

Requirements Engineering für Druckdokumente

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SharePointalsUnternehmensplattform–

Potenzialeerkannt?

MicrosoftSharePointistmitinsgesamt125Millionen[1]verkauf-ter Lizenzen eine der erfolgreichsten Softwareplattformen fürBusinessanwendungenvonMicrosoft[2].ObwohlsichdieerstenVersionen (SharePoint 2003) noch etwas schwer im Markt ge-tanhaben,istheuteeineweitgehendeDurchdringungbeidenKundenvorhanden.NachdenberauschendenAbsatzzahlenderCollaboration-PlattformindenletztenJahrenstelltsichnundieFrage,inwieweitsichdiePlattformauchimoperativenBetriebdurchgesetzt hat oder ob der Erfolg letztendlich nur der ge-schicktenLizenzpolitikvonMicrosoftgeschuldetist.WofürwirdSharePointnunabertatsächlichgenutzt?WiezufriedensinddieAnwenderwirklich?

Zielsetzung der durch die Hochschule der Medien Stuttgartdurchgeführten Studie „SharePoint im Mittelstand. Was denken die Anwender?“wares,dieErfahrungenderAnwenderfirmenzuerheben sowie wesentliche Erfolgsfaktoren und StolpersteinebeiderEinführungvonSharePointalsUnternehmensplattformherauszuarbeiten.DieErgebnissewerden imfolgendenArtikelerläutert.

GeradeimMittelstandwirdSharePointauf„Sparflamme“betriebenundwenigWertaufdieUsabilitygelegt!

GuteinDrittelderUnternehmen(34Prozent)befindensichnochinderEinführungsphaseundverfügennurüberweniginternesKnow-how.Fast60ProzentderbefragtenUnternehmenhabenwenigeralsvierinterneMitarbeiter,welchesichmitSharePointbeschäftigen (siehe Bild 1). Knapp 45 Prozent aller Unterneh-menarbeitenderzeitohneeinenfestenDienstleistungspartner

Thema

Prof. Dr.-Ing. Arno Hitzges, Hochschule der Medien (HdM), Stuttgart. Arno Hitzges leitet seit 2011 den Lehrstuhl für Content-management der HdM. Zuvor bekleidete er verschiedene Ma-nagementpositionen in Industrie und Forschung, u.a. bei führenden Microsoft-Partnern. Er verfügt über 20 Jahre Erfahrung in der Beratung. Seine Forschungsgruppe beschäf-tigt sich intensiv mit der Einfüh-rung und Nutzung von SharePoint im industriellen Umfeld.

[email protected]

Page 7: Potenziale von SharePoint 2013

(sieheBild2).HäufiggenannteGründedafürsindu.a.,dasssichSharePoint vorrangig im Testeinsatz für die interne IT befindetund man noch mit dem grundsätzlichen Wissensaufbau be-schäftigt ist.Bezeichnendist,dassgeradekleineUnternehmendieKomplexitätvonSharePointanscheinendunterschätzen.

AllzuoftwerdenerstePrototypenausderIT-Abteilung,fürEDV-Spezialisten durchaus verwendbar, verfrüht in den firmenwei-tenRolloutgebracht.EinUmfrageteilnehmerbringtesaufdenPunkt:„Erstnachdemwirdie‚Websiteactions‘füralleBenutzer,die keine ‚Key-User-Schulung‘ hatten, ausgeblendet haben, istdie Akzeptanz gestiegen und der Hotline-Bedarf signifikantgesunken!“ Aus Kostengründen kommen sinnvolle „Usability-Optimierungen“ und vor allem hinreichende Schulungs- undBetreuungskonzeptehäufigzukurz.

Bild1:WeniginternesKnow-how

Bild2:SharePointimTestbetrieb

Page 8: Potenziale von SharePoint 2013

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Thema

ImBereichSocial,BIundWCMSistder„Kampf“nochnichtentschieden!

In den Bereichen Collaboration, Wissensmanagement, Doku-mentenmanagement und Intranet hat sich SharePoint durch-gesetzt (sieheBild3).Dort istdieZufriedenheitsehrhochundKritikpunkte der früheren Jahre (insbesondere von SharePoint2003/2007)konntendurchdasRelease2010weitgehendausge-räumtwerden(sieheBild4).

Die aktuelle Version SharePoint 2013 verspricht nochmals einedeutliche Verbesserung der Anwenderakzeptanz und -freund-lichkeit. An der Schwelle zur Marktdurchdringung stehen The-mengebiete wie Wissensmanagement, Projektmanagementund Workflows. Hier ist teilweise bereits eine hohe Zufrieden-heit bei den Kunden festzustellen und knapp die Hälfte allerUnternehmen nutzen diese Anwendungsbereiche aktiv. SocialNetworkingsowieBusinessIntelligence(BI)müssenderzeithin-sichtlichihrerAkzeptanzbeidenBefragtenalskritischbewertetwerden(sieheBild5).DiesegroßeUnsicherheitdermeistrechtkonservativenUnternehmenbestehtvorallemimUmgangmitdenzumTeilnochrechtneuenAnwendungsgebieten,wenigermitdenFeaturesderSoftware.ImmerwiedertauchenimDialogmitdenAnwenderndieFragenauf:„WasmacheichzukünftiginwelchemNetz?KannichonPremisebleibenodermussichindieCloud?“DiemeistenExpertensindsicheinig,dassAbwartendieReaktionderKundenseinwird.

Im Bereich der Collaboration werden vor allem Teamsites alszentralesSharePoint-Templateeingeführt.DabeistehenoftdieAblösung von unübersichtlich und träge gewordenen Abtei-lungslaufwerken sowie die Integration in prozessorientiertenUnternehmenssystemen (z.B. CRM oder PDM-Systeme) im Vor-dergrund. Neben den Teamsites werden insbesondere Bespre-chungsräumeundWikisfürdieinterneOrganisationundDoku-mentationeingesetzt(sieheBild6).

Bild3:SharePointalszentralerBausteinfürUnternehmen–kurzfristigundlangfristiggeplanteAnwendungeninUnternehmen

Bild4:HoheZufriedenheitfürCollaboration-Funktionen

Bild5:KritischeStimmenzurBusinessIntelligence

Page 9: Potenziale von SharePoint 2013

Bild6:CollaborationalsHauptfeld

Beweiswerterhaltung und Wirtschaftlichkeit sind kein Widerspruch!

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Governikus GmbH & Co. KGTel: +49 421 204 95-500

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KnappeBudgetsundrestriktiveBerechtigungen–GiftfürdieBenutzerakzeptanz!

Die Zufriedenheit bei Unternehmen, welche mit mehr alsvier internen Mitarbeitern und externer Begleitung im Share-Point-Umfeld arbeiten, ist außerordentlich hoch. Die meistender Befragten sehen ein ausreichend angelegtes Budget alseinenwesentlichenErfolgsfaktoran.Essollteauchdieteilweisekostenintensive, persönliche Betreuung der Anwender berück-sichtigtwerden.

Aufgrund der zeitlichen Intensität, insbesondere bei der Ein-führung von SharePoint, sind externe Partner und Dienstleis-ter oft eine sinnvolle Ergänzung sowie Ausbildungspartnerfür den eigenen Personalstamm. Die Wahl des Dienstleistersentscheidet aber wesentlich über den Projekterfolg. „Ich habeinzwischen den dritten Dienstleister, die ersten beiden warensicherlichguteTechniker,habenaberletztlichmehrProblemealsLösungengeschaffen!“meintdannaucheinIT-LeiterimRahmender Umfrage. Auch wenn die grundsätzliche Zufriedenheit mitdenDienstleisterninzwischenweitgehendgutist:Nebeneinerguten fachlichen Kompetenz werden immer wieder fehlendeBeratungskompetenzen(ca.34Prozent)desBeratungspartnersangemahnt.

Page 10: Potenziale von SharePoint 2013

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Bild7:SharePointalsDokumentenmanagement-System–Zufriedenheit

DiehäufigzurestriktiveBerechtigungspolitikisteinzweiterwe-sentlicher „Show Stopper“ für die Einführung von SharePoint.„Nachdem ich auch Monate nach der Einführung immer nochregelmäßigaufBereicheimPortalstoße,andenenmirInforma-tionenversprochen,derZugangaberverweigertwird,habeichentschieden,dieDokumentewieder imFile-SystemabzulegenodermirgleichperMailschickenzulassen!“meintdannaucheinSharePoint-Verweigerer.EinTipp:VereinfachenSiedieBerechti-gungskonzepte.SiesteigerndamitdieFreudeamSystem!

SharePointistaufdemWegzumzentraleMedien-/DokumentenarchivimUnternehmen

Trotz aller Herausforderungen bei der Projekteinführung hatsichSharePointimBereichDokumentenmanagementdurchge-setzt.Auchwenn61,8ProzentderUnternehmennochweitereDokumentenmanagementsysteme im Hause haben und erst42,8ProzentbereitsihreDokumentemitSharePointverwalten,so haben doch 72 Prozent der Unternehmen langfristig einenEinsatzvonSharePointindiesemBereichgeplant.

EinPluspunktfürSharePointistindiesemKontextsicherlichdieimmerbesserwerdendeSuchfunktionalität,diedurchdieInteg-rationderFast-EnginenochmalseinenQualitätssprunggemachthat. Im Bereich der Suche dominiert die Personensuche (78Prozent),gefolgtvonderSucheübersFile-System(47Prozent).Immerhin 25 Prozent nutzen bereits Features wie z.B. Stopp-wortlisten.EinenichtzuunterschätzendeHerausforderungbeiderEinführungist,dassdiehervorragendenSuchmöglichkeitenaucheinUmdenkenfürdieOrganisationderDokumentenabla-geerfordern.EinUmfrageteilnehmerresümiert:„ErstwennmandenAnwendernzeigt,wiesiemitHilfeder‚Search-Refinements‘die Ergebnismenge steuern können, sind sie bereit, sich vonOrdnerstrukturenzulösenundaufMetadatenzuvertrauen!“

Bereitsüber30ProzentderbefragtenUnternehmenverwaltenu.a.auchVideosinihrenSharePoint-Bibliotheken.Festzustellenist,dasssichSharePoint immermehrzumzentralenMedienar-chivkommunikationsorientierterUnternehmenentwickelt.Ver-stärkt wird dieser Trend durch die weitgehende OptimierungderSoftware,alsauchfürdenEinsatzalsWebContentManage-ment-System.TrotzteilweiseschlechterErfahrungeninderVer-gangenheitnutzenbereits26ProzentSharePointalsWebCMS,weitere48ProzentkönnensicheinenentsprechendenEinsatzinderZukunftvorstellen.

StarkesWachstumgeplant–SharePointwirdzentralerBausteininverschiedenstenAnwendungsbereichen!

Weitmehrals50ProzentderUnternehmenhabensichfüreinenweiterenAusbauvonSharePointalszentraleKommunikations-undKooperationsplattformentschieden.Sieplanenindenkom-mendenJahrenzahlreicheAnwendungen,vorallemindenBe-reichenCollaboration,Dokumenten-undWissensmanagement.

Baustein für den Erfolg ist eine durchdachte Roadmap für diesinnvolleundbeherrschbareUmsetzungsreihenfolgeindenUn-ternehmen.Esgiltfestzulegen,inwelchemTempounterBerück-sichtigungderverfügbarenBudgetsundRahmenbedingungen,jeder Schritt mit der nötigen Gründlichkeit und Konsequenzdurchgeführtwerdenkann.

Quellenhinweise:[1]:PeterFischer,LeiterProductivityGroupMicrosoft,

VortragSharePointUserGroupStuttgartam14.05.2013[2]:SharePoint360vonWolfgangMiedl,abgerufenam10.05.2013von

http://sharepoint360.de/2011/07/22/grosses-umsatz-und-gewinn-plus-2011-microsoft-waechst-und-steht-jetzt-auf-drei-beinen/

Thema

Page 11: Potenziale von SharePoint 2013

Fazit

AuchwenneshierunddadochernstzunehmendekritischeStim-men zum Einsatz von Microsoft SharePoint gibt: Die PlattformwirdsichzunehmendauchimMittelstandundinderIndustriedurchsetzen.Mittelfristigwirddaszueinerweitgehenden„Ablö-sung“bzw.VereinheitlichungbestehenderAnwendungen füh-ren. Es zeigt sich allerdings, dass ein opportunistisches „Klein-Klein“,einSparenamKnow-how-Budgetunddamitverbundene„Anfängerfehler“regelmäßigzugrößerenAkzeptanzproblemenbeidenAnwendernimUnternehmenführen.DieSoftwareplatt-formistzumächtigundkomplex,alsdasssieauf„Sparflamme“inbestehendeUnternehmensinfrastrukturenso integriertwer-denkann,dassdieUsabilitydabeinichtleidet.

Es werden gerade bei der Einführung ausreichend Ressourcenbenötigt, um schnell auf die Anwenderwünsche reagieren zukönnenundvorallemdemBedarfnachumfassenderBetreuunggerechtzuwerden.WennsichUnternehmenfürSharePointalszentrale Plattform entscheiden, so ist es notwendig, größereBudgetssowieausreichendinterneundexterneRessourcenundvor allem Know-how bereitzustellen. Letzteres kann durchausam Markt erworben werden. Neben dem TechnologiewissendesBeratersistvorallemauchderBlicküberdenTellerrandvonentscheidenderBedeutung. n

Zielsetzung und Fundament der Studie „SharePoint im Mittelstand. Was denken die Anwender?“

Befragtwurden2.000mittelständischeUnternehmen.DieRücklaufquotelagbei3,5Prozent.DerSchwerpunktlagindenBranchenMaschinenbaubzw.High-Tech-Industrie.DiemeistenderbefragtenUnternehmen(67Prozent)beschäfti-genzwischen250und5.000Mitarbeitern.DurchgeführtwurdedieStudievonderHochschulederMedien,Stuttgart.DieErkenntnissewurdenangereichertdurchdielangjährigeIndustrieerfahrungdesAutors,welcherzahlreicheProjekteimSharePoint-Umfeldbegleitethat.BeidervorliegendenStudiewurdeerunterstütztvonJanaLüdtke,B.(Sc.),AbsolventindesStudiengangsPrint-Media-ManagementderHochschulederMedien.

SharePointForumStuttgart | 2013

KOMPLEXITÄT BEHERRSCHEN

23. – 24.09.2013Messe Stuttgart

TIPPS & TRICKS VON ANWENDERN FÜR ANWENDER

§§ Erfolgskonzepte bei der Einführung von SharePoint!§§ Was funktioniert und was nicht?§§ Podiumsdiskussion mit Experten§§ Hands-On Labs in den begleitenden Fachseminaren für IT-Führungskräfte

Beim SharePointForum kommen renommierte, mittelständische Anwender zu Wort und berichten von ihren individuellen Erfahrungen.

www.stuttgarter-sharepointforum.de

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Page 12: Potenziale von SharePoint 2013

12 | 13

Thema

Informationslogistik&LösungenmitSharePoint2013

EnterpriseInformationManagement,SocialEnterprise,ECM-Migration,Revisionssicherheit

Florian Laumer, Senior Consultant SharePoint Solutions bei der HenrIcHSen AG. Die HEN-RICHSEN AG ist Pionier im Dokumenten- und Enterprise Content Management mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der intelligenten Verknüpfung von Informationen und Prozessen.Unter dem Motto Wissensarbeit im Jahr 2020 findet der diesjährige HenrIcHSen SolutionDay am 12. Juni 2012 statt.Mehr Informationen unter www.henrichsen-solutionday.de

www.henrichsen.de

SharePoint2013bieteteineReihevonneuenFunktionenundOp-timierungen:unteranderemistFASTSearchnunvollständiginte-griert,dieSocial-Funktionensinderweitert imVordergrund(z.B.durchlaufendeIntegrationvonYAMMER),derBetriebist100-pro-zentiginderCloud,onPremiseoderauchHybridmöglich,essindSelfServiceBIundeinneuesApp-Konzeptverfügbar.

DamitlässtsichdieimmergrößereDatenflutvoninternenundexternenInformationeninmittelständischenUnternehmenbe-herrschen und in einen geschäftsrelevanten Zusammenhangbringen – einer vollumfänglichen Konsolidierung unterschied-lichster Lösungen steht nichts mehr im Wege. „Intelligente In-formationslogistik“meinthierdieHerausforderungfürdenMit-telstand,dierichtigenInformationenzurrichtigenZeitundamrichtigenEndgerätzurVerfügungzustellen.Dochdie„Techno-logie“SharePointalleinistnichtausreichend,essolltennochdiefolgendenessenziellenGrundbausteineberücksichtigtwerden.

Unternehmensstrategie–BasisfürInformations-logistik

Grundlegendistes,dieInformationslogistik-Strategie,basierendauf SharePoint, auf die Unternehmensstrategie auszurichten.Dies spiegelt sich ebenfalls im nächsten Schritt auf die Infra-strukturwider,umnachdemMotto„ThinkBig–StartSmall“vor-gehenzukönnen.DeshalbsolltemansichgleichamAnfangfol-gendeFragenkonkretstellen,umzielgerichtetundstrategischdurchdachtvorzugehen.

n Welche unternehmerischen Ziele sollen die nächsten Jahreerreichtwerden?

n WassinddieWertschöpfungsprozessedesUnternehmens?

Page 13: Potenziale von SharePoint 2013

n WelchebisherungelöstenAnforderungengibtesbereitsausdenFachbereichen?

n Wie schafft man es, durch die SharePoint-Technologie undihrenMöglichkeitenwettbewerbsfähigerzusein?

Je konkreter diese Unternehmensstrategie definiert ist und jegenauer die Dokumenten- und Prozessanalyse, desto exakterlassen sich die Arbeitspakete definieren. Diese Informations-logistik-Strategie, die auf SharePoint aufsetzt, ist als laufenderProzess zu verstehen. Sehr interessant ist darüber hinaus dieTendenz,dasssichvieleUnternehmenmittelsSharePointnachaußenöffnenundsoauchExterneandieserTechnologieteilha-benlassen,umgemeinsamschnellerzuagieren.

SetztmannundenSharePoint-FokusmehraufEnterpriseInfor-mation Management, sind zusätzlich bewährte Produkte undvor allem Erfahrung gefragt, um im Vorfeld die strukturiertenundunstrukturiertenInformationenrichtigaufzubereitenundindenSharePointalszentralesRepositoryzuimportieren.HieristdaserforderlicheKnow-howgefragt,dievorgelagertentechno-logischenProdukte(Scanning,Belegerkennung,ERP-Integrationin SAP und DYNAMICS, ERP-nahe Verarbeitungsstrecken wie In-voiceundBANF,Filesystem,Formatkonverter,etc.)zuintegrieren.

SharePoint-Infrastruktur–entscheidendfürAusbau-potenzial

AufSharePointzusetzenistmehralseineInfrastrukturentschei-dung,wennUnternehmendasKonsolidierungs-undAusbaupo-tenzial erkennen. Die Unternehmen treffen eine Plattforment-scheidung für die Informationslogistik der nächsten Jahre undtragenderstarkenDurchdringungderOffice-PlattformandenClientsdamitRechnung.

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-Plattform

VorträgeFachforum5.1

Mittwoch,25.09.201313.30-13.45 Dr. Joachim Hartmann

PROJECTCONSULTGmbHBegrüßung Sharepoint 2013 – Records Management & Governance

13.45-14.30 KeynoteThomas Landgraf MicrosoftGmbH SharePoint 2013 & Yammer als Plattform für Social Enterprise

14.30-15.00 Florian Laumer HenrichsenAG Informationslogistik & Lösungen mit SharePoint

15.00-15.30 Josef Gemeri d.velopinternationalGmbH SharePoint als Standard für unternehmensweite Information

15.30-16.00 Dr. Uwe Crenze interfaceprojectsGmbH Enterprise Search TROTZ SharePoint

16.00-16.30 Andreas Knauer dataoneGmbH WCM – SharePoint als Redaktionssystem

16.30-18.00 DiskussionsrundemitallenSpeakern Social Business mit SharePoint – in der Praxis realisierbar?

Moderation:Dr. Ulrich Kampffmeyer

liveHalle 5 Stand 5E31

Page 14: Potenziale von SharePoint 2013

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Thema

Somit gehört zu Beginn eine SharePoint-Infrastruktur auf einesolideBasis,einedetailliertePlanungisthierPflicht.DarinsinddieaktuellenIT-Rahmenbedingungen,diefachlichenundtech-nischenAnforderungenaufzunehmen.EineTest-,Entwicklungs-undProduktivumgebungist fürzukünftigeSzenariensehrvonVorteil,umdieAbhängigkeitunddieQualitätausführlichzueva-luieren. Kapazitätsplanung, Berechtigungen, Authentifizierung,LastverteilungundvorallemBackupsinddetailliertzuvorzube-reiten.

Bei bestehenden Installationen ist darüber hinaus die Fragesehr interessant, ob SharePoint auch für zukünftige Szenarienausbaufähig ist. Wie sieht die bestehende Infrastruktur seitensderTopologieaus?Wurdediesenurrudimentäraufgesetztund„läuft“mittelssetup.exeoderwirklichnachBestPracticeeinesInfrastrukturspezialisten im Advanced Modus? Der SharePoint-Healthcheck kann hier wesentliche Informationen preisgeben.ZubeantwortenistzudemdieFrage,obwichtigeAusbaustufennochumsetzbarsindundobbereitsalleAnwenderdaraufab-gebildetwurden.HiergibtesjedeMengeFallstricke,diedurchErfahrungzuverhindernsind.DenndassSharePointnichtper-formantist,isteinhartnäckigesGerücht–mitetwasRAMfürdenSQLkannmansehrvielerreichen.

InterneKommunikationsstrategie–überzeugenddurchstrukturiertesProjektmanagement

Wie schon bei der Unternehmensstrategie ist es essenzi-ell, dass die Geschäftsführung die Kommunikationsstrategieaktiv mitträgt und dementsprechend internes Projektmarke-tingbetreibt.NichtvergessenwerdensolltedarüberhinausdierascheEinbindungderAnwender,umdiesebereitsindenerstenEntscheidungsphasenmitzuinvolvieren.AufdieseWeiseistdieUnternehmenskulturalssehrwichtigerBestandteilmitanBord(Betriebsrat nicht vergessen!). Darüber hinaus ist es zwingendnotwendig,guteProjektleiterunderfahrendeLösungsarchitek-tenmitdenentsprechendenSkillseinzusetzen.DierichtigeEin-führungsstrategiewendetsichzudemzunächstanMitarbeiter,diesichfürdieTechnologieundInnovationenbegeisternlassen.

Dasbedeutetabernicht,dassdieAdministrationdezentralisiertwird und jede Abteilung ihre eigenen Dinge entwickeln undschon gar nicht programmieren sollte (SharePoint würde diessogarermöglichen).Vielmehrhatessichbewährt,diePotenzialeineinemUnternehmenzuerarbeitenunddannindierichtigen

Bild:AktiveEinbindungdesMenscheninnerhalbdesUnternehmensmittelsInformationslogistik

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-PlattformFachforumsbühne5.1

Mittwoch,25.09.2013

14.30 Florian Laumer, HENRICHSENAG Informationslogistik & Lösungen mit SharePoint 2013

liveHalle 5 Stand 5E31

Page 15: Potenziale von SharePoint 2013

Hände für die Verteilung der internen Botschaft zu legen. Mitetwas Technik-Affinität sind engagierte Mitarbeiter dann auchdierichtigen,umdieSharePoint-AnwendungalsKeyUserweiterzuentwickelnundvoranzutreiben.

Ebenfallsessenziell ist,dassdieSharePoint-Strategiedauerhaftvon einem festen Team fachlich und technisch betreut wird,um zukünftige Erweiterungen unter idealer Berücksichtigungimplementierenzukönnen.DadurchstelltsichinderRegeldergewünschte„Selbstläufer“-Effektein.DieUserakzeptierenundnutzen die SharePoint-Umgebung, erkennen unternehmeri-sche Verbesserungspotenziale und haben weniger Angst oderBedenken,wenndanneinwirklich„dickes“Themawiez.B.EIMaufSharePoint-Basisangegangenwird.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig darauf hinzuweisen,dass SharePoint und Revisionssicherheit natürlich möglich ist.Dazu gibt es schon diverse Zertifizierungen von bekanntenWirtschaftsprüfern und auch nach IDW PS880. Auch solltendie vielfachen Migrationen von traditionellen ECM-Suites nachSharePoint hier keine Frage mehr offen lassen. Oder es könn-te zumindest die komplette Prozessschicht mittels SharePointrealisiertwerdenunddasbestehendeArchivdientweiterhinalsrevisionssicheresBackend.NichtzuvergesseneineeinheitlicheInformation Gouvernance: Diese muss eindeutig definiert wer-den–zusätzlichzueineminternenKontrollsystembezüglichderindividuellenCompliance-Anforderungen.

SharePoint-Prozesseund-Produkte

FürdieWertschöpfungeinesUnternehmenssindeffizienteundeffektiveGeschäftsprozesseunerlässlich.Schlankeundtranspa-rente Prozesse auf Basis von SharePoint sorgen für Kostenein-sparungen, deutliche Effizienzsteigerungen und gewährleistensodieWettbewerbsfähigkeitvonUnternehmen.UmhiereinenschnellenErfolgerzielenzukönnen,kannmittlerweileimShare-Point-Umfeld auf standardisierte Lösungen und Geschäftsan-wendungengesetztwerden.

SolassensichbeispielsweisekomplexeWorkflowsund(Mobile)-Formulareschnellundeinfachdesignen(hierbietetsichNINTEXals Drittanbieter an). Die vorausgehende Modellierung inner-halb SharePoint mittels Prozessportal bietet SIGNAVO an, umalleBeteiligtenamProzessteilhabenzulassen.Werdendarüberhinaus noch solide Geschäftsanwendungen benötigt wie Ver-tragsmanagement, Eingangsrechnungsbearbeitung, Qualitäts-management oder Personalakte, gibt es von der Produktlinie„ecspand“ bewährte Lösungen. Diese sind mittels TemplatesundWizardsschnellinstalliertundbietenimStandardeinsehrumfangreiches Set an fachspezifischen Funktionen. Aber auchindividuelleAnwendungen,dieaufdenFachbereichzugeschnit-tensind,könnendurchFrameworkssehrschnellumgesetztwer-den,ohnegleichindieindividuelleProgrammierungeinsteigenzumüssen. n

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Thema

SharePoint2013alsRedaktionssystem

WebContentManagement,Designmanager,SEO,Versionierung,Informationsverwaltungs-richtlinien

In der neusten Version 2013 wurden die Funktionalitäten vonSharePoint im Bereich Web Content Management wesentlichgestärkt,nichtzuletztdurchdenWegfallderteuren„ForInternetSites“-Lizenzen,dieanonymenZugriffaufeineSharePoint-Infra-strukturerlaubten.EinguterGrund,sichdasThemaWebContentManagementvonSharePoint2013einmalgenaueranzusehen.

DochzuvoreinkurzerEinstiegindasThema:UmInhalteeffizi-ent und zielgerichtet zu erstellen, werden Autoren durch WebContentManagement-undRedaktionssystemeunterstützt.AlsAutoren sind, neben eigenen Redakteuren für Öffentlichkeits-arbeitinUnternehmen,oftmalsauchausgewähltePersonenausdemMarketingtätig,diesowohlIntranet-alsauchInternetauf-trittemitInformationundInhaltversorgensollen.

Form,Aktualität,Qualität–AnforderungenbeiderPublikationvonInhalten

Ein WCM-System unterstützt den Autor bei der Erstellung, Be-reitstellung und Verwaltung von Inhalten durch verschiedenetechnischeKomponentenwieautomatischeoderzeitgesteuertePublikation,HistorisierungundArchivierung,FreigabeprozesseundVerwendungvonVorlagen.DabeisolldieCorporate Identityauf der gewählten Plattform immer durchgängig abgebildetunddieInhalteaufdiversenEndgerätenverfügbarsein.

Das eingesetzte WCM-System hilft dabei, die Qualität, Aktuali-tätundFormdesbereitgestellten Inhaltszuverbessern.DabeiwerdenbezüglichderFormsowohldieDarstellungdesInhaltsalsauchdasBrandingderPlattformentsprechendderCorporateDesign-Richtlinien des Unternehmens durch den Einsatz von

Der Wirtschaftsinformatiker Andreas Knauer ist Teamlead SharePoint Services bei der Data One GmbH und zertifizierter SharePoint-Experte und teilt seine Projekterfahrung auf Vorträgen und in seinem Blog www.letssharepoint.com sowie dem Teamblog http://sharepoint.dataone.de. Die Data One GmbH gehört zu den führenden Beratungs- und Entwick-lungshäusern rund um Microsoft SharePoint. Der Microsoft Gold Partner ist als Early Adopter seit zehn Jahren aktiv und hat in mehr als 280 SharePoint-Projekten sein Potenzial unter Beweis gestellt.

www.dataone.de

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Vorlagen für Webinhalte und durch die Anpassung der Style-VorlagenderPlattformumgesetzt.

DarüberhinaussollendieBesucherderPlattformnichtnurdasCorporate Design eines Unternehmens durchgängig auf derPlattformwiederfinden,sondernauchdieInhalteingleichblei-benderunddurchdachterFormerhalten.DerenAktualitätwirddabeidurcheinenLebenszyklusmitWiedervorlagedatumundZeitplänenzumAblaufderGültigkeitverbessert,sodasskeineveraltetenInhaltedurchdasWCM-SystemzurVerfügunggestelltwerden–eineÜberwachungderInhaltefürdieAutorenerfolgtdabeiautomatisch.

Die Qualität der Inhalte meint die tatsächlich transportierteInformationundbeziehtsichnichtwiedieFormaufdengestal-terischen Aufbau. Hier kann ein WCM-System einen Autor mitTechniken wie benutzerdefinierten Wörterbüchern und einerkomfortablen Vergleichsmöglichkeit zwischen einzelnen Versi-onenzwarunterstützen.DaaberzweiPaarAugenmehrsehen,wird die Qualität der Inhalte von einem WCM-System zusätz-lich über einen Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozesssichergestellt.

SharePoint-FunktionalitätunterstütztAnforderungen

SharePoint unterstützt die drei genannten Anforderungen anein als Redaktionssystem eingesetztes WCM-System optimal.WelcheFunktionalitätendafüreingesetztwerdenkönnen,wirdnachfolgenderläutert.

Bild1:AnforderungenanInhalteinRedaktionssystemen

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Thema

DieForm

Die Form von Inhalten wird in SharePoint durch die Möglich-keitenbeiderÜbernahmevonCorporateDesign-RichtlinienimvollständigenBrandingderWebseiteneingehalten.Dabeiwer-dendieRichtliniendurchAnpassungendersogenanntenMas-terpageimplementiertundsodievorgeschriebeneOptikbereit-gestellt.DieVorlagenzumErstellenvonWebinhaltenwerdenalsPageLayoutsbezeichnet.VeröffentlichungsinfrastrukturistdasFeaturevonSharePoint,dasfürdieBereitstellungderWebinhal-teundVorlagenaktiviertwerdenmuss.

NebenderPositionvonTextenundBildernkannauchdieArtundAnzahlderMetadateneinerWebseitezurVerschlagwortungdesInhaltsebensowiediePositionvonWebpartsvorgegebenwer-den.WebpartssindBausteineinSharePoint,dieaufeinerSeiteplatziertwerdenkönnenundzumBeispieldenAnsprechpartnerderWebseiteanzeigen.ZusätzlichzurPositionkönnenauchdieFormatvorlagenzurTextbearbeitungangepasstwerden.Share-PointverbessertdieFormderInhaltealsoebensodurchdieVor-gabe von Designvorlagen zur Textbearbeitung als auch durchfestePositionenfürTexte,BilderundWebparts.DenBesuchernvon Intranetoder InternetsolltesichdadurcheineinheitlichesBildderInhaltebieten.DieInformationsgewinnunganhandderbereitgestellten Inhalte lässt sich durch eine gleichbleibendeunddurchdachteFormoptimieren.

DieAktualität

ZumÜberwachenderAktualitätvonInhaltenbietetSharePointdiesogenanntenInformationsverwaltungsrichtlinien.MitihnenkönnenRichtlinienfürdieAufbewahrungvon Inhalten jenachSpeicherort oder Inhaltstyp definiert werden. Bei der Definiti-oneinerRichtliniewähltmanzuersteineZeitspanne inTagen,

MonatenoderJahren,nachdereineAktionausgeführtwerdensoll.AlsAktionkannmandenInhaltautomatischaneinenande-renSpeicherort,z.B.einArchiv,senden,dieVeröffentlichungdesInhaltszurückziehenoderdenInhaltindenPapierkorbverschie-ben. Ein komplexerer Wiedervorlageprozess zur Prüfung desInhaltslässtsichdurchdasStarteneinesWorkflowserreichen.

Es ist also beispielsweise möglich, für alle Inhalte im Bereich„Unternehmensneuigkeiten“ nach einer Frist von sechs Mona-teneineAktioneinzuleiten.EbensokannmandieseFristfüralleInhalte vom gleichen Typ, z.B. für eine einfache „Inhaltsseite“,festlegen.

DieQualität

DurchVeröffentlichungs-undGenehmigungsprozessefürInhal-tesolldieQualitätderInhaltesichergestelltwerden.SharePointbringt solche Prozesse von Haus aus mit. Ist die VersionierungvonInhaltenaktiviert,kanneinAutoreinenInhaltstetigweiter-bearbeitenunddenerreichtenZwischenstandalsNebenversionspeichern.ErstwennerdieBearbeitunganeinemInhaltabge-schlossenhat,veröffentlichtderAutordiesen InhaltalsHaupt-version.DieLesersehendabeiimmernurdiezuletztveröffent-lichteHauptversionundnichtdieÄnderungenandenInhalten,währendderRedakteurdiesenochbearbeitet.

BevordieHauptversioneinesInhaltesgültigist,musseinBenut-zermitentsprechenderBerechtigungdenArtikelgenehmigen.HatdiesernichtdiegewünschteQualität,wirderfolglichnichtfreigegeben und muss vom Autor erneut überarbeitet wer-den. Der hier dargestellte Prozess lässt sich auch durch einenbenutzerdefinierten Workflow abbilden, der eine komplexereGenehmigung ermöglicht und durch Erstellung von AufgabendieTransparenzerhöht.

Bild2:VorlagenfürWebinhalte Bild3:FormatvorlagenzurTextbearbeitung

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NeuerungeninSharePoint2013

MicrosofthatdasLizenzierungsmodell fürSharePoint2013ge-ändert, so dass der Einsatz als WCM-Plattform für Internetauf-trittemitwesentlichwenigerKostenverbundenist.Einigewei-tereNeuerungenderPlattformsind:

n SuchmaschinenoptimierungfürSeiten(SEO)n Sogenannte Device Channels erlauben die Bereitstellung

mehrerer,fürverschiedeneEndgeräteoptimierterBrandingsn Die Managed Navigation erlaubt einen automatischen Auf-

bauderNavigationanhandderVerschlagwortungderInhalten MitdemDesignManagersindnunauchDesignerundDesign

Agenturen ohne spezialisierte SharePoint Erfahrung in derLage, das Branding und die Templates in Microsoft Share-Pointanzupassen.

n SearchQureyWebpartserlaubendasautomatischePublizie-renvonInhaltenanhanddesSuchindexes.

Damit unterstützt SharePoint 2013 die Anforderungen an einWCM-System durch zahlreiche Neuerungen, insbesondere fürdenEinsatzeinerInternetplattformmitanonymemZugriff.

Fazit

Durch die Kombination verschiedener Funktionen von Share-Point–namentlichdieVeröffentlichungsinfrastruktur,dieInfor-mationsverwaltungsrichtlinien und die Workflows – ist Share-Point ein ideales WCM-System und kann die Anforderungenan Inhaltemehralserfüllen. InsbesonderedieMöglichkeit,be-nutzerdefinierteWorkflowsfürWiedervorlagenoderGenehmi-gungsprozesseeinzusetzen,machtdiePlattformfürdasEinsatz-szenarioalsRedaktionssystemsehr individuellundunterstützt

optimal bei den täglichen Routineaufgaben. Die NeuerungenderVersion2013machendiePlattformnichtnurbereitfürdenEinsatz im Internet, sondern verstärken insbesondere auch dieInhaltsbereitstellungdurchdenEinsatzvonSearchQueryWeb-parts. n

Bild4:Aufbewahrungsrichtlinien

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-PlattformFachforumsbühne5.1

Mittwoch,25.09.2013

16.00 Andreas Knauer, DataOneGmbH SharePoint 2013 als Redaktionssystem

liveHalle 5 Stand 5E31

Page 20: Potenziale von SharePoint 2013

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Thema

MITO–Standard-Methoden-ToolaufSharePoint-Basis

Prozesssteuerungund-optimierung,Qualitätsmanagement,(Geschäfts-)Prozessanalyse,Audits,Risiko-undZielanalysen

MITOistsowohleintheoretischesModellalsaucheinflexiblesundpraxistauglichesMethoden-ToolmitelementarenManagement-,QM- und KVP-Methoden, das mit eigenen oder vorgefertigtenReferenz-ChecklistenundPortfoliomatrizenangewendetwerdenkann.MitdemMITO-ToolkönnensehreinfachRisiko-undZiel-analysen, komplexe Prozessanalysen und AuditbewertungendurchgeführtsowieMaßnahmenabgeleitetundevaluiertwer-den.

TheoretischesModell

MITOstehtfürManagement,Input,TransformationundOutput.Hartmut F. Binner, Professor an der Hochschule Hannover undBegründerdesModells,istExpertefürdieThemenProzess-undQualitätsmanagement und befasst sich in zahlreichen Projek-teninsbesonderemitderProzessgestaltungund-optimierung.ProzessesetzensichlautderQualitätsnormdefinitionauseinemBündelvonAktivitätenzusammen,dieeinenWertfürdenKun-den erzeugen. Diese Werterzeugung setzt sich wiederum auseinemInput,dereigentlichenTransformationundeinemOutputzusammen. Nimmt man die Anfangsbuchstaben dieses Ablau-fes,erhältmandieAbkürzung„ITO“.

MITOergänztnundiesenAblaufumeineManagementkompo-nenteundüberführtdurchdieseErgänzungdenlinearenProzessineinenKreislauf(sieheBild1).DerInputwirdvomManagementbestimmtundderOutputwirdebenfallsvomManagementge-prüftundfüreinenweiterenInputverwendet.EinKreislaufge-mäßPDCA(Plan,Do,Check,Act) istdamit initiiertundermög-licht den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). MITOkannsowohlalsstrategischesInstrumentvomManagementals

Gersom Sommerfeld, Consultant, arvato Systems GmbH, Mathias Lopass, Senior Consultant, arvato Systems GmbH. arvato Systems bietet als Systemintegrator neben der Implementierung von Standard-software maßgeschneiderte, bran-chenspezifische und individuell entwickelte Lösungen. Im Verbund der zum Bertelsmann Konzern gehörenden arvato, einem der füh-renden europäischen BPO-Anbieter, sind 2.500 Mitarbeiter an weltweit 25 Standorten tätig.

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Page 21: Potenziale von SharePoint 2013

auchalsoperativesWerkzeug ineinzelnenProzessenundTeil-prozesseneingesetztwerden.

MITOundSharePoint

Verschiedenste Funktionalitäten des SharePoint und MITOsind miteinander gekoppelt und bieten so eine umfassendeIntegration in bestehende Geschäftsabläufe, Projekte und Ar-beitsumgebungen. Durch die enge Verzahnung der Microsoft-TechnologienstelltMITO-SharePointeineeinfacheNutzungderOffice-WeltwiebeispielsweiseWord,ExcelundProjectbereit.

DieEinbettungvonMITOindasSharePoint-Systemsetztgezieltauf die Möglichkeiten von SharePoint und bleibt dabei naheam Standard der Technologie. Berechtigungen können so ein-fachgesetzt,DokumenteverlinktundProjektkalenderangelegtwerden.LeichtlässtsicheinganzesProjektteammitallenTeam-datenerstellen,dasanschließenddenZugriffaufdieMITO-Ana-lysen erhält. Das Einladen weiterer Teammitglieder erfolgt mitSharePoint-StandardsunddasneueMitgliederhältautomatischeineE-Mail.

Entscheidende Weiterentwicklungen und sichtbarer Mehrwertgegenüber klassischen, monolithischen Programmen ist dieMöglichkeit von SharePoint, die Zusammenarbeit, Kollabora-tion und Interaktion ganzer Teams, Abteilungen und externerKunden und Mitarbeiter nicht nur zu fördern, sondern direktbereitzustellen. Das Verschicken von Dateien, AuswertungenoderGrafikenperE-Mail,umÄnderungenmitzuteilen,sichab-zustimmenundsichüberNeuerungenauszutauschen,entfällt.DieMITO-SharePoint-LösunggibtdieFlexibilitäteinfachund

Bild1:MITO-Haus

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Page 22: Potenziale von SharePoint 2013

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Thema

unkompliziert Analysen im Web zu teilen und gemeinsam einErgebnis zu erarbeiten. Umfragen können per Klick gestartetwerden, ohne anschließend die Rückmeldungen konsolidierenoderanpassenzumüssen.DasFeedbackstehtonlinesofortzurVerfügungundkannadhocAnalysenmitEchtdatendurchfüh-ren.

PraxistauglichesTool

Nach einer Authentifizierung auf dem SharePoint können imerstenSchrittProjekteangelegtundMITO-Analysenzugeordnetwerden.

Das MITO-Vorgehen orientiert sich dabei immer an folgendenSchritten (siehe Bild 2): 1. Analyse, 2. Diagnose, 3. Umsetzung,4.Evaluierung.

GenerikvonMITODasMITO-Methoden-Toolistgenerischaufgebautundlässtsichfür viele verschiedene Frage- und Problemstellungen anwen-den, beispielsweise in der Logistik oder im Qualitätsmanage-ment.InMITOwirdeineChecklistemitallenwichtigenFaktorenerstellt.SinddieKriterieneinmaldefiniert,könnenbeliebigvieleObjekteandiesenKriteriengemessenundverglichenwerden.Ist das bestmögliche Objekt (z.B. ein Lieferant für die Logistik)gefunden,kanndiesesineinemzweitenSchrittgenaueranaly-siertwerden.AbweichungenzurAnforderungkönnenbespro-chenundMaßnahmenzurOptimierunggetroffenwerden.

Schritt1„Analyse“IneinersolchenOptimierungsanalyseistzunächstzuklären,wel-cheKriteriendieAnalysebeeinflussen.DieChecklistenkönnenleichtergänztoderangepasstwerden.AlldieseKriterienkönnennunsowohlvonEinzelpersonen,einemTeam(beispielsweiseineinem Workshop) oder auch von Personen von unterschied-lichsten Standorten gleichzeitig auf der Plattform bewertetwerden.HierbietetsichSharePointalszentralePlattforman,dieneben der Zusammenarbeit auch die Möglichkeit bietet, überverschiedene Recht-und Rollenkonzepte sowie das integrierteDokumentenmanagementeineganzheitlicheBetrachtungundBearbeitung von Aufgabenstellungen zu ermöglichen. Für dieBewertungwirdeinPunktesystemeingesetzt,dasbeliebigkon-figuriertwerdenkann.

Schritt2„Diagnose“DieAuswertungderBewertungerfolgtgrafisch.ZurVerfügungstehen verschiedene Portfolio-, Pareto- und Netzdiagramme.EinbesonderesMerkmalliegtdabeiinderZweidimensionalitätvonMITO.Kriterienwerdennichtmehrnureindimensional(z.B.:„Nutzen“)bewertet, sondernzweidimensional (z.B.: „AufwandundNutzen“).DadurchergibtsicheingenaueresHandlungsbild,welches sich in der Kombination verschiedener DimensioneneinermehrdimensionalenBewertungausweitenlässt.Fragestel-lungen, wie sich „Aufwand/Nutzen“ zur „Effektivität/Effizienz“verhält,ermöglichendetaillierte InformationenunddasErken-nenvonAbhängigkeiten.DieDimensionenfürdieMehrdimen-sionalitätwerdendirektimMenüausgewähltodernachWunschauchselbstdefiniert.SokönnendiegleichenKriterien,beispiels-weisesowohlnachWichtigkeit/DringlichkeitalsauchnachAuf-wand/NutzenodernachSoll/Ist,ausgewertetwerden.

Bild2:MITO-Vorgehensweise Bild3:Navigationspfade–linksdieMethoden;obendieAuswertungen

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Dem Anwender werden zwei Navigationspfade angeboten(sieheBild3).WährendaufderlinkenSeiteeineVielzahlvonbe-währtenundmiteinandervernetztenMethodenzurVerfügungsteht, befinden sich oben die gesamten Auswertungsmöglich-keitenderjeweiligenMethoden.AlsBeispiel:Linksbefindetsichdie Methode „Nutzwertanalyse“. Die Ergebnisse der Nutzwert-analysekönnennunnachObjekten,Personen,Kriterien,Kriteri-engruppenausgewertetwerden.

Sokannbestimmtwerden,welchesObjektdieAnforderunginder Gesamtheit, in kleineren und größeren Bereichen und ineinzelnenKriterienambestenerfüllt.Ebensolässtsichauswer-ten, welche Kriterien in der Gesamtheit und im Einzelnen vonallenbeobachtetenObjekteninwelchemMaßeerfülltwerden.DarauslassensichBenchmark-Werteableiten,umeineEinschät-zungfürdenMarktzugewinnen(sieheBild4).

Schritt3„Umsetzung“Die in der Diagnose automatisch als kritisch erkannten Kriteri-enwerdennunStep-by-Stepabgearbeitet.DasToolleiteteinendabei durch die verschiedenen Schritte. Zunächst werden fürdiekritischenKriterienZiele, fürdieZieleMaßnahmenundfürdie Maßnahmen Verantwortlichkeiten und Termine definiert.Um die Übersichtlichkeit dabei zu gewährleisten, bietet MITOauchhiergrafischeDarstellungenan,etwaeinenRelationsbaum(sieheBild5).DerAnwendererhältalsErgebnisterminierteundzugeordneteArbeitspaketefüreinenProjektplan.

Bild4:VergleichverschiedenerLieferanten

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Wir sicherndie ZukunftIhres Wissens

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DOK 50x250_DOK-73x286-2009c2.qxd 27.12.12 11:02 Seite 1

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Bild5:Relationsbaum Bild6:NetzdiagrammzurPDCA-Evaluierung

dieVersorgungswirtschaftoderdieGesundheitsbranche.Vorge-fertigteChecklistenwiedieDINENISO9001(Qualitätsmanage-ment)oderdieDINENISO50001(Energieeffizienzmanagement)sindinMITObuchbar.SokanndirektmitderUmsetzungbegon-nenwerden,diezurUnterstützungeinerZertifizierunggenutztwerdenkann.NatürlichkönnenaucheigeneChecklisteneinfachmitMITOerstellenwerden.DieselbeVorgehensweiselässtsichauf andere Themen mit der gleichen standardisierten Vorge-hensweiseschnellundleichtübertragen.

Fazit

MITObietetdemAnwendereinstandardisiertes,ganzheitliches,einfach anwendbares Methoden-Tool zur Analyse, Diagnose,Umsetzung und Evaluierung von selbst oder fremddefiniertenKriterien an. MITO-SharePoint kann von mehreren Personengleichzeitig an den verschiedensten Standorten bedient wer-den.IneinervordefiniertenVorgehensweisewerdendieCheck-listenmethodischabgearbeitetundkönnenfürweiterePräsen-tationengenutztwerden.DurchdenEinsatzvonSharePointwirddabeiaufeineausgereifteStandardtechnologiegesetzt,welchemarktführenddieZusammenarbeitfördertundauflangeSichtStabilitätverspricht. n

Schritt4„Evaluierung“BeiderEvaluierungwirdüberprüft,wieeffektivundeffizientdieMaßnahmengeplant,ausgeführt,überprüftundoptimiertwur-den.WennalsBeispieldefiniertwurde,dassHerrMüllerbiszum30.06.2013 mit einem Lieferanten eine Produktverbesserungbesprechen soll, kann diese Arbeit evaluiert werden und beiAbweichungen vom Soll sofort nachjustiert werden. GeradedieserSchrittderEvaluierungwirdhäufigaußerAchtgelassen,ermöglicht er jedoch, entweder beim nächsten Mal es gleichrichtig zu machen oder schnell bei kritischen Situationen ein-zugreifen. Die Analyse wird auf dem SharePoint zu Dokumen-tationszwecken gespeichert, so dass jederzeit Entscheidungennachvollzogenwerdenkönnen(sieheBild6).

Nach der Evaluierung kann ein neuer MITO-Zyklus begonnenwerden, um so den kontinuierlichen Verbesserungsprozess(KVP)zuunterstützen.

Am Ende der Vorgehensweise kann ein umfassender Berichtautomatisierterzeugtwerden.Dieserstelltaufbereitetdieaus-wählbarenInhalteeinschließlichallererfasstenDatenundGrafi-kenbereit.WahlweisealsPDF-oderRTF-Dokument,ermöglichterdieanschließendeWeiterarbeitoderAnpassung.Ganzgleich,obvomPC,TabletoderSmartphone.

VorgefertigteInhalte

MITObeinhaltetbereitsvieleBranchen-undThemenlösungen,darunterChecklistenfürdieBewertungvonProzessen,z.B.für

Thema

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CloudComputing

Gehtauchsicher:VideomanagementausderCloud

VideoAssetManagement-System,Authentifizierung,Datenschutzrichtlinien

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Moderne Unternehmen präsentieren sich heute online mitVideos,seiesimRecruiting-Bereich,aufProduktseitenoderauchimIntranetmitSchulungsvideos;nachKongressenwerdenMes-sevideoshochgeladenoderVideo-InterviewsfürJournalistenundUserzurVerfügunggestellt.AufgrundderhohenDatenmengebeiVideosbietetsichhiereinecloudbasierteLösungan.Dochwel-cheHerausforderungenundChancenbietetdieDatenwolke?

HierbeigibteseinigeFaktorenzubeachten,unteranderemdieSicherheitvonUnternehmensdaten.DennwerseineUnterneh-mensdatenindieCloudauslagernmöchte,weißumdieRisiken:Sowirdstetsdavorgewarnt,dieDatenmüssten„sicher“lagernund den deutschen Datenschutzrichtlinien entsprechen. DiesbetrifftnatürlichauchVideos–unddieauftauchendenFragenlauten in der Regel ganz konkret: Welche Datenschutzverord-nungen liegen der Cloud zugrunde? In welchen Rechenzen-tren stehen die Server und was hat dies für Auswirkungen fürFirmen? Wie werden Unternehmensvideos sicher gespeichertundgestreamt?UndwassinddieNachteiledergängigenVideo-plattformen, die für User Generated Content genutzt werden?WiekönnenUnternehmensensibleVideoinhaltevorWeitergabeund Download schützen? Oder welche Möglichkeiten gibt es,umVideosnurauthentifiziertenPersonenzukommenzulassenundvorfremdenZugriffenzuschützen?

VielfältigeSicherheitsoptionensteuernZugriff

UnternehmenundWebsite-BetreibernstehenfolgendeSicher-heitsoptionenimUmgangmitVideoszurWahl:

DeutscheCloud-ServerWerseineDatenundVideocontentinCloudsaußerhalbder

Dr. rainer Zugehör, Geschäfts-führer und Gründer der MovingIMAGe24 GmbH. Die Moving-IMAGE24 GmbH ist Spezialist für Onlinevideo- und Video Cloud-Lösungen. Das Unternehmen stellt mit dem VideoManager eine cloud-basierte Lösung für die professionelle Verwaltung, Bearbeitung und Veröf-fentlichung von Videos in Webseiten bereit.

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CloudComputing

EUlagert,musssichdarüberimKlarensein,dassdortdasDeut-sche Bundesdatenschutzgesetz nicht greift, welches hierzu-landeklardieRechteinBezugaufPersonendatenundContentdefiniert und schützt. Hegen Sie diesbezüglich Bedenken, sohostenSieIhreDatenbeieinemdeutschenAnbieteroderfragenexplizitnach,inwelcherCloudundwelchenRechenzentrensichdieDatengenaubefinden.WerdenzumHostenRechenzentreninDeutschlandverwendet,unterliegendiesenatürlichauchderdeutschenGesetzgebung.BehaltenSiedamitdievolleKontrolleüberIhreVideosundVideodaten!

SSL-VerschlüsselungSSL (Secure Sockets Layer) ist ein hybrides Verschlüsselungs-protokollzursicherenDatenübertragungimInternetundsollteStandardjederÜbertragungsein.Hybridbedeutet,dasseinzu-fälligersymmetrischerSchlüsselerstelltwird,der„Session-Key“genanntwird.MitdiesemSession-Keywerdendiezuschützen-den Daten symmetrisch verschlüsselt. Anschließend wird derSession-Key asymmetrisch mit dem öffentlichen Schlüssel desEmpfängers verschlüsselt. Geben Sie also Ihren Partnern oderDienstleistern diesen „Schlüssel“ zum Ansehen des Videos,können ausschließlich diese die Filme ansehen. VerschlüsseltwerdenkönnensowohldieÜbertragungbeimZugriffaufeineMediathek als auch die Übertragung/Einbindung des Videosselbst.DiesesVerfahrenwirdbeispielsweiseauchbeimOnline-BankingoderOnline-Shoppingverwendet.

SecureStreamingSiemöchtendasMitlesenderVideoübertragungunterallenUm-ständen verhindern? Dann eignet sich Secure Streaming, eineMethode zur verschlüsselten Übertragung von Videos. Dieseregelt im Gegensatz zur oben genannten SSL-VerschlüsselungdenZugangzumVideoansich.Hierbeikannnurderoffizielle,vomAnbieterzurVerfügunggestellteClientverwendetwerden,um den Stream abzurufen; der Verbindungsaufbau zu inoffizi-ellenClientswirdverweigert.Weiterhinistesmöglich,aufdemFlashMediaServereineListezuhinterlegen,vonwelchenHostsaus die Streams abgerufen werden können. Dies dient dazuzu verhindern, dass der komplette Original-Player in fremdenSeiteneingebettetwird.

Geo-ProtectionBewegtbildbeiträge sollen vorerst nur in einer bestimmtenRegion zu Verfügung stehen und in anderen geografischen

Gebietennochnichtabrufbarsein?KeinProblemmitGeo-Pro-tection,verhindertdieserSchutzdochdasStreamenvonVideo-daten in bestimmten Gebieten. Einige Firmen wenden dieseOption zum Beispiel an, wenn diese über exklusive FilmrechtefürbestimmteLänderregionenverfügenoderClipsmitjeweili-genkulturellenEigenheiteninspezifischenRegionenstreamenmöchten.UmdiesenSchutzeinzurichten,bedarfeseinerprofes-sionellenVideomanagement-Lösung,diesolcheInformationenspeichertunddasVideomaterialentsprechendausliefert.

IP-Range-SchutzManche Videodaten sollen nur Personen aus dem Unterneh-mensnetzwerk zugänglich sein, beispielsweise neue Produkt-clipsoderinterneSchulungsvideos.Dochwielösen?HierbietetsichdersogenannteIP-Range-Schutzan.DiesererlaubtdenZu-griff auf das gesamte Video-Content-Delivery-Network nur fürzulässigeIP-Adressen.Wirddiesehinterlegt,wirdgleichzeitigdieVideo-URL,alsoderDeepLink,vorAbrufengeschützt.

Referrer-SchutzMitdemReferrer-SchutzbestimmenSie,aufwelchenDomainsVideos eingebunden werden dürfen. Möchten Unternehmenbeispielsweise verhindern, dass Videos mit dem Player-Skin indenUnternehmensfarbenetc.auffirmenfremdenSeiteneinge-bettetwerden,istdieseineguteMöglichkeit,dieszuunterbin-den.

TokenschutzWer sicherstellen möchte, dass nur angemeldete User ZugriffaufbestimmteVideoserhaltenunddieFilmeDrittennichtzu-gänglichgemachtwerdenkönnen–z.B.durchdasKopierenundVersendenderVideo-URL–,bietetsichderTokenschutzan.MitdiesemAuthentifizierungsmechanismuserhaltennurzugelasse-neAnwenderZugriffaufdieVideoplattform.DieseMöglichkeitlässtsichebenso fürmobileGeräteanwenden.DochAchtung:Hier besteht weiterhin das Risiko, dass findige User aus demQuellcode die Video-URL auslesen. Soll daher dieser Schutzausgedehntwerden,empfiehltsichdererweiterteTokenschutz:DieserverhindertnichtnurFremdzugriffaufdenPlayer,sondernauchaufdasVideoselbst.DasVideoistsomitauchgegenAuf-rufeüberDeeplinks,alsodirekteLinkszumVideo,geschützt.

Der Tokenschutz lässt sich ebenso bei öffentlich zugänglichenVideoportalenanwenden:BetreiberderSeitekönnenindiesem

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FallPasswörtervergeben,diedenausschließlichenZugangzumPortaleröffnen.DieZugängeundAnmeldungenerfolgendanndirektüberdieWebseite.

VideoverbreitungEbenso sollten sich Unternehmen genau überlegen, auf wel-chen öffentlichen Videoportalen sie ihren Bewegtbild-Contentverbreitenmöchten.AufYoutube,Clipster,VimeoundanderenVideoplattformen kann ein Video schnell von Millionen Usernaufgerufen werden, allein beim größten Betreiber YoutubewerdenlauteigenenAngabenproMinute60StundenMaterialgeuploaded.BeachtenSieaber,dassnebenIhremClipauchdieIhrerMitbewerberangezeigtwerdenund–das istvielennichtbewusst–SiedieVideorechteandiePlattformundalleYoutube-Userabtreten!Youtube,eigentlicheinePlattformfürUserGene-ratedContent,magunterUmständenalseinevonmehrerenVer-breitungsmaßnahmen funktionieren – die Plattform ist jedochnicht zum Streamen und Managen des Videobestands für denunternehmensbezogenenAlltagausgelegtundkannkeinpro-fessionellesVideoAssetManagement-SystemmithohenSicher-heitsanforderungenersetzen.

Fazit

Das Bewusstsein für eine effektive Technologie zum ManagenundsicherenVerwaltenvonVideoswächst.TatsächlichgibtesvieleszubeachtenbeimsicherenEinsatzvonVideos–unddiedargestelltenTippsstellennureineAuswahlanMaßnahmendar.DochzeigensiediegrundsätzlichenOptionenfürUnternehmenauf,um ihrenVideobestandzuschützen.Aucheinvertrauens-voller Streaming-Anbieter wie beispielsweise Akamai sollte inSicherheitsüberlegungen einbezogen werden. Denn eine vor-herige Analyse und konkrete Zielsetzung ersparen manchemUnternehmen hinterher die (kostspieligen) Korrekturen undNacharbeiten.AuchkönnenUnternehmenaufToolswieVideo-Management-Systeme nicht mehr verzichten. Denn diese hel-fen,denÜberblicküberdengesamtenVideo-Contentzubewah-ren,diesensicherzu lagernundvorungewünschtenZugriffenzuschützen. n

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CloudComputing

Dokumente„ausderFerne“

DezentraleDigitalisierung,SharePoint,GoogleDocs,Evernote

www.canon.de

Nicht nur Arbeitnehmer arbeiten in zunehmendem Maß mo-bil,auchUnternehmenwerdenmehrundmehr„ausderFerne“betrieben und operieren von mehreren landesweit oder sogarweltweitverteiltenStandortenaus[1]. ImZugedieserEntwick-lung nutzen viele Unternehmen nicht das volle Potenzial derverfügbaren Technologien, um für Mitarbeiter zu sorgen, dievor allem unterwegs produktiv sind. Denn die Verarbeitungvon Informationen aus Dokumenten, die außerhalb der Zent-rale erstellt wurden, erfolgt häufig zu langsam. Die Folge sindIneffizienzenimgesamtenUnternehmenmitAuswirkungenaufProfitabilität,FehlerfreiheitundSicherheit.PapierbasierteInfor-mationensolltendaherdirektdigitalisiertwerden,umsiedirektamOrtihrerErfassungininterneWorkflowszuintegrieren.

BeidenProzessenzurDokumentenerfassungkönnendieUnter-nehmendieCloud-Technologienichtignorieren[2]–dennübereine cloudbasierte Infrastruktur werden Mitarbeiter, die nichtinderHauptverwaltungangesiedelt sind, indieLageversetzt,DokumentedirektandieZentraleoderancloudbasierteAnwen-dungen(wiez.B.SharePointoderGoogleDocsundEvernote)zuscannen.SokönnensieInformationenproduktivererfassenundweiterleiten–unabhängigvonihremStandort.

DirekteIntegrationininterneWorkflows

Zielist,dieDokumentenerfassungnäherandiejenigenheranzu-bringen,dieanderErstellungderDatenbeteiligtsind.AufdieseWeisekönnenInformationendirektamOrtderDienstleistungs-erbringungoderderDatenerstellungerfasstwerden.DasbefreitUnternehmenvonarbeitsintensiventäglichenAufgabenwieder

Martin Falk, Product Manager DIMS bei canon Deutschland. Canon ist ein weltweit führender Anbieter von digitalen Imaging-Lösungen für den Consumer- und den Business-Bereich. Seit 1973 ist Canon mit der eigenständigen Tochtergesellschaft in Deutschland präsent, seit 1995 mit Hauptsitz in Krefeld. Im Jahr 2013 wurde die Océ Deutschland GmbH auf die Canon Deutschland GmbH verschmolzen. Das Unternehmen beschäftigt rund 2.200 Mitarbeiter.

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Verwaltung von Papierakten innerhalb zentralisierter ProzesseundbieteteineeffizienteMöglichkeitderPrüfung,VerarbeitungundgemeinsamenNutzungvonInformationenmitallen,dieso-fortigen Zugriff benötigen – das digitale Verteilen, ArchivierenundAbrufenvonDateninbegriffen.AuchausSichtderKundenist das Vorgehen mit Vorteilen verbunden: Die Genehmigung,Korrektur oder Ergänzung von Antragsdokumenten könnenbeispielsweiseunmittelbarinGegenwartdesKundenerfolgen.Unnötige Verzögerungen und Ungenauigkeiten werden damitvermieden.

BesonderswichtigisteindezentralisierterErfassungsprozessfürpapierintensive Branchen wie das Rechts-, Gesundheits- oderFinanzwesen.Mitarbeiter,dieDatenerheben,müssendiephy-sischenDokumenteinderRegelaneinezentraleSammelstelleübermitteln,wosieindigitaleDatenkonvertiertwerden,damitdieseweltweitgemeinsamgenutztundarchiviertwerdenkön-nen.DieDigitalisierungderDokumentewirddabeiinderZen-tralevorgenommen–vonMitarbeitern,dieindenProzessüber-hauptnichteingebundensind.

DieseFormderOrganisation isteineSchwachstelle inderPro-zesskette.NurzuoftwerdenphysischeDokumentemitsensib-len Informationen wie Rechnungen, Verträgen und Anträgenintern zur Digitalisierung weitergeleitet und dies führt nichtselten zu einem unnötigen Hin und Her an Korrekturen – einGefährdungspotenzialfürdieSicherheitdersensiblenInforma-tionen.DennmitderZahlderHände,durchdieeinDokumentbiszuseinerendgültigenDigitalisierunggeht,steigtdieChance,dassPersonenEinsichtinsensibleDatennehmen,diedazunichtberechtigtsind.AußerdemistderUmgangmitpapierbasiertenInformationenimmermitdemRisikoverbunden,dasssieverlo-ren gehen oder gestohlen werden. Optimierte und dezentrali-sierteProzessestellensicher,dassnurdiejenigen jederzeitZu-griffaufeinDokumenthaben,dieihnständigbenötigen.

Fazit

Werpapiergebundene Informationenerfasstund ingeschäfts-kritische Prozesse integriert, muss die zunehmende FlexibilitätderMitarbeiterberücksichtigen.Ebenfallsgiltes,diesieunter-stützenden Technologien und den Wunsch der Kunden nachbesseremServicezubeachtenunddemzufolgedieMöglichkei-tenzunutzen,diedasScannenundErfassenvonInformationenzumfrühestmöglichenZeitpunktimGeschäftsprozesseröffnen.Ganzgleich,obeinUnternehmenseineentferntenZweigstellen,

seineMitarbeiterimHome-OfficeoderdenzunehmendenEin-satzderTelearbeitunterstützenmöchte–derBedarfnacheinerortsunabhängigenDokumentenerfassungwächstgenausowieihrgeschäftlicherNutzen. n

Hinweise[1]IDCzufolgesolldieZahldermobilenArbeitnehmerbis2015in

Europa,demNahenOstenundAfrika(EMEA)244,6Millionenerreichen.Quelle:IDC,2012,WeltweiteZahldermobilenArbeit-nehmer2011-2015Prognose(Doc#232073)

[2] Bis2016sollendieUnternehmensausgabenfürCloudCompu-tingum158MilliardenEurosteigen.Quelle:Gartner,WeltweiteIT-Ausgaben(Juli2012)

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SocialBusiness

Laut der ersten Monitoring-Anwenderstudie des unabhängigenNürnberger Social Media Forschungs- und BeratungsinstitutsForschungsweb[1]nutzennochzuwenigedeutschemittelstän-dische Unternehmen systematisch ein Monitoring von SocialMedia-Kommunikation. Bisher überwiegt der Einsatz in denMarketing-Abteilungen, während der Kundenservice und dasProduktmanagementnurzueinemgeringenTeilbeiden110be-fragtenUnternehmeneinbezogensind.HierbestehtdeutlicherNachholbedarf. Gerade für die optimale Kundenbetreuung isteine kontrollierte und moderierte Kommunikation über SocialMedia-Kanäle sinnvoll. Umso wichtiger ist es, diese gesteuertundnachvollziehbarfüralleamCustomerRelationshipManage-mentBeteiligtenzugestalten.

CRMaufdiesozialenNetzeausweiten

Die Mehrzahl der befragten inländischen Unternehmen nenntals wichtigste Eigenschaften von Monitoring-Instrumenten dieBedieneroberfläche und die Analyse- und Reportfunktion. Da-gegenmessensiederVerknüpfungderSocialMedia-Datenmitdem eigenen CRM-System eine nachrangige Bedeutung zu.Gerade hier entscheidet sich jedoch, wie gut eine Kundenbe-ziehung tatsächlich betreut wird. Denn neben den durch CRMerfassten Kommunikationswegen nutzen Kunden zunehmendauch die Kontaktangaben auf den Firmenwebsites und SocialMedia-Kanäle wie Twitter, Facebook oder TumbLr zum Dialogmit Unternehmen. Dies läuft unabhängig vom regulären Kun-denmanagement und ist nicht organisiert oder dokumentiert.

GutesKundenmanagement=SocialMediaManagement

SocialCRM,DMS-undCRM-Systeme,Online-Kommunikationskette,moderierteKommunikation

www.agnitas.de

elisabeth Fickler ist Projektma-nagerin Social Media der Agnitas AG, einem technischen Dienstleis-ter und Software-Entwickler für E-Mail-Marketing und Marketing Automation. Die AGNITAS AG wurde 1999 von Martin Aschoff gegründet. Mittlerweile hat das Un-ternehmen 30 Mitarbeiter, die sich neben dem technischen Know-how vor allem durch die Kompetenz langjähriger Erfahrung und aktuel-ler Innovationen auszeichnen.

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Für denKunden ist dabei manchmal nichtersichtlich, dass derBetreuer einen bestimmten Kommunikationsvorgang nichtkennt:HatderKundebeispielsweiseaufFacebookbereitseineproduktspezifische Kommunikation geführt oder eine Fragezum Produkt gestellt, sollte der Betreuer darüber Bescheidwissen.Andernfalls kann erdenKunden imdirektenGesprächdurchseineUnkenntniseventuellirritierenoderverärgern.Esistalsosinnvoll,diesemoderiertundqualifiziertindieKommunika-tionsstrategieeinzubeziehen.

Daraus ergibt sich auch: Social Media-Kommunikation brauchteineebensoguteSteuerungundVerwaltungwiedieklassischenKanäle.DerEinsatzeinerintegrativenSocialMedia-SoftwarezurOptimierungderKundenbeziehungenbietetdafüreineLösung.Diese deckt idealerweise alle Kommunikationswege abseitsder klassischen Kanäle ab, die durch Dokumenten- und CRM-Management erfasst und verwaltet werden. Dokumentenma-nagement-Systeme (DMS) oder entsprechende CRM-Softwarebieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich jederzeit überdie „Historie“ des Kundenkontakts zu informieren und damitadäquat beraten zu können. Im DMS ist in der Regel die Kun-denkorrespondenz in Form von Dokumenten wie Verträgen,Rechnungen,BestellungenoderReklamationenhinterlegt,auchE-Mails und Gesprächsnotizen aus Telefonaten sind hier abruf-bar. Entsprechend sollte auch eine Lösung für das Monitoringund Management der Social Media-Kanäle aussehen. DabeimusseineentsprechendeSoftwaremehrbietenalsnurdieBe-obachtungoderdieDokumentation.

Managing-SoftwareerfasstalledigitalenKommunikationskanäle

Social Media-Kommunikation ist ernst zu nehmen und läuftnichteinfachnebenher.DaszeigendieFälle, indenendieEnt-rüstungvonKundenoderMarktbeobachternimInternetsoge-nannte Shitstorms ausgelöst haben. Diese bewirken zumeist,dasssicheinbisdahinvölligunbeteiligtesPublikumnachundnach für die Kritik interessiert – mit teilweise langanhaltendenFolgen für die Kundenbeziehungen. Um eine solche Eskalati-on zuverhindern, lohntsichder Einsatz einer entsprechendenMonitoring- undManagement-Software. (Dies istnatürlichnurdannsinnvoll,wenndieMitarbeiterdieErkenntnisseauchzeitnahbearbeitenundbeantwortenkönnen.)

Ein Instrument, das zur Beobachtung und Bearbeitung der di-gitalen Kommunikation geeignet ist, ist beispielsweise der So-cialMediaManager(SMM)derAGNITASAG,mitdemnebenderklassischenKommunikationperTelefonundE-MailauchSocialMedia-KanälewieFacebookundTwittersinnvollverwaltet,be-treutunddokumentiertwerdenkönnen.DabeiliegtderSchwer-punktwenigeraufdemMonitoring,sondernvielmehraufdemdirekten Management der Kommunikationskanäle und Netz-werke.SokanndaskompletteManagementdersozialenNetz-werke in strukturierten Teams organisiert werden. GegenüberInsellösungenhatdiesdenVorteil,dassnichtnurjedermitderOnline-KommunikationbefassteMitarbeiteralleinefürsichdieKanäle bedient, sondern in einer Gruppe mit verteilten Aufga-bengearbeitetwerdenkann.

Bild1:MitarbeiterkönnenbiszuzwölfMonateimVorausdefinieren,wanneinBeitragaufeinersozialenPlattformveröffentlichtwerdensoll

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DifferenzierteSteuerungs-undBenachrichtigungs-funktionenstrukturiereninterneProzesse

Über ein umfangreiches Rollen- und Benachrichtigungssystemkönnen verschiedene zahlenmäßig nicht begrenzte Teams jenach Variante (Basic oder Premium) von 10 bis 25 Social Me-dia-Kanäle betreuen. Je nach Aufgabe und entsprechend derHierarchie innerhalb des Teams ist es möglich, den einzelnenMitgliedern verschiedene Funktionen zuzuordnen. Neben derAdmin-RollesindnochsogenanntePublisher-undContributor-Zuordnungen möglich. Dabei sind die Nutzerrechte entspre-chendskaliert.DerContributorübernimmtdieFunktiondesRe-dakteurs,derBeiträgefürsozialeMedienundWeblogsverfasst.Klassisch, im Sinne eines Herausgebers, fungiert der Publisher,der eigene und fremde Beiträge freigibt. Die AdministratorenwiederumgebendieStrukturenvonRedaktionundMonitoringvor.DasschafftKlarheitundeindeutigeVerantwortlichkeiten.

Gleichzeitig ermöglicht die Software, dass die Mitteilungenschnell erfasst und gezielt reagiert werden kann. Es ist geradediese Strukturierung der internen Prozesse, die die kompletteKommunikationsarbeit in sozialen Netzwerken und auf Web-

sites verbessert. Integriert sind Funktionen eines Redaktions-systems, mit dem die gezielte Veröffentlichung von Beiträ-gen auf verschiedenen Plattformen sowohl einzeln als auchzeitgleich möglich ist. Individuelle Push-Nachrichten des Sys-temsknüpfendarananundunterstützendieOrganisationderkomplettenOnline-Kommunikation.DiesesDelegierenvonAuf-gaben ist individuell und für die verschiedenen Kommunikati-onskanäleeinzelnregelbar.

Auch wenn die Funktionen und Aufgaben sehr komplex miteinemDashboardabgebildetwerden,bleibtdieNutzeroberflä-cheübersichtlich.FürjedesTeammitgliedistinderAnwendungaufeinenBlickzusehen,welcheBeiträgeaufwelchenKanälenveröffentlicht wurden. Die Terminierung der VeröffentlichungvonBeiträgenerfolgtanhandeinesPlanungstools.UserkönnenüberdasintegrierteBedienfelddieWeiterverfolgungderBeiträ-geunddieAuftragsvergabedelegieren(beispielsweisekanneinMarketingManagerProduktfragenandasSupportteamweiter-geben).GrundlegendeMonitoring-FunktionenwieAuswertun-genbeispielsweisemittelsFacebookInsightsoderbitly-Statisti-kensindebenfallsintegriertundkönnennachvollzogenwerden.Für jedermannersichtlichsindauchdie internenAufgabenver-teilungenundderjeweiligeStandderBearbeitung.

Bild3:DasDashboardzeigtnebendenBeiträgen,dieaufdenverschie-denenPlattformenveröffentlichtwurden,zugleichdieTaskleistean

SocialBusiness

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Fazit

BeiderKundenbetreuung leistetderSMMdamitdasselbe,wieeinCRMfürdieklassischenKommunikationswege.DiegesamteSocial Media-Kommunikation wird mit diesem Instrument er-fasstundistinstrukturiertenTeamsorganisiert.DieseKunden-beziehung innerhalb der Online-Kommunikationskanäle kannaufWunschindasklassischeCRMeingebundenwerden,sodassFirmen jederzeit die komplette Kundenbeziehung im Blick be-halten. n

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Quellenhinweise[1]http://www.forschungsweb.com/

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Mobility

MobilesEnterpriseContentManagement–immerundüberall

Datenaustausch,Datensynchronisation,Dokumentversionen,Apps,Datenschutz

www.windream.com

DieNutzungmobilerKommunikations-und IT-Endgeräte isteinzentralesThemainUnternehmenjeglicherBrancheundGröße.SosindzumBeispielNotebooksausdemBusiness-AlltagnichtmehrwegzudenkenundTablet-PCshabensichfestetabliert.Vondie-serrasantenEntwicklungprofitiertauchderMarktfürEnterpriseContentManagement-Systeme,insbesonderedann,wennesumdieBearbeitung,ArchivierungundjederzeitigeVerfügbarkeitge-schäftsrelevanterDokumentegeht.

Doch wie lassen sich mobile Endgeräte sinnvoll in denArbeitsalltag integrieren? Welche Möglichkeiten gibt es gene-rellfürECM-Anwender,zeit-undstandortunabhängigzuarbei-ten? Worin unterscheiden sich die verschiedenen Ansätze des„mobile Computings“ und worauf ist – auch aus datenschutz-rechtlicherSicht–zuachten?

Ansatz1:ECMdirektüberdasInternet

SogutwiealleUnternehmennutzenheutedasInternetalsPlatt-formfürihrenDatenaustausch.SoerlaubenesauchdiemeistenderaufdemMarkterhältlichenECM-Systeme,globalauf Infor-mationenzuzugreifen,diesichzentralaufeinemECM-Serverbe-finden.AutorisierteAnwenderkönnendadurchvon jedemOrtderWeltaufDokumentezugreifenundbeliebigeInformationenausdemECM-Systemabrufen,bearbeiten,archivierenoderneuerstellte Dokumente speichern. Dazu ist lediglich ein Internet-zugang über einen gängigen Browser erforderlich, aber keineweitereSoftware-Installation.

Dieses Prinzip ermöglicht ein standortunabhängiges ECM aufder Hardware-Seite von jeder üblichen Desktop-Arbeitsstation

Dr. Michael Duhme, Pressesprecher windream GmbH. Die windream GmbH, Bochum, entwickelt und vertreibt das ECM-System windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit 70 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika, Afrika sowie in Australien und Neuseeland.

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odervoneinerbeliebigenmobilenRechnereinheit,dieZugangzumInternethatundüberdieautorisierteECM-AnwendereineVerbindungzumServerihresUnternehmensherstellenkönnen.DadieInstallationeinerClient-Anwendungobsoletist,wirddieVerbindung direkt über eine URL via Internetbrowser aufgeru-fen.InteressantistindiesemKontext,dassdasManagementvonDokumentenohneEinschränkungüberdiegleichenFunktionenausgeführtwerdenkann,dieauchaufeinemlokalenbzw.sta-tionär gebundenen Client-Rechner mit Verbindung zum ECM-Server über ein Netzwerkkabel zur Verfügung stehen. Dem-gegenüberistmitderNutzungvonSmartphonessogutwieim-mereinegewisseFunktionseinschränkungverbunden.

Ansatz2:Datensynchronisation

EinigeECM-HerstellerbieteneinespezielleSoftware-Lösungan,mitdersichDokumenteimOffline-Modusbearbeitenundnachder Bearbeitung mit einem stationären ECM-Server synchroni-sierenlassen.DabeikannderSynchronisationsprozessbzw.derDatenabgleich zwischen einem mobilen Endgerät – typischer-weiseeinNotebook–undeinemstationärenECM-Serversogarregelbasiert erfolgen. Anhand der Regeln lässt sich beispiels-weisefestlegen,welcheVersioneinesDokumentsalsdiejeweilsaktuellemitdemServersynchronisiertwerdensoll.Diesistbe-sonders dann wichtig, wenn mehrere Anwender simultan aneinem Dokument arbeiten. Im Gegensatz zum Dokumenten-managementvia Webbrowsermuss als Voraussetzung für die-senAnsatzaberaufdemNotebookeineECM-Client-Anwendunginstalliertsein.EinigeECM-AnbieternutzendazudieEinzelplatz-versionihresECM-Systems.

Die Optionen der Datensynchronisation eröffnen Anwendernunter anderem die Möglichkeit, die Daten beider Systeme –mobile Client-Anwendung auf der einen und stationärer ECM-ServeraufderanderenSeite–immeraufdemgleichenaktuellenStandzuhalten.ZudemlassensichDokumenteauchaufeinemoderaufbeidenPlattformenneuanlegenoderlöschen.Weiter-hinkönnenneueDokumentversionenerstelltoderbestehendeVorversionendurchdieaktuellstenFassungenaufeinemRech-nerüberschriebenwerden.DochVorsichtistgeboten:DieKon-figurationderSynchronisationsprozesseundderdamitverbun-denenRegelnistSacheeinesFachadministrators.DennschnellkommteszuKomplikationen–wennzumBeispielDokumentedurch ältere Versionen aufgrund falsch konfigurierter Regelnüberschriebenodergarvollständiggelöschtwerden.

Ansatz3:Dokumenttransportund-Verteilung

Einige ECM-Hersteller wie zum Beispiel auch die windreamGmbHbietenLösungenan,mitdenensicheinzelneDokumente,aberauchgroßeDokumentsammlungenauftransportablenDa-tenträgernwieCDsoderUSB-SticksschnellzurVerfügungstellenlassen,umdieseMedienetwafürdieDistributionvonInfo-CDsoderProduktkatalogenzunutzen.DieseLösungenerweiterneinbestehendesECM-SystemumSoftware-KomponentenzurVer-teilungvonInformationenallerArtanausgewählteZielgruppen.

Eine derartige Software ermöglicht es ECM-Anwendern, Do-kumente aus einem ECM-System zusammen mit den assoziier-ten Objekteigenschaften wie zum Beispiel die Indizes als voll-ständiges, selbsttragendes Projekt auf externe Datenträger zutransferieren. Selbsttragend heißt in diesem Fall, dass eine

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Mobility

bestimmteECM-AnwendungdirektvoneinemmobilenDaten-trägerausgestartetwird,undzwarohnevorherigeInstallationeinerentsprechendenClient-SoftwareaufdemRechner,andenderDatenträgerangekoppeltwird.DerVorteildiesesAnsatzesbesteht somit darin, dass die zur Ausführung der mobilen An-wendung erforderliche Software bereits vollständig auf bzw.mitdemDatenträgerausgeliefertwirdundkeinerleiInstallationbedarf.UmbestimmteDokumentezumBeispielanhandihrerIn-dexmerkmalezuidentifizieren,wirddieRecherche-AnwendungdesECM-SystemsgleichmitaufdemDatenträgerausgeliefert,sodassAnwenderbeliebigeDokumenteauchinkomplexenIn-formationssammlungen auf einem mobilen Speichermediumschnellwiederfindenkönnen.

Ansatz4:ECMaufmobilenKommunikationsgeräten

Auchmobile„Apps“ fürSmartphonesundTabletsbietenmitt-lerweile einen immensen Funktionsumfang mit komfortablenRecherche-Optionen.Mitder„MobileApp“derwindreamGmbHlassen sich beispielsweise Dokumente, die in den Verzeichnis-struktureneineswindreamECM-Serversgespeichertwurden,di-rektübereinenintegriertenDatei-Browserrecherchieren,anzei-genundbearbeiten.DarüberhinauskönnenAnwenderweitereWerkzeugezurRecherchenutzen,wieetwaeineSchnellsuche,eineSucheüberdenVolltextarchivierterDokumente,dieSucheüberIndexmerkmaleoderaucheineRechercheüberZeiträumeanhand von Datumsfeldern. Bereits durchgeführte Suchabfra-gen lassen sich als Profil speichern und wiederholt ausführen.

Ausgewählte Dokumente werden als Vorschau zusammen mitden Metadaten direkt auf dem Smartphone angezeigt, und eslassen sich sogar Favoriten deklarieren, die auf dem Endgerätoffline zur Verfügung stehen und sich dort bearbeiten lassen.AlsFavoritenmarkierteDokumentekönnendannbeispielsweiseperE-Mailversendetodermitdemwindream-ServereinesUn-ternehmenssynchronisiertwerden.

Zudem kennzeichnet die Mobile App zwischenzeitlich geän-derte Dokumenteautomatisch. Dadurch lässt sich schnell fest-stellen,obeinimOffline-ModusaufdemEndgerätverfügbaresDokument auf dem windream-Server in der Zwischenzeit voneinem anderen Anwender bearbeitet wurde. Eine entspre-chendeKonfigurationvorausgesetzt,erhaltenAnwendersogarZugriffaufdenWeb-ClientdesBusinessProcessManagement-Systems windream BPM und können dadurch laufende Ge-schäftsprozessedirektvonihremSmartphoneauseinsehenundsteuern.

WelcherAnsatzfürwelcheAnwender?

DiePraxiszeigt,dassUnternehmenzunehmenddazutendieren,sichnichtaufeineneinzelnenderhiervorgestelltenAnsätzefest-zulegen.Das istnachvollziehbar,denndieVielfaltdermobilenAnwendungenführtdazu,dassaucheineKombinationausun-terschiedlichenAnsätzennichtnurmöglich,sondernerwünschtist.WelchemobileAnwendungfürwelchesUnternehmeninter-essantist,mussdeshalbindividuellentschiedenwerden. n

Bild1:MobileApp–Smartphone Bild2:MobileApp–TabletPC

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SpecialArchivierenmitMethode

SeieswegenneuengesetzlichenBestimmungen,branchenspe-zifischenVorgabenoderderIT-Governance–Unternehmenmüs-sensichzunehmendmitFragenderWebarchivierungbefassen.IndiesemZusammenhangistu.a.zuklären,anhandwelcherKri-terien Archivierungslösungen bewertet werden können sowiewelcheArchivierungslösungenbereitsexistieren.DieserArtikelvermittelteineaktuelleÜbersichtüberdiezurzeitverfügbarenTools zur Webarchivierung und über die zugrunde liegendenMethoden.Zudemwirdkurzerläutert, inwelcheRichtungsichdieWebarchivierunginderZukunftentwickelnkönnte.

Vorab eine kurze Begriffsklärung: Webarchivierung im Unter-nehmen umfasst die Arbeitsprozesse, die vom Unternehmenbereitgestellten Webinformationen im Hinblick auf ihre Archi-vierungswürdigkeit zu bewerten, zu selektionieren, in einemArchivzuspeichernundaufzubewahrensowiebeiBedarfwie-derzugänglichzumachen.SieunterscheidetsichdeutlichvoneinemBackup,daletzteresunstrukturiert,punktuellundzeitlichnurengbegrenztnutzbarist.

UnterschiedlicheGründefürdieAufbewahrungvonWebinhalten

Ein Unternehmen entscheidet aus verschiedenen Gründen,veröffentlichte Informationen auf dem Web zu archivieren.Archivierungsanforderungen ergeben sich aus gesetzlichenoder branchenspezifischen regulatorischen Verpflichtungen.So verpflichtet in Deutschland § 257 des Handelsgesetzbuchsjeden Kaufmann, sämtliche geschäftlichen Unterlagen zuarchivieren,einschließlichjener,dieonlinebereitgestelltwurden.Ein Beispiel für branchenspezifische Vorgaben liefert die ame-rikanische Financial Industry Regulatory Authority, die in ihrer

Webarchivierung–Statusquo&Trends

Archivierungslösungen,Archivierungstools,RemoteHarvesting,transaktionaleMethode,E-Discovery,Compliance-Aspekte

Viola Sini hat Betriebswirtschafts-lehre mit Schwerpunkt Wirtschafts-informatik an der Universität Bern studiert. Im Rahmen ihrer Master-arbeit hat sie sich intensiv mit dem Thema Webarchivierung und Webarchivierungs-Lösungen beschäftigt. Seit ihrem Abschluss arbeitet sie als wissenschaftliche Mitarbeiterin am Institut für Wirtschaftsinformatik derselben Universität. Ihre Forschungsgebiete sind Informations- und Records-Management.

www.iwi.unibe.ch

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RegulatoryNotice10-06-4vonallenindenUSAtätigenFinanz-institutenfordert,diestatischenunddynamischenSocialMedia-Inhalteals„geschäftsrelevanteUnterlagen“zubehandeln.

UnternehmensspezifischeRahmenbedingungenausderCorpo-rateGovernance,derdarausabgeleitetenITGovernancesowieVorgabenzumInformationsmanagementkönnenebenfallsdieArchivierung von Webinhalten vorsehen. Zudem archivierenmancheUnternehmenWebinhaltezurUnterstützungdesMar-ketings,umbereitsexistierendeWebinhaltewiederverwendenzukönnen.EineWebarchivierungkannauchdieMigrationaufein anderes Web Content Management-System vereinfachen.Von einigen Unternehmen wird die Webarchivierung auch zurDokumentation und Bewahrung der eigenen Unternehmens-historieunddamitdeskulturellenGedächtnisseseingesetzt.

BewertungskriterienfüreineWebarchivierungs-Lösung

Je nach Zweck lassen sich spezifische Bewertungskriterien fürdie Auswahl einer Webarchivierungs-Lösung ableiten. Dieseerleichtern den Vergleich verschiedener Anbieter und sollensicherstellen,dassdiegewünschtenAnforderungenerfülltwer-den.DieKriterienkönneninzweiKategorienaufgeteiltwerden:FunktionenderToolsunddieUnterstützungbeiderCompliance.

n Umfang: Abdeckung der Inhalte, welche erhoben werdenkönnen.EswirdzwischenfolgendendreiInhaltstypenunter-schieden:

n Statische Inhalte: Webseiten, welche dem Nutzer genauwieaufdemServerabgespeichert,angezeigtwerden.

n DynamischeundpersonalisierteInhalte:Webseiten,deren

HTML-Codeerstdanngeschriebenwird,wennderNutzerdieWebseiteaufruft.SocialMedia-SeitenundBlogsfallenunterdieseKategorie.DamitdieSocialMedia-Inhaltearchi-viert werden können, müssen dem Archivierungstool dieLogin-Informationenübermitteltwerden.

n PersonalisierteTransaktionen:AlleDatenwerdenvomNut-zer per Formular wie z.B. einer Suchanfrage, Aktienkurs-abfrageodereinerOnlinebestellungübermittelt.

Statische und dynamische Inhalte können mit Remote-Har-vesting erfasst werden, personalisierte Informationen (inkl.Transaktionen und Interaktionen) mit der transaktionalenMethode (vergleiche dazu auch die Box „Methoden“). Eineweitere Charakterisierung des Umfangs ergibt sich daraus, obeigene Webauftritte und/oder Social Media-Profile archiviertwerdenkönnen.

n UnterstützteTechnologien:DieLösungmussinderLagesein,Bilder,Videos,Streaming-Inhalte,AdobeFlashusw.zuarchi-vierenundspäterimursprünglichenFormatwiederzugeben.

n ZeitlicheFlexibilität:DieseEigenschaftmisst,obdieErfassungperiodisch (und ggf. mit welcher Frequenz) und/oder on-demanddurchgeführtwird.DiesesKriteriumkannnurfürdieRemote-Harvesting-Toolsangewendetwerden,dadietrans-aktionale Methode jede Nutzerinteraktion mit der Websiteaufzeichnet.

n DeliveryModels:On-premiseoderSoftwareasaService.

Die folgenden Kriterien überprüfen, ob die Lösungen Compli-ance-Aspekteunterstützen:

n Volltextsuche und Organisationstools: Können die archivier-tenInhaltedurchsuchtwerdenundmitNotizenoder„Labels“versehenwerden?

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SpecialArchivierenmitMethode

RemoteHarvestingvs.transaktionaleMethodeDie erste Beobachtung bei der Analyse der verschiedenenSysteme ist der Umfang der archivierten Inhalte: Fast alle An-bieter verwenden eine Remote Harvesting-Technologie (sieheKasten).NureinAnbieterbietetnebendemRemoteHarvestingauch eine transaktionale Methode an, die sämtliche Benutzer-interaktionenaufeinerWebsiteaufzeichnet.SämtlicheAnbieterbeschreibendieMöglichkeitderArchivierungvondynamischenund personalisierten Inhalten. Es muss aber nochmals daraufhingewiesenwerden,dassnurdietransaktionaleMethodeper-sonalisierteTransaktionenwieSuchanfragen,onlineausgefüllteFormulare, Online-Bestellungen und Bestellbestätigungen auf-zeichnen.

FormatenochunberücksichtigtKeiner der Anbieter widmet den unterstützten TechnologiengroßeAufmerksamkeit.Darauskanngefolgertwerden,dassdieverwendeten Formate keine Einschränkungen bezüglich derArchivierung darstellen. Allerdings ist damit noch nicht sicher-gestellt, dass sämtliche Formate auch in zukünftigen System-umgebungenabrufbarsind.Speziell fürUnternehmen,welcheeinelangfristigeArchivierunginsAugefassen,mussdieThema-tikderFormateberücksichtigtwerden.

ZeitintervallefürdieSpeicherung–nichtimmerflexibelAus der verwendeten Technologie ergeben sich UnterschiedeimHinblickaufdiezeitlicheFlexibilität.DieMehrheitdertechno-logieorientiertenAnbieternennt,inwelchenZeitabständendieArchivierung durchgeführt werden kann; keiner der manage-mentorientierten erwähnt diese Information. Darüber hinausergibt sich ein Unterschied aus der verwendeten Technologie.Nur die transaktionale Methode ermöglicht eine kontinuier-licheautomatischeSpeicherungderabgerufenenInhalte,sobaldeinemodifizierteVersionaufgerufenwird.ImFalledesRemoteHarvestingbestehtdasRisiko,dassbeihäufigaktualisiertenWeb-seitenjeweilsnurdieletzteVersionzwischenzweiSpeicherun-genaufbewahrtwird.Dieskanndazuführen,dassLückeninderArchivierungentstehen.

Speicherorte–On-premise-Systemvs.CloudVier Anbieter bieten die Möglichkeit an, die Inhalte in einemOn-premise-System zu archivieren. Je nach Sensitivität der zuarchivierendenDaten istderSpeicherort inderBeurteilungzuberücksichtigen. Zudem ist absehbar, dass sich auch die Web-archivierungdemweitverbreitetenTrenddesCloudStorages

n AnalyseundReporting:WirddieErstellungvonBerichtenfürverschiedeneZwecke(z.B.MarketingoderGerichtsverfahren)vereinfacht?

n Unterstützung für E-Discovery: Dieses Kriterium bewertet,ob die Lösung den E-Discovery-Prozess vereinfacht. DieserumfasstdieIdentifikation,Sammlung,Aufbewahrung,Verar-beitung,ÜberprüfungundBereitstellungvonelektronischenInformationeninZusammenhangmitGerichtsverfahrenundbehördlichenNachforschungen.UmdieWiederverwendungder archivierten Daten zu erleichtern, wird zusätzlich dieIntegrationmitexistierendenelektronischenArchivenunter-sucht,insbesondereumsicherzustellen,obdieLösungineineübergreifendeArchivierungslösungintegriertwerdenkann.

Marktanalyse(Überblick)

Die Kriterien werden bei neun in Europa verfügbaren Webar-chivierungs-Lösungenangewendet[1].VierderAnbieterhabenihren Firmensitz in Europa, die restlichen fünf sind amerikani-scheUnternehmenmiteuropäischenNiederlassungen.Vondie-sensindimdeutschenSprachraumvierUnternehmenvertreten.DerFokusliegtaufdiesenneunLösungen,dadiegeographischeNähezumKundendenWebarchivierungs-Anbieternerlaubt,dieSoftwarebesseraufdieWünscheundAnforderungendesKun-denabzustimmen.DieAnalysebasiertauföffentlichverfügba-renInformationenderSoftwareanbieter[2].

Technologie-vs.managementorientierterAnsatzAusderAnalyseergebensichzweiGruppenvonAnbietern:Dieerste Gruppe ist klar auf Archivierung von Webinformationenfokussiert. Das sind i.d.R. kleine Unternehmen, welche bei derBeschreibung ihrer Lösung Wert auf die Darstellung der ver-wendetenMethodenlegen.SieerklärenihreSoftwaredetailliertund weisen auch auf den kompetitiven Vorteil ihrer Lösungengegenüber den Mitbewerbern hin. Im Folgenden werden sieals „technologieorientiert“ bezeichnet. Die zweite Gruppe vonAnbietern betont die Bedeutung einer kompletten und integ-riertenLösung,beiderdieverschiedenenelektronischenInhaltedesUnternehmensarchiviertwerdenkönnen.DieWebarchivie-rung,insbesonderemitFokusaufSocialMedia-Inhalte,wirdalsErgänzung zum bestehenden Angebot von Datei- und E-Mail-Archivierung betrachtet. Diese Gruppe wird „managementori-entiert“genannt.

Page 41: Potenziale von SharePoint 2013

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SpecialArchivierenmitMethode

nichtentziehenkann.NachdenveröffentlichtenUnterlagenun-terstützenalleLösungenE-Discovery.EineeffizienteE-Discove-ry-Unterstützungmussu.a.auchdieIdentifikation,AufarbeitungundBearbeitungderelektronischenInhaltegewährleisten.Folg-lich sind Volltextsuche, Organisationstools sowie Analyse undReportingEigenschaften,dieganzoderteilweiseinallenLösun-genimplementiertseinsollten.JedochbeschreibtkeinAnbieteralleverfügbarenFunktionen.

Von den technologieorientierten Unternehmen erlaubt nureinAnbietereine IntegrationderarchiviertenDaten ineinbe-stehendes elektronisches Archiv. Die managementorientiertenAnbieterofferieren ihremNamenentsprechendkonsequenter-weiseebenfallseineintegraleVerwaltungderdigitalenDaten.

Ausblick

Für die Zukunft zeichnen sich folgende drei Trends ab:ErstenswirddieWichtigkeitvonSocialMediaweiterzunehmen.Dementsprechend wird auch die Archivierung derselben anBedeutung gewinnen. Da mit hoher Wahrscheinlichkeit SocialMedia-InhalteimmerhäufigerauchdirektindeneigenenWeb-auftritt integriert werden, haben umfassende Archivierungs-lösungeneinenVorteil.Zweitensistabsehbar,dassonlinepubli-zierteInformationenöfterinRechtsverfahreneineRollespielenwerden. Deshalb ist es unumgänglich, dass Webarchivierungs-lösungen eine effektive Unterstützung in E-Discovery-Fällen

bieten.IndiesemZusammenhangmussauchaufdieWichtigkeiteinerlückenlosenArchivierunghingewiesenwerden.Umdiesesicherzustellen, ist die transaktionale Methode besser positi-oniert. Drittens wird die Wiederverwendung der archiviertenDaten die Kosten-Nutzen Rechnung einer Webarchivierungs-lösung positiv beeinflussen und damit eine Anschaffung be-günstigen. n

Weiterführende Hinweise[1]Anbieterübersicht:

Actiance http://www.actiance.com/products/socialite.aspxAlephArchiveshttp://aleph-archives.com/Autonomy http://protect.autonomy.com/protect/solutions/compliance/web-archive-compliance/index.pageDaegis(AXS-One) http://www.axsone.com/products/socialmediaarchiving/index.htmlHanzoArchiveshttp://www.hanzoarchives.com/PageFreezerhttp://pagefreezer.com/Qumram http://www.qumram.ch/Symantec(LiveOffice) http://www.symantec.com/advisormailWebsiteArchives(SiteReplay)http://www.website-archive.com/

[2]Eine Übersicht über Anbieter und Lösungen finden Sie in derOnline-Version dieses Artikels unter www.dokmagazin.de

MethodenderWebarchivierung

Page 43: Potenziale von SharePoint 2013

DigitalbornPDF/A–Knacknussoder(v)erkanntesPotenzial?

PDF/A-Archivierung,Dokumentenformate,Konvertierung,Validierung

SpecialArchivierenmitMethode

DieArchivierunggescannterDokumenteinPDF/Awirdseitmehrals sechs Jahren erfolgreich praktiziert. Mit der ArchivierungdigitalerzeugterDokumenteistmannachwievorzurückhaltend.WassinddieGründedafür?Einigesindoffensichtlich:GescannteDokumente sind einfacher in PDF/A zu konvertieren, die Um-wandlungdigitalerzeugterDokumente isthingegenmeisteinetechnische Herausforderung. Etwas weniger offensichtlich sindFehler in der Wiedergabe des konvertierten Dokuments, Funk-tionseinschränkungendesPDF/A-StandardsundweitereGründe.Mit den richtigen Strategien lassen sich die Herausforderungenjedochmeistern.

NochentstehteingroßerTeildeselektronischenArchivgutsausgescanntenDokumentenwieGeschäftskorrespondenz,Belegefür die Buchhaltung, Verträge, aus Papierarchiven und andereaufbewahrungswürdige Papiere, welche in ihre elektronischeForm migriert werden sollen. Die Anzahl der elektronisch er-zeugtenDokumenteholtaberraschauf,meistRechnungenausERP-Systemen,E-Mails,Office-DokumenteimPostausgangaberauchspeziellereDokumentewieKonstruktionszeichnungenausCAD-Systemen.

Abbildungstreue–technischeHerausforderungbeigescanntenDokumenten

Es ist eine Tatsache: Gescannte Dokumente sind im Wesent-lichenRasterbilder.JahrelangwaresinOrdnung,diesealsTIFFaufzubewahren,meist inSchwarzundWeiß,umSpeicherplatzzu sparen. Die Anforderungen sind jedoch gestiegen. Farbe,Metadaten und Volltextsuche sind heute durch den ISO-Standard PDF/A selbstverständlich, ohne wesentlich mehr

Dr. Hans Bärfuss ist Gründer und Geschäftsführer der PDF Tools AG und Delegierter der Schweizeri-schen Normenvereinigung (SNV) bei der ISO. Er ist auch einer der Initianten und Gründer der PDF Association und heute Chairman des Swiss Chapter. Die PDF Tools AG ist ein Hersteller von Soft-warelösungen und Programmier-komponenten für die PDF und PDF/A Erzeugung, Bearbeitung, Wiedergabe und Archivierung.

www.pdf-tools.com

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Speicherplatzzuverbrauchen.DietechnischenHerausforderun-genimZusammenhangmitdiesenRasterbildernkonzentrierensichaufdieBildanalyseundVerarbeitung.Dazugehören:

n DieBilderwerdendurcheineTexterkennungsmaschine(OCR)weiterverarbeitet.LeereSeitenwerdenerkannt,dasBildwirdentfleckt und gerade gerichtet. Danach erfolgt die Erken-nungdesTextesunddesBarcodes.

n Segmentierung und Kompression: Das Farbbild jeder Seitewird in seine Bestandteile wie Hintergrund, Text und Fotoszerlegt. Die einzelnen Teile werden durch spezifisch dafürentworfene Kompressionsverfahren in der Größe reduziert.Dieses Mixed Raster Content-Verfahren (MRC) ermöglichtFarbdokumenten,konkurrenzfähigeDateigrößenzuSchwarzundWeißzuerreichen.

Diese Verfahren haben die Softwarehersteller schon vor derPDF/A-Area zu beherrschen gelernt. Mit PDF/A erhält man je-doch – im Unterscheid zu TIFF – ein standardisiertes Resultat.PDF/A, als Untermenge von PDF, kann jedoch viel mehr. MitseinenFarbräumen,Schriften,Vektoren,FüllmusternundTrans-parenzmischungenverfügtPDFübereinesdermächtigsten2D-Grafikmodelleundistgeradezuprädestiniert,umdigitalerzeug-teDokumentewiederzugeben.ManmussnurnochdiedigitaleQuelle in PDF/A konvertieren. Allerdings ist dieser Schritt einegrößeretechnischeHerausforderungalsesaufdenerstenBlickscheint.

Zunächst gibt es die große Anzahl von Dokumentenformaten,welche umgewandelt werden sollen: ASCII-Texte, Word, Excel,PowerPoint,PDF,E-Mails,HTMLundXMLvonverschiedenenOr-ten wie Dateiablagen, ZIP-Archiven, Mailboxen, DateianhängeundDatenströmeausApplikationen.ZudemreichtdieQualitätderdigitalenQuellemeistnichtandievonRasterbildernheran.DieDateiensindentwederaufdemÜbermittlungswegbeschä-

digtodervonAnfanganschlechterzeugtworden.GeradebeiPDF-Dateien,welchemitFreewareerzeugtwurden,istdiessehroftderFall.DasProblemder„Bad-PDF“verursachtnichtnurbeiSoftwareherstellernhoheKosten,sondernführtauchimmeröf-terzuProblemenindokumentenbasiertenGeschäftsprozessen.

Die größte Herausforderung bei der Umwandlung von Do-kumenten aus digitalen Quellen in PDF/A ist jedoch die Abbil-dungstreue.AuchwenndiekonvertierteDateiformaleinwand-frei dem ISO-Standard genügt, kann es vorkommen, dass dasvisuelle Resultat nicht dem Original entspricht. Solche Abbil-dungsfehlerkönnenvieleUrsachenhaben.Meistliegtesdaran,dassdieQuelldokumenteeinehohegrafischeKomplexitätwiebeispielsweise Füllmuster oder Transparenz aufweisen und dieUmwandlungssoftware nicht alle Grafikfunktionen oder alleKombinationen davon in PDF/A abbilden kann. Ein typischesBeispielsinddievielenvirtuellenDruckertreiber,welchezurEr-zeugungvonPDF/A-DateienüberdieDruckfunktiondienen.DiemeistendieserTreiberstützenaufdenvomBetriebssystemmit-geliefertenPostScript-Treiberab,welcherjedochnureinenTeilderdefiniertenGrafikschnittstelleimplementiert.

StrategienfürfehlerfreiePDF/A-Dokumente

HeuteisteskeineGrundsatzfragemehr:PDF/AistalsArchivfor-mat sowohl für gescannte als auch für digital erzeugte Doku-mentegeeignet.Allerdingsübtmansichbislangaufgrunddergenannten technischen Schwierigkeiten bei der UmwandlungdigitalerQuellen inPDF/A invorsichtigerZurückhaltung.DochlassensichdieseHerausforderungenmeistern.DabeispieltdieWahlderKonversionssoftwareeinewichtigeRolle–dieWahlderrichtigenSystemarchitekturistjedochdarüberhinausentschei-dendfürdenErfolg.

SpecialArchivierenmitMethode

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Bei gescannten Dokumenten hat es sich bewährt, dass dieUmwandlung des gescannten Bildes in ein durchsuchbares,mit Metadaten angereichertes und möglicherweise digital sig-niertesDokument ineinerdafürspezialisiertenSoftware (ScanServer)geschieht.DabeisindalleVerarbeitungsschritteoptimalaufeinanderabgestimmt.Esistwichtig,dassderScannernurdasroheBildliefert,umeineoptimaleKompressionsleistungzuer-möglichen.WirddieVerarbeitungaufdenScanner,denScan-PCunddenSerververteilt,istdasErgebnismeistsuboptimal.

Für eine professionelle Umwandlung digital erzeugter Doku-menteinPDF/AgibtesverschiedeneWege.DereinfachsteFallist,wenndasDokumentbereitsinPDF/Aerstelltwurde–wiebei-spielsweise Angebote, Rechnungen oder Berichte. Dann mussnur noch mit Hilfe eines Werkzeugs (PDF/A-Validator) geprüftwerden,obdasDokumentdieRegelndesStandardseinhält.

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IstdasQuelldokumentkeinPDF/A,mussesumgewandeltwer-den.ImbestenFallbietetdanndienativeApplikation,wiebei-spielsweiseeinProduktderMicrosoftOffice-Palette,einedirek-te Funktion („Save as PDF/A“) an. Die Erfahrung hat allerdingsgezeigt, dass diese Funktionen Abbildungsfehler und kleinereVerstößegegendenPDF/A-Standardaufweisen.EinebewährteStrategie ist daher, die weniger heikle Funktion für die direkteErzeugung einer gewöhnlichen PDF-Datei („Save as PDF“) zuverwenden.DasResultatwirdanschließendmiteinemspeziali-siertenKonverterinPDF/Aumgewandelt.

StehteinedirekteFunktionzurPDF/A-ErzeugungnichtzurVer-fügung, bleibt oft nur den Weg über die Druckfunktion. DasDokument wird über einen virtuellen Druckertreiber auf einePDF/A-Datei„ausgedruckt“.Hieristzuempfehlen,dasseinspezi-elldafürentwickelterPDF/A-Druckertreibereingesetztwird,

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um Abbildungsfehler zu vermeiden, wie sie bei üblichen PDF-Druckertreibernauftreten,welcheaufPostScriptbasieren.

ZentralePDF/A-Konversionslösung–dersichereWeg

Um es gleich vorweg zu nehmen: Eine zentrale PDF/A-Konver-sionslösung, sowohl für gescannte als auch für digital erzeug-te Dokumente, lohnt sich schon für wenige Arbeitsplätze. DieGründedafürsindeinfach:

n Qualität:DurchdiegeschützteLaufzeitumgebungaufdemServerkann sichergestellt werden,dassalle Verarbeitungs-schritteimUmwandlungsprozessimmergleichundmitdenoptimal dafür ausgewählten Werkzeugen ausgeführt wer-den.

n UnterstützteFormate:ZentraleLösungenkönneneineViel-zahl von Dokumentenformaten unterstützen, auch für For-mate,fürdieaufdemClientkeinegeeigneteSoftwareexis-tiert.DamiterspartmansichdasaufwändigeAusrollenvonSoftwareaufdieArbeitsstationen.

n Robustheit und Stabilität: Die Applikationen zur Umwand-lung werden in einer automatisierten und überwachtenLaufzeitumgebung betrieben. Dadurch kann sichergestelltwerden, dass der Konversionsdienst immer zuverlässig zurVerfügung steht. Der Server überwacht das korrekte Funk-tionierenderApplikationenundstartetsieautomatischbeiauftretendenProblemenneu.

n Validierung:Die erzeugten DateienwerdenvomServeraufKonformitätmitdemStandardgeprüft.ZusätzlichkannderServerzurSicherheiteinenautomatischenBildvergleichvor-nehmen,umAbbildungsfehlerauszuschließen.

n Skalierbarkeit: Konversionsserver können einerseits durchMultiprozessor-MaschinenoderdieVerteilungaufmehrereMaschineneinfachskaliertwerden.

n Zentralisierung:DaderServerzentralbetreutunddieClientsschlankausstattetwerdenkönnen, lassensichBetriebskos-tensparen.

AllesinallemalsoüberzeugendeArgumente,dieKonversioninPDF/AmithilfeprofessionellerToolsdurchzuführen.

Fazit

Der PDF/A-Standard wird laufend weiterentwickelt und neu-en Bedürfnissen angepasst. Die Umwandlung gescannter unddigital erzeugter Dokumente in PDF/A ermöglicht vielen Un-ternehmen in unterschiedlichsten Branchen, den wachsendenAnforderungen an eine sichere digitale Archivierung gerechtzu werden und auch langfristig jederzeit auf die Dokumentezugreifenzukönnen.DurchdieAnwendungbewährterStrate-gien steht der Umsetzung eines erfolgreichen digitalen Archi-vierungsprojektes, welches die technischen, rechtlichen undbetriebswirtschaftlichenAspekteerfüllt,nichtsimWege. n

SpecialArchivierenmitMethode

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Page 47: Potenziale von SharePoint 2013

Archivierunggegen„dasdigitaleVergessen“

Mikrofilm,Langzeitarchivierung,Standardformate,Metadaten,On-Demand-Zugriff,Vor-Ort-Erfassung

SpecialArchivierenmitMethode

DerständigeWandelvonMediendigitalerInformationenerwei-tert die Anforderungen der Langzeitarchivierung um eine ent-scheidende Komponente: Es reicht nicht aus, die Informationenfürzehn,hundertodertausendJahrezusichern.Siemüssenvorallemauchlesbarundabrufbarbleiben.Dennnichtseltenlassensich Informationen aufgrund von Weiterentwicklungen in derSoftwareoderderHardwarenichtmehrauslesen,weildasent-sprechendeProgrammoderGerätdafürfehlt.

Bei der Langzeitarchivierung werden daher Standardformatebei Dokumenten und Grafiken als relativ langlebig betrachtet.Ihr Aufbau ist öffentlich bekannt und die Wahrscheinlichkeit,dassindiesenFormatenabgespeicherteDatenauchineinigenJahrennochlesbarsind,istziemlichwahrscheinlich.Solohntessich für Unternehmen und Kommunen durchaus, die zu spei-cherndenDateninStandardformatezukonvertieren.AllerdingsmüssenselbstaufdieseWeisegesicherteDatenpermanentaufneueDatenträgermigriertundaktualisiertwerden.EinedigitaleSpeicherungvonDokumenten,dieeinerextremlangenAufbe-wahrungspflichtunterliegen,istselbstdigitalnichtgünstigundproblemlosmöglich.

DokumenteundMetadatenaufMikrofilm–langfristiglesbar

EineLösungsmöglichkeitbestehtdarin,MikrofilmealsDatenträ-gerfürdieLangzeitarchivierungeinzusetzen,beidiesemVerfah-renwerdendieDatenalsBilderaufdenMikrofilmgespeichert.DurchmoderneProzesse,MaschinenundTechnikensinddieseMaßnahmen oft nicht teurer als eine revisionssichere digitaleArchivierung. Eine Migration ist allerdings für die Zukunft

Gernot Wohlfahrt, kaufmänni-scher Geschäftsführer der FrAnKenrASTer GmbH. FRANKENRASTER bietet von Dokumentenlagerung über Archivierung und Strukturierung bis zum Einscannen alle Dienste der Langzeitarchivierung. Seit 1996 hat sich das Unternehmen mit einem interdisziplinären Team auf kundenspezifische Lösungen mit On-Demand-Zugriff spezialisiert.

www.frankenraster.de

Page 48: Potenziale von SharePoint 2013

überflüssig. Digitale Dokumente und entsprechende Meta-datenwerdenbeidieserTechnikvölligautomatisiertperLaserauf Mikrofilm „gebrannt“. Das vorlaufende Bildformat ist nichtentscheidend.

DiesoerfasstenDatenaufdemMediumFilmmüssendurchdieKopplungvonMetadatenund Imageso indiziertwerden,dasssiemiteinfachenSuch-Find-OptionenwiedergefundenundvorallemimbenötigtenFormatwiederhergestelltwerdenkönnen.Eine Wiederherstellung der Daten ist grundsätzlich mit einerKerze und Lupe machbar, zumindest lesbar. Das eingesetzteMediumFilmgarantierteineLesbarkeitvonbiszu500Jahren.EineLangzeitarchivierungaufMikrofilm istoptischundforma-tunabhängig–einweitererVorteil.

LösungenzurLagerung,DigitalisierungundBereit-stellungvonKundendokumenten

Eine Lösung zur Lagerung, Digitalisierung und BereitstellungvonDokumentensollteauseinzelnenKomponentenbestehen,die aufeinander aufbauen, ineinandergreifen und den ganzenLebenszyklusvonDokumentenbegleiten.Unerlässlichzurphy-sikalischenAktenlagerungvonDokumenten istdabeieinedo-kumentengerechteundsichereEinlagerung,diedennocheinenschnellenZugriffaufeinzelneUnterlagenzulässt.Diekomplette

Prozessabwicklung und Logistik beginnt dabei bei der Abho-lungderDokumente.SiesetztsichfortmitihrerSichtung,Struk-turierung und Katalogisierung und endet mit der Einlagerung.GeradebeiderLangzeitarchivierungistesnötig,dieUnterlagentemperaturreguliert,geschütztvorFeuerundWasserundsicherzulagern–möglichstabgesichertdurchdieDINISO11799-Zerti-fizierungdesausgewähltenDienstleisters.

ImzweitenSchrittwerdenalleDokumentenartenins/wundFar-bedigitalisiert.ÜbereinenOn-Demand-Servicekönneneingela-gerteDokumenteindengewünschtenFormaten,beispielsweisealsPDF,PDF/A,TIFF,JPEG,zurVerfügunggestelltwerden–miteiner„Wartezeit“ab15Minuten.AlleerzeugtenDatenkönneninalleamMarktbefindlichenManagement-Systemeeingespieltund dort verwaltet werden. Eingescannt werden können alleArtenvonVorlagen:Dokumente,Grafiken,Zeichnungen,ganzeBücher, Mikrofilme, Röntgenbilder und das in allen FormatenundGrößen,vomvisitenkartengroßenNotizzettelbiszuÜber-breiten.

Über ein Recherche-Tool sind die Archivinhalte jederzeit undvonüberallabrufbar.DieRechercheinunterschiedlichenArchi-ven und mit Benutzerprofilen ist schnell, einfach und zugriffs-geregelt. Unternehmen können selbst entscheiden, wer wannaufwelchesDokumentzugreifenkannundeinReportingzeigtan,wer,wannwelcheDateibearbeitethat.MehrereMitarbeitereines Unternehmens können hierbei parallel arbeiten. Außer-demwerdenDateiversionenhinterlegt.DasRechenzentrumistmit einem zweiten Rechenzentrum zu 100 Prozent gespiegeltund redundant. Beide sind in Deutschland, jedoch örtlich ge-trennt – lokale Stromausfälle sind kein Thema. Die Daten kön-nen durch Upload per Drag & Drop eingespielt werden. AuchZIP-gepackteFileskönnenmiteinerXML-ImportdateiinsArchivgepackt werden. Mit einem TWAIN-fähigen Scanner und einerJava-ApplikationkönnenDokumenteauchdirektinsArchivein-gescannt werden. Der Datenexport erfolgt als PDF, zusammenmiteinerIndex-Datei(z.B.XML),diealleMeta-Datenenthält.

SensibleDatenvorOrterfassen

In vielen Unternehmen lagern sensible, datenschutzrechtlichgeschützte Unterlagen, zum Beispiel Personalakten oder Pa-tientendaten. Aus rechtlichen Gründen verbietet es sich oft,dieseDatenaußerHauszugeben.Hierempfiehltessich,diesebesonderssensiblenDatenmitmobilenGerätendirektvorOrtzuerfassen.DadurchwerdenkeineDatenschutzbestimmungenverletzt, betriebliche Abläufe nicht gestört oder blockiert. DieFirmen können während des Verarbeitungsprozesses jederzeitaufeinzelneUnterlagenzugreifen. n

SpecialArchivierenmitMethode

Bild:FahrplanzurDigitalisierungundLangzeitarchivierung(Quelle:FRANKENRASTERGmbH)

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RevisionssicheresDokumentenmanagement

Archivierung,SharePoint,ECM-System,automatischeIndexierung,Compliance

SpecialArchivierenmitMethode

Vor dem Hintergrund einer vernetzten Arbeitswelt ist ein leis-tungsstarkes, nutzerfreundliches ECM-System heute unverzicht-bar.DochstehenderstarkenDigitalisierungmitimmerkomple-xerenDokumenten,mobilenArbeitsformenunddemTeilenvonUnterlagenhäufigstarreProzesseundSystememitunzureichen-derIntegrationindasMicrosoft-Umfeldgegenüber.InderSum-mestelltdaseingroßesHindernisaufdemWegzumehrEffizi-enz dar und geht zu Lasten der Qualität. Einen Lösungsansatzbietet ein modular aufgebautes System von ALOS, das im We-sentlichen die vorhandenen Funktionen von SharePoint nutzt.EsbeinhaltetDokumentenmanagement,RecordsManagement,Workflow,Collaboration-undSuchfunktionen.

Um das gesamte ECM-Spektrum abzudecken, wird SharePointumzusätzlicheFunktionenzurErfassung(Scannen),Klassifizie-rung,Viewing,BearbeitungundArchivierungvonDokumenten,Daten und E-Mails erweitert. Digitale Dokumente, u.a. TIFF-,PDF-undWord-Dateien,könnenbeispielsweisevordemHerun-terladen in SharePoint angezeigt und von mehreren Personengleichzeitig bearbeitet werden. Kommentare und VermerkelassensichdabeidirektimDokumentanbringen.Durcheinein-telligenteErfassungs-undKlassifizierungskomponentewerdenauchPapierdokumenteindenelektronischenVerarbeitungspro-zesseinbezogen.DiegescanntenDokumentekönnenanschlie-ßend mit verschiedenen Korrekturwerkzeugen, beispielsweisezurEntfernungvonBildverschmutzungen,zumEntzerrenoderGeraderücken, optimiert werden. Aufgrund der Integration indas Microsoft-Umfeld, insbesondere in Exchange und Office,werdenstarreProzessevermieden.

www.alos.de

Axel Schneider, Head of Share-Point ECM Competence Center bei Alos GmbH. Die ALOS GmbH ist ein beratendes Systemhaus für Enterprise Content Management (ECM). Die Services des Unterneh-mens reichen von der Konzeption über die Einführung bis zum Betrieb der eingeführten ECM-Lösung. Außerdem verfügt ALOS über herstellerautorisierte Service-organisationen für Software-Sup-port sowie Reparatur und Wartung von Imaging Hardware.

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ReibungsloseLangzeitarchivierung&Dokumenten-management–durchAnbindungderSysteme

DierevisionssichereLangzeitarchivierungvonDokumentener-möglichtdasDokumentenmanagement-SystemDocuWare,dassichinwenigenSchrittenanSharePointanbindenlässt.HierfürwirdindenBibliothekseinstellungendasArchivierungs-FeatureaktiviertunddieKonnektivitätzumArchivdefiniert.DanachlegtderAnwenderfest,welcheMetadatenmitinsArchivübernom-menwerden.

Für einen reibungslosen Ablauf zwischen den Systemen sorgtdas Modul SharePoint oneCONNECT2DW. Es verbindet dasDokumentenmanagement-SystemmitSharePointundrealisiertdie Zusammenarbeit der beiden Systeme bei der Dokumen-tensuche und -ablage direkt aus dem Server heraus. Nach derKonfiguration derDokumentbibliothek lassen sich Dokumenteüber das Kontextmenü „Archivieren“ in das hinterlegte ArchivdesDokumentenmanagement-Systemsverschieben.DabeiwirddasDokumentimOriginalformatmitHilfederGAPI-SchnittstelleimSystemgespeichert.ZurückbleibteinekleineASPX-Seite inSharePointals„Platzhalter“,dieeinenLinkaufdasDokumentimArchiventhält.DurcheinenkleinenPfeilimIcondesDokumen-tes ist schnell ersichtlich, dass es sich um ein bereits archivier-tesDokumenthandelt.BeimSpeichervorgangselbstwirdjedesDokumentstetsdoppelthinterlegt,ummöglichenDatenverlus-tenvorzubeugen.

Das Prinzip des Archivs orientiert sich an der gewohntenBüroumgebung:DokumentewerdenzunächstinelektronischenBriefkörbengesammeltundsortiert,wobeizusammengehörigeDokumente zusammengeheftet werden können. Von dort auswerden sie in Archiven abgelegt, die einen Daten-Pool bilden,auf den jederzeit zugegriffen werden kann. LeistungsfähigeErfassungsfunktionen stellen hier eine geordnete, übersicht-liche Aufbewahrung der Unterlagen sicher, ungeachtet ihrerHerkunftoderihresFormats.

Jedes Dokument ist in SharePoint einem bestimmten Doku-menttyp zugeordnet, mit dem jeweils mehrere Eigenschaften(sogenannte Records Repository Properties) verbunden sind.HierzuzählenauchunterschiedlicheIndexdaten,diesichz.B.beiE-MailsausInformationenwieAbsender,Empfänger,DatumundBetreffzusammensetzen.BeiderAblagewerdendieseDatenindasDokumentenmanagement-SystemübernommenundindieIndexfelderdesArchivsgeschrieben.

Für die regelbasierte Ablage muss im Vorfeld nur einmal jeDokumenttypeinMappingderSharePoint-IndexdatenmitdenDocuWare-Indexfeldern definiert werden. Jeder Dokument-typ kann dabei einem beliebigen Archiv zugewiesen werden.DerAnwenderhatalternativdieMöglichkeit,dieRegelnfürdieAblage über benutzerdefinierte Custom Actions bzw. CustomPoliciesjenachBedarfselbstfestzulegen.SokannbeispielsweiseeinZeitraumabgestecktwerden,nachdessenAblaufdieDoku-mentezurLangzeitarchivierungautomatischimArchivgespei-

SpecialArchivierenmitMethode

Bild1:DokumenteimArchiv–Kontextmenü

Page 51: Potenziale von SharePoint 2013

chertundgleichzeitigausSharePointgelöschtwerden.DarüberhinauslassensichdieArchivemehrererUnternehmensstandorteauchmiteinandersynchronisieren,sodassderInformationsflussankeinerStelleunterbrochenwird.

RevisionssichereArchivierung&Datenschutz–sichererZugriffüberBerechtigungskonzept

Zur revisionssicheren Archivierung beinhaltet die LösungSicherheitsmechanismen,dieUnterlagenaufdemWegvonderErfassung bis zur Langzeitarchivierung schützen. Durch einegenau abgestimmte Rechtevergabe wird die Vertraulichkeitstets gewahrt und die Zuständigkeiten innerhalb des Systemswerdendargestellt.Zudemwerdengesetzlicheundregulatori-scheStandardsdesDatenschutzesbeiderLangzeitarchivierungwieAO,GDPdU,BaselIIundSarbanesOxleyerfüllt.GesetzlicheZugriffsmöglichkeiten auf auswertbare Daten werden überExportfunktionen gewährleistet, wobei der Zugriff durch eingenauesBerechtigungskonzeptmitGruppen,RollenundProfi-lengeregeltsind.HierwerdenTicket-Granting-Ticket-Verfahrenzur Authentifizierung eingesetzt, die die Identifizierung desjeweiligen Anwenders über den Login und das Single-Sign-ongewährleistet. Ein direkter Zugriff über betriebssystemnaheDateibrowser ist ausgeschlossen. Hochsensible Unterlagen las-sensichdurcherweiterteSicherheitsfunktionenunddetaillierteZugriffsprotokollenochbesserschützen.

Der Archivierungsvorgang wirdmitdemModuloneCONNECT-2DW erheblich vereinfacht, da es sich nahtlos in die Share-Point-Umgebung integriertundfürzusätzlicheStabilitätsorgt.Durch die „Single-Sign-on“-Funktion muss sich jeder Anwen-der nur einmal am Server anmelden und kann dabei auf alleangeschlossenen Module und Systeme zugreifen. Eine zweiteAnmeldungentfällt.BeiderRechercheinSharePointwerdenau-tomatischauchdieArchivedurchsucht,sodassbereitsarchivier-te SharePoint-Dokumente stets miteinbezogen werden. Such-begriffewerdendabeialsGanzes,inTeilenoderinAuswahllistenselektiert,Kategorie-undVolltextsuchekönnenkombiniertwer-den.DasErgebniswirdalsbeliebigsortierbareListeangezeigt.DabereitsbeiderSpeicherungvonDokumentenimDokumen-tenmanagement-Systemdieautomatische Indexierungerfolgt,lassensichUnterlagenschnellwiederfinden.Anwenderkönnenzudem gemeinsam abteilungs- und standortübergreifend anDokumenten arbeiten, nach relevanten Daten recherchieren,InformationenveröffentlichenundihrKnow-howaustauschen.ÜberwebbasiertePortallösungenfindetsoeineZentralisierungdes Unternehmenswissens statt, Workflows werden gestrafftundverbessert.DiesoentstehendenDokumentekönnenüberdieVerbindungzuDocuWarerechtssicherinnerhalbderShare-PointoneECM-Umgebungarchiviertwerden. n

Bild2:Suchergebnisse

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Mit der Umstellung auf digitale Postbearbeitungsprozessekönnen Unternehmen insbesondere ihre internen Abläufe be-schleunigenundhoheKostensparen.Diedarausresultierendenquantitativen und qualitativen Nutzenaspekte wie Steigerungder Produktivität, Kosteneffizienz oder Verbesserung der Kun-denbetreuung schaffen klare Wettbewerbsvorteile. Über dieEinführungsolcherCapture-LösungenunddiezubeachtendenRahmenbedingungen gibt das Interview mit Stefan Welcker,Regional Director DACH/CEE von Perceptive Software, Auf-schluss.

Die Notwendigkeit der Umstellung auf digitale Postbearbei-tung wird im Hinblick auf Effizienzsteigerung immer wichtiger für Unternehmen. Wie schätzen Sie die Entwicklung hierfür im deutschsprachigen Raum ein?

In Deutschland haben Unternehmen erkannt, welche Einspar-potenzialemitCapture-Lösungenerzieltwerden.NachunserenErkenntnissensetzenheutebereitsetwa35bis40ProzentderUnternehmen auf digitale Postbearbeitung. Ihre Bedeutungwird aber weiter steigen, da die Unternehmen unter starkemWettbewerbsdruckstehen.

Welche Vorteile sind mit der automatisierten Posteingangsbear-beitung verbunden?

MitdemEinsatzderrichtigenCapture-LösungwerdenwichtigeUnternehmensressourcen gespart. Die Informationen aus denDokumenten werden automatisiert den relevanten Geschäfts-prozessen zugeordnet, die Arbeiten in den Abteilungen wer-den schneller erledigt und die Mitarbeiter können sich auf diewichtigenKernaufgabenkonzentrieren.EinweitererVorteilliegtin der gesetzeskonformen Handhabung und Verarbeitung der

Interview|DigitalePostbearbeitung:Capture-LösungsetztaufKontext

IntelligentDataCapture,Geschäftsprozesse,Automatisierung

Praxis

www.perceptivesoftware.de

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Stefan Welcker, Regional Director DACH/CEE, Perceptive Software. Perceptive Software, ein Unterneh-men der Lexmark International, Inc., (NYSE: LXK), bietet eine komplette Produktfamilie für die intelligente elektronische Erfassung von Dokumenten, für Content- und Prozess-Management und für die digitale unternehmensweite Suche. Die Produkte verknüpfen die füh-renden Unternehmensanwendungen mit den Prozessen und Informatio-nen, die außerhalb dieser Systeme liegen.

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Informationen. Alle Dokumenteninhalte werden lückenlos ge-prüftundsowirdsichergestellt,dassalleDokumentenichtnurjederzeit zugänglich, sondern auch inhaltlich umfassend bear-beitetsind.Dasistz.B.imRahmeneinesAuditswichtig.

Worauf muss ein Unternehmen achten, wenn die Umstellung auf digitale Postbearbeitung geplant ist?

Die Auswahl der richtigen Software ist unverzichtbar für denErfolg der digitalen Postbearbeitung. Leistungsstarke Capture-Lösungen müssen sich flexibel an bestehende und zukünftigeAbläufeundÄnderungenimUnternehmensalltaganpassenlas-sen.ZudemsolltedieLösungintelligentundlernfähigsein,dennnur so kann ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden.EineeinfacheundbenutzerfreundlicheAnwendungistebenfallsfürdenErfolgderdigitalenPostbearbeitungwichtigundnatür-licheinmessbarerundschnellerreichterROI.

Ist die Auslagerung der Posteingangsbearbeitung für die Unter-nehmen eine sinnvolle Alternative?

DerMarkttrendgehtdeutlichinRichtungderunternehmensin-ternendigitalenPostbearbeitung.Unddas istauch logisch,danur mit der Automatisierung der Prozesse die entscheidendenWettbewerbsvorteileerzieltwerden.Daslässtsichnurunterneh-mensinternlösen.

Welchen Ansatz muss Ihrer Meinung nach eine effektive Cap-ture-Lösung verfolgen?

Herkömmliche, einfache und template-orientierte Lösungensind oft auf vordefinierte Textfragmente ausgerichtet. Und beiden Templates ist eine absolut strikte Einhaltung für die Text-

positionen zwingend. Schon ein Buchstabendreher im NamenodereinegeänderteStelleimDokumentfürdieBestellnummermacht die Zuordnung des Dokuments unmöglich und machteine langwierige und umständliche Nachbereitung der Mitar-beitererforderlich.

Die Intelligent Data Capture-Lösung von Perceptive SoftwaredagegensetztbeispielsweiseaufeinenkontextbezogenenAn-satz.SieerkenntganzohneTemplate,RegelnodervorgegebeneTextzonen die relevanten Informationen wie Adresse, Bestell-oder Rechnungsnummer und leitet diese automatisch in dendahinterliegenden Geschäftsprozess. Es ist dabei völlig egal,an welcher Textstelle diese Informationen im Dokument sindoderobsichTippfehlereingeschlichenhaben. IntelligentDataCapture von Perceptive Software lernt mit jedem Dokumentdazu, die Postbearbeitung wird also umso schneller, je längerdieLösungimEinsatzist.

Wie sieht die Schnittstelle zu den Multifunktionsgeräten von Lexmark aus?

MitderIntegrationderPerceptiveSoftware-ProduktehabendieMitarbeiterZugriffaufdieneuestenTechnologienundarbeiteninnerhalbderGeschäftsabläufeimmeraufdemneuestenInfor-mationsstand.DieMitarbeiterstartendieBusiness-Prozesse,in-demsieDokumentemitnureinemKlickaufdemTouchscreendigitalisieren und in einen Prozess leiten. Die Funktionen zurDokumentenerfassung,automatischemIndexierenundWeiter-leiten sind einfach und komfortabel, die Anwenderakzeptanzdeshalbsehrhoch.

Herr Welcker, wir danken Ihnen für dieses Gespräch! n

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Praxis

SeitdemSteuervereinfachungsgesetz2011steigtdieAkzeptanzvonelektronischenRechnungenimB2B-Umfeld.BiszudiesemZeitpunkt wurde der elektronische Rechnungsaustausch auf-grund der damitverbundenen hohen Kosten und technischenAufwändekaumgenutzt.ÜberJahrehinwegsetztensichwederdas EDI-Verfahren noch die elektronische Rechnungsstellungmit digitaler Signatur durch. Lediglich wenige UnternehmenmitsehrhohemRechnungsvolumenkonntendieseMöglichkeitwirtschaftlichnutzen.

MitdemSchreibendesBundesministeriumsderFinanzenvom01.07.2011wurdederWegderpapierlosenRechnungwesentlichvereinfacht.Am02.07.2012nahmdasMinisteriumineinemBMF-SchreibennochmalsBezugaufdieNeufassungdes§14Abs.1und3UStGvom01.07.2011,umoffeneFragenzubeantworten.EsbeschreibtdieAnforderungenundnimmteindeutigStellungzur Gleichstellung der Papierrechnungen und elektronischenRechnungen. Durch die technische und rechtliche Verein-fachung der elektronischen Rechnungsstellung ergeben sicheinigeVorteile,aberauchRegeln,aufdieeinUnternehmenbeider Einführung achten muss. Größter Vorteil ist die Tatsache,dassdiedigitaleSignaturnichtmehrerforderlichist.

FreieWahlbeiderRechnungsübermittlung–Einverständnisvorausgesetzt

AlselektronischeRechnungwerdenalleRechnungsdokumenteangesehen,welcheineinemelektronischenFormatausgestelltund elektronisch empfangen werden. Elektronische Übermitt-lungensindzumBeispielE-Mail, Internet-Download,elektroni-scher Datenaustausch (EDI, EDIFACT, XML, etc.) Computer-Fax

VereinfachteRegelnsteigernAkzeptanzvonE-Invoicing

Steuervereinfachungsgesetz,rechtskonformeAufbewahrungspflicht,Freigabeprozesse,Revisionssicherheit

www.afi-solutions.com

Thomas rundel ist Mitglied der Geschäftsführung sowie Vertriebs-leiter bei der P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH (AFI) und seit 1995 an der Entwicklung der AFI beteiligt. Das Unternehmen ist Hersteller von Software zur Opti-mierung von Dokumentenprozessen in und um SAP®. Durch SAP®-Add-Ins, die Realisierung von ECM-/DMS-Lösungen sowie den Einsatz „cleverer Tools“ optimiert die AFI die Prozesse Purchase-to-Pay und Order-to-Cash.

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oderFax-Server.VorderNeufassungdesUmsatzsteuergesetztesmusste eine elektronische Rechnung, um steuerlich anerkanntzu werden, mit einer qualifizierten Signatur versehen werden.AndereVerfahrenwarennichtzulässig.

LautdemSteuervereinfachungsgesetzspielteskeineRollemehr,aufwelchemtechnischenWegundinwelchemFormatdieRech-nung übermittelt wird. Selbst die Zustellung einer einfachenE-MailkannzumVorsteuerabzugberechtigen.Wichtigdabeiist,dassdieLesbarkeit,Herkunft(Authentizität)undUnversehrtheit(Integrität)derRechnunggewährleistetist.DerGesetzgeberver-langthierzulediglicheinbeliebigesinnerbetrieblichesKontroll-verfahren,dasdenPrüfpfadzwischenLeistungserbringungundRechnungdokumentiert.

Zwingend beachtet werden muss dabei aber das Format derRechnung.WurdeeineRechnungeinmalelektronischempfan-gen und akzeptiert, muss diese im ursprünglich eingegangenFormat aufbewahrt werden. Dabei gilt die rechtskonformeAufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Das Ausdrucken derelektronischen Rechnung mit anschließender AufbewahrungalsPapierrechnung istnichtzulässig.Zulässigwäre jedochdasEinscanneneinerPapierrechnungmitanschließenderelektroni-scherArchivierung.FürbeideVerfahrengeltendieVorschriftender Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitalerUnterlagen (GDPdU), sowie die Grundsätze ordnungsgemäßerBuchführungundDatenverarbeitunggestützterBuchführungs-systeme(GoBS).

Bereits heute senden Unternehmen ihre Rechnung als E-Mail-Anhang an den Leistungs-/Warenempfänger. Dabei muss erdiesesVerfahrennichtautomatischakzeptieren.DerVersenderistverpflichtet,dasEinverständnisfürdenelektronischenRech-

nungsaustausch einzuholen. Die Einwilligung kann in schrift-licherFormerfolgen,aberauchdasBezahlenderRechnunggiltbereitsalsEinwilligungzumelektronischenVerfahren.

E-Commerce-Risikenminimieren

Mit der Einführung des elektronischen RechnungsverfahrenskönnenbeimRechnungsstellerPapier-,Druck-,Kuvertier-,Fran-kier- und Versandkosten eingespart werden. Der Leistungs-/Warenempfänger hingegen spart Zeit bei der Entgegennah-me,derinternenVerteilungen,demÖffnenunddermanuellenDateneingabe. Zugleich minimiert er bei der DatenerfassungEingabefehler,dadieRechnungsdatenbereitsinelektronischerForm vorliegen. Manche Lieferanten stellen Papierrechnungenmittlerweile sogar nur noch gegen Aufpreis zu und erhebennichtselteneineGebührvonbiszu5EuroproRechnung.

UmdieVorteiledeselektronischenRechnungsverfahrensbest-möglich zu nutzen, muss der Prozess bei Rechnungsstellerund -Empfänger angepasst werden. Um den Vorsteuerabzugnicht zu gefährden, sollten mögliche Gefahrenquellen im Vor-feld identifiziert und ausgeschlossen werden. Sichergestelltwerden muss, dass die allgemeinen Risiken des E-Commerceminimiertwerden.Esmussüberlegtwerden,wiemitSystemaus-fällen,gefälschtenE-Mails,Virenundneuenbzw.unbekanntenGeschäftspartnernumgegangenwird.NachKlarstellungbietetsicheineTestphasemiteinerAuswahlvonLieferantenan.Nacherfolgreicher Beendigung kann das Rechnungswesen die rest-lichen Lieferanten über die Einführung des neuen elektroni-schenVerfahrensinformieren.

Bild:BeispielfürUmsetzungsvarianten

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Vorteilhaft:ElektronischeFreigabeprozesseundArchivierung

Durch die Einführung eines elektronischen Rechnungsverfah-rensunddieVorteile,diesichdarausergeben,könnendiefrei-gewordenen Mitarbeiter-Ressourcen anderweitig eingesetztwerden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die digitalenRechnungsdaten in einen elektronischen Genehmigungspro-zess zu geben. Hier besteht der Vorteil hauptsächlich in derTransparenz,soferneinelektronischesundübersichtlichesRech-nungseingangsbuchenthaltenist.DamitistfürdieFinanzbuch-haltung zu jedem Zeitpunkt die Nachvollziehbarkeit über denStatusjederimUnternehmenbefindlichenLieferantenrechnunggegeben.

Die gesamte Rechnungsfreigabe kann elektronisch durch pas-sende Software abgebildet werden. Möglich ist sogar, dassRechnungen mit Bestellbezug direkt, regelbasiert gebuchtwerden können, ohne dass ein Mitarbeiter die Richtigkeit prü-fen muss. Eine ausgereifte Software protokolliert jeden SchrittimFreigabeprozessundlegtdasProtokoll imrevisionssicherendigitalenArchivab.

AuchbeiderArchivierungderEingangsrechnungenistdieelek-tronische Verwaltung effizienter: Ein physikalisches Archiv hatoft hohe Betriebskosten und das Recherchieren nach Belegenist umständlich, zeitaufwendig und somit teuer. Auch ist ein

Papierarchiv immeraneinenStandortgebunden.Beiderelek-tronischen Archivierung dagegen stehen alle notwendigenDaten zentral zur Verfügung. Darüber hinaus ist ein elektroni-schesArchivrevisionssicher.RevisionssicherheitschließtsichereAbläufe,ordnungsgemäßeNutzungsowiedensicherenBetriebein. Der Wirtschaftsprüfer hat bei seiner alljährlichen AufgabeebenfallsdieMöglichkeit,dieVorteileeinerelektronischenEin-gangsrechnungsbearbeitung zu nutzen, seine Prüfung kannschnellererledigtsein.

ElektronischerRechnungseingang–BeispielefürdieUmsetzung

Beider inSAP®integriertenmodularenSoftwarelösungDirect-InvoiceControl werden die Daten je nach Format entwederdirektbearbeitetoderzuvormittelseinerErkennungssoftwareausgelesen. Das Modul e-Invoice Mailbox importiert elektro-nische Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden, dase-Invoice Filesystem ist ähnlich der Mailbox, jedoch wird hierein unternehmensinternes Datenverzeichnis überwacht. Elek-tronische Rechnungsformate werden bei e-Invoice EDI vollau-tomatisch verarbeitet – zum Beispiel die Formate der gängi-genDienstleisterwiederDeutschenTelekom,Arcor,Vodafone,E-Plus,Lufthansa,MasterCard,ARAL,ShellundFedEx.BeliebigeEDI-FormateunddemnächstauchdasContainerformatPDF/A-3mitdemDatenmodellZUGFeRDsindebensomöglich. n

Praxis

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Für Unternehmen, besonders für Banken und Finanzdienst-leister,istdieBereitstellungvonInformationen,sowohlelektro-nischalsauchinFormvonPapier,einesderwichtigstenBinde-glieder zu ihren Kunden. Anschreiben, Angebote und BerichtealsBrief,alsE-MailoderalsPDFzumDownloadimPortalsinddie„Visitenkarte“einesUnternehmensundbestimmenmaßgeblich,wiediesesvondenKundenwahrgenommenwird.DabeihabenUnternehmenzurSteuerungderGeschäftsprozesse,dieaufderErzeugungundVerarbeitungvonDokumentenbasieren,heutevor allem zwei Themen im Fokus: Die Standardisierung derDokumentenerstellungsprozesse sowie die Reduktion der An-zahlderbeteiligtenSysteme.

Auf diesem Weg müssen einige Hürden überwunden werden:So istdie Integration inbestehendeGeschäftsprozesseund IT-UmgebungensowiedieUnterstützungallergängigenKommu-nikationskanäleallesanderealstrivial.Typischerweisesindver-schiedene Anwendungen zum Erstellen, Bearbeiten undVersenden der Korrespondenz in einem Unternehmen im Ein-satz,dieInhaltenurmitgroßemAufwandfürdieverschiedenenKommunikationskanäle aufbereiten können. Darüber hinauskommen die Effizienzpotenziale erst richtig zum Tragen, wennalle Arten der Dokumentenerstellung durch ein System unter-stütztwerden.

Dokumentenerstellung–individuelloderimBatch?

GeschäftsdokumentewerdenimmeralsTeileinesGeschäftspro-zesseserzeugt.Diesergibtvor,auswelchenderführendenSys-temeDatenübernommenundüberwelchenKommunikations-kanal die erstellten Dokumente ausgegeben werden.

DahinterstecktSystem:PersonalisierteKundenkommunikation

Geschäftsprozesse,OutputManagement,Integrationslösung,ECM,SEPA,Compliance-Richtlinien

Uwe Seltmann, CEO, icon Sys-temhaus GmbH. Bereits seit 1995 bietet die icon Systemhaus GmbH renommierten Versicherungen, Banken, Energie- und Industrieun-ternehmen umfassende Kunden-korrespondenzlösungen an. Die icon Community bildet ein starkes Netzwerk hervorragender Experten, bestehend aus Kunden, Partnern und Spezialisten, die gemeinsam ihren Beitrag zur Weiterentwick-lung der icon Suite leisten.

www.icongmbh.de

Praxis

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angebundenenSystemenermöglicht.FürdenZugriffaufdieseInformationenspieltesdarüberhinauskeineRolle, inwelchenSystemenoderArchivensieliegen.Sachbearbeitererhaltenaufdiese Weise alle verfügbaren Informationen zum aktuellenGeschäftsvorgang – mit allen Optionen für ihre elektronischeWeiterverarbeitung.BeiIntegrationslösungenwieCOPiXbildenStandardkonnektoren die Schnittstelle zu bestehenden Syste-men und stellen die Verbindung zu den Inhalten transparentundleichtzugänglichzurVerfügung.AllebereitsvorhandenenApplikationen, Archiv- und Ablagesysteme können dabei ge-nutztwerdenundweiterimEinsatzbleiben.

SEPA–zusätzlicheAnforderungenfürdieDokumentenerstellung

DiedurchSEPAbedingteUmstellungaufIBANundBICbedeutet,dass zahlreiche Formulare und Dokumente in Unternehmenangepasst bzw. neue Dokumentenvorlagen erstellt werdenmüssen.DarüberhinausmüssenbestehendeInformationenver-knüpft,validiertunddenDokumentenerstellungsprozessenzurVerfügunggestelltwerden.

DiegesetzlichenAnpassungenmitminimalemAufwandzuer-füllen, bedarf es spezieller Werkzeuge: Mit einem integriertenDokumentenvorlagen- und Formular-Designer wird beispiels-weisebeiderKundenkorrespondenzlösungDOPiXdieschnelleund exakte Ausrichtung und Wiederverwendung von Ressour-cen wie Logos, Firmenanschriften oder Textbausteinen ausge-

Lösungen wie DOPiX unterstützen dabei alle Arten der Doku-mentenerstellung: interaktiv,prozessintegriertoder imBatch–unabhängig von Hardware, Betriebssystem, Datenformat undKommunikationskanal.

DieindividuelleErstellungvonGeschäftskorrespondenzerfolgtübereinenflexiblenundleistungsfähigenWYSIWYG-Editor,derindividuell konfiguriert werden kann. Abhängig von der zuge-wiesenen Rolle können sich Sachbearbeiter auf die Texterstel-lung konzentrieren, ohne sich mit der Formatierung, der Aus-gabe oder dem Dokumentenversand auseinandersetzen zumüssen.

„Insellösungen“vermeidendurchContentIntegration

NichtseltenexistierennebendemeigentlichenKorrespondenz-systemzahlreiche„Insellösungen“,diedieeinheitlicheundstan-dardisierte Dokumentenerstellung erschweren. Häufig entste-hen diese durch Übernahmen anderer Unternehmen, die ihreeigenen Korrespondenzlösungen mitbringen oder durch dieInflexibilität vorhandener Legacy-Systeme, die von einzelnenGeschäftsbereichen umgangen werden. Dadurch können amFirmensitzgenauso Insellösungenentstehenwie inAußenstel-lenundFilialen.

AndieserStelleisteineIntegrationslösunggefragt,dieeineum-fassende Sicht auf alle Informationen und Dokumente in den

Praxis

Bild1:DieKundenkorrespondenzplattformintegriertalleKommunika-tionskanäle

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führt.DaeineÄnderungimzentralenRepositorygenügt,umdasjeweiligeElementautomatischinallenVorlagenzuaktualisieren,lassen sich Corporate-Design und Compliance-Richtlinien ein-halten.

In der Folge müssen die erstellten Informationen neu zusam-mengeführt, validiert und um extern berechnete Elemente er-gänztwerden.DabeigehenintegrativeLösungeninderDarstel-lung der Geschäftsvorgänge weit über das alleinige Sammelnvon Informationen und Dokumenten hinaus: Sie bieten nebenständigerAktualitätdenVorteileinerpermanenten,redundanz-freien Informationsverwaltung. Jedes einzelne Informations-objekt, ob Dokument, Informationen in unstrukturierter FormoderEntscheidungsergebniseinerWorkflow-Aufgabe,wirdso-fort an der richtigen Stelle im Dokumentenerstellungsprozesseingefügt.

Fazit

Multikanalfähige Korrespondenzsysteme entfalten dann ihrevollen Möglichkeiten, wenn alle zum aktuellen Geschäftsvor-gangrelevantenInformationenleichtindieKundenkommunika-tioneinbezogenwerdenkönnen.IntegrierteEnterpriseContent-und Output Management-Lösungen schaffen die bestenVoraussetzungen, um auch für künftige Entwicklungen im Be-reich der effizienten und individuellen Kundenkommunikationgerüstetzusein. n

Bild2:UmfassendeSichtaufalleInformationenundDokumenteüberdieContentIntegrationPlatform

EffiziEntEs Big Data ManagEMEnt | tools unD tEchno-logiEn zur analysE grossEr DatEnMEngEn | DEr Ein-fluss von EntErprisE MoBility unD clouD coMputing |aufBau EinEr pErforMantEn Big Data-architEktur | aBsichErung gEgEn ExtErnE BEDrohungEn

23. – 24. SEPTEMBER 2013 | pullMan BErlin schwEizErhof

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MEhr als 24 sEssions | icEBrEakEr | challEngE your pEErs sEssion | Day onE DinnEr | worlD cafÉ sEssion

BusinEss partnEr

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Praxis

VieleUnternehmenhabenheutekeinegroßenProblememehrbei der Analyse und Dokumentation von funktionalen undnicht-funktionalenAnforderungenihrerIT-Systeme,denndafürstehen ihnen einen Vielzahl von Requirements Engineering-MethodenzurVerfügung.DochinUnternehmenwiebeispiels-weise Banken, Versicherungen oder Versandhändlern werdennicht nur diese Anforderungen benötigt. Sie stehen meistensauch vor der Frage, dass sie ihre gespeicherten Daten auch zuPapierbringenmüssen.

DochwiedokumentiertmandieseAnforderungenanRechnun-gen, Briefe oder Verträge? Aus welchen Informationen beste-hendieseDruckdokumente?ZweiFragenaufdiedieserArtikeleineAntwortbietet.ErstellteineinderPraxisvielfacherprobteMethode zur vollständigen Dokumentation von Druckdoku-mentenvor.

Grundlage:modellbasierteDokumentenspezi-fikation

AufdenerstenBlickbestehenstandardisierteDokumenteoderBriefe wie z.B. Abrechnungen, Mahnungen, Versicherungsver-träge aus Texten und Tabellen, die von weiteren Informatio-nen,z.B.zumAbsender,zumEmpfängerodereinerBetreffzeile,ergänztwerden.UmdieAnforderungenaneinenstandardisier-ten Massenbrief darüber hinaus aber so zu beschreiben, dassdie IT eines Unternehmens anschließend die Implementierungvornehmenkann,solltendieDokumenteanhandderfolgendenKriterienspezifiziertwerden:

RequirementsEngineeringfürDruckdokumente

ModellbasierteDokumentenspezifikation,Notationselemente,Fixtexte,Variablen

www.sophist.de

christian Pikalek, Berater und Trainer, Sophist GmbH, Thorsten cziharz, Berater und Trainer, Sophist GmbH. Das Beratungs- und Trainingshaus stellt sein Know-how Unternehmen zur Verfügung, die ihre System- und Softwareentwicklung effektiv und effizient gestalten wollen. Die SOPHISTen begleiten ihre Auftrag-geber methodisch und operativ von der Phase der Anforderungsanalyse, über die Modellierungs-, Architek-tur- und Designphase, bis hin zu Test und Abnahme.

Page 61: Potenziale von SharePoint 2013

n Layout:WiesolldasDokumentaussehen?n Daten:WelcheVariablensindzufüllen?n Regeln: Welche Vorgaben bezüglich der „Dynamik“ des

Dokuments (Seitenumbruch, Empfängergeschlecht etc.)müsseneingehaltenwerden?

Die Anforderungen werden anschließend in einer modell-basiertenDokumentenspezifikationzusammengestellt, beidersichdiesedreiBereicheerkennenlassen(sieheBild1).Entspre-chenddieserDokumentenspezifikationwirddergrobeAufbaueinesModellsgeregelt,wiediebenötigtenFixtexte,Variablen,Tabellen, etc. für den Druck organisiert und platziert werden.VoraussetzungfürdiehierbeschriebeneMethodeistdabei,dassdieDatenundderenBeziehungenimUnternehmenbereitsvoll-ständigvorliegen.

Die„Daten“

Im Bereich „Daten“ werden Notationselemente (repräsentiertdurch graue Rechtecke) modelliert. Bei diesen Notationsele-mentenhandeltessichumDaten,dieineinemodermehrerenderIT-SystemedesUnternehmenserfasstundgespeichertsind.IdealerweisesinddieDatendabeiineinemBegriffsmodellmo-delliert(siehe[1]).BegriffsmodelledienennichtdirektderImple-mentierung,sondernsindhauptsächlicheinMittelzurVerbesse-rungderKommunikationzwischenallenBeteiligten.

DieimlinkenBereich„Daten“modelliertenInformationenwer-den im mittleren Bereich „Layout“ der Druckspezifikation ge-

nutzt, um festzulegen, welche Variablen des DokumentsdieseDaten füllen. Damit repräsentiert dieser Bereich die Vorstufezueinem,durchdie ITzuentwickelndenXML-Schema.Dadie-seDatenjedochnurineinemgrößerenZusammenhangbenö-tigtwerden,sindsiemitanderenBestandteilen,beispielsweiseGruppenoderFixtexten,verknüpft(zudenKombinationsmög-lichkeitensieheuntenunter„Layout“).

DenBereich„Regeln“–dargestelltdurchEllipsen–könntemanals„Gehirn“derDruckspezifikationbezeichnen.Hierwerdenalle„Regeln“dokumentiert,welchez.B.festlegen,unterwelchenBe-dingungeneinFixtextbzw.inwelchenFällenanderselbenStelleeinAlternativtextgedrucktwird(mehrdazuunter„Regeln“).

Das„Layout“

BeimBereich„Layout“handeltessichumdenzentralenBereichjedes Dokuments – dieser kommt sehr nahe an das AussehendeszuerzeugendenDokumentsheran.ImBereich„Layout“derDruckspezifikation müssen vier Themen beschrieben werden:dieGrundstruktur,dieVariablen,dieFixtexteunddieBlöcke.

Die Grundstruktur legt dabei den logischen Aufbau bzw. denRahmendesGesamtdokumentsfest (sieheBild2).Einfachaus-gedrückt:ManbenötigteinHilfsmittel,umfachlichzusammen-gehörendeTeiledazustellen.BeispielefürsolcheBereichesind:der Absender, der Empfänger, aber auch eine eventuelle Kon-taktadresseunddieSeitenzahlinderFußzeile.

Bild1:AuszugauseinerDokumentenspezifikation

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Der erste Block der Grundstruktur, „Dokumentenname“, wirdnur als „Überschrift“ genutzt, d.h. er dient zum Festhalten desDateinamens (z.B. „Rechnungsübersicht“, „Angebot X“). In der„Kopfzeile“ wird der Bereich beschrieben, der auf jeder Seiteoben angedruckt werden muss. Dies könnte der Text „Rech-nungsübersicht Oktober 2012“ sein. Die darin enthaltenen In-formationenkönnensichauchvonSeitezuSeiteunterscheiden.In solchen Fällen müsste der Name „Kopfzeile“ beispielsweisedurch„KopfzeileSeite2+“ersetztwerden.Nachder„Kopfzeile“folgtder„Kopfbereich“desDokuments.Hierwerdengeradeinzu verschickenden Dokumenten typischerweise der Absender,derEmpfängerundderBetreffdesBriefesdefiniert.Im„Detail-bereich“werdendanndieeigentlichenInhaltedesDokumentsbeschrieben.DenAbschlussbildender„Fußbereich“mitTextenwie„MitfreundlichenGrüßen…“unddie„Fußzeile“.Analogzur„Kopfzeile“werdeninder„Fußzeile“dieTextefestgehalten,dieauf jeder Seite unten angedruckt werden – wie die Seitenzahlund/oderderRechtsträger.

DaeineEinteilungindiesesechsHauptbereicheseltenausreicht,werdenfürdieGrundstrukturmeistweitereModellierungsmög-lichkeiten benötigt: Gruppen und Verschachtelungen. VieleDokumenteenthaltenKonstruktionenwiedasBeispielinBild3,beiderinjederZeilederTabelleeineBestellpositionsteht.DabeiwirdjedeBestellpositionmitdengleichenAttributen(„Artikel-nummer“,„Artikelbezeichnung“etc.)wiederholt.

Bild4zeigt,wiedieTabellemitHilfedermodellbasiertenDoku-mentationdargestelltwird:DieeinzelnenBereicheeinerGruppe(inBild4innerhalbdesDetailbereichsdesDokuments)bestehtaus den Unterbereichen „Gruppenname“ (analog dem „Doku-mentennamen“),der„KopfbereichGruppe“mitderÜberschriftder Tabelle oder anderen Bezeichnungen, dem „DetailbereichGruppe“mitdeneinzelnenDatenderTabelleoderAuflistungenusw.,sowiedem„FußbereichGruppe“indemSummen,Zusam-menfassungenusw.erfasstwerden.

MitsolchenGruppenlassensichdiemeistenSachverhalteaus-drucken. Bei komplexeren Sachverhalten können Gruppenauch ineinander geschachtelt oder sequenziell hintereinandergeschaltet werden. Hier sind die Möglichkeiten nahezu unbe-grenzt.

ZurModellierungderTabellewerdennebendenstrukturieren-den Elementen der „Gruppe“ noch weitere Notationselementeverwendet. Um den Inhalt zu beschreiben, werden Variablen(diehellgrauen,abgerundetenRechteckeinBild4)undFixtexte(dargestelltalsweißeRechtecke)benötigt.DieVariablendienendabeialsPlatzhalter,inwelchebeiderErstellungdesDokumentsdie konkreten Daten gefüllt werden. Fixtexte sind diejenigenTexte,dieaufjedesDokumentgedrucktwerden.VariablenundFixtextekönnendabeizu logischenBlöckenzusammengefasstwerden. Dies kann einerseits die Lesbarkeit erhöhen, anderer-

Bild3:AusschnittauseinerBestellung

Sie haben folgende Waren bei uns bestellt:

Artikelnummer Artikelbezeichnung Anzahl Preisin€

4711 Buch„X“ 1 9,99

4768 DVD„Y“ 1 15,99

… … … …

Praxis

Bild2:GrundstrukturdesDokuments

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seitskönnenRegeln(Druckentscheidung,Datenableitung,usw.)direktmitdiesenBlöckenverknüpftwerden–hierverdeutlichtamBeispielderEmpfängeradresse(sieheBild5).

DerBereich„Regeln“

Nachdem die Bereiche „Daten“ und „Layout“ vorgestellt wur-den, muss noch die Dynamik des Dokuments geklärt werden.An dieser Stelle wird eine Vielzahl von Druckregeln benötigt.Diese kann man in unterschiedliche Typen einteilen. Dabeiwurde ein Typ bereits angekündigt: die Druckentscheidung.RegelnvomTyp„Druckentscheidung“gebenbeiFixtextenoderganzenBlöckenan,unterwelchenBedingungendiesegedrucktwerdenoderwannnicht.SokannesbeiRechnungenvorkom-men,dasssichdurchGutschrifteno.ä.einRechnungsbetragvon0 Euro ergibt. In diesem Fall müsste durch eine Regel festge-legtwerden,dassderFixtextüberdieZahlungsmodalitätenimDokument nicht gedruckt wird, wenn keine tatsächliche For-derungbesteht.DaszugehörigeRegelelementwirdimBereich„Daten“ modelliert (siehe auch Bild 1). Die diesem Sachverhaltentsprechende Druckentscheidung könnte also lauten: „FallsderermittelteRechnungsbetraggrößer0,00€ist,mussderBlock„Abrechnungsinformation“gedrucktwerden.Fallsderermittel-teRechnungsbetragkleinerodergleich0,00€ist,darfderBlock„Abrechnungsinformation“nichtgedrucktwerden.“

NebendiesenDruckentscheidungengibtesnochzweiweitereTypen von Druckregeln. So muss zum einen das HerleitenvonDaten beschrieben werden. Dabei beschreiben die Datenher-leitungsregeln:

n den Pfad innerhalb eines Domain Modells von einem Fach-objekt zu einem anderen (Versandadresse vs. Rechnungs-adresse),

n dieBerechnungsregelnodern dieBedingungenbzw.Kriterien,dieaufdemPfadvoneinem

Fachobjektzueinemanderenerfülltseinmüssen(geliefertevs.offeneBestellpositionen).

Zum anderen handelt es sich beim letzten Regeltyp um Vor-gaben für die Struktur und Formatierung eines Dokuments.SolcheStrukturregelnbeschreiben,obgruppiertwird,wanninderGruppewiederholtwird(Intervall),wiedieGruppeunddieDateninderGruppesortiertwerden,wanneinSeitenumbrucherfolgendarfoderobderTextkursiv,fett,unterstrichenoderineinerbestimmtenGrößegedrucktwerdensoll. n

Bild4:AufbauderGruppe„Bestellungen“indermodellbasiertenDokumentation

Bild5:VerknüpfungvonDatenunddemBlock„Empfänger“

Literatur[1]ChrisRupp,S.Q.(2007).UML2glasklar:Praxiswissenfürdie

UML-Modellierung.CarlHanserVerlagGmbH&CO.KG.

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Noch nie wurden so viele elektronische Dokumente erstellt,modifiziertundzumZweckederZusammenarbeit verteiltundwieder eingesammelt wie heute. Und dennoch werden die„Knowledge Worker“ mit vielen der drängendsten ProblemebeimtäglichenArbeitenmitDokumentenalleingelassen.Wasfehlt,isteineVersionierung,diediesenNamenverdient.

UnterdenzahlreichenPhänomenen,diedenUmgangmitDoku-mentenerschweren,istzuallerersteinmaldieArtundWeisezunennen,wieeineinmalerstelltesDokumentinUmlaufgelangt.Spätestens wenn nicht nur interne, sondern auch externe Mit-arbeiter involviert sind, dominiert hier immer noch E-Mail mitseinerMöglichkeit,Anhängezuversenden.InderRegel istdasaus Sicht der Benutzer die einfachste und schnellste Lösung.Schließlich ist das E-Mail-Programm ohnehin geöffnet. Außer-demwirdwohlkeinanderesDesktop-ProgrammvonsovielenMenschenbeherrschtwieE-Mail.

E-Mail:AllzweckwaffemitKollateralschäden

WasdiesesVerhalten„technisch“bedeutet,dürftezwarhinläng-lichbekanntsein.EinekurzeZusammenfassung derFolgen istdennochimmerwiederinteressant:

01 Mit dem Erstellen eines Anhangs wird eine autonome edi-tierbare Kopie des Dokuments erzeugt, und zwar im Post-eingang des Empfängers und unter Umständen auch aufdessenRechner.

02 Ob der jeweilige Empfänger auf „An“, „CC“ oder „BCC“ derE-Mailssteht,istirrelevant.

03 DerZweck(z.B.AufforderungzurÄnderungoderAnpassung,nur zur Information oder zur Freigabe) der Erstellung derKopieergibtsichbestenfallsausdemInhaltderNachricht.

04 Wenn ein überarbeitetes Dokument an den Absender

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Versionsmanagementistangesagt!

Dokumentenmanagement,Collaboration,Merging

ralf Gronkowski ist Consultant bei Perforce Software. Das Unter-nehmen mit Hauptsitz in Alameda im US-Bundesstaat Kalifornien und Niederlassungen in Großbritannien, Kanada und Australien unterstützt Teams beim gemeinsamen Arbei-ten an wichtigen digitalen Assets einschließlich Softwarecode, Dokumenten, Multimedia-Inhalten, Tabellen, Bildern etc. Seine Lösun-gen sind darauf ausgelegt, große und verteilte Inhalte zu managen.

Trend

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zurückkommt,istderBezugzumursprünglichenKopiervor-gangnichtmehrerkennbar.

05 DerKopiervorgangkanndurchdienochsimplereFunktiondesWeiterleitensbeliebigvervielfachtwerden.

06 KopienderKopiensindalssolchenichterkennbar.07 EindefinierterWorkflowinBezugaufeventuelleÜberarbei-

tungendesDokumentsistnichtgegeben.

DassindzunächsteinmalrelativnüchterneFeststellungenundalssolcherelativunspektakulär.Nichtmehrganzsounspektaku-läristdashäufiganzutreffendeErgebnisdieserArbeitsweise.NurwenigePhänomeneimArbeitsalltagwerdennämlichalssofrus-trierendwahrgenommenwieMissverständnisse,Unsicherheitenund unnötiger Koordinierungsaufwand, die sich aus miteinan-derimWiderspruchstehendenÄnderungenergeben.AblesbaristdieseFrustrationanAussagenderBetroffenen.HäufigfallendabeiSätzewie„JetzthabeichÄnderungenaneinerveraltetenVersiondesDokumentsvorgenommen.“Oder:„WirmüssendieTeilederunterschiedlichenDokumentezueinerneuenVersionzusammenführen.“,„IstdashierüberhauptdieaktuelleVersiondes Dokuments?“, „Haben wir diese Änderung nicht schon ineinerVorgängerversioneingebaut?“undnatürlich„IstdieÄnde-rungdesLogoseigentlichinallenVersionenenthalten?“

Wenn man diese typischen Sätze, die vermutlich schon jedermehrfachgehörthat,etwasgenauerbetrachtet,stelltmanfest,dassesdabeiimmerum„Versionen“unddieProblemeimUm-gangmitihnengeht.AlldieseVersionenrufennacheinemleis-tungsstarkenManagement.

DokumentenmanagementundProgrammierung

Angesichts der Fülle des Angebots an Dokumentenmanage-ment-LösungenscheintdieseFeststellungaufdenerstenBlick

verwunderlich. Ein kurzer Ausflug in die Besonderheiten derSoftwareentwicklungoderProgrammierunghilftjedoch,einenanderenBlickwinkeleinzunehmen.WasProgrammierertagtäg-lichundinderHauptsachetun,ist,eineodermehrereProgramm-code-Dateienzuändern.Einfacherausgedrückt:einDokumentzuüberarbeiten.DabeiistdieÄnderungshäufigkeithöheralsbeinormalenGeschäftsdokumenten.ZudemfindeteinMehranZu-sammenarbeitamgleichenDokumentganzselbstverständlichstatt.SchließlichbestehteinwesentlichesMittelzurschnellerenEntwicklungeinerSoftwaredarin,dieZahlderbeteiligtenPro-grammierer zu erhöhen. Das allein garantiert zwar auch nichtimmer den Erfolg. Aber heutige Softwareprojekte sind in denseltenstenFällennochdasWerkkreativerEinzelkämpfer.

Die daraus erwachsenden Anforderungen an die Zusammen-arbeit („Collaboration“) der Entwickler sind technisch höchstanspruchsvoll,wennsievonSoftwarelösungenabgebildetwer-densollen. ImBereichderSoftwareprogrammierung istdiesesProblem im Kern gelöst. Versionsmanagement leistet genaudasundunterscheidetsichgleichzeitigvondenAngebotenderDokumentenmanagementhersteller.

WasVersionsmanagementleistet

ZudenKernfunktioneneinesleistungsstarkenVersionsmanage-mentszählen:

01 EineDateikannvonmehrerenBenutzernzueinunddersel-benZeitbearbeitetwerden.

02 Mögliche Konflikte werden erkannt, deren Auflösung wirdunterstützt,unterUmständensogarautomatischerledigt.

03 Zueinander im Widerspruch stehende Änderungen lassensich zusammenführen. In der Softwareentwicklung sprichtmanhiervon„Merging“.

Bild1:KoordinierungsaufwandbeiunterschiedlichenDokumentversio-nen(Quelle:HarrisInteractiveimAuftragvonPerforceSoftware)

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Trend

diese im gleichen Kontext wie den Quellcode zu versionieren.ModerneVersionsmanagement-SystemesinddazuzunehmendinderLage,indemsieauchsehrgroßeDateienperformantundeffizient speichern und verwalten. Gleichzeitig ermöglichenmoderneXML-basierteDateiformateeinfachereVorschau-undÜberarbeitungsfunktionen.

VonVersionierungzuDokumentenmanagement

DerSchwerpunktdesVersionierungsmanagements liegt inderUnterstützung der Zusammenarbeit, während das Dokumen-tenmanagement vor allem den Lebenszyklus des DokumentsimBlickhat.EsgibtprinzipiellzweiMöglichkeiten,beideWeltenmiteinanderzuverbinden:übereinenWorkflowoderdie Inte-grationeinerVersionierungs-EnginemiteinemDokumentenma-nagementsystem.EinBeispielfürbeideMöglichkeitenliefertderVersionierungs-Spezialist Perforce Software. Mit seiner Lösung„Commons“hatderAnbietereinenkomplettneuenWeb-basier-tenClientvorgestellt,derdieKomplexitätseinesVersionierungs-WerkzeugesfürEntwicklerradikalaufdiewesentlichenAspektereduziert und gleichzeitig einen einfach gehaltenen Workflowimplementiert. Dieser unterstützt Diskussionen sowie Benach-richtigungen und verwaltet Dokumente in übersichtlichen Be-reichen.EbensoerlaubtdieserClientdenBenutzern,weiterhinmit E-Mail-Anhängen sowie lokal gespeicherten Dateien zuarbeiten. Einfachheit und Bedienkomfort für den AnwenderlautetdabeidiePriorität,sodassauchdiewenigertechnischver-siertenNutzerintuitivmitderLösungumgehenkönnen.

DarüberhinausbietetPerforcedieMöglichkeit,fortgeschritteneVersionierungs-FunktionalitätendurchdieIntegrationeinerVer-sionierungs-Engine in bestehende Dokumentenmanagement-SystemezurVerfügungzustellen.GeeigneteSchnittstellengibtesbereitsheute.

Fazit

Versionierung,wiesiebislangnur imBereichderSoftwareent-wicklungbekanntwar,wirdindieWeltdesDokumentenmana-gementsEinzughalten.DennderBedarfansolchenLösungenbestehtundistinsbesondereanderschonfastselbstverständ-lichenNutzungvonInternetdienstenzumDateiaustauschabzu-lesen, die ursprünglich für Privatanwender konzipiert wurden,aberauchheuteschonindenUnternehmenAlltagsind.JedochkönnennurVersionierungslösungenhinterderUnternehmens-Firewall fürdiegeboteneSicherheitunddengesetzlichvorge-schriebenenDatenschutzsorgen. n

04 DieÄnderungshistoriewirdlückenlosdokumentiertundistjederzeitfürdieNutzernachvollziehbar.

05 Änderungen sind logisch zusammenhängende GruppenvonDetailänderungen.

06 AusgewählteÄnderungenkönneninKopienvorherigerVer-sionennachgeführtwerden.

07 Änderungenlassensichselbstverständlichauchrückgängigmachen.

Für all diese Funktionen ließen sich hier sicher detaillierteAnwendungsfälle beschreiben, welche diese sinnvoll belegen.Das würde aber vermutlich den Rahmen dieses Artikels spren-gen.EininteressantesBeispielsindaberalljeneFälle,beidenenein Dokument aus Gründen einer effizienten Wiederverwen-dungineinemanderenKontextkopiertwird.DieseKopieerhältdort eigenständige Überarbeitungen. Nach einer bestimmtenZeit stellt sich dann allerdings heraus, dass im ursprünglichenDokumenteinTeilveraltetodernichtmehrangemessenist,wiebeispielsweiseeineKlausel ineinemVertrag,dieaufgrundver-änderter Rechtsprechung nicht mehr aktuell ist. In diesem Fallwäreeswünschenswert,wennfestgestelltwerdenkönnte,wel-che weiteren Dokumente diese veraltete Textstelle aufweisen,umderenÜberarbeitungzuermöglichen.

Nicht alle diese Anwendungsfälle sind tägliche Praxis des Um-gangsmit„normalen“Dokumenten,dochimFalleihresEintrittsverbreitensieihrenSchrecken.InderSoftwareentwicklungsindsieTagesgeschäft,undProgrammiererkennensie.Natürlichgibtes aber noch weitere Unterschiede zwischen Versionsmanage-mentklassischerArtfürProgrammiererunddemDokumenten-management.

UnterschiedlicheDokument-Typen:Problemgelöst

Kritikerwerdennuneinwenden:WährendVersionsmanagementmit vielen kleinen Änderungen und sehr dynamischen Struk-turen der Zusammenarbeit klarkommen muss, sind doch dieverwalteten Dokument-Typen eher simpel und die Größe derDokumente liegt in einem überschaubaren Rahmen. Gleich-zeitig verwalten viele Versionsmanagement-Systeme lediglicheinfache Textdokumente mit Quellcode in effizienter Art undWeise.UnderlaubenausschließlichfürdiesedasmaschinelleZu-sammenführenvonÄnderungen.

Allerdingshatsich indiesemBereich indenvergangenenJah-rendurchausvielgetan. IndenEntwicklungsabteilungensetztsichimmermehrdieErkenntnisdurch,dassnichtnurQuellcodeversionierungswürdig ist. Denn technische Dokumentationen,Modell-Dateien,Hardware-ImagesundBildersindheutehäufigBestandteil eines Entwicklungs-Projektes. Somit ist es sinnvoll,

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Dr. roland erben, Vorstandsvor-sitzender der risk Management Association e. V. Die RMA ist die unabhängige Interessenvertretung für das Thema Risikomanagement im deutschsprachigen Raum. Als Kompetenzpartner ist sie erster Ansprechpartner für Informationen, den unternehmensübergreifenden Dialog sowie die Weiterentwicklung des Risikomanagements. Zu den Mitgliedern der RMA zählen inter-nationale Konzerne, mittelständische Unternehmen sowie Privatpersonen aus Wirtschaft, Wissenschaft und dem öffentlichen Sektor.

www.rma-ev.orgDer Leser stelle sich folgenden Testbericht vor: Mobiltelefon XvomHerstellerY„istandersalsdiemeistenHandys.EskommtohneSchnickschnackwieKameraoderMP3-Spielerausundistdafürflacher,leichterundbilligeralsdieKonkurrenz…AndersalsbeidenmeistenMobiltelefonenistesnichtbuntundgrafik-fähig.“Unmöglich?Vonwegen.DerTestberichtstammtvonStif-tungWarentestausdemJahr2007.Undheute,rundsechsJahrespäter?

Smartphones:TelefonierenalsnetterZusatz

SmartphonesohneKamera,ohneNavigation,ohneTerminpla-ner oder Sensorfunktion? Undenkbar. Und wenn, handelt essichumGerätefürSeniorenmitweitabgespecktenFunktionen.OderessindDesignerstücke,dieeinengewolltenMinimalismusindenVordergrundstellen.ImTrendliegenHigh-End-ProduktederMarke„mobilerAlleskönner“.DieHerstellervonMobilgerä-ten und passender Anwendungen liefern sich seit Jahren eineregelrechteProdukt-undInnovationsschlacht.DaserklärteZiel:Alles für den Kunden. Das klingt gut. Erleichtern SmartphonesundAppsdochdenberuflichenundprivatenAlltag,stecktdarineineChancefürmodernesundvernetztesArbeiten.Passendindiesem Kontext: „Telefonieren? Ist bei Smartphones eine netteZusatzfunktion.DankAppsfürallesundjedessinddemEinsatzkaumGrenzengesetzt“,soSpiegelOnline.Wieweitundrasantder Fortschritt geht, darüber berichtete die WirtschaftswocheinihremBeitrag„CockpitfürdenAlltag“.DarinistdieRedevonzuhörenden und mitdenkenden Smartphones. Ob Traum oderAlbtraum,mussjederfürsichentscheiden.

Risiko:Taschendiebstahl3.0

Apps,BYOD,MobileDeviceManagement,Compliance-Richtlinien

Security

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Apps:gefährlicheHelfer

Die zahllosen kleinen Helferlein in Form mobiler Apps sindgefragt, untrennbar mit Mobile Computing und dem privatensowiegeschäftlichenAlltagverbunden.Mehrals770.000verfüg-bare Applikationen standen beispielsweise zu Jahresbeginn inApplesApp-Storebereit.DieZahlderheruntergeladenenAppsbeliefsichzumZeitpunktJanuar2013aufrund40.000.000.000.Nicht mitgerechnet die diversen konkurrierenden App-Platt-formenvonGoogleundBlackberrybisWindows.WasvielebeimSiegeszugdesMobileComputingvergessen,sinddieGefahrenhinterderschönenneuenMedienwelt.DieKehrseitevonmehrLeistung,mehrAnwendungen,mehrDesignistinvielenFällenwenigerSicherheit.ImKlartext:Technik,OptikundleichtesBe-dienensindTop,SicherheitsvorkehrungenFlop.

Stiftung Warentest bezeichnete manche Apps als „gefährlicheSpione“.UnddasBundesamtfürSicherheitinderInformations-technologiesiehtmobileEndgerätevielenBedrohungenausge-setzt.BeginnendbeiDatendiebstählenüberdenleichtsinnigenUmgang mit Mobilgerätenund Applikationen bis hin zum Ha-cking reicht die Spannbreite möglicher Risiken. Die Gefahr fürUnternehmen:„ImSmartphoneeinesMitarbeitersstecktheuteschonmehrals inseinerAktentasche“,sodas„ZDFheutejour-nal“ ineinemBerichtzu„Smartphoneapps:GefährlicheHelfer“vomOktober2012.AttestiertwurdedieGefährlichkeitdesGan-zenauchvonhöchsterStelle,demDeutschenBundestag.Titelder Presseverlautbarung vom Dezember 2012: „Apps sind einSicherheitsrisikofürSmartphones“.

DerInformatikprofessorNorbertPohlmannnannteeinenGrundfürdieSchwachstellenbeiSmartphonesinderWochenzeitung

„DieZeit“:„WeildieGerätezuallererstfürprivateKonsumentenentwickelt werden.“ Hinzu komme nach seiner Ansicht, dassalleszunächstaufreibungslosesFunktioniereneingerichtetsei.MehrSicherheitheißtimUmkehrschluss:Standardeinstellungenändern,wasnachExpertenmeinungzuweniggeschieht.Rein-hardVesper,ExpertefürWirtschaftsspionagebeimVerfassungs-schutzNordrhein-Westfalen,sprichtdavon,dassteilweise60bis100ProzentdesexistenziellenFirmen-Know-howsaufmobilenDatenträgerngespeichertseien.ImGrundeträgtjedermitdenmodernen Kommunikationsgeräten seinen Arbeitsplatz undsensiblesFirmenwisseninFormeinesSmartphonesoderTabletsinderTaschespazieren.UndandieserStellewirddermoderne„Taschendiebstahl3.0“interessant.DieDatendiebesindprofes-sionelleBandensowiekonkurrierendeFirmenundStaaten.MitbeträchtlichenSchädenfürOrganisationenjederGröße,inallenBranchen.

Augenauf:ProzessqualitätundUnternehmenskultur

Grundsätzlich sind Risiken im Umgang mit Mobile Computingnicht komplett zu verhindern. Vielmehr geht es darum, beste-hende Gefahren mithilfe organisatorischer sowie technischerVorkehrungenzuverringernsowieChancenzuerkennen.Wich-tighierzusindStandardsundeineklareStrategiebeideninter-nenProzessenundderWahlderrichtigenMethodenderRisiko-überwachungund-bewertung.

Expertenverbände wie die RMA als unabhängige Interessen-vertretungzumThemaRisikomanagementsetzenbeimRisiko-management auf einen hohen Reifegrad der Prozesse.

Security

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Aus diesem Grund sind Programme zur Verbesserung derProzessqualität der richtige Weg – quer durch alle Hierarchie-stufenundUnternehmensbereiche.ImUmkehrschlussheißtdas:Organisationen müssen sich aktiv um wirkungsvolle Abwehr-mechanismen imRisikomanagementbemühen.Hierzugehört,Sicherheitsstrukturen und Compliance-Richtlinien regelmäßigzuhinterfragenundgegebenenfallsneuzujustieren.

IndiesemKontextsollteeinbesonderesAugenmerkaufdenein-zelnenMitarbeitergelegtwerden–alsTeilderUnternehmens-kultur.DiesenWertmüssenVorgesetzteihrenMitarbeiternver-mitteln.UnddasfängtbeieinfachenRegelnan.Geschäftsführerund Personalabteilungen sollten sich von Marketingbegriffenwie „Humankapital“ oder „Mitarbeiter-Ressource“ entfernen.WaszähltsindKollegen,dieseernstzunehmenundihnendasehrlicheGefühlzugeben,dasssieeinvertrauensvollerundwich-tigerTeilderOrganisationsind.IstdiesderFall,trifftEhrlichkeitauf Respekt. Mitarbeiter bekommen ein Gefühl von AchtungundsindoffenfürNeues.

WichtigsindbeisämtlichenÜberlegungenProgrammefüreinebessere Prozessqualität in der Gesamtorganisation, um alleMitarbeiter früh in den Findungs- und Etablierungsweg ein-zubinden. Und das heißt beispielsweise interne Aufklärung inpuncto stärkerer Awareness vor potenziellen Gefahren durchMobilgeräte und Apps im Arbeitsumfeld. Ein Weg: Das MobileDevice Management, um ein einheitliches Sicherheitskonzeptim Mobile-Bereich zu etablieren. Die Lösungen versprechenDatensicherung,dasFernlöschenoder-sperrenderGeräte,Soft-ware-Updates bis hin zu personalisierten Rechtevergaben. AlsUltima Ratio bleibt ein generelles Verbot privater Mobilgeräteim unternehmensweiten Arbeitsumfeld, vor allem in sensiblenArbeitsbereichen.

NeuesOrganisationsdenkenfüreineMobileDevice-Strategie

WennUnternehmenihreMobileDevice-Strategienaufeinstar-kesFundamentstellenwollen,müssenStandards,ProzesseundMethoden eng mit einem durchgängigen Risikomanagementverzahntsein.Diesheißt,dassRisikenundderenBewertungenin die Unternehmensplanung und das Controlling integriertwerden müssen. Damit lassen sich Insellösungen vermeidenund ein Gesamtkonzept zur Risikosteuerung aufbauen. DieseVorgehensweiseerscheint imBereichMobileComputingumsowichtiger, als die technologischen Herausforderungen mit ver-netzten Strukturen und neuen Risikofaktoren gleichfalls neueWege im Organisationsdenken erfordern. Ein wichtiger Punkt,weilsichaufgrunddermobilenTechnologiendasArbeitsumfeldfundamental ändert und neue Formen der Zusammenarbeitentstehen.

Im Kern muss ein professionelles Risikomanagement zentralerBestandteileinesfundiertenUnternehmenssteuerungskonzeptsseinundstärkerinbestehendeManagementsystemeintegriertwerden.DementsprechendsolltenUnternehmeneinezukunfts-orientierteRisikobewertungvorantreibenundauf interneKon-trollsystemeachten,umimKampfgegendiemobilenGefahrenunddenTaschendiebstahl3.0zubestehen. n

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EIM–einigeGedankenzueinemneuen,altenAkronym

DieAkronymologieverzeichnetbesonders imBereichder Infor-mationstechnikimmerneueBlüten.FastscheintderVorratmögli-cher3-buchstabigeroder4-buchstabigerAkronyme–zumindestderschönen,gutaussprechbaren–verbraucht.Und–AkronymehabeneinenLebenszyklus.WennsienichtüberdieZeituminter-pretiert werden, scheinen viele ausgelutscht, abgegriffen, ver-braucht.ZumindestnachderMeinungderMarketiers.SogehteszurZeitdemAkronymECMfürEnterpriseContentManagement.InDeutschlandkaumbekannt,giltECMinternationalschonfastsynonym mit veralteten „inhouse-on-premise“-Lösungen fürDokumenteundArtverwandtes.ECMwirdzumDienstimUnter-grundunderfülltsodieursprünglicheVisiondesEnterpriseCon-tent Management, der Zusammenführung von strukturiertenundunstrukturiertenInformationen.AberwiesollsichnundieBrancheneufokussieren,damitsiesichtbarbleibt?HierkommtnunEIM,EnterpriseInformationManagement,insSpiel.

Beim Enterprise Information Management geht es um diedurchgängige Verwaltung und Nutzung aller Informationenunabhängig vom Informationstyp oder Speicherort. Den Be-griffsbestandteil Enterprise könnten wir auch bequem weg-lassen,aberEnterprisesollhiersobenutztwerden,dasses fürunternehmensinterne,dieGeschäftstätigkeitvonUnternehmenbetreffendeundunternehmensweitnutzbareInformationstech-nologielösungen geht. IM – Information Management – wärewieder zu generisch, um einer Branche eine fassbare Identitätzu geben. Aus Sicht der Marketingabteilungen und Analystenmacht der Weg von ECM zu EIM durchaus Sinn. Man verlässtdamit auch nicht die ursprünglichen Entwicklungsbahnen, dievonderArchivierung,demRecords-undDokumentenmanage-mentüberWorkflowundBPMzuAnfangunseresJahrtausendszuECMführten.BessererschienvielendieserBegriffalsandereSchlagworte,diezwischenzeitlich insFeldgeführtwurdenwieEnterprise2.0oderSocialBusiness.

AufEIMzuschwenkenbedeutete fürvieleAnbieterkeinevoll-ständige Änderung von Portfolios und Positionierungen, eherEvolutiondennRevolution.AllerdingsmachtsichderEIM-Trenddie aktuelle Revolution in der Kommunikations-, IT- und Soft-ware-WeltzuNutze.WährendbeiECMvielfachdie„Legacy“aus

www.project-consult.com

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PrOJecT cOnSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, die produkt- und herstellerunabhängig zu Information Management, Information Gover-nance und Change Management berät. Dr. Kampffmeyer gilt als Mentor der ECM-Branche in Europa.

Kommentar

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Client-Server-Umgebungen mit Microsoft-Desktops dominiertundderWeb-ClientdieeinzigeReminiszenzanheutigeZeitenscheint,kommendie Impulse fürEIMausderSzenevonApps,Mobile, Ubiquituous Computing, Tablets, Cloud & Co. EIM ver-suchthierdenAnschlusszugewinnenundECMineineneueÄrahinüberzuretten.DochwiestehtesumdieQualitätdesneuenParadigmas?IsteineeigenständigeWürdigungangebrachtoderistesnuralterWeininneuenSchläuchen?

EIMhateineneueQualität

Esgibtsiewirklich,dieneueQualitätvonEnterprise Informati-onManagement!InderVergangenheithabensichSystem-undBranchenkategorisierungen häufig an der Form der Informati-on orientiert, die verarbeitet wurde. „Imaging“ beim Scannenund Darstellen von Faksimiles, „Document Management“ beider Verwaltung von schwach strukturierten Informationsob-jektenausOffice-UmgebungenunddemDateisystem;„E-Mail-Management“zurHandhabungdesMediumsE-Mail;„BusinessProcess Management“ zum Managen von Geschäftsprozessen;„ContentManagement“hauptsächlichzumNutzenundVerwal-ten von Content im Web-Umfeld; „Records Management“ zurSteuerungundKontrolleaufbewahrungspflichtigerInformatio-nen;„DigitalAssetManagement“fürMedia-Objekte;usw.,usw.

DieseTrennungnach InformationsformatenundFunktionalitätistnichtmehrakzeptabel.Esgilt,alleFormenvonInformationeneinheitlich,nachdengleichenRegelnundmitdergleichenQua-lität unabhängig vom Erzeuger und der erzeugenden Anwen-dung,unabhängigvonOrtundZeit,unabhängigvomMediumundDevicezumanagen!LängstsinddieUnterschiedezwischenstrukturierten Daten, schwach strukturiertem Content und un-strukturiertenbildhaftenDokumentenverschwunden.SoftwaremussheutealleTypenvonInformationsobjektennutzbar,steu-erbarundkontrollierbarbereitstellen.Esgehtumdiealte,längstvergesseneVisionvonBillGates„InformationatyourFingertips“,es geht um reale Lösungen für das „papierlose Büro“, es gehtdarum,InformationentsprechendihremWertzuverwalten.DieInformationsverwaltung tritt hier endlich gleichberechtigtnebendieInformationsverarbeitung,dielangedieEntwicklungvonSoftwaredominierte.

InformationManagementisteineNotwendigkeit

Ein Anlass hierfür ist die überwältigende Informationsflut, de-renAnstiegskurveschonsolangeexponentiellnachobenzeigt,dass sie bald einmal rückwärts umkippen müsste. Steiler alssenkrecht geht nicht. Die Handhabung von Information wirddaherimmerwichtiger–umsienutzenzukönnenundumdieAbhängigkeitvonRichtigkeitundVerfügbarkeit indenGriffzu

bekommen. Informationsmanagement ist eine Notwendigkeitfür das zukünftige Überleben von Unternehmen, Organisatio-nen und der hoch entwickelten, technologiebasierten Gesell-schaft. Informationhatnurdanneinen inhärentenWert,wennsiealsWissenund inProzessengenutztwird.VielfachsinddieInformationssammlungenindenUnternehmennurgigantischeDatengräber.Obwohlesseitüber40JahrenelektronischeArchi-vierungundDokumentenmanagementgibt,istdiedurchgängi-geDurchdringungeinerkontrolliertenInformationsverwaltungindenUnternehmenlängstnochnichtgegeben.

Hier setzen zur Zeit zwei Kräfte an: einerseits EIM – EnterpriseInformation Management – mit einem kontrollierenden, steu-ernden, Ordnung-schaffenden Ansatz herkömmlicher Philoso-phie, und andererseits das neue Trendthema „BigData“, wobeimaneigentlichvonBigDataAnalytics (BDA)sprechenmüsste.Wie schon Enterprise Search in der Vergangenheit, versprichtunsBigDatanochmehrdieErschließungbeliebiggroßerhete-rogener InformationsbeständeohnevorherOrdnungzuschaf-fen.DienotwendigesymbiotischeVerschmelzungvonInforma-tionManagementundInformationAnalyticswirdvielfachnochignoriert. Entscheidend für die Qualität der Ergebnisse vonSearch und Big Data wird zukünftig die Informationsqualitätsein.Unddiesekannnurdurchkonsequentes InformationMa-nagement, die nachhaltige, steuernde, aussondernde, kontrol-lierende, Relevanz-schaffende Bewirtschaftung der Informati-onsbeständegewährleistetwerden.

EIMisteineNotwendigkeitfürjedesUnternehmen.Diesgiltauchundgerade,wennmandasManagementdereigenenInformati-onenDrittenimOutsourcing,inderCloud,mitSaaSanvertraut.DasWissenumdieInformation,was,womitwelchemWertvor-liegt,isthierbesondersessentiell,umAbhängigkeitbewusstzubegrenzen.EIMwirdauchbalddenZusatz„Enterprise“verlieren,dennesgiltgenerell Informationzuverwalten,überdieGren-zendesUnternehmenshinaus,mitPartnern,mitLieferanten,mitKunden,mitderÖffentlichkeit,mitdenBehördenunddemRestderWelt. n

VortragzumThema:EIM – ein Monolog in sechs Aufzügen

Dr. Ulrich Kampffmeyer,PROJECTCONSULTGmbHAm27.Juni2013inFrankfurtamMain.EIM-Entscheider-Konferenz2013

www.computerwoche.de/ecm2013-dok

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WarumSiealsManagerFacebookundTwitternichtverstehenkönnen

PlattformenwieFacebook,LinkedIn,XING,Twitter,YouTubeetc.habenfürdiemeistenvonunsdieMöglichkeitenfundamentalerweitert,praktischohnejedestechnischeVerständnismiteinerVielzahl von Menschen zu kommunizieren – gemessen an derMenschheitsgeschichteinnerhalbeinesWimpernschlags.DurchSocial Media kann sich im Internet jeder in Schrift, Ton undBewegtbild mitteilen und mit anderen privat oder öffentlichdiskutieren.Anmelden–Los!DasgabesaufunseremPlanetenindenletzten300.000Jahrennochnie.

Innerhalb von weniger als zehn (!) Jahren hat diese rasendeEntwicklung zu einer Reihe von Phänomenen geführt, die vie-len Neulingen den Einstieg in die neue Kommunikationswelterschwert, weil das bunte Treiben der Plattformen von außenbetrachtet mit den über Jahrtausende erlernten Gesetzmäßig-keiten physisch-realen Austauschs nicht mehr erklärt werdenkannundeineeigeneBeteiligungalsentsprechendunattraktivbisbeängstigenderscheinenlässt.

EinBeispielhierfüristdieEntstehungdesMarkts für soziale In-teraktionen:AufebayunddenWebsitesderAnbieterkönnenwirFacebook-Fans, Youtube-Likes, Kommentare, Veranstaltungs-zusagen, App-Downloads, Twitter-Follower, Amazon-Rezensio-nenundpraktischallesanderekaufen,waseinpotenziellerKun-de oder Empfehlungsgeber geklickt oder geschrieben habenkönnte. Dieser Handel mit sozialen Interaktionen ist innerhalbkürzesterZeitzumMassenmarktangeschwollen,weilsichdamitunsere menschenlosen, immer stärker auf Algorithmen beru-henden Bewertungssysteme in eine konfigurierbare Richtungbeeinflussen lassen.Dasbedeutet indirekterKonsequenzUm-satz,undwerkanndaschon„nein“sagen.WennabereinimmergrößerwerdenderTeilderInteraktionensozialerNetzwerkeausgekauftenDienstleistungenbestehenundtäglichTausendevonFake-Profilen dazukommen, lohnt es sich dann überhaupt, damitzumachen?

http://michael-dreusicke.de

Gefördert vom Land Berlin und der Europäischen Union hat Michael Dreusicke mit seinem Entwickler-Team ein Microcontent Management-System entwickelt. Dieses unterstützt den Autor/Redakteur beim semanti-schen Anreichern von Content und bietet dem Leser umfassende In- teraktionsmöglichkeiten durch Per- sonalisierung, E-Learning, semanti-sche Suche, visuelle Navigation, Kommentar- und Diskussionsfunktio-nen und Social Media Integration.Aktuell bietet er Verlagen und Dienstleistern an, seine oder dort bereits vorhandene Softwarelösungen weiterzuentwickeln.

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Diese algorithmenbasierten Bewertungssysteme beschreibenund kategorisieren Produkte und Dienstleistungen, sie sindgewissermaßen eine Art Meta-Ebene. Dienste wie Klout Score und PeerIndexsindwiederumdieMeta-EbenezudiesenBewer-tungssystemen:SiezeigenunsunsereSocialMedia-PopularitätineinerArtGesamtschauderReaktionenausunseremNetzwerkundwirken insphysisch-realeLebenzurück, indemsiez.B.diePreisgestaltungvonProduktenundDienstleistungenbeeinflus-sen: „Sie haben einen Klout Score von 83? Dann kostet Sie dieÜbernachtung in unserem Hotel nur die Hälfte. Seien Sie unsherzlichwillkommenundberichtenSieIhrenFreundenvondemschönenAufenthaltbeiuns!“SchöneneueWeltoderGruselka-binett?

WersichnichtinsozialenNetzwerkenalsaktiverTeilnehmerauf-hält,kannbeisolchenSzenariennurdenKopfschütteln.Jeder,wirklich jeder, der zum ersten Mal mit Twitter oder Facebookkonfrontiert wird, hält es für Unsinn und Zeitverschwendung.Wer aber durch eigene Erfahrung mit diesen Medien hautnahmiterlebt, wie plötzlich eine eigene digitale Identität entstehtund wie sie sich die eigene physisch-reale Identität durch so-ziale Medien verändert, indem sich „Einfluss“ nicht mehr nurdurch das „Offline-Netzwerk“, sondern in zunehmendem MaßauchdurchdenGradderOnline-Vernetztheitunddiedamitver-bundeneReichweiteäußert,dermerktschnell,dassdiedigitaleBohèmemitihrenvoluminösenHornbrillennurdieOberflächeeiner Bewegung ist, die im Kern an archaischen Festen rüttelt:Die traditionelle Währung „Geld“ bekommt ein Geschwister:nämlich„Aufmerksamkeit in sozialen Medien“.UndwiedasbeiWährungenso ist, lässtsichdieeinegegendieandereeintau-schen,zuwechselndenKursen.

Zudemgibteswiebeijedemgesellschaftsweiten Paradigmen-wechselauchheutebesorgteMahner,wiez.B.meinLieblings-streitgegnerDr.UlrichKampffmeyer,diedieEntwicklungen

Die Zeit ist reif für dieses Thema!

PodiumsdiskussionamDienstag,24.09.2013

14.30 SchlagabtauschzumThemaGoodbye 2.0zwischenMichael Dreusicke,PAUXTechnologiesGmbH

und Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECTCONSULTGmbH Moderation: Prof. Dr. Heiko Beier, moresophyGmbH

ThemaaufTwitter:#Goodbye2null

goodbye 2.0

Fachforum 5.1

&

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ProfessorenpraktischvollzähligdieAuffassung, im InternetseinurminderwertigeInformationveröffentlicht,Werthaltigeshin-gegenseigedruckt.

Tatsächlich sind heute jedoch alle Fachinformationen selbsthöchster Qualitätsanforderungen online verfügbar. Es hat sichsogarumgedreht:WenneineInformationnichtonlineverfügbarist,hatsieanaktuellerWertschöpfungimmerwenigerteil.

HintergrunddiesesMissverständnissesistdieVermischung von Form und Inhalt: Von der Form (Internet) wird auf den Inhalt(QualitätderInformation)geschlossen.Dasscheintnaheliegend,weildurchdievereinfachtenPublikationsvoraussetzungenheu-te praktisch jeder seine Gedanken ohne nennenswerten Auf-wandonlineveröffentlichenkann.

TatsächlichgiltdiesjedochnichtnurfürdieKaffee-Botschaften,sondernauchfürwertvollereNachrichten.AuchWichtigeskannheuteaufKnopfdruckverbreitetwerden.DieschnellstenKanä-lehierfürsindsozialeNetzwerke.FürJournalistenetwagehörtTwitterinzwischenzudenHauptinformationsquellenund-kom-munikationsmitteln. Neben der Schnelligkeit führt die Schrift-lichkeit und öffentlich einsehbare Historie der Kommunikationzueinerglaubhaften,nachvollziehbarenInformation.DieRele-vanzderNachrichtenfürdieeigenePersonwirddadurchsicher-gestellt,dassimeigenenNachrichtenstromvonFacebookoderTwitter nur die Nachrichten derjenigen Personen auftauchen,mitdenenmansichexplizitfüreinenNachrichtenaustauschver-knüpfthat.WersichalsomitinteressantenMenschenverbindet,liest Entsprechendes und bekommt Qualitätsinformationen ineiner Dichte und Aktualität, die selbst das beste Fachmagazinblassaussehenlassen.

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gernepauschalalsHypeabtunodermiterhobenemZeigefingeraufangeblicheGefahrenhinweisen.DashältvielevoneigenenErfahrungen ab und vergrößert die vielbeschriebene „digitaleKluft“.

Zwei fundamentale Irrtümer erschweren den Einstieg, indemsie sich die emotionale Grundhaltung des Managers zunutzemachen und die beiden Gefühle spiegeln, die ihn tendenzielldenganzenTagbegleiten.Siesindes,dieunsereGesellschaftineinealteundeineneueWelttrennenundzuvermeidbarenKon-fliktenführen.DaessichinbeidenFälleninallerRegelnichtumErfahrungswertehandelt,sondernumeinfachablegbareVorur-teile,verdienensieeinebesondereKlarstellung.

„AufFacebookundTwitterfindetmanfastnurbelanglosesGeplapper“

Die Ansicht, Kommunikation in den Social Media sei inhaltlichper se von minderer Qualität geprägt, zieht sich durch alle Al-ters-,Einkommens-undBildungsschichten.SieistbeiMännernund Frauen gleich verbreitet und wird ähnlich vehement ver-teidigtwievoreinpaarJahrendieheuteeherseltenvertreteneAuffassung,dieErdeseieineScheibe.

AlsBeispielwerdenTwitter-Nachrichten(„Tweets“)angeführt,indenen der Verfasserdavon berichtet,dass er sich einen Kaffeegekochthabe.DerInhaltdieserArtvonTweetswirddanngerneextrapoliert und damit der Gedankenschluss nahelegt, TwitterseiaminteressantestenfürArbeitsloseundKinder.

Zum Beginn des Internets galt diese Auffassung dem Internetselbst. Noch während meines Jurastudiums vertraten meine

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tigerVerbreitungundKontaktzuMenschen,dieersonstnichterreichenwürde,nichtnurerhöhtderpersönlicheAustauschdieRelevanzdereigenenPersonfüreineprominentereAnzeigeinSuchmaschinen,erfahrungsgemäßbrauchteinegutinsozialenNetzwerkenetabliertePersonauchniewiederkaltzuakquirie-ren. All das zu nutzen, kann natürlich auf Eitelkeit begründetsein,oderschlichtaufgeschicktemSelbst-Marketing.

Unabhängig von der Betrachtung der einzelnen Person erwar-tenaberauchdieMitgliedersozialerNetzwerke,mitihremGe-genüberaufAugenhöhezukommunizieren.VorbeisinddieZei-ten,indenenUnternehmenihreWerbebotschaftengroßflächigverteilenunddaraufhoffendurften,dassderKundedenBratenunbesehen schluckt. Statt aufdringlicher Massenwerbung er-wartendieKundenzunehmenddendirektenundauthentischenDialogmitdemjenigen,derfüreinProduktodereineDienstleis-tungdieVerantwortungträgt.UnddasistinderRegelnichtdiePraktikantin, sondern die Management-Ebene. Wer einmal dieErfahrung gemacht hat, wie sehr die direkte KommunikationdasBilddesKundenvomUnternehmenprägt,derwirddasauchgerne in entweder professionellen oder den eigenen HändenwissenundesbestimmtnichtkomplettausderHandgeben.DieArbeitsplatzbeschreibung von Führungspersonen wird in ab-sehbarerZeitalsovermutlichbeinhalten,sichaufSocialMedia-KanäleninangemessenemUmfangselbstmiteinzubringen.Abundzuschreibend,injedemFalljedochlesend.

SolangeunsereManageralsodiesebeidenIrrtümernochnichtals solche erkannt haben, sondern immer noch glauben, dieöffentlicheKommunikationaufAugenhöhemitKundengehörenichtzuihrenAufgabenodersiesolltenihreZeitfürvermeint-lich wichtigeres verwenden, werden sie die Dynamik nichtnachvollziehen können, mit der sich der Rest der Welt geradezu entwickeln begonnen hat. Dann ist es Zeit für einen Nach-folger. n

„FürSpielereienwieFacebookundTwitterhabeichalsFührungskraftkeineZeit,dassollunserePraktikantinmachen“

DiemeistenMenschen,die ichkenne,habengenausovielZeitwieich:24StundenamTag.WomitwirdieseZeitverbringen,ob-liegt,jedenfallsinDeutschlandundaußerhalbdesStrafvollzugs,überwiegend unserer freienEntscheidung. Die Aussage „keineZeit“soll inderRegelverschleiern,dassderjenige,dersichda-raufberuft,seinePrioritätensogesetzthat,dasseranderesfürdringenderund/oderwichtigerhält.Diedahinterschlummern-deFragelautetalsonatürlich:„FürwiebedeutsamhalteichdieKommunikationaufFacebookundTwitter?“

Dass Unternehmen es sich heute kaum noch leisten können,nicht in den Social Media präsent zu sein, hat sich inzwischenindenstrategischenEtagenalsErkenntnisetabliert.SchließlichkannderOutputauchnochsorührigerKommunikationsabtei-lungenwedervomUmfanghernochhinsichtlichseinerGlaub-würdigkeit mit dem mithalten, was die Kunden an Informatio-nen über ein Produkt völlig ungefragt in den sozialen Netzenohnehinveröffentlichen.EsführtalsogarkeinWegdaranvorbei,alssichindenDialogmitdemKundenaktiveinzubringen.

AbergiltdasjetztnurfürdasUnternehmenalsGanzesoderauchfürdieFührungsmannschaftbzw.denUnternehmerselbst?Im-merhin formulierte kürzlich Klaus Hommels, ein bekannter In-vestor:„WenneinCEOanfängtzutwittern,wirderzueitel“.AuchwenndiesemSatzsicherlicheinEhrenplatzimRegalunfreiwilli-gerAnachronismengebührt,deuteterdochaufeinenwahrenPunkt hin: Wer twittert und bei Facebook postet, verbessertdamit seine Chancen im Berufsmarkt erheblich. Nicht nur be-kommen seine Nachrichten durch sein Netzwerk eine deutlichhöhereReichweite,einschließlichderMöglichkeitschneeballar-

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Veranstaltungen

hängigvonRaumundZeitzuerstellenundverfügbarzuma-chen.NamhafteReferentenundAustellermitaktuellenTrendsausderTechnischenDokumentationzeigen,wieMultimediali-tätundglobalesArbeitenzusammengehören.ProgrammundAnmeldungunter:www.single-source-forum.de

DieEIM-Entscheider-Konferenz201327.Juni2013,FrankfurtamMain

UngebremsteDatenflutmanagen,erhöhteRisikopräventiondurchTrendswieBYODundCloudComputing,EinbindungvonKnowledge-Workernindokumenten-zentrischeProzesse,Integ-rationvonSocialMedia,mobilesECM.DieHerausforderungen,diemodernesInformationsmanagementfürUnternehmenbe-deutet,sindvielfältig.DieEIM-Entscheider-Konferenz2013gibtrichtungsweisendeAntworten.ThemenderVorträgesinddaherunteranderem:VonDMSzuECMundEIM,IntegrationvonDMSinSharePoint2013,IntegrationvonSocialBusinessinECM.WeitereInformationen,AgendaundAnmeldungunter:www.computerwoche.de/ecm2013-dok

15.DOXNETFachkonferenz&Ausstellung17.bis19.Juni2013,Baden-Baden

DiedreitägigeFachkonferenz&AusstellungimKongresshausBaden-BadenbietetnebenhochkarätigenKeynote-SpeakernundzahlreichenFachthemenausdemBereichdesDoku-mentenmanagementsAnwendervorträgevoninteressantenInstallationenundProjekten.DerFokusliegtdiesemJahraufEntwicklungenundHerausforderungendesEnterpriseContentManagement(ECM).UnterdemTitel„InputmeetsOutput“beschäftigensichdieVorträgeamDienstagmitdiesemThema.ProgrammundAnmeldungunter:www.doxnet.eu

13.Single-Source-Forum24.Juni2013,München

MultimedialeDokumentationineinerglobalenWeltistdasMottodes13.SingleSourceForumsinMünchen,erstmalsveranstaltetvonSemcon.MobileEndgeräte,spezifischeTools,Softwareundcloud-basierteLösungenmachenesmöglich,multimedialeDokumentationslösungenzuentwickeln,unab-

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DOK.magazin 4.2013 erscheint am 18. September 2013Redaktionsschluss:19.August2013;Anzeigenschluss:3.September2013

Themenbereiche: Informationslogistik -Unternehmensstrategie -Collaboration -Intranet–Chancedes‚Klassiker‘ -InformationLifecyleManagement -BigDataPotenzialevonSharePoint2013 -EnterpriseSearch -SharePointalsUnternehmensplattform -SocialEnterprisemitSharePoint–realisierbar?IntelligentesDataCapturing&CorporateOutputManagementWCMRedaktionssystemeContentMarketingRecordsManagement/ComplianceAugmented Reality: wichtiger Trend im Informationmanagement

U2 ICOMSoftwareResearchoHG

3 ICONSystemhausGmbH

5 SealSystemsAG

7 DMDokumentenManagementGmbH

9 GovernikusGmbH&Co.KG

11 SharePointForumStuttgart,HochschulederMedien

13 DOK.magazinlive

15 Kühn&WeyhSoftwareGmbH

17 IronMountainDeutschlandGmbH

21 ALOSGmbH

23 ULSHÖFERGmbH+Co.KG

27 docFORUM

29 HENRICHSENAG

33 WIBU-SYSTEMSAG

37 CompartAG

41 DMSEXPO/MesseStuttgart

45 ZeutschelGmbH

59 BIGDATAMINDS2013,WE.CONECT

76 SocialMediaVerlag

U3 EIMKonferenz2013,H&GEDITORS

U4 KodakGmbH

Veranstaltungen/Inserentenverzeichnis/Vorschau

DMSEXPO,IT&BUSINESS,CRM-expo24.bis26.September2013,MesseStuttgart

AlsLeitmessefürEnterpriseContentManagement(ECM)informiertdieDMSEXPOüberalleFacettendesdigitalenInformationsma-nagements.DasThemenspektrumreichtvonDokumentenmana-gement(DMS)undOutput-ManagementbishinzuE-Post,De-MailundInput-Management.UnterdemClaim„WhereITworks“bildetsiezusammenmitderparallelstattfindendenIT&Business,Fach-messefürIT-Solutions,undderCRM-expo,LeitmessefürKundenbe-ziehungsmanagement,dasgesamteSpektrumderUnternehmens-softwareab.2013liegtderFokusaufBigData,CloudComputing,Industrie4.0undMobileSolutions.InformationenfindenSieunter:www.dms-expo.de

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-PlattformFachforumsbühne5.1

Mittwoch,25.09.2013

13.30 6 Fachvorträgebis mitabschließender18.00 Podiumsdiskussion

liveHalle 5 Stand 5E31

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78 | 79

VerlagMarketingProjekt2000GmbHHochstraße386453Dasingfon 0820596233fax 08205962345www.dokmagazin.dewww.facebook.com/dokmagazin

Herausgeberin und [email protected]

Redaktion [email protected]

AbonnementMarketingProjekt2000GmbHHochstraß[email protected]

Vertrieb & [email protected]

Redaktionelle MitarbeitProf.Dr.-Ing.ArnoHitzges,FlorianLaumer,AndreasKnauer,GersomSommerfeld,MathiasLopass,Dr.RainerZugehör,MartinFalk,ElisabethFickler,Dr.MichaelDuhme,ViolaSini,Dr.HansBärfuss,GernotWohlfarth,AxelSchneider,StefanWelcker,ThomasRundel,UweSeltmann,ChristianPikalek,ThorstenCziharz,RalfGronkowski,Dr.RolandErben,Dr.UlrichKampffmeyer,MichaelDreusicke,

BildnachweiseRolandKarl(Titel)

ProduktionGrafikatelierPeterGöbelKantinestraß[email protected]

DruckKesslerDruck+MedienGmbH&Co.KGMichael-Schäffer-Straße186399Bobingenwww.kesslerdruck.de

[email protected] 0820596233mobil 01728205995

AnzeigenpreiseEsgiltAnzeigenpreislisteNr.5,gültigabNovember2012.

VerkaufspreiseJahresaboInland(6Ausgaben)60,-EURinkl.VersandundMehrwertsteuerJahresaboSchweizundÖsterreich65,-EURinkl.Versandzzgl.MehrwertsteuerJahresaborestlicheWelt55,20EURzzgl.Versandzzgl.Mehrwertsteuer

DisclaimerDie in dieser Ausgabe veröffentlichten Beiträge sind urheber-rechtlich geschützt und liegen in der Verantwortung des be-treffendenAutors.DieHaftungfürdieRichtigkeitderVeröffent-lichung kann trotz Prüfung durch die Redaktion und vomHerausgeber nicht übernommen werden. Alle Angaben erfol-gennachbestemWissen,jedochohneGewähr.Nachdruck,auchauszugsweise,nurmitGenehmigungdesVerlagesgestattet.

Impressum

DOK.dog

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Enterprise Information ManagementInformationsfl ut bewältigen | Informationen verfügbar machen | Informationen gezielt und einfach suchen

Ungebremste Datenfl ut managen, erhöhte Risikoprävention durch Trends wie BYOD und Cloud Computing, Einbindung von Knowledge- Workern in dokumenten-zentrische Prozesse, Integration von Social Media, mobiles ECM. Die Herausforderungen, die modernes Informationsmanagement für Unternehmen bedeutet, sind vielfältig. Die EIM-Entscheider-Konferenz 2013 gibt richtungsweisende Antworten.

27. Juni 2013 Steigenberger Hotel Metropolitan Frankfurt am Mainwww.computerwoche.de/ecm2013

Premium Partner: Aussteller: Veranstalter: Medienpartner:

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