Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web

Präsentation kfm. Buchführungund MACH Web

Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR

•Begrüßung•Hintergründe zum Projekt •Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten•Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen •Begleitende Unterstützung•MACH Web

•Abrechnungsobjekte auswerten•Detailbereich BAB•Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen•Abrechnungsobjektgrunddaten•Daten exportieren

•Anlagen auswerten• Zeit für Fragen

25.08.2009

Agenda2


Ausrichtung der heutigen Veranstaltung

Budgetverantwortliche, Projektleiter und Rechnungssachbearbeiter

Neuerungen aufgrund der kfm. Buchführung Eindruck MACH-Web

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VortragendeFeed-Back zur Veranstaltung

Inhaltlich angemessen? Verständlichkeit? Fragen stellen

Themenblöcke Rechnungsbearbeitung in der kfm. Welt Budgetüberwachung Organisatorische Rahmenbedingungen und Änderungen in 2010




• Anlagen auswerten• Zeit für Fragen

25.08.2009

Agenda4


Ziele der WWU – Warum IVR?Geänderte Rahmenbedingung für Hochschulen in NRW

Globalhaushalt seit 2006 Hochschulfreiheit seit 2007

Wachsende Eigenverantwortung der Hochschulen und zwar für • strategische Ausrichtung, • Personal und • Finanzen

Anforderungen durch das Rektorat Forderungen der EU (7. Forschungsrahmenprogr.) und anderer Geldgeber

nach einer Vollkostenrechnung ….

5

Unterstützung der Steuerung der Hochschule durch besseres Controlling, bessere Planung und bessere Prognosen

Die Hochschule wird damit nicht zum Unternehmen, aber es wird damit die Möglichkeit geschaffen, sie unternehmerischer zu führen!


Finanzrechnung

Einzahlungen Auszahlungen

Liquiditätssaldo

KLR

Kostenstellen

Kamerales RechnungswesenEin- und Ausgabenrechnung

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reine zahlungsorientierte Sichtweise keine Übersicht über

Ressourcenverbrauch keine Übersicht über Vermögen keine Übersicht über

Verbindlichkeiten keine Unterstützung der

steuerrechtlichen Vorgaben (BgA) keine integrierte Vollkostenrechnung

keine Integration der verschiedenen Sichtweisen

Drei Fachabteilungen mit drei unterschiedlichen Softwaremodulen

Kostenarten


Ziele der WWU – Was ist IVR?

Woraus besteht die „IVR“ (Integrierte Verbundrechnung) ? Ergebnisrechnung ( -> GuV) Vermögensrechnung (-> Bilanz) Kosten – und Leistungsrechnung Finanzrechnung (Liquiditätsrechnung)

Was bedeutet „integriert“?Alle Rechenwerke sind inhaltlich so miteinander verbunden, dass

Buchungen in den einzelnen Bereichen und im Gesamtsystem untereinander konsistent gehalten werden. Es soll keine parallelen Buchhaltungssysteme mit u.U. divergierenden Ergebnissen geben (z.B. FiBu vs. Controlling)!

7


FinanzrechnungVermögensrechnung

(Bilanz)Ergebnisrechnung

Einzahlungen Auszahlungen Aktiva

Vermögen

Umlauf- undAnlagevermög.

Liquide Mittel- Abgänge/+ Zugänge

Passiva

Eigenkapital

Verlust/+ Gewinn

Rückstellungen

Verbindlichkeiten

Liquiditäts-saldo(hier: Zugang)

Aufwand

Ergebnis-saldo(hier: Gewinn)

Ertrag

Kosten-, Leistungs-rechnung

Kosten Leistungen

Kostenstellen Kostenträger

[Projekte, SFB…]

Produktkatalog

Konzeptionsansatz:

1. Integration der Rechenwerke

2. Vermeidung von Doppelerfassungen

Konzeptionsansatz:

1. Integration der Rechenwerke

2. Vermeidung von Doppelerfassungen

Kaufmännisches RechnungswesenIntegration der Rechenwerke – Integrierte Verbundrechnung

8


10

Finanzvorfall

Kameralistik Einnahme

2009

Kaufm. BuchführungErtrag

2009

KameralistikEinnahme

2010

Kaufm. BuchführungErtrag

2010

Mieteinnahmen am 28.12.2009 für Januar 2010 (1.300 €);Betrag ist im Voraus fällig

1.300,- € 0,- € 0,- € 1.300,- €

Zinseinnahmen für Festgelder2009 zum Fälligkeitstermin am05.01.2010 (50.000 €)

0 ,- €50.000,-

€50.000,-

€0,- €

Einnahme/ Ertrag

Kaufmännisches Rechnungswesen


Kaufmännisches Rechnungswesen11

Finanzvorfall

Kameralistik Ausgabe

2009

Kaufm. BuchführungAufwand

2009

KameralistikAusgabe

2010

Kaufm. BuchführungAufwand

2010

Zahlung der Pacht (12.000 €) für die Zeit vom 01.08.2009 - 31.07.2010

12.000,- € 5.000,- € 0,- € 7.000,- €

Kauf eines MRT am 01.12.2009 (100.000 €); Nutzungsdauer 8Jahre, linearer Werteverzehr

100.000 ,- €

1.042,- € 0,- €12.500,-

€

Ausgabe / Aufwand


Personal

Material

Personal

Material

Invest.

01 02

12Kaufmännisches RechnungswesenBewertungsunterschiede zw. Finanz- und Ergebnisbetrachtung

Personal

Material

Abschr.

01 02

Anlagev.

Anlagev.

01 02

Personal

Material

Abschr.

Eine Vermögens- und Ergebnisrechnung ist für nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip arbeitende Institutionen unabdingbar!

Jahr

Finanzrechnung Ergebnisrechnung Vermögensrechnung


Neu: Vermögens- und Ergebnisrechnung

gibt Auskunft über: die Vermögensverwendung

- Wo ist in der Hochschule überall Geld in Vermögensgegenständen gebunden? - Wie teuer waren diese in der Anschaffung? Wie hoch ist deren Wert heute?

die Vermögensherkunft - Wie hoch ist das Eigenkapital,

- Wie hoch sind die Verpflichtungen gegenüber anderen? die jährliche Entwicklung des Vermögens - Decken die Neuinvestitionen den jährlichen Wertverlust des bestehenden Vermögens ab?

die jährliche Entwicklung und Zusammensetzung des Ergebnisses - Welche Teilbereiche der Universität erzielen Erträge? Wie setzen sich die

Aufwendungen zusammen?

Kaufmännisches RechnungswesenNutzen der Rechnungslegung

13


Ziele der WWU – für das Projekt EIVeR

14

Entscheidung durch Kanzlerin Frau Dr. Böhm im Oktober 2006

Beginn der kaufmännischen Buchführung zum

01.01.2010 Fertigstellung der Eröffnungsbilanz Mitte 2010 Fertigstellung des ersten kaufm. Jahresabschlusses

Ende 1.Quartal 2011





25.08.2009

Agenda15


Vier Teilhaushalte

Zuschusshaushalt des Landes NRW = 1

Drittmittel = 2 Zuwendungen = 3 Studienbeiträge = 5

Keine Änderung ab 2010!

25.08.2009

Mittelherkunft

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Projekte

=Kostenstellen


Kostenart Kostenart

KostenstelleInstitut/ Dienststelle

ProjektnummerFachbereich

AusgabeartUntertitel

(nicht mehr TG 94)…

TitelTitel

KapitelKapitel

Dritt- od. ErlassmittelTG 94 u.a.

Kaufmännisches Rechnungswesen – Neuerungen 2010Kontierungselemente

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Verbuchungsstelle heute:


Kaufmännisches Rechnungswesen3 Kontierungselemente zur Rechnungsbearbeitung

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Verbuchungsstelle ab 2010

Mittelherkunft1 = Zuschuss-HH2 = Drittmittel (Projekte)3 = Zuwendungen (Projekte)5 = Studienbeiträge (Projekte)

Welche?Wofür?Wo?

= Budgetsicht =Kostenverursachend

Lehreinheiten ,Produkteoder Projekte

Splittbuchung mgl.!! Splittbuchung mgl.!!Splittbuchung mgl.!!

Kontenplan


1. Kostenrechnungssicht: Kostenstellen / Projekte

Wo?

Budgetsicht

25.08.2009

19Kaufmännisches RechnungswesenBesonderheit:Wenn Budget des Rektorats oder Fachbereichs, z.B. Möbel, Geräte, Internationalisierung:

2. Kostenrechnungssicht:

Projekte /

Produkte

Wofür?

Kostenverursachend


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Kostenstelle / Projekt

(Wo?)

Kaufmännisches Rechnungswesen Abrechnungsobjekte – 1. Kostenrechnungssicht

Hinweis: Überleitung der bisherigen Verbuchungsstellen in AObj. erfolgt in Kürze


Kaufmännisches RechnungswesenAbrechnungsobjekte 2. Kostenrechnungssicht

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1. KoRe-Sicht Kostenstelle / Projekt KostenträgerAbrechnungsobj. 1. KoRe-Sicht Abrechnungobj. 2. KoRe-Sicht Zuordnung

Fachbereiche Institute zugeordnete Lehreinheiten eindeutigDekanate, Prüfungsämter,… KoTr Fachbereich xx Umlage

Zentrale wiss. Zentren Einzel-KoTr Zentren UmlageEinrichtungen Cluster, SFB, GRK zugeordnete Lehreinheiten z.T. Umlage

weitere zentr. wiss. Einrichtungen Einzel-KoTr z.T. UmlageZentrale ULB, ZIV, HSP, ZSB, … KoTr ULB, KoTr ZIV, … UmlageBetriebseinheiten IVV Lehreinheit z.T. UmlageZentrale Rektorat, Hochschulrat KoTr Rektorat UmlageGremien Gleichstellung, Personalrat,… KoTr Gleichstellung, KoTr … UmlageVerwaltung Dezernat 1 (Akad. Angelegenh.) KoTr Dez. 1 Umlage

Dezernat 2 (Organisation) KoTr Dez. 2 UmlageDezernat 3 (Personal) KoTr Dez. 3 UmlageDezernat 4 (Gebäude und Technik) Produkte Dez. 4 Umlage

KoTr Personalkosten Dez. 4 UmlageDezernat 5 (Finanzen) KoTr Dez. 5 Umlage

dezernatsübergreifend KoTr Verwaltung Umlage


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1. KoRe-Sicht Kostenstelle / Projekt KostenträgerAbrechnungsobj. 1. KoRe-Sicht Abrechnungobj. 2. KoRe-Sicht Zuordnung

Zentrale Berufungen Lehreinheit eindeutigBudgets Preise Lehreinheit eindeutig

Internationalisierung Lehreinheit eindeutigPromotionsförderung, Stipendien Lehreinheit eindeutigÖffentlichkeitsarbeit KoTr Rektorat, … UmlageKongresse, Messen, Ausstellungen Lehreinheit eindeutigKulturprogramm KoTr Kultur UmlageAkkreditierung, Evaluation Lehreinheit eindeutigAbsolventenbefragung KoTr Rektorat, … UmlageKreditierung Lehreinheit eindeutigPatentwesen KoTr Forschungsförderung UmlageGeräte- und Möbelfonds Lehreinheiten + weitere KoTr z.T. Umlage

Zentraler Verfügungsfonds Lehreinheiten + weitere KoTr z.T. UmlageGrundausstattung Forschung/SFB Lehreinheit eindeutig

Sonstige An-Institute KoTr Externe -Einrichtungen Medizinische Fakultät KoTr Externe -

Externe KoTr Externe -Drittmittelprojekte Projekt wie 1. KoRe-Sicht (1:1) eindeutigder FBStudienbeitrags- Projekt wie 1. KoRe-Sicht (1:1) eindeutigprojekte der FBZuwendungen Berufungen zugeordnete Lehreinheiten eindeutig

Beihilfe KoTr Beihilfe UmlageForschungsgroßgeräte zugeordnete Lehreinheiten eindeutigHochschulpakt Lehreinheiten eindeutigStrukturfonds Lehreinheiten + weitere KoTr z.T. Umlage


KASY bleibt als Archiv bestehen – Kennwort behalten! Rückmeldung Registrierungsanträge MACHWEB für 600

Personen mit ca. 6000 Verbuchungsstellen liegen vor daraus folgen Abrechnungsobjekte (AObj)

Bekanntgabe der Zugangskennung und des Passwortes per Mail für MACH WEB

Bekanntgabe der eingerichteten AObj Fehlerhafte Verbuchungsstellen ohne AObj durch

Einrichtungen überprüfen Korrektur an [email protected] mitteilen

MACH-Web ist ausbaufähig. Kennwort sollte daher auch als ein solches behandelt werden!

Informationssystem MACHWEBZugang – Allgemeine Informationen

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……. Von Ihnen, dem Dekanat bzw. dem Projektleiter sind mir für Sie folgende Verbuchungsstellen mitgeteilt und daher die nachfolgend aufgeführten neuen Kostenstellen/Projekte und Kostenträger eingerichtet bzw. zugeordnet worden:

Verb-Stelle alt Abrechnungsobjekt Kostenstelle /

Projekt (1.Kostenrechungssicht)

Abrechnungsobjekt Kostenträger

(2.Kostenrechungssicht)

92121/54794/-/-/13900 11100600 3301001

92121/54794/2434863 16200021 9410000

95121/-/5121110101 5121110101 5121110101

99121/54798/8458009 28458009 28458009

99121/54799/9230024 29230024 29230024

Informationssystem MACHWEBZugang – Einrichtungsschreiben

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92121/54794/-/-/13900 1 1100600 3301001

92121/54794/2434863 1 6200021 9410000

95121/-/5121110101 5 121110101 5121110101

99121/54798/8458009 2 8458009 28458009

99121/54799/9230024 2 9230024 29230024


25

1. Ziffer = Teilhaushalt, wichtig für Zuständigkeit







92121/54794/-/-/13900 1 1100600 3301001

92121/54794/2434863 1 6200021 9410000

95121/-/5121110101 5 121110101 5121110101

99121/54798/8458009 2 8458009 28458009

99121/54799/9230024 2 9230024 29230024


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Bei Projekten 1:1-Zuordnung







92121/54794/-/-/13900 1 1100600 3301001

92121/54794/2434863 1 6200021 9410000

95121/-/5121110101 5 121110101 5121110101

99121/54798/8458009 2 8458009 28458009

99121/54799/9230024 2 9230024 29230024


27

Bei Kostenstellen: Mitteilung beachten oder nachfragen


2010: Sachkonten

28

Nummer Bezeichnung

1501000 studentische Hilfskräfte (befr.)

1720001 Reisekosten

3100 Büro(verbrauchs)material

3300 Monographien

Geräte

313Geräte u. Ausstattung < 150,- Euro

54GWG - zwischen 150,- u. 1.000,- Euro

560 Geräte / Geräteteile (ohne DV)

2009: Kosten- / Erlösarten

Kaufmännisches Rechnungswesen Sachkonten (Auszug)

Nummer Bezeichnung

6571 studentische Hilfskräfte

6850 Reisekosten

6801 Büro(verbrauchs)material

6811 Monographien

Geräte

6809Sonst. Geräte u. Gegenstände < 150,- Euro

0896GWG - sonst. Geräte/Gegenstände

0721 Wissenschaftl. Geräte

Kontierungsrichtlinie / -hilfe ab 01.01.10 im Intranet

Verbuchungsstelle ab 2010


Zukünftiger KontierungsstempelFachbereich / Projekte

Beleg-Nr. der Bestellung ………………………………..

Sachkonto …………………………………………………

AObj - Kostenstelle/Projekte……………………………

AObj - Kostenträger………………………………………

Inventarisierung, Inv.-Nr…………………………….

Ruf-Nr. f. Rückfragen: …………………………………..

sachlich und rechnerisch richtig

……………………………………………………………..(Datum, Unterschrift einer/s Zeichnungsbefugten)

AObj - Kostenstelle/Projekte(nutzende Einrichtung): ……………………………

Wird zentral zur Verfügung gestellt:Anzahl/Bedarf bitte auf Zettel vermerken!

Auflösung der Fest-legung od. Abschlag

Inventar-Nr. einkleben

Eine Unterschrift ausreichend





25.08.2009

Agenda30


5.1

Budget- und

FinanzcontrollingDr. Bernd Klammer

5.2

Finanz-

buchhaltungReginald Schramm

5.3

Hochschul-

planungHermann Schmitz

5.4

Forschungs-

förderungDr. K. Steinberg

5.5

Personalbudget /

-controllingWerner Primus

5.0

DezernatsleitungMatthias Schwarte

Projekt EIVeRDieter Nienhaus

Dr. Ekkehard Spilling

Dezernat 5Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01.01.2010

Wirtschaftsp

lan

Bewirtschaft

ung

KLR /

Controlling

Steuern

Vertrags-

management

Beteiligunge

n

Kreditoren

Debitoren

Anlagen

Zahlungsver

kehr

Geldanlagen

Strukturplanu

ng

Kapazitätspla

nung

Entwicklungsp

l.

Berichtswesen

Evaluation

Rechtsfragen

Drittmittelpro

jekte

SpendenGeschäftsstelleForschungsbeiratServicestelleAntragsberatung

PersonalbudgetPersonalbewirt-schaftung

Personalcontrol

ling

Personalstatisti

k

Stellenplanführ

ung

31


5.1

Budget- und

FinanzcontrollingDr. Bernd Klammer

5.2

Finanz-

buchhaltungReginald Schramm

5.3

Hochschul-

planungHermann Schmitz

5.4

Forschungs-

förderungDr. K. Steinberg

5.5

Personalbudget /

-controllingWerner Primus

5.0

DezernatsleitungMatthias Schwarte

Projekt EIVeRDieter Nienhaus

Dr. Ekkehard Spilling


Wirtschaftsp

lan

Bewirtschaft

ung

KLR /

Controlling

Steuern

Vertrags-

management

Beteiligunge

n

Kreditoren

Debitoren

Anlagen

Zahlungsver

kehr

Geldanlagen

Strukturplanu

ng

Kapazitätspla

nung

Entwicklungsp

l.

Berichtswesen

Evaluation

Rechtsfragen

Drittmittelpro

jekte

SpendenGeschäftsstelleForschungsbeiratServicestelleAntragsberatung

PersonalbudgetPersonalbewirt-schaftung

Personalcontrol

ling

Personalstatisti

k

Stellenplanführ

ung

32DEAL-Sitzung 19.11.09


5.2

Finanzbuchhaltun

g

Reginald

Schramm


33

Zahlungsabwicklung

DEAL-Sitzung 19.11.09

Kreditoren

Beate Südhoff

Christina

Hölpert

Silvia Stolz

Kathrin Ernst

Meike Hartmann

Helen Schappert

Elisabeth

Schattke

Andrea Wiese

Miriam Tollkamp

Andreas Wolter

Mechtild Merten

Debitoren

Joachim Stemmler

Ellen Buick

Susanne

Kwiatkowski

Gabriele KlichGeldanlagen

Joachim

Stemmler

Reginald

Schramm

Anlagen

Jutta Kemming

Andreas Rolfes

Zahlungsverk

ehr

Joachim

Stemmler

Ellen Buick

Chr. Bensmann

Geschäftsbuchführung


34

Kasse: befindet sich nunmehr im Gebäude Röntgenstr. 17, EG, nicht mehr Schlossplatz 2!

Anlagenbuchhaltung: ist zuständig für alle Vermögensgegenstände, die abgeschrieben werden, also auch für Gegenstände zwischen 150,- € bis 1.000,- €

Dezernat 5Finanzbuchhaltung


35

Sämtliche Handvorschusskassen sind mit Stichtag 31.12.2009 per Inventurvordruck abzurechnen. Diese Inventurvordrucke sind bis zum Freitag, 15.01.2010 ausgefüllt an die Finanzbuchhaltung zurück zu geben

Geldannahmestellen haben ihren Bargeldbestand zum Stichtag 31.12.2009 abzurechnen.

Übergabe an die Kasse hat am 04.01.2010 zu erfolgen.

Besonderheiten bis Jahresende 2009Handvorschuss / Bargeld


Einstellung der Budgets (Erträge / Aufwendungen / Investitionen) pro Drittmittelprojekt. Finanzierungsplan ist Drittmittelanzeige nun zwingend beizufügen

Einrichtungsschreiben bitte ab 01. Januar 2010 aufgrund von Änderungen genau beachten

Ausgangsrechnungen/ Mittelanforderungen bitte 2-fach an Dez. 5.4

Neue Bankverbindung für Drittmittel seit 01.06.2009:WestLB AG Kto.-Nr: 1 267 012Blz: 300 500 00

Gilt auch für lfd. Projekte bei denen Gelder angefordert werden!

Hinweis: DFG-Mittelabrufverfahren bleibt wie bisher bestehen

Neuerungen ab 01.01.2010Änderungen bei Drittmittelprojekten

36





25.08.2009

Agenda37


Internetseiten: http://www.uni-muenster.de/Verwaltung/ivr FAQ-Seite Ansprechpartner und Zuständigkeiten Gedruckte Anleitungen Interne Richtlinien Screen-Casts

Zentrale Servicenummer Tel.: 3 03 03 Schulungen in Gruppen zu max. 16 Teilnehmern

(Fortbildungsprogramm der WWU) Kfm. Basiswissen (Fortbildungsprogramm der WWU)

38

Nächste SchritteBegleitende Unterstützung


39Informationssystem KASY Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte


40Informationssystem MACHWEBÜberwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / ProjekteBeispiel:

Projekt 2xyz:….in Abänderung unseres Bescheides vom 25.05.2009 werden die Mittel kassenmäßig nunmehr wie folgt zur Verfugung gestellt:

Sach Pers Invest• 8.000 € im Haushaltsjahr 2009 8.000• 50.000 € im Haushaltsjahr 2009 35.000 15.000• 98.900 € im Haushaltsjahr 2010 12.000 50.000 36.900• 96.100 € im Haushaltsjahr 2011 7.000 75.000

14.100• _59.000 € im Haushaltsjahr 2012 6.000 53.000_______ • 312.000 Gesamtsumme 33.000213.000

66.000


41Informationssystem MACHWEBÜberwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte

Fragen Ihrerseits bis hierher?

Ansonsten Live MACH-Web





25.08.2009

Agenda42

Documents

Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web