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PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten.

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Strukturieren von Präsentationen und Seiten.Agenda.

Qualitative Dimensionen von Präsentationen Theoretisches Inhaltliche und konzeptionelle/grafische Qualität Einleitung

Von den Daten zur Darstellung Aussage Vergleichsarten Grunddarstellungsformen

Diagramme Prozessdiagramme Zeitpläne

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Qualitative Dimensionen von Präsentationen.

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Das menschliche Gehirn strukturiert Informationen automatisch nach logischen Mustern.Informationen Menschliches Gehirn Logische Muster

Menschliches Gehirn sucht logische Muster

Gehirn strukturiert/ordnet/ gruppiert automatisch nach gemeinsamen

Merkmalen Charakteristiken Strukturen

Gehirn

Natürliches Bedürfnis nach Logik

Dokumente müssen so aufbereitet werden, dass der Adressat keine voreiligen und/oder falschen logischen Schlüsse zieht

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5

34 5 3

18

27

20

5

10

15

20

25

30

AA BB FF GG TotalCC DD EE

2

Aufbau einer Seite – Wording. Sub-Header.

Dies ist ein Blindtext Dies ist ein Blindtext Dies ist ein Blindtext

Dies ist ein Blindtext dies ist ein Blindtext dies ist ein Blindtext

Dies ist ein Blindtext Dies ist ein Blindtext Dies ist ein Blindtext

Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out.

Tracker/Road map

Header

Lead-out(falls nötig)

Sub-Header

Quelle/ Fußnote

Aussage-/ Diagrammfel

d

Chart-Title

Chart titlein €

Überschrifts-feld

Quelle: xxx1) xxx

Kommentar Textbox

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6

Es wird maßgeblich zwischen Präsentation, Bericht und Entscheidungsvorlage unterschieden. Alle haben drei wesentliche Konzeptionsaufgaben als Grundlage.

Präsentation Bericht

Unterstützung für den Präsentierenden

„Weniger ist Mehr“ Verschlagwortung Große Schriften Animationen

Ausführlichere Schreibweise

Datengetrieben Vollere Seiten/kleinere

Schriftgröße Keine/wenig Animationen Handout/Dokumentations-

unterlageDrei wesentliche Aufgaben bei der Konzeption einer Präsentation/

einem Bericht/einer Entscheidungs-vorlage

Inhaltliche Klarheit und erkennbare ZielsetzungStrukturierte Aufbereitung und richtige Dosierung der InformationsmengenSinnvolle Zusammenfassungen Hauptinhalte und Überprüfung, ob diese beim Publikum angekommen sind

123

Entscheidungsvorlage

Situationsbeschreibend Alternativdiskussion Vorschläge Aufforderung zur

Entscheidung

Präsentationen

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Beim Aufbau einer Präsentation folgt man prinzipiell einer horizontalen und vertikalen Logik.Horizontale Logik über alle Seiten Vertikale Logik auf einer Seite

21.11.2007Petra Bothmann / PowerPoint Training Offsite M32 6

Kernbotschaft/-aussage im Header

21.11.2007Petra Bothmann / PowerPoint Training Offsite M32 6

Kernbotschaft/-aussage im Header

21.11.2007Petra Bothmann / PowerPoint Training Offsite M32 6

Kernbotschaft/-aussage im Header

Wichtigste Kernbotschaften Folgen einer Storyline Könnten Kurzfassung darstellen

21.11.2007Petra Bothmann / PowerPoint Training Offsite M32 6

Kernbotschaft/-aussage im Header

21.11.2007Petra Bothmann / PowerPoint Training Offsite M32 6

Kernbotschaft/-aussage im Header

Von wichtig zu weniger wichtig

Von übergeordnet zu detailliert

Wenn mit Aufzählungspunkten untermauert, dann mindestens zwei, die der gleichen Logik folgen

Ausnahme: Spannungsbogen wird bewusst aufgezeigt/erstellt (selten: nur für Profis!)

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17.-18.06.2008TCO PowerPoint Professional P3 Training 17.+18.06.08.ppt 10

34 5 3

18

27

20

5

10

15

20

25

30

AA BB FF GG TotalCC DD EE

2

Aufbau einer Seite – Wording. Sub-Header.

Dies ist ein Blindtext Dies ist ein Blindtext Dies ist ein Blindtext

Dies ist ein Blindtext dies ist ein Blindtext dies ist ein Blindtext

Dies ist ein Blindtext Dies ist ein Blindtext Dies ist ein Blindtext

Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out, Lead-out.

Chart title ThinkCellin €

Quelle: xxx1) xxx

Kommentar

Die vertikale Logik auf jeder einzelnen Seite ist elementar, um die Aufmerksamkeit des Empfängers sicher zu stellen.

Horizontale Logik über eine Seite

8

Das menschliche Auge beginnt oben links zu lesen und folgt dem Pfeil

Die Kernaussage im Header bleibt dem Leser im Gedächtnis

Von links nach rechts lesend nimmt die Merkfähigkeit ab

Aussagefeld immer links, Bemerkungen, Erläuterungen, Ergänzungen stehen immer rechts

Kommentar

12

4

Kernaussage

Belegende/darstellendeInformationen

Bemerkungen/ Kommentare zur Unter-stützung der Kernaussage

7

6

Ggf. Weiterführung der Kernaussage und/oder Vorbereitung für Folgeseite

3

5

Ggf. Tracker

Überschrift Kommentar

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9

Der Aufbau von Präsentation zeigt häufig drei Haupt-schwächen.

Unklare und/oderunstrukturierte

Dokumente

Stilistische

Schwächen

Grafische/konzeptione

lle Schwächen

Strukturelle/

inhaltliche

Schwächen

1

23

Stilistische Schwächen

Sätze oft zu lang zu komplex zu verschachtelt

Formulierungen oft zu technisch zu abstrakt zu simpel wiederholend

Grafische/konzeptionelle Schwächen Keine Aussage im Header/Header zu lang Missachtung des Templates Farbwahl der Objekte zu bunt Datei zu

unruhig Zu viele textlastige Seiten Datei wird

langweilig Zu viele verschiedene Schriftarten/-

größen Unsaubere Ausrichtung der Objekte

1

Strukturelle/inhaltliche Schwächen

Anordnung des Textes oft im Widerspruch zur Aufnahme- und Verarbeitungsfähigkeit des Lesers

Künstlich geschaffener Spannungs-bogen (Top down/Bottom up) überfordert den Leser

Fehlende/schlechte Einleitung Unschlüssige Beziehungen der

Argumente zueinander (horizontal/vertikal)

2

Ständig wiederkehrende Elemente an verschiedenen Stellen, z.B. Header, Fußnoten, Tracker etc. ausgerichtet

Inkonsistente Wortwahl (z.B. „Kompetenzen“ vs. „Disziplin“ vs. „Kernkompetenzen“)

Unbekannte Abkürzungen/Symbole Unzureichende Beschriftungen bei Diagrammen Zahlen zu lang (z.B. € 489.482.751,50 anstatt € 489,5

Mio.)

3

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10

Bei der Beurteilung einer Seite unterscheidet man die inhaltliche und konzeptionelle/grafische Qualität.

Kernaussagen müssen die Storyline bilden und stellen gleichzeitig die Fünf-Minuten Version einer Präsentation dar (Management Summary)

Die inhaltliche Qualität substanziiert die Kernaussage durch inhaltliche Tiefe und Breite und beweist und/oder detailliert die Richtigkeit der Überschrift/Aussage

Inhaltliche Dimensionen Konzeptionelle/grafischeDimensionen

Kernaussage Inhaltliche Qualität Grafische Qualität

Grafische Qualität beweist professionelles Arbeiten und ist essentiell

Mit der konzeptionellen Qualität wird die Zustimmung wesentlich gestützt und bewiesen

KonzeptionelleQualität

Page 11: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

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Kernaussagen müssen die Storyline bilden.

Kernaussagen Kommentar

Was ist die Kernaussage? Ist die Aussage wichtig und relevant für den

Adressaten? Ist die Aussage für den Bericht notwendig? Passt die Aussage in die Story des Reports? Finden sich genügend unterstützende Punkte,

die Kernaussage zu substanziieren? Ist die Kernaussage valide, geprüft, zu

belegen und ggf. die Zusammenfassung der Detailbotschaften auf der Seite unten als Lead-out hervorgehoben?

Langen Text im Header vermeiden, um gleiche Schriftgröße zu gewährleisten

Ist ein langer Text im Header unumgänglich, Sub-Header wählen (16 Pt.)

Verschlagwortung wählen Wiederholung der Agendapunkte im Header

vermeiden Eventuell Zahlen/Werte als Summe

hinzufügen um Header zu bekräftigen Ggf. Kernaussage mit einem Lead-out als

Zusammenfassung zum Schluss untermauern

Grundregel: Immer auf der Seite darstellen, was im Header steht!

Inhalt Konzeption

Page 12: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

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Die inhaltliche Qualität substanziiert die Kernaussage.

Elemente der inhaltlichen Qualität

Spiegelt die getroffene Aussage die beabsichtigte Aussage wieder?

Ist die Aussage annehmbar und inhaltlich richtig/ konsistent mit den anderen Seiten?

Sind die Annahmen eindeutig, nicht widersprüchlich und werden sie vom Auditorium akzeptiert?

Sind die Annahmen dem Auditorium fremd, müssen diese auf einer oder mehreren Seiten folgend detailliert dargestellt werden

Ist die Aussage offensiv genug/zu aggressiv? Ist die Struktur angebracht, um die Aussage

zu übermitteln? Wurde das Template berücksichtigt? Woher kommen die Rahmendaten? Benötigen die Seiten eine nähere Erläuterung

im Anhang?

Konsistenz in der Aussage wahren Sicherstellen, dass alle vorliegenden Daten

aktuell sind Sind Annahmen essentiell wichtig für den

Gesamtbericht, muss sehr genau jedes einzelne angenommene Element des Modells detailliert belegt und dem Auditorium nahe gebracht werden, insbesondere für die Wichtigkeit im Gesamtmodell

Überprüfen, ob die Kernaussagen mit den vorliegenden Daten korrespondieren und keinen Widerspruch ergeben

Bei Zahlen/Werten immer Quellen angeben Quellenangabe von Anfang an notieren

(Quellen sind u.U. später nur noch schwer nachvollziehbar)

Wird eine Seite zu voll/überladen, Botschaften auf zwei Seiten aufteilen

Kommentar

Inhalt Konzeption

Page 13: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

13

Grafische Qualität beweist professionelles Arbeiten und ist essentiell.

Elemente der grafischen Qualität

Wurde das Telekom-Template verwendet? Schriften Farben Darstellungsformen Grafiken

Sind Header/Überschriften stets an der gleichen Stelle platziert?

Farben dezent verwenden – weniger ist mehr! Für das Auge attraktive Mischung aus Grafik-

und Textelementen (Verhältnis 50:50) wählen Fußnoten/Quellenangaben an der gleichen

Stelle mit gleicher Schriftart/-größe? Wirken Seiten auf den „ersten Blick“

überladen? Wenn ja ggf. auf zwei Seiten aufteilen

Ausrichtung aller Elemente in Höhe, Breite und Abständen

Erscheint die Seite übersichtlich und klar strukturiert?

Textelement könnte in Grafik konvertiert werden, indem aus Textchart Textboxen erstellt werden

Sind für gleiche Inhalte auf unterschiedlichen Seiten gleiche Diagrammtypen gewählt?

Ist die Seite zu bunt, sind die Farben sinnvoll verwendet?

Wie sieht der Ausdruck des am Bildschirm farbig erstellten Dokuments auf einem Schwarz-Weiß-Drucker aus?

Stehen alle sich wiederholenden Elemente an gleicher Stelle auf jeder Seite? Header Tracker Überschriften Quellen/Fußnoten

Wurde die linke und rechte Randbegrenzung eingehalten?

Sind AutoFormen/Grafiken ausgerichtet?

Kommentar

Inhalt Konzeption

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Mit der konzeptionellen Qualität wird dieZustimmung wesentlich gestützt.

Elemente der konzeptionellen Qualität

Header/Action Title Reflektiert Header den Inhalt (vertikal)? Ist Header eine Zusammenfassung oder

Empfehlung? Bekräftigung des Headers durch

Daten/Zahlen? Wurde die optimale Darstellungsform für die

Substanziierung der Aussage gewählt? Ist die Seite präzise dargestellt? Sind hohe Zahlenwerte abgekürzt dargestellt,

insbesondere in Diagrammen/Tabellen? Ist eine in sich konsistente Wortwahl/Aufbau

der Seiten sichergestellt? Wurden alle Quellen angegeben und sind

diese korrekt? Sind alle Abkürzungen/Symbole bekannt bzw.

erklärt? Sind alle Tippfehler/Schreibfehler behoben?

Wurde das CI-Template (Telekom) eingehalten? Präzise Darstellung / wurde das optimale

Diagramm/die optimale Grafik gewählt? Beispiele: Wurde ein Zeitablauf als Textseite oder mit

einer Zeitachse dargestellt? Kann aus einer Tabelle auch oder zusätzlich

ein Diagramm erstellt werden? Wurde Kernaussage/wichtige Botschaft auf

der Seite farbig hervorgehoben? Sind alle Diagrammachsen ausreichend

beschriftet und konsistent mit der Aussage des jeweiligen Diagramms?

Sind Zahlen abgekürzt dargestellt? Beispiel: „3,45 Mrd.“ anstatt „3.448.388.286“ Kunden

Sind alle Fußnoten gleich bezeichnet? Beispiel: „1)“ vs. „1)“ vs. „1“ vs. „*“ vs. „*)“ vs. „*)“

Ist Konsistenz in der Wortwahl/Symbolik gewährleistet? Beispiele: „EURO 12,5 Mio.“ vs. „€ 12,5 Mio.“ vs. „12,5

Mio. €“ „und/oder“ vs. „und / oder“

Sind alle Berechnungen korrekt ? Ist das Vier-Augen-Prinzip möglich?

Kommentar

Inhalt Konzeption

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Einleitung ist logische Vorbereitung als Konsequenz auf die nächsten Schritte.

Einleitung erzählt dem Adressaten eine Geschichte, die er bereits kennt! („Nick-Seiten“)

Einleitung nennt die Situation, in der sich ein Problem ergeben hat, das zu der Frage führte, auf die es im Text die Antwort gibt

Einleitung muss das Interesse des Adressaten wecken, aufmerksam zu sein und den Rest der Präsentation („Geschichte“) hören zu wollen

Je schwieriger und komplexer das Thema, desto umfangreicher die Einleitung

Page 16: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

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Bei Bedarf kann nach der Einleitung ein Management Summary gebildet werden.

Management Summary wahrt die Konsistenz in der Story (horizontale Logik)

Management Summary umfasst alle Header und bildet die Kurzfassung der gesamten Präsentation

Alle Daten und Beobachtungen des Hauptdokuments werden zu Informationen verdichtet, aus denen Schlussfolgerungen geschlossen werden, die zu Handlungsfeldern führen

Aus dem Management Summary werden die nächsten Schritte abgeleitet …

… oder es wird ein eigenes „Minidokument“ erstellt

Page 17: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

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Checkliste zur Sicherstellung inhaltlicher und konzeptionell/grafischer Qualität.

1) Nur für noch leere Charts

Schlüssel-botschaft

Welche Schlüsselbotschaft wird mit der Präsentation übermittelt? Ist diese Aussage wirklich wichtig und relevant für den Adressaten? Wird diese Kernaussage für den Gesamtinhalt wirklich benötigt?

Header (Kernaussage der Seite) Reflektiert der Header den Inhalt wieder (vertikale Logik)? Übermittelt der Header eine Zusammenfassung oder eine Empfehlung? Kann der Header untermauert werden durch Nennung von Zahlen/Tatsachen?

Ist die einzelne Seite in sich schlüssig/„kurz, knapp und prägnant“? Ist eine konsistente/einheitliche Wortwahl sicher gestellt? Sind Quellenangaben vorhanden und auch korrekt (vollständig, präzise)? Sind alle Abkürzungen/Symbole bekannt oder erläutert? Ist die Wortwahl und die Groß-/Kleinschreibung konsistent mit dem Telekom-Standard? Sind alle Schreib-/Tippfehler behoben?

Konzeptionell/ grafischeQualität

Inhaltliche Qualität

Findet sich die beabsichtigte Aussage in der getroffenen wirklich wieder? Ist die Aussage annehmbar?

Inhaltlich (richtig, konsistent mit den anderen Inhalten/Seiten?) Formell/stilistisch

Ist die Aussage aggressiv genug/zu aggressiv? Ist die Struktur angemessen/geeignet, um die Nachricht zu übermitteln/dem Adressaten nahe zu

bringen? Sind die Annahmen klar und nicht kontrovers diskutierbar?

Stimmt das zugrundeliegende Modell? Stimmen die Daten/sind sie aktuell/schlüssig?

Benötigen Seiten ein Backup? Wo kommen die Daten her/welche Quellen stehen zur Verfügung?1)

Page 18: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

Von den Daten zur Darstellung.

Page 19: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

19

Um eine passende Darstellungsform finden zu können, muss erst Klarheit über die spezielle Aussage bestehen.

Der Aspekt, der mit den Daten untermauert/ bewiesen/belegt werden soll, bildet die Hauptaussage (Header)

Vergleich Daten Aussage

Eruierte/ gelieferte Daten werden ausgewertet, verdichtet und für gut befunden

Darstellungsform1 2 3

Die getroffene Aussage wird i.d.R. ein Vergleich sein; es gibt fünf Vergleichstypen

Jeder Vergleichstyp kann mit einer passenden Darstellungsform dargestellt werden

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20

Klarheit über die Aussage, die getroffen werden

soll, ist elementar. Die Umsatzstruktur im Monat Mai diesen Jahres ist bei unseren

beiden Mitarbeitern deutlich unterschiedlich Mitarbeiter A hat Zahnpasta mit 15%, Shampoo mit 12 %,

Bodylotion mit 28% und Seife mit 45% umgesetzt Mitarbeiter B setzte mit Bodylotion 38%, mit Zahnpasta 25%,

mit Shampoo 20% und mit Seife nur 17% um

1

Quelle: Dummywerte

Page 21: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

21

Im Mai 2008 konnte Mitarbeiter A fast die Hälfte seines Umsatzes mit Seife generieren.

ProduktMitarbeite

rA

Mitarbeiter B

Zahnpasta 15% 25%

Seife 45% 17%

Shampoo 12% 20%

Bodylotion 28% 38%

1

Quelle: Dummywerte1) Unter der Annahme gleicher Umsatzhöhe im Mai 2008

Umsatzstruktur Produkte Mitarbeiter A vs. Mitarbeiter B1)

Mai 2008 – in %

Mitarbeiter A konnte aufgrund der Situation xyz im Mai 45% seines Gesamtumsatzes mit Seife generieren, während der Umsatz von Shampoo mit 12% deutlich geringer ist

Mitarbeiter B setzte 38% mit Bodylotion um und hatte im Gegensatz zu Mitarbeiter A einen sehr geringen Umsatz mit Seife

Kommentar

Das Produkt Seife differiert stark im Gesamtumsatz bei beiden Mitarbeitern

Grund dafür könnten die verschiedenen Regionen sein – Mitarbeiter A betreut die Region Süd/West während Mitarbeiter B die Region Nord/Ost betreut

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22

Viele Schaubilder sind möglich, die Wahl hängt von der jeweils schlussfolgernden Aussage ab (1/3).

15%

Zahnpasta

45%Seife

12%Shampoo

28%Bodylotion

25%Zahnpasta

17%Seife20%

Shampoo

38%Bodylotion

Mitarbeiter A Mitarbeiter B

45% 17%

15% 25%

12%28%

100%

Mitarbeiter A

20%

38%

100%

Mitarbeiter B

Zahnpasta

Seife

ShampooBodylotion

Quelle: Dummywerte

Mitarbeiter A und B haben eine unterschiedliche Umsatzstruktur

Beide vergleichenden Darstellungsformen sind möglich und stellen die unterschiedliche Umsatzstruktur in den Vordergrund

1

2

Umsatzstruktur Mitarbeiter A vs. Mitarbeiter B nach ProduktenMai 2008 – in %

1

Produkt MA A MA B

Zahnpasta 15% 25%

Seife 45% 38%

Shampoo 12% 20%

Bodylotion 28% 17%

Page 23: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

23

Viele Schaubilder sind möglich, die Wahl hängt von der jeweils schlussfolgernden Aussage ab (2/3).

Mitarbeiter A Mitarbeiter B

Quelle: Dummywerte

Die Umsatzschwerpunkte nach Produkten liegen bei Mitarbeiter A anders als bei Mitarbeiter B

3

4

50%25%0%

Bodylotion

Zahnpasta

12%

Seife

28%

Shampoo

15%

45%

25%

38%

25%

17%

50%0%

20%

Mitarbeiter A

50%25%0%

Shampoo

Seife

15%

Bodylotion

12%

Zahnpasta

45%

28%

Mitarbeiter B

50%25%0%

Seife

Bodylotion

20%

Zahnpasta

17%

Shampoo

38%

25%

Mitarbeiter A hat den höchsten Umsatzanteil bei Seife, den schwächsten bei Shampoo

Mitarbeiter B ist am umsatzstärksten mit Bodylotion ist und am schwächsten mit Seife

Umsatzstruktur Mitarbeiter A vs. Mitarbeiter B nach ProduktenMai 2008 – in %

1

Produkt MA A MA B

Zahnpasta 15% 25%

Seife 45% 38%

Shampoo 12% 20%

Bodylotion 28% 17%

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Viele Schaubilder sind möglich, die Wahl hängt von der jeweils schlussfolgernden Aussage ab (3/3).

Umsatzstruktur Mitarbeiter A vs. Mitarbeiter B nach ProduktenMai 2008 – in %

Mitarbeiter A

Quelle: Dummywerte

Den höchsten Umsatzanteil hat Mitarbeiter A mit Seife, wobei hier Mitarbeiter B wiederum den geringsten Umsatzanteil verzeichnet

Mitarbeiter B wiederum verzeichnet den höchsten Umsatzanteil mit Bodylotion

5

6 Bei dem Produkt Seife hat

Mitarbeiter A einen deutlich höheren Umsatz als Mitarbeiter B

Mit dem Produkt Bodylotion verzeichnet Mitarbeiter B die höchsten Umsätze

45% Seife

28% Bodylotion

15% Zahnpasta

12% Shampoo

0%25%50%

17%

38%

25%

20%

0% 25% 50%

Mitarbeiter B

Seife

Bodylotion

Zahnpasta

Shampoo

40%30% 50%

45%17%

28%38%

15%25%

12%20%

MA AMA B

0% 10% 20%

Produkt MA A MA B

Zahnpasta 15% 25%

Seife 45% 38%

Shampoo 12% 20%

Bodylotion 28% 17%

1

Page 25: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

25

Jede Aussage, die getroffen wird, enthält einen Vergleich, der wiederum die Basis für die Wahl der Darstellung ist.

Anhaltspunkte sind z.B. Anteil, Prozentsatz, X Prozent, …

Beispiele: Mitarbeiter A erzielt den höchsten Umsatz mit Seife, Mitarbeiter B erzielt 38% Umsatz mit Bodylotion

Anhaltspunkte sind z.B. Größer als, kleiner als, gleich

Beispiele: Mitarbeiter A erzielt mit Seife einen weitaus höheren Umsatz als Mitarbeiter B, bei Shampoo kommen sich MA A und B am nächsten Anhaltspunkte sind z.B. Wachsen, Schwanken, Verändern

Beispiele: Seit 5 Jahren verzeichnen wir regelmäßig steigende Benzinpreise; die Preise für Roaming werden in den kommenden 12 Monaten fallen Anhaltspunkte sind z.B. Bereich A-Z, Konzentration, Häufigkeit, Verteilung

Beispiele: Im Juni standen Benzinpreise zwischen € 1,50 und € 1,60; die meisten Reklamationen erfolgen im Januar jeden Jahres Anhaltspunkte sind z.B. relativ zu …, steigt/fällt (nicht) mit …

Die Umsatzzahlen beider Mitarbeiter (A und B) lassen keinen Zusammenhang zur Qualität der Produkte erkennen; die Urlaubskosten steigen mit dem Einkommen der Einwohner

Anteil einer Gesamtheit einzelner Werte

Bewertung und Gegenüberstellung einzelner Werte

Veränderungüber eine ZeitachseAuftreten bestimmter Werte in verschiedenen, aufeinanderfolgenden GrößenklassenStellt Zusammenhang/ Wechselbeziehung zwischen zwei Variablen dar

Rangfolge-Vergleich

Zeitreihen-Vergleich

Häufigkeits-Vergleich

Korrelations-Vergleich

Struktur-Vergleich

Zur korrekten/ abrundenden Darstellung sind Schluss-

folgernde Aussagen

Kommentare

Bemerkungen

zwingend erforderlich!

2

Page 26: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

26

Es gibt neun Grunddarstellungsformen bei Diagrammen, um Vergleiche anschaulich zu machen – Übersicht.

Ring-/Kreisdiagramm Balkendiagramm Säulendiagramm

3

Linien-u. Flächendiagramm Blasen-/XY-Diagramm Verbunddiagramm

Wasserfalldiagramm Marimekko-Diagramm Ganttchart/Zeitplan

Juni

23 24 25 26LabelLabelLabelLabel

25.6.08 - 3.7.08

Tätigkeit

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27

Es gibt neun Grunddarstellungsformen bei Diagrammen, um Vergleiche anschaulich zu machen (1/3).

Ring-/Kreisdiagramm Balkendiagramm Säulendiagramm

Absolute oder relative Werte werden als Ganzes in seinen Teilen dargestellt

Zur Herausstellung einer Information

Bei zu vielen Teilmengen sollte ggf. ein anderes Diagramm gewählt werden

Mehrere Größen (relativ und absolut) können nebeneinander (gestapelt) oder untereinander (gruppiert) verglichen werden

Insbesondere zur Darstellung von Reihenfolgen innerhalb von Werten; Länge der Balken nimmt von oben nach unten ab oder zu

Macht höchsten oder niedrigsten Wert erkennbar

Mehrere Größen (relativ und absolut) können nebeneinander (gruppiert) oder übereinander (gestapelt) verglichen werden

Vergleich oft auch auf Zeitachse, wobei Werte durch Höhe der Säulen dargestellt werden

Bei sehr hohem Datenvolumen evtl. Liniendiagramm bevorzugen

+100%

3

Page 28: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

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Es gibt neun Grunddarstellungsformen bei Diagrammen, um Vergleiche anschaulich zu machen (2/3).

Linien-u. Flächendiagramm Blasen-/XY-Diagramm Verbunddiagramm

Aufzeigen von Entwicklungen/Trends während eines Zeitverlaufs

Besonders für datenintensive Darstellungen geeignet

Zweidimensionaler Bereich wird mit drei unterschiedlichen Zahlendimensionen dargestellt

Besonders für Portfolios geeignet (z.B. Marktanteil vs. Marktwachstum)

Wird die Blasengröße nicht berücksichtigt, werden nur Verteilungen dargestellt

Zwei verschiedene Diagrammtypen in einer Darstellung

Gegenüberstellung von absoluten und relativen Werten durch Nutzung der Sekundärachse

Häufig Kombination aus Säulen- mit Liniendiagramm

3

Page 29: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

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Es gibt neun Grunddarstellungsformen bei Diagrammen, um Vergleiche anschaulich zu machen (3/3).

Wasserfalldiagramm Mekkodiagramm Ganttchart/Zeitplan

Anfangswert wird durch eine Serie von weiteren Werten erhöht und/ oder erniedrigt und so zu einem Endwert geführt (oder umgekehrt)

Veranschaulicht die Einflüsse von verschiedenen Faktoren auf die Errechnung von Anfangs- und Endwert

Kann Zeitreiheneinflüsse darstellen

Zweidimensionaler Bereich wird mit drei unterschiedlichen Zahlendimensionen dargestellt

Ermöglicht relative und absolute Vergleiche von zwei unterschied-lichen Wertekombinationen anschaulich darzustellen

Stellt einen Prozessablauf innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens dar

Gibt Aufschluss über Dauer, Anordnung, End- und Anfangspunkte, kritische Pfade, wichtige Termine, etc.

Juni 2008

23 24 25 26LabelLabelLabelLabel

25.6.08 - 3.7.08

Tätigkeit

3

Page 30: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

31

Zahlenformate in Diagrammen (und Texten) sind stets abzukürzen und müssen mit Achse korrespondieren.

5,1

7,2

5,3

0

10

20

30

40

50

3,5

12,9

21,5

2007

3,9

21,8

31,0

2008

4,1

35,1

46,4

2009

Muster zu Zahlenformatenin Mio. €

Kommentar

Regeln:

Nie mehr als 2 max. 3 Stellen vor dem Komma und max. 2 Stellen nach dem Komma, z.B.

€ 489,5 Mio.

€ 489.482.751,50

Einheitliche Größeneinheiten verwenden, z.B. Angabe auf einer Seite/ bei einem Thema immer Mio. und nicht mal Mio., mal Tsd.

€ 15,8 Mio. und € 0,35 Mio.

€ 15,8 Mio. und € 350,2 Tsd.

7.684

3.7063.524

4.096

010.00020.00030.00040.00050.000

5.12412.890

21.538

2007

5.896

21.791

31.393

2008

35.013

46.793

2009

Sind die Werte

konsistent?

Page 31: PowerPoint für Profis. Strukturieren von Präsentationen und Seiten

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Weitere Regeln bei der Erstellung von Diagrammen.

Quelle: Dummywerte1) Geschätzt

Entwicklung der Autokäufe und Benzinpreise Region xy2007-2009 in Mio. €

3522

11

7

6

2,20

1,751,39

0

10

20

30

40

50

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,5042

2007

28

20081)

314

20091)

BenzinpreiseNeukauf Kfz.

MittelklasseNeukauf Kfz.

Kleinwagen

-66%Mio. € €

Erläuterungen (in Kommentarfeld) zwingend

Stets Achsenbeschriftungen wählen Überschrift der Achsen Werteangaben an den

Achsen Wenn möglich Werte

beschriften Müssen zwingend

korrespon-dieren mit Achsenbeschriftung (z.B. Wiederholung von „%“)

Konsistente Schreibweise, (z.B. bei Dezimalzahlen)

Entweder Legende oder Beschriftungen der Serien wählen

Bei Werten immer Quelle angeben

Format der Fußnoten im gesamten Dokument identisch

Jeder 10 Cent Benzinpreiserhöhung führt zu 8,3% Umsatzverlust bei Neufahrzeugverkäufen

Dies bedeutet einen Gesamtumsatzverlust zwischen 2007-2009 von 66%

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Kommentar

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Checkliste für die Auswahl des Diagrammtyps.

Was soll die Hauptaussage des Diagramms sein? Welche Entscheidung soll das Diagramm unterstützen? Welche Daten sollen dargestellt werden, welche nicht? Welche verfügbaren Informationen laufen dem Ziel einer klaren Aussage im

Diagramm entgegen? Wie sollen die darzustellenden Daten geordnet werden? Welcher Diagrammtyp kann diese Aufgabe am besten erfüllen (welcher auf

keinen Fall)? Welche Aussagen sollen besonders hervorgehoben werden? Ist es sinnvoll, mehrere Diagramme zu erstellen, um den Vergleich

unterschiedlicher Sachverhalte oder großer Zahlenmengen besser und übersichtlicher darzustellen?

Welche Farben entsprechen dem Thema bzw. dem Corporate Design? Wie soll die Darstellung der Werte in der Größenachse erfolgen (kleinster und

größter Wert, Intervall)? Welche Zusatzelemente (Beschriftungen, Bilder, Logo, usw.) können die

Aussage des Diagramms wirkungsvoll unterstützen?

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.